Импортировать таблицу excel в таблицу access

1. 

   1

   На компьютере запустите Excel и Access. Необходимо купить и скачать пакет Microsoft Office, который содержит и Excel,^[1]
   и Access. Это можно сделать на официальном сайте компании Microsoft.

   • Установив пакет Microsoft Office, в Windows нажмите «Пуск» – «Все программы».^[2]
     
   • Нажмите «Microsoft Office» и в открывшемся меню выберите «Access» (или «Excel»). Скорее всего, у вас уже есть таблица Excel, которую вы скачали или получили по электронной почте. При помощи программы Excel вы сможете открыть такую таблицу.

2. 

   2

   Перед импортом данных в Access обработайте таблицу Excel. Это сильно облегчит задачу по переносу данных из Excel в Access. Суть в том, что в разных таблицах определенные данные должны иметь один формат.^[3]
   

   • Для начала удостоверьтесь, что первая строка каждой импортируемой таблицы содержит названия (заголовки) столбцов – названия должны ясно характеризовать данные, занесенные в столбцы.^[4]
     Например, если столбец содержит фамилии людей, назовите его «Фамилии». Давайте точные названия, чтобы облегчить процесс согласования заголовков столбцов в разных таблицах.
   • В Access вы можете согласовать однородные элементы в двух и более таблицах Excel. Например, у вас есть таблица Excel с данными по заработной плате, которая содержит ФИО (фамилия, имя, отчество), адреса и суммы заработной платы. Допустим, вы хотите сопоставить эту таблицу с другой таблицей, включающей данные о пожертвованиях на некий проект (ФИО, адреса и суммы пожертвований). В Access вы можете согласовать заголовки столбцов в разных таблицах. В нашем примере согласуйте названия столбцов с фамилиями, чтобы выяснить, какие люди присутствуют в обеих таблицах.
   • Просмотрите каждую таблицу Excel и убедитесь, что данные внесены в одном формате; в противном случае обработайте таблицу так, чтобы привести данные к одному формату.^[5]
     Такой подход к формату данных отражает слово «реляционная» (от relation – зависимость, связь) в описании Access. Например, если в зарплатной таблице в столбце «ФИО» введены фамилии, имена и отчества, а в таблице о пожертвованиях в столбце «ФИО» – только фамилии и имена, то Access не считает данные столбцы однородными (то есть не сможет согласовать их). Поэтому одинаковыми должны быть как названия столбцов, так и формат данных, которые содержатся в этих столбцах.

3. 

   3

   Разделите данные в столбцах таблицы Excel. Для того чтобы сделать элементы таблицы Excel однородными (для их импорта в Access), разделите информацию в соответствующих столбцах.^[6]
   

   • Например, вы можете поместить фамилию в один столбец, имя – во второй, а отчество – в третий. Аналогичным образом поступите с соответствующим столбцом во второй таблице. Теперь в Access вы сможете согласовать, например, фамилии из одной таблицы с фамилиями из другой и найти людей, которые присутствуют в обеих таблицах.
   • Для разделения данных в столбце Excel выделите нужный столбец. В панели инструментов нажмите «Данные». Затем нажмите «Текст по столбцам». Рекомендуется выбрать опцию «С разделителями». Затем нажмите «Далее».

4. 

   4

   Для разделения данных, расположенных в одном столбце, следуйте подсказкам Мастера текстов. Выполните следующие действия:

   • Выберите символ-разделитель между данными. Помните, что информация, занесенная в ячейку, разделяется каким-то символом. Как правило, таким символом-разделителем является пробел, запятая или точка с запятой. В подавляющем большинстве случаев информация разделяется пробелом. Например, в ячейку занесена следующая информация: Иванов Иван Иванович. Здесь Фамилия отделена от имени пробелом, а имя отделено от отчества также пробелом. В этом случае в окне Мастера текстов выберите опцию «Пробел».
   • Нажмите «Далее». Затем нажмите «Готово». Столбец с ячейкой «Иванов Иван Иванович» разделится на три столбца. Теперь вы можете присвоить имя каждому из трех новых столбцов, то есть назвать их как «Фамилия», «Имя», «Отчество». Перед разделением информации справа от разделяемого столбца вставьте несколько пустых столбцов, чтобы Excel занес в них разделенные данные (а не в уже заполненные столбцы с другими данными).

   Реклама

1. 

   1

   Запустите Access. Для этого нажмите «Пуск» – «Microsoft Office» – «Microsoft Access». Для импорта данных из Excel создайте новую базу данных Access.

   • Для создания базы данных в окне программы Access нажмите «Новая база данных».
   • Если хотите, присвойте созданной базе данных имя. Затем нажмите «Создать».

2. 

   2

   Импортируйте таблицу Excel в Access. Теперь вы можете импортировать данные из одной или нескольких таблиц Excel в Access.

   • На панели инструментов (в окне программы Access) нажмите «Внешние данные».^[7]
     В некоторых версиях Access на панели инструментов нажмите «Файл» – «Внешние данные».^[8]
     
   • В разделе «Имя файла» нажмите «Обзор», чтобы найти нужную таблицу Excel.
   • Поставьте флажок у опции «Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных» (эта опция активирована по умолчанию).
   • Найдя нужную таблицу, щелкните по ней. Затем нажмите «OK». Откроется мастер импорта данных из Excel в Access.

   Реклама

1. 

   1

   Выполните указания мастера импорта данных. Это необходимо сделать для завершения процесса импорта таблицы Excel в Access.

   • Выберите лист в таблице Excel, данные которого вы хотите импортировать в Access. Порой это очень легко, потому что таблица содержит всего один лист. Но иногда одна таблица Excel включает множество листов, вкладки которых отображаются в нижней части окна программы Excel; в этом случае нужно указать определенный лист. Затем нажмите «Далее».
   • Отобразится окно с вопросом, содержит ли первая строка таблицы заголовки столбцов. Здесь имеются в виду названия, характеризующие данные в каждом столбце (например, фамилия, адрес, сумма заработной платы и так далее). Прекрасно, если до этого вы обработали таблицу Excel так, что первая строка содержит строго определенные названия столбцов; в этом случае отметьте опцию, что первая строка содержит заголовки столбцов. Затем нажмите «Далее».
   • Если в первой строке заголовков столбцов нет, в открывшемся окне отобразится вопрос о том, хотите ли вы присвоить имена «полям» (в Access под «полями» понимаются заголовки столбцов). Если до этого вы не вводили названия столбцов, сделайте это сейчас.

2. 

   2

   Завершите импорт данных. Вам осталось выполнить всего несколько действий. В открывшемся окне определите первичный ключ (если хотите).

   • Вы можете, но не обязаны, делать это. Первичный ключ – это уникальный номер, присваиваемый каждой строке с данными; это может пригодиться при сортировке данных. Затем нажмите «Далее».^[9]
     
   • В последнем окне отобразится имя по умолчанию. Вы можете переименовать таблицу Excel (по завершении импорта она отобразится в виде таблицы Access на левой стороне экрана).
   • Нажмите «Импорт», а затем нажмите «Закрыть». Таблица отобразится на левой стороне экрана; это значит, что она полностью импортирована в Access.
   • Если вы хотите согласовать несколько баз данных, проделайте вышеописанные действия для импорта одной или нескольких дополнительных таблиц Excel. Теперь вы можете приступить к согласованию данных в Access.

   Реклама

Предупреждения

• Имейте в виду, что если версия Excel, в которой была создана таблица, отличается от версии Access, вы можете столкнуться с проблемами при импорте данных.
• Повторим еще раз: перед импортом данных обработайте таблицу Excel. То есть обратите внимание на формат данных, с которыми вы собираетесь работать.
• Сделайте копию исходной таблицы, чтобы в крайнем случае вы смогли импортировать данные еще раз.
• В Access можно импортировать не более 255 столбцов.^[10]
  

Реклама

Things You Should Know

• Before you import your spreadsheet into Access, make sure you have clear column headers in the first row so they can easily translate to field names.
• Scan multi-page workbooks to make sure each type of data is handled the same way across all sheets.
• The Access import wizard makes it easy to import your data in a way that Access can understand.

1. 

   1

   Open both programs on your computer. You will need to purchase and download a Microsoft Office package that includes both Excel^[1]
   and Access. You can do this online through the Microsoft site.

   • Once the programs are downloaded, click «Start» in Windows and select «All Programs.»^[2]
     
   • Click on «Microsoft Office,» and then select «Access» (or «Excel») from the drop-down menu. You may already have an Excel spreadsheet created that someone else sent you or that you downloaded from elsewhere. Having Office on your computer allows you to open it.

2. 

   2

   Clean up your Excel spreadsheet before importing it into Access. It will make it easier if you do a few simple steps before you import the Excel spreadsheet into Access. The key is that your data must be consistent between imported spreadsheets.^[3]
   

   • It’s a good idea to make sure that the first row in the Excel spreadsheet contains your column headers (or field names), and that these are very clear and easy to understand.^[4]
     For example, for a column containing people’s last names, you may want to call the column header/field name «last name.» Be clear and precise because it will make it easier when you try to match column headers in one Excel sheet with another.
   • Access allows you to link common fields between two or among many spreadsheets. Let’s say you have an Excel sheet that contains payroll information. It includes people’s first and last names, addresses, and salaries. Let’s say for the sake of argument that you want to match that sheet within Access to a second Excel sheet that contains information about campaign finance contributions. This second sheet contains people’s names, addresses, and donations. What Access allows you to do is to match different column headers with one another. You could link name headers to see which people of the same name appear in both databases, for example.
   • Scan the Excel sheets to make sure that each type of data is handled the same way, and clean it up before importing it into Access.^[5]
     It must be what Access calls «relational.» For example, if the hypothetical spreadsheet for payroll contained first name, last name and middle initial in one column, but the second spreadsheet contained only first name and last name in separate columns, Access will register this as no match. There needs to be matching column headers/fields.

   Advertisement

3. 

   3

   Split information within a column in Excel. To take care of this issue, you may want to split information in a column within Excel, so that it doesn’t erroneously register as a «no match» in Access.

   • As an example, you may want to split the first name into its own column, the middle initial into its own column, and the last name into its own column. If it’s already done the same way in the second spreadsheet, when you link, say, last name with last name in Access, it should generate matches when the names are the same.
   • To split a column in Excel, highlight the column that has information you want to split in it. Click on «data»in the toolbar within the Excel program. Click on «text to columns.» Generally, you will choose the option «delimited.» Click next.

4. 

   4

   Continue using the wizard to split merged columns. Now you are ready to complete the process of splitting merged information in one column into multiple columns.

   • Choose how the data within the column is «delimited.» This means that each piece of information in the column is separated by something. Most common choices include a space, a comma, or a semi-colon. Often the information is just separated by a space. As in the following example: let’s say the name «John A. Doe» appears in a single column. The first name John is separated from the middle initial A by a space. The last name Doe is separated from the middle initial A by a space. So choose space in the delimited wizard.
   • Click next. Click finish. The program should split John, A., and Doe into three columns. You can then give the new columns new header names to indicate the kind of information housed in them (last name, first name, etc.). It’s a good idea to create several blank columns to the right of the data you’re splitting before you do it because it will push the data into the new blank columns (instead of columns that already contain information).

Advertisement

1. 

   1

   Open the Access program on your computer. Go to the start menu, choose Microsoft Office, and click on Microsoft Access. You need to open a new blank Access database to import the Excel sheet into it.

   • Choose «blank desktop database» to create a new database within the Access program.
   • Give it a new name if you want. Click «create.»

2. 

   2

   Import an Excel spreadsheet into Access. The next step is to pull the Excel spreadsheet (or more than one) into the Access database.

   • Click on «External Data» in the toolbar once you are within the Access database manager. Choose «Excel.»^[6]
     In some versions of Access, you will find this function by clicking on «file» in the toolbar and «Get External Data.»^[7]
     
   • Where it says «file name,» click «browse.» This will allow you to find your Excel sheet on your computer.
   • Leave the box checked that says «import the source data into a new table in the current database.» It will be checked by default.
   • When you find the Excel spreadsheet you want to import on your computer, click on it. Click «OK.» This will take you into the wizard for importing Excel into Access.

Advertisement

1. 

   1

   Go through the steps on the wizard that appears within Access. To complete the process of importing your spreadsheet, you need to complete the steps in the wizard.

   • Choose the worksheet within the Excel spreadsheet that you want to import. Sometimes, this is simple because the Excel spreadsheet is just one sheet. However, sometimes people create multiple pages within a single Excel spreadsheet, which you can see by clicking on the tabs at the bottom of the spreadsheet. If this is the case, you need to tell the Access wizard which spreadsheet you are choosing. Click next.
   • The next page has a box asking if the first row in the Excel sheet has column headings. This means the row in a spreadsheet that identifies the data in each column (such as last name, address, salary, etc.). It’s a good idea if you cleaned up your Excel sheet first to make sure that the first row has clearly defined column headings. Then, just check yes that the first row contains column headings. This is the simplest approach. Click next.
   • If your first row does not contain column headings, the next page asks you if you want to rename what are called «fields» in Access (these are column headings). If you did not already name each field something clear and easy to recognize before importing (recommended), then you can do it here.

2. 

   2

   Finish the importing process. There are only a few steps left in the importing process. The next page in the wizard will ask if you want to identify a primary key.

   • You don’t have to do this, but you can. A primary key means the computer program will assign each row of information a unique number. This can be helpful later on when sorting the data. Click next.^[8]
     
   • The final screen in the wizard has a space providing a default name. You can change the name of the Excel sheet you are importing (it will become a «table» in Access on the left side of the page when you finish importing it).
   • Click «import.» Click «close.» You will see your table on the left side of the screen. It is now imported within Access.
   • If you want to link more than one data set, repeat this process with another or multiple Excel spreadsheets. Now, you are ready to match the data in the sheets within Access.

Advertisement

Advertisement

Video

• If the Excel file is from a different version of Office than Access, you may have trouble importing files smoothly.

• It can’t be underscored enough: You need to clean up your Excel spreadsheet before importing it. Partly this means analyzing the data you have for problems.

• Always keep a copy of your original spreadsheets, so if you mess them up, you can repeat the process.

• You can not import more than 255 fields into Access.^[9]