Importing html to excel

Потребность преобразовать таблицу с расширением HTML в форматы Excel может наступить в различных случаях. Возможно, нужно конвертировать данные веб-страницы из интернета или файлы HTML, использовавшиеся локально для других нужд специальными программами. Довольно часто производят конвертацию транзитом. То есть, сначала переводят таблицу из HTML в XLS или XLSX, потом выполняют её обработку или редактирование, а потом снова преобразуют в файл с прежним расширением для выполнения его первоначальной функции. Это связано с тем, что с таблицами намного проще работать именно в Excel. Давайте узнаем, как можно перевести таблицу из формата HTML в Эксель.

Читайте также: Как перевести HTML в Word

Формат HTML является языком гипертекстовой разметки. Объекты с данным расширением чаще всего применяются в интернете, как статические веб-страницы. Но нередко они могут использоваться и для локальных нужд, например, как документы справки к различным программам.

Если возникает вопрос конвертации данных из HTML в форматы Excel, а именно XLS, XLSX, XLSB или XLSM, то неопытный пользователь может взяться за голову. Но на самом деле ничего страшного тут нет. Конвертация в современных версиях Excel встроенными инструментами программы выполняется довольно просто и в большинстве случаев относительно корректно. Кроме того, можно сказать, что сам процесс интуитивно понятен. Тем не менее, в сложных случаях можно воспользоваться для конвертации сторонними утилитами. Давайте рассмотрим различные варианты преобразования HTML в Excel.

Способ 1: использование сторонних программ

Сразу давайте остановимся на использовании сторонних программ для перевода файлов из формата HTML в Эксель. Преимущества данного варианта заключаются в том, что специализированные утилиты способны справляться с конвертированием даже очень сложных объектов. Недостаток заключается, в том, что подавляющее большинство из них платное. Кроме того, на данный момент практически все достойные варианты англоязычные без русификации. Давайте рассмотрим алгоритм работы в одной из самых удобных программ для выполнения вышеуказанного направления конвертации — Abex HTML to Excel Converter.

Скачать Abex HTML to Excel Converter

1. После того, как был скачан инсталлятор программы Abex HTML to Excel Converter, запускаем его, выполнив по нему двойной щелчок левой кнопкой мыши. Открывается приветственное окно установщика. Щелкаем по кнопке «Next» («Далее»).



2. Вслед за этим открывается окно с лицензионным соглашением. Для того, чтобы согласится с ним, следует поставить переключатель в позицию «I accept the agreement» и щелкнуть по кнопке «Next».



3. После этого открывается окно, в котором указывается, куда именно будет устанавливаться программа. Конечно, при желании можно изменить директорию, но без особой нужды делать это не рекомендуется. Так что просто жмем на кнопку «Next».



4. В следующем окне указывается, каковым будет название программы, отображаемое в стартовом меню. Тут тоже можно просто нажать на кнопку «Next».



5. В следующем окне предлагается путем выставления галочек установить иконку утилиты на рабочий стол (по умолчанию включено) и на панель быстрого запуска. Выставляем данные настройки согласно своим предпочтениям и жмем на кнопку «Next».



6. После этого запускается окно, где обобщена вся информация о всех тех настройках установки программы, которые пользователь внес ранее. Если пользователя что-то не удовлетворяет, то он может нажать на кнопку «Back» и произвести соответствующее редактирование настроек. Если же он со всем согласен, то для начала установки следует нажать на кнопку «Install».



7. Происходит процедура установки утилиты.



8. После её завершения запускается окно, в котором сообщается об этом. Если пользователь хочет тут же запустить программу автоматически, то он должен проследить, чтобы около параметра «Launch Abex HTML to Excel Converter» была установлена галочка. В обратном случае нужно снять её. Для выхода из окна установки следует нажать на кнопку «Finish».





9. Важно знать, что перед запуском утилиты Launch Abex HTML to Excel Converter, как бы он не проводился, вручную или сразу после установки приложения, следует завершить работу и закрыть все программы пакета Microsoft Office. Если вы этого не сделаете, то при попытке открыть Abex HTML to Excel Converter откроется окошко, в котором будет сообщаться, о необходимости выполнить данную процедуру. Чтобы перейти к работе с утилитой, нужно нажать в этом окне на кнопку «Yes». Если при этом офисные документы открыты, то работа в них принудительно будет завершена, а все несохраненные данные потеряны.



10. Затем будет запущено окно регистрации. Если вы приобрели регистрационный ключ, то в соответствующих полях требуется ввести его номер и ваше имя (можно псевдоним), а после этого нажать на кнопку «Register». Если вы пока ключ не приобрели и хотите испытать урезанную версию приложения, то в этом случае просто нажмите на кнопку «Remind me later».



11. После выполнения вышеуказанных действий запускается непосредственно окно программы Abex HTML to Excel Converter. Для добавления файла в формате HTML для конвертации следует нажать на кнопку «Add Files».



12. После этого открывается окно добавления файла. В нем нужно перейти в категорию, где находятся объекты, предназначенные для конвертации. Затем нужно их выделить Преимущество данного способа перед стандартным преобразованием HTML в Excel заключается в том, что можно выбирать и конвертировать сразу несколько объектов. После того, как файлы выделены, жмем на кнопку «Открыть».



13. Выбранные объекты будут отображены в основном окне утилиты. После этого кликаем по левому нижнему полю, чтобы выбрать один из трех форматов Excel, в которые можно преобразовать файл:
    • XLS (по умолчанию);
    • XLSX;
    • XLSM (с поддержкой макросов).

    Делаем выбор.



14. После этого переходим к блоку настроек «Output setting» («Настройка вывода»). Тут следует указать, где именно будут сохраняться преобразованные объекты. Если выставить переключатель в позицию «Save target file(s) in source folder», то таблица будет сохраняться в той же директории, где расположен исходник в формате HTML. Если же вы желаете сохранять файлы в отдельной папке, то для этого следует переставить переключатель в позицию «Customize». При этом по умолчанию объекты будут сохраняться в папке «Output», которая в свою очередь размещена в корневом каталоге диска C.

    Если вы желаете сами указать место сохранения объекта, то следует кликнуть по кнопке, расположенной справа от поля с адресом.



15. После этого открывается окошко с обзором папок. Вам необходимо переместиться в ту директорию, которую хотите назначить местом сохранения. Затем следует нажать на кнопку «OK».



16. После этого можно приступить непосредственно к процедуре конвертации. Для этого на верхней панели следует нажать на кнопку «Convert».



17. Затем будет выполнена процедура преобразования. После её завершения откроется небольшое окошко, в котором сообщается об этом, а также автоматически запустится Проводник Windows в той директории, где расположены конвертированные файлы в формате Excel. Теперь с ними можно проводить любые дальнейшие манипуляции.

Но нужно учесть, что если вы используете бесплатную пробную версию утилиты, то будет выполнена конвертация только части документа.

Способ 2: преобразование с помощью стандартных инструментов Excel

Также конвертировать файл HTML в любой формат Excel можно довольно легко и при помощи стандартных инструментов данного приложения.

1. Запускаем Эксель и переходим во вкладку «Файл».



2. В открывшемся окне клацаем по наименованию «Открыть».



3. Вслед за этим запускается окно открытия файла. Нужно перейти в ту директорию, где расположен файл в формате HTML, который следует преобразовать. При этом в поле форматов файлов данного окна должен быть установлен один из следующих параметров:
   • Все файлы Excel;
   • Все файлы;
   • Все веб-страницы.

   Только в этом случае нужный нам файл отобразится в окне. Затем его нужно выделить и нажать на кнопку «Открыть».



4. После этого таблица в формате HTML отобразится на листе Excel. Но это ещё не всё. Нам необходимо сохранить документ в нужном формате. Для этого кликаем по пиктограмме в виде дискеты в левом верхнем углу окна.



5. Открывается окошко, в котором говорится, что существующий документ может иметь возможности, несовместимые с форматом веб-страницы. Жмем на кнопку «Нет».



6. После этого открывается окно сохранения файла. Переходим в директорию, где желаем его разместить. Затем при желании изменяем наименование документа в поле «Имя файла», хотя его можно оставить и текущим. Далее кликаем по полю «Тип файла» и выбираем один из типов файлов Excel:
   • XLSX;
   • XLS;
   • XLSB;
   • XLSM.

   Когда все вышеуказанные настройки произведены, жмем на кнопку «Сохранить».



7. После этого файл будет сохранен с выбранным расширением.

Также существует другая возможность перейти в окно сохранения документа.

1. Перемещаемся во вкладку «Файл».



2. Перейдя в новое окно, щелкаем по пункту левого вертикального меню «Сохранить как».



3. После этого запускается окно сохранения документа, и все дальнейшие действия проводятся точно так же, как было описано в предыдущем варианте.

Как видим, преобразовать файл из HTML в один из форматов Excel довольно просто, применив стандартные инструменты данной программы. Но тем пользователям, которые желают получить дополнительные возможности, например, производить массовую конвертацию объектов по указанному направлению, можно порекомендовать приобрести одну из специализированных платных утилит.

In this article, I will show you how to import an HTML table into Excel. This will work for any data from a local HTML file or online URL that is stored in a table. I will import the HTML table in a way that the data can be updated if it changes, which is particularly valuable for online data. This will be done using a Get & Transform Query. As such, this method is only compatible with the Windows version of Microsoft Excel.

Step 1: Open File or URL in Query Editor

In this article, I will be using the NYC Boroughs table on the following Wikipedia page: https://en.wikipedia.org/wiki/New_York_City. You could also use a local file.

To import data from the web, on the Data tab click Get Data > From Other Sources, From Web. If you have a local file, choose Get Data > From file > From XML instead.

Once you open the file or URL, the Navigator will open. This shows all of the tables in the file. You may need to browse through the tables to find the one you need. Once you do, if everything looks exactly as you want it to appear in Excel, you can click Load. Otherwise, click Transform Data to clean up the table.

Step 2: Cleanup in Query Editor

Once in the query editor, the steps will be unique for every table you desire to import. In this case, I needed to remove the left-most column, as it was filled with the name of a header. I also removed the first tow rows. Use the ribbon interface at the top to make changes. If you make a mistake, remove the step in the Applied Steps section.

Once the table is ready for Excel, click Close & Load.

Just like that, the table is imported! If you used a URL, you may wish to enable auto-update of the data. Click a cell in the table, go to the Query tab, click Properties. You will find options in the Properties dialog for background refresh and auto-update.

Thank you for reading. If you have any questions, please comment below.

Excel is a preferred option for many people when it comes to processing data. Any calculations can be done with the help of Excel formulas, while Excel macros leave much space for all kinds of automatization.

But not all the data is stored in the form of spreadsheets. There are plenty of systems and tools for data collection and management. Thankfully, Excel is extremely flexible in terms of data importing. This article will explain how you can export data from the most popular sources to Excel.

Importing web data to Excel

Who needs to import data from the web to Excel

It’s not a secret that the internet is made of data. Thanks to the development of broadband networks and wireless technologies, all that data is available at your fingertips at any moment.

But sometimes, you may need to go beyond just reading the information. For example, when you are working on research and want to analyze large amounts of data. In this case, it would be helpful to import web data into specialized software, such as Excel.

How to import data from HTML to Excel

Of course, the simplest way to import data from a website to Excel is to copy-paste it from an HTML page by using a web browser. Sometimes that works pretty well; the simpler, the better. But what if the required data is on hundreds of pages? Or maybe, you don’t need all the information, but only specific fields. In such cases, the simple method will consume an unreasonable amount of time.

Excel has a built-in feature for scraping tables from web pages. To import data from a web source:

1. On the Data tab, select New Query > From Other Sources > From Web:

1. Enter the web page URL and click OK:

Excel will look for tables on the page.

1. In the Navigator window that opens, select the table that you want to import:

Use the Select multiple items checkbox if you want to import several tables. Click Load when you are ready to start the import.

1. Excel will insert the imported table into the current worksheet. You can refresh data by clicking the refresh button in the Workbook Queries task pane:

How to automatically import live data into Excel

Data is relevant as long as it’s fresh. If you need to update the information frequently to keep it up-to-date, manual data import will bring nothing but pain.

Thankfully, many websites provide REST API for accessing their data. Sometimes you have to pay for API access, sometimes it’s free. You need to make a request to get the data. The details on making requests can be found in the API reference of the data provider. API responses usually contain data in JSON format. There are free services that allow you to import JSON data to Excel. The best ones will even make API requests for you. Let’s see how you can use Coupler.io for such tasks.

Coupler.io is a data integration solution for importing data into Excel from different apps. You can load records from Shopify, HubSpot, Pipedrive, and many other sources. In addition to Excel, you can use Google Sheets or BigQuery as a destination for your data.

1. Sign in to Coupler.io with your Microsoft account.
2. Go to Importers and click Add new importer.
3. Select JSON as Source, and provide the request URL with your API key (if required):

Refer to the data provider documentation for details on available requests and how you can obtain an API key.

1. Specify API call parameters, as described in the API documentation. The only required parameter is HTTP method, which will be ‘GET’ in most cases.

1. In Destination, select Microsoft Excel:

1. Connect to your Microsoft Office account, and then select an existing workbook for import. You can specify an existing sheet or create a new one by typing its name:

1. Toggle the Automatic data refresh switch to set up the schedule for automatic data updates. When you are done with settings, click Save and Run:

Synchronizing the spreadsheets

How to sync data between Excel files

If you want to transfer data from one Excel workbook to another, copy-pasting is a good option. But that will not work if you want to keep the data up-to-date with the other file. There are several ways to sync data between Excel files.

You can use formulas for that. To fill a cell with data from another Excel workbook:

1. Make sure that the other workbook is open.
2. Select the cell to sync, then click the Formula Bar and type =.

1. Switch to the other workbook, click the cell that you want to import data from, and press Enter.

Excel will switch you back to the first workbook and fill the cell with the synced data. If the content of the cell in the other workbook changes, the synced cell will be updated.

If you see #REF! in the synced cell, it means that the other workbook is not open. Open it to enable data synchronization. Try another method if you are not comfortable with the formula bar.

• In the source file, i.e. the workbook that you want to import data from, select the cell, and then click Copy or press Ctrl-C:

1. Switch to the target workbook, select the cell, and then select Paste > Other Paste Options > Paste Link.

The formula for that cell will be filled with the link to the source cell in the other workbook.

There are many other options for syncing Excel data that you can learn in our guide on linking Excel files.

Besides the standard Excel features, there are online tools that allow you to import data from Excel to Excel, and let you synchronize your data in a more flexible way.

How to import data from Google Sheets to Excel

Google Sheets is almost as powerful as Excel in terms of data processing. But certain very important features are still available only in Excel. If you need these functions, you can transfer your data in several ways.

Import data from Google Sheets to Excel automatically

First of all, try using Coupler.io. It is an online tool that can import data from Google Sheets to Excel.

1. Sign in to your Coupler.io account and click Add New in the Importers section.
2. Select Google Sheets as Source, click Connect, and sign in to your Google account:

1. Select the workbook and the sheet that you would like to export data from:

1. Select the range of cells, or skip this step to export all the data.
2. In Destination, select Microsoft Excel, click Continue, and then sign in to your Microsoft account.
3. Select an existing workbook and the worksheet. If you want to create a new worksheet, just type its name:

1. Specify the cell address or keep the default ‘A1’ value.
2. Specify the import mode. The default option is ‘Replace’.
3. Now you can click Save and Run to start the import immediately.

Or you can toggle Automatic data refresh to configure automatic data updates:

Import data from Google Sheets to Excel as HTML

The second option is to use the built-in data import feature of Excel:

1. In your Google spreadsheet, go to File > Share > Publish to web:

1. Select the sheet that contains the table, and specify Comma-separated values (.csv).

If you want the data in Excel to be updated when the Google sheet is changed, select the Automatically republish when changes are made checkbox:

1. Press Ctrl-C to copy the link.
2. Go to your Excel workbook and perform the steps described in the section about importing data from HTML above.

If you choose the second option, keep in mind that your data will become accessible by others. If the information is confidential or sensitive, using Coupler.io is preferred.

Importing data from other sources

How to import data from SQL server to Excel

If your data is stored in databases at an SQL server, the simplest way to make it accessible to a wide spectrum of users is to export it to Excel. You can use the native Excel query function.

1. In the Data tab, select New Query > From Database > From SQL Server Database:

1. Specify the name of the server and the database (or you will be able to specify it later):

You can also provide an SQL statement to narrow the range of exported data.

1. Choose to use your current window credentials to access the database, or provide the username and the password. Click Connect.
2. In the next window, select the database and tables that you want to export.
3. Select the name for the new data connection file, and then click Finish.
4. In the next window, you can select where to insert the imported data. Select Existing worksheet and provide the cell address, if needed.

The data will be imported and pasted into the worksheet.

If you use SQL Server Management Studio (SSMS), there is a feature for exporting data to various destinations, including Excel spreadsheets.

1. In Object Explorer, right-click the database with the source data, and then select Tasks > Export Data.
2. In the SQL Server Import and Export Wizard window that opens, click Next.
3. Select SQL Server Native Client 11.0 in the Data source drop-down box.
4. Select Use Windows Authentication in the Authentication area, and then click Next.
5. In the Choose a destination window, specify Microsoft Excel as the destination, browse to the target file in the Excel file path, and select the output file format.
6. In the next window, you can choose to write a query for data export. If you want to copy the tables without changes, just click Next.
7. The list of tables available for export will be displayed. Select the tables that you want to export. In the Destination column, you can specify the name of the worksheet for each table.
8. In the Save and Run Package window, select Run immediately and click Next.
9. Make sure that all parameters are correct, and then click Finish.

The selected data will be exported to the Excel workbook. When the wizard finishes all the tasks, click Close.

How to import data from a text file to Excel

The tables can also be stored in plain text. Such files are similar to regular text files with the only exception that commas have a special function there — they separate cells from each other. The format is called CSV — comma-separated values.

Excel can open .csv files directly. The content of such a file will be rendered as a table. If you edit a CSV file in Excel and then try to save it, you will see the following warning:

Click Yes if you want to continue using this file as CSV in the future. If you click No, the Save as dialogue will be opened, where you will be able to select the format and the destination for the file.

There are other delimiters that can be used to store tables in text format: tabs, pipes (‘|’), spaces, semicolons, etc. To open such files with Excel, instead of trying to open them directly, use the Power Query function.

1. Go to Data > New Query > From File > From Text.
2. Select the text file and click Import.
3. The Query Editor window will open. Make sure that the table looks good and click Close & Load:

The imported table will be inserted into your current worksheet.

How to import data to Excel from PDF

If your tables are in PDF, but you want them in Excel, you can try to import them.

1. Go to the Data tab, and then select New Query > From File > From PDF.
2. Select the tables that you want to import in the Navigator window, and then click Load.

The tables will be extracted from PDF and pasted into your Excel workbook. If you don’t have the From PDF option on the menu, you can use the following workaround to import data from PDF into Excel:

1. Copy the table text in the PDF file by selecting it and pressing Ctrl-C.
2. Open Microsoft Word and press Ctrl-V.
3. Check if Word managed to render the text data correctly:
   1. Press Ctrl-A to select everything.
   2. On the Home tab, click the table menu, and then select All borders:

1. If the table looks good, proceed to the final step. Otherwise, go to the Insert tab, and then select Table > Convert Text to Table:

1. Specify the number of columns in the original table, and then click OK:

1. Copy the entire table, go to Excel, and press Ctrl-V.

The table will be inserted into the current worksheet. If you opt for this workaround, no automatic data synchronization will be available.

Discover many other sources for importing data to Excel

Excel provides you with many powerful features for data processing. You can bring virtually any data to Excel by importing it from various sources. If you didn’t find a good solution in this article, discover other Microsoft Excel integrations to pick what fits your needs best.

Back to Blog