Имена полей базы данных в excel это

13.1. Общие сведения и понятия о базах данных

База данных
(БД)– это совокупность данных,
организованных по определенным правилам,
предусматривающим общие принципы
описания, хранения и манипулирования
данными. Базы данных предназначены для
хранения и обработки всевозможной
информации и создаются во всех областях
деятельности человека, например,
библиотечные каталоги, сведения о
сотрудниках какого-либо учреждения,
телефонные справочники и т.д. База
данных, созданная на персональном
компьютере, сохраняется на диске и
обрабатывается средствамиСУБД.

Система
управления базами данных (СУБД)–
это комплекс программ и языковых средств,
предназначенных для создания, ведения
и использования баз данных. Системы
управления базами данных на персональных
компьютерах поддерживают в основномреляционную модель данных.

Реляционная
модель данных– это множество
таблиц-отношений (relation– отношение), к которым применимы
операцииреляционной алгебры(алгебры отношений).Реляционная
алгебра– это математический
аппарат для выполнения действий над
таблицами-отношениями, включающий
операции объединения, пересечения,
сложения, вычитания и другие.Реляционная
база данных– это база, в которой
реализована реляционная модель данных.
Применение реляционной алгебры в СУБД
позволяет создавать базы данных из
нескольких взаимосвязанных таблиц,
выполнять различные операции над ними,
организовывать связи между таблицами.

Файловая модель
данных – это совокупность не
связанных между собой (независимых)
файлов, состоящих из однотипных записей
с линейной (одноуровневой) структурой.
Такая модель базы данных разрабатывается
для конкретной предметной области и
представляется в видесписка.
Примером такой модели является база
данных вExcel.

База данных в
Excel –
этосписок, хранимый в одной
таблице и представляющий собой непрерывный
диапазон ячеек (строк и столбцов).

Таким образом,
отличие реляционной БД от списка Excelзаключается в следующем:

• в
  реляционной БД основным объектом
  действий является таблица, а в
  спискеExcelосновной
  структурной единицей являетсязапись;

• в
  реляционной БД информация хранится и
  обрабатывается в нескольких взаимосвязанных
  таблицах, в то время как данные списка
  помещаются и обрабатываются в одной
  таблице.

13.2. Основные понятия базы данных (списка) в Excel

В Excelлюбая база данных представлена в виде
таблицы, состоящей из одного или более
столбцов. «Академическим» примером
списка, с которым приходилось сталкиваться
многим из вас, является библиотечная
картотека.

Список (база
данных)– это таблица на рабочем
листе, состоящая из строк данных и
организованная по принципу базы данных.
Простейший списокExcelсостоит иззаписейоб объектах
(аналогом записи в библиотеке является
карточка, содержащая информацию о
конкретной книге).

Запись –
это строка базы данных, включающая
совокупность полей, соответствующая
логически связанным реквизитам. Каждая
запись (строка) содержит информацию оботдельном объектебазы данных.
Запись, в свою очередь, делится на поля.
Одни и те же поля для различных записей
предназначаются для данных одного типа.

Поле – это
столбец таблицы, элементами которого
являются однотипные данные (реквизиты).
Таким образом, каждый столбец базы
данных является полем. Столбцам
присваиваются уникальныеимена полей,
которые заносятся в первую строку
списка. Эта строка называетсястрокой
заголовков.

Имя поля –
это уникальный заголовок поля столбца
базы данных. Каждое имя поля должно
помещаться вотдельной ячейке. Все
имена полей должны находиться в ячейкаходной и той же строки над данными
списка.

Диапазон базы
данных – это диапазон ячеек,
занимающий часть рабочего листа и
содержащий записи базы данных. Этот
диапазон ячеек включаетстроку
заголовкаистроки записей.

Диапазон
критериев – это область на рабочем
листе, в которой задаются критерии
поиска информации. Здесь должны быть
указаныимена полейи отведена
область (диапазон ячеек) для записиусловий отбора.

Диапазон вывода
–это область рабочего листа, в
которуюExcelвыводит
(копирует) выбранные из списка данные.
Этот диапазон должен быть расположен
на том же листе, что и список.

Лучше и удобнее
всегда именоватьдиапазоны. Если
каким-либо диапазонам на листе
присваиваютсяимена(например,Критерии,База данных,Вывод),
то по умолчаниюExcelсчитает
их задающим некоторый список.

1. Основные
   правила создания списка

• Перед
  построением списка продумайте, как
  расположить его относительной других
  данных на рабочем листе, относительно
  других списков в рабочей книге и т.п.

• На
  отдельном рабочем листе можно создать
  только одну базу данных (список).

• Не
  вставляйте в базу данных (список) пустые
  строки. Если пустая строка вставлена
  междустрокой заголовков(именами
  полей) иданными списка, тоExcelне определит имена полей. Пустые строкимежду записямивоспринимаютсяExcelкакконец базы
  данных.

• При
  вводе данных любого типа (текст, число
  и т.д.) не допускайте пробелов ни в
  начале, ни в любой другой позиции
  вводимых данных.

• Над
  списком всегда располагайте строку
  заголовков с уникальным именем для
  каждого поля и вводите ее в ячейки
  только одной(первой) строки базы
  данных. Имена, занимающие несколько
  строк, не распознаютсяExcel.

• Имена
  полей должны удовлетворять следующим
  требованиям:

— их длина не должна
превышать 255 символов;

— в качестве имен
полей используются только названия
непосредственно над данными;

— для правильной
работы фильтра, имена полей должны быть
уникальными, т.е. не должны совпадать
друг с другом;

— имена полей должны
отличаться от других данных списка
форматом символов, размером или
начертанием (полужирным, курсивом и
т.д.);

— в качестве имен
полей нельзя использовать даты, формулы
или пустые ячейки.

• Полезно
  располагать базу данных (список) так,
  чтобы слева и справабыл хотя бы
  одинпустой столбец, асверху (над
  заголовками) и снизу–пустая
  строка. В этом случае, по одной
  выделенной ячейкеExcelможет автоматически определить весь
  список.

• Необходимо
  предусмотреть на рабочем листе
  достаточное пространство для расширения
  списка, т.е. возможности ввода новых
  записей, полей и элементов базы данных,
  т.к. в противном случае Excelне позволит сделать это.

• Теоретически
  размер базы данных в Excelограничен размерами рабочего листа
  (65536 строк и 256 столбцов), но практическиExcelне обработает такой
  объем информации. В этом случае
  воспользуйтесь средствами других
  программ, например,MSAccess.

1. Основные
   правила подготовки информации для
   создания базы данных

Для решения
конкретных задач список Excelпредставляет собой удобную и эффективную
форму работы с данными. Пользователь
может создать вExcelбазу
данных, отвечающую его интересам, и
организовать профессиональную работу
со своей информацией. Но прежде чем
вводить информацию в компьютер, необходимо
хорошо продумать и спланировать будущую
базу данных, соблюдая следующие правила.

— Обдумайте
содержание вашей базы данных, ее
назначение, название, размеры, расположение
на рабочем листе.

— Определите
содержание и все необходимые элементы
(реквизиты) записей, для того чтобы
запись наиболее полно отражала содержание
БД.

— Определите, число
полей, количество записей в БД, ширину
поля для каждого элемента записи.

— Имена полей
должны быть точными, короткими и
понятными. Для удобства использования
БД определите, в каком порядке должны
располагаться имена полей в строке
заголовков.

— Не вводите
непонятные или не принятые сокращения
слов.

— Спланируйте
внешний вид базы данных так, чтобы ее
легко читать. Не применяйте слишком
много шрифтов и расцветок.

1. Основные
   операции при работе с базой данных
   (списком)

Для управления
информацией, хранящейся в списке, и ее
анализа Excelсодержит
специальные встроенные средства. Создав
базу данных, можно выполнять такие
операции по ее обработке, каксортировка,фильтрация,подведение промежуточных
итогови др. Все операции по обработке
базы данных (списка) вExcelвыполняются через менюДанные.

Сортировка базы
данных (списка). Сортировка списка– это организация данных, при которой
данные списка располагаются в алфавитном,
числовом или хронологическом порядке.
При этом порядок сортировки задаетсяпо возрастаниюилипо убыванию.
Сортировка может быть простой – по
одному полю, или сложной – по нескольким
полям. За один раз сортировку можно
провести не более чем по трем полям.
Кроме того, пользователь может задать
особый порядок сортировки – не по
возрастанию или убыванию, а в соответствии
с собственным списком.Excelможет сортировать строки списков и баз
данных, а также столбцы рабочих листов.

Для выполнения
сортировки базы данных (списка)необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить
   диапазон ячеек, который необходимо
   отсортировать. Если необходимо
   отсортировать список целиком, а он со
   всех сторон ограничен пустыми ячейками,
   то достаточно выделить любую ячейку
   списка.

2. Выполнить
   команду Данные → Сортировка…Откроется диалоговое окноСортировка
   диапазона. В этом окне можно задатьключи сортировкиипорядок
   сортировки.

3. Убедитесь,
   что в поле Идентифицироватьпоактивизирована опцияподписям
   (первая строка диапазона).

4. В
   диалоговом окне Сортировкадиапазонаоткрыть спускающийся список в полеСортировать пои выбрать в нем имя
   поля, по которому будете выполнять
   сортировку.

5. В
   этом же поле выбрать порядок сортировки,
   активизируя опцию по возрастаниюилипо убыванию.

6. Щелкнуть
   на кнопке ОК.

Записи в списке
будут упорядочены в соответствии с
заданными параметрами. При этом содержание
записей не изменится.

Примечания:

• Поле
  Сортировать поназывается первым
  ключом сортировки, полеЗатем по–
  вторым ключом и полеВ последнюю
  очередь, по— третьим ключом сортировки.
  Второе поле сортировки используется,
  если возникает повторение значения
  первого поля, а третье поле – если
  повторяются значения и первого, и
  второго поля. Для выполнения сортировки
  по второму и третьему ключу необходимо
  повторить пункты 4 и 5 в описанной выше
  последовательности действий.

• Сортировку
  следует выполнять осторожно. Если
  выделить несколько ячеек, то будут
  отсортированы данные только этих ячеек,
  поэтому при сортировке выделяйте только
  одну ячейку нужного поля.

Если необходимо
упорядочить данные только по одному
полю, то можно воспользоваться кнопками
наСтандартной панели инструментов.
Для этого необходимо:

1. Выделить
   ячейку в столбце, который следует
   использовать в качестве ключа сортировки.

2. Нажать
   либо кнопку Сортировка по возрастанию
   (АЯ↓), либоСортировка по убыванию
   (ЯА↓).

Чтобы отменитьрезультат сортировки списка, необходимо
выполнить командуПравка → Отменитьили щелкнуть на кнопкеОтменитьнаСтандартной панели инструментов.

Фильтрация базы
данных (списка).Фильтрацияданных в списке – это отображение
записей базы данных, соответствующих
определеннымкритериям.КритерийвExcel– это ссылка на
диапазон ячеек, задающий условия отбора
или поиска данных. Для выполнения
фильтрации данных вExcelиспользуютсяАвтофильтриРасширенный фильтр.

Автофильтр.
Операция Автофильтра позволяет
производить отбор записей непосредственно
в рабочем листе. С помощью элементарных
действий мышью можно быстро отфильтровать
данные, оставив на экране только то, что
необходимо видеть или распечатать.Автофильтрвыводит информацию на
рабочем листе, при этом записи, не
удовлетворяющие заданному критерию,
скрыты.Автофильтрпомещает в имена
полей раскрывающиеся списки, из которых
можно выбрать значения полей или задать
пользовательский критерий.

Для выполнения
операции Автофильтрнеобходимо
выполнить следующие действия:

1. Выделить
   любую ячейку в базе данных (списке) или
   выделить базу данных целиком.

2. Выполнить
   команду Данные → Фильтр → Автофильтр.
   В правой нижней части ячеекстроки
   заголовков(с именами полей) появятсякнопки-стрелки, щелкнув на которых
   открываются списки с элементами
   соответствующего поля.

3. Раскрыть
   список, соответствующий полю, которое
   следует включить в критерий. В
   качестве критерия можно использовать
   любой элемент списка, т.е. содержимое
   любой ячейки, кроме заголовков столбцов.

4. Выбрать
   щелчком мыши нужный элемент-критерийиз списка. РезультатыАвтофильтрабудут моментально отображены. Не
   соответствующие критерию записи будут
   скрыты.

Чтобы восстановитьвсе записи списка щелкните накнопке-стрелкев строке заголовков и в раскрывшемся
списке выберите командуВсе.

При использовании
операции Автофильтраможно задаватьпользовательские критериидля
фильтрации данных.Пользовательский
автофильтр предоставляет возможность
задавать комплексные критерии, объединяя
их с помощьюлогических условийИиИЛИ. Для выполнения
пользовательского Автофильтра необходимо
в раскрывающемся списке выбрать элементУсловие…, а затем в открывшемся
диалоговом окнеПользовательский
Автофильтрзадать пользовательские
критерии.

Для отменырежимаАвтофильтранеобходимо
выполнить командуДанные → Фильтр
→ Автофильтр(т.е. снять галочку),
при этом список в рабочем листе примет
обычный вид, т.е. исчезнут кнопки со
стрелками в строке заголовков и
отобразятся все записи списка.

Расширенный
фильтр. Расширенный фильтртребует большей работы, чемАвтофильтр,
однако возможности поиска и фильтрации
шире. Кроме того, отфильтрованные данные
могут быть скопированы в отдельный
заранее обозначенныйдиапазон вывода.

Для выполнения
Расширенного фильтранеобходимо
создатьдиапазон критериев, где
задаются условия поиска данных, идиапазон вывода, в который
выводятся результаты. Верхняя строка
этих диапазонов должна содержать
заголовки полей, которыев точностиповторяют по написанию заголовки полей
в базе данных. Поэтому при создании
диапазоновкритериевивыводаточность совпадения имен полей можно
обеспечить путемкопированиясоответствующих заголовков полей из
базы данных (списка). Не требуется
включать все имеющиеся заголовки и
сохранять их порядок. Диапазон критериев
и сами критерии, а также диапазон вывода
задаются пользователем перед выполнениемРасширенного фильтра.

Для выполнения
Расширенного фильтранеобходимо:

1. Создать
   диапазон критериев.

2. Создать
   диапазон вывода.

3. Выделить
   ячейку внутри списка или выделить
   список целиком, если он соприкасается
   с другими данными.

4. Выполнить
   команду Данные → Фильтр → Расширенный
   фильтр…Откроется диалоговое окноРасширенный фильтр.

5. В
   поле Обработкавыбрать опциюскопировать результат в другое
   место, тогда список останется
   нетронутым, а отобранные записи будут
   помещены в указанный диапазон вывода.

6. Щелкнуть
   кнопку свертывания окна в поле Исходный
   диапазон:и выделитьдиапазон списка(или убедиться в том, что диапазон
   выделен правильно).

7. Щелкнуть
   кнопку свертывания окна в поле Диапазон
   условий:и выделитьдиапазонкритериев.

8. Щелкнуть
   кнопку свертывания окна в поле Поместить
   результат в диапазон:и выделитьдиапазонвыводарезультатов.

1. Щелкнуть
   кнопку ОК. В результате работыРасширенного фильтрав диапазон
   вывода будут помещены записи, отвечающие
   условию, заданному в диапазоне критериев.

Применяя Расширенный
фильтр, в диапазоне критериев можно
ввести несколько условий, как в строке,
так и в столбце. Для этого вExcelпредусмотренылогические операторыИиИЛИ.

В случае, когда
условия поиска связаны логическим
оператором И, они должны задаваться
отдельно, но воднойстроке. Тогда
в результате операции будут выведены
только те записи, которые удовлетворяютвсем условиямодновременно.

В случае, когда
условия поиска связаны логическим
оператором ИЛИ, они должны задаваться
отдельно и вразныхстроках. Тогда
в результатеРасширенного фильтрабудут выведены записи, которые
удовлетворяютхотя бы одному условию.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Excel does not have the data management capabilities of relational database programs such as SQL Server and Microsoft Access. What it can do, however, is serve as a simple database that fills data management requirements.

In Excel, data is organized using the rows and columns in a worksheet. The table feature makes it easy to enter, edit, and manipulate data.

Database Terms: Records, and Fields

A database is a collection of related information stored in one or more computer files. Often the data is organized into tables in such a way that it can easily be updated, sorted, corrected, and filtered.

A simple database, such as Excel, holds all information about one subject in a single table. Relational databases, on the other hand, consist of many tables with each one containing information about different, but related topics.

Records

In database terminology, a record holds all the information or data about one specific object in the database. In Excel, each cell in a worksheet contains one item of information or value.

Fields

Each item of information in a database record, such as a telephone number or street number, is referred to as a field. In Excel, the individual cells of a worksheet serve as fields, since each cell can contain a single piece of information about an object.

Field Names

It is vital to organize a database so that you can sort or filter the data to find specific information. Adding column headings, known as field names, makes it easier to enter data in the same order for each record.

Sample Database

In the image above, each student has a separate row in the table which contains all available information about them.

Each cell in a row is a field containing one piece of information. The field names in the header row help ensure that the data stays organized by keeping all the data on a specific topic, such as name or age, in the same column for all students.

Excel’s Data Management Tools

Additionally, Microsoft has several data tools to make it easier to work with vast amounts of data stored in Excel tables and to help keep it in good condition.

Using a Form for Records

One of those tools is the data form. You can use it to find, edit, enter, or delete records, in tables containing up to 32 fields or columns.

The default form includes a list of field names in the order they are arranged in the table, to ensure that users enter records correctly. Next to each field name is a text box for entering or editing the individual fields of data.

While it is possible to create custom forms, creating and using the default form is often all that is needed.

Remove Duplicate Data Records

A common problem with all databases is data errors. In addition to simple spelling mistakes or missing fields of data, duplicate data records can be a concern as a data table grows in size.

Another of Excel’s data tools can be used to remove these duplicate records — either exact or partial duplicates.

Sorting Data in Excel

Sorting means to reorganize data according to a specific property, such as sorting a table alphabetically by last names or chronologically from oldest to youngest.

Excel’s sort options include sorting by one or more fields, custom sorting, such as by date or time, and sorting by rows which makes it possible to reorder the fields in a table.

Thanks for letting us know!

Создание базы данных в Microsoft Excel

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

1. Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.

Заполняем наименование записей (строк) БД.

Переходим к заполнению базы данными.

После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

Переходим во вкладку «Данные».

Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».

В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».

Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».

Сортировку можно проводить практически по любому параметру:

• имя по алфавиту;
• дата;
• число и т.д.

В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».

Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.

• В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
• В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
• Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.

После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.

Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».

Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».

Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.
Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».

Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».

Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».

В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.

Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.

Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.

Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».

Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.

Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».

Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Методы работы с базами данных в приложении Microsoft Excel

СОДЕРЖАНИЕ

2. Теоретические положения.

2.1. Общие положения.

2.2. Списки Excel как база данных.

2.3. Проверка данных при вводе.

2.4. Сортировка данных.

2.5. Промежуточные итоги в базе данных.

2.7. Расширенный фильтр.

3. Порядок выполнения работы.

4. Контрольные вопросы.

5. Список рекомендуемой литературы.

1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Цели:

• повышение уровня понимания темы «Базы данных в приложении Microsoft Excel»;
• овладение специальными техническими умениями конструирования и использования реляционной базы данных на уровне их свободного использования;
• развитие навыков самостоятельной работы и способности применить полученные знания на практике при разработке собственной базы данных.

2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. Общие положения

Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах, справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о туристических агентствах и предлагаемых услугах и т. д.

Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнообразные методы. В одних организациях существуют журналы учета, куда информация вносится вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих используются СУБД Access. Но в большинстве случаев на небольших предприятиях учет данных о сотрудниках ведется в электронных таблицах Microsoft Excel.

В предложенном пособии рассматриваются основные возможности, предоставляемые Excel, для работы с базами данных на примере списка «Сотрудники», который содержит информацию о работниках некоторого условного предприятия. Такая база данных удобна по следующим причинам:

• она обеспечивает удобный метод поиска информации о работнике (фамилия, имя, отчество, место проживания, телефон, должность, дата рождения и т. д.);
• с ее помощью можно выполнять различного рода анализ, например, определять структуру кадров;
• пользуясь хранящейся в ней информацией, можно быстро сформировать отчет.

2.2. Списки Excel как база данных

Приложение Microsoft Excel обладает богатыми встроенными средствами для обработки и анализа данных. Аналогом простой базы данных в Excel служить список.

Список — это группа строк таблицы, содержащая связанные данные.

Отличительной особенностью списка является то, что каждый его столбец содержит однотипные данные, например, перечень фамилий, дату рождения и т. д. (рис. 1).

Если провести аналогию между списком и табличной базой данных, то столбцы списка являются полями базы данных, а его строки — записями. Считается, что первая строка списка является его заголовком и содержит названия столбцов списка. Заголовок должен иметь на листе электронных таблиц горизонтальную ориентацию. Заголовки применяются Excel при составлении отчетов, а также при поиске и организации данных. Шрифт, размер шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от параметров, назначенных для строк данных. В списке не должно быть пустых строк и столбцов.

2.3. Проверка данных при вводе

Если с файлом работает сразу несколько пользователей, желательно контролировать тип вводимой ими информации и свести к минимуму ошибки ввода. В Excel выполнение подобных условий проверяется при помощи средства, которое называется проверкой ввода. Для этого надо:

1. Выделить ячейки столбца, для которого устанавливается проверка ввода.
2. На ленте Данные в группе Работа с данными выбрать команду Проверка данных.
3. На вкладке Параметры в области Условие проверки выбрать Тип данных: Любое значение (используется для отмены проверки ввода), Целое число, Действительное, Список, Дата, Время, Длина текста и Другой (формат, для которого можно задать собственную формулу, например, «м»or«ж»). При выборе значения внизу окна появляются дополнительные поля для ввода условий или ограничений – например, минимального и максимального допустимого значения.
4. На вкладке Сообщение для ввода можно установить флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей и ввести сообщение, чтобы оно появлялось на экране при выделении ячеек.
5. На вкладке Сообщение об ошибке можно установить флажок Выводить сообщение об ошибке, чтобы задать тип сообщения об ошибке, которое появится при вводе в ячейку недопустимого значения.

2.4. Сортировка данных

Команда Сортировка позволяет переставить записи в другом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются возрастанию/убыванию или по выбранному пользователю порядке (например, по дням недели).

Чтобы отсортировать список надо:

1. Установить курсор в ячейку списка.
2. Выполнить команду Сортировка на ленте Данные в группе Сортировка и Фильтр.
3. В диалоговом окне Сортировка выбрать поле, по которому будет происходить сортировка; тип сортировки (по значению, цвет ячейки, цвет шрифта, значок ячейки) и порядок (по возрастанию, убыванию, настраиваемый).

Примечание. Выбор настраиваемого порядка позволяет задать нестандартный порядок сортировки. Для этого надо в диалоговом окне Списки (рис. 2) выбрать НОВЫЙ СПИСОК, в поле Элементы списка ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки (например, АОП, ФЭО, ИВЦ, ИТО, МПО), после чего последовательно выбрать кнопки Добавить и ОК.

2.5. Промежуточные итоги в БД

Для организации списков используют команду Промежуточные итоги на ленте Данные в группе Структура, которая позволяет:

• упорядочить список посредством группировки записей с выводом промежуточных итогов, средних значений или другой вспомогательной информации;
• выводить итоговую сумму;
• отображать список в виде структуры, что позволяет разворачивать и сворачивать разделы с помощью щелчка мыши.

Перед вызовом команды Итоги список обязательно надо отсортировать по полю, которое будет использоваться для группировки.

Режим структуры, в котором оказывается список после выполнения команды Итоги, позволяет просматривать различные части списка с помощью кнопок, расположенных на левом поле (рис. 3).

Рис. 3. Просмотр списка в режиме структуры

Кнопки, расположенные в верхнем левом углу, определяют количество выводимых уровней данных. Кнопки со значками «+» и «-» предназначены для свертывания развертывания отельных групп.

Чтобы удалить промежуточный и окончательные итоги, надо повторно выполнить команду Промежуточные итоги, а затем щелкнуть по кнопке Убрать все.

2.6. Автофильтр

Отфильтровать список — значит показать только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию.

Чтобы установить или убрать автофильтр надо на ленте Данные в группе Сортировка и фильтр выбрать команду Фильтр. После этого нажать кнопку со стрелкой возле названия какого-либо поля, чтобы раскрыть список его элементов и выбрать отображаемые значения или задать условие отбора. На экране появятся только те записи, которые отвечают заданному условию. В случае необходимости можно продолжить фильтрацию, нажимая кнопки со стрелками на других полях.

Показать все записи по отфильтрованному полю, не убирая фильтр, можно выбрав в списке фильтра критерий Снять фильтр с….

Показать все записи по всем полям, не убирая фильтр, команда Очистить.

Для данных разного типа существуют дополнительные автофильтры, которые находятся в списке критериев Текстовые фильтры, Числовые фильтры, Фильтры по дате и т.д.

Если выделить какое-то числовое поле (например, Возраст), а в списке критериев выбрать Числовые фильтры, то появится список дополнительных фильтров (рис. 4), которые позволяют:

• задать критерий в виде неравенства – критерии равно, не равно, больше, больше илиравно, меньше, меньшеилиравно, между;
• вывести первые N значений – критерий Первые 10: после выбора в списке Числовых фильтров команду Первые 10…, необходимо в появившемся окне указать число значений (N), а также способ вычисления: количество элементов списка, % от количества элементов;
• определить условие по среднему значению в указанном столбце – критерии Выше среднего, Ниже среднего;
• самостоятельно задаваемый фильтр – критерий Настраиваемый фильтр.

Рис. 4. Дополнительные числовые фильтры

Настраиваемый фильтр позволяет задать критерии из одного или двух условий.

Простое условие состоит: из имени поля (атрибута); варианта условия (равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно; начинается с, не начинается с, заканчивается на или не заканчивается на; содержит, не содержит); слова или числа для сравнения.

Сложное условие состоит из двух простых, соединенных союзами И или ИЛИ.

При написании значений в условиях сравнения в фильтрах можно использовать подстановочные знаки (Таблица 1).

Работа с базами данных в MS Excel (стр. 1 из 6)

СОДЕРЖАНИЕ

1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL.

1.1. Как создать базу данных.

1.2. Как выполнить поиск, изменение и удаление записей.

1.3. Обработка данных в БД.

1.4. Обмен данными.

2.1. Проектирование базы данных.

2.1.1. Структура базы данных

2.1.2. Определение формул для вычисляемой части базы данных.

2.2. Создание базы данных.

2.2.1 Создание заголовка таблицы и первой строки.

2.2. Заполнение таблицы с помощью Мастера форм.

2.3. Ведение базы данных

2.3.1. Редактирование полей.

2.2. Редактирование записей

2.4.Начальная обработка данных.

2. 4.1. Добавление суммы по столбцам

2.4.2. Добавление суммирования по критерию.

2.5. Сортировка базы данных.

2.5.1. Простая сортировка по полю.

2.5.2 Сортировка по нескольким полям.

2.6. Формы представления информации, содержащейся в базе данных.

2.6.1. Добавление промежуточных итогов.

2.6.2. Работа со структурой

2.7. Анализ информации, содержащейся в базе данных.

2.7.1 Вычисление статистических характеристик

2.7.2. Работа с функциями из раздела Базы данных

2.8. Выборочное использование данных

2.8.1. Пользовательский автофильтр.

2.8.2 Расширенный фильтр.

2.9. Графическое представление данных.

Термин электронные таблицы можно определить как «программный продукт, широко используемый для описания великого множества пакетов моделирования, реализованных для микрокомпьютеров, и который происходит от сходства с «разворотом листа бумаги», разбитым на строки и столбцы».

Электронные таблицы используются для построения моделей, то есть разрешают определять, какую информацию следует представлять в модели, как ее представлять и как должна манипулировать данными соответствующая программа. Модель представляет в математических терминах отношения между важными переменными, которые характеризуют определенную ситуацию в бизнесе.

Примерами пакетов ведения электронных таблиц являются Supercalc , Lotus 1-2-3 и MS Excel. В данной работе мы будем рассматривать работу с базами данных в MS Excel.

Если возникает потребность в приобретении пакета ведения электронных таблиц, следует убедиться в том, что они, кроме основных характеристик, которые будут детально рассмотрены ниже, владеют следующими возможностями:

(а) средства обучения, предлагаемые основным разработчиком или независимой консультационной компанией (доступность и цена);

(б) качество документации, которая поставляется с пакетом;

(в) интеграция с другими функциями (например, передачи данных из электронных таблиц в текстовый процессор или введение информации из базы данных).

Для работы с электронными таблицами необходимо, как правило, не меньшее 512 Кбайт оперативной памяти. Ввод и вывод данных осуществляются через видеотерминал и клавиатуру с применением для получения твердых копий принтера. Сферы использования электронных таблиц ограничены только воображением пользователя, а также количеством «строк и столбцов» таблицы.

1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL.

База данных (date base) – это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы.

При таком информационном отображении предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения между ними, что соответствует так называемой реляционной точке зрения на базы данных.

Excel умеет складывать, вычитать, умножать, делить и выполнять множество других операций. Excel дает возможность предварительно проанализировать последствия принятия тех или иных решений при конкретных обстоятельствах. Excel позволяет автоматизировать не только расчеты как таковые, но позволяет создавать и работать с разнообразными картотеками, системами учета, базами данных и т.п.

Вопросы сбора данных, их хранения, учета и обработки можно решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для обозначения базы данных .

База данных – это особый тип рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде.

Например, можно создать базу данных с фамилиями, именами, адресами и номерами телефонов ваших знакомых или список группы со всей информацией об итогах сессии и о размере соответствующей стипендии или ее отсутствии.

База данных представляет собой последовательность записей , содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле , которому присваивается имя и отводится столбец.

Создание базы данных обеспечивает интеграцию данных и возможность централизованного управления данными, снабжая информацией определенных пользователей.

Создание базы данных (БД) начинается с проектирования БД, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата…), длины каждого поля ( максимального количества символов ), типа данных (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые). Возможность использовать вычисляемые поля — основная особенность баз данных в Excel.

База данных создается в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил:

-Строка заголовков столбцов (верхняя строка списка ) должна быть заполнена именами полей.

-Каждая запись должна размещаться в отдельной строке.

-Первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно за строкой заголовков.

-Следует избегать пустых строк между записями.

Создание и поддержка базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк ) данных . Чтобы создать форму данных для новой базы, следует ввести сначала строку (или столбец ) с именами полей и поместить в следующей строке запись ¾ образец заполнения базы.

Создание базы данных в Excel

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table) . На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW) . Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY) .

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP) . Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation) , указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) . Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon) . В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button) :

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations) . В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table) . В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh) , т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX) .

Создание базы данных в Excel и функции работы с ней

Любая база данных (БД) – это сводная таблица с параметрами и информацией. Программа большинства школ предусматривала создание БД в Microsoft Access, но и Excel имеет все возможности для формирования простых баз данных и удобной навигации по ним.

Как сделать базу данных в Excel, чтобы не было удобно не только хранить, но и обрабатывать данные: формировать отчеты, строить графики, диаграммы и т.д.

Пошаговое создание базы данных в Excel

Для начала научимся создавать БД с помощью инструментов Excel. Пусть мы – магазин. Составляем сводную таблицу данных по поставкам различных продуктов от разных поставщиков.

С шапкой определились. Теперь заполняем таблицу. Начинаем с порядкового номера. Чтобы не проставлять цифры вручную, пропишем в ячейках А4 и А5 единицу и двойку, соответственно. Затем выделим их, схватимся за уголок получившегося выделения и продлим вниз на любое количество строк. В небольшом окошечке будет показываться конечная цифра.

Примечание. Данную таблицу можно скачать в конце статьи.

По базе видим, что часть информации будет представляться в текстовом виде (продукт, категория, месяц и т.п.), а часть – в финансовом. Выделим ячейки из шапки с ценой и стоимостью, правой кнопкой мыши вызовем контекстное меню и выберем ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Появится окно, где мы выберем формат – финансовый. Число десятичных знаков поставим 1. Обозначение выбирать не будем, т.к. в шапке у нас уже указано, что цена и стоимость в рублях.

Аналогично поступаем с ячейками, куда будет вписываться количество. Формат выбираем числовой.

Еще одно подготовительное действие. Т.к. стоимость рассчитывается как цена, помноженная на количество, можно сразу учесть это в соответствующих ячейках. Для этого записываем в ячейке F4 формулу и протягиваем ее на остальные ячейки в этом столбце. Так, стоимость будет подсчитываться автоматически при заполнении таблицы.

Теперь заполняем таблицу данными.

Важно! При заполнении ячеек, нужно придерживаться единого стиля написания. Т.е. если изначально ФИО сотрудника записывается как Петров А.А., то остальные ячейки должны быть заполнены аналогично. Если где-то будет написано иначе, например, Петров Алексей, то работа с БД будет затруднена.

Таблица готова. В реальности она может быть гораздо длиннее. Мы вписали немного позиций для примера. Придадим базе данных более эстетичный вид, сделав рамки. Для этого выделяем всю таблицу и на панели находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ ГРАНИЦ.

Аналогично обрамляем шапку толстой внешней границей.

Функции Excel для работы с базой данных

Теперь обратимся к функциям, которые Excel предлагает для работы с БД.

Работа с базами данных в Excel

Пример: нам нужно узнать все товары, которые принимал Петров А.А. Теоретически можно глазами пробежаться по всем строкам, где фигурирует эта фамилия, и скопировать их в отдельную таблицу. Но если наша БД будет состоять из нескольких сотен позиций? На помощь приходит ФИЛЬТР.

Выделяем шапку таблицы и во вкладке ДАННЫЕ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).

У каждой ячейки в шапке появляется черная стрелочка на сером фоне, куда можно нажать и отфильтровать данные. Нажимаем ее у параметра ПРИНИМАЛ ТОВАР и снимаем галочку с фамилии КОТОВА.

Таким образом, у нас остаются данные только по Петрову.

Обратите внимание! При сортировке данных сохраняются не только все позиции в столбцах, но и номера соответствующих строк на листе (они подсвечены синим). Эта особенность пригодится нам позже.

Можно произвести дополнительную фильтрацию. Определим, какие крупы принял Петров. Нажмем стрелочку на ячейке КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и оставим только крупы.

Вернуть полную БД на место легко: нужно только выставить все галочки в соответствующих фильтрах.

Сортировка данных

В нашем примере БД заполнялась в хронологическом порядке по мере привоза товара в магазин. Но если нам нужно отсортировать данные по другому принципу, Excel позволяет сделать и это.

К примеру, мы хотим отсортировать продукты по мере увеличения цены. Т.е. в первой строке будет самый дешевый продукт, в последней – самый дорогой. Выделяем столбец с ценой и на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР.

Т.к. мы решили, что сверху будет меньшая цена, выбираем ОТ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ. Появится еще одно окно, где в качестве предполагаемого действия выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы остальные столбцы тоже подстроились под сортировку.

Видим, что данные выстроились по увеличивающейся цене.

Примечание! Сделать сортировку по убыванию или увеличению параметра можно через автофильтр. При нажатии стрелочки тоже предлагается такое действие.

Сортировка по условию

Нам нужно извлечь из БД товары, которые покупались партиями от 25 кг и более. Для этого на ячейке КОЛ-ВО нажимаем стрелочку фильтра и выбираем следующие параметры.

В появившемся окне напротив условия БОЛЬШЕ ИЛИ РАВНО вписываем цифру 25. Получаем выборку с указанием продукты, которые заказывались партией больше или равной 25 кг. А т.к. мы не убирали сортировку по цене, то эти продукты расположились еще и в порядке ее возрастания.

Промежуточные итоги

И еще одна полезная функция, которая позволит посчитать сумму, произведение, максимальное, минимальное или среднее значение и т.п. в имеющейся БД. Она называется ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие ее от обычных команд в том, что она позволяет считать заданную функцию даже при изменении размера таблицы. Чего невожнможно реалиловать в данном случаи с помощью функции =СУММ(). Рассмотрим на примере.

Предварительно придадим нашей БД полный вид. Затем создадим формулу для автосуммы стоимости, записав ее в ячейке F26. Параллельно вспоминаем особенность сортировки БД в Excel: номера строк сохраняются. Поэтому, даже когда мы будем делать фильтрацию, формула все равно будет находиться в ячейке F26.

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет 30 аргументов. Первый статический: код действия. По умолчанию в Excel сумма закодирована цифрой 9, поэтому ставим ее. Второй и последующие аргументы динамические: это ссылки на диапазоны, по которым подводятся итоги. У нас один диапазон: F4:F24. Получилось 19670 руб.

Теперь попробуем снова отсортировать кол-во, оставив только партии от 25 кг.

Видим, что сумма тоже изменилась.

Получается, что в Excel тоже можно создавать небольшие БД и легко работать с ними. При больших объемах данных это очень удобно и рационально.

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

1. Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.



2. Заполняем наименование записей (строк) БД.



3. Переходим к заполнению базы данными.



4. После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

1. Переходим во вкладку «Данные».





2. Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».



3. В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».



4. Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

1. Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
   

   Сортировку можно проводить практически по любому параметру:

   • имя по алфавиту;
   • дата;
   • число и т.д.
2. В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».



3. Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
   • В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
   • В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
   • Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.

   После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

   

   После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.



4. Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».



5. Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».
   

   Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.

6. Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».



7. Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

1. Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».



2. Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».



3. В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.
   

   Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

1. Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.



2. Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Урок: Как закрепить область в Экселе

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

1. Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.



2. Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».



3. Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.



4. Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».



5. Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Урок: Как сделать выпадающий список в Excel

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.