If and not condition in excel

Things will not always be the way we want them to be. The unexpected can happen. For example, let’s say you have to divide numbers. Trying to divide any number by zero (0) gives an error. Logical functions come in handy such cases. In this tutorial, we are going to cover the following topics.

In this tutorial, we are going to cover the following topics.

• What is a Logical Function?
• IF function example
• Excel Logic functions explained
• Nested IF functions

What is a Logical Function?

It is a feature that allows us to introduce decision-making when executing formulas and functions. Functions are used to;

• Check if a condition is true or false
• Combine multiple conditions together

What is a condition and why does it matter?

A condition is an expression that either evaluates to true or false. The expression could be a function that determines if the value entered in a cell is of numeric or text data type, if a value is greater than, equal to or less than a specified value, etc.

IF Function example

We will work with the home supplies budget from this tutorial. We will use the IF function to determine if an item is expensive or not. We will assume that items with a value greater than 6,000 are expensive. Those that are less than 6,000 are less expensive. The following image shows us the dataset that we will work with.

• Put the cursor focus in cell F4
• Enter the following formula that uses the IF function

=IF(E4<6000,”Yes”,”No”)

HERE,

• “=IF(…)” calls the IF functions
• “E4<6000” is the condition that the IF function evaluates. It checks the value of cell address E4 (subtotal) is less than 6,000
• “Yes” this is the value that the function will display if the value of E4 is less than 6,000

• “No” this is the value that the function will display if the value of E4 is greater than 6,000

When you are done press the enter key

You will get the following results

Excel Logic functions explained

The following table shows all of the logical functions in Excel

S/N	FUNCTION	CATEGORY	DESCRIPTION	USAGE
01	AND	Logical	Checks multiple conditions and returns true if they all the conditions evaluate to true.	=AND(1 > 0,ISNUMBER(1)) The above function returns TRUE because both Condition is True.
02	FALSE	Logical	Returns the logical value FALSE. It is used to compare the results of a condition or function that either returns true or false	FALSE()
03	IF	Logical	Verifies whether a condition is met or not. If the condition is met, it returns true. If the condition is not met, it returns false. =IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])	=IF(ISNUMBER(22),”Yes”, “No”) 22 is Number so that it return Yes.
04	IFERROR	Logical	Returns the expression value if no error occurs. If an error occurs, it returns the error value	=IFERROR(5/0,”Divide by zero error”)
05	IFNA	Logical	Returns value if #N/A error does not occur. If #N/A error occurs, it returns NA value. #N/A error means a value if not available to a formula or function.	=IFNA(D6*E6,0) N.B the above formula returns zero if both or either D6 or E6 is/are empty
06	NOT	Logical	Returns true if the condition is false and returns false if condition is true	=NOT(ISTEXT(0)) N.B. the above function returns true. This is because ISTEXT(0) returns false and NOT function converts false to TRUE
07	OR	Logical	Used when evaluating multiple conditions. Returns true if any or all of the conditions are true. Returns false if all of the conditions are false	=OR(D8=”admin”,E8=”cashier”) N.B. the above function returns true if either or both D8 and E8 admin or cashier
08	TRUE	Logical	Returns the logical value TRUE. It is used to compare the results of a condition or function that either returns true or false	TRUE()

A nested IF function is an IF function within another IF function. Nested if statements come in handy when we have to work with more than two conditions. Let’s say we want to develop a simple program that checks the day of the week. If the day is Saturday we want to display “party well”, if it’s Sunday we want to display “time to rest”, and if it’s any day from Monday to Friday we want to display, remember to complete your to do list.

A nested if function can help us to implement the above example. The following flowchart shows how the nested IF function will be implemented.

The formula for the above flowchart is as follows

=IF(B1=”Sunday”,”time to rest”,IF(B1=”Saturday”,”party well”,”to do list”))

HERE,

• “=IF(….)” is the main if function
• “=IF(…,IF(….))” the second IF function is the nested one. It provides further evaluation if the main IF function returned false.

Practical example

Create a new workbook and enter the data as shown below

• Enter the following formula

=IF(B1=”Sunday”,”time to rest”,IF(B1=”Saturday”,”party well”,”to do list”))

• Enter Saturday in cell address B1
• You will get the following results

Download the Excel file used in Tutorial

Summary

Logical functions are used to introduce decision-making when evaluating formulas and functions in Excel.

The logical IF statement in Excel is used for the recording of certain conditions. It compares the number and / or text, function, etc. of the formula when the values correspond to the set parameters, and then there is one record, when do not respond — another.

Logic functions — it is a very simple and effective tool that is often used in practice. Let us consider it in details by examples.



The syntax of the function «IF» with one condition

The operation syntax in Excel is the structure of the functions necessary for its operation data.

=IF(boolean;value_if_TRUE;value_if_FALSE)

Let us consider the function syntax:

• Boolean – what the operator checks (text or numeric data cell).
• Value_if_TRUE – what will appear in the cell when the text or numbers correspond to a predetermined condition (true).
• Value_if_FALSE – what appears in the box when the text or the number does not meet the predetermined condition (false).

Example:

Logical IF functions.

The operator checks the A1 cell and compares it to 20. This is a «Boolean». When the contents of the column is more than 20, there is a true legend «greater 20». In the other case it’s «less or equal 20».

Attention! The words in the formula need to be quoted. For Excel to understand that you want to display text values.

Here is one more example. To gain admission to the exam, a group of students must successfully pass a test. The results are listed in a table with columns: a list of students, a credit, an exam.

The statement IF should check not the digital data type but the text. Therefore, we prescribed in the formula В2= «done» We take the quotes for the program to recognize the text correctly.



The function IF in Excel with multiple conditions

Usually one condition for the logic function is not enough. If you need to consider several options for decision-making, spread operators’ IF into each other. Thus, we get several functions IF in Excel.

The syntax is as follows:

Here the operator checks the two parameters. If the first condition is true, the formula returns the first argument is the truth. False — the operator checks the second condition.

Examples of a few conditions of the function IF in Excel:

It’s a table for the analysis of the progress. The student received 5 points:

• А – excellent;
• В – above average or superior work;
• C – satisfactory;
• D – a passing grade;
• E – completely unsatisfactory.

IF statement checks two conditions: the equality of value in the cells.

In this example, we have added a third condition, which implies the presence of another report card and «twos». The principle of the operator is the same.

Enhanced functionality with the help of the operators «AND» and «OR»

When you need to check out a few of the true conditions you use the function И. The point is: IF A = 1 AND A = 2 THEN meaning в ELSE meaning с.

OR function checks the condition 1 or condition 2. As soon as at least one condition is true, the result is true. The point is: IF A = 1 OR A = 2 THEN value B ELSE value C.

Functions AND & OR can check up to 30 conditions.

An example of using the operator AND:

It’s the example of using the logical operator OR.

How to compare data in two tables

Users often need to compare the two spreadsheets in an Excel to match. Examples of the «life»: compare the prices of goods in different bringing, to compare balances (accounting reports) in a few months, the progress of pupils (students) of different classes, in different quarters, etc.

To compare the two tables in Excel, you can use the COUNTIFS statement. Consider the order of application functions.

For example, consider the two tables with the specifications of various food processors. We planned allocation of color differences. This problem in Excel solves the conditional formatting.

Baseline data (tables, which will work with):

Select the first table. Conditional Formatting — create a rule — use a formula to determine the formatted cells:

In the formula bar write: = COUNTIFS (comparable range; first cell of first table)=0. Comparing range is in the second table.

To drive the formula into the range, just select it first cell and the last. «= 0» means the search for the exact command (not approximate) values.

Choose the format and establish what changes in the cell formula in compliance. It’s better to do a color fill.

Select the second table. Conditional Formatting — create a rule — use the formula. Use the same operator (COUNTIFS). For the second table formula:

Download all examples in Excel

Now it is easy to compare the characteristics of the data in the table.

Как использовать функцию IF

Функция IF — это основная логическая функция в Excel, и поэтому она должна быть понятна первой. Он появится много раз на протяжении всей этой статьи.

Давайте посмотрим на структуру функции IF, а затем посмотрим несколько примеров ее использования.

Функция IF принимает 3 бита информации:

  = IF (логический_тест, [value_if_true], [value_if_false]) 

• логический_тест: это условие для функции для проверки.
• value_if_true: действие, которое выполняется, если условие выполнено или является истинным.
• value_if_false: действие, которое нужно выполнить, если условие не выполнено или имеет значение false.

Операторы сравнения для использования с логическими функциями

При выполнении логического теста со значениями ячеек вы должны быть знакомы с операторами сравнения. Вы можете увидеть их в таблице ниже.

Теперь давайте посмотрим на некоторые примеры в действии.

Пример функции IF 1: текстовые значения

В этом примере мы хотим проверить, равна ли ячейка определенной фразе. Функция IF не учитывает регистр, поэтому не учитывает прописные и строчные буквы.

Следующая формула используется в столбце C для отображения «Нет», если столбец B содержит текст «Завершено» и «Да», если он содержит что-либо еще.

  = ЕСЛИ (B2 = "Завершено", "Нет", "Да") 

Хотя функция IF не чувствительна к регистру, текст должен точно соответствовать.

Пример функции IF 2: Числовые значения

Функция IF также отлично подходит для сравнения числовых значений.

В приведенной ниже формуле мы проверяем, содержит ли ячейка B2 число, большее или равное 75. Если это так, то мы отображаем слово «Pass», а если не слово «Fail».

  = ЕСЛИ (В2> = 75, "Проход", "Сбой") 

Функция IF — это намного больше, чем просто отображение разного текста в результате теста. Мы также можем использовать его для запуска различных расчетов.

В этом примере мы хотим предоставить скидку 10%, если клиент тратит определенную сумму денег. Мы будем использовать £ 3000 в качестве примера.

  = ЕСЛИ (В2> = 3000, В2 * 90%, В2) 

Часть формулы B2 * 90% позволяет вычесть 10% из значения в ячейке B2. Есть много способов сделать это.

Важно то, что вы можете использовать любую формулу в разделах value_if_true или value_if_false . И запускать различные формулы, зависящие от значений других ячеек, — очень мощный навык.

Пример функции IF 3: значения даты

В этом третьем примере мы используем функцию IF для отслеживания списка сроков исполнения. Мы хотим отобразить слово «Просрочено», если дата в столбце B уже в прошлом. Но если дата наступит в будущем, рассчитайте количество дней до даты исполнения.

Приведенная ниже формула используется в столбце C. Мы проверяем, меньше ли срок оплаты в ячейке B2, чем сегодняшний день (функция TODAY возвращает сегодняшнюю дату с часов компьютера).

  = ЕСЛИ (В2 <СЕГОДНЯ (), "Просроченные", В2-СЕГОДНЯ ()) 

Что такое вложенные формулы IF?

Возможно, вы слышали о термине «вложенные IF» раньше. Это означает, что мы можем написать функцию IF внутри другой функции IF. Мы можем захотеть сделать это, если нам нужно выполнить более двух действий.

Одна функция IF способна выполнять два действия ( value_if_true и value_if_false ). Но если мы вставим (или вложим) другую функцию IF в раздел value_if_false , то мы можем выполнить другое действие.

Возьмите этот пример, где мы хотим отобразить слово «Отлично», если значение в ячейке B2 больше или равно 90, отобразить «Хорошо», если значение больше или равно 75, и отобразить «Плохо», если что-либо еще ,

  = ЕСЛИ (В2> = 90, "Отлично", ЕСЛИ (В2> = 75, "Хорошо", "Плохо")) 

Теперь мы расширили нашу формулу за пределы того, что может сделать только одна функция IF. И вы можете вложить больше функций IF, если это необходимо.

Обратите внимание на две закрывающие скобки в конце формулы — по одной для каждой функции IF.

Существуют альтернативные формулы, которые могут быть чище, чем этот вложенный подход IF. Одной из очень полезных альтернатив является функция SWITCH в Excel .

Логические функции AND и OR

Функции AND и OR используются, когда вы хотите выполнить более одного сравнения в своей формуле. Одна только функция IF может обрабатывать только одно условие или сравнение.

Возьмите пример, где мы дисконтируем значение на 10% в зависимости от суммы, которую тратит клиент, и сколько лет они были клиентом.

Сами функции AND и OR возвращают значение TRUE или FALSE.

Функция AND возвращает TRUE, только если выполняется каждое условие, а в противном случае возвращает FALSE. Функция OR возвращает TRUE, если выполняется одно или все условия, и возвращает FALSE, только если условия не выполняются.

Эти функции могут тестировать до 255 условий, поэтому они не ограничены только двумя условиями, как показано здесь.

Ниже приведена структура функций И ​​и ИЛИ. Они написаны одинаково. Просто замените имя И на ИЛИ. Это просто их логика, которая отличается.

  = И (логический1, [логический2] ...) 

Давайте посмотрим на пример того, как они оба оценивают два условия.

Пример функции AND

Функция AND используется ниже, чтобы проверить, потратил ли клиент не менее 3000 фунтов стерлингов и был ли он клиентом не менее трех лет.

  = И (В2> = 3000, С2> = 3) 

Вы можете видеть, что он возвращает FALSE для Мэтта и Терри, потому что, хотя они оба соответствуют одному из критериев, они должны соответствовать обеим функциям AND.

Пример функции OR

Функция ИЛИ используется ниже, чтобы проверить, потратил ли клиент не менее 3000 фунтов стерлингов или был клиентом не менее трех лет.

  = ИЛИ (В2> = 3000, С2> = 3) 

В этом примере формула возвращает TRUE для Matt и Terry. Только Джули и Джиллиан не выполняют оба условия и возвращают значение FALSE.

Использование AND и OR с функцией IF

Поскольку функции И и ИЛИ возвращают значение ИСТИНА или ЛОЖЬ, когда используются по отдельности, они редко используются сами по себе.

Вместо этого вы обычно будете использовать их с функцией IF или внутри функции Excel, такой как условное форматирование или проверка данных, чтобы выполнить какое-либо ретроспективное действие, если формула имеет значение TRUE.

В приведенной ниже формуле функция AND вложена в логический тест функции IF. Если функция AND возвращает TRUE, тогда скидка 10% от суммы в столбце B; в противном случае скидка не предоставляется, а значение в столбце B повторяется в столбце D.

  = ЕСЛИ (И (В2> = 3000, С2> = 3), В2 * 90%, В2) 

Функция XOR

В дополнение к функции ИЛИ, есть также эксклюзивная функция ИЛИ. Это называется функцией XOR. Функция XOR была представлена ​​в версии Excel 2013.

Эта функция может потребовать некоторых усилий, чтобы понять, поэтому практический пример показан.

Структура функции XOR такая же, как у функции OR.

  = XOR (логический1, [логический2] ...) 

При оценке только двух условий функция XOR возвращает:

• ИСТИНА, если любое условие оценивается как ИСТИНА.
• FALSE, если оба условия TRUE или ни одно из условий TRUE.

Это отличается от функции ИЛИ, потому что она вернула бы ИСТИНА, если оба условия были ИСТИНА.

Эта функция становится немного более запутанной, когда добавляется больше условий. Затем функция XOR возвращает:

• TRUE, если нечетное число условий возвращает TRUE.
• ЛОЖЬ, если четное число условий приводит к ИСТИНА, или если все условия ЛОЖЬ.

Давайте посмотрим на простой пример функции XOR.

В этом примере продажи делятся на две половины года. Если продавец продает 3000 и более фунтов стерлингов в обеих половинах, ему назначается Золотой стандарт. Это достигается с помощью функции AND с IF, как ранее в этой статье.

Но если они продают 3000 фунтов или более в любой половине, мы хотим присвоить им Серебряный статус. Если они не продают 3000 и более фунтов стерлингов в обоих случаях, то ничего.

Функция XOR идеально подходит для этой логики. Приведенная ниже формула вводится в столбец E и показывает функцию XOR с IF для отображения «Да» или «Нет», только если выполняется любое из условий.

  = IF (XOR (В2> = 3000, С2> = 3000), "Да", "Нет") 

Функция НЕ

Последняя логическая функция для обсуждения в этой статье — это функция NOT, и мы оставим самую простую последнюю. Хотя иногда поначалу бывает трудно увидеть использование этой функции в реальном мире.

Функция NOT меняет значение своего аргумента. Так что, если логическое значение ИСТИНА, тогда оно возвращает ЛОЖЬ. И если логическое значение ЛОЖЬ, оно вернет ИСТИНА.

Это будет легче объяснить на некоторых примерах.

Структура функции НЕ имеет вид;

  = НЕ (логическое) 

НЕ Функциональный Пример 1

В этом примере представьте, что у нас есть головной офис в Лондоне, а затем много других региональных сайтов. Мы хотим отобразить слово «Да», если на сайте есть что-то, кроме Лондона, и «Нет», если это Лондон.

Функция NOT была вложена в логический тест функции IF ниже, чтобы сторнировать ИСТИННЫЙ результат.

  = ЕСЛИ (НЕ (B2 = "London"), "Да", "Нет") 

Это также может быть достигнуто с помощью логического оператора NOT <>. Ниже приведен пример.

  = ЕСЛИ (В2 <> "Лондон", "Да", "Нет") 

НЕ Функциональный Пример 2

Функция NOT полезна при работе с информационными функциями в Excel. Это группа функций в Excel, которые что-то проверяют и возвращают TRUE, если проверка прошла успешно, и FALSE, если это не так.

Например, функция ISTEXT проверит, содержит ли ячейка текст, и вернет TRUE, если она есть, и FALSE, если нет. Функция NOT полезна, потому что она может отменить результат этих функций.

В приведенном ниже примере мы хотим заплатить продавцу 5% от суммы, которую он продает. Но если они ничего не перепродали, в ячейке есть слово «Нет», и это приведет к ошибке в формуле.

Функция ISTEXT используется для проверки наличия текста. Это возвращает TRUE, если текст есть, поэтому функция NOT переворачивает это на FALSE. И если ИФ выполняет свой расчет.

  = ЕСЛИ (НЕ (ISTEXT (В2)), В2 * 5%, 0) 

Овладение логическими функциями даст вам большое преимущество как пользователю Excel. Очень полезно иметь возможность проверять и сравнивать значения в ячейках и выполнять различные действия на основе этих результатов.

---

В этой статье рассматриваются лучшие логические функции, используемые сегодня. В последних версиях Excel появилось больше функций, добавленных в эту библиотеку, таких как функция XOR, упомянутая в этой статье. Будьте в курсе этих новых дополнений, вы будете впереди толпы.

I received a lot of questions on how to use IF function with 3 conditions, so I’ve decided to write an article on this topic.

The IF examples described in this article assume that you have a basic understanding of how the IF function works. All examples from this article work in Excel for Microsoft 365 or Excel 2021, 2019, 2016, 2013, 2010, and 2007.

IF is one of the most used Excel functions. In case you are unfamiliar with the IF function, then I strongly recommend reading my article on Excel IF function first. It’s a step-by-step guide, and it includes a lot of useful examples. It also shows the basics of writing an Excel IF statement with multiple conditions, but it’s not as detailed as this guide. Make sure you also download the exercise file.

As a data analyst, you need to be able to evaluate multiple conditions at the same time and perform an action or display certain values when the logical tests are TRUE. This means that you will need to learn how to write more complex formulas, which sooner or later will include multiple IF statements in Excel, nested one inside the other.

Let’s take a look at how to write a simple IF function with 3 logical tests.

The first example uses an IF statement with three OR conditions. We will use an IF formula which sets the Finance division name if the department is Accounting, Financial Reporting, or Planning & Budgeting.

The IF statement from cell E31 is:
=IF(OR(D31="Accounting", D31="Financial Reporting", D31="Planning & Budgeting"), "Finance", "Other")

This IF formula works by checking three OR conditions:

• Is the data from the cell D31 equal to Accounting? In our case, the answer is no, and the formula continues and evaluates the second condition.
• Is the text from the cell D31 equal to Financial Reporting? The answer is still no, and the formula continues and evaluates the third condition.
• Is the text from the cell D31 equal to Planning & Reporting? The answer is yes, our IF function returns TRUE, and displays the word Finance in cell E31.

Next, we focus our attention on an example that uses an IF statement with three AND conditions.

Our table shows exam scores for three exams. If the student received a score of at least 70 for all three exams, then we will return Pass. Otherwise, we will display Fail.

The IF statement from cell H53 is:
=IF(AND(E53>=70, F53>=70, G53>=70), "Pass", "Fail")

This IF formula works by checking all three AND conditions:

• Is the score for Exam 1 higher than or equal to 70? In our case, the answer is yes, and the formula continues and evaluates the second condition.
• Is the score for Exam 2 higher than or equal to 70? Well, yes it is. Now the formula moves to the third condition.
• Is the score for Exam 3 higher than or equal to 70? Yes, it is. Since all three conditions are met, the IF statement is TRUE and returns the word Pass in cell H53.

Excel IF statement with multiple conditions

The final section of this article is focused on how to write an Excel IF statement with multiple conditions, and it includes two examples:

• multiple nested IF statements (also known as nested IFS)
• formula with a mix of AND, OR, and NOT conditions

How many IF statements can you nest in Excel? The answer is 64, but I’ve never seen a formula that uses that many. Also, I’m sure that there are far better alternatives to using such a complicated formula.

Multiple nested IF statements

In this example, I have calculated the grade of the students based on their scores using a formula with 4 nested IF functions.

=IF(E107<60, "F", IF(E107<70, "D", IF(E107<80, "C", IF(E107<90, "B" ,"A"))))

Note: In this case, the order of the conditions influences the result of your formula. When your conditions overlap, Excel will return the [value_if_true] argument from the first IF statement that is TRUE and ignores the rest of the values. If you want your formula to work properly, always pay attention to the logical flow and the order of your nested IF functions.

If you have to write an IF statement with 3 outcomes, then you only need to use one nested IF function. The first IF statement will handle the first outcome, while the second one will return the second and the third possible outcomes.

Note: If you have Office 365 installed, then you can also use the new IFS function. You can read more about IFS on Microsoft’s website.

Multiple IF statements in Excel with AND, OR, and NOT conditions

I have saved the best for last. This example is the most advanced from this article, as it involves an IF statement with several other logical functions.

In the exercise file, I have included a list of orders. Each row includes the order date, the order value, the product category, and the free shipping flag. We want to flag orders as eligible if the following cumulative logical conditions are met:

• the order was placed during 2020
• the order includes products from only two categories: PC or Laptop
• the order was not flagged as Free shipping

The formula I’ve used for cell H80 is shown below:

=IF(AND(D80>=DATE(2020,1,1), D80<=DATE(2020,12,31), OR(F80="PC", F80="Laptop"), NOT(G80="Yes")), "Eligible", "Not eligible")

Here’s how this works:

1. AND makes sure that all the logical conditions need to be met to flag the order as Eligible. If any of them is FALSE, then our entire IF statement will return the [value_if_false] argument.
2. D80>=DATE(2020,1,1) and D80<=DATE(2020,12,31) check if the order was placed between January 1st and December 31st, 2020.
3. OR is used to check whether the product category is PC or Laptop.
4. Finally, NOT is used to check if the Free shipping flag is different from Yes.

I’ve also added a video that shows how to nest IF functions in case you are still having difficulties understanding how a nested IF formula works.

And there you have it. I hope that after reading this guide, you have a much better understanding of using IF function with 3 logical tests (or any number actually). While it may seem intimidating at first, I guarantee that if you write an IF formula with multiple criteria daily, your productivity will eventually skyrocket.

This is why, if you have any questions on how to use IF function with 3 conditions, please leave a comment below and I will do my best to help you out. I reply to every comment or email that I receive.