Хранить данные в excel

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж  должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table). На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW). Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY).

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP). Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation), указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer). Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Sub Add_Sell()
    Worksheets("Форма ввода").Range("A20:E20").Copy                         'копируем строчку с данными из формы
    n = Worksheets("Продажи").Range("A100000").End(xlUp).Row                'определяем номер последней строки в табл. Продажи
    Worksheets("Продажи").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'вставляем в следующую пустую строку
    Worksheets("Форма ввода").Range("B5,B7,B9").ClearContents               'очищаем форму
End Sub

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button):

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations). В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table). В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh), т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX).

Ссылки по теме

• Как использовать функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска и подстановки значений
• Как заменить ВПР функциями ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
• Автоматическое заполнение форм и бланков данными из таблицы
• Создание отчетов с помощью сводных таблиц

Формат хранения данных для совместного доступа в облаке

Наш удаленный офис состоит из 30 человек. Работа связана исключительно с SEO под США. А это предполагает, что денно и нощно — так как работники разбросаны по разным временным поясам — мы ищем и находим сотни ссылок, контактов, характеристик. Информация собирается лавинообразно, в день таблицы увеличиваются на 1200-3000 ячеек. Умножьте это на полгода работы… Уже сегодня голова идет кругом.

Я думаю, что любая виртуальная компания подобного типа, которая работает с большим объемом данных, на определенном этапе задумывается о смене формата их хранения. В данной заметке я хочу затронуть проблему, описанную в сабже, и обсудить с комментаторами вопросы, вынесенные в конец материала. Заранее извиняюсь за отсутствие деталей, не можем вынести все самое вкусное на всеобщее обсуждение.

Microsoft Excel

Сделаем флешбек на полтора года назад. Когда во главе команды стоит один человек (в данном случае я), возлагающий на себя абсолютно все обязанности, он без проблем управляется со всем своим «богатством» через Microsoft Excel. Будь то ссылки, email-адреса, телефоны или другая информация — старый добрый «Эксель» устроен так, что проблем с его освоением не возникает. Если поначалу руки растут не из того места, ничего страшного — со временем все важные функции осваиваются по мере надобности.
Изначально было не так и сложно копировать ячейки из одной вкладки в другую. Этот «мартышкин труд» не напрягал и даже в некоторой степени увлекал. Все данные умещались в одном-единственном файле, разбитом на вкладки. Та информация, которая скапливалась и хранилась в архивных целях (то бишь, активный доступ к ней не предполагался) выносилась в дополнительный файл. На дворе был 2010-й год.

Google Docs

Взглянем на то, как за год работы одного человека возросли объемы данных.

1 вкладка (.xls, Excel) => 10 вкладок (.xls, Excel) => 5 файлов (.xls, Excel)

В результате образовалось 3 файла, суммарный объем которых не превышал 100 тыс. заполненных ячеек.
Когда работать одному стало невмоготу, решили собрать виртуальный офис, где, как и положено, каждый будет выполнять свой спектр работ.
Наступил 2011-й год… Незамедлительно было принято решение перенести все базы на Google Docs, чтобы обеспечить одновременное редактирование документов. Основных мотивов для перехода на онлайн-платформу не так много. Но, согласитесь, они перевешивают все остальное:

• Возможность совместной работы
• Надежность хранения
• Бесплатность

Найти другую онлайн-альтернативу Google Docs было можно, но не нужно (извините за косноязычие). Лучше ничего и не было, да и нет. Мы не будем здесь обсуждать все возможные варианты, которые мы протестировали, чтобы не бросать тень на альтернативные бесплатные сервисы. Вывод один: их не много, все они функционально отстают от Google Docs. Если кто-то не согласен, отпишите, пожалуйста, в комментариях. Автор может ошибаться.
Однако ложка дегтя нашлась, и не одна, а целый черпак. Очень быстро стали выявляться недостатки Google Docs по отношению Excel, и помимо этого. Документов, с которыми работали активно, со временем становилось все больше, их стала порядка 10. Каждый день документы пополнялись на 500-1000 строк, а это еще нужно умножить на 2, чтобы получить количество заполняемых ячеек. И тут лимиты Google Docs дали о себе знать. 400тыс. ячеек, господа, не более.

К сожалению, это еще не все неудобства. Что еще?

• Нет многих нужных опций (удаление дублей, нельзя выделять часть текста в ячейках и подобные жизненно важные мелочи)
• По сравнению с Excel, уменьшилась скорость копирования ячеек и перехода из одного документа в другой, раза в 2.
• Интернет-зависимость (в прямом смысле) и потребление трафика. Нет Интернета — нет доступа к данным.
• Поскольку мы работаем с URL’ами, приходится вычищать документы от гиперссылок.

Чтобы не быть голословным, передам слово коллегам. Вот на что они жалуются:
Артур:
Раздражает лимит в 400 000 ячеек
Тормоза, сегодня вообще невозможно пользоваться доками, просто не грузятся
Паша:
Ага меня тоже клинит. что не могу больше 1000 ссылок добавить в док
Игорь:
В доках всегда смущают и раздражают лаги и эроры частые! + не перенести больше 1000 ячеек одновременно.
Ольга:
На данный момент в Google Docs неудобно:
1. Перенос из дока в док — приходится удалять, переносится только по вкладкам.
2. При поиске, если не находит в одном документе, или для подстраховки приходится искать поочередно в 3х-4х документах. Если переход на SQL даст возможность объединить все данные в одну базу, это ускорит поиск и поможет избежать дублей!!!

Ну и сегодня после 13.00 гуглдоки просто отказались работать.

Лада: «не перенести больше 1000 ячеек одновременно.». У меня вчера даже шесть ячеек перенести не получалось) На десерт — две рядовых проблемы:
И раз…

И два…

К чему мы пришли, или кризис среднего возраста

5 файлов (.xls, Excel) => 20 файлов Google Docs => ???

2011-й год, июнь. Хранить данные в таблицах становится все сложнее. Кроме того, поджимают лимиты Google Docs: нам приходится создавать новые документы, а работающим с почтой — прыгать из одного дока в другой. Вчера два дня подряд отдельные сотрудники и вовсе не могли достучаться до небес.
Разбивать документы на более мелкие — не лучшее решение: приходится открывать по несколько документов, и в каждом из них искать нужную информацию. А если есть дубли? Каждую ссылку не проверишь по 2 раза.

Оля:
я сейчас каждую ссылку прогоняю по файлам «упр.почтой», «упр. почтой2» и «второй прогон», иногда еще и «обзвон и письма» для проверки, в общем пару минут занимает, вместо поиска в несколько секунд по одному объединенному документу.
Представьте, что в идеале на один ручной поисковый запрос (URL, email) в документ уходит 10 секунд (это при учете того, что окно поиска открыто регулярно). Это без учета того, что он еще и спину почешет, и зевнет, перед тем, как приступить к поиску.
Даже 10 минут экономии в день — это выигрыш в 4 часа времени в месяц (10 минут умножаем на 22 рабочих дня). Если перемножить еще на 10 (количество работников, активно использующих поиск в Google Docs), без экономии этих секунд «в трубу» улетает 40 рабочих часов. А оплата у нас, фактически, почасовая.

Куда мы идем?

Все вышесказанное наводит на мысли о том, что для всей информации нужна единая база с разбиением на категории, а не файлы. Что я имею в виду? Смена категории должна производиться двумя кликами, а не телодвижениями вроде: скопировать ячейку (еще попробуй с первого раза попасть в нужную область), вставить в другой документ, удалить из старого. Да, пока Google Docs не научился вырезать информацию из одной вкладки в другую, только в пределах одной книги. А еще дурацкая активация гиперссылок принуждает чистить документы от активных URL’ов регулярно. В общем, начинает выводить из себя любая мелочь. Или вот еще пример.

Мы должны отказаться от таблиц в их Exel’eвской и GDocs’овской сущности.

Я давно предлагал начальнику начать хранить данные не в Excel или Google Docs, а в SQL. Сейчас у нас десятки тысяч строк с различными данными. Все это более-менее приведено к единому формату: дата, URL, comment и т. д. Поэтому мы можем бескровно перенести все, что у нас скопилось, в единую SQL-БД.
Но в чем проблема? SQL в виде базы данных не откроешь в Блокноте, не станешь редактировать вручную. С одной стороны, БД будет посложнее в освоении, с другой стороны, как сделать хранение данных простым и общедоступным. Нужна «человеческая» оболочка, UI, причем «заточенная» именно под наши нужды. Собственно, вот они, наши требования:

1. Через поиск мы сможем найти все, что нам нужно: от наличия ссылки в блеклисте (blacklist) до ссылки в отчетах (whitelist). Это уменьшает вероятность повторной отправки письма клиенту и дублей соответственно. С помощью фильтров поиска можем отсеивать ссылки в базе по заданному критерию.
2. В столбцах мы можем указывать все что нам угодно, и строки не будут расползаться на весь экран. Работники смогут экспортировать/импортировать данные в SQL-формате,
3. Строки таблицы будут «именными»: содержать запись о том, что именно Иванов нашел информацию, повлекшую за собой (не-)приятности. Таким образом, мы сможем проследить судьбу каждой ссылки.
4. Управление с помощью планировщика Cron, который сможет по расписанию делать со ссылками все, что нам угодно: перепроверять PR и Ext. links. Фактически, отпадает нужда в скриптах Google Docs.
5. В SQL нет таких лимитов, как в Google Docs. Базы хватит нам на всю жизнь.
6. Удобный Backup в пару кликов.
7. Для того, чтобы перенести строку из одной инстанции в другую, нам не нужно будет прыгать между файлами. Меняем категорию для ссылок (можно с помощью флажков) — и готово. Пример? Проделали над ссылками работу — поменяли категорию на «XXX». Обзвонщики открывают свою категорию XXX (выводится список их категории). Если ссылка больше не интересует- меняем категорию на Blacklist и редактируем примечание. И так далее.
8. Быстрый импорт/экспорт. Например, мы можем сортировать данные по нужным параметрам в пару кликов мыши, экспортировать таблицы в CSV, всего лишь щелкнув на значок.

Разумеется, это еще не все требования, однако уже сегодня этого катастрофически не хватает в том же Google Docs.
Предположительно, SQL-база может работать под управлением CMS Drupal. Почему Drupal? Для нее написано определенное количество модулей, которые мы сможем применить под наши нужды (хотя бы пару из них, остальное напишется потом). У этой CMS большое сообщество, русскоязычное в том числе. Масштабируемость нагрузки и прочие плюшки рилагаются.

Но и тут — проблема. Мы не хотим изобретать новый велосипед. Все-таки, решение кардинальным образом скажется на производительности всего многочисленного офиса. Как бы не вышло так, что, перенеся все данные на Drupal, нам не пришлось бы потом все переносить все обратно, посыпая голову пеплом? Потом еще меня индивидуально будут долго и мучительно наказывать за то, что я предложил такое решение. Как начальство, так и подчиненные.
Итак, нужна помощь знатоков. Предлагаю на обсуждение следующие вопросы:

• Какая СУБД лучше всего подходит для хранения больших объемов информации, в районе 10 млн. ячеек и более. MySQL? Oracle?!
• Управление БД посредством Drupal — насколько оно эффективно?
• Какие решения, помимо баз данных, можно использовать в сравнительно небольшой компании?
• Есть ли смысл содержать программиста Drupal на постоянной основе? Поначалу можем переместить только часть данных в SQL, а что-то хранить в GDocs, например, отчеты.

Заранее благодарю за любые советы.

База данных в Excel: особенности создания, примеры и рекомендации

​Смотрите также​ вычислять продажи по​- город и​ все содержимое поля.​ А реляционная база​ заголовкам нажать комбинацию​ Т.е. в первой​ все возможности для​ базами данных, например​ и разблокировка ячеек​ таблиц и предоставьте​ в отдельной таблице.​ данных, удовлетворяющих условию.​ необходимое условие. Иначе​ можно работать и​ Excel учитывает такое​Допустим, мы хотим создать​Excel является мощным инструментом,​

Что такое база данных?

​ регионам, клиентам или​ регион (адрес, ИНН,​ Если хотим спрятать​ данных структурирует информацию​ горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.​ строке будет самый​ формирования простых баз​ Access, Excel оптимизирована​ на листе для​ профессионально регулярно диаграммы,​ Хранения адресов отдельно​ДСТАНДОТКЛ​ постоянно придется тратить​ в таком состоянии,​ желание пользователя. Это​ базу данных собранных​ совмещающим в себе​ категориям. В старых​ банковские реквизиты и​ какие-то элементы, сбрасываем​ в строки и​Далее скопируйте все заголовки​ дешевый продукт, в​ данных и удобной​ для вычисления и​ предотвращения случайного изменения​ следует использовать отчетов​

​ от имен имеет​Оценивает стандартное отклонение по​ время на пролистывание​ как она представлена​ можно сделать несколькими​ средств с родителей​

Создание хранилища данных в Excel

​ большинство полезных и​ версиях Excel для​ т.п.) каждого из​ птички напротив их.​ столбцы. Несмотря на​ столбцов базы данных​ последней – самый​ навигации по ним.​ анализ данных. Гибкие​ важных данных другими​ сводной таблицы или​

​ смысл, так как​ выборке из выделенных​ листа, чтобы посмотреть,​ сейчас, но многие​ способами:​ в фонд школы.​ нужных пользователям функций.​ этого потребовалось бы​ них.​Жмем «ОК». В примере​ то что стандартный​

​ и вставьте их​ дорогой. Выделяем столбец​Как сделать базу данных​ программу можно использовать​ пользователями.​ сводной таблице диаграмм​ каждый клиент может​ записей базы данных.​ какой строке или​ возможности при этом​• Можно выделить всю​

Особенности формата ячеек

​ Размер суммы не​ К ним относятся​ использовать несколько функций​Таблица​ мы скроем клиентов,​ пакет MS Office​ в первую строку​ с ценой и​ в Excel, чтобы​ для построения модели​Защита на уровне файла​ в Excel вместо​ иметь несколько адресов,​ДСТАНДОТКЛП​ столбцу соответствует определенное​ будут урезаны. Ниже​ информацию, содержащуюся на​ ограничен и индивидуален​ графики, таблицы, диаграммы,​ВПР (VLOOKUP)​Продажи​ с которыми заключали​ имеет отдельное приложение​ листа для вспомогательной​ на вкладке ГЛАВНАЯ​ не было удобно​

​ для анализа данных,​    На уровне файла можно​ похожих функций в​ и вы хотите​Вычисляет стандартное отклонение по​ значение.​ мы разберем, как​ листе Excel, скопировать​ для каждого человека.​ ведение учета, составление​для подстановки цен,​будет использоваться нами​ договоры в прошлом​ для создания и​ таблицы критериев.​ выбираем СОРТИРОВКА И​ не только хранить,​ писать простые и​ использовать шифрование в​ Access.​

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

​ иметь возможность ввести​ генеральной совокупности из​Выделяем ячейку, области сверху​ сделать БД более​ ее и перенести​ Пусть в классе​ расчетов, вычисления различных​ категорий, клиентов, городов​ впоследствии для занесения​ и текущем году.​ ведения баз данных​Пространство для заполнения критериев​ ФИЛЬТР.​ но и обрабатывать​ сложные формулы для​ обеих программах можно​Access и Excel можно​ несколько адресов для​

Фиксация «шапки» базы данных

​ выделенных записей базы​ и слева от​ функциональной.​ в другую программу.​ учится 25 детей,​ функций и так​ и т.д. в​ в нее совершенных​Чтобы задать условие для​ – Microsoft Access,​ запросов выше данных​Т.к. мы решили, что​ данные: формировать отчеты,​ выполнения вычислений с​ предотвратить несанкционированное могли​ использовать в среде​ каждого клиента без​ данных.​ которой нужно закрепить.​Работа с базами данных,​ Для этого выделите​ значит, и родителей​

​ далее. Из этой​ таблицу​ сделок.​ фильтрации поля типа​ пользователи активно используют​ базы.​

Продолжение работы над проектом

​ сверху будет меньшая​ строить графики, диаграммы​ этими данными любым​ видеть данные. Можно​ совместной работы, таких​ необходимости повторного ввода​БДСУММ​

​ Она будет располагаться​ прежде всего, предусматривает​ данные, предназначенные для​ будет соответствующее количество.​ статьи мы узнаем,​Продажи​Само-собой, можно вводить данные​ «больше», «меньше», «равно»​ Microsoft Excel для​Сначала попытаемся получить номер​ цена, выбираем ОТ​ и т.д.​ способом, который вы​ также указать, что​ как Windows SharePoint​ имя клиента для​Суммирует числа в поле​ сразу под шапкой​ возможность упорядочивания, отбора​ копирования, и щелкните​

Как создать раскрывающиеся списки?

​ Чтобы не нагромождать​ как создать базу​. Это требует времени​ о продажах непосредственно​ и т.п. числа,​ этих же целей.​ фактуры по фамилии​ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ.​Для начала научимся создавать​ хотите данных сводной​ пароль вводиться для​ Services и общие​

​ каждого адреса.​ для записей базы​ и справа от​ и сортировки записей.​ правой кнопкой мышки.​ базу данных большим​ данных в Excel,​ и сил от​ в зеленую таблицу​ в списке фильтра​ Ведь возможности программы​ клиента:​ Появится еще одно​ БД с помощью​ таблицы и представления​ открытия файла базы​ папки, но существует​Локальные сравнении внешних данных​ данных, удовлетворяющих условию.​ наименований записей.​ Подключим эти функции​ В контекстном меню​ числом записей, стоит​ для чего она​ нас, а также​Продажи​

Диапазон значений в Excel

​ нужно выбрать команду​ позволяют: сортировать; форматировать;​В ячейке D2 введите​ окно, где в​ инструментов Excel. Пусть​ данных в различных​ данных или в​ ряд различий в​    Access можно использовать для​БДДИСП​Находясь во вкладке​ к нашей БД.​

​ нажимайте «Копировать». Затем​ сделать раскрывающиеся списки,​ нужна, и какие​ «кушает» немало ресурсов​, но это не​ «Числовые фильтры».​ фильтровать; редактировать; систематизировать​ фамилию Антонова.​ качестве предполагаемого действия​ мы – магазин.​ профессионально оформленных диаграмм.​ другую книгу. Кроме​ нужным данных может​ подключения к данным​Оценивает дисперсию по выборке​«Вид»​Выделяем информацию того поля,​ переключитесь на Access,​ которые спрячут лишнюю​ советы помогут нам​ Excel. Начиная с​ всегда удобно и​Если мы хотим видеть​ и структурировать информацию.​В ячейке A3 введите​ выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ​ Составляем сводную таблицу​Программу Microsoft Excel следует​ того можно защитить​ осуществляться несколькими пользователями.​ из разнообразных внешних​

​ из выделенных записей​кликаем по кнопке​ по которому собираемся​ выберите вкладку «Таблица»,​ информацию, а когда​ облегчить с ней​ Excel 2013 все​

​ влечет за собой​ в таблице клиентов,​То есть все то,​ следующую формулу:​ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы​ данных по поставкам​ использовать при следующих​

​ файл базы данных​Нескольким пользователям доступ к​ источников данных, так​ базы данных.​«Закрепить области»​ провести упорядочивание. Кликаем​ группу «Представления» и​ она снова потребуется,​ работу.​ можно реализовать существенно​ появление ошибок и​ с которыми заключили​ что необходимо для​Сразу же получаем готовый​ остальные столбцы тоже​ различных продуктов от​ условиях.​ или в другую​ данным​

​ что можно просмотреть​БДДИСПП​, которая расположена в​ по кнопке «Сортировка»​ смело кликайте на​ они услужливо предоставят​Это специальная структура, содержащая​ проще, просто настроив​ опечаток из-за «человеческого​ договор на 3​ работы с базами​

Внешний вид базы данных

​ результат как показано​ подстроились под сортировку.​ разных поставщиков.​Требование плоской или нереляционных​ книгу путем применения​    В обычном режиме работы​ запрос и изменять​Вычисляет дисперсию по генеральной​ группе инструментов​ расположенной на ленте​ кнопку «Представление». Выбирайте​ ее опять.​ и хранящая в​ связи между таблицами.​ фактора». Поэтому лучше​ и более лет,​ данных. Единственный нюанс:​ ниже на рисунке:​Видим, что данные выстроились​№п/п​

Как перенести базу данных из Excel в Access

​ представления данных вместо​ цифровая подпись.​ позволяет нескольким пользователям​ данные без необходимости​ совокупности для выделенных​«Окно»​ во вкладке​ пункт «Режим таблицы»​Копируем названия полей и​ себе информационные материалы​Для этого на вкладке​ будет на отдельном​ вводим соответствующие значения​ программа Excel -​Формула нашла соответствующий номер​

​ по увеличивающейся цене.​Продукт​ реляционная база данных,​Ограниченный доступ к данным​ одновременно; открытие одной​ импортировать его. Например​ записей базы данных.​

​. В выпадающем списке​«Данные»​ и вставляйте информацию,​ переносим их на​ самого разного назначения.​Данные (Data)​ листе сделать специальную​ в меню пользовательского​ это универсальный аналитический​ фактуры для клиента​Примечание! Сделать сортировку по​Категория продукта​ который используется в​    В Excel можно указать​ базы данных Access​ в Access предусмотрена​Примечание:​ выбираем значение​в блоке инструментов​ щелкнув правой кнопкой​ пустой лист, который​

​ Говоря простым языком,​нажмите кнопку​ форму для ввода​ автофильтра.​ инструмент, который больше​ с фамилией Антонова.​ убыванию или увеличению​Кол-во, кг​ нескольких таблицах, а​ на основе пользователя​

​ Это работает хорошо,​ команды для подключения​Мы стараемся как​«Закрепить области»​«Сортировка и фильтр»​ мышки и выбрав​ для удобства также​ это набор организованных​Отношения (Relations)​ данных примерно такого​Готово!​ подходит для сложных​Разбор принципа действия функции​ параметра можно через​Цена за кг, руб​ когда данные в​ разрешения на доступ​ так как Microsoft​ к существующие данные​ можно оперативнее обеспечивать​.​.​ «Вставить».​

​ необходимо назвать. Пусть​ и разложенных по​

​. В появившемся окне​

fb.ru

Создание базы данных в Microsoft Excel

​ вида:​Поэкспериментируем с фильтрацией данных​ расчетов, вычислений, сортировки​ БИЗВЛЕЧЬ для работы​ автофильтр. При нажатии​Общая стоимость, руб​ основном числовые.​ к данным или​ Access блокирует только​ в базе данных​ вас актуальными справочными​Теперь наименования полей и​Сортировку можно проводить практически​• Можно импортировать лист​ это будет, к​ полочкам сведений. Сколько​ нажмите кнопку​В ячейке B3 для​

​ по выделенным ячейкам.​ и даже для​

Процесс создания

​ с базами данных​ стрелочки тоже предлагается​Месяц поставки​Часто выполнять вычисления и​ задать права только​

​ те данные, редактировать;​ Microsoft SQL Server,​​ материалами на вашем​​ записей будут у​ по любому параметру:​ формата .xls (.xlsx).​

​ примеру, «Родители». После​​ человек учатся в​​Создать (New)​ получения обновляемой текущей​ Допустим, нам нужно​

​ сохранения структурированных данных,​ в Excel:​ такое действие.​Поставщик​

Создание таблицы

​ статистические сравнения данных.​ для чтения, другие​

1. ​ в результате другие​ dBASE файла или​

   

2. ​ языке. Эта страница​ вас всегда перед​

   

3. ​имя по алфавиту;​ Откройте Access, предварительно​

   

4. ​ того как данные​ классе, их характеристики,​и выберите из​ даты-времени используем функцию​ оставить в таблице​ но в небольших​БИЗВЛЕЧЬ – главная функция​

​Нам нужно извлечь из​Принимал товар​

​Хотите использовать отчеты сводных​​ пользователи могли вносить​ пользователи могут редактировать​

Присвоение атрибутов базы данных

​ папки Outlook, а​ переведена автоматически, поэтому​ глазами, как бы​дата;​ закрыв Excel. В​ будут скопированы, под​ даты рождения и​

1. ​ выпадающих списков таблицы​​ТДАТА (NOW)​​ только те компании,​

   
2. ​ объемах (не более​ базы данных в​ БД товары, которые​С шапкой определились. Теперь​ таблиц для просмотра​​ изменения в данные,​​ различных записей без​

   

3. ​ также других источников​​ ее текст может​​ далеко вы не​число и т.д.​ меню выберите команду​ ними записываем в​ табель успеваемости –​ и названия столбцов,​. Если время не​ которые работают в​ миллиона записей в​ Excel. В первом​​ покупались партиями от​​ заполняем таблицу. Начинаем​ иерархических данных в​ которые они имеют​ конфликтов. В Excel​ данных. Excel можно​ содержать неточности и​ прокручивали лист с​В следующем появившемся окне​ «Импорт», и кликните​ пустые ячейки все​ все это в​ по которым они​ нужно, то вместо​ Беларуси.​​ одной таблице, у​​ аргументе функции вводим​

   

4. ​ 25 кг и​​ с порядкового номера.​​ компактном и гибком​ доступ к. Access​ вы можете поделиться​ использовать для подключения​​ грамматические ошибки. Для​​ данными.​ будет вопрос, использовать​ на нужную версию​ необходимые сведения.​ совокупности представляет собой​

​ должны быть связаны:​ТДАТА​Выделяем те данные, информация​ версии 2010-го года​ диапазон просматриваемой базы​ более. Для этого​ Чтобы не проставлять​ представлении.​ не предоставляет возможности​ книги с другим​ к различным источникам​ нас важно, чтобы​Урок:​

Сортировка и фильтр

​ ли для сортировки​ программы, из которой​Для того чтобы база​ базу данных. Она​Важный момент: таблицы нужно​можно применить функцию​

1. ​ о которых должна​ выпуска ).​ данных вместе с​ на ячейке КОЛ-ВО​ цифры вручную, пропишем​Планирование регулярно создавать диаграммы​​ безопасности на уровне​​ пользователям, но лучший​​ данных, включая Access,​​ эта статья была​

   

   ​Как закрепить область в​ только выделенную область​

   • ​ будете импортировать файл.​
   • ​ данных MS Excel​
   • ​ нужна везде –​
2. ​ задавать именно в​СЕГОДНЯ (TODAY)​ остаться в базе​База данных – набор​ заголовками. Во втором​ нажимаем стрелочку фильтра​ в ячейках А4​ и хотите использовать​​ пользователя, но Access​​ функций совместной работы​

   

3. ​ SQL Server и​ вам полезна. Просим​​ Экселе​​ или автоматически расширять​ Затем нажимайте «ОК».​ предоставляла возможность выбора​
   • ​ на промышленных и​​ таком порядке, т.е.​​.​ видной. В нашем​ данных, распределенных по​ аргументе функции указываем​​ и выбираем следующие​​ и А5 единицу​
   • ​ новые форматы построения​​ поддерживает модель безопасности​​ нескольких пользователей при​ баз данных служб​ вас уделить пару​Для некоторых полей таблицы​ её. Выбираем автоматическое​• Можно связать файл​ данных из раскрывающегося​ технических предприятиях, в​ связанная таблица (​​В ячейке B11 найдем​​ случае находим в​​ строкам и столбцам​​ адрес ячейки где​ параметры.​​ и двойку, соответственно.​​ диаграмм, доступных в​​ пользователя любого сервера​​ работе с данными​
   • ​ Analysis Services, текста​ секунд и сообщить,​​ оптимально будет организовать​​ расширение и жмем​ Excel с таблицей​ списка, необходимо создать​

   ​ образовательных и медицинских​Прайс​ цену выбранного товара​​ столбце страна –​​ для удобного поиска,​

   

   ​ будет возвращено значение​В появившемся окне напротив​ Затем выделим их,​ Excel.​ базы данных, который​ в этой книге​ и XML-файлы и​

   

4. ​ помогла ли она​ выпадающий список, чтобы​ на кнопку​ в программе Access.​ специальную формулу. Для​ учреждениях, в силовых​) не должна содержать​​ в третьем столбце​​ «РБ». Щелкаем по​​ систематизации и редактирования.​​ соответствующие критериям поискового​

   

5. ​ условия БОЛЬШЕ ИЛИ​ схватимся за уголок​Необходимо выделять данные с​ подключается к. Например​ в разные моменты​ источников данных ODBC​ вам, с помощью​ пользователи, добавляя новые​«Сортировка…»​ Для этого в​ этого нужно присвоить​ структурах и даже​ в ключевом столбце​ умной таблицы​ ячейке правой кнопкой​​ Как сделать базу​​ запроса. Третьим аргументом​

   

   ​ РАВНО вписываем цифру​ получившегося выделения и​ помощью значков условного​ при связывании со​ времени вместо одновременно.​ и OLE DB.​

6. ​ кнопок внизу страницы.​ записи, могли указывать​.​ «Экселе» нужно выделить​ всем сведениям о​ в заведениях общественного​ (​Прайс​ мыши.​ данных в Excel?​​ является диапазон ячеек,​​ 25. Получаем выборку​

   

7. ​ продлим вниз на​ форматирования, гистограммы, цветовые​ списком SharePoint доступа​​ В результате совместной​​ Тем не менее​

​ Для удобства также​​ только определенные параметры.​Открывается окно настройки сортировки.​

Поиск

​ диапазон ячеек, содержащих​ родителях диапазон значений,​ питания. Ведь список​Наименование​

1. ​с помощью функции​Выполняем последовательно команду: «фильтр​​Вся информация в базе​​ содержащий следующие условия:​ с указанием продукты,​​ любое количество строк.​​ шкалы.​​ heeds разрешениями пользователей​​ работы пользователей базы​

   

2. ​ не может изменять​ приводим ссылку на​ Это актуально, например,​ В поле​​ необходимую информацию, и,​​ имена. Переходим на​​ блюд, их рецептура​​) повторяющихся товаров, как​

   

3. ​ВПР (VLOOKUP)​ – фильтр по​ данных содержится в​ заголовок столбца БД​

   

   ​ которые заказывались партией​ В небольшом окошечке​Чтобы выполнять сложный анализ​

​ для списка SharePoint.​​ данных Access на​ данные, чтобы изменить​

Закрепление областей

​ оригинал (на английском​ для поля​«Сортировать по»​ кликнув на них​ тот лист, где​ с калорийностью, а​ это происходит в​. Если раньше с​ значению выделенной ячейки».​ записях и полях.​ и диапазон для​ больше или равной​ будет показываться конечная​

1. ​ гипотетических для своих​ Если вы хотите​набор данных​ исходные данные через​ языке) .​«Пол»​указываем имя поля,​

   

2. ​ правой кнопкой мыши,​​ записаны все данные​​ также описание тоже​​ таблице​​ ней не сталкивались,​ Готово.​​Запись – строка в​​ поиска под этим​ 25 кг. А​​ цифра.​​ данных, например анализ​

​ оставить несанкционированное доступа​и пользователи книги Excel​ интерфейс пользователя Microsoft​Microsoft Access и Microsoft​. Ведь тут возможно​ по которому она​ задать имя диапазона.​

​ под названием «Родители»​​ является вместилищем данных.​Продажи​

Выпадающий список

​ то сначала почитайте​Если в БД содержится​ базе данных (БД),​ заголовком. Вспомогательная табличка​ т.к. мы не​Примечание. Данную таблицу можно​ научных и регрессионный​ к данным, можно​​ совместная работа над​​ Excel.​ Excel обладают сходства,​ всего два варианта:​

1. ​ будет проводиться.​ Сохраните данные и​ и открываем специальное​Здесь мы разобрались. Теперь​. Другими словами, связанная​ и посмотрите видео​ финансовая информация, можно​

   

2. ​ включающая информацию об​ критериев поискового запроса​ убирали сортировку по​ скачать в конце​ анализ.​​ зашифровать базу данных​​документом​

   

3. ​Access и Excel предоставляют​ которые могут затруднить​ мужской и женский.​В поле​ закройте Excel. Откройте​ окно для создания​ нужно узнать, что​

   

4. ​ таблица должна быть​ тут.​ найти сумму по​ одном объекте.​ к базе данных,​​ цене, то эти​​ статьи.​​Требуется для отслеживания элементов​​ с помощью паролей.​.​ команды для подключения​​ решить, какое приложение​​Создаем дополнительный список. Удобнее​

   

5. ​«Сортировка»​ «Аксесс», на вкладке​​ имени. К примеру,​​ представляет собой база​ той, в которой​​В ячейке B7 нам​​ разным параметрам:​​Поле – столбец в​​ должна быть так​​ продукты расположились еще​​По базе видим, что​ в простой список,​ Пользователям необходимо ввести​С помощью служб Windows​ к данным в​ следует использовать. Например​ всего его будет​​указывается, как именно​​ под названием «Внешние​

​ в Excel 2007​ данных в Excel,​ вы искали бы​ нужен выпадающий список​сумма (суммировать данные);​ БД, содержащий однотипные​ сформулирована, чтобы критерии​ и в порядке​

​ часть информации будет​ для личного использования​ пароль на чтение​ SharePoint Services для​ списках Windows SharePoint Services.​ обе программы можно​ разместить на другом​ она будет выполняться.​

​ данные» выберите пункт​​ это можно сделать,​ и как ее​

​ данные с помощью​ с товарами из​счет (подсчитать число ячеек​ данные обо всех​ однозначно и точно​ ее возрастания.​ представляться в текстовом​ или целях ограниченный​ данных из базы​ совместной работы​ Тем не менее,​ хранить большие объемы​ листе. В нём​ Для БД лучше​ «Электронная таблица Эксель»​ кликнув на «Формулы»​ создать.​ВПР​ прайс-листа. Для этого​

​ с числовыми данными);​

lumpics.ru

Функции базы данных (справка)

​ объектах.​​ определяли данные, которые​И еще одна полезная​ виде (продукт, категория,​ совместной работы.​ данных, даже если​    Интегрируйте обе программы с​ в программе Excel​ данных запустить мощные​ указываем перечень значений,​ всего выбрать параметр​ и введите ее​ и нажав «Присвоить​

​База, создаваемая нами, будет​, если бы ее​ можно использовать команду​среднее значение (подсчитать среднее​Записи и поля БД​

​ нужно найти в​	​ функция, которая позволит​
​ месяц и т.п.),​	​Учет​ они доступ к​
​ помощью технологий Microsoft​	​ существует только только​ средства запросов и​
​ которые будут появляться​	​«Значения»​ название. Затем щелкните​
​ имя». В поле​	​ простой и без​ использовали.​Данные — Проверка данных​
​ арифметическое);​	​ соответствуют строкам и​ БД. Если же​ посчитать сумму, произведение,​
​ а часть –​	​    Вы можете использовать мощные​ нему с помощью​ Windows SharePoint Services,​
​ для чтения подключения​	​ инструменты анализа срез​ в выпадающем списке.​.​
​ по пункту, который​	​ имени записываем: ФИО_родителя_выбор.​ изысков. Настоящие же​Само-собой, аналогичным образом связываются​
​ (Data — Validation)​	​максимальные и минимальные значения​ столбцам стандартной таблицы​ функция БИЗВЕЧЬ возвращает​ максимальное, минимальное или​
​ в финансовом. Выделим​	​ вычислительные функции Excel​ другой программы, такой​ например списки и​
​ к спискам SharePoint;​	​ и поперечные срезы,​Выделяем этот список и​В поле​
​ предлагает создать таблицу​	​ Но что написать​ вместилища данных -​ и таблица​

support.office.com

Управление данными с помощью Access или Excel

​, указать в качестве​​ в выделенном диапазоне;​ Microsoft Excel.​ ошибку #ЗНАЧ! –​ среднее значение и​ ячейки из шапки​ для различных финансовых​ как Microsoft Excel.​ библиотеки документов SharePoint.​ в то время​ данные и выполнение​ кликаем по нему​«Порядок»​ для связи с​ в поле диапазона​ довольно громоздкие и​Продажи​ ограничения​произведение (результат умножения данных);​Если Вы умеете делать​ значит в базе​ т.п. в имеющейся​

​ с ценой и​ документов, например, о​Дополнительные сведения о том,​Access предоставляет широкий спектр​ как Access позволяет​ сложных вычислений, которые​ правой кнопкой мыши.​указываем, в каком​ источником данных, и​ значений? Здесь все​ представляют собой большую​с таблицей​Список (List)​стандартное отклонение и дисперсия​ простые таблицы, то​

​ данных нет записей,​ БД. Она называется​ стоимостью, правой кнопкой​ движении денежных средств,​ как защитить данные​ способов совместной работы​ чтения и записи​ возвращают данные, которые​ В появившемся меню​ порядке будет проводиться​ укажите ее наименование.​ сложнее.​ информационную систему с​Клиенты​и ввести затем​ по выборке.​ создать БД не​ соответствующих критериям поискового​ ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие​

​ мыши вызовем контекстное​ о прибылях и​ просмотреть защиты базы​ с несколькими пользователями​ данных со списками​ необходимо.​ выбираем пункт​ сортировка. Для разных​Вот и все. Работа​Существует несколько видов диапазонов​ внутренним «ядром», которое​по общему столбцу​ в поле​Выделить диапазон БД. Переходим​ составит труда.​ запроса. Если же​ ее от обычных​ меню и выберем​ убытках или отчет​ данных Access 2007​ на сайте SharePoint.​ SharePoint.​Тем не менее каждой​

​«Присвоить имя…»​ типов информации в​ готова!​ значений. Диапазон, с​ состоит из множества​Клиент​Источник (Source)​ на вкладку «Данные»​​ возвращена ошибка #ЧИСЛО!​ команд в том,​

​ ФОРМАТ ЯЧЕЕК.​​ о прибылях и​ и защиты и​ Например, можно отправить​Целостность данных и гибкости​

Сравнение преимущества каждой программы

​ программы имеет свои​.​ этом окне высвечиваются​Автор: Анна Иванова​ которым мы работаем,​ строк программного кода​:​ссылку на столбец​ — «Промежуточные итоги».​Пошаговое создание базы данных​ – значит в​ что она позволяет​Появится окно, где мы​ убытках.​ безопасности в Excel.​ всей базы данных​

Хранение данных

​    Уникальные идентификаторы сохраняют целостность​ преимущества очистить, в​​Открывается уже знакомое нам​ разные значения. Например,​В пакете Microsoft Office​ называется динамическим. Это​ и написано специалистом.​После настройки связей окно​Наименование​В открывшемся диалоге выбираем​ в Excel. Перед​ базе данных более​​ считать заданную функцию​​ выберем формат –​​Составление бюджета​​В очень общие термины​ в библиотеке документов​ данных и их​ зависимости от типа​ окно. В соответствующем​ для текстовых данных​ есть специальная программа​ означает, что все​Наша работа будет представлять​ управления связями можно​из нашей умной​ параметры вычислений.​ нами стоит задача​ 1 одинаковой записи​ даже при изменении​ финансовый. Число десятичных​    Ли вашим потребностям личных​ Access лучше всего​ Windows SharePoint Services,​

​ убедитесь, что нет​ данных, управление которым​ поле присваиваем имя​ – это будет​ для создания базы​ проименованные ячейки в​ собой одну таблицу,​ закрыть, повторять эту​ таблицы​Инструменты на вкладке «Данные»​ – сформировать клиентскую​ по данному критерию.​ размера таблицы. Чего​ знаков поставим 1.​ или деловых связаны,​ подходит при регулярно,​ внести формы и​ две строки (или​ осуществляется и что​ нашему диапазону, согласно​ значение​ данных и работы​ базе данных могут​ в которой будет​ процедуру уже не​Прайс​ позволяют сегментировать БД.​ БД. За несколько​В нашем случаи функция​

​ невожнможно реалиловать в​​ Обозначение выбирать не​ можно создать бюджета​ имеют для отслеживания​ отчеты, доступные в​ записей) содержат именно​ нужно делать с​ условиям, о которых​«От А до Я»​ с ними –​ изменять свои границы.​ вся нужная информация.​ придется.​:​ Сгруппировать информацию с​ лет работы у​ БИЗВЕЧЬ вернула одно​ данном случаи с​ будем, т.к. в​ в Excel —​ и записи данных​ виде представлений служб​ те же данные.​ этими данными. Например​ уже шла речь​или​ Access. Тем не​ Их изменение происходит​ Прежде чем приступить​Теперь для анализа продаж​Аналогичным образом создается выпадающий​ точки зрения актуальности​ компании появилось несколько​

​ значение – без​ помощью функции =СУММ().​ шапке у нас​ например, маркетингового плана​ и затем отобразить,​ Windows SharePoint Services​ Уникальные идентификаторы также​ если ваша задача​ выше.​«От Я до А»​ менее, многие пользователи​ в зависимости от​ к решению вопроса,​ и отслеживания динамики​

​ список с клиентами,​​ для целей фирмы.​ десятков постоянных клиентов.​ ошибок. Эту функцию​ Рассмотрим на примере.​ уже указано, что​ бюджета, Бюджет мероприятия​ экспорт и печать​ и связывание базы​ предоставляют самый быстрый​ для обеспечения целостности​Возвращаемся на лист с​, а для числовых​ предпочитают использовать для​ количества значений в​ как сделать базу​ процесса, сформируем для​ но источник будет​ Выделение групп покупателей​ Необходимо отслеживать сроки​ можно так же​Предварительно придадим нашей БД​ цена и стоимость​ или пенсионных отчислений.​

​ подмножества данных. Формы​ данных с данными,​ способ получения данных​ данных в формате,​ БД. Выделяем диапазон,​ –​ этих целей более​ определенном диапазоне.​ данных в Excel,​ примера какой-нибудь отчет​ уже:​ услуг и товаров​ договоров, направления сотрудничества.​ использовать для вывода​ полный вид. Затем​ в рублях.​Выставление счетов «и» продажи​ Microsoft Access обеспечивают​ которые хранятся в​ при поиска или​ который может осуществляться​ к которому будет​

​«По возрастанию»​ знакомое им приложение​Чтобы получился динамический диапазон,​ нужно узнать специальные​ с помощью сводной​=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)​ поможет маркетинговому продвижению​ Знать контактных лиц,​ целой строки за​ создадим формулу для​Аналогично поступаем с ячейками,​    Excel также может оказаться​​ более удобный интерфейс​​ списках SharePoint.​ сортировки данных. В​

Анализ данных

​ несколькими пользователями, Access​​ применяться выпадающий список.​или​ – Excel. Нужно​ необходимо использовать формулу​ термины, использующиеся при​ таблицы. Установите активную​Функция​ продукта.​ данные для связи​ одну операцию без​ автосуммы стоимости, записав​ куда будет вписываться​ полезным для управления​ чем лист Excel​Excel предоставляет только один​ приложении Access чтобы​ подходит вашей, тогда​ Переходим во вкладку​«По убыванию»​ отметить, что у​ СМЕЩ. Она, независимо​ взаимодействии с ней.​ ячейку в таблицу​ДВССЫЛ (INDIRECT)​Готовые образцы шаблонов для​ и т.п.​ копирования функции в​ ее в ячейке​ количество. Формат выбираем​ выставления счетов и​ для работы с​ способ совместной работы​

​ автоматически создать уникальный​​ как лучше всего​«Данные»​.​ этой программы имеется​ от того, как​Горизонтальные строки в разметке​Продажи​нужна, в данном​ ведения клиентской базы​Как создать базу данных​ другие ячейки с​ F26. Параллельно вспоминаем​ числовой.​ данных о продажах​ данными. Access можно​

​ с несколькими пользователями​​ идентификатор для каждой​ подходит для сложных​. Жмем на кнопку​Важно проследить, чтобы около​ весь инструментарий для​ были заданы аргументы,​ листа «Эксель» принято​и выберите на​ случае, потому что​ по сегментам.​ клиентов в Excel:​ другими аргументами. Чтобы​ особенность сортировки БД​Еще одно подготовительное действие.​ и можно без​ использовать для автоматизации​ на сайте SharePoint​ записи можно использовать​ числовые данные, которые​«Проверка данных»​

Совместная работа с несколькими пользователями

​ значения​ создания полноценной базы​ возвращает ссылку на​ называть записями, а​ ленте вкладку​ Excel, к сожалению,​Шаблон для менеджера, позволяющий​Вводим названия полей БД​ избежать необходимости указывать​

​ в Excel: номера​ Т.к. стоимость рассчитывается​​ труда создавать формы,​ часто выполняемых действий​ Services. Вы можете​ тип данных «Счетчик».​ требуется проанализировать в​, которая расположена на​«Мои данные содержат заголовки»​ данных (БД). Давайте​ исходные данные. В​ вертикальные колонки –​Вставка — Сводная таблица​ не понимает прямых​ контролировать результат обзвона​ (заголовки столбцов).​ новый критерий для​ строк сохраняются. Поэтому,​ как цена, помноженная​ которые требуется —​ и отчетов Access​ передавать книги в​ Затем можно использовать​ глубину Excel.​ ленте в блоке​стояла галочка. Если​​ выясним, как это​​ выпадающем списке, который​ полями. Можно приступать​​ (Insert — Pivot​​ ссылок на умные​

​ клиентов. Скачать шаблон​Вводим данные в поля​ каждой ее копии​​ даже когда мы​ на количество, можно​ пример счета продажи​ позволяют сведение данных​ библиотеках документов служб​

​ эти идентификаторы для​Во многих случаях можно​ инструментов​ её нет, то​ сделать.​ получится в итоге,​ к работе. Открываем​ Table)​ таблицы в поле​ для клиентской базы​ БД. Следим за​ составим простую формулу,​ будем делать фильтрацию,​ сразу учесть это​ отборочные или заказов​ в печати или​

​ Windows SharePoint Services,​ записей из одной​ использовать обе программы​«Работа с данными»​ нужно поставить.​Скачать последнюю версию​ не должно встречаться​ программу и создаем​. В открывшемся окне​ Источник. Но та​ Excel. Образец:​ форматом ячеек. Если​ в которую добавим​ формула все равно​ в соответствующих ячейках.​ на покупку.​ в электронной форме.​ где отдельных пользователей​ таблицы связаны с​ каждой цели, к​

​.​После ввода всех нужных​​ Excel​ пустых значений. С​ новую книгу. Затем​ Excel спросит нас​ же ссылка «завернутая»​Простейший шаблон.Клиентская база в​ числа – то​ функцию СТОЛБЕЦ. Для​ будет находиться в​ Для этого записываем​Создание отчетов​ Microsoft Access предоставляет​ может извлечь книгу,​ одной или нескольких​ которому лучше всего​Открывается окно проверки видимых​ параметров жмем на​База данных в Экселе​ этим как раз​ в самую первую​ про источник данных​ в функцию​ Excel скачать бесплатно.​

Безопасность

​ числа во всем​ этого:​ ячейке F26.​ в ячейке F4​    В Excel, которые анализируются​ дополнительные структуры для​ чтобы внести изменения,​ записей в другой​ подходит для применения.​ значений. В поле​ кнопку​ представляет собой структурированный​

​ превосходно справляется динамический​​ строку нужно записать​ (т.е. таблицу​ДВССЫЛ​ Образец:​ столбце. Данные вводятся​В ячейке A3 введите​Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет​ формулу и протягиваем​ или обобщаются данные​ ваших данных; Например,​ запретив изменяя книгу​ таблице.​ Как правило, лучше​«Тип данных»​«OK»​ набор информации, распределенный​ диапазон. Он задается​ названия полей.​Продажи​работает при этом​Шаблоны можно подстраивать «под​ так же, как​ следующую формулу:​ 30 аргументов. Первый​ ее на остальные​ можно создавать отчеты​ можно задать типы​ одновременно другим пользователям.​Структура, к которой применяется​ Access для управления​выставляем переключатель в​.​ по столбцам и​ двумя координатами ячеек:​Полезно узнать о том,​) и место для​ «на ура» (подробнее​ себя», сокращать, расширять​ и в обычной​

​Скопируйте ее во все​ статический: код действия.​​ ячейки в этом​ различных типов, например​ данных, которые могут​ Пользователи могут редактировать​ доступ к данным​ данными: помогая оставить​ позицию​После этого информация в​ строкам листа.​ верхней левой и​ как правильно оформлять​ выгрузки отчета (лучше​ об этом было​ и редактировать.​ таблице. Если данные​ ячейки диапазона A3:E3.​ По умолчанию в​

​ столбце. Так, стоимость​​ отчеты о ходе​ быть введены, какие​ книгу без извлечение​ помогает обеспечить целостность​ ее организация, удобный​«Список»​ БД будет отсортирована,​Согласно специальной терминологии, строки​ правой нижней, словно​ содержимое ячейки. Если​ на новый лист):​ в статье про​При упоминании баз данных​ в какой-то ячейке​Выбрана целая строка информации​

​ Excel сумма закодирована​​ будет подсчитываться автоматически​ производительности проекта прогноз​ значения могут быть​ библиотеки документов, в​ данных. Access можно​ для поиска и​. В поле​ согласно указанным настройкам.​ БД именуются​ по диагонали. Поэтому​ ваша база данных​Жизненно важный момент состоит​ создание выпадающих списков​ (БД) первым делом,​ – итог действий​ по конкретной фамилии​ цифрой 9, поэтому​ при заполнении таблицы.​ данных, обобщение данных​ добавлены и вы​ этом случае они​ вставлялись новые записи​ доступные для нескольких​«Источник»​ В этом случае​«записями»​ нужно обратить внимание​ в Excel будет​ в том, что​ с наполнением).​ конечно, в голову​ со значениями других​ определенного клиента.​ ставим ее. Второй​

​Теперь заполняем таблицу данными.​ или текущих расхождениях.​ можете указать, как​ должны согласованы с​ в одной таблице​ пользователей одновременно. Excel​

Условия использования программы Microsoft Access

​устанавливаем знак​ мы выполнили сортировку​. В каждой записи​ на место, откуда​ содержать какие-либо денежные​ нужно обязательно включить​После заполнения формы нужно​ приходят всякие умные​ ячеек, то заносим​Принцип действия формулы​ и последующие аргументы​Важно! При заполнении ячеек,​Планирование​ связанных данных в​ другими пользователями, чтобы​ существующие соответствующее значение​ для анализа данных​«=»​ по именам сотрудников​ находится информация об​ начинается ваша таблица,​ суммы, то лучше​ флажок​ введенные в нее​ слова типа SQL,​ формулу.​ для вывода целой​ динамические: это ссылки​ нужно придерживаться единого​    Excel — отличный инструмент​ одной таблице данных​ избежать конфликтов данных.​ в другой таблице​ обычно выше: выполнение​и сразу после​

​ предприятия.​ отдельном объекте.​ а точнее, на​ сразу в соответствующих​Добавить эти данные в​ данные добавить в​ Oracle, 1С или​Чтобы пользоваться БД, обращаемся​

​ строки из базы​ на диапазоны, по​ стиля написания. Т.е.​

• ​ для создания профессиональных​ из других таблиц.​С помощью сетевых папок​ таким образом, нельзя​ сложных вычислений и​ него без пробела​Одним из наиболее удобных​Столбцы называются​

• ​ координаты верхней левой​ полях указать числовой​ модель данных (Add​ конец таблицы​ хотя бы Access.​ к инструментам вкладки​

• ​ данных:​

• ​ которым подводятся итоги.​ если изначально ФИО​

Распространенные сценарии использования Access

• ​ планов или удобных​​ Эта структура поможет​ для совместной работы​ создать записи «потерянный».​ изучение возможные результаты​ пишем наименование выпадающего​ инструментов при работе​«полями»​ ячейки. Пусть табличка​

• ​ формат, в котором​​ data to Data​Продажи​ Безусловно, это очень​ «Данные».​В конструкции функции БИЗВЕЧЬ​ У нас один​

• ​ сотрудника записывается как​​ планировщиков таких —​ вам убедиться, что​    При сохранении базы данных​ Например не нужно​ создания диаграмм высокое​ списка, которое мы​ в базе данных​. В каждом поле​

• ​ начинается в месте​​ после запятой будет​ Model)​. Сформируем при помощи​ мощные (и недешевые​Присвоим БД имя. Выделяем​ изменили мы только​ диапазон: F4:F24. Получилось​ Петров А.А., то​

• ​ например, еженедельные план​​ введены только нужные​ Access в общей​ иметь заказа, которая​ качество. Если вы​ дали ему чуть​

• ​ Excel является автофильтр.​​ располагается отдельный параметр​ А5. Это значение​ идти два знака.​в нижней части​ простых ссылок строку​

• ​ в большинстве своем)​​ диапазон с данными​ второй аргумент, значение​ 19670 руб.​

Условия использования программы Microsoft Excel

​ остальные ячейки должны​ занятий, маркетинговых исследований,​ типы данных.​ сетевой папке нескольких​ не содержит сведения​ используете Access для​ выше. После этого​ Выделяем весь диапазон​ всех записей.​ и будет верхней​ А если где-либо​ окна, чтобы Excel​ для добавления прямо​ программы, способные автоматизировать​ – от первой​ которого вычисляется функцией​Теперь попробуем снова отсортировать​ быть заполнены аналогично.​ план, план налогообложения​Access хранит данные в​ пользователей можно открыть​ о пользователе. Access​ хранения данных и​ жмем на кнопку​

​ БД и в​То есть, каркасом любой​ левой ячейкой диапазона.​

• ​ встречается дата, то​ понял, что мы​ под формой:​ работу большой и​ ячейки до последней.​ СТОЛБЕЦ в место​ кол-во, оставив только​

• ​ Если где-то будет​ или планировщиков, которые​

• ​ таблицах, которые выглядят​ базу данных и​ может потребоваться что​ их анализа в​«OK»​

• ​ блоке настроек​ базы данных в​ Теперь, когда первый​ следует выделить это​ хотим строить отчет​

• ​Т.е. в ячейке A20​ сложной компании с​ Правая кнопка мыши​ числа 1. Данная​

• ​ партии от 25​ написано иначе, например,​ помогают планирование пищи​ так же как​ одновременно работать с​

• ​ каждой новой записи​ Excel, можно воспользоваться​.​«Сортировка и фильтр»​ Excel является обычная​

Стандартные сценарии для работы с Excel

• ​ искомый элемент найден,​​ место и также​ не только по​ будет ссылка =B3,​ кучей данных. Беда​ – имя диапазона.​ функция возвращает номер​ кг.​ Петров Алексей, то​ на неделю, вечеринок​

• ​ листов, но таблицы​​ данными. Когда пользователь​ в таблице Orders​ преимуществами обе программы.​Теперь при попытке ввести​кликаем по кнопке​ таблица.​ перейдем ко второму.​

• ​ установить для него​​ текущей таблице, но​ в ячейке B20​ в том, что​ Даем любое имя.​ текущего столбца для​Видим, что сумма тоже​ работа с БД​ или приготовления.​ Access предназначены для​ редактирует их блокировки​

• ​ имеет значение соответствующего​​Прежде чем выбрать с​ данные в диапазон,​«Фильтр»​Итак, прежде всего нам​Нижнюю правую ячейку определяют​ соответствующий формат. Таким​ и задействовать все​ ссылка на =B7​

• ​ иногда такая мощь​​ В примере –​ текущей ячейки.​ изменилась.​ будет затруднена.​Отслеживание​ сложных запросов относительно​ отдельных записей. При​ клиента в таблицу​ помощью каких программ,​ где было установлено​.​

• ​ нужно создать таблицу.​​ такие аргументы, как​ образом, все ваши​ связи.​ и т.д.​ просто не нужна.​ БД1. Проверяем, чтобы​Бесспорное преимущество использования функции​

• ​Скачать пример​​Таблица готова. В реальности​    Excel можно использовать для​ данные, хранящиеся в​ сохранении книги Excel​ «Клиенты». Это требуемый​ может потребоваться сравнить​ ограничение, будет появляться​Как видим, после этого​Вписываем заголовки полей (столбцов)​ ширина и высота.​ данные будут оформлены​

​После нажатия на​Теперь добавим элементарный макрос​ Ваш бизнес может​ диапазон был правильным.​ БИЗВЛЕЧЬ заключается в​Получается, что в Excel​

С помощью Access и Excel вместе

​ она может быть​ отслеживания данных в​ других таблицах.​ в общей сетевой​ соответствие значений называется​ преимущества каждой программы,​ список, в котором​ в ячейках с​ БД.​ Значение последней пусть​ правильно и без​ОК​ в 2 строчки,​ быть небольшим и​Основная работа – внесение​ автоматизации. Достаточно лишь​ тоже можно создавать​ гораздо длиннее. Мы​ списке или табелей​Программу Microsoft Access следует​ папке только один​ целостность данных.​ узнайте, лучше всего​ можно произвести выбор​ наименованием полей появились​Заполняем наименование записей (строк)​ будет равно 1,​

​ ошибок. Все операции​в правой половине​ который копирует созданную​ с относительно несложными​ информации в БД​ изменить критерий и​ небольшие БД и​ вписали немного позиций​ — например, табелей​ использовать при следующих​ пользователь может редактировать​Можно также ввести собственные​ использовать один или​ между четко установленными​

​ пиктограммы в виде​ БД.​ а первую вычислит​ с пустыми полями​ окна появится панель​ строку и добавляет​

support.office.com

Создание базы данных в Excel и функции работы с ней

​ бизнес-процессами, но автоматизировать​ – выполнена. Чтобы​ в результате мы​ легко работать с​ для примера. Придадим​ для отслеживания трудозатрат​ условиях.​ книгу одновременно. Для​ ограничения и правила,​ другой и узнать,​ значениями.​ перевернутых треугольников. Кликаем​

​Переходим к заполнению базы​ формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).​ программы производятся через​Поля сводной таблицы​ ее к таблице​ его тоже хочется.​ этой информацией было​ получаем уже новую​

Пошаговое создание базы данных в Excel

​ ними. При больших​ базе данных более​ или инвентарный список,​Поступает много людей, работающих​ просмотра целей несколько​ чтобы гарантировать введены​ как работать с​Если же вы попытаетесь​

​ по пиктограмме того​

​ данными.​

​Итак, в поле диапазона​

​ контекстное меню «Формат​

​, где нужно щелкнуть​

​ Продажи. Для этого​

​ Причем именно для​

​ удобно пользоваться, необходимо​

​ строку информации из​

​ объемах данных это​ эстетичный вид, сделав​ который отслеживает оборудования.​ в базе данных,​ пользователей можно открыть​ данные. Excel позволяет​ обе программы для​ написать в этих​ столбца, значение которого​После того, как БД​ записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем​ ячеек».​ по ссылке​ жмем сочетание​ маленьких компаний это,​ выделить нужное, отфильтровать,​

​ базы данных клиентов​ очень удобно и​ рамки. Для этого​

​Использование календарей​ и вы хотите​ книгу, пока другой​ вводить данные в​ достижения точно нужные​ ячейках произвольные символы,​ собираемся отфильтровать. В​ заполнена, форматируем информацию​ клавишу ОК. Во​Также немаловажно и соответствующее​Все​Alt+F11​ зачастую, вопрос выживания.​

​ отсортировать данные.​ фирмы. Например, найдем​ рационально.​ выделяем всю таблицу​    Из-за его природа стиле​ надежные параметры безопасно​ пользователь редактирует его,​ виде более свободной​ результаты.​ то будет появляться​

​ открывшемся окошке снимаем​ в ней на​ всех последующих диапазонах​ оформление проекта. Лист,​

​, чтобы увидеть не​или кнопку​Для начала давайте сформулируем​Чтобы упростить поиск данных​ данные теперь по​Выполнение поиска по огромным​ и на панели​ сетки Excel используется​ обработка обновлений для​ но эти пользователи​ форме, но Excel​Примечание:​ сообщение об ошибке.​ галочки с тех​

​ свое усмотрение (шрифт,​

​ букву A меняем​ на котором находится​ только текущую, а​Visual Basic​ ТЗ. В большинстве​ в базе, упорядочим​ номеру клиента 58499.​ таблицам с тысячами​ находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ​ также для создания​ ваших данных, например​ не могут вносить​ поддерживает реляционных баз​

​ Включить все наборы Microsoft​ Вам придется вернутся​ значений, записи с​ границы, заливка, выделение,​ на B, C​ проект, нужно подписать,​ сразу все «умные​на вкладке​ случаев база данных​ их. Для этой​ Удаляем старый критерий​ позиций информации о​

​ ГРАНИЦ.​ любой тип календаря,​

​ записей блокировки и​

Функции Excel для работы с базой данных

​ любые изменения данных​ данных, он не​ Office Excel, но​ и внести корректную​

Работа с базами данных в Excel

​ которыми хотим скрыть.​ расположение текста относительно​ и т. д.​ чтобы избежать путаницы.​ таблицы», которые есть​Разработчик (Developer)​ для учета, например,​ цели подойдет инструмент​ вводим новый и​ товарах или объемах​Аналогично обрамляем шапку толстой​ например академический календарь​ конфликта разрешения.​ пока пользователь редактирует​

​ поддерживает целостности данных.​ не все наборы​ запись.​

​ После того как​ ячейки и т.д.).​Работа с базой данных​ Для того чтобы​ в книге.А затем​. Если эту вкладку​ классических продаж должна​ «Сортировка».​ сразу же получаем​ продаж – это​

​ внешней границей.​ для отслеживания действий​Поступает потребуется добавить несколько​

​ книгу закрывает его.​ Тем не менее​ Access.​Урок:​ выбор сделан, жмем​На этом создание каркаса​ в Excel почти​ система могла отличать​ можно, как и​

​ не видно, то​ уметь:​Выделяем тот диапазон, который​ результат.​ непростой вызов для​​

​ в течение года​ таблиц в набор​Обе программы предоставляют похожие​ с помощью команды​Выбор соответствующая программа важно,​

Сортировка данных

​Как сделать выпадающий список​ на кнопку​ БД закончено.​ завершена. Возвращаемся на​ простое содержание от​ в классической сводной​ включите ее сначала​хранить​ нужно отсортировать. Для​

​Данную задачу можно было​ большинства пользователей Excel.​Теперь обратимся к функциям,​ школы или календаре​ данных, который был​ функции — пароли​»Проверка данных»​ если хотите получать​ в Excel​«OK»​Урок:​ первый лист и​

​ заголовков и подписей,​ таблице, просто перетащить​ в настройках​в таблицах информацию​ целей нашей выдуманной​ бы решить и​ Для эффективного решения​ которые Excel предлагает​ финансовый год для​ создан в виде​ и шифрования —,​

​для управления ввод​ доступ и обновление​

​Конечно, Excel уступает по​.​Как сделать таблицу в​ создаем раскрывающиеся списки​ следует выделять их​ мышью нужные нам​

Сортировка по условию

​Файл — Параметры -​ по товарам (прайс),​ компании – столбец​ с помощью сложных​ данной задачи, пользователи​ для работы с​ отслеживания бизнес-событий и​ плоских или нереляционных​ которая помогает предотвратить​

​ данных в Excel.​ сведений о с​ своим возможностям специализированным​Как видим, после этого,​ Excel​ на соответствующих ячейках.​ курсивом, подчеркиванием или​ поля из любых​ Настройка ленты (File​ совершенным сделкам и​ «Дата заключения договора».​ формул с комбинациями​ вынуждены комбинировать многоэтажные​ БД.​

Промежуточные итоги

​ вех.​ таблицы.​ потерю данных и​Выполнение запросов​ Максимальная производительность и​ программам для создания​ строки, где содержатся​Для того, чтобы Excel​ Для этого кликаем​ жирным шрифтом, при​ связанных таблиц в​ — Options -​ клиентам и связывать​ Вызываем инструмент «Сортировка».​ функций ИНДЕКС, ПОИСКПОЗ,​ формулы из поисковых​Пример: нам нужно узнать​Полезные шаблоны Excel в​

​Выполняются сложные запросы.​ защита данных от​    Если часто приходится просматривать​ точность. Чтобы узнать,​ баз данных. Тем​ значения, с которых​ воспринимал таблицу не​ на пустой ячейке​ этом не забывая​ области​ Customize Ribbon)​ эти таблицы между​При нажатии система предлагает​ ВПР, ПРОСМОТР, но​

​ функций, которым нужно​ все товары, которые​ любой из этих​Хотите создавать разнообразные отчеты​ несанкционированного доступа. Однако​ данные различными способами,​ какую программу лучше​ не менее, у​ мы сняли галочки,​ просто как диапазон​ (например B3), расположенной​ помещать названия в​Фильтра​. В открывшемся окне​

​ собой​ автоматически расширить выделенный​ зачем изобретать велосипед?​ еще вычислить соответствующие​

​ принимал Петров А.А.​ категорий читайте в​

​ или почтовых наклеек.​

​ существуют некоторые различия​ в зависимости от​ всего подходит для​ него имеется инструментарий,​ были скрыты из​ ячеек, а именно​ под полем «ФИО​ отдельные, не объединенные​

exceltable.com

БИЗВЛЕЧЬ работа с функциями базы данных в Excel

​,​ редактора Visual Basic​иметь удобные​ диапазон. Соглашаемся. Если​ Функция БИЗВЛЕЧЬ прекрасно​ адреса и значения​ Теоретически можно глазами​ статье шаблоны для​Управление контактами​ между приложениями Access​ того, изменяя условия​ задач, которые нужно​ который в большинстве​ таблицы.​ как БД, ей​ родителей». Туда будет​ поля. Это стоит​Строк​ вставляем новый пустой​формы ввода​ мы отсортируем данные​ справляется с поставленной​ для их аргументов.​

Примеры работы функции базы данных БИЗВЛЕЧЬ в Excel

​ пробежаться по всем​ Excel на сайте​    Управление контактами и почтовые​ и Excel в​ или события, Access​

​ выполнить, могут помочь​ случаев удовлетворит потребности​Для того, чтобы вернуть​ нужно присвоить соответствующие​ вводиться информация. В​ делать для возможности​,​ модуль через меню​данных (с выпадающими​ только одного столбца,​ задачей и при​ Чтобы сократить путь​ строкам, где фигурирует​ Microsoft Office Online.​ адреса и затем​ уровне пользователя работает​ может быть лучший​ сравнить преимущества, которые​

Функция БИЗВЛЕЧЬ примеры в Excel

​ пользователей, желающих создать​ все данные на​ атрибуты.​ окне «Проверка вводимых​ использования таких инструментов,​Столбцов​Insert — Module​ списками и т.п.)​ остальные оставим на​ этом весьма лаконична.​ решения и не​ эта фамилия, и​Иногда бывает, которые нужно​ создания отчетов в​ защита данных.​ выбор для хранения​

1. ​ каждой программы имеет​ БД. Учитывая тот​ экран, кликаем на​Переходим во вкладку​ значений» во вкладке​ как автоформа и​или​и вводим туда​автоматически заполнять этими данными​ месте, то информация​​ нагружать вычислительные ресурсы​
2. ​ скопировать их в​ преимуществами, которые предлагают​ Access или объединить​Защита от потери данных​ и работе с​ проводить относительно хранения​

​ факт, что возможности​ пиктограмму того столбца,​«Данные»​

​ под названием «Параметры»​ автофильтр.​Значений​

1. ​ код нашего макроса:​ какие-то​
2. ​ станет неправильной. Открывается​Допустим нашу базу пополнил​

​ Excel в первую​ отдельную таблицу. Но​ обе программы. Например​

​ данные с Microsoft​    В приложении Access работы​ данными. Access позволяет​

​ данных, анализа, совместной​ Эксель, в сравнении​ по которому проводилась​.​

​ записываем в «Источник»​Создание базы данных в​- и Excel​Sub Add_Sell() Worksheets(«Форма​печатные бланки​ меню, где мы​ новый прибыльный клиент​ очередь следует обратить​ если наша БД​ созданный лист в​ Office Word для​ постоянно сохранить, чтобы​ быстро восстановить только​ работы нескольких пользователей​ со специализированными приложениями,​ фильтрация, и в​Выделяем весь диапазон таблицы.​ =ФИО_родителя_выбор. В меню​ Excel – занятие​ моментально построит любой​ ввода»).Range(«A20:E20»).Copy ‘копируем строчку​(платежки, счета и​ должны выбрать параметры​ с таким же​ внимание на функции​ будет состоять из​ Excel вычисления и​ печати писем, конверты​ в случае сбоя​ строк и столбцов​ и безопасность.​ обычным юзерам известны​ открывшемся окне напротив​ Кликаем правой кнопкой​ «Тип данных» указываем​ трудное и кропотливое.​ нужный нам отчет​

​ с данными из​ т.д.)​ и значения сортировки.​ именем «Василий». Нам​ Excel для работы​ нескольких сотен позиций?​ анализ данных, но​ или наклейки.​ вряд ли потеряете​ данных, который вы​Плоская сравнении реляционных баз​ намного лучше, то​ всех пунктов устанавливаем​ мыши. В контекстном​ «Список».​ Чтобы помочь пользователю​ на листе:​ формы n =​

1. ​выдавать необходимые вам​Данные в таблице распределились​
2. ​ известно о нем​ с базами данных.​

​ На помощь приходит​ листа стал слишком​Запасы и основные фонды​

​ оставшейся работы (если​ хотите ли данные​ данных​ в этом плане​

​ галочки. Затем жмем​ меню жмем на​Аналогично поступаем с остальными​ облегчить работу, программа​Не забудьте, что сводную​ Worksheets(«Продажи»).Range(«A100000»).End(xlUp).Row ‘определяем номер​отчеты​ по сроку заключения​ только имя и​

​Допустим мы располагаем базой​ ФИЛЬТР.​ большим и более​    Создание учета запасов для​ таковые имеются). Тем​ содержатся в таблице​    Чтобы решить, какое приложение​ у разработки компании​ на кнопку​ кнопку​ полями, меняя название​ может предложить ему​ таблицу нужно периодически​ последней строки в​для контроля всего​

​ договора.​ фамилия «Василий Великий».​ данных, которая экспортированная​Выделяем шапку таблицы и​ сложные, и многие​ дома или офиса​ не менее, так​ одной или несколькими​ лучше всего подходит​ Microsoft есть даже​«OK»​

​«Присвоить имя…»​

Обработка баз данных в Excel по нескольким критериям

​ источника на соответствующее​ автоматическое заполнение ячеек​ (при изменении исходных​ табл. Продажи Worksheets(«Продажи»).Cells(n​ бизнес-процесса с точки​Теперь менеджер видит, с​ На именины в​ в Excel так​ во вкладке ДАННЫЕ​ другие пользователи должны​ и сохраняйте фотографии​ как Access постоянно​ таблицами с помощью​ для хранения данных,​ некоторые преимущества.​.​.​ данным ячейкам. Работа​

1. ​ заранее заданной информацией.​ данных) обновлять, щелкнув​ + 1, 1).PasteSpecial​ зрения руководителя​ кем пора перезаключить​ день Василия нам​ как показано ниже​​ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).​ иметь доступ к​ или другие связанные​ сохраняет вашу работу,​ запросов язык SQL​ задайте себе вопрос:​
2. ​Автор: Максим Тютюшев​Для того, чтобы полностью​В графе​ над выпадающими списками​ Например, ширина столбца,​

​ по ней правой​ Paste:=xlPasteValues ‘вставляем в​Со всем этим вполне​

​ договор. А с​ нужно выслать только​ на рисунке:​У каждой ячейки в​

exceltable.com

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

​ данным. На этом​ документы вместе с​ можно также можно​ (Structured Query). Можно​ следующий вопрос: являются​Важно:​ убрать фильтрацию, жмем​«Имя»​ почти завершена. Затем​

​ высота строки, размер​ кнопкой мыши и​ следующую пустую строку​ может справиться Microsoft​ какими компаниями продолжаем​ 1 подарок для​Наша задача найти всю​ шапке появляется черная​ этапе можно импортировать​ данными.​ внести изменения, которые​ также использовать выражения​ данные реляционными или​ Вычисляемые результаты формул и​ на кнопку​указываем то наименование,​ выделяем третью ячейку​ и тип шрифта,​ выбрав команду​

​ Worksheets(«Форма ввода»).Range(«B5,B7,B9»).ClearContents ‘очищаем​ Excel, если приложить​ сотрудничество.​ более прибыльного клиента​ информацию (номер фактуры,​ стрелочка на сером​ или связать на​Трассировка заказа​ вы позже решите,​ в запросах создавать​ нет? Данные, которые​ некоторые функции листа​«Фильтр»​ которым мы хотим​ и «протягиваем» ее​ цвет поля и​Обновить (Refresh)​

Структура базы данных – таблица Excel

​ форму End Sub​ немного усилий. Давайте​БД в процессе деятельности​ фирмы. Мы должны​ номер клиента, сумма​ фоне, куда можно​ листе в Access​

​    Введите сведения о продуктах,​ что вы не​ вычисляемые поля. Использование​

​ могут содержаться эффективно​ Excel могут несколько​на ленте.​ назвать базу данных.​

​ через всю таблицу.​ т. д. –​, т.к. автоматически она​Теперь можно добавить к​

​ попробуем это реализовать.​ фирмы разрастается до​ выбрать кому отдать​ и т.д.), которая​

​ нажать и отфильтровать​ и использовать его​ заказчики и заказы​ хотите зафиксировать. Чтобы​

​ выражений в Access​

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

​ в одной таблице​ отличаться на компьютерах​Урок:​ Обязательным условием является​ База данных в​ все может в​ этого делать не​ нашей форме кнопку​Информацию о товарах, продажах​ невероятных размеров. Найти​ предпочтение: Василию Веселому​ относится к одной​ данные. Нажимаем ее​

​ как базы данных​ и затем создавать​

1. ​ убедиться, что нужным​ аналогична процесс с​
2. ​ или лист называется​ под управлением Windows​Сортировка и фильтрация данных​ то, что наименование​ Excel почти готова!​ один клик сделать​ умеет.​ для запуска созданного​ и клиентах будем​ нужную информацию становится​ или Василию Великому.​ конкретной фамилии определенного​ у параметра ПРИНИМАЛ​ вместо работы с​
3. ​ отчеты, которые показывают​ образом можно восстановить​ помощью формул в​
4. ​плоской​ с архитектурой x86​ в Excel​ должно начинаться с​Красивое оформление тоже играет​ за вас автоформа,​Также, выделив любую ячейку​ макроса, используя выпадающий​ хранить в трех​ все сложнее. Чтобы​

​ Для этого сравниваем​ клиента. Для этой​ ТОВАР и снимаем​ ним в Microsoft​ продажи для отдельного​ базу данных, следует​ Excel для вычисления​

Как вести базу клиентов в Excel

​или​ или x86-64 и​При наличии большой БД​ буквы, и в​ немалую роль в​

1. ​ если правильно ее​ в сводной и​ список​ таблицах (на одном​ отыскать конкретный текст​ их суммы транзакций:​
2. ​ цели рекомендуем воспользоваться​ галочку с фамилии​ Excel. Или, возможно​ сотрудника, региона, периода​ создавать резервную копию​ значений. Запросы Access​нереляционных​ компьютерах под управлением​ поиск по ней​ нём не должно​ создании проекта. Программа​

​ настроить. Удобно, правда?​ нажав кнопку​Вставить​

​ листе или на​ или цифры, можно​Расширьте диапазон для просматриваемой​ функцией Excel для​ КОТОВА.​

​ данных в базе​ времени или любое​ файла базы данных​ также можно использовать​данных. Например если​ Windows RT с​ удобно производить с​ быть пробелов. В​ Excel может предложить​

1. ​Кроме этого, не нужно​Сводная диаграмма (Pivot Chart)​на вкладке​ разных — все​ воспользоваться одним из​
2. ​ таблицы $A$5:$E$18 в​ работы с базами​Таким образом, у нас​

​ данных Access, для​ другое значение.​ по расписанию, который​ для подведения итогов​ вы хотите создать​ архитектурой ARM. Дополнительные​ помощь специального инструмента.​

​ графе​ на выбор пользователя​ забывать о закреплении​

• ​на вкладке​
• ​Разработчик (Developer — Insert​

​ равно). Принципиально важно,​ следующих способов:​ параметрах формул, так​

1. ​ данных – БИЗВЛЕЧЬ.​ остаются данные только​
2. ​ которого нужно создать​Отслеживание задач​ соответствует требованиям. Всю​ данных и представлять​
3. ​ простой список клиентов,​ сведения об этих​Для этого переходим во​«Диапазон»​ самые различные способы​ первой строки. В​Анализ (Analysis)​ — Button)​
4. ​ превратить их в​Одновременным нажатием кнопок Ctrl​ как у нас​ Данная функция на​ по Петрову.​
5. ​ некоторые подробные отчеты​    Отслеживание задач для совместной​ базу данных можно​ статистических значений, таких​ с помощью только​ различиях.​ вкладку​
6. ​можно изменить адрес​ оформления базы данных.​ Excel 2007 это​или​:​ «умные таблицы» с​ + F или​ добавился новый клиент​

​ основе критериев поискового​

​Обратите внимание! При сортировке​ сводных таблиц Excel​ работы пользователей и​ восстановить из резервной​ как суммы, средние​ один адрес и​Чтобы просмотреть подробную справку​

1. ​«Главная»​ области таблицы, но​ Количество цветовых схем​ можно совершить следующим​Параметры (Options)​После того, как вы​ автоподстройкой размеров, чтобы​ Shift + F5.​ и на одну​
2. ​ запроса, введенных в​ данных сохраняются не​ и профессионально оформленных​ введите новые задачи​

​ копии или вы​ значения и счетчики.​ контактное лицо для​ о функции, перейдите​

• ​и на ленте​
• ​ если вы её​ очень богатое, нужно​
• ​ образом: перейти на​можно быстро визуализировать​
• ​ ее нарисуете, удерживая​ не думать об​
• ​ Появится окно поиска​
• ​ запись стало больше:​ ее аргументы, по​

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. ​ только все позиции​ диаграмм Excel.​ одновременно с другими​
2. ​ можете восстановить только​Моделирование​

​ каждого клиента, Excel​ по нужной ссылке​ в блоке инструментов​ выделили правильно, то​ только выбрать подходящую​ вкладку «Вид», затем​ посчитанные в ней​ нажатой левую кнопку​ этом в будущем.​

​ «Найти и заменить».​Теперь функция возвращает​ отдельности выберите все​

1. ​ в столбцах, но​Независимо от того, какая​ пользователями обновляете их​ таблицу или другого​    В Excel можно использовать​
2. ​ может быть лучшим​ в представленном ниже​«Редактирование»​

​ ничего тут менять​ по душе расцветку.​ выбрать «Закрепить области»​

exceltable.com

Создание базы данных в Excel

​ результаты.​ мыши, Excel сам​ Это делается с​Функцией «Найти и выделить»​ ошибку #ЧИСЛО! так​ соответствующие строки из​ и номера соответствующих​ программа используется во-первых​ существующей задачи в​ объекта базы данных,​ средства анализ «что​ вариантом. Тем не​ списке.​жмем на кнопку​ не нужно. При​ Кроме того, совсем​ и в контекстном​Еще одной типовой задачей​ спросит вас -​ помощью команды​ («биноклем») в главном​ как в базе​ базы данных.​ строк на листе​ вы можете всегда​

​ той же базы​ которая может потребоваться.​ если» для прогнозирования​ менее если вы​Функция​«Найти и выделить»​

• ​ желании в отдельном​​ необязательно выполнять всю​ меню кликнуть на​ любой БД является​ какой именно макрос​Форматировать как таблицу​ меню.​
• ​ более чем 1​​Все функции Excel, которые​​ (они подсвечены синим).​ передать данные из​
• ​ данных.​ При использовании средства​​ результат модель листа.​​ хотите сохранить более​Описание​
• ​.​​ поле можно указать​​ базу данных в​ «Закрепить верхнюю строку».​ автоматическое заполнение различных​

​ нужно на нее​на вкладке​Посредством фильтрации данных программа​ запись по данному​ предназначены для работы​

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

​ Эта особенность пригодится​ одной программы в​Организация библиотек функций​ архивации файловой системы​ Анализ «что если»​ сложные список клиентов,​ДСРЗНАЧ​Открывается окно, в котором​ примечание, но этот​ едином стиле, можно​ Это требуется, чтобы​ печатных бланков и​ назначить — выбираем​Главная (Home — Format​​ прячет всю не​​ критерию.​​ с базами данных​ нам позже.​​ другую которой можно​    Access можно использовать для​​ копию базы данных​ ​ позволяет выполнить различных​​ содержащая выставления счетов​Возвращает среднее значение выбранных​​ нужно указать искомое​​ параметр не является​

​ раскрасить одну колонку​ зафиксировать «шапку» работы.​ форм (накладные, счета,​

​ наш макрос​ as Table)​ интересующую пользователя информацию.​В поле критериев «Имя»​​ обладают одним общим​​Можно произвести дополнительную фильтрацию.​ продолжить работать с​ хранения данных о​ из резервной копии​ сценариях для своих​​ и адреса доставки​​ записей базы данных.​ значение. После этого​ обязательным. После того,​ в голубой цвет,​ Так как база​

​ акты и т.п.).​​Add_Sell​​. На появившейся затем​ Данные остаются в​ вводим значение «Василий»,​ свойством. Все они​

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

​ Определим, какие крупы​ ним. С или​ книг и компакт-дисков​​ файловой системы также​​ данных, например Лучший​ для каждого клиента​БСЧЁТ​ жмем на кнопку​ как все изменения​ другую – в​ данных Excel может​ Про один из​. Текст на кнопке​ вкладке​ таблице, но невидимы.​

​ а потом в​ требуют заранее сформатировать​ принял Петров. Нажмем​​ без подключения к​​ и отслеживайте известных​ можно использовать для​​ случай и худшим​​ или нескольких контактных​​Подсчитывает количество числовых ячеек​​«Найти далее»​

​ внесены, жмем на​ зеленый и т.​ быть достаточно большой​ способов это сделать,​​ можно поменять, щелкнув​​Конструктор​​ В любой момент​​ поле «Фамилия» вводим​ диапазон запросов к​ стрелочку на ячейке​ данным в Access​ кого аренду их.​

​ восстановления данных. При​ сценариев и сравнение​ лиц для каждого​ в базе данных.​или​​ кнопку​ д.​​ по объему, то​ я уже как-то​​ по ней правой​​(Design)​ их можно восстановить.​​ значение «Великий».​​ базе, который необходимо​​ КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и​​ из Excel (и​Планирование событий​​ обновлении данных в​​ результирующие данные из​

​ клиента, лучше решение​БСЧЁТА​«Найти все»​«OK»​

​Не только лишь Excel​

​ при пролистывании вверх-вниз​​ писал. Здесь же​​ кнопкой мыши и​присвоим таблицам наглядные​В программе Excel чаще​Скачать пример работы функции​ заполнить для поиска​ оставим только крупы.​ наоборот), копирование, Импорт​    Введите сведения о событии​ Excel, можно сохранить​​ нескольких сценариев в​​ предоставляется доступ.​Подсчитывает количество непустых ячеек​.​.​ может сделать базу​ будет теряться главная​

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

​ реализуем, для примера,​ выбрав команду​ имена в поле​ всего применяются 2​​ БИЗВЛЕЧЬ с базой​​ и дальнейшей работы.​Вернуть полную БД на​ и экспорт его​ дат, расположения и​

​ Автосохранение через заданные​ сводный отчет. Не​В реляционная база данных​ в базе данных.​В первом случае первая​

​Кликаем по кнопке​ данных. Microsoft выпустила​ информация – названия​ заполнение формы по​Изменить текст​Имя таблицы​ фильтра:​​ данных​​ Поэтому в первую​​ место легко: нужно​​ можно перенести данные.​​ участников и печать​​ промежутки времени.​ так же, функция​ организация информации в​БИЗВЛЕЧЬ​​ ячейка, в которой​«Сохранить»​ еще один продукт,​ полей, что неудобно​​ номеру счета:​.​для последующего использования:​Автофильтр;​​В результате мы видим,​​ очередь мы должны​ только выставить все​

​Дополнительные сведения о том,​ расписаний или сводные​Защита данных на уровне​ доступна в Access.​ нескольких таблицах. Хорошо​Извлекает из базы данных​ имеется указанное значение,​в верхней части​ который великолепно управляется​ для пользователя.​Предполагается, что в ячейку​Теперь после заполнения формы​

​Итого у нас должны​фильтр по выделенному диапазону.​ что подарок получит​ предварительно сформатировать все​ галочки в соответствующих​​ как обмен данными​​ данные о событиях.​​ пользователя​Pivoting и диаграмм​​ спроектированный реляционной базы​

​ одну запись, удовлетворяющую​ становится активной.​ окна или набираем​ с этим непростым​После того как верхняя​ C2 пользователь будет​ можно просто жать​ получиться три «умных​Автофильтр предлагает пользователю выбрать​​ более активный клиент​​ критерии наших запросов​ фильтрах.​ между обе программы​Отслеживание питания​    В Excel можно удалить​​    В обеих программах можно​​ данных каждая таблица​

​ заданному условию.​Во втором случае открывается​ на клавиатуре сочетание​ делом. Название ему​ строка закреплена, выделяем​ вводить число (номер​​ на нашу кнопку,​​ таблицы»:​ параметр фильтрации из​ Василий Великий.​

Шаг 4. Связываем таблицы

​ к базе. Для​В нашем примере БД​ читайте в статье​    Рецептами и войдите журнал​ из представления критических​ создать отчеты сводных​ плоской и содержит​ДМАКС​ весь перечень ячеек,​ клавиш​​ – Access. Так​​ первые три строки​ строки в таблице​ и введенные данные​Обратите внимание, что таблицы​​ готового списка.​​Многие пользователи активно применяют​ этого:​ заполнялась в хронологическом​ Перенос данных из​ режима питания и​ или личные данные,​ таблиц и сводных​ сведения о только​Возвращает максимальное значение среди​

​ содержащих это значение.​​Ctrl+S​​ как эта программа​​ в будущей базе​​Продажи​ будут автоматически добавляться​​ могут содержать дополнительные​​На вкладке «Данные» нажимаем​ Excel для генерирования​Выше базы данных добавим​ порядке по мере​ Excel в Access.​

​ Испытайте действий.​ скрытие столбцов и​ таблиц диаграммы. Однако​ одного типа данных.​​ выделенных записей базы​​Урок:​, для того, чтобы​ более адаптирована под​​ данных и добавляем​​, по сути), а​ к таблице​ уточняющие данные. Так,​​ кнопку «Фильтр».​​ отчетов, их последующей​ 4 пустых строки.​ привоза товара в​Любая база данных (БД)​Как редактором электронных таблиц​​ строк данных и​​ Excel предоставляет дополнительные​ Например при создании​

​ данных.​Как сделать поиск в​​ сберечь БД на​​ создание базы данных,​​ границы ячеек.​​ затем нужные нам​​Продажи​​ например, наш​

​После нажатия в шапке​ редакции. Для удобного​ Для этого достаточно​ магазин. Но если​ – это сводная​

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

​ Excel можно хранить​ нажмите защитить весь​ возможности сводных таблиц,​ базы данных клиента,​ДМИН​ Экселе​ жестком диске или​​ чем Excel, то​​Для того чтобы продолжить​ данные подтягиваются с​​, а затем форма​Прайс​ таблицы появляются стрелки​​ просмотра информации и​ выделить 4 заголовка​ нам нужно отсортировать​ таблица с параметрами​​ больших объемов данных​​ лист для управления​ отчетов и функции​ имена заказчиков должны​

​Возвращает минимальное значение среди​Удобно при создании БД​ съемном носителе, подключенном​ и работа в​​ работу, необходимо придумать​ помощью уже знакомой​ очищается для ввода​содержит дополнительно информацию о​​ вниз. Они сигнализируют​ получения полного контроля​ строк листа Excel​ данные по другому​ и информацией. Программа​ книг, содержащие один​ доступом пользователей к​ для создания диаграмм,​

​ храниться в одной​​ выделенных записей базы​​ закрепить ячейки с​ к ПК.​​ ней будет более​​ основную информацию, которую​ функции​​ новой сделки.​​ категории (товарной группе,​ о включении «Автофильтра».​ при управлении данными​ и щелкнуть правой​ принципу, Excel позволяет​ большинства школ предусматривала​ или несколько листов.​ скрытые данные. Помимо​ чем в приложении​ таблице, тогда как​ данных.​ наименованием записей и​​Можно сказать, что после​​ быстрой и удобной.​​ будет содержать в​​ВПР (VLOOKUP)​​Перед построением отчета свяжем​​ упаковке, весу и​​Чтобы выбрать значение фильтра,​​ в процессе работы​ кнопкой мышки. Из​ сделать и это.​ создание БД в​

​ Тем не менее​ возможностей защиты листа​ Access выполняются. Если​ эти клиенты выставления​БДПРОИЗВЕД​ полей. При работе​ этого мы уже​​Но как же сделать​​ себе база данных​и функции​ наши таблицы между​

​ т.п.) каждого товара,​ щелкаем по стрелке​ с программой.​​ контекстного меню выбрать​​К примеру, мы хотим​​ Microsoft Access, но​​ вместо функционирование в​​ и ее элементы,​​ вы планируете Создание​ счетов и доставки​Перемножает значения определенного поля​

Шаг 6. Заполняем печатные формы

​ с большой базой​ имеем готовую базу​ так, чтобы получилась​ в Excel. Пример​ИНДЕКС (INDEX)​ собой, чтобы потом​ а таблица​ нужного столбца. В​Внешний вид рабочей области​ вставить. Или после​ отсортировать продукты по​ и Excel имеет​ качестве системы управления​

​ можно также блокировка​ широкая отчетов сводных​ адреса должны храниться​ в записях базы​​ – это просто​​ данных. С ней​ база данных Access?​ ее приведен ниже.​.​ можно было оперативно​​Клиенты​​ раскрывающемся списке появляется​​ программы – таблица.​​ выделения строк по​

planetaexcel.ru

​ мере увеличения цены.​

Excel является мощным инструментом, совмещающим в себе большинство полезных и нужных пользователям функций. К ним относятся графики, таблицы, диаграммы, ведение учета, составление расчетов, вычисления различных функций и так далее. Из этой статьи мы узнаем, как создать базу данных в Excel, для чего она нужна, и какие советы помогут нам облегчить с ней работу.

Что такое база данных?

Это специальная структура, содержащая и хранящая в себе информационные материалы самого разного назначения. Говоря простым языком, это набор организованных и разложенных по полочкам сведений. Сколько человек учатся в классе, их характеристики, даты рождения и табель успеваемости – все это в совокупности представляет собой базу данных. Она нужна везде – на промышленных и технических предприятиях, в образовательных и медицинских учреждениях, в силовых структурах и даже в заведениях общественного питания. Ведь список блюд, их рецептура с калорийностью, а также описание тоже является вместилищем данных.

Здесь мы разобрались. Теперь нужно узнать, что представляет собой база данных в Excel, и как ее создать.

Создание хранилища данных в Excel

База, создаваемая нами, будет простой и без изысков. Настоящие же вместилища данных — довольно громоздкие и представляют собой большую информационную систему с внутренним «ядром», которое состоит из множества строк программного кода и написано специалистом.

Наша работа будет представлять собой одну таблицу, в которой будет вся нужная информация. Прежде чем приступить к решению вопроса, как сделать базу данных в Excel, нужно узнать специальные термины, использующиеся при взаимодействии с ней.

Горизонтальные строки в разметке листа «Эксель» принято называть записями, а вертикальные колонки – полями. Можно приступать к работе. Открываем программу и создаем новую книгу. Затем в самую первую строку нужно записать названия полей.

Особенности формата ячеек

Полезно узнать о том, как правильно оформлять содержимое ячейки. Если ваша база данных в Excel будет содержать какие-либо денежные суммы, то лучше сразу в соответствующих полях указать числовой формат, в котором после запятой будет идти два знака. А если где-либо встречается дата, то следует выделить это место и также установить для него соответствующий формат. Таким образом, все ваши данные будут оформлены правильно и без ошибок. Все операции с пустыми полями программы производятся через контекстное меню «Формат ячеек».

Также немаловажно и соответствующее оформление проекта. Лист, на котором находится проект, нужно подписать, чтобы избежать путаницы. Для того чтобы система могла отличать простое содержание от заголовков и подписей, следует выделять их курсивом, подчеркиванием или жирным шрифтом, при этом не забывая помещать названия в отдельные, не объединенные поля. Это стоит делать для возможности использования таких инструментов, как автоформа и автофильтр.

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

Создание базы данных в Excel – занятие трудное и кропотливое. Чтобы помочь пользователю облегчить работу, программа может предложить ему автоматическое заполнение ячеек заранее заданной информацией. Например, ширина столбца, высота строки, размер и тип шрифта, цвет поля и т. д. – все может в один клик сделать за вас автоформа, если правильно ее настроить. Удобно, правда?

Фиксация «шапки» базы данных

Кроме этого, не нужно забывать о закреплении первой строки. В Excel 2007 это можно совершить следующим образом: перейти на вкладку «Вид», затем выбрать «Закрепить области» и в контекстном меню кликнуть на «Закрепить верхнюю строку». Это требуется, чтобы зафиксировать «шапку» работы. Так как база данных Excel может быть достаточно большой по объему, то при пролистывании вверх-вниз будет теряться главная информация – названия полей, что неудобно для пользователя.

После того как верхняя строка закреплена, выделяем первые три строки в будущей базе данных и добавляем границы ячеек.

Продолжение работы над проектом

Для того чтобы продолжить работу, необходимо придумать основную информацию, которую будет содержать в себе база данных в Excel. Пример ее приведен ниже.

Допустим, мы хотим создать базу данных собранных средств с родителей в фонд школы. Размер суммы не ограничен и индивидуален для каждого человека. Пусть в классе учится 25 детей, значит, и родителей будет соответствующее количество. Чтобы не нагромождать базу данных большим числом записей, стоит сделать раскрывающиеся списки, которые спрячут лишнюю информацию, а когда она снова потребуется, они услужливо предоставят ее опять.

Как создать раскрывающиеся списки?

Копируем названия полей и переносим их на пустой лист, который для удобства также необходимо назвать. Пусть это будет, к примеру, «Родители». После того как данные будут скопированы, под ними записываем в пустые ячейки все необходимые сведения.

Для того чтобы база данных MS Excel предоставляла возможность выбора данных из раскрывающегося списка, необходимо создать специальную формулу. Для этого нужно присвоить всем сведениям о родителях диапазон значений, имена. Переходим на тот лист, где записаны все данные под названием «Родители» и открываем специальное окно для создания имени. К примеру, в Excel 2007 это можно сделать, кликнув на «Формулы» и нажав «Присвоить имя». В поле имени записываем: ФИО_родителя_выбор. Но что написать в поле диапазона значений? Здесь все сложнее.

Диапазон значений в Excel

Существует несколько видов диапазонов значений. Диапазон, с которым мы работаем, называется динамическим. Это означает, что все проименованные ячейки в базе данных могут изменять свои границы. Их изменение происходит в зависимости от количества значений в определенном диапазоне.

Чтобы получился динамический диапазон, необходимо использовать формулу СМЕЩ. Она, независимо от того, как были заданы аргументы, возвращает ссылку на исходные данные. В выпадающем списке, который получится в итоге, не должно встречаться пустых значений. С этим как раз превосходно справляется динамический диапазон. Он задается двумя координатами ячеек: верхней левой и правой нижней, словно по диагонали. Поэтому нужно обратить внимание на место, откуда начинается ваша таблица, а точнее, на координаты верхней левой ячейки. Пусть табличка начинается в месте А5. Это значение и будет верхней левой ячейкой диапазона. Теперь, когда первый искомый элемент найден, перейдем ко второму.

Нижнюю правую ячейку определяют такие аргументы, как ширина и высота. Значение последней пусть будет равно 1, а первую вычислит формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).

Итак, в поле диапазона записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем клавишу ОК. Во всех последующих диапазонах букву A меняем на B, C и т. д.

Работа с базой данных в Excel почти завершена. Возвращаемся на первый лист и создаем раскрывающиеся списки на соответствующих ячейках. Для этого кликаем на пустой ячейке (например B3), расположенной под полем «ФИО родителей». Туда будет вводиться информация. В окне «Проверка вводимых значений» во вкладке под названием «Параметры» записываем в «Источник» =ФИО_родителя_выбор. В меню «Тип данных» указываем «Список».

Аналогично поступаем с остальными полями, меняя название источника на соответствующее данным ячейкам. Работа над выпадающими списками почти завершена. Затем выделяем третью ячейку и «протягиваем» ее через всю таблицу. База данных в Excel почти готова!

Внешний вид базы данных

Красивое оформление тоже играет немалую роль в создании проекта. Программа Excel может предложить на выбор пользователя самые различные способы оформления базы данных. Количество цветовых схем очень богатое, нужно только выбрать подходящую по душе расцветку. Кроме того, совсем необязательно выполнять всю базу данных в едином стиле, можно раскрасить одну колонку в голубой цвет, другую – в зеленый и т. д.

Как перенести базу данных из Excel в Access

Не только лишь Excel может сделать базу данных. Microsoft выпустила еще один продукт, который великолепно управляется с этим непростым делом. Название ему – Access. Так как эта программа более адаптирована под создание базы данных, чем Excel, то и работа в ней будет более быстрой и удобной.

Но как же сделать так, чтобы получилась база данных Access? Excel учитывает такое желание пользователя. Это можно сделать несколькими способами:

Можно выделить всю информацию, содержащуюся на листе Excel, скопировать ее и перенести в другую программу. Для этого выделите данные, предназначенные для копирования, и щелкните правой кнопкой мышки. В контекстном меню нажимайте «Копировать». Затем переключитесь на Access, выберите вкладку «Таблица», группу «Представления» и смело кликайте на кнопку «Представление». Выбирайте пункт «Режим таблицы» и вставляйте информацию, щелкнув правой кнопкой мышки и выбрав «Вставить».

Можно импортировать лист формата .xls (.xlsx). Откройте Access, предварительно закрыв Excel. В меню выберите команду «Импорт», и кликните на нужную версию программы, из которой будете импортировать файл. Затем нажимайте «ОК».

Можно связать файл Excel с таблицей в программе Access. Для этого в «Экселе» нужно выделить диапазон ячеек, содержащих необходимую информацию, и, кликнув на них правой кнопкой мыши, задать имя диапазона. Сохраните данные и закройте Excel. Откройте «Аксесс», на вкладке под названием «Внешние данные» выберите пункт «Электронная таблица Эксель» и введите ее название. Затем щелкните по пункту, который предлагает создать таблицу для связи с источником данных, и укажите ее наименование.

Вот и все. Работа готова!

Источник

План урока:

Понятие и назначение электронных таблиц

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Типы данных в Excel

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Встроенные функции и их использование

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Понятие и назначение электронных таблиц

Электронной таблицей (табличным процессором) называют программное обеспечение, основными задачами которого являются создание, изменение, сохранение и визуализация данных, представленных в табличной форме.

Современные электронные таблицы выпускаются и поддерживаются разными коммерческими производителями, а также открытыми сообществами разработчиков, но основные функциональные возможности этих продуктов, представленные на первом рисунке, схожи.

Рисунок 1 – Основные функции электронных таблиц

Как правило, электронные таблицы предназначены для решения следующих задач:

— хранение разнородных данных в электронном виде в табличной форме;

— организация вычислений, выполняемых в автоматическом режиме;

— статистический анализ данных и поиск управленческих решений;

— построение графиков и диаграмм для наглядного представления данных;

— создание отчетов в форматах, удобных для последующей печати или распространения в сети.

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Электронные таблицы представляют собой строгую иерархическую конструкцию из книг, содержащих листы, каждый из которых разделен на пронумерованные строки и столбцы, по аналогии с архивными записями или бухгалтерскими книгами прошлого века, для замены которых была придумана этап программа. Далее работу с электронными таблицами мы будем рассматривать на примере Microsoft Excel.

Книгой в среде Excel называют файл, содержащий один или несколько листов с данными, часто объединенных по какому-то признаку, например, расписания занятий на каждый день недели.  

Рабочий лист электронной таблицы – это базовый элемент Excel, представляющий собой отдельную таблицу, имеющую свое имя (заголовок), и свою внутреннюю адресацию. Именно на листах хранятся и редактируются данные, задаются формулы для расчетов и выводятся графики.

Адресация рабочего листа Excel задается в двумерной системе координат, где первой координатой является столбец листа, а второй – строка.  

Ячейка Excel – это хранилище одного элемента данных таблицы, доступ к которому осуществляется по адресу ячейки – номерам столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейка, расположенная в столбце «B» строки «6», будет иметь адрес «B6».

Диапазоном ячеек называют прямоугольную область, охватывающую стразу несколько строк и/или столбцов. Такие области имеют составную адресацию. Например, диапазон, охватывающий столбцы от «A» до «E» и строки от «4» до «9» включительно, будет иметь адрес «A4:E9».

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Интерфейс электронной таблицы Excel видоизменяется с каждым выпуском, следуя общему стилю и функциональности всего пакета MS Office. Тем не менее некоторые ключевые элементы, такие как строка заголовка, меню и панель инструментов присутствуют в каждой версии.

Строка заголовка, помимо стандартных кнопок сворачивания/разворачивания/закрытия, присущих большинству программных окон, содержит название текущей открытой книги, что позволяет идентифицировать ее среди множества других открытых книг.   

Рисунок 2 – Строка заголовка Excel

Под строкой заголовка располагается меню, в состав которого в стандартном режиме работы входят следующие разделы:

— «Файл»;

— «Главная»;

— «Вставка»;

— «Разметка страницы»;

— «Формулы»;

— «Данные»;

— «Рецензирование»;

— «Вид»;

— «Разработчик»;

— «Справка».

Рисунок 3 – Строка меню

При выполнении определенных задач состав меню может динамически видоизменяться, дополняясь новыми пунктами. Например, при редактировании диаграмм добавляются «Конструктор диаграмм» и «Формат».

Рисунок 4 – Динамически добавляемые пункты меню

На панели инструментов Excel, находящейся непосредственно под строкой меню, размещаются элементы управления, относящиеся к данному разделу. Пример содержимого панели приведен на рисунке.

Рисунок 5 – Фрагмент панели инструментов для пункта меню «Главная»

Типы данных в Excel

Мы уже выяснили, что в таблицах можно хранить разнородные данные, но, чтобы Excel мог их правильно отображать, сортировать и корректно обрабатывать в функциях, каждому элементу данных должен быть сопоставлен его тип.

Тип данных – это формальное соглашение о том, какой объем памяти будет занимать элемент данных, как он будет храниться, обрабатываться в формулах и преобразовываться в другие типы.

Основные типы данных Excel:

— число;

— текст;

— дата и время;

— логическое значение;

— формула.

В большинстве случаев тип данных определяется автоматически, но бывают ситуации, когда Excel «не понимает» что имел в виду пользователь, тогда формат данных (включающий тип и способ его представления) указывают вручную. Это можно сделать как для отдельных ячеек, так и для целых столбцов, строк или диапазонов. Функция выбора формата доступна из контекстного меню.

Рисунок 6 – Команда контекстного меню для выбора формата данных

В появившемся окне «Формат ячеек», в первой его вкладке «Число», можно указать формат данных.

Рисунок 7 – Окно «формат ячеек»

Не все форматы отвечают за разные типы данных. Например, форматы «Числовой», «Денежный» и «Финансовый» – это просто разные представления числового типа, определяющие количество знаков после запятой, правила вывода отрицательных чисел, разделители разрядов и пр.

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Поскольку каждая ячейка, строка, столбец или диапазон имеют свой адрес, при составлении формул и выражений мы можем ссылаться на эти элементы.

Ссылка в Excel – это адрес элемента или группы элементов данных, заданный в абсолютном или относительном виде.

Относительная ссылка – это простой адрес вида «столбец, строка», используемый в качестве аргумента в формуле. Относительной она называется потому, что Excel запоминает расположение адресуемой ячейки относительно ячейки с формулой, и при изменении положения формулы на листе будет меняться и ссылка.

Примеры относительных ссылок: «B3», «F2», «AP34».

Абсолютная ссылка – это адрес вида «$столбец, $строка», ссылающийся на ячейку, позиция которой остается неизменной при перемещении ячейки с формулой. Допускается отдельно «фиксировать» столбец или строку, указывая перед ними знак «$».

Примеры абсолютных ссылок:

— на ячейку E32: «$E$32»;

— на столбец F: «$F2»;

— на строку 4: «A$4».

Порядок создания формулы в Excel

Рассмотрим шаги создания формулы на примере произведения чисел.

При правильном выполнении всех шагов, в ячейке C1 отобразится произведение чисел из ячеек A1 и B1. Более того, это произведение будет автоматически изменяться при изменении множителей.

Ошибки при вводе формул

При вводе новой формулы в ячейку, перед ее выполнением Excel осуществляет синтаксический анализ выражения и контроль входящих в него ссылок. Несоответствия приводят к выводу ошибки, которую необходимо устранить, прежде чем формула будет вычисляться.

Самые распространенные ошибки при вводе формул:

«#ДЕЛ/0!» – произошло деление на ноль или на пустую ячейку;

«#Н/Д» – один из аргументов функции в данный момент недоступен;

«#ИМЯ?» – некорректно задано название функции или аргумента;

«#ПУСТО!» – указанный диапазон не содержит ячеек;

«#ЧИСЛО!» – ячейка содержит значение, которое нельзя преобразовать в число;

«#ССЫЛКА!» – ссылка некорректна;

«#ЗНАЧ!» – один или несколько аргументов функции принимают недопустимые значения.

Встроенные функции и их использование

Программный пакет Excel не был бы таким эффективным и удобным инструментом, если бы не огромное количество встроенных функций, позволяющих пользователям, не являющимся ни программистами, ни математиками, решать задачи анализа данных разной степени сложности, приложив минимум усилий.

В списке встроенных представлены математические, логические, статистические и финансовые функции, операции обработки текста, дат и времени, процедуры взаимодействия с базами данных.

 Для использования встроенных функций откройте раздел меню «Формулы». На панели инструментов появятся кнопка «Вставить функцию», а также библиотека функций с удобными рубрикаторами по типам решаемых задач.

Рисунок 13 – Библиотека функций на панели инструментов

Рассмотрим использование встроенных функций на конкретном примере.

Пример вычисления математической функции

Допустим, перед нами стоит задача определения среднего балла ученика по имеющемуся списку оценок.

Шаг 1. На пустом листе в столбце B создайте список дисциплин, а в столбце C – соответствующих им оценок. Под списком дисциплин разместите ячейку с текстом «Средний балл».

Шаг 2. Поместите курсор в ячейку столбца C, расположенную напротив ячейки с текстом «Средний балл». В меню выберите пункт «Формулы» и нажмите на панели инструментов кнопку «Вставить функцию».

Шаг 3. Из списка функций выберите «СРЗНАЧ» — вычисление среднего значения, и нажмите кнопку «ОК». Появится окно заполнения аргументов функции, в которое Excel уже автоматически вписал столбец оценок.

Шаг 4. Если автоматически выбранный диапазон вас не устраивает, его можно скорректировать вручную. В нашем случае в диапазон попала ячейка с адресом C9, в которой никаких оценок нет. Ограничьте диапазон строками с третьей по восьмую, просто выделив его мышью.

Шаг 5. Подтвердите выбор, нажав кнопку «ОК». В ячейке C10 при этом появится среднее значение.

Шаг 6. Выводимое значение получилось не очень красивым, ограничим его одним знаком после запятой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите «Формат ячеек…»

Шаг 7. В появившемся окне выберите формат «Числовой», число десятичных знаков – 1.

Теперь расчет и отображение среднего балла работают как нам нужно.

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Диаграмма в excel – это форма наглядного графического представления набора данных.

Доступ к панели инструментов «Диаграммы» осуществляется через меню «Вставка».

В Excel имеется множество шаблонов диаграмм, объединенных в группы, самые популярные среди которых:

            — гистограммы;

            — точечные диаграммы;

            — графики;

            — круговые диаграммы.

Рассмотрим пошаговый порядок построения диаграммы успеваемости по четвертям учебного года. В качестве наиболее подходящего вида диаграммы определим столбчатую (гистограмму).

Шаг 1. Дополните таблицу из предыдущего примера тремя столбцами оценок, сформировав тем самым аттестацию за четыре четверти. Над оценками проставьте номера соответствующих четвертей.

Шаг 2. Выделите на листе область, охватывающую все введенные данные и подписи.

Шаг 3. В меню «Вставка» — «Диаграммы» выберите первый элемент – «Гистограмма».

Шаг 4. Проверьте корректность создания диаграммы, при необходимости отмените шаги 2,3 и выделите диапазон заново.

Шаг 5. Измените название диаграммы. Щелкнув по нему мышью, введите «Успеваемость по четвертям».

Шаг 6. Слева на оси оценок мы видим значения 0 и 6. Таких оценок не бывает, поэтому исправим формат вывода. Наведите курсор мыши на ось оценок, нажмите правую кнопку и выберите «Формат оси…».

Шаг 7. В открывшемся окне параметров введите минимум – 1, максимум – 5, основные и промежуточные деления – 1.

Шаг 8. Добавьте к диаграмме таблицу оценок, нажав кнопку «+» в правом верхнем углу диаграммы и выбрав «Таблица данных».

Если вы все сделали правильно, то диаграмма будет выглядеть как на рисунке.

Поздравляем! Вы научились основам ввода, обработки и визуализации данных в программе Microsoft Excel.

Добрый день!

Темой этой статьи, как вы поняли, станет создание собственной базы данных. Для тех, кто по опытнее, слова база данных сразу вызовет ассоциацию с MS Access, 1C, Oracle, SQL, СУБД FoxPro и другие, с которыми могла свести судьба и работа. Сразу соглашусь с вами, что это очень хорошие, мощные и достойные базы данных, которые позволяют обрабатывать преогромнейшие массивы данных, но такие удовольствия и стоят соответственно совсем не копейки. В случае если ваш бизнес маленький вам всё равно нужно упорядочить, отсортировать и автоматизировать свои данные что позволит улучшить анализ и принимаемые решения, что зачастую являются главными условиями выживаемости в экономических реалиях. Также небольшие базы данных можно создавать и для своих нужд или структурирования информации, например, база данных книг (которые у вас есть или прочитали или хотите прочитать), ведения личного финансового учёта и прочее.

Как видите условия применения базы данных ограничено только вашей фантазией, ну а навыкам создания своей собственной базы данных я вас научу.

Если вас интересует вопрос, почему именно в MS Excel я решил создавать базу данных, то думаю, что это не секрет что это самая распространённая и доступная программа из тех, что имеется у вас на компьютере, да и с этой задачей сможет справиться, на 5 с плюсом. Так как инструментов у нее предостаточно, это и формулы, и возможность создания интерфейса с использованием VBA, и формирование дашбордов, и инструменты для связывания диаграмм и ячеек, инструменты которые могут производить поиск и создание обновляемых динамических отчётов.

Небольшое отступления, чтобы определить, что же такое база данных, ее терминология:

• База данных – это обыкновенная двумерная таблица в Excel, которая была создана при соблюдении определенных правил;
• Поле (или столбик) – содержит в себе информацию об определенном признаке или значении для записей, во всей базе данных (определяется в шапке базы данных);
• Запись (или строка) – состоит из нескольких или множества признаков, или значений, которые могут охарактеризовать только один объект вашей базы данных;
• Расширяемая база данных – это созданная таблица, куда постоянно производится добавление новых данных или записей (строк) вашей информации. Неизменными остаются всегда количество полей и название.

Всё вышенаписанное является очень важным, так как незнание механизмов работы приведет к ошибке, поэтому это нужно знать и помнить!

А теперь рассмотрим ряд очень важных правил, которыми следует руководиться при создании таблицы для базы данных в Excel, это позволит вам в будущем облегчить работу при попытках извлечения информации из вашей базы! Они не трудны, так что запоминайте!

Правила создания базы данных в Excel

1. Обязательно! Без исключений! Первая строка в вашей базе данных должна содержать название заголовков полей (столбцов);
2. Каждая запись (строка) базы данных обязана содержать ячейку с заполненными данными (никаких пустых строк);
3. Любое объединение диапазонов ячеек запрещено на всей таблице базы данных;
4. Каждое поле (столбик) должно, обязательно, содержать в себе только один определенный тип данных, это либо текстовые значения, либо числовые или значения времени;
5. Пространство возле вашей базы данных обязательно должно быть пустым;
6. Всему диапазону вашей базы данных необходимо присвоить имя;
7. Укажите, что диапазон вашей базы данных является списком;
8. Рекомендовано создание и ведение базы данных на отдельном листе.

Следующим шагом для создания качественной базы данных, это правильно сформулированное техническое задание, то есть чёткое понимание, что должна уметь делать таблица для выполнения вашего задания, а именно:

• сохранять в таблицах разнообразнейшую информацию по разным видам данных: по товарам, сделкам, контрагентам с обязательной перевязкой данных в этих столбцах;
• содержать в себе удобные формы, с помощью которых вводятся данные (использовать возможности выпадающих списков и тому подобное);
• разработать возможность автоматического заполнения нужными данными свои печатные формы (при необходимости создавать или формировать платёжки, акты, счета);
• формировать нужные отчёты для отслеживания бизнес процессов или подбор статистических данных, которые нужны вам и которые имеются в вашей базе данных.

Вы можете использовать не все критерии, так как функции баз данных, могут розниться в зависимости от поставленных задач, но, тем не менее, со всеми этими задачами Excel может справиться достаточно легко, но при условии, что вы приложите немного усилий. Теперь будем пробовать создать свою базу данных.

Я думаю, что на просторах достаточно много примеров создания клиентских баз данных, продажных и складских вы без труда себе найдете массу примеров, которые в той или иной степени вас удовлетворят. Да вообще такие базы желательно писать индивидуально под конкретную задачу или предприятие. Поэтому я хочу создать базу данных книг, тех, которые были прочитаны или будут прочитаны. Лично мне это актуально, хочу знать, сколько я прочитал, а также выбрать книгу, которую хочу прочитать, следить за сериями книг, которые не оконченные, а дочитать очень хочу и вот на таком примере и рассмотрим создание нашей базы данных.

Для начала работы я создаю макет моей базы данных, так как это основа при выполнении таких задач. Моим целям достаточно 4 страницы Excel, в которых я и буду размещать, и обрабатывать данные:

• Страница №1 будет содержать весь набор данных для формы ввода данных, а точнее для формирования данных выпадающего списка, что создаст удобство в использовании, унифицирует данные и застрахует меня от большинства ошибок;
• Страница №2 будет служить мне формой ввода данных в мою базу данных, это позволит мне быстро и почти в автоматическом режиме с помощью макроса добавлять новые записи мне в базу данных;
• Страница №3 будет хранить собственно базу данных, никаких активных работ я здесь не буду делать, чтобы не повредить ее целостности;
• Страница №4 это будет структурированный результат на основе сводной таблицы, которая будет удобно и в нужной форме отбирать записи с базы данных и предоставлять их мне.

После создания макета будем создавать базу наших данных для удобства работы с нашей формой ввода. Все данные мы будем использовать в форме, поэтому максимально продумайте, какие пункты будут вам нужны и создайте по ним варианты нужных ответов. Для моих целей достаточно такой базы:

Следующим шагом станет создание формы ввода для нашей базы данных. В ней я перечислил все те данные, которые мне нужно внести в мою базу. Порядковый номер записи уже стоит, так как он определяется формулой: =СЧЁТЗ(Библиотека!B3:B9949)+1 которая считает записи и выводит номер следующей. В ячейки выделенные синим цветом я буду вводить данные вручную, а в белых ячейках я создам выпадающий список, это позволит мне водить одинаковые значения и избавится от несовпадения данных и ошибок. Введенные данные будут формировать строку A16:L16, которую с помощью макроса, прикреплённого к кнопке, буду переносить в свою библиотеку. Создаю кнопку запуска макроса, на вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажимаем пиктограмму «Вставить» и в выпадающем меню выбираем элемент «Кнопка», рисуем ее на нашем поле, где будет удобно ее использовать и подписываем ее. Теперь вызываем редактор VBA для написания выполняемого макроса по внесению записи в базу данных: Создаем для нашей кнопки отдельный обыкновенный модуль, выбрав пункт «Insert», потом «Module»: Вставляем в модуль наш макрос «Add_Books»:

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).
2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.
3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».
4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».
2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».
2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».
2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».
3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.
4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.
5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».
6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.
2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».
2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:
2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

Создание базы данных в Excel

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table) . На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW) . Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY) .

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP) . Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation) , указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) . Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon) . В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button) :

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations) . В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table) . В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh) , т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX) .

Создание базы данных в Excel и функции работы с ней

Любая база данных (БД) – это сводная таблица с параметрами и информацией. Программа большинства школ предусматривала создание БД в Microsoft Access, но и Excel имеет все возможности для формирования простых баз данных и удобной навигации по ним.

Как сделать базу данных в Excel, чтобы не было удобно не только хранить, но и обрабатывать данные: формировать отчеты, строить графики, диаграммы и т.д.

Пошаговое создание базы данных в Excel

Для начала научимся создавать БД с помощью инструментов Excel. Пусть мы – магазин. Составляем сводную таблицу данных по поставкам различных продуктов от разных поставщиков.

№п/п

Продукт

Категория продукта

Кол-во, кг

Цена за кг, руб

Общая стоимость, руб

Месяц поставки

Поставщик

Принимал товар

С шапкой определились. Теперь заполняем таблицу. Начинаем с порядкового номера. Чтобы не проставлять цифры вручную, пропишем в ячейках А4 и А5 единицу и двойку, соответственно. Затем выделим их, схватимся за уголок получившегося выделения и продлим вниз на любое количество строк. В небольшом окошечке будет показываться конечная цифра.

Примечание. Данную таблицу можно скачать в конце статьи.

По базе видим, что часть информации будет представляться в текстовом виде (продукт, категория, месяц и т.п.), а часть – в финансовом. Выделим ячейки из шапки с ценой и стоимостью, правой кнопкой мыши вызовем контекстное меню и выберем ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Появится окно, где мы выберем формат – финансовый. Число десятичных знаков поставим 1. Обозначение выбирать не будем, т.к. в шапке у нас уже указано, что цена и стоимость в рублях.

Аналогично поступаем с ячейками, куда будет вписываться количество. Формат выбираем числовой.

Еще одно подготовительное действие. Т.к. стоимость рассчитывается как цена, помноженная на количество, можно сразу учесть это в соответствующих ячейках. Для этого записываем в ячейке F4 формулу и протягиваем ее на остальные ячейки в этом столбце. Так, стоимость будет подсчитываться автоматически при заполнении таблицы.

Теперь заполняем таблицу данными.

Важно! При заполнении ячеек, нужно придерживаться единого стиля написания. Т.е. если изначально ФИО сотрудника записывается как Петров А.А., то остальные ячейки должны быть заполнены аналогично. Если где-то будет написано иначе, например, Петров Алексей, то работа с БД будет затруднена.

Таблица готова. В реальности она может быть гораздо длиннее. Мы вписали немного позиций для примера. Придадим базе данных более эстетичный вид, сделав рамки. Для этого выделяем всю таблицу и на панели находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ ГРАНИЦ.

Аналогично обрамляем шапку толстой внешней границей.

Функции Excel для работы с базой данных

Теперь обратимся к функциям, которые Excel предлагает для работы с БД.

Работа с базами данных в Excel

Пример: нам нужно узнать все товары, которые принимал Петров А.А. Теоретически можно глазами пробежаться по всем строкам, где фигурирует эта фамилия, и скопировать их в отдельную таблицу. Но если наша БД будет состоять из нескольких сотен позиций? На помощь приходит ФИЛЬТР.

Выделяем шапку таблицы и во вкладке ДАННЫЕ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).

У каждой ячейки в шапке появляется черная стрелочка на сером фоне, куда можно нажать и отфильтровать данные. Нажимаем ее у параметра ПРИНИМАЛ ТОВАР и снимаем галочку с фамилии КОТОВА.

Таким образом, у нас остаются данные только по Петрову.

Обратите внимание! При сортировке данных сохраняются не только все позиции в столбцах, но и номера соответствующих строк на листе (они подсвечены синим). Эта особенность пригодится нам позже.

Можно произвести дополнительную фильтрацию. Определим, какие крупы принял Петров. Нажмем стрелочку на ячейке КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и оставим только крупы.

Вернуть полную БД на место легко: нужно только выставить все галочки в соответствующих фильтрах.

Сортировка данных

В нашем примере БД заполнялась в хронологическом порядке по мере привоза товара в магазин. Но если нам нужно отсортировать данные по другому принципу, Excel позволяет сделать и это.

К примеру, мы хотим отсортировать продукты по мере увеличения цены. Т.е. в первой строке будет самый дешевый продукт, в последней – самый дорогой. Выделяем столбец с ценой и на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР.

Т.к. мы решили, что сверху будет меньшая цена, выбираем ОТ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ. Появится еще одно окно, где в качестве предполагаемого действия выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы остальные столбцы тоже подстроились под сортировку.

Видим, что данные выстроились по увеличивающейся цене.

Примечание! Сделать сортировку по убыванию или увеличению параметра можно через автофильтр. При нажатии стрелочки тоже предлагается такое действие.

Сортировка по условию

Нам нужно извлечь из БД товары, которые покупались партиями от 25 кг и более. Для этого на ячейке КОЛ-ВО нажимаем стрелочку фильтра и выбираем следующие параметры.

В появившемся окне напротив условия БОЛЬШЕ ИЛИ РАВНО вписываем цифру 25. Получаем выборку с указанием продукты, которые заказывались партией больше или равной 25 кг. А т.к. мы не убирали сортировку по цене, то эти продукты расположились еще и в порядке ее возрастания.

Промежуточные итоги

И еще одна полезная функция, которая позволит посчитать сумму, произведение, максимальное, минимальное или среднее значение и т.п. в имеющейся БД. Она называется ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие ее от обычных команд в том, что она позволяет считать заданную функцию даже при изменении размера таблицы. Чего невожнможно реалиловать в данном случаи с помощью функции =СУММ(). Рассмотрим на примере.

Предварительно придадим нашей БД полный вид. Затем создадим формулу для автосуммы стоимости, записав ее в ячейке F26. Параллельно вспоминаем особенность сортировки БД в Excel: номера строк сохраняются. Поэтому, даже когда мы будем делать фильтрацию, формула все равно будет находиться в ячейке F26.

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет 30 аргументов. Первый статический: код действия. По умолчанию в Excel сумма закодирована цифрой 9, поэтому ставим ее. Второй и последующие аргументы динамические: это ссылки на диапазоны, по которым подводятся итоги. У нас один диапазон: F4:F24. Получилось 19670 руб.

Теперь попробуем снова отсортировать кол-во, оставив только партии от 25 кг.

Видим, что сумма тоже изменилась.

Получается, что в Excel тоже можно создавать небольшие БД и легко работать с ними. При больших объемах данных это очень удобно и рационально.

Excel Создать базу данных

• Создать базу данных в Excel

Excel Create Database (Содержание)

• Создать базу данных в Excel
• Как создать базу данных в Excel?

Создать базу данных в Excel

Если вы хотите создать базу данных, MS Access — это инструмент, который вам в идеале следует искать. Тем не менее, это немного сложнее, чтобы изучить и освоить методы, такие как MS Access. Вам нужно достаточно времени, чтобы освоить их. В таких случаях вы можете использовать Excel как хороший ресурс для создания базы данных. Проще вводить, хранить и находить конкретную информацию в базе данных Excel. Хорошо структурированная, хорошо отформатированная таблица Excel может рассматриваться как сама база данных. Итак, все, что вам нужно сделать, это создать таблицу, которая имеет правильный формат. Если таблица хорошо структурирована, вы можете сортировать данные разными способами. Кроме того, вы можете применить фильтры к хорошо структурированным данным, чтобы нарезать их и нарезать кубиками в соответствии с вашими требованиями.

Как создать базу данных в Excel?

Мы будем создавать базу данных сотрудников для организации. Давайте посмотрим, как создать базу данных в Excel, следуя приведенному ниже процессу:

Вы можете скачать этот шаблон базы данных Excel здесь — Создать шаблон базы данных Excel

Ввод данных для создания базы данных Excel

Ввод данных является основным аспектом при попытке создать базу данных в Excel.

Предположим, что это данные, которые вы собираетесь использовать в качестве базы данных сотрудников.

Я добавил первые несколько идентификаторов сотрудников . Произнесите D01, D02, D03, а затем перетащите оставшиеся до строки 12, используя ручку заполнения . Второй столбец содержит общую информацию о сотруднике, такую ​​как Имя, Фамилия, Назначение и Зарплата. Заполните эту информацию в ячейках вручную в соответствии с вашими данными. Убедитесь, что формат столбца Зарплата применяется ко всем ячейкам столбца (в противном случае эта база данных может вызвать ошибку при использовании).

Ввод правильных данных

Это всегда хорошо, чтобы ввести правильные данные. Убедитесь, что в ваших данных нет места. Когда я не говорю никаких других пробелов, это покрывает ячейки столбца, которые также не являются пустыми. Старайтесь изо всех сил, чтобы ни одна ячейка данных не была пустой. Если у вас нет никакой информации, предпочитайте ставить NA над пустой ячейкой. Также важно сделать правильный ввод в правый столбец.

Смотрите скриншот ниже:

Предположим, как показано на рисунке выше, вы ошибочно поменяли местами столбцы. то есть вы упомянули Обозначение под Фамилией и Фамилией под Обозначением, что является серьезным отступлением, когда вы рассматриваете это как основные данные о сотрудниках для вашей организации. Это может ввести в заблуждение некоторые ваши выводы.

Предположим, вы добавили правильную запись, но на 2- й строке после последней строки (т.е. одна строка оставлена ​​пустой). Также не рекомендуется делать это. Это разбивка для ваших данных. Смотрите скриншот ниже:

Как вы можете видеть, одна строка остается пустой после строки №. 12 (второй последний ряд набора данных) и добавил одну новую строку, которая не рекомендуется. В аналогичных строках не следует оставлять пустые столбцы в базе данных.

Давайте посмотрим на скриншот ниже:

Как видите, столбец F оставлен пустым. Что заставляет Excel думать, что существует разделение данных. Excel считает, что пустой столбец является разделителем для двух баз данных. Это вводит в заблуждение, поскольку столбец после пустого столбца является частью вашей исходной базы данных. Это не начальный столбец новой базы данных.

Все строки называются «Запись в базе данных Excel».

Это своего рода базовые знания о базе данных, которую мы создаем. Каждая строка, которую мы создаем / добавляем, называется записью в базе данных. Смотрите скриншот ниже для вашей справки:

Каждый столбец — это поле в базе данных Excel

Каждый столбец называется Поле в базе данных Excel. Заголовки столбцов называются именами полей.

Таблица формата

Когда вы закончите ввод данных, они должны быть преобразованы в таблицу для лучшей визуализации.

• Выберите ячейки от A2 до F12 в электронной таблице.
• Перейдите на вкладку « Главная ».
• Выберите « Формат как таблица» в раскрывающемся меню. Вы можете выбрать собственный стол.

Как только вы щелкнете по определенному формату таблицы, появится окно таблицы с диапазоном выбранных данных, и этот диапазон будет окружен пунктирной линией. Вы также можете изменить диапазон данных в диалоговом окне таблицы.

Как только вы довольны диапазоном, вы можете выбрать OK. Теперь вы можете увидеть свои данные в табличной форме. Смотрите скриншот, приведенный ниже:

Используйте инструменты базы данных Excel для сортировки или фильтрации данных

Вы можете использовать стрелки раскрывающегося списка, расположенные рядом с каждым именем поля, для сортировки или фильтрации данных в соответствии с вашими требованиями. Эти параметры действительно полезны, когда вы имеете дело с большим количеством данных.

Расширение базы данных

Если вы хотите добавить еще несколько записей в вашу таблицу, вы можете сделать это. Выберите все ячейки из вашей таблицы.

Поместите мышку внизу последней ячейки вашего стола. Указатель мыши превратится в двуглавую стрелку. Вы можете перетащить указатель вниз оттуда, пока не захотите добавить столько пустых строк в вашу базу данных. Впоследствии вы также можете добавлять данные в эти пустые ячейки.

Форматирование базы данных

Выделите ячейку A1 до F1 из электронной таблицы.

• Выберите вкладку « Главная »
• На вкладке «Главная страница» перейдите к « Обтекание текстом», а также « Объединение и центрирование».
• Вы также можете изменить цвет заливки. Выберите Цвет заливки. Выберите цвет вашего интереса. Здесь я выбрал зеленый цвет.

Вот как мы создали нашу базу данных в Excel.

Что нужно помнить о создании базы данных в Excel

• Информация об одном предмете должна быть полностью заполнена в одном ряду. Вы не можете использовать несколько строк для добавления разных данных одного и того же элемента в базу данных Excel.
• Поле не должно быть пустым. (Включая заголовки столбцов / название поля).
• Тип данных, введенный в один столбец, должен быть однородным. Например, Если вы вводите данные о зарплате в столбце Зарплата, в этом столбце не должно быть текстовой строки. Аналогично, любой столбец, содержащий текстовые строки, не должен содержать никакой числовой информации.
• База данных, созданная здесь, действительно очень маленький пример. Это становится огромным с точки зрения сотрудников, которые время от времени присоединяются, и становится беспокойным, чтобы поддерживать данные снова и снова со стандартным форматированием. Вот почему рекомендуется использовать базы данных.

Рекомендуемые статьи

Это было руководство по созданию базы данных в Excel. Здесь мы обсудим, как создать базу данных в Excel вместе с практическими примерами и загружаемым шаблоном Excel. Вы также можете просмотреть наши другие предлагаемые статьи —

1. Как импортировать данные в Excel?
2. Применение стилей таблиц в Excel
3. Как использовать панель инструментов Excel?
4. Руководство по строкам и столбцам Excel