How to open csv file in excel

CSV, or comma-separated values, is a common format for storing and transmitting content, such as contacts, calendars, databases, and spreadsheets. CSV files are used to move data between programs that aren’t ordinarily able to exchange data.

Excel is supposed to read CSV files, but in most cases, when you open CSV file in Excel, you see scrambled data that’s impossible to read. This article demonstrates how to convert CSV to excel.

How to open CSV file in Excel:

• Open CSV files in Excel 2016 and later
• Open CSV files in Excel 2003

BONUS: Find out how to export iPhone contacts to Excel.

Open a CSV file in Excel

Excel 2016 and later

1. Create a new Excel file and click Data ➔ From Text/CSV.



2. Find the CSV file on your PC and click Import.



3. Preview the resulting table in the pop-up window and click Load.



Change the delimiter and encoding type if needed.

4. All done.

Excel 2003

1. Open a new Excel document and navigate to the Data tab.



2. Click From Text.



3. Navigate to the CSV file you wish to open and click Import.



4. In the newly-opened window, choose Delimited. Then click Next.



5. Check the box next to the type of delimiter: in most cases, this is either a semicolon or a comma. Then click Next.



6. Click Finish.

That’s it! you have just imported a CSV file to Excel!

CSV – популярное расширение файлов, которые используются, в основном, для обмена данными между различными компьютерными программами. Чаще всего необходимости в открытии и редактировании таких документов нет. Однако в некоторых случаях перед пользователями может встать такая задача. Программа Excel позволяет это сделать, но в отличие от стандартных файлов в формате XLS и XLSX, простое открытие документа двойным щелчком мыши не всегда дает качественный результат, что может выражаться в некорректном отображении информации. Давайте посмотрим, каким образом можно открыть файлы с расширением CSV в Экселе.

Для начала давайте разберемся, что из себя представляют документы в данном формате.

CSV – аббревиатура, которая расшифровывается как “Comma-Separated Values” (на русском языке означает “значения, разделенные запятыми”).

Как следует из названия, в таких документах используются разделители:

• запятая – в англоязычных версиях;
• точка с запятой – в русскоязычных версиях программы.

Во время открытия документа в Excel основная задача (проблема) заключается в выборе способа кодировки, примененного при сохранении файла. Если будет выбрана не та кодировка, скорее всего, пользователь увидит множество нечитаемых символов, и полезность информации будет сведена к минимуму. Помимо этого, ключевое значение имеет используемый разделитель. Например, если документ был сохранен в англоязычной версии, а затем его пытаются открыть в русскоязычной, скорее всего, качество отображаемой информации пострадает. Причина, как мы ранее отметили, заключается в том, что в разных версиях используются разные разделители. Давайте посмотрим, как избежать этих проблем и как правильно открывать файлы CSV.

Прежде, чем приступить к более сложным методам, давайте рассмотрим самый простой. Он применим только в тех случаях, когда файл был создан/сохранен и открывается в одной и той же версии программы, а значит, проблем с кодировкой и разделителями быть не должно. Здесь возможно два варианта, опишем их ниже.

Excel установлена как программа по умолчанию для открытия CSV-файлов

Если это так, открыть документ можно как и любой другой файл – достаточно просто дважды щелкнуть по нему.

Для открытия CSV-фалов назначена другая программа или не назначена вовсе

Алгоритм действия в таких ситуациях следующий (на примере Windows 10):

1. Щелкаем правой кнопкой мыши по файлу и в открывшемся контекстном меню останавливаемся на команде “Открыть с помощью”.
2. Во вспомогательном меню система может сразу предложить программу Excel. В этом случае кликаем по ней, в результате чего файл откроется (как и при двойном щелчке по нему). Если нужной нам программы нет в списке, кликаем по пункту “Выбрать другое приложение”.
3. Появится окно, в котором мы можем выбрать программу (чтобы раскрыть весь список доступных вариантов, требуется нажать кнопку “Еще приложения”), с помощью которой требуется открыть документ. Ищем то, что нам нужно и жмем OK. Чтобы назначить Excel приложением по умолчанию для данного типа файлов, предварительно ставим соответствующую галочку.
4. В некоторых случаях, когда и в этом окошке не удается найти Эксель, щелкаем по кнопке “Найти другое приложение на этом компьютере” в конце списка.
5. На экране отобразится окно, в котором мы переходим к расположению программы на ПК, отмечаем исполняемый файл с расширением EXE и жмем кнопку “Открыть”.

Независимо от того, какой из описанных выше способов был выбран, результатом будет открытие CSV-файла. Как мы упомянули выше, корректно отображаться содержимое будет только при соответствии кодировки и разделителей.

В остальных случаях может показываться нечто подобное:

Поэтому описанный метод подходит не всегда, и мы переходим к следующим.

Метод 2: применяем Мастер текстов

Воспользуемся интегрированным в программу инструментом – Мастером текстов:

1. Открыв программу и создав новый лист, чтобы получить доступ ко всем функциям и инструментам рабочей среды, переключаемся во вкладку “Данные”, где щелкаем по кнопке “Получение внешних данных”. Среди раскрывшихся вариантов выбираем “Из текста”.
2. Откроется окно, в котором нам нужно перейти к расположению файла, который требуется импортировать. Отметив его жмем кнопку “Импорт”.
3. Появится Мастер текстов. Проверяем, чтобы была выбрана опция “с разделителями” для параметра “Формат данных”. Выбор формата зависит от кодировки, которая была использована при его сохранении. Среди самых популярных форматов можно отметить “Кириллицу (DOS)” и “Юникод (UTF-8)”. Понять, что сделан правильный выбор можно, ориентируясь на предварительный просмотр содержимого в нижней части окна. В нашем случае подходит “Юникод (UTF-8)”. Остальные параметры чаще всего не требует настройки, поэтому жмем копку “Далее”.
4. Следующим шагом определяемся с символом, который служит в качестве разделителя. Так как наш документ был создан/сохранен в русскоязычной версии программы, выбираем “точку с запятой”. Здесь у нас, как и в случае с выбором кодировки, есть возможность попробовать различные варианты, оценивая результат в области предпросмотра (можно, в том числе, указать свой собственный символ, выбрав опцию “другой”). Задав требуемые настройки снова нажимаем кнопку “Далее”.
5. В последнем окне, чаще всего, вносить какие-либо изменения в стандартные настройки не нужно. Но если требуется изменить формат какого-то столбца, сначала кликаем по нему в нижней части окна (поле “Образец”), после чего выбираем подходящий вариант. По готовности жмем “Готово”.
6. Появится окошко, в котором выбираем способ импорта данных (на имеющемся или на новом листе) и жмем OK.
7. Все готово, нам удалось импортировать данные CSV-файла. В отличие от первого метода, мы можем заметить, что была соблюдена ширина столбцов с учетом содержимого ячеек.

И последний метод, которым можно воспользоваться заключается в следующем:

1. Запустив программу выбираем пункт “Отрыть”.Если программа уже ранее была открыта и ведется работа на определенном листе,  переходим в меню “Файл”.Щелкаем по команде “Открыть” в списк команд.
2. Жмем кнопку “Обзор”, чтобы перейти к окну Проводника.
3. Выбираем формат “Все файлы”, переходим к месту хранения нашего документа, отмечаем его и щелкаем кнопку “Открыть”.
4. На экране появится уже знакомый нам Мастер импорта текстов. Далее руководствуемся шагами, описанными в Методе 2.

Заключение

Таким образом, несмотря на кажущуюся сложность, программа Эксель вполне позволяет открывать и работать с файлами в формате CSV. Главное – определиться с методом реализации. Если при обычном открытии документа (двойным щелчком мыши или через контекстное меню) его содержимое содержит непонятные символы, можно воспользоваться Мастером текста, который позволяет выбрать подходящую кодировку и знак разделителя, что напрямую влияет на корректность отображаемой информации.

Whether you’re generating financial reports, processing your accounts for month end, or simply moving information between data sources to analyze it for valuable insights, chances are you’ll need to get external data (e.g., access a text-based flat file format like a comma separated values (CSV) document). And when you do, it’s also probable you’ll do so by importing it from a text file into one of the most common applications for handling CSV files: Microsoft Excel.

The actual process for creating an excel workbook from text files like the CSV format is fairly straightforward. But it’s important to follow the process exactly to avoid potential pitfalls and make sure your data makes the transition smoothly and completely.

Why Knowing How to Open CSV Files in Excel Matters

Native Microsoft Excel files (.xlsx files) are designed for that application and provide support for macros, separate data tabs, and other advanced features. They’re meant to be used both as part of the larger Microsoft Office suite and as a data manipulation and management tool that can import and process data for exporting to other applications.

CSV files (their file extension mirrors their name: .csv) are rarely accessed directly. Instead, they’re used for storing and transferring information that’s been broken into manageable chunks, such as calendar appointments, statistics, customer databases, contact information, etc. They don’t support macros or plug-ins or more advanced features, but that’s intentional, as once the data’s in Excel, it can be manipulated, connected to other workbooks, analyzed using pivot tables, etc.

NOTE: Despite the name of the format, data values may be separated by commas, semicolons, or other punctuation, depending on how the original was created.

They’re text-based (and can even be created in very simple text editor applications such as Notepad, and can be saved directly to, and created from, the .txt format), easy to create and use, and let you handle large amounts of information without worrying about being locked into a specific application.

CSV files come in four types:

• CSV UTF-8 (Eight-bit Unicode Transformation Format) (Comma delimited)
• CSV (Comma delimited)
• CSV (Macintosh)
• CSV (MS-DOS)

Each format has its distinct uses, but all four are supported by Microsoft Excel. That’s important, because it gives you more flexibility in managing your data; you can easily import from any of the formats and export copies to any of the four CSV formats (using the Save As…dialogue) for use in other applications as needed.

That said, while all four formats are supported natively, simply opening a CSV file rather than importing it into an excel worksheet will often result in a screen full of gibberish. Importing to an Excel sheet from the CSV file preserves the data’s utility and accessibility (It saves you the headache of trying to pick through an improperly formatted document, too!).

Given Excel’s large market share and the near ubiquity it shares with CSV files in the modern office environment, understanding how to import data from the CSV format to Excel is a critical skill for financial and other professionals who need to access, create, collect, and manage data across different platforms, in various file types, on a regular basis.

Importing to an Excel sheet from the CSV file preserves the data’s utility and accessibility (It saves you the headache of trying to pick through an improperly formatted document, too!).

Open CSV Files in Microsoft Excel the Right Way

Generally, you’ll rely on Excel’s built-in Import Text Wizard to help you get data from your CSV file into your existing Excel workbook (or a new worksheet). You can also try opening it directly from Excel’s File menu or with a double-click on the file in Explorer, but that can be an exercise in frustration if your settings aren’t properly configured.

Depending on your location and the version of Excel you’re using, Excel will rely on its localized Region and Language settings to make certain assumptions about files you use, and how files will most likely be formatted. This includes the “default” file separator; different regions have different delimiters. In the United States, for example, commas are most often used, but in Germany, it’s the semicolon that gets the heaviest usage.

Naturally, things can get even more complicated if you’re working with files created in other locations with different regional settings.

The more data you’re working with, and the more diverse your data sources, the higher the chances simply double-clicking to open a .csv file (or using the Open command) will end in woe rather than work-friendly data.

Another important caveat: while .txt files and .csv files are essentially the same in many ways, always save any .txt file you plan to import into Excel as a .csv file before trying to import it. You can do this very easily in Notepad by simply changing the extension to “.csv” in the “Save As…” dialogue.

To use the more complicated, but also much more reliable, Text Import Wizard:

1. Open a New Excel Document, or open a new worksheet in your existing Excel workbook.
2. Navigate to the “Data” tab.
3. Click on the “From Text” button.
4. Navigate to the folder holding the .csv file you want to open and click on the correct file name.
5. Click “Import.”
6. The Text Import Wizard will open. Make sure you choose the “Delimited” radio button/checkbox under “Original Data Type” in the open dialog box. If your data has headers, don’t forget to select the “My data has headers” checkbox as well.
7. Click “Next.”
8. Select the checkbox corresponding to the correct delimiter used in the original .csv document. This will usually be a comma or a semicolon, but could be a tab, a space, or even a special character. It’s important to choose the correct delimiter to ensure the data fields can be properly parsed during the import.
9. Choose the correct text qualifier (usually double quotes) from the drop-down list.
10. Click “Next.”
11. In the Data Preview field, only the first column of data will be highlighted. Drag the horizontal window control all the way to the right.
12. While holding down the Shift key, click on the final column heading. This should select and highlight every column in the Data Preview pane.
13. Choose “Text” as your Column Data Format. Every column should now be labeled “Text” in the Data Preview pane.
14. Review the Data Preview window to ensure your data looks the way it should.
15. Click “Finish.”
16. If prompted to select a location for your data (e.g., “Where do you want to put the data?”), click on whichever cell in the worksheet (or new workbook, or new worksheet in your existing workbook) you want to receive the first item in the .csv file and then click “OK.”

Your data should appear in your spreadsheet, organized in columns and, where relevant, with their original headers. If your data contained fields with leading zeros, double-check to make sure they made the transition through the Import Text Wizard.

Bringing CSV Data into Microsoft Excel Doesn’t Have to Be Difficult

When it comes to your data, it pays to be cautious, even when dealing with a relatively simple task like importing CSV data into Excel. By taking the time to practice proper protocols when you either open or import data from CSV files, you can save time and frustration, and make sure your information is complete and accurate for optimal reporting, analysis, and strategic planning.