How to do microsoft office excel

The best way to learn about Excel 2013 is to start using it. Create a blank workbook and learn the basics of working with columns, cells, and data.

The best way to learn about Excel 2013 is to start using it.

This is what you see when you start Excel for the first time.

You can open an existing workbook over here or start with a template.

Since this is our first time, let’s keep it simple and select Blank workbook.

The area down here is where you create your worksheet.

And you’ll find all the tools you need to work on it, up here, in this area called the ribbon.

In this area, you’ll find the name box and formula bar.

You’ll see what those do as we go along. Now click somewhere in the work area.

These little rectangles, called cells, each hold one piece of information: some text, a number, or a formula.

Let’s say we want to create a worksheet to track expenses on an expansion project.

Type the first budget item, and press Enter.

There are literally millions of cells in a worksheet, but each one can be identified using this grid system of rows and columns.

For example, the address of this cell is C6; column C, row 6.

The name box shows which cell is selected. You’ll see why addresses are important later. Next, type the other budget items.

This is a breakdown of the work required for the expansion project.

If the text doesn’t fit in the cells, come up here, and hold the mouse over the column border until you see a double-headed arrow.

Then, click and drag the border to widen the column.

Now to make our worksheet more interesting, let’s add rough estimates for each work item in the next column.

To make the numbers look like $ amounts, we’ll add some formatting.

First, select the numbers by clicking the first number and dragging the mouse down the list.

The gray highlighting and green border mean the cells are selected.

Right-click the selection, and the right-click menu opens along with this box up here called the mini-toolbar.

The mini-toolbar changes depending on what you select.

In this case, it contains commands for formatting the cells.

Click the $ sign to format the numbers as $ amounts.

Now it is beginning to look more like a worksheet.

To make it official, let’s add a header row up here, so that anyone who looks at the worksheet will know what the data means in each column.

Next, let’s do something to the data to make it easier to work with.

Select the header and data. Click the top left corner, and drag the mouse to the bottom right.

This time, instead of right-clicking, just hold the mouse over the selection, and a button appears.

Click it and the Quick Analysis lens opens.

This contains a set of tools for helping you analyze your data.

Click TABLES, and then click Table. The data is converted to a table.

You don’t have to do this, but working with data as a table has certain advantages.

For example, you can click these arrows to quickly sort or filter the data.

You also have a lot of commands and options to choose from, up here on the ribbon.

For example, we can add a Total Row to the table or remove the Banded Rows.

While we’re up here, let’s take a closer look at the ribbon.

The commands and options you can work with are organized into these tabs.

Most of the commands, you’ll need are on the HOME tab.

For example, you can come here to format text and numbers, or change a Cell Style.

The INSERT tab has commands for inserting things, like pictures and charts.

We’ll look at some of the other tabs later in the course.

The TABLE TOOLS DESIGN tab is called a contextual tab because it appears only when you are working on the table.

When you select a cell outside the table, the tab goes away.

You’ll also see contextual tabs when you are working with other insertable objects, like Sparklines and Pivot Charts.

Our worksheet is pretty small now, but there’s plenty of room to grow in Excel as your project expands.

However, before we do any more work, let’s save the workbook.

Если текстовым редактором Word с грехом пополам владеет большая часть пользователей компьютеров, то с не менее знаменитым табличным процессором дела обстоят не столь радужно. Многие просто не видят, каким образом можно использовать эту программу для повседневных нужд, пока не столкнутся с необходимостью выполнять расчёты на больших выборках данных.

Но и здесь имеются проблемы: не поняв без посторонней помощи принципы работы Excel, пользователи бросают это занятие и больше к нему не возвращаются.

Сегодняшняя статься предназначена для обеих категорий населения: простые пошаговые инструкции позволят начать практическое освоение программы. Ведь, на самом деле, Excel позволяет не только выполнять расчёты в табличном представлении – приложение можно использовать для составления диаграмм, многофакторных графиков, подробных отчётов.

Да, таблицы в Word и Excel – это совершенно разные вещи, но на самом деле работать с табличными данными вовсе не сложно. И для этого совсем не обязательно быть программистом.

Начало работы

Практика – лучший способ получить базовые навыки в любой профессии. Табличный процессор от Microsoft не является исключением. Это весьма полезное приложение, применимое в самых разных областях деятельности, позволяющее организовать быстрые вычисления вне зависимости от количества исходных данных.

Освоив Excel, вы вряд ли станете экспертом по реляционным базам данных, но полученных навыков окажется вполне достаточно для получения статуса «уверенный пользователь». А это не только моральное удовлетворение и способ похвастаться перед друзьями, но и небольшой плюсик к вашему резюме.

Итак, для начала давайте ознакомимся с основными терминами, касающимися Excel:

• таблица – это двумерное представление наборов чисел или иных значений, размещённых в строках и столбцах. Нумерация строк – числовая, от 1 и далее до бесконечности. Для столбцов принято использовать буквы латинского алфавита, причём, если нужно больше 26 столбцов, то после Z будут идти индексы АА, АВ и так далее;
• таким образом, каждая ячейка, расположенная на пересечении столбца и строки, будет иметь уникальный адрес типа А1 или С10. Когда мы будем работать с табличными данными, обращение к ячейкам будет производиться по их адресам, вернее – по диапазонам адресов (например, А1:А65, разделителем здесь является двоеточие). В Excel табличный курсор привязывается не к отдельным символам, а к ячейке в целом – это упрощает манипулирование данными. Это означает, что с помощью курсора вы можете перемещаться по таблице, но не внутри ячейки – для этого имеются другие инструменты;
• под рабочим листом в Excel понимают конкретную таблицу с набором данных и формулами для вычислений;
• рабочая книга – это файл с расширением xls, в котором может содержаться один или несколько рабочих листов, то есть это может быть набор связанных таблиц;
• работать можно не только с отдельными ячейками или диапазонами, но и с их совокупностью. Отдельные элементы списка разделяются точкой с запятой (В2;В5:В12);
• с помощью такой индексации можно выделять отдельные строки, столбцы или прямоугольные области;
• с объектами таблицы можно производить различные манипуляции (копирование, перемещение, форматирование, удаление).

Как работать в программе Excel: пособие для начинающих

Итак, мы получили некий минимум теоретических сведений, позволяющих приступить к практической части. А теперь рассмотрим, как работать в Excel. Разумеется, после запуска программы нам нужно создать таблицу. Сделать это можно разными способами, выбор которых осуществляется с учётом ваших предпочтений и стоящих перед вами задач.

Изначально мы имеем пустую таблицу, но уже разбитую на ячейки, с пронумерованными строками и столбцами. Если распечатать такую таблицу, получим чистый лист, без рамок и границ.

Давайте разберёмся, как работать с элементами таблицы – стройками, столбцами и отдельными ячейками.

Как выделить столбец/строку

Для выделения столбца необходимо щёлкнуть кнопкой мыши по его наименованию, представленному латинской буквой или комбинацией букв.

Соответственно, для выделения строки нужно щелкнуть мышкой по цифре, соотносящейся с нужной строкой.

Для выделения диапазона строк или столбцов действуем следующим образом:

• щёлкаем правой кнопкой по первому индексу (буква или цифра), при этом строка/столбец выделится;
• отпускаем кнопку и ставим курсор на второй индекс;
• при нажатой Shift щёлкаем ПКМ на второй цифре/букве – выделенной станет соответствующая прямоугольная область.

Выделение строк с помощью горячих клавиш производится комбинацией Shift+Пробел, для выделения столбца устанавливаем курсор в нужную ячейку и жмём Ctrl+Пробел.

Изменение границ ячеек

Пользователи, пробующие самостоятельно научиться пользоваться программой Excel, часто сталкиваются с ситуацией, когда в ячейку вносится содержимое, превышающее её размеры. Это особенно неудобно, если там содержится длинный текст. Расширить правую границу ячейки можно двумя способами:

• вручную, кликнув левой кнопкой мыши по правой границе на строке с индексами и, удерживая её нажатой, передвинуть границу на нужное расстояние;
• есть и более простой способ: дважды щёлкнуть мышью по границе, и программа самостоятельно расширит длину ячейки (опять же на строке с буквами-индексами).

Для увеличения высоты строки можно нажать на панели инструментов кнопку «Перенос текста», или потянуть мышкой за границу на панели цифр-индексов.

С помощью кнопки «Распределение по вертикали» можно отобразить не помещающийся в ячейку текст в несколько строк.

Отмена внесенных изменений производится стандартным способом, с помощью кнопки «Отмена» или комбинации CTRL+Z. Желательно такие откаты делать сразу – потом это может и не сработать.

Если требуется отметить форматирование строк, можно воспользоваться вкладкой «Формат», в которой выбрать пункт «Автоподбор высоты строки».

Для отмены изменений размеров столбцов в той же вкладке «Формат» следует выбрать пункт «Ширина по умолчанию» — запоминаем стоящую здесь цифру, затем выделяем ту ячейку, границы которой были изменены и их нужно «вернуть». Теперь заходим в пункт «Ширина столбца» и вводим записанный на предыдущем шаге показатель по умолчанию.

Как вставить столбец/строку

Как обычно, вставку строки или столбца можно производить двумя способами, через вызов контекстного меню мышкой или с помощью горячих клавиш. В первом случае кликаем ПКМ на ячейке, которую необходимо сдвинуть, и в появившемся меню выбираем пункт «Добавить ячейки». Откроется стандартное окно, в котором можно задать, что именно вы хотите добавить, и будет указано, где произойдёт расширение (столбцы добавляются слева от текущей ячейки, строки – сверху).

Это же окно можно вызвать комбинацией CTRL+SHIFT+«=».

Столь подробное описание, как пользоваться программой Excel, несомненно, пригодится чайникам, то есть новичкам, ведь все эти манипуляции востребованы очень часто.

Пошаговое создание таблицы, вставка формул

Обычно в первой верхней строке с индексом 1 присутствуют наименования полей, или столбцов, а в строках вносятся отдельные записи. Поэтому первый шаг создания таблицы заключается в проставлении наименований столбцов (например, «Наименование товара», «Номер накладной», «Покупатель», «Количество», «Цена», «Сумма»).

После этого тоже вручную вносим данные по таблице. Возможно, в первом или третьем столбце нам придётся раздвигать границы – как это сделать/, мы уже знаем.

Теперь поговорим о вычисляемых значениях. В нашем случае это столбец «Сумма», который равен умножению количества на цену. В нашем случае столбец «Сумма» имеет букву F, столбцы «Количество» и «Цена» – D и E соответственно.

Итак, ставим курсор в ячейку F2 и набираем символ «=». Это означает, что в отношении всех ячеек в столбце F будут произведены вычисления согласно некоей формуле.

Чтобы ввести саму формулу, выделяем ячейку D2, жмём символ умножения, выделяем ячейку E2, жмём Enter. В результате в ячейке D2 появится число, равное произведению цены на количество. Чтобы формула работала для всех строк таблицы, цепляем мышкой в ячейке D2 левый нижний угол (при наведении на него появится маленький крестик) и тащим его вниз до конца. В итоге формула будет работать для всех ячеек, но со своим набором данных, взятым в той же строке.

Если нам нужно распечатать таблицу, то для придания читабельного вида строки и столбцы нужно ограничить сеткой. Для этого выделяем участок таблицы с данными, включая строку с наименованиями столбцов, выбираем вкладку «Границы» (она расположена в меню «Шрифт») и жмём на символе окошка с надписью «Все границы».

Вкладка «Шрифт» позволяет форматировать шрифты по тому же принципу, ВТО и в Word. Так, шапку лучше оформить жирным начертанием, текстовые столбцы лучше выравнивать по левому краю, а числа – центрировать. Итак, вы получили первые навыки, как работать в Excel. Перейдём теперь к рассмотрению других возможностей табличного процессора.

Как работать с таблицей Excel – руководство для чайников

Мы рассмотрели простейший пример табличных вычислений, в котором функция умножения вводилась вручную не совсем удобным способом.

Создание таблиц можно упростить, если воспользоваться инструментом под названием «Конструктор».

Он позволяет присвоить таблице имя, задать её размер, можно использовать готовые шаблоны, менять стили, есть возможность создания достаточно сложных отчётов.

Многие новички не могут понять, как скорректировать введённое в ячейку значение. При клике на ячейку, подлежащую изменению, и попытке ввода символов старое значение пропадает, и приходится всё вводить сначала. На самом деле значение ячейки при клике по ней появляется в статусной строке, расположенной под меню, и именно там и нужно редактировать её содержимое.

При вводе в ячейки одинаковых значений Excel проявляет интеллект, как поисковые системы – достаточно набрать несколько символов из предыдущей строки, чтобы её содержимое появилось в текущей – останется только нажать Enter или опуститься на строку ниже.

Чтобы подсчитать итоги по столбцу (в нашем случае – общую сумму проданных товаров), необходимо поставить курсор в ячейку, в которой доложен находиться итог, и нажать кнопку «Автосумма» – как видим, ничего сложного, быстро и эффективно. Того же результата можно добиться, нажав комбинацию ALT+»=».

Ввод формул легче производить в статусной строке. Как только мы нажимаем в ячейке знак «=», он появляется и в ней, а слева от него имеется стрелка. Нажав на неё, мы получим список доступных функций, которые разбиты по категориям (математические, логические, финансовые, работа с текстом и т.д.). Каждая из функций имеет свой набор аргументов, которые нужно будет ввести. Функции могут быть вложенными, при выборе любой функции появится окошко с её кратким описанием, а после нажатия Ок – окно с необходимыми аргументами.

После завершения работы при выходе из программы она спросит, нужно ли сохранять внесённые вами изменения и предложит ввести имя файла.

Надеемся, приведённых здесь сведений достаточно для составления несложных таблиц. По мере освоения пакета Microsoft Excel вы будете узнавать новые его возможности, но мы утверждаем, что профессиональное изучение табличного процессора вам вряд ли потребуется. В сети и на книжных полках можно встретить книги и руководства из серии «Для чайников» по Excel на тысячи страниц. Сможете ли вы их осилить в полном объёме? Сомнительно. Тем более, что большинство возможностей пакета вам не потребуется. В любом случае мы будем рады ответить на ваши вопросы, касающиеся освоения самого известного табличного редактора.

Microsoft Excel – самая популярная программа для работы с электронными таблицами. Ее преимущество заключается в наличии всех базовых и продвинутых функций, которые подойдут как новичкам, так и опытным пользователям, нуждающимся в профессиональном ПО.

В рамках этой статьи я хочу рассказать о том, как начать работу в Эксель и понять принцип взаимодействия с данным софтом.

Создание таблицы в Microsoft Excel

Конечно, в первую очередь необходимо затронуть тему создания таблиц в Microsoft Excel, поскольку эти объекты являются основными и вокруг них строится остальная работа с функциями. Запустите программу и создайте пустой лист, если еще не сделали этого ранее. На экране вы видите начерченный проект со столбцами и строками. Столбцы имеют буквенное обозначение, а строки – цифренное. Ячейки образовываются из их сочетания, то есть A1 – это ячейка, располагающаяся под первым номером в столбце группы А. С пониманием этого не должно возникнуть никаких проблем.

Обратите внимание на приведенный выше скриншот. Вы можете задавать любые названия для столбцов, заполняя данные в ячейках. Именно так формируется таблица. Если не ставить для нее границ, то она будет бесконечной. В случае необходимости создания выделенной таблицы, которую в будущем можно будет редактировать, копировать и связывать с другими листами, перейдите на вкладку «‎Вставка» и выберите вариант вставки таблицы.

Задайте для нее необходимую область, зажав левую кнопку мыши и потянув курсор на необходимое расстояние, следя за тем, какие ячейки попадают в пунктирную линию. Если вы уже разобрались с названиями ячеек, можете заполнить данные самостоятельно в поле расположения. Однако там нужно вписывать дополнительные символы, с чем новички часто незнакомы, поэтому проще пойти предложенным способом. Нажмите «‎ОК» для завершения создания таблицы.

На листе вы сразу же увидите сформированную таблицу с группировками по столбцам, которые можно сворачивать, если их отображение в текущий момент не требуется. Видно, что таблица имеет свое оформление и точно заданные границы. В будущем вам может потребоваться увеличение или сокращение таблицы, поэтому вы можете редактировать ее параметры на вкладке «‎Конструктор».

Обратите внимание на функцию «‎Экспресс-стили», которая находится на той же упомянутой вкладке. Она предназначена для изменения внешнего вида таблицы, цветовой гаммы. Раскройте список доступных тем и выберите одну из них либо приступите к созданию своей, разобраться с чем будет не так сложно.

Основные элементы редактирования

Работать в Excel самостоятельно – значит, использовать встроенные элементы редактирования, которые обязательно пригодятся при составлении таблиц. Подробно останавливаться на них мы не будем, поскольку большинство из предложенных инструментов знакомы любому пользователю, кто хотя бы раз сталкивался с подобными элементами в том же текстовом редакторе от Microsoft. 

На вкладке «‎Главная» вы увидите все упомянутые инструменты. С их помощью вы можете управлять буфером обмена, изменять шрифт и его формат, использовать выравнивание текста, убирать лишние знаки после запятой в цифрах, применять стили ячеек и сортировать данные через раздел «‎Редактирование».

Использование функций Excel

По сути, создать ту же таблицу можно практически в любом текстовом или графическом редакторе, но такие решения пользователям не подходят из-за отсутствия средств автоматизации. Поэтому большинство пользователей, которые задаются вопросом «‎Как научиться работать в Excel», желают максимально упростить этот процесс и по максимуму задействовать все встроенные инструменты. Главные средства автоматизации – функции, о которых и пойдет речь далее.

1. Если вы желаете объявить любую функцию в ячейке (результат обязательно выводится в поле), начните написание со знака «​=», после чего впишите первый символ, обозначающий название формулы. На экране появится список подходящих вариантов, а нажатие клавиши TAB выбирает одну из них и автоматически дописывает оставшиеся символы.

2. Обратите внимание на то, что справа от имени выбранной функции показывается ее краткое описание от разработчиков, позволяющее понять предназначение и действие, которое она выполняет.

3. Если кликнуть по значку с функцией справа от поля ввода, на экране появится специальное окно «‎Вставка функции», в котором вы можете ознакомиться со всеми ними еще более детально, получив полный список и справку. Если выбрать одну из функций, появится следующее окно редактирования, где указываются аргументы и опции. Это позволит не запутаться в правильном написании значений.

4. Взгляните на следующее изображение. Это пример самой простой функции, результатом которой является сумма указанного диапазона ячеек или двух из них. В данном случае знак «:»​ означает, что все значения ячеек указанного диапазона попадают под выражение и будут суммироваться. Все формулы разобрать в одной статье нереально, поэтому читайте официальную справку по каждой или найдите открытую информацию в сети.

5. На вкладке с формулами вы можете найти любую из них по группам, редактировать параметры вычислений или зависимости. В большинстве случаев это пригождается только опытным пользователям, поэтому просто упомяну наличие такой вкладки с полезными инструментами.

Вставка диаграмм

Часто работа в Эксель подразумевает использование диаграмм, зависимых от составленной таблицы. Обычно это требуется ученикам, которые готовят на занятия конкретные проекты с вычислениями, однако применяются графики и в профессиональных сферах. На данном сайте есть другая моя инструкция, посвященная именно составлению диаграммы по таблице. Она поможет разобраться во всех тонкостях этого дела и самостоятельно составить график необходимого типа.

Подробнее: Как построить диаграмму по таблице в Excel: пошаговая инструкция

Элементы разметки страницы

Вкладка под названием «‎Разметка страницы» пригодится вам только в том случае, если создаваемый лист в будущем должен отправиться в печать. Здесь вы найдете параметры страницы, сможете изменить ее размер, ориентацию, указать область печати и выполнить другое редактирование. Большинство доступных инструментов подписаны, и с их использованием не возникнет никаких проблем. Учитывайте, что при внесении изменений вы можете нажать комбинацию клавиш Ctrl + Z, если вдруг что-то сделали не так.

Сохранение и переключение между таблицами

Программа Эксель подразумевает огромное количество мелочей, на разбор которых уйдет ни один час времени, однако начинающим пользователям, желающим разобраться в базовых вещах, представленной выше информации будет достаточно. В завершение отмечу, что на главном экране вы можете сохранять текущий документ, переключаться между таблицами, отправлять их в печать или использовать встроенные шаблоны, когда необходимо начать работу с заготовками.

Надеюсь, что эта статья помогла разобраться вам с тем, как работать в Excel хотя бы на начальном уровне. Не беспокойтесь, если что-то не получается с первого раза. Воспользуйтесь поисковиком, введя там запрос по теме, ведь теперь, когда имеются хотя бы общие представления об электронных таблицах, разобраться в более сложных вопросах будет куда проще.

Microsoft Excel – чрезвычайно полезная программка в разных областях. Готовая таблица с возможностью автозаполнения, быстрых расчетов и вычислений, построения графиков, диаграмм, создания отчетов или анализов и т.д.

Инструменты табличного процессора могут значительно облегчить труд специалистов из многих отраслей. Представленная ниже информация – азы работы в Эксель для чайников. Освоив данную статью, Вы приобретете базовые навыки, с которых начинается любая работа в Excel.

Инструкция по работе в Excel

Книга Excel состоит из листов. Лист – рабочая область в окне. Его элементы:

Чтобы добавить значение в ячейку, щелкаем по ней левой кнопкой мыши. Вводим с клавиатуры текст или цифры. Жмем Enter.

Значения могут быть числовыми, текстовыми, денежными, процентными и т.д. Чтобы установить/сменить формат, щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши, выбираем «Формат ячеек». Или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+1.

Для числовых форматов можно назначить количество десятичных знаков.

Примечание. Чтобы быстро установить числовой формат для ячейки — нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+1.

Для форматов «Дата» и «Время» Excel предлагает несколько вариантов изображения значений.

Отредактируем значение ячеек:

1. Щелкнем по ячейке со словом левой кнопкой мыши и введем число, например. Нажимаем ВВОД. Слово удаляется, а число остается.
2. Чтобы прежнее значение осталось, просто изменилось, нужно щелкнуть по ячейке два раза. Замигает курсор. Меняем значение: удаляем часть текста, добавляем.



3. Отредактировать значения можно и через строку формул. Выделяем ячейку, ставим курсор в строку формул, редактируем текст (число) – нажимаем Enter.

Для удаления значения ячейки используется кнопка Delete.

Чтобы переместить ячейку со значением, выделяем ее, нажимаем кнопку с ножницами («вырезать»). Или жмем комбинацию CTRL+X. Вокруг ячейки появляется пунктирная линия. Выделенный фрагмент остается в буфере обмена.

Ставим курсор в другом месте рабочего поля и нажимаем «Вставить» или комбинацию CTRL+V.

Таким же способом можно перемещать несколько ячеек сразу. На этот же лист, на другой лист, в другую книгу.

Чтобы переместить несколько ячеек, их нужно выделить:

1. Ставим курсор в крайнюю верхнюю ячейку слева.
2. Нажимаем Shift, удерживаем и с помощью стрелок на клавиатуре добиваемся выделения всего диапазона.

Чтобы выделить столбец, нажимаем на его имя (латинскую букву). Для выделения строки – на цифру.

Для изменения размеров строк или столбцов передвигаем границы (курсор в этом случае принимает вид крестика, поперечная перекладина которого имеет на концах стрелочки).

Чтобы значение поместилось в ячейке, столбец можно расширить автоматически: щелкнуть по правой границе 2 раза.

Чтобы сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, нажимаем на ленте кнопок «Перенос текста».

Чтобы стало красивее, границу столбца Е немного подвинем, текст выровняем по центру относительно вертикали и горизонтали.

Объединим несколько ячеек: выделим их и нажмем кнопку «Объединить и поместить в центре».

В Excel доступна функция автозаполнения. Вводим в ячейку А2 слово «январь». Программа распознает формат даты – остальные месяцы заполнит автоматически.

Цепляем правый нижний угол ячейки со значением «январь» и тянем по строке.

Апробируем функцию автозаполнения на числовых значениях. Ставим в ячейку А3 «1», в А4 – «2». Выделяем две ячейки, «цепляем» мышью маркер автозаполнения и тянем вниз.

Если мы выделим только одну ячейку с числом и протянем ее вниз, то это число «размножиться».

Чтобы скопировать столбец на соседний, выделяем этот столбец, «цепляем» маркер автозаполнения и тянем в сторону.

Таким же способом можно копировать строки.

Удалим столбец: выделим его – правой кнопкой мыши – «Удалить». Или нажав комбинацию горячих клавиш: CTRL+»-«(минус).

Чтобы вставить столбец, выделяем соседний справа (столбец всегда вставляется слева), нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Столбец». Комбинация: CTRL+SHIFT+»=»

Чтобы вставить строку, выделяем соседнюю снизу. Комбинация клавиш: SHIFT+ПРОБЕЛ чтобы выделить строку и нажимаем правую кнопку мыши – «Вставить» — «Строку» (CTRL+SHIFT+»=»)(строка всегда вставляется сверху).



Как работать в Excel: формулы и функции для чайников

Чтобы программа воспринимала вводимую в ячейку информацию как формулу, ставим знак «=». Например, = (2+3)*5. После нажатия «ВВОД» Excel считает результат.

Последовательность вычисления такая же, как в математике.

Формула может содержать не только числовые значения, но и ссылки на ячейки со значениями. К примеру, =(A1+B1)*5, где А1 и В1 – ссылки на ячейки.

Чтобы скопировать формулу на другие ячейки, необходимо «зацепить» маркер автозаполнения в ячейке с формулой и протянуть вниз (в сторону – если копируем в ячейки строки).

При копировании формулы с относительными ссылками на ячейки Excel меняет константы в зависимости от адреса текущей ячейки (столбца).

Чтобы сделать ссылку абсолютной (постоянной) и запретить изменения относительно нового адреса, ставится знак доллара ($).

В каждой ячейке столбца С второе слагаемое в скобках – 3 (ссылка на ячейку В1 постоянна, неизменна).

Значительно расширяют функционал программы встроенные функции. Чтобы вставить функцию, нужно нажать кнопку fx (или комбинацию клавиш SHIFT+F3). Откроется окно вида:

Чтобы не листать большой список функций, нужно сначала выбрать категорию.

Когда функция выбрана, нажимаем ОК. Откроется окно «Аргументы функции».

Функции распознают и числовые значения, и ссылки на ячейки. Чтобы поставить в поле аргумента ссылку, нужно щелкнуть по ячейке.

Excel распознает и другой способ введения функции. Ставим в ячейку знак «=» и начинаем вводить название функции. Уже после первых символов появится список возможных вариантов. Если навести курсор на какой-либо из них, раскроется подсказка.

Дважды щелкаем по нужной функции – становится доступным порядок заполнения аргументов. Чтобы завершить введение аргументов, нужно закрыть скобку и нажать Enter.

Аргумент функции КОРЕНЬ – ссылка на ячейку A1:

ВВОД – программа нашла квадратный корень из числа 40.

Перейти к содержанию

Spreadsheets are a nerd’s data-driven dream. For most regular people, though, they’re a complicated mess. Fortunately, they don’t need to be. Here’s how to bend data to your will with Microsoft Excel 2016.

This post is part of Microsoft Office Week, a series at Lifehacker where we offer tips to get started with or master Microsoft Office. Want more? Be sure to keep an eye on the Office Week tag page throughout the week.

Get Up and Running With Excel Quickly

Excel is deceptively simple to get started with. The ribbon interface works exactly like the other Microsoft apps. Each tab along the top opens a new selection of menu options. If you can’t find a feature you’re looking for, explore the other tabs to find it. You can also click the green box that reads “Tell me what you want to do” to search for a menu option.

When you create a new document, you can also choose from a wide variety of templates. Excel 2016 can search thousands of online templates, including personal budgets, vacation itineraries, expense reports, inventory lists, and more. You can search the template list for keywords or browse tag pages right within the app. You can also browse Excel templates online here.

This series assumes you understand the basics, but if you need a refresher, you can check out Microsoft’s official Quick Start guides here.

How to Do the Most Common, Essential Tasks in Microsoft Excel

Spreadsheets can be as simple as a basic table and as complex as an automated role-playing game character sheet. While everyone’s needs are different, there are a few basic tasks that you can combine to make the most robust spreadsheet you need. Here’s how to do some of the most essential tasks.

How to Apply Conditional Formatting

Formatting cells in a spreadsheet can turn a boring list of numbers into a useful document that’s easy to read. You can manually set text and background colors, text size, highlights, and borders to help aid readability. The most useful feature by far, though, is the ability to style cells based on what’s in them.

For example, in the screenshot above, I have a spreadsheet of comic book movies and how much money they’ve made at the domestic and worldwide box offices (yes, I really do have this, shut up). If I want to be able to see at a glance which movies have made the most and which have made the least, I can use conditional color scales.

To apply a style, select the cells you want to apply the style to. In my case, I chose all the cells under a single column. Under the Home tab, you’ll find a button called Conditional Formatting. Click this and you’ll see a selection of styles you can apply. As you hover over each item in the menu, you’ll see a live preview so you can see how your data will appear once you make a selection. In the screenshot above, I used a style called the “Green — White — Red Color Scale.” The highest numbers are colored in green, while the lowest numbers are colored in red.

If you decide you don’t like a style or want to change it, you’ll need to clear the old style first. To do that, follow these steps:

1. Click the Home tab.
2. Under the Editing section, click the Clear button.
3. In the drop-down menu that appears, select Clear Formats.

You can apply as many or as few styles as you want to a range of cells. You can also create your own styling rules if Excel doesn’t have the option you need built-in already. Keep in mind that a style will be applied to every cell you select, so how you choose your cells may affect how the style appears. For example, in the spreadsheet above, if I applied the style above to the domestic and global box office columns at the same time, all of the domestic values would be on the red end of the spectrum, making the style useless. In order to be useful, I needed to apply the style to each column individually.

Freeze Rows and Columns to Make Browsing Easier

The first row or column of your spreadsheet is often used for labels. In my sample spreadsheet, I want to be able to see which column I’m working out of no matter how very many superhero movies I have to scroll past. You can lock your labels in place by using the Freeze Panes feature.

Under the View tab, in the Window section, you’ll see button called Freeze Panes. If you click the drop-down menu here, you’ll find three options:

• Freeze Panes: This option will lock any rows above your cursor and any columns left of your cursor. So, for example, if you want to keep the first row and first column of your spreadsheet visible, place your cursor at cell B2 and click this button.
• Freeze Top Row: This option will freeze just the first top row in a spreadsheet.
• Freeze First Column: This option will freeze the left-most cell in a spreadsheet.

Once you’ve chosen any of these options, the first Freeze Panes option will change to Unfreeze Panes. You’ll need to unfreeze any panes before you choose new ones to lock into.

Use Formulas and Functions to Do Complex Math

All those boxes of numbers aren’t going to be very helpful if you can’t do anything with them. The formulas and functions in Excel help you do a ton of complex calculations so you can draw meaningful conclusions from your data.

Formulas are the most basic way to do math in Excel. All formulas begin with an = sign. You can then create basic problems using cell labels. For example, in the screenshot above, say I want to see how much the two standalone Wolverine films have made overall in the entire world. I would use the following formula:

=F29+F31

This would add the two numbers together—$373 + $414—to give me a grand global total of $787 million (each cell value represents millions).

Excel also has a ton of pre-made functions to do more complex math for you. For example, say you want to find out how much money the X-Men films have made globally on average in the above spreadsheet. For this, you can use the AVERAGE function. To take the average of all these films, you’d use the following line:

=AVERAGE(F26:F33)

The colon in this line indicates that the AVERAGE function should include the entire range of cells between the first and last cell. So, this function will take the average of every value for an X-Men film in column F.

You can also nest functions within each other. For example, say I want to find out the average user Rotten Tomatoes rating for each X-Men film. The average rating of all the cells in H26 through H33 in the screenshot above ends with three decimal places. Instead, I want to round that number down to a single decimal place. According to Excel’s documentation, the ROUND function should be formatted like this:

=ROUND(number, num_digits)

Here, “number” indicates the number I want to round, and “num_digits” represents the number of digits I want to round the number to. In this case, the number I want to round is the result of the AVERAGE function. So, in order to chop those extra decimal points off the average, I’ll use the following function:

=ROUND((AVERAGE(H26:H33)),1)

This is what’s called a nested function. First, Excel calculates the average of the cells in H26 through H33 (seen in bold above). Then, it uses that average as the number argument in the ROUND function. The 1 at the end of the line indicates that the number should be rounded to one decimal point. So, instead of getting an average rating of 78.875, which is the actual average rating, you see 78.9 in the final sheet.

As you can see, formulas and functions can range from very simple to incredibly complex. These examples just barely scratch the surface of what you can do with formulas and functions. You can check out this guide from the How-To Geek for a deeper dive into what you can do with functions. You can also browse the functions built into Excel and learn how to use them here.

Use Pivot Tables to Draw Meaningful Conclusions

In the above example, I used functions to manually create a table with information about my spreadsheet. Pivot tables offer an easier way to do this without having to carefully craft complex formulas to do basic tasks like rounding an average. When you’re dealing with large data sets, this can be invaluable.

You can create a pivot table in one of two ways. On the Insert tab, you can click Recommended PivotTables and Excel will suggest tables based on the data you already have entered in your spreadsheet. Alternatively, you can click PivotTable to manually create your own. Both will open the pivot table interface on a new sheet.

In a pivot table you can choose specific subsets of your data to analyze. For example, say I want to see the average Metacritic review scores. On the right side of the screen, I’ll select the Film, Metacritic, and Metacritic Users fields. This will give me the following table:

By default, the table will show me the sum of each line. While that would be handy for something like total box office gross, in this case the sum of review scores is useless. I’ll need to tweak it. To do that, I’ll click the dropdown arrow next to “Sum of Metacritic” in the Values box. Then, I’ll click Value Field Settings. This will give me new options for which data to display.

In the Summarize Values By tab, I’ll choose Average, since that’s a more meaningful calculation. Next, I’ll do the same thing for the Sum of Metacritic Users field in the Values box. This will give me a much more useful table:

Just like in the last section, that trailing decimal in the Metacritic column is bothering me. Fortunately, I don’t need to deal with nested functions this time. To fix this, I’ll open up the Value Field Settings menu again. This time, I’ll click the button at the bottom of the window that says Number Format.

In the list of categories on the left-hand side of the new window that appears, I’ll select Number. Here, I can choose how many decimal places I want to include. For the Metacritic column, I’ll choose zero, so it’s consistent with the original scoring metric. I’ll make the same change for the Metacritic Users column, but this time I’ll choose one decimal point, since Metacritic users rate on a one decimal point scale. My new table is much cleaner:

My new pivot table is much easier to read. You can use pivot tables to examine your data in a variety of ways without changing the sheet your data is stored on. For example, I can quickly add columns for Box Office data or Rotten Tomatoes ratings. I could also drag the Film field from the Rows box to the Filters box so that my table only displays the totals for each column, instead of the individual lines themselves.

When you’re dealing with huge data sets, pivot tables become essential. Sometimes they can be a bit difficult if your data isn’t formatted quite right (the blank rows I leave between different franchises regularly throws off automatic pivot tables, for example), but they’re often much quicker and more flexible than building your own tables from formulas.

Insert Page Breaks to Make Printing Spreadsheets Easy

Unlike Word documents, spreadsheets aren’t designed with regular, easy-to-print pages in mind. To compensate for this, use the Page Break Preview feature. With it, you can change how your sheet is divided and what data should print on which page.

To open this view, click the View tab. In the Workbook View section, click Page Break Preview. Your spreadsheet will zoom out and show you which sections will print on each page. You can drag each line to resize the sections as you see fit.

If you want to add more page breaks, follow these steps:

1. Place your cursor on the row or column where you want to create a new page break.
2. Click the Page Layout tab on the ribbon interface.
3. Click the Breaks button.
4. In the dropdown that pops up, click Insert Page Break.

In the case of very long documents, Excel may introduce automatic page breaks when you reach the maximum amount of space that can fit on a page. You can’t remove these page breaks, but any of the others including the page breaks you add can be moved or removed at will. To get back to the normal view, return to the View tab in the ribbon. Under Workbook Views, click Normal.

Create Charts to Visualize Your Data

To get a better idea of what your data looks like, you can create custom charts based on all or part of the data in your spreadsheet. Excel comes with a ton of ready-made styles you can choose from, or you can customize your charts to suit your needs.

To create a chart, first select the cells you want to include. In some cases, you may need to format your cells a certain way for Excel to understand them, but you can read about how to format your cells for each type of chart here. In this example, we’ll use the movie data for the Marvel Cinematic Universe in the screenshot above. I’ll select everything in columns A, E, and F.

Once you’ve selected your data, click the Insert tab in the ribbon. In the Charts section, you’ll see a button called Recommended Charts. This will automatically choose the type of chart that Excel thinks is best based on the data you’ve selected. In my case, I chose “clustered columns” from my suggestions.

Once you’ve created your chart, you can customize it how you need. In my case, there are a few things I don’t like about this one. I want to change the chart title so it’s more descriptive. I want to add a label to the left axis to indicate that the numbers are measured in millions. Also, it would be nice if the color scheme was a little bit less boring.

The first problem is easy. You can click the title of a chart to change it. To change the axis labels, you’ll need to add one first. Click somewhere in the empty space on the chart to select the chart itself. Three buttons will appear next to the top right corner of the chart. Click the first button with a green plus icon. Here, you can add elements like an axis title. You can then click the label to edit it the same way you edited the title.

To change the style of the chart, select it and click the box with a paintbrush symbol on it. Here, you can choose from a selection of preset styles. You can also change the color scheme of your chart by clicking Color at the top of the style-picker box. Now, doesn’t this chart look so much nicer?

By default, any new charts you create will appear on the sheet you have open. If you’d rather keep your charts separate, you can move them to their own sheet. To do so, right-click the chart and select Move Chart. In the box that appears, select “New sheet” and give it a name. Click OK and the chart will be moved to its own sheet.

The Best New Features of Excel 2016

The basics of spreadsheets are as fundamental as math itself. Even so, Microsoft has managed to add new useful features in Excel 2016. Here are some of the best tools in the most recent version:

• You can search the ribbon: Just like the other new Microsoft Office apps, you can search the ribbon if you can’t find the feature you’re looking for. Click the green box at the top of the screen that says “Tell me what you want to do.” Enter keywords or describe what you want to do and Excel will suggest features for you.
• Collaborate with others in real-time: Another feature common to all Office apps, you can share your documents to your OneDrive account and work with other users on the same document at the same time. Much like Google Docs, everyone can see each other’s changes as they happen.
• Research in the app with Smart Lookup: If you need to find some quick information on a cell in your document, you can use the Smart Lookup tool to find it without having to leave the app. You can get links to Wikipedia, definitions of words, and get Bing image search results all inside Excel.
• Draw your formulas with Ink Equations: Some math equations are easier to write than they are to type. In Excel 2016, you can draw math equations to add them into your spreadsheet. This is particularly handy if you have a stylus or touchscreen on your computer.

There’s a lot more buried old and new features buried underneath the surface. You can check out more about the newest versions on Microsoft’s website.

Work Faster in Excel With These Keyboard Shortcuts

You can find a complete list of keyboard shortcuts for nearly everything in Excel on Microsoft’s website here. Here are some of the most common ones that you’ll use every day:

• Ctrl+N/Ctrl+O/Ctrl+S: Create, Open, and Save a document.
• Ctrl+X/Ctrl+C/Ctrl+V: Cut, Copy, Paste
• Ctrl+B/Ctrl+I: Bold, Italic
• Ctrl+Page Up/Page Down: Next/previous sheet
• Ctrl+F1: Expand or collapse the ribbon
• Alt+H: Go to the Home tab on the ribbon.
• Ctrl+Arrows: Move to edge of section
• Shift+Space: Select entire row
• Ctrl+Space: Select entire column
• Ctrl+;: Enter current date.
• Ctrl+Alt+;: Enter current time.

Excel also supports many of the same text navigation shortcuts that we’ve covered previously here. You can also navigate the ribbon by pressing Alt. The app will then show you what button you can press to change tabs or access the functions currently available.

Additional Reading for Power Users

There’s virtually no limit to the ways you can use Excel to make your own spreadsheets. You can create anything from a simple to-do list to sheets that damn near seem like applications of their own. Here’s some more reading to help you on your way:

• Four skills that will turn you into a spreadsheet ninja: Mastering spreadsheets is an art. Our guide here will teach you about input forms, statistical calculations, pivot tables, and macros.
• Learn how to master VLOOKUP to find data easily: One of the most useful functions in Excel is called VLOOKUP. This allows you to lookup one piece of data in your spreadsheet based on another piece of data you already know. For example, if you have a document that lists the name, price, and SKU of a product, you can create a formula that finds the price when you enter a name or a SKU.
• Download free Excel templates to manage time, money or productivity: There’s no need to reinvent the wheel. Not only does Excel have a huge repository of spreadsheet templates built-in, but you can find plenty more online to suit your needs. Find one you like before you try to build your own from scratch.
• Excel Formulas: Why do you need formulas and functions?: This collection of guides from the How-To Geek covers intermediate to advanced lessons on how to use Excel functions and create formulas of your own.

Spreadsheets aren’t nearly as boring as the movies have led you to believe. While it can take a little work to get started, you can turn tediously collected data into visually impressive and informative charts.

Microsoft Excel know-how is so expected that it hardly warrants a line on a resume anymore. But how well do you really know how to use it?

Marketing is more data-driven than ever before. At any time you could be tracking growth rates, content analysis, or marketing ROI. You may know how to plug in numbers and add up cells in a column in Excel, but that’s not going to get you far when it comes to metrics reporting.

Do you want to understand what pivot tables are? Are you ready for your first VLOOKUP? Aspiring Excel wizard, read on or jump to the section that interests you most:

What is Microsoft Excel?

Microsoft Excel is a popular spreadsheet software program for business. It’s used for data entry and management, charts and graphs, and project management. You can format, organize, visualize, and calculate data with this tool.

How to Download Microsoft Excel

It’s easy to download Microsoft Excel. First, check to make sure that your PC or Mac meets Microsoft’s system requirements. Next, sign in and install Microsoft 365.

After you sign in, follow the steps for your account and computer system to download and launch the program.

For example, say you’re working on a Mac desktop. You’ll click on Launchpad or look in your applications folder. Then, click on the Excel icon to open the application.

Microsoft Excel Spreadsheet Basics

Sometimes, Excel seems too good to be true. Need to combine data in multiple cells? Excel can do it. Need to copy formatting across an array of cells? Excel can do that, too.

Let’s start this Excel guide with the basics. Once you have these functions down, you’ll be ready to tackle more pro Excel tips and advanced lessons.

Inserting Rows or Columns

As you work with data, you might find yourself needing to add more rows and columns. Doing this one at a time would be super tedious. Luckily, there’s an easier way.

To add multiple rows or columns in a spreadsheet, highlight the number of pre-existing rows or columns that you want to add. Then, right-click and select «Insert.»

In this example, I add three rows to the top of my spreadsheet.

Autofill

Autofill lets you quickly fill adjacent cells with several types of data, including values, series, and formulas.

There are many ways to deploy this feature, but the fill handle is among the easiest.

First, choose the cells you want to be the source. Next, find the fill handle in the lower-right corner of the cell. Then either drag the fill handle to cover the cells you want to fill or just double-click.

Filters

When you’re looking at large data sets, you usually don’t need to look at every row at the same time. Sometimes, you only want to look at data that fit into certain criteria. That’s where filters come in.

Filters allow you to pare down data to only see certain rows at one time. In Excel, you can add a filter to each column in your data. From there, you can choose which cells you want to view.

To add a filter, click the Data tab and select «Filter.» Next, click the arrow next to the column headers. This lets you choose whether you want to organize your data in ascending or descending order, as well as which rows you want to show.

Let’s take a look at the Harry Potter example below. Say you only want to see the students in Gryffindor. By selecting the Gryffindor filter, the other rows disappear.

Pro tip: Start with a filtered view in your original spreadsheet. Then, copy and paste the values to another spreadsheet before you start analyzing.

Sort

Sometimes you’ll have a disorganized list of data. This is typical when you’re exporting lists, like marketing contacts or blog posts. Excel’s sort feature can help you alphabetize any list.

Click on the data in the column you want to sort. Then click on the «Data» tab in your toolbar and look for the «Sort» option on the left.

• If the «A» is on top of the «Z,» you can just click on that button once. Choosing A-Z means the list will sort in alphabetical order.
• If the «Z» is on top of the «A,» click the button twice. Z-A selection means the list will sort in reverse alphabetical order.

Remove Duplicates

Large datasets tend to have duplicate content. For example, you may have a list of different company contacts, but you only want to see the number of companies you have. In situations like this, removing duplicates comes in handy.

To remove duplicates, highlight the row or column where you noticed duplicate data. Then, go to the Data tab, and select «Remove Duplicates» (under Tools). A pop-up will appear so that you can confirm which data you want to keep. Select «Remove Duplicates,» and you’re good to go.

If you want to see an example, this post offers step-by-step instructions for removing duplicates.

You can also use this feature to remove an entire row based on a duplicate column value. So, say you have three rows of information and you only need to see one, you can select the whole dataset and then remove duplicates. The resulting list will have only unique data without any duplicates.

Paste Special

It’s often helpful to change the items in a row of data into a column (or vice versa). It would take a lot of time to copy and paste each individual header.

Not to mention, you may easily fall into one of the biggest, most unfortunate Excel traps — human error. Read here to check out some of the most common Microsoft Excel errors.

Instead of making one of these errors, let Excel do the work for you. Take a look at this example:

To use this function, highlight the column or row you want to transpose. Then, right-click and select «Copy.»

Next, select the cells where you want the first row or column to begin. Right-click on the cell, and then select «Paste Special.»

When the module appears, choose the option to transpose.

Paste Special is a super useful function. In the module, you can also choose between copying formulas, values, formats, or even column widths. This is especially helpful when it comes to copying the results of your pivot table into a chart.

Text to Columns

What if you want to split out information that’s in one cell into two different cells? For example, maybe you want to pull out someone’s company name through their email address. Or you want to separate someone’s full name into a first and last name for your email marketing templates.

Thanks to Microsoft Excel, both are possible. First, highlight the column where you want to split up. Next, go to the Data tab and select «Text to Columns.» A module will appear with more information. First, you need to select either «Delimited» or «Fixed Width.»

• Delimited means you want to break up the column based on characters such as commas, spaces, or tabs.
• Fixed Width means you want to select the exact location in all the columns where you want the split to occur.

Select «Delimited» to separate the full name into first name and last name.

Then, it’s time to choose the delimiters. This could be a tab, semicolon, comma, space, or something else. (For example, «something else» could be the «@» sign used in an email address.) Let’s choose the space for this example. Excel will then show you a preview of what your new columns will look like.

When you’re happy with the preview, press «Next.» This page will allow you to select Advanced Formats if you choose to. When you’re done, click «Finish.»

Format Painter

Excel has a lot of features to make crunching numbers and analyzing your data quick and easy. But if you ever spent some time formatting a spreadsheet, you know it can get a bit tedious.

Don’t waste time repeating the same formatting commands over and over again. Use the format painter to copy formatting from one area of the worksheet to another.

To do this, choose the cell you’d like to replicate. Then, select the format painter option (paintbrush icon) from the top toolbar. When you release the mouse, your cell should show the new format.

Keyboard Shortcuts

Creating reports in Excel is time-consuming enough. How can we spend less time navigating, formatting, and selecting items in our spreadsheet? Glad you asked. There are a ton of Excel shortcuts out there, including some of our favorites listed below.

Create a New Workbook

PC: Ctrl-N | Mac: Command-N

Select Entire Row

PC: Shift-Space | Mac: Shift-Space

Select Entire Column

PC: Ctrl-Space | Mac: Control-Space

Select Rest of Column

PC: Ctrl-Shift-Down/Up | Mac: Command-Shift-Down/Up

Select Rest of Row

PC: Ctrl-Shift-Right/Left | Mac: Command-Shift-Right/Left

Add Hyperlink

PC: Ctrl-K | Mac: Command-K

Open Format Cells Window

PC: Ctrl-1 | Mac: Command-1

Autosum Selected Cells

PC: Alt-= | Mac: Command-Shift-T

Excel Formulas

At this point, you’re getting used to Excel’s interface and flying through quick commands on your spreadsheets.

Now, let’s dig into the core use case for the software: Excel formulas. Excel can help you do simple arithmetic like adding, subtracting, multiplying, or dividing any data.

• To add, use the + sign.
• To subtract, use the — sign.
• To multiply, use the * sign.
• To divide, use the / sign.
• To use exponents, use the ^ sign.

Remember, all formulas in Excel must begin with an equal sign (=). Use parentheses to make sure certain calculations happen first. For example, consider how =10+10*10 is different from =(10+10)*10.

Besides manually typing in simple calculations, you can also refer to Excel’s built-in formulas. Some of the most common include:

• Average: =AVERAGE(cell range)
• Sum: =SUM(cell range)
• Count: =COUNT(cell range)

Also note that series’ of specific cells are separated by a comma (,), while cell ranges are notated with a colon (:). For example, you could use any of these formulas:

• =SUM(4,4)
• =SUM(A4,B4)
• =SUM(A4:B4)

Conditional Formatting

Conditional formatting lets you change a cell’s color based on the information within the cell. For example, say you want to flag a category in your spreadsheet.

To get started, highlight the group of cells you want to use conditional formatting on. Then, choose «Conditional Formatting» from the Home menu. Next, select a logic option from the dropdown. A window will pop up that prompts you to provide more information about your formatting rule. Select «OK» when you’re done, and you should see your results automatically appear.

Note: You can also create your own logic if you want something beyond the dropdown choices.

Dollar Signs

Have you ever seen a dollar sign in an Excel formula? When this symbol is in a formula, it isn’t representing an American dollar. Instead, it makes sure that the exact column and row stay the same even if you copy the same formula in adjacent rows.

You see, a cell reference — when you refer to cell A5 from cell C5, for example — is relative by default.

This means you’re actually referring to a cell that’s five columns to the left (C minus A) and in the same row (5). This is called a relative formula.

When you copy a relative formula from one cell to another, it’ll adjust the values in the formula based on where it’s moved. But sometimes, you want those values to stay the same no matter whether they’re moved around or not. You can do that by making the formula in the cell into what’s called an absolute formula.

To change the relative formula (=A5+C5) into an absolute formula, precede the row and column values with dollar signs, like this: (=$A$5+$C$5).

Combine Cells Using «&»

Databases tend to split out data to make it as exact as possible. For example, instead of having data that shows a person’s full name, a database might have the data as a first name and then a last name in separate columns.

In Excel, you can combine cells with different data into one cell by using the «&» sign in your function. The example below uses this formula: =A2&» «&B2.

Let’s go through the formula together using an example. So, let’s combine first names and last names into full names in a single column.

To do this, put your cursor in the blank cell where you want the full name to appear. Next, highlight one cell that contains a first name, type in an «&» sign, and then highlight a cell with the corresponding last name.

But you’re not finished. If all you type in is =A2&B2, then there will not be a space between the person’s first name and last name. To add that necessary space, use the function =A2&» «&B2. The quotation marks around the space tell Excel to put a space between the first and last name.

To make this true for multiple rows, drag the corner of that first cell downward as shown in the example.

Pivot Tables

Pivot tables reorganize data in a spreadsheet. A pivot table won’t change the data that you have, but it can sum up values and compare information in a way that’s easy to understand.

For example, let’s look at how many people are in each house at Hogwarts.

To create the Pivot Table, go to Insert > Pivot Table. Excel will automatically populate your pivot table, but you can always change the order of the data. Then, you have four options to choose from.

Report Filter

This allows you to only look at certain rows in your dataset.

For example, to create a filter by house, choose only students in Gryffindor.

Column and Row Labels

These could be any headers or rows in the dataset.

Note: Both Row and Column labels can contain data from your columns. For example, you can drag First Name to either the Row or Column label depending on how you want to see the data.

Value

This section allows you to convert data into a number. Instead of just pulling in any numeric value, you can sum, count, average, max, min, count numbers, or do a few other manipulations with your data. By default, when you drag a field to Value, it always does a count.

The example above counts the number of students in each house. To recreate this pivot table, go to the pivot table and drag the House column to both the row Labels and the values. This will sum up the number of students associated with each house.

IF Functions

At its most basic level, Excel’s IF function lets you see if a condition you set is true or false for a given value.

If the condition is true, you get one result. If the condition is false, you get another result.

This popular tool is useful for comparisons and finding errors. But if you’re new to Excel you may need a little more information to get the most out of this feature.

Let’s take a look at this function’s syntax:

• =IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

• With values, this could be: =IF(A2>B2, «Over Budget», «OK»)

In this example, you want to find where you’re overspending. With this IF function, if your spending (what’s in A2) is greater than your budget (what’s in B2), that overspending will be easy to see. Then you can then filter the data so that you see only the line items where you’re going over budget.

The real power of the IF function comes when you string or «nest» multiple IF statements together. This allows you to set multiple conditions, get more specific results, and organize your data into more manageable chunks.

For example, ranges are one way to segment your data for better analysis. For example, you can categorize data into values that are less than 10, 11 to 50, or 51 to 100.

• =IF(B3<11,»10 or less»,IF(B3<51,»11 to 50″,IF(B3<100,»51 to 100″)))

Let’s talk about a few more IF functions.

COUNTIF Function

The power of IF functions goes beyond simple true and false statements. With the COUNTIF function, Excel can count the number of times a word or number appears in any range of cells.

For example, let’s say you want to count the number of times the word «Gryffindor» appears in this data set.

Take a look at the syntax.

• The formula: =COUNTIF(range, criteria)
• The formula with variables from the example below: =COUNTIF(D:D,»Gryffindor»)

In this formula, there are several variables:

Range

The range that you want the formula to cover.

In this one-column example, «D:D» shows that the first and last columns are both D. If you want to look at columns C and D, use «C:D.»

Criteria

Whatever number or piece of text you want Excel to count.

Only use quotation marks if you want the result to be text instead of a number. In this example, «Gryffindor» is the only criteria.

To use this function, type the COUNTIF formula in any cell and press «Enter.» Using the example above, this action will show how many times the word «Gryffindor» appears in the dataset.

SUMIF Function

Ready to make the IF function a bit more complex? Let’s say you want to analyze the number of leads your blog has generated from one author, not the entire team.

With the SUMIFS function, you can add up cells that meet certain criteria. You can add as many different criteria to the formula as you like.

Here’s your formula:

• =SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria 2],etc.)

That’s a lot of criteria. Let’s take a look at each part:

Sum_range

The range of cells you’re going to add up.

Criteria_range1

The range that is being searched for your first value.

Criteria1

This is the specific value that determines which cells in Criteria_range1 to add together.

Note: Remember to use quotation marks if you’re searching for text.

In the example below, the SUMIF formula counts the total number of house points from Gryffindor.

If AND/OR

The OR and AND functions round out your IF function choices. These functions check multiple arguments. It returns either TRUE or FALSE depending on if at least one of the arguments is true (this is the OR function), or if all of them are true (this is the AND function).

Lost in a sea of «and’s» and «or’s»? Don’t check out yet. In practice, OR and AND functions will never be used on their own. They need to be nested inside of another IF function. Recall the syntax of a basic IF function:

• =IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])
• Now, let’s fit an OR function inside of the logical_test: =IF(OR(logical1, logical2), value_if_true, [value_if_false])

To put it plainly, this combined formula allows you to return a value if both conditions are true, as opposed to just one. With AND/OR functions, your formulas can be as simple or complex as you want them to be, as long as you understand the basics of the IF function.

VLOOKUP

Have you ever had two sets of data on two different spreadsheets that you want to combine into a single spreadsheet?

For example, say you have a list of names and email addresses in one spreadsheet and a list of email addresses and company names in a different spreadsheet. But you want the names, email addresses, and company names of those people to appear in one spreadsheet.

VLOOKUP is a great go-to formula for this.

Before you use the formula, be sure that you have at least one column that appears identically in both places.

Note: Scour your data sets to make sure the column of data you’re using to combine spreadsheets is exactly the same. This includes removing any extra spaces.

In the example below, Sheet One and Sheet Two are both lists with different information about the same people. The common thread between the two is their email addresses. Let’s combine both datasets so that all the house information from Sheet Two translates over to Sheet One.

Type in the formula: =VLOOKUP(C2,Sheet2!A:B,2,FALSE). This will bring all the house data into Sheet One.

Now that you’ve seen how VLOOKUP works, let’s review the formula.

• The formula: =VLOOKUP(lookup value, table array, column number, [range lookup])
• The formula with variables from the example: =VLOOKUP(C2,Sheet2!A:B,2,FALSE)

In this formula, there are several variables.

Lookup Value

A value that LOOKUP searches for in an array. So, your lookup value is the identical value you have in both spreadsheets.

In the example, the lookup value is the first email address on the list, or cell 2 (C2).

Table Array

Table arrays hold column-oriented or tabular data, like the columns on Sheet Two you’re going to pull your data from.

This table array includes the column of data identical to your lookup value in Sheet One and the column of data you’re trying to copy to Sheet Two.

In the example, «A» means Column A in Sheet Two. The «B» means Column B.

So, the table array is «Sheet2!A:B.»

Column Number

Excel refers to columns as letters and rows as numbers. So, the column number is the selected column for the new data you want to copy.

In the example, this would be the «House» column. «House» is column 2 in the table array.

Note: Your range can be more than two columns. For example, if there are three columns on Sheet Two — Email, Age, and House — and you also want to bring House onto Sheet One, you can still use a VLOOKUP. You just need to change the «2» to a «3» so it pulls back the value in the third column. The formula for this would be: =VLOOKUP(C2:Sheet2!A:C,3,false).]

Range Lookup

This term means that you’re looking for a value within a range of values. You can also use the term «FALSE» to pull only exact value matches.

Note: VLOOKUP will only pull back values to the right of the column containing your identical data on the second sheet. This is why some people prefer to use the INDEX and MATCH functions instead.

INDEX MATCH

Like VLOOKUP, the INDEX and MATCH functions pull data from another dataset into one central location. Here are the main differences:

VLOOKUP is a much simpler formula.

If you’re working with large datasets that need thousands of lookups, the INDEX MATCH function will decrease load time in Excel.

INDEX MATCH formulas work right-to-left.

VLOOKUP formulas only work as a left-to-right lookup. So, if you need to do a lookup that has a column to the right of the results column, you’d have to rearrange those columns to do a VLOOKUP. This can be tedious with large datasets and lead to errors.

Let’s look at an example. Let’s say Sheet One contains a list of names and their Hogwarts email addresses. Sheet Two contains a list of email addresses and each student’s Patronus.

The information that lives in both sheets is the email addresses column. But, the column numbers for email addresses are different on the two sheets. So, you’d use the INDEX MATCH formula instead of VLOOKUP to avoid column-switching errors.

The INDEX MATCH formula is the MATCH formula nested inside the INDEX formula.

• The formula: =INDEX(table array, MATCH formula)
• This becomes: =INDEX(table array, MATCH (lookup_value, lookup_array))
• The formula with variables from the example: =INDEX(Sheet2!A:A,(MATCH(Sheet1!C:C,Sheet2!C:C,0)))

Here are the variables:

Table Array

The range of columns on Sheet Two that contain the new data you want to bring over to Sheet One.

In the example, «A» means Column A, and has the «Patronus» information for each person.

Lookup Value

This Sheet One column has identical values in both spreadsheets.

In the example, this is the «email» column on Sheet One, which is Column C. So, Sheet1!C:C.

Lookup Array

Again, an array is a group of values in rows and columns that you want to search.

In this example, the lookup array is the column in Sheet Two that contains identical values in both spreadsheets. So, the «email» column on Sheet Two, Sheet2!C:C.

Once you have your variables set, type in the INDEX MATCH formula. Add it where you want the combined information to populate.

Data Visualization

Now that you’ve learned formulas and functions, let’s make your analysis visual. With a beautiful graph, your audience will be able to process and remember your data more easily.

Create a Basic Graph

First, decide what type of graph to use. Bar charts and pie charts help you compare categories. Pie charts compare part of a whole and are often best when one of the categories is way larger than the others. Bar charts highlight incremental differences between categories. Finally, line charts can help display trends over time.

This post can help you find the best chart or graph for your presentation.

Next, highlight the data you want to turn into a chart. Then choose «Charts» in the top navigation. You can also use Insert > Chart if you have an older version of Excel. Then you can adjust and resize your chart until it makes the statement you’re hoping for.

Microsoft Excel Can Help Your Business Grow

Excel is a useful tool for any small business. Whether you’re focused on marketing, HR, sales, or service, these Microsoft Excel tips can boost your performance.

Whether you want to improve efficiency or productivity, Excel can help. You can find new trends and organize your data into usable insights. It can make your data analysis easier to understand and your daily tasks easier.

All it takes is a little know-how and some time with the software. So start learning, and get ready to grow.

Editor’s note: This post was originally published in April 2018 and has been updated for comprehensiveness.