How to convert xml to excel

Помогла ли Вам статья?

The XML file format is quite commonly used on the web, and there is a possibility that sometimes you may have to work with the data in the XML file.

Now you can’t use the XML file directly, as it’s not meant to be read by humans (but machines).

In such a case, it would help to know how to convert the XML file to Excel so you can easily work with the data and analyze it.

In this tutorial, I will show you two really simple ways to import an XML file into Excel using Power Query.

What is an XML File?

XML stands for Extensible Markup Language. An XML file can hold data in a format that can easily be read by apps and systems.

But it’s not as easy to read for humans, which is why we may have to transform it into a format that’s easier to use.

If it contains a lot of text data, then you can use a text editor to read the XML file, and if it contains data, then you can import that XML file into Excel and then work with the data.

XML is quite widely accepted as a file format to store and transmit data over the web.

A lot of popular file formats, such as Microsoft Office Open XML, LibreOffice, OpenDocument, XHTML, and SVG, also use the XML file format.

Most popular websites on the Internet have their sitemap in an XML format.

This is a file that contains the details of all the important pages and categories on a website. Here is an example of the sitemap from Forbes.

Now let’s see how to convert an XML file to Excel using Power Query.

Import XML File to Excel

If you already have an XML file (either downloaded on your system or a link to it on the web), you can easily convert it into data in an Excel file.

Thanks to Power Query (now called ‘Get & Transform’)

Import XML File that is Saved On your System

For the purpose of this tutorial, I’ll use an XML file that contains the sitemap for Forbes. You can download the file by going to this link, then right-click and save the file.

Once you have the XML file on your system, follow the below steps to get the XML file data into Excel:

1. Open the Excel file where you want to get the data from the XML file
2. Click the Data tab
3. In the ‘Get & Transform’ data group, click on the ‘Get Data’ option
4. Go to the ‘From file’ option
5. Click on ‘From XML’
6. In the input data dialog box that opens up, locate the XML file that you want to import and select it
7. Click Import. This will import the XML file into power query and open the Navigator dialog box
8. Select the data from the XML file that you want to import. In this case, I would click on ‘sitemap’ in the left pane
9. [Optional] Click on the Transform Data button, if you want to transform the data before loading it into Excel (such as change the column names or remove some columns)
10. Click on Load

The above steps would insert a new worksheet in the Excel file, and load all the data from the XML file into the new worksheet.

The great thing about using Power Query to fetch the data from an XML file into Excel is that in case the XML file updates and there are new records in it, you don’t have to repeat the same process.

You can simply right-click on any cell in the table and refresh the query.

Import XML File into Excel using the web URL

In the above example, we first downloaded the XML file on the system and then imported the data into Excel.

In case you have a web URL that contains the XML file (such as this one – https://www.forbes.com/sitemap_index.xml), you don’t even need to download the file. you can connect Power Query to that URL and extract the XML data into Excel.

Below are the steps to connect power query do a web URL that contains the XML data and import that data into Excel:

1. Open the Excel file where you want to import the data
2. Click the Data tab
3. In the Get & Transform group, click on the ‘Get Data’ option
4. Go to the ‘From Other Sources’ option
5. Click on ‘From Web’
6. In the ‘From Web’ dialog box, copy and paste the URL that has the XML data
7. Click OK. This will open the Navigator dialog box where you can choose which XML data to import
8. Click on ‘sitemap’, which is the XML data that I want in Excel
9. [Optional] Click on the Transform Data button, if you want to transform the data before loading it into Excel (such as change the column names or remove some columns)
10. Click on Load

The above steps would insert a new worksheet in the Excel file, and load all the data from the XML file into the new worksheet.

And again, in case the data updates in this URL, simply refresh the query to get the new data in Excel.

So these are two simple ways that you can use to convert an XML file into Excel.

If you have the XML file on your system, you can import the data easily using Power Query. And if you have a web URL of the XML file, then you can also fetch that data into Excel.

I hope you found this tutorial useful.

Other Excel tutorials you may also like:

• 8 Ways to Reduce Excel File Size (that actually work)
• How to Automatically Open Specific Excel File on Startup
• How to Recover Unsaved Excel Files [All Options + Precautions]
• Microsoft Excel Won’t Open – How to Fix it! (6 Possible Solutions)
• How to Convert Excel to PDF Using VBA
• Split Each Excel Sheet Into Separate Files (Step-by-Step)
• Combine Data from Multiple Workbooks in Excel (using Power Query)

XML-файл содержит в себе данные, из которых можно автоматически создать удобную таблицу. Сегодня покажу, как превратить xml в Excel: в самой программе Майкрософт Эксель и онлайн-конвертерах, на случай если у вас нет приложения для управления таблицами.

Что такое форматы XML, XLS, XLSX, XLSM: какой выбрать для сохранения

XML – это язык разметки, используется на веб-страницах и является базовым форматом офисного инструмента Excel. Если открыть файл с расширением xml в Ворде или другом редакторе, появится текст-структура, чем-то похожая на html. Она будет непонятна обычным пользователям, но информативна для разработчиков.

Если говорить простым языком, XML – это структурированный набор данных, из которых можно автоматически сделать удобную таблицу с ячейками, столбцами и строками.

XLS и XLSX – это основные форматы таблиц Excel. Первый – более устаревший, второй – более новый, основан на формате XML.

У XLSX больше преимуществ, чем у простого XLS. Именно в нем рекомендуется сохранять таблицы. Почему: файлы XLSX легче переносить в другие приложения, они менее подвержены повреждению и имеют меньший вес. Недостатков у нового расширения два: файлы могут дольше сохраняться и запускаться, их нельзя открыть в старых Excel 2003 года (XLSX стал форматом по умолчанию в версиях Эксель 2007 и выше).

У файлов Excel есть и другие, менее популярные расширения:

• XLSM – поддерживает макросы. Если в вашей таблице они есть, выбирайте этот формат.
• XLSTX – таблица, сохраненная в виде шаблона, который можно использовать как отправную точку для других ваших книг Эксель.
• XLSTM – тот же файл-шаблон, только с поддержкой макросов.
• XLSB – формат, который тоже работает с макросами. Подходит для больших таблиц с десятками тысяч строк. Размер файла уменьшается чуть ли не в два раза, а работа с ним при этом ускоряется. Недостаток – открывается только в Excel. Большинство альтернативных программ не запустят этот файл.

Microsoft Excel

Excel спокойно запустит файл xml, превратив структурированные данные в удобную пользовательскую таблицу. А уже открытую книгу с заполненными ячейками можно сохранить в формате xlsx – в самом интерфейсе Excel.

Обычное сохранение в xlsx

Способ подойдет для простых таблиц. Для сложных лучше использовать следующий метод с импортом данных в меню разработчика.

Инструкцию сделала на примере Excel 2016. В зависимости от версии программы названия разделов и последовательность шагов могут отличаться, но в целом ход действий будет одинаковым.

Что нужно сделать для перевода xml в Эксель:

1. Запустите Microsoft Excel через ярлык на рабочем столе или в меню «Пуск».
2. Также можно открыть панель поиска по системе и отыскать иконку приложения там.
3. Попробуйте найти ваш файл xml в списке последних документов. Если там его нет, нажмите «Открыть другие книги», чтобы сразу запустить поиск файла в «Проводнике Windows». Либо нажмите «Пустая книга» – на экране появится пока что пустая таблица.
4. Кликните «Файл», если запустили пустую книгу.
5. Перейдите в раздел «Открыть» и кликните «Обзор».
6. Выберите папку, выделите файл и щелкните снова «Открыть».
7. Или просто отыщите xml на жестком диске ПК и перетащите его на пустую таблицу в окне Excel.
8. Выберите режим просмотра: «Xml-таблица» или «Книга, доступная только для чтения». Нажмите «ОК».
9. При желании поставьте галочку «Больше не показывать это сообщение» и щелкните «ОК». Программа создаст схему на основе данных из текущего xml.
10. При необходимости внесите изменения в таблицу и кликните «Файл».
11. Зайдите в «Сохранить как». Выберите папку в списке справа или щелкните «Обзор».
12. Укажите папку для сохранения таблицы, при желании смените имя. Затем раскройте меню «Тип файла».
13. Выберите формат: xlsx, xls, xlsm и т. д. Нажмите «Сохранить».
14. В выбранной папке (в моем случае на рабочем столе, так как я указала «Desktop» для сохранения) появится файл с иконкой Excel. Теперь вы можете запускать документ, как и все другие файлы на ПК – двойным щелчком левой кнопки мыши.

Импорт данных через меню разработчика

Если конвертация таблицы прошла некорректно в предыдущем способе, тогда используйте полноценный импорт данных. Эта функция находится в меню разработчика, которое по умолчанию отключено.

Как его включить и запустить импорт:

1. Откройте Excel с помощью ярлыка на рабочем столе или в «Пуске». Создайте пустую книгу. Также можно запустить любую таблицу, хранящуюся на ПК, если вдруг не нашли ярлык пустого окна программы. Раскройте меню «Файл». Перейдите в «Параметры».
2. Зайдите в раздел «Настроить ленту». Поставьте галочку «Разработчик». Нажмите «ОК».
3. Теперь перейдите в саму вкладку «Разработчик», которая появилась вверху рядом с другими привычными разделами. Щелкните «Импорт».
4. Найдите и выделите файл xml. Кликните «Импорт».
5. Нажмите «ОК».
6. Если вы ранее запустили пустой лист с помощью ярлыка Excel, оставьте отмеченным пункт «В XML-таблицу в существующей книге» и выберите левую верхнюю ячейку, с которой должна начинаться ваша таблица. Можно вручную прописать адрес ячейки в поле или выбрать ее в самой книге. Если вы ранее открыли существующую таблицу, выберите пункт «В XML-таблицу в новой книге». Нажмите «ОК».
7. На экране появится содержимое документа xml. При необходимости внесите какие-либо изменения. Далее для сохранения кликните по дискете либо по меню «Файл» – «Сохранить как».
8. Нажмите «Обзор».
9. Укажите папку для сохранения, новое имя файла, выберите тип файла. Нажмите «Сохранить».

Онлайн-сервисы для конвертации

Если конвертация с помощью Excel не сработала должным образом, попробуйте преобразовать файл на специальных сайтах. Сервисы также пригодятся, если у вас на ПК нет программы Эксель, а сконвертировать документ нужно срочно.

Регистрироваться на сайтах необязательно. Просто загружаете один или несколько файлов, выбираете формат таблицы и скачиваете готовый документ Excel.

Convertio

Convertio преобразует самые разные виды файлов: картинки, видео, текстовые документы, таблицы, шрифты, презентации, электронные книги, архивы. Всего на счету у сервиса более 300 форматов.

Три способа загрузки файлов: с жесткого диска ПК, из облачных хранилищ Dropbox и Google Drive.

Есть лимиты бесплатной версии. Общий вес загружаемых файлов не должен превышать 100 Мб за один раз. Стоимость подписки: от 10$ до 26$ в месяц в зависимости от тарифа.

Как пользоваться:

1. Перейдите на сайт Convertio и выберите способ загрузки файла: с жесткого диска ПК (папка с лупой), из «облака» Dropbox или Google Drive. В первом случае найдите xml-документы в «Проводнике Windows». В последних двух – сначала предоставьте доступ к хранилищу, написав логин и пароль от него.
2. Подождите, пока файл загрузится на сайт. Далее раскройте меню «в». Либо добавьте еще файлов с помощью специальной кнопки, если про какие-то забыли в предыдущем шаге.
3. Укажите один из форматов Excel: xlsx, xls. Они расположены в разделе «Документ». Нажмите на красную кнопку «Конвертировать», чтобы запустить преобразование.
4. Подождите, пока закончится конвертация. Если файл большой, возможно, понадобится больше времени. Преобразование продолжится даже если вы закроете страницу или перейдите в другую вкладку браузера. Если боитесь потерять сайт, скопируйте адрес в буфер обмена ПК с помощью специальной ссылки под файлом.
5. Когда появится кнопка «Скачать», нажмите на нее и укажите папку для сохранения таблицы. Если у вас в браузере отключена функция ручного выбора каталога, файл автоматически скачается в папку «Загрузки» или в любую другую, установленную в настройках веб-обозревателя. Документ будет храниться на сервере Convertio в течение суток. В любой момент этого срока вы можете перейти в раздел «Мои файлы» (функция доступна даже без регистрации) и еще раз загрузить таблицу на ПК.

Aconvert

Сервис Aconvert предлагает на выбор два способа загрузки. Первый – классический, с жесткого диска ПК (кнопка «File»).

Второй – по ссылке в интернете. Если ваш xml-документ опубликован в сети, вы можете просто вставить ссылку на него в меню «URL».

Послужной список форматов тоже внушительный. Базу данных xml можно сконвертировать не только в xls и xlsx, но и в другие виды: pdf, doc, ppt, rtf, odt, xps и т. д. Сервис полностью бесплатный. Купить подписку никто не предлагает.

Обработать за раз можно только один файл. Конечный документ будет в таблице «Результаты конверсий». Чтобы перейти к скачиванию, кликните по стрелке.

На открывшейся странице появится QR-код. Вы можете отсканировать его смартфоном – тогда эта же страница откроется в мобильном браузере, сможете скачать документ на телефон. Файл можно отправить в ваше облачное хранилище: Dropbox, Google Drive, One Drive. Также разрешается сжать файл перед загрузкой, если есть требования к его весу. Вверху будет отображаться обратный отсчет – через сколько времени обработанный файл автоматически удалится с сервера Aconvert.

Чтобы скачать xls-таблицу на ПК, кликните по ссылке «URL-адрес файла».

Откроется страница Яндекса с предпросмотром таблицы. Щелкните по стрелке, чтобы запустить загрузку либо сохраните документ на Яндекс Диске.

Aspose

У Aspose еще больше способов загрузки. Можно добавить файл с ПК, вставить ссылку на него в интернете или выбрать документ из «облака» (Dropbox, Google Drive).

XML можно перевести в xls, xlsx, xlsm, xlsb, xlt, xltx, xltm, pdf, png, jpg, html и многие другие форматы. Одновременно можно обработать до 10 файлов.

Готовые таблицы скачиваются на ПК либо помещаются в те же облачные хранилища Dropbox, Google Drive. Также разрешается отправить ссылку на скачивание файлов по электронной почте. Обработанные документы хранятся на сервере Aspose в течение 24 часов. Сервис бесплатный. Подписку оформить никто не предлагает.

***

Если на вашем ПК установлена программа Excel, используйте ее как конвертер xml. Заодно можете внести какие-либо изменения в документ. Если таблица относительно простая, используйте обычное сохранение. Если сложная и большая – лучше запустить импорт данных в меню разработчика.

За неимением Эксель можно всегда использовать онлайн-конвертеры. Они работают без регистрации. Для одновременной обработки нескольких файлов возьмите Convertio или Aspose. Aconvert позволит открыть предпросмотр таблицы перед скачиванием.

Is this article up to date?

If you regularly deal with databases in your day-to-day work, you may have already come across the XML file format. It is a widely used popular database format on the internet. 

However, it cannot be directly accessed or used by humans like other formats such as PDFs, Excel sheets, and Word Docs, since it is mainly stored in a machine-readable format. 

XML stands for “extensible markup language”, which is similar to HTML. But unlike HTML, it makes use of custom tags to store any information in a structured database. This gives it the powerful ability to easily store, search and retrieve data at the hit of a button. 

But don’t worry. In this guide, we will see how to convert XML to Excel spreadsheets, the easy way. 

You’ll learn:

• Method 1 – How to Convert XML to Excel?
• Method 2 – How to Import an XML File From the Internet into Excel?

Related:

The 7 Golden Rules of Excel Spreadsheet Design

How to Fix the #Div/0 Error in Excel? 2 Easy Methods

How to Fix the Excel Spill Error? — 5 Easy Fixes

Method 1 – How to Convert XML to Excel?

If you already have an XML file saved locally on your computer, you can follow these steps:

1. Open any blank Excel sheet where you want to import the XML 
2. Go to the DATA tab and select the ‘Get Data’ button in the Get & Transform group.  

1. From the drop-down list click on From File > From XML. 

1. Now, locate the XML file locally saved on your computer and click on the Import button. 

1. Doing this will open the Navigator dialog box. Here once again click on the XML file you want to import and click on the Load button. Alternatively, you can click on the Transform button if you want to modify any columns in the XML file. This is completely optional. 

That’s all folks. Excel will immediately import all the data from the XML file into a new sheet in the currently open workbook. 

Please note that this import is dynamic in nature. That is, any changes made in the original XML file will reflect in the copied Excel file. All you need to do is, just right-click on any cell and click on the Refresh button from the right-click menu. 

Also Read:

How to Apply the Accounting Number Format in Excel? (3 Best methods)

How to Autofit Excel Cells? 3 Best Methods

The FORMULATEXT Excel Function – 2 Best Examples

Method 2 – How to Import an XML File From the Internet into Excel?

In case you don’t have an XML file stored on your computer, but instead, have its URL from the internet, you can easily import it into Excel by following these steps: 

1. Open any blank Excel workbook and click on the Get Data button in the Get & Transform group of the Data tab. (Basically, repeat the steps 1 & 2 from the previous method)
2. Under the Drop-down menu, click on From Other Sources > From Web 

1. Now, paste the URL of the XML file in the From Web dialog box and click OK. 

1. If prompted, press Connect. Doing so will take you to the Navigator window. Now, select the XML file and click Load to insert the XML file into the workbook. 

Here also, any changes in the source XML file will reflect in the Excel file. 

Please note that all imported data will be stored in the Table format. 

Suggested Reads:

How to Group Worksheets in Excel? (In 3 Simple Steps)

How to Shade Every Other Row in Excel? (5 Best Methods)

How to Use the Excel Fill Handle Easily? (Top 3 Uses with Examples)

Closing Thoughts

In this guide, we saw how to convert XML to Excel using two easy methods. Many people are simply ignorant of these methods and end up using spammy online XML to Excel converters. 

Just follow this guide, and enjoy a hassle-free XML to Excel conversion. Please do let us know if you have any questions as we are always happy to help. 

Please visit our free resources center for more high-quality guides on Excel and other Microsoft Suite applications.

Ready to dive deep into Excel? Click here for advanced Excel courses with in-depth training modules.

Simon Sez IT has been teaching Excel and other business software for over ten years. For a low, monthly fee you can get access to 100+ IT training courses.