How do you do search in excel

В документах Microsoft Excel, которые состоят из большого количества полей, часто требуется найти определенные данные, наименование строки, и т.д. Очень неудобно, когда приходится просматривать огромное количество строк, чтобы найти нужное слово или выражение. Сэкономить время и нервы поможет встроенный поиск Microsoft Excel. Давайте разберемся, как он работает, и как им пользоваться.

Поисковая функция в Excel

Поисковая функция в программе Microsoft Excel предлагает возможность найти нужные текстовые или числовые значения через окно «Найти и заменить». Кроме того, в приложении имеется возможность расширенного поиска данных.

Способ 1: простой поиск

Простой поиск данных в программе Excel позволяет найти все ячейки, в которых содержится введенный в поисковое окно набор символов (буквы, цифры, слова, и т.д.) без учета регистра.

1. Находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке «Найти и выделить», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Редактирование». В появившемся меню выбираем пункт «Найти…». Вместо этих действий можно просто набрать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+F.



2. После того, как вы перешли по соответствующим пунктам на ленте, или нажали комбинацию «горячих клавиш», откроется окно «Найти и заменить» во вкладке «Найти». Она нам и нужна. В поле «Найти» вводим слово, символы, или выражения, по которым собираемся производить поиск. Жмем на кнопку «Найти далее», или на кнопку «Найти всё».



3. При нажатии на кнопку «Найти далее» мы перемещаемся к первой же ячейке, где содержатся введенные группы символов. Сама ячейка становится активной.

   Поиск и выдача результатов производится построчно. Сначала обрабатываются все ячейки первой строки. Если данные отвечающие условию найдены не были, программа начинает искать во второй строке, и так далее, пока не отыщет удовлетворительный результат.

   Поисковые символы не обязательно должны быть самостоятельными элементами. Так, если в качестве запроса будет задано выражение «прав», то в выдаче будут представлены все ячейки, которые содержат данный последовательный набор символов даже внутри слова. Например, релевантным запросу в этом случае будет считаться слово «Направо». Если вы зададите в поисковике цифру «1», то в ответ попадут ячейки, которые содержат, например, число «516».

   Для того, чтобы перейти к следующему результату, опять нажмите кнопку «Найти далее».

   

   Так можно продолжать до тех, пор, пока отображение результатов не начнется по новому кругу.

4. В случае, если при запуске поисковой процедуры вы нажмете на кнопку «Найти все», все результаты выдачи будут представлены в виде списка в нижней части поискового окна. В этом списке находятся информация о содержимом ячеек с данными, удовлетворяющими запросу поиска, указан их адрес расположения, а также лист и книга, к которым они относятся. Для того, чтобы перейти к любому из результатов выдачи, достаточно просто кликнуть по нему левой кнопкой мыши. После этого курсор перейдет на ту ячейку Excel, по записи которой пользователь сделал щелчок.

Способ 2: поиск по указанному интервалу ячеек

Если у вас довольно масштабная таблица, то в таком случае не всегда удобно производить поиск по всему листу, ведь в поисковой выдаче может оказаться огромное количество результатов, которые в конкретном случае не нужны. Существует способ ограничить поисковое пространство только определенным диапазоном ячеек.

1. Выделяем область ячеек, в которой хотим произвести поиск.



2. Набираем на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+F, после чего запуститься знакомое нам уже окно «Найти и заменить». Дальнейшие действия точно такие же, что и при предыдущем способе. Единственное отличие будет состоять в том, что поиск выполняется только в указанном интервале ячеек.

Способ 3: Расширенный поиск

Как уже говорилось выше, при обычном поиске в результаты выдачи попадают абсолютно все ячейки, содержащие последовательный набор поисковых символов в любом виде не зависимо от регистра.

К тому же, в выдачу может попасть не только содержимое конкретной ячейки, но и адрес элемента, на который она ссылается. Например, в ячейке E2 содержится формула, которая представляет собой сумму ячеек A4 и C3. Эта сумма равна 10, и именно это число отображается в ячейке E2. Но, если мы зададим в поиске цифру «4», то среди результатов выдачи будет все та же ячейка E2. Как такое могло получиться? Просто в ячейке E2 в качестве формулы содержится адрес на ячейку A4, который как раз включает в себя искомую цифру 4.

Но, как отсечь такие, и другие заведомо неприемлемые результаты выдачи поиска? Именно для этих целей существует расширенный поиск Excel.

1. После открытия окна «Найти и заменить» любым вышеописанным способом, жмем на кнопку «Параметры».



2. В окне появляется целый ряд дополнительных инструментов для управления поиском. По умолчанию все эти инструменты находятся в состоянии, как при обычном поиске, но при необходимости можно выполнить корректировку.
   

   По умолчанию, функции «Учитывать регистр» и «Ячейки целиком» отключены, но, если мы поставим галочки около соответствующих пунктов, то в таком случае, при формировании результата будет учитываться введенный регистр, и точное совпадение. Если вы введете слово с маленькой буквы, то в поисковую выдачу, ячейки содержащие написание этого слова с большой буквы, как это было бы по умолчанию, уже не попадут. Кроме того, если включена функция «Ячейки целиком», то в выдачу будут добавляться только элементы, содержащие точное наименование. Например, если вы зададите поисковый запрос «Николаев», то ячейки, содержащие текст «Николаев А. Д.», в выдачу уже добавлены не будут.

   

   По умолчанию, поиск производится только на активном листе Excel. Но, если параметр «Искать» вы переведете в позицию «В книге», то поиск будет производиться по всем листам открытого файла.

   

   В параметре «Просматривать» можно изменить направление поиска. По умолчанию, как уже говорилось выше, поиск ведется по порядку построчно. Переставив переключатель в позицию «По столбцам», можно задать порядок формирования результатов выдачи, начиная с первого столбца.

   

   В графе «Область поиска» определяется, среди каких конкретно элементов производится поиск. По умолчанию, это формулы, то есть те данные, которые при клике по ячейке отображаются в строке формул. Это может быть слово, число или ссылка на ячейку. При этом, программа, выполняя поиск, видит только ссылку, а не результат. Об этом эффекте велась речь выше. Для того, чтобы производить поиск именно по результатам, по тем данным, которые отображаются в ячейке, а не в строке формул, нужно переставить переключатель из позиции «Формулы» в позицию «Значения». Кроме того, существует возможность поиска по примечаниям. В этом случае, переключатель переставляем в позицию «Примечания».

   

   Ещё более точно поиск можно задать, нажав на кнопку «Формат».

   

   При этом открывается окно формата ячеек. Тут можно установить формат ячеек, которые будут участвовать в поиске. Можно устанавливать ограничения по числовому формату, по выравниванию, шрифту, границе, заливке и защите, по одному из этих параметров, или комбинируя их вместе.

   

   Если вы хотите использовать формат какой-то конкретной ячейки, то в нижней части окна нажмите на кнопку «Использовать формат этой ячейки…».

   

   После этого, появляется инструмент в виде пипетки. С помощью него можно выделить ту ячейку, формат которой вы собираетесь использовать.

   

   После того, как формат поиска настроен, жмем на кнопку «OK».

   

   Бывают случаи, когда нужно произвести поиск не по конкретному словосочетанию, а найти ячейки, в которых находятся поисковые слова в любом порядке, даже, если их разделяют другие слова и символы. Тогда данные слова нужно выделить с обеих сторон знаком «*». Теперь в поисковой выдаче будут отображены все ячейки, в которых находятся данные слова в любом порядке.



3. Как только настройки поиска установлены, следует нажать на кнопку «Найти всё» или «Найти далее», чтобы перейти к поисковой выдаче.

Как видим, программа Excel представляет собой довольно простой, но вместе с тем очень функциональный набор инструментов поиска. Для того, чтобы произвести простейший писк, достаточно вызвать поисковое окно, ввести в него запрос, и нажать на кнопку. Но, в то же время, существует возможность настройки индивидуального поиска с большим количеством различных параметров и дополнительных настроек.

Excel SEARCH Function

1. Summary. The Excel SEARCH function returns the location of one text string inside another.
2. Get the location of text in a string.
3. A number representing the location of find_text.
4. =SEARCH (find_text, within_text, [start_num])
5. find_text – The text to find. within_text – The text to search within.

How do I search for a specific text in Excel?

Find cells that contain text
On the Home tab, in the Editing group, click Find & Select, and then click Find. In the Find what box, enter the text—or numbers—that you need to find. Or, choose a recent search from the Find what drop-down box. Note: You can use wildcard characters in your search criteria.

Why is the search function not working in Excel?

To work around this issue, set the filter criteria to Show All on each worksheet in your workbook before you perform the search.Start Excel, and then open the workbook that you want to search. On the Data menu, point to Filter, and then click Show All. Repeat step 2 for each sheet in the workbook.

How do you search for an asterisk in Excel?

Use the tilde(~) before the wildcard character to search for. For example, if you want to find “*” using CTRL+F, put ~* in the “Find What” box.

How do I search within a column in Excel?

To filter with search:

1. Select the Data tab, then click the Filter command. A drop-down arrow will appear in the header cell for each column.
2. Click the drop-down arrow for the column you want to filter.
3. The Filter menu will appear.
4. When you’re done, click OK.
5. The worksheet will be filtered according to your search term.

What is the difference between find and mid?

(The Find function returns the location of the dash; you want to start extracting characters beginning at the next character, the one following the dash.)Figure C: The Mid function relies on the Find function to tell it where the dash appears in the source string.

How do you use asterisk wildcard in Excel?

Type #1 – Asterisk (*)
This is to match zero or the number of characters. For example, “Fi*” could match “Final, Fitting, Fill, Finch, and Fiasco,” etc.…

How do you do a wildcard search in Excel?

For more about using wildcard characters with the Find and Replace features in Excel, see Find or replace text and numbers on a worksheet.
Using wildcard characters in searches.

How do I search for an asterisk?

Enter the root of a search term and replace the ending with the asterisk (*). For example, type comput* to find the words computer, computers, computing, computation. The asterisk can be used within words to find multiple characters.

How do I search a table in Excel?

If you go to Formulas tab of the Ribbon > Name Manager you will see Table names listed amongst other defined names. They show a different icon next to them, but to make things even clearer you can use the Filter button at the top right to show tables only.

What is the formula of Find function?

The syntax of the Excel Find function is as follows: FIND(find_text, within_text, [start_num]) The first 2 arguments are required, the last one is optional. Find_text – the character or substring you want to find. Within_text – the text string to be searched within.

How does a Vlookup work?

The VLOOKUP function performs a vertical lookup by searching for a value in the first column of a table and returning the value in the same row in the index_number position. The VLOOKUP function is a built-in function in Excel that is categorized as a Lookup/Reference Function.

How do you do a wildcard search?

To perform a single character wildcard search use the “?” symbol. To perform a multiple character wildcard search use the “*” symbol. You can also use the wildcard searches in the middle of a term.

How does * work in Excel?

If you use Excel* as the search string, it would give you any word that has Excel at the beginning followed by any number of characters (such as Excel, Excels, Excellent).

What does * mean in Excel formula?

In Excel formula, the symbol “*” means multiplication. Say cell A1 contains 5 and cell A2 contains 8.

What is an Xlookup in Excel?

Use the XLOOKUP function to find things in a table or range by row.With XLOOKUP, you can look in one column for a search term, and return a result from the same row in another column, regardless of which side the return column is on.

What is wildcard in Excel formula?

Wildcard characters in Excel are special characters that can be used to take the place of characters in a formula.The characters are used to look for a text string with the same known patterns — the beginning and the ending characters, and also, the number of characters presented in the cell.

Can you use a wildcard in an Excel IF statement?

Unlike several other frequently used functions, the IF function does not support wildcards. However, you can use the COUNTIF or COUNTIFS functions inside the logical test of IF for basic wildcard functionality.

What does * mean search?

The asterisk is a commonly used wildcard symbol that broadens a search by finding words that start with the same letters. Use it with distinctive word stems to retrieve variations of a term with less typing.

What is asterisk used for?

a small starlike symbol (*), used in writing and printing as a reference mark or to indicate omission, doubtful matter, etc.

How do I search for a list in Excel?

Run the Advanced Filter

1. Select a cell in the data table.
2. On the Data tab of the Ribbon, in the Sort & Filter group, click Advanced.
3. For Action, select Filter the list, in-place.
4. For List range, select the data table.
5. For Criteria range, select C1:C2 – the criteria heading and formula cells.
6. Click OK, to see the results.

Is this article up to date?

The SEARCH function returns the position (as a number) of one text string inside another. If there is more than one occurrence of the search string, SEARCH returns the position of the first occurrence. SEARCH is not case-sensitive but does support wildcards. Use the FIND function to perform a case-sensitive find. When SEARCH does not find anything, it returns a #VALUE! error. Note that when find_text is empty, SEARCH will return 1. This can cause a false positive when find_text is an empty cell.

Basic Example

The SEARCH function is designed to look inside a text string for a specific substring. If SEARCH finds the substring, it returns a position of the substring in the text as a number. If the substring is not found, SEARCH returns a #VALUE error. For example:

=SEARCH("p","apple") // returns 2
=SEARCH("z","apple") // returns #VALUE!

Note that text values entered directly into SEARCH must be enclosed in double-quotes («»).

TRUE or FALSE result

To force a TRUE or FALSE result, nest SEARCH inside the ISNUMBER function. ISNUMBER returns TRUE for numbers and FALSE for anything else. If SEARCH finds the substring, it returns the position as a number, and ISNUMBER returns TRUE:

=ISNUMBER(SEARCH("p","apple")) // returns TRUE
=ISNUMBER(SEARCH("z","apple")) // returns FALSE

If SEARCH doesn’t find the substring, it returns an error, and ISNUMBER returns FALSE. 

Start number

The SEARCH function has an optional argument called start_num, that controls where SEARCH should begin looking for a substring. To find the first match of «the», you can omit start_num, which defaults to 1:

=SEARCH("the","The cat in the hat") // returns 1

To start searching at character 4, enter 4 for start_num:

=SEARCH("the","The cat in the hat",4) // returns 12

Wildcards

Although SEARCH is not case-sensitive, it does support wildcards (*?~). For example, the question mark (?) wildcard matches any one character. The formula below looks for a 3-character substring beginning with «x» and ending in «y»:

=ISNUMBER(SEARCH("x?z","xyz")) // TRUE
=ISNUMBER(SEARCH("x?z","xbz")) // TRUE
=ISNUMBER(SEARCH("x?z","xyy")) // FALSE

The asterisk (*) wildcard is not as useful in the SEARCH function because SEARCH already looks for a substring. For example, it might seem like the following formula will test for a value that ends with «z»:

=SEARCH("*z",text)

However, because SEARCH automatically looks for a substring, the following formulas all return 1 as a result, even though the text in the first formula is the only text that ends with «z»:

=SEARCH("*z","XYZ") // returns 1
=SEARCH("*z","XYZXY") // returns 1
=SEARCH("*z","XYZXY123") // returns 1
=SEARCH("x*z","XYZXY123") // returns 1

However, it is possible to use the asterisk (*) wildcard like this: 

=SEARCH("x*2*b","AAAXYZ123ABCZZZ") // returns 4
=SEARCH("x*2*b","NXYZ12563JKLB") // returns 2

Here we are looking for «x», «2», and «b» in that order, with any number of characters in between. Finally, use the tilde (~) as an escape character to indicate that the next character is a literal like this:

=SEARCH("~*","apple*") // returns 6
=SEARCH("~?","apple?") // returns 6
=SEARCH("~~","apple~") // returns 6

The above formulas use SEARCH to find a literal asterisk (*), question mark (?) , and tilde (~) in that order.

If cell contains

To return a custom result with the SEARCH function, use the IF function like this:

=IF(ISNUMBER(SEARCH(substring,A1)), "Yes", "No")

Instead of returning TRUE or FALSE, the formula above will return «Yes» if substring is found and «No» if not.

Notes

• SEARCH returns the position of the first find_text in within_text.
• Start_num is optional and defaults to 1.
• Use the FIND function for a case-sensitive search.
• SEARCH allows the wildcard characters question mark (?) and asterisk (*), in find_text.
  • ? matches any single character and
  • * matches any sequence of characters.
  • To find a literal ? or *, use a tilde (~) before the character, i.e. ~* and ~?.

Excel SEARCH Function (Example + Video)

When to use Excel SEARCH Function

Excel SEARCH function can be used when you want to locate a text string within another text string and find its position.

What it Returns

It returns a number that represents the starting position of the string you are finding in another string.

Syntax

=SEARCH(find_text, within_text, [start_num])

Input Arguments

• find_text – the text or string that you need to find.
• within_text – the text within which you want to find the find_text argument.
• [start_num] – a number that represents the position from which you want the search to begin. If you omit it, it starts from the beginning.

Additional Notes

• If the start number is not specified, then it starts looking from the beginning of the string.
• SEARCH function is not case-sensitive. If you want to do a case-sensitive search, use FIND function.
• SEARCH function can handle wildcard characters.
  • There are three wildcard characters in Excel – the question mark (?), asterisk (*), and tilde (~).
    • A question mark matches any single character.
    • An asterisk matches any sequence of characters.
    • If you want to find an actual question mark or asterisk, type a tilde (~) before the character.
• It returns a #VALUE! error if the searched string is not found in the text.

Excel SEARCH Function – Examples

Here are four examples of using Excel SEARCH function:

#1 Searching for a Word in a Text String (from the beginning)

In the above example, when you search for the word good in the text Good Morning, it returns 1, which is the position of the starting point of the searched word.

Note that Excel SEARCH function is not case sensitive. So you get the same result whether you use good, Good, or GOOD.

If you are looking for a case sensitive search, use Excel FIND function.

#2 Searching for a Word in a Text String (with a specified beginning)

The third argument in the SEARCH function is the position within the text from where you want to start the search. In the example above, the function returns 1 when you search for the text good in Good Morning and the starting position is 1.

However, it returns an error when you make it start at 2. Hence, it looks for the text good in ood Morning. Since it can not find it, it returns an error.

Note: If you skip the last argument and don’t provide the starting position, by default it takes it as 1.

#3 When there are Multiple Occurrence of the Searched Text

Excel SEARCH function starts looking in the specified text from the specified position. In the above example, when you look for the text good in Good Good Morning with the starting position as 1, it returns 1, as it finds it at the beginning.

When you start the search from the second character onwards, it returns 6, as it finds the matching text at the sixth position.

 #4 Using Wildcard Characters in Excel Search Function

Excel SEARCH Function can also handle wildcard characters. In the above example, the searched text is c*l, which means any text string that beings with c and end with l and can have any number of characters in between. In Excel, it finds the searched string at the third position (Excel) and returns 3.

Excel SEARCH Function – Video Tutorial

Related Excel Functions:

• Excel FIND Function.
• Excel LOWER Function.
• Excel UPPER Function.
• Excel PROPER Function.
• Excel REPLACE Function.
• Excel SUBSTITUTE Function.

You May Also Like the Following Excel Tutorials:

• Search and Highlight Data Using Conditional Formatting.
• Create Dynamic Filter in Excel.
• Create Drop Down List with Search Suggestions.
• Separate First and Last Name in Excel