Hoshin Kanri, a Japanese term for «compass management» or «direction» and «administration,» is a methodology used in strategic planning by companies such as Toyota as part of Lean Management. The Hoshin Kanri X Matrix provides a tool to list and correlate objectives, priorities, metrics and goals all on a single page. It is also used for showing the people responsible for carrying out these objectives. See the references listed below for more information.
Advertisement
Download
⤓ Excel (.xlsx)
For: Excel 2010 or later & Excel for iPad/iPhone
License Agreement: Private Use (not for distribution or resale)
How to Use the X Matrix Template
We created this template with the objective of making it simple to customize. You can add and delete rows and columns as needed and there are no formulas.
For information about Hoshin Kanri in general and the principles behind the X Matrix tool, see the references below.
The X part of the X Matrix uses two line objects, so if they somehow get out of place, you can drag the ends to the corners of the cell while holding the ALT key to snap to the corners.
You can edit the Legend in the bottom right corner of the chart if you want to use other symbols besides the defaults in the template. The Data Validation drop-down boxes used in the corners of the matrix refer to the symbols in the legend, so if you change the legend, it will automatically change the symbols available in the drop-down boxes.
Avoid deleting rows in the Goals section at the bottom because doing so may delete part of the Legend.
If you need to add goals, insert rows above the last row in the chart (not below). If you need to add columns, insert columns within the middle of the left and right sections rather than either before or after each section. Doing this will help you avoid having to update border styles or redefine the print area.
Related Templates
References
- Thanks to Allen Patin for requesting this new spreadsheet template.
- Hoshin Kanri at wikipedia.org — A very brief description.
- What is the Hoshin Kanri X Matrix? at kanbanize.com — Refer to this article for more detailed information about how to use the Hoshin Kanri matrix in your planning.
В этом году открыла для себя новый рабочий инструмент – X-матрицу Хосин Канри, хочу поделиться с вами. Ну как открыла, открыло ее, конечно, руководство, и спустило к нам, хочешь-не хочешь пришлось вникать. Но инструмент мне внезапно понравился даже с учетом того, что стратегия всей компании – ну прямо вообще не мой управленческий уровень.
Вообще Хосин Канри (Hoshin Kanri) – это целая система в рамках бережливого производства (Lean), направленная на совершенствование процесса управления стратегией компании и устранение разрыва между стратегией и ее выполнением с помощью фокусировки и определения конкретных ответственных.
Однако самый популярный элемент Хосин Канри, которым часто подменяют всю систему – так называемая X-матрица (икс-матрица или иногда ее еще называют матрице генерального директора), основной смысл которой – наглядно разложить на одном листочке А3 стратегию, тактику, конкретные задачи и ожидаемые результаты с указанием ответственность, и иметь возможность оперативно контролировать прогресс.
При разработке матрицы люди на всех уровнях корпоративной иерархии понимают взаимосвязь своих рабочих задач со стратегией компании, упрощается коммуникация и (тут мой личный интерес и кроется) отбор проектов для реализации становится намного более управляемым и обоснованным.
X-матрица Хосин Канри – примеры
Все примеры – из свободного доступа в яндексе по запросу “х матрица”, по правой кнопке их можно открыть в новом окне для детального просмотра, но качество все равно оставляет желать лучшего. Инструмент не самый популярный, поэтому часть примеров – на английском.
Свою Х-матрицу по проектному офису и (тем более) матрицу компании, конечно, не выкладываю из соображений конфиденциальности, сорри.
Пример 1
В этом примере, правда, частично срезана правая сторона, но на русском языке это самый удачный пример.
Пример 2
Пример 3
Пример 4
Пример 5
X-матрица Хосин Канри – как строить
Классический шаблон X-матрицы Хосин Канри выглядит так:
В гугле можно найти “вариации на тему”, на картинке приведена классическая X-матрица, но если в ней чего-то не хватает или что-то лишнее для целей конкретной компании – шаблон всегда можно доработать под себя, в конце концов, это инструменты для нас, а не мы для инструментов.
А вот так выглядит шаблон, которым пользуюсь в работе я (ниже будет ссылка на скачивание). Удобно, что все ячейки окрашивается и суммируется автоматически, в зависимости от введенных значений, мне остается только творческая часть:
Шаги построения Х-матрицы Хосин Канри
Шаг 1. В квадрате внутри матрицы указывается амбициозная долгосрочная цель или миссия компании. Как видно из примеров – это указывают не всегда. Лично я за то, чтобы указывать, позволяет сохранить фокус.
Шаг 2. Слева от квадрата указываются стратегические цели (это могут быть как цели на 2-3 года, так и на год).
Шаг 3. Сверху от квадрата указываются тактические задачи для достижения стратегических целей, и (самое важное!) устанавливается взаимосвязь между конкретными стратегическими целями и конкретными тактическими задачами. Взаимосвязь может проставляться как просто каким-то графическим символом типа Х или V (если связь универсальная), так и цифрой от 1 до 3, если важно отразить степень влияния (корреляцию) тактической задачи на стратегическую цель, где – 3 максимальное влияние. также вместо 1-3 могут использоваться разные графические символы, но лично для меня это усложняет читаемость матрицы. Отсутствие значка или цифры означает, что конкретно эта задача с этой целью в явном виде не связана.
Шаг 4. Справа от квадрата указывается список конкретных проектов или мероприятий для выполнения тактических задач и также устанавливается взаимосвязь между конкретными тактическими задачами и конкретными проектами и мероприятиями, по аналогии с установкой взаимосвязи выше, и с использованием тех же обозначений.
Шаг 5. Снизу от квадрата указываются конкретные измеримые метрики, по которым можно будет отследить выполнение проектов и мероприятий, и (снова) устанавливается взаимосвязь между конкретными проектами и мероприятиями и метриками. Тоже по аналогии с установкой взаимосвязи выше, и с использованием тех же обозначений.
Шаг 6. Теперь, когда у нас заполнена почти вся матрица вокруг квадрата, проставляется взаимосвязь между результатами и стратегическими целями. Таким образом, проходя по часовой стрелке, мы связываем стратегию с тактикой, тактику – с проектами, проекты – с результатами, а результаты – со стратегией, и на каждом шаге можем увидеть, что “что-то пошло не так” – либо мы напланировали лишних проектов, либо не хватает какой-то тактической задачи, либо результаты проектов и мероприятий ну совсем никак не коррелируют со стратегией. После 2-3 проходов матрица балансируется, и руководитель получает инструмент, с которым он может дальше работать.
Шаг 7. Перечисляются члены команды, ответственные за выполнение тактических задач и связанных с ними проектов или мероприятий, и указывается степень их вовлечения в реализацию этих тактических задач.
Количество строк в шаблоне – рекомендованное авторами подхода, т.е. предельное количество, которое команда управления способно “объять”. При необходимости оно также корректируется, но много тактических задач или, например, членов команды – тоже плохо, т.к. фокус размывается.
Шаг 8 (опционально). В примере 1 видно, что в Х-матрице есть дополнительные детали:
- считаются веса взаимосвязей, проставляется суммарный вес и цветовая кодировка (от бледно-желтого до ярко-зеленого) в зависимости от веса (чем “зеленее” – тем важнее для компании, т.к. коррелирует с бОльшим количеством других элементов).
- проставляется кодировка каждого элемента (стратегии, тактики и проч.) с помощью краткой аббревиатуры для использования в других документах.
- названия элементов выделяются разными цветами для дополнительного отображения корреляции между ними (довольно сомнительно в случае, если корреляция с 2 элементами и больше).
Делать это или нет – зависит от разработчика Х-матрицы и от того, как она будет применяться. Я у себя только веса считаю.
Шаг 9 (опционально). Правый нижний угол матрицы остается пустым, туда можно вписать что-нибудь, не предусмотренное в шаблоне. Например, кровью расписаться, или хотя бы подпись и печать поставить.
Все, матрица Хосин Канри построена!
И напоследок – в гугле находятся целые программы с предложением провести стратегическую сессию. результатом которой будет X-матрица, хотя я бы очень удивилась, если бы кто-то внешний вместо руководства компании или человека, действительно в этом заинтересованного, смог бы построить вменяемую матрицу для конкретной компании.
Скачать шаблон X-матрица Хосин Канри
Скачать приведенный выше шаблон Х-матрицы в pdf для заполнения вручную или в Adobe Acrob
at вы можете бесплатно по ссылке.
Cкачать приведенный выше шаблон Х-матрицы в xlsx вы можете всего за 149 руб. После оплаты на почту вы получите архив со шаблоном в xlsx (подойдет для MS Excel 2010 и более поздних версий). В шаблоне уже все готово для работы – расчерчена таблица, настроено суммирование весов, работает автоматическое форматирование ячеек в зависимости от введенных значений, таблица подходит по размеру для печати на А3. Сэкономьте свое время, оно стоит намного дороже! Скачайте шаблон и начните стратегическое планирование прямо сейчас вместо траты нескольких часов на бестолковое расчерчивание Excel и настройку форматирования.
Купить шаблон за 249 руб.
Напомню, что шаблон выглядит так:
Купить шаблон за 249 руб.
Информация полезна? Поддержи развитие проекта!
На кофе и новые материалы для читателей блога 
Want to Document Hoshin Kanri Planning in Excel?
QI Macros for Excel has a Ready-Made Hoshin Kanri Template!
Why it Matters:
The Hoshin Kanri X Matrix is used for policy deployment. It was designed to develop and implement strategic, tactical, and synchronized plans across not only people, but also across an organization. A Hoshin Kanri X Matrix ensures ownership and accountability at ALL levels; and thus encourages organizational learning, faster course corrections, and cross departmental coordination.
Example of Hoshin Kanri Matrix in QI Macros
How do I Create a Hoshin Kanri X Matrix?
There are 4 quadrants found within this planning tool:
- Long-term Goals
- Short-term Goals
- Short-term Tactics | Improvement Objectives/Actions
- Improvement Items
To begin, follow the steps listed below:
- Input your Long-term Goals. Make sure the most important aspects of your plan are listed closest to the center.
- Now that your plan has started to take shape, re-evaluate and recognize your most important objectives. These are objectives you will then input into the Short-term Goals section (e.g. What aspect(s) of the objective do you need to accomplish first?)
- Next, complete the Short-term Tactics | Improvement Objectives/Actions. What is/are the most important objectives/actions that need to be completed, in order for your short-term goal(s) to be completed?
- Lastly, fill out the Improvement Items, Actionees, and Expenses per Action sections — these are areas that will help keep you and your team on course to complete your short and long-term goal(s)!
Once you have input information in any of these four fields, you will notice Correlation Matrices located in the bottom-left, top-left and top-right of the planning tool — fill each of these boxes in with the Correlation Notation that reflects the correlation between the items listed:
> Strong Correlation
= Moderate Correlation
< Weak Correlation
0 No CorrelationsNote: You can either input the notation manually, or use the available drop-down option to select the correlation notation.
The Hoshin-Kanri template is one of many tools included in QI Macros add-in for Excel.
QI Macros adds a new tab to Excel’s menu, making it easy to find any tool you need. If you can’t locate a tool, use the find tools feature on the far right side of QI Macros menu.
Other charts included in QI Macros add-in for Excel
Шаг 4: Согласование ключевых показателей эффективности
Это идеальное время, чтобы перейти к согласованию и поделиться своими планами с другими заинтересованными сторонами.
Вместе вы сможете договориться о наиболее важных показателях, которые вам необходимо улучшить, и перечислить их на диаграмме, не рискуя подорвать боевой дух людей, чья работа не считается жизненно важной для успешного выполнения проекта.
Следуя этой логике, рядом с ключевыми показателями вам нужно указать ключевых лиц, которые будут нести ответственность за реализацию проектов, указанных в верхнем секторе матрицы.
Хотя Lean поощряет совместную работу, для большей ясности мы рекомендуем указать только тех, кто отвечает за успешное выполнение работы команды или, другими словами, лидеров команд (тим-лидов), руководителей и владельцев процессов.
Шаг 5: Соединение точек — Указание зависимостей
И последнее, но не менее важное: вы должны завершить картину, отметив зависимости между каждыми пунктами матрицы.
Мы рекомендуем начать с создания корреляционных маркеров, которые будут соединять каждый сектор матрицы с последующим.
Несмотря на то, что матрица довольно гибкая, мы советуем вам сохранить ее простоту и добавить не более трех способов корреляции.
Например, вы можете перечислить первичный и вторичный способ корреляции. Чтобы отличать один от другого, используйте разные виды фигур для их визуализации. (круги, треугольники, квадраты и т. д.)
Вы можете использовать всевозможные геометрические фигуры, но помните, что матрица должна оставаться прозрачной, и любой человек должен понимать информацию внутри нее с первого взгляда.
Чтобы отметить зависимости между секторами в вашей Х матрице Хосин Канри, вам нужно поместить соответствующую фигуру в квадраты на пересечениях между квадрантами, расположенными в каждом углу диаграммы.
Переход от планирования к выполнению
Непрерывное совершенствование является жизненно важной частью Бережливого управления и поэтому вам необходимо найти способы увеличения пользы от Хосин Канри.
X матрица — отличный способ подготовить действенный план для достижения целей вашей компании и при этом без труда отслеживать прогресс на макроуровне. Однако, если вы хотите разбить крупные инициативы на повседневные задачи и следить за их прогрессом, эта матрица не будет не столь эффективна.
После того, как вы сформировали стратегическое видение и установили зависимости, настало время превратить стратегию в проекты и задачи. Вы можете легко это сделать, внедрив метод «Портфель Канбан» (Portfolio Kanban) – еще один мощный Lean-метод, дополняющий Хосин Канри.
Канбан позволяет вам разбивать крупные инициативы на более мелкие проекты и связывать их друг с другом на нескольких уровнях, чтобы вы могли иметь абсолютную прозрачность того, какие задачи необходимо выполнить и к каким результатам привели ваши усилия.
Например, вы решили сосредоточиться на двух стратегических инициативах на следующие 4 года. Для каждой из них вы создаете доску «Портфель Канбан».
Затем вы определяете, что для каждой из инициатив есть 3 целенаправленные стратегии, после этого вы детализируете их до второго уровня и создаете 3 портфельных канбан доски на каждую инициативу.
После этого вы разбиваете каждую короткую инициативу на два ключевых проекта, которые необходимо выполнить для их достижения.
Чтобы визуализировать верхний сектор матрицы, вы создаете третий уровень Канбан, в котором содержится каждая из 18 ключевых задач.
Третий уровень — это пространство небольших задач, с которых ваши члены команды могут начать долгий путь к достижению долгосрочных целей.
На каждый уровень вы должны назначить ответственное лицо, которое будет отвечать за выполнение задач внутри команды.
По мере того, как задачи получают статус «Готово» на каждой доске Канбан, вы можете постоянно отслеживать прогресс на микроуровне и иметь полную прозрачность процесса на макроуровне.
Резюме
Х матрица Хосин Канри — отличный инструмент, который позволяет:
- Визуализировать долгосрочную стратегию и разбить ее на цели и задачи.
- Уделять особое внимание самым важным инициативам, которые необходимо выполнить.
- Устанавливать прозрачные зависимости в вашем процессе.
- Использовать Хосин Канри в связке с другим методом Lean, таким как Канбан для максимизации эффекта.
Define and create your own Hoshin Kanri X-Matrix in Excel with this template + guide
This FREE X-Matrix template and guide is free to download and takes you through creating your Hoshin Kanri strategic goals, managing your resources, and creating meaningful KPIs.
Get your free template and a bonus how-to PDF guide today, and ensure your organization’s strategy can be executed and breakthroughs realized with effective planning and visualization of your company’s strategy using the Hoshin x matrix strategic and operational planning tool.
Download today to:
- Access an Excel-based x-matrix template, plus bowling chart / targets to improve KPI dashboard
- Discover the six steps to creating your x-matrix
- Learn actionable tips on how to optimize your x-matrix.
- Read advice on common x-matrix struggles to help you reduce the time it takes to not only create, but manage and report on the matrix, and more
Fill in the form to get your FREE x-matrix template + guide today!
Корпоративное планирование решает важнейшие задачи компании: устранение разрыва между стратегией и операционной деятельностью, распределение ответственности на уровне подразделений и сотрудников. Важно, чтобы каждый сотрудник понимал цели компании и свою роль в их выполнении, а также имел постоянный доступ к этой информации. Ожидаемые результаты должны быть оцифрованы, задачи конкретизированы и распределены. Отслеживание статуса исполнения – не менее важный процесс, чем планирование. При эффективном процессе четко прослеживается иерархия и взаимосвязь задач, их связь с верхнеуровневой постановкой целей.
Для кого актуальна автоматизация?
В первую очередь это крупные и территориально распределенные организации, для которых важно правильно каскадировать цели на всех уровнях. Если в относительно небольших компаниях стратегия может быть анонсирована простыми способами и отслеживать ее реализацию можно в «ручном режиме», то в крупных организациях делать это сложнее. Здесь автоматизация поможет усилить контроль следованию общей стратегии, улучшить вовлеченность и взаимодействие всех подразделений, а также делегировать задачи до уровня сотрудников и в случае необходимости связывать это с индивидуальной системой мотивации и вознаграждений.
Наглядный результат применения Хосин Канри (справа)
Почему именно Х-матрица
Метод X-матрицы в Хосин Канри – один из мощнейших инструментов в Lean (Бережливое производство) для эффективного стратегического управления. При правильном внедрении он устраняет разрыв между стратегией компании и ее исполнением.
Откуда такое название? Если посмотреть на готовый документ, то все станет понятно: Х разделяет матрицу на 4 сектора:
- Долгосрочные цели (юг);
- Годовые цели (запад);
- Приоритеты самого высокого уровня (север);
- Показатели и индикаторы (метрики) достижения целей по улучшениям (восток).
Особое значение в разработке матрицы имеет одинаковое понимание стратегии на всех уровнях корпоративной иерархии.
Подробнее о заполнении формы
В первую очередь в квадрате внутри матрицы следует указать миссию компании, что позволяет сохранить фокус при последующем заполнении. Далее слева от квадрата вписывают стратегические цели (цели уровня компании), в сверху от квадрата – тактические задачи для их достижения и устанавливается взаимосвязь между конкретными стратегическими целями и тактическими задачами.
Справа от квадрата нужно указать список проектов и мероприятий для выполнения тактических задач, а также взаимосвязь между ними и тактическими задачами. Снизу от квадрата прописываются измеримые метрики, по которым можно будет отследить выполнение проектов и мероприятий. Далее проставляется взаимосвязь между результатами и стратегическими целями и назначаются ответственные за выполнение задач, проектов и мероприятий.
На свое усмотрение руководитель может оставить дополнительные зоны для дальнейшего заполнения, указать процентовку ответственности сотрудников или проставить суммарный вес взаимосвязей, но для общего понимания процесса описания выше будет достаточно!
Основные этапы
Х-матрица Хосин Канри позволяет визуализировать долгосрочную стратегию и разбить ее на цели и задачи, устанавливать прозрачные зависимости в процессах.
Давайте попробуем выделить основные этапы работы с матрицей:
- Формирование Х-матрицы стратегического уровня (уровень компании);
- Формирование Х-матрицы уровня подразделения;
- Формирование проекта;
- Отчетность.
Как помогает автоматизация?
Цифровое решение облегчает процесс стратегического планирования: формирование задач и инициатив с обозначенными сроками и оцифрованными запланированными показателями, степени их соответствия, назначение ответственных подразделений и сотрудников.
Когда стратегическое планирование завершено, глобальное видение каскадируется на уровень подразделений в виде проектов, и система помогает ставить задачи и подзадачи, осуществлять мониторинг проектов, определять и контролировать сроки исполнения и фактически достигнутые показатели, работать с отчетностью в различных форматах (PDF/ Word/ Excel), а система оповещений предупредит о приближении или наступлении плановых сроков исполнения. Решение помогает удобно организовать процесс согласования исполнения мероприятий, ставить индивидуальные и групповые задачи, которые можно делегировать.
Система автоматически обрабатывает и наглядно представляет информацию о статусе выполнения задач, упрощает поиск информации по определенным критериям, помогает быстро сформировать отчетность в нужном разрезе. Популярной формой для мониторинга является диаграмма Ганта, позволяющая отслеживать соотношение запланированных сроков к реальным, а также проставлять статус выполнения задач. Можно легко настроить удобное отображение: например, подсвечивать только актуальные задачи определенным цветом. Каждый может настроить отчетность в удобном для него виде. Например, руководитель подразделения может получать еженедельный сводный отчет.
Кроме того, не нужно забывать, что планирование и исполнение – живой процесс, где возможны изменения, и здесь важно всегда иметь единый и согласованный перечень задач. Получается, если задача будет скорректирована на стратегическом уровне, то и в проектах, и в заданиях исполнителя будут отображаться изменения. Например, пункт стратегического планирования был удален руководителем. В таком случае все связанные с ним задания уровня департамента тоже будут удалены, а исполнители проинформированы.
Возможности решения на всех уровнях
Формирование Х-матрицы стратегического уровня:
- Составление перечня стратегических задач;
- Формирование списка инициатив;
- Определение степени их соответствия;
- Определение ответственных в рамках реализации;
- Постановка и контроль сроков исполнения;
- Определение типа стратегических задач;
- Формирование перечня инициатив по своей Х-матрице.
Формирование и исполнение проектов:
- Автоматический мониторинг исполнения проектов с возможностью фильтрации по заданным параметрам;
- Определение мероприятий (задач, работ);
- Создание подзадач в рамках мероприятия;
- Определение и контроль сроков исполнения;
- Загрузка отчетов о исполнении мероприятий в популярных форматах;
- Согласование результатов исполнения мероприятий с инициатором;
- Система предупреждений о приближении или наступлении плановых сроков исполнения;
- Автоматическая обработка и визуализация статусов исполнения задач, инициатив и проектов;
- Поиск и фильтрация задач по заданным критериям;
- Формирование отчетности.
Технические детали
Решение реализовано в виде web-приложения с СУБД и необходимыми интеграциями (обычно это кадровая система, Active Directory для сквозной авторизации пользователей и корпоративная электронная почта для отправки уведомлений). Система позволяет работать удаленно и помогает географически распределенным организациям всегда иметь доступ к актуальной и консолидированной информации. Решение разработано с использованием импортонезависимых технологий на основе современного UI-подхода к разработке интерфейсов.
Функциональные возможности решения
- Гибкая настройка процесса согласования исполнения мероприятий;
- Постановка индивидуальных и групповых задач;
- Делегирование и назначение заместителей;
- Контроль сроков исполнения;
- Построение оперативной отчетности по ходу исполнения;
- Рассылка уведомлений по событиям в системе;
- Сквозная авторизация.
Автоматизация корпоративного планирования на основе методологии Х-матрицы Хосин Канри подойдет как компаниям с отработанной схемой взаимодействия, так и компаниям, нуждающимся в систематизации процесса планирования. Первые уже успели оценить ее комплексный подход к планированию, а вторые сэкономят время на разработку собственной методологии и смогут сконцентрироваться на практической стороне вопроса. Система позволяет учитывать структурные, методологические и управленческие особенности корпоративной культуры компании.
«Х–матрица» – это инструмент для планирования работы команды. Физически, как правило, это задокументированный на бумаге формата А3 план, в которой, двигаясь по кругу, наблюдается взаимосвязь реализации стратегической цели через определенные действия.
Миша Ряженка
Founder, Executive Partner
Что такое Хосин Канри?
Хосин Канри – это один из методов бережливого производства, нацеленный на обеспечение достижения стратегической цели компании путем систематического совершенствования ее операционной деятельности.
Миша Ряженка
Founder, Executive Partner
Что такое «Х-матрица»?
«Х–матрица» – это инструмент Хосин Канри для планирования работы команды. Физически, как правило, это задокументированный на бумаге формата А3 план, в которой двигаясь по кругу наблюдается взаимосвязь реализации стратегической цели через определенные действия.
Миша Ряженка
Founder, Executive Partner
Что «Х-матрица» представляет собой?
По форме Х–матрица включает четыре главных блока: стратегия (долгосрочные цели, нижний блок), тактика (годовые цели, левый блок), процесс (задачи, верхний блок), результат (показатели эффективности, правый блок). Они последовательно связаны между собой тремя элементами (углы): члены команды, ответственность, взаимосвязь. Дальний правый блок включает перечень всех участников команды.
Миша Ряженка
Founder, Executive Partner
Краткое описание Хосин Канри
Достижение стратегической цели является приоритетом для любой компании. Для этого применяется множество механизмов планирования деятельности, одним из которых является Х–матрица. В данном тексте мы рассмотри, что она представляет собой.
Для начала в двух словах расскажем о Хосин Канри.
Хосин Канри – это один из методов бережливого производства, нацеленный на обеспечение достижения стратегической цели компании путем систематического совершенствования ее операционной деятельности.
Операционная деятельность компании – это, как правило основной вид деятельности предприятия, например, производство продукции или разработка программ и т.п. Бережливое производство представляет из себя концепцию управления, целью которой является снижение всевозможных потерь.
Само наименование методики японское и расшифровывается как хо – направление, син – игла, кан – контроль, ри – логика. То есть условно – это контролируемое управление развитием организации. Еще Хосин Канри называют методом «Развертывания политики».
Впервые такая методика была внедрена на производстве «Bridgestone» в 1968 году, после чего Йоджо Акао занялся ее изучением, систематизацией и унифицированием. Благодаря его усилиям была разработана теоретическая база и сегодня она получила широкое применение.
Хосин Канри предполагает работу по двум направлениям: стратегическое планирование (достижение главной цели компании) и текущая деятельность (реализация повседневных задач, направленных на достижение стратегической цели).
Одним из механизмов Хосин Канри является «Х–матрица».
Миша Ряженка
Founder, Executive Partner
Понятие и форма Х-матриц
«Х–матрица» – это инструмент для планирования работы команды. Физически, как правило, это задокументированный на бумаге формата А3 план: среднесрочный, годовой, долгосрочный, стратегический и т.д.
Выглядит Х–матрица следующим образом:
По форме Х–матрица включает четыре главных блока (что отражает название «Х», вы можете его также заметить в центровом квадрате – это разделительные диагонали): стратегия (долгосрочные цели, нижний блок), тактика (годовые цели, левый блок), процесс (задачи, верхний блок), результат (показатели эффективности, правый блок). Они последовательно связаны между собой тремя элементами (углы): члены команды, ответственность, взаимосвязь. Дальний правый блок включает перечень всех участников команды.
Миша Ряженка
Founder, Executive Partner
Разработка Х-матрицы
Как правило, разработка Х–матрицы производится на управляющем уровне в соответствии со следующей последовательностью:
-
занесение в центровой квадрат стратегической цели компании;
-
снизу от квадрата перечисляются долгосрочные цели на 2-3 года;
-
слева перечисляются задачи, необходимые для достижения долгосрочных целей;
-
далее устанавливаются взаимосвязи цель — задача. В зависимости от политики компании, они могут быть проранжированы, например 1 – не важная, 3 – самая важная, или можно использовать символы;
-
сверху указываются проекты или действия, которые необходимо реализовать для решения задачи;
-
аналогично проводится связь задача–проект;
-
справа указываются метрики эффективности для проектов;
-
выстраивается связь проект–метрика, а также метрика- стратегическая цель.
-
в правой части матрицы указываются ответственные за исполнение тех или иных действий члены команды, а также отражается степень их влияния на достижение стратегической цели.
Отметим, что в зависимости от политики компании, могут применяться дополнительные техники: кодировка элементов, применение цветового выделения и пр.
Таким образом, мы получаем матрицу, в которой, проходя по кругу, видим взаимосвязь реализации стратегической цели через определенные действия.
После построения матрицы необходимо провести несколько сверок в целях устранения ненужных проектов или задач.
По своему характеру Х–матрица больше подходит для работы на макроуровне, так как в целом сложно разбить стратегическую цель на маленькие повседневные задачи.
Миша Ряженка
Founder, Executive Partner
Функции Х-матрицы
Исходя из описания методики разработки Х–матрицы, можно понять функции, которые она несет:
-
визуализация пути достижения долгосрочной цели, т.е. долгосрочной стратегии компании;
-
снижение потерь;
-
ранжирование действий, направленных на достижение стратегической цели, по степени важности;
-
повышение прозрачности механизмов реализации долгосрочной цели компании;
-
отслеживания прогресса компании и показателей эффективности реализации проектов;
-
возможность использования в связке с другими механизмами и методами бережливого производства.
Миша Ряженка
Founder, Executive Partner
Пример разработки и применения Х-матрицы
Для окончательного понимания процесса разработки и применения Х–матрицы разберем пример.
Разрабатывать Х–матрицу будем крупными мазками.
Пусть мы являемся руководителем компании – продавца бытовой техники.
Наша стратегическая цель (внутренний квадрат): занять устойчивую конкурентную позицию в условиях жесткой конкуренции.
Нижний квадрат: наша долгосрочная цель на 3 года – завоевание доли рынка 10 % в городе.
Левый квадрат: для этого нам необходимо: 1. открыть 5 магазинов; 2. На первом году открыть интернет–магазин;
Связи: магазины – обеспечение доли рынка 5 %- завоевание доли рынка 10 % в городе; интернет–магазин — обеспечение доли рынка 5 %- завоевание доли рынка 10 % в городе;
Верхний квадрат: нашими задачами являются 1. Разработать хорошие маркетинговые каналы; 2. Найти поставщика качественной бытовой техники 3. Разработать конкурентоспособную ценовую политику.
Проводим и ранжируем связи:
- Найти поставщика качественной бытовой техники – обеспечить лояльность клиентов для повторных заказов – через магазин и интернет–магазин;
- Разработать конкурентоспособную ценовую политику – обеспечить конкурентной преимущество для привлечения клиентов – в магазины и интернет–магазин;
- Разработать хорошие маркетинговые каналы- привлечение максимального числа клиентов –в магазины и интернет–магазин;
Правый квадрат: устанавливаем коэффициенты:
- Выручка от продаж посредством применения ценовой политики Х тыс. руб.;
- Количество привлеченных клиентов посредством интернет–рекламы У чел.;
- Количество привлеченных клиентов через рекламу А чел.;
- Количество повторно вернувшихся клиентов У+А–В чел.;
- Количество клиентов, вернувшихся благодаря программам лояльности В–С чел.;
- Выручка от продаж посредством использования маркетинговых каналов У тыс. руб.
Связи и ранжирование:
- Выручка от продаж посредством применения ценовой политики Х тыс. руб. – Ценовая политика;
- Количество привлеченных клиентов посредством интернет–рекламы У чел. – Рекламные каналы;
- Количество привлеченных клиентов через рекламу А чел. — Рекламные каналы;
- Количество повторно вернувшихся клиентов У+А–В чел. – (1) Рекламные каналы, (2) Качество, (3) Ценовая политика;
- Количество клиентов, вернувшихся благодаря программам лояльности В–С чел. – (1) Рекламные каналы, (2) Ценовая политика;
- Выручка от продаж посредством использования маркетинговых каналов У тыс. руб. – (1) Рекламные каналы, (2) Качество, (3) Ценовая политика.
Связи между метриками и стратегической целью:
- Выручка от продаж посредством применения ценовой политики = выручка от 5 % рынка;
- Выручка от продаж посредством использования маркетинговых каналов У тыс. руб. = выручка от 5 % рынка.
- Количество привлеченных клиентов посредством интернет–рекламы У чел. – 3,5 % рынка;
- Количество привлеченных клиентов через рекламу А чел. – 3,5% рынка;
- Количество повторно вернувшихся клиентов У+А–В чел. – 1,2% рынка;
- Количество клиентов, вернувшихся благодаря программам лояльности В–С чел. – 1,8% рынка;
Перечислять членов команды в данном примере не будем. Но не стоит про них забывать.
Миша Ряженка
Founder, Executive Partner
Использование Х-матрицы в работе
По итогу разработки Х–матрицы логичным является вопрос ее применения на практике. Одним из главных правил бережливого производства является стремление к повышению эффективности используемых материалов и механизмов. Исходя из этой логики, специалисты должны также стремится повысить эффективность от применения Х–матрицы.
Добиться этого можно благодаря трансформации проектов из Х–матрицы в конкретные задачи.
Для этого часто применяются методы Канбан. Так называемый «Портфель Канбан» — это еще один из методов бережливого производства, позволяющий эффективно дополнять метод Хосин Канри. Канбан дает возможность «просеять» проекты на мелкие и связанные друг с другом задачи. Задачи распределяются (как правило) на три уровня. Данный метод еще больше повышает прозрачность процесса достижения долгосрочной стратегической цели.
Использовать Х–матрицу можно также в связке с другими методиками, не относящимся к бережливому производству. Все зависит от фантазии и политики компании.
Итак, мы рассмотрели механизм применения и разработки Х–матрицы. В заключении отметим, что данная матрица является популярным методом визуализации пути достижения стратегической цели компании, повысить эффективность использования которого можно, применяя ее в совокупности с другими методами и механизмами бережливого производства
Hoshin Kanri Matrix: this article explains the Hoshin Kanri Matrix in a practical way. The article starts with the general definition of this method, followed by practical information about its use and an example. This article also contains a downloadable and editable hoshin kanri matrix excel template. Enjoy reading!
What is Hoshin Kanri?
Many companies struggle with translating strategic plans into actionable items on a daily process.
Hoshin Kanri Matrix is a tool that can be helpful in:
Do you want unlimited ad-free access and templates?
- Creating SMART Goals: targets to improve and long term goals
- Determining Strategies
- Establishing Metrics
- Creating Action Plans
- Reviewing Progress on the strategy execution
It has been known by several names: policy deployment, X-matrix. Hoshin Kanri has its roots in the Toyota Production System and is a very powerful tool.
Based on a concept popularized in Japan in the late 1950s by Professor Yoji Akao. “Each person is the expert in his or her job, and Japanese TQC [Total Quality Control] is designed to use the collective thinking power of all employees to make their organization the best in its field.”
What is the Hoshin Kanri Matrix?
Properly used, Hoshin Kanri Matrix will help employees to focus on goal achievement (long term objectives and strategic goals). The process also fosters communication and participation in establishing the goals as well as serve as a tool to hold individuals accountable for achieving their assigned objectives.
How does the process work? Let us assume that an organization desires to expand international sales. Most likely, this goal was created at a strategic planning retreat; performed a SWOT analysis and through discussion arrives at an objective to expand sales over the next three years by 20%.
The Hoshin Kanri Table would look like the following image:
Figure 1 – Hoshin Kanri Matrix
The three year breakthrough objective would be to achieve 20% growth in international sales. Note how this is the starting point of the table. Recall Stephen Covey’s “start with the end in mind” and you can see how this is the beginning of the hoshin planning matrix.
If the company desires to grow by 20% over the next three years, it will not achieve this growth in year 1. On the left hand side of the chart, note that the year one growth is expected to be 5%. If the organization desires to achieve the 20% by year 3, then achieving 5% in year one would put them on track to be successful.
To achieve the first year growth, the company identifies the improvement priorities to make the sales goals achievable. They decide that they need to identify five potential representative agencies. Once identified, the company plans to contract with 2 of the sales agencies.
Note that individuals are named and assigned to achieve the specific improvements. Each of the individuals would then have detailed action plans with time frames to achieve the goal of contracting with two sales representative agencies.
Remarks
This Hoshin Kanri Matrix has been for only one “three year objective.” Ideally a company would have 4-6 objectives. Too many objectives can dilute the focus of the employees. The value of this approach is that everyone is aware of the overall strategic objectives, goals, and assignments.
This can be used to create alignment throughout the company. It also allows assignment and accountability for individual action steps. Any time an action step is behind schedule; the management can take corrective action to realign the organization and improve the chances of success.
Hoshin Kanri Matrix template
Visualize the actions between your strategic plans and the goals with the Hoshin Kanri Matrix excel template, useful for both managers and employees.
Try us for free and get unlimited access to 1.000+ articles!
It’s Your Turn
What do you think? Is the Hoshin Kanri Table applicable in today’s modern organizations? Do you recognize the practical explanation or do you have more suggestions? What are your success factors for the good Hoshin Kanri Table set up?
Share your experience and knowledge in the comments box below.
More information
- Kesterson, R. K. (2014). The Basics of Hoshin Kanri. CRC Press.
- Hutchins, M. D. (2012). Hoshin Kanri: the strategic approach to continuous improvement. Gower Publishing, Ltd.
- Casey, D. (2011). X Matrix: Strategy Deployment And Execution Process For Breakthrough Business Performance. Lulu.com.
How to cite this article:
Lindell, J. (2015). What is the Hoshin Kanri Matrix? Template and example. Retrieved [insert date] from Toolshero: https://www.toolshero.com/strategy/hoshin-kanri-matrix/
Published on: 08/25/2015 | Last update: 01/30/2023
Add a link to this page on your website:
<a href=”https://www.toolshero.com/strategy/hoshin-kanri-matrix/”>Toolshero: What is the Hoshin Kanri Matrix? Template and example</a>
Tagged:
Continuous Improvement