Характеристика список данных в excel

13.1. Общие сведения и понятия о базах данных

База данных
(БД)– это совокупность данных,
организованных по определенным правилам,
предусматривающим общие принципы
описания, хранения и манипулирования
данными. Базы данных предназначены для
хранения и обработки всевозможной
информации и создаются во всех областях
деятельности человека, например,
библиотечные каталоги, сведения о
сотрудниках какого-либо учреждения,
телефонные справочники и т.д. База
данных, созданная на персональном
компьютере, сохраняется на диске и
обрабатывается средствамиСУБД.

Система
управления базами данных (СУБД)–
это комплекс программ и языковых средств,
предназначенных для создания, ведения
и использования баз данных. Системы
управления базами данных на персональных
компьютерах поддерживают в основномреляционную модель данных.

Реляционная
модель данных– это множество
таблиц-отношений (relation– отношение), к которым применимы
операцииреляционной алгебры(алгебры отношений).Реляционная
алгебра– это математический
аппарат для выполнения действий над
таблицами-отношениями, включающий
операции объединения, пересечения,
сложения, вычитания и другие.Реляционная
база данных– это база, в которой
реализована реляционная модель данных.
Применение реляционной алгебры в СУБД
позволяет создавать базы данных из
нескольких взаимосвязанных таблиц,
выполнять различные операции над ними,
организовывать связи между таблицами.

Файловая модель
данных – это совокупность не
связанных между собой (независимых)
файлов, состоящих из однотипных записей
с линейной (одноуровневой) структурой.
Такая модель базы данных разрабатывается
для конкретной предметной области и
представляется в видесписка.
Примером такой модели является база
данных вExcel.

База данных в
Excel –
этосписок, хранимый в одной
таблице и представляющий собой непрерывный
диапазон ячеек (строк и столбцов).

Таким образом,
отличие реляционной БД от списка Excelзаключается в следующем:

• в
  реляционной БД основным объектом
  действий является таблица, а в
  спискеExcelосновной
  структурной единицей являетсязапись;

• в
  реляционной БД информация хранится и
  обрабатывается в нескольких взаимосвязанных
  таблицах, в то время как данные списка
  помещаются и обрабатываются в одной
  таблице.

13.2. Основные понятия базы данных (списка) в Excel

В Excelлюбая база данных представлена в виде
таблицы, состоящей из одного или более
столбцов. «Академическим» примером
списка, с которым приходилось сталкиваться
многим из вас, является библиотечная
картотека.

Список (база
данных)– это таблица на рабочем
листе, состоящая из строк данных и
организованная по принципу базы данных.
Простейший списокExcelсостоит иззаписейоб объектах
(аналогом записи в библиотеке является
карточка, содержащая информацию о
конкретной книге).

Запись –
это строка базы данных, включающая
совокупность полей, соответствующая
логически связанным реквизитам. Каждая
запись (строка) содержит информацию оботдельном объектебазы данных.
Запись, в свою очередь, делится на поля.
Одни и те же поля для различных записей
предназначаются для данных одного типа.

Поле – это
столбец таблицы, элементами которого
являются однотипные данные (реквизиты).
Таким образом, каждый столбец базы
данных является полем. Столбцам
присваиваются уникальныеимена полей,
которые заносятся в первую строку
списка. Эта строка называетсястрокой
заголовков.

Имя поля –
это уникальный заголовок поля столбца
базы данных. Каждое имя поля должно
помещаться вотдельной ячейке. Все
имена полей должны находиться в ячейкаходной и той же строки над данными
списка.

Диапазон базы
данных – это диапазон ячеек,
занимающий часть рабочего листа и
содержащий записи базы данных. Этот
диапазон ячеек включаетстроку
заголовкаистроки записей.

Диапазон
критериев – это область на рабочем
листе, в которой задаются критерии
поиска информации. Здесь должны быть
указаныимена полейи отведена
область (диапазон ячеек) для записиусловий отбора.

Диапазон вывода
–это область рабочего листа, в
которуюExcelвыводит
(копирует) выбранные из списка данные.
Этот диапазон должен быть расположен
на том же листе, что и список.

Лучше и удобнее
всегда именоватьдиапазоны. Если
каким-либо диапазонам на листе
присваиваютсяимена(например,Критерии,База данных,Вывод),
то по умолчаниюExcelсчитает
их задающим некоторый список.

1. Основные
   правила создания списка

• Перед
  построением списка продумайте, как
  расположить его относительной других
  данных на рабочем листе, относительно
  других списков в рабочей книге и т.п.

• На
  отдельном рабочем листе можно создать
  только одну базу данных (список).

• Не
  вставляйте в базу данных (список) пустые
  строки. Если пустая строка вставлена
  междустрокой заголовков(именами
  полей) иданными списка, тоExcelне определит имена полей. Пустые строкимежду записямивоспринимаютсяExcelкакконец базы
  данных.

• При
  вводе данных любого типа (текст, число
  и т.д.) не допускайте пробелов ни в
  начале, ни в любой другой позиции
  вводимых данных.

• Над
  списком всегда располагайте строку
  заголовков с уникальным именем для
  каждого поля и вводите ее в ячейки
  только одной(первой) строки базы
  данных. Имена, занимающие несколько
  строк, не распознаютсяExcel.

• Имена
  полей должны удовлетворять следующим
  требованиям:

— их длина не должна
превышать 255 символов;

— в качестве имен
полей используются только названия
непосредственно над данными;

— для правильной
работы фильтра, имена полей должны быть
уникальными, т.е. не должны совпадать
друг с другом;

— имена полей должны
отличаться от других данных списка
форматом символов, размером или
начертанием (полужирным, курсивом и
т.д.);

— в качестве имен
полей нельзя использовать даты, формулы
или пустые ячейки.

• Полезно
  располагать базу данных (список) так,
  чтобы слева и справабыл хотя бы
  одинпустой столбец, асверху (над
  заголовками) и снизу–пустая
  строка. В этом случае, по одной
  выделенной ячейкеExcelможет автоматически определить весь
  список.

• Необходимо
  предусмотреть на рабочем листе
  достаточное пространство для расширения
  списка, т.е. возможности ввода новых
  записей, полей и элементов базы данных,
  т.к. в противном случае Excelне позволит сделать это.

• Теоретически
  размер базы данных в Excelограничен размерами рабочего листа
  (65536 строк и 256 столбцов), но практическиExcelне обработает такой
  объем информации. В этом случае
  воспользуйтесь средствами других
  программ, например,MSAccess.

1. Основные
   правила подготовки информации для
   создания базы данных

Для решения
конкретных задач список Excelпредставляет собой удобную и эффективную
форму работы с данными. Пользователь
может создать вExcelбазу
данных, отвечающую его интересам, и
организовать профессиональную работу
со своей информацией. Но прежде чем
вводить информацию в компьютер, необходимо
хорошо продумать и спланировать будущую
базу данных, соблюдая следующие правила.

— Обдумайте
содержание вашей базы данных, ее
назначение, название, размеры, расположение
на рабочем листе.

— Определите
содержание и все необходимые элементы
(реквизиты) записей, для того чтобы
запись наиболее полно отражала содержание
БД.

— Определите, число
полей, количество записей в БД, ширину
поля для каждого элемента записи.

— Имена полей
должны быть точными, короткими и
понятными. Для удобства использования
БД определите, в каком порядке должны
располагаться имена полей в строке
заголовков.

— Не вводите
непонятные или не принятые сокращения
слов.

— Спланируйте
внешний вид базы данных так, чтобы ее
легко читать. Не применяйте слишком
много шрифтов и расцветок.

1. Основные
   операции при работе с базой данных
   (списком)

Для управления
информацией, хранящейся в списке, и ее
анализа Excelсодержит
специальные встроенные средства. Создав
базу данных, можно выполнять такие
операции по ее обработке, каксортировка,фильтрация,подведение промежуточных
итогови др. Все операции по обработке
базы данных (списка) вExcelвыполняются через менюДанные.

Сортировка базы
данных (списка). Сортировка списка– это организация данных, при которой
данные списка располагаются в алфавитном,
числовом или хронологическом порядке.
При этом порядок сортировки задаетсяпо возрастаниюилипо убыванию.
Сортировка может быть простой – по
одному полю, или сложной – по нескольким
полям. За один раз сортировку можно
провести не более чем по трем полям.
Кроме того, пользователь может задать
особый порядок сортировки – не по
возрастанию или убыванию, а в соответствии
с собственным списком.Excelможет сортировать строки списков и баз
данных, а также столбцы рабочих листов.

Для выполнения
сортировки базы данных (списка)необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить
   диапазон ячеек, который необходимо
   отсортировать. Если необходимо
   отсортировать список целиком, а он со
   всех сторон ограничен пустыми ячейками,
   то достаточно выделить любую ячейку
   списка.

2. Выполнить
   команду Данные → Сортировка…Откроется диалоговое окноСортировка
   диапазона. В этом окне можно задатьключи сортировкиипорядок
   сортировки.

3. Убедитесь,
   что в поле Идентифицироватьпоактивизирована опцияподписям
   (первая строка диапазона).

4. В
   диалоговом окне Сортировкадиапазонаоткрыть спускающийся список в полеСортировать пои выбрать в нем имя
   поля, по которому будете выполнять
   сортировку.

5. В
   этом же поле выбрать порядок сортировки,
   активизируя опцию по возрастаниюилипо убыванию.

6. Щелкнуть
   на кнопке ОК.

Записи в списке
будут упорядочены в соответствии с
заданными параметрами. При этом содержание
записей не изменится.

Примечания:

• Поле
  Сортировать поназывается первым
  ключом сортировки, полеЗатем по–
  вторым ключом и полеВ последнюю
  очередь, по— третьим ключом сортировки.
  Второе поле сортировки используется,
  если возникает повторение значения
  первого поля, а третье поле – если
  повторяются значения и первого, и
  второго поля. Для выполнения сортировки
  по второму и третьему ключу необходимо
  повторить пункты 4 и 5 в описанной выше
  последовательности действий.

• Сортировку
  следует выполнять осторожно. Если
  выделить несколько ячеек, то будут
  отсортированы данные только этих ячеек,
  поэтому при сортировке выделяйте только
  одну ячейку нужного поля.

Если необходимо
упорядочить данные только по одному
полю, то можно воспользоваться кнопками
наСтандартной панели инструментов.
Для этого необходимо:

1. Выделить
   ячейку в столбце, который следует
   использовать в качестве ключа сортировки.

2. Нажать
   либо кнопку Сортировка по возрастанию
   (АЯ↓), либоСортировка по убыванию
   (ЯА↓).

Чтобы отменитьрезультат сортировки списка, необходимо
выполнить командуПравка → Отменитьили щелкнуть на кнопкеОтменитьнаСтандартной панели инструментов.

Фильтрация базы
данных (списка).Фильтрацияданных в списке – это отображение
записей базы данных, соответствующих
определеннымкритериям.КритерийвExcel– это ссылка на
диапазон ячеек, задающий условия отбора
или поиска данных. Для выполнения
фильтрации данных вExcelиспользуютсяАвтофильтриРасширенный фильтр.

Автофильтр.
Операция Автофильтра позволяет
производить отбор записей непосредственно
в рабочем листе. С помощью элементарных
действий мышью можно быстро отфильтровать
данные, оставив на экране только то, что
необходимо видеть или распечатать.Автофильтрвыводит информацию на
рабочем листе, при этом записи, не
удовлетворяющие заданному критерию,
скрыты.Автофильтрпомещает в имена
полей раскрывающиеся списки, из которых
можно выбрать значения полей или задать
пользовательский критерий.

Для выполнения
операции Автофильтрнеобходимо
выполнить следующие действия:

1. Выделить
   любую ячейку в базе данных (списке) или
   выделить базу данных целиком.

2. Выполнить
   команду Данные → Фильтр → Автофильтр.
   В правой нижней части ячеекстроки
   заголовков(с именами полей) появятсякнопки-стрелки, щелкнув на которых
   открываются списки с элементами
   соответствующего поля.

3. Раскрыть
   список, соответствующий полю, которое
   следует включить в критерий. В
   качестве критерия можно использовать
   любой элемент списка, т.е. содержимое
   любой ячейки, кроме заголовков столбцов.

4. Выбрать
   щелчком мыши нужный элемент-критерийиз списка. РезультатыАвтофильтрабудут моментально отображены. Не
   соответствующие критерию записи будут
   скрыты.

Чтобы восстановитьвсе записи списка щелкните накнопке-стрелкев строке заголовков и в раскрывшемся
списке выберите командуВсе.

При использовании
операции Автофильтраможно задаватьпользовательские критериидля
фильтрации данных.Пользовательский
автофильтр предоставляет возможность
задавать комплексные критерии, объединяя
их с помощьюлогических условийИиИЛИ. Для выполнения
пользовательского Автофильтра необходимо
в раскрывающемся списке выбрать элементУсловие…, а затем в открывшемся
диалоговом окнеПользовательский
Автофильтрзадать пользовательские
критерии.

Для отменырежимаАвтофильтранеобходимо
выполнить командуДанные → Фильтр
→ Автофильтр(т.е. снять галочку),
при этом список в рабочем листе примет
обычный вид, т.е. исчезнут кнопки со
стрелками в строке заголовков и
отобразятся все записи списка.

Расширенный
фильтр. Расширенный фильтртребует большей работы, чемАвтофильтр,
однако возможности поиска и фильтрации
шире. Кроме того, отфильтрованные данные
могут быть скопированы в отдельный
заранее обозначенныйдиапазон вывода.

Для выполнения
Расширенного фильтранеобходимо
создатьдиапазон критериев, где
задаются условия поиска данных, идиапазон вывода, в который
выводятся результаты. Верхняя строка
этих диапазонов должна содержать
заголовки полей, которыев точностиповторяют по написанию заголовки полей
в базе данных. Поэтому при создании
диапазоновкритериевивыводаточность совпадения имен полей можно
обеспечить путемкопированиясоответствующих заголовков полей из
базы данных (списка). Не требуется
включать все имеющиеся заголовки и
сохранять их порядок. Диапазон критериев
и сами критерии, а также диапазон вывода
задаются пользователем перед выполнениемРасширенного фильтра.

Для выполнения
Расширенного фильтранеобходимо:

1. Создать
   диапазон критериев.

2. Создать
   диапазон вывода.

3. Выделить
   ячейку внутри списка или выделить
   список целиком, если он соприкасается
   с другими данными.

4. Выполнить
   команду Данные → Фильтр → Расширенный
   фильтр…Откроется диалоговое окноРасширенный фильтр.

5. В
   поле Обработкавыбрать опциюскопировать результат в другое
   место, тогда список останется
   нетронутым, а отобранные записи будут
   помещены в указанный диапазон вывода.

6. Щелкнуть
   кнопку свертывания окна в поле Исходный
   диапазон:и выделитьдиапазон списка(или убедиться в том, что диапазон
   выделен правильно).

7. Щелкнуть
   кнопку свертывания окна в поле Диапазон
   условий:и выделитьдиапазонкритериев.

8. Щелкнуть
   кнопку свертывания окна в поле Поместить
   результат в диапазон:и выделитьдиапазонвыводарезультатов.

1. Щелкнуть
   кнопку ОК. В результате работыРасширенного фильтрав диапазон
   вывода будут помещены записи, отвечающие
   условию, заданному в диапазоне критериев.

Применяя Расширенный
фильтр, в диапазоне критериев можно
ввести несколько условий, как в строке,
так и в столбце. Для этого вExcelпредусмотренылогические операторыИиИЛИ.

В случае, когда
условия поиска связаны логическим
оператором И, они должны задаваться
отдельно, но воднойстроке. Тогда
в результате операции будут выведены
только те записи, которые удовлетворяютвсем условиямодновременно.

В случае, когда
условия поиска связаны логическим
оператором ИЛИ, они должны задаваться
отдельно и вразныхстроках. Тогда
в результатеРасширенного фильтрабудут выведены записи, которые
удовлетворяютхотя бы одному условию.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

1. Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».



2. Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.



3. Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.



Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

1. Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».



2. Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:



3. Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

1. Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.



2. Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
3. Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.



4. Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
 
Dim lReply As Long
 
    If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
    If Target.Address = "$C$2" Then
     If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
       If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
          lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                         Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
          If lReply = vbYes Then
              Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
          End If
       End If
     End If
End Sub
 

5. Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».



6. Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.



2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.



3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.



Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

1. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
            Target.Offset(0, 1) = Target
        Else
            Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub
 

2. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
            Target.Offset(1, 0) = Target
        Else
            Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub
 

3. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.


Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        newVal = Target
        Application.Undo
        oldval = Target
        If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
            Target = Target & "," & newVal
        Else
            Target = newVal
        End If
        If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub


Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

1. На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).



2. Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.



3. Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.



4. Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Выпадающий список в Excel позволяет выбирать значение ячейки таблицы из перечня, подготовленного заранее.

Опция пригодится, когда нужно много раз вводить повторяющиеся параметры. Например, фамилии сотрудников в графике рабочих смен или наименования товаров в прайсе. Во-первых, с выпадающими списками не придётся вводить одни и те же данные несколько раз. Во-вторых, уменьшится вероятность опечаток.

Разберёмся на примере с каталогом авто, как сделать выпадающие списки. У нас есть перечень автомобилей. Нужно заполнить столбцы с их характеристиками: тип коробки передач, тип привода и положение руля. Значения будут повторяться, поэтому выпадающие списки ускорят заполнение таблицы. Можно заполнить её полностью в два шага: сначала создаём значения выпадающего списка, потом выбираем нужные.

---

Создаём новый лист — для удобства можно назвать его «Данные для выпадающего списка». На нём вбиваем значения, которые будем использовать в выпадающих списках. В нашем случае будет три столбца — «Коробка передач», «Привод» и «Руль» — и значения под ними.

Возвращаемся на лист с основной таблицей. Выделяем пустые ячейки первого столбца, где нужно применить выпадающий список, — в нашем случае ячейки столбца с видом коробки передач.

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопке «Проверка данных».

Открывается окно «Проверка данных». На вкладке «Параметры» в поле «Разрешить» выбираем пункт «Список».

Ставим курсор в поле «Источник» и, не закрывая это окно, переходим на второй лист с данными для выпадающего списка.

На листе с данными для списка выделяем столбец с нужными параметрами. В нашем случае значения столбца «Коробка передач» — автомат, механика, вариатор.

Выделенный диапазон появится в поле «Источник» в открытом окне «Проверка данных». Сохраняем изменения — нажимаем на кнопку «ОК». Всплывающий список готов, осталось заполнить таблицу.

---

Когда сохраните выпадающий список, Excel перенесёт вас на первый лист с характеристиками авто. Справа от первой ячейки столбца с коробками передач появилась стрелочка. Если кликнуть по ней, появится список со значениями.

Кликаем на каждую ячейку столбца, справа от неё появляется стрелочка — выбираем нужное значение. Так проходим до конца таблицы.

По такому же принципу создаём выпадающие списки для оставшихся двух столбцов. Выделяем столбец, в котором нужно применить выпадающий список, и выбираем для него соответствующий диапазон значений. Для столбца «Привод» — диапазон значений «передний», «задний» и «4WD», для столбца «Руль» — диапазон значений «правый» и «левый».

Так получаем выпадающие списки для всех незаполненных ячеек. Не пишем параметры вручную, а выбираем их парой кликов мышкой.

Если в эту таблицу добавить больше строк (автомобилей), не обязательно создавать новые выпадающие списки для них. Можно протянуть вниз значения уже созданных:

• Очистим значения последней заполненной строки таблицы. Это нужно, чтобы протянулись пустые ячейки с выпадающими списками, а не уже выбранные значения.
• Выделим одновременно три столбца и в правом нижнем углу крайнего столбца найдём значок плюса.
• Захватим его и растянем вниз на все автомобили, добавленные в таблицу.

Готово — теперь в новых строках таблицы тоже можно выбирать значения из выпадающего списка.

Интересные методы, которые пригодятся менеджерам

• «Рыбьи кости» Исикавы для поиска настоящих причин проблем в бизнесе
• PEST-анализ для предсказания будущего компании
• Матрица БКГ: определяем, в какой проект стоит инвестировать, а в какой — нет
• SWOT-анализ: ищем возможности для развития и предстоящие проблемы
• «Съешь лягушку»: метод для управления временем

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Создание раскрывающегося списка

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.

1. На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
   таблице Excel
   . Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав
   
   Ctrl+T
   
   .

   

   Примечания: 

   • Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
     добавлении или удалении элементов из списка
     , любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются.

   • Сейчас самое время
     отсортировать данные в диапазоне или таблице
     в раскрывающемся списке.

2. Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

3. Перейдите на вкладку
   данных
   
   на ленте, затем

   
   в проверку данных
   
   .

   Примечание: 
   Если вы не можете щелкнуть
   
   проверку данных
   
   , возможно, рабочий лист защищен или общедоступен.
   Разблокируйте определенные области защищенной книги
   или прекратите совместное использование листа, а затем повторите шаг 3.

4. На вкладке
   
   Параметры
   
   в поле
   
   Разрешить
   
   щелкните
   
   Список
   
   .

5. Щелкните поле
   
   Источник
   
   и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе «Города» в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.

   

6. Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок
   
   Игнорировать пустые
   
   ячейки.

7. Установите флажок
   
   Список допустимых значений
   

8. Откройте вкладку
   
   Сообщение для ввода.
   

   • Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
     
     Отображать подсказку, если ячейка является текущей
     
     и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

     

9. Откройте вкладку
   
   Сообщение об ошибке.
   

   • Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
     
     Выводить сообщение об ошибке,
     
     выберите параметр в поле
     
     Вид
     
     и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

     

10. Не знаете, какой параметр выбрать в поле
    
    Вид
    
    ?

    • Чтобы отобразить сообщение, не препятствующее вводу данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант
      
      Сведения
      
      или Предупреждение. Если выбрать вариант «Сообщение», сообщение будет отображаться со значком
      
      , а если «Предупреждение» — со значком
      
      .

    • Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант
      
      Остановка
      
      .

      Примечание: 
      Если вы не добавили заголовок и текст, по умолчанию выводится заголовок «Microsoft Excel» и сообщение «Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен».

Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных.
Скачать примеры проверки данных Excel
.

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

1. Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.

2. Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.

3. На вкладке
   
   Данные
   
   в группе
   
   Инструменты
   
   щелкните
   
   Проверка данных
   
   или
   
   Проверить
   
   .

   

   Примечание: 
   Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье
   Защита книги
   .

4. Откройте вкладку
   
   Параметры
   
   и во всплывающем меню
   
   Разрешить
   
   щелкните
   
   пункт Список
   
   .

5. Щелкните поле
   
   Источник
   
   и выделите на листе список допустимых элементов.

   Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.

6. Нажмите клавишу ВВОД или кнопку
   
   Развернуть
   
   , чтобы развернуть диалоговое окно, а затем щелкните
   
   ОК
   
   .

   Советы: 

   • Значения также можно ввести непосредственно в поле
     
     Источник
     
     через запятую.

   • Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле
     
     Источник
     

   • Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке
     
     Данные
     
     щелкните
     
     Проверка данных
     
     или
     
     Проверить
     
     , а затем щелкните
     
     Сообщение об ошибке
     
     .

См. также

Применение проверки данных к ячейкам

1. На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
   таблице Excel
   .

   Примечания: 

   • Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
     добавлении или удалении элементов из списка
     , любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются.

   • Теперь следует
     отсортировать данные в том порядке, в котором они должны отображаться
     в раскрывающемся списке.

2. Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

3. Откройте вкладку
   
   Данные
   
   на ленте и щелкните кнопку
   
   Проверка данных
   
   .

4. На вкладке
   
   Параметры
   
   в поле
   
   Разрешить
   
   щелкните
   
   Список
   
   .

5. Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле
   
   Источник
   
   и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле
   
   Источник
   
   через запятую. Например:

   
   Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы
   

6. Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок
   
   Игнорировать пустые
   
   ячейки.

7. Установите флажок
   
   Список допустимых значений
   

8. Откройте вкладку
   
   Сообщение для ввода.
   

   • Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
     
     Показывать сообщения
     
     и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

9. Откройте вкладку
   
   Сообщение об ошибке.
   

   • Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
     
     Показывать оповещения
     
     , выберите параметр в поле
     
     Тип
     
     , и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

10. Щелкните
    
    ОК
    
    .

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, рекомендуется проверить,
изменяется ли ширина столбцов и высота строк
при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью
Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка
. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью
Удаление раскрывающегося списка
.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка

Видео: создание раскрывающихся списков и управление ими

Общие сведения о таблицах Excel

Применение проверки данных к ячейкам

Блокировка и разблокировка определенных областей защищенного листа

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Понятие о списке (базе данных Excel)

Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Excel (рис. 5.1
рис.
5.1) и используют соответствующую терминологию:

• строка списка – запись базы данных;
• столбец списка – поле базы данных.

Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку. Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.

Внимание!

1. Список содержит фиксированное количество полей (столбцов), определяющих структуру записи базы данных (строки).
2. Верхняя строка списка содержит имена полей (названия столбцов).
3. Имя поля может состоять из нескольких слов любого алфавита. Обязательное требование – размещение в одной ячейке.

Список (база данных Excel) – электронная таблица, в которой строки (записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают одну строку.

Для размещения имени поля списка в одной ячейке (рис.5.1
рис.
5.1) необходимо:

• выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей;
• ввести команду Главная и выбрать вкладку Выравнивание
• на вкладке установить следующие параметры:
• по горизонтали: по значению;
• по вертикали: по верхнему краю или по центру;
• отображение: установить флажок переносить по словам.

Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные.

Для того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед выполнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае при вводе команды обработки из меню Данные весь список (имена полей и записи, см. рис.5.1) будет выделены темным цветом. Когда список сформирован неверно или нужно работать с частью области списка, область списка надо выделить вручную с помощью мыши.

Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде Excel автоматически преобразуются в список. Такое преобразование называют импортом. Данные в электронную таблицу можно включить не только путем импорта из «чужой» базы данных, но и посредством запросов данных, адресованных тому или иному серверу баз данных. Такие запросы формируются специальной программой MS Query, вызываемой по команде Данные, Внешние данные. Создать запрос. Результат запроса возвращается в электронную таблицу в виде списка.

Сортировка данных в списке

Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Данные, Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.

Особенно важно осуществлять сортировку в списке, так как многие операции группировки данных, которые доступны из меню Данные, можно использовать только после проведения операции сортировки.

В среде Excel предусмотрены три уровня сортировки, которые определяются в диалоговом окне Сортировка диапазона (рис. 5.2
рис.
5.2, а) параметром Сортировать по.

Сначала осуществляется сортировка в столбце 1-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 1-го столбца по столбцу 2-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 2-го столбца по столбцу 3-го уровня.

В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах – по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение идет следующим образом – от меньшего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат, но при этом имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка по убыванию использует обратный порядок (исключение – пустые ячейки, которые располагаются в конце списка),

При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области, подлежащей сортировке, установкой флажка переключателя Идентифицировать поля по подписям.

Кнопка <Параметры> выводит диалоговое окно «Параметры сортировки», в котором задаются дополнительные установки сортировки (рис. 5.2 б
рис.
5.2): с учетом регистра или без учета; по столбцам или по строкам; порядок сортировки – обычный или специальный, выбранный из предлагаемого списка. Этот список можно сформировать самостоятельно с помощью Сервис, Параметры, вкладка Списки.

Фильтрация данных в списке – это выбор данных по заданному критерию (условию). Осуществляется эта операция с помощью команды Данные > Фильтр.

Имеются две разновидности этой команды, задаваемые параметрами: Автофильтр и Расширенный фильтр. Фильтрация данных может осуществляться с помощью специальной формы, которая вызывается командой Данные> Форма.

Автофильтрация

Команда Данные, Фильтр, Автофильтр для каждого столбца строит список значений, который используется для задания условий фильтрации (рис. 5.3
рис.
5.3). В каждом столбце появляется кнопка списка, нажав которую можно ознакомиться со списком возможных критериев выбора.

По отдельному столбцу в списке критериев отбора предусматриваются следующие варианты:

• все – выбираются все записи без ограничений;
• первые 10 – данный пункт позволяет во вновь появляющемся диалоговом окне «Наложение условия по списку» (рис. 5.4
  рис.
  5.4) выбрать определенное количество наибольших или наименьших элементов списка, которые необходимо отобразить;
• значения – будут выбраны только те записи, которые в данном столбце содержат указанное значение;
• условие – выбираются записи по формируемому пользователем условию в диалоговом окне «Пользовательский фильтр» (рис. 5.5
  рис.
  5.5).

Условие для отбора записей по конкретным значениям в определенном столбце может состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.

Каждая часть условия включает:

• оператор отношения: = (равно), <> (не равно), > (больше), >= (больше или равно), < (меньше), <= (меньше или равно), начинается с, содержит и т.п.;
• значение, которое может выбираться из списка или содержать шаблонные символы *,?.

Пример. Для Кода предмета можно сформировать условия:

• >=п* – отобрать все записи, которые содержат код предмета, начинающийся с буквы п;
• >= п1 И <=п2 – отобрать все записи, которые содержат коды предметов п1 и п2;
• <>п1 – отобрать все записи, которые не содержат кода предмета п1.

Можно задать условия отбора для нескольких столбцов независимо друг от друга, фильтрация записей выполняется по всем условиям одновременно. Все записи, не прошедшие через фильтр, будут скрыты. Отфильтрованные записи можно выделить и скопировать в другое место, удалить. Отмена результата фильтрации и возврат к исходному состоянию списка производятся повторным вводом команды Данные, Автофильтр.

Расширенный фильтр

Команда Данные, Фильтр, Расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев для фильтрации записей списка:

• критерий сравнения;
• вычисляемый критерий.

Обычно критерий фильтрации формируется в нескольких столбцах, и тогда его называют множественным критерием.

Важной особенностью этого режима является необходимость формирования заранее, до выполнения самой команды фильтрации, специального блока (области) для задания сложных поисковых условий, называемых областью критерия (диапазоном условия).

Технология использования расширенного фильтра состоит из двух этапов:

• этап 1 – формирование области критериев поиска;
• этап 2 – фильтрация записей списка.

Этап 1. Формирование диапазона условий для расширенного фильтра. Область критериев поиска содержит строку имен столбцов и произвольное число строк для задания поисковых условий.

Рекомендуется скопировать первую строку с именами полей из области списка в область, где будет формироваться критерий отбора записей (на тот же или другой лист, в другую рабочую книгу). Далее ненужные имена столбцов из диапазона условий можно удалить.

Критерий сравнения формируется при соблюдении следующих требований:

• состав столбцов области критериев определяется столбцами, по которым задаются условия фильтрации записей;
• имена столбцов области критериев должны точно совпадать с именами столбцов исходного списка;
• ниже имен столбцов располагаются критерии сравнения типа:
• точного значения;
• значения, формируемого с помощью операторов отношения;
• шаблона значения, включающего символы * и (или) ?.

Правила формирования множественного критерия:

1. Если критерии (условия) указываются в каждом столбце на одной строке, то они считаются связанными условием И .
2. Если условия записаны в нескольких строках, то они считаются связанными условием ИЛИ.

Пример1. Условие выбора записей о сдаче экзаменов студентами группы 133 по предмету п1 на оценки 4 или 5 можно записать несколькими способами:

1-й способ. Множественный критерий сравнения- все условия находятся в одной строке, связка И. Номер группы, код предмета заданы как точные значения, оценка- оператор сравнения со значением константы.

2-й способ. Множественный критерий сравнения – все условия (точные значения полей) находятся в одной строке, столбец Оценка используется дважды, связка И.

3-й способ. Множественный критерий сравнения – условия (точные значения полей) записаны в двух строках, связка ИЛИ.

Вычисляемый критерий представляет собой формулу, записанную в строке области условий, которая возвращает логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Формула строится с использованием: адресов ячеек, встроенных функций, констант различных типов (числа, текст, дата, логическая константа), операторов отношения.

Внимание! Имя столбца, содержащего формулу вычисляемого критерия, должно отличаться от имени столбца в списке.

Пример2. Выбрать записи о сдаче экзаменов студентами группы 133 с оценкой ниже общего среднего балла или записи с оценкой 5:

В области критериев присутствуют столбцы с заголовками: Номер группы, Оценка1.

Последовательность действий по созданию данного вычисляемого критерия:

• присвоить отличное от имен полей списка новое имя столбцу, куда будет введен вычисляемый критерий;
• установить курсор в ячейку ввода;
• вызвать Мастер функций — команда Вставка, Функция, выбор категории — Логические и выбор функции — ИЛИ;
• ввод параметров функции ИЛИ:

Логическое1: G2<=CP3HAЧ($G$2:$G$17) (при вводе формулы использовать курсорный указатель на ячейки таблицы, вызов встроенной функции СРЗНАЧ, указание на абсолютные ссылки с помощью клавиши <F4>)

Логическое2: G2=5

После завершения ввода вычисляемого критерия в ячейке должна появиться логическая константа ИСТИНА или ЛОЖЬ – результат применения сформированного вычисляемого критерия по отношению к первой записи списка; формулу критерия можно просмотреть лишь в строке формул. Этот же критерий можно было записать по-другому:

либо в комбинированном виде:

Этап 2. Фильтрация записей расширенным фильтром

После подготовки области критерия курсор устанавливается в список и выполняется команда Данные, Фильтр, Расширенный фильтр (рис. 5.
рис.
5.6).

Фильтровать записи списка можно на месте либо копировать в указанную область на текущем рабочем листе. Для копии на другой лист или книгу следует установить курсор по месту копии, а затем выполнять команду фильтрации, указывая соответствующие исходный диапазон и диапазон условий.

Исходный диапазон и диапазон условий включают все строки, в том числе и строку наименования столбцов. Если предполагается копирование результата в другое место, указывается левая верхняя ячейка области. Переключатель Только уникальные записи позволяет исключить дублирование записей.

Для сложных по логике обработки запросов фильтрация записей списка может выполняться постепенно, то есть копируется первый результат фильтрации, к нему применяется следующий вариант фильтрации и т.д.

Для снятия действия условий фильтрации выполняется команда Данные, Фильтр, Отобразить все.

Фильтрация с помощью формы данных

Excel позволяет работать с отдельными записями списка с помощью экранной формы (рис. 5.7
рис.
5.7).

Основные операции обработки записей списка: последовательный просмотр записей, поиск или фильтрация записей по критериям сравнения, создание новых и удаление существующих записей списка.

Добавление кнопки «Форма» на панель быстрого доступа

Щелкните стрелку, расположенную рядом с панелью быстрого доступа, и выберите пункт Другие команды.

В поле Выбрать команды из выберите пункт Все команды.

В списке выберите кнопку Форма Кнопка «Форма» и нажмите кнопку Добавить.

При установке курсора в область списка и выполнении команды Данные, Форма на экран выводится форма, в составе которой имена полей – названия столбцов списка.

Для просмотра записей используется полоса прокрутки либо кнопки <Назад> или <Далее>, выводится индикатор номера записи. При просмотре записей возможно их редактирование. Поля, не содержащие формул, доступны для редактирования, вычисляемые или защищенные поля не редактируются. Корректировку текущей записи с помощью кнопки <Вернуть> можно отменить.

Для создания новой записи нажимается кнопка <Добавить>, выполняется заполнение пустых полей экранной формы; для перехода между полями формы используются курсор мыши, либо клавиша <Таb>.

При повторном нажатии кнопки <Добавить> сформированная запись добавляется в конец списка. Для удаления текущей записи нажимается кнопка <Удалить>. Удаленные записи не могут быть восстановлены, при их удалении происходит сдвиг всех остальных записей списка.

С помощью экранной формы задаются критерии сравнения. Для этого нажимается кнопка <Критерии>, форма очищается для ввода условий поиска в полях формы с помощью кнопки <0чистить>, а название кнопки <Kритерии> заменяется на название <Правка>. После ввода критериев сравнения нажимаются кнопки <Назад> или <Далее> для просмотра отфильтрованных записей в нужном направлении. При просмотре можно удалять и корректировать отфильтрованные записи списка. Для возврата к форме нажимается кнопка <Правка>, для выхода из формы – кнопка <3акрыть>.

ЗАДАНИЕ

1. Создать в Excel cписок согласно варианту задания (не менее 10 записей), в правом столбце ввести формулы, содержащие ссылки на ячейки для расчетов соответствующих показателей.
2. Отсортировать данные списка по трём полям (поля выбираются самостоятельно).
3. Выполнить фильтрацию данных списка тремя способами:
   • с помощью автофильтра,
   • с помощью расширенного фильтра по критерию сравнения,
   • с помощью расширенного фильтра по вычисляемому критерию, который задать самостоятельно, (см. пример 2).

Варианты задания (№ варианта – №компьютера в аудитории)

1 вариант.

2 вариант.

3 вариант.

4 вариант.

5 вариант.

6 вариант.

7 вариант.

8 вариант.

9 вариант.

10 вариант.

11 вариант.

12 вариант.

13 вариант.

14 вариант.

15 вариант.

16 вариант.

17 вариант.

18 вариант.

19 вариант.

20 вариант.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что называют списками (базами данных) Excel?
2. Назовите структурные элементы списка Excel.
3. Какие основные правила необходимо соблюдать при создании списка?
4. Как исключить заголовки полей из области сортировки?
5. Какие уровни сортировки предусмотрены в программе Excel, и как осуществляется сортировка данных в списке?
6. Что такое множественный критерий, назовите правила формирования множественного критерия?
7. Как формируется диапазон условий для расширенного фильтра?
8. Объясните, что понимают под вычисляемым критерием, и какие основные правила используются при формировании вычисляемого критерия?
9. Как с помощью экранной формы задаются критерии сравнения при отборе данных?