Гугл таблицы онлайн как создать таблицу excel

( 3 оценки, среднее 5 из 5 )

Google Таблицы – это онлайн-приложение, с помощью которого вы можете создавать и форматировать таблицы, а также работать над ними совместно с другими пользователями.

СКАЧАТЬ ПАМЯТКУ

Шаг 1. Создайте таблицу

Чтобы создать таблицу, выполните следующие действия:

1. Откройте страницу sheets.google.com.
2. Нажмите на значок . Откроется новый документ.

Вы также можете создать таблицу, перейдя по ссылке sheets.google.com/create.

Шаг 2. Внесите изменения в таблицу

Вы можете добавлять в таблицы текст, цифры и формулы, а также редактировать и форматировать эти данные.

• Как изменять и форматировать данные в таблицах Google
• Как ввести формулу в таблице

Шаг 3. Пригласите соавторов

Откройте доступ к файлам и папкам и разрешите другим пользователям просматривать, редактировать или комментировать их.

Как создать онлайн таблицу Excel Online в Google Таблицах

Одна из функций документов формата Excel – это таблица в Google. Чтобы была возможность создавать таблицу Google, понадобится адрес электронной почты в сервисе Gmail.com. Если ее нет, то создайте и перейдите в Google-диск.

как создать онлайн таблицу эксель в гугл

Чтобы создать Online таблицу Excel в Google выполните следующие действия:

1. В профиле Google в верхнем правом углу перейдите на символ Сервисы Google;
2. В открывшемся окне необходимо кликнуть Диск. Нажав на эту кнопку, откроется Диск. Если вы еще не создавали документов, он будет просто пустой.
3. Кликните Мой диск, выберите Новый файл и нажмите Google-таблицы;
4. Появится новая таблица Excel;
5. Введите название таблицы, кликнув в левом верхнем углу Новая таблица;
6. Создайте новый лист, кликнув на знак плюс внизу документа;
7. Заполните таблицу нужной информацией. Для того, чтобы это сделать перенесите курсор в нужную ячейку и введите необходимые данные;
8. Чтобы поменять выравнивание в ячейках, если это необходимо, выполните это инструментом Выравнивание, перейдя на Панель инструментов.

Для удобства, есть у вас уже есть готовая таблица, просто скопируйте ее и приступите к редактированию, чтобы не создавать новую. Это значительно упрощает работу.

Чтобы скопировать данные в Google таблице необходимо:

1. Выделите копируемые ячейки и нажмите комбинацию CTRL+C;
2. Переставьте курсор в новую ячейку и кликните CTRL+V, чтобы перенести данные.

Примечание: если необходимо скопировать информацию из Excel в Google таблицы, здесь есть значительный минус – формулы не перенесутся. Для корректной работы, как в Excel, необходимо импортировать полностью книгу.

Как удалить данные в Google таблицах

Чтобы удалить ненужную информацию из таблицы выполните следующие действия:

1. Выделите ячейки с информацией, которую необходимо удалить и кликните Delete;
2. Если ваши ячейки выделены цветом, то необходимо выделить полностью диапазон и выполнить путь Формат – Очистить форматирование.

Как защитить информацию в Google таблицах

Зачастую  требуется защитить данные, чтобы бы кто-то их не отредактировал.

Чтобы включить защиту на всю рабочую книгу выполните следующие действия:

1. Вверху страницы нажмите Настройки доступа;
2. Выберите аккаунты пользователей в gmail и сам доступ: Чтение, Редактирование или Комментирование.

Как сохранить Google таблицу

Сохранять информацию здесь не нужно, система сама их автоматически сохранит. Но чтобы сохранить всю таблицу на Google-диске выполните следующие действия:

1. Кликните значок в виде папки в левом верхнем углу экрана;
2. В появившемся окне выберите Диск и папку для сохранения таблицы либо сформируйте новую.

Google Таблицы — очень многосторонний механизм, который предоставляет массу возможностей пользователю. Google Таблицы очень удобны и довольно просты, обязательно используйте их в своей работе.

Google Таблицы стали основным конкурентом программы Excel от Microsoft. Гугл-таблицы удобно применять в учёбе и работе, ведь в них много функций, которые позволяют решить разные задачи. Мы написали руководство по гугл-таблицам, чтобы вы поняли принцип работы программы и смогли самостоятельно и быстро создавать онлайн-таблицы и по полной использовать их возможности.

Что такое Google Таблицы

Онлайн-сервис для работы с таблицами под названием гугл-таблицы или Google Spreadsheets предназначен для совершения несложных операций с числами и данными. Интерфейс гугл-таблиц похож на программу Excel: такие же столбцы, похожие инструменты и пункты меню. Однако у гугл-таблиц есть несколько важных преимуществ:

• онлайн доступ — вход в гугл-таблицы возможен с любого устройства подключённого к интернету;
• автоматическое сохранение — больше не нужно переживать, что проделанная работа исчезнет, если вы забудете сохранить файл, выключат свет или кто-то нечаянно выключит ваш компьютер. Все изменения, вносимые в документ, автоматически сохраняются и вы в любой момент можете посмотреть предыдущие версии;
• совместный доступ — в гугл-таблицах можно параллельно работать над документом вдвоём или целой командой;
• импорт данных — эта функция нужна для того, чтоб импортировать данные из внешних источников;
• большой набор формул — в гугл-таблицах можно быстро обрабатывать данные и производить вычисления.

Гугл-таблицы помогут в учёбе и работе. С этим инструментом работают студенты, фрилансеры, бухгалтеры, таргетологи, предприниматели и др. В гугл-таблицах удобно планировать финансы, составлять контент-план, вести бухгалтерский учёт, проводить маркетинговый анализ или строить прогнозы.

Как начать работу Google Таблицами

Чтобы начать работать с гугл-таблицей, нужно зайти на страницу онлайн-инструментов от Google, нажать на вкладку «Таблица» , а затем на кнопку «Открыть Google Таблицы».

В сервисах Google можно работать не только с электронными таблицами, но и создавать презентации, проводить опросы и совместно работать над текстовыми документами в программе Google Docs

После того как вы нажмёте на кнопку, система попросит вас авторизоваться. Получить доступ к сервису смогут только те, у кого зарегистрирован электронный ящик в гугл почте.

Регистрация в сервисе нужна для того, чтобы все электронные файлы хранились в вашем облачном хранилище и вы могли в любой момент их открыть

После авторизации откроется главная страница: нажмите на разноцветный плюс в левом углу и создайте свою первую таблицу.

Помимо основного пустого файла, который можно заполнять как угодно, у сервиса есть разные шаблоны для конкретных целей и задач

Теперь можно начинать работу с таблицей — далее расскажем про рабочую область и основные инструменты документа.

Рабочая область в Google Таблицы

Рабочая область сервиса напоминает программу Excel. Тем, кто хоть раз в ней работал будет несложно разобраться и с гугл-таблицами. Вся панель инструментов находится наверху, а большую часть рабочей области занимает разлинованный лист.

При наведении курсора на каждый элемент система подскажет его функцию

Помимо панели инструментов и разлинованного листа, есть ещё несколько интересных областей на экране. В самом верху рабочей области располагается так называемая «шапка». В этой области вы можете быстро изменить название документа и посмотреть тайминг последнего изменения, нажав на который вы попадёте в историю выбранной таблицы. Это удобно, если вы хотите что-то перепроверить, исправить или понять, кто, когда и какие данные вводил.

Изменить название документа можно также во вкладке «Настройки доступа»

Все элементы в таблице интерактивные, а у каждой клавиши есть своя функция. Так, выбрав один из столбцов — для этого нужно нажать на верхнюю ячейку пронумерованную буквой — появится выпадающий список. Из этого списка вы сможете выбрать различные действия: вырезать или копировать, удалить или очистить столбец, настроить условное форматирование, получить статистику и др.

Такой же выпадающий список появится, если вы нажмёте на одну из пронумерованных ячеек в левой части экрана

Ещё одна область, на которую нужно обратить внимание, находится внизу. В одном документе может находиться несколько страниц, чтобы открыть чистый лист нажмите на плюс внизу слева. Также при нажатии на ячейку листа появится выпадающий список действий. Так, если вы ведёте подробную статистику доходов и расходов за месяц, каждую страницу можно посвятить отдельному месяцу — тогда в одной документе у вас сохранятся данные за каждый месяц, между которыми удобно переключаться и сравнивать.

Нажав на ячейку, вы также сможете переименовать лист. В одном документе может быть 192 листа

Если вы захотите удалить гугл-таблицу, то зайдите во вкладку «Файл» и выберите пункт «Удалить». Восстановить удалённые данные можно будет в «шапке», нажав на кнопку «последнее изменение».

Как работать с ячейками, столбцами и строками

Любой элемент гугл-таблицы можно добавить, переместить, удалить, скрыть или изменить — это несложно и делается одним нажатием мыши. Если вам приходится работать с большими объёмами информации, то для удобства закрепите строчки, чтобы они были перед глазами.

Чтобы закрепить строку, нужно нажать на вкладу «Вид» и кнопку «Закрепить», затем из выпадающего списка выбрать тот элемент, который хотите закрепить. После нажатия под строкой появится серая линия

Совместный доступ. В гугл-таблицах есть функция совместного доступа: она позволяет одновременно нескольким людям работать над документом. Чтобы открыть доступ другому человеку, нужно нажать на зелёную кнопку в правом верхнем углу «Настройки доступа». В появившиеся поле нужно ввести электронный адрес того, с кем вы планируется работать над документом или вы можете открыть доступ всем, кому отправите ссылку.

Открывая совместный доступ, вы можете выбрать разные действия для тех, кто будет работать с документом. Пользователь может только просматривать документ, оставлять комментарии или же вносить правки в таблицу наравне с вами

Если вы переживаете за конкретные данные, но хотите, чтобы пользователи вносили корректировки в другие ячейки, то можете просто ограничить доступ к редактированию конкретного диапазона ячеек.

Выберите нужный диапазон ячеек, нажмите правой кнопкой мыши и выберите вариант «Защитить диапазон»

Горячие клавиши. Для удобства работы со строками, ячейками и столбцами, воспользуйтесь специальными сочетаниями клавиш в в гугл-таблицах — «горячими клавишами». Когда вы их запомните и начнёте чаще применять, скорость работы с таблицами значительно повысится. Сервис от гугл поддерживает сотню сочетаний быстрых клавиш.

Перечислим наиболее распространённые:

• Сtrl + пробел — поможет выделить конкретный столбец;
• Shift + прoбел — это сочетание позволит вам выделить определённую строку;
• Сtrl + Enter — так вы сможете заполнить диапазон;
• Сtrl + К — удобный способ, чтобы вставить ссылку;

Эти горячие клавиши подходят только для компьютеров с системой Windows, для MacOS и Linux будут другие сочетания.

Форматы и форматирование в Google Таблицах

В гугл-таблицах можно форматировать данные разными способами. Вы можете поставить текстовый или числовой формат или записать все цифры как даты, проценты или валюту. Чтобы отформатировать ячейку найдите вкладку «Формат» и, нажав на пункт «Числа», выберите подходящий способ форматирования.

После того, как выберете нужный формат, проверьте правильное отображение данных в таблице. Убрать форматирования можно с помощью кнопки «Очистить форматирование»

Также вы можете поменять внешний вид страницы, настроив выравнивания, переносы, определив цвет шрифта, интервалы или стиль границ. Если вы хотите, чтобы разные данные в ячейках выглядели по-разному и эти изменения происходили автоматически, воспользуйтесь правилами условного форматирования. Эти правила можно устанавливать для всей области таблицы, одной ячейки или конкретной строки. Настраивают правила во вкладке «Формат», нажав на кнопку «Условное форматирование» справа вы увидите дополнительное поле.

Вы можете установить правило, согласно которому цвет в ячейках будет изменяться или в них будет меняться начертание текста

Вы можете кликнуть по столбцу, в котором расположены даты и установить правило, что все чётные дни – красные, а нечётные – синие. Система автоматически будет окрашивать каждую вновь добавленную ячейку. Это ещё один способ эффективно использовать в гугл-таблицах условное форматирование ячеек.

Но и на этом возможности форматирования не заканчиваются. Недавно в сервис загрузили обновление — теперь пользователи могут выбрать тему для таблицы.

Вы также можете изменить параметры понравившейся вам темы, подобрав другие шрифты и цвета. Для этого нажмите на кнопку «Настройка» в разделе тем.

Как сортировать данные в Google Таблице

Все необходимые для сортировки и фильтрации функции располагаются в разделе «Данные». Сортировать информацию можно в порядке возрастания или убывания, также можно установить сортировку данных по одному или нескольким критериям столбца.

Фильтры в свою очередь прячут те данные, которые сейчас не так важны. Это удобно, если вы работаете с большим объёмом информации. Так, вы загрузили в гугл-таблицу квартальные отчёты всех отделов вашей компании, но проанализировать вам нужно только данные за последний год, или вы хотите посмотреть публикации по одной рекламной площадке в большом контент-плане. В таком случае просто выбирайте нужный фильтр, а остальные не будут вам мешать.

В сервисе настроить фильтрацию данных двумя способами:

• через инструмент «Создать фильтр» — вы отфильтруете содержимое таблицы, а у других пользователей отобразятся уже отсортированные данные.
• через инструмент «Фильтры» — подойдёт, если вы хотите скрыть часть информации так, чтобы её видели только вы. Для этого нажмите на вкладку «Создать новый фильтр».

Фильтрация и сортировка помогают работать с большим объёмом данных

Также во вкладке «Данные» вы найдёте полезный инструмент под названием «Настроить проверку данных». Он позволит понять на сколько соответствуют данные в ячейке заданным параметрам. Допустим, вы хотите, чтобы в одном диапазоне были только числа. Для проверки вам нужно нажать кнопку «Настроить проверку данных» в появившимся окне найти поле «Правила» и в выпадающем списке выбрать пункт «Числа».

После того, как настроите проверку данных, не забудьте нажать кнопку «Сохранить»

Сводные таблицы

Эта часть статьи будет актуальна тем, кто работает с аналитикой. Главная задача сводных таблиц — структурирование информации, чтобы можно было впоследствии сделать корректный вывод. В сводных таблицах данные из разных ячеек автоматически выводятся в новы — с помощью заданных заранее формул. Если нужно сделать из 2000 строк отчёт на 20 позиций, то сводные таблицы вам помогут.

В сервисе есть пункт «Создать сводную таблицу», он находится во вкладке «Вставка», которую вы найдёте на панели инструментов.

Визуализация данных в Google Таблицах

Сегодня можно найти немало сервисов для визуализации аналитических данных: Power BI, Modus, Tableau и др. Однако это можно сделать и в самих гугл-таблицах, создав столбчатый график или круговую диаграмму. Для этого нужно выделить рабочий диапазон данных, нажать на вкладку «Вставка» и выбрать пункт «Создать диаграмму».

После того, как вы создадите диаграмму появится область, где можно будет отредактировать новый элемент: поменять диаграмму на график, изменить формат, цвет или убрать заголовок

Функции в Google Таблицах

Функции в гугл-таблицах такие же, как и в программе Excel. В онлайн-сервисе можно быстро сложить и умножить разные объёмы данных, а также совершить более сложные вычисления используя математические, инженерные, поисковые, статистические, финансовые и иные виды функций.

Чтобы выбрать одну из функций, нажмите на кнопку «Вставка» и выберите пункт «Функция» 

Вставить функцию можно и вручную. Для этого нужно поставить знак «=», затем написать буквами название функции и заковав в скобки отметить диапазон данных, прописав номера ячеек — вот так: =SUM(A2:A7).

Бонусные функции Google Таблиц

Главное преимущество гугл-таблиц — это взаимная интеграция с различными ресурсами. Расскажем, об основных сервисах, с которыми можно взаимодействовать.

Google Формы

Вы можете создать опросник на любую тему: рацион питания, планирование бюджета и др. После того, как пользователи заполнят опросник, вы сможете проанализировать полученные результаты, все данные отобразятся в онлайн-таблице.

Чтобы интегрировать опросник зайдите во вкладку «Инструменты» и выберите пункт «Создать форму»

Google Analytics

Google Analytics — это система аналитики, которая позволяет собирать и анализировать данные цифровых ресурсов: мобильных приложений, сайтов, блогов. Интеграция Google Analytics с гугл-таблицами реализована через специальное дополнение. Для подключения вам необходимо открыть вкладку «Расширения», выбрать пункт «Дополнения» и нажать на кнопку «Установить дополнения».

Также во вкладке «Расширения» можно найти макросы — это серия записанных действий, которые вы произвели в гугл-таблицах. Записав действия, вы можете активировать макрос, чтобы позже повторить действия, нажав на одну кнопку в меню или применив сочетание клавиш

После того как вы нажали кнопку «Установить дополнения», вам откроется  окно, в котором нужно найти систему Google Analytics.

В окне поиска можно изучить и другие дополнения, которые пригодятся в работе

Коротко о главном

Гугл-таблицы — это бесплатный сервис для учёбы и работы, позволяющий быстро обработать большой объём данных, составить отчёты и создать диаграммы и графики. Все данные сохраняются автоматически, к тому же над таблицей могут работать одновременно несколько человек. Интерфейс гугл-таблиц схож с внешним видом Microsoft Excel, поэтому вам будет просто ориентироваться в сервисе.

В гугл-таблицах можно вести бюджет и налоговый учёт, строить прогнозы, проводить маркетинговый анализ или составлять списки дел. Знание гугл-таблиц пригодится маркетологам, дизайнерам, бухгалтерам, аналитикам, студентам, фрилансерам и др. Если вам интересно работать с гугл-таблицами, но вы не знаете в какой профессии применить свои знания, пройдите наш онлайн-тест на выбор профессии и начните заниматься тем, что приносит удовольствие.

Google Sheets постепенно становится основным инструментом для проведения электронных расчетов и формирования таблиц, оставляя Microsoft Excel позади. Связано это как раз с простой возможностью организовать общий доступ, бесплатностью и отсутствием необходимости скачивать что-либо на свой компьютер. Принцип взаимодействия с данным онлайн-сервисом схож с любой программой для работы с электронными таблицами, но имеет свои особенности, о которых мы поговорим далее.

Ниже будет показана работа с Гугл Таблицами для чайников, а также разобраны основные функции сервиса. Это поможет вам понять, какие преимущества есть у этого средства перед десктопными программами и стоит ли обращать на него внимание конкретно в вашем случае. Однако перед началом хотелось бы выделить несколько плюсов тезисно:

1. Онлайн-работа. Это самое большое преимущество, ведь вы без проблем сможете делиться ссылками на таблицы, предоставлять доступ к редактированию, защищать определенные диапазоны, отслеживать инструменты и делать все, чтобы командная работа с документами была максимально комфортной.

2. Доступ к уникальным функциям. Почти все функции в таблицы Google имеют аналоги в Excel, однако некоторые являются особенными и предназначены для взаимодействия с онлайн-инструментами с обновлением в режиме реального времени, о чем мы еще поговорим далее.

3. Интеграция с другими инструментами от Google. Это тоже будет разобрано в одном из разделов ниже, но важно понимать, что такая особенность позволяет без каких-либо сложных настроек объединить несколько разных сервисов, связать их и облегчить работу.

4. Облачное хранение. Вам не нужно скачивать листы и таблицы на компьютер, все будет храниться на вашем облачном диске и в любой момент доступно для редактирования или экспорта в виде файла.

Одним словом, Гугл Таблицы – это крайне удобный онлайн-инструмент, повторяющий функциональность программ для работы с электронными таблицами и способный заменить их, предоставляя доступ к уникальным возможностям. Теперь остановимся более детально на каждом из основных аспектов работы с данным сервисом.

Как создать Google Таблицу

Если вы еще ни разу не работали в электронных таблицах от Google, первоочередная задача будет заключаться именно в открытии сайта и создания пустой книги. Давайте разберемся с тем, как создать Гугл Таблицу пошагово. В этой задаче нет ничего сложного, ведь вам только понадобится аккаунт для авторизации и синхронизации документов. Перейдите на официальный сайт Google Sheets и нажмите кнопку для перехода непосредственно к листам.

Если у вас еще нет своего профиля в Гугл, разработчики предложат создать его, поскольку без этого не получится работать со всеми инструментами и сохранять изменения в облаке. Для этого нажмите на специально отведенную на странице кнопку и следуйте инструкциям от разработчиков.

Импорт файлов и данных

Давайте сразу разберемся с поддержкой электронных таблиц, созданных в других программах и хранящихся в виде файлов на вашем компьютере. Непосредственно на странице создания нового файла можете нажать на кнопку с папкой, чтобы перейти к загрузке существующего документа. Если уже открыли пустой лист Google Sheet, тогда разверните меню «Файл» и выберите пункт «Импорт». Вы можете добавить файлы формата XLSX и ODS. 

Они будут загружены с сохранением всех функций и визуального форматирования, что позволит приступить к работе с электронной таблицей в том виде, в котором подразумевал создатель. Об этом рассказано в другой моей статье, где помимо метода импорта всего файла рассмотрена возможность добавления исключительно определенных диапазонов с других документов, созданных в Google Таблицах.

Читайте также: Как импортировать данные в Google Таблицу

Что касается импорта других данных, то веб-инструмент позволяет добавлять целые веб-страницы, обновляя их содержимое в режиме реального времени без необходимости отслеживать нововведения самостоятельно. Для этого как раз используется уникальная функция, отсутствующая в десктопных программах. Подробнее о ней читайте далее.

Основные элементы панели инструментов

Теперь давайте разберемся с тем, как редактировать Гугл Таблицы. Осуществляется это при помощи инструментов на верхней панели. Они практически точно повторяют те, что присутствуют в том же Excel и других текстовых редакторах, но имеют и свои особенности. Сначала я бы рекомендовал посмотреть на каждое выпадающее меню, кликнув поочередно по их названиям на панели сверху. Понятно, что при помощи раздела «Файл» осуществляется работа с самим документом, создание, распространение и экспорт. Основное внимание обратите на вкладки «Вставка» и «Данные». Там находятся кнопки, отвечающие за выполнение основных действий. С их помощью вставляются диаграммы, рисунки, дополнительные ячейки, осуществляется управление проверкой данных, их очистка и фильтрация. Об этом более детально еще пойдет речь ниже.

Панель под выпадающими меню полностью отведена для кнопок с визуальной работой. Вы можете менять масштаб, выбирать новые шрифты, добавлять знаки после запятой, проценты, форматировать текст, его цвет и вставлять ссылки. Все это наверняка знакомо вам, если ранее вы сталкивались с Microsoft Excel или хотя бы взаимодействовали с документами в одном из текстовых редакторов.

Останавливаться на каждой кнопке не будем, поскольку вы можете сами проверить их действия в тестовой таблице или просто навести курсор, чтобы прочитать описание от разработчиков и понять, для чего предназначен тот или иной инструмент.

Операции с ячейками

Таблица Google в первую очередь предназначена для расчетов, ведения бухгалтерии и выполнения прочих задач, связанных с математикой и данными. Основная работа в этом случае происходит с ячейками, которые и хранят значения данных. Они являются главной частью документа и нужны для применения функций, дальнейшего формирования полной таблицы и диаграмм по ним. Вы можете выбрать любую пустую ячейку и создать на ней формулу, напечатав знак = и первый символ функции после него. Появится меню с подходящими результатами. Большинство популярных функций имеют свое описание, чтобы вы понимали предназначение и синтаксис.

Простые математические операции часто выполняются вовсе без дополнительных функций. Вам нужно лишь объявить само действие знаком =, после чего указать номера участвующих ячеек и операцию между ними. Это может быть сложение, умножение, деление, вычитание, работа с процентами, определение долей и прочее.

К сожалению, объема одной общей статьи не хватит, чтобы описать даже основные функции Гугл Таблиц, а также рассказать о том, какой синтаксис имеет каждая из них. Вместо этого я бы посоветовал перейти на страницу поддержки Google, чтобы получить доступ к справке со всеми функциями, детальным описанием и возможностью фильтрации по разным параметрам.

В разделах ниже еще будут представлены инструкции по использованию популярных функций, поэтому можете продолжить читать инструкцию, чтобы разобраться с некоторыми из них и применить в своих целях.

Просмотр истории изменений ячейки

Давайте рассмотрим следующую особенность Гугл Таблиц. Это будет средство просмотра внесенных изменений, что ценится не только при единоличном редактировании документа, но и во время общей работы, чтобы понимать, кто из пользователей и когда что-либо менял в одной определенной или разных ячейках. Для этого вы можете открыть меню просмотра истории версий или выбрать конкретную ячейку, чтобы отследить изменения только в ней.

Подробнее: Как посмотреть историю изменений ячейки в Google Таблицах

У этого инструмента есть только один минус – слишком долгая обработка информации в таблице с большим количеством данных. Окно истории версий может даже зависнуть на некоторое время. Однако этот недостаток проявляется далеко не всегда и не является критичным. В большинстве случаев средство слежения за изменениями оказывается крайне полезным и эффективным.

Настройка общего доступа и защита листов

Только что уже была упомянута совместная работа в Google Sheets, поэтому давайте остановимся на этом средстве более детально. На сайте вы можете предоставить доступ другим пользователям к своей таблице. Вы самостоятельно выбираете, кто сможет переходить и просматривать документ, комментировать его или редактировать. При этом доступ предоставляется всем, у кого есть ссылка, или только определенному списку юзеров, создаваемому путем указания адресов электронной почты. Перейдите по ссылке ниже, чтобы детально ознакомиться с тем, как настроить общий доступ конкретно в вашей ситуации. В этой же статье рассказано о том, как защитить лист или диапазон от редактирования в случае коллективной работы.

Подробнее: Общий доступ, защита листов и диапазонов в Google Таблицах

Сортировка и фильтрация данных

Рассмотрим следующую полезную функцию, которая пригодится как тем, кто создает таблицу в Google, так и тем, кто только просматривает уже существующие документы. Сортировка и фильтрация позволит отобразить на экране только необходимые значения, убрав из вида остальную часть электронной таблицы. Если сортировка чаще осуществляется только по алфавиту, то вот фильтры могут быть самыми разными. Для них даже есть отдельная настройка, где каждый пользователь сам задает подходящие параметры.

Подробнее: Как сортировать и фильтровать данные в Google Таблицах

Создание раскрывающегося списка

Логичным будет поговорить и о раскрывающихся списках, поскольку они тоже выступают в роли своеобразного оптимизатора таблицы, позволяя отобразить только то, что нужно именно сейчас. Такие списки корректно подставляются под формулы, которые динамически изменяются в зависимости от выбранного значения. Еще они могут быть использованы в сводных таблицах. Создание такого перечня не является чем-то сложным, нужно лишь настроить проверку данных и задать необходимое количество значений. 

Подробнее: Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах

Полноценное формирование таблицы

Выше вы узнали о нескольких самых разных функциях и настройках, которые предоставляют Гугл Таблицы. Обучение на этом не заканчивается и часто пользователь заинтересован в создании полноценной таблицы со всеми визуальными оформлениями. Вы уже знаете о панели инструментов, можете взаимодействовать с ячейками, создавать списки и проверять данные. Теперь все зависит непосредственно от того, какого типа таблицу вы хотите получить (у меня есть отдельная статья, в которой рассказано о создании динамического календаря). 

В ней рассказано о ссылках между разными листами, условном форматировании и различных функциях. Можете использовать эту инструкцию, чтобы узнать что-то новое о возможностях Google Sheets и получить некоторые дополнительные знания, которые помогут во время дальнейшей работы с таблицами других типов.

Создание диаграммы

Если у вас уже есть готовая таблица, можно сформировать диаграмму, которая будет наглядно показывать результаты, пропорции или количество значений в ячейках именно визуально, что значительно упрощает восприятие содержимого. Давайте разберемся с тем, как создать самую простую диаграмму с подходящими для вас настройками.

1. Сначала разверните меню «Вставка» и выберите в нем пункт «Диаграмма».

2. Она будет автоматически вставлена в соответствии с тем, какая таблица у вас создана. Если на листе их несколько, сначала выделите требуемый диапазон и только после этого создавайте диаграмму. Можете изменить ее тип, развернув для этого список со всеми доступными вариантами.

3. Ниже есть пункты для изменения диапазона и значений, что поможет вам оптимизировать отображаемые элементы, если случайно были захвачены лишние или замечены недостающие.

4. Сама диаграмма отображается в виде отдельного блока в таблице. Вы можете зажать ее левой кнопкой мыши, чтобы перенести в любую удобную позицию, а также использовать точки по краям для масштабирования.

5. Откройте вкладку «Дополнительные» для изменения внешнего вида диаграммы. Задайте для нее фон, цвет границ и шрифт.

6. Чуть ниже можете развернуть блок с названием, задать новый заголовок, цвет текста и другие параметры.

Настройка диаграммы зависит непосредственно от того, какую цель вы преследуете. Возможно, нужно показать статистические данные или визуальные результаты вычислений. Это же применяется и для сводных таблиц.

Отмечу, что разработчики используют технологию интуитивного анализа данных, в которую входит и автоматическое создание различных вспомогательных графиков, основанных на самой таблице. Детальнее об этом читайте в другой моей статье, если заинтересованы в автоматическом формировании подобных графиков.

Закрепление столбцов и строк

Хочу рассказать о небольшой функции, которая позволяет закрепить строку или столбцы, чтобы они всегда оставались на видном месте при прокручивании таблицы. Это нужно тем пользователям, кто занимается чтением данных в большом документе и не хочет упускать из виду оглавление, чтобы не потеряться в названиях строк и столбцов. Понадобится только открыть меню «Вид» и выбрать подходящий для вас вариант закрепления. Пошаговую инструкцию со скриншотами вы найдете в статье далее.

Работа со ссылками

Создание из текста ссылки в Google Таблицах – одна из самых простых задач, выполняющаяся кликом по одной кнопке, которая расположена на уже упомянутой панели с основными инструментами. Поэтому я предлагаю сразу перейти к более сложному процессу – объединению нескольких ссылок. Например, у вас есть один основной домен и несколько разных страниц, на которые нужно организовать переход. При помощи отдельной функции можно сцепить адреса, создав одну строку для перехода на страницу. Далее эту формулу можно растянуть на всю таблицу, потратив минимальное количество времени на создание ссылки на несколько разных страниц с одним основным доменом.

Подробнее: Объединение ссылок в Google Таблицах

Удаление пустых столбцов, пробелов и дубликатов

Во время работы над электронной таблицей наверняка возникнет такая ситуация, когда на экране будет отображаться большое количество строк или среди значений присутствовать ненужные дубликаты, в том числе и пробелы. Их удаление позволит вам не только нормализовать внешний вид документа, но и ускорить его загрузку. Строки и столбцы удаляются через контекстное меню, а подробнее об этом написано в другой статье.

В ней же вы найдете информацию и о том, как избавиться от пустых строк и ненужных пробелов при помощи фильтрации. Такой метод фильтрации и очистки данных подойдет и при поиске ненужных дубликатов, поэтому можете смело использовать его, просто заменив диапазон отображаемых значений.

Конвертирование и отображение курсов валют

Продолжаем разбираться с тем, как работать в Гугл Таблицах на компьютере. Следующая тема, о которой я хотел бы рассказать, подойдет всем тем, кто выполняет различные финансовые операции в данном онлайн-сервисе и ведет отчетность. При помощи простых функций можно загружать текущие курсы валют и конвертировать их в указанные, для чего понадобится создать небольшую формулу.

Подробнее: Как конвертировать валюту в Google Таблицах

Немного сложнее дела обстоят с выводом текущего курса, определенного криптовалютного токена. Для этого сначала понадобится подобрать сайт, который в режиме реального времени обновляет котировки, затем найти значение через код элемента на сайте и импортировать его как XML. Данные будут автоматически обновляться каждые несколько минут с изменением значений в расчетных функциях, если такие используются в вашей таблице.

Читайте также: Как импортировать текущий курс криптовалюты в Google Таблицы

Проверка электронных адресов

Предлагаю немного отдалиться от темы финансов и чисел и разобраться с тем, для каких еще целей можно использовать Google Таблицы, ведь это не только средство для математических расчетов. При помощи таких документов вы можете собирать статистику, вести учет пользовательских данных и проверять их правильность. В частности, относится это и к электронным адресам, для чего сайт предлагает специальную функцию, которая в автоматическом режиме проверит валидность указанного email.

Подробнее: Как проверить допустимые адреса электронной почты в Google Таблицах

Перевод текста

Еще одно средство работы с текстовыми данными – перевод на другие языки. Для этого Google предлагает использовать собственную функцию, которая интегрирована с фирменным переводчиком. Вам только нужно выбрать, с какого на какой язык осуществлять перевод, используя для этого кодовые обозначения каждого. В целом, формула не является сложной и какой-то специфической. О том, как осуществляется взаимодействие с ней, читайте в другой статье.

Создание макроса с кнопкой

Начинающим может показаться, что работа с макросами и разными командами в Google Таблицах такая же сложная, как в том же Excel, однако это не так. Запись действий и их дальнейшее автоматическое выполнение не является чем-то затруднительным в плане реализации. К тому же созданный макрос даже можно назначить на визуальную кнопку, чтобы постоянно не вызывать меню для его запуска.

Макросы могут быть совершенно любыми, ведь только от вас зависит последовательность выполняемых действий. В статье ниже я рассказываю об одном примере, который можно модифицировать и всячески изменять под себя, меняя в том числе и саму кнопку, через которую осуществляется запуск макроса.

Подробнее: Как создать макрос в Google Таблицах и назначить для него кнопку

Интеграция с другими сервисами Google

Вы уже узнали, что при помощи простых функций осуществляется обращение к другим инструментам Google для конвертирования курсов валют и перевода текста. Однако это далеко не все, что можно выполнять в Гугл Таблицах. Доступна интеграция и с другими популярными сервисами, куда входят и Формы. Вы можете собирать через них данные о пользователях, затем автоматически выводить их в таблицу, формировать сводки или графики в соответствии с предоставленными ответами. Настройка в этом случае осуществляется при помощи специально отведенного инструмента импорта.

Подробнее: Создание Google Формы с выводом результатов в Google Таблицы

Далее идут задачи и напоминания, которые тоже могут быть частью электронной таблицы, если вы используете ее как ежедневник или календарь. Достаточно просто связать учетную запись Google с календарем или заметками, чтобы добавить необходимое количество записей. Вы будете получать уведомления и всегда сможете перейти к просмотру сохраненных записей через кнопки на боковой панели, отвечающие за открытие этих самых дополнений.

Подробнее: Задачи и напоминания в Google Таблицах

В рамках этой статьи были рассмотрены основные и самые интересные функции Google Sheets. Удачи! 

Google-таблицы – это эволюция классического Excel, но не стоит забывать о том, что это продукты разных корпораций. Основное преимущество продукта от Google – это работа в облаке, которое дает широкие возможности совместной работы над документом в режиме реального времени. Не нужно пересылать файлы и каждый раз думать о том, какая из версий свежее. Не нужно совершать множество лишний телодвижений (сохранить документ, закрыть его, открыть email, найти пользователя, переслать ему файл и т.д.). Достаточно скопировать ссылку из браузера и переслать тут же любым удобным способом, либо отправить ссылку на приглашение к совместной работе из встроенного отправщика. Можно видеть правки, вносимые коллегой, комментировать их и обсуждать прямо в файле. Разработчики Excel (детище Билла Гейтса и компании Microsoft), пытаются не упустить своих позиций и стараются улучшать свой продукт, для чего внедрили интеграцию с облаком OneDrive. Но на практике все это выглядит топорно, приходится совершать больше действий, из-за чего теряется скорость и эффективность работы.

Изучив наш материал, вы станете продвинутым пользователем Google-таблиц. Для удобства освоения, материал состоит из текста со скриншотами, а также снабжен дополнительно видеоуроками. Приступим.

Как создать Google таблицу

Чтобы работать с Google таблицами, вам нужен аккаунт в Google. Создайте почту на gmail и авторизуйтесь.

Введите в поисковик запрос «гугл таблицы» и кликните на первый сайт в выдаче. Или сразу перейдите на страницу выбора тарифа. Для выполнения большинства задач достаточно будет «Личного тарифа», он бесплатный. Кликните «Открыть Google Таблицы».

Чтобы создать новую таблицу – нажмите на «Пустой файл».

Таблица автоматически будет создана, вы увидите ее первый лист, который сразу же сможете начать редактировать.

Как открыть в гугл-таблицах файл с компьютера

Чтобы открыть таблицу, созданную на компьютере в программе Microsoft Excel, войдите в гугл-таблицы, кликните “Открыть окно выбора файлов”.

Перейдите во вкладку “Загрузка” и выберите файл на компьютере.

Если вы уже создали новую таблицу, кликните “Файл” – “Открыть”. Или воспользуйтесь горячими клавишами Ctrl+O.

Выберите нужный файл – вы увидите, как данные сразу появятся на листе.

Листы: как создать, удалить, скрыть

Для любых действий с листом в таблице кликайте на него правой кнопкой мыши или нажмите на “стрелочку”.

Далее выбирайте нужное действие:

1. Переименовать – введите любое название листа.
2. Копировать – с левой стороны появится копия листа, в названии в скобках будет отмечено “копия”.
3. Скрыть – лист исчезнет с нижней панели, но его можно будет увидеть в перечне “Все листы”.

1. Удалить – гугл-таблицы выведут диалоговое окно с уточнением “Удалить лист?”, если нажмете “Ок”, лист будет удален.

Чтобы создать новый лист, кликните “+” в правой нижней части экрана.

[irp posts=”15936″ name=”Camtasia Studio 8 – наиполнейшее бесплатное руководство по работе с программой”]

Режимы работы с таблицей

Есть три режима работы с гугл-таблицей:

1. Редактор – это главное действующее лицо. Он заполняет и редактирует таблицу, обладает правом предоставления доступа другим пользователям.
2. Комментатор – второй в иерархии по правам. Доступ для редактирования закрыт, но есть возможность оставлять комментарии и вопросы.
3. Читатель – у него нет никаких прав, кроме просмотра документа.

Ниже подробнее рассмотрим как применяются эти режимы в жизни.

Если таблица создана не вами и у вас нет прав на комментирование/редактирование – нужно запрашивать доступ на эти действия у пользователя, который создал таблицу.

Как открыть доступ к таблице

В правом верхнем углу кликните “Настройки доступа”.

Введите адрес пользователя, которому хотите открыть доступ к таблице.

Далее выберите режим работы: читатель, комментатор или редактор. Режим впоследствии можно будет легко изменить.

Если вы хотите, чтобы определенный пользователь только просмотрел вашу таблицу – откройте ему доступ как читателю. Если нужно что-то обсудить по поводу материала таблицы – подойдет режим “Комментатор”. Если же вы хотите создать таблицу совместно с кем-то, разрешать определенному пользователю вносить в нее правки – откройте этому человеку доступ как “Редактору”.

Если не хотите, чтобы пользователь получал уведомление об открытии доступа – уберите галочку с пункта “Отправить уведомление”.

Нажмите “Отправить”.

Другой вариант – откройте доступ к документу по ссылке. Для этого сначала кликните “Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка”.

Выберите режим работы, который будет у каждого, кому вы отправите ссылку.

Скопируйте ссылку на документ, нажмите “Готово”. Теперь разошлите ссылку нужным пользователям.

Вы всегда сможете отключить доступ по ссылке в один клик, сделать его снова выборочным – по e-mail адресам.

[irp posts=”23767″ name=”Как скачать видео с Ютуба бесплатно на компьютер, телефон или планшет – 7 способов + 17 популярных сервисов”]

Как скачать таблицу на компьютер

Кликните “Файл” – “Скачать”.

Далее выберите формат, в котором хотите скачать таблицу. Самых популярных форматов три:

1. XLSX – таблица скачивается как файл для программы Microsoft Office Excel.
2. Веб-страница – скачивается таблица в формате .html и ZIP-архив с изображениями. Очень удобно, если надо отделить картинки от текстового содержимого таблицы. Обратите внимание, картинки в архиве будут расположены рандомно, не по порядку.
3. PDF-документ.

После выбора нужного формата таблица автоматически скачается на компьютер. Открывайте и используйте.

Как посмотреть историю изменений

Перейдите в “Файл” – “История версий”.

Откроется история всех версий гугл-таблицы. Под названием каждой версии будут указаны имя и фамилия пользователя, который вносил в нее изменения.

Изменения могут быть отображены или скрыты – поставьте галочку напротив пункта “Показать изменения”, чтобы настроить этот параметр.

Если вы кликнете “Восстановить эту версию” – та версия, которую вы просматриваете, будет восстановлена. Изменения, которые были сделаны после нее вами или другими пользователями, будут удалены.

Вы также можете скопировать одну из версий таблицы. Нажмите на три вертикальные точки, выберите “Создать копию”.

Гугл-таблицы спросят, куда нужно сохранить копию.

Например, вы можете сохранить копию таблицы в папку “Мой диск”. Если поставите галочку напротив “Скопировать настройки доступа” – таблицу смогут просматривать или править те же люди, которые работали с исходником.

Сохранять копии версий можно только в папки.

Как оставить комментарий и примечание

Комментарии нужны в том случае, если надо что-то обсудить. Например, один из сотрудников фирмы внес данные, в которых вы сомневаетесь. Чтобы не объяснять сотруднику, где именно сомнительные данные, вы просто оставляете комментарий к нужной ячейке. Сотрудник видит ваш комментарий и отвечает на него, а вы после этого получаете уведомление о его ответе.

Примечания – это пометки, которые вы не хотите вставлять в саму таблицу, но о которых не хотите забывать.

Кликните по ячейке правой кнопкой мыши, выберите “Добавить комментарий” или “Вставить примечание”.

Введите текст. Чтобы оставить комментарий, его нужно отправить – нажмите на кнопку “Добавить” или используйте горячие клавиши Ctrl+Enter.

Примечания отправлять не нужно, они остаются в таблице сразу после набора.

Чтобы ответить на комментарий, кликните на него и введите ответ.

Отвечать на примечания нельзя.

Чтобы изменить комментарий, кликните “Другие параметры” и выберите “Изменить”. Чтобы удалить – выберите “Удалить” или кликните “Решено”.

Для удаления примечания просто удалите текст с помощью клавиши BackSpace, Delete или кликните на ячейку правой кнопкой мыши, выберите “Удалить примечания.

Если хотите посмотреть историю комментариев или восстановить комментарии в таблице – кликните “Показать историю комментариев”.

Вы увидите перечень всех комментариев и ответов на них.

Любой комментарий можно открыть повторно.

[irp posts=”22325″ name=”Что такое логин и пароль, как их создать и где лучше хранить”]

Форматы данных в Google таблице

Если вы вводите в таблицу данные определенного формата (числа, проценты, валюту, даты) – лучше указывать формат, чтобы было проще работать с данными.

Если хотите задать формат данных – перейдите в “Формат”, выберите “Числа”.

В гугл-таблице есть несколько основных форматов данных:

Есть и другие, менее популярные форматы данных, вы можете использовать их по своему усмотрению.

Как изменить шрифт

Кликните по ячейке, в которой хотите изменить шрифт или выберите диапазон ячеек. Далее выберите “Размер шрифта” в соответствующем поле на панели инструментов. Размер шрифта вы можете выбирать или задавать произвольно.

В гугл-таблицах доступны четыре типа начертаний: полужирный, курсив, зачеркнутый, подчеркнутый. Если не каждый тип отображается на панели инструментов – перейдите в “Формат” и выберите нужный.

Как изменить цвет текста или фона

В гугл-таблицах можно менять цвет текста или фона в одной ячейке или в нескольких. Кликните на нужную ячейку или выделите диапазон ячеек, затем выберите инструмент “Цвет текста” – для изменения окраски текста.

Или “Цвет заливки” – для изменения фона.

В палитре таблиц доступны все существующие цвета – выбирайте любой.

Как изменить выравнивание текста

Текст в гугл-таблицах можно выравнивать по горизонтали или вертикали. Текст по горизонтали может быть выровнен по левому или правому краям или по центру.

По вертикали текст можно выравнивать посередине, по верхнему или нижнему краям ячейки.

Выравнивание по вертикали нужно в том случае, если у вас крупные ячейки. Если вы вручную не меняли размер ячеек, различия в выравнивании по вертикали будут почти незаметны.

[irp posts=”2928″ name=”Как правильно составить резюме на работу 2020 – скачать образец (шаблон) + секретная формула, которая сразит работодателя наповал”]

Как изменить масштаб Google таблицы

Чтобы увеличить или уменьшить гугл-таблицу, выберите инструмент “Масштаб” на панели инструментов или в меню “Вид”. Отметьте нужное значение масштаба или укажите его вручную.

Вы также можете менять размер веб-страницы в целом. Чтобы это сделать, удерживайте клавишу Ctrl и нажимайте “+” для увеличения масштаба или “-” для уменьшения.

Как нарисовать границы в таблице

Кликните по ячейке, для которой хотите нарисовать границы или выберите диапазон ячеек. Нажмите на инструмент “Границы” на панели инструментов. Вы можете прорисовать все границы или же сделать их только внешними/внутренними. Можете рисовать каждую границу по отдельности.

Чтобы изменить границы, лучше сначала кликните “Убрать границы”, а потом прорисуйте их заново.

В “Стиле границ” вы можете менять толщину линий и их тип, например, делать линии не сплошными, а прерывистыми.

Вы также можете менять цвет всех границ или некоторых из них. Чтобы изменить цвет, нужно сначала выбрать нужный оттенок, а после нарисовать границу.

Если граница уже нарисована и вы хотите изменить цвет – уберите ее, выберите оттенок цвета и нарисуйте заново.

Как сделать перенос текста в ячейках

Чтобы данные в таблице отображались корректно, нужно настроить в ней переносы текста. Выберите ячейку или диапазон ячеек, далее выберите инструмент “Перенос текста”.

Здесь доступны три опции:

1. Перекрывать соседние ячейки – текст будет выходить за границы ячейки.
2. Переносить по словам – те слова, которые выходят за границу, будут перенесены на новую строку в ячейке.
3. Обрезать текст – текст не будет виден за границей ячейки, но при двойном клике на ячейку будет отображаться полностью.

Как удалить данные из Google таблицы или временно их скрыть

Кликните на ячейку или выделите диапазон ячеек и нажмите Delete на клавиатуре. На месте удаленного фрагмента таблицы будет пустое место, все остальные данные никуда не сдвинутся.

Если вам нужно удалить ячейки со сдвигом данных влево или вверх – выделите их, нажмите “Правка” – “Удалить”. Вам будет предложено выбрать: со сдвигом вверх или влево.

Если какие-то строки или столбцы просто временно не нужны, их можно скрыть. Нажмите на строку/столбец правой кнопкой мыши, выберите “Скрыть” – данные будут спрятаны.

Как сделать ссылку на другую таблицу, ячейку или сайт

Кликните на ячейку правой кнопкой мыши, выберите пункт “Ссылка” или нажмите сочетание клавиш Ctrl+K.

Ссылаться можно на:

Ссылку после добавления можно копировать, редактировать или удалять. При наведении курсора на ссылку Гугл-таблицы будут высвечивать название сайта/листа/диапазона, на который ведет ссылка.

Как закрепить строку или столбец

Закреплять нужно те данные, которые вы хотите видеть постоянно, даже при прокручивании таблицы. Чтобы это сделать, выделите строку или столбец, перейдите в “Вид”, выберите “Закрепить”.

Закрепленные строки и столбцы будут визуально выделены.

Как перемещать строки и столбцы целиком

Удобнее всего перемещать простым перетаскиванием. Выделите ячейки или столбцы, подведите курсор к границе диапазона так, чтобы он принял форму руки, зажмите и перетащите в нужное место.

Другой способ – выделите строку или столбец или несколько строк и столбцов, кликните “Правка”, выберите “Переместить”.

Это времязатратно, потому что строки перемещаются только на уровень одной строки, столбцы – на уровень одного столбца.

Как удалить Google таблицу

Кликните “Файл”, выберите “Удалить” – таблица будет перемещена в корзину.

Если таблица у вас не открыта и на экране перечень созданных таблиц, кликните на три вертикальные точки рядом с нужной таблицей и нажмите “Удалить”.

Как восстановить удаленную Google таблицу

Перейдите на гугл-диск. В меню слева выберите “Корзина”. Найдите в корзине нужную таблицу, кликните на нее правой кнопкой мыши и выберите “Восстановить”.

Таблица будет восстановлена, вы сможете увидеть ее в той папке, где она находилась ранее.

Как защитить данные от редактирования

Выделите нужные строки, столбцы или ячейки, кликните на них правой кнопкой мыши, выберите “Защитить диапазон”.

В открывшемся окне нажмите “Задать разрешения”.

Пропишите электронные адреса пользователей, которым разрешается редактировать определенные диапазоны – введите их e-mail и нажмите “Готово”.

После этого остальные пользователи, у которых есть доступ к общему редактированию таблицы, не смогут вносить изменения в указанный диапазон.

Вы также можете не запрещать редактирование данных полностью, а лишь показывать предупреждение. Оно будет выглядеть так: “Вы собираетесь редактировать защищенный диапазон”. Чтобы это сделать, вместо прописывания электронных адресов выберите опцию “Показывать предупреждение”. И нажмите “Готово”.

Когда сторонний пользователь попытается отредактировать диапазон, он увидит предупреждение, но, нажав “Ок”, все равно сможет внести изменения.

Как задать условия форматирования

Если вы хотите настроить автоматическое форматирование какого-то диапазона ячеек, выделите этот диапазон, перейдите в “Формат”, выберите “Условное форматирование”.

Затем выберите правило форматирования – при каком условии гугл-таблицам нужно будет автоматически форматировать диапазон. Например, если число в ячейке больше “100”, нужно закрасить ячейку в зеленый. Кликните “Готово”.

Для одного и того же диапазона можно добавлять несколько правил условного форматирования. Например, можно добавить второе условие: если в той же ячейке число меньше 100, нужно выделить ячейку красным и перечеркнуть число.

Как сортировать данные

Выберите столбец или несколько столбцов, которые хотите сортировать. Перейдите в “Данные” – “Сортировка”. Выберите сортировку в прямом или обратном порядке.

Если хотите сортировать весь лист – достаточно кликнуть на ячейку того столбца, по которому хотите выполнить сортировку. Далее нужно перейти в “Данные” и выбрать “Сортировать по столбцу … от Я до А” или “… от А до Я”.

Как создать фильтр

Выделите столбец или диапазон. Кликните “Данные” – “Создать фильтр”.

Кликните на значок фильтра в правом верхнем углу столбца или диапазона и настройте условия фильтрации.

Фильтровать данные можно по цвету, значению (например, по алфавиту или по длине), либо по индивидуально заданному условию.

Чтобы удалить фильтр, перейдите в “Данные”, кликните “Отключить фильтр”.

Как проверить данные на соответствие заданным правилам

Выделите нужный диапазон, перейдите в “Данные”, выберите “Настроить проверку данных”.

Введите требуемое условие: например, чтобы в ячейках был только текст, только числа или даты, либо чтобы одновременно выполнялось несколько условий.

Если пользователь вводит неверные данные, вы можете настроить автоматическое предупреждение или запретить ввод неверных данных.

Также можно настроить справку, которая будет высвечиваться в виде красного треугольника в правом верхнем углу таблицы. При подведении к нему курсора, будет появляться пояснение с тем текстом, который вы укажете для “неправильных” данных.

Как создать сводную таблицу

Поясню сразу на примере. У вас есть несколько тем по биологии, к которым вы подбираете цитаты из научных трудов. Типов источников цитат три: книги, журналы, газеты. Надо посчитать, сколько цитат суммарно собрано из каждого источника.

Сделайте заголовки в исходной таблице, чтобы удобнее было делать сводную.

Перейдите в “Данные”, кликните “Создать сводную таблицу”.

Выделите диапазон данных – либо всю таблицу, либо только Источник и Число цитат, не важно. Гугл-таблицы предложат создать сводную таблицу в исходной или на новом листе – выберите наиболее удобный вариант. Я предпочитаю новый лист.

Нажмите “Создать”. Далее в поле “Строки” укажите, по данным из какого столбца вы хотите собрать сводную информацию. Нас интересуют источники, поэтому выбираю “Источник”.

В поле “Значение” выберите тип данных, который вам нужен. Нам нужно “Количество цитат”.

Сервис автоматически все просуммирует и выдаст результат.

Сводные таблицы вы можете оформлять, использовать в них фильтры и сортировку.

Как сделать график или диаграмму

Выделите диапазон данных, которые хотите представить в формате диаграммы или графика, перейдите во “Вставка” – “Диаграмма”.

Далее настройте диаграмму: выберите наиболее подходящий формат, отметьте, нужны ли вам метки, все ли данные из выделенного диапазона вы хотите отображать.

В “Дополнительных” настройках выберите заливку для диаграммы, настройте цвет линий, другие параметры отображения.

Как опубликовать диаграмму из таблиц на сайте

Кликните на три вертикальные точки в верхнем правом углу диаграммы. Если хотите опубликовать ее просто как картинку – выберите “Скачать”, скачайте в формате PNG.

Если хотите публиковать как встраиваемый код – нажмите “Опубликовать”, опубликуйте диаграмму в открытом доступе.

Гугл сгенерирует ссылку на нее и отдельный код – копируйте их и публикуйте материал где угодно.

Как сделать Google-форму из таблицы

Гугл-формы нужны для проведения разного рода опросов. В форме вы можете прописать несколько вопросов, сделать текстовые поля для свободных ответов или предложить варианты ответа, а потом распространять ссылку на форму по Интернету или отправить нужным людям по email, в соцсетях или мессенджерах. Все ответы, которые впишут участники опроса, будут отображены в вашей гугл-таблице.

Кликните “Инструменты” – “Создать форму”.

Введите вопросы, которые вас интересуют, оформите их. Если вопрос будет отмечен как “Обязательный” – пользователь не сможет отправить форму, не ответив на него.

После создания формы в вашей таблице автоматически появится лист “Ответы на форму”. В нем будет отдельная колонка для ответов по каждому вопросу. Также будет присутствовать колонка с указанием времени, в которое форма была заполнена. Данные будут появляться автоматически после отправки формы очередным пользователем.

Это все общие вопросы работы с таблицами, дальше я расскажу про самые важные функции.

[irp posts=”23441″ name=”Что такое YouTube и как им пользоваться, зачем он нужен и какие дает возможности + секреты и лайфхаки”]

ТОП-15 функций Google Таблиц

Как посчитать длину строки

Эта функция может быть полезна вебмастерам, которые хотят определить длину тайтлов, заголовков или дескрипшена в статьях, выгрузив эти материалы в гугл-таблицы.

Кликните ячейку, введите без кавычек “=длстр”, далее в скобках укажите номер ячейки, символы из которой хотите посчитать.

Символы считаются с пробелами.

Формула: “=длстр(номер ячейки)”.

Пример: “=длстр(А1)”.

Гугл-таблицы автоматически переводят формулы, записанные на русском языке, на английские аналоги, поэтому на всех моих скринах формулы будут прописаны на английском.

Как удалить лишние пробелы из таблицы

Будут удалены двойные пробелы и пробелы перед словом.

Формула: “=сжпробелы(номер ячейки)”.

Пример: “=сжпробелы(А1)”.

Функция ВПР

ВПР расшифровывается как “Вертикальный просмотр”. Функция позволяет находить данные, которые соответствуют какому-то числу или тексту и показывать их в определенной ячейке.

Формула: “=впр(номер ячейки 1;диапазон ячеек для поиска;номер столбца, в котором надо находить соответствие)”.

Пример: “=впр(D7;A11-B13;2)”.

Формула “=впр(D7;A11-B13;2)” означает, что во втором столбце диапазона A11-B13 надо найти данные, левее от которых (в первом столбце) находятся те же числа или тот же текст, что и в ячейке D7.

Функция ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ позволяет прописывать в гугл-таблицах любые условия. Формулу этой функции надо знать, чтобы уметь использовать ее для самых разных целей. Например, вы хотите, чтобы цвет ячеек менялся на зеленый, если вводимое число больше определенного значения, или на красный, если меньше. Или, допустим, вы скачали ключевые слова с количеством запросов и хотите вычеркнуть те фразы, количество запросов по которым меньше определенного значения. Для этого аналогично пригодится “Если”.

Формула: “=если(условие;следствие выполнения условия;следствие невыполнения условия)”.

Пример: “=если(B1>B2;“расчет верен”;“расчет неверен”)”.

Если число в ячейке B2 будет меньше числа в ячейке B1, в той ячейке, куда вписана формула, появятся слова “расчет верен”. Если число B2 больше или равно B1, появятся слова “расчет неверен”.

Функция ЕСЛИОШИБКА

Если вычисление по какой-то формуле невозможно, функция ЕСЛИОШИБКА выдаст “человекопонятное” объяснение, а не непонятный код.

Формула: “=еслиошибка(исходная формула;“текст, который нужно показать, если подсчеты по формуле невозможны”)”.

Пример: “=еслиошибка(A1/B1;“проверить данные”)”.

Если у вас в ячейке B1 будет ноль, то расчеты по формуле будут невозможны, потому что делить на ноль нельзя, и гугл-таблицы выдадут сообщение: “проверить данные”.

Функция СУММЕСЛИ

Функция СУММЕСЛИ будет суммировать данные определенного диапазона, которые удовлетворяют какому-то условию.

Формула: “=суммесли(диапазон;“условие”)”.

Пример: “=суммесли(А1:А10;“>500”)”. В ячейке будет показана сумма чисел диапазона А1:А10, которые больше 500.

Функция СЧЁТЕСЛИ

Функция СЧЁТЕСЛИ (обратите внимание, писать нужно с Ё) считает количество ячеек, которые удовлетворяют определенному условию.

Формула: “=счётесли(диапазон;“условие”)”.

Пример: “=счётесли(А1:А10;“>500”)”.

В ячейке с формулой будет указано количество ячеек диапазона А1:А10, числа в которых больше 500.

Функция СТРОЧН

Функция СТРОЧН меняет заглавные буквы на строчные.

Формула: “=строчн(номер ячейки)”.

Пример: “=строчн(А15)”.

Функция ПРОПНАЧ

Эта функция делает первую букву текста в ячейке прописной.

Формула: “=пропнач(номер ячейки)”.

Пример: “=пропнач(А20)”.

Функция ПРОПИСН

Функция ПРОПИСН позволяет сделать все буквы прописными.

Формула: “=прописн(номер ячейки)”.

Пример: “=прописн(А20)”.

Функция СОВПАД

Функция СОВПАД проверяет, совпадают данные в ячейках или нет.

Формула: “=совпад(номер первой ячейки;номер второй ячейки)”.

Пример: “=совпад(А1;B1)”.

Если данные совпадают, в ячейке будет написано “True” (правда), если нет – “False” (ложь).

Данные ячеек A1 и B1 не совпадают, потому что в B1 есть пробел перед именем. Отсюда значение “False”. Данные A2 и B2 совпадают полностью, поэтому результат проверки – True.

Функция ЛЕВСИМВ

Функция ЛЕВСИМВ показывает несколько первых символов определенной ячейки. Она может быть полезна вебмастерам, которые хотят узнать, как выглядят тайтлы в поисковиках (поисковик показывает первые 60 символов тайтла).

Формула: “=левсимв(номер ячейки;количество символов, которые нужно показать)”.

Пример: “=левсимв(А1;60)”.

Функция ИЛИ

Функция ИЛИ показывает значение “True”, если хотя бы одно из условий, указанных в формуле, верно. Если все условия не верны, будет значение “False”.

Формула: “=или(условие1;условие2)”.

Пример: “=или(B1/C1=A1;C1>D1)”.

Функция выдаст значение “True” если результат деления данных B1 на C1 будет больше значения ячейки A1 или если значение ячейки C1 будет больше чем D1. Или если выполняются оба условия. Если оба условия не выполняются – будет значение “False”.

В первом случае выполнены оба условия, во втором – только первое (одно из двух), в третьем – ни одного, поэтому в третьей строке значение “False”.

Функция И

Функция И выдает значение “True” если выполняются все условия, прописанные в формуле. Если хотя бы одно условие не выполнено – будет значение “False”.

Формула: “=и(условие1;условие2)”.

Пример: “=и(B1/C1=A1;C1>D1)”.

Функция выдаст значение “True” если результат деления данных B1 на C1 будет больше значения ячейки A1 и если значение ячейки C1 будет больше чем D1. Если хотя бы одно из этих условий не выполняется – результат будет “False”.

Оба условия выполняются только в первой строке, поэтому в E1 у нас “True”, в остальных ячейках – “False”.

Функция СЦЕПИТЬ

Функция СЦЕПИТЬ объединяет данные нескольких ячеек в одну – сцепляет. Сцепка может происходить с пробелами или без пробелов.

Формула сцепки без пробелов: “=сцепить(номер ячейки 1;номер ячейки 2)”.

Пример сцепки без пробелов: “=сцепить(А1;В1)”.

Формула сцепки с пробелами: “=сцепить(номер ячейки 1;“ ”;номер ячейки 2)”.

Пример сцепки с пробелами: “=сцепить(А1;“ ”;В1)”.

Заключение

Давайте подведем итоги и еще раз озвучим основные преимущества гугл-таблиц:

Содержание

• 1 Как создать Google таблицу
• 2 «Гугл таблицы» — формулы
• 3 iFrame в Google Docs
• 4 Совместное редактирование в Google Docs
  • 4.1 Понравилось? Поделись с друзьями!
  • 4.2 Импорт из Excel
  • 4.3 Экспорт в Excel
  • 4.4 Канал «Google Таблицы — это просто» в Телеграме
  • 4.5 Другие статьи о функциях Google Таблиц
• 5 Создание google аккаунта
• 6 Вход в google таблицы
• 7 Как создать Google таблицу
  • 7.1 Как дать название Google таблице
  • 7.2 Как добавить дополнительные страницы и скрыть их в Google таблице
  • 7.3 Как дать название страницам в Google таблице и окрасить их в цвет
• 8 Как редактировать Google таблицы
  • 8.1 Работа с данными в Google таблице – добавление, копирование и удаление
    • 8.1.1 Добавление данных в Google таблицы
    • 8.1.2 Как копировать данные в Google таблице
    • 8.1.3 Удаление данных в Google таблицах
  • 8.2 Комментарии и примечания в Google таблицах: добавление и удаление
    • 8.2.1 Как добавить примечание в Google таблицах
    • 8.2.2 Как добавить комментарий в Google таблицах
    • 8.2.3 Удаление примечаний и комментариев в Google таблицах
  • 8.3 Защита данных в Google таблицах
    • 8.3.1 Защита всей книги в Google таблице
    • 8.3.2 Защита страницы в Google таблице
    • 8.3.3 Защита определенного диапазона ячеек в Google таблице
  • 8.4 Отмена действия в Google таблицах
• 9 Как сохранить Google таблицу
• 10 Как изменить масштаб страницы в Google таблицах
• 11 Как импортировать файл Excel в Google таблицы и редактировать его
• 12 Экспорт Google таблиц
• 13 Просмотр истории изменений в Google таблицах
• 14 Как поменять язык в Google таблицах на русский
• 15 Как открыть общий доступ к таблице Google
• 16 Как отправить Google таблицу по почте в виде файла
• 17 Как удалить Google таблицу
• 18 Как восстановить Google таблицу
• 19 Смотрите и Учитесь.
• 20 Почему Google Таблицы?
• 21 1. Как Импортировать Excel Файл в Google Таблицу.
• 22 2. Как Экспортировать Таблицы Google обратно в Excel
• 23 3. Будьте Осторожны При Использовании Следующих Функций.
  • 23.1 Функция 1. Сводные Таблицы
  • 23.2 Функция 2. Макросы
• 24 Поводим итоги и продолжаем обучение.

«Гугл таблица» (Google Sheets один из инструментов Google Docs) — аналог всем известной Excel таблицы и принципы работы у них очень схожи. Основными преимуществами Google Sheets является автосохранение всех изменений в облаке гугла, возможность работать с разных устройств и мультиаккаунтность.

Обо всем по-порядку…

Как создать Google таблицу

1. Для начала работы необходимо иметь аккаунт в google почте. Если его у вас еще нет, идите сюда и регистрируйте.
2. Зайдите в раздел Google Sheets сервиса Google Docs и жмете «Начать». Советую выбрать вид «списком», так быстрее находить нужную таблицу, особенно в смартфоне.
3. Жмете внизу справа на красную кнопку с плюсом и попадаете в редактор таблицы. Для начала нужно задать название.
4. Непосредственно сама работа с гугл таблицей

«Гугл таблицы» — формулы

Формулы Google Sheets отличаются от таковых в Excel и тут у многих возникают трудности. Для вставки формул нажмите на значок суммы в меню.

Если стандартных функций недостаточно, жмем «Дополнительные функции», открывается новое окно с таблицей всех формул Google Sheets.

Возвращаетесь в Google Sheets и вставляете скопированную функцию (CTRL+V) в ячейку предварительно поставив знак «=».

iFrame в Google Docs

Часто нужно полученную таблицу вставить на другой сайт. Для этого идем в Файл -> Опубликовать в интернете. Вкладка «Встроить». Далее выбираем лист или оставляем весь документ и жмем «Опубликовать».

Копируете и вставляете полученный код на страницу сайта как я сделал это ниже (используйте html редактор или вкладку «Текст» в WordPress).
Для того, чтобы задать размер таблицы под страницу сайта достаточно задать ширину и высоту.
Пример:

Совместное редактирование в Google Docs

В любом из инструментов Google Docs есть возможность совместного редактирования с другими людьми. В таблицах это особенно актуально, т.к. позволяет добавлять данные в удобном виде.

Для этого в правой верхней части экрана таблицы жмете «Настройки доступа».

В появившемся окне вводите email партнера (на gmail) и выбираете условия доступа, жмете «Готово».

Это самые базовые принципы работы в Google Sheets, которые решают основные задачи, стоящие перед этим замечательным инструментом!

Кстати, написал недавно как я использую Google Sheets для учёта личных финансов.

Также рекомендую изучить мой 6-часовой видеокурс по настройке рекламы в РСЯ. После прохождения этого курса вы сможете грамотно настроить рекламу для своего бизнеса и также вести аналитику, либо использовать эти знания для настройки рекламы для своих клиентов.

comments powered by HyperComments

Понравилось? Поделись с друзьями!

Импорт из Excel

В меню Файл выберите пункт Импорт:

Затем перейдите на вкладку Загрузка, нажмите на единственную кнопку Выберите файл на компьютере или перетащите иконку с файлом в это окно:

После того как вы выберете или перетащите файл, появится следующее окно импорта:

В первом случае (Создать таблицу) появится новый документ, во втором (Вставить лист(ы)) — новые листы в текущем документе, а в третьем все данные в текущем документе будут заменены на данные из импортированного файла Excel.

После того как вы выберете подходящий вариант, нажмите кнопку Импортировать.

Экспорт в Excel

Чтобы сохранить таблицу на локальный диск в формате Excel, проделайте следующий путь:

Файл → Скачать как → Microsoft Excel (XLSX)

Книга сохранится на ваш локальный диск.

Обратите внимание, что при экспорте в Excel не сохранятся изображения, которые вы загрузили с помощью функции IMAGE, а результаты работы функций, которых нет в Excel, сохранятся — но как значения. Это касается, например, функций SPLIT, IMPORTRANGE и других функций импорта (IMPORTXML, IMPORTDATA, IMPORTHTML), UNIQUE и COUNTUNIQUE, QUERY, REGEXEXTRACT, GOOGLEFINANCE.

Функции SPARKLINE превратятся в обычные спарклайны Excel.

Отсутствующие в Excel функции при экспорте превращаются в ЕСЛИОШИБКА (IFERROR), где в качестве первого аргумента будет запись вида __xludf.DUMMYFUNCTION (функция), которая и выдаст ошибку в Excel, а в качестве второго аргумента — то значение, которое возвращала эта функция в момент экспорта.

Канал «Google Таблицы — это просто» в Телеграме

Регулярно публикуем новые кейсы и советы. Заглядывайте в гости:

https://telegram.me/google_sheets

Другие статьи о функциях Google Таблиц

Текстовые функции Google Таблиц

Функция OFFSET (СМЕЩ)

Как выделить уникальные элементы из списка?

Вставляем в ячейки Google Таблиц изображения

Переводим текст прямо в Google Таблицах

Функция QUERY в Google Таблицах

Функции Google Таблиц для работы с датой и временем

HYPERLINK: быстро ставим гиперссылки в Google Таблице

Делаем документы Google Таблиц и Excel легче и быстрее

Всем привет, это самая первая статья данного блога и в ней я освещу основные моменты пользования Google таблицами. Из нее вы узнаете — как создать новую гугл таблицу, как ее редактировать, сохранить, добавить новых пользователей, скопировать, удалить с google диска и другую информацию.

 
Для вашего удобства, я в каждой статье буду размещать быстрые ссылки на разделы, кликая по ним, вы быстро будете переходить к нужному для вас вопросу:

• Создание google аккаунта
• Вход в google таблицы
• Создание новой google таблицы
  • Даем название таблице
  • Добавляем новые страницы и скрываем их
  • Даем названия и цвет страницам
• Редактирование таблицы
  • Добавление, копирование и удаление данных в Google таблице
  • Вставить/Удалить комментарий и примечание в ячейку
  • Защита таблицы, листа, диапазона
  • Отменяем действие в таблице
• Сохранение и просмотр таблицы
• Изменяем масштаб таблицы
• Импорт и работа с книгами Excel в Google таблицах
• Выгрузка (экспорт) таблицы на компьютер
• Просмотр истории изменений
• Меняем язык таблицы на русский
• Предоставляем общий доступ к таблице
• Отправляем таблицу по почте
• Удаляем таблицу
• Восстанавливаем таблицу

Создание google аккаунта

Итак, для того чтобы начать пользоваться гугл таблицами, нам необходимо иметь аккаунт в сервисах google. Если у вас есть аккаунт на гугл, значит вам этот раздел не нужен. А если еще не завели по каким-то причинам, то вам необходимо перейти на страницу Google и в правом верхнем углу нажать на кнопку Войти:

Откроется страница входа в гугл аккаунт, однако нам необходимо не войти, а зарегистрироваться.
Для этого нажмем внизу формы входа на ссылку Создать аккаунт:

Далее следуйте простым инструкциям для регистрации аккаунта в google.

Позже, я напишу отдельный пост, где подробнее рассмотрим возможности google аккаунта. Попробуем разобраться в скрытых мощностях сервисов гугла, которыми можно управлять со своего аккаунта.

Вход в google таблицы

Вот мы и добрались до важного момента, сейчас мы разберемся как нам войти в таблицы гугла.

После того, как мы уже завели с вами аккаунт в google, мы можем открыть таблицы несколькими способами:

1. Первый и самый простой способ — это пройти вот по этой ссылке Google Spreadsheet
2. Второй способ интуитивно понятный – просто загуглите: «Гугл таблицы»

Теперь можно приступать к работе в Google таблицах.

Как создать Google таблицу

Итак, мы открыли стартовую страницу google таблиц. Давайте теперь сделаем новую таблицу.

Для того, чтобы создать новую таблицу, необходимо на главной странице нажать на плавающую красную кнопку со знаком (плюс) справа внизу:

  Добавили новую таблицу, но это еще не все. Теперь нам необходимо как-то назвать таблицу, чтобы она потом не затерялась среди других безымянных таблиц.

Как дать название Google таблице

Для этого нам надо просто поставить курсор в специальное поле вверху слева в таблице, где по умолчанию написано Новая таблица и ввести свое название:

  После нажатия на Enter или просто поставив курсор в любом месте таблицы ваше название будет сохранено. Теперь на стартовой странице google таблиц появится строка с названием нашей таблицы. И каждый раз, когда вы будете заходить на эту страницу вы будете видеть все ваши сохраненные таблицы:

  Очень удобно, не правда ли?

Как добавить дополнительные страницы и скрыть их в Google таблице

Теперь давайте создадим дополнительные страницы в нашей таблице и потом попробуем скрыть их.

  Зайдем снова в нашу таблицу и внизу экрана монитора найдем кнопку с символом + (плюс):

  Нажав на нее мы добавим новую страницу. В результате мы увидим две вкладки с названиями Лист1 и Лист2. Не очень звучит, по моему, чуть позже мы назовем их понятным названием.

  Но перед этим попробуем скрыть страницы от лишних глаз. Для этого кликаем правой кнопкой мыши по вкладке или по треугольнику на вкладке и выбираем во всплывшем контекстном меню пункт Скрыть лист, в результате получим вот такую картину:

 
Ура, лист скрыт! Но как теперь его восстановить?
Очень просто – вам необходимо пройти в панель управления и пройти путь в меню – Вид -> скрытые листы -> ваш скрытый лист:

 
Лист вернется на свое прежнее место.

Как дать название страницам в Google таблице и окрасить их в цвет

Давайте дадим имена нашим страницам. Сделать это можно как минимум двумя способами:

1. Кликнуть правой кнопкой мыши по вкладке и из контекстного меню выбрать Переименовать…
2. Кликнуть левой кнопкой мыши по значку в виде треугольника на вкладке и так же выбрать в контекстном меню команду Переименовать…

После ввода названия так же как и после наименования всей таблицы можно нажать Enter на клавиатуре или просто поставить курсор в какую-нибудь ячейку и название будет сохранено.

  Однажды у вас может собраться так много страниц в одной таблице что все они не будут помещаться в один экран и для того, чтобы быстро передвигаться по страницам, можно кликнуть по кнопке напоминающей символ меню на мобильных девайсах, она находится рядом с кнопкой добавления страниц. По нажатию на нее всплывет список всех имеющихся страниц в этой таблице. Активная таблица будет отмечена галочкой, вам остается только выбрать нужную и кликнуть по ней в меню.

  Кроме переименования страниц их можно окрашивать в нужный нам цвет.
Допустим расписание дедлайнов можно окрасить в красный и мы всегда среди множества страниц мгновенно найдем такую важную страницу!

  Для этого нужно выполнить похожие действия как при переименовании, только выбрать в контекстном меню не Переименовать, а Изменить цвет:

 
И выбрать желаемый цвет. Выбрав Пользовательский цвет, нам будет предложено ввести кастомный номер цвета.

Как редактировать Google таблицы

Вот и добрались до того момента, когда пришло время редактировать таблицу, добавлять в нее данные: текст, числа, формулы, функции и т.д.

  По сути своей Google таблица это аналог Excel, но есть, конечно, и различия между ними. О различиях между Google таблицами и Экселем поговорим в другой статье. А пока давайте начнем редактирование Google таблицы.

Работа с данными в Google таблице – добавление, копирование и удаление

В этой главе мы с вами будем учиться работать с Google таблицами и данными в них, а именно — добавлять, копировать, удалять данные, вставлять комментарии и примечания, управлять ими.

Добавление данных в Google таблицы

Конечно, бином Ньютона я не открою, если скажу, что добавить текст, числа и формулы в Гугл таблицу так же просто как и в Эксель. Но на всякий случай напомню.

  Для того, чтобы добавить какие-либо данные в таблицу, необходимо открыть ее, вставить курсор в нужную ячейку и начать вводить текст или число. Кроме этого, можно вводить данные и в строку формул, которая находится там же где и строка формул в Экселе.

  Числа как и в Экселе после ввода выравниваются по правой стороне, а текст по левой стороне ячейки. Но выравнивание можно изменить при помощи инструмента выравнивания.
Для этого выделите ячейку или диапазон ячеек в которых вы хотите сменить выравнивание и нажмите на панели инструментов на вот такой значок:

 
В выпавшем меню выберите значение как вы хотите выровнять ваши данные – слева, по центру или справа.

Как копировать данные в Google таблице

Как копировать и вставлять данные внутри Google таблицы известно всем, думаю: выделяем нужный диапазон ячеек, нажимаем сочетания клавиш Ctrl + C, ставим курсор в нужную ячейку и жмем Ctrl + V – это самый простой и быстрый способ, он работает во всех Office продуктах, не только у Гугла.

  Таким же способом копируются и вставляются данные из Экселя в Google таблицы, но есть существенный нюанс:
Из Экселя в Гугл таблицы не переносятся формулы, а только результат их работы. Поэтому чтобы все данные работали как и в Экселе, необходимо импортировать всю книгу Эксель в Google таблицы и открыть файл в Google таблицах. Как это сделать я написал чуть ниже.

Удаление данных в Google таблицах

Все так же просто как и в Excel: выделяем ячейку или диапазон, жмем на клавиатуре Delete. Если же у вас каким-то образом ячейки отформатированы, например цветом, то одного нажатия Delete будет не достаточно.

  Для удаления форматирования ячейки или диапазона в Google таблицах, необходимо выделить нужный диапазон ячеек и в панели меню выбрать: Формат -> Очистить форматирование или нажать сочетание клавиш Ctrl + на вашей клавиатуре.

Комментарии и примечания в Google таблицах: добавление и удаление

В Google таблицах, в отличие от Excel, можно добавлять к ячейкам и примечания и комментарии.
В Экселе можно только примечания. Давайте посмотрим как добавить одно и другое и попробуем разобраться в чем отличие комментария от примечания.

Как добавить примечание в Google таблицах

Чтобы добавить примечание, необходимо выделить ячейку, к которой мы хотим добавить примечание, и сделать одну из манипуляций на выбор:

1. Кликнуть правой кнопкой мыши по ячейке, выбрать в появившемся контекстном меню Вставить примечание
2. Выбрать на панели меню пункт Вставка -> Примечание
3. Нажать сочетание клавиш Shift + F2

Как добавить комментарий в Google таблицах

Так же необходимо выделить ячейку и провести одну из манипуляций ниже на выбор:

1. Кликнуть правой кнопкой мыши по ячейке, выбрать в появившемся контекстном меню Вставить комментарий
2. Выбрать на панели меню пункт Вставка -> Комментарий
3. Нажать сочетание клавиш Ctrl + Alt + M

В обоих случаях после добавления примечания или комментария, в правом верхнем углу ячейки появится небольшой значок-треугольник, который будет вам давать знать, что тут что-то есть.

 
Кроме того, на вкладке страницы при наличии комментария появится подсказка в виде цифры, означающей количество ячеек на странице в которых есть комментарии. И при наведении на этот ярлычок-подсказку, все имеющиеся комментарии будут «подсвечены» таким вот образом:

 
Так в чем же разница между комментарием и примечанием в Google таблицах?

Вот тут и раскрывается вся прелесть работы с онлайн таблицами. Кроме вышеописанной функции с подсветками комментариев на вкладках страниц, на комментарий можно получить гиперссылку, которую можно потом дать коллегам:

 
А те в свою очередь могут дать ответ на ваш комментарий, перейдя по вашей ссылке.

 

Кроме того, на почту участникам такой «беседы» будут приходить уведомления о новых ответах. Конечно, для этого необходимо, чтобы участники были залогинены в гугл аккаунтах и имели общий доступ к данной таблице.

  На мой взгляд, что вот такие фичи – это одна из главнейших причин, почему стоит пользоваться онлайн сервисами таблиц и в первую очередь таблицами Google.

Удаление примечаний и комментариев в Google таблицах

Здесь все просто, если речь идет о примечании, то выделяем ячейку где есть примечание, правым кликом мыши вызываем контекстное меню и выбираем пункт Удалить примечания.

Удалить комментарий тоже не сложно, необходимо навести курсор мыши на ячейку с комментарием, всплывет вся ваша переписка с коллегами и вам необходимо нажать на кнопку Вопрос решен:

 
После чего вся цепочка комментариев благополучно будет удалена с ячейки. Но при этом, переписка будет сохранена на всякий случай. Найти ее можно справа вверху экрана рядом с кнопкой Настройки доступа:

 
По нажатию на кнопку Комментарии можно просмотреть всю историю переписок и даже продолжить беседу или вернуть комментарий на прежнее место, если есть в этом необходимость.
И там же можно настроить оповещения:

 
Совершенно потрясающий инструмент для коллективной работы в Google таблицах.

Защита данных в Google таблицах

Часто есть необходимость в защите данных в таблицах, защитить можно всю таблицу, страницу в вашей рабочей книге и отдельно взятый диапазон ячеек.

  Для чего это делается? Бывает, что случайно кто-то из сотрудников отредактирует данные на каком-то листе или диапазоне, это может случиться совершенно случайно и тот кто это сделал даже не будет знать об этом. Копаться потом в истории изменений вариант так себе, честно говоря. Для этого и существует возможность защиты данных в Google таблицах. Давайте посмотрим как это можно сделать на примерах.

Защита всей книги в Google таблице

Для того, чтобы защитить от редактирования всю рабочую книгу, необходимо кликнуть справа вверху экрана на кнопку Настройки доступа и далее указать людей (аккаунт в gmail) и уровень доступа – Редактирование, Комментирование или Чтение:

В данном случае нас интересует Чтение — это значит, что люди получившие доступ к вашей таблице смогут только просматривать ее.

Защита страницы в Google таблице

Допустим, вы хотите защитить не всю таблицу, а только одну из страниц, в таком случае надо совершить пару простых шагов.

  Выберите лист, который вы хотите защитить, кликните по треугольнику на вкладке и выберите во всплывшем контекстном меню пункт Защитить лист…:.

 
Откроется вот такой сайдбар справа экрана:

 

Здесь и будем настраивать защиту.

  Поле Введите описание не является обязательным, это для вашего удобства, чтобы вы понимали какие данные вы защищаете, так сказать своеобразная метка для вас.

  Дальше уже по умолчанию у вас выбрана область защиты Лист, потому что мы выбрали в контекстном меню защиту именно этого листа.

  Теперь нам предлагается выбрать который лист защитить, у нас уже выбран Лист2, потому, что именно по вкладке его мы кликали, когда выбирали пункт Защитить лист.

  Ниже нам предлагается отметить ячейки, которые вы хотите оставить не защищенными (очень удобно). Если мы активируем этот чекбокс, то нам будет предложено выбрать диапазон ячеек, по умолчанию будет указана активная ячейка или выбранный диапазон в нашей таблице. Чтобы выбрать другой диапазон, то необходимо кликнуть по иконке в виде маленькой таблицы и выделить на рабочей странице нужный диапазон:

 

Или же указать вручную нужный диапазон слева от иконки с таблицей.

  Нажать Ok.

  Ниже жмем на кнопку Задать разрешения и приступаем к самому главному – защите нашего листа.

  Появится модальное окно с настройками доступа к разрешенному диапазону:

 

Если выбрать первый radio button, то доступ получит любой, кто имеет доступ ко всей таблице в целом, но они будут видеть предупреждение о том, что они пытаются редактировать защищенный диапазон и им надо будет подтверждать каждый раз свои действия. А вам на почту будут приходить уведомления о новых действиях в защищенном диапазоне.

  Если выбрать второй вариант, то нам будет предложено добавить редакторов. По умолчанию в выпадающем списке стоит значение Указать… и снизу поле для ввода емейла будущего редактора.  Кроме варианта Указать, есть другие варианты:

• Только вы
• Импортировать список редакторов…

Для того, чтобы удалить защиту, необходимо справа в сайдбаре кликнуть по нужному диапазону:

 
Откроются снова все настройки, кликните на значок корзины:

Защита определенного диапазона ячеек в Google таблице

Защита диапазона практически не отличается от защиты листа, различие лишь в первых действиях.

  Необходимо выделить диапазон, который хотим защитить, правой кнопкой мыши кликнуть и во всплывшем контекстном меню выбрать Защитить диапазон:

 

И повторить действия описанные в предыдущем подразделе.

  Однажды вам понадобится отменить защиту диапазона, но вы совершенно забыли где же этот диапазон.

  В таком случае пройдите в меню следующий путь – Данные ->Защищенные листы и диапазоны… и справа откроется сайдбар со всеми имеющимися на данной странице защищенными диапазонами:

 
Вам останется только выбрать нужный и кликнуть по иконке Корзина.

Отмена действия в Google таблицах

Отмена действий в Google таблицах работает так же как и в любом Office приложении, разница лишь в дизайне интерфейса. В Гугл таблицах это выглядит вот так:

 
Либо же отменить действие можно классическим способом при помощи клавиатуры: Ctrl + Z

Как сохранить Google таблицу

Сохранять данные на сегодняшний день в Google таблицах не надо. Сервис автоматически сам сохраняет данные после любого вашего действия. Но если говорить про сохранение всей таблицы на вашем гугл диске, то это другое дело.

  Для сохранения вашей Google таблицы в какую-то папку на вашем Google диске, необходимо нажать вверху над панелью управления значок в виде папки:

 

Откроется небольшое окошко, где вам будет предложено выбрать Диск и папку для перемещения данной таблицы. Кроме того, можно создать новую папку прямо отсюда. Давайте попробуем:

  Жмем кнопку Переместить объект:

 
Жмем на стрелочку справа от Мой диск:

 
Жмем значок новой папки (если надо создать новую):

 
Вводим название новой папки и кликаем на синюю галочку:

 
Вот собственно и вся процедура сохранения таблицы Google в нужную имеющуюся или новую папку на нашем Google Диске.

Как изменить масштаб страницы в Google таблицах

Смена масштаба добавилась относительно недавно в гугл таблицах и сделать это можно следующим образом:

Проходим путь в меню: Вид -> Масштаб.

  Кроме этого можно выбрать режим отображения таблицы полноэкранный. Для этого необходимо выбрать пункт меню на панели управления Вид -> Полный экран. После этого действия вверху свернется панель управления инструментами. Попросту говоря исчезнет верхняя панель меню.

  Для того, чтобы режим просмотра вернуть в прежний вид, достаточно просто нажать на клавиатуре клавишу Esc.

Как импортировать файл Excel в Google таблицы и редактировать его

Очень часто возникает необходимость перенести все данные из Excel в Google таблицы. Причины у каждого разные, но все они примерно по одной основной причине – онлайн таблицы позволяют проводить коллективную работу в реальном времени, с возможностью добавления комментариев, оповещений на почту о различных действиях в таблицах и много еще других причин.

  Можно, конечно, просто скопировать таблицу при помощи простых действий Ctrl + C и Ctrl + V, но как я уже выше писал, этот способ не очень хорош — если ваша таблица содержит важные формулы, они попросту не скопируются в онлайн таблицу на Google.

  Посему, давайте рассмотрим вариант импорта Excel таблицы в ваш аккаунт на Google таблицах.

  Путей для импорта xlsx файлов в Google таблицы два – быстрый, простой и более долгий, рассмотрим оба:

1. Более долгий вариант.
   Для начала откройте свой Google Диск, его можно найти на стартовой странице поиска Google вот тут:

    
   Можете создать папку отдельную, а можете загрузить прямо в корневой каталог вашего гугл диска файл. Для этого просто перетащите нужный файл с вашего компьютера в браузер с открытым гугл диском. После загрузки, там же – в своем аккаунте на Гугл диске кликаем правой кнопкой мыши по загруженному файлу и в открывшемся меню наводим на пункт Открыть с помощью -> Google таблицы.

2. Быстрый способ, не покидая таблицы.
   Находясь в таблице, выберите пункты на панели управления – Файл -> Импорт….
   Откроется модальное окно с настройками импорта:

    
   По умолчанию будет активен пункт меню Мой диск. Если у вас на Гугл диске есть xlsx файлы, то они тут будут отображены, вам надо кликнуть по нужному и нажать кнопку Выбрать внизу окна. Нас же интересует пункт Загрузка, нажав на него откроется окно для загрузки, можно просто перетащить с компьютера файл или выбрать загрузку при помощи кнопки Выбрать файл на компьютере.

Вот и все! Файл Excel импортировался в ваши Google таблицы, и его теперь можно найти на главной странице Гугл таблиц и на вашем диске. Ее можно перемещать в другие папки на гугл диске и снова скачивать на компьютер. А как это сделать я расскажу ниже.

Экспорт Google таблиц

Конечно, Гугл не мог не предусмотреть возможность выгрузки Google таблиц на ваш компьютер. И сделать это можно легко и в разных форматах!

  Чтобы выгрузить вашу Google таблицу на компьютер, нажмите на панели управления последовательность пунктов меню — Файл -> Скачать как и выберите нужный вам формат:

 
Как видите, форматы, которые предлагает Google, должны удовлетворить практически любые требования пользователей с любыми целями.

Просмотр истории изменений в Google таблицах

В Google таблицах есть функция просмотра истории изменений, на случай если кто-нибудь из коллектива или сам напортачил, то можно просмотреть изменения и восстановить нужную версию.
Давайте разберемся как это сделать.

  Чтобы просмотреть вашу историю изменений много действий совершать не надо, достаточно сделать несколько кликов в панели управления, а именно пройти вот такой путь – Файл -> Просмотреть историю изменений или нажать сочетание клавиш Ctrl + ALT + Shift + H:

 

Теперь давайте посмотрим как выглядит интерфейс просмотра истории и разберемся как восстановить нужную нам версию.

  После того как мы вошли в историю изменений Google таблиц, мы увидим вот такую страницу:

 

Слева вверху мы увидим, что свернулась панель управления и вместо нее надпись История изменений со стрелкой, по нажатию на которую мы вернемся обратно к нашей актуальной таблице.

  Справа открылся сайдбар с управлением самой историей. Первый пункт будет активным, он говорит о том, что это наша актуальная версия таблицы. Ниже собственно шаги истории в обратном порядке, но это не самая детальная история.

 
В самом низу можно увидеть кнопку Более подробно, если нажать на нее, то откроется список с более подробной историей.

 

Кроме кнопки видим чекбокс Показать изменения – из самого названия понятно какую роль он выполняет.

  Кликая по пунктам истории мы будем видеть изменения которые претерпела наша таблица, там же мы увидим ссылку Восстановить эту версию:

 

Очень важный момент! Если у вас несколько страниц в таблице, то будьте внимательны «гуляя» по истории, одна из таких «точек» истории может неожиданно переключиться на другую страницу (вкладку) в вашей таблице, что может сбить с толку.

  Для того, чтобы посмотреть историю интересующей вас страницы, просто перейдите на нее, если вдруг открылась не нужная вам.

Как поменять язык в Google таблицах на русский

Бывает же такое, что зарегистрировался, а интерфейс google таблиц не русский, а английский, например. Если вы столкнулись с такой проблемой, то эта глава именно для вас!

  Решается эта проблема достаточно просто, я специально перевел язык своего интерфейса в Google таблицах на английский, чтобы показать вам как сделать его русским.

1. Итак, первый шаг – идем в File -> Spreadsheet settings…
2. Откроется модальное окно в котором нам надо нажать на ссылку English напротив Display language:
3. После чего откроется новая страница и на ней вам необходимо нажать на иконку карандашика:
4. Откроется еще одно модальное окно, где мы выберем с вами язык Русский:
5. Жмем Ok

Закрываем эту страницу, возвращаемся на прежнюю с нашей таблицей и просто обновляем ее нажатием F5 на клавиатуре.

  Готово! Наслаждаемся интерфейсом Google таблиц на русском языке.

Как открыть общий доступ к таблице Google

Частично мы уже выше рассматривали как давать коллективные доступы к нашим Google таблицам. Давайте теперь разберемся раз и навсегда во всех тонкостях доступов к Гугл таблице.

  После создания и редактирования таблицы, нам может понадобится предоставить доступ коллегам, партнерам или клиентам. Рассмотрим два варианта – быстрый простой и расширенный.

1. Простой и быстрый вариант:
   Жмем справа вверху экрана кнопку Настройки доступа, откроется модальное окно в котором нам будет предложено ввести имя или электронную почту людей, которым мы хотим открыть доступ. Чуть правее поля для ввода этих данных есть выпадающий список с уровнями доступа:

    
   В нем по умолчанию стоит доступ к редактированию, нажатием на иконку-карандаш, можно выбрать уровень доступа.
   Редактирование – самый высокий уровень доступа.

2. Второй вариант предоставления доступа к Google таблицам более продвинутый.
   Жмем внизу модального окна на текст Расширенные:

    
   В нем можно поделиться ссылкой в соц сетях – Гугл+ (само собой), Фейсбук, Твиттер и по электронной почте:

    
   Можно прямо тут сменить владельца таблицы (при наличии уже добавленных людей):

    
   Можно так же пригласить новых пользователей, указав их емейлы.
   И в конце два чекбокса:

   • Запретить редакторам добавлять пользователей и изменять настройки доступа;
   • Запретить комментаторам и читателям скачивать, печатать и копировать файлы. Если вы перед этим указали, что таблица доступна по ссылке, то вы не сможете изменить уровень доступа в расширенных настройках, а если указали, что только по приглашению, то тогда сможете сменить уровень доступа нажав на ссылку Изменить.

Как отправить Google таблицу по почте в виде файла

Еще одна очень удобная фича, которая есть только в онлайн-таблицах таких как Google – это отправка документа по почте файлом. Файл может быть пока только двух типов: PDF и XLSX.

  Давайте отправим своим коллегам или клиентам нашу таблицу.

  Для того, чтобы отправить нашу таблицу в виде файла необходимо выбрать на панели управления следующие пункты – Файл -> Прикрепить к сообщению эл. Почты:

 
Откроется модальное окно с настройками отправки:

• Прикрепить как – Здесь выбираем формат PDF или XLSX
• Кому – указываем электронную почту получателя
• Тема – автоматически подставляется название нашей таблицы
• Сообщение – можно добавить сообщение , например, с пояснениями что содержит эта таблица.
• Чекбокс отправить мне копию – тут все понятно.
• Жмем отправить.

Есть один небольшой минус в этой функции – письма такие отправляются только на аккаунты Гугл с gmail почтой, у меня во всяком случае не получилось отправить на почту яндекс.

Как удалить Google таблицу

Ну вот мы и добрались почти до конца статьи, сейчас мы будем учиться удалять нашу google таблицу.

  Со временем у вас соберется изрядное количество таблиц и некоторые будут уже не актуальны и если они вам уже совсем не нужны, то зачем занимать ими драгоценное место на Гугл диске? К тому же пространство не резиновое и имеет вполне конкретные границы – 5ГБ в бесплатном аккаунте.

  Удалить google таблицу можно как минимум двумя способами: удаляем находясь прямо в таблице и удаляем с главной страницы Гугл таблиц.

  Рассмотрим оба варианта:

1. Переходим в меню – Файл — > Удалить
2. Переходим на главную страницу Google таблиц, для этого жмем на иконку Гугл таблиц в верхнем левом углу экрана:
3. И уже находясь на главной странице находим нашу таблицу, жмем на вот этот значок:

В выпавшем меню жмем Удалить.

 Примечание. Удалить таблицу может только владелец, вместе с ним потеряют доступ к файлу и соавторы таблицы.

  Кстати, такая кнопка есть и у соавторов не владельцев таблицы, и ее можно даже нажать, но таблица удалена не будет, она лишь на время (до следующего посещения главной страницы гугл таблиц) пропадет, потом снова она у вас будет отображаться. На такой случай Google предусмотрел возможность фильтровать файлы.
Фильтровать файлы можно по принципу Свои – Чужие – Все подряд.

  Чтобы отфильтровать таблицы зайдите на главную страницу Гугл таблиц, найдите вверху выпадающий список с пометкой Владелец:

 
По умолчанию будет стоять Кто угодно, нажмите на эту кнопку и выберите условия фильтрации.

• Кто угодно — подразумевается, что вы видите все таблицы, даже те в которых владелец не вы. Даже если вам специально не выдавали доступ к ним, а вы перешли по открытой ссылке, о которых мы говорили в главе как предоставить общий доступ к таблице, то вы будете наблюдать их в своем списке тоже.
• Я – тут все понятно, выбрав такой фильтр, вы будете видеть только те таблицы в которых вы являетесь владельцем.
• Не я – выбрав такой фильтр, ваши таблицы скроются и вы будете наблюдать только те таблицы, к которым вам дали доступ тем или иным способом.

На мой взгляд вот это не очень удобно, что я не могу удалить из своего списка не нужные мне таблицы, а только фильтровать их.

Как восстановить Google таблицу

Наверняка у многих была такая ситуация когда либо случайно удалил файл, либо удалил таблицу, думая что больше она не пригодится, но потом выяснилось, что она вам снова понадобилась по той или иной причине. А как восстановить файл google таблицы или другого документа вы не знаете.

  В данной главе мы вместе восстановим, казалось бы, утерянные файлы google таблицы.

  Первым делом перейдите на страницу Google Диска:

 
В левом меню находим значок корзины и жмем на него:

 
Откроется страница с удаленными файлами, где нам надо кликнуть правой кнопкой мыши по интересующему файлу и выбрать Восстановить:

 
Вот и подошла статья к концу, надеюсь она была полезна. Если я что-то упустил, то пишите в комментариях свои вопросы и пожелания, я обязательно дополню статью.

Электронные таблицы используются не только финансистами и бухгалтерами. В действительности, многие люди творческих профессий любят такие точные инструменты как электронные таблицы, которые позволяют организовать работу над проектом. Вы можете использовать электронные таблицы для финансовых задач, по расчету с клиентами, для записи данных про проекту, для ведению бюджета.

Возможно вы так же знаете, что Excel — это король в мире электронных таблиц, но бесплатная альтернатива, которую предлагает Google — Таблицы (Sheet) — стали очень популярной, доступной альтернативой. И не только из-за того, что этот инструмент бесплатен, но так же из-за того, что вы можете использовать их в браузере. Вот пример таблицы, в которой показаны уроки, которые я опубликовал в прошлом на Tuts+:

Я использую Таблицы Google, чтобы спланировать , о чем я буду делать следующие свои уроки на Tuts+, и это отличный пример того, как вы можете использовать электронные таблицы в своих творческих проектах.

Вам не нужно выбирать между использованием таблиц Google или Excel, при работе с электронными таблицами. Это благодаря тому, что в Google Таблицы, вы можете загрузить таблицу Excel и она будет конвертирована для использования в браузере.

В этом уроке, я собираюсь показать вам, как загрузить таблицу Excel на Google Диск, и конвертировать ее в формат Google Таблиц.

Смотрите и Учитесь.

Посмотрите в видеоуроке, приведенном ниже, весь процесс конвертации. Я покажу вам, как загрузить таблицу Excel на Google Диск, и как конвертировать ее в формат Google Таблиц. Вы так же увидите в этом уроке, как конвертировать таблицу обратно в формат Excel.

Хотите узнать больше?  Тогда продолжите чтение. Вы узнаете, как вы можете импортировать файлы Excel в Таблицы Google, и экспортировать файлы в различные другие форматы.

Почему Google Таблицы?

Конечно Excel, остается самой популярной программой, среди приложений для работы с электронными таблицами. Excel  находится в арсенале мировых, мультибиллионерных долларовых компаний, которые используют аналитическую мощь Excel.

Так почему же вы должны оставить отличной отлаженный инструмент Excel и использовать онлайновую альтернативу Google? Хотя Excel и остается одной из самых популярных приложений пользователей электронных таблиц, есть ряд причин, по которым вам следует присмотреться к Google Таблицам:

• Они бесплатны (и с этим не поспоришь).
• Они просты в использовании, подсказки и советы, по использованию формул вы можете найти прямо в браузере.
• Ваши файлы автоматически сохраняются в облаке, благодаря Google Диску.
• Таблицы очень удобны для совместной работы, и даже позволяют пользователям, одновременно работать над одним документом в реальном времени.

Конечно, у Microsoft есть свой вариант Excel Online, в котором есть так же много функций, которые так же работают в облаке. Но поскольку Google Таблицы изначально запускались как веб-приложение, их функции более отработаны и лучше реализованы, чем Microsoft, которые играют в догонялки. Ниже вы можете увидеть пример электронных таблиц Excel Online:

Перенос таблиц из Excel  в Google Таблицы позволяет в большой степени сохранить их функциональность и возможности.

Самое главное: Таблицы Google более открыты чем Excel. Вы можете использовать таблицы из различных приложений, и так же можете экспортировать таблицы в целый ряд форматов. Давайте узнаем, как это можно сделать.

1. Как Импортировать Excel Файл в Google Таблицу.

Давайте начнем с того, что зайдем в Google Drive. Если у вас еще нет Google аккаунта, то вы можете создать его бесплатно и отрыть для себя возможности все онлайновых приложений Google, таких как Документы, Таблицы и Слайды.

После того, как вы зашли на диск, щелкните по вкладке СОЗДАТЬ и выберите Загрузить Файлы. Найдите свой Excel файл и выберите его в окне проводника.

В панели Google Диска, щелкните по вкладке СОЗДАТЬ > Загрузить файлы. Выберите в проводнике файл Excel для загрузки.

После того, как вы загрузите свой Excel файл, вы увидите его в списке на Google Диске. Дважды щелкните по файлу, чтобы открыть окно предварительного просмотре поверх окна Диска:

Дважды щелкните по загруженному XLSX файлу, чтобы увидеть окно предварительного просмотра прямо в браузере.

На этом этапе, вы можете делать только предпросмотр Excel файла, так как он еще не конвертирована из формата XLSX (стандартный формат для файлов Excel) в формат .sheet (Формат Google таблиц).

Для того, чтобы начать редактировать и работать с электронной таблицей, щелкните по кнопке Открыть с Помощь Google Таблицы в верхней части окна предпросмтора. Автоматически будет создана копия файла и конвертирована в формат Google таблиц.

После того, как вы конвертируете документ в формат Google Таблиц, вы сможете редактировать, вносить изменения, и всячески работать со своим документом.

Вуаля! Вы видите что Excel файл, доступен для редактирования и работы с ним в Таблицах Google. Теперь вы можете вносить изменения в таблицы прямо в окне браузера. Помните, что вы работаете с копией, поэтому не беспокойтесь по поводу непоправимых изменений.

На этом этапе, вы можете оценить преимущества Google Таблиц, и использовать одну из следующих функций:

• Пригласить другого пользователя для совместной работы над таблицей в реальном времени.
• Интегрировать Таблицы с другими приложениями по принципу IFTTT, чтобы собирать данных с других источников и вставлять их в таблицу.
• Связать Таблицы с Google Формами, чтобы получить обратную связь от пользователей.

2. Как Экспортировать Таблицы Google обратно в Excel

Давайте представим, что вы сделали какую-то работу в ваши электронныеТаблицы и хотите перевести результаты обратно в Excel для дальнейшей работы. Вы можете сделать это всего за пару кликов, скачав таблицы.

Чтобы перевести таблицы обратно в Excel, щелкните правой кнопкой мыши по файлу на Google Диске и выберите пункт меню Скачать:

Щелкните правой кнопкой мыши по файлу в формате Таблиц (отмечается иконкой слева) и выберите Скачать, чтобы экспортировать его формат, готовый для работе в Excel.

Вы можете заметить на скриншоте ниже, что у нас есть два файла с одинаковым именем. Убедитесь, что вы щелкнули по тому, которые имеет иконку Google Таблиц (верхняя строчка на примере ниже) и выберите Скачать. Таблицы автоматически сгенерируют Excel файл, с которым вы уже сможете работать в Excel.

3. Будьте Осторожны При Использовании Следующих Функций.

Google Таблицы во многом хорошо поддерживают данные полученные в формате Excel, но все же есть ограничения в том, что будет хорошо работать при переводе файлов из Excel формата в формат Google Таблиц. Давайте рассмотрим несколько функций, которые будут отличаться в своей работе, при конвертации в формат Google Таблиц.

Функция 1. Сводные Таблицы

Если вы активный пользователь Excel, то возможно вы часто используете Cводные Таблицы для просмотра и анализа данных. Однако, не рассчитывайте, что они будут работать так же, когда вы загрузите свой Excel файл.

Google проделали отличную работу, реализуя базовую поддержку при работе со Сводными Таблицами Excel в Google Таблицах. Тем не менее у меня был переменный успех при работе с вычислительными полями, или дополнительными функциями форматирования. Ниже пример Сводной Таблицы, конвертированной в формат Google Таблиц:

Google Таблицы поддерживают базовые возможности Сводных Таблиц,  но вы не найдете более сложных функций, которые могут понадобится при работе с данными.

Если вы в первый раз слышите о Сводных Таблицах, обязательно посмотрите краткое введение по их использованию по ссылке ниже.

Функция 2. Макросы

Для продвинутых пользователей Excel — макросы, один из самых популярных способов автоматизировать повторяющиеся задачи. Использование программ написанных на VBA (Visual Basic), позволяет выполнять набор шагов щелчком мышки или одной командой. Ниже пример макроса Excel:

VBA программирование позволяет вам написать макрос для Excel, чтобы сделать автоматизацию задачи, но это не будет работать онлайн в Google Таблицах.

Как вы можете предположить, это не будет работать в Google Таблицах.  И похоже у Google нет планов реализовать эту возможность в браузере, хотя использование JavaScript внутри Google Таблиц, дает некоторые преимущества.

Ниже я перечислил еще несколько Excel функций, которые по моему опыту не импортируются в Google Таблицы:

• Защита паролем.  Защищенные паролем книги не будут импортировать совсем, и нет способа использовать защиту паролем.
• Power Query / PowerPivot. Так же как и в случае со Сводными Таблицами, в Таблицах Google, нет способа использовать сложные варианты работы с данными, которые включают в себя функцию Excel Data Model.
• Связь с другими Книгами. Если у вас настроены ссылки между документами Excel, при импортировании в Таблицы, эти связи будут потеряны.

Поводим итоги и продолжаем обучение.

Нет никаких причин, почему бы вам не использовать Таблицы Google, с другими электронными таблицами, такими как Excel, например, благодаря возможности импортировать файлы Excel и возможности конвертации их в формат Google Таблиц.

Возможно вы не пользовались Google Таблицами в своих проектах. Если это так, то ознакомьтесь с приведенными ниже учебными пособиями, чтобы узнать больше о том, как вы можете использовать Таблицы для управления проектами и создавать визуализацию данных, не покидая веб-браузер.

Вы узнали основы того, как конвертировать Excel таблицы в Google Таблицы. А вы используете только одно приложение для работы с электронными таблицами, или переключаетесь между несколькими? Расскажите нам об этом в комментариях ниже.

Соперничество между Google Таблицами и пользователями Excel продолжается. Это две из самых популярных программ для работы с электронными таблицами. Те, кому комфортно пользоваться таблицами Google, клянутся этим, в то время как любители Excel предпочитают оставаться в пределах своей зоны комфорта.

Но что происходит, когда пользователь Excel отправляет электронную таблицу пользователю Google Sheets?

Если у вас нет Excel, вы не можете открывать и редактировать его. Если вы являетесь одним из тех сторонников Google Таблиц, которые получают документ Excel, у вас есть выбор просто просмотреть документ в том виде, в каком он есть.

Но если вы хотите работать с отправленным файлом в знакомой и удобной среде Google Sheets, вы можете преобразовать документ Excel в Google Таблицы .

В этом руководстве я покажу вам несколько способов преобразования файла Excel в Google Таблицы.

Google Таблицы могут работать со следующими форматами файлов Excel:

• .xls
• .xlsx
• .xlsm
• .xlt
• .ods
• .csv
• .tsv
• .tab

Если вам нужно открыть файл в Google Таблицах, он должен сначала присутствовать на вашем Google диске. Итак, первый шаг к открытию файла Excel в Google Таблицах — это загрузить его на диск.

Чтобы загрузить файл Excel на свой Google Диск, выполните следующие действия:

Вышеупомянутые шаги добавят ваш файл Excel на диск, и теперь вы сможете открыть его, даже если в вашей системе не установлен Excel. Чтобы просмотреть содержимое файла, просто дважды щелкните по нему. На этом этапе вы можете просто просмотреть файл, но не можете вносить в него какие-либо изменения.

Если вы хотите внести в него изменения, вам нужно открыть его в Google Таблицах, нажав на опцию Открыть в Google Документах в верхней части экрана. 

Если вы не видите эту опцию, не волнуйтесь. Вы по-прежнему можете открыть файл в Google Таблицах, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Открыть с помощью» -> Google Таблицы.

Теперь вы можете редактировать свой файл, делиться данными и сотрудничать с другими с помощью Гугл Таблиц.

Самое приятное то, что при сохранении этого файла все изменения будут сохранены в исходном файле Excel.

Как преобразовать файл Excel в формат Google Таблиц

Возможно, вы захотите не просто отредактировать файл в Google Таблицах, но и сохранить его в формате Google Таблиц, а не в формате Excel.

В этом случае убедитесь, что ваш файл уже открыт в таблицах Google, выберите «Сохранить как таблицы Google» в меню «Файл».

Теперь у вас будет две копии одного и того же файла — одна в формате Excel, а другая в формате Google Sheets.

Таким образом, даже если вы внесете какие-либо изменения в этот файл Google Таблиц, ваш исходный файл .xls останется без изменений.

Как автоматически конвертировать все будущие загрузки файлов Excel

Вы можете настроить свой Google Диск на автоматическое преобразование последующих загрузок файлов Excel в формат Гугл Таблиц.

Это сэкономит вам много времени, если вам нужно часто использовать файлы Excel в Google Таблицах. Вы можете настроить это следующим образом:

Это преобразует любые файлы Office в формат Google Docs, Sheets или же Slides.

Однако ранее загруженные файлы не будут затронуты этим параметром и будут по-прежнему иметь исходный формат.

Как экспортировать файл таблицы обратно в Excel

Наконец, когда вы закончите работу с файлом Google Таблиц, вы можете захотеть преобразовать его обратно в Excel.

Это тоже довольно просто:

Если ваш файл уже открыт в Google Таблицах:

• Перейти к загрузке файла
• Выберите вариант Microsoft Excel (.xls).

Обратите внимание, что у вас также есть возможность сохранить этот файл в других форматах, таких как PDF, HTML или CSV. Это одна из вещей, которая делает Google Таблицы такими универсальными.

Если вы хотите напрямую преобразовать файл Google Таблиц со своего диска Google:

• Щелкните правой кнопкой мыши значок файла
• Выберите вариант загрузки 

Ваш лист автоматически преобразуется в формат, готовый к работе с Excel, при загрузке.

Проблемы совместимости

Хотя это здорово, что вы можете работать с файлами Excel в Google Таблицах, Excel по-прежнему гораздо более многофункциональный. В Google Таблицах отсутствуют многие функции, и у вас могут возникнуть проблемы с совместимостью при работе с файлом Excel, преобразованным в Google Таблицы.

Google постоянно совершенствуется, а также работает над улучшением функций редактирования в Office.

Но в то же время вы можете столкнуться с некоторыми проблемами совместимости с некоторыми функциями.

Прежде чем закончить обсуждение, вот несколько проблем несовместимости, с которыми вы можете столкнуться при попытке конвертировать файлы Excel в Google Таблицы:

• Если ваш файл защищен паролем, его невозможно будет импортировать в Google Таблицы.
• Google Таблицы не учитывают ссылки в вашем файле Excel на другие книги.
• Google Таблицы не поддерживают PowerPivot, Power Query или другие функции модели данных Excel.
• Если в вашем файле Excel есть макросы, написанные на VBA, они не учитываются в Google Таблицах. Однако вы можете написать свой код в AppScript при работе в Google Таблицах.

Если в вашем файле Excel есть какие-либо из вышеперечисленных элементов, они будут скрыты, потеряны или, что еще хуже, изменены! Поэтому перед преобразованием убедитесь, что вы избавились от перечисленных выше функций.

Зачем использовать Google Таблицы вместо Excel?

Microsoft Excel существует довольно давно и широко используется в компаниях и офисах по всему миру.

Однако после того, как Google выпустил свой аналог, Google Sheets, многим людям понравилась платформа электронных таблиц на основе браузера. Вот почему:

• Хотя установка Microsoft Excel стоит 99 долларов, Google Таблицы доступны в вашем обычном браузере Google совершенно бесплатно (все, что вам нужно, это бесплатная учетная запись Google).
• Excel существует дольше, поэтому многие люди привыкли к его интерфейсу. Google Таблицы во многом вдохновлены Excel, а их пользовательский интерфейс чистый и интуитивно понятный (конечно, с меньшими функциональными возможностями).
• Ваши таблицы Google хранятся на вашем Google Диске, поэтому вы можете получить доступ к своим файлам из любого места с помощью любого браузера. Для его запуска не требуется никакого специального программного обеспечения.
• Таблицы Google позволяют сотрудничать с другими пользователями на одном листе, поэтому вы можете работать со своими товарищами по команде в режиме реального времени и одновременно вносить изменения. Вы даже можете общаться с этими соавторами в режиме реального времени.
• Когда в Google Таблицах появляется новая функция или функциональность, они доступны всем одновременно. Вам не нужно беспокоиться о версиях и обратной совместимости документов с Google Таблицами.
• Когда вы работаете с Google Sheet, ваши файлы автоматически копируются на ваш Google Диск, так что больше никаких проблем.
• Вы можете добавлять код и запускать API с помощью Google Таблиц, что значительно повышает гибкость и функциональность того, как вы используете свои данные.

В этой статье вы увидели, как можно менять форматы между двумя гигантами электронных таблиц Google и Excel.

На данный момент обсуждаемые моменты верны, но, как упоминалось ранее, Google всегда вносит поправки в свои функции.

Надеюсь, вы нашли этот урок полезным!