Группировка в excel что это

Если у вас есть список данных, которые вы хотите сгруппировать и обобщить, вы можете создать структуру из восьми уровней. Каждый внутренний уровень, представленный более высоким числом в символы структуры, отображает детали для предыдущего внешнего уровня, представленного нижним числом в символах контура. Используйте структуру для быстрого отображения суммарных строк или столбцов или для отображения подробных данных для каждой группы. Вы можете создать структуру строк (как показано в примере ниже), структуру столбцов или структуру строк и столбцов.

Данные с трехуровневой структурой

1. Чтобы отобразить строки для уровня, щелкните соответствующий один два три контура.

2.  Уровень 1 содержит сумму продаж по всем строкам с подробными данными.

3.  Уровень 2 содержит сумму продаж по каждому месяцу в каждом регионе.

4. Уровень 3 содержит строки с подробными сведениями , в данном случае — строки с 17 по 20.

5. Чтобы развернуть или свернуть данные в структуре, щелкните символы плюс и минус или нажмите ALT+SHIFT+=, чтобы развернуть, и ALT+SHIFT+-, чтобы свернуть.

  1. Убедитесь, что у каждого столбца данных, которые вы хотите структурировать, есть метка в первой строке (например, Регион), в каждом столбце содержатся одинаковые факты и что в диапазоне, который вы хотите структурировать, нет пустых строк или столбцов.

  2. При этом сгруппленные строки с подробными данными могут иметь соответствующую итоговую строку — итоговую сумму. Чтобы создать их, сделайте следующее:

    • Вставка итоговых строк при помощи команды Промежуточные итоги    

      Используйте команду Итоги для вставки функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными и для автоматического создания многоуровневой структуры. Подробнее об использовании функции «Итоги» читайте в статье Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.

    • Вставка собственных итоговых строк    

      Вставьте собственные итоговые строки с формулами непосредственно под или над каждой группой строк с подробными данными. Например, под (или над) строками данных о продажах за март и апрель используйте функцию СУММ, чтобы подсчитать промежуточные итоговые данные по продажам за эти месяцы. Этот пример показан в таблице далее в этой статье.

  3. По умолчанию Excel ищет итоги в строках, которые они суммируют, но их можно создать над строками с подробными данными. Если вы создали итоги в строках под сведениями, переперейти к следующему шагу (шаг 4). Если вы создали итоговые строки над строками с подробными данными, на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.

    В группе "Структура" нажмите кнопку вызова диалогового окна

    Откроется Параметры диалоговое окно.

    Диалоговое Параметры для структур

    Затем в Параметры диалоговом окне Сводка сберегать строки под данными и нажмите кнопку ОК.

  4. Структурируйте данные. Выполните одно из перечисленных ниже действий.

    Автоматическое структурирование данных

    1. Выберем ячейку в диапазоне ячеек, которые вы хотите контурить.

    2. На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку рядом с пунктом Группировать, а затем выберите пункт Создать структуру.

      Щелкните стрелку под кнопкой "Группировать" и выберите команду "Создать структуру"

    Структурирование данных вручную

    1. Чтобы обозначить внешнюю группу (уровень 1), вы можете выбрать все строки, которые будут содержать внешние строки (например, строки с подробными данными и суммарные строки, если вы их добавили).

      Выбор данных, готовый к созданию внешней группы

      1. Первая строка содержит метки и не выбрана.

      2. Поскольку это внешняя группа, выберем все строки с подытоговами и подробными сведениями.

      3. Не выбирайте общий итог.

    2. На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать. Затем в диалоговом окне Группа нажмите кнопку Строкии нажмите кнопку ОК.

      Совет: Если вы выбрали целые строки, а не только ячейки, Excel группировать по строкам — диалоговое окно Группа даже не открывается.

      Выберите пункт "Строки", а затем нажмите "ОК"

      Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

    3. Или структурируйте внутреннюю вложенную группу — строки с данными для определенного раздела данных.

      Примечание: Если вам не нужно создавать какие-либо внутренние группы, перешагнуть к шагу f ниже.

      Для каждой внутренней вложенной группы выберите строки с подробными данными, соответствующие итоговой строке.

      Данные, выбранные для группировки на уровне 2 в иерархии.

      1. Можно создать несколько групп на каждом внутреннем уровне. Здесь два раздела уже сгруппировали на уровне 2.

      2. Этот раздел выбран и готов к группировке.

      3. Не выбирайте итоговую строку для групп данных.

    4. На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.

      Нажмите кнопку "Группировать" на вкладке "Данные"

      Затем в диалоговом окне Группа нажмите кнопку Строкии нажмите кнопку ОК. Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

      Совет: Если вы выбрали целые строки, а не только ячейки, Excel группировать по строкам — диалоговое окно Группа даже не открывается.

    5. Продолжайте выделение и группировку внутренних строк до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

    6. Чтобы разгруппировать строки, выделите их, а затем на вкладке Данные в группе Структура выберите команду Разгруппировать.

      Вы также можете разгруппировать разделы в структуре, не удаляя весь уровень. Удерживая нажатой кнопку мыши Плюс или Минус для группы, а затем на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Разгруппировать.

      Важно: Если во время разгруппировки структуры подробные данные скрыты, строки с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых строк рядом со скрытыми строками. Затем на вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат ,выберите пункт Скрыть & Открыть и нажмите кнопку Открыть строки.

  1. Убедитесь в том, что в первом столбце каждой строки данных, для которых требуется создать структуру, имеется заголовок, что каждая строка содержит данные одного типа и что в диапазоне данных отсутствуют пустые строки или столбцы.

  2. Вставьте собственные итоговые столбцы с формулами непосредственно справа или слева от каждой группы строк с подробными данными. В таблице, приведенной в шаге 4, показан пример.

    Примечание: Для структурирования данных по столбцам обязательно наличие итоговых столбцов с формулами, которые ссылаются на ячейки в каждом из столбцов с подробными данными этой группы.

  3. Если сводный столбец находится слева от столбцов с подробными данными, на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.

    В группе "Структура" нажмите кнопку вызова диалогового окна

    Откроется Параметры диалоговое окно.

    Диалоговое Параметры для структур

    Затем в Параметры диалоговом окне Сводка, чтобы отбирать столбцы итогов справа от подробных деталей, и нажмите кнопку ОК.

  4. Чтобы структурировать данные, выполните одно из перечисленных ниже действий.

    Автоматическое структурирование данных

    1. Выделите ячейку в диапазоне.

    2. На вкладке Данные в группе Структура щелкните стрелку под пунктом Группировать, а затем выберите Создать структуру.

    Структурирование данных вручную

    1. Чтобы обозначить внешнюю группу (уровень 1), выберем все подчиненные итоги столбцов, а также связанные с ними подробные данные.

      Данные, устроимые в столбцах для группировки

      1. Столбец A содержит метки.

      2. Выберем все столбцы с подробными и подытвами. Обратите внимание, что если не выбрать столбцы целиком, при нажатии кнопки Группировать (на вкладке Данные в группе Структуру) откроется диалоговое окно Группа с запросом на выбор строк или столбцов.

      3. Не выбирайте столбец общего итога.

    2. На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.

      Нажмите кнопку "Группировать" на вкладке "Данные"

      Над группой появится символ контура.

    3. Чтобы обозначить внутреннюю вложенную группу столбцов с подробными данными (уровень 2 или более высокий), вы можете выбрать столбцы с подробными данными, смежные со столбцом, который содержит сводный столбец.

      Данные, сгруппные по столбцам

      1. Можно создать несколько групп на каждом внутреннем уровне. Здесь два раздела уже сгруппировали на уровне 2.

      2. Эти столбцы будут выбраны и готовы к группировке. Обратите внимание, что если не выбрать столбцы целиком, при нажатии кнопки Группировать (на вкладке Данные в группе Структуру) откроется диалоговое окно Группа с запросом на выбор строк или столбцов.

      3. Не выбирайте суммарный столбец для групп данных, которые вы группируете.

    4. На вкладке Данные в группе Структура выберите Группировать.

      Нажмите кнопку "Группировать" на вкладке "Данные"

      Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.

  5. Продолжайте выделение и группировку внутренних столбцов до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры.

  6. Для разгруппировки столбцов выделите необходимые столбцы, а затем на вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку Разгруппировать.

Нажмите кнопку "Разгруппировать" на вкладке "Данные"

Вы также можете разгруппировать разделы в структуре, не удаляя весь уровень. Удерживая нажатой кнопку мыши Плюс или Минус для группы, а затем на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Разгруппировать.

Если во время разгруппировки структуры подробные данные скрыты, столбцы с подробными данными могут также не отображаться. Для отображения данных перетащите указатель через номера видимых столбцов рядом со скрытыми столбцами. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопку Отображение столбцов

  1. Если символы контура один два три, плюси минусне отображаются, перейдите в раздел Файл > Параметры > Дополнительные параметры ,а затем в разделе Показать параметры для этого таблицы, выберите показывать символы контура, если она применяется, и нажмите кнопку ОК.

  2. Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

    • Отображение или скрытие подробных данных для группы    

      Чтобы отобразить подробные данные в группе, нажмите кнопку плюс или нажмите клавиши ALT+SHIFT+=.

    • Чтобы скрыть подробные данные для группы, нажмите кнопку минус или нажмите клавиши ALT+SHIFT+-.

    • Развертывание или свертывание структуры до определенного уровня    

      В один два три символы контура щелкните номер нужного уровня. Подробные данные более низких уровней будут скрыты.

      Например, если в структуре четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень, нажав кнопку три, при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.

    • Отображение или скрытие всех структурированных данных    

      Чтобы показать все подробные данные, щелкните нижний уровень в один два три структуре. Например, если в структуре три уровня, нажмите три.

    • Чтобы скрыть все подробные данные, нажмите один.

Для строк со структурой в Microsoft Excel используются такие стили, как RowLevel_1 и RowLevel_2. Для столбцов со структурой Excel такие стили, как ColLevel_1 и ColLevel_2. В этих стилях используются полужирный шрифт, выделить строки или столбцы итогов в данных в виде полужирного наличения и выделиться наряду с другими текстовыми форматами. Изменяя способ определения каждого из этих стилей, можно применять различные форматы текста и ячеок для настройки внешнего вида контура. Стиль можно применить к структуре как при создании, так и после ее создания.

Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

Автоматическое применение стиля к новым строкам или столбцам итогов    

  1. На вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.

    В группе "Структура" нажмите кнопку вызова диалогового окна

    Откроется Параметры диалоговое окно.

    Диалоговое Параметры для структур

  2. Установите флажок Автоматические стили.

Назначение стиля существующей итоговой строке или столбцу    

  1. Вы выберите ячейки, к которым вы хотите применить стиль.

  2. На вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку запуска диалогового окна.

    В группе "Структура" нажмите кнопку вызова диалогового окна

    Откроется Параметры диалоговое окно.

    Диалоговое Параметры для структур

  3. Выберите автоматические стили и нажмите кнопку Применить стили.

    Параметры диалоговом окне с выбранным стилем "Авто"

Для форматирования структурированных данных также можно применять автоформаты.

  1. Если символы контура один два три, плюси минусне отображаются, перейдите в раздел Файл > Параметры > Дополнительные параметры , а затем в разделе Показать параметры для этого таблицы, выберите показывать символы контура при применении контура.

  2. Используйте символы один два три, минуси плюс , чтобы скрыть подробные данные, которые не нужно копировать.

    Подробную информацию см. в разделе Отображение и скрытие структурированных данных.

  3. Выделите диапазон итоговых строк.

  4. На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти и выделить, а затем выберите команду Перейти.

    Нажмите кнопку "Найти и выделить" и выберите команду "Перейти"

  5. Нажмите кнопку Выделить группу ячеек.

  6. Выберите пункт только видимые ячейки.

  7. Нажмите кнопку ОК, а затем скопируйте данные.

Примечание: При скрытии или удалении структуры удаления данных не происходит.

Скрытие многоуровневой структуры

  • Перейдите в раздел Параметры > файла > Дополнительные параметры, а затем в разделе Показать параметры для этого таблицы, а затем в разделе Показать символы контура при применении контура, если она применена.

Удаление многоуровневой структуры

  1. Выберите лист.

  2. На вкладке Данные в группе Структура щелкните Разгруппировать, а затем выберите пункт Удалить структуру.

    Нажмите кнопку "Разгруппировать" и выберите пункт "Удалить структуру"

    Важно: Если во время удаления многоуровневой структуры подробные данные скрыты, то строки или столбцы с подробными данными могут также не отображаться. Для просмотра данных выделите номера или буквы видимых соседних строк или столбцов соответственно. На вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Формат, выберите пункт Скрыть или отобразить, а затем нажмите кнопку Отобразить строки или кнопку Отображение столбцов.

Рассмотрим ситуацию, когда требуется создать итоговый отчет, содержащий только итоговые данные и диаграмму итогов. Для этого можно выполнить действия, указанные ниже.

  1. Создание сводного отчета

    1. Структурируйте данные.

      Подробнее читайте в разделе Создание многоуровневой структуры из строк или Создание многоуровневой структуры из столбцов.

    2. Чтобы скрыть подробности, щелкните символы структуры один два три, плюси минус , чтобы показать только итоги, как показано в следующем примере структуры строки:

      Структурированный список с отображением только итоговых строк

    3. Подробную информацию см. в разделе Отображение и скрытие структурированных данных.

  2. Диаграмма сводного отчета

    1. Выделите итоговые данные, которые требуется представить в виде диаграммы.

      Например, чтобы отобрать на диаграмме только итоговые диаграммы «Гюмень» и «Егорослав», но не общие итоги, выберем ячейки с A1 по C19, как показано в примере выше.

    2. Нажмите кнопку > диаграммы >рекомендуемые диаграммы , затем перейдите на вкладку Все диаграммы и выберите тип диаграммы.

      Диалоговое окно "Вставка диаграммы"

      Например, если выбран параметр Гограмма с кластером, диаграмма будет выглядеть так:

      Диаграмма на основе промежуточных итогов

      При отображении или скрытии данных в структурированном списке эти изменения отображаются и на диаграмме.

Строки и столбцы в структуре можно сгруппить в Excel в Интернете.

Примечание: Хотя к данным можно добавлять итоги строк или столбцов (с помощью таких функций, как СУММ или ИТОГИ), нельзя применять стили и устанавливать положение для суммарных строк и столбцов в Excel в Интернете.

Создание контура строк или столбцов

Контур строк в Excel Online

Контур столбцов в Excel Online

Контур строк в Excel Online

  1. Первый столбец содержит метки.

  2. Строки с подробными данными и суммарные строки сгруппировали в структуре.

  3. Общий итог не сгруппировали в структуре.

Контур столбцов в Excel Online

  1. Первая строка содержит метки.

  2. Столбцы с подробными данными и итоги сгруппировали в структуре.

  3. Общий итог не сгруппировали в структуре.

  1. Убедитесь, что у каждого столбца (или строки) данных, которые вы хотите структурировать, есть метка в первой строке (или столбце), в каждом столбце (или строке) содержатся одинаковые факты и что в диапазоне нет пустых строк или столбцов.

  2. Выберем данные (включая все итоги строк или столбцов).

  3. На вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Групповая > строки или Столбцы группы.

  4. При желании, если требуется структурная внутренняя вложенная группа, выберем строки или столбцы в диапазоне данных и повторите шаг 3.

  5. Продолжайте выбор и группировку внутренних строк или столбцов, пока не будут созданы все нужные уровни в структуре.

Разгруппировка строк или столбцов

  • Чтобы разгруппировать строки или столбцы, на вкладке Данные в группе Структуру нажмите кнопку Разгруппировать и выберите Разгруппировать строки или Разгруппировать столбцы.

Отображение и скрытие структурированных данных

Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

Отображение или скрытие подробных данных для группы    

  • Чтобы отобразить подробные данные в группе, щелкните ее плюс или нажмите ALT+SHIFT+=.

  • Чтобы скрыть подробные данные для группы, щелкните ее минус или нажмите ALT+SHIFT+-.

Развертывание или свертывание структуры до определенного уровня    

  • В один два три символы контура щелкните номер нужного уровня. Подробные данные более низких уровней будут скрыты.

  • Например, если в структуре четыре уровня, можно скрыть четвертый уровень, нажав кнопку три, при этом оставшиеся три уровня будут отображаться.

Отображение или скрытие всех структурированных данных    

  • Чтобы показать все подробные данные, щелкните нижний уровень в один два три структуре. Например, если в структуре три уровня, нажмите три.

  • Чтобы скрыть все подробные данные, нажмите один.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Группировка и отмена группировки данных в сводной таблице

Get a handle on your data

Grouping rows and columns in Excel lets you collapse and expand sections of a worksheet. This can make large and complex datasets much easier to understand. Views become compact and organized. This article shows you step-by-step how to group and view your data.

Instructions in this article apply to Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; Excel for Microsoft 365, Excel Online and Excel for Mac.

Grouping in Excel

You can create groups by either manually selecting the rows and columns to include, or you can get Excel to automatically detect groups of data. Groups can also be nested inside other groups to create a multi-level hierarchy. Once your data is grouped, you can individually expand and collapse groups, or you can expand and collapse all groups at a given level in the hierarchy.

Groups provide a really useful way to navigate and view large and complex spreadsheets. They make it much easier to focus on the data that’s important. If you need to make sense of complex data you should definitely be using Groups and could also benefit from Power Pivot For Excel.

How to Use Excel to Group Rows Manually

To make Excel group rows, the simplest method is to first select the rows you want to include, then make them into a group.

  1. For the group of rows you want to group, select the first row number and drag down to the last row number to select all the rows in the group.

  2. Select the Data tab > Group > Group Rows, or simply select Group, depending on which version of Excel you’re using.

  3. A thin line will appear to the left of the row numbers, indicating the extent of the grouped rows.

    Select the minus (-) to collapse the group. Small boxes containing the numbers one and two also appear at the top of this region, indicating the worksheet now has two levels in its hierarchy: the groups and the individual rows within the groups.

  4. The rows have been grouped and can now be collapsed and expanded as required. This makes it much easier to focus on just the relevant data.

How to Manually Group Columns in Excel

To make Excel group columns, the steps are almost the same as doing so for rows.

  1. For the group of columns you want to group, select the first column letter and drag right to the last column letter, thereby selecting all the columns in the group.

  2. Select the Data tab > Group > Group Columns, or select Group, depending on which version of Excel you’re using.

  3. A thin line will appear above the column letters. This line indicates the extent of the grouped columns.

    Select the minus (-) to collapse the group. Small boxes containing the numbers one and two also appear at the top of this region, indicating the worksheet now has two levels in its hierarchy for columns, as well as for rows.

  4. The rows have been grouped and can now be collapsed and expanded as required.

How to Make Excel Group Columns and Rows Automatically

While you could repeat the above steps to create each group in your document, Excel can automatically detect groups of data and do it for you. Excel creates groups where formulas reference a continuous range of cells. If your worksheet doesn’t contain any formulas, Excel won’t be able to automatically create groups.

Select the Data tab > Group > Auto Outline and Excel will create the groups for you. In this example, Excel correctly identified each of the groups of rows. Because there’s no annual total for each spending category, it has not automatically grouped the columns.

This option isn’t available in Excel Online, if you’re using Excel Online, you’ll need to create groups manually. 

How to Create a Multi-Level Group Hierarchy in Excel

In the previous example, categories of income and expense were grouped together. It would make sense to also group all of the data for each year. You can do this manually by applying the same steps as you used to create the first level of groups.

  1. Select all of the rows to be included.

  2. Select the Data tab > Group > Group Rows, or select Group, depending on which version of Excel you are using.

  3. Another thin line will appear to the left of the lines representing the existing groups and indicating the extent of the new group of rows. The new group encompasses two of the existing groups and there are now three small numbered boxes at the top of this region, signifying the worksheet now has three levels in its hierarchy.

  4. The spreadsheet now contains two levels of groups, with individual rows within the groups.

How to Automatically Create Multi-Level Hierarchy

Excel uses formulas to detect multi-level groups, just as it uses them to detect individual groups. If a formula references more than one of the other formulas which define groups, this indicates these groups are part of a parent group.

Keeping with the cash flow example, if we add a Gross Profit row to each year, which is simply the income minus the expenses, then this allows Excel to detect that each year is a group and the income and expenses are sub-groups within these. Select the Data tab > Group > Auto Outline to automatically create these multi-level groups.

How to Expand and Collapse Groups

The purpose of creating these groups of rows and/or columns is that it allows regions of the spreadsheet to be hidden, providing a clear overview of the entire spreadsheet.

  1. To collapse all of the rows, select the number 1 box at the top of the region to the left of the row numbers.

  2. Select the number two box to expand the first level of groups and make the second level of groups visible. The individual rows within the second level groups remain hidden.

  3. Select the number three box to expand the second level of groups so the individual rows within these groups also become visible.

    It’s also possible to expand and collapse individual groups. To do so, select the Plus (+) or Minus (-) that appears to mark a group that’s either collapsed or expanded. In this way, groups at different levels in the hierarchy can be viewed as required.

Thanks for letting us know!

Get the Latest Tech News Delivered Every Day

Subscribe

При обработке большого объема данных довольно часто требуется их упорядочивание. Специально для этого в программе Excel предусмотрены различные функции, одной из которых является группировка. С ее помощью, как следует из названия, можно сгруппировать данные, а также, скрыть неактуальную информацию. Давайте разберемся, как это работает.

  • Настраиваем параметры функции

  • Группируем данные по строкам

  • Группируем столбцы

  • Создаем многоуровневую группировку

  • Разгруппировываем данные

  • Заключение

Настраиваем параметры функции

Чтобы в конечном счете получить желаемый результат, для начала следует выполнить настройки самой функции. Для этого выполняем следующие шаги:

  1. Переключившись во вкладку “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся перечне команд – по небольшому значку в виде стрелки, направленной по диагонали вниз.Переход к параметрам функции Группировка в Эксель
  2. На экране отобразится небольшое окошко с параметрами функции. Здесь мы можем настроить отображение итогов. Ставим галочки напротив нужных опций (в т.ч. автоматические стили) и жмем кнопку OK.Настройка параметров функции Группировать в ExcelПримечание: расположение итоговых данных в строках под данными многим кажется неудобным, поэтому данный параметр можно выключить.
  3. Все готово, теперь можем перейти, непосредственно, к самой группировке данных.

Группируем данные по строкам

Для начала давайте рассмотрим, как можно сгруппировать строки:

  1. Вставляем новую строку над или под строками, которые хотим сгруппировать (зависит от того, какой вид расположения итогов по строкам мы выбрали). Как это сделать, читайте в нашей статье – “Как добавить новую строку в Excel“.
  2. В самой левой ячейке добавленной строки пишем название, которое хотим присвоить группе.Имя итоговой ячейки для группировки данных в Эксель
  3. Любым удобным способом, например, с помощью зажатой левой кнопки мыши производим выделение ячеек строк (кроме итоговой), которые требуется сгруппировать. Во вкладке “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся списке выбираем функцию “Группировать”. Щелкнуть нужно именно по значку команды, а не по ее названию. Группировка выделенных строк в ЭксельЕсли же нажать на последнее (со стрелкой вниз), откроется еще одно подменю, в котором следует нажать на одноименную кнопку.Группировка выделенных строк в Excel
  4. В появившемся окошке отмечаем пункт “строки” (должен быть выбран по умолчанию) и подтверждаем действие нажатием OK.Группировка строк в ЭксельПримечание: Если вместо ячеек выделить все строки целиком на вертикальной панели координат, а затем применить группировку, то промежуточного окна с выбором строки или столбца не будет, так как программа сразу понимает, что именно ей необходимо сделать.Группировка выделенных строк в Эксель
  5. Группа создана, о чем свидетельствуют появившаяся на панели координат полоска со знаком “минус”. Это означает, что сгруппированные данные раскрыты. Чтобы их скрыть, нажимам по минусу или кнопке с цифрой “1” (самый верхний уровень группировки).Сгруппированные строки в Эксель
  6. Теперь строки скрыты. Чтобы их обратно раскрыть, нажимаем по значку “плюса”, который появился вместо “минуса” (или по кнопке “2”).Скрытые сгруппированные строки в Excel

Группируем столбцы

Чтобы сгруппировать столбцы, придерживаемся примерно такого же алгоритма действий, описанного выше:

  1. Вставляем столбец справа или слева от группируемых – зависит от выбранного параметра в настройках функции. Подробнее о том, как это сделать, читайте в нашей статье – “Как вставить столбец в таблицу Эксель“.
  2. Пишем название в самой верхней ячейке нового столбца.Имя итоговой ячейки при группировке столбцов в Эксель
  3. Выделяем ячейки группируемых столбцов (за исключением добавленного) и применяем функцию группировки.Группировка выделенных столбцов в Эксель
  4. Ставим отметку напротив варианта “столбцы” и кликам OK.Группировка столбцов в ЭксельПримечание: как и в случае с группировкой строк, при выделении столбцов целиком на горизонтальной панели координат, группировка данных будет выполнена сразу, минуя промежуточное окно с выбором элементов.Группировка выделенных столбцов в Excel
  5. Задача успешно выполнена. Сгруппированные столбцы в Эксель

Создаем многоуровневую группировку

Возможности программы позволяют выполнять как одноуровневые, так и многоуровневые группировки. Вот как это делается:

  1. В раскрытом состоянии главной группы, внутри которой планируется создать еще одну, выполняем действия, рассмотренные в разделах выше в зависимости от того, с чем мы работаем – со строками или столбцами.Создание многоуровневой группировки в Эксель
  2. Таким образом, мы получили многоуровневую группировку.Многоуровневая группировка в Excel

Разгруппировываем данные

Когда ранее выполненная группировка столбцов или строк больше не нужна или требуется выполнить ее иначе, можно воспользоваться обратной функцией – “Разгруппировать”:

  1. Производим выделение сгруппированных элементов, после чего все в той же вкладке “Данные” в группе инструментов “Структура” выбираем команду “Разгруппировать”. Жмем именно по значку, а не по названию.Разгруппировка в Эксель
  2. В открывшемся окне ставим отметку напротив требуемого пункта (в нашем случае – “строки”) и нажимаем OK.Разгруппировка в Excel Примечание: в случае многоуровневой группировки или наличия нескольких групп данных, каждую из них необходимо расформировать отдельно.
  3. Вот и все, что требовалось сделать.Разгруппированная таблица Эксель

Заключение

Группировка данных выполняется в несколько кликов и не требует особых навыков в работе с программой, однако, данный прием позволяет существенно сэкономить время, когда приходится иметь дело с большим объемом информации. Это делает функцию одной из самых полезных и незаменимых в Excel.

Содержание

  • Настройка группировки
  • Группировка по строкам
  • Группировка по столбцам
  • Создание вложенных групп
  • Разгруппирование
  • Вопросы и ответы

Группирование в Microsoft Excel

При работе с таблицами, в которые входит большое количество строк или столбцов, актуальным становится вопрос структурирования данных. В Экселе этого можно достичь путем использования группировки соответствующих элементов. Этот инструмент позволяет не только удобно структурировать данные, но и временно спрятать ненужные элементы, что позволяет сконцентрировать своё внимания на других частях таблицы. Давайте выясним, как произвести группировку в Экселе.

Настройка группировки

Прежде чем перейти к группировке строк или столбцов, нужно настроить этот инструмент так, чтобы конечный результат был близок к ожиданиям пользователя.

  1. Переходим во вкладку «Данные».
  2. Переход во вкладку Данные в Microsoft Excel

  3. В нижнем левом углу блока инструментов «Структура» на ленте расположена маленькая наклонная стрелочка. Кликаем по ней.
  4. Переход в настройки структуры в Microsoft Excel

  5. Открывается окно настройки группировки. Как видим по умолчанию установлено, что итоги и наименования по столбцам располагаются справа от них, а по строкам – внизу. Многих пользователей это не устраивает, так как удобнее, когда наименование размещается сверху. Для этого нужно снять галочку с соответствующего пункта. В общем, каждый пользователь может настроить данные параметры под себя. Кроме того, тут же можно включить автоматические стили, установив галочку около данного наименования. После того, как настройки выставлены, кликаем по кнопке «OK».

Настройка группировки в Microsoft Excel

На этом настройка параметров группировки в Эксель завершена.

Группировка по строкам

Выполним группировку данных по строкам.

  1. Добавляем строчку над группой столбцов или под ней, в зависимости от того, как планируем выводить наименование и итоги. В новой ячейке вводим произвольное наименование группы, подходящее к ней по контексту.
  2. Добавление итоговой ячейки в Microsoft Excel

  3. Выделяем строки, которые нужно сгруппировать, кроме итоговой строки. Переходим во вкладку «Данные».
  4. Перемещение во вкладку Данные в Microsoft Excel

  5. На ленте в блоке инструментов «Структура» кликаем по кнопке «Группировать».
  6. Переход к группировке в Microsoft Excel

  7. Открывается небольшое окно, в котором нужно дать ответ, что мы хотим сгруппировать – строки или столбцы. Ставим переключатель в позицию «Строки» и жмем на кнопку «OK».

Установка группировки строк в Microsoft Excel

На этом создание группы завершено. Для того, чтобы свернуть её достаточно нажать на знак «минус».

Сворачивание строк в Microsoft Excel

Чтобы заново развернуть группу, нужно нажать на знак «плюс».

Lumpics.ru

Разварачивание строк в Microsoft Excel

Группировка по столбцам

Аналогичным образом проводится и группировка по столбцам.

  1. Справа или слева от группируемых данных добавляем новый столбец и указываем в нём соответствующее наименование группы.
  2. Добавление столбца в Microsoft Excel

  3. Выделяем ячейки в столбцах, которые собираемся сгруппировать, кроме столбца с наименованием. Кликаем на кнопку «Группировать».
  4. Переход к группировке столбцов в Microsoft Excel

  5. В открывшемся окошке на этот раз ставим переключатель в позицию «Столбцы». Жмем на кнопку «OK».

Группирование столбцов в Microsoft Excel

Группа готова. Аналогично, как и при группировании столбцов, её можно сворачивать и разворачивать, нажимая на знаки «минус» и «плюс» соответственно.

Создание вложенных групп

В Эксель можно создавать не только группы первого порядка, но и вложенные. Для этого, нужно в развернутом состоянии материнской группы выделить в ней определенные ячейки, которые вы собираетесь сгруппировать отдельно. Затем следует провести одну из тех процедур, какие были описаны выше, в зависимости от того, со столбцами вы работаете или со строками.

Создание вложенной группы в Microsoft Excel

После этого вложенная группа будет готова. Можно создавать неограниченное количество подобных вложений. Навигацию между ними легко проводить, перемещаясь по цифрам, расположенным слева или сверху листа в зависимости от того, что сгруппировано строки или столбцы.

Навигация по группам в Microsoft Excel

Разгруппирование

Если вы хотите переформатировать или просто удалить группу, то её нужно будет разгруппировать.

  1. Выделяем ячейки столбцов или строк, которые подлежат разгруппированию. Жмем на кнопку «Разгруппировать», расположенную на ленте в блоке настроек «Структура».
  2. Разгруппирование в Microsoft Excel

  3. В появившемся окошке выбираем, что именно нам нужно разъединить: строки или столбцы. После этого, жмем на кнопку «OK».

Разгруппирование строк в Microsoft Excel

Теперь выделенные группы будут расформированы, а структура листа примет свой первоначальный вид.

Как видим, создать группу столбцов или строк довольно просто. В то же время, после проведения данной процедуры пользователь может значительно облегчить себе работу с таблицей, особенно если она сильно большая. В этом случае также может помочь создание вложенных групп. Провести разгруппирование так же просто, как и сгруппировать данные.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Сейчас век информации. Количество данных, которые людям приходится обрабатывать каждый день, растет все больше и больше. Это касается всех возможных сфер жизни, в том числе, и работы. Сейчас все больше областей человеческой деятельности, в которых остро встает необходимость умения быстро обрабатывать большие объемы информации.

Одна из функций Excel, которая позволяет реализовать это – группировка. Дело в том, что структурирование информации помогает работать не со всеми доступными данными, а лишь с маленькими частями. Если упаковать однотипную информацию в один блок, то и компьютеру проще, и самому человеку. Почти нет сферы, в которой не было бы востребовано структурирование информации:

  1. Обработка данных о продажах. На склады регулярно поступают огромные партии самых разнообразных товаров, имеющих различную стоимость, вес, поставщика, наименование и так далее. Структурирование данных позволяет легче ориентироваться во всем этом массиве информации.
  2. Учеба. Качество образования и самообразования тесно связано с тем, насколько хорошо структурирована информация. Следовательно, если правильно сгруппировать данные одного типа рядом, будет проще в выполнении не только практических задач, связанных со статистикой, например, но и с выполнением теоретических заданий, организовывать выполнение домашних заданий и так далее.
  3. Бухгалтерский отчет. Бухгалтерам регулярно приходится иметь дело с цифрами, каждая из которых имеет связи с другими числами. И чтобы было удобнее работать с большим количеством связанных друг с другом значений и информации другого типа, очень удобно использовать группировку данных.

Также функция группировки данных позволяет скрыть устаревшую информацию. Давайте разберемся, как она работает и как ее можно использовать.

Содержание

  1. Как настроить параметры функции
  2. Как сгруппировать данные по строкам
  3. Как произвести группировку столбцов
  4. Как сделать многоуровневую группировку
  5. Инструкция по разгруппировке данных
  6. Как разгруппировать листы
  7. Как разгруппировать данные, сгруппированные вручную
  8. Как разгруппировать данные, сгруппированные автоматически

Как настроить параметры функции

Для работы с группировкой данных необходимо ее сначала настроить. Для этого нужно перейти на вкладку «Данные» и там найти опцию «Структура». Далее появится всплывающая панель, в которой нужно найти кнопку в правом нижнем углу.

Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото

После этого появится окно, в котором нужно выставить подходящие флажки и нажать клавишу ОК. Эти настройки регулируют, каким образом данные будут отображаться.

Важно: на практике многим людям кажется довольно неудобным отображение итогов под данными. Поэтому можно эту галочку не ставить. Также рекомендуется поставить флажок «Автоматические стили».

Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото

После выполнения этих действий можно непосредственно начать группировать информацию.

Как сгруппировать данные по строкам

Теперь давайте разберемся, что нужно делать для группировки строк, на практике.

  1. Создать новую строку над или под теми, которые мы хотим группировать. Здесь все зависит от того, какой способ отображения итогов был выбран на предыдущем этапе.
  2. Следующий шаг – создание названия таблицы в левой верхней ячейке добавленной строки. Это будет название группы, в которую будут объединяться ячейки, общие по определенному признаку. Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото
  3. Выделить все ячейки в области под новосозданной строкой или над ней (в зависимости от того, что мы сделали на первом этапе). После этого ищем кнопку «Структура» на вкладке с данными и там находим опцию «Группировать». Важно при этом не нажимать на стрелочку или название команды во всплывающей панели, а именно по значку. Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото

Если все же нажать на стрелку вниз, то появится дополнительное меню, в котором можно выбрать или функцию группировки, или создать структуру. Нас интересует в первую очередь группировка на данном этапе.

Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото

После этого выбираем главный признак, по которому будет осуществляться группировка. Это могут быть строки или столбцы. Если ничего не менять, то по умолчанию выбран именно первый пункт. После того, как мы убедились в том, что настройки выставлены так, как надо нам, нужно подтвердить свои действия путем нажатия клавиши ОК. Поскольку мы группируем по строкам, то нам и не нужно ничего менять, просто надо перепроверить еще раз.

Важно: если перед тем, как начинать группировать объекты, выделить не ячейку, а целые столбцы или строки на координатной панели, то тогда этого диалогового окна не появится. Программа самостоятельно поймет, что нужно делать.

Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото

О том, что строки были сгруппированы, мы можем понять по знаку «минус» на координатной панели. Это нам говорит о том, что данные были раскрыты. Теперь мы можем их скрыть, нажав на этот значок или кликнув по клавише 1 чуть выше (он обозначает степень группировки).

Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото

Видим, что строки оказались скрытыми, а знак минуса поменялся на плюс. Чтобы раскрыть нужную строку, можно нажать на него, и тогда программа это сделает самостоятельно. Если нужно раскрыть все строки, то нужно нажать на кнопку «2», которая находится сверху координатной панели в этом случае.

Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото

Как произвести группировку столбцов

Для группировки столбцов алгоритм действий приблизительно такой же:

  1. В зависимости от того, какие параметры мы выбрали в настройках, нам нужно вставить новый столбец слева или справа от той области, которая будет группироваться.
  2. Записываем в самой верхней ячейке появившегося столбца название группы.Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото
  3. Выделяем все столбцы, которые нам нужно сгруппировать (только оставить тот, который мы добавили на первом этапе), после чего нажать на кнопку «Группировать» аналогично описанному выше алгоритму.Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото
  4. Теперь нам нужно в маленьком окошке нажать по пункту «Столбцы» и кликнуть по клавише «ОК».Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото
  5. Успех.

Примечание. Точно так же, как при группировке строк, если мы выделяем столбцы целиком на горизонтальной координатной панели, у нас не появляется маленького диалогового окошка.

Как сделать многоуровневую группировку

Excel – функциональная программа, но на одноуровневой группировке, как описано в примерах выше, ее возможности не заканчиваются. Есть еще и возможность группировать ячейки по нескольким уровням. Это делается следующим образом:

  1. Для начала создается главная группа описанным выше способом. К ней затем будут добавляться подгруппы.
  2. После этого убеждаемся в том, что главная группа раскрыта. В ней также выполняем действия, описанные выше. Конкретные действия зависят от того, человек работает со строками или колонками. Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото
  3. В результате, можно создавать группы нескольких уровней.Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото

Инструкция по разгруппировке данных

Может появиться ситуация, когда ранее созданная группа или подгруппа больше не нужна. Для этого существует отдельная функция – «Разгруппировать». Чтобы ее реализовать, нужно выполнить следующие шаги:

  1. Выделяем элементы, входящие в состав группы.
  2. Открываем вкладку «Данные».
  3. Находим там группу «Структура», открываем ее с помощью стрелочки внизу.
  4. Там нажимаем на кнопку «Разгруппировать». Очень важно нажать именно по значку, а не надписи.

Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото

Далее мы выбираем, что именно мы хотим разгруппировывать. Выбираем тот пункт, которыый подходит в зависимости от того, что мы ранее группировали. После выполенния действия нажимаем клавишу ОК.

Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото

Внимание! Если до этого делалась многоуровневая группировка или создавалось несколько разных групп, то их реформирование должно осуществляться по отдельности.

Вот мы и получаем такой результат. Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото

Это общий алгоритм разгруппировки ячеек, но как и в любом деле, есть множество нюансов. Давайте их рассмотрим более подробно.

Как разгруппировать листы

Может время от времени быть необходимым осуществлять разгруппировку листов. Для этого необходимо выполнить такую последовательность действий:

  1. Для начала находим те листы, которые были сгруппированы. Если листы были заблаговременно сгруппированы, они будут отображаться одинаковым цветом или же название будет выделяться жирным шрифтом.
  2. После этого нужно нажать правой кнопке мыши по одному из листов из группы, после чего в контекстном меню нажать на кнопку «Разгруппировать листы». Теперь они будут разгруппированы, и все изменения в них будут вноситься независимо от остальных.Группировка и разгруппировка данных в Excel. Пошаговая инструкция с фото

Еще один способ разгруппировки листов – с использованием клавиши Shift и дальнейшего нажатия по активному листу в группе, которую нужно расформировать. То есть, необходимо определить группу, разгруппировка которой требуется, после чего нажать на одну из вкладок, а потом кликнуть по ней с зажатой клавишей Shift.

После того, как изменения были внесены, можно теперь и сгруппировать часть листов. Для этого нужно нажать на клавишу Ctrl или Cmd (первая – для компьютеров под управлением Windows, а вторая – для техники Apple), и с зажатой кнопкой попеременно щелкнуть по тем листам, которые нужно объединить в группу. После этого программа сделает все за пользователя.

Как разгруппировать данные, сгруппированные вручную

Перед тем, как осуществлять разгруппировку ячеек, нужно сначала понять, каким образом они были сгруппированы: вручную или автоматически. Ручной группировкой считается способ, описанный выше. Автоматическая генерация групп – это когда с помощью определенных функций они создаются. Например, после генерации промежуточных итогов. О том, что была использована эта возможность, можно понять по строке «Промежуточные итоги».

Если данные были сгруппированы через одноименную функцию Excel, то для того, чтобы ее расформировать, необходимо убедиться в том, что группа развернута. Если нет, то нужно нажать на кнопку + на боковой панели слева. О том, что группа развернута, мы можем судить по кнопке – там же. Когда мы разворачиваем группу, то начинаем видеть как скрытые строки, так и группы. После этого с помощью клавиатуры или левой клавиши мыши выделяем все ячейки, состоящие в группе, а дальше – по описанному выше алгоритму.

Мало кто знает, что есть еще один способ разгруппировки ячеек, сгруппированных вручную – использование горячих клавиш.

Для этого необходимо сначала выделить те столбцы, которые были сгруппированы, после чего нажать клавиши Alt + Shift + стрелка влево. Если работа осуществляется в компьютере, управляемым под Mac OS, то нужно воспользоваться комбинацией клавиш Command + Shift + J.

Как разгруппировать данные, сгруппированные автоматически

Если в результате проверки, которая была проведена в предыдущем пункте, оказалось, что данные были сгруппированы автоматически, то все несколько сложнее, поскольку стандартная функция разгруппировки не сработает в этом случае. Действия зависят от того, что именно осуществило группировку данных. Если это функция «Промежуточные итоги», то последовательность действий следующая:

  1. Открываем ту же вкладку с данными на главной панели (или ленте, как ее еще очень часто называют).
  2. После того, как мы нажмем на кнопку «Промежуточные итоги» (а именно это нам и нужно сделать в качестве второго шага) у нас появится окно. Сама кнопка находится в том же разделе – Структура. После этого появится окно, в котором нам нужно нажать на кнопку «Удалить все». Ее можно найти в левом нижнем углу окна или в другом месте (в зависимости от версии офиса и конкретной программы, в которой осуществляется работа с электронными таблицами).

Внимание! Этот способ удаляет не только группу, но и промежуточные итоги. Поэтому если вам нужно оставить их, лучше скопировать элементы группы на другой лист и пользоваться ими в качестве несгруппированных.

Настоятельная рекомендация для любых операций с таблицей по группировке или разгруппировке данных. Перед тем, как это сделать, нужно сделать копию исходной таблицы. В таком случае можно восстановить исходный вид документа, если что-то пойдет не по плану.

Таким образом, Excel обладает очень широким функционалом для структурирования данных. Конечно, он не сможет все сделать за человека, но позволяет более удобно организовать работу со структурированными данными. Все остальное должен будет сделать человек. Тем не менее, это очень функциональный инструмент, который будет очень полезным для тех, кому приходится работать с огромными количествами числовой и текстовой информации.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Группировка строк в excel чтобы плюсик был сверху
  • Группировка в excel сочетание клавиш
  • Группировка строк в excel сверху вниз
  • Группировка строк в excel автоматически
  • Группировка строк в excel power query