Группировка по месяцам сводных таблиц в excel

Группировка в сводных таблицах

После создания сводной таблицы иногда бывает удобно и полезно сгруппировать данные в интересующем нас диапазоне и с нужным шагом. При группировке возможны несколько вариантов. Рассмотрим для затравки вот такую таблицу в качестве источника данных:

Одна строка в этой базе данных — одна продажа, т.е. полностью описывает одну сделку (что, когда и по какой цене).

Пример 1. Группировка чисел

Необходимо построить отчет, из которого было бы понятно — на каких именно товарах (дешевых или дорогих) мы делаем основной оборот. Для начала строим обычную сводную таблицу, поместив в область строк поле Цена, в область данных — Сумма заказа:

Теперь щелкаем правой кнопкой мыши по цене (область строк) и выбираем из контекстного меню команду Группировать (Group). В Excel 2000-2003 эта команда находится в разделе Группа и структура (Group and Show Detail) контекстного меню:

В итоге появится наш основной инструмент — диалоговое окно группировки данных в сводной таблице:

В окне можно задать начальное и конечное значение интересующего нас интервала и шаг изменения. Особое внимание хочу обратить на флажки слева от слов «начиная с» и «по» — эти флажки относятся к слову «Авто» и означают, что Excel будет сам выбирать интервал (дизайнеру окна напинать бы за такой user-friendly интерфейс сами знаете что). Для определенности введем начальное значение равное нулю, конечное 270 (самый дорогой наш товар стоит 263,5$) и зададим шаг 30, т.е. окно должно выглядеть так:

После нажатия на ОК Excel сгруппирует товары с ценами в заданном интервале и посчитает суммарную выручку по каждому интервалу:

Теперь ясно видно, что (в данном примере) наибольшую выручку нам дают товары с ценой до 60 долларов. «Хочешь быть богатым — работай для бедных!» как говорил Рональд Макдональд.

Пример 2. Группировка дат

Необходимо подсчитать суммарную выручку за каждый месяц (квартал) 2006 года, используя данные из нашей исходной таблицы.

Строим простую сводную, поместив Дату заказа в область строк, а Стоимость заказа в область данных:

Даты в сводной таблице получаются по умолчанию с тем же шагом, что и был в исходной, т.е. с шагом в один день. Щелкаем по любой дате правой кнопкой мыши и выбираем команду Группировать (Group). В появившемся окне группировки задаем следующие параметры:

После нажатия на ОК Excel сгруппирует даты с шагом месяцы и кварталы и мы получим вот такой красивый отчет:

Пример 3. Произвольная группировка

На самом деле группировать в сводных таблицах можно практически все, а не только числа или текст, как это может показаться после двух предыдущих примеров. Группировка может быть совершенно произвольной и производиться даже с текстовыми данными. Если выделить в сводной таблице несколько значений в области строк или столбцов и щелкнуть по ним правой кнопкой мыши, то можно воспользоваться командой группировки также, как и в предыдущих примерах:

… и сгруппировать товары (предварительно перетащив их мышью в сводной таблице в соседние строки) в одну кучку:

Созданной группе можно легко присвоить любое имя, просто введя его с клавиатуры:

Ссылки по теме

• Что такое сводные таблицы, как их создавать
• Настройка вычислений в сводных таблицах
• Построение сводной по нескольким диапазонам данных с разных листов
• Независимая группировка сводных таблиц

Одна из наиболее полезных функций сводных таблиц — возможность комбинировать элементы в группах. Группировка элементов проста: выделите их и выполните команду Работа со сводными таблицами ► Параметры ► Группировать ► Группа по выделенному.

Но вы можете сделать еще один шаг вперед. Если поле содержит даты, Excel способен создавать группы автоматически. Многие пользователи упускают эту полезную функцию. На рис. 171.1 показана часть таблицы, в которой есть два столбца с данными: Дата и Продажи. Полностью таблица содержит 93156 строк и охватывает период с 8 июля 2006 года по 8 августа 2009 года. Цель состоит в том, чтобы объединить информацию о продажах по месяцам.

На рис. 171.2 вы можете видеть часть сводной таблицы (в столбцах D:E), созданную на основе данных. Неудивительно, что она выглядит так же, как и входные данные, поскольку даты не были сгруппированы. Для группировки элементов по месяцам щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке в столбце Дата сводной таблицы и выберите в контекстном меню пункт Группировать. Вы увидите окно Группирование, показанное на рис. 171.3. В списке выберите Месяцы и Годы и убедитесь, что начальная и конечная даты являются правильными. Нажмите кнопку ОК. Элементы Дата в сводной таблицы группируются по годам и по месяцам (как показано на рис. 171.4).

Если вы выберете только Месяцы в окне Группирование, будут объединены месяцы ИЗ разных лет. Например, элемент июнь отобразит продажи за 2008 и 2009 годы. Обратите внимание на то, что окно Группирование содержит и другие элементы, основанные на времени. Например, можно сгруппировать данные по кварталам (рис. 171.5).

Возможность быстро группировать даты в сводных таблицах Excel может быть весьма полезной.

Он помогает анализировать данные, получая различные представления по датам, неделям, месяцам, кварталам и годам.

Например, если у вас есть данные кредитной карты, вы можете захотеть сгруппировать их по-разному (например, по месяцам, кварталам или годам).

Точно так же, если у вас есть данные колл-центра, вы можете сгруппировать их по минутам или часам.

Посмотреть видео — Группировка дат в сводных таблицах (группировка по месяцам / годам)

Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже:

В нем есть данные о продажах по дате, магазинам и регионам (восток, запад, север и юг). Данные охватывают более 300 строк и 4 столбца.

Вот простая сводка сводной таблицы, созданная с использованием этих данных:

В этой сводной таблице приведены данные о продажах по датам, но она не совсем полезна, поскольку в ней показаны все более 300 дат. В таком случае было бы лучше сгруппировать даты по годам, кварталам и / или месяцам.

Загрузите данные и следуйте инструкциям.

Группировка по годам в сводной таблице

В приведенном выше наборе данных указаны даты за два года (2014 и 2015 годы).

Вот шаги, чтобы сгруппировать эти даты по годам:

Это резюмирует сводную таблицу по годам.

Такое суммирование по годам может быть полезно, когда у вас больше лет. В этом случае было бы лучше иметь квартальные или ежемесячные данные.

Группировка по кварталам в сводной таблице

В приведенном выше наборе данных имеет смысл перейти к кварталам или месяцам, чтобы лучше понять продажи.

Вот как вы можете сгруппировать их по кварталам:

Это подытожит сводную таблицу по кварталам.

Проблема с этой сводной таблицей заключается в том, что она объединяет квартальную стоимость продаж за 2014 и 2015 годы. Следовательно, для каждого квартала стоимость продаж представляет собой сумму значений продаж в 1 квартале 2014 и 2015 годов.

В реальной жизни вы, скорее всего, будете анализировать эти кварталы для каждого года отдельно. Сделать это:

Это суммирует данные по годам, а затем по годам по кварталам. Что-то вроде того, что показано ниже:

Примечание. Я использую макет табличной формы на снимке выше.

Когда вы группируете даты более чем по одной временной группе, происходит кое-что интересное. Если вы посмотрите на список полей, вы заметите, что новое поле было добавлено автоматически. В данном случае это годы.

Обратите внимание, что это новое появившееся поле не является частью источника данных. Это поле было создано в сводном кэше для быстрой группировки и суммирования данных. Когда вы разгруппируете данные, это поле исчезнет.

Преимущество этого нового поля заключается в том, что теперь вы можете анализировать данные, используя кварталы в строках и годы в столбцах, как показано ниже:

Все, что вам нужно сделать, это перетащить поле «Год» из области «Строка» в область «Столбцы».

Группировка по месяцам в сводной таблице

Подобно тому, как мы сгруппировали данные по кварталам, мы также можем сделать это по месяцам.

Опять же, для группировки данных рекомендуется использовать и Год, и Месяц, а не использовать только месяцы (если у вас нет данных только за один год или меньше).

Вот как это сделать:

• Выберите любую ячейку в столбце «Дата» сводной таблицы.
• Перейдите в Инструменты сводной таблицы -> Анализировать -> Группа -> Выбор группы.
• В диалоговом окне «Группировка» выберите «Месяцы» и «Годы». Вы можете выбрать более одного варианта, просто щелкнув его.
• Щелкните ОК.

Это сгруппирует поле даты и суммирует данные, как показано ниже:

Опять же, это приведет к добавлению нового поля Годы в поля сводной таблицы. Вы можете просто перетащить поле лет в область столбцов, чтобы получить годы в столбцах, а месяцы — в строках. Вы получите что-то, как показано ниже:

Группировка по неделям в сводной таблице

При анализе таких данных, как продажи в магазинах или посещаемость веб-сайтов, имеет смысл анализировать их еженедельно.

При работе с датами в сводных таблицах группировка дат по неделям немного отличается от группировки по месяцам, кварталам или годам.

Вот как можно группировать даты по неделям:

• Выберите любую ячейку в столбце «Дата» сводной таблицы.
• Перейдите в Инструменты сводной таблицы -> Анализировать -> Группа -> Выбор группы.
• В диалоговом окне «Группировка» выберите «Дни» и отмените выбор любых других выбранных опций. Как только вы это сделаете, вы заметите, что становится доступной опция «Количество дней» (внизу справа).
  • Встроенной возможности группировки по неделям нет. Вам нужно сгруппировать по дням и указать количество дней, которые будут использоваться при группировке.
  • Обратите внимание, что для того, чтобы это работало, вам нужно выбрать параметр «Только дни».
• В поле «Количество дней» введите 7 (или используйте вращающуюся кнопку, чтобы внести изменения).
• Если вы нажмете ОК в этот момент, ваши данные будут сгруппированы по неделям, начиная с 4 января 2014 г., то есть субботы. Таким образом, группировка будет с субботы по пятницу каждую неделю. Чтобы изменить эту группировку и начать неделю с понедельника, вам необходимо изменить дату начала (по умолчанию она выбирает дату начала из исходных данных).
  • В таком случае вы можете начать дату 30 декабря 2013 г. или 6 января 2014 г. (оба понедельника).
• Щелкните ОК.

Это сгруппирует даты по неделям, как показано ниже:

Точно так же вы можете группировать даты, указав любое другое количество дней. Например, вместо еженедельных дат можно группировать даты с интервалом в две недели.

Примечание:

• Когда вы группируете даты с помощью этого метода, вы не можете сгруппировать их с помощью каких-либо других параметров (например, месяцев, кварталов или лет).
• Вычисляемое поле / элемент не будет работать при группировке с использованием дней.

Группировка по секундам / часам / минутам в сводной таблице

Если вы работаете с большими объемами данных (например, данными колл-центра), вы можете сгруппировать их по секундам, минутам или часам.

Вы можете использовать тот же процесс для группировки данных по секундам, минутам или часам.

Предположим, у вас есть данные колл-центра, как показано ниже:

В приведенных выше данных дата записывается вместе со временем. В этом случае для менеджера центра обработки вызовов имеет смысл проанализировать, как номера разрешения вызовов меняются за час.

Вот как сгруппировать дни по часам:

Это сгруппирует данные по часам, и вы получите что-то, как показано ниже:

Вы можете видеть, что метки строк здесь — 09, 10 и так далее… которые являются часами в сутках. 09 означает 9 утра, а 18 — 6 вечера. Используя эту сводную таблицу, вы можете легко определить, что большинство вызовов разрешается в течение 1-2 часов дня.

Точно так же вы можете сгруппировать даты по секундам и минутам.

Как разгруппировать даты в сводной таблице в Excel

Чтобы разгруппировать даты в сводных таблицах:

• Выберите любую ячейку в ячейках даты в сводной таблице.
• Перейдите в Инструменты сводной таблицы -> Анализировать -> Группировать -> Разгруппировать.

Это мгновенно разгруппировало бы любую сделанную вами группировку.

Загрузите файл примера.

Другие учебные пособия по сводным таблицам, которые могут вам понравиться:

• Создание сводной таблицы в Excel — пошаговое руководство.
• Подготовка исходных данных для сводной таблицы.
• Как сгруппировать числа в сводной таблице в Excel.
• Как фильтровать данные в сводной таблице в Excel.
• Как применить условное форматирование к сводной таблице в Excel.
• Как обновить сводную таблицу в Excel.
• Как добавить и использовать вычисляемое поле сводной таблицы Excel.
• Использование срезов в сводной таблице Excel.
• Как заменить пустые ячейки нулями в сводных таблицах Excel.
• Подсчет различных значений в сводной таблице

In the Pivot data table, data can be grouped based on Dates, Numbers, and Text values. In case of dates, we can group dates by months or year, months by years, etc. For numbers, we can group numbers in a particular range band together. For text values, we need to group manually otherwise it will throw an error. 

Group dates by month or year:

Follow the below steps to group dates by month or year in Excel:

Step 1: Create a Pivot Table.

Step 2: Right-Click a value and select a group.

Step 3: In the dialog box, under by select the time period. 

Step 4: Click OK. The Pivot data table is grouped based on Month and Date.

Group Data by text values:

It is not possible to group textual data using the above method in Excel. It will throw an error if we try to do so. So, we have to select data manually which we want to group, and then group it. 

Step 1: Create a Pivot Table.

Step 2: Select the data cells manually you want to group by pressing the ctrl key while selecting.

Step 3: Right Click and select the Group option.

Step 4: The selected values are grouped and are present under Group1.

Step 5: You can rename the group by anything you want. 

Group data by numbers:

Follow the below steps group data by numbers:

Step 1: Create a Pivot Table..

Step 2: Right-click on a cell and select group.

Step 3: In the dialog box, under by select the interval of groups. 

Step 4: Click OK, Pivot table data is grouped in intervals of 5. 

So, these are the steps to group pivot table data.