Группировка данных excel промежуточные итоги

В руководстве объясняется, как использовать инструмент промежуточных итогов Excel для автоматического суммирования, подсчета или усреднения различных групп ячеек. Вы также узнаете, как отображать или скрывать детали промежуточных итогов, копировать только строки промежуточных итогов и как быстро их удалять.

Таблицы с большим количеством данных часто могут выглядеть громоздкими и сложными для понимания и анализа. К счастью, Microsoft Excel предоставляет мощную функцию промежуточных итогов, которая позволяет быстро суммировать различные группы данных и создавать структуру в ваших таблицах. 

И вот о чем мы будем говорить:

Что такое промежуточный итог в Excel?

Это сумма группы чисел, которая затем добавляется к другой аналогичной группе, чтобы получить общий итог.

В Microsoft Excel функция промежуточных итогов не ограничивается только суммированием подмножеств значений в наборе данных. Это позволяет вам группировать и суммировать ваши данные, используя СУММ, СЧЁТ, СРЕДН, МИН, МАКС и другие функции. 

Кроме того, так можно создать иерархию групп, известную как схема. Она позволит отображать или скрывать детали для каждого промежуточного итога или просматривать только сводку итогов.

Предположим, у нас имеются данные о продаже шоколада нескольким покупателям в нескольких регионах. Чтобы их проанализировать, можно воспользоваться фильтром Excel. Это позволит получить, к примеру, список продаж определенному покупателю или же в конкретном регионе. По при этом это будет всего лишь список. Итоги, средние значения, максимальный или минимальный размер партии товара вам нужно будет находить отдельно при помощи специальных формул.

Вот тут-то и пригодится инструмент «Промежуточные итоги».

Например, так могут выглядеть ваши промежуточные итоги в Excel:

И сделать это можно буквально в несколько кликов мышкой.

Но чтобы получить правильный результат, ваши данные должны соответствовать следующим условиям:

• Таблица оформлена в виде простого списка или базы данных.
• Первая строка – названия столбцов.
• В столбцах содержатся однотипные значения.
• В таблице нет пустых строк или столбцов.

Давайте теперь подробно рассмотрим, как создать и настроить промежуточные итоги.

Как вставить промежуточные итоги в Excel

Чтобы быстро добавить промежуточные итоги в Excel, выполните следующие действия.

1. Организуйте исходные данные

Функция «Промежуточные итоги» в Excel требует, чтобы исходные данные располагались в правильном порядке (то есть, однотипные — рядом) и не содержали пустых строк.

Итак, прежде всего обязательно отсортируйте ваши данные по столбцу, по которому вы хотите их сгруппировать. Самый простой способ сделать это – нажать кнопку «Фильтр» на вкладке «Данные», затем щелкнуть стрелку фильтра и выбрать сортировку от А до Я или от Я до А:

Чтобы удалить пустые ячейки, не испортив данные, следуйте этим рекомендациям: Как быстро и безопасно удалить пустые строки в Excel.

После этого подготовительную работу можно считать завершенной.

2. Добавьте промежуточные итоги

Выберите любую ячейку в наборе данных, перейдите на вкладку «Данные»> в группу «Структура» и нажмите «Промежуточный итог».

В этом случае Excel будет обрабатывать все данные в вашей таблице, пока не встретит пустые столбец и строку. То есть, до последней заполненной строки.

3. Определите параметры промежуточных итогов.

В диалоговом окне «Промежуточный итог» укажите три основных параметра: по какому столбцу следует группировать, какую функцию суммирования использовать и какие столбцы необходимо подытожить:

• В поле При каждом изменении в выберите столбец, по которому вы хотите группировать данные. В нашем случае мы выберем колонку с наименованиями покупателей.
• В списке Использовать функцию выберите одну из следующих:
  • Сумма.
  • Количество – подсчет непустых ячеек (это вставит формулы промежуточных итогов с функцией СЧЁТ ).
  • Среднее – расчет среднего значения.
  • Максимум – вернуть наибольшее число.
  • Минимум – получить наименьшее число.
  • Произведение – вычислить произведение по столбцу.
  • Количество чисел – подсчет ячеек, содержащих числа.
  • Стандартное отклонение – вычисление стандартного отклонения генеральной совокупности на основе выборки чисел.
  • Несмещённое отклонение – возвращает стандартное отклонение, основанное на всей совокупности чисел.
  • Дисперсия – оценка дисперсии генеральной совокупности на основе выборки чисел.
  • Несмещённая дисперсия – оценка дисперсии генеральной совокупности на основе всей совокупности чисел.
• В разделе «Добавить итоги по» установите флажок для каждого столбца, по которому вы хотите получить промежуточный итог.

В этом примере мы группируем данные по столбцу «Код покупателя» и используем функцию СУММ для получения итоговых значений в столбцах «Количество» и «Сумма».

Кроме того, вы можете выбрать любую из дополнительных опций:

• Чтобы вставить автоматический разрыв страницы после каждого промежуточного итога, установите флажок Конец страницы между группами. В итоге каждая группа будет распечатана на отдельном листе. Но в большинстве случаев это не нужно, поэтому эта опция обычно не активна.
• Чтобы отобразить итоговую строку сверху над данными, снимите флажок «Итоги под данными». Этот пункт обычно активирован по умолчанию, так как нам все же привычнее, когда сначала идут данные, а под ними — итоги.
• Чтобы перезаписать любые уже существующие промежуточные итоги, активируйте флажок «Заменить текущие итоги». Если вы изменили данные, то старые итоги вам не нужны. А вот если вы работаете не со всей, а только с частью таблицы (о такой возможности мы говорили выше), тогда, возможно, не нужно удалять то, что уже было посчитано. Кроме того, если не ставить этот флажок, то вы добавите еще один уровень итогов. Например, вы нашли сумму продаж по каждой группе, и можете добавить еще количество продаж или средний размер заказа. То есть, по каждой группе можно рассчитать несколько разных итогов.

Наконец, нажмите кнопку ОК. Промежуточные итоги появятся под каждой группой данных, а общая сумма будет добавлена ​​в конец таблицы.

После того, как промежуточные итоги вставлены на ваш рабочий лист, они будут автоматически пересчитываться при редактировании исходных данных.

Но вот добавление новых данных здесь уже выглядит немного сложнее. Нужно самостоятельно определить, в какую группу поместить новую запись, затем вставить пустую строку и заполнить ее. Если вставить «не туда», то расчеты будут неверны.

Если нужно посчитать не только сумму, но и, к примеру, средний размер заказа, то вновь вызываем меню промежуточных итогов, как это уже делали ранее.

Укажите, какую операцию нужно выполнить. И не забудьте убрать птичку в пункте «Заменить текущие итоги».

В результате получаем вот такую картину:

Как видите, подсчитаны и среднее, и сумма.

3 вещи, которые нужно знать о функции промежуточных итогов в Excel

Промежуточные итоги – очень мощный и универсальный инструмент. И в то же время это очень специфическая функция с точки зрения того, как он работает с данными. Об этих особенностях мы и поговорим.

1. В расчётах участвуют только видимые строки.

Функция вычисляет значения только в видимых ячейках и игнорирует отфильтрованные строки. Однако она учитывает значения в тех из них, которые скрыты вручную, с помощью команды «Скрыть» щелчком правой кнопкой мыши. Поясним подробнее.

Применение инструмента «Промежуточные итоги» в Excel автоматически создает формулу ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, которая выполняет определенный тип вычислений. Например, считает сумму, количество, среднее значение и т. д. Это действие определяется числом, указанном в первом аргументе. И здесь могут быть следующие варианты:

• 1 – 11 игнорируют отфильтрованные ячейки, но включают строки, скрытые вручную.
• 101 – 111 не учитываются все скрытые строки (отфильтрованные и скрытые вручную).

Функция «Промежуточный итог Excel» по умолчанию вставляет формулы с номером функции от 1 до 11.

В приведенном выше примере, подытог с функцией СУММ создает эту формулу: ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9, G2:G91). В ней число 9 представляет функцию СУММ, а G2:G91- область ячеек для расчета промежуточных итогов.

Если вы отфильтруете, скажем, молочный или черный шоколад, они будут автоматически удалены из промежуточных итогов. Однако, если вы скроете эти строки вручную, то они будут учтены в расчетах, несмотря на то, что вы их не видите. Рисунок ниже иллюстрирует эту разницу:

Чтобы не подсчитывать вручную скрытые строки, и чтобы вычислялись только видимые ячейки, измените формулу промежуточного итога, заменив номер функции 1-11 на соответствующий номер 101-111.

В нашем примере, чтобы суммировать только видимые ячейки, исключая вручную скрытые строки, измените

=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;G2:G6)

 на  

=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(109;G2:G6):

Для получения дополнительной информации об использовании формул промежуточных итогов в Excel, пожалуйста, ознакомьтесь с учебником по функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ .

2. Общие итоги рассчитываются на основе исходных данных.

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ в Excel рассчитывает итоговый результат на основе исходных данных, а не промежуточных итогов.

Как вы видите на скриншоте ниже, итоговая сумма в G13 — это не просто сумма значений начиная с G2 и заканчивая G12. Суммы в G7 и G12 не учитываются.

3. Промежуточные итоги недоступны в таблицах Excel.

Если кнопка «Промежуточный итог» на ленте неактивна, то, скорее всего, вы работаете с таблицей Excel . Таблицы Excel предоставляют набор функций для эффективного анализа данных и управления ими, таких как вычисляемые столбцы, итоговая строка, параметры автоматической фильтрации и сортировки, автоматическое расширение таблицы при добавлении новых данных и многое другое.

Поскольку функцию промежуточных итогов нельзя использовать с таблицами Excel, вам сначала нужно преобразовать таблицу в обычный диапазон. 

Для этого щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы и выберите Таблица > Преобразовать в диапазон. Это приведет к удалению таблицы, но сохранит все ваши данные и форматы нетронутыми. Excel также позаботится о формулах таблиц и заменит структурированные ссылки на обычные ссылки на ячейки.

Как добавить несколько промежуточных итогов в Excel (вложенные промежуточные итоги)

В предыдущем примере было показано, как вставить один уровень промежуточных итогов. А теперь давайте продолжим и добавим промежуточные итоги для внутренних групп, которые у нас уже имеются. Например, мы хотим иметь итоги по регионам, а внутри них – по отдельным покупателям. 

1.  Добавьте два или более уровней сортировки.

Чтобы сделать это, перейдите в меню Данные и нажмите Сортировка. Затем добавьте уровни сортировки, как это показано на скриншоте ниже. Сначала – по региону. Затем – по коду покупателя.

Нажимаем Enter, и в результате значения в первых двух столбцах отсортированы в алфавитном порядке:

2. Вставьте первый уровень промежуточных итогов.

Выберите любую ячейку в списке данных и добавьте первый, внешний уровень промежуточных итогов, как показано в предыдущем примере. Каждое изменение в столбце D будет означать конец текущей группы и начало следующей. Естественно, тут и нужно считать итоги либо выполнять другие расчёты. В результате, вы будете иметь итоги продаж по регионам:

Теперь нужно добавить второй уровень группировки.

3. Вставьте вложенные уровни промежуточных итогов.

Если нужны ещё итоги, снова щелкните Данные > Промежуточные итоги, чтобы добавить ещё один уровень внутренних промежуточных итогов:

• В поле “При каждом изменении» выберите второй столбец, по которому вы хотите сгруппировать данные. В нашем случае это Код покупателя.
• В поле «Использовать функцию» выберите нужную функцию вычислений.
• В разделе Добавить промежуточный итог выберите столбцы, для которых вы хотите вычислить промежуточные итоги. Это могут быть те же столбцы, что ранее, или же какие-то другие.

Наконец, снимите флажок Заменить текущие промежуточные итоги. Это ключевой момент, который предотвращает перезапись ранее установленных промежуточных итогов.

При необходимости повторите эти шаги, чтобы добавить ещё дополнительные вложенные промежуточные итоги (например, по товарам внутри каждого покупателя). Но, поскольку мы выполняли сортировку только по двум столбцам, то больше ничего добавлять не можем.

В этом примере внутренний промежуточный уровень группирует данные по столбцу «Код покупателя» и суммирует значения в столбцах «Количество» и «Сумма».
В результате Excel вычислит итоговые значения для каждого покупателя в регионе, как показано на скриншоте ниже:

Как видите, таблица получилась довольно громоздкая, так как в нее добавилось много новых строк. Чуть ниже мы расскажем, как можно для экономии места скрыть детали и оставить для анализа только итоги.

Добавить разные промежуточные итоги в одном столбце.

При использовании промежуточных итогов в Excel вы не ограничены вставкой только одного вида промежуточного итога. Фактически, вы можете обрабатывать данные с несколькими различными функциями.

Например, в нашей таблице в колонке Количество по отдельным покупателям рассчитана сумма продаж, а по в целом по региону – число продаж:

И по региону итоги выглядят следующим образом: 9 продаж на сумму 6714.

Можно совершенно безболезненно менять номер функции и получать таким образом нужные результаты.

Изменяя номер функции в формуле, вы можете получать те итоги, которые вам нужны.  Поэтому в столбце могут быть совершенно разные виды итогов, которые друг другу совершенно не мешают и не связаны между собой.

Главное — не забывайте снимать флажок Заменить текущие итоги каждый раз, когда вы добавляете второй и все последующие уровни промежуточных итогов. Иначе потеряете все те итоги, что были настроены ранее.

Как использовать промежуточные итоги в Excel

Теперь, когда вы знаете, как создать промежуточные итоги в Excel, чтобы мгновенно получать сводку для различных групп данных, нижеследующие рекомендации помогут вам полностью контролировать их расчёт.

Показать или скрыть детали промежуточных итогов

Чтобы отобразить сводку данных, то есть только промежуточные и общие итоги, щелкните один из символов структуры  , которые появляются в верхнем левом углу рабочего листа:

• Номер 1 отображает только общие итоги.
• Последнее число отображает как промежуточные итоги, так и отдельные значения.
• Находящиеся между ними числа показывают отдельные группы на каждом уровне. В зависимости от того, сколько промежуточных итогов вы вставили на лист, в схеме может быть один, два, три или более уровня группировки.

В нашем образце рабочего листа щелкните цифру 2, чтобы отобразить первую группировку по регионам :

Или щелкните номер 3, чтобы отобразить вложенные промежуточные итоги по покупателям:
Для строк отображения или скрытия данных для отдельных итогов, используйте значки  и .

Или же используйте кнопки «Показать детали» или «Скрыть детали» в меню «Данные» в группе «Структура».

Как скопировать только промежуточные итоги

Как видите, использовать промежуточные итоги в Excel просто. Но вот достаточно сложная задача: скопировать только промежуточные итоги в другое место, чтобы представить их как итоговый отчет.

Самый очевидный способ, который приходит на ум – получить желаемые промежуточные итоги, а затем копировать эти строки в другое место – не сработает! 

Excel скопирует и вставит все строки, а не только видимые строки, включенные в указанную вами область.

Чтобы скопировать только видимое содержимое, содержащие промежуточные итоги, выполните следующие действия:

1. Отобразите только те строки промежуточных итогов, которые вы хотите скопировать, используя цифры в структуре или символы «плюс» и «минус».
2. Выберите любую ячейку с промежуточным итогом и нажмите Ctrl + A, чтобы выделить все ячейки.
3. Выделив промежуточные итоги, перейдите на вкладку «Главная»> «Редактирование» и нажмите «Найти и выделить» > «Выделить группу ячеек…»
4. В появившемся диалоговом окне выберите «Только видимые ячейки» и нажмите «ОК».
5. На текущем листе нажмите Ctrl + C для копирования выбранных ячеек с промежуточными итогами.
6. Откройте другой лист или книгу и нажмите Ctrl + V, чтобы вставить промежуточные итоги.

Готово! В результате у вас есть только сводка данных, скопированная на другой рабочий лист. Обратите внимание, что этот метод копирует только значения, а не формулы:

Как изменить промежуточные итоги

Чтобы быстро изменить существующие промежуточные итоги, просто сделайте следующее:

1. Выберите любую ячейку промежуточного итога.
2. Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Промежуточный итог» .
3. В диалоговом окне внесите необходимые изменения в ключевой столбец, укажите при необходимости другую используемую функцию и значения, для которых требуется вычислить промежуточные итоги.
4. Убедитесь, что установлен флажок Заменить текущие промежуточные итоги.
5. Щелкните ОК.

В то же время, если вы создали несколько уровней промежуточных итогов, вы можете откорректировать любую из формул, как обычную формулу Excel.

Как удалить промежуточные итоги.

Чтобы удалить промежуточные итоги, выполните следующие действия:

1. Выберите любую ячейку в диапазоне промежуточных итогов.
2. Перейдите на вкладку «Данные» > группа « Структура » и нажмите «Промежуточный итог» .
3. В диалоговом окне нажмите кнопку «Убрать все».

Это разгруппирует ваши данные и удалит все существующие промежуточные итоги.

Помимо инструмента «Промежуточные итоги» в Excel, который автоматически вставляет промежуточные итоги, существует «ручной» способ их добавления — с помощью функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. Он обеспечивает еще большую универсальность и гибкость, и в следующей статье я покажу вам пару полезных приемов.