Группа выбранных ячеек в excel

Часто приходится искать на листе ячейки содержащие формулы,

Условное форматирование

,

Проверку данных

или просто пустые ячейки. Это и многое другое можно быстро найти при помощи инструмента Выделение группы ячеек.

Рассмотрим очень полезный инструмент

Выделение группы ячеек

.

Совет

. О выделении ячеек на листе с помощью курсора мыши и клавиатуры читайте статью

Выделение диапазонов ячеек в MS EXCEL

. О выделении ячеек в зависимости от их содержимого — читайте в статье

Условное форматирование в MS EXCEL

.

Окно этого инструмента доступно через меню

. Название инструмента не совсем корректно, он может выделять не только ячейки, но и графические объекты.

В этой статье рассмотрим все опции инструмента MS EXCEL «Выделение группы ячеек».

ПРИМЕЧАНИЯ

. Выделяет только те ячейки, которые содержат примечания к ячейкам. Сами примечания при этом не показываются. Показать их можно, нажав кнопку

. Эта опция также доступна через меню

.

Сочетания клавиш быстрого вызова:

CTRL

+

SHIFT

+щ

.

КОНСТАНТЫ

. Выделяет все непустые ячейки, не содержащие формул. Эта опция полезна в случае, если на листе создана некоторая расчетная модель и нужно очистить все ячейки с исходными данными, чтобы ввести в них новые значения. Если ячейка содержит значение

=11

, то это значение считается формулой, а не константой, хотя значение ячейки не может меняться. Такая ячейка выделена не будет. Эта опция также доступна через меню

.

ФОРМУЛЫ

. Выделяет ячейки, содержащие формулы. Можно также сузить задачу, выбрав тип результата, который дает формула: число, текст, логическое значение (ИСТИНА или ЛОЖЬ) или ошибку. Удобно для использования поиска ошибок. Эта опция также доступна через меню

.

ПУСТЫЕ ЯЧЕЙКИ

. Выделяет пустые ячейки. Конечно, не все пустые ячейки на листе будут выделены, т.к. их очень много (пользователь не заполняет все 1048576 строк). EXCEL выделяет пустые ячейки не на всем листе, а только на определенной области: в диапазоне

А1:Адрес последней заполненной ячейки

(Последняя заполненная ячейка — ячейка, которая расположена в самой нижней используемой строке и в самом крайнем правом заполненном столбце). Для ее определения можно нажать

CTRL

+

END

. Что такое пустая ячейка? Для EXCEL это ячейка, в которой не содержится ни значения, ни формулы. А если к ячейке применено

Условное форматирование

или задействован инструмент

Проверка данных

, и она ничего не содержит? Эта ячейка считается пустой. Удаление такой ячейки для пользователя может означать потерю формулы введенной, например, в

Условном форматировании

.

ТЕКУЩАЯ ОБЛАСТЬ

. Выделяет прямоугольный диапазон ячеек вокруг активной ячейки. Граница этого диапазона определяется окружающими его пустыми строками и столбцами. Сочетания клавиш быстрого вызова:

CTRL+SHIFT+*

или

CTRL

+

A

.

ТTREOBQ МАССИВ

. Эта опция используется крайне редко. Выделяет диапазон ячеек, содержащий массив в который входит активная ячейка. Те, кто не знаком с

формулами массива

, могут пропустить описание этой опции. Остальные могут поэкспериментировать.

• выделите ячейки от
  
  A1
  
  до
  
  E1
  
  включительно (всего 5 ячеек);
• в
  
  Строке формул
  
  введите формулу
  
  ={1;2;3;4;5}
  
  ;
• нажмите сочетание клавиш
  
  CTRL+SHIFT+
  
  ENTER
  
  .

Теперь мы получили массив. Попробуйте удалить значение из ячейки

B

1

. Вы получите вот такое предупреждение:

Выделите любую ячейку от

A1

до

E1

. Вызовите инструмент

Выделение группы ячеек

. Установите опцию

Текущий массив

. После нажатия ОК, будет выделен диапазон

A1:E1

, содержащий массив (вместо нажатия на ОК можно дважды кликнуть на слова

Текущий массив

). Сочетания клавиш быстрого вызова:

CTRL

+/

.

ОБЪЕКТЫ

. Выбирает графические объекты рабочего листа. Очень удобная опция — позволяет обнаружить скрытые надписи,

фигуры

,

диаграммы

(графики). Полезно при вставке данных из интернета.

ОТЛИЧИЯ ПО СТРОКАМ.

Анализирует выбранное множество ячеек и выделяет те, которые отличаются от ячеек самого левого столбца (сравнение производится построчно). Сочетания клавиш быстрого вызова:

Ctrl +

.

Приведем пример. Имеется 2 столбца с почти одинаковыми данными: значения отличаются только в строках

5

и

8

. Выделяем диапазон

А2:В10

.

Вызываем инструмент

Выделение группы ячеек

с опцией

Отличия по строкам

и получаем 2 выделенные ячейки, одна на строке

5

, другая на

8

. Логика такова: столбец

2

сравнивается с эталонным столбцом

1

. Если добавить еще один столбец, то будут выделены все ячейки, которые отличаются в соответствующих строках от ячеек столбца

1

.

ОТЛИЧИЯ по СТОЛБЦАМ.

Аналогично предыдущей опции. Эталоном служит верхняя строка.

ВЛИЯЮЩИЕ ЯЧЕЙКИ

. Выделяет ячейки, на которые есть ссылки в формулах.  Можно использовать так: выделяете весь лист (или область, где находятся формулы и ячейки с исходными данными), вызываете инструмент

Выделение группы ячеек

с опцией

Влияющие ячейки

и получаете выделенными ВСЕ ячейки, влияющие на значения других ячеек (для их запоминания можно изменить фон ячеек). Сравните с командой меню

(позволяет определить на какие ячейки влияет активная ячейка).

ЗАВИСИМЫЕ ЯЧЕЙКИ

. Выделяет ячейки с формулами, в которых есть ссылки на выделенные ячейки. Можно использовать так: выделяете весь лист, вызываете инструмент

Выделение группы ячеек

с опцией

Зависимые ячейки

и получаете выделенными ВСЕ ячейки, зависимые от других ячеек (для их запоминания можно изменить фон ячеек). Сравните с командой меню

.

ПОСЛЕДНЯЯ ЯЧЕЙКА.

Выделяет нижнюю правую ячейку листа, которая содержит данные или атрибуты форматирования. Быстрее воспользоваться клавиатурным эквивалентом этой команды —

CTRL

+

END

.

ТОЛЬКО ВИДИМЫЕ ЯЧЕЙКИ

. Выделяет только видимые ячейки из выделенного диапазона. Ячейки в скрытых столбцах и строках не выделяются. Эта опция полезна для работы со структурами или со списком, к которому применен

фильтр

.

УСЛОВНЫЕ ФОРМАТЫ

.  Выделяет ячейки, к которым применено

Условное форматирование

(

)

ПРОВЕРКА ДАННЫХ

. Выделяет ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды

). При выборе переключателя

Всех

будут выделены все такие ячейки. При выборе опции

Этих же

выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки допустимости данных, что и для активной ячейки.

Чтобы быстро найти и выбрать определенные ячейки или диапазоны, введите их имена или ссылки на ячейки в поле Имя слева от панели формул:

Вы также можете выбрать именуемую или неименоваемую ячейку или диапазоны с помощью команды Перейти(F5 или CTRL+G).

• Чтобы выбрать именоваемую ячейку или диапазон, щелкните стрелку рядом с полем Имя, чтобы отобразить список именуемых ячеек или диапазонов, а затем выберите нужное имя.

• Чтобы выделить несколько именованных диапазонов или ссылок на ячейки, щелкните стрелку рядом с полем Имя и выберите имя первого диапазона или первой ссылки на ячейку из тех, которые нужно выделить. Затем, удерживая нажатой кнопку CTRL, щелкните имена других ячеек или диапазонов в поле Имя.

• Чтобы выбрать неименованный диапазон или ссылку на ячейку, введите ссылку на ячейку или диапазон ячеек, которые нужно выбрать, и нажмите ввод . Например, введите B3, чтобы выбрать эту ячейку, или B1:B3, чтобы выбрать диапазон ячеек.

Примечание: В поле Имя нельзя удалить или изменить имена, определенные для ячеек или диапазонов. Имена можно удалить или изменить только в диспетчере имен (вкладкаФормулы, группа Определенные имена). Дополнительные сведения см. в статье Определение и использование имен в формулах.

1. Нажмите F5 или CTRL+G, чтобы запустить диалоговое окно Перейти.

2. В списке Перейти щелкните имя ячейки или диапазона, которые вы хотите выбрать, или введите ссылку на ячейку в поле Ссылка, а затем нажмите кнопку ОК.

   Например, в поле Ссылка введите B3, чтобы выбрать эту ячейку, или B1:B3, чтобы выбрать диапазон ячеек. Чтобы выбрать несколько ячеек или диапазонов, введите их в поле Ссылка, разделив их запятой. Если вы ссылались на пролитый диапазон, созданный с помощью формулы динамического массива, вы можете добавить оператор . Например, если у вас есть массив в ячейках A1:A4, вы можете выбрать его, введите A1# в поле Ссылка, а затем нажмите кнопку ОК.

Совет: Чтобы быстро найти и выбрать все ячейки, содержащие данные определенного типа (например, формулы) или только ячейки, которые соответствуют определенным условиям (например, только видимые ячейки или последняя ячейка на сайте с данными или форматированием), во всплываемом окне Перейти выберите нужный параметр.

1. Перейдите в > определенные имена > Имя Диспетчера имен.

2. Выберите имя, которое вы хотите изменить или удалить.

3. Выберите Изменить или Удалить.

Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните левой кнопкой мыши каждую ячейку или диапазон, которые вы хотите включить. Если вы выберете ее, можно щелкнуть непреднамеренную ячейку, чтобы от нее не выбрать.

При выборе данных для карт Bing убедитесь, что это данные о расположении — названия городов, названия стран и т. д. В противном случае Bing не имеет ничего для карты.

Чтобы выбрать ячейки, можно ввести ссылку в диалоговом окне Выбор данных или щелкнуть стрелку свернуть в диалоговом окне и выбрать ячейки, щелкнув их. Дополнительные параметры для выбора нужных ячеек см. в предыдущих разделах.

При выборе данных для пересчета в евро убедитесь, что это данные в валюте.

Чтобы выбрать ячейки, можно ввести ссылку в поле Исходные данные или щелкнуть стрелку свернуть рядом с ним, а затем выбрать ячейки, щелкнув их. Дополнительные параметры для выбора нужных ячеек см. в предыдущих разделах.

Чтобы выбрать смежные ячейки в Excel в Интернете, щелкните ячейку и перетаскиванием, чтобы расширить диапазон. Тем не менее, вы не можете выбрать определенные ячейки или диапазон, если они не являются рядом друг с другом. Если у вас есть настольное приложение Excel, вы можете открыть книгу в Excel и выбрать несмежные ячейки, щелкнув их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Дополнительные сведения см. в теме Выбор определенных ячеек или диапазонов в Excel.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Выделение содержимого ячеек в Excel

Ячейка в Excel – это основной элемент электронной таблицы, образованный пересечением столбца и строки. Имя столбца и номер строки, на пересечении которых находится ячейка, задают адрес ячейки и представляют собой координаты, определяющие расположение этой ячейки на листе.

В ячейках таблиц могут содержаться числа, даты и текст. Числа и даты в ячейках автоматически выравниваются по правому краю, текст выравнивается по левому краю. В качестве разделителя в числах используется запятая, в качестве разделителя в датах – точка. В конце даты точка не ставится. При нарушении этих правил, неправильные числа и даты воспринимаются приложением как текст. В одну ячейку можно внести 32 767 знаков. Информацию, содержащуюся в ячейках можно отобразить числовым, текстовым и другими форматами. Действия, которые производятся с ячейками чаще всего — это форматирование (изменение формата), перемещение (изменение координат) и удаление (со сдвигом влево или со сдвигом вверх). О том как это делается и о том как это делается быстро и в автоматическом режиме я бы и хотел поговорить.

Выделение ячеек. Что значит выделить ячейку? Как выделять ячейки?

Выделить в Excel – таблице ячейку или диапазон ячеек, означает отметить их жирной черной рамкой табличного маркера. Информация вводится и остается храниться в той ячейке, которая была выделена во время ввода этой информации. При создании новой рабочей книги, всегда выделяется ячейка A1.

Для выделения ячейки необходимо в окне листа щелкнуть по ней крестиком курсора, при этом рамка табличного маркера пометит выделенную ячейку черным, жирным прямоугольником, а адрес выделенной ячейки отобразится в адресном окошке строки формул. Строка формул – это специальная панель Excel, предназначенная для работы с формулами и адресами ячеек. Строка формул состоит из адресного окошка, кнопки «Вставить функцию» и окна ввода формул.

Для того, чтобы выделить ячейку, которая находится за пределами видимости открытого листа, необходимо английскими буквами набрать адрес нужной ячейки в адресном окне строки формул и нажать Enter.

Для того, чтобы выделить первую или последнюю ячейку в столбце или строке, можно использовать сочетания клавиш Ctrl+(стрелка) на клавиатуре. При этом сочетания клавиши Ctrl со стрелками вверх и вниз будут выделять первую либо последнюю ячейку столбца, а сочетания Ctrl со стрелками влево и вправо – первую и последнюю ячейку строки.

Для того, чтобы выделить первую или последнюю ячейку листа, используются сочетания клавиш Ctrl+Home и Ctrl+End, при этом последней ячейкой листа считается самая нижняя, самая правая ячейка, заполненная информацией.

Как выделить диапазон ячеек? Как выделить все ячейки листа?

Диапазон – это группа ячеек, находящихся рядом друг с другом. Для выделения небольшого диапазона ячеек достаточно провести по нему курсором в виде белого широкого креста при нажатой левой кнопке мыши. Первая ячейка диапазона при этом остается незатемненной и готовой к вводу информации. Для выделения большого диапазона, можно выделить первую ячейку диапазона, после этого нажать клавишу Shift и выделить последнюю ячейку диапазона, при этом выделится весь диапазон, находящийся между этими ячейками. Для выделения диапазона ячеек можно набрать английскими буквами и цифрами адрес нужного диапазона в адресном окне строки формул, используя в качестве разделителя символ двоеточия, например A1:A10. После ввода адреса диапазона необходимо нажать клавишу Enter. Для выделения всех ячеек строки или всех ячеек столбца достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши на названии столбца либо номере строки. Для того чтобы выделить все ячейки листа можно кликнуть по нулевой ячейке (пересечение области имен столбцов и номеров строк) либо использовать сочетание клавиш Ctrl+A (сокращение от англ. All – все). При этом активная на момент выделения ячейка остается незатемненной и готовой к вводу информации. Для выделения группы ячеек, расположенных не рядом, используется их поочередное выделение при нажатой клавише Ctrl.

Как выделить группу ячеек с определенными параметрами?

Часто при работе с таблицами Excel возникает необходимость выделить все ячейки, удовлетворяющие определенным условиям либо содержащие только определенные значения. Например, возникает необходимость сделать защищаемыми все ячейки, содержащие формулы. Для того, чтобы выделить группу ячеек, удовлетворяющих определенным условиям, необходимо зайти на вкладку «Главная», в группе «Редактирование» раскрыть меню кнопки «Найти и выделить», после чего выбрать пункт «Выделение группы ячеек…».

В диалоговом окне «Выделение группы ячеек» можно задать параметры, по которым программа произведет выбор нужных ячеек и выделит их, например, выбор параметра «примечания» позволит выделить все ячейки листа, где были вставлены примечания.

Выделение ячеек по условию с помощью макроса

Выборочное выделение группы ячеек с заданными параметрами по определенным значениям и условиям можно еще более расширить средствами VBA. Описанная ниже надстройка позволяет находить и выделять ячейки с заданными пользователем числовыми и текстовыми значениями. Надстройка очень проста в использовании, стартовые условия задаются пользователем в диалоговом окне, конечным результатом является выделенная группа ячеек, удовлетворяющих заданным условиям и введенным значениям.

Надстройка позволяет:

1. Выделять пустые ячейки в заданном диапазоне;

2. выделять ячейки с заданным числом или числами (возможен ввод нескольких чисел через знак-разделитель точка с запятой ;);

3. выделять ячейки с заданным текстом, возможен ввод нескольких текстовых значений одновременно, через точку с запятой (;) без пробелов;

4. выделять ячейки, которые содержат либо не содержат, начинаются либо не начинаются, заканчиваются либо не заканчиваются, совпадают либо не совпадают, равны либо не равны, больше либо не больше, меньше либо не меньше заданных значений.

Из диалогового окна видно, что надстройка может выделять пустые ячейки, а также ячейки с числовыми или текстовыми значениями, в зависимости от выбранного условия. Для наглядности ниже приведен фрагмент таблицы, где с помощью этой надстройки выделяются все ячейки, содержащие слово «круг». Надстройка работает с ячейками используемого диапазона, то есть расположенными между первой и последней заполненными ячейками в активном листе.

При помощи этой надстройки пользователь может выделить интересующие его ячейки, после чего на свое усмотрение совершить с ними какое-либо действие, например, внести изменения в формат этих ячеек, узнать количество выделенных ячеек, при выделении числовых значений — узнать количество, среднее значение и сумму выделенных ячеек в строке состояния. В следующей статье будет представлена надстройка, позволяющая автоматически удалять и скрывать строки, столбцы и ячейки.

Видео по выборочному выделению ячеек

При обработке большого объема данных довольно часто требуется их упорядочивание. Специально для этого в программе Excel предусмотрены различные функции, одной из которых является группировка. С ее помощью, как следует из названия, можно сгруппировать данные, а также, скрыть неактуальную информацию. Давайте разберемся, как это работает.

Настраиваем параметры функции

Чтобы в конечном счете получить желаемый результат, для начала следует выполнить настройки самой функции. Для этого выполняем следующие шаги:

1. Переключившись во вкладку “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся перечне команд – по небольшому значку в виде стрелки, направленной по диагонали вниз.
2. На экране отобразится небольшое окошко с параметрами функции. Здесь мы можем настроить отображение итогов. Ставим галочки напротив нужных опций (в т.ч. автоматические стили) и жмем кнопку OK.Примечание: расположение итоговых данных в строках под данными многим кажется неудобным, поэтому данный параметр можно выключить.
3. Все готово, теперь можем перейти, непосредственно, к самой группировке данных.

Группируем данные по строкам

Для начала давайте рассмотрим, как можно сгруппировать строки:

1. Вставляем новую строку над или под строками, которые хотим сгруппировать (зависит от того, какой вид расположения итогов по строкам мы выбрали). Как это сделать, читайте в нашей статье – “Как добавить новую строку в Excel“.
2. В самой левой ячейке добавленной строки пишем название, которое хотим присвоить группе.
3. Любым удобным способом, например, с помощью зажатой левой кнопки мыши производим выделение ячеек строк (кроме итоговой), которые требуется сгруппировать. Во вкладке “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся списке выбираем функцию “Группировать”. Щелкнуть нужно именно по значку команды, а не по ее названию. Если же нажать на последнее (со стрелкой вниз), откроется еще одно подменю, в котором следует нажать на одноименную кнопку.
4. В появившемся окошке отмечаем пункт “строки” (должен быть выбран по умолчанию) и подтверждаем действие нажатием OK.Примечание: Если вместо ячеек выделить все строки целиком на вертикальной панели координат, а затем применить группировку, то промежуточного окна с выбором строки или столбца не будет, так как программа сразу понимает, что именно ей необходимо сделать.
5. Группа создана, о чем свидетельствуют появившаяся на панели координат полоска со знаком “минус”. Это означает, что сгруппированные данные раскрыты. Чтобы их скрыть, нажимам по минусу или кнопке с цифрой “1” (самый верхний уровень группировки).
6. Теперь строки скрыты. Чтобы их обратно раскрыть, нажимаем по значку “плюса”, который появился вместо “минуса” (или по кнопке “2”).

Группируем столбцы

Чтобы сгруппировать столбцы, придерживаемся примерно такого же алгоритма действий, описанного выше:

1. Вставляем столбец справа или слева от группируемых – зависит от выбранного параметра в настройках функции. Подробнее о том, как это сделать, читайте в нашей статье – “Как вставить столбец в таблицу Эксель“.
2. Пишем название в самой верхней ячейке нового столбца.
3. Выделяем ячейки группируемых столбцов (за исключением добавленного) и применяем функцию группировки.
4. Ставим отметку напротив варианта “столбцы” и кликам OK.Примечание: как и в случае с группировкой строк, при выделении столбцов целиком на горизонтальной панели координат, группировка данных будет выполнена сразу, минуя промежуточное окно с выбором элементов.
5. Задача успешно выполнена. 

Создаем многоуровневую группировку

Возможности программы позволяют выполнять как одноуровневые, так и многоуровневые группировки. Вот как это делается:

1. В раскрытом состоянии главной группы, внутри которой планируется создать еще одну, выполняем действия, рассмотренные в разделах выше в зависимости от того, с чем мы работаем – со строками или столбцами.
2. Таким образом, мы получили многоуровневую группировку.

Разгруппировываем данные

Когда ранее выполненная группировка столбцов или строк больше не нужна или требуется выполнить ее иначе, можно воспользоваться обратной функцией – “Разгруппировать”:

1. Производим выделение сгруппированных элементов, после чего все в той же вкладке “Данные” в группе инструментов “Структура” выбираем команду “Разгруппировать”. Жмем именно по значку, а не по названию.
2. В открывшемся окне ставим отметку напротив требуемого пункта (в нашем случае – “строки”) и нажимаем OK.Примечание: в случае многоуровневой группировки или наличия нескольких групп данных, каждую из них необходимо расформировать отдельно.
3. Вот и все, что требовалось сделать.

Заключение

Группировка данных выполняется в несколько кликов и не требует особых навыков в работе с программой, однако, данный прием позволяет существенно сэкономить время, когда приходится иметь дело с большим объемом информации. Это делает функцию одной из самых полезных и незаменимых в Excel.