Group chart in word

Create an organization chart in Office by using SmartArt

Excel for Microsoft 365 Word for Microsoft 365 Outlook for Microsoft 365 PowerPoint for Microsoft 365 Excel 2021 Word 2021 Outlook 2021 PowerPoint 2021 Excel 2019 Word 2019 Outlook 2019 PowerPoint 2019 Excel 2016 Word 2016 Outlook 2016 PowerPoint 2016 Excel 2013 Word 2013 Outlook 2013 PowerPoint 2013 Excel 2010 Word 2010 PowerPoint 2010 Excel 2007 Word 2007 PowerPoint 2007 More…Less

If you want to illustrate the reporting relationships in your company or organization, you can create a SmartArt graphic that uses an organization chart layout, such as Organization Chart. 

Tip: An alternative way to draw an org chart is with Visio, the Microsoft diagramming app. If you have Visio, read about how to use it to make an org chart in Create an organization chart in Visio.

Overview of creating an organization chart

Use a SmartArt graphic to create an organization chart in Excel, Outlook, PowerPoint, or Word to show the reporting relationships in an organization, such as department managers and non-management employees.

Shows an example of a SmartArt Organizational Chart

If you’re unfamiliar with using SmartArt graphics, you might want to read the following articles before getting started on an organization chart:

  • Learn more about SmartArt Graphics

  • Choose a SmartArt graphic

Create an organization chart

  1. On the Insert tab, in the Illustrations group, click SmartArt.

    Shows the SmartArt button in the Insert tab

    Example of the Illustrations group on the Insert tab in PowerPoint 2016

  2. In the Choose a SmartArt Graphic gallery, click Hierarchy, click an organization chart layout (such as Organization Chart), and then click OK.

    Shows the SmartArt dialog box with Hierarchy selected

  3. To enter your text, do one of the following:

    • Click in a box in the SmartArt graphic, and then type your text.

      Typing in a box in a SmartArt graphic

      Note: For best results, use this option after you add all of the boxes that you want.

    • Click [Text] in the Text pane, and then type your text.

      Typing in the Text pane

    • Copy text from another location or program, click [Text] in the Text pane, and then paste your text.

      Notes: 

      • If the Text pane is not visible, click the control on the edge of the SmartArt graphic.

      • Text pane control

What else would you like to do?

Important: This feature is not available in Outlook or in Office 2007.

  1. In your document, presentation, or spreadsheet, on the Insert tab, in the Illustrations group, click SmartArt.

    Shows the SmartArt button in the Insert tab

    Example of the Illustrations group on the Insert tab in PowerPoint 2016

  2. In the Choose a SmartArt Graphic gallery, click Hierarchy, click Picture Organization Chart or Circle Picture Hierarchy, and then click OK.

    Selecting a Picture organization chart

  3. To add a picture, in the box where you want to add the picture, click the picture icon, locate the folder that contains the picture that you want to use, click the picture file, and then click Insert.

  4. To enter your text, follow the instructions in step 3 of Create an organization chart.

Add a box

  1. Click the existing box that is located closest to where you want to add the new box.

  2. Under SmartArt Tools, on the Design tab, in the Create Graphic group, click the arrow next to Add Shape, and then do one of the following:

    Shows the Add Shape button in SmartArt tools

    Note: If you do not see the SmartArt Tools or Design tabs, make sure that you have selected the SmartArt graphic. You may have to double-click the SmartArt graphic to select it and open the Design tab.

    • To insert a box at the same level as the selected box but following it, click Add Shape After.

    • To insert a box at the same level as the selected box but before it, click Add Shape Before.

    • To insert a box one level above the selected box, click Add Shape Above.

      The new box takes the position of the selected box, and the selected box and all the boxes directly below it are each demoted one level.

    • To insert a box one level below the selected box, click Add Shape Below.

    • To add an assistant box, click Add Assistant.

      The assistant box is added above the other boxes at the same level in the SmartArt graphic, but it is displayed in the Text pane after the other boxes at the same level.

      Add Assistant is available only for organization chart layouts. It is not available for hierarchy layouts, such as Hierarchy.

Delete a box

To delete a box, click the border of the box you want to delete, and then press Delete.

Notes: 

  • When you need to add a box to your relationship graphic, experiment with adding the shape before or after the selected shape to get the placement you want for the new shape.

  • To add a shape from the Text pane:

    1. At the shape level, place your cursor at the end of the text where you want to add a new shape.

    2. Press Enter, and then type the text that you want in your new shape.

    3. To add an assistant box, press Enter while an assistant box is selected in the Text pane.

  • Although you cannot automatically connect two top-level boxes with a line in the organization chart layouts, such as Organization Chart, you can imitate this look by adding a box to the top level to your SmartArt graphic and then drawing a line to connect the boxes. (On the Insert tab, in the Illustrations group, select Shape, select a line, and then draw a line between the two boxes.) Learn more about drawing lines by reading Draw or delete a line or connector.

  • To move a box, click the box that you want to move and then drag the box to its new location. To move or «nudge» the box in very small increments, hold down Ctrl while you press the arrow keys on your keyboard.

To show a dotted-line reporting relationship between two boxes, change the style of the line between the two boxes.

  1. Click the SmartArt graphic whose line you want to change.

  2. Right-click the line, and then click Format Shape on the shortcut menu.

  3. Click Line or Line Style, and then click the Dash type that you want.

A hanging layout affects the layout of all boxes below the selected box. Although you can use other hierarchy layouts to create an organization chart, hanging layouts are available only with organization chart layouts.

  1. Click the box in the organization chart that you want to apply a hanging layout to.

  2. Under SmartArt Tools, on the Design tab, in the Create Graphic group, click Layout, and then do one of the following:

    Shows the Layout option in SmartArt tools

    Note: If you do not see the SmartArt Tools or Design tabs, make sure that you have selected a SmartArt graphic. You may have to double-click the SmartArt graphic to select it and open the Design tab.

    • To center all of the boxes below the selected box, click Standard.

      Organization chart with a standard hanging layout

    • To center the selected box above the boxes below it and arrange the boxes below it horizontally with two boxes in each row, click Both.

      Organization Chart with Both hanging layout

    • To arrange the selected box to the right of the boxes below it and left-align the boxes below it vertically, click Left Hanging.

      Organization chart with left hanging layout

    • To arrange the selected box to the left of the boxes below it and right-align the boxes below it vertically, click Right Hanging.

      Organization chart with right hanging layout

You can apply color combinations that are derived from the theme colors to the boxes in your SmartArt graphic.

  1. Click the SmartArt graphic whose color you want to change.

  2. Under SmartArt Tools, on the Design tab, in the SmartArt Styles group, click Change Colors.

    The Change Colors button on the SmartArt Tools Design tab

    If you don’t see the SmartArt Tools or Design tabs, make sure that you’ve selected a SmartArt graphic.

  3. Click the color combination that you want.

Tip: When you place your pointer over a thumbnail, you can see how the colors affect your SmartArt graphic.

  1. Right-click the border of a box, and then click Format Shape on the shortcut menu.

  2. Under Fill, click Solid fill.

  3. Click Color, and then click the color that you want.

  4. To specify how much you can see through the background color, move the Transparency slider, or enter a number in the box next to the slider. You can vary the percentage of transparency from 0% (fully opaque, the default setting) to 100% (fully transparent).

A SmartArt Style is a combination of various effects, such as line style, bevel, or 3-D, that you can apply to the boxes in your SmartArt graphic to create a unique and professionally designed look.

  1. Click the SmartArt graphic whose SmartArt Style you want to change.

  2. Under SmartArt Tools, on the Design tab, in the SmartArt Styles group, click the SmartArt Style that you want.

    To see more SmartArt Styles, click the More button More button.

    If you don’t see the SmartArt Tools or Design tabs, make sure that you’ve selected a SmartArt graphic.

Tip: For even more effect options, such as shadow, glow, and reflection, under SmartArt Tools, on the Format tab, in the Shape Styles group, click Shape Effects, and then choose the effect that you want.

See Also

Create an organization chart (video)

Animate charts and SmartArt (video)

Show or hide information in a Visio organization chart

Need more help?

Want more options?

Explore subscription benefits, browse training courses, learn how to secure your device, and more.

Communities help you ask and answer questions, give feedback, and hear from experts with rich knowledge.

Источник

Содержание

  • Создание базовой диаграммы в Ворде
    • Вариант 1: Внедрение диаграммы в документ
    • Вариант 2: Связанная диаграмма из Excel
  • Изменение макета и стиля диаграммы
    • Применение готового макета
    • Применение готового стиля
    • Ручное изменение макета
    • Ручное изменение формата элементов
    • Сохранение в качестве шаблона
  • Заключение
  • Вопросы и ответы

Как в Ворде сделать диаграмму

Диаграммы помогают представлять числовые данные в графическом формате, существенно упрощая понимание больших объемов информации. С их помощью также можно показать отношения между различными рядами данных. Компонент офисного пакета от Microsoft — текстовый редактор Word — тоже позволяет создавать диаграммы, и далее мы расскажем о том, как это сделать с его помощью.

Важно: Наличие на компьютере установленного программного продукта Microsoft Excel предоставляет расширенные возможности для построения диаграмм в Word 2003, 2007, 2010 — 2016 и более свежих версиях. Если же табличный процессор не установлен, для создания диаграмм используется Microsoft Graph. Диаграмма в таком случае будет представлена со связанными данными – в виде таблицы, в которую можно не только вводить свои данные, но и импортировать их из текстового документа и даже вставлять из других программ.

Создание базовой диаграммы в Ворде

Добавить диаграмму в текстовый редактор от Майкрософт можно двумя способами – внедрить ее в документ или вставить соответствующий объект из Эксель (в таком случае она будет связана с данными на исходном листе табличного процессора). Основное различие между этими диаграммами заключается в том, где хранятся содержащиеся в них данные и как они обновляются непосредственно после вставки. Подробнее все нюансы будут рассмотрены ниже.

Примечание: Некоторые диаграммы требуют определенного расположения данных на листе Microsoft Excel.

Вариант 1: Внедрение диаграммы в документ

Диаграмма Эксель, внедренная в Ворд, не будет изменяться даже при редактировании исходного файла. Объекты, которые таким образом были добавлены в документ, становятся частью текстового файла и теряют связь с таблицей.

Примечание: Так как содержащиеся в диаграмме данные будут храниться в документе Word, использование внедрения оптимально в случаях, когда не требуется изменять эти самые данные с учетом исходного файла. Этот метод актуален и тогда, когда вы не хотите, чтобы пользователи, которые будут работать с документом в дальнейшем, должны были бы обновлять всю связанную с ним информацию.

Если все что вам требуется – это создать базовую диаграмму, а работа осуществляется в текстовом документе шаблонного типа, сделать это можно и без редактора от компании Microsoft. В качестве более простой и доступной альтернативы рекомендуем воспользоваться онлайн-сервисом Canva, содержащим необходимый минимум инструментов для графического представления данных и их оформления прямо в браузере и поддерживающим возможность интеграции с Google Таблицами.

  1. Для начала кликните левой кнопкой мышки в том месте документа, куда вы хотите добавить диаграмму.

    2. Место для вставки диаграммы в Word

  2. Далее перейдите во вкладку «Вставка», где в группе инструментов «Иллюстрации» кликните по пункту «Диаграмма».

    3. добавить диаграмму Вставка в Word

  3. В появившемся диалоговом окне выберите диаграмму желаемого типа и вида, ориентируясь на разделы в боковой панели и представленные в каждом из них макеты. Определившись с выбором, нажмите «ОК».

    4. добавить диаграмму Параметры в Word

  4. На листе появится диаграмма, а немного ниже — миниатюра листа Excel, которая будет находиться в разделенном окне. В нем же указываются примеры значений, применяемых в отношении выбранного вами элемента.

    5. Диаграмма на листе в Word

  5. Замените указанные по умолчанию данные, представленные в этом окне Эксель, на значения, которые вам необходимы. Помимо этих сведений, можно заменить примеры подписи осей (Столбец 1) и имя легенды (Строка 1).

    6. добавить диаграмму (Эксель) в Word

  6. После того как вы введете необходимые данные в окно Excel, нажмите на символ «Изменение данных в Microsoft Excel» и сохраните документ, воспользовавшись пунктами меню «Файл» — «Сохранить как».

    7. Сохранить диаграмму в Excel в Word

  7. Выберите место для сохранения документа и введите желаемое имя. Нажмите по кнопке «Сохранить», после чего документ можно закрыть.

    8. Сохранение внедренной диаграммы в Microsoft Word

    Lumpics.ru

    Это лишь один из возможных методов, с помощью которых можно сделать диаграмму по таблице в Ворде.

Вариант 2: Связанная диаграмма из Excel

Данный метод позволяет создать диаграмму непосредственно в Excel, во внешнем листе программы, а затем просто вставить в Word ее связанную версию. Данные, содержащиеся в объекте такого типа, будут обновляться при внесении изменений/дополнений во внешний лист, в котором они и хранятся. Сам же текстовый редактор будет хранить только расположение исходного файла, отображая представленные в нем связанные данные.

Такой подход к созданию диаграмм особенно полезен, когда необходимо включить в документ сведения, за которые вы не несете ответственность. Например, это могут быть данные, собранные другим пользователем, и по мере необходимости он сможет их изменять, обновлять и/или дополнять.

  1. Воспользовавшись представленной по ссылке ниже инструкцией, создайте диаграмму в Эксель и внесите необходимые сведения.

    Подробнее: Как в Excel сделать диаграмму

  2. Выделите и вырежьте полученный объект. Сделать это можно нажатием клавиш «Ctrl+X» либо же с помощью мышки и меню на панели инструментов: выберите диаграмму и нажмите «Вырезать» (группа «Буфер обмена», вкладка «Главная»).

    3. Связанная диаграмма в Excel в Word

  3. В документе Word нажмите на том месте, куда вы хотите добавить вырезанный на предыдущем шаге объект.

    4. добавить диаграмму в Word

  4. Вставьте диаграмму, используя клавиши «Ctrl+V», или выберите соответствующую команду на панели управления (кнопка «Вставить» в блоке опций «Буфер обмена»).

    5. связанная диаграмма в Word

  5. Сохраните документ вместе со вставленной в него диаграммой.

    Примечание: Изменения, внесенные вами в исходный документ Excel (внешний лист), будут сразу же отображаться в документе Word, в который вы вставили диаграмму. Для обновления данных при повторном открытии файла после его закрытия потребуется подтвердить обновление данных (кнопка «Да»).

    6. В конкретном примере мы рассмотрели круговую диаграмму в Ворде, но таким образом можно создать и любую другую, будь то график со столбцами, как в предыдущем примере, гистограмма, пузырьковая и т.д.

Изменение макета и стиля диаграммы

Диаграмму, которую вы создали в Word, всегда можно отредактировать и дополнить. Вовсе необязательно вручную добавлять новые элементы, изменять их, форматировать — всегда есть возможность применения уже готового стиля или макета, коих в арсенале текстового редактора от Майкрософт содержится очень много. Каждый такой элемент всегда можно изменить вручную и настроить в соответствии с необходимыми или желаемыми требованиями, точно так же можно работать и с каждой отдельной частью диаграммы.

Применение готового макета

  1. Кликните по диаграмме, которую вы хотите изменить, и перейдите во вкладку «Конструктор», расположенную в основной вкладке «Работа с диаграммами».

    2. Конструктор в Word

  2. Выберите макет, который вы хотите использовать (группа «Стили диаграмм»), после чего он будет успешно изменен.

    3. измененный макет диаграммы в Word

    Примечание: Для того чтобы увидеть все доступные стили, нажмите по кнопке, расположенной в правом нижнем углу блока с макетами — она имеет вид черты, под которой расположен указывающий вниз треугольник.

Применение готового стиля

  1. Кликните по диаграмме, к которой вы хотите применить готовый стиль, и перейдите во вкладку «Конструктор».
  2. В группе «Стили диаграмм» выберите тот, который хотите использовать для своей диаграммы
  3. Изменения сразу же отразятся на созданном вами объекте.

    4. стили диаграмм в Word

    Используя вышеуказанные рекомендации, вы можете изменять свои диаграммы буквально «на ходу», выбирая подходящий макет и стиль в зависимости от того, что требуется в данный момент. Таким образом можно создать для работы несколько различных шаблонов, а затем изменять их вместо того, чтобы создавать новые (о том, как сохранять диаграммы в качестве шаблона мы расскажем ниже). Простой пример: у вас есть график со столбцами или круговая диаграмма — выбрав подходящий макет, вы сможете из нее сделать диаграмму с процентами, показанную на изображении ниже.

Диаграмма с процентами в Word

Ручное изменение макета

  1. Кликните мышкой по диаграмме или отдельному элементу, макет которого вы хотите изменить. Сделать это можно и по-другому:
    • Кликните в любом месте диаграммы, чтобы активировать инструмент «Работа с диаграммами».
    • Во вкладке «Формат», группа «Текущий фрагмент» нажмите на стрелку рядом с пунктом «Элементы диаграммы», после чего можно будет выбрать необходимый элемент.
  2. Во вкладке «Конструктор» в группе «Макеты диаграмм» кликните по первому пункту — «Добавить элемент диаграммы».

    3. Добавить элемент диаграммы в Word

  3. В развернувшемся меню выберите, что вы хотите добавить или изменить.

    4. добавить элемент в Word

    Примечание: Параметры макета, выбранные и/или измененные вами, будут применены только к выделенному элементу (части объекта). В случае если вы выделили всю диаграмму, к примеру, параметр «Метки данных» будет применен ко всему содержимому. Если же выделена лишь точка данных, изменения будут применены исключительно к ней.

Ручное изменение формата элементов

  1. Кликните по диаграмме или ее отдельному элементу, стиль которого вы хотите изменить.

    2. Формат элементов в Word

  2. Перейдите во вкладку «Формат» раздела «Работа с диаграммами» и выполните необходимое действие:

стили WordArt в Word

Сохранение в качестве шаблона

Нередко бывает так, что созданная вами диаграмма может понадобиться в дальнейшем, точно такая же или ее аналог, это уже не столь важно. В данном случае лучше всего сохранять полученный объект в качестве шаблона, упростив и ускорив таким образом свою работу в будущем. Для этого:

  1. Кликните по диаграмме правой кнопкой мышки и выберите в контекстном меню пункт «Сохранить как шаблон».

    2. Сохранить диаграмму как шаблон в Word

  2. В появившемся окне системного «Проводника» укажите место для сохранения и задайте желаемое имя файлу.

    3. Сохранить диаграмму в Word

  3. Нажмите по кнопке «Сохранить» для подтверждения.

Заключение

На этом все, теперь вы знаете, как в Microsoft Word сделать любую диаграмму — внедренную или связанную, имеющую различный внешний вид, который всегда можно изменить и подстроить под свои нужды или необходимые требования.

Источник

An organizational chart (also called an organization chart, and usually shortened to org chart) is a visual representation of the roles and reporting structure of a team, department, division, or an entire company. In this tutorial, you’ll learn to easily create and modify org charts using Microsoft Word in a few minutes.

What Is an Organizational Chart?

An organizational chart, also called an org chart or organization chart, is a visual representation of the hierarchy within an organization. Employees use org charts to visualize the reporting structure of a company’s many roles and departments.

Managers can also use org charts to evaluate the responsibilities of different roles before and after a period of restructuring. Org charts are also useful for mapping groups beyond departments in large corporations, from volunteer organizations to family trees.

Besides the obvious use of visualizing the reporting structure, org charts can be a practical tool to use in many situations, including the following:

  • Evaluating the functions of departments and of employees

  • Planning cross-department projects

  • Planning and evaluating restructuring efforts

  • Tracking workloads of individual employees and of managers to determine who has too much or too little work

The easiest way to read an organizational chart is from the top to bottom. Most org charts are pyramid shaped, with the highest-ranking person at the top. Each row is a level of management, so the chart widens as it maps the lower levels of the organization. Lines connect shapes to show reporting relationships.

How to Make an Org Chart in Word

The easiest way to create an org chart from scratch in Microsoft Word is with the SmartArt tool, which is included in all versions since 2010. SmartArt provides a variety of shape tools to create and customize your chart.

Along with step-by-step instructions, which you’ll find below, we also have a quick video walking you through each of the steps to create the most effective org chart for your organization.

Here are the steps to create your org chart. You may also consider using a free organizational chart template to save time.

Note: All screenshots in this article are from Microsoft Word for Mac 2011. Other versions of Word will have variations in how the items appear, but the steps are similar. You can also use the SmartArt feature in Excel to create an org chart.

  1. Open a blank Microsoft Word document and click the Insert tab, click SmartArt, click Hierarchy, and then click Organization Chart.
  1. The top shape (a rectangle in this example) is for the head of the organization. Click the shape (you may need to move or hide the text pane) and enter the name of the person. Hit return or shift+return to start a new line to enter a title or other information. The text will automatically resize to fit inside the shape.
  2. The shape just below the top position is for an assistant. Click the shape and enter their information.
  1. The next row of shapes are for people reporting to the leader of the organization. Click each one and enter each person’s information.

Using the Text Pane

In addition to adding or editing text in a shape (which are also called autoshapes), you can add or edit text in the text pane.

In the text pane, the L-shaped icon represents an assistant. Bullet points correspond to all other positions.

The text pane is the easiest way to add or delete new shapes, as well as move shapes up or down levels. If the text pane isn’t visible, click the text pane tab (marked in red in the image below).

How to Make Changes to an Organizational Chart in Word

Once you create your org chart in Microsoft Word, use SmartArt to easily change shapes, colors, and fonts. We’ll guide you through how to change shapes, add or change colors and pictures, and modify report lines below:

Add a Shape: Select a shape (the default shape is a rectangle) and click the plus button on the text pane. The new shape will be added on the same row as the selected shape. A couple things to note:

  • If no shape is selected, the new shape will not be connected to the other shapes, and will appear on the same level as the top shape in the chart.
  • If a direct report is selected when adding a shape, the new shape will also be a direct report to the same position.

Add an Assistant: If the org chart already has an assistant, select that shape and follow the directions above to add a shape in the text pane.

If the assistant box has been removed, or if an assistant is needed for another position, click the shape where you add the new assistant shape, then click SmartArt in the ribbon, click Org Chart, and click Add Assistant.

Resize a Shape: Click the shape, then drag the handles on the corners or sides to make the shape larger or smaller.

Add a Direct Report: Right-click a shape and click Add Shape and choose Add Shape Below. The new shape will be in a subordinate position.

Delete a Shape: Click the shape (in an area that doesn’t include text), and then click the minus button on the text pane.

Change the Text: This is no different than changing other text in Word: Highlight the text, and then change the font, the color, the size, or any other aspect using the options in the Home tab.

Change a Shape’s Background: Right-click on a shape, click Format shape, click Fill, and choose an option.

Change the Layout: Click the Hierarchy menu on the SmartArt ribbon to change the layout of your org chart.

Change the Design: Select the chart, then choose an option from SmartArt Graphic Styles. These options will differ based on the selected layout.

Add Pictures: If you want to include pictures of the people in each position, you can add them  as background images (see “Change a Shape’s Background” above).

Another option is to select the Circle Picture Hierarchy layout, then add a picture for each position by clicking on the placeholder and inserting an image.

After you add the pictures, it’ll look something like this:

Circle Picture Hierarchy - World

Modify a Relationship: The easiest way to change a relationship (e.g. if a person moves to a new manager) is to delete the shape from under the former manager and add a new shape under the new manager. Follow the steps for deleting a shape and adding a shape outlined above.

Adding a Line: You can include connector lines by adding a shape that’s linked to another shape.

Some Org Chart Design Considerations

The default design works well for many situations, but you may also customize the appearance of each element in the chart. To keep the org chart easy to read, it’s best to keep the design consistent and simple.

Not all charts include titles, but it’s common to list the person’s name, followed by their title on a separate line. If you want the titles first, enter the information in that order.

What You Can Do with an Org Chart Once It’s Complete

Once you have completed your chart, finalize the layout and share it with others. You can save it as an online document and send or share it, or print it out to use as a handout in meetings or new hire onboarding.

  • Save the Chart as a Picture: Right-click the chart, and then click Save as picture. It’s easy to include the picture as part of a web page, or import it into documents.

  • Print the Chart: If the chart isn’t too big, try to fit it onto a single page. Play around with print settings and page margins to see if that’s applicable. Then you can print and distribute the chart.

  • View in Landscape Mode: Some charts will be easier to read in landscape mode. Change the orientation by selecting Page Setup from the Word File menu, and click Landscape.

How Do I Create an Organogram in Word?

Organogram is another word for an organizational chart, and is used primarily in the United Kingdom. To create an organogram in Microsoft Word, follow the same instructions to create an organizational chart using the SmartArt tool.

Org Charts FAQs

There are many commonly asked questions about organizational charts, including the best programs to create them in and the situations for which they are most useful. We’ve outlined answers to these questions below.

What are some other programs you can use to create org charts?

Microsoft Excel, PowerPoint, and Outlook all use the same SmartArt tool as Word and so you can use those programs to create org charts, as well. Outside of the Microsoft Office family, you can use Visio, LucidChart, OrgPlus, OrgWeaver, Pingboard, OrgChart4U, and others. But the ubiquity of Microsoft Office and the ease of use of the SmartArt feature makes creating org charts in Word or other Microsoft Office products the easiest choice for most people.

Where did the org chart originate?

Engineer Daniel McCallum and artist George Holt Henshaw are credited with creating the modern form of the organizational chart. Their chart showed the organization of the New York and Erie railroad, and included both the position each person held and the location where each worked.

The term “organization chart” made its way into the English vocabulary in the first part of the 20th century and peaked in use in the 1960s. The term continues to be in regular use today.

When are org charts not helpful?

Org charts don’t contain information related to budgeting, track informal communication channels, or map out the complexity of daily operations. Organizations that use a lot of temporary or contract employees with a high turnover rate may find maintaining an org chart to be taxing. An employee list may work better in this situation.

Make Better Decisions, Faster by Creating Org Charts in Smartsheet

Empower your people to go above and beyond with a flexible platform designed to match the needs of your team — and adapt as those needs change. 

The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed. 

When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.

Источник

Учебное пособие Как сделать организационную диаграмму в Word | Шаг за шагом

Поскольку у каждого человека в компании есть роль, организация должна знать ответственность и обязанности каждого человека. Это определяется через организационную схему. Это также способ общаться с нужными людьми, изучая их организационные роли. Организационная диаграмма изображает роли отдельных лиц и их отношения друг с другом.

Если вы планируете обновить свою организационную диаграмму или создаете ее впервые, вы попали на нужную страницу для чтения. Ниже мы обсудим, как можно создать организационная схема в ворде. Кроме того, вы узнаете о лучшей альтернативе Word для создания организационных диаграмм.

Создать организационную диаграмму в Word

  • Часть 1. Руководство Как сделать организационную диаграмму в Word
  • Часть 2. Как сделать организационную диаграмму с отличной альтернативой Word
  • Часть 3. Часто задаваемые вопросы о создании организационной диаграммы в Word

Часть 1. Руководство Как сделать организационную диаграмму в Word

Помимо текстового процессора, Microsoft Word также полезен для создания иллюстраций, в том числе организационных диаграмм. Вы можете сделать это с помощью этого инструмента вручную или автоматически. Под ручным методом мы подразумеваем использование встроенной библиотеки фигур в инструменте для построения организационной диаграммы в Word. При желании вы можете создать из шаблона с помощью функции SmartArt. Эта функция предлагает различные шаблоны, охватывающие разные категории.

Эти категории включают список, матрицу, отношение, пирамиду, иерархию, цикл и процесс. Не говоря уже о том, что вы можете легко персонализировать эти шаблоны, используя готовые дизайны, доступные в программе. Если вы хотите узнать, как сделать организационную диаграмму в Word 2010 или более поздней версии, вы сможете это сделать. С другой стороны, проверьте шаги ниже.

1

Откройте пустой документ

Запустите приложение Word на своем компьютере. В главном окне нажмите кнопку Черный документ возможность открыть новый документ.

Открыть пустой документ

2

Доступ к СмартАрт меню

Затем выберите SmartArt, и появится диалоговое окно. Отсюда вы увидите различные шаблоны. В этом случае выберите Иерархия вариант. Затем появится список вариантов шаблонов с различными макетами. Выбирайте понравившийся и нажимайте ХОРОШО.

Доступ к функции SmartArt

3

Введите необходимую информацию

После этого вы увидите Текст этикетка на шаблоне. Отметьте его и введите необходимую информацию. Иногда вы также увидите значок изображения, позволяющий загружать изображения из локальной папки с файлами.

Вставить текстовое изображение

4

Настройте свою организационную структуру

После ввода необходимой информации настройте внешний вид диаграммы, перейдя в Смарт-дизайн вкладка На этой вкладке вы увидите различные инструменты настройки. Чтобы изменить цвет, выберите Изменить цвета раскрывающийся список и выберите предпочтительный стиль.

Изменить цвет организационного чата

5

Сохраните организационную диаграмму

После всех изменений перейдите в Файл меню. После этого перейдите к Экспорт и выберите формат, соответствующий вашим потребностям. Вот как вы создаете организационную диаграмму в Word.

Экспорт организационной схемы MM

Часть 2. Как сделать организационную диаграмму с отличной альтернативой Word

Если вы ищете мощный и профессиональный создатель диаграмм, не ищите дальше, чем MindOnMap. Это онлайн-программа, которая позволяет быстро создавать модели визуализации. Помимо организационных диаграмм, вы можете создавать блок-схемы, концептуальные карты, диаграммы «рыбий скелет», интеллект-карты и многое другое. Точно так же вы можете создавать визуализации, используя шаблон для удобного создания диаграмм.

Для дополнительного удобства он поставляется с горячими клавишами, которые позволяют быстро выполнять такие команды, как добавление ветвей, вырезание, сохранение, вставка, вставка родительского узла, линии связи, сводки и многое другое. Кроме того, вы можете редактировать цвет линий диаграммы, заливку ветвей, стиль шрифта, цвет и т. д. Вы также можете вставлять изображения и ссылки при добавлении информации или подчеркивании. С другой стороны, вот как сделать организационную диаграмму в альтернативе Word.

1

Запустите онлайн-инструмент

Во-первых, войдите в программу, используя любой браузер, который вы предпочитаете. Затем введите ссылку программы в адресную строку, чтобы перейти на главную страницу инструмента. Как только вы попадете на главную страницу, поставьте галочку Создайте свою ментальную карту Кнопка для создания организационной диаграммы.

Кнопка «Создать интеллект-карту»

2

Выберите макет организационной диаграммы

На следующей странице вы увидите панель инструментов, на которой представлены различные макеты и рекомендуемые темы. Выберите Карта организационной структуры компоновку и добавить ветки на главную панель редактирования.

Выберите макет организационной диаграммы

3

Добавьте ветки организационной схемы

Выберите основной узел и нажмите кнопку Узел кнопку в верхнем меню, чтобы добавить ветки. Вы можете нажать кнопку Вкладка на клавиатуре компьютера, чтобы сделать то же самое. Добавьте столько ветвей, сколько необходимо.

Добавить узел ответвления

4

Ввод текста, значков или меток в организационную диаграмму

На этот раз добавьте необходимую информацию в свою организационную схему. Вы можете добавить информацию, дважды щелкнув по определенному узлу. Затем введите текст. Затем вставьте изображения, нажав кнопку «Изображение» в верхнем меню и выбрав Вставить изображение. Теперь перетащите фотографию, которую хотите добавить, в окно загрузки.

Добавить текстовое фото

5

Персонализируйте организационную диаграмму

Чтобы научиться настраивать организационную диаграмму, откройте Стиль меню на правой панели инструментов. Предположим, вы хотите задать цвет, границу, заливку ветвей, стиль соединительной линии и шрифт. Вы можете сделать их все здесь. Под Меню стилей где вы также найдете Структура вариант. Вот варианты компоновки и соединительных линий.

Настроить организационную диаграмму

6

Сохраните и экспортируйте диаграмму

Если вы довольны своей работой, вы можете поделиться своей диаграммой с другими. Просто отметьте Делиться кнопку, затем скопируйте и поделитесь ссылкой. Вы также можете сохранить его в другом формате, нажав кнопку Экспорт кнопка. Вы можете выбирать между файлами JPG, PNG, SVG, Word и PDF.

Сохранить организационную диаграмму

Часть 3. Часто задаваемые вопросы о создании организационной диаграммы в Word

Могу ли я редактировать организационную диаграмму, импортированную из других приложений?

Да. При условии, что организационная структура сохранена в виде документа Word, ее можно редактировать в Microsoft Word. Но когда организационная структура напрямую импортируется в программу, форматы обычно не сохраняются.

Есть ли в Microsoft Word шаблон организационной диаграммы?

Шаблоны организационных диаграмм в Word недоступны. Однако, если вы ищете руководство для начала работы, вы можете получить его с помощью функции SmartArt.

Microsoft Word лучше всего подходит для создания организационных диаграмм?

Microsoft Word позволяет создавать только простые организационные диаграммы. Если ваша цель проста, то это ваш лучший вариант. Однако, если вам нужен специальный инструмент, который поможет вам создавать профессионально выглядящие организационные диаграммы, вы можете использовать специальный инструмент, такой как MindOnMap.

Вывод

Считающиеся полезными для многих компаний, организационные диаграммы действительно необходимы для каждой компании или организации. Теперь его можно легко и быстро создать с помощью таких приложений, как Microsoft Word. Поэтому мы подготовили учебник по как сделать организационную структуру в ворде. Предупреждение: вы можете оказаться ограниченными в возможностях и функциях. В этом случае следует использовать MindOnMap, которая представляет собой программу, разработанную в основном для создания визуальных моделей, таких как организационные диаграммы. В нем есть все необходимое для построения различных графиков и диаграмм.

Источник

How to Build Organizational Charts in Word

Microsoft Word makes the initial build of an organizational chart simple with SmartArt. The line between boxes is automatically aligned, and you can quickly create subordinates and assistants for any position.

Instructions

  1. Insert SmartArt

    In the Insert tab, click on the SmartArt dropdown.

    Insert SmartArt

  2. Choose a SmartArt style

    Scroll down through the SmartArt options, and hover over the Hierarchy flyout.

    Choose a SmartArt style

  3. Choose organizational structure

    Choose a layout that works for you. Our favorite is the first one, Organizational Chart.

    Choose organizational structure

  4. Add employee descriptions

    Once you click the Organizational Chart image, Word will automatically generate the org chart template pictured below. The SmartArt Text dialog will also open up. You can edit the content in each of the boxes in the SmartArt Text box or directly in the boxes. To add another line of text within the box, hit enter.

    Add employee descriptions

  5. Add a new shape

    Once you click the Organizational Chart image, Word will automatically generate the org chart template pictured below. The SmartArt Text dialog will also open up. You can edit the content in each of the boxes in the SmartArt Text box or directly in the boxes. To add another line of text within the box, hit enter.

    Add a new shape

  6. Update organizational chart format

    To update the format of your org chart right click (control + click on Macs) into the editing plane and click on the dropdown option Format Object.

    Update organizational chart format

  7. Additional organizational chart formatting options

    Another way of editing the color and format of the org chart boxes is by clicking into the editing plane and choosing SmartArt Design in the top ribbon. You can edit the text within the org chart boxes by clicking into the org chart editing plane and choosing Format.

    Additional organizational chart formatting options

  8. Change organizational chart layout

    If you have more of a horizontal organizational structure, switch the orientation of your document to the landscape layout. To do this, first click the Layout tab. You can then click the Orientation button and select the Landscape option.

    Change organizational chart layout

  9. Center organizational chart

    You can center your org chart with these steps. Click outside the SmartArt section to exit the editing function. Then click to the left of the org chart so your curser will be right before the org chart. Choose the Home tab, and then click the Center Text button.

    Center organizational chart

Create an org chart that updates automatically

Build Org Chart in Pingboard

Creating an Org Chart in Word with Templated Information

  1. Download the organizational chart template for Excel

    This file will contain all of the common data points found in org charts. You will be able to quickly add your staff info to this template and edit the information displayed in your org chart.

  2. Add employees to the org chart template

    Add data points for employees like first name, last name, and title. This org chart template can serve as the master document for your employee database.

    Add employees to the org chart template

  3. Copy/paste employee data into the org chart

    Copy all of the data you’d like to display in your org chart, then clear the information in the SmartArt text box and paste in your employee data.

    If there’s data in the employee database that you don’t want, you can hide columns before copying the data; this will exclude any unwanted employee data points.

    Copy/paste employee data into the org chart

  4. Style employee data in the org chart

    The information copied over from the org chart template will be in one long line. Click into each shape where the employee data was pasted and organize the information into separate lines.

    To get your organizational structure to line up like the example below, start with the employee on the far right—or the most junior employee—and demote people until they’re under their manager

    Style employee data in the org chart

Free org chart templates for Word

Need some examples for different organizational structures in Word? Download templates for hierarchical, functional, matrix, and geographic org charts.

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Group by one column in excel
  • Group by excel formula
  • Group box in excel
  • Group all text boxes word
  • Group all shapes in word