Графики нарастающим итогом excel

Диаграмма Водопад в Excel для план-факторного анализа P&L

Диаграмма Водопад в Excel часто используется для план-факторного анализа. Более того, этот тип диаграммы наиболее наглядно показывает влияние различных факторов на изменение величины выбранного показателя.

Вот так выглядит диаграмма Водопад (Waterfall).

В этой статье мы рассмотрим построение диаграммы Водопад в Excel на примере факторного анализа показателей отчета P&L.

P&L расшифровывается как Profit and Loses — отчет о прибылях и убытках, или отчет о финансовых результатах. Это форма отчетности, которая используется для планирования, контроля и анализа результатов работы компании.

Кратко структура P&L выглядит следующим образом:

ACT — это факт, АОР — план, B/W — отклонение факта от плана.

MTD — показатели за отчетный месяц, YTD — с начала года накопительным итогом, PY — аналогичный период прошлого года.

В данном примере мы сделаем анализ отклонения фактических данных за месяц (MTD) от плановых по показателю EBITDA (один из видов прибыли).

Для этого будем использовать только часть таблицы, выделенную рамкой.

Способ 1. Диаграмма Водопад в Excel c помощью встроенного типа диаграммы Каскадная

В версиях Excel от 2016 и новее есть встроенный тип диаграммы Каскадная, который позволяет строить диаграмму Водопад без дополнительных ухищрений.

Подготовим дополнительную таблицу для построения графика Каскад. Для этого перенесем значения из основной таблицы P&L во дополнительную, как показано на картинке.

Переносить можно как скопировав вручную, так и формулами ВПР или СУММЕСЛИ .

Теперь нужно выделить дополнительную таблицу целиком, далее вкладка Вставка — блок Диаграммы — Каскадная.

Получаем диаграмму, но ее еще предстоит немного доработать.

Поэтому эти два значения, стартовое и финишное (план и факт) должны быть зафиксированы по краям, как на картинке.

По умолчанию же в диаграмме Каскад стартовое и финишное значения не зафиксированы. Это происходит потому, что excel не знает, какие значения вы выберите за итоговые (они могут быть и посередине диаграммы, не только по краям).

Доработаем диаграмму. Для этого дважды щелкам левой кнопкой мыши на первом столбике диаграммы (он должен быть ярко выделен, а остальные столбики становятся полупрозрачными), а затем правая кнопка мыши и выбираем пункт Установить как итоговое значение.

Столбик перекрасился в серый цвет. Это означает, что он стал итоговым значением (стартовым). Если не нравится цвет, его можно изменить .

Точно так же поступаем с последним столбиком. Всё, наша диаграмма Каскад, или Водопад в Excel, приобрела осмысленный вид.

Осталось немного подправить внешний вид. Лучше удалить легенду, потому что она не несет смысловой нагрузки в данном случае. Также неплохо бы убрать горизонтальную сетку, потому что она мешает видеть дополнительные линии-перемычки между столбиками.

Еще я обычно убираю ось значений, т.к. здесь она тоже не имеет большого смысла (цифры и так выведены возле столбиков). Ну и конечно же надо изменить заголовок диаграммы.

Способ 2. Построение диаграммы Водопад при помощи вспомогательных столбцов

Для тех, кто не является счастливым обладателем новых версий excel, существует обходной путь построения такого каскада. Но придется немного поработать с формулами.

Создадим такую же дополнительную таблицу, как в первом способе.

Добавим еще 3 вспомогательных столбца и пропишем в них формулы, как на картинке. В столбце Отклонения+ будут выводиться положительные значения отклонений, в Отклонения-, соответственно, отрицательные. А столбец Вспомог. нужен для того, чтобы “поднимать” столбик гистограммы на определенную высоту.

Важно, чтобы столбец Вспомог. находился перед столбцами с отклонениями.

Обратите внимание, что для отрицательных значений используется формула ABS, эта формула выводит число по модулю, т.е.отрицательное становится положительным. В данном случае это нужно для правильного построения, чтобы столбик не ушел в отрицательное поле.

Выделим вспомогательные столбцы и столбец с названиями категорий и перейдем во вкладку Вставка — Диаграммы — Гистограмма с накоплением.

Получилась “сырая” диаграмма, которую мы будем дорабатывать, чтобы получить диаграмму Водопад. Необходимо убрать заливку у всех синих столбиков, кроме крайних. Для этого нужно дважды щелкнуть на каждом столбике — откроется окно Формат точки данных — указать Нет заливки.

Если окно с форматом не открылось по двойному щелчку, можно вывести его по правой кнопке мыши.

Так же, как и в предыдущем способе, уберем линии сетки, легенду и ось (но это не обязательно) и переименуем диаграмму.

Диаграмма почти готова.

Осталось только по необходимости изменить цвет столбцов и вывести числовые данные в диаграмму.

Щелкнем правой кнопкой мыши на синем столбике, и выберем Добавить подписи данных.

После этого появятся числовые значения, но они появятся для всего ряда, в том числе и для вспомогательных столбцов без заливки.

Их придется удалить вручную, дважды щелкнув на каждом из них и нажав Delete.

Теперь сделаем то же самое для столбиков с положительными значениями. Как видно, для других столбиков также появились лишние нули, которые также нужно удалить.

И третий раз повторим все действия для столбиков с отрицательными значениями.

Осталось только выровнять цифры в столбиках.

Диаграмма Водопад в Excel, построенная таким способом, с использованием вспомогательных столбцов, получилась очень похожей на диаграмму из первого способа. За исключением дополнительных перемычек между столбиками.

Это достаточно распространенный обходной путь построения диаграммы Водопад для факторного анализа в Excel.

Единственный минус, что при изменении данных иногда придется повторно дорабатывать диаграмму. Например, если положительные значения стали отрицательными, то придется заново добавить подписи данных, потому что иначе они не появятся возле столбиков.

Сообщество Excel Analytics | обучение Excel

Канал на Яндекс.Дзен

Источник

Создание каскадной диаграммы

Каскадная диаграмма показывает нарастающий итог по мере добавления или вычитания значений. Это помогает понять, как серия положительных и отрицательных значений влияет на исходную величину (например, чистую прибыль).

Столбцы обозначены цветом, чтобы можно было быстро отличить положительные значения от отрицательных. Столбцы начального и конечного значений часто начинаются с горизонтальной оси,в то время как промежуточные значения являются плавающими столбцами. Из-за такого вида каскадные диаграммы также часто называют диаграммами моста.

Создание каскадной диаграммы

Щелкните Вставка > Вставить каскадную или биржевую диаграмму > Каскадная.

Для создания каскадной диаграммы также можно использовать вкладку Все диаграммы в разделе Рекомендуемые диаграммы.

Совет: На вкладках Конструктор и Формат можно настроить внешний вид диаграммы. Если эти вкладки не отображаются, щелкните в любом месте каскадной диаграммы, и на ленте появится область Работа с диаграммами.

Итоги и промежуточные итоги с началом на горизонтальной оси

Если данные содержат значения, которые считаются итогами или итогами, например «Чистый доход», их можно настроить так, чтобы они начинались с горизонтальной оси с нуля и не «плавали».

Дважды щелкните точку данных, чтобы открыть области задач Формат точки данных, и установите в поле Установить как итог.

Примечание: Если щелкнуть столбец один раз, будет выбран ряд данных, а не точка данных.

Чтобы снова сделать столбец плавающим, снимите флажок Задать как итог.

Совет: Итоги также можно задать, щелкнув правой кнопкой мыши точку данных и выбрав в контекстном меню пункт Задать как итог.

Отображение и скрытие соединительных линий

Соединительные линии соединяют конец предыдущего столбца c началом следующего, помогая отобразить поток данных на диаграмме.

Чтобы скрыть соединитеальные линии, щелкните правой кнопкой мыши ряд данных, чтобы открыть области задач Формат ряда данных, и скроем поле Показать соединитеальные линии.

Чтобы снова отобразить эти линии, установите флажок Отображать соединительные линии.

Совет: В легенде диаграммы точки данных сгруппированы по типам: Увеличение, Уменьшение и Итог. Если щелкнуть легенду диаграммы, на диаграмме будут выделены все столбцы, соответствующие выбранной группе.

Вот как можно создать каскадную диаграмму в Excel для Mac:

На вкладке Вставка нажмите кнопку Каскадная (значок каскадной) и выберите каскадная.

Примечание: На вкладках Конструктор и Формат можно настроить внешний вид диаграммы. Если эти вкладки не отображаются, щелкните в любом месте каскадной диаграммы, чтобы отобразить их на ленте.

Источник

Нарастающий итог в Excel

Способ 1. Формулы

Начнём, для разогрева, с наиболее простого варианта — формул. Если мы имеем на входе небольшую отсортированную по дате таблицу, то для расчёта нарастающего итога в отдельном столбце нам потребуется элементарная формула:

Основная фишка тут в хитром закреплении диапазона внутри функции СУММ — ссылка на начало диапазона делается абсолютной (со знаками доллара), а на конец — относительной (без долларов). Соответственно, при копировании формулы вниз на весь столбец мы получаем растягивающийся диапазон, сумму которого и считаем.

Минусы такого подхода очевидны:

• Таблица обязательно должна быть отсортирована по дате.
• При добавлении новых строк с данными формулу придётся допротягивать вручную.

Способ 2. Сводная таблица

Этот способ чуть сложнее, но гораздо приятнее. Причём для усугубления давайте рассмотрим задачку посерьезнее — таблицу из 2000 строк с данными, где по столбцу даты нет сортировки, зато есть повторы (т.е. мы можем несколько раз продать в один и тот же день):

Конвертируем нашу исходную таблицу в «умную» (динамическую) сочетанием клавиш Ctrl + T или командой Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table) , а затем строим по ней сводную таблицу командой Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table) . В область строк в сводной закидываем дату, а в область значений — число проданных товаров:

Обратите внимание, что если у вас не совсем старая версия Excel, то даты автоматически сгруппируются по годам, кварталам и месяцам. Если вам нужна другая группировка (или она совсем не нужна), то это можно исправить, щёлкнув правой кнопкой мыши по любой дате и выбрав команды Группировать / Разгруппировать (Group / Ungroup) .

Если хочется видеть одновременно и получившиеся итоги по периодам и нарастающий итог в отдельном столбце, то имеет смысл закинуть в область значений поле Продано ещё раз, чтобы получить дубликат поля — в нём мы и включим отображение нарастающих итогов. Для этого щёлкните правой кнопкой мыши по полю и выберите команду Дополнительные вычисления — Нарастающий итог (Show Values as — Running Totals) :

Там же можно выбрать и вариант нарастающих итогов в процентах, а в следующем окне нужно выбрать поле, по которому пойдет накопление — в нашем случае это поле даты:

Плюсы такого подхода:

• Быстро считается большой объем данных.
• Не нужно вводить вручную никаких формул.
• При изменении в исходных данных достаточно обновить сводную правой кнопкой мыши или командой Данные — Обновить всё (Data — Refresh All).

Минусы же вытекают из того, что это сводная, а значит вытворять в ней всё, что вздумается (вставлять строки, писать формулы, строить любые диаграммы и т.д.) уже не получится.

Способ 3. Запрос Power Query

Загрузим нашу «умную» таблицу с исходными данными в редактор запросов Power Query, используя команду Данные — Из таблицы / диапазона (Data — From Table/Range) . В последних версиях Excel её, кстати, переименовали — теперь она называется С листа (From Sheet) :

Затем выполним следующие шаги:

1 . Отсортируем таблицу по возрастанию по столбцу даты командой Сортировать по возрастанию в выпадающем списке фильтра в шапке таблицы.

2 . Чуть позже для подсчета нарастающего итога нам потребуется вспомогательный столбец с порядковым номером строки. Добавим его командой Добавление столбца — Столбец индекса — От 1 (Add column — Index column — From 1) .

3 . Также для подсчёта нарастающего итога нам потребуется ссылка на столбец Продано, где лежат наши суммируемые данные. В Power Query столбцы ещё называются списками (list) и чтобы получить ссылку на него, щёлкнем правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выберем команду Детализация (Show detail) . В строке формул появится нужное нам выражение, состоящее из имени предыдущего шага #»Добавлен индекс», откуда мы берём таблицу и имени столбца [Продано] из этой таблицы в квадратных скобках:

Копируем это выражение в буфер для дальнейшего использования.

4 . Удаляем ненужный более последний шаг Продано и добавляем вместо него вычисляемый столбец для подсчета нарастающего итога командой Добавление столбца — Настраиваемый столбец (Add column — Custom column) . Нужная нам формула будет выглядеть так:

Здесь функция List.Range берёт исходный список (столбец [Продано]) и извлекает из него элементы, начиная с первого (в формуле это 0, т.к. нумерация в Power Query начинается с нуля). Количество извлекаемых элементов — это номер строки, который мы берём из столбца [Индекс]. Таким образом, эта функция для первой строки возвращает только одну первую ячейку столбца Продано. Для второй строки — уже первых две ячейки, для третьей — первых три и т.д.

Ну, а затем функция List.Sum суммирует извлечённые значения и мы получаем в каждой строке сумму всех предыдущих элементов, т.е. нарастающий итог:

Осталось удалить ненужный нам больше столбец Индекс и выгрузить результаты обратно в Excel командой Главная — Закрыть и загрузить (Home — Close&Load to).

Форсаж

В принципе, на этом можно было бы и остановиться, но есть небольшая ложка дёгтя — созданный нами запрос работает со скоростью черепахи. Для примера, на моем не самом слабом ПК таблица всего в 2000 строк обрабатывается 17 секунд. А если данных будет больше?

Для ускорения можно использовать буферизацию при помощи специальной функции List.Buffer, которая загружает заданный ей в качестве аргумента список (list) в оперативную память, что сильно ускоряет обращение к нему в дальнейшем. В нашем случае имеет смысл буферизовать список #»Добавлен индекс»[Продано], к которому Power Query вынужден обращаться при расчёте нарастающего итога в каждой строке нашей 2000-строчной таблицы.

Для этого в редакторе Power Query на Главной вкладке жмём кнопку Расширенный редактор (Home — Advanced Editor), чтобы открыть исходный код нашего запроса на встроенном в Power Query языке М:

А затем добавляем туда строку с переменной MyList, значение которой возвращает функция буферизации и подменяем на следующем шаге обращение к списку на эту переменную:

После внесения таких изменений наш запрос станет существенно резвее и справится с 2000-строчной таблицей всего за 0.3 секунды!

Источник