График в excel для пустых ячеек

Содержание

• Как настроить Excel 2007 и Excel 2010 для игнорирования пустых ячеек при создании диаграммы или графика
• Метод 1: настройка того, как Excel обрабатывает скрытые и пустые ячейки
• Метод 2: используйте формулу для преобразования пустых ячеек в # N / A
• Заключение

Робби в основном пишет о Skyrim, но иногда проливает свет на странности приложений Microsoft, таких как Excel и Outlook.

Как настроить Excel 2007 и Excel 2010 для игнорирования пустых ячеек при создании диаграммы или графика

Это проблема, с которой я столкнулся сам, когда я хотел создать диаграмму, когда большинство ячеек в диапазоне, который вы хотите построить, являются пустыми (содержат пустые ячейки).

Чтобы решить эту проблему и создать диаграмму, которая правильно отображает данные, у вас может возникнуть соблазн, как я делал в прошлом, скопировать значения данных в новый диапазон, чтобы данные были непрерывными (без пробелов). Это может занять очень много времени и очень раздражать, особенно если объем данных велик. Предполагается, что Excel упростит нашу коллективную жизнь, поэтому я решил найти решение этой проблемы, предполагающее как можно меньше дополнительной ручной работы.

В моем случае мне было интересно составить график средненедельного количества ежедневных продаж, которые совершала моя команда. Когда я создал диаграмму, выбрав диапазон данных, все, что у меня было, это диаграмма без данных.

Мы рассмотрим два метода решения этой проблемы:

1. Как изменить способ работы диаграммы с пустыми или пустыми ячейками
2. Как использовать формулу для изменения содержимого пустых ячеек на # Н / Д (Excel автоматически игнорирует ячейки с # Н / Д при создании диаграммы)

На рисунке ниже вы можете увидеть:

• Данные, которые я использую для создания диаграмм (слева)
• Пустая начальная таблица (вверху справа)
• Заполненная диаграмма (внизу справа)

Метод 1: настройка того, как Excel обрабатывает скрытые и пустые ячейки

Первый метод, который мы собираемся использовать для создания диаграммы, которая правильно отображает данные, — это изменить способ обработки в Excel 2007 и Excel 2010 пустых ячеек на графиках.

По умолчанию на диаграмме, когда Excel видит пустую ячейку, создается пробел. Если у вас есть диапазон данных с большим количеством пустых ячеек, чем ячеек с данными, это означает, что Excel эффективно создает график, полный пробелов.

Для начала нам нужно создать график средних продаж за неделю.

• Мы создаем линейный график, выбирая данные в B3: B31 и D3: D31 (нажмите и удерживайте Ctrl клавиша для выбора несмежных столбцов)
• Щелкните значок Вставлять вкладку и выберите Линия кнопка в Диаграммы группа и выберите Линия

Теперь, когда у нас есть график, нам нужно изменить способ обработки пустых ячеек в Excel. Сделать это:

• Щелкните правой кнопкой мыши диаграмму и выберите Выбрать данные
• Нажмите Скрытые и пустые ячейки

• Пробелы это настройка по умолчанию, как мы обсуждали ранее
• Нуль в нашем примере данные будут отображаться как значение, ноль, ноль, ноль, ноль, ноль, ноль, значение
• Соедините точки данных линией делает именно то, что сказано, соединяет точки данных вместе

На рисунке ниже показан наш график, созданный с использованием Нуль (слева) и Соедините точки данных линией (верно). Пробелы мы уже видели с пустой диаграммой выше.

• Я также привел в порядок горизонтальную ось. щелчок правой кнопкой мыши это и выбрав Ось формата
• Под Параметры оси вкладку, я изменил Основная единица к Фиксированные 7 дней
• Я изменил Ось положения к На отметках чтобы он показывал полную дату

Метод 2: используйте формулу для преобразования пустых ячеек в # N / A

Второй способ убедиться, что данные диаграмм Excel содержат большое количество пробелов или пустых ячеек правильно, — это использовать формулу. Для этого мы воспользуемся тем фактом, что, когда Excel видит # N / A в ячейке, он не включает ее в диаграмму. Формула, которую мы будем использовать в E3:

= ЕСЛИ (D3 = «», # N / A, D3)

В ЕСЛИ функция просматривает содержимое ячейки D3 и ЕСЛИ D3 равно «» (другими словами, пустая ячейка), тогда он изменяет текущую ячейку на # N / A. Если Excel что-то обнаружит в ячейке, он просто скопирует ячейку. Например, он скопирует содержимое D3 в E3.

У меня есть статья, в которой обсуждается ЕСЛИ функции более подробно. Я также рассказываю об использовании ЕСЛИ ОШИБКА для подавления ожидаемых ошибок и использования ЕСЛИ с логическими функциями И, ИЛИ а также НЕТ. Это можно найти здесь:

• Затем я копирую формулу в столбец E.

• Затем я создаю диаграмму точно так же, как мы делали выше, используя даты в столбце B и результаты формул в столбце E.

Как видно из рисунка выше, диаграмма правильно отображает данные, даже если Excel использует Показать пустые ячейки в виде Пробелы (настройка по умолчанию для всех диаграмм, созданных в Excel 2007 и Excel 2010).

Затем мы приводили в порядок диаграмму, как делали выше,

• Убираем горизонтальную ось
• Удаление Легенда
• Добавление Заголовок (щелкните значок Макет на вкладке с выбранным графиком выберите Заголовок диаграммы кнопку и выберите нужный тип заголовка)

Заключение

Часто данные поступают к вам из электронных таблиц, которые вы не контролируете, и не всегда отформатированы именно так, как вам хотелось бы. Вместо того, чтобы повторно редактировать данные, чтобы они соответствовали тому, что вы хотите, всегда намного лучше и быстрее, чтобы Excel работал с любыми проблемами форматирования, которые могут иметь данные, и давать желаемые результаты без значительного ручного редактирования с вашей стороны.

В этой статье мы рассмотрели проблему, с которой я часто сталкиваюсь:

Как создавать диаграммы с использованием данных, содержащих большое количество пустых ячеек. Мы рассмотрели два метода решения этой проблемы:

• Изменение способа обработки пустых ячеек в самой диаграмме в Excel
• С использованием ЕСЛИ операторы для изменения пустых ячеек на # N / A (Excel 2007 и Excel 2010 игнорируют ячейки, содержащие # N / A, при создании диаграмм)

С использованием ЕСЛИ операторы в формуле более гибкие, чем изменение способа Excel работать с пустыми ячейками в диаграмме, поскольку вы можете попросить его изменить что-либо на # N / A, а не только пустые ячейки. Это означает, что если вы получаете электронные таблицы с нежелательными данными или данными, которые вам не нужны, вы также можете заставить Excel игнорировать их при создании диаграммы на основе данных.

Я очень надеюсь, что вы нашли эту статью полезной и информативной. Пожалуйста, не стесняйтесь оставлять любые комментарии, которые у вас могут быть ниже, и большое спасибо за чтение!

Эта статья точна и правдива, насколько известно автору. Контент предназначен только для информационных или развлекательных целей и не заменяет личного или профессионального совета по деловым, финансовым, юридическим или техническим вопросам.

Excel считает, что пустые ячейки содержат значение 0, из-за чего могут получиться довольно уродливые диаграммы. График неожиданно уменьшается, ивы остаетесь с диаграммой, которая не может точно отразить картину, которую нужно описать. Благодаря трюкам в этой статье можно гарантировать, что пустые ячейки не будут учитываться при построении графика.

Можно предотвратить построение графика по пустым ячейкам двумя простыми способами: скрыв строки или столбцы или заставив ячейки возвращать значение #N/A.

Скрытые строки или столбцы

Введите в таблицу данные (рис. 5.40), создайте график и посмотрите, на что он похож, если при построении учитывались нулевые значения. Выделите диапазон А1:В12, запустите мастер диаграмм и создайте график как объект на текущем рабочем листе.

На диаграмме рис. 5.40 выводятся данные о зарплате по месяцам. Это означает, что, если сейчас апрель, на диаграмме будут отражены восемь нулевых значений,так как данные для месяцев с мая по декабрь пока что недоступны. Чтобы избежать этого, скройте строки с 5 по 12 (May.Dec). Excel не учитывает скрытые строки при построении графика, поэтому вы получите результат, как на рис. 5.41. Чтобы скрыть строки, выделите их и выберите команду Формат → Строка → Скрыть (Format → Rows Hide).