График оплаты в excel

Платежный календарь в excel. Общая информация

Одним из эффективных способов планирования движения денежных потоков внутри организации является ведение платежного календаря. Платежный календарь представляет собой умную таблицу, реализованную в Microsoft Excel, в которой на временной плоскости фиксируются все виды входящих и исходящих платежей. Данный метод учета позволяет избежать дефицита средств в долгосрочной перспективе. Таким образом обеспечивается непрерывность движения финансов, а также своевременность исполнения платежных обязательств. Что, в свою очередь, положительно влияет на репутацию компании на поле деловых отношений. Платежный календарь в excel станет отличным помощником в автоматизации ежедневной задачи планирования и учета.

Ссылки для скачивания:

— Скачать платежный календарь в excel

Как начать работу с платежным календарем в excel:

1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.

2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать».

3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».

4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.

Заведение и настройка платежного календаря в excel

Для построения платежного календаря необходимо определиться с формой таблиц в excel, которые будут отражать статьи доходов и расходов. На листе «Настройки» для этих целей заведены два соответствующих списка. Их форма и содержание полностью зависит от потребностей учета Вашего бизнеса. Перечни могут быть представлены как в виде обычного одноуровневого списка, так и содержать группы/подзаголовки. Например, если Вы хотите просто перечислить статьи, введите их друг за другом — связь, аренда, лизинг и т.д.. Или разбейте их по группам: область деятельности, организация, сотрудник и т.д.. Примеры заведения таблиц приведены на рисунках ниже:

Рисунок 1 — Группировка по организациям

Рисунок 2 — Группировка по сотрудникам

Рисунок 3 — Простой одноуровневый список

Далее выберите год и месяц построения и нажмите кнопку «Создать платежный календарь».

Заполнение и работа с платежным календарем в excel

После построения перед Вами появится пустой платежный календарь в excel, на котором будут отражены статьи доходов и расходов на временной раскладке в разрезе дня. Также макрос автоматически построит табличку сравнения входящего и исходящего денежных потоков. Далее перейдем непосредственно к заполнению платежного календаря.

Для внесения данных в нужную ячейку произведите двойной клик по ней, появится окно редактора платежа (представлено на рисунке ниже).

Практически все поля формы заполняются в автоматическом режиме. Дата платежа выбирается на основе календарного дня, к которому относится ячейка. Вид платежа указывается в зависимости от выбранной таблицы учета — доходы или расходы. Категория прокачивается если Вы используете многоуровневый список. Статья также заполняется в соответствии с выбранной строкой. Статус платежа можно выбрать из выпадающего списка, по умолчанию ставится — «ожидается» (запланированный платеж). Остается ввести только сумму платежа.

Основные функции окна редактора платежный календарь в excel

• Добавление нового платежа — выберите статус, введите сумму, нажмите кнопку «Сохранить платеж». Добавленный платеж также сохраняется на листе историрования операций — «Реестр платежей».
• Редактирование существующего платежа — двойной клик на ячейке с заведенным ранее платежом откроет окно редактора с полной информацией по платежу. При желании Вы можете поменять статус и сумму платежа. После редактирования нажмите кнопку «Сохранить платеж». Все изменения сохранятся в реестре платежей.
• Перенос платежа на другую дату — для того чтобы перенести запланированный платеж воспользуйтесь кнопкой «Перенести платеж». Редактор предложит выбрать дату переноса.
• Удаление платежа из календаря — если платеж заведен по ошибке или отменен, его всегда можно удалить нажав кнопку «Удалить платеж». Тогда сумма удалится не только с листа календаря, но и из реестра платежей.

На рисунке ниже рассмотрим основные статусы платежей платежного календаря в excel:

• Ожидается — выберите статус для платежей, которые планируется провести в будущем.
• Исполнен — данный статус указывается по факту совершения платежа.
• Просрочен — если дата планового платежа прошла, поменяйте статус на «Просрочен».
• Согласование — если платеж находится в процессе обсуждения, выберите данный статус.

Заказать разработку программы или доработку существующей

Благодарю Вас за прочтение данной статьи!

Если Вам понравился мой продукт, но Вы хотели бы добавить функционал или настроить его под бизнес логику Вашей организации, или заказать любую другую расчетную программу, проконсультироваться по автоматизации своих бизнес процессов, для связи со мной можно использовать WatsApp +79507094770, сайт excellab.ru или написать мне на почту: goryaninov@bk.ru, профиль вк:

Ссылки для скачивания:

— Скачать платежный календарь в excel

Предлагаю Вашему вниманию не менее интересные программы по учету и автоматизации, представленные на моем ресурсе:

— Дневной табель учета рабочего времени в excel
— Почасовой табель учета рабочего времени в excel
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен
— Учет доходов и расходов
— Автоматизированное формирование документов
— Учет выдачи инструментов
— Учет производства. Расчет сдельной заработной платы

Главный показатель в графике погашения кредита – это сумма ежемесячного платежа. Для расчета размера суммы ежемесячного платежа по кредиту в Excel можно воспользоваться функцией ПЛТ (платеж). В качестве аргументов функции можно указать, конкретные значения, например, сумма кредита и процентная ставка. Но если ввести эти значения в отдельные ячейки, а в соответственных аргументах функции ПЛТ указать ссылки на них, вы получите возможность легко изменять условия кредитования и проверять их влияние на размер ежемесячного платежа по кредиту. Таким образом мы можем сделать кредитный калькулятор и составить график платежей в Excel.

Как сделать кредитный калькулятор в Excel

Ниже на рисунке представлен пример простейшего кредитного калькулятора в Excel, который вычисляет сколько придется платить банку ежемесячно для погашения кредита. Пользователь должен указать соответственные значения условий кредитования в ячейках B2:B4, а в ячейке B6 получим результат вычисления функции ПЛТ. Ежемесячный платеж по кредиту вычисляется следующей формулой:

Функция ПЛТ имеет 3 обязательных аргумента для заполнения и 1 опциональный:

1. Ставка – номинальная процентная ставка годовых разделена на число периодов капитализации в году. В данном примере кредит капитализируется ежемесячно, значит процентная ставка указана в ячейке B3 делится на число 12 (месяцев).
2. Количество периодов (кпер) – количество платежей по кредиту на протяжении всего срока погашения кредита. То есть пользователь кредитного калькулятора должен указать число лет кредитования, а платежи будут проплачиваться ежемесячно. Поэтому число лет указано в ячейке B4 умножается на число 12 (месяцев).
3. Приведенная стоимость (ПС) – нынешняя сумма долга перед банком. Функции Excel предназначенные для расчетов кредитов, в том числе и функция ПЛТ по принципу действия основываются на расчетах потоков налички. Если текущее значение кредита и взносы платежей будут считаться как приход и расход наличных средств, тогда легко понять почему и когда результаты вычислений этих функций будут положительными или отрицательными числами. В данном примере банк дал вам взаймы сумму 215 000, для вас данная статья потока наличных средств ставиться на приход, а это положительное числовое значение. Результат вычисления функции ПЛТ является отрицательным, так как ежемесячные платежи долга по кредиту для вас это расход.
4. Тип – определение выплаты в начале (1) или конце(0) периода.

Примечание: Если функция ПЛТ должна возвращаться положительное число, тогда для этого можно указать отрицательное число в третьем аргументе ПС. В таком случае вычисление будет выполнено с перспективы банка: кредит идет на расход, а платежи по кредиту с процентами ставятся на приход банку.

Наиболее частой ошибкой в финансовых формулах является путаница с периодами капитализации и частотой платежей по кредиту. В данном примере годовая процентная ставка кредита разделена на число 12 с целью вычисления ежемесячной процентной ставки для начисления капитализации. В тоже время период платежа умножается на 12, так как платежи платятся ежемесячно. Оба аргумента приспособлены до ежемесячных периодов капитализации и платежей, только тогда результат вычисления будет правильным.

Если пользователь функции забыл разделить ставку дисконтирования на 12. Excel принял бы введенное значение как ежемесячное дисконтирование и платеж был бы значительно больше. Аналогично, если бы количество платежей указать количеством лет вместе с ежемесячным дисконтированием, Excel принял бы, что платежи будут платится каждый год.

Функция ПЛТ изначально не знает, что значит введенное число – количество: лет, месяцев или дней. Она воспринимает, что ставка дисконтирования и количество лет касаются одного и того же периода.



Как составить график платежей по кредиту в Excel

Имея вычисленную сумму платежа по кредиту, можно составить график платежей по кредиту содержащую информацию о части суммы тела кредита и суммы процентов для каждого платежа. А также остаток долга по кредиту после каждого уплаченного платежа.

Ниже на рисунке представлен фрагмент графика. Он состоит из следующих столбцов:

1. Номер – порядковый номер текущего платежа по кредиту. В ячейке D4 введите число 1, а в следующей ячейке D5 введите формулу =D4+1 и скопируйте ее в остальные нижние ячейки аж до D363 (данный график будет содержать 360 платежей).
2. Сумма платежа – вычисляется м помощью функции ПЛТ в ячейке =$B$7 и округляется до копеек. Хоть Exel выполняет вычисления с точностью до большого количества разрядов после запятой, в графике можно указать только сумму до копеек. Это значит, что в конце периода до полного погашения кредита останется лишь только небольшая сумма для расчета с банком. В ячейке E4 введите формулу =-ОКРУГЛ($B$7;2) и скопируйте ее в нижние ячейки аж до E636.
3. Тело кредита – часть платежа закрывающая долг кредита без учета процентов. В ячейке F4 введите формулу =E4-G4 и скопируйте ее до F363.
4. Сумма процентов – часть платежа составляющая проценты начисленные за пользование кредитом. По данному столбцу мы видим сколько зарабатывает банк каждый месяц с данной долгосрочной сделки, то есть его валовая прибыль от выдачи кредита заемщику. Сумма кредита после оплаты предыдущего платежа умножается на годовую процентную ставку, умноженную на 12. Результат вычисления округляется до копеек (двух разрядов после запятой). В ячейке G4 введите следующую формулу =ОКРУГЛ(H3*$B$4/12;2) и скопируйте ее в нижние ячейки аж до G363.
5. Долг по кредиту – сумма остатка долга по кредиту после каждого платежного взноса заемщика. В ячейке H3 введите формулу =B3, которая возвращает начальную сумму долга кредита. Формула =H3-F4 введена в остальных ячейках данного столбца. Она уменьшает сумму долга только на первую часть (тело кредита) каждого платежа. Вторую часть сумму процентов банк оставляет себе.

В примере указанному на втором рисунке срок кредитования составляет 15 лет, а на первом рисунке – срок 30 лет. Уменьшение периода погашения кредита увеличивает сумму ежемесячного платежа.

Последним шагом будет возможность скрытия ячеек с отрицательными значениями в графике погашения кредита. В строках калькулятора до конца периода полного погашения кредита по условию его срока продолжительности лет. То есть если мы укажем другую продолжительность срока кредитования, на пример не 15 или 30 лет, а 10, то лишние результаты вычислений будут скрыты. Это можно реализовать с помощью условного форматирования, которое будет изменять цвет шрифта значений соответственных ячеек на белый. Устанавливая белый цвет шрифта, отображаемый на белом фоне, можно легко скрыть ненужные данные.

Для этого выделите диапазон ячеек D4:H363 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило».

Ниже представлена формула использована в условном форматировании изображена ниже на рисунке:

Скачать кредитный калькулятор с графиком платежей в Excel

Данная формула сравнивает текущий порядковый номер платежа в столбце D с количеством лет указанным в ячейке $B$5 умноженным на 12. Если же номер платежа больше, формула возвращает значение ИСТИНА и применяется белый цвет шрифта. Если же вместо этого номер платежа меньше от общего количества платежей или равен ему, не применяется ни каких изменений в форматировании значений для этой группы ячеек.

Деньги – универсальный и, как следствие этой универсальности, ценнейший ресурс любого бизнеса. Задача управления деньгами всегда находится в фокусе предпринимателя (собственника и/или руководителя).

Одним из инструментов управления денежными потоками бизнеса является платежный календарь. Он обеспечивает руководителю организации прозрачность денежных потоков, подсвечивает источники доходов и расходов во времени. Читатель грамотно и объективно составленного платежного календаря всегда увидит надвигающийся кассовый разрыв и сможет своевременно среагировать и не допустить его возникновение.

Давайте разберемся в нюансах этой формы управленческого учета на примере платежного календаря в Excel вместе.

Что такое платежный календарь и какие проблемы он решает

Платежный календарь показывает момент осуществления расходов и получения доходов. Период отображения операций в платежном календаре зависит от вашего бизнеса и определяется циклом продаж: день, неделя, месяц. Планирование в платежном календаре может быть краткосрочным,оперативным или долгосрочным – стратегическим. Какой-то строгой формы не существует, поэтому календарь можно создавать как для бизнеса в целом, так и для отдельных проектов. Излишняя детализация не всегда эффективна.

У платежного календаря две основных взаимодополняющие задачи:

1. Управление кредиторской и дебиторской задолженностью: дает представление руководителю об объеме будущих потоков денежных средств (доходов и расходов), где они возникают (в каких проектах, по каким контрагентам) и датах совершения платежей.

Компания производит расчеты ежедневно с разными контрагентами.При отгрузке продукции или оказании услуги оплата не всегда приходит сразу, поэтому важно контролировать оборачиваемость своей дебиторки и требовать расчет согласно условиям договора. Анализ потоков денежных средств позволяет оценить финансовые возможности компании и понять, есть ли возможность предоставить покупателю скидки или рассрочки платежей.

Так же вы сразу увидите, есть ли возможность обратиться к вашему поставщику с просьбой перенести срок оплаты поставленных товаров и услуг на более поздний срок — в таблице оплат поставщикам вы будете видеть точную сумму платежей и их возможные сроки.
Рост кредиторской задолженности должен регулироваться.

1. Предупреждение надвигающихся кассовых разрывов – ситуации, при которой у организации не будет в распоряжении свободных денег для осуществления обязательных платежей: дает возможность, предпринять действия для его недопущения.

С помощью платежного календаря предприниматель может оптимизировать текущие денежные потоки, привлечь дополнительные средства или найти их внутри компании. Например, если одному из проектов не хватает денег, а на другом появился некоторый излишек, вы можете направить средства туда, где в них есть острая необходимость.

Рис. 1 Таблица “График платежей”

Этапы создания платежного календаря

При составлении платежного календаря опираются на методы финансового планирования и прогнозирования:

• экономический анализ помогает предсказать возможные сценарии развития событий;
• нормативный метод устанавливает лимиты на пользование средствами и размеры резервных фондов.

Первый шаг при планировании – сбор информации о предполагаемых затратах и сроках платежей со всех центров финансовой ответственности компании.

Второй – распределение данных в графике по затратам, проектам, статьям бюджета и плательщикам. Тут же необходимо проверить соответствует ли заявленная информация бюджету предприятия, ее возможные сроки оплат и экономическую обоснованность.

Третий шаг – рассчитываем остаток средств на начало и на конец периода.

Уже только эти простые шаги дадут вам представление о будущем финансовом состоянии бизнеса и подсветят кассовые разрывы.

Инструменты для составления платежного календаря

Платежный календарь удобнее всего составлять в специализированных сервисах управленческого учета, таких как «Управленка». Так вы получите максимальную гибкость настройки и автоматизацию процесса составления.

Рис. 2 Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета «Управленка»

По мере зрелости процесса планирования в вашей компании вы однажды обнаружите, что платежный календарь не требует особых усилий для его составления, формируется естественным образом и является одним из ваших основных инструментов для оперативного планирования.

Но если в бизнесе операций немного, и вы хотите попробовать сделать все своими руками, то можно начать с имеющихся под рукой инструментов — таких как Excel.

Для составления платежного календаря в Excel не требуется специальное программное обеспечение и дополнительное обучение сотрудников. Все, что вам потребуется, – это усидчивость для кропотливого сбора информации о будущих расходах и поступлениях и минимальные навыки в Excel.

Таблица График платежей в Excel может содержать следующие данные:

• остаток средств на начало периода,
• предполагаемые поступления,
• статья дохода,
• наименование контрагента,
• дата поступления,
• название проекта,
• сумма платежа,
• предполагаемая дата оплаты,
• наименование поставщика,
• колонка для замечаний и комментариев,
• остаток средств на конец периода.

Временной промежуток выбирается на ваше усмотрение. Таблица График платежей в Excel даст представление о движении денежных средств бизнеса.

Рис. 3 Таблица График платежей

Удобнее всего составлять платежный календарь на двух листах.

Лист 1 — непосредственно платежный календарь (Рис. 3):

• В верхней части таблицы располагают информацию об остатках на начало периода и предполагаемых поступлениях.
• Внизу остается остаток средств на конец текущего периода.
• В столбцах проставляются даты платежей.
• Сбоку указываются все остальные параметры: название контрагента, проекта, статья дохода или расхода.
• Комментарии к платежам можно вынести в “Примечание”.

На Листе 2 будет таблица графика оплат поставщикам. Учет оплат в эксель формируется аналогично предыдущей таблице, но в него заносится только расходная часть.

• На отдельных листах допускается ведение налогового календаря, с указанием всех выплат по налогам, реестра выплаты заработной платы и реестра погашения кредитных обязательств.
• При этом информация со всех листов аккумулируется в Листе 1 “Платежный календарь”, чтобы наглядно видеть платежеспособность бизнеса во времени.

Платежный календарь в Excel наиболее востребован при краткосрочном оперативном планировании. Обычно за период берется один квартал или календарный месяц, а информация о платежах и поступлениях разбивается на дни. Для того чтобы избежать просрочек в первую очередь вносим в таблицу информацию о налогах, процентах, платежах по кредиту и прочих обязательных выплат. Потом постепенно заполняем таблицу данными, полученными от руководителей центров финансовой ответственности.

Работа с платежным календарем требует внимательности и сосредоточенности. Искаженная информация в платежном календаре может привести к неверным управленческим решениям.

Преимущества и недостатки платежного календаря в Excel

Главные преимущества платежного календаря – простота использования и отсутствие необходимости установки дополнительных программных средств.

Но и недостатки тоже имеются:

• все обновления нужно ежедневно вносить вручную;
• процесс трудоемкий, потребуется занять чье-то время – ваше или выделенного сотрудника;
• для поиска ошибки в документе, потребуется значительное время;
• форматы формирования отчета заранее ограничены определенным набором данных.

Вряд ли кто-то сейчас сомневается в необходимости планирования денежных потоков бизнеса.

Любой даже самый простой по форме план платежей благоприятно влияет на деятельность компании:

• закладывает цельную систему работы компании
• направляет сотрудников в сторону выполнения поставленных целей
• помогает избежать ограничения ресурсов в неподходящий момент

Правильно проработанный платежный календарь – это механизм формирования внутренних ресурсов организации и комфортных источников финансирования. Он является удобным инструментов и стандартом для принятия управленческих решений и оперативного планирования.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога