График мероприятий на год в excel

Расписание мероприятий в Excel

Шаблоны Excel являются одним из лучших ресурсов, которые мы имеем в нашем распоряжении, чтобы знать, как использовать наше время в организованной форме и, прежде всего, эффективно. Поэтому, для того чтобы постоянно оценивать и отслеживать наш проект, функции Excel помогают нам создать график мероприятий для контроля нашей работы.

Как спланировать временную шкалу в Excel

Благодаря шаблонам Excel для расписания мероприятий мы имеем в нашем распоряжении один из самых полезных инструментов, чтобы иметь всё под контролем. К тому же у них есть важное преимущество быть применимыми в любой области. Они особенно подходят в качестве диаграмм по управлению проектами, но так как их можно индивидуализировать, они — наши лучшие союзники в деле распределения всех наших заданий. Преимушество этих таблиц заключается в:

• Стратегическом распределении времени
• Разъяснении продолжительности и зависимости задач
• Распределении ресурсов
• Визуализации проекта, с его соответствующими рисками и преимуществами

Бесплатный шаблон Excel для планирования мероприятий

Если вы не знаете, как сделать график мероприятий, не волнуйтесь. Здесь вы можете скачать модель шаблона для временной шкалы мероприятий, которую можно модифицировать, с учётом ваших данных и потребностей.

Источник

Диаграмма Ганта в EXCEL с % выполнения и связями между работами

history 3 декабря 2012 г.

Построим диаграмму Ганта отображающую связанные работы и процент их выполнения.

Диаграмма Ганта в MS EXCEL часто используется при управлении проектами. Эта диаграмма может отображать:

• перечень работ/ задач проекта;
• плановую длительность работ;
• связи между работами;
• процент выполнения.

Процесс создания простейшей диаграммы Ганта без связей и % выполнения приведен в статье Диаграмма Ганта . Разовьем эти идеи для создания более совершенной диаграммы (см. файл примера ).

Пусть необходимо спланировать проект создания некого производства. Нужно выполнить ряд работ по проекту: провести конкурсы на приобретение оборудования, СМР (строительно-монтажные работы), ввести в эксплуатацию и др. Исходная таблица содержит перечень работ, дату начала работ (или ссылку на работу-предшественника), длительность, % выполнения.

Как и в статье Диаграмма Ганта будем использовать диаграмму Линейчатая с накоплением . Т.к. на диаграмме теперь будем отображать и процент выполнения, то потребуется добавить еще один ряд данных и несколько столбцов в исходной таблице: Начало работы (фиксированная дата начала выполнения работы), Выполнено (число дней соответствующее проценту выполнения работы), Не выполнено (столбец длительность минус столбец выполнено ).

Источник данных для диаграммы теперь будет выглядеть так:

Обычно предполагается, что работы в проекте логически связаны. Например, работа Разработка проекта начинается только после проведения конкурса по определению организации проектировщика, т.е. завершения работы Проведение конкурса . Реализуем связь начало-конец , т.е. когда начало одной работы связано с окончанием работы-предшественника. Также учтем возможную задержку между началом выполнения работы и окончанием работы-предшественника.

В исходной таблице создадим еще несколько дополнительных столбцов: Код работы; Работа-предшественник; Задержка . Если раньше в столбце Начало работы были фиксированные даты начала выполнения работы, то теперь заменим их формулой =ЕСЛИ(C6<>«»;C6;ИНДЕКС($I$6:$I$10;ПОИСКПОЗ(D6;$B$6:$B$10;0))+E6+1)

Теперь, если задана фиксированная дата в столбце Начало , то в столбце Начало работы отобразится именно она. Если задана работа-предшественник, то будет определена дата окончания этой работы, учтена задержка и прибавлен 1 день.

Например, окончание работы Проведение конкурса запланировано на 21.03.2010. Для определения даты начала работы-последователя Разработка проекта вышеуказанная формула в столбце Начало работы (ячейка H 7 ) к сроку окончания прибавит 5-и дневную задержку и еще 1 день, чтобы связанная работа начиналась на следующий день. Получим 27.03.2010.

Теперь, после определения связей, при изменении длительности работы Проведение конкурса, скажем на 30 дней, получим соответствующий сдвиг у всех работ-последователей.

СОВЕТ : Для начинающих пользователей EXCEL советуем прочитать статью Основы построения диаграмм в MS EXCEL , в которой рассказывается о базовых настройках диаграмм, а также статью об основных типах диаграмм .

Источник

Диаграмма Ганта в Excel

В данной статье мы объясним основные особенности диаграммы Ганта, и пошагово рассмотрим, как сделать диаграмму Ганта в Excel. Данный процесс не займет много времени, но если у вас его нет, то вы можете скачать бесплатно итоговый шаблон диаграммы Ганта в Excel.

Все пользователи Excel знакомы с диаграммами, а также знают, как их создавать в Excel. Однако не всем знаком такой тип, как диаграмма Ганта. Данная статья содержит следующие разделы:

Если вы уже знаете, как сделать диаграмму Ганта в Excel, и хотите только скачать шаблон диаграммы Ганта, то он доступен по следующей ссылке:

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта названа в честь Генри Гантта, американского инженера-механика и консультанта по вопросам управления, который изобрел этот график еще в 1910-х годах. Диаграмма Ганта в Excel представляет собой проекты или задачи в виде каскадных горизонтальных гистограмм. Диаграмма Ганта иллюстрирует структуру разбивки проекта, отображая даты начала и окончания, а также различные отношения между действиями проекта и таким образом помогает отслеживать задачи по сравнению с запланированным временем или предопределенными вехами.

Диаграмма Ганта в Excel – Пример диаграммы Ганта

Как сделать диаграмму Ганта в Excel 2016, 2013 и 2010

К сожалению, Microsoft Excel не имеет встроенного шаблона диаграммы Ганта в качестве опции. Тем не менее, вы можете быстро сделать диаграмму Ганта в Excel, используя функциональность гистограммы и добавив немного форматирования.

Далее мы по шагам рассмотрим, как сделать диаграмму Ганта за 3 минуты.

Мы будем использовать Excel 2013 для создания шаблона диаграммы Ганта, но вы можете точно так же создать диаграмму Ганта в Excel 2016 и Excel 2010.

Шаг 1. Создание таблицы проекта

Для начала необходимо ввести данные своего проекта в электронную таблицу Excel. Список каждой задачи представляет собой отдельную строку и структуру вашего плана проекта, включая дату начала , дату окончания и длительность , т. е. количество дней, необходимых для выполнения задачи.

Примечание . Для создания диаграммы Ганта в Excel нужны только столбцы « Дата начала » и « Длительность ». Однако, если вы указываете даты окончания, вы можете использовать простую формулу для вычисления « Длительности »:

Диаграмма Ганта в Excel – Таблица проекта

Шаг 2. Создание стандартной диаграммы Excel на основе даты начала

Приступим к созданию диаграммы Ганта в Excel, настраивая обычную линейчатую диаграмму с накоплением.

• Выберите диапазон начальных дат с заголовком столбца, в нашем случае это B1:B11. Обязательно выберите только ячейки с данными, а не весь столбец.
• Перейдите на вкладку « ВСТАВКА » —> группа « Диаграммы » и нажмите « Вставить линейчатую диаграмму ».
• В разделе « Линейчатая » щелкните « Линейчатая с накоплением ».

Диаграмма Ганта в Excel – Создание линейчатой диаграммы с накоплением

В результате на вашем листе будет добавлена следующая диаграмма:

Диаграмма Ганта в Excel – Создание линейчатой диаграммы с накоплением

Шаг 3. Добавление данных Длительность к диаграмме

Теперь нам нужно добавить еще один ряд в будущую диаграмму Ганта в Excel.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области диаграммы и выберите « Выбрать данные » в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Выбрать данные

Откроется окно « Выбор источника данных ».

1. В разделе Элементы легенды (ряды) уже добавлена Дата начала . Теперь нам нужно добавить Длительность.

Нажмите кнопку « Добавить », чтобы выбрать дополнительные данные ( Длительность ), которые вы хотите построить в диаграмме Ганта.

Диаграмма Ганта в Excel – Выбор источника данных

1. Откроется окно Изменение ряда . Выполните следующие пункты:

• В поле « Имя ряда » введите « Длительность » или любое другое имя по вашему выбору. Кроме того, вы можете поместить курсор мыши в это поле и щелкнуть заголовок столбца (ячейка D1) в своей таблице, выбранный заголовок будет добавлен как имя ряда для диаграммы Ганта.
• В поле « Значения » выберите Длительность, щелкнув по первой ячейке D2 и перетащив мышь до последней D11. Убедитесь, что вы ошибочно не включили заголовок или любую пустую ячейку.

Диаграмма Ганта в Excel – Добавление ряда данных

Нажмите кнопку ОК .

1. Теперь вы вернулись в окно « Выбор источника данных » с указанием начальной даты и длительности в разделе « Элементы легенд» (ряды) . Просто нажмите « ОК » и « Длительность » будет добавлена в диаграмму.

Диаграмма Ганта в Excel – Выбор источника данных – Добавлен новый ряд

Полученная гистограмма должна выглядеть примерно так:

Диаграмма Ганта в Excel – Гисторгамма – Промежуточный вид диаграммы Ганта

Шаг 4. Добавление описания задач в диаграмме Ганта

Теперь нам нужно заменить дни в левой части диаграммы списком задач.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области графика (область с синими и красными полосами) и нажмите « Выбрать данные », чтобы снова открыть окно « Выбор источника данных ».
2. Убедитесь, что в левой панели выбрана дата начала и нажмите кнопку « Изменить » в правой панели под надписью « Подписи горизонтальной оси (категории) ».

Диаграмма Ганта в Excel – Добавление описания задач в диаграмме Ганта

1. Откроется окно Подписи оси , и вы выбираете свои задачи таким же образом, как выбирали «Длительность» на предыдущем шаге. Помните, что заголовок столбца не должен быть включен. Чтобы закрыть открытые окна, два раза нажмите OK .

1. На этом этапе диаграмма Ганта должна содержать описание задач в левой части и выглядеть примерно так:

Диаграмма Ганта в Excel – Описание задач в левой части диаграммы Ганта

Шаг 5. Преобразование гистограммы в диаграмму Ганта в Excel

Теперь у нас есть сводная гистограмма. Мы должны добавить правильное форматирование, чтобы данная диаграмма больше напоминала диаграмму Ганта. Наша цель – удалить синие полосы, чтобы отображались только оранжевые части, представляющие задачи проекта. С технической точки зрения, мы не будем удалять синие полосы, а просто сделаем их прозрачными и, следовательно, невидимыми.

1. Нажмите на любую синюю полосу в диаграмме Ганта, чтобы выбрать их все; щелкните правой кнопкой мыши и выберите « Формат ряда данных » в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Преобразование гистограммы в диаграмму Ганта

1. Появится окно « Формат ряда данных ». Во вкладке « Заливка и границы » в группе « Заливка » выберите « Нет заливки », и в группе « Граница » выберите « Нет линий ».

Диаграмма Ганта в Excel – Изменение формата ряда данных в диаграмме Ганта

1. Как вы, наверное, заметили, задачи в диаграмме Ганта перечислены в обратном порядке. И теперь мы это исправим.

Нажмите на список задач в левой части диаграммы Ганта, чтобы выбрать их. Появится окно « Формат оси ». Выберите пункт « Обратный порядок категорий » в разделе « Параметры оси ».

Диаграмма Ганта в Excel – Изменение порядка задач в диаграмме Ганта

Результаты внесенных изменений:

• Задачи упорядочены в соответствии с диаграммой Ганта.
• Маркеры даты перемещаются снизу вверх в начало графика.

Диаграмма Excel начинает выглядеть как обычная диаграмма Ганта:

Диаграмма Ганта в Excel – Промежуточная диаграмма Ганта

Шаг 6. Улучшение дизайна диаграммы Ганта в Excel

Добавим еще несколько штрихов для улучшения внешнего вида диаграммы Ганта.

1. Удаление пустого пространства в левой части диаграммы Ганта.

Как вы помните, первоначально начальная дата синих полос находилась в начале диаграммы Ганта. Теперь вы можете удалить это пустое пространство, чтобы ваши задачи немного приблизились к левой вертикальной оси.

• Щелкните правой кнопкой мыши по первой начальной дате в таблице данных, выберите « Формат ячеек » —> « Общий ». Запишите число, которое вы видите – это числовое представление даты, в данном случае 42826. Нажмите « Отмена » (!) , потому что нам здесь не нужно вносить какие-либо изменения.

Диаграмма Ганта в Excel – Числовое представление начальной даты

• Нажмите на любую дату над панелью задач в диаграмме Ганта. Щелкните правой кнопкой мыши в данной области и выберите « Формат оси » в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Удаление пустой области в правой части диаграммы Ганта

• В разделе « Параметры оси » в поле « Минимум » введите число, записанное на предыдущем шаге. Также в этом разделе вы можете изменить основные и промежуточные деления для интервалов дат. Как правило, чем короче время вашего проекта, тем меньшее число вы используете. Вы можете увидеть какие настройки мы используем в нашем примере на нижеприведенном изображении.

Примечание . Если вы пользуетесь Excel 2010, для того чтобы ввести число, вам необходимо выбрать вариант « фиксированное ».

Диаграмма Ганта в Excel – Изменение дат в диаграмме Ганта

1. Удаление лишнего пустого пространства между полосами.

Уплотнение полос задач сделает диаграмму Ганта еще лучше.

• Нажмите на любую красную полоску , чтобы выбрать их все; щелкните правой кнопкой мыши и выберите « Формат ряда данных ».
• В диалоговом окне «Формат ряда данных» установите Перекрытие рядов на 100%, а Боковой зазор — на 0% (или близкий к 0%).

Диаграмма Ганта в Excel – Удаление пустого пространства в диаграмме Ганта

И вот результат наших усилий – простая, но симпатичная диаграмма Ганта в Excel:

Диаграмма Ганта в Excel – Финальная версия диаграммы Ганта

Помните, что, хотя диаграмма Excel очень хорошо имитирует диаграмму Ганта, она по-прежнему сохраняет основные функции стандартной диаграммы Excel:

• Диаграмма Ганта в Excel изменит размер при добавлении или удалении задач.
• Вы можете изменить Дату начала или Длительность, диаграмма будет отражать изменения и автоматически настраиваться.

Диаграмма Ганта в Excel шаблон

Вы можете видоизменить свою диаграмму Ганта в Excel различными способами, изменяя цвет заливки, цвет границы, тень и даже применяя трехмерный формат. Все эти параметры доступны в окне « Формат данных ».

Когда вы создали свой дизайн, хорошей идеей будет сохранить диаграмму Ганта в Excel как шаблон для будущего использования. Для этого щелкните правой клавишей мыши в области диаграммы, и выберите пункт « Сохранить как шаблон » в контекстном меню.

Диаграмма Ганта в Excel – Сохранить шаблон диаграммы Ганта в Excel

Если вы хотите скачать бесплатно шаблон диаграммы Ганта в Excel, созданный в этой статье для примера, то он доступен по ссылке:

Источник

4.6
15
голоса

Рейтинг статьи