Шаблоны Excel для складского учёта полезны в управления складами, так как они позволяют контролировать вход и выход продукции и количество товаров, которые находятся на складе. Таким образом, мы можем управлять складскими остатками и торговыми потенциалом, которым мы располагаем. Это также поможет в проведении инвентаризации в Excel.
Элементы расчётного листа для складского учёта в Excel
Складской учёт для управления складами также позволяет нам знать, когда мы должны пополнит запасы и заказать товары у поставщиков. Поэтому важно, чтобы каждый расчётный лист Excel для складского учёта имел ряд характеристик:
- Учёт продаж: с кодами продукта, количеством, ценой и общей стоимостью
- Учёт покупок: с кодами продукции, количеством, ценой и общей стоимостью
- Информационный регистр продуктов: код, описание, акции, запас, минимальный инвентарь, максимальный инвентарь и продажная цена
Складской учёт в Excel бесплатно
Системы хранения могут отслеживать или нет запасы, поэтому рекомендовано скачать какой-нибудь шаблон Excel, разработанный для складского учёта, который нам позволит управлять запасами нашего предприятия. Здесь вы можете скачать бесплатно шаблон для складского учёта в Excel, содержащий необходимые функции Excel , так что вы можете включить его в свою систему склада легко и просто, вам нужно только ввести свои данные.
Шаблон складского учёта для Excel
С этим шаблоном складского учёта в Excel вы сможете управлять и контролировать складские остатки через регистр входа и выхода в его расчётных листах.
Складские запасы
С помощью этого шаблона складских запасов со специальными возможностями можно отслеживать расположение товаров на складе и пополнять запасы. Этот шаблон учета складских запасов поддерживает функции печати списка подборов, определения необходимости повторного заказа, получения сведений о конкретных контейнерах и отслеживания стоимости запасов.
Excel
Скачать
Поделиться
Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.
На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.
В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.
Как вести складской учет в Excel?
Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.
- Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
- Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
- Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
- Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.
Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:
- Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
- При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
- Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
- Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».
Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».
Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.
Таблица Excel «Складской учет»
Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.
Делаем «Справочники».
Для данных о поставщиках:
* Форма может быть и другой.
Для данных о покупателях:
* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.
Для аудита пунктов отпуска товаров:
Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.
Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:
В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.
Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.
Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.
Делаем шапку для «Прихода»:
Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.
Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.
Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».
В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).
Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.
Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .
По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».
Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).
Формируем таблицу «Расход товаров».
Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.
Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).
На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.
Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.
Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).
Вот и готова самостоятельно составленная программа.
Шаблон учета склада
Если у вас небольшая компания, которой нужна программа для складского учета, то мы рекомендуем нашу бесплатную и общедоступную таблицу учета склада.
Для настройки не нужны навыки программирования. Вы можете воспользоваться нашим шаблоном или создать свою таблицу, основываясь на описанном принципе.
ПРОЕКТ РАЗРАБОТЧИКОВ БИЗНЕС АНАЛИТИКИ
Если у вас еще нет таблицы, то ее можно получить, заполнив форму ниже:
Консультация по работе таблицы из нашей коллекции готовых шаблонов. Чтобы не тратить время и не разбираться с инструкцией самостоятельно.
ЦЕНА — 500 руб.
В таблице можно заполнять листы закупок и отгрузок, а также отслеживать задолженности по оплате товаров. В ней есть информация по остаткам по складу и себестоимости товара, также формируются отчеты по ABC и XYZ анализу.
Данная информация поможет вам понять, в какие товары стоит вкладывать деньги, а в какие нет.
Для того, чтобы использовать 100% от возможностей таблицы, советуем ознакомиться с небольшим руководством — это поможет вам в правильной настройке.
1. Открываем таблицу. Создаем копию, как показано на картинке ниже:
2. Для корректной работы таблицы нужно пройти авторизацию. Для этого нажмите на значок обновления на листе «Отгрузки»:
Далее появится поле:
Нажмите «Продолжить».
Далее, кликните на ваш аккаунт Google или же создайте новый.
В появившемся окне нажмите на «Дополнительные настройки»:
Затем на «Перейти на страницу «Accounting»:
В следующем окне нужно на нажать на кнопку «Разрешить»:
Отлично! Теперь таблица будет работать корректно
3. Перед началом работы с таблицей Вам нужно будет выбрать метод расчета себестоимости. Это требуется для расчета прибыли, рентабельности и ценности товаров на складе. Настройка находится на листе «Справочник»:
По средней цене прихода, метод FIFO и метод LIFO.
Далее мы разберем каждый из них.
Существует 3 вида расчета
По средней цене прихода
Данный метод принимает за себестоимость среднее значение за выбранный вами период.
Допустим, вы выбрали период 20 дней.
20 дней назад вы купили товар за 100 рублей, 15 дней назад за 150 рублей, а 7 дня назад за 200 рублей.
В этом примере закупочная цена будет 150 рублей.
Метод FIFO — «Первым пришёл — первым ушёл»
К примеру, вы купили 2 ручки по 5 рублей за шт. и позже 2 таких же по 6 рублей. Одна ручка закончилась, и вам нужно взять новую.
По методу FIFO нужно взять ручку, которая была куплена раньше всех по времени. То есть за 5 рублей.
Тогда, стоимость остатков товара будет складываться из 1 ручки стоимостью 5 рублей и 2-х ручек стоимостью 6 рублей. Общая стоимость 3-х оставшихся ручек — 17 рублей.
Метод LIFO — «Последним пришёл — первым ушёл»
Используем тот же пример с ручками. Куплены 2 ручки по 5 рублей за шт. и позже еще две по 6 рублей.
Тогда, стоимость остатков товара будет складываться из 2-х ручек стоимостью 5 рублей и 1 ручки стоимостью 6 рублей. Общая стоимость 3-х оставшихся ручек — 16 рублей.
Какой метод расчета себестоимости выбрать?
Метод средней себестоимости лучше выбирать для товаров, цены на которые часто меняются как в большую, так и в меньшую сторону. Преимущество в стабильных ценах на продаваемые товары.
Метод FIFO позволяет избавиться от остатков старого товара на складе. Довольно часто применяется там, где более старые товары на складе расходуются в первую очередь. Например, с товарами с маленьким сроком годности.
Метод лучше использовать, если цена товаров стабильно снижается.
Метод LIFO подходит тогда, когда цена на товары стабильно повышается. Если вместо этого использовать FIFO, то вы будете переоценивать свою прибыль, потому что будете работать с неактуальной информацией о затратах.
Теперь расскажем про возможности таблицы.
Вами заполняется 3 листа: «Закупки«, «Отгрузки» и «Справочник«.
В «Закупках» заполняется информация о товарах, которые вы купили, а в «Отгрузках» о товарах, которые купили у вас. «Справочник» нужен для наименований товаров, поставщиков и покупателей.
Столбцы в таблице двух цветов. Пурпурный (первый на картинке) — заполняется вами. В синем столбце (втором на картинке) значения вычисляются автоматически. Эти слобцы трогать не нужно.
Он выглядит так:
Столбец «Дата«
Нужен для заполнения даты, в которую вы получили товар.
Столбец «Наименование товара»
Названия товаров, которые поступили. Но перед тем, как товар можно будет выбрать в этом слобце, вам нужно добавить его в столбцец «Наименование товара» в листе «Справочник«:
Сэкономьте время и организуйте учет в компании на индивидуальной консультации с нашим специалистом.
После этого на листе «Закупки» из выпадающего списка вы сможете выбрать этот товар:
Столбец «Цена за ед.» — Закупочная цена товара.
Столбец «Кол-во» — Количество товара, которое поступило.
Столбец «Сумма» — Значения в этом слобце рассчитываются автоматически. Вручную вводить ничего не нужно.
«Статус оплаты«, «Поставщик» и «Дней отсрочки»
Поставщик товара добавляется в столбец «Поставщик«. Перед этим следует добавить его в столбец «Поставщики» на листе «Справочник». Точно также, как и наименование товара.
Иногда вам отгружают товар, но оплатить его вы должны через какое-то время. Тогда не нужно ставить галочку в столбце «Статус оплаты«. После этого напишите в «Дней отсрочки» количество дней для оплаты. Затем в столбце «Кредиторская задолженность» на листе «Аналитика» должна появится такая строчка:
В столбце «Контрагент» будет указано кому вы должны, а в «Задолженность» — сколько. Если дата платежа уже прошла, то сумма появится в столбце «Просроченная задолженность».
Если же вы оплатили товар сразу, то поставьте галочку в «Статусе оплаты».
Столбцы «Дата«, «Наименование товара«, «Цена продажи за ед.«, «Кол-во«, «Сумма«, «Статус оплаты«, «Покупатель» и «Дней отсрочки»
Здесь всё аналогично с листом «Закупки», но только относится к отгруженному товару.
После того, как вы заполнили хотя бы одну строку в листе «Закупки» и «Загрузки«, нажмите на значок обновления на листе «Отгрузки»:
После этого заполнятся следующие слобцы:
«Себестоимость ед.» и «Сумма себестоимости»
Себестоимость товара. Вычисляется по средней цене прихода, по методу FIFO или LIFO , их описание есть в начале статьи.
Сумма себестоимости = себестоимость * количество отгруженного товара.
«Прибыль»
Сумма, на которую доход превышает затраты.
«Рентабельность»
Рентабельность — это прибыль, деленная на сумму себестоимости в процентах.
Это показатель экономической эффективности от продажи товара.
Столбец «Остатки склада»
Показывает остаток товара на складе, себестоимость и сумму на складе:
«Дебиторская задолженность» и «Кредиторская задолженность»
Дебиторская задолженность — это сумма, которую покупатели должны вам.
Кредиторская задолженность — это сумма, которую вы должны поставщикам.
Показывает, как меняется спрос на товар в течение года.
В зависимости от этого делится на 3 группы:
X — товары, которые стабильно продаются в течение года. С незначительными колебаниями в спросе. Достаточно легко прогнозируется.
Y — сезонные товары. Средняя возможность прогнозирования.
Z — товары с нерегулярным спросом. Без особенных тенденций. Точность прогнозирования невысокая.
Товары распределяются автоматически.
XYZ анализ
Разделение товаров на группы с точки зрения их прибыльности или объемов продаж.
Товары делятся на 3 группы А, В и С:
А: 80% продаж / прибыли, часто 15-20% от всех товаров.
В: 15% продаж / прибыли , часто 35-20% от всех товаров.
С: 5% продаж / прибыли , часто 50-60% от всех товаров.
Товары распределяются автоматически.
ABC анализ
На этом листе собраны данные с ABC и XYZ анализа. И распределяет товары уже на 9 групп:
- AX – значительная доля выручки, спрос стабильный;
- AY – значительная доля выручки, спрос подвержен колебаниям;
- AZ – значительная доля выручки, спрос плохо прогнозируется;
- BX – средние объемы выручки, спрос стабильный;
- BY – средние объемы выручки, спрос подвержен колебаниям;
- BZ – средние объемы выручки, спрос плохо прогнозируется;
- CX – низкий уровень прибыли, спрос стабильный;
- CY – низкий уровень прибыли, спрос подвержен колебаниям;
- CZ – низкий уровень прибыли, спрос плохо прогнозируется.
ABC XYZ
Пример:
Еще больше полезных материалов вы можете найти в нашем Telegram-канале:
Хотите обсудить свой проект?
Если Вам понравился наш кейс и Вы бы хотели проконсультироваться с нашей командой по поводу внедрения подобного решения в Вашу компанию, оставьте заявку и мы свяжемся с Вами в ближайшее время.
Для обсуждения вашей задачи напишите нам в WhatsApp. Проведем аудит и предложим решение.
- →
Если у вас на складе неразбериха, то данная статья вам будет полезна. [видео с примером в конце статьи]
Беспорядок на складе является источником многих проблем и потерь в компании, хотя достаточно легко устраняется с помощью простого инструмента, который рассмотрим в этой статье.
Этим инструментом может служить простая таблица Excel или Гугл
Что нужно сделать для запуска учета:
1. Создать файл учета (по запросу вышлем шаблон)
2. Занести в файл всю свою складскую номенклатуру
3. Внести текущие остатки
4. Заносить все приходы и расходы
Теперь разберем все этапы подробнее
1. Создать файл учета
Для старта достаточно сделать простой файл всего с 3-мя вкладками
- Номенклатура
2. Занести в файл всю свою складскую номенклатуру
В одну колонку заносим все позиции.
Можно добавить параметр категории, чтобы в дальнейшем было удобнее фильтровать позиции для быстрого поиска.
3. Внести текущие остатки
Нужно провести инвентаризацию и желательно за 1 день, чтобы к моменту занесения в таблицу эти цифры еще не успели измениться.
Полученные цифры внести в графу Начальный остаток.
4. Заносить все приходы и расходы
Далее необходимо ежедневно заносить приходы и расходы по складу
1. Заходим во вкладку Приход или Расход
2. Указываем:
— Дату
— Позицию
— Количество
После этого на странице Номенклатура автоматически пересчитывается графа В наличии
Рекомендация
Приучать людей списывать и приходовать продукцию в момент операции, а не в конце дня и тем более не разом за несколько дней.
Специально для этого мы обычно используем занесение расхода через гугл-формы, которые можно заполнить с телефона или планшета, и данные напрямую попадут в расход (в видео показано как это выглядит)
Видео-обзор подобного решения
В заключении
Этот инструмент выглядит примитивно, но на практике дает хорошие результаты.
— Закупщики быстрее реагируют на то что нужно закупить, реже бывают простои.
— Люди начинают ответственнее относиться к материалам и снижается брак и расходы
— Снижаются кражи и др.