Главный элемент пользовательского интерфейса microsoft word представляет собой - Word и Excel

Лекция8. Microsoft Word 2010

Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Word 2010 представляет собой ленту,
которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо
традиционных меню и панелей инструментов . С
помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы
управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики,
флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на
вкладках. Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих
версий приложения Microsoft Word нельзя.
Удалить ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область, ленту
можно скрыть (свернуть).

1.
Нажмите кнопку Свернуть ленту, расположенную в правой
части линии названий вкладок ( рис. 1).

Лента будет скрыта, названия вкладок останутся. Ленту
можно свернуть и иначе.

1.
Щелкните правой кнопкой мыши в
любом месте ленты.

2.
В контекстном меню выберите команду Свернуть ленту.

Для использования ленты в свернутом состоянии щелкните по названию нужной вкладки, а затем
выберите параметр или команду, которую
следует использовать.

В
нынешней версии ленту можно настраивать: переименовывать и изменять последовательность
расположения постоянных вкладок, создавать новые вкладки и удалять их,
создавать, удалять, изменять расположение групп элементов на вкладках,
добавлять и удалять отдельные элементы и др.

1.
Щелкните правой кнопкой мыши в
любом месте ленты.

2.
В контекстном меню выберите команду Настройка ленты.

Настройка ленты производится в
категории Настройка ленты окна Параметры Word .
Для восстановления стандартных настроек ленты нажмите кнопку Сброс и
выберите необходимую команду для восстановления только выбранной вкладки ленты
или для сброса всех изменений ленты.

Вкладки

По умолчанию в окне отображается восемь
постоянных вкладок: Файл, Главная, Вставка, Разметка
страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид.

Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).

В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок, например,
при работе с таблицами появляются вкладки Конструктор и Макет.

При снятии выделения или перемещения курсора контекстная вкладка автоматически
скрывается.

Элементы управления

Элементы управления на лентах и вкладках объединены в группы, связанные
с видом выполняемого действия. Например, на вкладке Главная имеются группы для работы с буфером
обмена, установки параметров шрифта, установки
параметров абзацев, работы со стилями и редактирования.

Элементами управления являются обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки,
списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки сменю, флажки, значки
(кнопки) группы. Кнопки используются для выполнения какого-либо действия. В
некоторых случаях нажатие кнопки вызывает диалоговое окно. Обычно
кнопки работают в режиме переключателей. То есть,
для того чтобы отказаться от назначенного кнопке действия надо еще раз нажать
на нее. Раскрывающиеся кнопки имеют стрелку в правой части. При щелчке по стрелке
открывается меню или
палитра, в которой можно выбрать необходимое действие или параметр. Выбранное действие или параметр запоминаются
на кнопке, и для повторного применения не требуется открывать кнопку.

В списке можно выбрать для применения
какой-либо параметр. Для этого надо щелкнуть по нему
мышью. Например, в спискеСтили таблиц вкладки Конструктор можно выбрать вариант оформления
таблицы. Для просмотра списка в пределах ленты
можно пользоваться кнопками Вниз и Вверх.
Но обычно список разворачивают,
для чего надо щелкнуть по кнопке Дополнительные параметры, после
чего отображается галерея списка. В нижней части галереи списка могут
отображаться команды меню . Если галерея большая, она имеет в
правой части полосу прокрутки.
При использовании раскрывающегося списка надо щелкнуть по стрелке
списка и выбрать требуемый параметр. Например, в
раскрывающемся списке Размер
шрифта группы Шрифт вкладки Главная можно выбрать размер шрифта .

Счетчики применяют для установки числовых значений
каких-либо параметров. Для изменения значения пользуются кнопками счетчика Больше ( Вверх ) и Меньше ( Вниз ). Например, в счетчике Интервал группы Абзац вкладки Разметка страницы можно
установить значение величины интервала перед
абзацем. Также значение в поле счетчика можно
ввести с клавиатуры и нажать клавишу Enter.

Нажатие некоторых кнопок не приводит к
выполнению какого-либо действия, а только отображает меню, в котором следует выбрать нужное действие.
Например, щелкнув по кнопке Регистр в группе Шрифт вкладки Главная, в появившемся меню можно
выбрать регистр оформляемого
текста. В некоторых случаях выбор команды меню кнопки
вызывает диалоговое окно. Флажки используются для применения
какого-либо параметра. Например, флажки группы Показать вкладки Вид определяют особенности
отображения окна документа.

Не
каждая группа имеет
значок.

Для каждого элемента управления можно отобразить всплывающую подсказку с информацией о назначении этого
элемента — достаточно навести на него и на некоторое время зафиксировать указатель мыши

Вкладка (меню) «Файл»

Вкладка Файл всегда расположена в ленте первой
слева. По своей
сути вкладка Файл представляет собой меню . Меню содержит команды для работы с файлами
( Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть, Последние, Создать ), для работы с текущим документом ( Сведения, Печать, Доступ ), а также для настройки Word ( Справка, Параметры ).

Команда Доступ открывает раздел вкладки для отправки документа по электронной
почте, публикации в Интернете или в сети организации и изменения формата
файла документа).

Панель
быстрого доступа по умолчанию
расположена в верхней части окна Word и
предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям.

По умолчанию
панель содержит всего три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть ( Повторить ).
Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или
удаляя существующие.

1.
Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа.

2.
В меню выберите наименование необходимого элемента. Элементы,
отмеченные галочкой, уже присутствуют на панели.

3.
Для добавления элемента, отсутствующего в списке, выберите
команду Другие команды .

4.
В разделе Панель быстрого доступа окна Параметры
Word в раскрывающемся списке Выбрать команды из: выберите
вкладку, в которой расположен добавляемый элемент, затем выделите элемент в
списке и нажмите кнопку Добавить

Для удаления элемента из панели достаточно
щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать
команду Удалить с панели быстрого доступа.

Для восстановления стандартного состава
панели быстрого доступа в разделе Панель быстрого доступа окна Параметры
Word нажмите кнопку Сброс и выберите команду Сброс
только панели быстрого доступа.

Мини-панели инструментов

Мини-панели
инструментов содержат основные наиболее часто используемые элементы
для оформления текста документа, рисунков, диаграмм и
других объектов.

Мини-панель для оформления текста появляется автоматически при
выделении фрагмента документа.
Первоначально отображается полупрозрачная мини-панель. Мини-панель
станет яркой, как только на нее будет наведен указатель мыши. Чтобы использовать мини-панель, нажмите нужную
кнопку или воспользуйтесь раскрывающимися списками .
Можно отключить автоматическое отображение мини-панели инструментов для оформления текста.

1.
Перейдите во вкладку Файл.

2.
Нажмите кнопку Параметры

3.
В разделе Общие окна Параметры Word снимите
флажок Показывать мини-панель инструментов при выделении .

Создание документов

Новый документ создается автоматически сразу после
запуска Word.

Новый пустой документ или документ на основе
шаблона можно создать в процессе работы.

1.
Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Создать, после чего отобразится
раздел Создать.

2.
Для создания нового пустого дважды щелкните по значку Новый документ или выделите этот значок и нажмите
кнопку Создать .

3.
Для создания документа на основе шаблона, установленного на
компьютере, щелкните по значку Образцы
шаблонов . Прокручивая список
выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок
и нажмите кнопку Создать.
Для возврата в начало раздела Создать нажмите кнопку Домой.

4.
При наличии подключения к Интернету можно
обратиться к шаблонам, расположенным на сайте Microsoft Office. В разделе Шаблоны Office.com
щелкните по значку нужной группы шаблонов, дождитесь, пока они загрузятся.
Прокручивая список, выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или
выделите этот значок и нажмите кнопку Загрузить.

5.
Для создания документа на основе одного из ранее использованных
шаблонов щелкните по значку Последние
шаблоны . Выберите нужный
шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и нажмите
кнопку Создать или Загрузить.

Сохранение файлов

Сохранение изменений в существующем файле

Для сохранения изменений в существующем файле достаточно нажать
кнопку Сохранить в панели быстрого доступа.

Сохранение изменений в виде нового файла

Для сохранения нового документа в виде файла или существующего
документа в виде нового файла (с другим именем и/или в другой папке) выполните
следующие действия.

1.
Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Сохранить как.

2.
В окне Сохранение
документа перейдите к нужной папке.

3.
В поле Имя файла введите (при необходимости) имя файла (расширение имени вводить не следует)
и нажмите кнопку Сохранить.

Сохранение файла в другом формате

По умолчанию все файлы сохраняются в том же
формате, в котором были открыты. Новые документы и файлы Word 2010 сохраняются
в формате Документ Word,
файлы предыдущих версий — в формате Документ
Word 97 2003, файлы RTF —
как Текст в формате RTF и т.д.

При сохранении можно изменить формат файла. Для
этого в окне Сохранение
документа щелкните по кнопке
с указанием
типа файла и в появившемся меню выберите необходимый тип.

Выбранный формат может не поддерживать
какие-то элементы оформления документа, о чем появится соответствующее
предупреждение. При сохранении документа в формате Обычный текст необходимо будет выбрать кодировку для преобразования файла.

Для преобразования (сохранения) файла в наиболее
популярные форматы можно воспользоваться и другой процедурой.

1.
Перейдите во вкладку Файл и выберите команду Доступ, после чего отобразится
раздел Доступ. Нажмите
кнопку Изменить тип файла .

2.
В разделе Изменить
тип файла щелкните по кнопке
с названием нужного формата.

3.
В окне Сохранение
документа перейдите в папку,
в которую будет сохранен файл, и укажите имя сохраняемого файла.

Просмотр документа

Выбор режима просмотра документа

Выбрать режим просмотра документа
можно при работе в любой вкладке Word 2010. Ярлыки режимов просмотра документа
обычно расположены в правой части строки состояния. Если ярлыки не
отображаются, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся
контекстном меню выберите команду Ярлыки
режимов просмотра.

Несколько удобнее
переключаться между режимами просмотра документа во вкладке Вид. Группа Режимы просмотра документа содержит
кнопки для выбора основных режимов.

Наиболее часто
используемый режим просмотра документа — Разметка
страницы. В этом режиме положение текста, таблиц, рисунков и других
элементов отображается так, как они будут размещаться на печатной странице.
Режим разметки удобно использовать и при создании документа, и для
окончательного оформления документа, в том числе, для изменения колонтитулов и
полей, а также работы с колонками текста и графическими объектами. Именно этот
режим устанавливается по умолчанию в Word 2010.

Режим Черновик удобен для
ввода, редактирования и оформления текста. В этом режиме форматирование текста отображается полностью, а
разметка страницы — в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование
текста. Границы страниц, колонтитулы, сноски, фон, а также графические объекты,
для которых не установлено обтекание В
тексте, в этом режиме не показываются.

Режим Веб-документ обеспечивает представление документа в
том виде, который он будет иметь при просмотре в Web-обозревателе, а также для
отображения электронных
документов, предназначенных только для просмотра на экране. В этом
режиме отображается фон, текст переносится по границе окна, а рисунки занимают
те же позиции,
что и в окне Web-обозревателя.

Режим
чтения предназначен для чтения
документа на экране компьютера. Впрочем, в этом режиме можно также отображать
документ в том виде, в каком он будет выведен на печать.
Здесь можно и редактировать текст, делать пометки, добавлять примечания,
работать в режиме записи исправлений, хотя все это используется редко. Для настройки параметров режима чтения щелкните по кнопке Параметры просмотра в верхнем правом углу экрана и
выберите соответствующую команду меню.

Можно отображать
одну или две страницы в окне. Для показа документа в режиме предварительного
просмотра, т.е. в том виде, в каком он будет выведен на печать,
выберите команду Показать
печатную страницу. Изменить масштаб просмотра в этом случае невозможно.
Правда, можно управлять отображением полей страницы. Для этого щелкните по
команде Параметры полей и
выберите соответствующую команду в подчиненном меню. В обычном режиме чтения данная команда недоступна.

Следует отметить, что режим
отображения печатной страницы запоминается. При последующем переходе к режиму
чтения будет автоматически установлен именно такой режим. Для отказа от
отображения печатной страницы в режиме чтения щелкните по кнопке Параметры просмотра в верхнем правом углу экрана и
выберите команду Показать
печатную страницу еще раз.

Для возможности редактирования
документа в режиме чтения выберите команду Разрешить
ввод. Режим редактирования распространяется на все документы, для которых
устанавливается режим чтения, а также запоминается и автоматически
устанавливается при повторном переходе к режиму чтения. Некоторые
дополнительные параметры режима чтения можно использовать, если щелкнуть по
кнопке Сервис в верхнем левом углу экрана.

Для выхода из режима
чтения нажмите кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна или клавишу Esc.

Структура — один из самых редко используемых режимов
отображения документа, хотя он обладает многими возможностями, которые
отсутствуют в других режимах. Здесь можно свернуть документ, оставив только
основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной
текст, можно перемещать и копировать текст, перетаскивая заголовки. Кроме того,
в режиме структуры удобно работать с главными документами, включающими
несколько частей. Однако в этом режиме не отображаются границы страниц,
колонтитулы, рисунки, фон и многие другие элементы оформления документа. Обратите
внимание на то, что в режиме структуры документа появляется новая вкладка — Структура, упрощающая работу с
заголовками, главным и вложенными документами. В других режимах эту вкладку
вывести невозможно, но она там и не нужна.

Вставка
специальных символов

При вводе текста часто приходится использовать символы, которых
нет на клавиатуре. Это могут быть некоторые математические символы,
например, ;
буквы греческого алфавита, например, , латинские буквы с надбуквенными
значками, например, , или
просто символы-картинки, например,

1.
Во вкладке Вставка в группе Символы щелкните
по кнопке Символ. Щелкните по нужному символу. Если в открывшемся
списке нужного символа нет, выберите команду Другие символы .

2.
Во вкладке Символы окна Символ в
раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт символов.

3.
Дважды щелкните левой кнопкой мыши по изображению
нужного символа. Можно также выделить изображение нужного символа, а затем
нажать кнопку Вставить.

Математические символы большей частью находятся в шрифте Symbol. Шрифт ( обычный
текст ) включает в себя буквы латиницы и кириллицы специального
начертания, буквы иврита, арабского и греческого языков, некоторые денежные
символы и многое другое. Шрифты Webdings, Wingdings, Wingdings2, Wingdings3
содержат различные символы-стрелки, символы-картинки и т. п.

Особое место занимает шрифт Arial Unicode MS.
Используя для представления каждого знака более одного байта,
этот шрифт позволяет представить в одном наборе знаков почти все
языки мира.

Для вставки часто используемых символов можно создать элемент
автозамены.

1.
В окне Символ выделите изображение символа и
нажмите кнопку Автозамена.

2.
В окне Автозамена в поле Заменить введите сочетание символов,
которые при вводе текста будут заменяться выбранным символом.

3.
Нажмите сначала кнопку Добавить, а затем кнопку ОК.

Теперь при вводе текста
достаточно ввести установленное буквосочетание и поставить пробел,
после чего буквосочетание заменится соответствующим символом.

Вставка
даты и времени

1.
Установите курсор в место вставки даты и/или
времени и во вкладке Вставка в группе Текст нажмите
кнопку Вставка/Дата и время .

2.
В диалоговом окне Дата и время
выберите язык и формат вставляемых данных.

Если
перед вставкой в диалоговом окне Дата и время установить
флажок Обновлять автоматически, то дата и время, вставленные в
документ, будут обновляться каждый раз при открытии документа.

Добавление
оглавления

Для создания оглавления заголовки в тексте
документа должны быть должным образом помечены. Проще всего для этого при
оформлении заголовков использовать стили типа Заголовок 1, Заголовок
2, Заголовок 3 и т.д.

1.
Во вкладке Ссылки в группе Оглавление щелкните
по кнопке Оглавление и в появившемся списке выберите один из
предлагаемых вариантов автособираемого оглавления. По умолчанию в оглавление
включаются заголовки, оформленные стилями Заголовок 1-3.

2.
Оглавление вставляется как специальное поле. При наведении указателя мыши оглавление
затеняется бледным фоном. При печати документа этот фон не отображается.

3.
При фиксации курсора в созданном оглавлении
появляется рамка элемента управления текстом, а сам текст
оглавления затеняется серым фоном. При печати документа этот фон не
отображается.

Можно настроить параметры создаваемого оглавления.
Во вкладке Ссылки в группе Оглавление щелкните
по кнопке Оглавлениеи в появившемся меню выберите
команду Оглавление . В диалоговом окне Оглавление
выберите и установите требуемые параметры. Можно, например, выбрать другой
заполнитель или уровни заголовков, включаемых в оглавление.

Если в документе произведены изменения,
оглавление следует обновить.

1.
Во вкладке Ссылки в группе Оглавление нажмите
кнопку Обновить таблицу. Если курсор находится в
оглавлении и отображается рамка оглавления, можно нажать кнопку Обновить
таблицу расположенную в верхней части рамки.

2.
В окне запроса на обновление оглавления выберите требуемый режим.

Для удаления оглавления во вкладке Ссылки в
группе Оглавление щелкните по кнопке Оглавление и
в появившемся менювыберите команду Удалить оглавление .

Можно изменить и цвет заливки шрифта.

1.
Выделите фрагмент текста.

2.
Щелкните по стрелке кнопки Цвет
текста группы Шрифт вкладки Главная или мини-панели
инструментов и
выберите требуемый цвет шрифта
При наведении указателя мыши на
выбираемый цвет срабатывает функция динамического просмотра, и фрагмент текста отобразится указанным цветом шрифта.

О списках

При создании документов может потребоваться
различная нумерация абзацев.

Нумерация с использованием клавиатуры приводит к существенным затратам времени на перенумерацию при изменении
количества нумеруемых элементов. Гораздо рациональнее использовать возможности
автоматической нумерации, которые предоставляет Word.

В некоторых случаях список требуется не пронумеровать, а отметить
какими-либо значками — маркерами. Часто такое оформление применяется не только
к спискам, но и к обычным абзацам текста.

Помимо нумерованных и маркированных списков есть
еще один способ оформления текста — многоуровневые списки. В них можно
использовать и нумерацию, и маркеры, либо и то, и другое
одновременно. Чаще всего применяют такое оформление к заголовкам, но можно
оформлять и обычный текст. При этом вид нумерации и
маркеров определяется уровнем текста.

Оформление нумерованных списков

Создание списка

При оформлении списков следует иметь в виду, что элементом
списка может быть
только абзац. Список, набранный в строку, автоматически пронумеровать нельзя.

1.
Выделите несколько абзацев, оформляемых в виде списка.

2.
Щелкните по стрелке кнопки Нумерация группы Абзац вкладки Главная и в галерее списков
выберите нужный вариант нумерации. При наведении указателя мыши на выбираемый список срабатывает
функция динамического просмотра, и фрагмент документа отображается нумерованным.

Настройка
параметров списка

Можно изменить параметры созданного ранее списка
или настроить эти параметры при создании списка.

1.
Выделите абзацы, оформленные или оформляемые в виде списка.

2.
Щелкните по стрелке кнопки Нумерация группы Абзац вкладки Главная и выберите команду Определить новый формат номера.

3.
В диалоговом окне Определение
нового формата номера
установите необходимые параметры.

4.
В раскрывающемся списке нумерация выберите
требуемый вид нумерации. Можно выбрать нумерацию арабскими и римскими цифрами,
латинскими и русскими буквами, количественными и порядковыми числительными и
т.д.

5.
В поле Формат
номера при необходимости
добавьте к нумерации текст, который будет отображаться при
каждом номере. Текст можно вводить как перед номером, так и после него.
Например, при нумерации списка
кафедр можно добавить к номерам слово Кафедра .

6.
Обычно нумерация имеет
те же параметры шрифта, что и нумеруемый список. Можно изменить
параметры шрифта номеров и сопровождающего текста.
Нажмите кнопку Шрифт и во вкладках Шрифт и Интервал диалогового окна Шрифт установите требуемые параметры шрифта.

7.
В раскрывающемся списке Выравнивание выберите вид выравнивания номеров
относительно позиции номера.

Изменение порядка нумерации

Для имеющегося списка можно изменить начальный
номер, с которого начинается список. Можно также оформить текущий список как
продолжение предыдущего списка в документе.

1.
Выделите абзацы, оформленные в виде списка.

2.
Щелкните по стрелке кнопки Нумерация группы Абзац вкладки Главная и выберите команду Задать начальное значение.

3.
В диалоговом окне Задание
начального значения
установите необходимые параметры.

Для выбора начального
номера, а также присоединения нумерации текущего
списка к предыдущему, можно щелкнуть правой кнопкой мыши по первому абзацу в списке и в контекстном
меню выбрать нужную команду.

Настройка отступов в
списке

Каждый вариант оформления нумерованного списка
имеет свои параметры отступов оформляемых абзацев, а также устанавливает
собственные позиции табуляции, отделяющие нумерацию от текста нумеруемых абзацев. При этом
размеры отступов, установленные ранее при оформлении абзацев, могут быть
изменены.

Отступы в списках можно устанавливать так же, как и
в обычных абзацах, но удобнее воспользоваться специальной настройкой.

1.
Щелкните правой кнопкой мыши по
любому абзацу в списке и в контекстном меню выберите команду Изменить отступы в списке

2.
В диалоговом окне Изменение
отступов в списке установите
необходимые параметры.

3.
В счетчике Положение
номера установите расстояние от позиции номера
до левого поля страницы.

4.
В счетчике Отступ
текста установите отступ от
левого поля страницы всех строк, кроме первой.

5.
В раскрывающемся списке Символ
после номера выберите символ,
который будет отделять номер от текста нумеруемого абзаца. Можно выбрать Знак табуляции, установить
флажок Добавить позицию
табуляции и в счетчике указать расстояние между
номерами и текстом. Можно выбрать Пробел — один пробел между номерами и
текстом. Можно выбрать (нет),
чтобы не оставлять места между номерами и текстом.

Удаление нумерации

Нумерация удаляется одинаково, независимо от способа
установки и вида установленной нумерации.

1.
Выделите абзацы, для которых необходимо удалить нумерацию.

2.
Нажмите кнопку Нумерация группы Абзац вкладки Главная или щелкните по стрелке этой кнопки и
выберите режим нет .

Оформление многоуровневых списков

Создание списка

При оформлении списков следует иметь в виду, что элементом
списка может быть
только абзац.

1.
Выделите несколько абзацев, оформляемых в виде многоуровневого
списка.

2.
Щелкните по кнопке Многоуровневый
список группы Абзац вкладки Главная и в галерее списков выберите нужный
вариант нумерации.
При наведении указателя мыши выбираемый
список отображается более крупно, но функция динамического просмотра в
документе не работает.

3.
Если абзацы оформляемого текста не различаются отступами слева, то
первоначально список не будет многоуровневым.

4.
Для понижения уровня отдельных абзацев списка надо увеличить
отступ слева. Выделите абзац (абзацы) и нажмите кнопку Увеличить отступ группы Абзац вкладки Главная . Каждое нажатие кнопки понижает
выделенные абзацы на один уровень. Для повышения уровня нажмите кнопку Уменьшить отступ. Для этой же
цели можно использовать аналогичные кнопки мини-панели
инструментов.

Для понижения уровня элементов
в списке можно также использовать клавишу Tab,
а для повышение — комбинацию Shift
+Tab.

Настройка параметров списка

Можно изменить параметры ранее созданного списка
или настроить эти параметры при создании списка.

1.
Выделите абзацы, оформленные или оформляемые в виде списка.

2.
Щелкните по кнопке Многоуровневый
список группы Абзац вкладки Главная и выберите команду Определить новый
многоуровневый список.

3.
В диалоговом окне Определение
нового многоуровневого списка
установите необходимые параметры. Для отображения всех возможностей окна
нажмите кнопку Больше. Для
скрытия некоторых возможностей нажмите кнопку Меньше. Изменение
параметров списка производится отдельно для каждого уровня.

4.
В списке Выберите
уровень для изменения выделите
уровень изменяемого списка.

5.
В раскрывающемся списке Нумерация для этого уровня выберите требуемый
вид нумерации или маркеров. Можно выбрать нумерацию арабскими
и римскими цифрами, латинскими и русскими буквами, количественными и
порядковыми числительными и т.д. Если требуется маркер, отсутствующий в списке,
то в раскрывающемся списке выберите режим Новый
маркер. После этого выберите символ в диалоговом окне Символ

6.
При необходимости в счетчике Начать
с укажите начальный номер
списка.

7.
В поле Формат
номера при необходимости
добавьте к нумерации текст, который будет отображаться при
каждом номере. Текст можно вводить как перед номером, так и после него.

8.
Обычно нумерация или
маркеры имеют те же параметры шрифта, что и список. Можно изменить параметры шрифта номеров (маркеров) и сопровождающего
текста. Нажмите кнопку Шрифт и во вкладках Шрифт и Интервал диалогового окна Шрифт установите требуемые
параметры.

9.
В раскрывающемся списке Выравнивание выберите вид выравнивания номеров
относительно позиции номера. В счетчике на установите расстояние от позиции номера
до левого поля страницы.

10. В счетчике Отступ текста установите отступ от левого поля
страницы всех строк нумеруемого абзаца, кроме первой.

11. Можно
настроить отступы сразу для всех уровней списка. Нажмите кнопку Для всех уровней. В окне Параметры
для всех уровней настройте
положение маркера или номера первого уровня, положение текста первого уровня, а
затем укажите дополнительный отступ для каждого более низкого уровня.

12.
В раскрывающемся списке Символ
после номера выберите символ,
который будет отделять номер от текста нумеруемого абзаца. Можно выбрать Знак табуляции, установить
флажок Добавить позицию
табуляции и в счетчике указать расстояниемежду
номерами и текстом. Можно выбрать Пробел — одни пробел между номерами и
текстом. Можно выбрать (нет),
чтобы не оставлять места между номерами и текстом.

13. При
необходимости повторите указанные процедуры для каждого уровня нумерации.

Создание таблицы

Общие сведения о таблицах

Таблицы в документах Word используют, большей
частью, для упорядочивания представления данных. В таблицах можно производить
вычисления, таблицы можно применять для создания бланков документов. Табличные
данные можно использовать для создания диаграмм.

Ячейки таблицы могут содержать текст, графические объекты, вложенные
таблицы.

Для вставки таблицы используют вкладку Вставка.

Для работы с таблицами в Microsoft Word применяют
контекстные вкладки Конструктор и Макет группы вкладок Работа с таблицами . Эти вкладки автоматически
отображаются, когда курсор находится
в какой-либо ячейке существующей таблицы.

Кроме обычных таблиц Word
документы могут содержать таблицы, импортированные из Microsoft Excel,
и таблицы Microsoft Excel, созданные непосредственно в документе.

Вставка таблицы Microsoft Word

Таблица всегда вставляется в то место документа,
где в данный момент находится курсор. Лучше всего поставить курсор в начало абзаца текста, перед которым
должна располагаться создаваемая таблица.

Для быстрой вставки простой таблицы во вкладке Вставка нажмите кнопку Таблица и в появившемся табло при нажатой
левой кнопке выделите необходимое число столбцов и строк. При наведении указателя мыши срабатывает функция динамического просмотра,
и создаваемая таблица отображается в документе. Таблица занимает всю ширину
страницы и имеет столбцы одинаковой ширины.

Можно настроить некоторые
параметры создаваемой таблицы.

1.
Установите курсор туда,
где будет находиться создаваемая таблица.

2.
Щелкните кнопку Таблица во вкладке Вставка и выберите команду Вставить таблицу .

3.
В окне Вставка
таблицы выберите требуемое
количество строк и столбцов, а также способ автоподбора. При выборе режима постоянный можно установить ширину столбцов
таблицы.

При создании
таблицы можно
воспользоваться имеющимися заготовками Microsoft Word или собственными, ранее созданными
таблицами.

1.
Установите курсор туда,
где будет находиться создаваемая таблица.

2.
Нажмите кнопку Таблица во вкладке Вставка и выберите команду Экспресс-таблицы).

3.
Прокрутите список таблиц и выберите нужную. Пользовательские
таблицы, занесенные в список экспресс-таблиц, обычно располагаются в разделе Общие в конце списка.

В результате в документ
будет вставлена готовая, содержащая текст и оформление таблица. Оформление
встроенных экспресс-таблиц Microsoft Word зависит от выбранной темы документа.
Вставленная таблица может иметь заголовок. Ненужный текст можно удалить. Можно
также изменить оформление таблицы.

Добавление элементов таблицы

Для добавления строк в таблицу можно
воспользоваться контекстной вкладкой Макет.

1.
Установите курсор в
любую ячейку строки таблицы, выше или ниже которой
требуется вставить новую строку.

2.
Нажмите кнопку Вставить
сверху или Вставить снизу группы Строки и столбцы .

При работе в других
вкладках для вставки строк можно воспользоваться контекстным меню.

1.
Щелкните правой кнопкой мыши по
любой ячейке строки таблицы, выше или ниже которой
требуется вставить новую строку, и выберите команду Вставить.

2.
В подчиненном меню выберите команду Вставить строки сверху или Вставить
строки снизу.

Если в таблицу требуется
вставить сразу несколько новых строк, то следует выделить в таблице такое же
число строк, а затем воспользоваться любым из описанных выше способов.

При работе с клавиатурой для вставки строки можно
поставить курсор справа от самой правой ячейки строки и нажать клавишу Enter.

Новая строка снизу
таблицы автоматически появляется, если, находясь в последней ячейке последней строки таблицы нажать
клавишу Tab.

Добавление столбцов

Для добавления столбцов в таблицу можно
воспользоваться контекстной вкладкой Макет.

1.
Установите курсор в
любую ячейку столбца таблицы, левее или правее
которого требуется вставить новый столбец.

2.
Нажмите кнопку Вставить
слева или Вставить справа группы Строки и столбцы.

При работе в других
вкладках для вставки столбцов можно воспользоваться контекстным меню.

1.
Щелкните правой кнопкой мыши по
любой ячейке столбца таблицы, левее или правее
которого требуется вставить новый столбец, и выберите команду Вставить.

2.
В подчиненном меню выберите команду Вставить столбцы слева или Вставить
столбцы справа

Если в таблицу требуется вставить сразу несколько
новых столбцов, то следует выделить в таблице такое же число столбцов, а затем
воспользоваться любым из описанных выше способов.

Удаление элементов таблицы

Для удаления строк и столбцов
таблицы можно воспользоваться контекстной вкладкой Макет.

1.
Установите курсор в
любую ячейку удаляемой строки или удаляемого
столбца таблицы.

2.
Нажмите кнопку Удалить группы Строки и столбцы и в меню
выберите соответствующую команду ( Удалить
строки или Удалить столбцы ).

При работе в других
вкладках для удаления строк и столбцов можно воспользоваться клавиатурой или
контекстным меню.

1.
Выделите удаляемую строку (удаляемый столбец).

2.
Нажмите клавишу BackSpase или щелкните правой кнопкой мыши по выделенному элементу таблицы и
выберите командуУдалить строки ( Удалить столбцы ).

Если в таблице требуется удалить сразу несколько
строк или столбцов, то следует их выделить, а затем воспользоваться любым из
описанных выше способов.

Клавиша Delete не удаляет строки и столбцы таблицы, а
только очищает их содержимое. Однако если выделить одновременно строку текста
над таблицей и строку (строки) таблицы и нажать Delete, то удалится и строка
текста, и выделенная часть таблицы. То же самое будет при выделении части
таблицы и текста ниже таблицы.

Удаление ячеек может потребоваться для исправления
структуры таблицы.

1.
Установите курсор в ячейку,
нажмите кнопку Удалить группы Строки и столбцы , и выберите команду Удалить ячейки или щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и
выберите команду контекстного меню Удалить
ячейки.

2.
В появившемся окне выберите направление сдвига существующих ячеек
таблицы.

Для удаления
таблицы можно
воспользоваться контекстной вкладкой Макет.

1.
Установите курсор в
любую ячейку таблицы.

2.
Нажмите кнопку Удалить группы Строки и столбцы и в меню
выберите команду Удалить
таблицу.

Таблицу также можно удалить, удалив все ее строки
или столбцы.

Объединение и разделение ячеек

Объединять можно только
смежные ячейки,
которые суммарно образуют прямоугольную область.

1.
Выделите объединяемые ячейки.

2.
Во вкладке Макет в группе Объединить нажмите кнопку Объединить ячейки .

При работе в других
вкладках для объединения ячеек можно щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном
меню выбрать команду Объединить
ячейки.

При работе во вкладке Конструктор для объединения ячеек
можно использовать «ластик».

1.
Нажмите кнопку Ластик в группе Нарисовать таблицу. Указатель мыши примет вид ластика

2.
Щелкните или при нажатой левой кнопке мыши проведите ластиком по границе между
объединяемыми ячейками

Ячейку можно
разделить на части, как по вертикали (столбцы), так и по горизонтали (строки).

1.
Установите курсор в
разделяемой ячейке или выделите несколько разделяемых
ячеек.

2.
Во вкладке Макет в группе Объединить нажмите кнопку Разбить ячейки .

3.
В окне Разбиение
ячеек укажите требуемое
число столбцов и строк, на которые разделяется ячейка.

Разделение
таблицы

Таблицу можно разделить по горизонтали.

1.
Установите курсор в
любой ячейке строки, с которой будет начинаться
новая таблица.

2.
Во вкладке Макет в группе Объединить нажмите кнопку Разбить таблицу или нажмите
комбинацию клавишCtrl + Shift + Enter.

Поворот текста

Текст в ячейках таблице
можно располагать не только горизонтально, но и под углом 90 сверху вниз или снизу
вверх.

1.
Выделите фрагмент таблицы, в ячейках которого
поворачивается текст. Если направление текста изменяется в одной ячейке,
ее можно не выделять, достаточно установить в ней курсор.

2.
Во вкладке Макет в группе Выравнивание нажмите кнопку Направление текста. Если текст
был горизонтальным, то один щелчок по кнопке расположит текст сверху вниз.
Следующий щелчок повернет текст снизу вверх. Следующий щелчок снова расположит
текст горизонтально.

При работе в других вкладках для изменения направления
текста можно воспользоваться контекстным меню.

1.
Щелкните правой кнопкой мыши по
выделенному фрагменту таблицы и выберите команду Направление текста.

2.
В окне Направление
текста — Ячейка таблицы
выберите один из вариантов.

Сортировка таблиц

Сортировка — расположение строк в таблице в определенном
порядке. Чаще всего необходимо сортировать строки по данным одного или
нескольких столбцов.

Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию.

При сортировке по
возрастанию используется следующий порядок. Сначала числа от наименьшего
отрицательного до наибольшего положительного числа, затем различные знаки (+,
-, !, и др.), затем английские буквы, затем русские буквы. При сортировке по убыванию порядок заменяется на
обратный.

При сортировке строка
заголовков столбцов обычно не сортируются вместе с остальными строками, но
сортируемая таблица может и не иметь заголовков столбцов. Последняя строка
включается в диапазон сортировки,
поэтому нежелательно сортировать таблицы, содержащие итоговые строки.

Как правило, при сортировке упорядочиваются
целиком строки, но можно сортировать и отдельные ячейки столбца.

Сортировку таблицы можно выполнять при работе во вкладке Главная или Макет.

Сортировка таблицы

1.
Установите курсор в
любую ячейку таблицы.

2.
Нажмите кнопку Сортировка в группе Абзац вкладки Главная или в группе Данные вкладки Макет.

3.
В окне Сортировка в списке поля Сначала по выберите столбец, по данным которого
будет выполняться сортировка таблицы. В списке поля тип можно выбрать тип данных,
по которым сортируется таблица, но обычно Word это делает автоматически.
Установите переключатель направления сортировки ( по
возрастанию или по убыванию ).

Если столбец, по
которому выполняется сортировка, содержит повторяющиеся записи, можно
выполнить многоуровневую сортировку. Для
этого следует в окне Сортировка
в списке поля Затем по выбрать столбец, по данным которого
следует сортировать строки таблицы после сортировки по
данным первого столбца. При наличии повторяющихся записей в первом и втором
столбцах можно произвести еще одну сортировку.

Сортировка ячеек столбца

1.
Выделите ячейки столбца,
подлежащие сортировке.

2.
Нажмите кнопку Сортировка в группе Абзац вкладки Главная или в группе Данные вкладки Макет.

3.
В окне Сортировка в списке поля тип можно выбрать тип данных,
по которым сортируется таблица, но обычно Word это делает автоматически.
Установите переключатель направления сортировки ( по
возрастанию или по убыванию ). Нажмите кнопку Параметры.

4.
В окне Параметры
сортировки установите флажок только столбцы.

Вычисления в таблице

В таблицах Word можно
выполнять несложные вычисления с использованием формул.

1.
Установите курсор в ячейку,
в которой требуется получить результат вычисления.

2.
Во вкладке Макет в группе Данные нажмите кнопку Формула. Если эта кнопка не
отображается, щелкните по стрелке кнопки Данные и, после отображения кнопки, нажмите
ее.

3.
В окне Формула в поле Формула введите формулу.
Для выбора функции можно воспользоваться списком поля Вставить функцию.
При желании в списке поля Формат
числа можно выбрать числовой
результат вычисления ( числовой
с разделителем разрядов, денежный, процентный ).

В некоторых случаях формула в
окне Формула может быть записана автоматически.
Например, если ячейка находится
ниже ячеек с числами, будет записана формула =
SUM (ABOVE), что означает суммирование всех вышерасположенных ячеек. Если ячейка находится
правее ячеек с числами, будет записана формула =
SUM (LEFT), что означает суммирование всех слева расположенных ячеек. Если
требуется именно такое действие, можно применить эти формулы. В противном
случае поле следует очистить и ввести формулу самостоятельно.

Формула вставляется в ячейку таблицы
как специальное поле. При изменении значений в вычисляемых ячейках результат не будет автоматически
изменяться. Для пересчета следует выделить ячейку и
нажать клавишу F9.

Перенос заголовков таблицы на следующую страницу

При создании таблиц, размещаемых на нескольких
страницах, необходимо, чтобы названия столбцов таблицы отображались и
печатались на каждой странице документа.

1.
Установите курсор в
первую строку таблицы или, если в качестве заголовков используется несколько
первых строк, выделите их.

2.
Во вкладке Макет в группе Данные нажмите кнопку Повторить строки заголовков .

О рисунках и других графических объектах

Документ Microsoft Word может содержать различные графические
объекты: рисунки из графических файлов и рисунки из коллекции клипов Microsoft
Office, организационные и обычные диаграммы. В некоторой степени к графическим
объектам можно отнести также надписи и объекты WordArt. Наконец, средствами Word можно создавать несложные рисунки.

Для вставки в документ графических объектов
используют элементы группы Иллюстрации и некоторые элементы группы Текствкладки Вставка.

Для работы с рисунками из графических файлов и
коллекции клипов в Microsoft Word применяют
контекстную вкладку Формат группы
вкладок Работа с рисунками.
Эта вкладка автоматически отображается при выделении рисунка. Для выделения
рисунка следует щелкнуть по нему мышью. Признаком выделения являются маркеры
рисунка.

Для удаления рисунка
достаточно выделить его и нажать клавишу Delete.

Вставка рисунка из графического файла

Microsoft Word позволяет вставлять в документ
рисунки из графических файлов всех основных графических форматов: jpeg, bmp, gif,tiff и
др.

1.
Установите курсор туда,
где будет находиться вставляемый рисунок. При необходимости потом рисунок можно
будет переместить в другое место.

2.
Нажмите кнопку Рисунок в группе Иллюстрации вкладки Вставка.

3.
В окне Вставка
рисунка перейдите в папку с
нужным графическим файлом.

4.
Дважды щелкните по значку файла рисунка или выделите значок и
нажмите кнопку Вставить.

Вставка рисунка из коллекции картинок Microsoft Office

Картинками (клипами) в Microsoft
Office называют мультимедийные файлы: иллюстрации, фотографии, звуки
и видео. Можно пользоваться как коллекцией клипов, поставляемой вместе с Microsoft
Office, так и, при наличии подключения к интернету,
веб-коллекцией с сайта Microsoft.

2.
Нажмите кнопку Картинка в группе Иллюстрации вкладки Вставка, после чего появится
область задач Картинка .

3.
В поле Искать введите ключевое слово искомого
рисунка. Щелкните стрелку поля Искать
объекты и установите флажок
рядом с названиями тех видов клипов, которые требуется найти. Нажмите кнопку Начать.

4.
В области задач Картинка будут отображены эскизы найденных
рисунков. Щелкните по эскизу, чтобы вставить рисунок в документ.

Изменение режима обтекания

Первоначально рисунок вставляется непосредственно в
текст документа как встроенный объект без обтекания
текстом.

Для того чтобы рисунок можно было свободно
перемещать в документе, следует установить для него один из режимов обтекания
текстом.

1.
Выделите рисунок.

2.
Щелкните по кнопке Обтекание
текстом в группе Упорядочить вкладки Формат.

3.
В появившемся меню выберите один из вариантов обтекания.

Для рисунка можно выбрать
один из стилей обтекания: Вокруг
рамки, По контуру, За текстом, Перед текстом или другой.

Перемещение рисунка

Рисунки, оформленные в режиме обтекания
текстом, можно перетаскивать мышью.

1.
Наведите указатель мыши на
любую часть рисунка, кроме маркеров, так, чтобы около него отобразилась четырех
направленная стрелка.

2.
Нажмите на левую кнопку мыши и
перетащите рисунок. В процессе перетаскивания рисунок будет отображаться в
бледных тонах.

Чтобы рисунок перемещался
строго по горизонтали или по вертикали, во время его перетаскивания удерживайте
нажатой клавишу Shift.

Размещение рисунка на странице

Можно задать точное положение рисунка на странице.

1.
Выделите рисунок.

2.
Щелкните по кнопке Положение в группе Упорядочить вкладки Формат.

3.
В появившейся галерее выберите один из вариантов расположения. При
наведении указателя мыши на выбираемый вариант расположения
срабатывает функция динамического просмотра, и рисунок отображается в указанном
месте документа.

Для более точного
расположения рисунка и настройки параметров обтекания текстом в
галерее кнопки Положение или в меню кнопки Обтекание текстом в группе Упорядочить вкладки Формат следует выбрать команду Дополнительные
параметры разметки.

Во вкладке Положение окна Разметка можно выбрать выравнивание рисунка
или настроить положение рисунка на странице относительно элементов документа:
краев страницы, полей, колонок текста и т.д.

Во вкладке Обтекание текстом окна Разметка можно выбрать особенности
расположения текста относительно рисунка и изменить расстояние от рисунка до обтекающего текста.

Изменение размера изображения

Можно уменьшить размер изображения рисунка, то есть
«обрезать края» рисунка.

1.
Выделите рисунок.

2.
Во вкладке Формат в группе Размер нажмите кнопку Обрезка. Маркеры рисунка примут
другой вид. Изменится и внешний вид указателя мыши .

3.
Нажмите на левую кнопку мыши и
перетащите маркер. Если требуется изменить размер изображения в каком-либо
одном направлении, перетащите маркер, расположенный на одной из сторон рисунка.
Если размер изображения требуется изменять пропорционально по высоте и ширине,
перетащите угловой маркер.

4.
При изменении размера изображения иллюстраций из коллекции
картинок обрезаемая часть рисунка скрывается.

5.
При изменении размера изображения рисунков из графических файлов и
фотографий из коллекции картинок обрезаемая часть рисунка затеняется.

6.
Для завершения процесса обрезки щелкните мышью в любом месте документа за пределами
рамки рисунка.

Лекция9. Microsoft Excel 2010

Рассмотрим
наиболее важные моменты, необходимые при работе в Excel

Распределение текста в несколько строк

По умолчанию содержимое ячейки отображается в одну строку. В тех случаях, когда
ширина ячейки (столбца) не позволяет разместить текст в одну
строку, можно распределить текст в несколько строк в одной ячейке, то есть установить перенос по словам.

1.
Выделите ячейку или диапазон ячеек.

2.
Нажмите кнопку Перенос
текста .

При установке переносов
по словам обычно автоматически устанавливает автоподбор строки по высоте. Если
этого не произошло, высоту строки можно подобрать обычными способами.

Для отказа от распределения текста в несколько
строк следует еще раз нажать кнопку Перенос текста .

Содержимое ячейки, для которой установлен перенос по словам, можно
выравнивать по любому краю ячейки, например по левому, по центру или по правому.

Объединение ячеек

Объединение ячеек используется при оформлении
заголовков таблиц и в некоторых других случаях.

1.
Введите данные в левую верхнюю ячейку объединяемого
диапазона.

2.
Выделите диапазон ячеек.

3.
Нажмите кнопку или щелкните по стрелке кнопки Объединить и поместить в центре и выберите один из вариантов
объединения

Следует отметить, что в
объединенную ячейку помещаются только данные из левой верхней ячейки выделенного диапазона. Данные из других ячеек
уничтожаются, о чем будет выведено соответствующее предупреждение.

Объединенная ячейка
приобретает адрес крайней левой верхней ячейки объединяемого диапазона. Остальные ячейки объединенного диапазона пропадают.

Содержимое объединенной ячейки можно выравнивать по горизонтали и вертикали,
поворачивать точно так же, как и обычной ячейки.

Следует отметить, что наличие на листе объединенных
ячеек может привести к некоторым проблемам при выделении элементов листа, автозаполнении, сортировках и т. д.

Для разделения объединенной ячейки следует ее выделить, а затем нажать кнопку
Объединить и поместить в центре.

Поворот содержимого ячеек

Содержимое ячеек можно расположить не только
горизонтально, но и под любым углом.

1.
Выделите диапазон ячеек.

2.
Щелкните по стрелке кнопки Ориентация и выберите один из вариантов
направления.

3.
Для поворота содержимого на произвольный угол в меню кнопки Ориентация выберите команду Формат выравнивания ячейки.

4. Во
вкладке Выравнивание диалогового
окна Формат ячеек в группе Ориентация выберите способ поворота и требуемый
угол.

Сортировка данных

Сортировка — расположение данных на листе в определенном
порядке.

Чаще всего необходимо сортировать строки с данными.
Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки, но можно
сортировать и отдельные ячейки. Сортировку можно производить как по
возрастанию, так и по убыванию. При желании можно сортировать данные в
соответствии с собственным порядком сортировки. Поскольку при сортировке
Microsoft Excel автоматически определяет связанный диапазон данных, сортируемый
диапазон не должен иметь пустых столбцов. Наличие пустых строк допускается, но
не рекомендуется. При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются
вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков
столбцов. Скрытые строки не перемещаются при сортировке строк. Тем не менее
при сортировке строк данные скрытых столбцов также упорядочиваются. Прежде чем
приступать к сортировке, рекомендуется сделать видимыми скрытые строки и
столбцы. Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А),
числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также
датам и времени (от старых к новым или от новых к старым). Можно также
выполнять сортировку по настраиваемым спискам или по формату, включая цвет
ячеек, цвет шрифта, а также по значкам.

По возрастанию

При сортировке по возрастанию используется
следующий порядок: 1) Числа сортируются от наименьшего отрицательного до
наибольшего положительного числа. 2)При сортировке алфавитно-цифрового текста
сравниваются значения по знакам слева направо. Текст, в том числе содержащий
числа, сортируется в следующем порядке:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (пробел) ! » # $ % & (
) * , . / : ; ? @ [ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N
O P Q R S T U V W X Y Z А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ
Ы Ь Э Ю Я

Апострофы (‘) и дефисы (-) игнорируются с единственным
исключением: если две строки текста одинаковы, не считая дефиса, текст с
дефисом ставится в конец. Если предназначенный для сортировки столбец содержит
как числа, так и числа с текстом (например, 1, 1а, 2, 2а), все они должны быть
отформатированы как текст. В противном случае после сортировки первыми будут
располагаться числа, а за ними числа с текстом. 3)Пустые значения всегда
ставятся в конец.

По убыванию

При сортировке по убыванию порядок заменяется на обратный,
за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец списка.

По форматам

Порядок сортировки по цвету ячеек, цвету шрифта, и
по значкам настраивается пользователем.

Сортировка по значениям одного столбца

Простейшая сортировка производится по данным одного
столбца.

1.
Выделите одну любую ячейку в столбце, по данным которого
сортируется таблица.

2.
Нажмите кнопку Сортировка
и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки.

Для сортировки можно также использовать кнопки
группы Сортировка и фильтр вкладки Данные.

Кроме того, для
сортировки таблицы по данным одного столбца можно использовать автофильтр.

Сортировка по формату

1.
Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных.

2.
Нажмите кнопку Сортировка
и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Настраиваемая
сортировка или нажмите кнопку Сортировка группы Сортировка и фильтр вкладки Данные

3.
В окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выберите название столбца, по данным
которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировка выберите признак сортировки (цвет
ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). Затем щелкните по стрелке
раскрывающегося списка Порядок и выберите цвет или значок. Строки,
содержащие ячейки с выбранным оформлением, будут располагаться в верхней части
сортируемого диапазона. При желании или необходимости в рядом расположенном
раскрывающемся списке можно выбрать Внизу, чтобы строки располагались в нижней
части диапазона данных

4.
В окне Сортировка нажмите кнопку Копировать уровень и после того, как появится новая
строка, щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выберите другой цвет (значок).
Строки, содержащие ячейки с выбранным оформлением, будут располагаться ниже.
Повторите это действие для других цветов (значков).

5.
После выбора всех необходимых цветов (значков) нажмите кнопку ОК .

Пользуясь кнопками Вверх и Вниз окна Сортировка можно изменять последовательность уровней сортировки.

Ошибочно созданный или не нужный уровень сортировки
можно удалить.

1.
Выделите строку в окне Сортировка.

2.
Нажмите кнопку Удалить
уровень.

Сортировка по нескольким столбцам

Сортировку можно осуществлять по нескольким
столбцам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце и последующего
осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с
одинаковыми значениями. Например, если взять столбцы «Отдел» и
«Сотрудник», сначала можно отсортировать строки по столбцу
«Отдел» (для группировки всех сотрудников одного отдела), а затем по
имени (для расположения имен сотрудников в каждом отделе в алфавитном порядке).
Можно одновременно осуществлять сортировку по 64 столбцам.

1.
Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных.

2.
Нажмите кнопку Сортировка
и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду
Настраиваемая сортировка или нажмите кнопку Сортировка группы Сортировка и фильтр вкладки Данные .

4.
В окне Сортировка нажмите кнопку Добавить уровень и после того, как появится новая
строка, выберите название столбца, по данным которого будет выполняться
последующая сортировка. Аналогично предыдущему пункту настройте порядок
сортировки. Повторите это действие для других столбцов.

5.
После выбора всех необходимых уровней сортировки нажмите кнопку ОК .

Сортировка части диапазона

Можно сортировать часть данных таблицы, например,
только данные одного столбца без влияния на другие столбцы.

1.
Выделите ячейки сортируемого диапазона.

2.
Нажмите кнопку Сортировка
и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки. Или
нажмите соответствующую кнопку группы Сортировка
и фильтр вкладки Данные.

3.
В появившемся предупреждении установите переключатель сортировать в пределах указанного
диапазона и нажмите кнопку Сортировка.

Отбор данных

Простейшим инструментом для выбора и отбора данных
является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки,
отвечающие условиям, заданным для столбца.

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок
записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не
требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации, можно
редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать,
не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Кроме того, для выбора данных можно использовать
возможности поиска данных, формы и некоторые функции.

Установка фильтра

Фильтры можно установить для любого диапазона, расположенного
в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и
столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются.

1.
Выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого
устанавливаются фильтры.

2.
Нажмите кнопку Сортировка
и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр или нажмите
кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные

3.
После установки фильтров в названиях столбцов таблицы появятся
значки раскрывающих списков.

Для удаления фильтров
выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры,
нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр или нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка
и фильтр вкладки Данные

Фильтры автоматически устанавливаются при
оформлении «таблицы» и автоматически удаляются при преобразовании
«таблицы» в обычный диапазон.

Работа с фильтром

Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку
раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр
выборки.

Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с
помощью фильтра, отображаются синим цветом. На значках раскрывающихся списков в
названиях столбцов, по которым была произведена выборка, появляется особая
отметка. В строке состояния окна Excel в течение некоторого времени
отображается текст с указанием количества найденных записей и общего количества
записей в таблице. Количество столбцов, по которым производится выборка, не
ограничено.