Где находится автозаполнение ячеек в excel - Word и Excel

Содержание

Работа автозаполнения в Эксель
- Автозаполнение ячеек числами
- Инструмент «Заполнить»
- Автозаполнение формулами
- Автозаполнение другими значениями
- Добавление собственных списков
Вопросы и ответы

Мало кому понравится долго и монотонно вводить одинаковые или однотипные данные в таблицу. Это довольно скучная работа, забирающая большое количество времени. В программе Excel имеется возможность автоматизировать ввод таких данных. Для этого предусмотрена функция автозаполнения ячеек. Посмотрим, как она работает.

Работа автозаполнения в Эксель

Автозаполнение в Microsoft Excel осуществляется с помощью специального маркера заполнения. Для того, чтобы вызвать этот инструмент нужно навести курсор на нижний правый край любой ячейки. Появится небольшой черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Нужно просто зажать левую кнопку мыши и потянуть в ту сторону листа, где вы хотите заполнить ячейки.

То, как будут заполняться ячейки, уже зависит от того типа данных, который находится в исходной ячейке. Например, если там будет обычный текст в виде слов, то при перетягивании с помощью маркера заполнения производится его копирование в другие ячейки листа.

Автозаполнение ячеек числами

Чаще всего автозаполнение используется для ввода большого массива чисел, которые следуют по порядку. Например, в определенной ячейке стоит цифра 1, а нам нужно пронумеровать ячейки от 1 до 100.

Активируем маркер заполнения и проводим им вниз на необходимое количество ячеек.

Но, как видим, во все ячейки скопировалась только единица. Кликаем на значок, который находится снизу слева от заполненной области и называется «Параметры автозаполнения».

В открывшемся списке устанавливаем переключатель в пункт «Заполнить».

Как видим, после этого весь нужный диапазон заполнился числами по порядку.

Но можно сделать ещё проще. Вам не нужно будет вызывать параметры автозаполнения. Для этого, когда тянете маркер заполнения вниз, то кроме зажатой левой кнопки мыши, нужно зажать ещё кнопку Ctrl на клавиатуре. После этого, заполнение ячеек числами по порядку происходит сразу же.

Существует также способ сделать автозаполнения ряда прогрессии.

Вносим в соседние ячейки два первых числа прогрессии.

Выделяем их. С помощью маркера заполнения вносим данные в другие ячейки.

Как видим, создается последовательный ряд чисел с заданным шагом.

Инструмент «Заполнить»

В программе Excel есть также отдельный инструмент, которые называется «Заполнить». Расположен он на ленте во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Редактирование».

Заносим данные в любую ячейку, а затем выделяем её и диапазон ячеек, который собираемся заполнить.

Жмем на кнопку «Заполнить». В появившемся списке выбираем то направление, в которои следует заполнить ячейки.

Как видим, после этих действий данные из одной ячейки были скопированы во все остальные.

С помощью данного инструмента можно также заполнить ячейки прогрессией.

Заносим число в ячейку и выделяем диапазон ячеек, который будет заполняться данными. Жмем на кнопку «Заполнить», а в появившемся списке выбираем пункт «Прогрессия».

Открывается окно настройки прогрессии. Здесь нужно произвести ряд манипуляций:
- выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
- тип (геометрическая, арифметическая, даты, автозаполнение);
- установить шаг (по умолчанию он равен 1);
- установить предельное значение (необязательный параметр).
Кроме того, в отдельных случаях, устанавливаются единицы измерения.

Когда все настройки внесены, жмем на кнопку «OK».

Как видим, после этого весь выделенный диапазон ячеек заполняется согласно установленными вами правилами прогрессии.

Автозаполнение формулами

Одним из основных инструментов Excel являются формулы. При наличии в таблице большого числа одинаковых формул можно также воспользоваться функцией автозаполнения. Суть не меняется. Нужно тем же способом маркера заполнения скопировать формулу в другие ячейки. При этом, если в формуле содержатся ссылки на другие ячейки, то по умолчанию при копировании таким способом координаты их меняются по принципу относительности. Поэтому, такие ссылки называют относительными.

Если вы хотите, чтобы при автозаполнении адреса стали фиксированными, то нужно в исходной ячейке перед координатами строк и столбцов поставить знак доллара. Такие ссылки называются абсолютными. Затем, производится обычная процедура автозаполнения с помощью маркера заполнения. Во всех заполненных таким способом ячейках формула будет абсолютно неизменная.

Урок: Абсолютные и относительные ссылки в Excel

Автозаполнение другими значениями

Кроме того, в программе Excel предусмотрено автозаполнение другими значениями по порядку. Например, если вы введете какую-нибудь дату, а затем, воспользовавшись маркером заполнения, выделите другие ячейки, то весь выбранный диапазон окажется заполненный датами в строгой последовательности.

Точно так же, можно произвести автозаполнение по дням недели (понедельник, вторник, среда…) или по месяцам (январь, февраль, март…).

Более того, если в тексте будет любая цифра, то Эксель распознает её. При использовании маркера заполнения произойдет копирование текста с изменением цифры по нарастающей. Например, если вы запишите в ячейку выражение «4 корпус», то в других ячейках, заполненных с помощью маркера заполнения, это название преобразится в «5 корпус», «6 корпус», «7 корпус» и т.д.

Добавление собственных списков

Возможности функции автозаполнения в Excel не ограничивается определенными алгоритмами или предустановленными списками, такими как, например, дни недели. При желании пользователь может в программу добавить свой личный список. Тогда, при записи в ячейку любого слова из элементов, которые находятся в перечне, после применения маркера заполнения, данным списком будет заполнен весь выделенный диапазон ячеек. Для того, чтобы добавить свой список, нужно выполнить такую последовательность действий.

Делаем переход во вкладку «Файл».

Переходим в раздел «Параметры».

Далее, перемещаемся в подраздел «Дополнительно».

В блоке настроек «Общие» в центральной части окна жмем на кнопку «Изменить списки…».

Открывается окно списков. В левой его части расположены уже имеющиеся списки. Для того, чтобы добавить новый список записываем нужные слова в поле «Элементы списка». Каждый элемент должен начинаться с новой строки. После того, как все слова записаны, жмем на кнопку «Добавить».

После этого, окно списков закроется, а при повторном его открытии пользователь сможет увидеть те элементы, которые он добавлял уже в окне активных списков.

Теперь, после того, как вы в любую ячейку листа внесете слово, которое являлось одним из элементов добавленного списка, и примените маркер заполнения, выделенные ячейки будут заполнены символами из соответствующего списка.

Как видим, автозаполнение в Экселе является очень полезным и удобным инструментом, который позволяет значительно сэкономить время на добавлении одинаковых данных, повторяющихся списков, и т.д. Преимуществом этого инструмента является и то, что он настраиваемый. В него можно вносить новые списки или изменять старые. Кроме того, с помощью автозаполнения можно произвести быстрое заполнение ячеек различными видами математических прогрессий.

Источник

Автоматическое заполнение ячеек листа данными

Функция автозаполнения позволяет заполнять ячейки данными на основе шаблона или данных в других ячейках.

Другие видеоуроки от Майка Гирвина в YouTube на канале excelisfun

Выделите одну или несколько ячеек, которые необходимо использовать в качестве основы для заполнения других ячеек.

Например, если требуется задать последовательность 1, 2, 3, 4, 5…, введите в первые две ячейки значения 1 и 2. Если необходима последовательность 2, 4, 6, 8…, введите 2 и 4.

Если необходима последовательность 2, 2, 2, 2…, введите значение 2 только в первую ячейку.
Перетащите маркер заполнения .
При необходимости щелкните значок Параметры автозаполнения и выберите подходящий вариант.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Нужна дополнительная помощь?

Источник

Как сделать автозаполнение в Excel

В этой статье рассматривается функция автозаполнения Excel. Вы узнаете, как заполнять ряды чисел, дат и других данных, создавать и использовать настраиваемые списки в Excel. Эта статья также позволяет вам убедиться, что вы знаете все о маркере заполнения, поскольку вы можете быть удивлены, насколько мощной является эта крошечная опция.

Когда у вас мало времени, на счету каждая минута. Поэтому вам нужно знать все способы автоматизации ежедневных задач с таблицами. Автозаполнение в Excel — популярная функция, и я уверен, что большинство из вас уже ею пользуется. Однако для вас может быть новым фактом, что речь идет не только о копировании значений в столбец или получении ряда чисел или дат. Это также касается создания настраиваемых списков, двойного клика для заполнения большого диапазона и многого другого.

Ниже вы видите план этой статьи. Нажмите на ссылку, которая вам особенно интересна, чтобы сразу перейти к главному.

Функция автозаполнения.
Как заполнить большой диапазон двойным щелчком.
Автозаполнение числами
Как сделать автозаполнение ячеек с текстом
Инструмент «Заполнить»
Использование функции мгновенного заполнения
Как создать собственный список для автозаполнения
Как получить повторяющуюся последовательность произвольных значений
Автозаполнение по горизонтали и вертикали
Автозаполнение сразу нескольких строк или столбцов
Как вставить пустые ячейки при автозаполнении
Как настроить параметры автозаполнения
Самый быстрый способ автозаполнения формулами
Вставьте одни и те же данные в несколько ячеек, используя Ctrl+Enter
Как включить или отключить автозаполнение в Excel
Включение или отключение параметров автозаполнения

Функция автозаполнения.

Если вы просто хотите скопировать одно и то же значение вниз или вам нужно получить последовательность чисел или текстовых значений, маркер заполнения в Excel – это как раз то, что вам нужно.

Маркер заполнения – это небольшой квадрат, который появляется в правом нижнем углу, когда вы выделяете ячейку или диапазон.

Эта крошечная, почти незаметная точка дает вам множество полезных опций, которые можно использовать практически ежедневно.

Схема действий простая. Всякий раз, когда вам нужно получить последовательность значений в соседних ячейках, просто выделите нужный диапазон, потом щелкните маркер автозаполнения Excel, чтобы увидеть маленький черный крестик, и затем перетащите его мышкой по вертикали или горизонтали. Когда вы отпустите левую кнопку мыши, вы увидите, что выбранные ячейки заполнены значениями в зависимости от того, что было в исходных ячейках. В нашем случае, как видите на скриншоте ниже, текст был просто скопирован.

Вы можете автоматически заполнить ячейки либо по строке, либо по столбцу.

Один из самых популярных вопросов – как автоматически заполнять числа в Excel. Это также могут быть даты, время, дни недели, месяцы, годы и т. д. При этом автозаполнение ячеек Excel будет следовать любому шаблону.

Например, если вам нужно продолжить последовательность, просто введите первые два значения в начальную ячейку и используйте маркер заполнения, чтобы автоматически заполнить данные в указанном диапазоне.

Вы можете автоматически создать любую последовательность арифметической прогрессии, в которой разница между числами постоянна.

Эксель даже будет чередовать последовательности, если выбранные ячейки не связаны друг с другом, как на картинке ниже.

Само собой разумеется, что вы можете использовать функцию автозаполнения, чтобы скопировать значение внутри вашего диапазона. Думаю, вы уже знаете, как сделать так, чтобы в соседних ячейках Excel отображалось одно и то же значение. Вам просто нужно ввести это число, текст или их комбинацию и перетащить их по ячейкам с помощью маркера заполнения.

Предположим, вы уже слышали о приёмах, которые я описал выше. Я все еще верю, что некоторые из них показались вам новыми. Так что продолжайте читать, чтобы узнать больше об этом популярном, но недостаточно изученном инструменте.

Как заполнить большой диапазон двойным щелчком.

Предположим, у вас есть огромная база данных с именами. Каждому имени нужно присвоить порядковый номер. Вы можете сделать это практически мгновенно, введя в начальные ячейки первые два числа и дважды щелкнув маркер заполнения Excel.

Примечание. Этот совет будет работать только в том случае, если у вас есть значения слева или справа от столбца, который необходимо заполнить. Дело в том, что Excel просматривает соседний столбец, чтобы определить последнюю ячейку в диапазоне для заполнения. Также имейте в виду, что если у вас есть значения справа и слева от пустого диапазона, в котором вы хотите сделать автозаполнение, то ряд ячеек будет заполнен по самому длинному столбцу.

Автозаполнение числами

Одним из самых распространенных приёмов автозаполнения является ввод последовательных чисел. Допустим, нам нужно выполнить нумерацию от 1 до 10. Чтобы не вводить значения вручную, делаем так:

Способ 1.

Введите в первые две ячейки диапазона первые два числа. Выделите эти две ячейки и протащите вниз маркер автозаполнения.

Эксель автоматически создаст арифметическую прогрессию на основе этих чисел и заполнит диапазон нужными значениями.

Буквально этот метод автозаполнения числами был описан нами выше. Так что останавливаться на нем подробно не будем.

Способ 2.

Пишем в самой верхней ячейке будущего списка начальное число (например, 1). Затем по описанному выше принципу воспользуемся маркером заполнения, протянув его вниз на 10 строк.

В результате, во всех ячейках получаем цифру 1. После этого щелкаем на появившийся значок справа от заполненного диапазона и в предложенном списке выбираем команду “Заполнить”.

Получаем список чисел от 1 до 10 буквально за пару кликов.

О других возможностях функции «Заполнить» читайте ниже.

Способ 3.

Введите в первую ячейку диапазона начальное число (допустим, 1). Во время протягивания маркера заполнения вниз одновременно с зажатой левой копкой мыши удерживаем клавишу Ctrl (на Mac – клавишу Option). Рядом с знакомым нам значком в виде черного плюсика при этом должен появиться еще один плюсик поменьше – слева и сверху.

После этого числа сразу же заполнятся по порядку, и необходимость использовать меню с параметрами автозаполнения отпадает.

Как сделать автозаполнение ячеек с текстом

Если ваши исходные ячейки содержат только текст, то при автозаполнении он будет просто скопирован.

Для параметра автозаполнения не проблема копировать значения, содержащие текст с числами. Excel будет искать закономерность в имеющихся числах. Что касается текста, он будет повторяться.

Как видите, инструмент автозаполнения отличает текст от чисел. И он даже знает, что есть 4 квартала.

Чтобы расширить эти возможности, для автозаполнения ячеек с текстом можно использовать списки. Об этом читайте ниже по ссылке.

Инструмент “Заполнить”

Сделать автозаполнение ячеек в Excel можно с помощью специального инструмента “Заполнить”. Алгоритм действий следующий:

Вносим информацию в исходную ячейку. После этого любым удобным способом (например, с помощью зажатой левой кнопки мыши) выделяем область ячеек, к которой хотим применить автозаполнение.
На ленте щелкаем по значку в виде стрелке вниз (это и есть инструмент “Заполнить”). Откроется перечень возможных вариантов, среди которых выбираем тот, который нужен (“вниз” в нашем примере).

Получаем автоматически заполненный диапазон ячеек. В данном случае – с датами.

С помощью функции “Заполнить” можно, в том числе, продолжить ряд прогрессии:

Как и в алгоритме выше, указываем в начальной ячейке первое значение. Затем выделяем требуемый диапазон, кликаем по инструменту “Заполнить” и останавливаемся на варианте “Прогрессия”.

Настраиваем параметры прогрессии в появившемся окошке:

так как мы изначально выполнили выделение диапазона, уже сразу выбрано соответствующее расположение прогрессии. Однако, его можно изменить при желании, указав другое расположение.
выбираем тип прогрессии: арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение. На этот раз остановимся на арифметической.
указываем желаемый шаг.
заполняем предельное значение. Это не обязательно, если заранее был выбран диапазон. В противном случае указать число шагов необходимо.
в некоторых ситуациях потребуется выбрать единицу измерения.
когда все параметры выставлены, жмем OK.

Использование функции мгновенного заполнения

Функция мгновенного заполнения автоматически подставляет в заполняемый диапазон данные, когда обнаруживает в них закономерность. Например, с помощью мгновенного заполнения можно разделять имена и фамилии из одного столбца или же объединять их из двух разных столбцов.

Предположим, что столбец A содержит имена, столбец B — фамилии, а вы хотите заполнить столбец C именами с фамилиями. Если ввести хотя бы одно полное имя в столбец C, функция мгновенного заполнения поможет наполнить остальные ячейки соответствующим образом.

Введем имя и фамилию в С2. Затем при помощи меню выберем инструмент Мгновенное заполнение или нажмем комбинацию CTRL+E.

Excel определит закономерность в ячейке C2 и заполнит ячейки вниз до конца имеющихся данных.

Как создать собственный список для автозаполнения

Если вы время от времени используете один и тот же список значений, вы можете сохранить его как настраиваемый и заставить автозаполнение Excel автоматически наполнять ячейки значениями из этого списка. Чтобы таким образом настроить автозаполнение, выполните следующие действия:

Введите заголовок и заполните свой список.

Примечание. Пользовательский список может содержать только текст или текст с числами. Если вам нужно хранить в нем только числа, создайте список чисел в текстовом формате.

Выберите диапазон ячеек, который содержит данные для вашего нового списка автозаполнения.
В Excel 2003 перейдите в Инструменты -> Параметры -> вкладка Пользовательские списки.

В Excel нажмите кнопку Office -> Параметры Excel -> Дополнительно -> прокрутите вниз, пока не увидите кнопку «Изменить настраиваемые списки…».

Поскольку вы уже выбрали диапазон значений для своего нового списка, вы увидите адреса этих ячеек в поле Импортировать список из ячеек:

Нажмите кнопку «Импорт», чтобы поместить свой набор значений в поле «Пользовательские списки».

Наконец, нажмите OK, чтобы добавить собственный список автозаполнения.

Когда вам нужно разместить эти данные на рабочем листе, введите название любого элемента вашего списка в нужную ячейку. Excel распознает элемент, и когда вы перетащите маркер заполнения в Excel через свой диапазон, он заполнит его значениями.

Как получить повторяющуюся последовательность произвольных значений

Если вам нужна серия повторяющихся значений, вы все равно можете использовать автозаполнение. Например, вам нужно повторить ряд: ДА, НЕТ, ИСТИНА, ЛОЖЬ. Сначала введите все эти значения вручную, чтобы дать Excel шаблон. Затем просто возьмите мышкой маркер заполнения и перетащите его в нужную ячейку.

Автозаполнение по горизонтали и вертикали

Скорее всего, вы используете автозаполнение для заполнения ячеек в столбце. Однако эта функция также работает, если вам нужно заполнить диапазон по горизонтали, влево или вверх.

Просто выберите ячейки со значениями и перетащите маркер заполнения в нужном направлении.

Автозаполнение сразу нескольких строк или столбцов

Автозаполнение Excel может работать с данными сразу в нескольких строках или столбцах. Если вы выберете две, три или более ячеек и перетащите маркер заполнения, все они будут заполнены.

Как вставить пустые ячейки при автозаполнении

Автозаполнение также позволяет создавать серии с пустыми ячейками, как на скриншоте ниже.

Для этого выделите ячейки с данными, а также одну или несколько пустых строк. Протащите маркер автозаполнения вниз, и получите примерно такую картину, как на скриншоте выше.

То же самое можно делать и с пустыми столбцами, протащив маркер вправо.

Как настроить параметры автозаполнения

Вы можете настроить автозаполнение с помощью списка параметров автозаполнения, чтобы получить именно те результаты, которые вам необходимы. Настроить список можно двумя способами.

Щелкните правой кнопкой мыши маркер заполнения и перетащите его. После этого вы увидите список с автоматически всплывающими опциями, как на скриншоте ниже:

Посмотрим, что предлагают эти варианты.

Копировать ячейки — заполняет диапазон одним и тем же значением.
Заполнить – автозаполнение заполнит диапазон в соответствии с заданным шаблоном.
Заполнить только форматы — эта опция автозаполнения Excel будет копировать только формат ячеек без извлечения каких-либо значений. Это может быть полезно, если вам нужно быстро скопировать форматирование, а затем ввести значения вручную.
Заполнить только значения — копирует только значения. Если фон исходных ячеек заполнен цветом, то он не сохранится.
Заполните дни / будни / месяцы / годы — эти функции делают то, что предполагают их названия. Если ваша начальная ячейка содержит один из них, вы можете быстро заполнить диапазон, щелкнув один из вариантов.
Линейное приближение – создает линейный ряд или линейный тренд наилучшего соответствия.
Экспоненциальное приближение – генерирует серию роста или геометрическую тенденцию роста.
Мгновенное заполнение – помогает ввести много повторяющейся информации и правильно отформатировать данные.
Прогрессия… — этот параметр вызывает диалоговое окно с перечнем дополнительных возможностей для выбора: какую именно числовую прогрессию вы хотите получить.

Как видно на скриншоте выше, Excel оценивает ваши данные и предлагает вам только те опции, которые с вашими значениями возможны. В этом примере мы имеем текст, поэтому опции работы с датами и числами не активны.

Другой способ получить список — щелкнуть маркер заполнения, перетащить его и затем щелкнуть значок «Параметры автозаполнения».

При нажатии на этот значок открывается список с параметрами.

Как видите, этот список просто повторяет некоторые функции, которые мы уже описали выше.

Самый быстрый способ автозаполнения формулами

Автозаполнение формул – это процесс, очень похожий на копирование значений или получение ряда чисел. Он также предполагает перетаскивание маркера заполнения, как это мы уже рассмотрели выше.

Но есть и более быстрый способ автозаполнения формул, который особенно хорош в больших таблицах, где тащить маркер на 100 или более строк вниз достаточно утомительно.

Предположим, у вас есть таблица, и вы хотите добавить новый столбец с формулой. Например, в списке товаров нужно посчитать сумму, перемножив цену и количество.

Преобразуйте свой диапазон в таблицу Excel. Выберите любую ячейку в диапазоне данных и нажмите Ctrl+Т, чтобы вызвать диалоговое окно «Создать таблицу». Или используйте кнопку «Форматировать как таблицу» на ленте «Главная». Если в ваших данных есть заголовки столбцов, убедитесь, что установлен флажок «Таблица с заголовками». Обычно Excel распознает заголовки таблиц автоматически, а если нет, установите этот флажок вручную.
Введите формулу в первую ячейку пустого столбца.

Нажмите Enter. Excel автоматически заполняет все пустые ячейки в столбце этой формулой.

Если вы хотите по какой-то причине вернуться от таблицы к обычному диапазону данных, выберите любую ячейку в вашей таблице, затем по правому клику мышкой выберите Таблица => Преобразовать в диапазон.

Вставьте одни и те же данные в несколько ячеек, используя Ctrl+Enter

Скажем, у нас есть таблица со списком товаров. Мы хотим заполнить пустые ячейки в колонке «Количество» словом «нет» , чтобы упростить фильтрацию данных в будущем.

Для этого выполним следующие действия.

Выделим все пустые ячейки в столбце, которые вы хотите заполнить одними и теми же данными.
Чтобы утомительно не кликать мышкой множество раз, вы можете использовать на ленте кнопку «Найти и заменить» – «Выделить группу ячеек».

Отредактируйте одну из выделенных ячеек, введя в нее нужное слово «нет»
Чтобы сохранить изменения, нажмите Ctrl+Enter вместо Enter. В результате все выбранные ячейки будут заполнены введенными вами данными, как на скриншоте ниже.

Как включить или отключить автозаполнение в Excel

Инструмент автозаполнения включен в Excel по умолчанию. Поэтому всякий раз, когда вы выбираете диапазон, вы можете видеть в его правом нижнем углу соответствующий значок. Если вам нужно, чтобы автозаполнение Excel не работало, вы можете отключить его, выполнив следующие действия:

Нажмите Файл в Excel 2010-2019 или кнопку Office в версии 2007.
Перейдите в Параметры -> Дополнительно и снимите флажок Разрешить маркер заполнения и перетаскивание ячеек.

На скриншоте выше вы видите, где находится в Excel автозаполнение.

В результате снятия флажков автозаполнение будет отключено.

Примечание. Чтобы предотвратить замену текущих данных при перетаскивании маркера заполнения, убедитесь, что установлен флажок «Предупреждать перед перезаписью ячеек». Если вы не хотите, чтобы Excel отображал сообщение о перезаписи не пустых ячеек, просто снимите этот флажок.

Включение или отключение параметров автозаполнения

Если вы не хотите, чтобы кнопка «Параметры автозаполнения» отображалась каждый раз при перетаскивании маркера заполнения, просто отключите ее. Точно так же, если кнопка не отображается, когда вы используете маркер заполнения, вы можете включить ее.

Перейдите к кнопке Файл / Офис -> Параметры -> Дополнительно и найдите раздел Вырезать, скопировать и вставить.
Снимите флажок Показывать кнопки параметров вставки при вставке содержимого.

Спасибо, что дочитали до конца. Теперь вы знаете все или почти все о функции автозаполнения.

Если вы знаете еще приемы, ускоряющие ввод данных, поделитесь ими в комментариях. Буду рад добавить их с вашим авторством в эту статью.

Сообщите мне, если мне не удалось ответить на все ваши вопросы и проблемы, и я постараюсь вам помочь. Напишите в комментариях. Будьте счастливы и преуспевайте в Excel!

Как сделать диаграмму Ганта — Думаю, каждый пользователь Excel знает, что такое диаграмма и как ее создать. Однако один вид графиков остается достаточно сложным для многих — это диаграмма Ганта. В этом кратком руководстве я постараюсь показать…

Быстрое удаление пустых столбцов в Excel — В этом руководстве вы узнаете, как можно легко удалить пустые столбцы в Excel с помощью макроса, формулы и даже простым нажатием кнопки. Как бы банально это ни звучало, удаление пустых…

6 способов быстро транспонировать таблицу — В этой статье показано, как столбец можно превратить в строку в Excel с помощью функции ТРАНСП, специальной вставки, кода VBA или же специального инструмента. Иначе говоря, мы научимся транспонировать таблицу.…

Как быстро заполнить пустые ячейки в Excel? — В этой статье вы узнаете, как выбрать сразу все пустые ячейки в электронной таблице Excel и заполнить их значением, находящимся выше или ниже, нулями или же любым другим шаблоном. Заполнять…

Источник

How to control AutoComplete in Excel

Updated on December 12, 2020

What to Know

Excel 2019 to 2010: Go to File > Options > Advanced. Under Editing Options, toggle Enable AutoComplete for cell values on or off.
Excel 2007: Click the Office Button > Excel Options > Advanced. Select or unselect Enable AutoComplete for cell values.
Excel 2003: Go to Tools > Options > Edit. Select or unselect Enable AutoComplete for cell values.

This article explains how to enable or disable the AutoComplete option in Microsoft Excel, which will automatically fill in data as you type. Instructions cover Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, and 2003.

Enable/Disable AutoComplete in Excel

The steps for enabling or disabling AutoComplete in Microsoft Excel are different depending on the version you’re using:

In Excel 2019, 2016, 2013, and 2010

Navigate to the File > Options menu.
In the Excel Options window, open Advanced on the left.
Under the Editing Options section, toggle Enable AutoComplete for cell values on or off depending on whether you want to turn this feature on or disable it.
Lifewire
Click or tap OK to save the changes and continue using Excel.

In Excel 2007

Click the Office Button.
Choose Excel Options to bring up the Excel Options dialog box.
Choose Advanced in the pane to the left.
Click the box next to the Enable AutoComplete for cell values option box to turn this feature on or off.
Choose OK to close the dialog box and return to the worksheet.

In Excel 2003

Navigate to Tools > Options from the menu bar to open the Options dialog box.
Choose the Edit tab.
Toggle AutoComplete on/off with the checkmark box next to the Enable AutoComplete for cell values option.
Click OK to save the changes and return to the worksheet.

When You Should and Shouldn’t Use AutoComplete

AutoComplete is helpful when entering data into a worksheet that contains lots of duplicates. With AutoComplete on, when you start typing, it will auto-fill the rest of the information from the context around it, to speed up data entry.

Say you’re entering the same name, address, or other information into multiple cells. Without AutoComplete, you’d have to retype the data or copy and paste it over and over, which wastes time.

For example, if you typed «Mary Washington» in the first cell and then many other things in the following ones, like «George» and «Harry,» you can type «Mary Washington» again a lot faster by just typing «M» and then pressing Enter so that Excel will auto-type the full name.

You can do this with any number of text entries in any cell in any series, meaning that you could then type «H» at the bottom to have Excel suggest «Harry,» and then type «M» again if you need to have that name auto-completed. There’s no need to copy or paste any data.

However, AutoComplete isn’t always your friend. If you don’t need to duplicate anything, it will still auto-suggest it each time you start typing something that shares the same first letter as the previous data, which can often be more of a bother than a help.

Thanks for letting us know!

Get the Latest Tech News Delivered Every Day

Источник

Автозаполнение ячеек Excel – это автоматический ввод серии данных в некоторый диапазон. Введем в ячейку «Понедельник», затем удерживая левой кнопкой мышки маркер автозаполнения (квадратик в правом нижнем углу), тянем вниз (или в другую сторону). Результатом будет список из дней недели. Можно использовать краткую форму типа Пн, Вт, Ср и т.д. Эксель поймет. Аналогичным образом создается список из названий месяцев.

Автоматическое заполнение ячеек также используют для продления последовательности чисел c заданным шагом (арифметическая прогрессия). Чтобы сделать список нечетных чисел, нужно в двух ячейках указать 1 и 3, затем выделить обе ячейки и протянуть вниз.

Эксель также умеет распознать числа среди текста. Так, легко создать перечень кварталов. Введем в ячейку «1 квартал» и протянем вниз.

На этом познания об автозаполнении у большинства пользователей Эксель заканчиваются. Но это далеко не все, и далее будут рассмотрены другие эффективные и интересные приемы.

Ясно, что кроме дней недели и месяцев могут понадобиться другие списки. Допустим, часто приходится вводить перечень городов, где находятся сервисные центры компании: Минск, Гомель, Брест, Гродно, Витебск, Могилев, Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Ростов-на-Дону, Смоленск, Белгород. Вначале нужно создать и сохранить (в нужном порядке) полный список названий. Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки.

В следующем открывшемся окне видны те списки, которые существуют по умолчанию.

Как видно, их не много. Но легко добавить свой собственный. Можно воспользоваться окном справа, где либо через запятую, либо столбцом перечислить нужную последовательность. Однако быстрее будет импортировать, особенно, если данных много. Для этого предварительно где-нибудь на листе Excel создаем перечень названий, затем делаем на него ссылку и нажимаем Импорт.

Жмем ОК. Список создан, можно изпользовать для автозаполнения.

Помимо текстовых списков чаще приходится создавать последовательности чисел и дат. Один из вариантов был рассмотрен в начале статьи, но это примитивно. Есть более интересные приемы. Вначале нужно выделить одно или несколько первых значений серии, а также диапазон (вправо или вниз), куда будет продлена последовательность значений. Далее вызываем диалоговое окно прогрессии: Главная – Заполнить – Прогрессия.

Рассмотрим настройки.

В левой части окна с помощью переключателя задается направление построения последовательности: вниз (по строкам) или вправо (по столбцам).

Посередине выбирается нужный тип:

арифметическая прогрессия – каждое последующее значение изменяется на число, указанное в поле Шаг
геометрическая прогрессия – каждое последующее значение умножается на число, указанное в поле Шаг
даты – создает последовательность дат. При выборе этого типа активируются переключатели правее, где можно выбрать тип единицы измерения. Есть 4 варианта:

- - день – перечень календарных дат (с указанным ниже шагом)
  - рабочий день – последовательность рабочих дней (пропускаются выходные)
  - месяц – меняются только месяцы (число фиксируется, как в первой ячейке)
  - год – меняются только годы

автозаполнение – эта команда равносильная протягиванию с помощью левой кнопки мыши. То есть эксель сам определяет: то ли ему продолжить последовательность чисел, то ли продлить список. Если предварительно заполнить две ячейки значениями 2 и 4, то в других выделенных ячейках появится 6, 8 и т.д. Если предварительно заполнить больше ячеек, то Excel рассчитает приближение методом линейной регрессии, т.е. прогноз по прямой линии тренда (интереснейшая функция – подробнее см. ниже).

Нижняя часть окна Прогрессия служит для того, чтобы создать последовательность любой длины на основании конечного значения и шага. Например, нужно заполнить столбец последовательностью четных чисел от 2 до 1000. Мышкой протягивать не удобно. Поэтому предварительно нужно выделить только ячейку с одним первым значением. Далее в окне Прогрессия указываем Расположение, Шаг и Предельное значение.

Результатом будет заполненный столбец от 2 до 1000. Аналогичным образом можно сделать последовательность рабочих дней на год вперед (предельным значением нужно указать последнюю дату, например 31.12.2016). Возможность заполнять столбец (или строку) с указанием последнего значения очень полезная штука, т.к. избавляет от кучи лишних действий во время протягивания. На этом настройки автозаполнения заканчиваются. Идем далее.

Автозаполнение чисел с помощью мыши

Автозаполнение в Excel удобнее делать мышкой, у которой есть правая и левая кнопка. Понадобятся обе.

Допустим, нужно сделать порядковые номера чисел, начиная с 1. Обычно заполняют две ячейки числами 1 и 2, а далее левой кнопкой мыши протягивают арифметическую прогрессию. Можно сделать по-другому. Заполняем только одну ячейку с 1. Протягиваем ее и получим столбец с единицами. Далее открываем квадратик, который появляется сразу после протягивания в правом нижнем углу и выбираем Заполнить.

Если выбрать Заполнить только форматы, будут продлены только форматы ячеек.
Сделать последовательность чисел можно еще быстрее. Во время протягивания ячейки, удерживаем кнопку Ctrl.

Этот трюк работает только с последовательностью чисел. В других ситуациях удерживание Ctrl приводит к копированию данных вместо автозаполнения.

Если при протягивании использовать правую кнопку мыши, то контекстное меню открывается сразу после отпускания кнопки.

При этом добавляются несколько команд. Прогрессия позволяет использовать дополнительные операции автозаполнения (настройки см. выше). Правда, диапазон получается выделенным и длина последовательности будет ограничена последней ячейкой.

Чтобы произвести автозаполнение до необходимого предельного значения (числа или даты), можно проделать следующий трюк. Берем правой кнопкой мыши за маркер чуть оттягиваем вниз, сразу возвращаем назад и отпускаем кнопку – открывается контекстное меню автозаполнения. Выбираем прогрессию. На этот раз выделена только одна ячейка, поэтому указываем направление, шаг, предельное значение и создаем нужную последовательность.

Очень интересными являются пункты меню Линейное и Экспоненциальное приближение. Это экстраполяция, т.е. прогнозирование, данных по указанной модели (линейной или экспоненциальной). Обычно для прогноза используют специальные функции Excel или предварительно рассчитывают уравнение тренда (регрессии), в которое подставляют значения независимой переменной для будущих периодов и таким образом рассчитывают прогнозное значение. Делается примерно так. Допустим, есть динамика показателя с равномерным ростом.

Для прогнозирования подойдет линейный тренд. Расчет параметров уравнения можно осуществить с помощью функций Excel, но часто для наглядности используют диаграмму с настройками отображения линии тренда, уравнения и прогнозных значений.

Чтобы получить прогноз в числовом выражении, нужно произвести расчет на основе полученного уравнения регрессии (либо напрямую обратиться к формулам Excel). Таким образом, получается довольно много действий, требующих при этом хорошего понимания.

Так вот прогноз по методу линейной регрессии можно сделать вообще без формул и без графиков, используя только автозаполнение ячеек в экселе. Для этого выделяем данные, по которым строится прогноз, протягиваем правой кнопкой мыши на нужное количество ячеек, соответствующее длине прогноза, и выбираем Линейное приближение. Получаем прогноз. Без шума, пыли, формул и диаграмм.

Если данные имеют ускоряющийся рост (как счет на депозите), то можно использовать экспоненциальную модель. Вновь, чтобы не мучиться с вычислениями, можно воспользоваться автозаполнением, выбрав Экспоненциальное приближение.

Более быстрого способа прогнозирования, пожалуй, не придумаешь.

Автозаполнение дат с помощью мыши

Довольно часто требуется продлить список дат. Берем дату и тащим левой кнопкой мыши. Открываем квадратик и выбираем способ заполнения.

По рабочим дням – отличный вариант для бухгалтеров, HR и других специалистов, кто имеет дело с составлением различных планов. А вот другой пример. Допустим, платежи по графику наступают 15-го числа и в последний день каждого месяца. Укажем первые две даты, протянем вниз и заполним по месяцам (любой кнопкой мыши).

Обратите внимание, что 15-е число фиксируется, а последний день месяца меняется, чтобы всегда оставаться последним.

Используя правую кнопку мыши, можно воспользоваться настройками прогрессии. Например, сделать список рабочих дней до конца года. В перечне команд через правую кнопку есть еще Мгновенное заполнение. Эта функция появилась в Excel 2013. Используется для заполнения ячеек по образцу. Но об этом уже была статья, рекомендую ознакомиться. Также поможет сэкономить не один час работы.

На этом, пожалуй, все. В видеоуроке показано, как сделать автозаполнение ячеек в Excel.

Поделиться в социальных сетях:

Источник

Мгновенное заполнение в Microsoft Excel – одна из функций, появившихся в последних версиях программы. Ее основное предназначение заключается в анализе сокращений, которые применяет пользователь при дублировании значения одной ячейки в другую. Один из примеров – сокращение полных имен в списке до необходимого формата, что я и рассмотрю в следующей инструкции.

Как мгновенно заполнить ячейки в Microsoft Excel

Начну с того, что Экселю необходимо обязательно знать закономерность, на основе которой он и будет осуществлять мгновенное заполнение ячеек. Например, у вас есть список месяцев с полными названиями, но вы хотите сократить их до трех букв. Значит, в ячейке напротив стоит написать «Янв» и активировать мгновенное заполнение для всей таблицы. Программа сразу поймет, как именно вы хотите сократить написание, поэтому оставит для всех остальных строк тоже только первые три буквы.

Более сложный вариант состоит как раз в использовании сокращений имени фамилии и отчества, о чем уже было сказано во вступительном абзаце. Давайте я рассмотрю его более детально, чтобы вы понимали принцип работы инструмента.

Откройте таблицу и начните с первой строки, введя такое сокращение, которое вы хотите видеть во всем остальном списке. Обратите внимание на следующий скриншот, чтобы понять, какой именно путь выбрал я в своем примере.
Перейдите к следующей строке и введите первую букву. Автозаполнение, включенное в Excel по умолчанию, должно предложить варианты сразу для всех ячеек таблицы. Если этого не произошло, останьтесь на первой строке с сокращением и нажмите сочетание клавиш Ctrl + E для применения опции мгновенного заполнения.
Посмотрите на результат и убедитесь в том, что у вас получилось справиться с поставленной задачей. Можете поэкспериментировать с разными сокращениями, чтобы протестировать инструмент более детально.
В блоке с мгновенным заполнением появится кнопка, отвечающая за открытие панели с дополнительными действиями. Так вы сможете отменить заполнение, принять предложения для ввода данных или выделить все измененные ячейки.

Если предложенный вариант вам не подходит, например, не работает сочетание клавиш или не появляются варианты для заполнения, можно пойти немного другим путем. Для данной опции на панели с инструментами есть своя кнопка, которая и активирует действие мгновенного заполнения.

Создайте первую строку с сокращенным вариантом и перейдите на вкладку «Данные».
Нажмите кнопку с названием «Мгновенное заполнение».
Обратите внимание на то, что инструмент вступил в силу, таблица заполнена, а вы сэкономили значительное количество времени.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Решение некоторых проблем

В завершение быстро расскажу о том, что делать, если при редактировании ячеек не появляются варианты для мгновенного заполнения или по каким-то причинам данный инструмент не работает даже путем нажатия по соответствующей кнопке. Самая распространенная причина – отключенная функция в настройках. Ее проверка выполняется следующим образом:

Перейдите на вкладку «Файл».
Откройте список параметров программы, щелкнув по строке с соответствующим названием.
Выберите раздел «Дополнительно» и убедитесь в том, что в категории «Параметры правки» установлены галочки напротив пунктов «Автозавершение значений ячеек» и «Автоматически выполнять мгновенное заполнение».

Если пункта с мгновенным заполнением вы не нашли, значит, используете старую версию Microsoft Excel и данный инструмент попросту недоступен. Установите обновление, если есть такая возможность.

Еще одна проблема – программа не может понять, как именно вы хотите использовать мгновенное заполнение. Если это так, на экране появится ошибка с соответствующим содержанием. Не закрывайте ее сразу, а прочитайте описание и сделайте все так, как пишут разработчики.

Используйте мгновенное заполнение в Microsoft Excel в своих целях, оптимизируя и значительно ускоряя рабочий процесс. Если исходные данные после сокращения вам не нужны, просто удалите их, чтобы сэкономить место в электронной таблице.

Источник

Программа Excel позволяет не только обрабатывать большие объемы данных, но и благодаря различным инструментам и функциям, делать это максимально быстро и эффективно. В данной статье мы разберем, каким образом работает автозаполнение ячеек данными.

Принцип работы автозаполнения
- Автоматическое заполнение числами
- Использование функции “Заполнить”
- Автозаполнение ячеек формулами/функциями
- Другие виды автозаполнения
Создаем собственные списки
Заключение

Принцип работы автозаполнения

Для того, чтобы выполнить автозаполнение в Эксель нужно использовать так называемый маркер заполнения. Делается это достаточно просто:

Наводим указатель мыши на нижний правый угол ячейки, информацию из которой хотим размножить.
Должен появиться черный плюсик, который и является маркером заполнения. Зажав левую кнопку мыши тянем его вниз/вверх/вправо/влево – в зависимости от того, какое направление нам нужно (в нашем случае – вниз).
Остановившись на ячейке, до которой хотим выполнить автозаполнение, отпускаем кнопку.

Примечание: заполнение ячеек с помощью маркера зависит от того, какие данные содержатся в исходной. В нашем случае это текстовое значение, которое было просто скопировано.

Автоматическое заполнение числами

Одним из самых распространенных примеров применения автозаполнения является ввод подряд идущих чисел. Допустим, нам нужно выполнить нумерацию от 1 до 25. Чтобы не вводить значения вручную, делаем так:

Пишем в самой верхней ячейке будущего списка единицу. Затем по описанному выше принципу воспользуемся маркером заполнения, протянув его вниз на 25 строк.
В результате, во всех ячейках получаем цифру 1. После этого щелкаем на появившийся значок справа от заполненного диапазона и в предложенном перечне выбираем команду “Заполнить”.
Всего в несколько кликов нам удалось автоматически ввести в выделенные ячейки числа от 1 до 25, что и требовалось.

Альтернативный способ

Во время протягивания маркера заполнения вниз вместе с зажатой левой копкой мыши, также, удерживаем клавишу Ctrl. Рядом с привычным значком в виде черного плюсика при этом должен появиться еще один плюсик поменьше – слева и сверху.

Заполнение значений математической прогрессии

С помощью автозаполнения можно максимально быстро составить ряд прогрессии, правда, только арифметической.

Печатаем в начальной ячейке будущего ряда первое числовое значение, в соседней – второе число с учетом шага прогрессии.
Выделив обе ячейки воспользуемся маркером заполнения, который появится внизу последней (в нашем случае – нижней).
Все готово, мы продолжили ряд арифметической прогрессии с заданным шагом, равным двум.

Примечание: Если в первых двух ячейках указать числа 1 и 2, то мы получим еще один способ заполнения числовых значений по порядку (прогрессия с разностью – один).

Использование функции “Заполнить”

Выполнить автозаполнение в Excel можно с помощью специального инструмента “Заполнить”. Алгоритм действий следующий:

Вносим информацию в исходную ячейку. После этого любым удобным способом (например, с помощью зажатой левой кнопки мыши) выделяем область ячеек, к которой хотим применить автозаполнение.
В группе инструментов “Редактирование” главной вкладки щелкаем по значку в виде стрелке вниз (это и есть функция “Заполнить”). Откроется перечень возможных вариантов, среди которых выбираем тот, который нужен (“вниз” в нашем примере).
Получаем автоматически заполненный диапазон ячеек.

Заполнение ряда прогрессии

С помощью функции “Заполнить” можно, в т.ч., продолжить ряд прогрессии:

Как и в алгоритме выше, указываем в начальной ячейке первое значение. Затем выделяем требуемый диапазон, кликаем по инструменту “Заполнить” и останавливаемся на варианте “Прогрессия”.
Настраиваем параметры прогрессии в появившемся окошке:
- т.к. мы изначально выполнили выделение, уже сразу выбрано соответствующее расположение, однако, его можно изменить при желании.
- выбираем тип прогрессии: арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение. На этот раз остановимся на геометрической.
- указываем желаемый шаг.
- заполняем предельное значение. Не обязательно – если заранее был выбран диапазон. В противном случае, указать конкретное число необходимо.
- в некоторых ситуациях требуется выбрать единицу измерения.
- когда все параметры выставлены, жмем OK.
Все готово, мы получили ряд чисел геометрической прогрессии с учетом выполненных настроек.

Автозаполнение ячеек формулами/функциями

Еще один распространенный пример использования автозаполнения – быстрое копирование формул/функции. При это учитываются относительные и абсолютные ссылки, содержащиеся в исходной ячейке.

Допустим, у нас есть перечень товаров, их стоимость и продажи в шт. Необходимо посчитать итоговую выручку по каждой позиции:

В первой ячейке результирующего столбца пишем формулу в виде произведения цены на количество проданных штук. В нашей таблице – ставим знак “=” (любая формула должна начинаться со знака “равно”) и перемножаем соответствующие ячейки: =B2*C2.Подробнее с выполнением данного действия можно ознакомиться в нашей публикации – “Как умножать в Экселе: числа, ячейки, столбцы, формула, функция”.
Нажав клавишу Enter на клавиатуре получаем результат. Теперь остается только воспользоваться маркером заполнения, чтобы растянуть/скопировать формулу на оставшиеся строки.
Расчет выручки по каждому товару готов.Выбрав произвольную ячейку из автоматически заполненного диапазона мы можем убедиться в том, что формула скопирована с учетом типа ссылок (в данном случае они являются относительными).

Другие виды автозаполнения

Возможности Эксель позволяют выполнить автозаполнение по порядку не только чисел, но и других подходящих для этого значений. При этом план действий остается тем же.

Даты

Вводим дату в исходной ячейке. Затем тянем маркер заполнения в выбранном направлении (допустим, вправо).
Получаем подряд идущие даты в выделенном диапазоне.
Также вместо маркера можно воспользоваться функцией “Заполнить”, предварительно выделив диапазон элементов в нужном направлении и выбрав его же в доступных вариантах.

Примечание: формат ячеек при этом можно настроить на наше усмотрение.

Дни недели/месяцы

Аналогичным образом выполняется автоматическое заполнение ячеек по дням недели или названиям месяцев (на скриншоте).

Произвольные значения

Иногда в определенный диапазон ячеек требуется ввести однотипные данные с изменением содержащегося числового значения по возрастанию. Например, это может быть список адресов.

При протягивании значения из исходной ячейки на другие, мы видим, что меняется только номер дома: 2, 3, 4, 5 и т.д.

Создаем собственные списки

Если необходимого варианта автозаполнения в программе Excel нет, его можно создать вручную. В данном случае руководствуемся следующим планом действий:

Открываем меню “Файл”.
В перечне слева выбираем пункт “Параметры”.
В открывшихся параметрах переходим в подраздел “Дополнительно”. Пролистываем содержимое в правой части окна, находим группу “Общие”, в которой щелкаем по кнопке “Изменить списки…”.
На экране отобразится окошко со стандартными списками. По умолчанию должен быть выбран пункт “НОВЫЙ СПИСОК” (если это не так, отмечаем его вручную). Чтобы создать свой, щелкаем внутри поля “Элементы списка”, после чего по порядку добавляем нужные значения, каждое из которых должно начинаться с новой строки. Когда все готово, щелкаем “Добавить”.
Созданный список появится в перечне слева. Теперь окно можно закрыть. Также выходим из параметров программы.
Пишем в свободной ячейке любое слово из созданного списка, после чего можно воспользоваться маркером заполнения.Получаем диапазон ячеек, заполненных с учетом расположения значений в нашем списке. Причем сделано это циклически, т.е. после последнего слова снова начинается первое – и так до последнего элемента выделенной области.

Заключение

Таким образом, благодаря автозаполнению процесс ввода однотипных данных в Экселе можно максимально ускорить, что делает эту функцию одной из самых полезных и незаменимых практически для каждого пользователя. А это значит, что потраченное на изучение данного инструмента время в дальнейшем неоднократно окупится.

Источник

Содержание

1 Автозаполнение ячеек в Excel
- 1.1 Как пронумеровать строки в Excel
  - 1.1.1 Как задать список нечетных или четных чисел
  - 1.1.2 Как создать свой список автозаполнения
- 1.2 Понравилась статья — нажмите на кнопки:
2 Работа автозаполнения в Эксель
- 2.1 Автозаполнение ячеек числами
- 2.2 Инструмент «Заполнить»
- 2.3 Автозаполнение формулами
- 2.4 Автозаполнение другими значениями
- 2.5 Добавление собственных списков
- 2.6 Помогла ли вам эта статья?
3 Принцип работы
4 Готовые списки в Excel
5 Создание своих списков
6 Использование прогрессии
7 Указание диапазона вставки
8 Автозаполнение даты
9 Автозаполнение формул
10 Отличие версий программы Excel
11 Заключение
12 Видеоинструкция
13 Автозаполнение ячеек данными в Excel
- 13.1 Как сделать автозаполнение ячеек в Excel:
14 Принцип действия формулы для автозаполнения ячеек

14:45

Людмила

Автозаполнение ячеек в excel. Работа в Excel может оказаться очень трудоемкой, если не использовать встроенные функции, которые существенно облегчают работу с таблицами. Многие операции приходится повторять по несколько раз, а это отнимает много времени и сил. Для автоматизации таких процессов разработчики внедрили в программу очень удобную функцию, которая называется Автозаполнение ячеек в Excel.

Мы с вами уже рассматривали вопрос о десятичных знаках с автоматическим вводом, а сегодня поговорим о автозаполнении ячеек в табличном редакторе Excel. Очень кстати интересная и полезная функция.

Возьмем и создадим для примера список данных в Excel по месяцам. Я вам наглядно покажу, как автоматизировать такой список, и на этом примере вы сможете создавать уже свои списки.

Пишем в ячейке А1 слово «Январь» (естественно без кавычек и можно с прописной буквы) и щелкаем мышкой по кнопке «Enter» (или галочка на панели инструментов в Excel).

Теперь поместите указатель мыши на правый нижний угол ячейки А1, туда, где расположен маленький квадратик.

Указатель мыши должен измениться с белого креста на маленький черный крестик. Как только это произойдет, нажмите на левую клавишу мыши и, не отпуская её, переместите указатель на ячейку А12. У вас получиться вот такая рамочка.

Как только вы отпустите кнопку мышки выделенные ячейки заполняться названиями месяцев.

Теперь попробуем создать список данных в Excel по дате.

Напишем в ячейке В1 дату – 12.01.2012 – и, установив указатель мыши на маркер заполнения, выделим диапазон ячеек В1:В12.

Как пронумеровать строки в Excel

Если вы хотите просто пронумеровать строки в колонке, то напишите в ячейке цифру , и выделите необходимый диапазон ячеек при помощи маркера заполнения и нажатой клавиши Ctrl (на клавиатуре). Нажимая клавишу Ctrl, вы даете команду увеличивать цифру на единицу.

Таким же образом вы можете пронумеровать столбцы в Excel.

Как задать список нечетных или четных чисел

Для этого напишите в ячейке D3 число (допустим – ), а в ячейке D4 – число – .
Выделите ячейки D3 и D4.
Потом установите указатель мыши на маркер заполнения (маленький черный квадратик в нижнем правом углу).
Удерживая нажатой клавишу Ctrl, опускаем выделение до ячейки D12.

В результате у вас появился список нечетных чисел.

Как создать свой список автозаполнения

Чтобы создать собственный список автозаполнения, необходимо сделать следующее:

Для Excel 2003

Войдите в меню – Сервис – Параметры – Списки –
1. в большом правом поле напишите новый список, нажимая на клавишу Enter после ввода каждого пункта;
2. щелкните по кнопке – Добавить — (Add);
3. закройте окно кнопкой – ОК —.

Для Excel 2010

Выберите на ленте – Файл – Параметры – Дополнительно – кнопка Изменить списки…

1. в большом правом поле напишите новый список, нажимая на клавишу Enter после ввода каждого пункта;
2. закройте окно кнопкой – ОК -.

Теперь вы можете при помощи автозаполнения ячеек ввести свой список.

Совет

Если у вас нет маркера автозаполнения (маленького черного квадратика в правом нижнем углу на рамке выделения), то:

В Excel 2003

Войдите в меню – Сервис – Параметры – перейдите на вкладку наверху – Параметры – и установите флажок на Перетаскивание ячеек.

В Excel 2010

Выберите на ленте – Файл – Параметры – Дополнительно – и установите флажок на Разрешить маркеры заполнения и перетаскивание ячеек.

Теперь, я думаю, вы легко справитесь с автозаполнением ячеек.

Видео по автозаполнению ячеек в Excel

С уважением, Людмила

Понравилась статья — нажмите на кнопки:

Работа автозаполнения в Эксель

Автозаполнение ячеек числами

Активируем маркер заполнения и проводим им вниз на необходимое количество ячеек.
Но, как видим, во все ячейки скопировалась только единица. Кликаем на значок, который находится снизу слева от заполненной области и называется «Параметры автозаполнения».
В открывшемся списке устанавливаем переключатель в пункт «Заполнить».

Как видим, после этого весь нужный диапазон заполнился числами по порядку.

Но можно сделать ещё проще. Вам не нужно будет вызывать параметры автозаполнения. Для этого, когда тянете маркер заполнения вниз, то кроме зажатой левой кнопки мыши, нужно зажать ещё кнопку Ctrl на клавиатуре. После этого, заполнение ячеек числами по порядку происходит сразу же.

Существует также способ сделать автозаполнения ряда прогрессии.

Вносим в соседние ячейки два первых числа прогрессии.
Выделяем их. С помощью маркера заполнения вносим данные в другие ячейки.
Как видим, создается последовательный ряд чисел с заданным шагом.

Инструмент «Заполнить»

В программе Excel есть также отдельный инструмент, которые называется «Заполнить». Расположен он на ленте во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Редактирование».

Заносим данные в любую ячейку, а затем выделяем её и диапазон ячеек, который собираемся заполнить.
Жмем на кнопку «Заполнить». В появившемся списке выбираем то направление, в которои следует заполнить ячейки.
Как видим, после этих действий данные из одной ячейки были скопированы во все остальные.

С помощью данного инструмента можно также заполнить ячейки прогрессией.

Заносим число в ячейку и выделяем диапазон ячеек, который будет заполняться данными. Жмем на кнопку «Заполнить», а в появившемся списке выбираем пункт «Прогрессия».
Открывается окно настройки прогрессии. Здесь нужно произвести ряд манипуляций:
- выбрать расположение прогрессии (по столбцам или по строкам);
- тип (геометрическая, арифметическая, даты, автозаполнение);
- установить шаг (по умолчанию он равен 1);
- установить предельное значение (необязательный параметр).
Кроме того, в отдельных случаях, устанавливаются единицы измерения.

Когда все настройки внесены, жмем на кнопку «OK».
Как видим, после этого весь выделенный диапазон ячеек заполняется согласно установленными вами правилами прогрессии.

Автозаполнение формулами

Урок: Абсолютные и относительные ссылки в Excel

Автозаполнение другими значениями

Добавление собственных списков

Делаем переход во вкладку «Файл».
Переходим в раздел «Параметры».
Далее, перемещаемся в подраздел «Дополнительно».
В блоке настроек «Общие» в центральной части окна жмем на кнопку «Изменить списки…».
Открывается окно списков. В левой его части расположены уже имеющиеся списки. Для того, чтобы добавить новый список записываем нужные слова в поле «Элементы списка». Каждый элемент должен начинаться с новой строки. После того, как все слова записаны, жмем на кнопку «Добавить».
После этого, окно списков закроется, а при повторном его открытии пользователь сможет увидеть те элементы, которые он добавлял уже в окне активных списков.
Теперь, после того, как вы в любую ячейку листа внесете слово, которое являлось одним из элементов добавленного списка, и примените маркер заполнения, выделенные ячейки будут заполнены символами из соответствующего списка.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Эксель – один из лучших редакторов для работы с таблицами на сегодняшний день. В этой программе есть все необходимые функции для работы с любым объемом данных. Кроме того, вы сможете автоматизировать практически каждое действие и работать намного быстрее. В данной статье мы рассмотрим, в каких случаях и как именно можно использовать автозаполнение ячеек в Microsoft Office Excel.

Стоит отметить, что подобные инструменты отсутствуют в программе Microsoft Word. Некоторые пользовали прибегают к хитрости. Заполняют таблицу нужными значениями в Экселе, а затем переносят их в Ворд. Вы можете делать то же самое.

Принцип работы

Настроить автоматический вывод нумерации очень просто. Для этого достаточно сделать несколько очень простых действий.

Наберите несколько чисел. При этом они должны находиться в одной колонке или одной строке. Кроме этого, желательно, чтобы они шли по возрастанию (порядок играет важную роль).

Выделите эти цифры.
Наведите курсор на правый нижний угол последнего элемента и потяните вниз.

Чем дальше вы будете тянуть, тем больше новых чисел вы увидите.

Тот же принцип работает и с другими значениями. Например, можно написать несколько дней недели. Вы можете использовать как сокращенные, так и полные названия.

Выделяем наш список.
Наводим курсор, пока его маркер не изменится.
Затем потяните вниз.

В итоге вы увидите следующее.

Эта возможность может использоваться и для статичного текста. Работает это точно так же.

Напишите на вашем листе какое-нибудь слово.
Потяните за правый нижний угол на несколько строк вниз.

В итоге вы увидите целый столбец из одного и того же содержимого.

Таким способом можно облегчить заполнение различных отчётов и бланков (авансовый, КУДиР, ПКО, ТТН и так далее).

Готовые списки в Excel

Более подробно прочитать о том, как работает автозаполнение, и увидеть различные примеры, можно на официальном сайте Майкрософт.

Как видите, вас не просят скачать какие-нибудь бесплатные дополнения. Всё это работает сразу же после установки программы Microsoft Excel.

Создание своих списков

Описанные выше примеры являются стандартными. То есть эти перечисления заданы в Excel по умолчанию. Но иногда бывают ситуации, когда необходимо использовать свои шаблоны. Создать их очень просто. Для настройки вам нужно выполнить несколько совсем несложных манипуляций.

Перейдите в меню «Файл».

Откройте раздел «Параметры».

Кликните на категорию «Дополнительно». Нажмите на кнопку «Изменить списки».

После этого запустится окно «Списки». Здесь вы сможете добавить или удалить ненужные пункты.

Добавьте какие-нибудь элементы нового списка. Можете написать, что хотите – на свой выбор. Мы в качестве примера напишем перечисление чисел в текстовом виде. Для ввода нового шаблона нужно нажать на кнопку «Добавить». После этого кликните на «OK».

Для сохранения изменений снова нажимаем на «OK».

Напишем первое слово из нашего списка. Необязательно начинать с первого элемента – автозаполнение работает с любой позиции.

Затем продублируем это содержимое на несколько строк ниже (как это сделать, было написано выше).

В итоге мы увидим следующий результат.

Благодаря возможностям этого инструмента вы можете включить в список что угодно (как слова, так и цифры).

Использование прогрессии

Если вам лень вручную перетягивать содержимое клеток, то лучше всего использовать автоматический метод. Для этого есть специальный инструмент. Работает он следующим образом.

Выделите какую-нибудь ячейку с любым значением. Мы в качестве примера будем использовать клетку с цифрой «9».
Перейдите на вкладку «Главная».
Нажмите на иконку «Заполнить».
Выберите пункт «Прогрессия».

После этого вы сможете настроить:
- расположение заполнения (по строкам или столбцам);
- тип прогрессии (в данном случае выбираем арифметическую);
- шаг прироста новых чисел (можно включить или отключить автоматическое определение шага);
- максимальное значение.

В качестве примера в графе «Предельное значение» укажем число «15».
Для продолжения нажимаем на кнопку «OK».

Результат будет следующим.

Как видите, если бы мы указали предел больше чем «15», то мы бы перезаписали содержимое ячейки со словом «Девять». Единственным минусом данного метода является то, что значения могут выпадать за пределы вашей таблицы.

Указание диапазона вставки

Если ваша прогрессия вышла за рамки допустимых значений и при этом затерла другие данные, то вам придется отменить результат вставки. И повторять процедуру до тех пор, пока вы не подберете конечное число прогрессии.

Но есть и другой способ. Работает он следующим образом.

Выделите необходимый диапазон ячеек. При этом в первой клетке должно быть начальное значение для автозаполнения.
Откройте вкладку «Главная».
Нажмите на иконку «Заполнить».
Выберите пункт «Прогрессия».

Обратите внимание, что настройка «Расположение» автоматически указана «По столбцам», поскольку мы выделили ячейки именно в таком виде.
Нажмите на кнопку «OK».

В итоге вы увидите следующий результат. Прогрессия заполнена до самого конца и при этом ничего за границы не вышло.

Автозаполнение даты

Подобным образом можно работать с датой или временем. Выполним несколько простых шагов.

Введем в какую-нибудь клетку любую дату.
Выделяем любой произвольный диапазон ячеек.
Откроем вкладку «Главная».
Кликнем на инструмент «Заполнить».
Выбираем пункт «Прогрессия».

В появившемся окне вы увидите, что тип «Дата» активировался автоматически. Если этого не произошло, значит, вы указали число в неправильном формате.

Для вставки нажмите на «OK».

Результат будем следующим.

Автозаполнение формул

Помимо этого, в программе Excel можно копировать и формулы. Принцип работы следующий.

Кликните на какую-нибудь пустую клетку.
Введите следующую формулу (вам нужно будет скорректировать адрес на ячейку с исходным значением).

=C2*2

Нажмите на клавишу Enter.

Затем нужно будет скопировать это выражение во все остальные клетки (как это сделать, было описано немного выше).

Результат будет следующим.

Отличие версий программы Excel

Все описанные выше методы используются в современных версиях Экселя (2007, 2010, 2013 и 2016 года). В Excel 2003 инструмент прогрессия находится в другом разделе меню. Во всём остальном принцип работы точно такой же.

Для того чтобы настроить автозаполнение ячеек при помощи прогрессии, необходимо совершить следующие весьма простые операции.

Перейдите на какую-нибудь клетку с любым числовым значением.
Нажмите на меню «Правка».
Выберите пункт «Заполнить».
Затем – «Прогрессия».

После этого вы увидите точно такое же окно, как и в современных версиях.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели различные методы для автозаполнения данных в редакторе Excel. Вы можете применять любой удобный для вас вариант. Если вдруг у вас что-то не получается, возможно, вы используете не тот формат данных.

Обратите внимание на то, что необязательно, чтобы в ячейках значения увеличивались непрерывно. Вы можете использовать любые прогрессии. Например, 1,5,9,13,17 и так далее.

Видеоинструкция

Если у вас возникли какие-нибудь трудности при использовании этого инструмента, дополнительно в помощь можете посмотреть видеоролик с подробными комментариями к описанным выше методам.

На одном из листов рабочей книги Excel, находиться база информации регистрационных данных служебных автомобилей. На втором листе ведется регистр делегации, где вводятся личные данные сотрудников и автомобилей. Один из автомобилей многократно используют сотрудники и каждый раз вводит данные в реестр – это требует лишних временных затрат для оператора. Лучше автоматизировать этот процесс. Для этого нужно создать такую формулу, которая будет автоматически подтягивать информацию об служебном автомобиле из базы данных.

Автозаполнение ячеек данными в Excel

Для наглядности примера схематически отобразим базу регистрационных данных:

Как описано выше регистр находится на отдельном листе Excel и выглядит следующим образом:

Здесь мы реализуем автозаполнение таблицы Excel. Поэтому обратите внимание, что названия заголовков столбцов в обеих таблицах одинаковые, только перетасованы в разном порядке!

Теперь рассмотрим, что нужно сделать чтобы после ввода регистрационного номера в регистр как значение для ячейки столбца A, остальные столбцы автоматически заполнились соответствующими значениями.

Как сделать автозаполнение ячеек в Excel:

На листе «Регистр» введите в ячейку A2 любой регистрационный номер из столбца E на листе «База данных».
Теперь в ячейку B2 на листе «Регистр» введите формулу автозаполнения ячеек в Excel:
Скопируйте эту формулу во все остальные ячейки второй строки для столбцов C, D, E на листе «Регистр».

В результате таблица автоматически заполнилась соответствующими значениями ячеек.

Принцип действия формулы для автозаполнения ячеек

Главную роль в данной формуле играет функция ИНДЕКС. Ее первый аргумент определяет исходную таблицу, находящуюся в базе данных автомобилей. Второй аргумент – это номер строки, который вычисляется с помощью функции ПОИСПОЗ. Данная функция выполняет поиск в диапазоне E2:E9 (в данном случаи по вертикали) с целью определить позицию (в данном случаи номер строки) в таблице на листе «База данных» для ячейки, которая содержит тоже значение, что введено на листе «Регистр» в A2.

Третий аргумент для функции ИНДЕКС – номер столбца. Он так же вычисляется формулой ПОИСКПОЗ с уже другими ее аргументами. Теперь функция ПОИСКПОЗ должна возвращать номер столбца таблицы с листа «База данных», который содержит название заголовка, соответствующего исходному заголовку столбца листа «Регистр». Он указывается ссылкой в первом аргументе функции ПОИСКПОЗ – B$1. Поэтому на этот раз выполняется поиск значения только по первой строке A$1:E$1 (на этот раз по горизонтали) базы регистрационных данных автомобилей. Определяется номер позиции исходного значения (на этот раз номер столбца исходной таблицы) и возвращается в качестве номера столбца для третьего аргумента функции ИНДЕКС.

Скачать пример автозаполнения ячеек из другой таблицы

Благодаря этому формула будет работать даже если порядок столбцов будет перетасован в таблице регистра и базы данных. Естественно формула не будет работать если не будут совпадать названия столбцов в обеих таблицах, по понятным причинам.

Источник

На чтение 2 мин Опубликовано 10.04.2020

Автозаполнение ячеек в Excel позволяет ускорить ввод данных на рабочий лист. Некоторые действия в Microsoft Excel приходится повторять по несколько раз, что отнимает большое количество времени. Именно для автоматизации таких задач и была разработана функция автозаполнения. В данном уроке мы разберем самые распространенные способы автозаполнения: использование маркера и мгновенное заполнение, которое впервые появилось в Excel 2013.

Содержание

Использование маркера автозаполнения в Excel
Автозаполнение последовательного ряда данных в Excel
Мгновенное заполнение в Excel

Использование маркера автозаполнения в Excel

Иногда возникает необходимость скопировать содержимое в несколько смежных ячеек листа. Вы можете копировать и вставлять данные в каждую ячейку по отдельности, но есть способ гораздо проще. Для этого необходимо воспользоваться маркером автозаполнения, который позволяет быстро скопировать и вставить данные.

Выделите ячейку, данные которой необходимо продублировать. В правом нижнем углу выделенной ячейки появится маленький квадрат – это маркер автозаполнения.
Нажмите и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите маркер автозаполнения, пока все требуемые ячейки не будут выделены. Разом вы можете заполнять ячейки либо столбца, либо строки.
Отпустите кнопку мыши, чтобы заполнить выбранные ячейки.

Автозаполнение последовательного ряда данных в Excel

Маркер автозаполнения может быть использован всякий раз, когда необходимо заполнить данные, имеющие последовательный порядок. Например, последовательность чисел (1, 2, 3) или дней (понедельник, вторник, среда). В большинстве случаев требуется выбрать несколько ячеек, прежде чем использовать маркер, чтобы помочь Excel определить шаг последовательности.

В примере ниже маркер автозаполнения используется, чтобы продолжить последовательность дат в столбце.

Мгновенное заполнение в Excel

В Excel 2013 появилась новая опция Мгновенное заполнение, которая может автоматически вводить данные на лист, экономя Ваше время и силы. Точно так же, как и Автозаполнение, данная опция определяет, какого рода информацию вы вводите на листе.

В примере ниже мы используем Мгновенное заполнение, чтобы создать список имен на основе существующего списка адресов электронной почты.

Начните вводить данные на листе. Когда функция Мгновенное заполнение определит закономерность, под выделенной ячейкой появится предварительный просмотр вариантов.
Нажмите Enter. Данные будут добавлены на лист.

Чтобы отменить или изменить результат действия Мгновенного заполнения, нажмите на смарт-тег, который появится рядом с недавно добавленными значениями.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник