Гарантийное письмо об оплате задолженности образец скачать word - Word и Excel

Главная
/
Образцы
/
Инструкция по составлению гарантийного письма по оплате задолженности

Инструкция по составлению гарантийного письма по оплате задолженности

Гарантийное письмо о выплате задолженности по договору — это официальный документ, в котором заказчик заверяет, что оплатит поставщику деньги за товары, работы или услуги по госконтракту.

Что представляет собой гарантийное письмо

Иногда у заказчика нет возможности своевременно исполнить обязательства по контракту и оплатить в указанный срок поставленные товары, работы или услуги. В такой ситуации он направляет поставщику гарантийное письмо.

Действующее законодательство не предусматривает унифицированной формы такой гарантии. Чтобы уведомить партнера о конкретных действиях, используют формат деловой переписки. Официальные обращения имеют юридическую значимость и учитываются судом. Предприятия вправе сообщать таким способом о согласии (акцепт) или предложении (оферта) заключить договор, сообщить о невозможности выполнить какие-то обязательства, отправить требование оплаты задолженности и т.д. Заказчик же направляет поставщику информацию о переносе сроков взаиморасчетов или гарантирует выплату в определенный период.

Чтобы обращение имело юридическую силу и могло использоваться в качестве доказательства в судебных спорах и разбирательствах, его необходимо составлять грамотно и корректно. Укажите факт и причину образования долга, установите обязательства по срокам перечисления денег.

В каких случаях требуется

Есть несколько причин, когда заказчику понадобится гарантийное письмо:

У организации возникли финансовые трудности, и бухгалтер знает, что не сможет перечислить деньги в установленный срок. Чтобы избежать санкций со стороны поставщика, составляется гарантия. Заказчик обязуется оплатить всю необходимую сумму за поставленные товары, работы или услуги в определенный срок. Если госконтрактом предусмотрено несколько этапов оплаты, то в гарантии составляют новый график платежей или указывают период, в течение которого долг погасят в полном объеме. Документ не изменяет условия контракта и составляется только лишь с одной целью: гарантировать поставщику перечисление денег и застраховать заказчика от пеней и неустоек.
Организация уже нарушила сроки для перечисления денег, и поставщик выставил претензию. Официальная бумага, гарантирующая выплату, является основанием для отзыва претензии и отмены разбирательств. Подрядчик вправе потребовать компенсацию или вовсе не принять гарантию о перечислении долга.
В судебных разбирательствах гарантия является официальным признанием долга, что служит основой прерывания срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ, Постановление Президиума ВАС № 14056/07 от 22.04.2008).

Если исполнитель принял гарантийные обязательства от заказчика, то должник все равно несет административную ответственность за несоблюдение сроков и гражданско-правовую ответственность за нарушение существенных условий контракта.

Если нарушения произошли не по вине заказчика, а из-за не зависящих от него причин (например, отсутствие бюджетных средств на оплату по причине задержки финансирования), то судебные органы вправе освободить его от ответственности. В качестве прецедента рассматривается постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа № А33-771/2017 от 07.02.2018.

Как составить гарантию

Форму бланка заказчик разрабатывает самостоятельно, руководствуясь своими потребностями. Инструкция, как правильно написать письмо о задолженности по оплате от имени организации-заказчика:

Документ составляется на фирменном бланке. В шапке обязательно проставляется номер и дата исходящего обращения, указывается адресат — руководитель или иное уполномоченное лицо исполнителя.
В текстовой части описывают причину задолженности и период гарантии, в течение которого будут проведены взаиморасчеты.
При необходимости указывают реквизиты сторон.
После текста идут подписи ответственных лиц — руководителя и по возможности главного бухгалтера.
Оттиск печати ставится, если она используется в учреждении.

Рекомендуется составлять гарантию в двух экземплярах. После согласования она направляется исполнителю по почте заказным отправлением или курьерской службой с обязательным уведомлением о его получении.

Вот образец, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности заказчику, — используйте шаблон в работе:

Исх. №_____

Дата: «__» _________20____

Генеральному директору

ООО «_______________»

_____________________

ФИО

Адрес: _______________

E-mail: _______________

Гарантийное письмо на оплату задолженности

Настоящим _________________ (наименование заказчика) в лице __________________, действующего на основании Устава, гарантирует оплату имеющейся по состоянию на «__» ____20__ г. задолженности перед ООО «_______________» по контракту № ________ от «__» _______ 20__ г. в размере __________________________ рублей, включая НДС ________, не позднее «__» _______ 20__ г.

Задолженность возникла в связи с задержкой бюджетного финансирования.

Руководитель _______________________ /_____________/

Главный бухгалтер ________________________/_______________/

М.П.

А это — актуальный пример такой гарантии:

Об авторе этой статьи

Александра ЗадорожневаБухгалтер, эксперт проекта: Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Другие публикации автора

Источник

Гарантийное письмо по оплате задолженности — это документ деловой переписки, в котором заказчик подтверждает свое намерение погасить долги перед контрагентом за товары, услуги либо выполненные работы. На его основании поставщик вправе требовать исполнения обязательства и даже использовать его в судебных разбирательствах.

В каких случаях готовят гарантийное письмо

Часто возникают ситуации, когда компании или предприятия испытывают временные финансовые затруднения и не успевают вовремя оплатить полученные товары или услуги. Тогда организация-поставщик вправе взыскать долги через суд, но существует возможность договориться о некоторой отсрочке платежей. Для этого необходимо составить гарантийное обязательство на официальном бланке по всем правилам деловой переписки и направить его контрагенту. Такой документ считают юридически значимым и в случае необходимости используют в последующих судебных долговых спорах.

Как его составить

По сути документ представляет собой обещание о погашении какой-либо задолженности в полном или частичном объеме. Также обязательно указывается гарантированный срок исполнения. Подобное обязательство используется и для гарантии выполнения работ или услуг, которые уже оплачены.

Официально форма не утверждена. Документ составляется в произвольном виде с учетом общих правил деловой переписки. Есть лишь разница в оформлении. Юридические лица используют фирменный бланк организации, физические — оформляют обязательство на обычном листе формата А4.

Документ по погашению задолженности юридического лица перед контрагентом обязательно содержит следующие данные:

дату составления и № документа по правилам делопроизводства;
сведения об отправителе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
сведения о получателе (наименование организации, адрес, Ф.И.О. и должность руководителя);
основную формулировку (гарантия оплаты товара/услуги, выполнения работ по договору и т.п.);
текстовую часть (ниже приведены образцы);
подписи ответственных лиц (директора, бухгалтера);
печать организации.

Текстовая часть составляется произвольно, но обязательно указываются:

вид задолженности;
договор, который заключен между поставщиком и получателем (№, дата);
размер долга к погашению;
способ оплаты;
срок оплаты товара/услуги.

Кроме этого, в текст вносят обязательную выплату пени за просрочку платежа в качестве подтверждения гарантии исполнения обещания.

Обязательство, которое составляет физическое лицо, к примеру, индивидуальный предприниматель (ИП), аналогично содержит:

сведения о получателе (название организации, адрес, телефоны, Ф.И.О. и должность руководителя);
сведения об отправителе (Ф.И.О., адрес);
текстовую часть с обещанием уплаты за полученные товары/услуги/выполненные работы;
размер суммы к погашению, срок, способ перечисления денежных средств;
подпись составителя;
дату составления документа.

Образец

Примерный образец, как составить гарантийное письмо об оплате уже поставленного товара, выглядит так:

Общество с ограниченной ответственностью ООО «Clubtk.ru»
Почтовый адрес: 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1

Генеральному директору
ООО «Торговая фирма «Астра»»
А.П. Виталину
(адрес: 4567890, г. Тверь, ул. Московская, д. 10)

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО №1
во исполнение договора поставки от 4 февраля 2021 г. №17

г. Санкт-Петербург

«06» февраля 2021 г.

Настоящим гарантируем оплату товара, поставленного Вами 2 февраля 2021 г. во исполнение договора поставки от 5 февраля 2021 г. №70 (товарная накладная от 15 декабря 2020 г. № 2345), в размере 200 000 (Двести тысяч) руб. с расчетного счета №40702810400000000001 в АКБ «СБТ», к/с 30101810400000000345, БИК 044583345 до 20 апреля 2021 г.

В случае несоблюдения гарантийных обязательств об оплате указанной суммы в установленный срок нами будет осуществлена выплата пени в размере 0,1% от суммы задолженности за каждый день просрочки уплаты в соответствии со статьей 823 Гражданского кодекса РФ.

Генеральный директор ООО «Clubtk.ru»	_______________	А.В. Воронов
Главный бухгалтер ООО «Clubtk.ru»	______________	В.Ф. Смирнова

Этот пример — образец, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности с использованием рассрочки платежей:

Еще один пример письма — о погашении задолженности по аренде помещения:

Задолженность организации перед ФНС

Отдельный случай — составление гарантийного письма для налоговой службы. Если компания задерживает уплату налогов из-за сложных обстоятельств, финансовых или юридических проблем, то необходимо сообщить об этом в налоговую инспекцию и попросить отсрочку.

Для этого оформляется пакет следующих документов в ФНС:

Заявление с просьбой изменить срок уплаты налоговых сборов.
Обязательство по выплате денежных средств.

Возможно, в налоговой инспекции потребуют еще заявление о согласии на поручительство (залог). Затем остается дождаться, какое решение примут в госслужбе: установят новый срок погашения долга либо предоставят кредит.

Подробные правила составления этих документов установлены в Приказе от 16.12.2016 №ММВ-7-8/683@.

Как передать документ

Гарантийное обязательство об оплате доставляют двумя способами:

заказным письмом по почте или курьерской доставкой с описью вложения и уведомлением о вручении;
лично под роспись руководителю компании-поставщика товаров/услуг/выполнения работ или его представителю.

Важным является подтверждение получения документа адресатом.

Источник

Гарантийное письмо: содержание документа
Гарантийное письмо: требования
Особенности гарантийных писем
Разновидности гарантийных писем
Порядок подписания и вручения

Гарантийное письмо — один из видов деловой документации. В нем отправитель сообщает адресату, что намерен выполнить какие-либо обязательства или соответствовать определенным условиям. Такие письма чаще всего используются в коммерческой деятельности, но могут быть составлены и физическим лицом.

Гарантийное письмо: содержание документа

Содержание документа имеет множество вариантов, поскольку причин, по которым у одной стороны возникает необходимость гарантировать что-либо другой стороне, очень много. Наиболее распространенные темы:

Оплата задолженности;
выполнение работ;
поставка товара;
предоставление юридического адреса;
выполнение кредтных обязательств.

Гарантийное письмо: требования

В законодательстве не закреплено требований к оформлению и использованию гарантийных писем. Однако составители должны придерживаться принятых в деловой среде правил. В частности, документ предполагает структуру с такими элементами, как:

Реквизиты отправителя — название и адрес организации, телефон и адрес электронной почты для связи, регистрационный номер либо паспортные данные физического лица;
текст письма — изложение сути обращения с указанием условий, сроков и других факторов, которые имеют значение для выполнения обязательств;
подпись отправителя;
дата подписания.

Особенности гарантийных писем

При составлении гарантийного письма руководствуются правилами деловой переписки. Так, текст должен быть написан в официально-деловом стиле, который отличается:

лаконичными и понятными формулировками;
отсутствием разговорных, эмоционально-окрашенных, жаргонных выражений;
отсутствием ошибок, опечаток и исправлений.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В деловой переписке принято начинать текст с обращения к адресату словом «Уважаемый(ая)».
Важной особенностью гарантийного письма является то, что оно не всегда имеет юридическую силу. Данный факт необходимо учитывать при составлении самого письма и других документов, связанных с ним, а также если необходимо предоставить сведения для судебного разбирательства.

Разновидности гарантийных писем

Гарантийные письма имеют разную функциональность, которая зависит от вида документа и его назначения. несколько видов гарантийных писем, и о каждом из них поговорим подробнее:

Гарантийное письмо об оплате. Рассматриваемый вид документа подтверждает обязательства по оплате средств. Например, за товары, услуги, выполнение разнообразных работ или просто, как гарантия возврата одолженных денег. Гарантийное письмо об оплате подтверждает факт признания долга. Оно особенно актуально, если у покупателя пока нет возможности оплатить покупку, но он обязуется это сделать в ближайшее время.
Гарантийное письмо на товар, услугу или работу. В рассматриваемом документе подтверждается, что товар или услуга должны быть переданы в указанный срок. Если договор того требует, можно выделить несколько временных отрезков, в течение которых будет выполнена обещанная работа. Также гарантийное письмо на товар составляется сразу перед заключением сделки или если имеются предпосылки для нарушений.
Гарантийное письмо о предоставлении адреса. С помощью рассматриваемого документа арендодатель гарантирует, что предоставит юридический адрес. Он может понадобиться в контактах с налоговой, если у организации отсутствует свой юридический адрес. Обычно юридические лица берут помещения в аренду, и тогда арендодатель должен передать гарантийное письмо о предоставлении адреса. Рассматриваемый документ демонстрируется работникам налоговых органов, чтобы у них не возникало вопросов к законности деятельности компании.
Гарантийное письмо о приеме на работу. Используется для подтверждения будущего трудоустройства. Этот документ необходим, если трудоустройство имеет первоочередное значение. В частности, гарантийное письмо о приеме на работу можно попросить при таких обстоятельствах:

Для передачи в вуз, если в учебном заведении для получения диплома нужно принести справку об официальном приеме на работу;
В случае, если сотрудник является иностранцем и ему нужно принести документ в миграционную службу;
В ситуациях, когда заключенный после освобождения устраивается на работу, и ему нужно периодически отмечаться в соответствующих надзорных органах.

Порядок подписания и вручения

Подписывает гарантийное письмо руководитель компании либо сотрудник, уполномоченный работать с подобными документами. При этом указывается должность, записываются полностью ФИО и ставится личная подпись.
Вручить письмо можно несколькими способами:

Лично — адресату необходимо расписаться в получении;
почтой — письмо отправляется заказным и предполагает вручение почтовой службой под роспись;
с помощью средств связи — факсом или по электронной почте.

Также стоит отметить, что заверять письмо у нотариуса не нужно.

Источник

Актуально на: 20 августа 2019 г.

Как правило, при осуществлении сделок по купле–продаже товаров между организациями заключается договор. И в соответствии с условиями такого договора у каждой из его сторон есть свои обязательства перед другой стороной.

Обязанности продавца и покупателя

Продавец обязан поставить покупателю товары в ассортименте, количестве и сроки, оговоренные в договоре (ст. 457, 465, 467 ГК РФ). Покупатель же, в свою очередь, обязан принять переданный ему товар и оплатить его по цене, предусмотренной договором купли-продажи (ст. 484, 485 ГК РФ). В случае, если прописанные в договоре сроки по оплате товара были нарушены, покупатель может направить в адрес продавца гарантийное письмо по оплате задолженности для подтверждения своих намерений оплатить товар.

Текст гарантийного письма об оплате

В гарантийном письме об оплате покупателю необходимо указать новые сроки оплаты товара. Такое письмо будет являться документальным подтверждением того, что взятые на себя покупателем обязательства по оплате товара будут выполнены в определенные сроки и в полном объеме.

От неустойки, которую придется выплатить продавцу, если она предусмотрена договором, гарантийное письмо вряд ли спасет, но, по крайней мере, продавец будет знать, что вы готовы исполнить свои обязательства, просто чуть позже.

Форма гарантийного письма на оплату

Гарантийное письмо об оплате, в т.ч. счета, не имеет унифицированной формы, поэтому составляется в произвольном виде на фирменном бланке компании. Такое письмо формируется фирмой–покупателем за подписью ее руководителя и заверяется печатью (при ее наличии).

Имеет смысл либо отправить гарантийное письмо об оплате по почте с описью вложения и уведомлением о вручении, либо вручить под роспись лично руководителю фирмы-продавца или иному уполномоченному лицу контрагента. В обоих случаях у вас будет подтверждение того, что письмо получено адресатом.

Гарантийное письмо об оплате задолженности: образец

Приведем пример гарантийного письма об оплате.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Гарантийное письмо (образец) об оплате услуг

Если вам нужно составить гарантийное письмо об оплате услуг, то его можно написать по аналогии с гарантийным письмом об оплате товаров (образец гарантийного письма об оплате за товар мы привели выше).

Источник

Главная
Контракт

Как составить гарантийное письмо по оплате задолженности

В статье рассмотрим, что такое гарантийные письма, в каких случаях они составляются и составим образец письма о задержке оплаты поставщику.

Что такое гарантийное письмо об оплате долга

В российском законодательстве такое понятие отсутствует. Однако в деловом документообороте они довольно часто используются в различных ситуациях при необходимости уведомить контрагента о том или ином намерении. Пример гарантийного письма об оплате задолженности вы сможете скачать ниже.

Они могут представлять собой:

согласие заключить договор (акцепт);
предложение заключить договор (оферту);
уведомление о намерении выполнить просроченные обязательства;
запрос на перенос установленных сроков оплаты и др.

Правильно оформленные договоры, четко выражающие волю подписавшего его лица, принимаются судами в качестве доказательств.

По общему правилу образец гарантийного письма об оплате задолженности представляет собой документ, составленный в письменной форме и содержащий обязательство должника оплатить имеющийся долг перед контрагентом по заключенному ранее договору.

Когда составляется гарантийное письмо об оплате

Такой документ может быть составлен в следующих случаях:

Если заказчик хочет уведомить поставщика о том, что в силу сложившихся финансовых обстоятельств не сможет своевременно перечислить денежные средства за поставленный товар (оказанные услуги) и обозначает срок, в течение которого такие платежи будут проведены. Документ не может рассматриваться как намерение изменить условия договора. Оно является для заказчика лишь способом удержать кредитора от предъявления исковых требований оплатить долг. Для поставщика это гарантия получения денежных средств в разумный срок.
Если заказчик уже просрочил свое обязательство по выплатам и получил от поставщика претензию, такое послание может быть основанием для приостановления претензионной работы со стороны исполнителя. Однако за ним сохраняется право на истребование долга и неустойки. Принять или не принять предложение об отсрочке выплат является правом, а не обязанностью поставщика. В судебной практике такие официальные бумаги независимо от наличия ответа со стороны кредитора рассматриваются судами как подтверждение долга и как основание для прерывания течения срока исковой давности согласно ст. 203 ГК РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.04.2008 № 14056/07).

Отметим, что наличие гарантии и согласия кредитора на перенос сроков не являются основанием для освобождения заказчика от гражданско-правовой и административной ответственности за нарушение срока выплат.

Пошаговая инструкция по составлению

Поскольку законодательно требований к такому документу не закреплено, принято руководствоваться традициями делового документооборота и судебной практикой. Рассмотрим пошагово, как написать гарантийное письмо об оплате задолженности.

Шаг 1. Составляем документ. В нем указываем следующие сведения:

реквизиты документа (номер, дата);
реквизиты сторон (организации-должника, организации-кредитора);
информация о договоре (номер, дата), предмет договора;
сумму, подлежащую уплате;
причины задержки выплат;
сроки погашения долга.

Шаг 2. Гарантийный документ подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Дополнительную весомость официальной бумаге придаст подпись главного бухгалтера.

Шаг 3. Составленный текст скрепляем печатью организации.

Шаг 4. Документ лучше всего направить поставщику по почте с уведомлением о получении.

Скачать образец гарантийного письма об оплате задолженности

Если вы нашли ошибку в тексте, нажмите Ctrl+Enter или Cmd+Enter. Мы узнаем о ней и сможем все исправить

Материалы, которые могут вас заинтересовать

Источник