Функция структуры в word

Секреты Word. Работа с документами в режиме структуры

Для манипулирования объемными данными в текстовом редакторе Microsoft Word гораздо более удобнее будет воспользоваться режимом структуры документа. Расскажем, как с ним работать.

При работе с большими документами, состоящими из нескольких частей, иногда бывает удобно отобразить на экране только их названия, например, в случае, когда следует просмотреть общую структуру документа и переставить некоторые блоки текста. Подобная задача возникает еще и тогда, когда создание документа начинается с его плана-структуры, а в ходе работы разделы плана расширяются путем добавления других пунктов и текста.

Для решения такой задачи наиболее приемлемым средством текстового редактора Microsoft Word являются средства, доступные в режиме структуры. В этом режиме документ можно представить в виде нескольких вложенных уровней, а потом можно управлять отображением этих уровней, отображая одни уровни и скрывая другие. Перейти в режим структуры можно, выбрав «Вид -> Структура».

Для превращения в структуру готового документа Word необходимо отформатировать строки текста для каждого уровня структуры. Первый уровень структуры должен быть отформатирован с помощью стиля «Заголовок 1», второй — «Заголовок 2» и т.д. В этом случае уровень структуры текстовый редактор Word определит самостоятельно в соответствии с установленными стилями.

Можно по-другому определить заголовки структуры. Для этого достаточно выделить нужный текст и из списка «Уровень структуры» выбрать номер нужного уровня. Структура Word допускает до девяти вложенных уровней. Последний уровень всегда имеет порядок «обычный текст».

Создание уровней структуры.

Другие кнопки панели инструментов «Структура», появившиеся после перехода в режим структуры, предназначены для управления созданными уровнями. Например, используя кнопки «повысить уровень» или «понизить уровень» можно повысить или понизить на один уровень выделенного текста. Кнопки «Повысить до заголовка 1» и «Понизить до обычного текста» позволяют сразу же превратить текст в первый и последний уровень структуры.

После создания структуры можно управлять отображением ее уровней. Например, можно оставить текст только первого уровня, или только первых двух. Для определения отображаемого уровня структуры всего текста предназначена кнопка «Показать уровень». После выбора пункта «Показать уровень 1» на экране будут отображены названия только первого уровня, пункт «Показать уровень 2» означает отображение второго уровня. Для отображения всех уровней структуры необходимо выбрать пункт «Показать все уровни».

Так можно отобразить только первый уровень структуры.

Точно так же можно управлять отображением уровней для одного пункта структуры. Рядом с названием пунктов-разделов структуры, для которых существуют подразделы, появляется значок «+». Нажав мышкой на этот знак можно отобразить или скрыть отображение уровней для одного пункта структуры. Это же действие можно выполнить, используя кнопки с изображением «+» (свернуть) и «–» (развернуть) на панели инструментов.

С помощью кнопок «+» и «–» можно управлять отображением одного уровня структуры.

Для перемещения созданных разделов структуры предназначены кнопки «вверх» и «вниз».

Режим структуры и создание больших документов Word

Курс дистанционного обучения:
«Экономическая информатика»
Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения

Тема 2.1. Обработка текстовой информации

Тема 2.2. Процессоры электронных таблиц

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой «Training_students» — Скачать

2.1. Обработка текстовой информации. Текстовые процессоры

2.1.6. Работа с большими документами Word

Режим структуры в редакторе Word используется для организации больших документов Word (документов большого объема), которые состоят из оглавления, разделов и подразделов различных уровней, к таким документам относятся, например, курсовые и дипломные работ и т. д.

Режим структуры в редакторе Word — это представление документа, показывающее его структуру. Заголовки в режиме структуры снабжаются отступами, наглядно показывающими уровень вложенности заголовков в документе Word.

В режиме структуры можно легко просматривать структуру всего документа Word, изменять уровень вложенности заголовков, копировать и перемещать большие фрагменты текста путем перемещения соответствующих заголовков.

Кроме того, в этом режиме проще создавать и изменять общую структуру главного документа Word путем добавления, перестановки и удаления вложенных документов. Для создания главного документа Word необходимо создать структуру, а затем в этой структуре сделать заголовки вложенными документами Word.

Главный документ Word – это документ Word, который объединяет в себе нескольких отдельных файлов (так называемых вложенных документов). Использование главных документов Word упрощает создание и обновление больших документов Word, таких как журналов, состоящие из нескольких разделов, или книги, состоящие из нескольких глав.

Режим структуры в редакторе Word

Чтобы перейти в режим структуры, надо выбрать в меню Вид команду Структура. В режиме структуры отображается структура документа Word и появляется панель инструментов «Структура».

Рис. 1.

Отступы и символы, отображаемые в режиме структуры, не влияют на вид и печать документа в обычном режиме. Режим структуры лишь отображает на экране документ Word в ином виде и позволяет работать с ним другими средствами.

Рис. 2.

В режиме структуры термин заголовок относится к любому абзацу, которому назначен один из встроенных стилей: Заголовок 1 – Заголовок 9. Заголовок — это название раздела, отформатированное с помощью одного из стандартных девяти стилей заголовков Word.

Стиль Заголовок 1 находится на самом высоком уровне иерархии и не имеет отступа. Заголовок 2 находится на один уровень ниже и при отображении в режиме структуры получает небольшой отступ и так далее.

Режим структуры в редакторе Word позволяет легко и быстро изменить структуру документа Word. Можно изменить порядок заголовков и текста документов Word, перемещая их вверх и вниз в режиме структуры, а также повышать или понижать уровень основного текста или заголовка.

Для повышения и понижения уровня, а также для перетаскивания текста внутри структуры можно перетащить символы «+» или «-» влево, вправо, вверх или вниз.

В режиме структуры слева от каждого заголовка отображается соответствующий символ структуры:

1. + Заголовки с подчиненным текстом.
2. — Заголовки без подчиненного текста.
3. Основной текст.

С помощью этих символов можно сворачивать и разворачивать подчиненный текст, а также быстро реорганизовать документ Word. Для отображения полной структуры документа Word следует скрыть основной текст. Серая линия, которой подчеркнут заголовок, означает, что заголовок содержит свернутые, или скрытые, подчиненные заголовки или основной текст.

Чтобы отобразить или скрыть текст, дважды щелкните символы развертывания рядом с заголовком или выберите команду Показать соответствующий уровень заголовков из раскрывающегося списка на панели Структура. Основной текст — это любой абзац в структуре, не являющийся заголовком. В режиме структуры на основной текст указывает маленький квадратик, расположенный слева от абзаца документа Word.

Создание структуры нового документа Word (организация структуры нового документа) в режиме структуры

При создании большого документа Word, например, курсовой или дипломной работы необходимо воспользоваться режимом структура.

Загрузите приложение Word, откроется окно приложения и в нем появится новый документ, который называется «Документ 1»:

1. В новом документе Word перейдите в режим структуры.
2. Введите заголовки, нажимая клавишу ENTER после каждого заголовка. Эти заголовки автоматически форматируются с помощью встроенного стиля заголовков «Заголовок 1».
3. Чтобы присвоить заголовок другому уровню и придать ему соответствующий стиль форматирования, следует переместить символ заголовка — или + структуры. Чтобы понизить уровень заголовка, перетащите символ правее. Чтобы повысить уровень заголовка, перетащите символ левее. Чтобы переместить заголовок на новое место, перетащите символ вверх или вниз. Относящийся к этому заголовку основной текст будет перемещен вместе с заголовком.
4. Когда организация документа Word будет завершена, перейдите в обычный режим или режим разметки, чтобы ввести основной текст и рисунки.

Основной текст. Текст, оформленный без использования встроенных стилей заголовков («Заголовок 1» — «Заголовок 9») или структуры («Уровень 1» — «Уровень 9»). В режиме структуры слева от основного текста автоматически отображается маленький квадратик.

Изменение структуры документа Word в режиме структуры

Изменение уровней заголовков в документе Word

Для изменения уровней заголовков и преобразований абзаца основного текста в заголовок или заголовка — в абзац основного текста служат кнопки на панели инструментов Структура. Чтобы выделить заголовок вместе со всем подтекстом, достаточно щелкнуть на структурном маркере слева от него.

Изменение уровней заголовков с помощью панели инструментов Структура:

1. Установите курсор в изменяемом заголовке, уровень, которого должен повыситься или понизиться.
2. Для перевода заголовка на следующий уровень вверх нажмите кнопку Повысить уровень, а для перевода на следующий уровень вниз – кнопку Понизить уровень.

Изменение уровней заголовков с помощью символов структуры:

1. Чтобы изменить уровень заголовка, перетащите символы структуры левее или правее.
2. Чтобы повысить уровень заголовка или преобразовать основной текст в заголовок, перетащите символ левее.
3. Чтобы понизить уровень заголовка или преобразовать заголовок в основной текст, перетащите символ правее.

При перетаскивании символов на экране изображаются вертикальные линии для каждого уровня заголовка. Отпустите кнопку мыши, когда значок достигнет нужного уровня. Заголовку будет присвоен соответствующий стиль, основному тексту будет присвоен стиль «Обычный». Выделенный заголовок можно преобразовать в основной текст, нажав кнопку Понизить до обычного текста.

Перемещение фрагментов текста в документе Word

С помощью двух кнопок на панели Структура можно быстро переместить в документе Word один или несколько абзацев текста. Такими абзацами могут быть как заголовки, так и основной тест.

Перемещение абзацев вверх или вниз происходит так:

• установите курсор в перемещаемом абзаце;
• нажмите кнопку Переместить вниз или Переместить вверх.

Быстрое перемещение абзацев вверх или вниз можно осуществить так: перетащите символы структуры вверх или вниз.

При перетаскивании на экране изображается горизонтальная линия. Отпустите кнопку мыши, когда линия достигнет места, в которое требуется поместить текст.

При таком способе заголовок всегда перемещается вместе со всем подтекстом, поскольку перетаскивание структурного маркера автоматически приводит к выделению заголовка с подтекстом.

Развертывание и свертывание текста

В режиме структуры документ Word можно свернуть, оставив только нужные заголовки и основной текст. Это упрощает просмотр структуры документа Word, перемещение по документу и перемещение больших кусков текста.

Свернуть можно только текст, отформатированный с помощью встроенных стилей заголовков («Заголовок 1» — «Заголовок 9») или уровней структуры («Уровень 1» — «Уровень 9»).

Кнопки для осуществления операций «развернуть / свернуть» расположены на панели инструментов Структура. Для выполнения команд над текстом необходимо установить курсор в требуемый фрагмент. Например, кнопки + и – повышают или понижают текст с заголовком на один уровень, а команда Показать все уровни отображают весь основной текст.

Создание оглавления в документе Word с использованием встроенных стилей заголовков

К документу Word можно добавить оглавление, в котором перечисляются все заголовки и номера страниц, на которых они находятся.

Для создания оглавления необходимо выполнить следующее:

Изменение структуры документа Word в режиме структуры

Область навигации

Введение

В новой версии приложения MS Word 2010 появилась улучшенная возможность навигации по документу. Можно упорядочивать части документа, перетаскивая их мышью, производить пошаговый поиск по содержимому документа – без необходимости точного задания объекта поиска.

Вкладки панели навигации.

Вкладка «Просмотр заголовков документа» — инструмент, который позволяет быстро перемещаться по документу, используя структуру документа.

Вкладка «Просмотр страниц документа» — показывает эскизы страниц, которые тесно связаны с понятием схемы документа, и позволяют увидеть уменьшенные изображения всех страниц документа.

Вкладка «Просмотр результатов текущего поиска» позволяет увидеть результаты поиска, которые представлены в виде ячеек с отрывками текста, в котором содержится искомое слово или фраза.

Изменение структуры

Из контекстного меню на вкладке заголовка можно переместить его вниз или вверх по уровню. Изменение уровня заголовка также меняет уровень его подзаголовков.

Новое контекстное меню позволяет добавить новый заголовок того же уровня над или под существующим, или создать под ним новый подзаголовок. Это действие создаёт новый параграф с автоматическим внедрением соответствующего стиля форматирования. По мере того, как вы вводите текст заголовка, он появляется в соответствующей вкладке навигационной панели.

Перемещение заголовков

Перетаскивание вкладки (Заголовка) в панели Навигации перемещает заголовок и всё соответствующее ему содержимое на новое место в документе. Если раздел содержит подзаголовки, структура останется неизменной, и всё дерево будет перемещено. Перетаскиванием содержимого при нажатой клавише Ctrl, создается копия на новое место.

Просмотр результатов поиска

Навигационная панель содержит список результатов поисковых запросов.

Этот список состоит из пунктов, соответствующих каждому найденному совпадению в документе. Щелчок на элементе списка перемещает управление в соответствующее место в документе

Режим Структуры документа

При работе со структурированным документом, рекомендуется использовать режим Структуры. В режиме Структуры возможно перемещать заголовки с абзацами по

Выбор режима Структура

Перейти в режим Структуры можно любым удобным для вас способом:

а. Вкладка Вид — в группе Режимы просмотра документа выбрать клманду Структура;

в. Строка состояния – пиктограмма Структура.

Изменение структуры документа Word в режиме структуры

Для изменения уровней заголовков и преобразований абзаца основного текста в заголовок или заголовка — в абзац основного текста используют кнопки на панели инструментов Структура. Чтобы выделить заголовок вместе со всем подтекстом, достаточно щелкнуть на структурном маркере слева от него.

Изменение уровней заголовков с помощью панели инструментов Структура:

1. Установите курсор в изменяемом заголовке, уровень, которого должен повыситься или понизиться.

2. Для перевода заголовка на следующий уровень вверх нажмите кнопку Повысить уровень, а для перевода на следующий уровень вниз – кнопку Понизить уровень.

Изменение уровней заголовков с помощью символов структуры:

1. Чтобы изменить уровень заголовка, перетащите символы структуры левее или правее.

2. Чтобы повысить уровень заголовка или преобразовать основной текст в заголовок, перетащите символ левее.

3. Чтобы понизить уровень заголовка или преобразовать заголовок в основной текст, перетащите символ правее.

При перетаскивании символов на экране изображаются вертикальные линии для каждого уровня заголовка. Отпустите кнопку мыши, когда значок достигнет нужного уровня. Заголовку будет присвоен соответствующий стиль, основному тексту будет присвоен стиль «Обычный». Выделенный заголовок можно преобразовать в основной текст, нажав кнопку Понизить до обычного текста.