Предположим, что столбец A содержит имена, столбец B — фамилии, а вы хотите заполнить столбец C сочетаниями имен и фамилий. Если ввести полное имя в столбец C, функция мгновенного заполнения заполнит остальные ячейки соответствующим образом.
-
Введите полное имя в ячейке C2 и нажмите клавишу ВВОД.
-
Начните вводить следующее полное имя в ячейке C3. Excel определит закономерность и отобразит предварительное изображение остальной части столбца, заполненной объединенным текстом.
-
Для подтверждения предварительного просмотра нажмите клавишу ВВОД.
Если вариант заполнения не выводится, вероятно, эта функция не включена. Вы можете выбрать Данные > Мгновенное заполнение, чтобы применить заполнение вручную или нажать клавиши CTRL+E. Чтобы включить мгновенное заполнение, выберите Сервис > Параметры > Дополнительно > Параметры правки и установите флажок Автоматически выполнять мгновенное заполнение.
Предположим, что столбец A содержит имена, столбец B — фамилии, а вы хотите заполнить столбец C сочетаниями имен и фамилий. Если ввести полное имя в столбец C, функция мгновенного заполнения заполнит остальные ячейки соответствующим образом.
-
Введите полное имя в ячейке C2 и нажмите клавишу ВВОД.
-
Выберите Данные > Мгновенное заполнение или нажмите клавиши CTRL+E.
-
Excel определит закономерность в ячейке C2 и заполнит ячейки ниже.
Мгновенное заполнение в Microsoft Excel – одна из функций, появившихся в последних версиях программы. Ее основное предназначение заключается в анализе сокращений, которые применяет пользователь при дублировании значения одной ячейки в другую. Один из примеров – сокращение полных имен в списке до необходимого формата, что я и рассмотрю в следующей инструкции.
Как мгновенно заполнить ячейки в Microsoft Excel
Начну с того, что Экселю необходимо обязательно знать закономерность, на основе которой он и будет осуществлять мгновенное заполнение ячеек. Например, у вас есть список месяцев с полными названиями, но вы хотите сократить их до трех букв. Значит, в ячейке напротив стоит написать «Янв» и активировать мгновенное заполнение для всей таблицы. Программа сразу поймет, как именно вы хотите сократить написание, поэтому оставит для всех остальных строк тоже только первые три буквы.
Более сложный вариант состоит как раз в использовании сокращений имени фамилии и отчества, о чем уже было сказано во вступительном абзаце. Давайте я рассмотрю его более детально, чтобы вы понимали принцип работы инструмента.
-
Откройте таблицу и начните с первой строки, введя такое сокращение, которое вы хотите видеть во всем остальном списке. Обратите внимание на следующий скриншот, чтобы понять, какой именно путь выбрал я в своем примере.
-
Перейдите к следующей строке и введите первую букву. Автозаполнение, включенное в Excel по умолчанию, должно предложить варианты сразу для всех ячеек таблицы. Если этого не произошло, останьтесь на первой строке с сокращением и нажмите сочетание клавиш Ctrl + E для применения опции мгновенного заполнения.
-
Посмотрите на результат и убедитесь в том, что у вас получилось справиться с поставленной задачей. Можете поэкспериментировать с разными сокращениями, чтобы протестировать инструмент более детально.
-
В блоке с мгновенным заполнением появится кнопка, отвечающая за открытие панели с дополнительными действиями. Так вы сможете отменить заполнение, принять предложения для ввода данных или выделить все измененные ячейки.
Если предложенный вариант вам не подходит, например, не работает сочетание клавиш или не появляются варианты для заполнения, можно пойти немного другим путем. Для данной опции на панели с инструментами есть своя кнопка, которая и активирует действие мгновенного заполнения.
-
Создайте первую строку с сокращенным вариантом и перейдите на вкладку «Данные».
-
Нажмите кнопку с названием «Мгновенное заполнение».
-
Обратите внимание на то, что инструмент вступил в силу, таблица заполнена, а вы сэкономили значительное количество времени.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Решение некоторых проблем
В завершение быстро расскажу о том, что делать, если при редактировании ячеек не появляются варианты для мгновенного заполнения или по каким-то причинам данный инструмент не работает даже путем нажатия по соответствующей кнопке. Самая распространенная причина – отключенная функция в настройках. Ее проверка выполняется следующим образом:
-
Перейдите на вкладку «Файл».
-
Откройте список параметров программы, щелкнув по строке с соответствующим названием.
-
Выберите раздел «Дополнительно» и убедитесь в том, что в категории «Параметры правки» установлены галочки напротив пунктов «Автозавершение значений ячеек» и «Автоматически выполнять мгновенное заполнение».
Если пункта с мгновенным заполнением вы не нашли, значит, используете старую версию Microsoft Excel и данный инструмент попросту недоступен. Установите обновление, если есть такая возможность.
Еще одна проблема – программа не может понять, как именно вы хотите использовать мгновенное заполнение. Если это так, на экране появится ошибка с соответствующим содержанием. Не закрывайте ее сразу, а прочитайте описание и сделайте все так, как пишут разработчики.
Используйте мгновенное заполнение в Microsoft Excel в своих целях, оптимизируя и значительно ускоряя рабочий процесс. Если исходные данные после сокращения вам не нужны, просто удалите их, чтобы сэкономить место в электронной таблице.
Эксперименты делают из нас героев.
(Флэш)
Хотя инструмент Мгновенное заполнение (Flash Fill) появился в Excel ещё с 2013-й версии, но почему-то для многих пользователей этот факт остался незамеченным. И совершенно напрасно. Во многих случаях он оказывается проще, легче и быстрее, чем аналогичные решения на формулах или макросах. По моему опыту, на тренингах эта тема вызывает постоянное «вау!» аудитории — независимо от продвинутости и/или усталости слушателей.
Механизм работы этого инструмента прост: если у вас есть один или несколько столбцов с исходными данными и вы начинаете набирать рядом в соседнем столбце их же, но в каком-либо нужном вам измененном виде, то Excel рано или поздно намекнёт, что готов продолжить дальше за вас:
Чтобы выявить логику (шаблон, pattern) преоборазования и запустить эту функцию Excel обычно хватает ввода 1-3 первых результирующих значений вручную. Если предложенный вариант вам подходит, то достаточно нажать Enter — и остаток списка будет доделан моментально.
Если вы уже ввели 2-3 первых значения, а продолжение всё не появляется, то можно форсировать процесс сочетанием клавиш Ctrl+E или использовать кнопку Мгновенное заполнение (Flash Fill) на вкладке Данные (Data):
Давайте рассмотрим несколько примеров использования этого инструмента на практике, чтобы понять его возможности.
Извлечение слов из текста и перестановки
Написать формулу, которая извлекает, например, третье слово из текста в ячейке — маленький подвиг. Разобрать фразу по пробелу в разные колонки с помощью Данные — Текст по столбцам (Data — Text to Columns) тоже дело не быстрое. С помощью мгновенного заполнения это делается легко и красиво. Причем, можно попутно менять извлекаемые слова местами, комбинируя их в любом порядке:
Деление текста по регистру
Для выделения слов мгновенному заполнению совершенно не обязательно наличие именно пробела. Отлично сгодится и любой другой разделитель, например, запятая или точка-с-запятой после импорта CSV-файла. Но что совсем круто, так это то, что разделителя может и не быть совсем — достаточно только заглавных букв:
Реализовать подобное формулами очень тяжко. Если без мгновенного заполнения, то поможет только макрос.
Склейка текста
Если можно делить, то можно и клеить! Мгновенное заполнение легко соберёт для вас длинную фразу из нескольких фрагментов, перемежая их нужными пробелами, запятыми, союзами или словами:
Извлечение отдельных символов
Обычно для вытаскивания отдельных символов и подстрок в Excel используются функции ЛЕВСИМВ (LEFT), ПРАВСИМВ (RIGHT), ПСТР (MID) и им подобные, но мгновенное заполнение с легкостью решает и эту задачу. Классический пример — формирование ФИО:
Извлечение только чисел, текста или дат
Если вы когда-нибудь пытались вытащить только нужный тип данных из буквенно-цифровой каши, то должны понимать всю сложность этой простой, на первый взгляд, задачи. Мгновенное заполнение и тут справляется «на ура», но нужен лёгкий пендель в виде Ctrl+E:
С извлечением текста тоже самое:
Даты — тоже не проблема (даже если они написаны в разных форматах):
Преобразование форматов чисел или дат
Мгновенное заполнение поможет изменить внешний вид имеющихся данных или привести их к «одному знаменателю». Например, обычную дату преобразовать «шиворот-навыворот» в Unix-формат:
Здесь нюанс в том, что перед вводом нужно заранее поменять формат итоговых ячеек на текстовый, чтобы Excel не пытался распознать введенные вручную в качестве образца «неправильные» даты.
Аналогичным образом можно также правильно представить телефонные номера, добавив код страны и трехзначный префикс оператора (города) в скобках:
Не забудьте сначала поменять формат ячеек в столбце В на текстовый — иначе Excel будет воспринимать значения начинающиеся со знака «+» как формулы.
Преобразование текста (чисел) в дату
При выгрузках из различных ERP и CRM-систем часто дата представляется 8-значным числом в формате ГГГГММДД. Конвертировать её в нормальный вид можно либо функцией ДАТАЗНАЧ (DATEVALUE), либо гораздо проще — мгновенным заполнением:
Изменение регистра
Если вам достался текст с нЕпрАвИльНЫм рЕгисТроМ, то можно просто намекнуть в соседнем столбце к какому виду вы хотите его преобразовать — и мгновенное заполнение сделает за вас всю работу:
Чуть сложнее будет, если нужно изменить регистр по разному у разных частей текста. Например, сделать заглавными только второе слово, оставив первое в нормальном виде. Здесь двух введённых в качестве образца значений окажется недостаточно и придется внести правки, которые мгновенное заполнение тут же учтёт в результатах:
Ограничения и нюансы
При использовании в работе мгновенного заполнения следует помнить несколько моментов:
- Оно срабатывает только, если вводить образцы строго рядом — в предыдущем или следующем столбце справа от данных. Если отступить одну пустую колонку от исходного текста, то ничего не получится.
- При выявлении шаблона учитываются все значения в строке — слева и справа от вводимого столбца. Мораль: лишние колонки, способные запутать алгоритм или внести помехи, лучше заранее отделить от рабочих данных пустыми столбцами или удалить.
- Мгновенное заполнение отлично работает в умных таблицах.
- Малейшая ошибка или опечатка при наборе ячеек-образцов может привести к тому, что мгновенное заполнение не сможет выявить паттерн и не сработает. Будьте внимательны.
- Есть ситуации, когда шаблон определяется некорректно, поэтому всегда нужно проверять результаты, которые вы получили (хотя бы выборочно).
Ссылки по теме
- Как извлечь последнее слово из текста в ячейке
- Нечёткий текстовый поиск (Пушкин = Пушкен) с помощью Fuzzy Lookup в Excel
- Три способа склеить текст в Excel
В Excel есть довольно много полезных текстовых функций, которые здорово помогают при обработке данных. Например, выделить первое слово, последнее, в середине ячейки, что-то склеить и т.д.
В примере ниже из столбца с названием и номером отдела нужно взять только название отдела. То есть выделить первое слово. В целом этом несложно сделать с помощью комбинации функций ЛЕВСИМВ и ПОИСК. С помощью ПОИСК определяется количество знаков до первого пробела, а с помощью ЛЕВСИМВ берется найденное количество знаков с левой стороны.
Но даже этот простой пример у многих может вызвать затруднение. Есть еще один способ – воспользоваться командой мгновенное заполнение (на вкладке Данные), которая появилась в Excel 2013. С ее помощью данные можно преобразовать не по формуле, а по указанному образцу.
Выглядит примерно так.
То есть вы задаете набор исходных данных и в соседнем столбце указываете образец, во что они должны превратиться. Excel улавливает суть и продлевает преобразование по указанному шаблону до конца диапазона исходных данных.
Огромный плюс заключается в том, что Excel берет на себя не только автоматизацию, но и интеллект, т.к. конкретного алгоритма нет. Есть только образец.
Но есть и пару минусов. Во-первых, если данные не очень однородны или образец не однозначно указывает способ преобразования, то Excel может ошибиться. В этом случае нужно указать еще один или несколько образцов. Второй минус – нет привязки к исходным данным, т.к. нет формулы. Т.е. после изменения данных, результат не меняется, как иногда хотелось бы.
В любом случае функция мгновенного заполнения – значительно расширяет возможности по быстрой обработке данных. Пользуйтесь на здоровье.
Поделиться в социальных сетях:
Skip to content
В этой статье рассматривается функция автозаполнения Excel. Вы узнаете, как заполнять ряды чисел, дат и других данных, создавать и использовать настраиваемые списки в Excel. Эта статья также позволяет вам убедиться, что вы знаете все о маркере заполнения, поскольку вы можете быть удивлены, насколько мощной является эта крошечная опция.
Когда у вас мало времени, на счету каждая минута. Поэтому вам нужно знать все способы автоматизации ежедневных задач с таблицами. Автозаполнение в Excel — популярная функция, и я уверен, что большинство из вас уже ею пользуется. Однако для вас может быть новым фактом, что речь идет не только о копировании значений в столбец или получении ряда чисел или дат. Это также касается создания настраиваемых списков, двойного клика для заполнения большого диапазона и многого другого.
Ниже вы видите план этой статьи. Нажмите на ссылку, которая вам особенно интересна, чтобы сразу перейти к главному.
Функция автозаполнения.
Если вы просто хотите скопировать одно и то же значение вниз или вам нужно получить последовательность чисел или текстовых значений, маркер заполнения в Excel – это как раз то, что вам нужно.
Маркер заполнения – это небольшой квадрат, который появляется в правом нижнем углу, когда вы выделяете ячейку или диапазон.
Эта крошечная, почти незаметная точка дает вам множество полезных опций, которые можно использовать практически ежедневно.
Схема действий простая. Всякий раз, когда вам нужно получить последовательность значений в соседних ячейках, просто выделите нужный диапазон, потом щелкните маркер автозаполнения Excel, чтобы увидеть маленький черный крестик, и затем перетащите его мышкой по вертикали или горизонтали. Когда вы отпустите левую кнопку мыши, вы увидите, что выбранные ячейки заполнены значениями в зависимости от того, что было в исходных ячейках. В нашем случае, как видите на скриншоте ниже, текст был просто скопирован.
Вы можете автоматически заполнить ячейки либо по строке, либо по столбцу.
Один из самых популярных вопросов – как автоматически заполнять числа в Excel. Это также могут быть даты, время, дни недели, месяцы, годы и т. д. При этом автозаполнение ячеек Excel будет следовать любому шаблону.
Например, если вам нужно продолжить последовательность, просто введите первые два значения в начальную ячейку и используйте маркер заполнения, чтобы автоматически заполнить данные в указанном диапазоне.
Вы можете автоматически создать любую последовательность арифметической прогрессии, в которой разница между числами постоянна.
Эксель даже будет чередовать последовательности, если выбранные ячейки не связаны друг с другом, как на картинке ниже.
Само собой разумеется, что вы можете использовать функцию автозаполнения, чтобы скопировать значение внутри вашего диапазона. Думаю, вы уже знаете, как сделать так, чтобы в соседних ячейках Excel отображалось одно и то же значение. Вам просто нужно ввести это число, текст или их комбинацию и перетащить их по ячейкам с помощью маркера заполнения.
Предположим, вы уже слышали о приёмах, которые я описал выше. Я все еще верю, что некоторые из них показались вам новыми. Так что продолжайте читать, чтобы узнать больше об этом популярном, но недостаточно изученном инструменте.
Как заполнить большой диапазон двойным щелчком.
Предположим, у вас есть огромная база данных с именами. Каждому имени нужно присвоить порядковый номер. Вы можете сделать это практически мгновенно, введя в начальные ячейки первые два числа и дважды щелкнув маркер заполнения Excel.
Примечание. Этот совет будет работать только в том случае, если у вас есть значения слева или справа от столбца, который необходимо заполнить. Дело в том, что Excel просматривает соседний столбец, чтобы определить последнюю ячейку в диапазоне для заполнения. Также имейте в виду, что если у вас есть значения справа и слева от пустого диапазона, в котором вы хотите сделать автозаполнение, то ряд ячеек будет заполнен по самому длинному столбцу.
Автозаполнение числами
Одним из самых распространенных приёмов автозаполнения является ввод последовательных чисел. Допустим, нам нужно выполнить нумерацию от 1 до 10. Чтобы не вводить значения вручную, делаем так:
Способ 1.
Введите в первые две ячейки диапазона первые два числа. Выделите эти две ячейки и протащите вниз маркер автозаполнения.
Эксель автоматически создаст арифметическую прогрессию на основе этих чисел и заполнит диапазон нужными значениями.
Буквально этот метод автозаполнения числами был описан нами выше. Так что останавливаться на нем подробно не будем.
Способ 2.
Пишем в самой верхней ячейке будущего списка начальное число (например, 1). Затем по описанному выше принципу воспользуемся маркером заполнения, протянув его вниз на 10 строк.
В результате, во всех ячейках получаем цифру 1. После этого щелкаем на появившийся значок справа от заполненного диапазона и в предложенном списке выбираем команду “Заполнить”.
Получаем список чисел от 1 до 10 буквально за пару кликов.
О других возможностях функции «Заполнить» читайте ниже.
Способ 3.
Введите в первую ячейку диапазона начальное число (допустим, 1). Во время протягивания маркера заполнения вниз одновременно с зажатой левой копкой мыши удерживаем клавишу Ctrl (на Mac – клавишу Option). Рядом с знакомым нам значком в виде черного плюсика при этом должен появиться еще один плюсик поменьше – слева и сверху.
После этого числа сразу же заполнятся по порядку, и необходимость использовать меню с параметрами автозаполнения отпадает.
Как сделать автозаполнение ячеек с текстом
Если ваши исходные ячейки содержат только текст, то при автозаполнении он будет просто скопирован.
Для параметра автозаполнения не проблема копировать значения, содержащие текст с числами. Excel будет искать закономерность в имеющихся числах. Что касается текста, он будет повторяться.
Как видите, инструмент автозаполнения отличает текст от чисел. И он даже знает, что есть 4 квартала.
Чтобы расширить эти возможности, для автозаполнения ячеек с текстом можно использовать списки. Об этом читайте ниже по ссылке.
Инструмент “Заполнить”
Сделать автозаполнение ячеек в Excel можно с помощью специального инструмента “Заполнить”. Алгоритм действий следующий:
- Вносим информацию в исходную ячейку. После этого любым удобным способом (например, с помощью зажатой левой кнопки мыши) выделяем область ячеек, к которой хотим применить автозаполнение.
- На ленте щелкаем по значку в виде стрелке вниз (это и есть инструмент “Заполнить”). Откроется перечень возможных вариантов, среди которых выбираем тот, который нужен (“вниз” в нашем примере).
Получаем автоматически заполненный диапазон ячеек. В данном случае – с датами.
С помощью функции “Заполнить” можно, в том числе, продолжить ряд прогрессии:
Как и в алгоритме выше, указываем в начальной ячейке первое значение. Затем выделяем требуемый диапазон, кликаем по инструменту “Заполнить” и останавливаемся на варианте “Прогрессия”.
Настраиваем параметры прогрессии в появившемся окошке:
- так как мы изначально выполнили выделение диапазона, уже сразу выбрано соответствующее расположение прогрессии. Однако, его можно изменить при желании, указав другое расположение.
- выбираем тип прогрессии: арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение. На этот раз остановимся на арифметической.
- указываем желаемый шаг.
- заполняем предельное значение. Это не обязательно, если заранее был выбран диапазон. В противном случае указать число шагов необходимо.
- в некоторых ситуациях потребуется выбрать единицу измерения.
- когда все параметры выставлены, жмем OK.
Использование функции мгновенного заполнения
Функция мгновенного заполнения автоматически подставляет в заполняемый диапазон данные, когда обнаруживает в них закономерность. Например, с помощью мгновенного заполнения можно разделять имена и фамилии из одного столбца или же объединять их из двух разных столбцов.
Предположим, что столбец A содержит имена, столбец B — фамилии, а вы хотите заполнить столбец C именами с фамилиями. Если ввести хотя бы одно полное имя в столбец C, функция мгновенного заполнения поможет наполнить остальные ячейки соответствующим образом.
Введем имя и фамилию в С2. Затем при помощи меню выберем инструмент Мгновенное заполнение или нажмем комбинацию CTRL+E.
Excel определит закономерность в ячейке C2 и заполнит ячейки вниз до конца имеющихся данных.
Как создать собственный список для автозаполнения
Если вы время от времени используете один и тот же список значений, вы можете сохранить его как настраиваемый и заставить автозаполнение Excel автоматически наполнять ячейки значениями из этого списка. Чтобы таким образом настроить автозаполнение, выполните следующие действия:
- Введите заголовок и заполните свой список.
Примечание. Пользовательский список может содержать только текст или текст с числами. Если вам нужно хранить в нем только числа, создайте список чисел в текстовом формате.
- Выберите диапазон ячеек, который содержит данные для вашего нового списка автозаполнения.
- В Excel 2003 перейдите в Инструменты -> Параметры -> вкладка Пользовательские списки.
В Excel нажмите кнопку Office -> Параметры Excel -> Дополнительно -> прокрутите вниз, пока не увидите кнопку «Изменить настраиваемые списки…».
- Поскольку вы уже выбрали диапазон значений для своего нового списка, вы увидите адреса этих ячеек в поле Импортировать список из ячеек:
- Нажмите кнопку «Импорт», чтобы поместить свой набор значений в поле «Пользовательские списки».
- Наконец, нажмите OK, чтобы добавить собственный список автозаполнения.
Когда вам нужно разместить эти данные на рабочем листе, введите название любого элемента вашего списка в нужную ячейку. Excel распознает элемент, и когда вы перетащите маркер заполнения в Excel через свой диапазон, он заполнит его значениями.
Как получить повторяющуюся последовательность произвольных значений
Если вам нужна серия повторяющихся значений, вы все равно можете использовать автозаполнение. Например, вам нужно повторить ряд: ДА, НЕТ, ИСТИНА, ЛОЖЬ. Сначала введите все эти значения вручную, чтобы дать Excel шаблон. Затем просто возьмите мышкой маркер заполнения и перетащите его в нужную ячейку.
Автозаполнение по горизонтали и вертикали
Скорее всего, вы используете автозаполнение для заполнения ячеек в столбце. Однако эта функция также работает, если вам нужно заполнить диапазон по горизонтали, влево или вверх.
Просто выберите ячейки со значениями и перетащите маркер заполнения в нужном направлении.
Автозаполнение сразу нескольких строк или столбцов
Автозаполнение Excel может работать с данными сразу в нескольких строках или столбцах. Если вы выберете две, три или более ячеек и перетащите маркер заполнения, все они будут заполнены.
Как вставить пустые ячейки при автозаполнении
Автозаполнение также позволяет создавать серии с пустыми ячейками, как на скриншоте ниже.
Для этого выделите ячейки с данными, а также одну или несколько пустых строк. Протащите маркер автозаполнения вниз, и получите примерно такую картину, как на скриншоте выше.
То же самое можно делать и с пустыми столбцами, протащив маркер вправо.
Как настроить параметры автозаполнения
Вы можете настроить автозаполнение с помощью списка параметров автозаполнения, чтобы получить именно те результаты, которые вам необходимы. Настроить список можно двумя способами.
- Щелкните правой кнопкой мыши маркер заполнения и перетащите его. После этого вы увидите список с автоматически всплывающими опциями, как на скриншоте ниже:
Посмотрим, что предлагают эти варианты.
- Копировать ячейки — заполняет диапазон одним и тем же значением.
- Заполнить – автозаполнение заполнит диапазон в соответствии с заданным шаблоном.
- Заполнить только форматы — эта опция автозаполнения Excel будет копировать только формат ячеек без извлечения каких-либо значений. Это может быть полезно, если вам нужно быстро скопировать форматирование, а затем ввести значения вручную.
- Заполнить только значения — копирует только значения. Если фон исходных ячеек заполнен цветом, то он не сохранится.
- Заполните дни / будни / месяцы / годы — эти функции делают то, что предполагают их названия. Если ваша начальная ячейка содержит один из них, вы можете быстро заполнить диапазон, щелкнув один из вариантов.
- Линейное приближение – создает линейный ряд или линейный тренд наилучшего соответствия.
- Экспоненциальное приближение – генерирует серию роста или геометрическую тенденцию роста.
- Мгновенное заполнение – помогает ввести много повторяющейся информации и правильно отформатировать данные.
- Прогрессия… — этот параметр вызывает диалоговое окно с перечнем дополнительных возможностей для выбора: какую именно числовую прогрессию вы хотите получить.
Как видно на скриншоте выше, Excel оценивает ваши данные и предлагает вам только те опции, которые с вашими значениями возможны. В этом примере мы имеем текст, поэтому опции работы с датами и числами не активны.
- Другой способ получить список — щелкнуть маркер заполнения, перетащить его и затем щелкнуть значок «Параметры автозаполнения».
При нажатии на этот значок открывается список с параметрами.
Как видите, этот список просто повторяет некоторые функции, которые мы уже описали выше.
Самый быстрый способ автозаполнения формулами
Автозаполнение формул – это процесс, очень похожий на копирование значений или получение ряда чисел. Он также предполагает перетаскивание маркера заполнения, как это мы уже рассмотрели выше.
Но есть и более быстрый способ автозаполнения формул, который особенно хорош в больших таблицах, где тащить маркер на 100 или более строк вниз достаточно утомительно.
Предположим, у вас есть таблица, и вы хотите добавить новый столбец с формулой. Например, в списке товаров нужно посчитать сумму, перемножив цену и количество.
- Преобразуйте свой диапазон в таблицу Excel. Выберите любую ячейку в диапазоне данных и нажмите Ctrl+Т, чтобы вызвать диалоговое окно «Создать таблицу». Или используйте кнопку «Форматировать как таблицу» на ленте «Главная». Если в ваших данных есть заголовки столбцов, убедитесь, что установлен флажок «Таблица с заголовками». Обычно Excel распознает заголовки таблиц автоматически, а если нет, установите этот флажок вручную.
- Введите формулу в первую ячейку пустого столбца.
- Нажмите Enter. Excel автоматически заполняет все пустые ячейки в столбце этой формулой.
Если вы хотите по какой-то причине вернуться от таблицы к обычному диапазону данных, выберите любую ячейку в вашей таблице, затем по правому клику мышкой выберите Таблица => Преобразовать в диапазон.
Вставьте одни и те же данные в несколько ячеек, используя Ctrl+Enter
Скажем, у нас есть таблица со списком товаров. Мы хотим заполнить пустые ячейки в колонке «Количество» словом «нет» , чтобы упростить фильтрацию данных в будущем.
Для этого выполним следующие действия.
- Выделим все пустые ячейки в столбце, которые вы хотите заполнить одними и теми же данными.
Чтобы утомительно не кликать мышкой множество раз, вы можете использовать на ленте кнопку «Найти и заменить» – «Выделить группу ячеек».
- Отредактируйте одну из выделенных ячеек, введя в нее нужное слово «нет»
- Чтобы сохранить изменения, нажмите
Ctrl+EnterвместоEnter. В результате все выбранные ячейки будут заполнены введенными вами данными, как на скриншоте ниже.
Как включить или отключить автозаполнение в Excel
Инструмент автозаполнения включен в Excel по умолчанию. Поэтому всякий раз, когда вы выбираете диапазон, вы можете видеть в его правом нижнем углу соответствующий значок. Если вам нужно, чтобы автозаполнение Excel не работало, вы можете отключить его, выполнив следующие действия:
- Нажмите Файл в Excel 2010-2019 или кнопку Office в версии 2007.
- Перейдите в Параметры -> Дополнительно и снимите флажок Разрешить маркер заполнения и перетаскивание ячеек.
На скриншоте выше вы видите, где находится в Excel автозаполнение.
В результате снятия флажков автозаполнение будет отключено.
Примечание. Чтобы предотвратить замену текущих данных при перетаскивании маркера заполнения, убедитесь, что установлен флажок «Предупреждать перед перезаписью ячеек». Если вы не хотите, чтобы Excel отображал сообщение о перезаписи не пустых ячеек, просто снимите этот флажок.
Включение или отключение параметров автозаполнения
Если вы не хотите, чтобы кнопка «Параметры автозаполнения» отображалась каждый раз при перетаскивании маркера заполнения, просто отключите ее. Точно так же, если кнопка не отображается, когда вы используете маркер заполнения, вы можете включить ее.
- Перейдите к кнопке Файл / Офис -> Параметры -> Дополнительно и найдите раздел Вырезать, скопировать и вставить.
- Снимите флажок Показывать кнопки параметров вставки при вставке содержимого.
Спасибо, что дочитали до конца. Теперь вы знаете все или почти все о функции автозаполнения.
Если вы знаете еще приемы, ускоряющие ввод данных, поделитесь ими в комментариях. Буду рад добавить их с вашим авторством в эту статью.
Сообщите мне, если мне не удалось ответить на все ваши вопросы и проблемы, и я постараюсь вам помочь. Напишите в комментариях. Будьте счастливы и преуспевайте в Excel!
Как сделать диаграмму Ганта — Думаю, каждый пользователь Excel знает, что такое диаграмма и как ее создать. Однако один вид графиков остается достаточно сложным для многих — это диаграмма Ганта. В этом кратком руководстве я постараюсь показать… 
Быстрое удаление пустых столбцов в Excel — В этом руководстве вы узнаете, как можно легко удалить пустые столбцы в Excel с помощью макроса, формулы и даже простым нажатием кнопки. Как бы банально это ни звучало, удаление пустых… 
6 способов быстро транспонировать таблицу — В этой статье показано, как столбец можно превратить в строку в Excel с помощью функции ТРАНСП, специальной вставки, кода VBA или же специального инструмента. Иначе говоря, мы научимся транспонировать таблицу.… 
Как быстро заполнить пустые ячейки в Excel? — В этой статье вы узнаете, как выбрать сразу все пустые ячейки в электронной таблице Excel и заполнить их значением, находящимся выше или ниже, нулями или же любым другим шаблоном. Заполнять…
Функции автозаполнения и мгновенного заполнения
Смотрите также
Закрепите верхнюю строку заголовковВыберите раздел диаграмм.Выберите раздел состояния. См. статьюГлавная. заполнить столбец «Имя»
Вам нужны дополнительные возможности?
имена имеют инициалов разделить на несколько
. вы вводите, например, список.
Мгновенное заполнение
support.office.com
Разбивка данных в столбце на основании вводимого текста
помогла ли онаПримечание:Обзор столбцов, чтобы прокручиватьФорматированиеИспользование условного форматированияДиаграммы Просмотр сведенных данныхнажмите кнопкуПроверьте, как это работает! на основе столбца или все адреса столбцов, или можноЕсли все значения в фамилию в нижнемСовет:. вам, с помощьюМы стараемся какВ этом видеоролике вкратце только данные., наведите указатель мыши
Чтобы выделить важные данные, наведите указатель мыши в строке состояния.Автосумма Выберите «Полное имя». с помощью того просто использовать ее вашем фрагменте данных регистре, все остальные
Чтобы продолжить ввод безВведите имя или другое кнопок внизу страницы. можно оперативнее обеспечивать рассматриваются функции автозаполнения
Нажмите клавишу ВВОД или на доступные варианты или показать тенденции на доступные вариантыСоздание диаграммы
.ФайлВ ячейке ниже названия же типа почтовые
для заполнения данных содержат отчества, функция фамилии будут введены использования предлагаемых имен,
значение в столбец Для удобства также вас актуальными справочными
и мгновенного заполнения, ESC, чтобы завершить и выберите подходящий. изменения данных, используйте
Переход на прописные буквы
и выберите подходящий.Чтобы выбрать подходящую диаграммуНажмите клавишу ВВОД. > столбца «Имя» введите индексы. Если данные на основе образца.Мгновенное заполнение
так же. нажмите клавишу ESC. рядом с данными приводим ссылку на материалами на вашем
которые помогают экономить редактирование ячейки.Проверьте, как это работает! инструментПроверьте, как это работает! для своих данных,
Работа с отчествами
Совет.Создать значение «Надежда» и содержат много несоответствия, Функцияработает точно такЕсли предложенный вариант вамТеперь введите в следующий и нажмите кнопку
Подробнее о функции «Мгновенное заполнение»
оригинал (на английском языке. Эта страница время. Подробнее выНа вкладке ВыберитеЭкспресс-анализ Выберите используйте инструмент Чтобы выполнить другие, щелкните шаблон нажмите клавишу ВВОД. можно всегда РазделениеМгновенное заполнение же, но при не подходит, просто столбец фамилию и
ВВОД. языке) . переведена автоматически, поэтому узнаете о нихВидФайл.ФайлЭкспресс-анализ вычисления, щелкните стрелкуДобро пожаловать в Excel!В следующей ячейке введите текста по разнымобычно начинает работать этом нужно выполнить нажмите клавишу ESC нажмите клавишу ВВОД.Начните ввод следующего имени.
support.office.com
Анализ и форматирование
Предположим, вам нужно отделить ее текст может из других видеороликов
нажмите кнопку >Выделите данные, к которым >
-
. вниз рядом си откройте лист первые несколько букв
-
ячейкамс помощью при распознавании шаблона три действия вместо
-
и продолжайте вводНачните ввод следующего имени Функция
имена от фамилий, содержать неточности и этого курса.
Закрепить верхнюю строку
Закрепить верхнюю строкуСоздать необходимо применить условноеСоздатьВыделите данные, которые нужно кнопкойЗаливка имени «Андрей».текст по столбцам данных. двух.
без использования предложений., нажмите клавишу ВВОД
-
Мгновенное заполнение названия деталей от
-
грамматические ошибки. ДляАвтоматическое заполнение ячеек листа., щелкните шаблон
форматирование. -
, щелкните шаблон
форматирование. нанести на диаграмму.Автосумма.Когда появится список предлагаемыхили использование функцийТем не менее функцииКонечно, в качестве данных
Вы также можете чувствительность и вы закончитеотобразит список предлагаемых их номеров и нас важно, чтобы даннымиДополнительные сведения см. в
Добро пожаловать в Excel!
Нажмите кнопкуДобро пожаловать в ExcelНажмите кнопкуи выберите нужное.Быстрые вычисления с функцией
-
значений, нажмите клавишу для разделения текста.
-
мгновенного заполнения может могут выступать не
к регистру персональная работу. имен. -
т. п. В эта статья былаРазбивка данных в столбце статье Закрепление областей.и откройте лист
к регистру персональная работу. имен.Экспресс-анализи откройте листЭкспресс-анализМожно также выделить автосуммирования RETURN.Автоматическое заполнение столбцов с запускаться не всегда только имена. Функция и Изменить регистрФункцияЕсли все выглядит нормально,
этом может помочь
вам полезна. Просим на основе вводимогоДалее:Анализв правом нижнемДиаграмма
-
в правом нижнем диапазон чисел, чтобыВыделите ячейку под числами,
-
Чтобы просмотреть дополнительные параметры, помощью функции мгновенного
заполнения данных. ЛучшеМгновенное заполнение текстас помощью -
Мгновенное заполнение просто нажмите клавишу новая функция Excel вас уделить пару текста
Совместная работа в. углу выделенного диапазона. Дополнительные сведения см. углу выделенного диапазона результаты стандартных вычислений которые необходимо сложить. нажмите кнопку заполнения описаны некоторые согласованность
применима к любым
Функции мгновенного заполненияучитывает регистр. Если ВВОД, чтобы принять
-
2013 под названием секунд и сообщить,Изменение регистра текста
-
ExcelЗакрепление верхней строки ячеек. в видео Создание ячеек.
отображались в строкеНа вкладке
Параметры мгновенного заполненияНапример, вы можете автоматически данных. Например все
support.office.com
данным, которые нужно
При импорте данных часто требуется немного подправить текст. Например, имена были записаны в верхнем регистре, а в них нужно оставить заглавными только первые буквы. Один из вариантов — использовать формулы для изменения текста (например, =ПРОПНАЧ). Другой способ — применить новую функцию Excel 2013, которая называется Мгновенное заполнение. [1]
Рис. 1. Мгновенное заполнение быстро преобразует имена из столбца А в нужный регистр
Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel
Мгновенное заполнение использует распознавание шаблонов для извлечения, а также конкатенации (объединения текста) данных из смежных столбцов. Просто введите несколько примеров в столбец, прилегающий к столбцу с данными, а потом выполните команду Данные –> Работа с данными –> Мгновенное заполнение, или нажмите Ctrl+E (английское). Excel проанализирует введенные данные и попытается заполнить остальные ячейки. Если Excel не распознает шаблон, который вы имели в виду (и заполнит ячейки неудачно), нажмите Ctrl+Z, добавьте еще пару примеров и попробуйте снова.
Например (рис. 1), в столбце В приведен список президентов США. Введите в ячейку С1 «Джордж Вашингтон», и начните набирать в ячейке С2 «Джон А…». Вы заметите, что Excel вмешается уже на этапе ввода. Программа распознает шаблон (который можно описать как «оставить заглавными во всем тексте только первые буквы») и заполнит столбец преобразованным (светло-серым) текстом. Нажмите Enter, чтобы подтвердить догадку Excel, либо внести еще несколько записей. В любой момент можно нажать Ctrl+E, чтобы указать программе заполнить столбец по угаданному шаблону.
В следующем примере (рис. 2) требуется извлечь фамилии президентов так, чтобы список можно было отсортировать по фамилиям. Это простая задача для Мгновенного заполнения. Программа распознает шаблон уже на второй записи. Теперь можно отсортировать список по столбцу С в алфавитном порядке. Правда, возможны и осечки (обратите внимание на две последние записи на рис. 3).
Рис. 2. Извлечение фамилий методом мгновенного заполнения
Рис. 3. Excel – не человек; он просто извлекает последнее слово из записи 🙂
Мгновенное заполнение правильно извлекает и имена (рис. 4). Опять же Excel распознал шаблон уже на второй записи. Подсказка у меня почему-то не сработала, но заполнение ячейки D1 и последующая команда Ctrl+E сделали свое дело.
Рис. 4. Извлечение имен методом мгновенного заполнения
У некоторых президентов есть не только имя и фамилия, но и второе имя. Может ли функция мгновенного заполнения извлекать вторые имена? Отчасти. Я вводил в Excel несколько примеров, содержавших вторые имена, и Мгновенное заполнение успешно их извлекало. Однако если в наборе были перемешаны записи, содержавшие второе имя, и записи, включавшие только фамилию и имя, то программа везде извлекала имя. Как я ни пытался, мне не удалось заставить приложение в такой ситуации игнорировать записи из двух компонентов.
Мгновенное заполнение может быть полезным и для извлечения имени домена (или имени файла) из полного URL-адреса (рис. 5).
Рис. 5. Мгновенное заполнение извлекает имена доменов и файлов из URL-адреса
Мгновенное заполнение — отличная функция, но при использовании ее с важными данными следует учитывать некоторые возможные проблемы:
- Иногда Мгновенное заполнение просто не работает. Казалось бы, извлечение вторых имен — несложный шаблон, но Мгновенное заполнение его не распознало.
- Механизм неточный. Опробовав Мгновенное заполнение на небольшом количестве данных, вы убедитесь, что оно сработало верно. Однако при применении данной возможности с тысячами строк вы не можете быть уверены в абсолютной правильности, не проверив каждую строку самостоятельно. Лучше использовать Мгновенное заполнение с данными, для которых характерно определенное единообразие.
- Мгновенное заполнение нединамическое. Если вы измените какую-либо информацию, к которой было применено Мгновенное заполнение, изменения не отразятся в автоматически заполненном столбце.
- Отсутствует «аудиторский след». Если вы применяете формулы для извлечения данных, то они служат «документацией» для любого пользователя, желающего узнать, как были извлечены сведения. При использовании Мгновенного заполнения такой «аудиторский след» отсутствует. Вы никак не сможете определить, какие правила использовались в Excel при извлечении данных.
Мгновенное заполнение умеет не только извлекать данные. Оно также способно объединить данные. Если необходимо объединить данные в одном или нескольких столбцах, можно написать формулу, использующую оператор конкатенации (&). Например, в следующей формуле комбинируется содержимое ячеек A1, В1 и С1: =А1&В1&С1. Если требуется выполнять более сложные варианты объединения, Мгновенное заполнение может сделать эту работу автоматически и избавить вас от сложностей, связанных с созданием и отладкой формулы.
Например, в столбце А (рис. 6) перечислены имена, а в столбце В — фамилии. Можно воспользоваться Мгновенным заполнением для создания электронных адресов (в столбце С) для домена example.ru. Эти адреса состоят из первого инициала, нижнего подчеркивания и фамилии — все в нижнем регистре.
Рис. 6. Мгновенное заполнение позволяет быстро создать из имен и фамилий адреса электронной почты
Достаточно ввести в ячейку С1 адрес и нажать Ctrl+E, и Мгновенное заполнение распознает шаблон и запишет оставшуюся часть информации в столбец С. Работа с Мгновенным заполнением значительно проще, чем создание равнозначной формулы: =СТРОЧН(ЛЕВСИМВ(A1;1)&"_"&B1&"@example.ru")
И последний пример (рис. 7). В столбцах A:D содержатся исходные данные, а в столбце Е было выполнено Мгновенное заполнение на основании записи в Е2. Мгновенное заполнение сработало не идеально, и в строке 3 отразилось «2016 в.». Если раскрыть контекстную подсказку, то вы увидите несколько опций (рис. 8). Так вот, пока вы не приняли предложение этого меню, можно отредактировать исходную ячейку (Е2), и содержимое остальных ячеек столбца Е изменится. Я удалил фрагмент « г.», и ячейки приняли релевантный вид (рис. 9).
Рис. 7. Текст в столбце Е сгенерирован с помощью Мгновенного заполнения
Рис. 8. Контекстное меню Мгновенного заполнения
Рис. 9. Корректный вариант Мгновенного заполнения
Эквивалентная формула для генерирования текста: =A2&" "&B2&": "&ТЕКСТ(D2;"$0")&" от "&C2&" октября 2016"
[1] По материалам книги Джон Уокенбах. Excel 2013. Трюки и советы. – СПб.: Питер, 2014. – С. 189–192.