Функции категории Работа с базой
данных используются для анализа
данных, содержащихся в базе данных
(списке). С помощью этих функций можно,
например, подсчитать количество записей
в базе данных; вычислить сумму значений,
удовлетворяющих некоторому условию и
др.
Примечание.
Таблица, используемая в качестве базы
данных, не должна содержать объединенных
ячеек и пустых строк. В пределах столбцов
должны быть данные одного типа.
Рассмотрим использование функции БСЧЁТ,
которая подсчитает количество ячеек в
столбце (поле) списка или базы данных
(таблице, или её части с шапкой), содержащих
значения, удовлетворяющие заданным
условиям. Если аргумент «поле» отсутствует,
то функция БСЧЁТ подсчитывает
количество строк в базе данных, отвечающих
критериям.
-
В таблице Амортизация
оборудования с помощью функции
БСЧЁТ подсчитать число единиц
оборудования, чья амортизация за год
превышает 180 тыс. руб., а время эксплуатации
больше 2 лет.
Рекомендации по выполнению
-
Для задания критериев просмотра,
скопируйте содержимое ячеек D2
и E2 и вставьте его в
свободные ячейки, например H2
и I2. В ячейки под ними H3
и I3 занесите условия как
показано на рис. 5.19.
Рис. 5.19
Задание условий
-
В ячейку А20 введите текст Амортизация
за год >180 тыс. руб., ед. обор. -
В ячейке В20 вызовите Мастер функций, в
категории Работа с базой данных
выберите функцию БСЧЁТ и нажмите
[ОК]. -
В окне Аргументы функции введите
аргументы: База_данных – A2:E5;
Критерий – H2:I3
(рис. 5.20) и нажмите [ОК].
Рис. 5.20
Аргументы функции БСЧЕТ
5.2.7 Текстовые функции
Текстовые функции предназначены
для работы с текстовой информацией. С
их помощью можно определить длину,
изменить регистр, вырезать нужную часть
текстовой строки; объединить несколько
строк в одну и др.
Рассмотрим использование функции
СЦЕПИТЬ, которая объединяет несколько
(до 30) текстовых значений в одно.
Аргументами этой функции могут быть
текстовые строки, числа или ссылки
ячейки.
-
Используя функцию СЦЕПИТЬ сформировать
фразу Амортизация оборудования
составляет 400000 рублей.
Рекомендации по выполнению
-
В
ячейке G9 вызовите Мастер функций, в
категории Текстовые выберите
функцию СЦЕПИТЬ.
Рис. 5.21
Аргументы функции СЦЕПИТЬ
-
В
окне Аргументы функции введите
аргументы (рис. 5.21): Текст1 – A1,
Текст2 – пробел, Текст3 –
составляет, Текст4 – пробел,
Текст5 – Е3, Текст 6 – пробел,
Текст 7 – рублей и нажмите [ОК].
Примечание.
Вместо функции СЦЕПИТЬ для объединения
текстовых значений можно использовать
оператор &.
5.2.8 Логические функции
Логические функции служат
для выполнения стандартных логических
операций (ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ) и ввода
логических значений.
В рассмотренном ниже задании будут
рассмотрены следующие логические
функции:
-
ЕСЛИ – возвращает одно значение,
если заданное условие при вычислении
дает значение ИСТИНА, и другое
значение, если – ЛОЖЬ; -
И – возвращает значение ИСТИНА,
если все аргументы имеют значение
ИСТИНА и значение ЛОЖЬ, если
хотя бы один аргумент – ЛОЖЬ.
-
Используя данные таблицы Амортизация
оборудования принять решение о
списании оборудования в том случае,
если срок его эксплуатации превышает
3 года, а остаточная стоимость меньше
1,5 млн. руб.
Рекомендации по выполнению
-
В
ячейку F2 введите имя
нового столбца Решение о списании,
да/нет, выполните его обрамление,
отрегулируйте ширину. -
В
ячейке F3 вызовите Мастер
функций, в категории Логические
выберите функцию ЕСЛИ и нажмите
[ОК]. -
В
окне Аргументы функции введите
аргументы (рис. 5.22) и нажмите [ОК]:
-
Лог_выражение
– И(D3>3;С3<1500000) -
Значение_если_истина
– да -
Значение_если_ложь
– нет.
Рис. 5.22
Аргументы функции ЕСЛИ
-
Скопируйте
формулу из ячейки F3в
диапазон F4:F5
с использованием маркера автозаполнения.
Результат выполнения задания представлен
на рис. 5.23.
Рис. 5.23
Таблица с результатом выполнения задания
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2021 для Mac Excel 2019 Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel для Mac 2011 Excel Starter 2010 Еще…Меньше
Важно: Вычисляемые результаты формул и некоторые функции листа Excel могут несколько отличаться на компьютерах под управлением Windows с архитектурой x86 или x86-64 и компьютерах под управлением Windows RT с архитектурой ARM. Дополнительные сведения об этих различиях.
Чтобы просмотреть подробную справку о функции, перейдите по нужной ссылке в представленном ниже списке.
|
Функция |
Описание |
|
ДСРЗНАЧ |
Возвращает среднее значение выбранных записей базы данных. |
|
БСЧЁТ |
Подсчитывает количество числовых ячеек в базе данных. |
|
БСЧЁТА |
Подсчитывает количество непустых ячеек в базе данных. |
|
БИЗВЛЕЧЬ |
Извлекает из базы данных одну запись, удовлетворяющую заданному условию. |
|
ДМАКС |
Возвращает максимальное значение среди выделенных записей базы данных. |
|
ДМИН |
Возвращает минимальное значение среди выделенных записей базы данных. |
|
БДПРОИЗВЕД |
Перемножает значения определенного поля в записях базы данных, удовлетворяющих условию. |
|
ДСТАНДОТКЛ |
Оценивает стандартное отклонение по выборке из выделенных записей базы данных. |
|
ДСТАНДОТКЛП |
Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных. |
|
БДСУММ |
Суммирует числа в поле для записей базы данных, удовлетворяющих условию. |
|
БДДИСП |
Оценивает дисперсию по выборке из выделенных записей базы данных. |
|
БДДИСПП |
Вычисляет дисперсию по генеральной совокупности для выделенных записей базы данных. |
Нужна дополнительная помощь?
Главная » Функции Excel »
Функции баз данных
28 Апрель 2011 114229 просмотров
В данной категории собраны несколько специфические функции для работы с упорядоченными данными. Не зря категория включает в себя упоминание про базы данных: таблицы для работы этих функций должны отвечать определенным требованиям:
- таблица должна обязательно содержать заголовки столбцов. Эти заголовки должны располагаться строго в одной строке, не должны содержать объединенных и пустых ячеек.
- таблица должна быть неделимая, т.е. не должна содержать полностью пустых строк и столбцов, а так же объединенных ячеек
- в каждом столбце должна содержаться однотипная информация: если в столбце должны содержаться даты, значит кроме дат там не должно быть ничего другого; если в столбце числа(суммы, кол-во) — значит должны быть только числа. Не следует при отсутствии чисел оставлять ячейку пустой или ставить пробел. Вместо этого необходимо ставить 0.
Для разбора функции баз данных возьмем следующий пример таблицы:
Данная таблица отвечает всем требованиям для работы с функциями баз данных, однако, чтобы более удобно и гибко работать с функциями баз данных лучше сместить таблицу данных на несколько строк вниз, а выше добавить таблицу критериев, где будут формироваться условия отбора данных из основной таблицы:
Именно для этой таблицы будут приведены все примеры описаний функций. И критерии заданы следующие: отбирать из поля «Дерево» Яблони с высотой больше 3 и меньше 6 и Вишни, со значением в поле «Возраст» больше 8. Если посмотреть на таблицу данных(из которой будут отбираться данные и производится расчеты функциями), то этим критериям отвечают только две строки: строки 9 и 10 листа.
Как видно, в качестве критериев можно указывать выражение в виде: >6, <0, <>0(не равно нулю), >=7, <=12. Так же знаки равенства и сравнения можно применять и с текстовыми данными, например: <>»Яблоня».
Все функции из категории баз данных имеют три одинаковых аргумента:
Функция(база_данных; поле; критерий)
база_данных — ссылка на ячейки данных таблицы, включая заголовок(A6:E12).
поле — в данном аргументе можно записать как непосредственно текст с названием столбца в кавычках («Дерево», «Возраст» или «Урожай»), так и число, задающее положение столбца в таблице: 1 — для первого поля(столбца) в таблице «Дерево», 2 — для второго поля «Высота», 3 — для третьего поля «Возраст» и так далее.
критерий — ссылка на диапазон ячеек с условиями отбора(A1:F3). Функция отберет данные из таблицы, которые удовлетворяют условиям, указанным в ячейках критериев. В ссылке на критерии обязательно должны быть включены названия столбцов, для которых выполняется отбор данных.
- ДСРЗНАЧ(DAVERAGE) — Вычисляет среднее значение выбранных записей базы данных:
=ДСРЗНАЧ(A6:E12;5;A1:F3)
=ДСРЗНАЧ(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
=DAVERAGE(A6:E12,5,A1:F3)вернет значение 90 000р., т.к. сумма прибыли отобранных записей равна 180 000р., а всего отобрано 2 записи. 180 000/2 = 90 000. - БСЧЁТ(DCOUNT) — Подсчитывает количество числовых ячеек в базе данных:
=БСЧЁТ(A6:E12;5;A1:F3)
=БСЧЁТ(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
=DCOUNT(A6:E12,5,A1:F3)вернет число 2, т.к. только две строки в таблице отвечают критериям - БСЧЁТА(DCOUNTA) — Подсчитывает количество непустых ячеек в базе данных:
=БСЧЁТА(A6:E12;4;A1:F3)
=БСЧЁТА(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
=DCOUNTA(A6:E12,4,A1:F3)вернет 2, т.е. подсчитает в отвечающих критериям строках количество непустых ячеек в столбце «Прибыль» - БИЗВЛЕЧЬ(DGET) — Извлекает из базы данных одну запись, удовлетворяющую заданному условию:
=БИЗВЛЕЧЬ(A6:E12;5;A1:F3)
=БИЗВЛЕЧЬ(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
=DGET(A6:E12,5,A1:F3)для заданных условий вернет значение ошибки #ЧИСЛО!(#NUM!), т.к. этим условиям отвечает более одной записи. Если же указать диапазон для критерия как:
=БИЗВЛЕЧЬ(A6:E12;5;A1:F2)то функция вернет значение 75 000р., т.е. единственную запись о прибыли для Яблонь с высотой больше 3 и меньше 6 (в данный промежуток попадает лишь строка 10 — Яблона, высота 5) - ДМАКС(DMAX) — Находит максимальное значение среди выделенных записей базы данных:
=ДМАКС(A6:E12;5;A1:F3)
=ДМАКС(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
=DMAX(A6:E12,5,A1:F3)вернет сумму 105 000р., т.к. это максимальная прибыль из всех отвечающих критериям строк. - ДМИН(DMIN) — Находит минимальное значение среди выделенных записей базы данных:
=ДМИН(A6:E12;5;A1:F3)
=ДМИН(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
=DMIN(A6:E12,5,A1:F3)вернет сумму 75 000р., т.к. это минимальная прибыль из всех строк, отвечающих критериям - БДПРОИЗВЕД(DPRODUCT) — Перемножает значения определенного поля в записях базы данных, удовлетворяющих условию:
=БДПРОИЗВЕД(A6:E12;3;A1:F3)
=БДПРОИЗВЕД(A6:E12;»Возраст»;A1:F3)
=DPRODUCT(A6:E12,3,A1:F3)вернет 210, т.к. будут перемножены все значения столбца «Возраст», отвечающие критериям(14*15=210) - ДСТАНДОТКЛ(DSTDEV) — Оценивает стандартное отклонение по выборке из выделенных записей базы данных:
=ДСТАНДОТКЛ(A6:E12;4;A1:F3)
=ДСТАНДОТКЛ(A6:E12;»Урожайность»;A1:F3)
=DSTDEV(A6:E12,4,A1:F3)вернет 0,707107, т.е. оценку стандартного отклонения урожайности по указанным критериям. - ДСТАНДОТКЛП(DSTDEVP) — Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных:
=ДСТАНДОТКЛП(A6:E12;4;A1:F3)
=ДСТАНДОТКЛП(A6:E12;»Урожайность»;A1:F3)
=DSTDEVP(A6:E12,4,A1:F3)вернет 0,5, т.е. точное стандартное отклонение урожайности по указанным критериям, если считать, что данные в базе данных описывают генеральную совокупность всех деревьев в саду. - БДСУММ(DSUM) — Суммирует числа в поле для записей базы данных, удовлетворяющих условию:
=БДСУММ(A6:E12;5;A1:F3)
=БДСУММ(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
=DSUM(A6:E12,5,A1:F3)вернет сумму прибыли всех строк, отвечающих критериям, т.е. 180 000р.
=БДСУММ(A6:E12;5;A1:A2)
=DSUM(A6:E12,5,A1:A2)вернет сумму прибыли от всех Яблонь, т.е. 225 000р. - БДДИСП(DVAR) — Оценивает дисперсию по выборке из выделенных записей базы данных:
=БДДИСП(A6:E12;4;A1:A2)
=БДДИСП(A6:E12;»Урожайность»;A1:A2)
=DVAR(A6:E12,4,A1:A2)вернет 0,5, что будет оценкой дисперсии урожайности по указанным критериям, если считать, что данные в таблице являются выборкой из генеральной совокупности всех деревьев в саду - БДДИСПП(DVARP) — Вычисляет дисперсию по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных:
=БДДИСПП(A6:E12;4;A1:A2)
=БДДИСПП(A6:E12;»Урожайность»;A1:A2)
=DVARP(A6:E12,4,A1:A2)вернет 10,66667, т.е. точную дисперсию урожайности Яблонь и Вишень, если считать, что данные в базе данных описывают генеральную совокупность всех деревьев в саду
Статья помогла? Сделай твит, поделись ссылкой с друзьями!
Любая база данных (БД) – это сводная таблица с параметрами и информацией. Программа большинства школ предусматривала создание БД в Microsoft Access, но и Excel имеет все возможности для формирования простых баз данных и удобной навигации по ним.
Как сделать базу данных в Excel, чтобы не было удобно не только хранить, но и обрабатывать данные: формировать отчеты, строить графики, диаграммы и т.д.
Пошаговое создание базы данных в Excel
Для начала научимся создавать БД с помощью инструментов Excel. Пусть мы – магазин. Составляем сводную таблицу данных по поставкам различных продуктов от разных поставщиков.
| №п/п | Продукт | Категория продукта | Кол-во, кг | Цена за кг, руб | Общая стоимость, руб | Месяц поставки | Поставщик | Принимал товар |
С шапкой определились. Теперь заполняем таблицу. Начинаем с порядкового номера. Чтобы не проставлять цифры вручную, пропишем в ячейках А4 и А5 единицу и двойку, соответственно. Затем выделим их, схватимся за уголок получившегося выделения и продлим вниз на любое количество строк. В небольшом окошечке будет показываться конечная цифра.
Примечание. Данную таблицу можно скачать в конце статьи.
По базе видим, что часть информации будет представляться в текстовом виде (продукт, категория, месяц и т.п.), а часть – в финансовом. Выделим ячейки из шапки с ценой и стоимостью, правой кнопкой мыши вызовем контекстное меню и выберем ФОРМАТ ЯЧЕЕК.
Появится окно, где мы выберем формат – финансовый. Число десятичных знаков поставим 1. Обозначение выбирать не будем, т.к. в шапке у нас уже указано, что цена и стоимость в рублях.
Аналогично поступаем с ячейками, куда будет вписываться количество. Формат выбираем числовой.
Еще одно подготовительное действие. Т.к. стоимость рассчитывается как цена, помноженная на количество, можно сразу учесть это в соответствующих ячейках. Для этого записываем в ячейке F4 формулу и протягиваем ее на остальные ячейки в этом столбце. Так, стоимость будет подсчитываться автоматически при заполнении таблицы.
Теперь заполняем таблицу данными.
Важно! При заполнении ячеек, нужно придерживаться единого стиля написания. Т.е. если изначально ФИО сотрудника записывается как Петров А.А., то остальные ячейки должны быть заполнены аналогично. Если где-то будет написано иначе, например, Петров Алексей, то работа с БД будет затруднена.
Таблица готова. В реальности она может быть гораздо длиннее. Мы вписали немного позиций для примера. Придадим базе данных более эстетичный вид, сделав рамки. Для этого выделяем всю таблицу и на панели находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ ГРАНИЦ.
Аналогично обрамляем шапку толстой внешней границей.
Функции Excel для работы с базой данных
Теперь обратимся к функциям, которые Excel предлагает для работы с БД.
Работа с базами данных в Excel
Пример: нам нужно узнать все товары, которые принимал Петров А.А. Теоретически можно глазами пробежаться по всем строкам, где фигурирует эта фамилия, и скопировать их в отдельную таблицу. Но если наша БД будет состоять из нескольких сотен позиций? На помощь приходит ФИЛЬТР.
Выделяем шапку таблицы и во вкладке ДАННЫЕ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).
У каждой ячейки в шапке появляется черная стрелочка на сером фоне, куда можно нажать и отфильтровать данные. Нажимаем ее у параметра ПРИНИМАЛ ТОВАР и снимаем галочку с фамилии КОТОВА.
Таким образом, у нас остаются данные только по Петрову.
Обратите внимание! При сортировке данных сохраняются не только все позиции в столбцах, но и номера соответствующих строк на листе (они подсвечены синим). Эта особенность пригодится нам позже.
Можно произвести дополнительную фильтрацию. Определим, какие крупы принял Петров. Нажмем стрелочку на ячейке КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и оставим только крупы.
Вернуть полную БД на место легко: нужно только выставить все галочки в соответствующих фильтрах.
Сортировка данных
В нашем примере БД заполнялась в хронологическом порядке по мере привоза товара в магазин. Но если нам нужно отсортировать данные по другому принципу, Excel позволяет сделать и это.
К примеру, мы хотим отсортировать продукты по мере увеличения цены. Т.е. в первой строке будет самый дешевый продукт, в последней – самый дорогой. Выделяем столбец с ценой и на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР.
Т.к. мы решили, что сверху будет меньшая цена, выбираем ОТ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ. Появится еще одно окно, где в качестве предполагаемого действия выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы остальные столбцы тоже подстроились под сортировку.
Видим, что данные выстроились по увеличивающейся цене.
Примечание! Сделать сортировку по убыванию или увеличению параметра можно через автофильтр. При нажатии стрелочки тоже предлагается такое действие.
Сортировка по условию
Нам нужно извлечь из БД товары, которые покупались партиями от 25 кг и более. Для этого на ячейке КОЛ-ВО нажимаем стрелочку фильтра и выбираем следующие параметры.
В появившемся окне напротив условия БОЛЬШЕ ИЛИ РАВНО вписываем цифру 25. Получаем выборку с указанием продукты, которые заказывались партией больше или равной 25 кг. А т.к. мы не убирали сортировку по цене, то эти продукты расположились еще и в порядке ее возрастания.
Промежуточные итоги
И еще одна полезная функция, которая позволит посчитать сумму, произведение, максимальное, минимальное или среднее значение и т.п. в имеющейся БД. Она называется ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие ее от обычных команд в том, что она позволяет считать заданную функцию даже при изменении размера таблицы. Чего невожнможно реалиловать в данном случаи с помощью функции =СУММ(). Рассмотрим на примере.
Предварительно придадим нашей БД полный вид. Затем создадим формулу для автосуммы стоимости, записав ее в ячейке F26. Параллельно вспоминаем особенность сортировки БД в Excel: номера строк сохраняются. Поэтому, даже когда мы будем делать фильтрацию, формула все равно будет находиться в ячейке F26.
Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет 30 аргументов. Первый статический: код действия. По умолчанию в Excel сумма закодирована цифрой 9, поэтому ставим ее. Второй и последующие аргументы динамические: это ссылки на диапазоны, по которым подводятся итоги. У нас один диапазон: F4:F24. Получилось 19670 руб.
Теперь попробуем снова отсортировать кол-во, оставив только партии от 25 кг.
Видим, что сумма тоже изменилась.
Скачать пример
Получается, что в Excel тоже можно создавать небольшие БД и легко работать с ними. При больших объемах данных это очень удобно и рационально.
Описание категории «Работа с базой данных»
Категории функций работы с базой данных были упразднены (имеется ввиду отсутствие данной категории в списке функций на вкладке формул, однако, ввод непосредственно в ячейку функции возможен, более того, данные функции не помечены как устаревшие, т.к. прямой замены не предусмотрено) со времен Office 2007, т.к. их использование сопряжено с целым рядом неудобств, с точки зрения обычного пользователя, который не привык работать с базами данных:
- обязательные заголовки таблицы должны располагаться строго в одной строке и не должны содержать пропусков и объединенных ячеек;
- не должно быть объединенных ячеек, а также полностью пустых строк или столбцов;
- столбцы должны содержать однотипную информацию.
Пример правильно подготовленной таблицы для работы с функциями категории «Работа с базой данных»:
В то же время, Excel имеет достаточно инструментов, которые позволят заменить категорию функций работы с базой данных, без приведения исходной таблицы к выше обозначенным критериям, самым простым заменителем будет расширенный фильтр и стандартные функции нахождения максимального, минимального, произведения, подсчета ячеек и т.д.