Функция getpivotdata в excel что

Зачем нужна функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ

Предположим, что из вот такой базы данных по продажам:

…вы создали небольшую, но симпатичную сводную таблицу:

Но ваш руководитель хочет не совсем ее, а что-то похожее на:

То есть имеем несколько ощутимых трудностей:

• Исходный внешний вид сводной таблицы не подходит — дизайн отчета должен соответствовать корпоративным стандартам (цвета, логотипы, спарклайны, стрелки и т.д.). «Дорабатывать напильником» дизайн сводной — долгий и мучительный процесс. И не факт, что красота не слетит после пересчета и обновления.
• Из всей сводной для отчета вам нужны не все данные, а только конкретные модели Ford по Питеру — придется руками фильтровать.
• Стандартные итоги в сводной нам не подходят, т.к. нужны суммы по выручке в зеленых ячейках, но среднее по месяцу в итогах — сводная так не умеет.
• Полученные в сводной результаты — еще не конец, нам необходимо произвести с ними какие-то дополнительные вычисления: пересчитать выручку в тысячах, добавить прогноз на апрель, сравнить этот год с прошлым. Многое из перечисленного в сводных или невозможно в принципе (особенно для сводных на основе OLAP-кубов) или делается, но «через одно место» с помощью вычисляемых полей и объектов.
• Нужно построить по результатам хитрую диаграмму (обычные сводные диаграммы имеют много ограничений).

Изящным решением всех этих проблем может стать функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ (GETPIVOTDATA), которая умеет извлекать нужные нам данные из сводной, чтобы использовать их в других таблицах или расчетах.

Сделаем на отдельном от сводной листе заготовку отчета:

Выделите первую ячейку зеленого диапазона, введите знак «равно» и щелкните по ячейке в сводной, которая содержит нужные данные, т.е. по B8, где лежит выручка Fiesta за январь. Вместо привычной ссылки а-ля «морской бой» Excel вставит функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ:

Давайте разберем ее подробно:

• Первый ее аргумент («Выручка») — это имя извлекаемого поля.
• Второй (Лист1!$A$4) — это адрес первой ячейки сводной таблицы, откуда мы берем данные. Этот параметр нужен, т.к. на листе может быть несколько сводных и Excel должен понимать из какой именно нужно вытащить число.
• Все остальные аргументы начиная с третьего — это попарно название поля и его значение, т.е., в нашем случае, это имя модели (Наименование=»Fiesta») и временной период (Дата=1). Поскольку в сводной была применена группировка дат по месяцам, то в функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ мы получили не имя месяца, а его номер. Если бы в исходной базе данных был столбец не с датой, а с названием месяца, то группировка была бы не нужна и вместо единички был бы просто «январь».

А теперь самое интересное.

Аккуратно замените в формуле «Fiesta» на $С7, а единичку на D$5 и допишите в конце формулы деление на 1000, т.к. нам нужно отобразить данные в тысячах. Затем нажмите на Enter и протяните формулу на оставшиеся зеленые ячейки.

Теперь с данными в зеленых ячейках можно работать как с обычными формулами, а не как со сводной таблицей с ее жесткими ограничениями, т.е. дальше можно спокойно считать любые итоги, динамику, прогнозы, строить любую диаграмму и т.д.

Если исходные данные поменяются, то нужно будет лишь обновить сводную (правой кнопкой мыши — Обновить). Даже если завтра изменится количество моделей или, скажем, Fiesta будет уже не третьей по счету машиной в сводной, наша функция все равно ее найдет и правильно извлечет соответствующий ей результат для нашего отчета.

Ссылки по теме

• Что такое сводные таблицы и как их строить
• Настройка вычислений в сводных таблицах
• Группировка дат, чисел и текста в сводных таблицах

Description

The GETPIVOTDATA function returns data stored in a PivotTable report. You can use it to retrieve summary data from a PivotTable report, provided the summary data is visible in the report.

You can quickly enter a simple GETPIVOTDATA formula by typing = (the equal sign) in the cell you want to return the value to and then clicking the cell in the PivotTable report that contains the data you want to return. Excel then automatically inserts the GETPIVOTDATA function into the active cell.

In order to have this quick entry of GETPIVOTDATA function, ‘Use GetPivotData functions for PivotTable references’ Excel option should be enabled.

Use the following steps −

• Step 1 − Click File → Options. The Excel Options Window appears.

• Step 2 − Click Formulas in the left pane.

• Step 3 − Select ‘Use GetPivotData functions for PivotTable references’ in the “Working with formulas” section.

• Step 4 − Click OK.

Syntax

GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1, field2, item2] ...) 

Arguments

Notes

• Calculated fields or items and custom calculations are included in GETPIVOTDATA calculations.

• If pivot_table is a range that includes two or more PivotTable reports, data will be retrieved from whichever report was created most recently in the range.

• If the field and item arguments describe a single cell, the value of that cell is returned regardless of whether it is a string, number, error, etc.

• If an item contains a date, the value must be expressed as a serial number or populated by using the DATE function so that the value will be retained if the Worksheet is opened in a different location.

• For example, an item referring to the date March 5, 1999 could be entered as 36224 or DATE (1999,3,5).

• Times can be entered as decimal values or by using the TIME function.

• If pivot_table is not a range in which a PivotTable report is found, GETPIVOTDATA returns #REF! error value.

• If the arguments do not describe a visible field, or if they include a report filter in which the filtered data is not displayed, GETPIVOTDATA returns the #REF! error value.

• Any of the fields specified by the data_field, [field] or [item] arguments are not valid fields within the specified pivot table, GETPIVOTDATA returns the #REF! error value.

Applicability

Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016

Example

advanced_excel_lookup_reference_functions.htm

Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel предназначена для получения доступа к полям данных сводных таблиц и возвращает данные в соответствии с запросом (формируется на основе переданных в данную функцию аргументов).

Пример как использовать функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel

Пример 1. В таблице Excel содержатся данные о поступлениях бытовой техники различного типа и от разных производителей на склад интернет-магазина по номеру дня. Создать сводную таблицу на основе существующей, получить данные о количестве полученных ноутбуках фирмы Samsung и их общей стоимости с помощью функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ.

Исходная таблица:

Создадим сводную таблицу на новом листе, которая категорирует данные по типу техники и фирме-производителе, и содержит данные о количестве поступивших товаров и их общей сумме:

Для получения искомых данных можно вручную ввести следующую функцию:

Описание аргументов:

• «Количество» – поле сводной таблицы, данные из которого требуется получить;
• A4:C15 – диапазон ячеек, в которых находится сводная таблица;
• «Наименование»;»Ноутбук»;»Фирма»;»Samsung» – характеристика получаемых данных, на основании которой производится поиск требуемых данных.

Полученный результат:

Как видно, результат совпадает со значением, хранящимся в сводной таблице. Для получения значения поля «Сумма» воспользуемся более удобным способом получения данных, когда рассматриваемая функция генерируется автоматически. Для этого выделим ячейку G8, вставим символ «=» и выделим ячейку B7:

Данная формула была сгенерирована автоматически. Полученный результат:

С помощью данной формулы мы имеем возможность получить доступ к любым значениям полей сводной таблицы Excel.



Выборка данных из сводной таблицы с помощью формулы Excel

Пример 2. На основании данных из первого примера необходимо определить, насколько количество привезенных на склад телевизоров Samsung превышает количество телевизоров LG, а также разницу их общей стоимости.

При работе с исходной таблицей нужно было бы отыскать данные для каждого поступления требуемой техники, что потребовало бы огромные временные затраты, если таблица содержала, например, данные за последний год. Благодаря использованию сводной таблицы и рассматриваемой функции расчет сводится к простым формулам:

Формула 1 для разницы количества:

Формула 2 для разницы общей суммы:

Полученный результат:

К числу достоинств данной функции относится не только возможность получения результатов в любом удобном представлении. Все полученные значения находятся в динамической зависимости с исходной таблицей, то есть будут обновляться при внесении изменений в исходную таблицу.

Формула для анализа данных полученных из сводной таблицы Excel

Пример 3. В таблицу Excel выгружены статистические данные сайта в виде таблицы с полями «День», «Логин», «Страна» и «Время активности». Определить среднее время активности на сайте за исследуемый период для пользователей из каждой страны, вычислить наибольшее среди полученных значений.

Исходная таблица:

Создадим сводную таблицу на новом листе и добавим поля для отображения среднего значения времени активности на сайте:

Произведем расчет для пользователя из GB (Великобритания):

Формула выглядит очень громоздкой, однако ее аргументы генерируются автоматически при выборе соответствующих ячеек. Итоговые результаты расчета:

Определим наибольшее значение с помощью соответствующей формулы:

=НАИБОЛЬШИЙ(I10:I24;1)

Полученный результат:

Как видно, на сайте в среднем больше времени проводили пользователи из UA (Украины).

Особенности использования функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Excel

Рассматриваемая функция имеет следующий синтаксис:

ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ(поле_данных; сводная_таблица; [поле1; элем1; поле2; элем2]; …)

Описание аргументов (первые два являются обязательными для заполнения):

• поле_данных – аргумент, характеризующий имя поля данных, в котором содержатся данные для извлечения. Должен быть представлен текстовой строкой, например «Покупки».
• сводная_таблица – аргумент, принимающий ссылку на всю сводную таблицу, либо на некоторый диапазон ячеек, содержащийся в ней. Необходим для определения сводной таблицы, данные из которой требуется получить.
• [поле1; элем1; поле2; элем2]; … — необязательные аргументы, характеризующие данные, которые необходимо получить. Функция принимает до 126 пар имен полей и элементов. Имена элементов необходимо заключать в кавычки (исключением являются данные числового типа и даты).

Примечания 1:

1. В качестве аргумента сводная_таблица может быть передан диапазон ячеек, который включает сразу несколько сводных таблиц. В этом случае функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ будет извлекать данные из созданной последней таблицы.
2. Если аргумент сводная_таблица принимает диапазон пустых ячеек, рассматриваемая функция вернет код ошибки #REF!.
3. Пара поле1; элем1, ссылающаяся на одну и ту же ячейку, вернут данные из данной ячейки, которые могут быть любого типа, включая код ошибки.
4. Код ошибки #ССЫЛКА! Будет возвращен в случае, если аргументы функции указывают на невидимое поле или содержат фильтр, не отображающий данные согласно установленным им условиям.
5. Для корректного отображения данных в формате Время и Дата необходимо выполнять прямое преобразование (использовать функции ДАТА, ДАТАЗНАЧ и ВРЕМЯ).

Примечания 2:

1. Сводные таблицы используются для создания удобочитаемого отчета на основе данных из имеющейся громоздкой таблицы с большим количеством полей данных.
2. В Excel реализован визуальный интерфейс создания сводных таблиц, который делает данный процесс простым и наглядным. Однако алгоритм форматирования таких таблиц не является достаточно гибким, поэтому зачастую не удается достичь ожидаемого результата.
3. Один из специалистов Microsoft предложил новый метод, согласно которому созданная сводная таблица является не окончательным действием, а лишь промежуточным этапом при создании отчетов. Требуется самостоятельно создать оболочку итогового отчета, которая затем будет заполнена данными из сводной таблицы с использованием рассматриваемой функции. При этом сводная таблица может иметь примитивный вид, не требует форматирования и может находиться на скрытом листе в качестве невидимой базы данных.
4. При необходимости можно отключить функционал автоматического генерирования рассматриваемой функции. Для этого в параметрах сводных таблиц необходимо снять флажок перед «Создать GetPivotData».
5. Синтаксис функции достаточно сложный, поэтому чтобы упростить работу с ней, можно выполнить следующие действия:

• выделить пустую ячейку и ввести символ «=»;
• выделить поле данных с требуемой информацией в сводной таблице;
• функция с требуемыми аргументами сгенерируется автоматически.

Описание

Синтаксис и аргументы

Использование и примеры

• Пример 1: базовое использование GETPIVOTDATA функция
• Пример 2: Как избежать значений ошибок, если аргументом является дата или время в GETPIVOTDATA функция

Описание

Наблюдения и советы этой статьи мы подготовили на основании опыта команды GETPIVOTDATA функция запрашивает сводную таблицу и возвращает данные на основе структуры сводной таблицы.

Синтаксис и аргументы

Синтаксис формулы

=GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], …)

аргументы

Возвращаемое значение

Функция GETPIVOTDATA возвращает данные, хранящиеся в данной сводной таблице.

Замечания

1) Вычисляемые поля и пользовательские вычисления, такие как общая сумма и сумма каждого результата, также могут быть аргументами в GETPIVOTDATA функции.

2) Если элемент содержит дату или время, возвращаемое значение может быть потеряно, если книгу переместить в другое место и отобразить как значение ошибки #REF !. Чтобы избежать этого случая, вы можете выразить дату или время как порядковый номер, например show 12/3/2018 как 43437.

3) Если аргумент pivot_table не является ячейкой или диапазоном, в котором находится сводная таблица, GETPIVOTDATA возвращает #REF !.

4) Если аргументы не видны в данной сводной таблице, GETPIVOTDATA функция возвращает # ССЫЛКУ! значение ошибки.

Использование и примеры

Пример 1: базовое использование GETPIVOTDATA функция

1) Только первые два обязательных аргумента:

=GETPIVOTDATA(«StoreNorth»,$A$3)

Объясните:

Если есть только два аргумента в GETPIVOTDARA функция, она автоматически возвращает значения в поле Grand Total в зависимости от имени данного элемента. В моем примере он возвращает общее количество полей StoreNorth в сводной таблице, которое помещается в диапазон A3: E9 (начинается с ячейки A3).

2) С аргументом data_field, pivot_table, field1, item1

=GETPIVOTDATA(«StoreNorth»,$A$3,»Product»,»B»)

Объясните:

Юг, север: data_field, поле, из которого вы хотите получить значение;

A3: pivot_table, первая ячейка сводной таблицы — это ячейка A3;

Продукт, B: filed_name, item_name, пара, которая описывает, какое значение вы хотите вернуть.

Пример 2: Как избежать значений ошибок, если аргументом является дата или время в GETPIVOTDATA функция

Если аргументы в GETPIVOTDATA содержат дату или время, результат может быть изменен на значение ошибки # ССЫЛКА! пока книга открыта в другом месте, как показано ниже:

В этом случае вы можете

1) Используйте DATEVALUE функция

=GETPIVOTDATA(«EachDate»,A3,»Date Record»,DATEVALUE(«12/3/2018»))

2) Используйте DATE функция

=GETPIVOTDATA(«EachDate»,A3,»Date Record»,DATE(2018,12,3))

3) Обратитесь к ячейке с датой

=GETPIVOTDATA(«EachDate»,A3,»Date Record»,A12)

Файл примера