Функция базы данных в excel пример

Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2021 для Mac Excel 2019 Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel для Mac 2011 Excel Starter 2010 Еще…Меньше

Нужна дополнительная помощь?

Главная » Функции Excel »

Функции баз данных

28 Апрель 2011              114222 просмотров

В данной категории собраны несколько специфические функции для работы с упорядоченными данными. Не зря категория включает в себя упоминание про базы данных: таблицы для работы этих функций должны отвечать определенным требованиям:

• таблица должна обязательно содержать заголовки столбцов. Эти заголовки должны располагаться строго в одной строке, не должны содержать объединенных и пустых ячеек.
• таблица должна быть неделимая, т.е. не должна содержать полностью пустых строк и столбцов, а так же объединенных ячеек
• в каждом столбце должна содержаться однотипная информация: если в столбце должны содержаться даты, значит кроме дат там не должно быть ничего другого; если в столбце числа(суммы, кол-во) — значит должны быть только числа. Не следует при отсутствии чисел оставлять ячейку пустой или ставить пробел. Вместо этого необходимо ставить 0.

Для разбора функции баз данных возьмем следующий пример таблицы:

Данная таблица отвечает всем требованиям для работы с функциями баз данных, однако, чтобы более удобно и гибко работать с функциями баз данных лучше сместить таблицу данных на несколько строк вниз, а выше добавить таблицу критериев, где будут формироваться условия отбора данных из основной таблицы:

Именно для этой таблицы будут приведены все примеры описаний функций. И критерии заданы следующие: отбирать из поля «Дерево» Яблони с высотой больше 3 и меньше 6 и Вишни, со значением в поле «Возраст» больше 8. Если посмотреть на таблицу данных(из которой будут отбираться данные и производится расчеты функциями), то этим критериям отвечают только две строки: строки 9 и 10 листа.
Как видно, в качестве критериев можно указывать выражение в виде: >6, <0, <>0(не равно нулю), >=7, <=12. Так же знаки равенства и сравнения можно применять и с текстовыми данными, например: <>»Яблоня».

Все функции из категории баз данных имеют три одинаковых аргумента:
Функция(база_данных; поле; критерий)
база_данных — ссылка на ячейки данных таблицы, включая заголовок(A6:E12).
поле — в данном аргументе можно записать как непосредственно текст с названием столбца в кавычках («Дерево», «Возраст» или «Урожай»), так и число, задающее положение столбца в таблице: 1 — для первого поля(столбца) в таблице «Дерево», 2 — для второго поля «Высота», 3 — для третьего поля «Возраст» и так далее.
критерий — ссылка на диапазон ячеек с условиями отбора(A1:F3). Функция отберет данные из таблицы, которые удовлетворяют условиям, указанным в ячейках критериев. В ссылке на критерии обязательно должны быть включены названия столбцов, для которых выполняется отбор данных.

• ДСРЗНАЧ(DAVERAGE) — Вычисляет среднее значение выбранных записей базы данных:
  =ДСРЗНАЧ(A6:E12;5;A1:F3)
  =ДСРЗНАЧ(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
  =DAVERAGE(A6:E12,5,A1:F3)вернет значение 90 000р., т.к. сумма прибыли отобранных записей равна 180 000р., а всего отобрано 2 записи. 180 000/2 = 90 000.
• БСЧЁТ(DCOUNT) — Подсчитывает количество числовых ячеек в базе данных:
  =БСЧЁТ(A6:E12;5;A1:F3)
  =БСЧЁТ(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
  =DCOUNT(A6:E12,5,A1:F3)вернет число 2, т.к. только две строки в таблице отвечают критериям
• БСЧЁТА(DCOUNTA) — Подсчитывает количество непустых ячеек в базе данных:
  =БСЧЁТА(A6:E12;4;A1:F3)
  =БСЧЁТА(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
  =DCOUNTA(A6:E12,4,A1:F3)вернет 2, т.е. подсчитает в отвечающих критериям строках количество непустых ячеек в столбце «Прибыль»
• БИЗВЛЕЧЬ(DGET) — Извлекает из базы данных одну запись, удовлетворяющую заданному условию:
  =БИЗВЛЕЧЬ(A6:E12;5;A1:F3)
  =БИЗВЛЕЧЬ(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
  =DGET(A6:E12,5,A1:F3)для заданных условий вернет значение ошибки #ЧИСЛО!(#NUM!), т.к. этим условиям отвечает более одной записи. Если же указать диапазон для критерия как:
  =БИЗВЛЕЧЬ(A6:E12;5;A1:F2)то функция вернет значение 75 000р., т.е. единственную запись о прибыли для Яблонь с высотой больше 3 и меньше 6 (в данный промежуток попадает лишь строка 10 — Яблона, высота 5)
• ДМАКС(DMAX) — Находит максимальное значение среди выделенных записей базы данных:
  =ДМАКС(A6:E12;5;A1:F3)
  =ДМАКС(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
  =DMAX(A6:E12,5,A1:F3)вернет сумму 105 000р., т.к. это максимальная прибыль из всех отвечающих критериям строк.
• ДМИН(DMIN) — Находит минимальное значение среди выделенных записей базы данных:
  =ДМИН(A6:E12;5;A1:F3)
  =ДМИН(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
  =DMIN(A6:E12,5,A1:F3)вернет сумму 75 000р., т.к. это минимальная прибыль из всех строк, отвечающих критериям
• БДПРОИЗВЕД(DPRODUCT) — Перемножает значения определенного поля в записях базы данных, удовлетворяющих условию:
  =БДПРОИЗВЕД(A6:E12;3;A1:F3)
  =БДПРОИЗВЕД(A6:E12;»Возраст»;A1:F3)
  =DPRODUCT(A6:E12,3,A1:F3)вернет 210, т.к. будут перемножены все значения столбца «Возраст», отвечающие критериям(14*15=210)
• ДСТАНДОТКЛ(DSTDEV) — Оценивает стандартное отклонение по выборке из выделенных записей базы данных:
  =ДСТАНДОТКЛ(A6:E12;4;A1:F3)
  =ДСТАНДОТКЛ(A6:E12;»Урожайность»;A1:F3)
  =DSTDEV(A6:E12,4,A1:F3)вернет 0,707107, т.е. оценку стандартного отклонения урожайности по указанным критериям.
• ДСТАНДОТКЛП(DSTDEVP) — Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных:
  =ДСТАНДОТКЛП(A6:E12;4;A1:F3)
  =ДСТАНДОТКЛП(A6:E12;»Урожайность»;A1:F3)
  =DSTDEVP(A6:E12,4,A1:F3)вернет 0,5, т.е. точное стандартное отклонение урожайности по указанным критериям, если считать, что данные в базе данных описывают генеральную совокупность всех деревьев в саду.
• БДСУММ(DSUM) — Суммирует числа в поле для записей базы данных, удовлетворяющих условию:
  =БДСУММ(A6:E12;5;A1:F3)
  =БДСУММ(A6:E12;»Прибыль»;A1:F3)
  =DSUM(A6:E12,5,A1:F3)вернет сумму прибыли всех строк, отвечающих критериям, т.е. 180 000р.
  =БДСУММ(A6:E12;5;A1:A2)
  =DSUM(A6:E12,5,A1:A2)вернет сумму прибыли от всех Яблонь, т.е. 225 000р.
• БДДИСП(DVAR) — Оценивает дисперсию по выборке из выделенных записей базы данных:
  =БДДИСП(A6:E12;4;A1:A2)
  =БДДИСП(A6:E12;»Урожайность»;A1:A2)
  =DVAR(A6:E12,4,A1:A2)вернет 0,5, что будет оценкой дисперсии урожайности по указанным критериям, если считать, что данные в таблице являются выборкой из генеральной совокупности всех деревьев в саду
• БДДИСПП(DVARP) — Вычисляет дисперсию по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных:
  =БДДИСПП(A6:E12;4;A1:A2)
  =БДДИСПП(A6:E12;»Урожайность»;A1:A2)
  =DVARP(A6:E12,4,A1:A2)вернет 10,66667, т.е. точную дисперсию урожайности Яблонь и Вишень, если считать, что данные в базе данных описывают генеральную совокупность всех деревьев в саду

Базы данных (БД) — набор упорядоченной информации, которая хранится в одном месте. Их создают, чтобы быстро находить, систематизировать и редактировать нужные данные, а при необходимости собирать их в отчёт или показывать в виде диаграммы.

Специализированных программ для формирования и ведения баз данных много. В том же MS Office для этого есть отдельное приложение — Microsoft Access. Но и в Excel достаточно возможностей для создания простых баз и удобного управления ими. Есть ограничение — количество строк базы данных в Excel не должно быть больше одного миллиона.

В статье разберёмся:

• как выглядит база данных в Excel;
• как её создать и настроить;
• как работать с готовой базой данных в Excel — фильтровать, сортировать и искать записи.

База данных в Excel — таблица с информацией. Она состоит из однотипных строк — записей базы данных. Записи распределены по столбцам — полям базы данных.

Названия полей — шапка таблицы — определяют структуру базы данных. Они показывают, какую информацию содержит база. В примере выше это имя менеджера автосалона, дата продажи, модель и характеристики автомобиля, который он продал.

Каждая запись — строка таблицы — относится к одному объекту базы данных и содержит информацию о нём. В нашем примере записи характеризуют продажи, совершённые менеджерами автосалона.

При создании базы данных нельзя оставлять промежуточные строки полностью пустыми, как на скриншоте ниже. Так база теряет свою целостность — в таком виде ей нельзя управлять как единым объектом.

Разберём пошагово, как создать базу данных из примера выше и управлять ей.

Создаём структуру базы данных

Выше мы определили, что структуру базы данных определяют названия полей (шапка таблицы).

Задача для нашего примера — создать базу данных, в которой будут храниться все данные о продажах автомобилей менеджерами автосалона. Каждая запись базы — одна продажа, поэтому названия полей БД будут такими:

• «Менеджер»;
• «Дата продажи»;
• «Марка, модель»;
• «Цвет»;
• «Год выпуска»;
• «Объём двигателя, л»;
• «Цена, руб.».

Введём названия полей в качестве заголовков столбцов и отформатируем их так, чтобы они визуально отличались от дальнейших записей.

Создаём записи базы данных

В нашем примере запись базы данных — одна продажа. Перенесём в таблицу всю имеющуюся информацию о продажах.

При заполнении ячеек с записями важно придерживаться одного стиля написания. Например, Ф. И. О. менеджеров во всех строках вводить в виде «Иванов И. И.». Если где-то написать «Иван Иванов», то дальше в работе с БД будут возникать ошибки.

На этом же этапе важно проконтролировать, подходит ли формат ячеек данным в них. По умолчанию все ячейки получают общий формат. Чтобы в дальнейшем базой данных было удобнее пользоваться, можно изменить формат там, где это нужно.

В нашем примере данные в столбцах A, C и D должны быть в текстовом формате. Данные столбца B должны быть в формате даты — его Excel определил и присвоил автоматически. Данные столбцов E, F — в числовом формате, столбца G — в финансовом.

Чтобы изменить формат ячейки, выделим нужный столбец, кликнем правой кнопкой мыши и выберем «Формат ячеек».

В появившемся меню выберем нужный формат и настроим его. В нашем примере для ячейки «Цена, руб.» выберем финансовый формат, уберём десятичные знаки (знаки после запятой) и выключим отображение символа ₽.

Также изменить формат можно на панели вкладки «Главная».

Присваиваем базе данных имя

Для этого выделим все поля и записи базы данных, включая шапку. Нажмём правой кнопкой мыши и выберем «Имя диапазона».

В появившемся окне вводим имя базы данных без пробелов.

Готово — мы внесли в базу данных информацию о продажах и отформатировали её. В следующем разделе разберёмся, как с ней работать.

Сейчас в созданной базе данных все записи расположены хаотично — не упорядочены ни по датам, ни по фамилиям менеджеров. Разберёмся, как привести БД в более удобный для работы вид. Все необходимые для этого функции расположены на вкладке «Данные».

Для начала добавим фильтры. Это инструмент, с помощью которого из большого объёма информации выбирают и показывают только нужную в данный момент.

Выберем любую ячейку из базы данных и на вкладке «Данные» нажмём кнопку «Фильтры».

В каждой ячейке шапки таблицы появились кнопки со стрелками.

Предположим, нужно показать только сделки менеджера Тригубова М. — нажмём на стрелку поля «Менеджер» и оставим галочку только напротив него. Затем нажмём «Применить фильтр».

Готово — в базе отражены данные о продажах только одного менеджера. На кнопке со стрелкой появился дополнительный значок. Он означает, что в этом столбце настроена фильтрация. Чтобы её снять, нужно нажать на этот дополнительный значок и выбрать «Очистить фильтр».

Записи БД можно фильтровать по нескольким параметрам одновременно. Для примера покажем среди продаж Тригубова М. только автомобили дешевле 2 млн рублей.

Для этого в уже отфильтрованной таблице откроем меню фильтра для столбца «Цена, руб.» и нажмём на параметр «Выберите». В появившемся меню выберем параметр «Меньше».

Затем в появившемся окне дополним условие фильтрации — в нашем случае «Меньше 2000000» — и нажмём «Применить фильтр».

Готово — фильтрация сработала по двум параметрам. Теперь БД показывает только те проданные менеджером авто, цена которых ниже 2 млн рублей.

Кроме этого, в Excel можно установить расширенный фильтр. Он позволяет фильтровать БД по сложным критериям сразу в нескольких столбцах. Подробно о том, как настроить расширенный фильтр, говорили в статье.

Сортировка — инструмент, с помощью которого данные в БД организовывают в необходимом порядке. Их можно сортировать по алфавиту, по возрастанию и убыванию чисел, по дате.

Для примера отсортируем сделки выбранного менеджера в хронологическом порядке — по датам. Для этого выделим любую ячейку в поле «Дата продажи» и нажмём кнопку «Сортировка».

В появившемся окне выберем параметр сортировки «От старых к новым» и нажмём «ОК».

Готово — теперь все сделки менеджера даны в хронологическом порядке.

То же самое можно сделать другим способом — выбрать любую ячейку столбца, который нужно отсортировать, и нажать на одну из двух кнопок рядом с кнопкой «Сортировка»: «Сортировка от старых к новым» или «Сортировка от новых к старым». В этом случае данные отсортируются без вызова дополнительных окон.

Кроме стандартной сортировки в Excel, можно настроить сортировку по критериям, выбранным пользователем. Эта функция полезна, когда нужные критерии не предусмотрены стандартными настройками. Например, если требуется отсортировать данные по должностям сотрудников или по названиям отделов.

В процессе работы базы данных могут разрастись до миллиона строк — найти нужную информацию станет сложнее. Фильтрация и сортировка не всегда упрощают задачу. В этом случае для быстрого поиска нужной ячейки — текста или цифры — можно воспользоваться функцией поиска.

Предположим, нужно найти в БД автомобиль стоимостью 14 млн рублей. Перейдём на вкладку «Главная» и нажмём на кнопку «Найти и выделить». Также быстрый поиск можно задавать с любой вкладки Excel — через значок лупы в правом верхнем углу экрана.

В появившемся окне введём значение, которое нужно найти, — 14000000 — и нажмём «Найти далее».

Готово — Excel нашёл ячейку с заданным значением и выделил её.

• В этой статье Skillbox Media собрали в одном месте 15 статей и видео об инструментах Excel, которые ускорят и упростят работу с электронными таблицами.
• Также в Skillbox есть курс «Excel + Google Таблицы с нуля до PRO». Он подойдёт как новичкам, которые хотят научиться работать в Excel с нуля, так и уверенным пользователям, которые хотят улучшить свои навыки. На курсе учат быстро делать сложные расчёты, визуализировать данные, строить прогнозы, работать с внешними источниками данных, создавать макросы и скрипты.
• Кроме того, Skillbox даёт бесплатный доступ к записи онлайн-интенсива «Экспресс-курс по Excel: осваиваем таблицы с нуля за 3 дня». Он подходит для начинающих пользователей. На нём можно научиться создавать и оформлять листы, вводить данные, использовать формулы и функции для базовых вычислений, настраивать пользовательские форматы и создавать формулы с абсолютными и относительными ссылками.