From excel to access 2003

Answers

• The easiest way to import an Excel Sheet data into Access (2003) is to select the data in the sheet (including the first row if it contains column names) and just go to the Access Tables window and paste the data directly into Access.  A wizard will
  ask you if the first row contains column names.  If yes then click yes.  The wizard will automatically create a table with the Excel data you just copied — and it will name the table the same name as the Excel sheet name.  You can also use
  VBA to read the data from the Excel file into the Access DB to a specific table.  This process is quite a bit more sophisticated than the copy and paste technique, but it does reduce (almost eliminates all) hands on work.

  Let me know if you want a code sample.

  ---

  Rich P

  • Marked as answer by

    Sunday, August 25, 2013 5:45 PM

• Linking the sheet is a good start.

  Then additionally, also IMPORT the sheet. This will create a table. You now have a table for your permanent data, and a linked table with your daily data.

  Create an Append query that copies the data from daily to permanent. Run this every day.

  ---

  -Tom. Microsoft Access MVP

  • Marked as answer by
    Fei XueMicrosoft employee
    Sunday, August 25, 2013 5:45 PM

1. 

   1

   На компьютере запустите Excel и Access. Необходимо купить и скачать пакет Microsoft Office, который содержит и Excel,^[1]
   и Access. Это можно сделать на официальном сайте компании Microsoft.

   • Установив пакет Microsoft Office, в Windows нажмите «Пуск» – «Все программы».^[2]
     
   • Нажмите «Microsoft Office» и в открывшемся меню выберите «Access» (или «Excel»). Скорее всего, у вас уже есть таблица Excel, которую вы скачали или получили по электронной почте. При помощи программы Excel вы сможете открыть такую таблицу.

2. 

   2

   Перед импортом данных в Access обработайте таблицу Excel. Это сильно облегчит задачу по переносу данных из Excel в Access. Суть в том, что в разных таблицах определенные данные должны иметь один формат.^[3]
   

   • Для начала удостоверьтесь, что первая строка каждой импортируемой таблицы содержит названия (заголовки) столбцов – названия должны ясно характеризовать данные, занесенные в столбцы.^[4]
     Например, если столбец содержит фамилии людей, назовите его «Фамилии». Давайте точные названия, чтобы облегчить процесс согласования заголовков столбцов в разных таблицах.
   • В Access вы можете согласовать однородные элементы в двух и более таблицах Excel. Например, у вас есть таблица Excel с данными по заработной плате, которая содержит ФИО (фамилия, имя, отчество), адреса и суммы заработной платы. Допустим, вы хотите сопоставить эту таблицу с другой таблицей, включающей данные о пожертвованиях на некий проект (ФИО, адреса и суммы пожертвований). В Access вы можете согласовать заголовки столбцов в разных таблицах. В нашем примере согласуйте названия столбцов с фамилиями, чтобы выяснить, какие люди присутствуют в обеих таблицах.
   • Просмотрите каждую таблицу Excel и убедитесь, что данные внесены в одном формате; в противном случае обработайте таблицу так, чтобы привести данные к одному формату.^[5]
     Такой подход к формату данных отражает слово «реляционная» (от relation – зависимость, связь) в описании Access. Например, если в зарплатной таблице в столбце «ФИО» введены фамилии, имена и отчества, а в таблице о пожертвованиях в столбце «ФИО» – только фамилии и имена, то Access не считает данные столбцы однородными (то есть не сможет согласовать их). Поэтому одинаковыми должны быть как названия столбцов, так и формат данных, которые содержатся в этих столбцах.

3. 

   3

   Разделите данные в столбцах таблицы Excel. Для того чтобы сделать элементы таблицы Excel однородными (для их импорта в Access), разделите информацию в соответствующих столбцах.^[6]
   

   • Например, вы можете поместить фамилию в один столбец, имя – во второй, а отчество – в третий. Аналогичным образом поступите с соответствующим столбцом во второй таблице. Теперь в Access вы сможете согласовать, например, фамилии из одной таблицы с фамилиями из другой и найти людей, которые присутствуют в обеих таблицах.
   • Для разделения данных в столбце Excel выделите нужный столбец. В панели инструментов нажмите «Данные». Затем нажмите «Текст по столбцам». Рекомендуется выбрать опцию «С разделителями». Затем нажмите «Далее».

4. 

   4

   Для разделения данных, расположенных в одном столбце, следуйте подсказкам Мастера текстов. Выполните следующие действия:

   • Выберите символ-разделитель между данными. Помните, что информация, занесенная в ячейку, разделяется каким-то символом. Как правило, таким символом-разделителем является пробел, запятая или точка с запятой. В подавляющем большинстве случаев информация разделяется пробелом. Например, в ячейку занесена следующая информация: Иванов Иван Иванович. Здесь Фамилия отделена от имени пробелом, а имя отделено от отчества также пробелом. В этом случае в окне Мастера текстов выберите опцию «Пробел».
   • Нажмите «Далее». Затем нажмите «Готово». Столбец с ячейкой «Иванов Иван Иванович» разделится на три столбца. Теперь вы можете присвоить имя каждому из трех новых столбцов, то есть назвать их как «Фамилия», «Имя», «Отчество». Перед разделением информации справа от разделяемого столбца вставьте несколько пустых столбцов, чтобы Excel занес в них разделенные данные (а не в уже заполненные столбцы с другими данными).

   Реклама

1. 

   1

   Запустите Access. Для этого нажмите «Пуск» – «Microsoft Office» – «Microsoft Access». Для импорта данных из Excel создайте новую базу данных Access.

   • Для создания базы данных в окне программы Access нажмите «Новая база данных».
   • Если хотите, присвойте созданной базе данных имя. Затем нажмите «Создать».

2. 

   2

   Импортируйте таблицу Excel в Access. Теперь вы можете импортировать данные из одной или нескольких таблиц Excel в Access.

   • На панели инструментов (в окне программы Access) нажмите «Внешние данные».^[7]
     В некоторых версиях Access на панели инструментов нажмите «Файл» – «Внешние данные».^[8]
     
   • В разделе «Имя файла» нажмите «Обзор», чтобы найти нужную таблицу Excel.
   • Поставьте флажок у опции «Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных» (эта опция активирована по умолчанию).
   • Найдя нужную таблицу, щелкните по ней. Затем нажмите «OK». Откроется мастер импорта данных из Excel в Access.

   Реклама

1. 

   1

   Выполните указания мастера импорта данных. Это необходимо сделать для завершения процесса импорта таблицы Excel в Access.

   • Выберите лист в таблице Excel, данные которого вы хотите импортировать в Access. Порой это очень легко, потому что таблица содержит всего один лист. Но иногда одна таблица Excel включает множество листов, вкладки которых отображаются в нижней части окна программы Excel; в этом случае нужно указать определенный лист. Затем нажмите «Далее».
   • Отобразится окно с вопросом, содержит ли первая строка таблицы заголовки столбцов. Здесь имеются в виду названия, характеризующие данные в каждом столбце (например, фамилия, адрес, сумма заработной платы и так далее). Прекрасно, если до этого вы обработали таблицу Excel так, что первая строка содержит строго определенные названия столбцов; в этом случае отметьте опцию, что первая строка содержит заголовки столбцов. Затем нажмите «Далее».
   • Если в первой строке заголовков столбцов нет, в открывшемся окне отобразится вопрос о том, хотите ли вы присвоить имена «полям» (в Access под «полями» понимаются заголовки столбцов). Если до этого вы не вводили названия столбцов, сделайте это сейчас.

2. 

   2

   Завершите импорт данных. Вам осталось выполнить всего несколько действий. В открывшемся окне определите первичный ключ (если хотите).

   • Вы можете, но не обязаны, делать это. Первичный ключ – это уникальный номер, присваиваемый каждой строке с данными; это может пригодиться при сортировке данных. Затем нажмите «Далее».^[9]
     
   • В последнем окне отобразится имя по умолчанию. Вы можете переименовать таблицу Excel (по завершении импорта она отобразится в виде таблицы Access на левой стороне экрана).
   • Нажмите «Импорт», а затем нажмите «Закрыть». Таблица отобразится на левой стороне экрана; это значит, что она полностью импортирована в Access.
   • Если вы хотите согласовать несколько баз данных, проделайте вышеописанные действия для импорта одной или нескольких дополнительных таблиц Excel. Теперь вы можете приступить к согласованию данных в Access.

   Реклама

Предупреждения

• Имейте в виду, что если версия Excel, в которой была создана таблица, отличается от версии Access, вы можете столкнуться с проблемами при импорте данных.
• Повторим еще раз: перед импортом данных обработайте таблицу Excel. То есть обратите внимание на формат данных, с которыми вы собираетесь работать.
• Сделайте копию исходной таблицы, чтобы в крайнем случае вы смогли импортировать данные еще раз.
• В Access можно импортировать не более 255 столбцов.^[10]
  

Реклама