Формулы впр если в excel примеры

ВПР с несколькими условиями: 5 примеров.

Очень часто наши требования к поиску данных не ограничиваются одним условием. К примеру, нам нужна выручка по магазину за определенный месяц, количество конкретного товара, проданного определенному покупателю и т.д. Обычными средствами функции ВПР эту задачу решить сложно и даже не всегда возможно. Ведь там предусмотрено использование только одного критерия поиска.

Мы предложим вам несколько вариантов решения проблемы поиска по нескольким условиям.

1. ВПР по нескольким условиям с использованием дополнительного столбца.
2. ВПР по двум условиям при помощи формулы массива.
3. ВПР по нескольким критериям с применением массивов — способ 2.
4. Двойной ВПР при помощи ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ
5. Достойная замена – функция СУММПРОИЗВ.

ВПР по нескольким условиям с использованием дополнительного столбца.

Задачу, рассмотренную в предыдущем примере, можно решить и другим способом – без использования формулы массива. Ведь работа с массивами многим представляется сложной и недоступной для понимания. Дополнительный столбец для поиска по нескольким условиям будет в определенном отношении более простым вариантом.

Итак, необходимо выбрать значение выручки за определенный месяц, год и по нужному магазину. В итоге имеем 3 условия отбора.

Сразу по трем столбцам функция ВПР искать не может. Поэтому нам нужно объединить их в один. И, поскольку поиск производится всегда в крайнем левом (первом) столбце, то нужно добавить его в нашу таблицу тоже слева.

Вставляем перед таблицей с данными дополнительный столбец A. Затем при помощи оператора & объединяем в нем содержимое B,C и D. Записываем в А7

=B7&C7&D7

и копируем в находящиеся ниже ячейки.

Формула поиска в D4 будет выглядеть:

=ВПР(D1&D2&D3;A7:E20;5;0)

В диапазон поиска включаем и наш дополнительный столбец. Критерий поиска – также объединение 3 значений. И извлекаем результат из 5 колонки.

Все работает, однако вид несколько портит дополнительный столбец. В крайнем случае, его можно скрыть, используя контекстное меню по нажатию правой кнопки мыши.

Вид станет приятнее, а на результаты это никак не повлияет.

ВПР по двум условиям при помощи формулы массива.

У нас есть таблица, в которой записана выручка по каждому магазину за день. Мы хотим быстро найти сумму продаж по конкретному магазину за определенный день.

Для этого в верхней части нашего листа запишем критерии поиска: дата и магазин. В ячейке B3 будем выводить сумму выручки.

Формула в B3 выглядит следующим образом:

{=ВПР(B1;ЕСЛИ(B6:B19=B2;A6:C19;»»);3;0)}

Обратите внимание на фигурные скобки, которые означают, что это формула массива. То есть наша функция ВПР работает не с отдельными значениями, а разу с массивами данных.

Разберем процесс подробно.

Мы ищем дату, записанную в ячейке B1. Но вот только разыскивать мы ее будем не в нашем исходном диапазоне данных, а в немного видоизмененном. Для этого используем условие

ЕСЛИ(B6:B19=B2;A6:C19;»»)

То есть, в том случае, если наименование магазина совпадает с критерием в ячейке B2, мы оставляем исходные значения из нашего диапазона. А если нет – заменяем их на пробелы. И так по каждой строке.

В результате получим вот такой виртуальный массив данных на основе нашей исходной таблицы:

Как видите, строки, в которых ранее был «Магазин 1», заменены на пустые. И теперь искать нужную дату мы будем только среди информации по «Магазин 2». И извлекать значения выручки из третьей колонки.

С такой работой функция ВПР вполне справится.

Такой ход стал возможен путем применения формулы массива. Поэтому обратите особое внимание: круглые скобки в формуле писать руками не нужно! В ячейке B3 вы записываете  формулу

=ВПР(B1;ЕСЛИ(B6:B19=B2;A6:C19;»»);3;0)

И затем нажимаете комбинацию клавиш CTRL+Shift+Enter.  При этом Excel поймет, что вы хотите ввести формулу массива и сам подставит скобки.

Таким образом, функция ВПР поиск по двум столбцам производит в 2 этапа: сначала мы очищаем диапазон данных от строк, не соответствующих одному из условий, при помощи функции ЕСЛИ и формулы массива. А затем уже в этой откорректированной информации производим обычный поиск по одному только второму критерию при помощи ВПР.

Чтобы упростить работу в будущем и застраховать себя от возможных ошибок при добавлении новой информации о продажах, мы рекомендуем использовать «умную» таблицу. Она автоматически подстроит свой размер с учетом добавленных строк, и никакие ссылки в формулах не нужно будет менять.

Вот как это будет выглядеть.

ВПР по нескольким критериям с применением массивов — способ 2.

Выше мы уже рассматривали, как при помощи формулы массива можно организовать поиск ВПР с несколькими условиями. Предлагаем еще один способ.

Условия возьмем те же, что и в предыдущем примере.

Формулу в С4 введем такую:

=ВПР(C1&C2&C3;ВЫБОР({1;2};A7:A20&B7:B20&C7:C20;D7:D20);2;0)

Естественно, не забываем нажать CTRL+Shift+Enter.

Теперь давайте пошагово разберем, как это работает.

Наше задача здесь – также создать дополнительный столбец для работы функции ВПР. Только теперь мы создаем его не на листе рабочей книги Excel, а виртуально.

Как и в предыдущем примере, мы ищем текст из объединенных в одно целое условий поиска.

Далее определяем данные, среди которых будем искать.

ВЫБОР({1;2};A7:A20&B7:B20&C7:C20;D7:D20)

Конструкция вида  A7:A20&B7:B20&C7:C20;D7:D20  создает 2 элемента. Первый – это объединение колонок A, B и C из исходных данных. Если помните, то же самое мы делали в нашем дополнительном столбце. Второй D7:D20 – это значения, одно из которых нужно в итоге выбрать.

Функция ВЫБОР  позволяет из этих элементов создать массив. {1,2} как раз и означает, что нужно взять сначала первый элемент, затем второй, и объединить их в виртуальную таблицу – массив.

В первой колонке этой виртуальной таблицы мы будем искать, а из второй – извлекать результат.

Таким образом, для работы функции ВПР с несколькими условиями мы вновь используем дополнительный столбец. Только создаем его не реально, а виртуально.

Двойной ВПР при помощи ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ

Далее речь у нас пойдет уже не о функции ВПР, но задачу мы будем решать ту же самую. В качестве критерия поиска нам опять нужно использовать несколько условий.

Существуют, пожалуй, даже более гибкие решения, нежели функция ВПР. Это комбинация функций ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ.

Область их применения очень велика, о чем бы также будем рассказывать на сайте mister-office.ru.

А пока вернемся вновь к нашей задаче.

Формула в С4 теперь выглядит так:

=ИНДЕКС(D7:D20;ПОИСКПОЗ(1;(A7:A20=C1)*(B7:B20=C2)*(C7:C20=C3);0))

И не забываем при вводе нажать CTRL+Shift+Enter! Это формула массива.

Теперь давайте разбираться, как это работает.

Функция ИНДЕКС в нашем случае позволяет извлечь элемент из списка по его порядковому номеру. Список – это диапазон D7:D20, где записаны суммы выручки. А вот порядковый номер, который нужно извлечь, мы определяем при помощи ПОИСКПОЗ.

Синтаксис здесь следующий:

ПОИСКПОЗ(что_ищем; где_ищем; тип_поиска)

Тип поиска ставим 0, то есть точное совпадение. В нашем случае мы будем искать 1. Далее мы определим массив, в котором будем работать.

Выражение  (A7:A20=C1)*(B7:B20=C2)*(C7:C20=C3) позволит создать виртуальную таблицу примерно такого вида:

Как видите, первоначально мы последовательно сравниваем каждое значение с нашим критерием отбора. В столбце А у нас записаны месяцы – сравниваем их с месяцем-критерием из ячейки C1. В случае совпадения получаем ИСТИНА, иначе – ЛОЖЬ. Аналогично последовательно проверяем год и название магазина. А затем просто перемножаем значения. Поскольку логические переменные для Excel – это либо 0, либо 1, то произведение их может быть равно 1 только в том случае, если мы имеем по каждой колонке ИСТИНА (то есть,1). Во всех остальных случаях получаем 0.

Убеждаемся, что цифра 1 встречается только единожды.

При помощи ПОИСКПОЗ определяем, на какой позиции она находится. На какой позиции находится 1, на той же позиции находится в массиве и искомая сумма выручки. В нашем случае это 10-я.

Далее при помощи ИНДЕКС извлекаем 10-ю по счету выручку.

Таким образом мы выбрали значение по нескольким условиям без использования функции ВПР.

Достойная замена – функция СУММПРОИЗВ.

У нас есть данные о продажах нескольких менеджеров в различных регионах. Нужно сделать выборку по дате, менеджеру и региону.

Поясним расчеты.

Выражение

=СУММПРОИЗВ((A2:A27=$G$2)*(B2:B27=$G$3)*($C$2:$C$27=G4)*(D2:D27))

Работает как формула массива, хотя по факту таковой не является. В этом заключается замечательное свойство функции СУММПРОИЗВ, о которой мы еще много будем говорить в других статьях.

Последовательно по каждой строке диапазона от 2-й до 27-й она проверяет совпадение каждого соответствующего значения с критерием поиска. Эти результаты перемножаются между собой и в итоге еще умножаются на сумму выручки. Если среди трех условий будет хотя бы одно несовпадение, то итогом будет 0. В случае совпадения сумма выручки трижды умножится на 1.

Затем все эти 27 произведений складываются, и результатом будет выручка нужного менеджера в каком-то регионе за определенную дату.

В качестве бонуса можно продолжить этот пример и рассчитать общую сумму продаж менеджера в определенном регионе.

Для этого из формулы просто уберем сравнение по дате.

=СУММПРОИЗВ((A2:A27=$G$2)*(B2:B27=$G$3)*(D2:D27))

Кстати, возможен и другой вариант расчета с этой же функцией:

=СУММПРОИЗВ(—(A2:A27=$G$2);—(B2:B27=$G$3);(D2:D27))

Итак, мы рассмотрели примеры использования функции ВПР с двумя и с несколькими условиями. А также обнаружили, что этой ценной функции есть замечательная альтернатива.

[the_ad_group id=»48″]

Примеры использования функции ВПР:

Вспомним, как работает функция ВПР: она просматривает крайний левый столбец таблицы-источника и, как только находит первое совпадение с заданным условием, возвращает (подтягивает) значение из указанного столбца в той же строке. В стандартном варианте функция ВПР ищет совпадение по одному критерию. Но что делать, если требования к поиску не ограничиваются одним условием? В этой статье рассмотрим, как работает функция ВПР в excel с несколькими условиями.

В стандартном наборе функций Excel функции ВПР с несколькими условиями не существует. Однако, есть несколько способов решить задачу поиска ВПР по двум или более условиям.

• • Способ 1. Функция ВПР в Excel с несколькими условиями при помощи вспомогательного столбца
  • Способ 2. ВПР с несколькими условиями в Excel при помощи сочетания функций ИНДЕКС / ПОИСКПОЗ
  • Способ 3. ВПР по двум условиям при помощи формулы массива
  • Способ 4. ВПР с несколькими условиями при помощи функции СУММЕСЛИМН

Это самый распространенный и самый простой способ в excel сделать ВПР двух или нескольких значений. 

Рассмотрим на примере. Есть две таблицы — таблица-источник (зеленая “шапка”) и рабочая таблица (синяя “шапка”), в которую нужно подтянуть количество автомобилей из источника по трем условиям: марка, модель и цвет автомобиля.

В таблице-источнике создадим вспомогательный столбец, в котором объединим все имеющиеся значения в столбцах при помощи оператора конкатенации & или функцией СЦЕП. Вспомогательный столбец должен быть крайним слева (помним, что ВПР ищет совпадения в крайнем левом столбце).

Вспомним синтаксис функции ВПР:

=ВПР(искомое_значение; таблица; номер столбца; [интервальный просмотр])

В качестве искомого значения нам нужно объединить все критерии поиска в том же порядке, как во вспомогательном столбце таблицы-источника.

Если будете копировать формулу в другие ячейки, то ссылки на ячейки и диапазон таблицы в формуле необходимо закрепить знаками $.

Как видите, функция ВПР в excel с несколькими условиями (а данном случае три условия) подтянула значение из выделенной строки.

---

   Сообщество Excel Analytics | обучение Excel

    Канал на Яндекс.Дзен 

---

Способ 2. ВПР с несколькими условиями в Excel при помощи сочетания функций ИНДЕКС / ПОИСКПОЗ

В этом способе, на самом деле, совсем не используется функция ВПР. Однако, он решает ту же самую задачу — подтянуть значения из таблицы-источника по нескольким условиям. 

Этот способ удобен тем, что не нужно создавать дополнительных столбцов в таблице-источнике (на практике не всегда возможно добавить столбец — источник может быть защищен от изменений).

В данном примере мы не будем разбирать, как работают функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ по отдельности, а рассмотрим только, как решить нашу задачу — сделать ВПР с несколькими условиями в excel на примере.

Скопируем в нашем примере строку с условиями поиска и напишем следующую формулу:

После написания формулы необходимо нажать сочетание клавиш Ctrl + Shift + Enter. Это необходимо сделать, т.к. это формула массива — в противном случае выйдет ошибка #ЗНАЧ.

Давайте разберем формулу:

=ИНДЕКС(L4:L13;ПОИСКПОЗ(B5&C5&D5;I4:I13&J4:J13&K4:K13;0))

• • • L4:L13 — массив, из которого будет подтягиваться информация. Тот столбец, данные из которого нам нужны.
    • B5&C5&D5 — критерии для поиска, которые мы объединили между собой оператором конкатенации &.
    • I4:I13&J4:J13&K4:K13 — столбцы, в которых будут происходить поиск по заданным критериям. 

I4:I13 — столбец с марками автомобилей (соответствует критерию в ячейке В5)

J4:J13 — столбец с моделями автомобилей (соответствует критерию в ячейке С5)

K4:K13 — столбец с цветом автомобилей (соответствует критерию в ячейке D5)

Обратите внимание, что столбцы, в которых будет происходить поиск, должны располагаться в формуле в таком же порядке, как и критерии поиска.

• • • 0 — аргумент, обозначающий, что нужен поиск точного совпадения.

Способ 3. ВПР по двум условиям при помощи формулы массива

Рассмотрим работу функции ВПР по двум условиям на то же примере, только исключим один из критериев поиска — будем искать количество автомобилей по Модели автомобиля и Цвету. Так будет проще понять эту формулу.

Запишем следующую формулу для поиска:

=ВПР(C6;ЕСЛИ(K4:K13=D6;J4:L13;0);3;0)

В конце обязательно нужно нажать сочетание клавиш Ctrl + Shift + Enter, т.к. это формула массива, иначе будет ошибка #Н/Д.

Разберем, как работает эта формула. 

С6 — это первый критерий для поиска. Но поскольку у нас есть еще один критерий (D6), то искать C6 формула будет но во всем столбце J, а только в той строке, где будет совпадение с столбце К со значением второго критерия (D6).

Таким образом, при помощи конструкции внутри формулу ВПР 

ЕСЛИ(K4:K13=D6;J4:L13;0)

Создается виртуальная таблица для поиска значения первого критерия.

А дальше формула ВПР по двум условиям работает как обычная ВПР — указывается номер столбца 3 и интервальный просмотр 0 (точный поиск).

Способ 4. ВПР с несколькими условиями при помощи функции СУММЕСЛИМН

Функция СУММЕСЛИМН является полноценной альтернативой функции ВПР, если нужно подтянуть числовой результат по нескольким условиям.

Отличие функции СУММЕСЛИМН от ВПР в следующем: ВПР ищет самое первое совпадение и возвращает данные по строке с этом первом совпадении. А СУММЕСЛИМН просуммирует все значения, соответствующие критериям поиска. Нужно учитывать эту особенность.

Синтаксис функции СУММЕСЛИМН:

=СУММЕСЛИМН(Диапазон_суммирования; Диапазон_условия1; Условие1;…; Диапазон_условияN; УсловиеN)

Подтянем данные в нашу рабочую таблицу из таблицы-источника по тем же критериям, но уже при помощи функции СУММЕСЛИМН.

Функция СУММЕСЛИМН просуммировала все значения в столбце L, у которых значение в столбце I равно значению В7, значения в столбце J — C7, а значения в столбце K — D7. Как видите, результат такой же, как и при других способах.

Но, если мы добавим еще одну такую же строчку, то результат вычисления функции изменится. Именно эту особенность и нужно учитывать, если вы используете СУММЕСЛИМН вместо ВПР по нескольким условиям.

В этой статье мы рассмотрели, как работает функция ВПР в excel с несколькими условиями различными способами.

Вам может быть интересно:

Итак, мы уже рассмотрели как работает функция Если и функция ВПР. Иногда требуется за один шаг и выполнить какое-либо условие и найти нужное значение в таблице. Рассмотрим простой пример. Допустим у нас есть таблица с данными о цене товара в рублях и в долларах, мы бы хотели не пользуясь фильтрами или поиском по странице выводить стоимость товара по интересующему нас артикулу. Возьмем уже использованную нами таблицу данных:

Мы хотели бы что бы при вводе в ячейку С111 нужного артикула выводилась цена товара либо в рублях либо в у.е.  Договоримся, что в соседней ячейке Е111 мы будем указывать вручную в каких единицах выводить стоимость (в следующих статьях мы рассмотрим как избавиться от ручных операций и создать например Чекбокс (флажек) или список выбираемых значений) . Итак поиск по артиклу  мы выполняем с помощью функции ВПР:    ВПР(C111;C115:E128;2;0) — поиск по цене в рублях, и  ВПР(C111;C115:E128;3;0) — поиск по цене в у.е. Теперь осталось применить функцию Если для выбора между двумя функциями ВПР, напомним как работает функция Если:  ЕСЛИ(лог_выражение; [значение_если_истина]; [значение_если_ложь]), а в нашем случае ЕСЛИ(условие; [ВПР 1 ]; [ВПР 2]), получили вложенные функции:

=ЕСЛИ(E111=»рубли»;ВПР(C111;C115:E128;2;0);ВПР(C111;C115:E128;3;0))

Таким образом мы получили готовую форму, с двумя условиями: артикул, валюта.

Если статья была Вам полезна, пожалуйста, поделитесь ей со своими друзьями с помощью кнопок расположенных ниже.

В табличном редакторе Microsoft Excel множество различных формул и функций. Они позволяют сэкономить время и избежать ошибок – достаточно правильно написать формулу и подставить нужные значения. 

В этой статье мы рассмотрим функцию ВПР (или VLOOKUP, что означает «вертикальный просмотр»). Функция ВПР помогает работать с данными из двух таблиц и подтягивать значения из одной в другую. Использовать ее удобно, когда нужно посчитать выручку или прикинуть бюджет, если в одной таблице указан прайс-лист, а в другой количество проданного товара.

Допустим, есть таблица с количеством проданного товара и таблица с ценами на эти товары

Необходимо к каждому товару из таблицы слева добавить цену из прайса справа.

Как создать функцию ВПР в Excel

Необходимая последовательность значений в функции называется синтаксис. Обычно функция начинается с символа равенства «=», затем идет название функции и аргументы в скобках.

Записываем формулу в столбик цены (С2). Это можно сделать двумя способами:

1. Выделить ячейку и вписать функцию.

2. Выделить ячейку → нажать на Fx (Shift +F3) → выбрать категорию «Ссылки и массивы» → выбрать функцию ВПР → нажать «ОК».

После этого открывается окно, где можно заполнить ячейки аргументов формулы.

Синтаксис функции ВПР выглядит так:

=ВПР(искомое значение;таблица;номер столбца;интервальный просмотр)

В нашем случае получится такая формула:

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2;0)

Аргументы функции ВПР

Сейчас разберемся что и куда писать.

Со знаком равенства «=» и названием «ВПР» все понятно. Поговорим об аргументах. Они записываются в скобках через точку с запятой или заполняются в ячейки в окне функции. Формула ВПР имеет 4 аргумента: искомое значение, таблица, номер столбца и интервальный просмотр.

Искомое значение – это название ячейки, из которой мы будем «подтягивать» данные. Формула ВПР ищет полное или частичное совпадение в другой таблице, из которой берет информацию. 

В нашем случае выбираем ячейку «A2», в ней находится наименование товара. ВПР возьмет это название и будет искать аналогичную ячейку во второй таблице с прайсом.

=ВПР(A2;

Таблица – это диапазон ячеек, из которых мы будем «подтягивать» данные для искомого значения. В этом аргументе используем абсолютные ссылки. Это значит, что в формуле таблица будет выглядеть как «$G$2:$H$11» вместо «G2:H11». Знаки «$» можно поставить вручную, а можно выделить «G2:H11» внутри формулы и нажать F4. Если этого не сделать, таблица не зафиксируется в формуле и изменится при копировании. 

В нашем случае – это таблица с прайсом. Формула будет искать в ней совпадение с ячейкой, которую указали в первом аргументе формулы – A2 (Кофе). Нажимаем F4 и делаем ссылку абсолютной.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11

Номер столбца – это столбец таблицы, из которой нужно взять данные. Именно из него мы будем «подтягивать» результат. 

1. Формула сканирует таблицу по вертикали.

2. Находит в самом левом столбце совпадение с искомым значением.

3. Смотрит в столбец напротив, очередность которого мы указываем в этом аргументе.

4. Передает данные в ячейку с формулой.

В нашем случае – это столбец с ценой продуктов в прайсе. Формула ищет искомое значение ячейки A2 (Кофе) в первом столбце прайса и «подтягивает» данные из второго столбца (потому что мы указали цифру 2) в ячейку с формулой.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2

Интервальный просмотр – это параметр, который может принимать 2 значения: «истина» или «ложь». Истина обозначается в формуле цифрой 1 и означает приблизительное совпадение с искомым значением. Ложь обозначается цифрой 0 и подразумевает точное совпадение. Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями. 

В нашем случае искомое значение – это текстовое наименование. Поэтому используем точный поиск – ставим цифру 0 и закрываем скобку.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2;0)

Автозаполнение

В конце протягиваем формулу вниз до конца, в результате чего происходит автозаполнение.

Чтобы функция ВПР правильно сработала во время автозаполнения, искомое значение должно быть относительной ссылкой, а таблица – абсолютной. 

• В нашем случае искомое значение – A2. Это относительная ссылка на ячейку, потому что в ней нет знаков «$». Благодаря этому ссылка на искомое значение меняется относительно каждой строчки, когда происходит автозаполнение в другие ячейки: A2 → A3 → … → A11. Это удобно, когда необходимо повторить формулу на несколько строк, ведь ее не приходится писать заново.

• Таблица зафиксирована абсолютной ссылкой «$G$2:$H$11». Это означает, что ссылки на ячейки не изменятся во время автозаполнения. Таким образом, расчет каждый раз будет корректным и опираться на таблицу. 

ВПР и приблизительный интервальный просмотр

В предыдущем примере мы «подтягивали» значения из таблицы, используя точный интервальный просмотр. Он подходит для работы с наименованиями. Теперь разберем ситуацию, когда может понадобиться приблизительный интервальный просмотр.

Задача. В магазин привезли товар. Необходимо присвоить каждому товару размер партии, опираясь на его количество.

Товары такие же, как и в первом примере, но задача изменилась: нужно привязать формулу не к наименованию, а к количеству

Решение. Заполняем формулу ВПР в ячейке «Партия», как было показано в предыдущем примере.

Разница в том, что теперь искомое значение – число, а интервальный просмотр – истина, что означает приблизительный поиск. Получается вот такой результат:

Что произошло? Аргумент «интервальный просмотр» имеет значение 1. Это значит, что формула ВПР ищет в таблице ближайшее меньшее искомое значение. 

В нашем случае количество товара «Кофе» – 380. ВПР берет это число в виде искомого значения, после чего ищет ближайшее меньшее в соседней таблице – число 300. В конце функция «подтягивает» данные из столбца напротив («Крупная»). Если количество товара «Кофе» = 340 – это «Крупная партия». Важно, чтобы крайний левый столбец таблицы, которая указана в формуле, был отсортирован по возрастанию. В противном случае ВПР не сработает. 

Значения и данные во второй таблице отсортированы по убыванию – ВПР не работает

Итоги

• Функция ВПР означает вертикальный просмотр. Она просматривает крайний левый столбец таблицы сверху вниз. 

• Синтаксис функции: =ВПР(искомое значение;таблица;номер столбца;интервальный просмотр).

• Функцию можно вписать вручную или в специальном окне (Shift + F3).

• Искомое значение – относительная ссылка, а таблица – абсолютная. 

• Интервальный просмотр может искать точное или приблизительное совпадение с искомым значением. 

• Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями.

• Порядок работы с функцией подходит для Гугл-таблиц.

Функция ВПР в Excel для чайников — все по делу, без воды!

Microsoft Excel — отличный инструмент для работы с данными. Возможности огромны, потенциал, на самом деле, мало изучен, так как правила написания команд вызывают сложности даже у профессионалов. Но если потрудиться, оказывается, что здесь можно делать невероятные вещи. Функция Excel ВПР — один из инструментов для обработки данных, о ней мы сейчас и поговорим.

Что такое функция ВПР в Эксель – область применения

При обработке нескольких таблиц, часто находящихся в разных книгах, возникает необходимость перенести данные из одной в другую, при этом сделать так, чтобы значения не потеряли смысл, и процесс был автоматизирован. Работать механизм в excel должен просто и быстро.

Например, есть у нас предприятие. Там работает Иван Иванович. На одном листе хранится значение его зарплаты, в другой сумма денег, которую бухгалтерия удерживает из зарплаты за штраф. Требуется свести все значения в один документ. Другой пример, есть две таблицы: цен и склада. В одной указана стоимость носовых платков, в другой их количество. Необходимо количество и цену свести в одном месте.

В случаях, когда работников предприятия всего два-три, или товаров – до десятка, можно сделать все вручную. При должной внимательности работать человек будет без ошибок. Но если значений для обработки, например, тысяча, требуется автоматизация работы. Для этого в Excel существует ВПР (анг. VLOOKUP).

Примеры для наглядности: в таблицах 1,2 – исходные данные, таблице 3 – что должно получиться.

Функция ВПР в Excel для чайников и не только

Функция ВПР в Excel позволяет данные из одной таблицы переставить в соответствующие ячейки второй. Ее английское наименование – VLOOKUP.

Очень удобная и часто используемая. Т.к. сопоставить вручную диапазоны с десятками тысяч наименований проблематично.

Как пользоваться функцией ВПР в Excel

Допустим, на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в определенном количестве.

Стоимость материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.

Необходимо узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем искомое.

1. Приведем первую таблицу в нужный нам вид. Добавим столбцы «Цена» и «Стоимость/Сумма». Установим денежный формат для новых ячеек.
2. Выделяем первую ячейку в столбце «Цена». В нашем примере – D2. Вызываем «Мастер функций» с помощью кнопки «fx» (в начале строки формул) или нажав комбинацию горячих клавиш SHIFT+F3. В категории «Ссылки и массивы» находим функцию ВПР и жмем ОК. Данную функцию можно вызвать перейдя по закладке «Формулы» и выбрать из выпадающего списка «Ссылки и массивы».
3. Откроется окно с аргументами функции. В поле «Искомое значение» — диапазон данных первого столбца из таблицы с количеством поступивших материалов. Это те значения, которые Excel должен найти во второй таблице.
4. Следующий аргумент – «Таблица». Это наш прайс-лист. Ставим курсор в поле аргумента. Переходим на лист с ценами. Выделяем диапазон с наименованием материалов и ценами. Показываем, какие значения функция должна сопоставить.
5. Чтобы Excel ссылался непосредственно на эти данные, ссылку нужно зафиксировать. Выделяем значение поля «Таблица» и нажимаем F4. Появляется значок $.
6. В поле аргумента «Номер столбца» ставим цифру «2». Здесь находятся данные, которые нужно «подтянуть» в первую таблицу. «Интервальный просмотр» — ЛОЖЬ. Т.к. нам нужны точные, а не приблизительные значения.

Нажимаем ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.

Теперь найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.

Функция ВПР связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать, воспользуйтесь «Специальной вставкой».

1. Выделяем столбец со вставленными ценами.
2. Правая кнопка мыши – «Копировать».
3. Не снимая выделения, правая кнопка мыши – «Специальная вставка».
4. Поставить галочку напротив «Значения». ОК.

Формула в ячейках исчезнет. Останутся только значения.

Быстрое сравнение двух таблиц с помощью ВПР

Функция помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс. Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.

1. В старом прайсе делаем столбец «Новая цена».
2. Выделяем первую ячейку и выбираем функцию ВПР. Задаем аргументы (см. выше). Для нашего примера: . Это значит, что нужно взять наименование материала из диапазона А2:А15, посмотреть его в «Новом прайсе» в столбце А. Затем взять данные из второго столбца нового прайса (новую цену) и подставить их в ячейку С2.

Данные, представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и процентную разницу.

Функция ВПР в Excel с несколькими условиями

До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.

Таблица для примера:

Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.

Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.

1. Добавляем в таблицу крайний левый столбец (важно!), объединив «Поставщиков» и «Материалы».
2. Таким же образом объединяем искомые критерии запроса:
3. Теперь ставим курсор в нужном месте и задаем аргументы для функции: . Excel находит нужную цену.

Рассмотрим формулу детально:

1. Что ищем.
2. Где ищем.
3. Какие данные берем.

Функция ВПР и выпадающий список

Допустим, какие-то данные у нас сделаны в виде раскрывающегося списка. В нашем примере – «Материалы». Необходимо настроить функцию так, чтобы при выборе наименования появлялась цена.

Сначала сделаем раскрывающийся список:

1. Ставим курсор в ячейку Е8, где и будет этот список.
2. Заходим на вкладку «Данные». Меню «Проверка данных».
3. Выбираем тип данных – «Список». Источник – диапазон с наименованиями материалов.
4. Когда нажмем ОК – сформируется выпадающий список.

Теперь нужно сделать так, чтобы при выборе определенного материала в графе цена появлялась соответствующая цифра. Ставим курсор в ячейку Е9 (где должна будет появляться цена).

1. Открываем «Мастер функций» и выбираем ВПР.
2. Первый аргумент – «Искомое значение» — ячейка с выпадающим списком. Таблица – диапазон с названиями материалов и ценами. Столбец, соответственно, 2. Функция приобрела следующий вид: .
3. Нажимаем ВВОД и наслаждаемся результатом.

Изменяем материал – меняется цена:

Так работает раскрывающийся список в Excel с функцией ВПР. Все происходит автоматически. В течение нескольких секунд. Все работает быстро и качественно. Нужно только разобраться с этой функцией.

Функция ВПР в Excel

Данная статья посвящена функции ВПР. В ней будет рассмотрена пошаговая инструкция функции ВПР, под названием «Функция ВПР в Excel для чайников». В данной статье мы подробно рассмотрим описание, синтаксис и примеры функции ВПР в Excel. А также рассмотрим, как использовать функцию ВПР с несколькими условиями и разберем основные ошибки, почему не работает функция ВПР.

Синтаксис и описание функции ВПР в Excel

Итак, так как второе название этой статьи «Функция ВПР в Excel для чайников», начнем с того что узнаем, что же такое функция ВПР и что она делает? Функция ВПР на английском VLOOKUP, ищет указанное значение и возвращает соответствующее значение из другого столбца.

Как работает функция ВПР? Функция ВПР в Excel выполняет поиск по вашим спискам данных на основе уникального идентификатора и предоставляет вам часть информации, связанную с этим уникальным идентификатором.

Буква «В» в ВПР означает «вертикальный». Она используется для дифференциации функции ВПР и ГПР, которая ищет значение в верхней строке массива («Г» обозначает «горизонтальный»).

Функция ВПР доступна во всех версиях Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003.

Синтаксис функции ВПР выглядит следующим образом:

Как видите, функция ВПР имеет 4 параметра или аргумента. Первые три параметра обязательные, последний — необязательный.

1. искомое_значение – это значение для поиска.

Это может быть либо значение (число, дата или текст), либо ссылка на ячейку (ссылка на ячейку, содержащую значение поиска), или значение, возвращаемое некоторой другой функцией Excel. Например:

• Поиск числа : =ВПР(40; A2:B15; 2) — формула будет искать число 40.
• Поиск текста : =ВПР(«яблоки»; A2:B15; 2) — формула будет искать текст «яблоки». Обратите внимание, что вы всегда включаете текстовые значения в «двойные кавычки».
• Поиск значения из другой ячейки : =ВПР(C2; A2:B15; 2) — формула будет искать значение в ячейке C2.

1. таблица — это два или более столбца данных.

Помните, что функция ВПР всегда ищет искомое значение в первом столбце таблицы. Ваш таблица может содержать различные значения, такие как текст, дата, числа или логические значения. Значения нечувствительны к регистру , что означает, что прописные и строчные буквы считаются идентичными.

Итак, наша формула =ВПР(40; A2:B15; 2) будет искать «40» в ячейках от A2 до A15, потому что A — это первый столбец таблицы A2: B15.

1. номер_столбца — номер столбца в таблице, из которой должно быть возвращено значение в соответствующей строке.

Самый левый столбец в указанной таблице равен 1, второй столбец — 2, третий — 3 и т. д.

Итак, теперь вы можете прочитать всю формулу =ВПР(40; A2:B15; 2). Формула ищет «40» в ячейках от A2 до A15 и возвращает соответствующее значение из столбца B (потому что B является вторым столбцом в указанной таблице A2:B15).

4. интервальный_просмотр определяет, ищете ли вы точное соответствие (ЛОЖЬ) или приблизительное соответствие (ИСТИНА или опущено). Этот последний параметр является необязательным, но очень важным.

Функция ВПР в Excel примеры

Теперь давайте рассмотрим несколько примеров использования функции ВПР для реальных данных.

Функция ВПР на разных листах

На практике формулы ВПР редко используются для поиска данных на одном листе. Чаще всего вам придется искать и вытаскивать соответствующие данные с другого листа.

Чтобы использовать функцию ВПР с другого листа Excel, вы должны ввести имя рабочего листа и восклицательный знак в аргументе таблица перед диапазоном ячеек, например, =ВПР(40;Лист2!A2:B15;2). Формула указывает, что диапазон поиска A2:B15 находится в Лист2.

Конечно, вам не нужно вводить имя листа вручную. Просто начните вводить формулу, и когда дело дойдет до аргумента таблица, переключитесь на рабочий лист поиска и выберите диапазон с помощью мыши.

Формула, которую вы видите на изображении ниже, ищет текст в ячейке А2 (« Продукт 3 ») в столбце A (1-й столбец диапазона поиска A2:B9) на листе « Цены »:

Функция ВПР в Excel – Функция ВПР на разных листах

Обратите внимание, что рекомендуется использовать абсолютные ссылки на ячейки (со знаком $) в аргументе таблица. Это предотвратит изменение диапазона поиска при копировании формулы ВПР в другие ячейки.

Как использовать именованный диапазон или таблицу в формулах ВПР

Если вы собираетесь использовать один и тот же диапазон поиска в нескольких формулах ВПР, вы можете создать именованный диапазон для него и ввести имя непосредственно в аргументе таблица вашей формулы ВПР.

Чтобы создать именованный диапазон, просто выберите ячейки и введите любое имя в поле « Имя », слева от панели « Формула ».

Функция ВПР в Excel – Присвоение имени диапазону

Теперь вы можете написать следующую формулу ВПР, чтобы получить цену Продукта 1:

Функция ВПР в Excel – Пример функции ВПР с именем диапазона

Большинство имен диапазонов в Excel применяются ко всей книге, поэтому вам не нужно указывать имя рабочего листа, даже если ваш диапазон поиска находится на другом листе. Такие формулы гораздо более понятны. Кроме того, использование именованных диапазонов может быть хорошей альтернативой абсолютным ссылкам на ячейки. Поскольку именованный диапазон не изменяется, когда формула копируется в другие ячейки, и вы можете быть уверены, что ваш диапазон поиска всегда останется верным.

Если вы преобразовали диапазон ячеек в полнофункциональную таблицу Excel (вкладка «Вставка» —> «Таблица»), вы можете выбрать диапазон поиска с помощью мыши, а Microsoft Excel автоматически добавит имена колонок или имя таблицы в формулу:

Функция ВПР в Excel – Пример функции ВПР с именем таблицы

Полная формула может выглядеть примерно так:

или даже =ВПР(«Продукт 1»;Таблица6;2).

Как и именованные диапазоны, имена столбцов являются постоянными, а ссылки на ячейки не изменятся независимо от того, где копируется формула ВПР.

Функция ВПР с несколькими условиями

Рассмотрим пример функции ВПР с несколькими условиями. У нас есть следующие исходные данные:

Функция ВПР в Excel – Таблица исходных данных

Пусть нам необходимо использовать функцию ВПР с несколькими условиями. Например, для поиска цены товара по двумя критериями: названию продукта и его типу.

1. Для того чтобы использовать функцию ВПР с несколькими условиями необходимо вставить в начало дополнительный столбец, который будет хранить информацию с названием и типом товара.

Итак на листе « Цены » вставляем столбец и в ячейке А2 вводим следующую формулу:

При помощи этой формулы мы сцепляем значение столбца « Продукт » и « Тип ». Заполняем все ячейки.

Теперь таблица для поиска выглядит следующим образом:

Функция ВПР в Excel – Добавление вспомогательного столбца

1. Теперь в ячейке С2 на листе « Продажи » напишем следующую формулу ВПР:

Заполняем для остальных ячеек и в результате получаем цены для каждого продукта в соответствии с типом:

Функция ВПР в Excel – Пример ВПР с несколькими условиями

Теперь разберем ошибки функции ВПР.

Почему не работает функция ВПР

В этой части статьи мы рассмотрим почему не работает функция ВПР и возможные ошибки функции ВПР.

ВПР (функция ВПР)

ФУНКЦИЯ ВПР используется, если нужно найти элементы в таблице или диапазоне по строкам. Например, можно найти цену на автомобильную часть по номеру детали или получить имя сотрудника на основе его кода сотрудника.

Совет: Чтобы получить дополнительную справку о функции ВПР, просмотрите эти видео с YouTube от экспертов сообщества Excel!

Самая простая функция ВПР означает следующее:

= ВПР (необходимые условия для поиска, номер столбца в диапазоне, содержащий возвращаемое значение, возвращаемое приближенное или точное соответствие — обозначено как 1/истина или 0/ложь).

Совет: Секрет функции ВПР состоит в организации данных таким образом, чтобы искомое значение (Фрукт) отображалось слева от возвращаемого значения, которое нужно найти (Количество).

Используйте функцию ВПР для поиска значения в таблице.

ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр])

= ВПР (A2; A10: C20; 2; ИСТИНА)

Значение для поиска. Значение, которое вы хотите найти, должно находиться в первом столбце диапазона ячеек, указанного в аргументе инфо_таблица .

Например, если Таблица-массив охватывает ячейки B2: D7, то искомое_значение должен находиться в столбце B.

Искомое_значение может являться значением или ссылкой на ячейку.

Диапазон ячеек, в котором будет выполнен поиск искомого_значения и возвращаемого значения с помощью функции ВПР.

Первый столбец в диапазоне ячеек должен содержать Искомое_значение. Диапазон ячеек также должен содержать возвращаемое значение, которое нужно найти.

Номер столбца (начиная с 1 для самого левого столбца массива « инфо_таблица»), содержащего возвращаемое значение.

Логическое значение, определяющее, какое совпадение должна найти функция ВПР, — приблизительное или точное.

Приближенное соответствие: 1/истина предполагает, что первый столбец в таблице отсортирован либо в числовом формате, либо в алфавитном порядке, а затем будет искать ближайшее значение. Это способ по умолчанию, если не указан другой. Например, = ВПР (90; a1: B100; 2; истина).

Точное совпадение: 0/ложь осуществляет поиск точного значения в первом столбце. Например, = ВПР («Смит»; a1: B100; 2; ложь).

Начало работы

Для построения синтаксиса функции ВПР вам потребуется следующая информация:

Значение, которое вам нужно найти, то есть искомое значение.

Диапазон, в котором находится искомое значение. Помните, что для правильной работы функции ВПР искомое значение всегда должно находиться в первом столбце диапазона. Например, если искомое значение находится в ячейке C2, диапазон должен начинаться с C.

Номер столбца в диапазоне, содержащий возвращаемое значение. Например, если в качестве диапазона задано значение B2: D11, число B должно быть первым столбцом, а в качестве второго — «C» и т. д.

При желании вы можете указать слово ИСТИНА, если вам достаточно приблизительного совпадения, или слово ЛОЖЬ, если вам требуется точное совпадение возвращаемого значения. Если вы ничего не указываете, по умолчанию всегда подразумевается вариант ИСТИНА, то есть приблизительное совпадение.

Теперь объедините все перечисленное выше аргументы следующим образом:

= ВПР (искомое значение; диапазон с искомым значением; номер столбца в диапазоне с возвращаемым значением, приближенное соответствие (истина) или точное совпадение (ложь)).

Вот несколько примеров использования функции ВПР.

Как пользоваться функцией ВПР в Excel: пример с двумя таблицами

ВПР в Excel очень удобный и часто используемый инструмент для работы с таблицами как с базой данных и не только. Данная функция проста в освоении и очень функциональна при выполнении.

Благодаря гармоничному сочетанию простоты и функциональности ВПР пользователи активно ее используют в процессе работы с электронными таблицами. Но стоит отметить, что у данной функции достаточно много недостатков, которые ограничивают возможности. Поэтому ее иногда нужно использовать с другими функциями или вообще заменять более сложными. Для начала на готовом примере применения функции рассмотрим ее преимущества, а потом определим недостатки.

Как работает функция ВПР в Excel: пример

Функция ВПР предназначена для выборки данных из таблицы Excel по определенным критериям поиска. Например, если таблица состоит из двух колонок: «Наименование товара» и «Цена». Рядом находится другая таблица, которая будет искать в первой таблице по наименованию товара и получать значение соответствующей цены.

1. Переходим в ячейку второй таблицы под названием столбца «Цена».
2. Выберите «Формулы»-«Ссылки и массивы»-«ВПР». Ввести функцию ВПР можно и с помощью «мастера функций». Для этого нажмите на кнопку «fx», которая находиться в начале строки формул. Или нажмите комбинацию горячих клавиш SHIFT+F3. В появившимся диалоговом окне на поле категория, выберите из выпадающего списка: «Ссылки и массивы», а потом ниже укажите на функцию.
3. Заполняем аргументы функции.

В поле «Исходное значение» вводим ссылку на ячейку под наименованием товара второй таблицы D3. В поле «Таблица» вводим диапазон всех значений первой таблицы A2:B7. В поле «Номер столбца» вводим значение 2, так как во втором столбце у нас находиться цена, которую мы хотим получить при поиске товара. И нажимаем ОК.

Теперь под заголовком столбца второй таблицы «Товар» введите наименования того товара по котором нам нужно узнать его цену. И нажмите Enter.

Функция позволяет нам быстро находить данные и получать по ним все необходимые значения из больших таблиц. Это похоже на работу с базами данных. Когда к базе создается запрос, а в ответ выводятся результаты, которые являются ответом на критерии запроса.

Функция ВПР в Excel и две таблицы

Немного усложним задание, изменив структуру и увеличив объем данных в таблице. Расширьте объем данных первой таблицы, добавив столбцы: «январь», «февраль», «март». Там запишем суммы продаж в первом квартале как показано на рисунке:

Как видите вторую таблицу так же нужно немного изменить, чтобы не потерять суть задачи.

Теперь нам нужно сделать выборку данных с помощью функции ВПР отдельно по товару и просуммировать продажи за первый квартал. Для этого переходим в ячейку H3 и после вызова функции заполняем ее аргументы следующим образом:

1. Исходное значение: G3.
2. Таблица: A2:E7. Диапазон нашей таблицы расширен.
3. Номер столбца: <3;4;5>. Нам нужно с помощью функции обращаться одновременно к нескольким столбцам, поэтому значение данного аргумента будет взято в массив фигурными скобками. А номера столбцов следует перечислять через точку с запятой.
4. Интервальный просмотр: ЛОЖЬ.
5. Чтобы значения в выбранных столбцах суммировались, тогда всю функцию нужно поместить внутрь функции СУММ(). Вся формула в целом выглядит следующим образом: =СУММ(ВПР(G3;A3:E6;<3;4;5>;ЛОЖЬ)).
6. После ввода данной формулы следует нажать комбинацию клавиш: CTRL+SHIFT+ENTER. Внимание! Если не нажать комбинацию этих клавиш формула будет работать ошибочно . В Excel иногда приходиться выполнять функции в массиве для этого нужно обязательно использовать клавиши: CTRL+SHIFT+ENTER при вводе функций. Тогда в строке формул все содержимое будет взято в фигурные скобки «<>», что свидетельствует о выполнении формулы в массиве.

Теперь вводите в ячейку G3 наименование товара, в ячейке H3 получаем сумму продаж в первом квартале по данному товару.

Происходит сравнение двух таблиц в Excel функцией ВПР и как только определяется совпадение запрашиваемых данных, сразу подставляется их значения для суммирования функцией СУММ. Весь процесс выполняется циклически благодаря массиву функций о чем свидетельствуют фигурные скобки в строке формул.

Примечание. Если ввести вручную крайние фигурные скобки в строку формул то это не приведет ни ка какому результату. Выполнить функцию циклическим массивом можно только через комбинацию горячих клавиш: CTRL+SHIFT+ENTER.

Стоит отметить, что главным недостатком функции ВПР является отсутствие возможности выбрать несколько одинаковых исходных значений в запросе.

Другими словами если в нашей таблице повторяются значения «груши», «яблока» мы не сможем просуммировать всех груш и яблок. Для этого нужно использовать функцию ПРОСМОТР(). Она очень похожа на ВПР но умеет хорошо работать с массивами в исходных значениях.