Формулы для обработки данных в excel

Excel содержит огромное количество самых разнообразных функций, однако не все они нужны при анализе данных. В этой статье вы узнаете о 10 наиболее популярных функций, которые будут нужны при работе с информацией. Эти функции позволяют выполнить большинство задач, которые появляются при анализе данных.

1. ВПР

Эта функция является одной из самых популярных и часто используемых в Excel. Если вам необходимо найти данные в одном столбце в таблице и получить значение из другого столбца таблицы, то эта функция вам поможет. Ее синтаксис:

ВПР (искомое значение; таблица; номер столбца; интервальный просмотр)

— Искомое значение — это то значение, которое мы будем искать в таблице с данными

— Таблица — диапазон данных, в первом столбце которого мы будем искать искомое значение

—
Номер столбца — этот параметр обозначает, на какое количество столбцов
надо сдвинуться вправо в таблице для получения результата

—
Интервальный просмотр — Может принимать параметр 0 или ЛОЖЬ, что
обозначает что совпадение между искомым значением и значением в первом
столбце таблицы должен быть точным; либо 1 или ИСТИНА, соответственно
совпадение должно быть неточным. Настоятельно рекомендую использовать
только параметр ЛОЖЬ, иначе можно получать непредсказуемые результаты.

 В примере выше мы ищем по фамилии Петров имя в таблице с базой данных по ФИО. В функции ВПР(E2;A1:C6;2;0) первый параметр (E2) — ссылка на ячейку с фамилией, по которой мы будем искать имя; второй параметр A1:C6 — ссылка на таблицу, в первом столбце которой мы ищем указанное в первом параметре значение; третий параметр «2» — из какого столбца справа извлекать значение; четвертый параметр «0» — точный поиск.

Если хотите изучить более подробно, как работает функция ВПР, прочитайте нашу статью «Функция ВПР в Excel».

2. ГПР

Функция ГПР выполняет туже задачу, что и ВПР, только она просматривает первую строку в поиске искомого значения и для получения результата сдвигается на указанное количество строк вниз.

 Синтаксис функции следующий:

— Искомое значение — значение, которое мы ищем в строке.

— Таблица- диапазон данных на листе, где в первой строке мы ищем искомое значение и сдвигаемся на необходимое количество строк.

— Номер строки- числовое значение, указывающее на сколько строк вниз надо сместиться.

— Интервальный просмотр — ставьте всегда 0, тогда Эксель будет искать точное совпадение, что нам и нужно в большинстве случаев.

В примере выше мы ищем выручку за сентябрь в помесячном отчете по выручке. В формуле ГПР(A5;B1:M2;2;0) первый параметр (А5) — ссылка на месяц, по которому мы хотим получить выручку; второй параметр (B1:M2) — ссылка на таблицу, где в первой строке указаны месяцы, среди которых нам нужно найти выбранный; третий параметр «2» — из какой строки ниже мы будем получать данные; четвертый параметр «0» — ищем точное совпадение.

Если вы хотите более подробно изучить, как пользоваться функцией ГПР — прочитайте статью на нашем сайте «Функция ГПР в Excel».

3. ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ является очень популярной в Excel. Она позволяет автоматически выполнять какое-либо действие, в зависимости от поставленного условия.

Функция ЕСЛИ выполняет проверку логического выражения и если выражение истинно, то  поставляется одно значение и альтернативное, если ложь. Синтаксис следующий:

ЕСЛИ(логическое выражение; значение если истина; значение если ложь)

— Логическое выражение — выражение, которое по итогу своего вычисления должно вырнуться значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.
— Значение, если истина — устанавливаем указанное значение, если логическое выражение вернуло ИСТИНА
— Значение, если ложь — устанавливает указанное значение, если логическое выражение вернуло ЛОЖЬ.

В примере выше мы хотим определить, получили ли мы за месяц выручку больше 500 рублей или нет. В формуле  ЕСЛИ(B2>500;»Да»;»Нет») первый параметр (B2>500) проверяет, выручка за месяц больше 500 рублей или нет; второй параметр («Да») — функция вернет Да, если выручка больше 500 рублей и соответственно Нет (третий параметр), если выручка меньше.

Обратите внимание, что значения при истине или лжи могут быть не только текстовые, числовые, но также и функции(в том числе и ЕСЛИ), что позволяет реализовать достаточно сложные логические конструкции.

4. ЕСЛИОШИБКА

При работе с формулами в Excel, можно время от времени сталкиваться с различными ошибками. Так в примере ниже функция ВПР вернула ошибку #Н/Д из-за того, что в базе данных по ФИО нет искомой нами фамилии (более подробно об ошибке #Н/Д вы можете прочитать в этой статье: «Как исправить ошибку #Н/Д в Excel»)

Для обработки таких ситуаций отлично подойдет функция ЕСЛИОШИБКА. Ее синтаксис следующий:

ЕСЛИОШИБКА(значение; значение если ошибка)

— Значение, результат которого проверяется на ошибку.
— Значение, если ошибка — В случае, если в результате работы функции получаем ошибку, то выводится не ошибка, а данное значение.

В случае с нашим примером выше, мы можем предположить, что фамилия может быть некорректной, соответственно ЕСЛИОШИБКА вернет нам предупреждение, что бы мы проверили написание фамилии.

В примере выше, мы проверяем результат работы функции ВПР(E2;A1:C6;2;0) и в случае, если вернется ошибка, то выдаем сообщение «Проверьте фамилию!».

5. СУММЕСЛИМН

Функция СУММЕСЛИМН позволяет суммировать значения по определенным условиям. Условий может быть несколько. В Excel также есть функция СУММЕСЛИ, которая позволяет суммировать по одному критерию. Призываю вас использовать более универсальную формулу.

 У функции СУММЕСЛИМН следующий синтаксис:

СУММЕСЛИМН(Диапазон суммирования; Диапазон условия 1; Условие 1;…)

— Диапазон суммирования — область листа Эксель, из которой мы суммируем данные
— Диапазон условия 1 — Диапазон ячеек, которые мы проверяем на соответствие условию
— Условие 1 — Условие, которое проверяется на соответствие в Диапазоне 1.
Обратите внимание, что диапазонов условий и соответственно условий может быть столько, сколько вам нужно.

Для примера выше мы хотим получит выручку, которую принес нам Петров в городе Москва. Формула имеет вид СУММЕСЛИМН(C2:C13;A2:A13;E2;B2:B13;F2), где C2:C13 — диапазон со значениями выручки, которые необходимо просуммировать; А2:А13 — диапазон с фамилиями, которые мы будем проверять; Е2 — ссылка на конкретную фамилию; B2:B13 — ссылка на диапазон с городами; F2 — ссылка на конкретный город.

Более подробно о функциях СУММЕСЛИМН и СУММЕСЛИ рассказано в статье «СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН в Excel».

6. СЧЁТЕСЛИМН

СЧЁТЕСЛИМН очень похожа на функцию СУММЕСЛИМН, только в отличии от нее, она не суммируется значения, а только считает количество ячеек, которые соответствуют определенным условиям. Как и в случае с СУММЕСЛИМН, у СЧЁТЕСЛИМН есть упрощенная форма СЧЁТЕСЛИ, который считает количество ячеек только по одному критерию, но лучше используйте более общий вариант.

Синтаксис у функции следующий:

СЧЁТЕСЛИМН(диапазон условия 1; условие 1;…)

— Диапазон условия 1 — Диапазон ячеек, которые проверяются на соответствие определенному условию.
— Условие 1 — Условие, которое определяет какие ячейки надо учитывать при подсчете.
Обратите внимания, что диапазонов условий и соответственно условий может быть несколько.

В примере выше, мы считаем сколько в таблице ячеек, в которых фамилия — Петров, а город — Москва. В формуле СЧЁТЕСЛИМН(A2:A13;E2;B2:B13;F2) диапазон A2:A13  — диапазон фамилий, которые мы проверяем, Е2 — та фамилия, которую мы ищем в диапазоне; B2:B13 — диапазон городов и соответственно F2 — город, который мы учитываем при подсчете ячеек. Получившееся число 3 — это количество строк в таблице, где фамилия равна Иванов, а город равен Москва.

7. СЖПРОБЕЛЫ

При работе с данными в Excel, мы можем получать их из разных источников, что может привести к тому, что получаемые значения имеют «мусорную» информацию, очень часто это лишние пробелы, которые надо удалить. Можно удалять вручную, но это долго и муторно. На выручку нам приходит функция СЖПРОБЕЛЫ, которая удаляет лишние пробелы, в случае если их больше одного подряд. Синтаксис у функции очень простой:

СЖПРОБЕЛЫ(текст)

— Текст — тот текст, из которого надо убрать лишние пробелы.

Как видно из примера выше, функция успешно удалила лишние пробелы из исходной строки.

8. ЛЕВСИМВ и ПРАВСИМВ

Функции ЛЕВСИМВ и ПРАВСИМВ возвращают определенное количество знаков с начала (ЛЕВСИМВ) либо с конца (ПРАВСИМВ) строки. Эти функции нужны для получения части строки. Синтаксис у функций однотипный:

ЛЕВСИМВ(текст; количество знаков)
ПРАВСИМВ(текст; количество знаков)

— Текст — то строковое выражение, из которого мы хотим получить часть.
— Количество знаков — число символов, которое мы хотим получить.

 В примере выше мы из текста «Пример текста» извлекаем 6 символов слева и получаем текст «Пример».

9. СЦЕПИТЬ

Функция СПЕПИТЬ позволяет объединить значения из нескольких ячеек. Синтаксис у функции достаточно простой:

СЦЕПИТЬ(текст1; текст2;…)

— Текст 1 — Текст, который надо соединить в одну строку
— Текст 2 — Текст, который надо соединить в одну строку
Обратите внимание, что вы можете объединить до 255 текстовых значений.

 В примере выше мы объединяем фамилию и имя. В функции СЦЕПИТЬ(A2;» «;B2), первый параметр(А2) — ссылка на ячейку с фамилией; второй параметр (» «) — пробел, что бы итоговый текст смотрелся нормально; третий параметр(В2) — ссылка на ячейку с именем.

10.ЗНАЧЕН

Часто данные, которые мы получаем из внешних источников, имеют текстовый формат и мы не можем производить с ними математических действий (складывать, вычитать и т.п.). Нам требуется сначала преобразовать текст в число, для этого используйте функцию ЗНАЧЕН. Синтаксис у функции следующий:

ЗНАЧЕН(текст)

— Текст — число, представленное в текстовом формате

 Как видно в примере выше, у нас есть число 12522, которое представлено в виде текста, при помощи функции ЗНАЧЕН мы преобразовали его в число 12 522, с которым в дальнейшем можем работать, как с любыми другими числами.

Спасибо, что дочитали статью. Я постарался выбрать 10 наиболее полезных функций в Excel, которые нужны при анализе данных. Жду ваши комментарии.

Excel is typically one of the go to tool for business professionals when it comes to analyzing data and visualizing it. Conveniently, it supports hundreds of formulas, some of which are daily drivers for most people, and others, you may not even heard of. We’ve compiled the most common formulas used in data analysis tasks and created this guide to give you examples as how you can use them in different scenarios.

xIFS Function

This function can be used to find a value that meets certain conditions, within a complex data table. It has a certain advantage over the classic xIF functions like SUMIF, COUNTIF, and the others. xIF functions answer the need for comparing against multiple conditions and this feature make them just as popular as the VLOOKUP function.

xIFS function are as follows,

• SUMIFS (2007 and above)
• COUNTIFS (2007 and above)
• AVERAGEIFS (2007 and above)
• MAXIFS (2016 and above)
• MINIFS (2016 and above)

Syntax

All xIFS functions use the same syntax except for COUNTIFS. While COUNTIF doesn’t need any additional argument for doing a count operation, while the others use a range. Below is a syntax example for SUMIFS and COUNTIFS,

• SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)
• COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)

Example

Let’s take an example. Assume that we have a dataset that contains employee information and we want to take a look at a specific scenario. What is the sum of Base Salary of all employees from a given department and state, and were paid overtime? A very specific question with several conditions. Let’s make this question a bit more specific,

What is the sum of Base Salary of employees in the state of Florida, who are in the Marketing Department and were paid overtime?

In our sample data the columns we’re going to be working with are States, BaseSalary, Overtime, and Department.

So the formula becomes,

=SUMIFS(BaseSalary,States,»FL»,Departments,»Marketing»,Overtime,»>0″).

VLOOKUP

VLOOKUP is one of the most famous functions of Excel as it can match data from a table with an input (lookup) value. If you want to search a value in a data table and want a single value result the easiest method is using a VLOOKUP function.

Syntax

Enter what you are looking for, where you are looking, the column number of the information you are looking for, and whether you want Excel to do an approximation or precise search.

VLOOKUP(Lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Example

Let’s again take a hypothetical question and ask an easy question.

Which department is one of our employees, HALEY BATES, is in?

Formularized version of this question would be,

=VLOOKUP(«HALEY BATES»,A1:C6,3,FALSE) for table at below.

INDEX+MATCH

VLOOKUP is fairly easy to use and can answer several problems, IF the table is designed well for VLOOKUP. VLOOKUP can only return values from columns which are to the right of your search column. For example, you can’t search for a value in column B and return a value from column A.

When used in combination, the INDEX and MATCH functions can overcome this limitation. This way, we can search and call data anywhere in data tables.

INDEX function pinpoints the data reference, whereas the MATCH function searches for a value in a single dimension array (or range), and returns the coordinates as a number. Numbers from MATCH functions essentially become the coordinates in the INDEX function!

Syntax

=INDEX(table you are looking, row coordinates, column coordinates)

=MATCH(what you want to look up, where you are looking, match type)

Combined: INDEX(table you are looking, MATCH(what you want to look up, where you are looking, match type), MATCH(what you want to look up, where you are looking, match type))

Note: If either the row or column coordinate has a static value, you can replace that value with one of the MATCH functions which is redundant in this case.

Example

Let’s again try searching for the department HALEY BATES is in. This time, let the name information be in the right-most column.

The combined formula becomes,

=INDEX(A2:C6,MATCH(«HALEY BATES»,C2:C6,0),MATCH(«Department»,A1:C1,0))

IF

The IF function can be very handy as it returns a value as a result of a logical text. Data models can be often simplified substantially using IF statements.

Syntax

IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

Example

Let’s say we want to see a Yes/No breakdown for which employees are getting paid for overtime.

The formula will be,

=IF(I2>0,»Yes»,»No»)

Basic Operators

Obvious, but easy to pass elements in formulas are operators and expressions. Knowing your way around them can come in useful when creating formulas.

Text formulas

Text data can be cumbersome to manage in Excel. Fortunately there’s several useful functions to tidy up data. Let’s take a look at some common examples.

• LEFT, RIGHT and MID – These functions return a portion of a text. They can be very useful when combined with other functions, like those that return the length or position of characters (LEN, FIND or SEARCH).

• LEN – Returns the length of a text string.

• FIND and SEARCH – Both return the position of the desired character within a text string. Note that the FIND formula is case-sensitive, while SEARCH is not.

• TRIM and CLEAN – These functions remove spaces and unwanted characters in a text. You can get rid of extra spaces or special characters in your data.

• SUBSTITUTE and REPLACE – These functions replace a part of a string, with a different text. Even though SUBSTITUE replaces all instances of the searched part, you can select the position of where replacement action is being taken.

• TEXT – This function helps you apply a certain formatting to a numeric value.

Excel is the all-in-one platform where you can collect, organize, and analyze data. We hope that this guide could help you get a better understanding of some commonly used formulas in Excel for analyzing data.

Одним из самых популярных методов использования электронных таблиц является обработка данных, полученных из учетных систем. Современные базы данных, используемые учетными системами в качестве хранилища информации, способны накапливать и обрабатывать в собственных структурах десятки, а иногда сотни тысяч информационных записей в день. Средства анализа в системах управления базами данных реализуются либо на программном уровне, либо через специальные интерфейсы и языки запросов. Электронные таблицы позволяют эффективно обработать данные без знания языков программирования и других технических средств.

Методы переноса данных в Excel могут быть различны:

• Копирование-вставка результатов запросов
• Использование стандартных процедур импорта (например, Microsoft Query) для формирования данных на рабочих листах
• Использование программных средств для доступа к базам данных с последующим переносом информации в диапазоны ячеек
• Непосредственный доступ к данным без копирования информации на рабочие листы
• Подключение к OLAP-кубам

Данные, полученные из учетных систем, обычно характеризуются большим объемом – количество строк может составлять десятки тысяч, количество столбцов при этом часто невелико, так как языки запросов к базам данным сами имеют ограничение на одновременно выводимое количество полей.

Обработка этих данных в Excel может вестись различными методами. Выделим основные способы работы:

1. Обработка данных стандартными средствами интерфейса Excel
2. Анализ данных при помощи сводных таблиц и диаграмм
3. Консолидация данных при помощи формул рабочего листа
4. Выборка данных и заполнение шаблонов для получения отчета
5. Программная обработка данных

Правильность выбора способа работы с данными зависит от конкретной задачи. У каждого метода есть свои преимущества и недостатки.

В данной статье будут рассмотрены способы консолидации и выборки данных при помощи стандартных формул Excel. 

Описание примеров

Примеры к статье построены на основе демонстрационной базы данных, которую можно скачать с сайта Microsoft

http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?displaylang=en&id=19704

Выгруженный из этой базы данных набор записей сформирован при помощи Microsoft Query.

Данные не несут специальной смысловой нагрузки и используются только в качества произвольного набора записей, имеющих несколько ключевых полей.

Файл nwdata_sums.xls используется для версий Excel 2000-2003

Файл nwdata_sums.xlsx имеет некоторые отличия и используется для версий Excel 2007-2010.

Первый лист data содержит исходные данные, остальные – примеры различных формул для обработки информации.

Ячейки, окрашенные в серый цвет, содержат служебные формулы. Ячейки желтого цвета содержат ключевые значения, которые могут быть изменены.

Применение метода

Очевидно, самым простым и удобным методом обработки больших объемов данных с точки зрения пользователя являются сводные таблицы. Этот интерфейс специально создавался для подобного рода задач, способен работать с различными источниками данных, поддерживает интерфейсные методы фильтрации, группировки, сортировки, а также автоматической агрегации данных различными способами.

Проблема при консолидации данных при помощи сводных таблиц появляются, если предполагается дальнейшая работа с этими агрегированными данными. Например, сравнить или дополнить данные из двух разных сводных таблиц (как вариант: объемы продаж и прайс листы). В таком случае обычно прибегают к методу копирования значений из сводных таблиц в промежуточные диапазоны с дальнейшим применением формул поиска (VLOOKUP/HLOOKUP). Очевидно, что проблема возникает при обновлении исходных данных (например, при добавлении новых строк) – требуется заново копировать результаты консолидации из сводной таблицы. Другим, с нашей точки зрения, не совсем корректным методом решения является применение функций поиска непосредственно к диапазонам, которые занимают сводные таблицы. Это может привести к неверному поиску при обновлении не только данных, но и внешнего вида сводной таблицы.

Еще один классический пример непригодности применения сводной таблицы – это требование формирования отчета в заранее предопределенном виде («начальство требует в такой форме и никак иначе»). Возможностей настройки сводной таблицы зачастую недостаточно для предоставления произвольной формы. В данном случае пользователи также обычно используют копирование результатов агрегирования в качестве значений.

Самым правильным методом обработки данных в приведенных случаях, с нашей точки зрения, является применение функций рабочего листа для консолидации данных. Этот метод требует иногда больших затрат времени на создание формул, но зато в дальнейшем при изменении исходных данных отчеты будут обновляться автоматически. Файлы примеров показывают различные варианты применения функция рабочего листа для обработки данных.

Суммирование по одному ключевому полю

Таблицы с формулами на листе SUM показывают вариант решения задачи консолидации данных по одному ключевому значению.

Две верхние таблицы на листе демонстрируют возможности стандартной функции SUMIF, которая как раз и предназначена для суммирования с проверкой одного критерия.

SUM!B5

=SUMIF(data!$H:$H;A5;data!$M:$M) 

SUM!B11

=SUMIF(data!$Z:$Z;A11;data!$M:$M) 

Нижние таблицы показывают возможности другой редко используемой функции DSUM

SUM!B19

=DSUM(data!$A$1:$AJ$2156;"Quantity";D18:D19) 

Первый параметр определяет рабочий диапазон данных. Причем верхняя строка диапазона должна содержать заголовки полей. Второй параметр указывает наименование поля (столбца) для суммирования. Третий параметр ссылается на диапазон условий суммирования. Этот диапазон должен состоять как минимум из двух строк, верхняя строка – поле критерия, вторая и последующие — условия.

В другом варианте указания условий именем поля в этом диапазоне можно пренебречь, задав его прямо в тексте условия:

SUM!B28

=DSUM(data!$A$1:$AJ$2156;"Quantity";D27:D28)

SUM!D28

Здесь data!Z2 означает ссылку на текущую строку данных, а не на конкретную ячейку, так как используется относительная ссылка. К сожалению, нельзя указать в третьем параметры ссылку на одну ячейку – строка заголовка полей все равно требуется, хотя и может быть пустой.

В принципе, функции типа DSUM являются устаревшим методом работы с данными, в подавляющем большинстве случаев лучше использовать SUMIF, SUMPRODUCT или формулы обработки массивов. Но иногда их применение может дать хороший результат, например, при совместном использовании с интерфейсной возможностью «расширенный фильтр» – в обоих случаях используется одинаковое описание условий через дополнительные диапазоны.

Суммирование по нескольким критериям

Таблицы с формулами на листе SUM2 показывают вариант суммирования по нескольким критериям.

Первый вариант решения использует дополнительно подготовленный столбец обработанных исходных данных. В реальных задачах логичнее добавлять такой столбец с формулами непосредственно на лист данных.

SUM!D5

=SUMIF(A:A;B5 & ";" & C5;data!M:M) 

Операция «&» используется для соединения строк. Можно также вместо этого оператора использовать функцию CONCATENATE. Промежуточный символ «;» (или любой другой служебный символ) необходим для обеспечения уникальности сцепленных строковых значений.

Пример: Есть, если два поля с перечнем слов. Пары слов «СТОЛ»-«ОСЬ» и «СТО»-«ЛОСЬ» дают одинаковый ключ «СТОЛОСЬ». Что соответственно даст неверный результат при консолидации данных. При использовании служебного символа комбинации ключей будут уникальны «СТОЛ;ОСЬ» и «СТО;ЛОСЬ», что обеспечит корректность вычислений.

Использовать подобную методику создания уникального ключа можно не только для строковых, но и для числовых целочисленных полей.

Второй пример – это популярный вариант использования функции SUMPRODUCT с проверкой условий в виде логического выражения:

SUM!D13

=SUMPRODUCT((data!$H$2:$H$3000=B13)*(data!$Z$2:$Z$3000=C13)*data!$M$2:$M$3000) 

Обрабатываются все ячейки диапазона (data!$M$2:$M$3000), но для тех ячеек, где условия не выполняются, в суммирование попадает нулевое значение (логическая константа FALSE приводится к числу «0»). Такое использование этой функции близко по смыслу к формулам обработки массива, но не требует ввода через Ctrl+Shift+Enter.

Третий пример аналогичен, описанному использованию функций DSUM для листа SUM, но в нем для диапазона условий использовано несколько полей.

SUM!D21

=DSUM(data!$A$1:$AJ$2156;"Quantity";F20:G21) 

Четвертый пример – это использование функций обработки массивов.

SUM!D32

{=SUM(IF(data!$H$2:$H$3000=B32;IF(data!$Z$2:$Z$3000=C32;data!$M$2:$M$3000)))} 

Обработка массивов является самым гибким вариантом проверки условий. Но имеет очень сложную запись, трудно воспринимается пользователем и работает медленнее стандартных функций.

Пятый пример содержится только в файле формата Excel 2007 (xlsx). Он показывает возможности новой стандартной функции

SUMIFS

SUM!D40

=SUMIFS(data!$M$2:$M$3000;data!$H$2:$H$3000;B40;data!$Z$2:$Z$3000;C40) 

Поиск по одному критерию

Таблицы с формулами на листе SEARCH предназначены для поиска по ключевому полю с выборкой другого поля в качестве результата.

Первый вариант – это использование популярной функции VLOOKUP.

SEARCH!B5

=VLOOKUP(A5;data!$H$1:$M$3000;6;0) 

Во втором вариант использовать VLOOKUP нельзя, так как результирующее поле находится слева от искомого. В данном случае используется сочетание функций MATCH+OFFSET.

SEARCH!C13

=MATCH(A13;data!$Z$1:$Z$3000;0) 

SEARCH!B13

=OFFSET(data!$M$1;C13-1;0) 

Первая функция ищет нужную строку, вторая возвращает нужное значение через вычисляемую адресацию.

Поиск по нескольким критериям

Таблицы с формулами на листе SEARCH2 предназначены для поиска по нескольким ключевым полям.

В первом варианте используется техника использования служебного столбца, описанная в примере к листу SUM2:

SEARCH2!Е5

=VLOOKUP(C5 & ";" & D5;$A$1:$B$3000;2;0) 

Второй вариант работы сложнее. Используется обработка массива, который образуется при помощи функций вычисляемой адресации:

SEARCH2!Е 12

{=OFFSET(data!$M$1;MATCH(C13 & ";" & D13; data!$H$1:$H$3000 & ";" & data!$Z$1:$Z$3000;0)-1;0)} 

Четвертый и пятый параметр в функции OFFSET используется для образования массива и определяет его размерность в строках и столбцах.

Выборка по одному критерию

Таблица на листе SELECT показывает вариант фильтрации данных через формулы.

Предварительно определяется количество строк в выборке:

SELECT!С4

=COUNTIF(data!$H:$H;$A$5) 

Служебный столбец содержит формулы для определения номеров строк для фильтра. Первая строка ищется через простую функцию:

SELECT!С5

=MATCH($A$5;data!$H$1:$H$3000;0) 

Вторая и последующие строки ищутся в вычисляемом диапазоне с отступом от предыдущей найденной строки:

SELECT!С6

=MATCH($A$5;OFFSET(data!$H$1;C5;0; ROWS(data!$H$1:$H$3000)-C5;1);0)+C5

Результат выдается через функцию вычисляемой адресации:

SELECT!B6

=IF(ISNA(C6);"";OFFSET(data!$M$1;C6-1;0)) 

Вместо функции проверки наличия ошибки ISNA можно сравнивать текущую строку с максимальным количеством, так как это сделано в столбце A.

Для организации выборок при помощи формул необходимо знать максимально возможное количество строк в фильтре, чтобы создать в них формулы.

Выборка вариантов

Самый сложный вариант выборки по ключевому полю представлен на листе SELECT2. Формулы сами определяют все доступные ключевые значения второго критерия.

Первый служебный столбец содержит сцепленные строки ключевых полей. Второй столбец проверяет соответствие первому ключу и оставляет значение второго ключевого поля:

SELECT2!B2

=IF(LEFT(A2;LEN($D$5)) & ";" = $D$5 & ";"; data!Z2;"") 

Третий служебный столбец проверяет значение второго ключа на уникальность:

SELECT2!C2

=IF(B2="";0;IF(ISNA(MATCH(B2;B$1:B1;0));COUNTIF(C$1:C1;">0")+1;0)) 

Результирующий столбец второго ключа ProductName ищет уникальные значения в служебном столбце C:

SELECT2!E5

=IF(ISNA(MATCH(ROWS($5:5);$C$1:$C$3000;0));"";OFFSET($B$1;MATCH(ROWS($5:5);$C$1:$C$3000;0)-1;0)) 

Столбец Quantity просто суммирует данные по двум критериям, используя технику, описанную на листе SUM2.

SELECT2!F5

=IF(E5="";"";SUMPRODUCT((data!$H$2:$H$3000=D5)*(data!$Z$2:$Z$3000=E5)*data!$M$2:$M$3000)) 

Заключение

Использование функций рабочего листа для консолидации и выборки данных является эффективным методом построения отчетов с обновляемым источником исходных данных. Недостатками этого метода являются повышенные требования к пользователю в части создания сложных формул, а также низкая производительность в сравнении, например, со сводными таблицами. Последний недостаток зависит от объема исходных данных, сложности формул консолидации и технических возможностей компьютера. В критических случаях рекомендуется использовать ручной режим пересчета формул рабочей книги Excel.

Excel, безусловно, одна из самых необходимых программ. Она сделала жизнь множества пользователей легче. Excel позволяет автоматизировать даже самые сложные вычисления, и в этом заключается основное преимущество этой программы.

Как правило, стандартный пользователь применяет лишь ограниченный набор функций, в то время как существует множество формул, позволяющих реализовывать те же задачи, но значительно быстрее.

Это может быть полезно, если постоянно приходится выполнять множество однотипных действий, требующих большого количества операций.

Стало интересно? Тогда добро пожаловать в обзор самых полезных 15 формул Excel.

Немного терминологии

Перед тем, как непосредственно начать обзор функций, нужно разобраться в том, что же это такое. Под этим понятием подразумевается заложенная разработчиками формула, по которой осуществляются вычисления и на выходе получается определенный результат. 

Каждая функция имеет две основные части: имя и аргумент. Формула может состоять из одной функции или нескольких. Чтобы ее начать писать, нужно кликнуть дважды по требуемой ячейке и написать знак «равно».

Следующая составная часть функции – это имя. Собственно, им и является название формулы, которое поможет Excel понять, что хочет пользователь. Вслед за ним в скобках приводятся аргументы. Это параметры функции, учитываемые для выполнения определенных операций. Бывает несколько типов аргументов: числовые, текстовые, логические. Также вместо них нередко используются ссылки на ячейки или определенный диапазон. Каждый аргумент отделяется от другого с помощью точки с запятой.

Синтаксис – одно из главных понятий, характеризующих функцию. Под этим термином подразумевается шаблон для вставки определенных значений с целью обеспечить работоспособность функции.

А теперь давайте все это проверим на практике.

Формула 1: ВПР

Эта функция дает возможность найти требуемую информацию в таблице, а возвращенный результат вывести в определенную ячейку. Аббревиатура, обозначающая название функции, расшифровывается, как «вертикальный просмотр».

Синтаксис

Это довольно сложная формула, имеющая 4 аргумента, а ее использование имеет множество особенностей.

Синтаксис такой:

=ВПР(искомое_значение;таблица;номер_столбца;[интервальный_просмотр])

Давайте более подробно рассмотрим все аргументы:

1. Значение, которое ищется.
2. Таблица. Необходимо, чтобы было искомое значение, находящееся в первой колонке, а также значение, которое возвращается. Последнее располагается где-угодно. Пользователь может самостоятельно определиться, куда вставлять результат формулы. 
3. Номер столбца.
4. Интервальный просмотр. Если в этом нет необходимости, то можно не приводить значение этого аргумента. Оно являет собой логическое выражение, обозначающее степень точности совпадения, которое должно быть обнаружено функцией. Если указан параметр «Истина», то тогда Excel будет искать самое близкое значение к указанному в качестве искомого. Если же указан параметр «Ложь», то функция будет искать только те значения, которые находятся в первой колонке.

На этом скриншоте мы пробуем с помощью формулы понять, сколько просмотров было осуществлено по запросу «купить планшет».

Формула 2: Если

Эта функция необходима, если пользователь хочет задать определенное условие, при котором должен осуществляться расчет или выводиться конкретное значение. Она может принимать два варианта: истинное и ложное.

Синтаксис

В формулу этой функции входит три основных аргумента, и она выглядит так:

=ЕСЛИ(логическое_выражение;«значение_если_истина»;«значение_если_ложь»).

Здесь под логическим выражением подразумевается непосредственно описывающая критерий формула. С ее помощью будут проверяться данные на предмет соответствия определенному условию. Соответственно, аргумент «значение если ложь» предназначен для той же задачи, с тем лишь отличием, что оно зеркально противоположное по смыслу. Простыми словами, если условие не подтвердилось, то программа осуществляет определенные действия.

Есть еще один вариант, как можно применять функцию ЕСЛИ – вложенные функции. Здесь может быть намного больше условий, вплоть до 64. Пример рассуждения, соответствующего формуле, приведенной на скриншоте, такой. Если ячейка А2 равна двум, то нужно вывести значение «Да». Если же она имеет другое значение, то необходимо проверить, равна ли ячейка D2 двум. Если да, то нужно выдать значение «нет», если и здесь условие оказывается ложным, то формула должна вернуть значение «возможно».

Не рекомендуется пользоваться вложенными функциями слишком часто, поскольку их использовать довольно тяжело, возможны ошибки. И потребуется немало времени, чтобы их исправить. 

Функция ЕСЛИ может применяться и с целью понять, пустая ли определенная ячейка. Чтобы добиться этой цели, необходимо использовать еще одну функцию – ЕПУСТО.

Тут синтаксис следующий:

=ЕСЛИ(ЕПУСТО(номер ячейки);«Пустая»;«Не пустая»).

Кроме этого, есть возможность применять вместо функции ЕПУСТО применять стандартную формулу, но указать, что при условии отсутствия никаких значений в ячейке.

ЕСЛИ – это одна из наиболее часто встречаемых функций, которая очень легко используется и она дает возможность понять, насколько истинны те или иные значения, получить результаты по разным критериям, а также определить, является ли определенная ячейка пустой.

Эта функция является фундаментом для некоторых других формул. Некоторые из них мы сейчас проанализируем более детально.

Формула 3: СУММЕСЛИ

Функция СУММЕСЛИ позволяет суммировать данные, при условии их соответствия определенным критериям.

Синтаксис

Эта функция, аналогично предыдущей, имеет три аргумента. Чтобы ее использовать, необходимо написать такую формулу, подставив необходимые значения в соответствующих местах.

=СУММЕСЛИ(диапазон;условие;[диапазон_суммирования])

Давайте более подробно поймем, что каждый из аргументов собой являет:

1. Условие. Этот аргумент позволяет передать в функцию ячейки, которые в дальнейшем подлежат суммированию.
2. Диапазон суммирования. Этот аргумент не является обязательным, и он дает возможность задать ячейки, которые необходимо суммировать, если условие оказывается ложным.

Так, в данной ситуации Excel суммировал данные о тех запросах, где количество переходов превышает 100000.

Формула 4: СУММЕСЛИМН

Если же условий несколько, то используется родственная функция СУММЕСЛИМН.

Синтаксис

Формула этой функции выглядит так:

=СУММЕСЛИМН(диапазон_суммирования; диапазон_условия1; условие1; [диапазон_условия2; условие2]; …)

Обязательными являются второй и третий аргументы, а именно «Диапазон условия 1» и «условие 1».

Формула 5: СЧЕТЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИМН

Эта функция пытается определить количество непустых ячеек, которые подходят под заданные условия в рамках диапазона, введенного пользователем.

Синтаксис

Чтобы ввести эту функцию, необходимо указать следующую формулу:

=СЧЕТЕСЛИ(диапазон;критерий)

Что означают приведенные аргументы?

1. Диапазон – это совокупность ячеек, среди которой должен осуществляться подсчет.
2. Критерий – условие, учитываемое при выборе ячеек.

Например, этом примере программа посчитала число ключевых запросов, где количество переходов в поисковых системах превышает сто тысяч. В итоге, формула вернула число 3, что означает, наличие трех таких ключевиков.

Если говорить о родственной функции СЧЕТЕСЛИМН, то она, аналогично предыдущему примеру, предоставляет возможность использовать сразу несколько критериев. Ее формула следующая:

=СЧЁТЕСЛИМН(диапазон_условия1;условие1;[диапазон_условия2;условие2];…)

И аналогично предыдущему случаю «Диапазон условия 1» и «условие 1» – это обязательные аргументы, другие же можно не использовать, если нет такой необходимости. Максимально функция предусматривает возможность применять до 127 диапазонов вместе с условиями.

Формула 6: ЕСЛИОШИБКА

Эта функция возвращает заданное пользователем значение, если в процессе вычисления по формуле обнаруживается ошибка. Если же получившееся значение корректное, она оставляет его.

Синтаксис

У этой функции два аргумента. Синтаксис следующий:

=ЕСЛИОШИБКА(значение;значение_если_ошибка)

Описание аргументов:

1. Значение – непосредственно формула, проверяемая на предмет багов.
2. Значение если ошибка – результат, появляющийся после того, как ошибка будет обнаружена.

Если говорить о примерах, то данная формула покажет в случае невозможности осуществления деления текст «Ошибка при вычислении».

Формула 7: ЛЕВСИМВ

Эта функция дает возможность выделить требуемое количество символов слева строки.

Ее синтаксис следующий:

=ЛЕВСИМВ(текст;[число_знаков])

Возможные аргументы:

1. Текст – строка, из какой требуется достать определенный фрагмент.
2. Число знаков – непосредственно количество знаков, которые нужно извлекать.

Так, в данном примере видно, как эта функция используется с целью посмотреть, какой будет внешний вид у тайтлов к страницам сайтов. То есть, поместится ли строка в определенное количество знаков или нет.

Формула 8: ПСТР

Эта функция дает возможность достать требуемое количество знаков с текста, начиная определенным символом по счету.

Ее синтаксис следующий:

=ПСТР(текст;начальная_позиция;число_знаков).

Расшифровка аргументов:

1. Текст – это строка, в которой содержатся необходимые данные.
2. Начальная позиция – это непосредственно положение того символа, который и служит началом для извлечения текста.
3. Число знаков – количество символов, которые формула должна вытащить из текста.

На практике эта функция может использоваться, например, чтобы упростить названия тайтлов, убрав слова, которые находятся в их начале.

Формула 9: ПРОПИСН

Эта функция все буквы, содержащиеся в определенной строке, делает прописными. Ее синтаксис следующий:

=ПРОПИСН(текст)

Аргумент только один – непосредственно текст, который будет обрабатываться. Можно использовать ссылку на ячейку.

Формула 10: СТРОЧН

По сути, обратная функция, которая делает строчными каждую букву заданного текста или ячейки.

Синтаксис у нее аналогичный, есть только один аргумент, содержащий текст или адрес ячейки.

Формула 11: ПОИСКПОЗ

Эта функция дает возможность найти требуемый элемент среди диапазона ячеек и выдать его положение.

Шаблон этой формулы такой:

=ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;тип_сопоставления)

Первые два аргумента обязательные, последний – нет.

Существует три способа сопоставления:

1. Меньше или равно – 1.
2. Точное – 0.
3. Самое маленькое значение, равно искомому или большего него -1.

В данном примере мы пытаемся определить, какой по какому из ключевых слов осуществляется до 900 переходов включительно.

Формула 12: ДЛСТР

Эта функция дает возможность определить, какая длина у заданной строки.

Ее синтаксис аналогичен предыдущей:

=ДЛСТР(текст)

Так, она может использоваться, чтобы определить длину описания статьи при SEO-продвижении сайта.

Также ее хорошо совмещать с функцией ЕСЛИ.

Формула 13: СЦЕПИТЬ

Эта функция дает возможность сделать несколько строчек из одной. Причем допустимо указание в аргументах как адресов ячеек, так и непосредственно само значение. Формула дает возможность записать до 255 элементов общей длиной не более 8192 символа, чего предостаточно для практики.

Синтаксис такой:

=СЦЕПИТЬ(текст1;текст2;текст3);

Формула 14: ПРОПНАЧ

Эта функция меняет местами прописные и строчные символы.

Синтаксис очень простой:

=ПРОПНАЧ(текст)

Формула 15: ПЕЧСИМВ

Эта формула дает возможность убрать все невидимые знаки (например, перенос строки) из статьи.

Ее синтаксис следующий:

=ПЕЧСИМВ(текст)

В качестве аргумента можно указывать адрес ячейки.

Выводы

Конечно, это не все функции, которые используются в Excel. Мы хотели привести такие, о которых не слышал среднестатистический пользователь электронных таблиц или использует редко. По статистике наиболее часто используются функции для вычисления и выведения среднего значения. Но Excel – это больше среда разработки, чем просто программа для электронных таблиц. В ней можно автоматизировать абсолютно любую функцию. 

Очень хочется надеяться, что это получилось, и вы почерпнули для себя много полезного.

Формулы Excel используют, когда данных очень много. Например, чтобы посчитать сумму нескольких чисел быстрее, чем на калькуляторе. Преимуществ много, поэтому работодатели часто указывают эту программу в требованиях. В конце марта 2022 года 64 225 вакансий на хедхантере содержали формулировки вроде «уверенный пользователь Excel», «работа с формулами в Excel».

Кому важно знать Excel и где выучить основы

Excel нужен бухгалтерам, чтобы вести учет в таблицах. Экономистам, чтобы делать перерасчет цен, анализировать показатели компании. Менеджерам — вести базу клиентов. Аналитикам — строить и проверять гипотезы.

Программу можно освоить самостоятельно, например по статьям в интернете. Но это поможет понять только основные формулы. Если нужны глубокие знания — как строить сложные прогнозы, собирать калькулятор юнит-экономики, — пройдите курсы.

На онлайн-курсе Skypro «Аналитик данных» научитесь владеть базовыми формулами Excel, работать с нестандартными данными, статистикой. Кроме Excel вы изучите Metabase, SQL, Power BI, язык программирования Python. Программа подойдет даже тем, у кого совсем нет опыта в анализе и кто не любит математику. Вас ждут живые вебинары, мастер-классы, домашки с разбором, помощь наставников.

Из чего состоит формула в Excel

Основные знаки:

= с него начинают любую формулу;

( ) заключают формулу и ее части;

; применяют, чтобы указать очередность ячеек или действий;

: ставят, чтобы обозначить диапазон ячеек, а не выбирать всё подряд вручную.

В Excel работают с простыми математическими действиями:

сложением +

вычитанием —

умножением *

делением /

возведением в степень ^

Еще используют символы сравнения:

равенство =

меньше <

больше >

меньше либо равно <=

больше либо равно >=

не равно <>

Основные виды

Все формулы в Excel делятся на простые, сложные и комбинированные. Их можно написать самостоятельно или воспользоваться встроенными.

Простые

Применяют, когда нужно совершить одно простое действие, например сложить или умножить.

✅ СУММ. Складывает несколько чисел. Сумму можно посчитать для нескольких ячеек или целого диапазона.

=СУММ(А1;В1) — для соседних ячеек;

=СУММ(А1;С1;H1) — для определенных ячеек;

=СУММ(А1:Е1) — для диапазона.

✅ ПРОИЗВЕД. Умножает числа в соседних, выбранных вручную ячейках или диапазоне.

=ПРОИЗВЕД(А1;В1)

=ПРОИЗВЕД(А1;С1;H1)

=ПРОИЗВЕД(А1:Е1)

✅ ОКРУГЛ. Округляет дробное число до целого в большую или меньшую сторону. Укажите ячейку с нужным числом, в качестве второго значения — 0.

=ОКРУГЛВВЕРХ(А1;0) — к большему целому числу;

=ОКРУГЛВНИЗ(А1;0) — к меньшему.

✅ ВПР. Находит данные в таблице или определенном диапазоне.

=ВПР(С1;А1:В6;2)

• С1 — ячейка, в которую выписывают известные данные. В примере это код цвета.
• А1 по В6 — диапазон ячеек. Ищем название цвета по коду.
• 2 — порядковый номер столбца для поиска. В нём указаны названия цвета.

✅ СЦЕПИТЬ. Объединяет данные диапазона ячеек, например текст или цифры. Между содержимым ячеек можно добавить пробел, если объединяете слова в предложения.

=СЦЕПИТЬ(А1;В1;С1) — текст без пробелов;

=СЦЕПИТЬ(А1;» «;В1;» «С1) — с пробелами.

✅ КОРЕНЬ. Вычисляет квадратный корень числа в ячейке.

=КОРЕНЬ(А1)

✅ ПРОПИСН. Преобразует текст в верхний регистр, то есть делает буквы заглавными.

=ПРОПИСН(А1:С1)

✅ СТРОЧН. Переводит текст в нижний регистр, то есть делает из больших букв маленькие.

=СТРОЧН(А2)

✅ СЧЕТ. Считает количество ячеек с числами.

=СЧЕТ(А1:В5)

✅ СЖПРОБЕЛЫ. Убирает лишние пробелы. Например, когда переносите текст из другого документа и сомневаетесь, правильно ли там стоят пробелы.

=СЖПРОБЕЛЫ(А1)

Сложные

✅ ПСТР. Выделяет определенное количество знаков в тексте, например одно слово.

=ПСТР(А1;9;5)

1. Введите =ПСТР.
2. Кликните на ячейку, где нужно выделить знаки.
3. Укажите номер начального знака: например, с какого символа начинается слово. Пробелы тоже считайте.
4. Поставьте количество знаков, которые нужно выделить из текста. Например, если слово состоит из пяти букв, впишите цифру 5.

✅ ЕСЛИ. Анализирует данные по условию. Например, когда нужно сравнить одно с другим.

=ЕСЛИ(A1>25;"больше 25";"меньше или равно 25")

В формуле указали:

• А1 — ячейку с данными;
• >25 — логическое выражение;
• больше 25, меньше или равно 25 — истинное и ложное значения.

Первый результат возвращается, если сравнение истинно. Второй — если ложно.

✅ СУММЕСЛИ. Складывает числа, которые соответствуют критерию. Обычно критерий — числовой промежуток или предел.

=СУММЕСЛИ(В2:В5;">10")

В формуле указали:

• В2:В5 — диапазон ячеек;
• >10 — критерий, то есть числа меньше 10 не будут суммироваться.

✅ СУММЕСЛИМН. Складывает числа, когда условий несколько. В формуле указывают диапазоны — ячейки, которые нужно учитывать. И условия — содержание подходящих ячеек. Например:

=СУММЕСЛИМН(D2:D6;C2:C6;"сувениры";B2:B6;"ООО ХY")

• D2:D6 — диапазон, из которого суммируем числа;
• C2:C6 — диапазон ячеек для категории;
• сувениры — условие, то есть числа другой категории учитываться не будут;
• B2:B6 — диапазон ячеек для компании;
• ООО XY — условие, то есть числа другой компании учитываться не будут.

Комбинированные

В Excel можно комбинировать несколько функций: сложение, умножение, сравнение и другие. Например, вам нужно найти сумму двух чисел. Если значение больше 65, сумму нужно умножить на 1,5. Если меньше — на 2.

=ЕСЛИ(СУММ(A1;B1)<65;СУММ(A1;B1)*1,5;(СУММ(A1;B1)*2))

То есть если сумма двух чисел в А1 и В1 окажется меньше 65, программа посчитает первое условие — СУММ(А1;В1)*1,5. Больше 65 — Excel задействует второе условие — СУММ(А1;В1)*2.

Встроенные

Используйте их, если удобнее пользоваться готовыми формулами, а не вписывать вручную.

1. Поместите курсор в нужную ячейку.
2. Откройте диалоговое окно мастера: нажмите клавиши Shift + F3. Откроется список функций.
3. Выберите нужную формулу. Нажмите на нее, затем на «ОК». Откроется окно «Аргументы функций».
4. Внесите нужные данные. Например, числа, которые нужно сложить.

Как скопировать

Если для разных ячеек нужны однотипные действия, например сложить числа не в одной, а в нескольких строках, скопируйте формулу.

1. Впишите функцию в ячейку и кликните на нее.
2. Наведите курсор на правый нижний угол — курсор примет форму креста.
3. Нажмите левую кнопку мыши, удерживайте ее и тяните до нужной ячейки.
4. Отпустите кнопку. Появится итог.

Как обозначить постоянную ячейку

Это нужно, чтобы, когда вы протягивали формулу, ссылка на ячейку не смещалась.

1. Нажмите на ячейку с формулой.
2. Поместите курсор в нужную ячейку и нажмите F4.
3. В формуле фрагмент с описанием ячейки приобретет вид $A$1. Если вы протянете формулу, то ссылка на ячейку $A$1 останется на месте.

Как поставить «плюс», «равно» без формулы

Когда нужна не формула, а данные, например +10 °С:

1. Кликните правой кнопкой по ячейке.
2. Выберите «Формат ячеек».
3. Отметьте «Текстовый», нажмите «ОК».
4. Поставьте = или +, затем нужное число.
5. Нажмите Enter.

Главное о формулах в Excel

• Формула состоит из математических знаков. Чтобы ее вписать, используют символы = ( ) ; : .
• С помощью простых формул числа складывают, умножают, округляют, извлекают из них квадратный корень. Чтобы отредактировать текст, используют формулы поиска, изменения регистра, удаления лишних пробелов.
• Сложные и комбинированные формулы помогают делать объемные вычисления, когда нужно соблюдать несколько условий.

Продолжаем рассказывать про неочевидные штуки в Экселе, которые могут пригодиться для работы с данными. Сегодня будет про аналитику — как собрать, подготовить или получить дополнительные данные, чтобы анализ получился более полный.

МИНЕСЛИ и МАКСЕСЛИ

В английской версии: MINIF, MAXIF.

Что делают: находят минимальное и максимальное значение по какому-то условию в заданных диапазонах.

Допустим, у нас есть таблица доходов и расходов, причём доходы получены из разных источников:

С помощью функций МИНЕСЛИ и МАКСЕСЛИ мы можем найти минимальные и максимальные значения по заданному параметру. Например, найдём минимальный доход, который мы получили с внешних заказов. Для этого напишем формулу:

=MINIFS(B2:B13;C2:C13;»заказ»)

Первый параметр — это диапазон, где ищем минимальное значение, второй — диапазон, по которому мы будем проверять наше условие, и третий — само условие. Получается, что формула возьмёт слово «заказ», найдёт в столбце C все совпадения с ним, а потом найдёт в столбце B минимальное значение:

Точно так же можно найти максимальный доход на работе — вдруг работать только с заказами выгоднее:

ВПР

В английской версии: VLOOKUP

Что делает: сопоставляет данные из одного столбца с другим.

Это одна из самых популярных функций при анализе данных в Экселе — с ней можно быстро находить данные в одном столбце и смотреть, чему они соответствуют в другом. Например, если мы хотим посмотреть, сколько потратили в марте, то используем такую формулу:

=VLOOKUP(«Март»;A2:D13;4;FALSE)

Функция возьмёт наш «Март», проверит весь диапазон, который мы указали, найдёт в нём наше слово и выведет результат из четвёртого столбца, который соответствует марту. Параметр FALSE означает, что нам нужно точное совпадение, — если хватит примерного, поставьте TRUE.

СУММЕСЛИМН

В английской версии: SUMIFS

Что делает: складывает значения, которые подходят сразу к нескольким параметрам.

Бывает так, что нам нужно найти сумму значений сразу по нескольким параметрам — когда они все выполняются, то мы складываем между собой те ячейки, где есть такое полное совпадение. Например, найдём, сколько мы заработали на удалёнке на основной работе — используем для этого формулу:

=SUMIFS(B2:B13;C2:C13;»работа»;E2:E13;»удалёнка»)

Здесь мы первым параметром задаём, из какого столбца будем брать числа для суммы, потом два параметра — фильтр по источнику, и последние два — выбираем только те, где вид стоит «удалёнка»:

СЧЁТЕСЛИМН

В английской версии: COUNTIFS

Что делает: то же самое, что и СУММЕСЛИМН, только не складывает значения, а считает совпадения.

Если нам нужно выяснить, сколько раз мы брались за внешние заказы и получали за это меньше ста тысяч рублей, то можем использовать такую формулу:

=COUNTIFS(C2:C13;»заказ»; B2:B13;»<100000″)

Здесь всё то же самое, что и в предыдущей формуле, только без первого столбца для суммы. Обратите внимание, что знак сравнения входит в кавычки.

СЦЕПИТЬ

В английской версии: CONCATENATE

Что делает: склеивает несколько ячеек в одну.

Если нам нужно подготовить данные для выгрузки или привести их в более понятный вид, иногда используют склейку ячеек. Смысл в том, что можно задать правила объединения на примере одной ячейки, потом протянуть её вниз, сколько нужно, а Эксель сам заполнит их новыми склеенными данными. 

Допустим, нам нужно вывести для отчёта такую фразу для каждого месяца: «Январь: заработано столько-то рублей, потрачено столько-то, остаток вот такой». Чтобы не собирать это всё вручную, пишем формулу:

=CONCATENATE(A2;»: заработано «;B2;», потрачено «;D2;», остаток: «;E2)

Здесь мы просто через точку с запятой указываем как ячейки, так и текстовые значения, которые хотим добавить в итоговую строчку. Кроме текста, туда можно добавлять что угодно — например результаты вычислений или текст из других ячеек.

СЖПРОБЕЛЫ

В английской версии: TRIM

Что делает: убирает лишние пробелы между словами, оставляя по одному пробелу.

Иногда данные для анализа попадают в таблицу в непотребном виде — например, с кучей пробелов между словами. Если это наш случай, используем функцию СЖПРОБЕЛЫ — она удалит лишнее и сделает красивый текст:

=TRIM(A1:A4)

В функции можно указать сразу весь диапазон для обработки (и тогда она сама добавит нужные ячейки ниже) или указать только одну ячейку.

Примеры вычислений формул для выборки данных по диапазонам группы значений электронных таблиц.

Формулы с группировкой значений таблиц

Как посчитать ошибки в Excel с учетом их кодов.
Подсчет количества ячеек как со всеми типами ошибок, так и с определенными типами или кодами ошибок. Практическое применение логической функции ЕОШИБКА.

Как разделить текст по ячейкам формула в Excel.
Разделение текстовой строки на части по отдельным ячейкам с помощью текстовых функций ПСТР и НАЙТИ. Гибкая формула для разбиения строк на слова и не только.

Поиск значения в столбце и строке таблицы Excel.
Как выполнить автоматический поиск значений в столбцах и строках Excel? Пример структуры формулы, которую легко изменять для решения подобного рода задач.

Одновременный поиск в нескольких таблицах Excel.
Как выполнить одновременный поиск сразу по нескольким разным таблицам или несмежным диапазонам ячеек на разных листах. Формула одновременного использования нескольких функций ВПР.

Автозаполнение ячеек в Excel из другой таблицы данных.
Формулы для автозаполнения ячеек. Методы автоматизации рутинной работы с большими таблицами и базами данных. Практический пример использования функций ИДИЕКС и ПОИСКПОЗ.