Формулой в excel называется последовательность символов которая начинается со знака равенства

Государственное
автономное учреждение дополнительного профессионального

образования
Смоленский областной институт развития образования

Кафедра психолого-педагогического проектирования

Конспект лекций:

«MS
Office Excel. Общие сведения и определения»

Автор-составитель: 

С.В. Гаврыш,  ст. преподаватель

Смоленск

                                                                                                  2016
                                       

Характеристика пакета Excel

Microsoft Excel входит в состав пакета Microsoft Office и
на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в
мире для обработки данных и построения диаграмм.^[1]

Microsoft Excel (в дальнейшем просто — Excel) — это
программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными
таблицами.

Электронная таблица — основное средство,
используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной
техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или
финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач
анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации
обработки данных.

Основные элементы электронной таблицы Excel

Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга,
как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать
таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

Книга является хорошим организационным средством. Например,
можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к
определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним
исполнителем.Основа рабочего листа (рис.) представляет собой сетку из строк и
столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью
ячейка (ячейки) называется активной (на рис. 77 активная ячейка выделена
рамкой).

 

Функции и формулы

Excel позволяет выполнять сложные расчеты, в которых могут
использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и
связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов
в Excel существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы.
Excel выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой.
Доступный диапазон формул — от простого сложения и вычитания до финансовых и
статистических вычислений.

Важной особенностью использования электронной таблицы
является автоматический пересчет результатов при изменении значений ячеек.
Например, можно использовать Excel для выполнения расчетов, учета и контроля
кадрового состава организации и т. д. Excel также может строить и обновлять
графики, основанные на введенных числах.

Основным достоинством электронной таблицы Excel является наличие
мощного аппарата формул и функций. Помимо чисто вычислительных действий с
отдельными числами, можно обрабатывать отдельные строки или столбцы таблицы, а
также целые блоки ячеек. В частности, находить среднее арифметическое,
максимальное и минимальное значение, среднеквадратичное отклонение, наиболее
вероятное значение, доверительный интервал и многое другое.

Формулы

Формулой в Excel называется
последовательность символов, начинающаяся со знака равенства “=“. В эту
последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на
ячейки, имена, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое
значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся
данным.

Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах,
меняются, то результат изменится автоматически.

В качестве примера приведем формулы, вычисляющие корни
квадратного трехчлена: ax2+bx+c=0. Они введены в ячейки A2 и A3 и имеют
следующий вид:

                         =(-B1+КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1

                         =(-B1-КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1

В ячейках A1, B1 и C1 находятся значения коэффициентов a, b
и с, соответственно. Если вы ввели значения коэффициентов a=1, b=-5 и с=6 (это
означает, что в ячейках A1, B1 и C1 записаны числа 1, 5 и -6), то в ячейках A2
и A3, где записаны формулы, вы получите числа 2 и  3. Если вы измените, число в
ячейке A1 на -1, то в ячейках с формулами вы получите числа -6 и 1.

Использование ссылок и имен

Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек
рабочего листа. Ссылки указывают, в каких ячейках находятся значения, которые
нужно использовать в качестве аргументов формулы. С помощью ссылок можно
использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а
также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.

Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других
листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого
приложения. 

Имя — это легко запоминающийся идентификатор,
который можно использовать для ссылки на ячейку, группу ячеек, значение или
формулу. Создать имя для ячейки можно в поле имени, или через меню Вставка –
Имя

— Присвоить… 

Перемещение и копирование формул. Относительные и
абсолютные ссылки

После того как формула введена в ячейку, вы можете ее
перенести, скопировать или распространить на блок ячеек.

При перемещении формулы в новое место таблицы ссылки в
формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной.
При копировании формула перемещается в другое место таблицы, ссылки изменяются,
но ячейка, где раньше находилась формула, остается без изменения. Формулу можно
распространить на блок ячеек.

При копировании формул возникает необходимость управлять
изменением адресов ячеек или ссылок. Для копирования ячеек удобно использовать
маркер автозаполнения, который появляется в правом нижнем углу активной ячейки.

 

Если в ссылке используются символы $, то она называется
абсолютной, если символов $ в ссылке нет — относительной. Адреса таких ссылок
называются абсолютными и относительными, соответственно.

Абсолютные адреса при перемещении формул не изменяются, а в
относительных адресах происходит смещение на величину переноса.

Понятие функции

Функции в Excel используются для выполнения стандартных
вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления
функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве
ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете
использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при
помощи средств Excel.

Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть
формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны
располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции.
Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если вы нарушите
правила синтаксиса, Excel выдаст сообщение о том, что в формуле имеется ошибка.

Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен
предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за
названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой “;”.
Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список
аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Помните о том, что
при записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при
этом не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками.

В качестве аргументов можно использовать числа, текст,
логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть
как константами, так и формулами. В свою очередь эти формулы могут содержать
другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются
вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности
функций.

Задаваемые входные параметры должны иметь допустимые для
данного аргумента значения. Некоторые функции могут иметь необязательные аргументы,
которые могут отсутствовать при вычислении значения функции.

Типы функций

Для удобства работы функции в Excel разбиты по категориям:
функции управления базами данных и списками, функции даты и времени,
DDE/Внешние функции, инженерные функции, финансовые, информационные,
логические, функции просмотра и ссылок. Кроме того, присутствуют следующие
категории функций: статистические, текстовые и математические. 

Пример:

=ОКРУГЛВВЕРХ(5,001;0) – формула возвращает значение 6.

При помощи текстовых функций имеется возможность
обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в
строго определенное место текста и многое другое.

С помощью функций даты и времени можно решить практически
любые задачи, связанные с учетом даты или времени (например, определить
возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней на любом
промежутке времени).

Логические функции помогают создавать сложные формулы,
которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать
различные виды обработки данных.

Формулой
или выражением в Excel называется
последовательность символов, начинающаяся
со знака равенства“=”.В эту
последовательность символов могут
входить константы, ссылки на ячейки,
имена, вызовы функций и знаки операций.
Результатом работы формулы является
новое значение, которое помещается в
ячейку как результат вычисления формулы.

Формулы
во всех ячейках пересчитываются при
каждом изменении любой из ячеек рабочей
книги.

В
качестве примера приведем формулы,
вычисляющие корни квадратного трехчлена:
ax²+bx+c=0.
В ячейках A1,
B1
и C1
находятся значения коэффициентов a,
b и с,
соответственно. В ячейки A2
и A3
соответственно введены следующие
формулы:

=(-B1+КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1;

=(-B1-КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1.

Если
введены значения коэффициентов a=1,
b=-5 и
с=6
(это означает, что в ячейках A1,
B1
и C1
записаны числа 1,
5
и -6),
то в ячейках A2
и A3,
где записаны формулы, появятся числа 2
и ‑3.
Если изменить число в ячейке A1
на -1,
то в ячейках с формулами получим числа
-6
и 1.

Типы
данных и константы

Понятие
типа данных включает в себя набор
значений, которые может принимать
типизированный объект, а также действия,
которые могут быть над ним выполнены.
В MS
Excel
понятие типа в основном относится
результатам вычисления выражений и
константам, которые в них используются.
Тип значения, которое занесено в ячейку
можно изменить с помощью диалогового
окна Формат ячейки, кроме того тип
значения неявным образом преобразуется
(если это возможно) при использовании
в формулах ссылки на ячейку, содержащую
это значение.

Константа
представляет собой готовое (не вычисляемое)
значение. Выражение и результат его
вычисления константами не являются.

Опишем
основные типы, использующиеся в MS Excel,
и приведём примеры констант каждого из
этих типов.

Числовые
типы
представляют собой множество вещественных
и целых чисел (23; 45,345).

Строковый
тип представляет собой последовательность
символов (“345,44”; “Текстовая строка”).

Логический
тип представлен двумя константами
ИСТИНА и ЛОЖЬ.

Для
вычислений с датами
и периодами времени
в Microsoft Excel используется код дата-время.
Код даты – целое число, последовательно
кодирующее даты начиная с 01.01.1900. Код
времени – это десятичная дробь в
интервале от 0 (нуля) до 0,99999999, представляющая
время от 0:00:00 (12:00:00 ночи) до 23:59:59 (11:59:59
вечера). Таким образом дата 12.05.2005 может
быть представлена кодом 38484, а время
15:20:05 – кодом 0,638946759259259.

Массив
–
объект, используемый для получения
нескольких значений в результате
вычисления одной формулы или для работы
с набором аргументов, расположенных в
прямоугольных блоках. Массив-константа
представляет собой группу числовых
констант внутри фигурных скобок, строки
разделяются двоеточиями “:”, элементы
строк – точками с запятой “;”. Например
константа {10;20;30;40:50;60;70;80} представляет
собой массив из 2 строк и 4 столбцов

.

Ошибка
– значение, которое помещается в ячейку
если вычислить значение по формуле не
возможно. Каждое из этих значений
фактически является определённой
последовательностью символов.

В
MS
Excel
имеется следующие значения констант-ошибок.

#####
– Данная ошибка возникает, если столбец
недостаточно широк или дата и время
являются отрицательными числами.

#ЗНАЧ!
– Данная ошибка возникает при использовании
недопустимого типа аргументаилиоперанда.

#ДЕЛ/0!
– Данная ошибка возникает при делении
числа на 0 (нуль).

#ИМЯ?
– Данная ошибка возникает, если Microsoft
Excel не может распознать имя, используемое
в формуле.

#Н/Д
– Данная ошибка возникает, если значение
недоступно функции или формуле.

#ССЫЛКА!
– Данная ошибка возникает, если ссылка
на ячейкууказана неверно (например,
если ячейка была удалена).

#ЧИСЛО!
– Данная ошибка возникает при неправильных
числовых значениях в формуле или функции.

#ПУСТО!
– Данная ошибка возникает, когда задано
пересечение двух областей, которые в
действительности не имеют общих ячеек.
Оператором пересечения областей является
пробел между ссылками.

Использование
ссылок и имен

Ссылка
–идентификатор
(название, адрес), который однозначно
определяет ячейку или диапазон ячеек
рабочего листа. Ссылки могут использоваться
везде, где необходимо получить значение,
или массив значений, из электронной
таблицы (например, при записи выражений,
при задании параметров диаграммы).

Полная
ссылка на ячейку выглядит так:
[Книга2.xls]Лист1!$D$6
где Книга2.xls
– имя файла-книги, Лист1
– имя листа и $D$6
– ссылка на ячейку.
Имена книги и листа в ссылке не обязательны.
Ссылка на прямоугольный блок, или
диапазон, ячеек состоит из двух адресов,
разделенных знаком двоеточия – адреса
верхней-левой и нижней-правой ячейки
(например, A2:D4). Адреса, из которых состоит
ссылка на диапазон ячеек, составляются
также как и адрес одной ячейки.

Имя
–это легко
запоминающийся идентификатор, который
можно использовать для ссылки на ячейку
или диапазон ячеек.Создать
имядля ячейки можно в поле имени,
или через менюВставка | Имя | Присвоить…

Перемещение
и копирование формул. Относительные и
абсолютные ссылки

Ячейку,
содержащую формулу, можно, так же как и
ячейку с данными, скопировать и заполнить
её копиями разные части таблицы, или
переместить в другое место документа.
Формулой можно заполнить блок ячеек.
Для этого, перед выполнением команды
Вставка,
необходимо выделить заполняемый копиями
ячейки блок.

При
перемещении формулы в новое место
таблицы ссылки в формуле не изменяются,
а ячейка, где раньше находилась формула,
становится свободной. При копировании
во вставленной ячейке происходит
автоматическое изменение ссылок.

Имеется
несколько типов ссылок, которые по-разному
изменяются при копировании.

Относительные
ссылки.
Относительная ссылка в формуле, например
A1, основана на относительной
позиции ячейки, содержащей формулу, и
ячейки, на которую указывает ссылка.
При копировании ячейки с формулой ссылка
автоматически корректируется, сохраняя
относительную позицию ссылки относительно
нового расположения ячейки с формулой.

Абсолютные
ссылки.
Абсолютная ссылка ячейки в формуле,
например $A$1, всегда
ссылается на ячейку, расположенную в
определенном месте. При копировании
ячейки, содержащей формулу, абсолютная
ссылка не изменяется.

Смешанные
ссылки.
Смешанная ссылка содержит либо абсолютный
столбец и относительную строку ($A1),
либо абсолютную строку и относительный
столбец (A$1). При копировании
ячейки, содержащей формулу, относительная
часть ссылки изменяется, а абсолютная
– нет.

Например,
если в записи формулы ссылку на ячейку
D7 записать в виде $D7, то при копировании
формулы будет изменяться только номер
строки “7”. Запись D$7 означает, что при
копировании будет изменяться только
символ столбца “D”. Если же записать
адрес в виде $D$7, то ссылка при копировании
формулы в этот адрес не изменится, и в
расчетах будут участвовать данные из
ячейки D7. Если в формуле указан интервал
ячеек G3:L9, то управлять можно каждой из
двух ссылок отдельно, используя символ
“$”.

Абсолютные
ссылки при копировании формул не
изменяются, а в относительных ссылках
происходит смещение на величину переноса.
На рис. 8а в ячейке С3 записана формула
=B2+$B$2+B$2+$B2, которая содержит четыре ссылки
с различными типами адресации.

а.

b.

Рис.
8. Копирование ячейки с формулой,
содержащей ссылки с различными типами
адресации

Обратите
внимание на то, как формула изменяется
при копировании ячейки С3 в ячейку D4.

Понятие
функции

Функции
в Excel используются для выполнения
стандартных вычислений в рабочих книгах.
Значения, которые используются для
вычисления функций, называются
аргументами. Значения, возвращаемые
функциями в качестве ответа, называются
результатами. Помимо встроенных функций
вExcelможно использовать
в вычислениях пользовательские функции,
которые создаются при помощи языка
программированияVisualBasic.

Аргументы
функции — значения, с
использованием которых вычисляется
значение функции. Аргументы записываются
в круглых скобках сразу за названием
функции и отделяются друг от друга
символом точка с запятой “;”.

Имя_функции
(аргумент1; аргумент2; …)

В
качестве аргументов
можно использовать
выражения или константы. Функции,
являющиеся аргументом другой функции,
называются вложенными. В формулах Excel
можно использовать до семи уровней
вложенности функций.

Тип
аргумента, используемого функцией,
зависит от конкретной функции. Некоторые
функции могут иметь необязательные
аргументы, которые могут отсутствовать
при вызове функции.

Стандартные
функции Excel

Для
удобства работы функции в MS
Excel поделены на несколько категорий:

Текстовые
функции служат
для решения задач, связанных с обработкой
строковых значений.

ЛЕВСИМВ(текст;
количество_знаков)
– возвращает указанное число знаков с
начала текстовой строки

текст –
текстовая строка, содержащая извлекаемые
знаки;

количество_знаков
– количество знаков, извлекаемых
функцией ЛЕВСИМВ.

ПРАВСИМВ(текст;число_знаков)
– возвращает указанное число знаков с
конца текстовой строки. В остальном
функция аналогична функции ЛЕВСИМВ.

СЦЕПИТЬ
(текст1;текст2;…)
– объединяет несколько текстовых строк
в одну.

текст1,
текст2, …  
–
это от 1 до 30 элементов текста, объединяемых
в один элемент текста. Элементами текста
могут быть текстовые строки, числа или
ссылки, которые ссылаются на одну ячейку.

ПРИМЕР

Получить
ФИО гражданина, если известы его полные
имя, фамилия и отчество.

Рис.
9. Получение ФИО

ЗАМЕНИТЬ(старый_текст;нач_поз;число_знаков;новый_текст)
– замещает указанную часть знаков
текстовой строки другой строкой текста.

старый_текст –
текст, в котором желательно заменить
некоторые знаки;

нач_поз –
позиция знака в тексте старый_текст,
начиная с которой знаки заменяются
текстом нов_текст;

число_знаков –
число знаков в тексте старый_текст,
которые заменяются текстом новый_текст;

новый_текст –
текст, который заменяет знаки в тексте
старый_текст.

ПОДСТАВИТЬ(текст;стар_текст;нов_текст;номер_вхождения)
– подставляет текст нов_текст вместо
текста стар_текст в текстовой строке.

текст
– это либо текст, либо ссылка на ячейку,
содержащую текст, в котором подставляются
знаки;

стар_текст
– заменяемый текст;

нов_текст –
текст, на который заменяется стар_текст;

номер_вхождения –
определяет, какое вхождение текста
стар_текст
нужно заменить на нов_текст.
Если номер_вхождения
определен, то заменяется только это
вхождение текста стар_текст.
В противном случае, каждое вхождение
текста стар_текст
в текстовой строке заменяется на текст
нов_текст.

СИМВОЛ(число)
– возвращает символ с заданным кодом.

число
– это число от 1 до 255, указывающее нужный
знак. Знаки выбираются из кодовой
таблицы.

ПРИМЕР

Требуется
исправить наиболее распространённые
при написании текста на белорусском
языке ошибки: использование русской
буквы (и) вместо белорусской буквы (i)
и неверное использование буквы (у) там,
где требуется буква (ў).

Рис.
10. Исправление текста

Обратите
внимание на то, что функция ЗАМЕНИТЬ
вложена в качестве первого аргумента
в функцию ПОДСТАВИТЬ. В этом случае
текст из ячейки С9 вначале обрабатывается
функцией ЗАМЕНИТЬ, которая меняет один
символ на 16-й позиции на символ (ў),
получаемый при помощи функции СИМВОЛ(162).
Затем полученный от функции ЗАМЕНИТЬ
текст передаётся в функцию ЗАМЕНИТЬ,
которая дорабатывает его, заменяя все
буквы (и)
на буквы (i).

НАЙТИ(искомый_текст;просматриваемый_текст;нач_позиция).
Функция НАЙТИ находит вхождение одной
текстовой строки искомый_текст
в другую текстовую строку просматриваемый_текст
и возвращает положение начала искомого
текста относительно крайнего левого
знака просматриваемого текста. Функция
НАЙТИ учитывает регистр и не допускает
использования подстановочных знаков.

икомый_текст  –
это искомый текст;

посматриваемый_текст  –
это текст, включающий искомый текст;

нч_позиция  –
это позиция знака, с которой следует
начинать поиск. Первый знак в аргументе
просматриваемый_текст
имеет номер 1. Если аргумент нач_позиция
опущен, то он полагается равным 1. Если
искомый_текст
не входит в просматриваемый_текст,
то функция НАЙТИ возвращает значение
ошибки #ЗНАЧ!. Если нач_позиция
больше длины
строки просматриваемый_текст,
то функция НАЙТИ возвращает значение
ошибки #ЗНАЧ!.

ПОИСК(искомый_текст;текст_для_поиска;нач_позиция)
– функция выполняет те же операции, что
и функция НАЙТИ. Имеются два основных
различия. Функция ПОИСК не учитывает
регистр и допускает использование
подстановочных знаков (знак вопроса
(?) соответствует любому знаку; звездочка
(*) соответствует любой последовательности
знаков) в аргументе искомый_текст.

ПРИМЕР

Из
записи-описания товара нужно выбрать
название изделия и производителя.

Рис.
11. Получение строки описания товара

Здесь
сначала при помощи функции НАЙТИ
находится позиция первого знака (,) в
тексте ячейки D19,
а затем, при помощи функции ЛЕВСИМВ
выбираются все символы от начала до
найденной позиции.

Попробуйте
самостоятельно объяснить присутствие
в выражении (-1).

Для
решения этой задачи можно использовать
и функцию ПОИСК.

С
помощью функций даты
и времени можно решить
практически любые задачи, связанные с
учетом даты или времени (например,
определить возраст, определить число
рабочих дней на любом промежутке
времени).

ДАТА(год;
месяц; число)
– возвращает код-даты, соответствующий
числовым значениям года, месяца, числа:

год
– аргумент, который может иметь от
одной до четырех цифр;

месяц  –
число, представляющее месяц года. Если
значение аргумента больше 12, введенное
число месяцев отсчитывается от первого
месяца указанного года. Например,
ДАТА(2008;14;2) возвращает число, соответствующее
2 февраля 2009 года;

день  –
число, представляющее день месяца. Если
значение аргумента больше числа дней
в указанном месяце, введенное число
дней отсчитывается от первого дня
месяца. Например, ДАТА(2008;1;35) возвращает
число, соответствующее 4 февраля 2008
года.

ВРЕМЯ(часы;
минуты; секунды)
– возвращает целое число, представляющее
определенное время. Время в числовом
формате, возвращаемое функцией:

часы  –
целое число от 0 (нуля) до 32767, задающее
часы. Если значение параметра часы
больше 23, его можно разделить на 24;
остаток от деления будет соответствовать
значению часов. Например, ВРЕМЯ(27;0;0) =
ВРЕМЯ(3;0;0) = 0,125 = 3:00 AM;

минуты  –
число от 0 (нуля) до 32767, задающее минуты.
Если значение больше 59, оно будет
пересчитано в часы и минуты. Например,
ВРЕМЯ(0;750;0) = ВРЕМЯ(12;30;0) = 0,520833 = 12:30 PM;

секунды  –
число от 0 (нуля) до 32767, задающее секунды.
Если значение больше
59, оно будет пересчитано в часы, минуты
и секунды. Например, ВРЕМЯ(0;0;2000) =
ВРЕМЯ(0;33;22) = 0,023148 = 12:33:20 AM.

СЕГОДНЯ(
) – возвращает
код текущей даты.

ГОД(дата)
– возвращает
год, соответствующий аргументу
дата. Год
определяется как целое в интервале
1900-9999.

МЕСЯЦ(дата)
– возвращает месяц в дате, заданной в
числовом формате. Месяц возвращается
как целое число диапазоне от 1 (январь)
до 12 (декабрь).

ДЕНЬ(дата)
– возвращает день в дате, заданной в
числовом формате. День возвращается
как целое число диапазоне от 1 до 31.

У
функций ГОД, МЕСЯЦ и ДЕНЬ аргумент дата
представляет собой дату (“12.10.2005”) или
код-даты (38637).

ЧАС(время)
– возвращает
час, соответствующий заданному времени
в числовом формате. Час определяется
как целое в интервале от 0 до 23.

МИНУТЫ(время)
– возвращает
минуты, соответствующие аргументу
время.
Минуты определяются как целое число в
интервале от 0 до 59.

СЕКУНДЫ(время)
– возвращает
секунды, соответствующие аргументу
время.
Секунды определяются как целое в
интервале от 0 до 59.

У
функций ЧАС, МИНУТЫ и СЕКУНДЫ аргумент
время
представляет собой время (“12:05”) или
код-даты (0,50347).

ПРИМЕР

Выяснить
дату, отстоящую от текущего числа на
определённое количество лет, месяцев
и дней.

Рис.
12. Вычисление даты

Обратите
внимание: в ячейке D34
для получения текущей даты записана
функция СЕГОДНЯ().

Логические
функции
позволяют составлять сложные логические
выражения, а также организовывать
разветвляющиеся вычисления:

ЕСЛИ(лог_выражение;
значение_если_истина; значение_если_ложь)
– возвращает
одно значение, если заданное условие
при вычислении дает значение ИСТИНА, и
другое значение, если ЛОЖЬ:

лог_выражение  –
это любое значение или выражение,
принимающее значения ИСТИНА или ЛОЖЬ;

значение_если_истина   –
это выражение, результат вычисления
которого возвращается, если лог_выражение
равно ИСТИНА;

значение_если_ложь   –
это выражение, результат вычисления
которого возвращается, если лог_выражение
равно ЛОЖЬ.

И(логическое_значение1;
логическое_значение2; …) –
возвращает значение ИСТИНА, если все
аргументы имеют значение ИСТИНА;
возвращает значение ЛОЖЬ, если хотя бы
один аргумент имеет значение ЛОЖЬ.

ИЛИ(логическое_значение1;
логическое_значение2; …) – возвращает
ИСТИНА, если хотя бы один из аргументов
имеет значение ИСТИНА; возвращает ЛОЖЬ,
если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.

К
логическим функциям можно также отнести
функции проверки типа значений, хотя
они и вынесены в отдельную группу.
Принцип работы у этих функций одинаков:
проверяется тип значения и возвращается
значение ИСТИНА или ЛОЖЬ в зависимости
от соответствия значения аргумента
определённому типу (ЕОШИБКА(значение)
– проверка на значение ошибки (#ЧИСЛО!,
#ИМЯ!), ЕЧИСЛО(значение)
– проверка на числовое значение
ЕТЕКСТ(значение)
– проверка на текстовое значение,
ЕПУСТО(значение)
– проверка
отсутствия значения.

ПРИМЕР

Проанализировать
значение некоторого параметра, который
должен находиться в пределе от 10 до 20.
Если значение параметра больше 10 и
меньше 20, то ситуация нормальная, если
нет, то ситуация аварийная.

Рис.
13. Анализ параметра

В
классе функций ссылки
и автоподстановки
рассмотрим следующие функции:

ПРОСМОТР(искомое_значение;
просматриваемый_вектор;
вектор_результатов)
– просматривает
диапазон, в который входят значения
только одной строки или одного столбца
(так называемый вектор) в поисках
определенного значения и возвращает
значение из другого столбца или строки:

искомое_значение  –
это значение, которое функция ПРОСМОТР
ищет в первом векторе. Искомое_значение
может быть числом, текстом, логическим
значением, именем или ссылкой, ссылающимися
на значение;

просматриваемый_вектор  –
интервал, содержащий только одну строку
или один столбец. Значения в аргументе
просматриваемый_вектор
могут быть текстами,
числами или логическими значениями.
Значения в аргументе просматриваемый_вектор
должны быть расположены в порядке
возрастания, в противном случае функция
ПРОСМОТР может вернуть неверный
результат;

вектор_результатов –
интервал, содержащий только одну строку
или один столбец. Он должен быть того
же размера, что и просматриваемый_вектор.

• Если
  ПРОСМОТР не может найти искомое_значение,
  то подходящим считается наибольшее
  значение в просматриваемом векторе,
  которое меньше, чем искомое_значение.

• Если
  искомое_значение
  меньше, чем наименьшее значение в
  аргументе просматриваемый_вектор,
  то функция ПРОСМОТР возвращает значение
  ошибки #Н/Д.

В
Excel широко представлены математические
функции:

СУММ(число1;число2;
…) – суммирует
все числа в интервале ячеек.

число1,
число2, … – от 1 до 30
аргументов, для которых требуется
определить итог или сумму. Если аргумент
является массивом или ссылкой, то
суммируются только содержащиеся в них
числа. Пустые ячейки, логические значения,
тексты и значения ошибок в массиве или
ссылке игнорируются.

ПРИМЕР

Имеется
ведомость на выдачу заработной платы.
Вычислить долю, которую составляет
зарплата одного из рабочих в общей сумме
зарплаты бригады.

Рис.
14. Вычисление доли зарплаты

СУММЕСЛИ(диапазон;
критерий; диапазон_суммирования)
– суммирует ячейки, заданные критерием:

диапазон –
диапазон вычисляемых ячеек;

критерий –
критерий в форме числа, выражения или
текста, определяющего суммируемые
ячейки. Например, критерий может быть
выражен как;

диапазон_суммирования –
диапазон для суммирования.

С
помощью статистических
функций, можно
проводить статистическое моделирование,
использовать элементы факторного и
регрессионного анализов, а также
проводить простейший анализ данных.

СЧЁТЕСЛИ(диапазон;
критерий) – подсчитывает
количество ячеек внутри диапазона,
удовлетворяющих заданному критерию:

диапазон –
диапазон, в котором нужно подсчитать
ячейки;

критерий  –
аналогично параметру критерий
функции СУММЕСЛИ.

ПРИМЕР

Имеется
ведомость на выдачу заработной платы.
Необходимо подсчитать общую сумму
выплат и среднюю заработную плату
сотрудников первого отдела.

Рис.
15. Вычисление общей суммы выплат и
средней
заработной платы

Непосредственно
с клавиатуры вводить в выражение названия
функций и значения входных параметров
не всегда удобно. В Excel есть специальное
средство для работы с функциями – Мастер
функций. Он помогает
сформировать и вставить в формулу
синтаксически правильную запись функции.
При работе с этим средством на первом
шаге предлагается выбрать нужную функцию
из списка, а затем в окне диалога указать
аргументы этой функции. Причём в этом
же окне можно получить короткую справку
по аргументам, отследить правильность
передаваемых в функцию значений и
текущий результат.

Для
вставки функции в ячейку, или редактирования
помеченной текстовым курсором функции
используйте команду Вставка
| Функции или
кнопку
»
.
Для вставки формулы в указанную текстовым
курсором позицию внутри формулы
воспользуйтесь полем со списком рядом
со строкой формул.

Сведения
о не вошедших в данное пособие функциях
можно получить в справочной системе
Excel. Доступ к справке по
любой функции можно получить,
воспользовавшись гиперссылкой Справка
по этой функции на любом
шаге работы с Мастером
функций.

Пример
использования вычислений в таблице

За
основу возьмем таблицу, представленную
на рис. 7. В данной таблице требуется
вычислить следующие поля:

• цена
  (в долларах) = цена в руб. / курс;

• сумма
  закупки = Закупочная цена
  товара*Количество;

• сумма
  реализации = Розничная цена
  товара*Количество;

• валовой
  доход = Сумма реализации —
  Сумма закупки

Вначале
присвоим имена некоторым частям таблицы.
Имя “kurs” присвоим ячейке D1 (напомним:
команда Вставка | Имя |
Присвоить…), столбец,
содержащий названия товаров (Н2:Н4)
получит название “товар”, соответствующий
ему столбец с ценами (I2:I4) – “РЦена”.

Теперь
перейдём к заполнению формулами свободных
ячеек таблицы.

В
ячейку Е7 запишем формулу: =D7/kurs
(согласно формуле
вычисления цены в долларах) и скопируем
её в остальные ячейки столбца D.
Аналогичным образом заполним формулой
=F7*D7
столбец Сумма закупки.

Для
расчёта суммы реализации нам потребуется
значение розничной цены товара. Получить
это значение можно так: ПРОСМОТР(B7;товар;РЦена).
В ячейке В7 содержится наименование
товара, для которого нужно найти розничную
цену. Теперь осталось помножить полученное
значение на количество
товара в партии
(=ПРОСМОТР(B7;товар;РЦена)*F7)
и скопировать полученную формулу в
остальные ячейки столбца.

Формула
для определения валового дохода будет
выглядеть следующим образом: =H7-G7
(для ячейки I7).

Рис.
16. Лист учёта поступающих товаров
на
торговое предприятие с результатами
вычислений

В
строке Итого требуется
вычислить итоговые значения суммы
закупки, реализации и валового дохода.
Используем функции =СУММ(G7:G12),
=СУММ(H7:H12), =СУММ(I7:I12)
соответственно. Каждая из этих функций
имеет один аргумент – адрес диапазона.

Глава 4
Использование формул и функций

Что такое формула

Рассмотрим следующий пример. Допустим, на основе имеющихся данных необходимо вычислить доход от продажи телевизоров (рис. 4.1).

Для заполнения колонки Доход можно воспользоваться калькулятором и последовательно вычислить значения 25848×2, 33084×3 и т.д. Однако Microsoft Excel позволяет автоматизировать этот процесс.

Рис. 4.1. Исходная таблица «Продажа телевизоров»

Основным достоинством редактора электронных таблиц Excel является наличие мощного аппарата формул и функций, с помощью которых можно складывать, умножать, делить числа, извлекать квадратные корни, вычислять синусы и косинусы, логарифмы и пр. Помимо вычислительных действий с отдельными числами, имеется возможность обрабатывать отдельные строки или столбцы таблицы, а также блоки ячеек. В частности, можно находить среднее арифметическое, максимальное и минимальное значения, среднеквадратичное отклонение, наиболее вероятное значение, доверительный интервал и многое другое.

Для того чтобы рассчитать значения колонки Доход, необходимо:

1. Установить курсор в ячейку D2 и ввести последовательность символов: =B2*C2 (рис. 4.2).

2. Нажать клавишу Enter.

В ячейке с формулой будет показан результат вычисления, а ее текст отображен в Строке формул (рис. 4.3).

Рис. 4.2. Ввод формулы в ячейку

Microsoft Excel особым образом обрабатывает содержимое ячейки, которое начинается со знака =, и рассматривает его как формулу.

Формулой в Excel называется последовательность символов, которая начинается со знака равенства (=) и содержит вычисляемые элементы (операнды) и операторы.

Рис. 4.3. Отображение формулы в строке формул

Операндами формулы могут быть:

• постоянные значения;

• ссылки на ячейки (диапазон ячеек);

• имена;

• функции.

С помощью Excel можно проводить не только сложные математические расчеты, но и производить достаточно быстро обработку больших массивов данных, например информации по продажам или платежам.

Чтобы заполнить остальные ячейки столбца Доход, можно ввести в них формулы аналогично ячейке D2. Однако такой подход будет неэффективным. Если необходимо произвести вычисления для колонки, которая, например, содержит 100 ячеек, то это потребует очень много времени. Гораздо легче решить эту задачу, выполнив протягивание. С помощью этой операции происходит копирование формулы в соседние ячейки.

Для того чтобы осуществить протягивание, необходимо:

1. Установить курсор в ячейку D2.

2. Подвести указатель мыши к правому нижнему углу выделенной ячейки так, чтобы он принял вид крестика (рис. 4.4).

3. Нажать левую кнопку мыши и перемесить указатель в ячейку D7 (рис. 4.5).

4. Отпустить левую кнопку мыши.

Рис. 4.4. Начало операции протягивания

Рис. 4.5. Выделение ячеек для протягивания

В каждой ячейке столбца Доход будет создана формула (рис. 4.6). При этом текст формулы ячейки D2 берется как образец. В результате в ячейке D3 в формулу подставляются данные из B3 и С3, в D4 – из C4 и D4 и т.д. Это позволяет быстро производить однотипные операции в больших таблицах.

Рис. 4.6. Результат протягивания

Примечание. Более подробно о механизме автокоррекции формул рассказано в разделе «Используем относительные ссылки».

Для того чтобы найти суммарный доход от продажи телевизоров, можно воспользоваться кнопкой Автосумма которая располагается на панели Библиотека функций вкладки Формулы (рис. 4.7).

,

Рис. 4.7. Панель Библиотека функций

Для суммирования ячеек колонки Доход необходимо:

1. Выбрать ячейку D8.

2. Перейти на вкладку Формулы и нажать кнопку Автосумма панели Библиотека функций.

3. Нажать клавишу Enter.

В результате в ячейке D8 будет отображен суммарный доход от продаж телевизоров (рис. 4.8), а в строке формул – формула для расчета этого показателя. В данном случае здесь была использована функция СУММ, которая возвращает сумму значений диапазона ячеек.

Примечание. Более подробно об автосумме и функциях читайте в разделе «Использование мастера функций для создания формул» данной главы.

В Microsoft Excel можно применять и более сложные формулы. Например, рассчитать в процентах долю дохода от продажи двух телевизоров Panasonic TX-R32LM70 в общей сумме можно по формуле

=В2*С2*100/СУММ(D2:D7)

Формула в Microsoft Excel может содержать элементы, представленные на рис. 4.9.

Рис. 4.8. Нахождение суммарного дохода

Рис. 4.9. Элементы формулы

Что такое ссылка

Ссылка однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. Ссылки указывают, в каких ячейках находятся значения, которые нужно применить в качестве аргументов формулы. В формуле с помощью ссылок можно использовать данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.

Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах рабочей книги, в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылка на активную ячейку выводится на экран в поле имени, расположенном слева от строки формул (которое при редактировании формулы преобразовывается в поле Функция).

Ссылки на ячейки используют заголовки соответствующих строк и столбцов рабочего листа. В Excel столбцы помечены латинскими буквами (A, B, C,…, Z; AA, AB, AC,…, AZ; BA, BB, BC и т.д.), а строки пронумерованы. Такие ссылки называются ссылками типа A1. Ссылаться можно как на отдельные ячейки, так и на диапазоны ячеек.

Когда в диапазон входят смежные ячейки, например А1, А2 и A3 или А1, B1 и C1, такой диапазон обозначается в формуле при помощи ссылок на первую и последнюю его ячейки, между которыми ставится знак двоеточия. В данном случае приведенные диапазоны будут обозначены А1: А3 и A1:C1. Вместе с тем, если ячейки диапазона являются несмежными, т. е. они были выделены с помощью клавиши Ctrl, то ссылки на все ячейки диапазона перечисляются в формуле через точку с запятой.

В формуле, приведенной на рис. 4.10, суммируются ячейки В2, В3, В4, В5 и Е6.

Рис. 4.10. Суммирование группы ячеек

Приведенные выше ссылки на ячейки в Microsoft Excel называются относительными. Они автоматически корректируются в случае копирования формулы из одной ячейки в другую. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки.

Например, если в ячейке А3 была записана формула =А1*А2 (рис. 4.11), то при копировании содержимого А3 в ячейки В3 и С3 новые формулы с обновленными ссылками примут следующий вид: =В1*В2, =С1*С2.

Кроме относительных ссылок, в Excel часто используются абсолютные ссылки, в которых, кроме названия столбца и номера строки, используется специальньгй символ $, фиксирующий данную часть ссылки и оставляющий ее неизменной при копировании формулы с такой ссылкой в другую ячейку. Обычно в таких ячейках содержатся значения констант, используемых при вычислениях.

Например, если необходимо зафиксировать в формуле =А1*В1 значение ячейки А1 (рис. 4.12), которое не должно изменяться в случае копирования данной формулы, то абсолютная ссылка на эту ячейку будет иметь следующий вид: $A$1. Таким образом, при копировании формулы из ячейки В2 в ячейку С2 формула примет вид =$А$1*С1.

Рис. 4.11. Использование относительных ссылок

Рис. 4.12. Использование абсолютных ссылок

Использование абсолютных ссылок можно проиллюстрировать на следующем примере. Предположим, имеется прайс-лист телевизоров, цена которых представлена в рублях (рис. 4.13). Необходимо рассчитать стоимость телевизоров в евро относительно текущего курса рубль/евро.

Если попробовать ввести в ячейку C3 формулу =B3/B1, а затем произвести ее протягивание в интервале C3: C8, то получится неверный результат (рис. 4.14).

Действительно, как уже отмечалось выше, при копировании происходит автокоррекция формулы, поэтому в ячейке C4 записано =B4/B2, в C5 записано =B5/B3 и т.д., т.е. для ячейки C4 вычисляется деление числового значения на строковое, что приводит к ошибке, а в C5 цена третьего телевизора делится на цену первого и т.д.

Таким образом, для того чтобы результат был корректным, в данном случае необходимо вводить все формулы с относительными ссылками вручную для каждой ячейки.

Чтобы избежать этого, необходимо зафиксировать значение B1, т.е. формула C3 должна иметь вид =B3/$B$1. Тогда при протягивании изменяться будет только первая ссылка и получится корректный результат (рис. 4.15).

Если необходимо зафиксировать в ссылке только строку или только столбец, в котором находится используемая ячейка, в частности столбец А или строку 1, то ссылка примет вид $A1 или A$1 соответственно.

Рис. 4.13. Прайс-лист товаров

Рис. 4.14. Результат использования некорректной формулы

Рис. 4.15. Корректный результат расчета цены в евро

Что такое функция в Excel

Функции в Excel представляют собой стандартные формулы и используются для выполнения определенных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые употребляются для вычисления функций, называются аргументами, а значения, возвращаемые функциями в качестве ответа – результатами.

Функции в Excel для удобства работы разбиты по категориям: финансовые, логические, текстовые, функции даты и времени, математические, статистические и т. д.

Чтобы использовать какую-либо функцию, следует ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться применяемые в формуле символы, называется синтаксисом функции.

Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если нарушить правила синтаксиса, то в этом случае Excel выдаст сообщение, что в формуле имеется ошибка.

Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как это имеет место в начале любой математической формулы.

Рис. 4.16. Запись функции

Далее вводится имя функции и сразу за ним – список аргументов в круглых скобках. Аргументы отделяются друг от друга точкой с запятой. Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов (рис. 4.16). В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и функциями. В свою очередь, используемые функции могут содержать другие функции.

Примечание. В записи функции обязательно должны присутствовать открывающаяся и закрывающаяся скобки, при этом нельзя вставлять пробелы между названием функции и скобками. В противном случае Excel выдаст сообщение об ошибке.

Функции, которые являются аргументами другой функции, называются вложенными. Например, чтобы просуммировать ячейки А1 и А2, предварительно их округлив, нужно ввести следующую формулу:

=СУММ(ОКРУГЛ(А1;2);ОКРУГЛ(А2;2))

Здесь функция ОКРУГЛ является вложенной. В формулах Excel можно использовать до 64 уровней вложенности функций.

Задаваемые исходные аргументы должны иметь допустимые для них значения. Однако существуют функции, которые не имеют аргументов. Примерами таких функций являются ПИ (возвращает значение трансцендентного числа ?, округленное до 15 знаков) или СЕГОДНЯ (возвращает текущую дату). При использовании подобных функций следует в строке формул сразу после названия функции ставить круглые скобки. Другими словами, чтобы получить в ячейках значение числа π или текущую дату, следует ввести формулы такого вида:

=ПИ()

=СЕГОДНЯ()

В качестве примера работы функции рассмотрим функцию ОКРУГЛ(число; число_разрядов), которая возвращает число, округленное до заданного количества знаков после запятой, и имеет два аргумента:

• число – адрес ячейки с числом (или само число), которое нужно округлить;

• число разрядов – количество цифр после запятой у числа после округления.

Допустим, необходимо вычислить площадь помещения, длина которого равна 4,25 м, а ширина – 3,73 м (рис. 4.17).

Площадь равна произведению ширины на длину, что и представлено формулой ячейки B4.

Чтобы показать площадь с разной степенью точности, можно либо изменить числовой формат ячейки (число десятичных знаков), либо использовать функцию ОКРУГЛ.

Рис. 4.17. Исходные данные для функции округления

Чтобы округлить число 15,8525, находящееся в ячейке A1, с точностью до целого, одного и двух знаков после запятой и записать результат вычисления соответственно в ячейки B6, B7 и B8, нужно ввести в эти ячейки формулы следующего вида:

=ОКРУГЛ(В6;0)

=ОКРУГЛ(В7;1)

=ОКРУГЛ(В8;2)

Результаты представлены на рис. 4.18.

Рис. 4.18. Использование функции округления

Примечание. Отличием функции ОКРУГЛ является то, что она действительно сокращает число десятичных знаков, а не скрывает их, как это происходит при изменении формата ячейки. Следовательно, если произвести вычисления по формуле =B7-0,1, то получим 15,8 а не 15,7525, как это было бы при изменении числа десятичных знаков формата ячейки.

Как создать формулу с помощью мастера функций

Вводить в формулу названия функций и значения входных параметров непосредственно с клавиатуры не всегда удобно. В Excel существует специальное средство для работы с функциями – мастер функций, который во многом облегчает работу пользователя.

Мастер функций можно вызвать несколькими способами:

• кнопкой Вставить функцию панели Библиотека функций вкладки Формулы (см. рис. 4.7);

• кнопкой

в строке формул;

• путем выбора функции из выпадающего списка кнопки соответствующей категории или команды Вставить функцию, присутствующей в каждой категории;

• кнопкой Автосумма или Недавно использовались (см. рис. 4.7).

Рис. 4.19. Подсчет суммарного значения столбца

Например, требуется вычислить суммарное значение столбца Заготовка яблок таблицы:, представленной на рис. 4.19.

Для того чтобы воспользоваться мастером функций, необходимо:

1. Установить курсор в ячейку, в которую требуется ввести формулу (В6).

2. Воспользоваться инструментом Вставить функцию панели Библиотека функций либо нажать кнопку

 в строке формул.

3. В открьшшемся диалоговом окне (рис. 4.20) выбрать категорию Математические, в поле ниже указать требуемую функцию – СУММ и нажать OK.

Рис. 4.20. Мастер функций: выбор функции

4. В диалоговом окне Аргументы функции (рис. 4.21) ввести исходные данные. В качестве аргументов функция СУММ использует ссылки на ячейки таблицы. Ввод ссылок в поля диалогового окна можно осуществить двумя способами:

• непосредственно указывая адрес используемой ячейки или диапазона ячеек;

• путем выбора ячейки (диапазона ячеек) с помощью мыши.

Рис. 4.21. Диалоговое окно Аргументы функции

Второй способ заключается в следующем:

• свернуть окно мастера функций с помощью кнопки

 , находящейся справа от того поля, в которое требуется ввести ссылку на очередную ячейку (при этом окно будет свернуто в строку);

• выделить с помощью указателя мыши ячейки В2:В5 (рис. 4.22);

• развернуть окно мастера функций с помощью кнопки

, расположенной там же, где и кнопка сворачивания.

Рис. 4.22. Ввод ссылок в качестве аргументов функции

Примечание. При добавлении очередной ссылки справа от поля параметров автоматически отображается содержимое выбранных ячеек, а рядом со знаком равенства в средней части окна выводится текущее значение создаваемой функции с учетом введенных на данный момент ссылок.

5. Нажать кнопку ОК в окне мастера функций. При этом готовая формула вставляется в редактируемую ячейку.

Требуемую функцию можно выбрать непосредственно из списка, нажав кнопку соответствующей категории на панели Библиотека функций вкладки Формулы (см. рис. 4.7 в разделе «Что такое формула»). Это немного ускорит процесс создания формулы, так как при этом сразу открывается диалоговое окно Аргументы функции. Для использования категорий необходимо сначала хорошо изучить встроенную библиотеку функций. Даже если вы запутаетесь с выбором категорий, можно всегда активировать мастер функций, который находится в самом конце списка.

Кроме кнопок категорий, на панели Библиотека функций имеются еще две дополнительные кнопки: Недавно использовались и Автосумма.

С помощью кнопки Недавно использовались вызывается список десяти последних функций, расположенных в алфавитном порядке, к которым вы обращались в процессе ввода данных рабочего листа.

Кнопка Автосумма (рис. 4.23) служит для быстрого ввода наиболее часто используемых функций для работы с диапазонами данных. При создании формулы с помощью данной кнопки мастер функций не вызывается. Выбранная функция вставляется автоматически, при этом ее параметр (диапазон ячеек) также определяется автоматически.

Рис. 4.23. Кнопка Автосумма

В следующем примере (рис. 4.24) требуется вычислить суммарное количество заготовленных в течение сезона яблок по каждой из бригад, а также среднее значение собранного урожая в сезон по всем бригадам.

Сначала необходимо определить суммарное значение. Для этого следует выполнить такие действия:

1. Установить курсор в позицию B7.

2. Нажать кнопку Автосумма панели Библиотека функций. В результате в выбранной ячейке появится формула следующего вида: =СУММ(В3:В6).

3. Нажать клавишу Enter.

4. С помощью протягивания заполнить ячейки C7 и D7.

Рис. 4.24. Исходные данные для вставки автосуммы

Рис. 4.25. Результат применения автосуммы

Точно так же можно вычислить и среднее значение. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Установить курсор в ячейку E3.

2. Раскрыть список кнопки Автосумма.

3. Выбрать пункт Среднее. В результате в выбранной ячейке появится формула =СРЗНАЧ(В3:D3).

4. Нажать клавишу Enter.

5. С помощью протягивания заполнить ячейки E4:E6.

Полученный результат приведен на рис. 4.25.

Глава 5
Построение диаграмм

Предварительные сведения о построении диаграмм

Числовые данные для большей наглядности целесообразно представлять в графическом виде. Это позволяет решать самые разнообразные задачи. На диаграммах просматривается тенденция к изменению, при этом можно определять скорость изменения этой тенденции. Различные соотношения, прирост, взаимосвязь процессов – все это можно увидеть на диаграммах.

Excel обладает довольно обширными возможностями по графическому представлению информации. В его составе имеется несколько типов плоских и объемных диаграмм, разбитых, в свою очередь, на ряд форматов. Если вам их недостаточно, можете создать собственный тип диаграммы.

Построение диаграммы начинается с выбора диапазона тех данных, которые следует отобразить. Затем на вкладке Вставка в группе Диаграммы выбирается кнопка типа создаваемой диаграммы (Гистограмма, Круговая, Линейчатая и т.д.), которая представляет собой выпадающее меню с вариантами диаграмм.

После того как созданная диаграмма отобразится в рабочем листе, станет доступна контекстная вкладка Работа с диаграммами (рис. 5.1) с тремя наборами инструментов (вкладками) для изменения диаграмм:

Рис. 5.1. Вкладка Работа с диаграммами

• Конструктор – содержит параметры, определяющие тип диаграммы, источник данных и их упорядочивание, макеты диаграмм, а также команду Переместить диаграмму;

• Макет – позволяет указывать свойства диаграмм, добавлять или редактировать элементы диаграммы (подписи данных и осей, добавление легенды и элементов рисования), а также выбирать параметры, связанные с трехмерными графиками;

• Формат – содержит опции выбора различных элементов диаграммы, присвоения стилей ее графическим элементам, включая трехмерные края, тени и пр.

Как построить диаграмму

Процесс построения диаграммы обычно начинается с выбора данных, которые должны быть графически отображены на экране. Выделение диапазона данных не является обязательным, однако это упрощает дальнейший процесс. При этом в область выделения можно включать и подписи данных.

Примечание. Если область выделения содержит в названиях столбцов или строк объединенные ячейки, Excel не всегда нужным образом определяет имена рядов и подписи данных. В таком случае лучше выделять данные без названий, а подписи указывать по ходу построения.

Можно просто установить курсор в область таблицы: данных, тогда Excel автоматически определит диапазон данных. Но в этом случае следует иметь в виду: если таблица содержит итоговый столбец (строку), он(а) также автоматически будет включен(а) в диапазон данных.

Рассмотрим пример построения диаграммы по данным таблицы, представленной на рис. 5.2. Создаваемая диаграмма должна содержать сравнительную информацию о стоимости различных моделей телевизоров в двух магазинах: «Грант» и «Электрон». В качестве исходных данных следует указать диапазон, включающий подписи строк и столбцов А3:С8, без столбца средних значений стоимости.

Рис. 5.2. Данные для построения диаграммы

Рис. 5.3. Выбор типа диаграммы

Теперь необходимо перейти на вкладку Вставка и выбрать тип будущей диаграммы, воспользовавшись командой Гистограмма с группировкой на панели Диаграммы в выпадающем списке кнопки Гистограмма (рис. 5.3).

Выбрать тип диаграммы можно и другим способом, который, возможно, менее удобен, но предоставляет вам полный список доступных в Microsoft Excel 2007 диаграмм и графиков. Для его вывода на экран следует перейти ко вкладке Вставить и в правом нижнем углу группы команд Диаграммы нажать кнопку

 , затем в открывшемся окне Вставка диаграммы (рис. 5.4) выбрать необходимый вариант.

Диаграмма выбранного типа, построенная по указанным данным, будет отображена на листе Excel (рис. 5.5).

Рис. 5.4. Окно Вставка диаграммы

Рис. 5.5. Итоговая диаграмма