Формула сорт в excel

Функции динамических массивов: СОРТ, ФИЛЬТР и УНИК

Эта статья является логическим продолжением предыдущего материала про новые динамические массивы (ДМ), появившиеся в Excel в Office 365. Если вы ещё с не ознакомились (кому лень читать — там есть видео), то очень советую сделать это сейчас, чтобы понимать о чём, собственно, идёт речь и как заполучить все эти радости в вашем Excel.

Обновление Office 365, которое подарило Microsoft Excel новый вычислительный движок с поддержкой динамических массивов, также добавило к нашему арсеналу 7 новых функций, заточенных специально для работы с массивами. В этой статье я хотел бы рассказать про три самых важных функции: СОРТ, ФИЛЬТР и УНИК. Остальные играют скорее вспомогательную роль — про них чуть позже.

Для простоты я буду во всех примерах я буду показывать работу этих функций на обычных таблицах, но можно иметь ввиду, что с «умными» таблицами (созданными через Главная — Форматировать как таблицу или сочетанием клавиш Ctrl+T) эти функции тоже отлично работают.

Итак, поехали…

Функция СОРТ (SORT)

Синтаксис:

=СОРТ(массив; [индекс_сортировки]; [порядок_сортировки]; [по_столбцу])

В самом простом варианте требует в качестве аргумента только массив (диапазон) и выдает его уже в отсортированном виде:

По умолчанию сортировка выполняется по возрастанию. Если нужен обратный порядок, то за это отвечает третий аргумент (1 — по возрастанию, -1 — по убыванию):

Если на входе указать диапазон из несколько колонок в данных, то сортировка происходит по первому столбцу. Если нужно сортировать не по первому, то в качестве второго аргумента можно указать номер столбца для сортировки:

Если хочется сортировать по нескольким столбцам сразу, то придётся задать массив номеров столбцов во втором аргументе в фигурных скобках. Одновременно аналогичным образом можно задать третьим аргументом и направление сортировки для каждого столбца.

Например, если мы хотим отсортировать наш список по городам по возрастанию и затем по суммам по убыванию, то это будет выглядеть так:

Последний аргумент используется, если нужно сортировать не строки, а столбцы, т.е. упорядочивать данные по горизонтали, что встречается существенно реже.

Вот так — просто и изящно. Особенно, если вспомнить какую монстрообразную формулу массива требовалось ввести раньше для сортировки всего лишь одного (!) столбца:

Бррр…

Функция ФИЛЬТР (FILTER)

Синтаксис:

=ФИЛЬТР(массив; включить; [если_пусто])

Назначение этой функции — принять в качестве аргумента массив исходных ячеек и отфильтровать его по заданному условию(ям). Какие строки включить в результаты, а какие убрать — определяется вторым аргументом. Он должен представлять из себя массив логических значений ЛОЖЬ (FALSE) и ИСТИНА (TRUE), задающих статус для каждой строки:

Логическую ИСТИНУ и ЛОЖЬ можно, для компактности, заменить на 1 (или любое другое число) и 0 (или пустую ячейку):

А самое интересное, что логические значения могут быть результатом какого-либо выражения, например:

Если чуть подумать, то простор для фантазии тут открывается широкий. Вот вам для затравки несколько вариантов условий, с которыми замечательно будет работать эта функция:

• =ФИЛЬТР(B2:D25; D2:D25>=10000) — отбираем все заказы, где стоимость больше или равна 10 000
• =ФИЛЬТР(B2:D25; ЛЕВСИМВ(B2:B25) = «Б») — фильтрация всех строк, где название товара начинается с «Б» (блуза, брюки, бриджи и т.д.)
• =ФИЛЬТР(B2:D25; (B2:B25 = «Брюки») * (C2:C25 = «Анна»)) — отбор всех сделок Анны, где она продавала брюки
• =ФИЛЬТР(B2:D25; (C2:C25 = «Анна») + (C2:C25 = «Иван»)) — все сделки Анны и Ивана
• =ФИЛЬТР(B2:D25; ЕСЛИОШИБКА(ПОИСК(«Самара»;A2:A25);0)) — фильтрация всех сделок, где в названии города содержится слово Самара (г. Самара, Самара г., город Самара, Самара-городок и т.д.)

Если функция ФИЛЬТР не находит ни одного значения, удовлетворяющего условию, то она выдаёт ошибку #ВЫЧИСЛ! Чтобы вывести вместо неё что-то более осмысленное, можно использовать третий аргумент:

Функция УНИК (UNIQUE)

Синтаксис:

=УНИК(массив; [по_столбцам]; [один_раз])

В самом простом варианте эта функция извлекает из входного массива все имеющиеся там значения, удаляет повторы и выдаёт то, что осталось:

Если в качестве исходного массива выделено несколько столбцов, то проверка на уникальность идёт по всем, т.е. по связке значений из всех ячеек каждой строки:

Очень интересно работает третий аргумент — он заставляет функцию извлечь из исходного массива только те данные, которые встречаются там всего один раз, т.е. не имеют клонов:

Комбинирование функций

Само-собой, никто не запрещает нам «женить» все упомянутые функций между собой — здесь-то и начинается настоящая магия, мощь и синергия.

Разберём, для примера, классическую задачу: предположим, что нам нужно сформировать справочник по городам для выпадающего списка на основе выгрузки из какой-нибудь базы данных. В исходной выгрузке города повторяются в случайном порядке, есть пустые ячейки и дубли. А необходимый нам справочник, содержащий эталонный набор городов, должен быть:

• без повторов
• без пустых ячеек
• отсортирован по возрастанию от А до Я

Делается всё вышеперечисленное одной (!) формулой:

В английской версии эта функция выглядит как:

=SORT(UNIQUE(FILTER(B2:B100000;NOT(ISEMPTY(B2:B100000)))))

Здесь:

• ФИЛЬТР — отбирает только те ячейки, где есть данные (не пусто)
• УНИК — убирает повторы в отобранном функцией ФИЛЬТР списке
• СОРТ — сортирует получившийся справочник по алфавиту

После этого останется только указать получившийся динамический массив как источник для выпадающего списка на вкладке Данные — Проверка данных (Data — Validation), не забыв добавить после адреса первой ячейки массива знак решётки:

Причем, несмотря на приличный размер исходного диапазона (100 тыс. строк!) никакого торможения при пересчёте такой формулы нет абсолютно — новый вычислительный движок Excel справляется «на ура». При этом классические формулы массива на подобных задачах начинали ощутимо подтупливать на таблицах уже с 3-5 тыс. строк, а на 100 тыс. просто загнали бы ваш Excel в кому.

Оглядываясь назад и вспоминая все свои выполненные проекты по автоматизации за последние Х лет, с грустью понимаю сколько дней и даже, наверное, недель можно было бы сэкономить, если бы динамические массивы и такие функции существовали тогда. Даааа….

Ну, лучше поздно, чем никогда, верно? По крайней мере, нашим детям точно будет проще

Ссылки по теме

• Что такое динамические массивы в новом Excel и как они работают
• Как отсортировать список формулой
• Как создать выпдающий список в ячейке листа Excel

Функция СОРТ возвращает отсортированный массив элементов в массиве. Возвращаемый массив имеет ту же форму, что и предоставленный аргумент массива.

Описание функции СОРТ

Синтаксис

=СОРТ(массив;[индекс_сортировки];[порядок_сортировки];[по_столбцу])

Аргументы

Замечания

• Если аргумент «индекс_сортировки» не указан, предполагается строка 1 или столбец 1. Если не указан порядок сортировки, применяется сортировка по возрастанию. По умолчанию Excel выполняет сортировку по строкам, а сортировка по столбцам применяется, если аргументу «по_столбцу» присвоено значение ИСТИНА. Если аргументу «по_столбцу» присвоено значение ЛОЖЬ или он отсутствует, Excel выполняет сортировку по строкам.
• Функция СОРТ предназначена для сортировки данных в массиве. Если вы хотите отсортировать данные в сетке, лучше использовать функцию СОРТПО, поскольку она удобнее. Функция СОРТПО учитывает добавления или удаления столбцов, так как она ссылается на диапазон, а функция СОРТ ссылается на номер индекса столбца.



• Массив может рассматриваться как строка со значениями, столбец со значениями или комбинация строк и столбцов со значениями. В приведенном выше примере исходным массивом для формулы СОРТ является диапазон A5:D20.

Пример

Видео работы функции

Дополнительные материалы

Файл из видео.

Microsoft добавила динамические массивы в Excel и новые функции.

Это перевод второй главы книги Bill Jelen. Excel Dynamic Arrays Straight to the Point. К содержанию.

Рис. 8. Исходные данные

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel

Сортировка в прежних версиях Excel

Ранее сортировка в Excel с помощью формул была довольно сложной. На рис. 8 представлены исходные данные, которые будут использоваться на протяжении этой главы.

Старый способ сортировки включал цепочку формул:

Рис. 9. Старый способ сортировки с помощью формул; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке

Новые функции динамических массивов СОРТ() и СОРТПО() значительно упростили эту процедуру.

Синтаксис функции СОРТ()

Рис. 10. Функция СОРТ()

Допустим, вы хотите отсортировать исходный диапазон A3:C16 (см. рис. по полю Score (Оценка). Score – это третий столбец в диапазоне, поэтому значение аргумента индекс_сортировки = 3. Аргумент порядок_сортировки предлагает два значения: 1 – для возрастания и минус 1 – для убывания. К сожалению, не поддерживается сортировка по цвету, формуле или пользовательскому списку.

Рис. 11. Укажите аргументы функции

Четвертый аргумент используется редко. Он позволяет сортировать по столбцам. Но 99,9% людей сортируют по строкам. Если вам нужно выполнить сортировку по столбцам, укажите ИСТИНА для последнего аргумента по_столбцу. Этот аргумент является необязательным и по умолчанию имеет значение ЛОЖЬ.

Итак, вы ввели всего одну формулу в ячейку Е3. Благодаря новому движку calc формула разливается по соседним ячейкам. Обратите внимание, поскольку вы вводите формулу один раз, вам не нужно заботиться о «правильном» использовании абсолютных и относительных ссылок.

Рис. 12. Данные теперь отсортированы

Простая сортировка с одним аргументом

Если у вас только один столбец данных и вы хотите отсортировать их по возрастанию, достаточно только первого аргумента в функции СОРТ():

Рис. 13. Аргументы 2, 3 и 4 являются необязательными

Поскольку здесь только один столбец однородных данных, Excel не распознает строку заголовка. Поэтому ее нужно перенести, и отсортировать данные без заголовка: А2:А6.

Сортировка на основе двух и более столбцов

Допустим вам нужна двухуровневая сортировка. Например, сортировка по столбцу Представитель  по возрастанию и столбцу Продажи по убыванию. Используйте константы массива для второго и третьего аргументов функции =СОРТ(A2:C17,{2;3},{1;-1}).

Рис. 14. Двухуровневая сортировка

Возможно, вам покажется проще формула =СОРТПО(A2:C17;B2:B17;1;C2:C17;-1) (см. главу 3).

Сортировка по столбцам

Google Sheets имел функцию сортировки задолго до Excel. Чтобы функция сортировки Excel выглядела лучше, чем версия Google Sheets, разработчики добавили необязательный четвертый аргумент, который позволяет сортировать данные слева направо. Укажите ИСТИНА или 1 в качестве четвертого аргумента. Ниже данные сортируются по годам – по первой строке:

Рис. 15. Используя четвертый аргумент, можете сортировать слева направо

Второй и третий аргумент опущены, используются значения по умолчанию.

Что осталось для CTRL + SHIFT + ENTER

Новые функции динамического массива практически полностью заменили прежние функции массивов Ctrl + Shift + Enter. У последних осталось два локальных применения.

Во-первых, предположим, что вы хотите убедиться, что никто не удалит или не вставит строки между строкой 1 и строкой 20. Можно выбрать какой-нибудь неиспользуемый столбец, например Z1:Z20, ввести =1 и нажать Ctrl + Shift + Enter. Если кто-то позже попытается удалить или вставить строку, Excel не разрешит эти изменения, поскольку нельзя изменять часть массива.

Во-вторых. Допустим, вам нужны только три лучших результата функции СОРТ. Можно выбрать диапазон Е3:G6, ввести функцию =СОРТ(A3:C16;3;-1), и нажать Ctrl + Shift + Enter. Это предотвратит выход результатов за пределы выбранного диапазона. Т.е., функция СОРТ() разольется не на весь диапазон, а только на выбранный.

Рис. 16. Формулы Ctrl + Shift + Enter по-прежнему ограничивают размер возвращаемого массива

В справке Microsoft говорится, что устаревшие формулы массива, введенные с помощью сочетания клавиш Ctrl + Shift + Enter, по-прежнему поддерживаются в целях обеспечения обратной совместимости, но больше их использование не требуется. Если вы хотите, вы можете преобразовать старые формулы массива в динамические формулы массива путем поиска первой ячейки в диапазоне массива, копирования текста формулы, удаления всего диапазона из старого массива и повторного ввода формулы в левой верхней ячейке. Перед обновлением устаревших формул массива до динамических формул массива следует помнить о некоторых различиях вычислений между ними.

The SORT function sorts the contents of a range or array in ascending or descending order with a formula. The result from SORT is a dynamic array of values that will «spill» onto the worksheet into a range. If values in the source data change, the result from SORT will update automatically. 

The SORT function takes four arguments: array, sort_index, sort_order, and by_col. The first argument, array, is the range or array to be sorted. This is the only required argument. By default, the SORT function will sort values in ascending order using the first column in array. Use the optional arguments sort_index and sort_order to control which column to sort by, and the order to sort by (ascending or descending). Sort_index should be a number corresponding to the column (or row) used for sorting. For example, to sort by the third column in a range of data, use 3 for sort_index. The optional sort_order argument determines sort direction. Use 1 for ascending order and -1 for descending order. By default, the SORT function will sort data vertically by rows. To sort a range horizontally by columns, set the fourth argument, by_col, to TRUE.

Basic Examples

To sort a range by the first column in ascending order:

=SORT(range) // sort by column 1, ascending
=SORT(range,1,1) // sort by column 1, ascending

To sort a range by the first column in descending order:

=SORT(range,1,-1) // sort by column 1, descending

To sort a range by the second column in descending order:

=SORT(range,2,-1) // sort by column 2, descending

To sort a range horizontally (by column) using values in row 1 in descending order, set the fourth argument, by_col, to TRUE or 1:

=SORT(range,1,-1,TRUE)
=SORT(range,1,-1,1)

Example — sort by score

In the example shown above, data includes names in column B and scores in column C. In cell E5, the SORT function is used to sort the data by score in descending order:

=SORT(B5:C14,2,-1) // sort by scores in descending order

The SORT function extracts all values, sorted in descending order by score, and results «spill» into the range E5:F14. To sort by score in ascending order, omit sort_order or to 1 like this:

=SORT(B5:C14,2) // sort by score in ascending order
=SORT(B5:C14,2,1) // sort by score in ascending order

Sort by more than one level

Unlike the SORTBY function, the SORT function does not provide a way to sort data by more than one level. However, by using array constants for sort_index and sort_order, it can be done. This video explains how.

Notes

• SORT returns a #VALUE error if sort_index is out of range.