Формула реестр в excel

Здравствуйте, друзья сайта itswat.ru. Людям определённых профессий приходится работать с большим количеством всевозможных документов – внутренних, входящих, исходящих и других. В крупных организациях, где число документов гигантское, система их учёта чётко отлажена. Для создания электронных реестров используются профессиональные программы, лицензия на которые стоит прилично. Но что делать небольшой, только родившейся и ещё не раскрученной компании, или скромному предпринимателю? Документов не слишком много, но они есть и все очень важные. Их потеря может выйти боком, а платить ежемесячно за профессиональное ПО – лишние и пока неуместные траты. Мой ответ – используйте Excel и с помощью нескольких функций систематизируйте и учитывайте свои «важные бумажки». Итак, тема данного материала — как создать реестр документов в Excel. Дело не сложное, но муторное и с множеством нюансов, поэтому расскажу пошагово с картинками.

Содержание

1. Что можно поместить в реестр?
2. Пошаговая инструкция
2.1. Папка
2.2. Название
2.3. Документ

Что можно поместить в реестр?

Реестр в Excel можно создать для чего угодно, например, для договоров с партнёрами, клиентами или подрядчиками. Ниже вы можете увидеть картинку – шаблон таблицы с заголовками столбцов, отражающими данные, которые необходимо учесть.

Вы можете сделать также реестр платежей. Тоже прикреплю фото примера, может, кому-нибудь пригодится.

Я же буду создавать реестр текстовых документов, содержащих описания товаров, которые я когда-то составлял по просьбе одной бизнесвумен, по чистой случайности, завалявшиеся на моём ноутбуке. Делаю я это не по необходимости, а для того, чтобы наглядно продемонстрировать вам весь процесс. Это и будет пошаговая инструкция. Уяснив принципы, вы легко сможете адаптировать её под себя, изменив шапку таблицы и выбрав только те действия, которые понадобятся именно вам. Я использую Excel 2007, но версия не принципиальна. Вы можете работать в Excel 2010 или более поздних годов выпуска, ничего не потеряете, так как во всех редакциях используемые мной функции также присутствуют, а разделы меню и команды находятся там же, где и раньше.

Пошаговая инструкция

Друзья, вот план того, что нам предстоит сделать для создания удобного и функционального реестра документов:

1. Создаём новый документ, задаём ему имя и сохраняем как «Книга с поддержкой макросов».

1. Выделяем примерную область значений, выбираем раздел «Вставка», элемент «Таблица», подтверждаем наличие заголовков.

1. Заполняем названия заголовков. В моём случае это «Номер», «Заказчик», «Папка», «Название», «Документ» и «Директория».

1. Приступаем к заполнению столбцов.
2. Столбец «Номер» заполняется просто. Необходимо ввести в первую строку значение 1, а во вторую – 2, выделить обе заполненные ячейки, зацепиться за маленький чёрный квадратик в правом нижнем углу выделенной области и протащить его вниз на нужное количество строк. В нижних ячейках автоматически проставятся значения от 1 до …(зависит от нас).

1. Столбец «Заказчик» можно заполнить вручную или способом, описанным для столбца «Название» при условии, что имена заказчиков – это по совместительству названия папок в общей директории.

1. В столбце «Папка» я хочу видеть адрес папки, в которой располагается конкретный документ и при этом сделать его ссылкой, при нажатии на которую Excel будет перебрасывать меня в эту папку. Для этого я воспользуюсь функцией «ГИПЕРССЫЛКА». Подробнее опишу ниже.
2. В столбце «Название» мне нужно отобразить имена документов, но вводить их все вручную очень долго. В Excel существует небольшая хитрость, позволяющая в разы ускорить процесс и автоматически заполнить ячейки названиями всех документов, находящихся в указанной папке. Это возможно благодаря функции «Файлы», ищите алгоритм чуть ниже.
3. Столбец «Документ» будет содержать рабочую ссылку на нужный файл, нажатие на которую спровоцирует его открытие. Как это сделать, ищите чуть ниже.
4. Столбец «Директория» — это всё тот же адрес папки, но без гиперссылки. Он нужен для того, чтобы заполнить предыдущие столбцы.

Папка

Чтобы получить активный адрес папки, где расположен нужный документ, воспользуемся функцией «Гиперссылка»:

1. Ставим курсор в первую ячейку соответствующего столбца.
2. Копируем адрес нужной папки.

1. Вставляем его сразу в «Директорию», он пригодится в дальнейшем.

1. Нажимаем в строке значений на fx и находим нужную функцию или вписываем вручную =ГИПЕРССЫЛКА(«адрес папки»).

1. Ещё один способ, на мой взгляд, самый удобный – щёлкаем в нужной ячейке ПКМ (правой кнопкой мыши), в меню выбираем команду «Гиперссылка», в открывшемся мастере отыскиваем нужную папку и подтверждаем действие.

1. Так придётся делать для каждого документа, но если учесть, что большое количество их расположено в одной и той же папке, то процесс не должен отнять много времени. Для последующих документов, являющихся соседями первого по директории, адрес можно просто скопировать.

Название

С названием немного сложнее:

1. Добавляем к адресу, помещённому нами в «Директорию» ещё один обратный слеш и звёздочку, то есть *.

1. Выбираем раздел меню «Формулы», функцию «Диспетчер имён».

1. А в её мастере команду «Создать».

1. Задаём имя, в моём случае это будет «Название».

1. В строке «Диапазон» пишем =ФАЙЛЫ( и щёлкаем курсором по соответствующей ячейке в столбце «Директория», закрываем скобку).

1. Нажимаем ОК и «Закрыть».
2. Ставим курсор в первую ячейку столбца.
3. Вписываем туда формулу =ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1), где Название – это имя, заданное нами на четвёртом шаге данного алгоритма, а -1 обозначает, что данная ячейка стоит второй в столбце.
4. Нажимаем «Энтер» и видим, что в столбце появились имена всех файлов, расположенных в указанной папке.

1. Таким методом можно поместить в реестр названия не всех файлов, а выборочно в зависимости от формата. Для этого предварительно в адресе папке, указываемом в столбце «Директория», после звёздочки следует написать расширение файла, например, *docx, xls или jpeg. Это актуально, когда в одной папке находятся вперемешку файлы разных форматов – таблицы, картинки, текстовые документы и любые другие.

Если что-то вам по моим картинкам и описанию не понятно, то посмотрите следующую подробную инструкцию в формате видео.

Документ

Друзья, столбец «Документ» содержит то же название, но являющееся ссылкой. Чтобы этого добиться, следует проделать все те же действия, что и в предыдущем алгоритме до шага 8. Мы их опустим, так как повторно делать одно и то же не нужно. Теперь немного усложняем формулу. Она примет вид =ГИПЕРССЫЛКА(ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1)). После её размещения и ввода строки заполнятся теми же названиями, но являющими собой активные ссылки.

Вот, кажется, и всё. Старался описать алгоритм наиболее подробно. Меня ещё недавно спросили, как создать реестр сведений о доходах физических лиц, то есть формировать справки 2-НДФЛ и вести их учёт в программе «Налогоплательщик ЮЛ». Тема, в общем, та же, но программа другая, поэтому я решил посвятить ей отдельный материал. До скорых встреч.

Читайте также:

Как создать один список в Excel из трёх и более.

​Смотрите также​​ ячейке правой кнопкой​ кнопку «Фильтр».​ только одного столбца,​ БД. Следим за​​ версии 2010-го года​​ цветом данные в​Четвертый вариант.​ сделать в бланке,​Можно разместить два​ Excel нам поможет​Как сделать список в​
​ Excel из таблицы».​ список по алфавиту,​ статье «Связанный выпадающий​ предыдущие, только формула​ состоит в том,​Рассмотрим,​ мыши.​После нажатия в шапке​ остальные оставим на​ форматом ячеек. Если​ выпуска ).​
​ статье «Как сравнить​Использовать готовый шаблон​ смотрите в статье​ бланка на одной​ и в этом​
​Excel​Сравнение списков в​ как определить пол​ список в Excel​ будет такая.​ чтобы разместить последовательно​
​как создать один список​Выполняем последовательно команду: «фильтр​ таблицы появляются стрелки​ месте, то информация​ числа – то​База данных – набор​ два столбца в​ из Excel. Для​ «Как сделать таблицу​
​ странице, во втором​ случае. Смотрите об​
​.​
​Excel.​ сотрудника, клиента по​ по алфавиту» Как​=ЕСЛИ(ЕПУСТО(Размер);»»;—((СТОЛБЕЦ(Размер)-СтолбецА+1)&ВЫБОР(ДЛСТР(СТРОКА(Размер)-Строка1+1);»0″;»»)&СТРОКА(Размер)-Строка1+1))​ все данные столбцов​ в Excel из​ – фильтр по​ вниз. Они сигнализируют​ станет неправильной. Открывается​ числа во всем​ данных, распределенных по​ Excel на совпадения».​ этого нажимаем на​ в Excel».​ бланке установить формулы,​ этом статью «В​
​В Excel есть​В Excel есть​ его ФИО, т.д.​ сделать список в​Назовем формулу –​ B, C, D​ трех и более​ значению выделенной ячейки».​ о включении «Автофильтра».​
​ меню, где мы​ столбце. Данные вводятся​ строкам и столбцам​
​Многие пользователи активно применяют​ знак «Office» в​Получился, например, такой​ которые будут копировать​ Excel по имени​ способ объединить два​ возможность сравнить два​
​ – сотрудников, клиентов,​ Excel без дублей,​ «Адреса». Диалоговое окно​ из списков на​ списков​ Готово.​Чтобы выбрать значение фильтра,​
​ должны выбрать параметры​ так же, как​ для удобного поиска,​ Excel для генерирования​ левом верхнем углу​ бланк.​ первый бланк, чтобы​ определить пол».​
​ и более списков.​
​ и более списка,​ т.д.​ читайте в статье​​ заполнили так.​
​ листе «Размеры» в​ ​.​
​Если в БД содержится​ щелкаем по стрелке​ и значения сортировки.​ и в обычной​
​ систематизации и редактирования.​
​ отчетов, их последующей​ листа Excel. Из​Чтобы его не меняли,​
​ не заполнять второй​Как сделать выпадающий​ Об этом читайте​ числа, даты, т.​Создание списка в​
​ «Создание списка в​Всё подготовили.​ один столбец А​Как объединить два​
​ финансовая информация, можно​ нужного столбца. В​
​Данные в таблице распределились​
​ таблице. Если данные​ Как сделать базу​ редакции. Для удобного​
​ правой части диалогового​
​ можно установить защиту​ экземпляр бланка.​ список в Excel​ статью «Как в​
​ д. О нескольких​Excel.​ Excel без повторов».​Создание списка в​ на листе «Цена».​ списка в Excel,​ найти сумму по​ раскрывающемся списке появляется​ по сроку заключения​ в какой-то ячейке​ данных в Excel?​ просмотра информации и​ окна выбираем функцию​ на лист, предварительно​Можно установить формулы,​ с фамилиями по​ Excel сделать список​ способах сравнения, читайте​

excel-office.ru

Как создать списки в Excel.

​У нас имеется​​Рассмотрим​ ​Excel.​​ Для этого создадим​​ читайте в статье​ ​ разным параметрам:​​ все содержимое поля.​​ договора.​ ​ – итог действий​​Вся информация в базе​ получения полного контроля​ «Создать». Появится диалоговое​ дав разрешение на​ которые будут искать​ алфавиту, читайте в​ из двух».​ в статье «Как​ несколько списков с​создание списка в​
​Теперь пишем главную​ две именованные формулы.​ «Как в Excel​сумма (суммировать данные);​ Если хотим спрятать​Теперь менеджер видит, с​ со значениями других​ данных содержится в​ при управлении данными​ окно «Создание документа».​ заполнение конкретных ячеек.​ и вставлять нужные​ статье «Связанный выпадающий​Нумерованный список в​ сравнить в Excel​ фамилиями, товаром, т.д.​
​Excel​ формулу в ячейке​ Как присвоить имя​ сделать список из​счет (подсчитать число ячеек​ какие-то элементы, сбрасываем​ кем пора перезаключить​ ячеек, то заносим​ записях и полях.​ в процессе работы​
​Из раздела «Шаблоны» выбираем​ ​ Смотрите в статье​
​ данные из большой​ список в Excel​Excel​ два столбца на​ Нам нужно составить​,​ А2 списка на​ формуле, смотрите в​ двух».​ с числовыми данными);​
​ птички напротив их.​ ​ договор. А с​​ формулу.​
​Запись – строка в​ с программой.​ – «Установленные шаблоны»​ «Пароль на Excel.​ таблицы. Смотрите статью​ по алфавиту».​.​ совпадения» тут.​ один список, но,​сравнение списков в​ листе «Цены».​ статье «Присвоить имя​Итак, у нас​среднее значение (подсчитать среднее​
​Жмем «ОК». В примере​ ​ какими компаниями продолжаем​ ​Чтобы пользоваться БД, обращаемся​​ базе данных (БД),​
​Внешний вид рабочей области​ — это шаблоны,​ Защита Excel» тут.​ «Выбрать сразу много​В Excel есть​Можно пронумеровать список​Редактирование списков в​ без повторов. Как​Excel​
​=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Размер;—ПРАВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1));2);—ЛЕВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1));ДЛСТР(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1)))-2));»»)​ ​ в Excel ячейке,​
​ есть три списка.​ арифметическое);​ мы скроем клиентов,​ сотрудничество.​ к инструментам вкладки​ включающая информацию об​ программы – таблица.​ которые есть в​В ячейках бланка​ данных из таблицы​
​ возможность проверить данные​ ​ – установить порядковый​
​Excel.​ это сделать, смотрите​, сортировку. Как сделать​Копируем формулу вниз​ диапазону, формуле».​ Нам их нужно​максимальные и минимальные значения​ с которыми заключали​БД в процессе деятельности​ «Данные».​ одном объекте.​ А реляционная база​ программе Excel.​ можно установить выпадающие​
​ Excel» здесь.​ ​ при вводе в​
​ номер в ячейках​У нас есть​ в статье «Создание​автоматический список в​ по столбцу. Получился​
​Нажимаем ячейку В2​ объединить в один,​ в выделенном диапазоне;​ договоры в прошлом​ фирмы разрастается до​Присвоим БД имя. Выделяем​Поле – столбец в​ данных структурирует информацию​Ели выберем «Мои​ списки. Они помогают​Есть несколько способов,​
​ ячейку, ограничить ввод​ ​ столбца или пронумеровать​​ список с фамилиями,​
​ списка в Excel​Excel​ такой список.​ на листе «Размеры».​ но, не объединяя​произведение (результат умножения данных);​ и текущем году.​ ​ невероятных размеров. Найти​ ​ диапазон с данными​​ БД, содержащий однотипные​
​ в строки и​ шаблоны», то можно​ быстро и без​как сделать бланк в​ данных, т.д. Например,​ только заполненные ячейки.​ именами и отчествами​ без повторов».​, т.д. В Excel​ ​Так можно объединить списки,​ ​ Нажимаем функцию «Присвоить​​ похожие слова в​
​стандартное отклонение и дисперсия​Чтобы задать условие для​ нужную информацию становится​ – от первой​ данные обо всех​ столбцы. Несмотря на​ выбрать наш шаблон,​ ошибок заполнить бланк.​Excel​ настроить ячейки так,​ Подробнее о таких​ в одном столбце.​Автоматический список в​ есть много функций​ длиной не более​
​ имя» и заполняем​ ​ одну группу консолидацией,​ по выборке.​​ фильтрации поля типа​
​ все сложнее. Чтобы​ ячейки до последней.​ объектах.​ то что стандартный​ который мы сохранили.​ Читайте статью «Выпадающий​.​ чтобы в них​ способах нумерации, смотрите​

​ Нам нужно разделить​Excel​ по работе со​ 99 ячеек. Если​ диалоговое окно. В​ как это описано​Выделить диапазон БД. Переходим​
​ «больше», «меньше», «равно»​ отыскать конкретный текст​ Правая кнопка мыши​Записи и поля БД​ пакет MS Office​В разделе «Из​ список в Excel»​Первый способ.​ ошибочно не написали​ в статье «Автонумерация​ их на три​.​ списками. Здесь мы​

excel-office.ru

Как сделать бланк в Excel.

​ списки длиннее, то​​ строке «Имя» пишем​ ​ в статье «Как​​ на вкладку «Данные»​ и т.п. числа,​ или цифры, можно​ – имя диапазона.​ соответствуют строкам и​ имеет отдельное приложение​ существующего документа…» -​ здесь.​Нарисовать бланк в​ дату субботы или​ в Excel» тут.​ столбца – столбец​
​Составить список можно​ разобрали все основные​ формула будет другая.​ «Столбец А». В​ объединить таблицы в​ — «Промежуточные итоги».​
​ в списке фильтра​ воспользоваться одним из​ Даем любое имя.​ столбцам стандартной таблицы​ для создания и​ шаблон, который в​Другой способ заполнения​ таблице Excel. Пример,​
​ воскресенья. О таком​Динамические списки в​ с фамилиями, столбец​ напечатав ФИО в​ функции, которые помогут​Если ячеек в​ строке «Диапазон» пишем​ Excel» тут.​
​В открывшемся диалоге выбираем​​ нужно выбрать команду​ ​ следующих способов:​​ В примере –​
​ Microsoft Excel.​
​ ведения баз данных​ рабочей книге.​ бланка смотрите в​ как нарисовать бланк,​ способе читайте в​Excel​ с именами, т.д.​ столбце. Если приходится​
​ работать со списками,​ списках от 100​
​ такую формулу. =МИН(СТОЛБЕЦ(Размер))​В нашем примере,​ параметры вычислений.​ «Числовые фильтры».​Одновременным нажатием кнопок Ctrl​ БД1. Проверяем, чтобы​Если Вы умеете делать​ – Microsoft Access,​Пятый вариант.​ статье «Как заполнить​
​ как объединить ячейки,​ статье «Проверка даты​.​ Как это сделать,​ часто писать один​
​ ускорить и облегчить​ до 9999, то​В формуле стоит слово​ мы будем составлять​Инструменты на вкладке «Данные»​
​Если мы хотим видеть​ + F или​
​ диапазон был правильным.​ простые таблицы, то​ пользователи активно используют​Скачать бланк из​ бланк в Excel»​ настроить форматирование, т.д.,​ в Excel».​Если размер списка,​
​ читайте в статье​ и тот же​ процессы создания и​ напишем формулы так.​ «Размер» — это​ один список из​ позволяют сегментировать БД.​ в таблице клиентов,​
​ Shift + F5.​Основная работа – внесение​ создать БД не​ Microsoft Excel для​ интернета. Заходим как​
​ тут.​ смотрите в статье​Рассмотрим,​ периодически, меняется, то​ «Разделить текст Excel​ список, то мы​
​ редактирования списков, т.д.​
​1.Именованная формула адреса​ имя диапазона.​ списков трех столбцов​ Сгруппировать информацию с​ с которыми заключили​
​ Появится окно поиска​
​ информации в БД​ составит труда.​ этих же целей.​ в четвертом варианте.​Как заполнить бланк​ «Таблица «Домашний, семейный​как сделать бланк в​
​ можно установить в​
​ на несколько ячеек»​ его копируем и​В Excel можно​ будет такая.​И еще одну​ B, C, D.​ точки зрения актуальности​ договор на 3​ «Найти и заменить».​ – выполнена. Чтобы​​​ Ведь возможности программы​ Но выбираем шаблон​ в Excel данными​ бюджет в Excel»».​
​Excel​ этой таблице диапазон,​ здесь.​ вставляем в новую​
​ составить два вида​=ЕСЛИ(ЕПУСТО(Размер);» «;—((СТОЛБЕЦ(Размер)-СтолбецA+1)& ВЫБОР(ДЛСТР(СТРОКА(Размер)-Строка1+1);»000»;»00»;»0»;»»)&СТРОКА(Размер)-Строка1+1)​ именованную формулу так​Сначала присвоим имя диапазону​
​ для целей фирмы.​
​ и более лет,​Функцией «Найти и выделить»​ этой информацией было​Пошаговое создание базы данных​ позволяют: сортировать; форматировать;​ из раздела «Microsoft​ из таблицы Word,​Нарисовали бланк, убрали​, чтобы он сам​ который будет меняться​
​Сортировка списка в​ таблицу. Но, есть​ списков – простой​2.А формула в​ же сделать, но​
​ всех этих столбцов.​ Выделение групп покупателей​ вводим соответствующие значения​ («биноклем») в главном​ удобно пользоваться, необходимо​ в Excel. Перед​ фильтровать; редактировать; систематизировать​ Office Online». Выбираем​ читайте в статье​ сетку, если нужно.​ выбирал и заполнялся​

excel-office.ru

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

​ автоматически, при удалении​Excel.​ другой способ, быстро​ список и раскрывающийся​ ячейке на странице​ формулу напишем такую.​ Как присвоить имя​ услуг и товаров​ в меню пользовательского​

​ меню.​ выделить нужное, отфильтровать,​ нами стоит задача​ и структурировать информацию.​ раздел шаблонов по​ «Экспорт таблицы из​Если в бланке​ нужными данными, сам​ или добавлении в​В Excel есть​ написать такой список.​ список, который появляется​ «Цена» будет такая.​ =МИН(СТРОКА(Размер)) Имя у​ диапазону, смотрите в​ поможет маркетинговому продвижению​ автофильтра.​Посредством фильтрации данных программа​ отсортировать данные.​

​ – сформировать клиентскую​То есть все то,​ нужной теме из​ Word в Excel».​ много мелких ячеек,​ считал. В Excel​ него информации. Такой​ специальная функция сортировки.​ Подробнее, смотрите в​ из ячейки. Как​=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Размер;—ПРАВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1));;);—ЛЕВСИМВ(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1));ДЛСТР(НАИМЕНЬШИЙ(Адреса;СТРОКА(Z1)))-4));»»)​ формулы будет –​ статье «Диапазон в​ продукта.​Готово!​ прячет всю не​Чтобы упростить поиск данных​

Структура базы данных – таблица Excel

​ БД. За несколько​ что необходимо для​ списка. Например, в​Второй способ.​ то можно сначала​ можно самостоятельно сделать​ диапазон называется динамическим.​

​ Про неё читайте​ статье «Заполнить автоматически​ сделать разные выпадающие​

​Как пронумеровать список​ «Строка1».​ Excel».​Готовые образцы шаблонов для​

​Поэкспериментируем с фильтрацией данных​ интересующую пользователя информацию.​ в базе, упорядочим​ лет работы у​

​ работы с базами​ разделе «Бизнес».​Сохранить бланк, который​ уменьшить ширину ячеек.​

​ любой бланк. Вставить​ Подробнее о том,​ в статье «Сортировка​ список в Excel».​

​ списки, в т.​

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

​ в Excel, смотрите​Эти две формулы​Выделяем ячейки В1:D4.​ ведения клиентской базы​ по выделенным ячейкам.​ Данные остаются в​ их. Для этой​ компании появилось несколько​ данных. Единственный нюанс:​Бланк можно сделать​ мы сделали шаблоном.​ Как это сделать​ в него формулы,​

​ как сделать динамический​ в Excel» тут.​

1. ​Список в​ ч., многоуровневые, смотрите​
2. ​ в статье «Автонумерация​ нужны Excel для​ Через функцию «Присвоить​ по сегментам.​ Допустим, нам нужно​ таблице, но невидимы.​ цели подойдет инструмент​ десятков постоянных клиентов.​ программа Excel -​ и в Word.​ Смотрите статью «Сохранить​ быстро, читайте в​ логотип фирмы, т.д.​ диапазон, смотрите в​
3. ​Но, в Excel​Excel​ в статье «Выпадающий​
4. ​ в Excel» здесь.​ определения номера строки​ имя» пишем имя​Шаблон для менеджера, позволяющий​ оставить в таблице​ В любой момент​ «Сортировка».​ Необходимо отслеживать сроки​ это универсальный аналитический​ Смотрите статью «Как​

​ свою таблицу как​ статье «Как поменять​ Бланк рисуют в​ статье «Чтобы размер​ можно настроить сортировку​из таблицы​ список в Excel»​

Как вести базу клиентов в Excel

​Если в списке​ и столбца в​ диапазона. Мы напишем​ контролировать результат обзвона​ только те компании,​

1. ​ их можно восстановить.​Выделяем тот диапазон, который​ договоров, направления сотрудничества.​ инструмент, который больше​ сделать бланк в​ шаблон Excel» здесь.​
2. ​ размер таблицы Excel,​ таблице, добавляя или​ таблицы Excel менялся​ формулой. Этот способ​.​ и других статьях,​ написаны фамилии, и,​ списке, чтобы выбирать​ имя диапазона –​ клиентов. Скачать шаблон​ которые работают в​

​В программе Excel чаще​ нужно отсортировать. Для​ Знать контактных лиц,​

​ подходит для сложных​ Word».​Третий способ.​ весь перечень вариантов»​ удаляя границы ячеек,​

​ автоматически».​ удобнее тем, что​Например, нам нужно​ перечисленных в конце​ нам нужно сделать​ из списка правильные​ «Размер». В строке​ для клиентской базы​ Беларуси.​

1. ​ всего применяются 2​ целей нашей выдуманной​ данные для связи​ расчетов, вычислений, сортировки​В Excel можно​
2. ​Скопировать бланк из​ тут.​ объединяя ячейки.​

​В​ при смене значений,​ создать список товара​ статьи в разделе​ из этого списка​ данные.​ диалогового окна «Создание​

​ Excel. Образец:​Выделяем те данные, информация​ фильтра:​

• ​ компании – столбец​
• ​ и т.п.​

​ и даже для​ сравнить данные в​ Word. Как правильно​

1. ​Установить размер бланка,​Можно установить размер​
2. ​Excel по имени определить​ такая сортировка будет​ из таблицы, взяв​ «Другие статьи по​
3. ​ выпадающий список, то​Теперь составим формулу,​ имени» стоит такая​Простейший шаблон.Клиентская база в​ о которых должна​Автофильтр;​ «Дата заключения договора».​Как создать базу данных​
4. ​ сохранения структурированных данных,​ столбцах, списки, даты,​ скопировать бланк, читайте​ установив размер листа.​ бланка, разместить на​
5. ​ пол​ автоматически сортировать новые​ данные из нескольких​ этой теме».​ можно сделать алфавит​ которая будет определять​ формула. =Размеры!$B$1:$D$4​
6. ​ Excel скачать бесплатно.​ остаться в базе​фильтр по выделенному диапазону.​ Вызываем инструмент «Сортировка».​ клиентов в Excel:​ но в небольших​ т.д., выделить не​ в статье «Копировать​

​ Функция находится на​

​ одной странице несколько​.​ данные. Подробнее о​ столбцов. Как составить​Здесь рассмотрим, как​ только из букв,​ адрес наших ячеек​

1. ​Заполнили диалоговое окно​ Образец:​ видной. В нашем​Автофильтр предлагает пользователю выбрать​При нажатии система предлагает​Вводим названия полей БД​ объемах (не более​ совпадения цветом, т.д.​ таблицу, бланк из​
2. ​ закладке «Главная» в​ бланков – это​Например, нам нужно​ таком способе, читайте​

​ такой список, смотрите​ составить простые списки,​ на которые начинаются​ в списке. Так​

• ​ так.​
• ​Шаблоны можно подстраивать «под​ случае находим в​
• ​ параметр фильтрации из​ автоматически расширить выделенный​
• ​ (заголовки столбцов).​ миллиона записей в​
• ​ Смотрите о способах​
• ​ Word в Excel»​ разделе «Параметры страницы».​

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. ​ удобно для распечатывания​ в списках определить​ в статье «Сортировка​
2. ​ в статье «Как​ как настроить автоматические​

​ фамилии в списке.​ же делаем именованную​Нажимаем «ОК».​ себя», сокращать, расширять​ столбце страна –​ готового списка.​ диапазон. Соглашаемся. Если​Вводим данные в поля​ одной таблице, у​

​ сравнить и выделить​ тут.​Какие ещё настройки​

1. ​ чистых форм бланков.​ мужчин и женщин.​ в Excel формулой».​ создать список в​ списки, нумерованные, сортировать​
2. ​ Подробнее, смотрите в​ формулу, как две​Теперь наша задача​

​ и редактировать.​ «РБ». Щелкаем по​На вкладке «Данные» нажимаем​

exceltable.com

​ мы отсортируем данные​

Самая популярная программа для работы с электронными таблицами «Microsoft Excel» упростила жизнь многим пользователям, позволив производить любые расчеты с помощью формул. Она способна автоматизировать даже самые сложные вычисления, но для этого нужно знать принципы работы с формулами. Мы подготовили самую подробную инструкцию по работе с Эксель. Не забудьте сохранить в закладки 😉

Содержание

• Кому важно знать формулы Excel и где выучить основы.

• Элементы, из которых состоит формула в Excel.

• Основные виды.

• Примеры работ, которые можно выполнять с формулами.

• 22 формулы в Excel, которые облегчат жизнь.

• Использование операторов.

• Использование ссылок.

• Использование имён.

• Использование функций.

• Операции с формулами.

• Как в формуле указать постоянную ячейку.

• Как поставить «плюс», «равно» без формулы.

• Самые распространенные ошибки при составлении формул в редакторе Excel.

• Коды ошибок при работе с формулами.

• Отличие в версиях MS Excel.

• Заключение.

Кому важно знать формулы Excel и где изучить основы

Excel — эффективный помощник бухгалтеров и финансистов, владельцев малого бизнеса и даже студентов. Менеджеры ведут базы клиентов, а маркетологи считают в таблицах медиапланы. Аналитики с помощью эксель формул обрабатывают большие объемы данных и строят гипотезы.

Эксель довольно сложная программа, но простые функции и базовые формулы можно освоить достаточно быстро по статьям и видео-урокам. Однако, если ваша профессиональная деятельность подразумевает работу с большим объемом данных и требует глубокого изучения возможностей Excel — стоит пройти специальные курсы, например тут или тут.

Элементы, из которых состоит формула в Excel

Формулы эксель: основные виды

Формулы в Excel бывают простыми, сложными и комбинированными. В таблицах их можно писать как самостоятельно, так и с помощью интегрированных программных функций.

Простые

Позволяют совершить одно простое действие: сложить, вычесть, разделить или умножить. Самой простой является формула=СУММ.

Например:

=СУММ (A1; B1) — это сумма значений двух соседних ячеек.

=СУММ (С1; М1; Р1) — сумма конкретных ячеек.

=СУММ (В1: В10) — сумма значений в указанном диапазоне.

Сложные

Это многосоставные формулы для более продвинутых пользователей. В данную категорию входят ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН. О них подробно расскажем ниже.

Комбинированные

Эксель позволяет комбинировать несколько функций: сложение + умножение, сравнение + умножение. Это удобно, когда, например, нужно вычислить сумму двух чисел, и, если результат будет больше 100, его нужно умножить на 3, а если меньше — на 6.

Встроенные

Новичкам удобнее пользоваться готовыми, встроенными в программу формулами вместо того, чтобы писать их вручную. Чтобы найти нужную формулу:

• кликните по нужной ячейке таблицы;

• нажмите одновременно Shift + F3;

• выберите из предложенного перечня нужную формулу;

• в окошко «Аргументы функций» внесите свои данные.

Примеры работ, которые можно выполнять с формулами

Разберем основные действия, которые можно совершить, используя формулы в таблицах Эксель и рассмотрим полезные «фишки» для упрощения работы.

Поиск перечня доступных функций

Перейдите в закладку «Формулы» / «Вставить функцию». Или сразу нажмите на кнопочку «Fx».

Выберите в категории «Полный алфавитный перечень», после чего в списке отобразятся все доступные эксель-формулы.

Выберите любую формулу и прочитайте ее описание. А если хотите изучить ее более детально, нажмите на «Справку» ниже.

Вставка функции в таблицу

Вы можете сами писать функции в Excel вручную после «=», или использовать меню, описанное выше. Например, выбрав СУММ, появится окошко, где нужно ввести аргументы (кликнуть по клеткам, значения которых собираетесь складывать):

После этого в таблице появится формула в стандартном виде. Ее можно редактировать при необходимости.

Использование математических операций

Начинайте с «=» в ячейке и применяйте для вычислений любые стандартные знаки «*», «/», «^» и т.д. Можно написать номер ячейки самостоятельно или кликнуть по ней левой кнопкой мышки. Например: =В2*М2. После нажатия Enter появится произведение двух ячеек.

Растягивание функций и обозначение константы

Введите функцию =В2*C2, получите результат, а затем зажмите правый нижний уголок ячейки и протащите вниз. Формула растянется на весь выбранный диапазон и автоматически посчитает значения для всех строк от B3*C3 до B13*C13.

Чтобы обозначить константу (зафиксировать конкретную ячейку/строку/столбец), нужно поставить «$» перед буквой и цифрой ячейки.

Например: =В2*$С$2. Когда вы растяните функцию, константа или $С$2 так и останется неизменяемой, а вот первый аргумент будет меняться.

Подсказка:

• $С$2 — не меняются столбец и строка.

• B$2 — не меняется строка 2.

• $B2 — константой остается только столбец В.

22 формулы в Эксель, которые облегчат жизнь

Собрали самые полезные формулы, которые наверняка пригодятся в работе.

МАКС

МИН

СРЗНАЧ

СУММ

ЕСЛИ

Например:

=ЕСЛИ (В1>10;”больше 10″;»меньше или равно 10″)

В1 — ячейка с данными;

>10 — логическое выражение;

больше 10 — правда;

меньше или равно 10 — ложное значение (если его не указывать, появится слово ЛОЖЬ).

СУММЕСЛИ

Например:

=СУММЕСЛИ (С2: С6;»>20″)

С2: С6 — диапазон ячеек;

>20 —значит, что числа меньше 20 не будут складываться.

СУММЕСЛИМН

Например:

=СУММЕСЛИМН (D2: D6; C2: C6;”сувениры”; B2: B6;”ООО ХУ»)

D2: D6 — диапазон, где суммируются числа;

C2: C6 — диапазон ячеек для категории; сувениры — обязательное условие 1, то есть числа другой категории не учитываются;

B2: B6 — дополнительный диапазон;

ООО XY — условие 2, то есть числа другой компании не учитываются.

Дополнительных диапазонов и условий может быть до 127 штук.

СЧЕТ

=СЧЁТ (значение1; [значение2];…)Формула считает количество выбранных ячеек с числами в заданном диапазоне. Ячейки с датами тоже учитываются.

СЧЕТЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИМН

Например:

ЕСЛИОШИБКА

ДНИ

КОРРЕЛ

ВПР

Например:

=ВПР (В1; С1: С26;2)

В1 — значение, которое ищем.

С1: Е26— диапазон, в котором ведется поиск.

2 — номер столбца для поиска.

ЛЕВСИМВ

ПСТР

ПРОПИСН

СТРОЧН

ПОИСКПОЗ

ДЛСТР

СЦЕПИТЬ

ПРОПНАЧ

ПЕЧСИМВ

Использование операторов

Операторы в Excel указывают, какие конкретно операции нужно выполнить над элементами формулы. В вычислениях всегда соблюдается математический порядок:

• скобки;

• экспоненты;

• умножение и деление;

• сложение и вычитание.

Арифметические

Операторы сравнения

Оператор объединения текста

Операторы ссылок

Использование ссылок

Начинающие пользователи обычно работают только с простыми ссылками, но мы расскажем обо всех форматах, даже продвинутых.

Простые ссылки A1

Они используются чаще всего. Буква обозначает столбец, цифра — строку.

Примеры:

• диапазон ячеек в столбце С с 1 по 23 строку — «С1: С23»;

• диапазон ячеек в строке 6 с B до Е– «B6: Е6»;

• все ячейки в строке 11 — «11:11»;

• все ячейки в столбцах от А до М — «А: М».

Ссылки на другой лист

Если необходимы данные с других листов, используется формула: =СУММ (Лист2! A5: C5)

Выглядит это так:

Абсолютные и относительные ссылки

Относительные ссылки

Рассмотрим, как они работают на примере: Напишем формулу для расчета суммы первой колонки. =СУММ (B4: B9)

Нажимаем на Ctrl+C. Чтобы перенести формулу на соседнюю клетку, переходим туда и жмем на Ctrl+V. Или можно просто протянуть ячейку с формулой, как мы описывали выше.

Индекс таблицы изменится автоматически и новые формулы будут выглядеть так:

Абсолютные ссылки

Чтобы при переносе формул ссылки сохранялись неизменными, требуются абсолютные адреса. Их пишут в формате «$B$2».

Например, есть поставить знак доллара в предыдущую формулу, мы получим: =СУММ ($B$4:$B$9)

Как видите, никаких изменений не произошло.

Смешанные ссылки

Они используются, когда требуется зафиксировать только столбец или строку:

• $А1– сохраняются столбцы;

• А$1 — сохраняются строки.

Смешанные ссылки удобны, когда приходится работать с одной постоянной строкой данных и менять значения в столбцах. Или, когда нужно рассчитать результат в ячейках, не расположенных вдоль линии.

Трёхмерные ссылки

Это те, где указывается диапазон листов.

Формула выглядит примерно так: =СУММ (Лист1: Лист5! A6)

То есть будут суммироваться все ячейки А6 на всех листах с первого по пятый.

Ссылки формата R1C1

Номер здесь задается как по строкам, так и по столбцам.

Например:

• R9C9 — абсолютная ссылка на клетку, которая расположена на девятой строке девятого столбца;

• R[-2] — ссылка на строчку, расположенную выше на 2 строки;

• R[-3]C — ссылка на клетку, которая расположена на 3 ячейки выше;

• R[4]C[4] — ссылка на ячейку, которая распложена на 4 клетки правее и 4 строки ниже.

Использование имён

Функционал Excel позволяет давать собственные уникальные имена ячейкам, таблицам, константам, выражениям, даже диапазонам ячеек. Эти имена можно использовать для совершения любых арифметических действий, расчета налогов, процентов по кредиту, составления сметы и табелей, расчётов зарплаты, скидок, рабочего стажа и т.д.

Все, что нужно сделать — заранее дать имя ячейкам, с которыми планируете работать. В противном случае программа Эксель ничего не будет о них знать.

Как присвоить имя:

• Выделите нужную ячейку/столбец.

• Правой кнопкой мышки вызовите меню и перейдите в закладку «Присвоить имя».

• Напишите желаемое имя, которое должно быть уникальным и не повторяться в одной книге.

• Сохраните, нажав Ок.

Использование функций

Чтобы вставить необходимую функцию в эксель-таблицах, можно использовать три способа: через панель инструментов, с помощью опции Вставки и вручную. Рассмотрим подробно каждый способ.

Ручной ввод

Этот способ подойдет тем, кто хорошо разбирается в теме и умеет создавать формулы прямо в строке. Для начинающих пользователей и новичков такой вариант покажется слишком сложным, поскольку надо все делать руками.

Панель инструментов

Это более упрощенный способ. Достаточно перейти в закладку «Формулы», выбрать подходящую библиотеку — Логические, Финансовые, Текстовые и др. (в закладке «Последние» будут наиболее востребованные формулы). Остается только выбрать из перечня нужную функцию и расставить аргументы.

Мастер подстановки

Кликните по любой ячейке в таблице. Нажмите на иконку «Fx», после чего откроется «Вставка функций».

Выберите из перечня нужную категорию формул, а затем кликните по функции, которую хотите применить и задайте необходимые для расчетов аргументы.

Вставка функции в формулу с помощью мастера

Рассмотрим эту опцию на примере:

• Вызовите окошко «Вставка функции», как описывалось выше.

• В перечне доступных функций выберите «Если».

Теперь составим выражение, чтобы проверить, будет ли сумма трех ячеек больше 10. При этом Правда — «Больше 10», а Ложь — «Меньше 10».

=ЕСЛИ (СУММ (B3: D3)>10;”Больше 10″;»Меньше 10″)

Программа посчитала, что сумма ячеек меньше 10 и выдала нам результат:

Чтобы получить значение в следующих ячейках столбца, нужно растянуть формулу (за правый нижний уголок). Получится следующее:

Мы использовали относительные ссылки, поэтому программа пересчитала выражение для всех строк корректно. Если бы нам нужно было зафиксировать адреса в аргументах, тогда мы бы применяли абсолютные ссылки, о которых писали выше.

Редактирование функций с помощью мастера

Чтобы отредактировать функцию, можно использовать два способа:

• Строка формул. Для этого требуется перейти в специальное поле и вручную ввести необходимые изменения.

• Специальный мастер. Нажмите на иконку «Fx» и в появившемся окошке измените нужные вам аргументы. И тут же, кстати, сможете узнать результат после редактирования.

Операции с формулами

С формулами можно совершать много операций — копировать, вставлять, перемещать. Как это делать правильно, расскажем ниже.

Копирование/вставка формулы

Чтобы скопировать формулу из одной ячейки в другую, не нужно изобретать велосипед — просто нажмите старую-добрую комбинацию (копировать), а затем кликните по новой ячейке и нажмите (вставить).

Отмена операций

Здесь вам в помощь стандартная кнопка «Отменить» на панели инструментов. Нажмите на стрелочку возле нее и выберите из контекстного меню те действия. которые хотите отменить.

Повторение действий

Если вы выполнили команду «Отменить», программа сразу активизирует функцию «Вернуть» (возле стрелочки отмены на панели). То есть нажав на нее, вы повторите только что отмененную вами операцию.

Стандартное перетаскивание

Выделенные ячейки переносятся с помощью указателя мышки в другое место листа. Делается это так:

• Выделите фрагмент ячеек, которые нужно переместить.

• Поместите указатель мыши над одну из границ фрагмента.

• Когда указатель мыши станет крестиком с 4-мя стрелками, можете перетаскивать фрагмент в другое место.

Копирование путем перетаскивания

Если вам нужно скопировать выделенный массив ячеек в другое место рабочего листа с сохранением данных, делайте так:

• Выделите диапазон ячеек, которые нужно скопировать.

• Зажмите клавишу и поместите указатель мыши на границу выбранного диапазона.

• Он станет похожим на крестик +. Это говорит о том, что будет выполняться копирование, а не перетаскивание.

• Перетащите фрагмент в нужное место и отпустите мышку. Excel задаст вопрос — хотите вы заменить содержимое ячеек. Выберите «Отмена» или ОК.

Особенности вставки при перетаскивании

Если содержимое ячеек перемещается в другое место, оно полностью замещает собой существовавшие ранее записи. Если вы не хотите замещать прежние данные, удерживайте клавишу в процессе перетаскивания и копирования.

Автозаполнение формулами

Если необходимо скопировать одну формулу в массив соседних ячеек и выполнить массовые вычисления, используется функция автозаполнения.

Чтобы выполнить автозаполнение формулами, нужно вызвать специальный маркер заполнения. Для этого наведите курсор на нижний правый угол, чтобы появился черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Его нужно зажать левой кнопкой мыши и протянуть вдоль всех ячеек, в которых вы хотите получить результат вычислений.

Как в формуле указать постоянную ячейку

Когда вам нужно протянуть формулу таким образом, чтобы ссылка на ячейку оставалась неизменной, делайте следующее:

• Кликните на клетку, где находится формула.

• Наведите курсор в нужную вам ячейку и нажмите F4.

• В формуле аргумент с номером ячейки станет выглядеть так: $A$1 (абсолютная ссылка).

• Когда вы протяните формулу, ссылка на ячейку $A$1 останется фиксированной и не будет меняться.

Как поставить «плюс», «равно» без формулы

Когда нужно указать отрицательное значение, поставить = или написать температуру воздуха, например, +22 °С, делайте так:

• Кликаете правой кнопкой по ячейке и выбираете «Формат ячеек».

• Отмечаете «Текстовый».

Теперь можно ставить = или +, а затем нужное число.

Самые распространенные ошибки при составлении формул в редакторе Excel

Новички, которые работают в редакторе Эксель совсем недавно, часто совершают элементарные ошибки. Поэтому рекомендуем ознакомиться с перечнем наиболее распространенных, чтобы больше не ошибаться.

• Слишком много вложений в выражении. Лимит 64 штуки.

• Пути к внешним книгам указаны не полностью. Проверяйте адреса более тщательно.

• Неверно расставленные скобочки. В редакторе они обозначены разными цветами для удобства.

• Указывая имена книг и листов, пользователи забывают брать их в кавычки.

• Числа в неверном формате. Например, символ $ в Эксель — это не знак доллара, а формат абсолютных ссылок.

• Неправильно введенные диапазоны ячеек. Не забывайте ставить «:».

Коды ошибок при работе с формулами

Если вы сделаете ошибку в записи формулы, программа укажет на нее специальным кодом. Вот самые распространенные:

Отличие в версиях MS Excel

Всё, что написано в этом гайде, касается более современных версий программы 2007, 2010, 2013 и 2016 года. Устаревший Эксель заметно уступает в функционале и количестве доступных инструментов. Например, функция СЦЕП появилась только в 2016 году.

Во всем остальном старые и новые версии Excel не отличаются — операции и расчеты проводятся по одинаковым алгоритмам.

Заключение

Мы написали этот гайд, чтобы вам было легче освоить Excel. Доступным языком рассказали о формулах и о тех операциях, которые можно с ними проводить.

Надеемся, наша шпаргалка станет полезной для вас. Не забудьте сохранить ее в закладки и поделиться с коллегами.

Ведение реестра документов в электронном виде в Excel позволит их систематизировать, обеспечит к ним быстрый доступ и исключит необходимость хранить каждый документ в отдельности. В любое время документ из реестра можно вывести на печатную форму, созданную на листе Excel. Ссылка для скачивания файла с примером внизу.

Ведение реестра документов

Реестр документов удобно заполнять в «Умной таблице» Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.

Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.

В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.

Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel

Для заполнения реестра данными можно использовать автоформу, подробнее о которой можно прочитать в разделе Работа с «Умной таблицей».

Создание печатной формы

Чтобы заполнить печатную форму с помощью формул, она должна быть создана в Excel. Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан.

В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word:

Договор о материальной ответственности

Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр…».

Заполнение печатной формы

Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel — «ВПР». Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».

Аргументы функции «ВПР»

В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР('Печать ДМО'!G1;'Реестр ДМО'!A2:J102;2;ЛОЖЬ)

Во все остальные ячейки с переменными значениями копируется эта формула, и в ней заменяется только «Номер_столбца».

Теперь при записи в ячейку «G1» номера нужной строки реестра, печатная форма Договора о материальной ответственности заполнится данными соответствующего работника.

Вы можете скачать файл с примером ведения реестра в Excel и автоматического заполнения печатной формы Договора о материальной ответственности данными выбранного сотрудника.

Сегодня хотелось бы рассмотреть прием формирования отдельного списка с помощью формул Excel. А рассмотрим мы это на таком примере. Пришел вопрос от читателя моего сайта примерно следующего содержания

Хочу сделать список должников документов в excel. Как сделать так чтобы строка в которой есть слово «нет» (т.е у этого контрагента нет документов), автоматически копировалась на отдельный лист.

То есть, необходимо формировать список на отдельно листе в зависимости от определенного условия. На первый взгляд для решения задачи без макросов не обойтись, но есть определенный прием, который позволяет сделать это с помощью формул. Для наглядности я буду делать это на одном листе, но принцип один, при необходимости можно перенести на отдельный лист.

Итак, посмотрите на рисунок выше, к чему мы должны прийти. Список должников должен автоматически пополняться фамилиями, если в столбце «B» будет появляться слово «Нет». Нам потребуется добавить вспомогательный столбец. Для удобства мы добавим его самым первым, чтобы можно было использовать функцию ВПР (чтобы искомое значение находилось левее возвращаемого значения), можно было бы использовать функцию ИНДЕКС, в этом случаем вспомогательный столбец можно было разместить где угодно.

В данном столбце мы пропишем такую формулу

=СТРОКА()

 Функция так и прописывается без аргументов. Эта функция возвращаем нам номер строки. То есть если эта функция будет прописана в третьей строке, то результатом будет 3 и так далее. Единственное, нам нужно, чтобы вычисления номера строки было только в тех строках, где есть слово «Нет». Для этого воспользуемся функцией ЕСЛИ и сделаем проверку. Если в столбце «B» есть слово «Нет», то вычислять номер строки, если нет, то указать в ячейку пусто. Формула примет следующий вид.

=ЕСЛИ(B2=»Нет»;СТРОКА();»»)

Протягиваем формулу на все строки.

В итоге мы получили номер строки только в тех ячейках, где напротив в столбце «B» есть слово «Нет».

Далее переходим в столбец «Е», это тоже будет вспомогательный столбец, здесь мы воспользуемся функцией НАИМЕНЬШИЙ, функция выглядит следующим образом

=НАИМЕНЬШИЙ(A:A;k)

где k — это порядок старшинства. Например, если указать 2, то будет выбрано второе наименьшее число из столбца «A». Нам же нужно, чтобы сначала было самое маленькое число и потом оно должно  увеличиваться, то есть k должно начинаться с единицы и с каждой ячейке должно увеличиваться. Для этого мы можем сделать еще один дополнительный столбец и прописать пункты по порядку 1, 2, 3 и так далее и сделать ссылку на эти ячейки, но мы попробуем обойтись без вспомогательного столбца. Вместо k мы можем так же воспользоваться функцией СТРОКА(), которая при протягивании вниз как раз будет увеличиваться на единицу, но так как формулу мы начинаем со второй строки, а нам нужна первая k равная 1, то мы можем прописать СТРОКА()-1, в итоге формула примет вид в ячейке «E2», эту формулу протянем вниз с запасом.

=НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА()-1)

Единственное, что когда все числа из столбца «A» закончатся, то формула будет выдавать ошибку «#ЧИСЛО», поэтому с помощью функции ЕСЛИОШИБКА, сделаем проверку и если возвращается ошибка, то будем указывать пустую ячейку.

=ЕСЛИОШИБКА(НАИМЕНЬШИЙ(A:A;СТРОКА()-1);»»)

Вот теперь, всё как необходимо. Осталось последнее действие. С помощью функции ВПР, по искомому значению из столбца «E», возвращаем соответствующие фамилии.

=ВПР(E2;A:B;2;0)

Сделаем так же проверку, если в столбце «E» будет пустая ячейка, то будет возвращать пусто, если ячейка не пустая, то будем выполнять функцию. Пропишем итоговую формулу в ячейке «F2» и протянем формулу вниз так же с запасом.

=ЕСЛИ(E2=»»;»»;ВПР(E2;A:B;2;0))

Все, теперь ФИО будет автоматически появляться, когда напротив фамилии будет появляться слово «Нет».

Скачать пример файла https://yadi.sk/i/9HjjoSwzf4jS7

Понравилась статья? Ставьте лайки, вступайте в нашу группу ВКонтакте.