Formula excel different from

Вычисление разности является одним из самых популярных действий в математике. Но данное вычисление применяется не только в науке. Мы его постоянно выполняем, даже не задумываясь, и в повседневной жизни. Например, для того, чтобы посчитать сдачу от покупки в магазине также применяется расчет нахождения разницы между суммой, которую дал продавцу покупатель, и стоимостью товара. Давайте посмотрим, как высчитать разницу в Excel при использовании различных форматов данных.

Вычисление разницы

Учитывая, что Эксель работает с различными форматами данных, при вычитании одного значения из другого применяются различные варианты формул. Но в целом их все можно свести к единому типу:

X=A-B

А теперь давайте рассмотрим, как производится вычитание значений различных форматов: числового, денежного, даты и времени.

Способ 1: вычитание чисел

Сразу давайте рассмотрим наиболее часто применимый вариант подсчета разности, а именно вычитание числовых значений. Для этих целей в Экселе можно применить обычную математическую формулу со знаком «-».

1. Если вам нужно произвести обычное вычитание чисел, воспользовавшись Excel, как калькулятором, то установите в ячейку символ «=». Затем сразу после этого символа следует записать уменьшаемое число с клавиатуры, поставить символ «-», а потом записать вычитаемое. Если вычитаемых несколько, то нужно опять поставить символ «-» и записать требуемое число. Процедуру чередования математического знака и чисел следует проводить до тех пор, пока не будут введены все вычитаемые. Например, чтобы из числа 10 вычесть 5 и 3, нужно в элемент листа Excel записать следующую формулу:

   =10-5-3

   После записи выражения, для выведения результата подсчета, следует кликнуть по клавише Enter.



2. Как видим, результат отобразился. Он равен числу 2.

Но значительно чаще процесс вычитания в Экселе применяется между числами, размещенными в ячейках. При этом алгоритм самого математического действия практически не меняется, только теперь вместо конкретных числовых выражений применяются ссылки на ячейки, где они расположены. Результат же выводится в отдельный элемент листа, где установлен символ «=».

Посмотрим, как рассчитать разницу между числами 59 и 26, расположенными соответственно в элементах листа с координатами A3 и С3.

1. Выделяем пустой элемент книги, в который планируем выводить результат подсчета разности. Ставим в ней символ «=». После этого кликаем по ячейке A3. Ставим символ «-». Далее выполняем клик по элементу листа С3. В элементе листа для вывода результата должна появиться формула следующего вида:

   =A3-C3

   Как и в предыдущем случае для вывода результата на экран щелкаем по клавише Enter.



2. Как видим, и в этом случае расчет был произведен успешно. Результат подсчета равен числу 33.

Но на самом деле в некоторых случаях требуется произвести вычитание, в котором будут принимать участие, как непосредственно числовые значения, так и ссылки на ячейки, где они расположены. Поэтому вполне вероятно встретить и выражение, например, следующего вида:

=A3-23-C3-E3-5

Урок: Как вычесть число из числа в Экселе

Способ 2: денежный формат

Вычисление величин в денежном формате практически ничем не отличается от числового. Применяются те же приёмы, так как, по большому счету, данный формат является одним из вариантов числового. Разница состоит лишь в том, что в конце величин, принимающих участие в расчетах, установлен денежный символ конкретной валюты.

1. Собственно можно провести операцию, как обычное вычитание чисел, и только потом отформатировать итоговый результат под денежный формат. Итак, производим вычисление. Например, вычтем из 15 число 3.



2. После этого кликаем по элементу листа, который содержит результат. В меню выбираем значение «Формат ячеек…». Вместо вызова контекстного меню можно применить после выделения нажатие клавиш Ctrl+1.



3. При любом из двух указанных вариантов производится запуск окна форматирования. Перемещаемся в раздел «Число». В группе «Числовые форматы» следует отметить вариант «Денежный». При этом в правой части интерфейса окна появятся специальные поля, в которых можно выбрать вид валюты и число десятичных знаков. Если у вас Windows в целом и Microsoft Office в частности локализованы под Россию, то по умолчанию должны стоять в графе «Обозначение» символ рубля, а в поле десятичных знаков число «2». В подавляющем большинстве случаев эти настройки изменять не нужно. Но, если вам все-таки нужно будет произвести расчет в долларах или без десятичных знаков, то требуется внести необходимые коррективы.

   Вслед за тем, как все необходимые изменения сделаны, клацаем по «OK».



4. Как видим, результат вычитания в ячейке преобразился в денежный формат с установленным количеством десятичных знаков.

Существует ещё один вариант отформатировать полученный итог вычитания под денежный формат. Для этого нужно на ленте во вкладке «Главная» кликнуть по треугольнику, находящемуся справа от поля отображения действующего формата ячейки в группе инструментов «Число». Из открывшегося списка следует выбрать вариант «Денежный». Числовые значения будут преобразованы в денежные. Правда в этом случае отсутствует возможность выбора валюты и количества десятичных знаков. Будет применен вариант, который выставлен в системе по умолчанию, или настроен через окно форматирования, описанное нами выше.

Если же вы высчитываете разность между значениями, находящимися в ячейках, которые уже отформатированы под денежный формат, то форматировать элемент листа для вывода результата даже не обязательно. Он будет автоматически отформатирован под соответствующий формат после того, как будет введена формула со ссылками на элементы, содержащие уменьшаемое и вычитаемые числа, а также произведен щелчок по клавише Enter.

Урок: Как изменить формат ячейки в Экселе

Способ 3: даты

А вот вычисление разности дат имеет существенные нюансы, отличные от предыдущих вариантов.

1. Если нам нужно вычесть определенное количество дней от даты, указанной в одном из элементов на листе, то прежде всего устанавливаем символ «=» в элемент, где будет отображен итоговый результат. После этого кликаем по элементу листа, где содержится дата. Его адрес отобразится в элементе вывода и в строке формул. Далее ставим символ «-» и вбиваем с клавиатуры численность дней, которую нужно отнять. Для того, чтобы совершить подсчет клацаем по Enter.



2. Результат выводится в обозначенную нами ячейку. При этом её формат автоматически преобразуется в формат даты. Таким образом, мы получаем полноценно отображаемую дату.

Существует и обратная ситуация, когда требуется из одной даты вычесть другую и определить разность между ними в днях.

1. Устанавливаем символ «=» в ячейку, где будет отображен результат. После этого клацаем по элементу листа, где содержится более поздняя дата. После того, как её адрес отобразился в формуле, ставим символ «-». Клацаем по ячейке, содержащей раннюю дату. Затем клацаем по Enter.



2. Как видим, программа точно вычислила количество дней между указанными датами.

Также разность между датами можно вычислить при помощи функции РАЗНДАТ. Она хороша тем, что позволяет настроить с помощью дополнительного аргумента, в каких именно единицах измерения будет выводиться разница: месяцы, дни и т.д. Недостаток данного способа заключается в том, что работа с функциями все-таки сложнее, чем с обычными формулами. К тому же, оператор РАЗНДАТ отсутствует в списке Мастера функций, а поэтому его придется вводить вручную, применив следующий синтаксис:

=РАЗНДАТ(нач_дата;кон_дата;ед)

«Начальная дата» — аргумент, представляющий собой раннюю дату или ссылку на неё, расположенную в элементе на листе.

«Конечная дата» — это аргумент в виде более поздней даты или ссылки на неё.

Самый интересный аргумент «Единица». С его помощью можно выбрать вариант, как именно будет отображаться результат. Его можно регулировать при помощи следующих значений:

• «d» — результат отображается в днях;
• «m» — в полных месяцах;
• «y» — в полных годах;
• «YD» — разность в днях (без учета годов);
• «MD» — разность в днях (без учета месяцев и годов);
• «YM» — разница в месяцах.

Итак, в нашем случае требуется вычислить разницу в днях между 27 мая и 14 марта 2017 года. Эти даты расположены в ячейках с координатами B4 и D4, соответственно. Устанавливаем курсор в любой пустой элемент листа, где хотим видеть итоги расчета, и записываем следующую формулу:

=РАЗНДАТ(D4;B4;"d")

Жмем на Enter и получаем итоговый результат подсчета разности 74. Действительно, между этими датами лежит 74 дня.

Если же требуется произвести вычитание этих же дат, но не вписывая их в ячейки листа, то в этом случае применяем следующую формулу:

=РАЗНДАТ("14.03.2017";"27.05.2017";"d")

Опять жмем кнопку Enter. Как видим, результат закономерно тот же, только полученный немного другим способом.

Урок: Количество дней между датами в Экселе

Способ 4: время

Теперь мы подошли к изучению алгоритма процедуры вычитания времени в Экселе. Основной принцип при этом остается тот же, что и при вычитании дат. Нужно из более позднего времени отнять раннее.

1. Итак, перед нами стоит задача узнать, сколько минут прошло с 15:13 по 22:55. Записываем эти значения времени в отдельные ячейки на листе. Что интересно, после ввода данных элементы листа будут автоматически отформатированы под содержимое, если они до этого не форматировались. В обратном случае их придется отформатировать под дату вручную. В ту ячейку, в которой будет выводиться итог вычитания, ставим символ «=». Затем клацаем по элементу, содержащему более позднее время (22:55). После того, как адрес отобразился в формуле, вводим символ «-». Теперь клацаем по элементу на листе, в котором расположилось более раннее время (15:13). В нашем случае получилась формула вида:

   =C4-E4

   Для проведения подсчета клацаем по Enter.



2. Но, как видим, результат отобразился немного не в том виде, в котором мы того желали. Нам нужна была разность только в минутах, а отобразилось 7 часов 42 минуты.

   Для того, чтобы получить минуты, нам следует предыдущий результат умножить на коэффициент 1440. Этот коэффициент получается путем умножения количества минут в часе (60) и часов в сутках (24).

Итак, устанавливаем символ «=» в пустой ячейке на листе. После этого производим клик по тому элементу листа, где находится разность вычитания времени (7:42). После того, как координаты данной ячейки отобразились в формуле, жмем на символ «умножить» (*) на клавиатуре, а затем на ней же набираем число 1440. Для получения результата клацаем по Enter.


3. Но, как видим, опять результат отобразился некорректно (0:00). Это связано с тем, что при умножении элемент листа был автоматически переформатирован в формат времени. Для того, чтобы отобразилась разность в минутах нам требуется вернуть ему общий формат.



4. Итак, выделяем данную ячейку и во вкладке «Главная» клацаем по уже знакомому нам треугольнику справа от поля отображения форматов. В активировавшемся списке выбираем вариант «Общий».
   

   Можно поступить и по-другому. Выделяем указанный элемент листа и производим нажатие клавиш Ctrl+1. Запускается окно форматирования, с которым мы уже имели дело ранее. Перемещаемся во вкладку «Число» и в списке числовых форматов выбираем вариант «Общий». Клацаем по «OK».



5. После использования любого из этих вариантов ячейка переформатируется в общий формат. В ней отобразится разность между указанным временем в минутах. Как видим, разница между 15:13 и 22:55 составляет 462 минуты.

Урок: Как перевести часы в минуты в Экселе

Как видим, нюансы подсчета разности в Excel зависят от того, с данными какого формата пользователь работает. Но, тем не менее, общий принцип подхода к данному математическому действию остается неизменным. Нужно из одного числа вычесть другое. Это удается достичь при помощи математических формул, которые применяются с учетом специального синтаксиса Excel, а также при помощи встроенных функций.

Operators specify the type of calculation that you want to perform on elements in a formula—such as addition, subtraction, multiplication, or division. In this article, you’ll learn the default order in which operators act upon the elements in a calculation. You’ll also learn that how to change this order by using parentheses.

Types of operators

There are four different types of calculation operators: arithmetic, comparison, text concatenation, and reference.

To perform basic mathematical operations such as addition, subtraction, or multiplication—or to combine numbers—and produce numeric results, use the arithmetic operators in this table.

Arithmetic operator	Meaning	Example
+ (plus sign)	Addition	=3+3
– (minus sign)	Subtraction Negation	=3–1 =–1
* (asterisk)	Multiplication	=3*3
/ (forward slash)	Division	=3/3
% (percent sign)	Percent	=20%
^ (caret)	Exponentiation	=2^3

With the operators in the table below, you can compare two values. When two values are compared by using these operators, the result is a logical value either TRUE or FALSE.

Comparison operator	Meaning	Example
= (equal sign)	Equal to	=A1=B1
> (greater than sign)	Greater than	=A1>B1
< (less than sign)	Less than	=A1<B1
>= (greater than or equal to sign)	Greater than or equal to	=A1>=B1
<= (less than or equal to sign)	Less than or equal to	=A1<=B1
<> (not equal to sign)	Not equal to	=A1<>B1

Use the ampersand (&) to join, or concatenate, one or more text strings to produce a single piece of text.

Text operator	Meaning	Example
& (ampersand)	Connects, or concatenates, two values to produce one continuous text value.	=»North»&»wind»

Combine ranges of cells for calculations with these operators.

Reference operator	Meaning	Example
: (colon)	Range operator, which produces one reference to all the cells between two references, including the two references.	=SUM(B5:B15)
, (comma)	Union operator, which combines multiple references into one reference.	=SUM(B5:B15,D5:D15)
(space)	Intersection operator, which produces a reference to cells common to the two references.	=SUM(B7:D7 C6:C8)
# (pound)	The # symbol is used in several contexts: Used as part of an error name. Used to indicate insufficient space to render. In most cases, you can widen the column until the contents display properly. Spilled range operator, which is used to reference an entire range in a dynamic array formula.	#VALUE! ##### =SUM(A2#)
@ (at)	Reference operator, which is used to indicate implicit intersection in a formula.	=@A1:A10 =SUM(Table1[@[January]:[December]])

The order in which Excel performs operations in formulas

In some cases, the order in which calculation is performed can affect the return value of the formula, so it’s important to understand the order— and how you can change the order to obtain the results you expect to see.

Formulas calculate values in a specific order. A formula in Excel always begins with an equal sign (=). The equal sign tells Excel that the characters that follow constitute a formula. After this equal sign, there can be a series of elements to be calculated (the operands), which are separated by calculation operators. Excel calculates the formula from left to right, according to a specific order for each operator in the formula.

If you combine several operators in a single formula, Excel performs the operations in the order shown in the following table. If a formula contains operators with the same precedence — for example, if a formula contains both a multiplication and division operator — Excel evaluates the operators from left to right.

Operator	Description
: (colon) (single space) , (comma)	Reference operators
–	Negation (as in –1)
%	Percent
^	Exponentiation
* and /	Multiplication and division
+ and –	Addition and subtraction
&	Connects two strings of text (concatenation)
= < > <= >= <>	Comparison

To change the order of evaluation, enclose in parentheses the part of the formula to be calculated first. For example, the following formula results in the value of 11, because Excel calculates multiplication before addition. The formula first multiplies 2 by 3, and then adds 5 to the result.

=5+2*3

By contrast, if you use parentheses to change the syntax, Excel adds 5 and 2 together and then multiplies the result by 3 to produce 21.

=(5+2)*3

In the example below, the parentheses that enclose the first part of the formula will force Excel to calculate B4+25 first, and then divide the result by the sum of the values in cells D5, E5, and F5.

=(B4+25)/SUM(D5:F5)

Watch this video on Operator order in Excel to learn more.

How Excel converts values in formulas

When you enter a formula, Excel expects specific types of values for each operator. If you enter a different kind of value than is expected, Excel may convert the value.

The formula	Produces	Explanation
= «1»+»2″	3	When you use a plus sign (+), Excel expects numbers in the formula. Even though the quotation marks mean that «1» and «2» are text values, Excel automatically converts the text values to numbers.
= 1+»$4.00″	5	When a formula expects a number, Excel converts text if it is in a format that would usually be accepted for a number.
= «6/1/2001»-«5/1/2001»	31	Excel interprets the text as a date in the mm/dd/yyyy format, converts the dates to serial numbers, and then calculates the difference between them.
=SQRT («8+1»)	#VALUE!	Excel cannot convert the text to a number because the text «8+1» cannot be converted to a number. You can use «9» or «8»+»1″ instead of «8+1» to convert the text to a number and return the result of 3.
= «A»&TRUE	ATRUE	When text is expected, Excel converts numbers and logical values such as TRUE and FALSE to text.

Need more help?

You can always ask an expert in the Excel Tech Community or get support in the Answers community.

See Also

• Basic Math in Excel

• Use Excel as your calculator

• Overview of formulas in Excel

• How to avoid broken formulas

• Find and correct errors in formulas

• Excel keyboard shortcuts and function keys

• Excel functions (alphabetical)

• Excel functions (by category)

The DATEDIF function is categorized as a DATE/TIME function in Excel. The function name almost gives away its purpose. It calculates the difference (DIF) between two given dates (DATE). This function is particularly useful for financial analysts. For instance, when they need to calculate the holding period in terms of days, months, or years.

DATEDIF is an undocumented function, this means you would not find this function in the formula tab. In addition to this, Excel will also not help you with IntelliSense (the suggestions Excel provides while you type function syntax) while writing the DATEDIF function, but it works well when configured correctly.

Note: Please note that DATEDIF Function in Excel is totally different from the DATEDIFF (notice the extra ‘F’) function in VBA.

Syntax

Learning the syntax of the DATEDIF function is crucial since Excel won’t help you with IntelliSense. The syntax is as follows:

=DATEDIF(start_date, end_date, unit)

Arguments:

‘start_date‘ – This is a required argument where you will need to insert the starting date.
‘end_date‘ – This is a required argument where you will need to insert the ending date.
‘unit‘ – This argument is supplied as a text string and represents the units in which we want the formula to compute the difference. You may use the table given below for appropriate codes required for the desired results.

Codes for Unit Argument

UNIT	DESCRIPTION
«Y»	Returns difference as complete years.
«M»	Returns the difference as complete months.
«D»	Returns the difference in days.
«MD»	Returns the difference in days, ignoring months and years.
«YM»	Returns the difference in months, ignoring years.
«YD»	Returns the difference in days, ignoring years.

Important Characteristics of the DATEDIF function

• The DATEDIF function is an undocumented compatibility function inherited from Lotus 1-2-3. When you start typing the DATEDIF function, Excel won’t show any suggestions as it does for other functions.
• The DATEDIF function accepts inputs in the form of a text string, serial numbers, or relayed output from other Excel functions.
• If the date entered as start_date occurs after the end_date, the function will return a #NUM error. If either of the arguments is supplied with a date that Excel doesn’t recognize, the function will return a #VALUE error.

Examples

Let’s try to see some examples of the DATEDIF function.

Example 1 – Plain Vanilla Formula for the DATEDIF Function

Let’s just test the waters first to see how the DATEDIF function works in its simplest form. We have two dates in cells A2 and B2, and we’ll compute the difference between them using the following formula:

=DATEDIF(A2, B2, "d")

The formula sets the unit to «d» which means the final output will be in terms of complete days. The function will return the difference in days between the two dates supplied in the first two arguments. In our example, the difference comes to 1985 days.

Note that this computation could have been made without using the DATEDIF function. Excel stores dates as serial numbers, and subtracting one serial number from the other would effectively return the difference in the number of days.

Example 2 – Count Difference in Days (All Variations)

Alright Excel ninjas, we already discussed that there are multiple ways to obtain output from the DATEDIF function. We’ll now talk about the options available for obtaining the difference in terms of days.

We saw the output that «d» gives us. Let’s also take a quick look at what «yd» and «md» return when used in the DATEDIF function.

=DATEDIF(A2, B2, "d") //difference in days
=DATEDIF(A3, B3, "yd") //difference in days, year component is ignored
=DATEDIF(A4, B4, "md") //difference in days, ignores both month and year components

When we use «yd» in the unit argument, the difference is calculated in terms of days, but the year component is ignored. In effect, the difference will be calculated as if the start and end date occurred in the same year. Therefore, the difference, in this case, reduces to 158 from 1985.

When we use «md» in the unit argument, the difference is calculated in days, but this time around, the function will ignore both month and year components. In this case, the difference is calculated as though both dates occur in the same month and same year. Therefore, the difference further reduces to 5 from 158.

Example 2 – Count Difference in Months (All Variations)

Crack your knuckles because we have a few more ways to calculate the difference between two dates. This time around, we’ll calculate the difference in terms of months.

=DATEDIF(A2, B2, "m") //difference in months
=DATEDIF(A3, B3, "ym") //difference in months, year component is ignored

When we use «m» in the unit argument, Excel computes the difference in months as any person would. Every 30/31 days add one month to the tally. In our example, the formula returns 65 months.

However, when we use «ym» in the unit argument, the output changes to 5. This is because now, Excel ignores the year component and only computes the difference in number of months. It’s the same as saying that Excel assumes that both the start and end dates occur in the same year. Therefore, the output reduces to 5.

Cool, right?

We’re not done, though…

Example 3 – Count Difference in Years

The inception that the unit argument has created ends here. There is only one way to calculate the difference in the number of years, like so:

=DATEDIF(A2, B2, "y") //difference in years

It’s rather simple. Excel just gives us the complete difference between the two years. In our example, the difference is 5.

However, note that the difference isn’t exactly 5. Since the day and month for both dates are different, there has to be some fractional year that the DATEDIF function ignored. If you want a precise difference, you could use the YEARFRAC function like so:

=YEARFRAC(A2, B2) //exact difference in terms of years

The YEARFRAC function will give you an exact difference, which in this case, is 5.43 years.

Example 4 – Get Years, Months, and Days Between Two Dates

It’s time to raise our ambitions and accomplish a little more with this nifty Excel function. This time around, we’re going to calculate the difference in terms of years, months, and days together using the DATEDIF function.

We can do this with the following formula:

=DATEDIF(A2, B2, "y")&" year(s), "& DATEDIF(A2, B2, "ym")& " month(s), " & DATEDIF(A2, B2, "md")&" day(s)"

Don’t be overwhelmed by the size of the formula, we’ll punch it flat in just a moment.

There are three formulas in here, joined together as one using the concatenation operator. We’ve already discussed those individual formulas in the previous examples, so let’s get to the logic of how this formula comes together.

The first DATEDIF calculates the difference in years. Plain and simple.

The second DATEDIF calculates the difference in months but ignores the years. This works out because we’ve already calculated the difference in years using the first DATEDIF.

The third DATEDIF calculates the difference in days but ignores both months and years. Again, this works since both the difference in months and years has already been calculated using the previous two DATEDIFs.

There’s one more component in the formula—the text strings. They are just concatenated with the DATEDIF function’s output for better presentation and don’t contribute to any computations in the formula.

This is how Excel calculated the final output of 5 years, 5 months, 5 days.

Easy-peasy, isn’t it?

Example 5 – Calculating Age from Date of Birth

Let’s draw some inspiration from the previous formula and use it for a noble purpose—calculating the spouse’s age. I got into a friendly argument with my spouse and she begs to differ on her exact age. We decided to get creative and pulled up a spreadsheet.

Calculating age in Excel is pretty simple, we just modified the previous formula slightly to get this done:

=DATEDIF(A2, TODAY(), "y")&" year(s), "& DATEDIF(A2, TODAY(),"ym")& " month(s), " & DATEDIF(A2, TODAY(), "md")&" day(s)"


A light bulb probably already went off as you skimmed through this formula, but I’ll still point it out—the only difference here is the use of TODAY function.

The TODAY function works as our end_date argument since we want to compute the difference from a certain date (the DOB) right up to today.

Cell A2, of course, contains the Date of Birth that will work as our starting point. Other than that, the formula uses the same logic as it did in the previous example.

The output, therefore, is 26 years, 3 months, 10 days. I obviously didn’t use her actual DOB since I don’t like sleeping on the couch.

Alright, with this, we’ve covered the DATEDIF function inside out. Consider yourself an expert on the DATEDIF function once you’ve practiced these formulas thoroughly. However, I strongly recommend against using your spouse’s DOB when you practice. While you keep yourself busy with the DATEDIF function, we’ll have another Excel function loaded up, ready to fire away!

It is very common to confuse formulas and functions in Excel when we use Microsoft Excel. To perform mathematical operations, both tools are used, and for this reason, it is easier to assume that they are the same, but in fact, they have differences. To understand each of them, we are going to define them separately.

What is a formula in Excel?

A formula in Excel is a mathematical equation. It’s built from mathematical values ​​or data that we have entered into the cells. We can create it from direct values ​​or cell references. All formulas start with the = symbol, and the equation values ​​are added.

We create the formulas in the formula bar Excel is on the top of the Excel.

What are the functions in Excel?

The functions in Excel are formulas pre-defined by the program are executed using specific values, which are known as arguments. These are values ​​that are structured and follow a specific sequence as if it were an Excel macro. Unlike the formulas, its content cannot be modified. They are used to performing simple calculations such as SUM or AVERAGE, but also many more complex ones. There are a wide variety of functions available to users and classified according to their purpose.

How is a function different from a formula in Excel?

The functions are created from mathematical formulas but cannot be modified, they are pre-defined by the program.

They have in common that both resources facilitate mathematical operations and they both start with the symbol (=). But its structure is different, whereas the is formulas are created by adding values and assigning the mathematical operation (+, -, *, /) we created the functions from arguments using parentheses. A practical case would be:

• Example of a formula: = A1 + B1
• Example of a function: = SUM (A1: B1)

Both formulas and functions in Excel are written to the formula bar. For functions, Excel helps correctly complete the arguments. If the sequence is written incorrectly, a warning is skipped, it also offers a list of options.

• Nowadays it has become commonplace to use the Excel spreadsheet as a calculator, but you need to know formulas and functions in order to do this.
• In Excel, there are formulas and also pre-defined formulas that are useful for complex calculations.
• Pre-defined formulas are known as functions.
• We should devise Formula if he is eager to make specific calculations.

We use cookies on our website to give you the most relevant experience by remembering your preferences and repeat visits. By clicking “Accept All”, you consent to the use of ALL the cookies. However, you may visit «Cookie Settings» to provide a controlled consent.

Самая популярная программа для работы с электронными таблицами «Microsoft Excel» упростила жизнь многим пользователям, позволив производить любые расчеты с помощью формул. Она способна автоматизировать даже самые сложные вычисления, но для этого нужно знать принципы работы с формулами. Мы подготовили самую подробную инструкцию по работе с Эксель. Не забудьте сохранить в закладки 😉

Содержание

• Кому важно знать формулы Excel и где выучить основы.

• Элементы, из которых состоит формула в Excel.

• Основные виды.

• Примеры работ, которые можно выполнять с формулами.

• 22 формулы в Excel, которые облегчат жизнь.

• Использование операторов.

• Использование ссылок.

• Использование имён.

• Использование функций.

• Операции с формулами.

• Как в формуле указать постоянную ячейку.

• Как поставить «плюс», «равно» без формулы.

• Самые распространенные ошибки при составлении формул в редакторе Excel.

• Коды ошибок при работе с формулами.

• Отличие в версиях MS Excel.

• Заключение.

Кому важно знать формулы Excel и где изучить основы

Excel — эффективный помощник бухгалтеров и финансистов, владельцев малого бизнеса и даже студентов. Менеджеры ведут базы клиентов, а маркетологи считают в таблицах медиапланы. Аналитики с помощью эксель формул обрабатывают большие объемы данных и строят гипотезы.

Эксель довольно сложная программа, но простые функции и базовые формулы можно освоить достаточно быстро по статьям и видео-урокам. Однако, если ваша профессиональная деятельность подразумевает работу с большим объемом данных и требует глубокого изучения возможностей Excel — стоит пройти специальные курсы, например тут или тут.

Элементы, из которых состоит формула в Excel

Формулы эксель: основные виды

Формулы в Excel бывают простыми, сложными и комбинированными. В таблицах их можно писать как самостоятельно, так и с помощью интегрированных программных функций.

Простые

Позволяют совершить одно простое действие: сложить, вычесть, разделить или умножить. Самой простой является формула=СУММ.

Например:

=СУММ (A1; B1) — это сумма значений двух соседних ячеек.

=СУММ (С1; М1; Р1) — сумма конкретных ячеек.

=СУММ (В1: В10) — сумма значений в указанном диапазоне.

Сложные

Это многосоставные формулы для более продвинутых пользователей. В данную категорию входят ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН. О них подробно расскажем ниже.

Комбинированные

Эксель позволяет комбинировать несколько функций: сложение + умножение, сравнение + умножение. Это удобно, когда, например, нужно вычислить сумму двух чисел, и, если результат будет больше 100, его нужно умножить на 3, а если меньше — на 6.

Встроенные

Новичкам удобнее пользоваться готовыми, встроенными в программу формулами вместо того, чтобы писать их вручную. Чтобы найти нужную формулу:

• кликните по нужной ячейке таблицы;

• нажмите одновременно Shift + F3;

• выберите из предложенного перечня нужную формулу;

• в окошко «Аргументы функций» внесите свои данные.

Примеры работ, которые можно выполнять с формулами

Разберем основные действия, которые можно совершить, используя формулы в таблицах Эксель и рассмотрим полезные «фишки» для упрощения работы.

Поиск перечня доступных функций

Перейдите в закладку «Формулы» / «Вставить функцию». Или сразу нажмите на кнопочку «Fx».

Выберите в категории «Полный алфавитный перечень», после чего в списке отобразятся все доступные эксель-формулы.

Выберите любую формулу и прочитайте ее описание. А если хотите изучить ее более детально, нажмите на «Справку» ниже.

Вставка функции в таблицу

Вы можете сами писать функции в Excel вручную после «=», или использовать меню, описанное выше. Например, выбрав СУММ, появится окошко, где нужно ввести аргументы (кликнуть по клеткам, значения которых собираетесь складывать):

После этого в таблице появится формула в стандартном виде. Ее можно редактировать при необходимости.

Использование математических операций

Начинайте с «=» в ячейке и применяйте для вычислений любые стандартные знаки «*», «/», «^» и т.д. Можно написать номер ячейки самостоятельно или кликнуть по ней левой кнопкой мышки. Например: =В2*М2. После нажатия Enter появится произведение двух ячеек.

Растягивание функций и обозначение константы

Введите функцию =В2*C2, получите результат, а затем зажмите правый нижний уголок ячейки и протащите вниз. Формула растянется на весь выбранный диапазон и автоматически посчитает значения для всех строк от B3*C3 до B13*C13.

Чтобы обозначить константу (зафиксировать конкретную ячейку/строку/столбец), нужно поставить «$» перед буквой и цифрой ячейки.

Например: =В2*$С$2. Когда вы растяните функцию, константа или $С$2 так и останется неизменяемой, а вот первый аргумент будет меняться.

Подсказка:

• $С$2 — не меняются столбец и строка.

• B$2 — не меняется строка 2.

• $B2 — константой остается только столбец В.

22 формулы в Эксель, которые облегчат жизнь

Собрали самые полезные формулы, которые наверняка пригодятся в работе.

МАКС

МИН

СРЗНАЧ

СУММ

ЕСЛИ

Например:

=ЕСЛИ (В1>10;”больше 10″;»меньше или равно 10″)

В1 — ячейка с данными;

>10 — логическое выражение;

больше 10 — правда;

меньше или равно 10 — ложное значение (если его не указывать, появится слово ЛОЖЬ).

СУММЕСЛИ

Например:

=СУММЕСЛИ (С2: С6;»>20″)

С2: С6 — диапазон ячеек;

>20 —значит, что числа меньше 20 не будут складываться.

СУММЕСЛИМН

Например:

=СУММЕСЛИМН (D2: D6; C2: C6;”сувениры”; B2: B6;”ООО ХУ»)

D2: D6 — диапазон, где суммируются числа;

C2: C6 — диапазон ячеек для категории; сувениры — обязательное условие 1, то есть числа другой категории не учитываются;

B2: B6 — дополнительный диапазон;

ООО XY — условие 2, то есть числа другой компании не учитываются.

Дополнительных диапазонов и условий может быть до 127 штук.

СЧЕТ

=СЧЁТ (значение1; [значение2];…)Формула считает количество выбранных ячеек с числами в заданном диапазоне. Ячейки с датами тоже учитываются.

СЧЕТЕСЛИ и СЧЕТЕСЛИМН

Например:

ЕСЛИОШИБКА

ДНИ

КОРРЕЛ

ВПР

Например:

=ВПР (В1; С1: С26;2)

В1 — значение, которое ищем.

С1: Е26— диапазон, в котором ведется поиск.

2 — номер столбца для поиска.

ЛЕВСИМВ

ПСТР

ПРОПИСН

СТРОЧН

ПОИСКПОЗ

ДЛСТР

СЦЕПИТЬ

ПРОПНАЧ

ПЕЧСИМВ

Использование операторов

Операторы в Excel указывают, какие конкретно операции нужно выполнить над элементами формулы. В вычислениях всегда соблюдается математический порядок:

• скобки;

• экспоненты;

• умножение и деление;

• сложение и вычитание.

Арифметические

Операторы сравнения

Оператор объединения текста

Операторы ссылок

Использование ссылок

Начинающие пользователи обычно работают только с простыми ссылками, но мы расскажем обо всех форматах, даже продвинутых.

Простые ссылки A1

Они используются чаще всего. Буква обозначает столбец, цифра — строку.

Примеры:

• диапазон ячеек в столбце С с 1 по 23 строку — «С1: С23»;

• диапазон ячеек в строке 6 с B до Е– «B6: Е6»;

• все ячейки в строке 11 — «11:11»;

• все ячейки в столбцах от А до М — «А: М».

Ссылки на другой лист

Если необходимы данные с других листов, используется формула: =СУММ (Лист2! A5: C5)

Выглядит это так:

Абсолютные и относительные ссылки

Относительные ссылки

Рассмотрим, как они работают на примере: Напишем формулу для расчета суммы первой колонки. =СУММ (B4: B9)

Нажимаем на Ctrl+C. Чтобы перенести формулу на соседнюю клетку, переходим туда и жмем на Ctrl+V. Или можно просто протянуть ячейку с формулой, как мы описывали выше.

Индекс таблицы изменится автоматически и новые формулы будут выглядеть так:

Абсолютные ссылки

Чтобы при переносе формул ссылки сохранялись неизменными, требуются абсолютные адреса. Их пишут в формате «$B$2».

Например, есть поставить знак доллара в предыдущую формулу, мы получим: =СУММ ($B$4:$B$9)

Как видите, никаких изменений не произошло.

Смешанные ссылки

Они используются, когда требуется зафиксировать только столбец или строку:

• $А1– сохраняются столбцы;

• А$1 — сохраняются строки.

Смешанные ссылки удобны, когда приходится работать с одной постоянной строкой данных и менять значения в столбцах. Или, когда нужно рассчитать результат в ячейках, не расположенных вдоль линии.

Трёхмерные ссылки

Это те, где указывается диапазон листов.

Формула выглядит примерно так: =СУММ (Лист1: Лист5! A6)

То есть будут суммироваться все ячейки А6 на всех листах с первого по пятый.

Ссылки формата R1C1

Номер здесь задается как по строкам, так и по столбцам.

Например:

• R9C9 — абсолютная ссылка на клетку, которая расположена на девятой строке девятого столбца;

• R[-2] — ссылка на строчку, расположенную выше на 2 строки;

• R[-3]C — ссылка на клетку, которая расположена на 3 ячейки выше;

• R[4]C[4] — ссылка на ячейку, которая распложена на 4 клетки правее и 4 строки ниже.

Использование имён

Функционал Excel позволяет давать собственные уникальные имена ячейкам, таблицам, константам, выражениям, даже диапазонам ячеек. Эти имена можно использовать для совершения любых арифметических действий, расчета налогов, процентов по кредиту, составления сметы и табелей, расчётов зарплаты, скидок, рабочего стажа и т.д.

Все, что нужно сделать — заранее дать имя ячейкам, с которыми планируете работать. В противном случае программа Эксель ничего не будет о них знать.

Как присвоить имя:

• Выделите нужную ячейку/столбец.

• Правой кнопкой мышки вызовите меню и перейдите в закладку «Присвоить имя».

• Напишите желаемое имя, которое должно быть уникальным и не повторяться в одной книге.

• Сохраните, нажав Ок.

Использование функций

Чтобы вставить необходимую функцию в эксель-таблицах, можно использовать три способа: через панель инструментов, с помощью опции Вставки и вручную. Рассмотрим подробно каждый способ.

Ручной ввод

Этот способ подойдет тем, кто хорошо разбирается в теме и умеет создавать формулы прямо в строке. Для начинающих пользователей и новичков такой вариант покажется слишком сложным, поскольку надо все делать руками.

Панель инструментов

Это более упрощенный способ. Достаточно перейти в закладку «Формулы», выбрать подходящую библиотеку — Логические, Финансовые, Текстовые и др. (в закладке «Последние» будут наиболее востребованные формулы). Остается только выбрать из перечня нужную функцию и расставить аргументы.

Мастер подстановки

Кликните по любой ячейке в таблице. Нажмите на иконку «Fx», после чего откроется «Вставка функций».

Выберите из перечня нужную категорию формул, а затем кликните по функции, которую хотите применить и задайте необходимые для расчетов аргументы.

Вставка функции в формулу с помощью мастера

Рассмотрим эту опцию на примере:

• Вызовите окошко «Вставка функции», как описывалось выше.

• В перечне доступных функций выберите «Если».

Теперь составим выражение, чтобы проверить, будет ли сумма трех ячеек больше 10. При этом Правда — «Больше 10», а Ложь — «Меньше 10».

=ЕСЛИ (СУММ (B3: D3)>10;”Больше 10″;»Меньше 10″)

Программа посчитала, что сумма ячеек меньше 10 и выдала нам результат:

Чтобы получить значение в следующих ячейках столбца, нужно растянуть формулу (за правый нижний уголок). Получится следующее:

Мы использовали относительные ссылки, поэтому программа пересчитала выражение для всех строк корректно. Если бы нам нужно было зафиксировать адреса в аргументах, тогда мы бы применяли абсолютные ссылки, о которых писали выше.

Редактирование функций с помощью мастера

Чтобы отредактировать функцию, можно использовать два способа:

• Строка формул. Для этого требуется перейти в специальное поле и вручную ввести необходимые изменения.

• Специальный мастер. Нажмите на иконку «Fx» и в появившемся окошке измените нужные вам аргументы. И тут же, кстати, сможете узнать результат после редактирования.

Операции с формулами

С формулами можно совершать много операций — копировать, вставлять, перемещать. Как это делать правильно, расскажем ниже.

Копирование/вставка формулы

Чтобы скопировать формулу из одной ячейки в другую, не нужно изобретать велосипед — просто нажмите старую-добрую комбинацию (копировать), а затем кликните по новой ячейке и нажмите (вставить).

Отмена операций

Здесь вам в помощь стандартная кнопка «Отменить» на панели инструментов. Нажмите на стрелочку возле нее и выберите из контекстного меню те действия. которые хотите отменить.

Повторение действий

Если вы выполнили команду «Отменить», программа сразу активизирует функцию «Вернуть» (возле стрелочки отмены на панели). То есть нажав на нее, вы повторите только что отмененную вами операцию.

Стандартное перетаскивание

Выделенные ячейки переносятся с помощью указателя мышки в другое место листа. Делается это так:

• Выделите фрагмент ячеек, которые нужно переместить.

• Поместите указатель мыши над одну из границ фрагмента.

• Когда указатель мыши станет крестиком с 4-мя стрелками, можете перетаскивать фрагмент в другое место.

Копирование путем перетаскивания

Если вам нужно скопировать выделенный массив ячеек в другое место рабочего листа с сохранением данных, делайте так:

• Выделите диапазон ячеек, которые нужно скопировать.

• Зажмите клавишу и поместите указатель мыши на границу выбранного диапазона.

• Он станет похожим на крестик +. Это говорит о том, что будет выполняться копирование, а не перетаскивание.

• Перетащите фрагмент в нужное место и отпустите мышку. Excel задаст вопрос — хотите вы заменить содержимое ячеек. Выберите «Отмена» или ОК.

Особенности вставки при перетаскивании

Если содержимое ячеек перемещается в другое место, оно полностью замещает собой существовавшие ранее записи. Если вы не хотите замещать прежние данные, удерживайте клавишу в процессе перетаскивания и копирования.

Автозаполнение формулами

Если необходимо скопировать одну формулу в массив соседних ячеек и выполнить массовые вычисления, используется функция автозаполнения.

Чтобы выполнить автозаполнение формулами, нужно вызвать специальный маркер заполнения. Для этого наведите курсор на нижний правый угол, чтобы появился черный крестик. Это и есть маркер заполнения. Его нужно зажать левой кнопкой мыши и протянуть вдоль всех ячеек, в которых вы хотите получить результат вычислений.

Как в формуле указать постоянную ячейку

Когда вам нужно протянуть формулу таким образом, чтобы ссылка на ячейку оставалась неизменной, делайте следующее:

• Кликните на клетку, где находится формула.

• Наведите курсор в нужную вам ячейку и нажмите F4.

• В формуле аргумент с номером ячейки станет выглядеть так: $A$1 (абсолютная ссылка).

• Когда вы протяните формулу, ссылка на ячейку $A$1 останется фиксированной и не будет меняться.

Как поставить «плюс», «равно» без формулы

Когда нужно указать отрицательное значение, поставить = или написать температуру воздуха, например, +22 °С, делайте так:

• Кликаете правой кнопкой по ячейке и выбираете «Формат ячеек».

• Отмечаете «Текстовый».

Теперь можно ставить = или +, а затем нужное число.

Самые распространенные ошибки при составлении формул в редакторе Excel

Новички, которые работают в редакторе Эксель совсем недавно, часто совершают элементарные ошибки. Поэтому рекомендуем ознакомиться с перечнем наиболее распространенных, чтобы больше не ошибаться.

• Слишком много вложений в выражении. Лимит 64 штуки.

• Пути к внешним книгам указаны не полностью. Проверяйте адреса более тщательно.

• Неверно расставленные скобочки. В редакторе они обозначены разными цветами для удобства.

• Указывая имена книг и листов, пользователи забывают брать их в кавычки.

• Числа в неверном формате. Например, символ $ в Эксель — это не знак доллара, а формат абсолютных ссылок.

• Неправильно введенные диапазоны ячеек. Не забывайте ставить «:».

Коды ошибок при работе с формулами

Если вы сделаете ошибку в записи формулы, программа укажет на нее специальным кодом. Вот самые распространенные:

Отличие в версиях MS Excel

Всё, что написано в этом гайде, касается более современных версий программы 2007, 2010, 2013 и 2016 года. Устаревший Эксель заметно уступает в функционале и количестве доступных инструментов. Например, функция СЦЕП появилась только в 2016 году.

Во всем остальном старые и новые версии Excel не отличаются — операции и расчеты проводятся по одинаковым алгоритмам.

Заключение

Мы написали этот гайд, чтобы вам было легче освоить Excel. Доступным языком рассказали о формулах и о тех операциях, которые можно с ними проводить.

Надеемся, наша шпаргалка станет полезной для вас. Не забудьте сохранить ее в закладки и поделиться с коллегами.