Формирование отчета по данным в excel

Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют

Сводные таблицы

. С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.

В качестве исходной будем использовать

таблицу в формате EXCEL 2007

(

), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье

Сводные таблицы

.

В таблице имеются столбцы:

• 
  Товар
  
  – наименование партии товара, например, «
  
  Апельсины
  
  »;
• 
  Группа
  
  – группа товара, например, «
  
  Апельсины
  
  » входят в группу «
  
  Фрукты
  
  »;
• 
  Дата поставки
  
  – Дата поставки Товара Поставщиком;
• 
  Регион продажи
  
  – Регион, в котором была реализована партия Товара;
• 
  Продажи
  
  – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
• 
  Сбыт
  
  – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
• 
  Прибыль
  
  – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через

Диспетчер имен

откорректируем

имя

таблицы на «

Исходная_таблица

» (см.

файл примера

).

С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции

СУММЕСЛИ()

, однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.

Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только

уникальные

значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью

Отбор уникальных значений

), через меню

или с помощью

Расширенного фильтра

. Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:

• Перейдите на лист с исходной таблицей;
• Вызовите

  Расширенный фильтр

  (

  );

• Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию
  
  Скопировать результат в другое место
  
  ; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок
  
  Только уникальные записи
  
  .

• Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
• Отсортируйте перечень товаров (

  ).

Должен получиться следующий список.

В ячейке

B6

введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее

Маркером заполнения

вниз до конца списка:

=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6;Исходная_Таблица[Продажи])

Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в

таблицах в формате EXCEL 2007

можно почитать Справку EXCEL (клавиша

F1

) в разделе

Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel

.

Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:

=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6)

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах. Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон

Расширенного фильтра

введите $D$4:$D$530). Скопируйте полученный вертикальный диапазон в

Буфер обмена

и

транспонируйте

его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.

В ячейке

B

8

введем нижеследующую формулу:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи]; Исходная_Таблица[Товар];$A8; Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)

Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке

А8

, в Регионе из ячейки

В7

. Обратите внимание на использование

смешанной адресации

(ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.

Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью

Маркера заполнения

не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке

С8

формула будет выглядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]; Исходная_Таблица[Группа];$A8; Исходная_Таблица[Продажи];C$7)

Ссылки, согласно правил

относительной адресации

, теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно. Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки

B8

, в

Буфер обмена

, затем вставить ее в диапазон

С8:

G

8

, нажав

CTRL

+

V

. В ячейки ниже формулу можно скопировать

Маркером заполнения

.

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.

Создадим

Выпадающий (раскрывающийся) список

на основе

Проверки данных

со следующими значениями:

(Все); Да; Нет

. Если будет выбрано значение фильтра

(Все)

, то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра «

Да»

, то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано «

Нет»

, то только убыточные.

Суммарные продажи подсчитаем следующей

формулой массива

:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))* Исходная_Таблица[Продажи])

После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши

ENTER

нажать

CTRL

+

SHIFT

+

ENTER

.

Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5)))

Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.

Выбрав в фильтре значение

Нет

(в ячейке

B

5

), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.

Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце

B

.

Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы

ЧАСТОТА()

, которую нужно ввести как

формулу массива

:

=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];A7:A12)

Для ввода формулы выделите диапазон

С6:С12

, затем в

Строке формул

введите вышеуказанную формулу и нажмите

CTRL

+

SHIFT

+

ENTER

.

Этот же результат можно получить с помощью обычной функции

СУММПРОИЗВ()

:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)* (Исходная_Таблица[Сбыт, дней]<=A7))

Отчет №5 Статистика поставок Товаров

Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы:

=МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])

Создадим перечень дат —

первых дней месяцев

, начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой:

=КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1

В результате получим перечень дат — первых дней месяцев:

Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:

Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)* (Исходная_Таблица[Дата поставки]

Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции

ГОД()

.

Теперь для вывода

промежуточных итогов

по годам создадим структуру через пункт меню

:

• Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
• Вызовите окно

  Промежуточные итоги

  через пункт меню

  ;

• Заполните поля как показано на рисунке:

После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:

Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.

Резюме

:

Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью

Сводных таблиц

или с применением

Фильтра

к исходной таблице или с помощью других функций

БДСУММ()

,

БИЗВЛЕЧЬ()

,

БСЧЁТ()

и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.

Создание отчетов при помощи сводных таблиц

Видео

Лирическое вступление или мотивация

Представьте себя в роли руководителя отдела продаж. У Вашей компании есть два склада, с которых вы отгружаете заказчикам, допустим, овощи-фрукты. Для учета проданного в Excel заполняется вот такая таблица:

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):

• кто из наших менеджеров заключил сделку
• с каким из заказчиков
• какого именно товара и на какую сумму продано
• с какого из наших складов была отгрузка
• когда (месяц и день месяца)

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и пашут всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими. Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Например:

• Сколько и каких товаров продали в каждом месяце? Какова сезонность продаж?  
• Кто из менеджеров сколько заказов заключил и на какую сумму? Кому из менеджеров сколько премиальных полагается? 
• Кто входит в пятерку наших самых крупных заказчиков? 

… и т.д.

Ответы на все вышеперечисленные и многие аналогичные вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Нам потребуется один из самых ошеломляющих инструментов Microsof Excel — сводные таблицы.

Поехали…

Если у вас Excel 2003 или старше

Ставим активную ячейку в таблицу с данными (в любое место списка) и жмем в меню Данные — Сводная таблица (Data — PivotTable and PivotChartReport). Запускается трехшаговый Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard). Пройдем по его шагам с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) и в конце получим желаемое.

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

На этом шаге необходимо выбрать откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В нашем с Вами случае думать нечего — «в списке или базе данных Microsoft Excel». Но. В принципе, данные можно загружать из внешнего источника (например, корпоративной базы данных на SQL или Oracle). Причем Excel «понимает» практически все существующие типы баз данных, поэтому с совместимостью больших проблем скорее всего не будет. Вариант В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) применяется, когда список, по которому строится сводная таблица, разбит на несколько подтаблиц, и их надо сначала объединить (консолидировать) в одно целое. Четвертый вариант «в другой сводной таблице…» нужен только для того, чтобы строить несколько различных отчетов по одному списку и не загружать при этом список в оперативную память каждый раз.

Вид отчета — на Ваш вкус — только таблица или таблица сразу с диаграммой.

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

На втором шаге необходимо выделить диапазон с данными, но, скорее всего, даже этой простой операции делать не придется — как правило Excel делает это сам.

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

На третьем последнем шаге нужно только выбрать местоположение для будущей сводной таблицы. Лучше для этого выбирать отдельный лист — тогда нет риска что сводная таблица «перехлестнется» с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку Готово (Finish) и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите далее, называется макетом (layout) сводной таблицы. Работать с ним несложно — надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (Pivot Table Field List) в области строк (Rows), столбцов (Columns), страниц (Pages) и данных (Data Items) макета. Единственный нюанс — делайте это поточнее, не промахнитесь! В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все пять нужных нам полей из списка, Вы должны получить практически готовый отчет. 

Останется его только достойно отформатировать:

Если у вас Excel 2007 или новее

В последних версиях Microsoft Excel 2007-2010 процедура построения сводной таблицы заметно упростилась. Поставьте активную ячейку в таблицу с исходными данными и нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table) на вкладке Вставка (Insert). Вместо 3-х шагового Мастера из прошлых версий отобразится одно компактное окно с теми же настройками:

В нем, также как и ранее, нужно выбрать источник данных и место вывода сводной таблицы, нажать ОК и перейти к редактированию макета. Теперь это делать значительно проще, т.к. можно переносить поля не на лист, а в нижнюю часть окна Список полей сводной таблицы, где представлены области:

• Названия строк (Row labels)
• Названия столбцов (Column labels)
• Значения (Values) — раньше это была область элементов данных — тут происходят вычисления.
• Фильтр отчета (Report Filter) — раньше она называлась Страницы (Pages), смысл тот же.

Перетаскивать поля в эти области можно в любой последовательности, риск промахнуться (в отличие от прошлых версий) — минимален. 

P.S.

Единственный относительный недостаток сводных таблиц — отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh).

Ссылки по теме

• Настройка вычислений в сводных таблицах
• Группировка дат и чисел с нужным шагом в сводных таблицах
• Сводная таблица по нескольким диапазонам с разных листов

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Сводная таблица — инструмент для анализа данных в Excel. Она собирает информацию из обычных таблиц, обрабатывает её, группирует в блоки, проводит необходимые вычисления и показывает итог в виде наглядного отчёта. При этом все параметры этого отчёта пользователь может настроить под себя и свои потребности.

Разберёмся, для чего нужны сводные таблицы. На конкретном примере покажем, как их создать, настроить и использовать. В конце расскажем, можно ли делать сводные таблицы в «Google Таблицах».

Сводные таблицы удобно применять, когда нужно сформировать отчёт на основе большого объёма информации. Они суммируют значения, расположенные не по порядку, группируют данные из разных участков исходной таблицы в одном месте и сами проводят дополнительные расчёты.

Вид сводной таблицы можно настраивать под себя самостоятельно парой кликов мыши — менять расположение строк и столбцов, фильтровать итоги и переносить блоки отчёта с одного места в другое для лучшей наглядности.

Разберём на примере. Представьте небольшой автосалон, в котором работают три менеджера по продажам. В течение квартала данные об их продажах собирались в обычную таблицу: модель автомобиля, его характеристики, цена, дата продажи и ФИО продавца.

В конце квартала планируется выдача премий. Нужно проанализировать, кто принёс больше прибыли салону. Для этого нужно сгруппировать все проданные автомобили под каждым менеджером, рассчитать суммы продаж и определить итоговый процент продаж за квартал.

Разберёмся пошагово, как это сделать с помощью сводной таблицы.

---

Создаём сводную таблицу

Чтобы сводная таблица сработала корректно, важно соблюсти несколько требований к исходной:

• у каждого столбца исходной таблицы есть заголовок;
• в каждом столбце применяется только один формат — текст, число, дата;
• нет пустых ячеек и строк.

Теперь переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Сводная таблица».

Появляется диалоговое окно. В нём нужно заполнить два значения:

• диапазон исходной таблицы, чтобы сводная могла забрать оттуда все данные;
• лист, куда она перенесёт эти данные для дальнейшей обработки.

В нашем случае выделяем весь диапазон таблицы продаж вместе с шапкой. И выбираем «Новый лист» для размещения сводной таблицы — так будет проще перемещаться между исходными данными и сводным отчётом. Жмём «Ок».

Excel создал новый лист. Для удобства можно сразу переименовать его.

Слева на листе расположена область, где появится сводная таблица после настроек. Справа — панель «Поля сводной таблицы», в которые мы будем эти настройки вносить. В следующем шаге разберёмся, как пользоваться этой панелью.

---

Настраиваем сводную таблицу и получаем результат

В верхней части панели настроек находится блок с перечнем возможных полей сводной таблицы. Поля взяты из заголовков столбцов исходной таблицы: в нашем случае это «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём», «Цена», «Дата продажи», «Продавец».

Нижняя часть панели настроек состоит из четырёх областей — «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своя функция:

• «Значения» — проводит вычисления на основе выбранных данных из исходной таблицы и относит результаты в сводную таблицу. По умолчанию Excel суммирует выбранные данные, но можно выбрать другие действия. Например, рассчитать среднее, показать минимум или максимум, перемножить.

  Если данные выбранного поля в числовом формате, программа просуммирует их значения (например, рассчитает общую стоимость проданных автомобилей). Если формат данных текстовый — программа покажет количество ячеек (например, определит количество проданных авто).
• «Строки» и «Столбцы» — отвечают за визуальное расположение полей в сводной таблице. Если выбрать строки, то поля разместятся построчно. Если выбрать столбцы — поля разместятся по столбцам.
• «Фильтры» — отвечают за фильтрацию итоговых данных в сводной таблице. После построения сводной таблицы панель фильтров появляется отдельно от неё. В ней можно выбрать, какие данные нужно показать в сводной таблице, а какие — скрыть. Например, можно показывать продажи только одного из менеджеров или только за выбранный период.

Настроить сводную таблицу можно двумя способами:

• Поставить галочку напротив нужного поля — тогда Excel сам решит, где нужно разместить это значение в сводной таблице, и сразу заберёт его туда.
• Выбрать необходимые для сводной таблицы поля из перечня и перетянуть их в нужную область вручную.

Первый вариант не самый удачный: Excel редко ставит данные так, чтобы с ними было удобно работать, поэтому сводная таблица получается неинформативной. Остановимся на втором варианте — он предполагает индивидуальные настройки для каждого отчёта.

В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила ФИО менеджеров по продаже, проданные автомобили и их цены. Остальные поля — технические характеристики авто и дату продажи — можно будет использовать для фильтрации.

Таблица получится наглядной, если фамилии менеджеров мы расположим построчно. Находим в верхней части панели поле «Продавец», зажимаем его мышкой и перетягиваем в область «Строки».

После этого в левой части листа появится первый блок сводной таблицы: фамилии менеджеров по продажам.

Теперь добавим модели автомобилей, которые эти менеджеры продали. По такому же принципу перетянем поле «Марка, модель» в область «Строки».

В левую часть листа добавился второй блок. При этом сводная таблица сама сгруппировала все автомобили по менеджерам, которые их продали.

Определяем, какая ещё информация понадобится для отчётности. В нашем случае — цены проданных автомобилей и их количество.

Чтобы сводная таблица самостоятельно суммировала эти значения, перетащим поля «Марка, модель» и «Цена» в область «Значения».

Теперь мы видим, какие автомобили продал каждый менеджер, сколько и по какой цене, — сводная таблица самостоятельно сгруппировала всю эту информацию. Более того, напротив фамилий менеджеров можно посмотреть, сколько всего автомобилей они продали за квартал и сколько денег принесли автосалону.

По такому же принципу можно добавлять другие поля в необходимые области и удалять их оттуда — любой срез информации настроится автоматически. В нашем примере внесённых данных в сводной таблице будет достаточно. Ниже рассмотрим, как настроить фильтры для неё.

---

Настраиваем фильтры сводной таблицы

Чтобы можно было фильтровать информацию сводной таблицы, нужно перенести требуемые поля в область «Фильтры».

В нашем примере перетянем туда все поля, не вошедшие в основной состав сводной таблицы: объём, дату продажи, год выпуска и цвет.

Для примера отфильтруем данные по году выпуска: настроим фильтр так, чтобы сводная таблица показала только проданные авто 2017 года.

В блоке фильтров нажмём на стрелку справа от поля «Год выпуска»:

В появившемся окне уберём галочку напротив параметра «Выделить все» и поставим её напротив параметра «2017». Закроем окно.

Теперь сводная таблица показывает только автомобили 2017 года выпуска, которые менеджеры продали за квартал. Чтобы снова показать таблицу в полном объёме, нужно в том же блоке очистить установленный фильтр.

Фильтры можно выбирать и удалять как удобно — в зависимости от того, какую информацию вы хотите увидеть в сводной таблице.

---

Проводим дополнительные вычисления

Сейчас в нашей сводной таблице все продажи менеджеров отображаются в рублях. Предположим, нам нужно понять, каков процент продаж каждого продавца в общем объёме. Можно рассчитать это вручную, а можно воспользоваться дополнениями сводных таблиц.

Кликнем правой кнопкой на любое значение цены в таблице. Выберем параметр «Дополнительные вычисления», затем «% от общей суммы».

Теперь вместо цен автомобилей в рублях отображаются проценты: какой процент каждый проданный автомобиль составил от общей суммы продаж всего автосалона за квартал. Проценты напротив фамилий менеджеров — их общий процент продаж в этом квартале.

Можно свернуть подробности с перечнями автомобилей, кликнув на знак – слева от фамилии менеджера. Тогда таблица станет короче, а данные, за которыми мы шли, — кто из менеджеров поработал лучше в этом квартале, — будут сразу перед глазами.

Чтобы снова раскрыть данные об автомобилях — нажимаем +.

Чтобы значения снова выражались в рублях — через правый клик мыши возвращаемся в «Дополнительные вычисления» и выбираем «Без вычислений».

---

Обновляем данные сводной таблицы

Предположим, в исходную таблицу внесли ещё две продажи последнего дня квартала.

В сводную таблицу эти данные самостоятельно не добавятся — изменился диапазон исходной таблицы. Поэтому нужно поменять первоначальные параметры.

Переходим на лист сводной таблицы. Во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Изменить источник данных».

Кнопка переносит нас на лист исходной таблицы, где нужно выбрать новый диапазон. Добавляем в него две новые строки и жмём «ОК».

После этого данные в сводной таблице меняются автоматически: у менеджера Трегубова М. вместо восьми продаж становится десять.

Когда в исходной таблице нужно изменить информацию в рамках текущего диапазона, данные в сводной таблице автоматически не изменятся. Нужно будет обновить их вручную.

Например, поменяем цены двух автомобилей в таблице с продажами.

Чтобы данные сводной таблицы тоже обновились, переходим на её лист и во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Обновить».

Теперь у менеджера Соколова П. изменились данные в столбце «Цена, руб.».

Как использовать сводные таблицы в «Google Таблицах»? Нужно перейти во вкладку «Вставка» и выбрать параметр «Создать сводную таблицу». Дальнейший ход действий такой же, как и в Excel: выбрать диапазон таблицы и лист, на котором её нужно построить; затем перейти на этот лист и в окне «Редактор сводной таблицы» указать все требуемые настройки. Результат примет такой вид:

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

37

37 people found this article helpful

How to Create a Report in Excel

Using charts, graphs, and pivot tables makes it easy

Updated on September 25, 2022

What to Know

• Create a report using charts: Select Insert > Recommended Charts, then choose the one you want to add to the report sheet.
• Create a report with pivot tables: Select Insert > PivotTable. Select the data range you want to analyze in the Table/Range field.
• Print: Go to File > Print, change the orientation to Landscape, scaling to Fit All Columns on One Page, and select Print Entire Workbook.

This article explains how to create a report in Microsoft Excel using key skills like creating basic charts and tables, creating pivot tables, and printing the report. The information in this article applies to Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, and Excel for Mac.

Creating Basic Charts and Tables for an Excel Report

Creating reports usually means collecting information and presenting it all in a single sheet that serves as the report sheet for all of the information. These report sheets should be formatted in a way that’s easy to print as well.

One of the most common tools people use in Excel to create reports is the chart and table tools. To create a chart in an Excel report sheet:

1. Select Insert from the menu, and in the charts group, select the type of chart you want to add to the report sheet.

2. In the Chart Design menu, in the Data group, select Select Data.

3. Select the sheet with the data and select all cells containing the data you want to chart (include headers).

4. The chart will update in your report sheet with the data. The headers will be used to populate the labels in the two axis.

5. Repeat the above steps to create new charts and graphs that appropriately represent the data you want to show in your report. When you need to create a new report, you can just paste the new data into the data sheets, and the charts and graphs update automatically.

   There are different ways to lay out a report using Excel. You can include graphs and charts on the same page as tabular (numeric) data, or you can create multiple sheets so visual reporting is on one sheet, tabular data is on another sheet, and so on.

Using PivotTables to Generate a Report From an Excel Spreadsheet

Pivot tables are another powerful tool for creating reports in Excel. Pivot tables help with digging more deeply into data.

1. Select the sheet with the data you want to analyze. Select Insert > PivotTable.

2. In the Create PivotTable dialogue, in the Table/Range field, select the range of data you want to analyze. In the Location field, select the first cell of the worksheet where you want the analysis to go. Select OK to finish.

3. This will launch the pivot table creation process in the new sheet. In the PivotTable Fields area, the first field you select will be the reference field.

   In this example, this pivot table will show website traffic information by month. So, first, you’d select Month.

4. Next, drag the data fields you want to show data for into the values area of the PivotTable fields pane. You’ll see the data imported from the source sheet into your pivot table.

5. The pivot table collates all of the data for multiple items by adding them (by default). In this example, you can see which months had the most page views. If you want a different analysis, just select the drop-down arrow next to the item in the Values pane, then select Value Field Settings.

6. In the Value Field Settings dialog box, change the calculation type to whichever you prefer.

7. This will update the data in the pivot table accordingly. Using this approach, you can perform any analysis you like on source data, and create pivot charts that display the information in your report in the way you need.

How to Print Your Excel Report

You can generate a printed report from all the sheets you created, but first you need to add page headers.

1. Select Insert > Text > Header & Footer.

2. Type the title for the report page, then format it to use larger than normal text. Repeat this process for each report sheet you plan to print.

3. Next, hide the sheets you don’t want included in the report. To do this, right-click the sheet tab and select Hide.

4. To print your report, select File > Print. Change orientation to Landscape, and scaling to Fit All Columns on One Page.

5. Select Print Entire Workbook. Now when you print your report, only the report sheets you created will print as individual pages.

   You can either print your report out on paper, or print it as a PDF and send it out as an email attachment.

FAQ

• How do I create an expense report in Excel?

  Open an Excel spreadsheet, turn off gridlines, and enter your basic expense report information, such as a title, time period, and employee name. Add data columns for Date and Description, and then add columns for expense specifics, such as Hotel, Meals, and Phone. Enter your information and create an Excel table.

• How do I create a scenario summary report in Excel?

  To use Excel’s scenario manager function, select the cells with the information you’re exploring, and then go to the ribbon and select Data. Select What-If Analysis > Scenario Manager. In the Scenario Manager dialog box, select Add. Name the scenario and change your data to see various outcomes.

• How do I export a Salesforce report to Excel?

  In Salesforce, go to Reports and find the report you want to export. Select Export and choose an export view (Formatted Report or Details Only). Formatted Report will export in .xlsx format, while Details Only gives you other choices. Select Export when ready.

Thanks for letting us know!

Get the Latest Tech News Delivered Every Day

Subscribe

Ольга Базалева, руководитель аналитического отдела в РБК, создатель онлайн-школы Excellent, автор книги «Мастерство визуализации данных» и автор блога, поделилась с Нетологией советами, как делать более удобные и понятные коллегам отчёты в Excel.

Сегодня не обойтись без умения работать с информацией: аналитикам, финансистам, маркетологам без этого совсем никуда, но даже в гуманитарных специальностях навык обрабатывать информацию всё больше и больше ценится. Взять хотя бы журналистику данных, которая набирает популярность.

Хотите, чтобы руководитель вас заметил и в глазах коллег вы стали классным профессионалом? Научитесь делать качественные отчёты.

• Научитесь работать с любыми отчётами в Excel
• Разберётесь, как работать с формулами
• Сможете сортировать, анализировать и визуализировать данные

Встаньте на место начальника. Кому вы готовы платить больше? Специалисту, который присылает ему данные в таком виде?

Или в таком?

• Располагайте данные логично: обычно это от большего к меньшему.
• Всегда разделяйте разряды в больших числах: 10 000 000, а не 10000000.
• Убирайте лишние знаки после запятой.
• Убирайте яркую сетку, это визуальный мусор. Делайте линии светлыми, а иногда можно обойтись вовсе без сетки.

• Дизайн таблиц должен быть лаконичным и не отвлекать от сути.
• Выделяйте шапку и строки/столбцы с итогами.
• Выделяйте отрицательные значения красным, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.
• Визуализируйте данные в таблицах. Можно строить гистограммы непосредственно в ячейках при помощи условного форматирования и создавать миниграфики, которые располагаются в одной ячейке (спарклайны).

Визуально представленная информация в сравнении с обычным текстом и таблицами воспринимается быстрее и запоминается легче. Графики и диаграммы позволяют сразу увидеть тренды, взаимосвязи, всплески и падения.

Отчёт вложен в письмо и готов к отправке заказчикам? Не спешите нажимать кнопку «отправить». Подумайте, что нужно человеку, который откроет ваше письмо? Ему нужны быстрые выводы. Обязательно добавьте в текст письма аналитические комментарии и подкрепите их фактами из отчёта — например, добавьте скриншот диаграмм.

Если руководитель получил ответ на свой вопрос сразу из письма, ему даже не надо тратить время на открытие приложенного файла. Поверьте, это дорогого стоит.

Если ваш отчёт большой и занимает 10−20 листов в Excel, сделайте навигацию по нему. Это можно реализовать одним из следующих способов:

• создать лист Summary, показать на нём главные цифры и сделать ссылки «Подробнее» с переходом на листы, содержащие все данные;
• сделать оглавление, куда добавить ссылки на каждый лист с аналитикой.

Когда ваши отчёты станут обновляться в считаные минуты, высвободится масса дополнительного времени. Это время можно использовать для своего профессионального развития, а можно взять на себя дополнительную функциональность, что позволит обоснованно попросить повышения.

В Excel есть множество инструментов, которые помогут автоматизировать отчёты:

• настройте выгрузку всех необходимых данных на один лист в Excel, назовём этот лист «Source»;
• создайте необходимые аналитические таблицы на других листах;
• формулами в эти аналитические таблицы подтяните нужные данные с листа Source;
• сделайте связку Power Point — Excel. Тогда при изменении диаграмм в Excel, в презентации Power Point они будут обновляться автоматически.

Так вы создадите отчёт один раз и сможете быстро обновлять его в последующем, просто добавляя новые данные на лист Source, а все остальные таблицы и диаграммы тут же обновятся.

Когда ваши отчёты преобразятся, они станут в разы ценнее. Заказчики данных будут быстро получать ответы на свои вопросы, а набор сухих таблиц превратится в удобные и наглядные аналитические отчёты. Специалистов, которые умеют обрабатывать информацию и помогают принимать бизнес-решения ценят гораздо больше, чем тех, кто занимается простым заполнением непонятных таблиц.

---

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.