Формирование множества парето excel

Диаграмма Парето

Возможно вы уже слышали про «Закон Парето» или «Принцип 20/80». В конце 19 века итальянский социолог и экономист Вильфредо Парето обнаружил, что распределение богатства в обществе неравномерно и подчиняется определенной зависимости: с ростом обеспеченности количество богатых людей уменьшается в геометрической прогрессии с постоянным коэффициентом (среди итальянских домохозяйств 80% доходов было у 20% семей). В дальнейшем эту идею в своей книге развил Ричард Кох, предложивший формулировку универсального «Принципа 20/80» (20% усилий дают 80% результата). На практике этот закон обычно выражается не в таких красивых цифрах (почитайте «Длинный хвост» Криса Андерсона), но отчетливо показывает неравномерность распределения ресурсов, прибыли, затрат и т.д.

В бизнес-анализе часто строят диаграмму Парето, отображающую эту неравномерность. С ее помощью можно наглядно показать, например, какие товары или клиенты приносят наибольшую прибыль. Выглядит она обычно так:

Ее основные особенности:

• Каждый синий столбец гистограммы представляет собой прибыль по товару в абсолютных единицах и откладывается по левой оси.
• Оранжевый график представляет собой накопленный процент прибыли (т.е. долю прибыли нарастающим итогом).
• На условной границе в 80% обычно рисуют пороговую горизонтальную линию для наглядности. Все товары левее точки пересечения этой линии с графиком накопленной прибыли — приносят нам 80% денег, все товары правее — оставшиеся 20%.

Давайте разберем как построить диаграмму Парето в Microsoft Excel своими силами.

Вариант 1. Простая диаграмма Парето по готовым данным

Если исходные данные попали к вам в виде подобной таблицы (т.е. уже в готовом виде):

… то делаем следующее.

Сортируем таблицу по убыванию прибыли (вкладка Данные — Сортировка) и добавляем столбец с формулой для расчета накопленного процента прибыли:

Эта формула делит суммарную накопленную прибыль с начала списка до текущего товара на общую прибыль по всей таблице. Также добавляем столбец с константой 80% для создания в будущей диаграмме горизонтальной пороговой пунктирной линии:

Выделяем все данные и строим обычную гистограмму на вкладке Вставка — Гистограмма (Insert — Column Chart). Должно получиться примерно следующее:

Ряды с процентами на полученной диаграмме нужно отправить по вторичной (правой) оси. Для этого нужно выделить ряды мышью, но это может быть сложно, поскольку их плохо видно на фоне больших столбцов прибыли. Так что лучше воспользоваться для выделения выпадающим списком на вкладке Макет (Layout) или Формат (Format):

Затем щелкнуть по выделенному ряду правой кнопкой мыши и выбрать команду Формат ряда (Format Data Series) и в появившемся окне выбрать опцию По вторичной оси (Secondary Axis). В итоге наша диаграмма начнет выглядеть так:

Для рядов Накопленная доля прибыли и Порог надо поменять тип диаграммы со столбцов на линию. Для этого щелкните по каждому из этих рядов и выберите команду Изменить тип диаграммы для ряда (Change Series Chart Type).

Останется выделить горизонтальный ряд Порог и отформатировать его так, чтобы он стал похож на линию отсечки, а не на данные (т.е. убрать маркеры, сделать линию красной пунктирной и т.д.). Все это можно сделать, щелкнув по ряду правой кнопкой мыши и выбрав команду Формат ряда (Format Data Series). Теперь диаграмма примет окончательный вид:

По ней можно сделать вывод, что 80% прибыли приносят 5 первых товаров, а на все остальные товары правее картофеля приходится только 20% прибыли.

В Excel 2013 можно поступить еще проще — воспользоваться новым встроенным комбинированным типом диаграммы сразу при построении графика:

Вариант 2. Сводная таблица и сводная диаграмма Парето

Что же делать, если для построения нет готовых данных, а есть только исходная необработанная информация? Предположим, что в начале у нас есть таблица с данными продаж вот такого вида:

Чтобы построить по ней диаграмму Парето и выяснить какие товары лучше всего продаются, придется сначала проанализировать исходные данные. Проще всего это сделать с помощью сводной таблицы. Выделим любую ячейку в исходной таблице и воспользуемся командой Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table). В появившемся промежуточном окне ничего не меняем и жмем ОК, затем в появившейся справа панели переносим мышью поля исходных данных из верхней части в нижние области макета будущей сводной таблицы:

В итоге должна получиться сводная таблица с суммарной выручкой по каждому товару:

Сортируем ее по убыванию выручки, установив активную ячейку в столбец Сумма по полю Выручка и используя кнопку сортировки От Я до А (From Z to A) на вкладке Данные (Data).

Теперь нужно добавить вычисляемый столбец с накопленной процентной выручкой. Для этого еще раз перетащите поле Выручка в область Значения (Values) на правой панели, чтобы получить дубликат столбца в сводной. Затем щелкните по клонированному столбцу правой кнопкой мыши и выберите команду Дополнительные вычисления — % от суммы с нарастающим итогом в поле (Show Data As — % Running Total In). В появившемся окне выберите поле Наименование, по которому сверху-вниз будут накапливаться проценты выручки. На выходе должна получиться вот такая таблица:

Как легко заметить — это уже практически готовая таблица из первой части статьи. В ней только не хватает для полного счастья столбца с пороговым значением 80% для построения линии отсечки в будущей диаграмме. Такой столбец можно легко добавить с помощью вычисляемого поля. Выделите любое число в сводной и затем нажмите на вкладке Главная — Вставить — Вычисляемое поле (Home — Insert — Calculated Field). В открывшемся окне введем имя поля и его формулу (в нашем случае — константу):

После нажатия на ОК в таблицу добавится третий столбец со значением 80% во всех ячейках и она, наконец, примет требуемый вид. Дальше можно воспользоваться командой Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Параметры (Options) или Анализ (Analysis) и настроить диаграмму совершенно аналогично первому варианту:

Подсветка ключевых товаров

Для подсветки самых влияющих факторов, т.е. столбцов находящихся левее точки пересечении оранжевой кривой накопленных процентов с горизонтальной линией отсечки в 80% можно использовать подсветку. Для этого придется добавить к таблице еще один столбец с формулой:

Эта формула выдает на выходе 1, если товар находится левее точки пересечения и 0 — если правее. Затем нужно сделать следующее:

1. Добавляем новый столбец к диаграмме — проще всего это сделать простым копированием, т.е. выделить столбец Подсветка, скопировать его (Ctrl+C), выделить диаграмму и произвести вставку (Ctrl+V).
2. Выделяем добавленный ряд и переключаем его по вторичной оси, как было описано выше.
3. Тип диаграммы для ряда Подсветка меняем на столбцы (гистограмму).
4. Убираем боковой зазор в свойствах ряда (правой кнопкой мыши по ряду Подсветка — Формат ряда — Боковой зазор), чтобы столбцы слились в единое целое.
5. Убираем границы столбцов, а заливку делаем полупрозрачной.

На выходе получим вот такую симпатичную подсветку наилучших товаров:

P.S.

Начиная с версии Excel 2016 диаграмма Парето была добавлена в стандартный набор диаграмм Excel. Теперь, чтобы ее построить, достаточно просто выделить диапазон и на вкладке Вставка (Insert) выбрать соответствующий тип:

Одно нажатие — и диаграмма готова:

Ссылки по теме

• Как построить отчет с помощью сводной таблицы
• Настройка вычислений в сводных таблицах
• Новые возможности диаграмм в Excel 2013
• Статья про закон Парето в Википедии

Создание диаграммы Парето

1. Выделите данные. Обычно выделяется столбец, содержащий текст (категории), и одно из чисел. Затем на диаграмме Парето группируются одинаковые категории и суммируются соответствующие числа.

   

   Если выбрать два столбца чисел, а не одно из чисел и одну соответствующую текстовую категорию, Excel отобразит данные в виде интервалов, как на гистограмме. Затем вы можете настроить эти интервалы.

2. Выберите Вставка > Вставить диаграмму статистики, а затем в разделе Гистограмма, щелкните элемент Парето.

   

   Чтобы создать диаграмму Парето, можно также воспользоваться вкладкой Все диаграммы в области Рекомендуемые диаграммы: выбрать Вставка > Рекомендуемые диаграммы и перейти на вкладку Все диаграммы.

Совет: На вкладках Конструктор и Формат можно настроить внешний вид диаграммы. Если эти вкладки не отображаются, щелкните в любом месте диаграммы Парето, чтобы добавить на ленту область Работа с диаграммами.

Настройка интервалов

1. Щелкните правой кнопкой мыши горизонтальную ось диаграммы и выберите Формат оси >Параметры оси.

   

2. Руководствуясь приведенными ниже сведениями, выберите нужные параметры в области задач Формат оси.

   

   <c0>По категориям</c0>.    Это параметр по умолчанию, если на диаграмме отображаются и данные, и текст. Текстовые категории отображаются на горизонтальной оси в порядке убывания.

   Совет: Чтобы подсчитать количество появлений текстовых строк, добавьте столбец и заполните его значением 1, а затем постройте диаграмму Парето и выберите параметр По категориям.

   <c0>Автоматически</c0>.    Это параметр по умолчанию для диаграммы Парето с одним столбцом данных. Длина интервала вычисляется по формуле Скотта.

   <c0>Длина интервала</c0>.    Введите положительное десятичное число, указывающее количество точек данных в каждом диапазоне.

   <c0>Количество интервалов</c0>.    Введите количество интервалов диаграммы Парето (включая интервалы для выхода значений за верхнюю и нижнюю границы). Длина интервала будет настроена автоматически.

   <c0>Выход за верхнюю границу интервала</c0>.    Установите этот флажок, чтобы создать интервал для всех значений, которые больше числа в соответствующем поле. Чтобы изменить это значение, введите десятичное число в поле.

   <c0>Выход за нижнюю границу интервала</c0>.    Установите этот флажок, чтобы создать интервал для всех значений, которые меньше или равны числу в соответствующем поле. Чтобы изменить это значение, введите десятичное число в поле.

Формулы для создания гистограмм в Excel 2016

Формула Скотта:   

Формула Скотта минимизирует отклонение вариационного ряда на диаграмме Парето по сравнению с набором данных, исходя из предположения о нормальном распределении данных.

Выход за верхнюю границу интервала   

Выход за нижнюю границу интервала   

Принцип Парето, названный в честь итальянского экономиста Вильфредо Парето, предполагает, что 80% проблем может быть вызвано 20% причин. Принцип может очень пригодиться или даже стать жизненно важной информацией, если предстоит выбрать, какую из многочисленных проблем решать в первую очередь, или если устранение проблем усложняется внешними обстоятельствами.

Например, Вас только что попросили возглавить команду, которая испытывает трудности в работе над проектом, чтобы направить их в нужное русло. Вы спрашиваете членов команды, в чём заключались их основные препятствия в процессе достижения поставленных целей и намеченных ориентиров. Они составляют список, который Вы анализируете и выясняете, каковы были главные причины каждой из возникших проблем, с которыми столкнулась команда, стараясь увидеть общие черты.

Все обнаруженные причины проблем расставляем по частоте их возникновения. Глядя на цифры, вы обнаруживаете, что отсутствие коммуникации между исполнителями проекта и заинтересованными сторонами проекта является первопричиной 23 основных проблем, с которыми сталкивается команда, в то время как вторая по величине проблема – доступ к необходимым ресурсам (компьютерным системам, оборудованию и т.д.) повлекло за собой только 11 сопутствующих осложнений. Другие проблемы носят единичный характер. Понятно, что, решая проблему коммуникации можно устранить огромный процент проблем, а, решая проблему доступа к ресурсам, можно разрешить почти 90% препятствий на пути команды. Вы не только выяснили, как помочь команде, Вы только что провели анализ по принципу Парето.

Выполнение всей этой работы на бумаге, вероятно, потребует определённого количества времени. Процесс можно значительно ускорить, используя диаграмму Парето в Microsoft Excel.

Диаграммы Парето представляют собой сочетание линейного графика и гистограммы. Они уникальны, поскольку обычно имеют одну горизонтальную ось (ось категорий) и две вертикальных оси. Диаграмма полезна для определения приоритетов и сортировки данных.

Моя задача — помочь Вам подготовить данные для диаграммы Парето и затем создать саму диаграмму. Если Ваши данные уже подготовлены для диаграммы Парето, то можете переходить ко второй части.

Сегодня мы разберём проблемную ситуацию в компании, которая регулярно возмещает расходы сотрудников. Наша задача – выяснить, на что мы тратим больше всего, и понять, как можно уменьшить эти затраты на 80%, при помощи быстрого анализа Парето. Мы можем узнать, на какие затраты приходится 80% возмещений, и предотвратить высокие затраты в будущем за счет изменения политики в направлении использования оптовых цен и обсуждения расходов сотрудников.

Часть первая: Подготовьте данные для диаграммы Парето

1. Организуйте свои данные. В нашей таблице есть 6 категорий денежных компенсации и затребованные работниками суммы.
2. Отсортируйте данные по убыванию суммы. Проверьте, что выделены столбцы А и В, чтобы сортировка была выполнена правильно.
3. Сумму по столбцу Amount (количество расходов) вычислим при помощи функции СУММ (SUM). В нашем примере для того, чтобы получить итоговую сумму, нужно сложить ячейки от В3 до В8.

Горячие клавиши: Чтобы суммировать диапазон значений, выберите ячейку B9 и нажмите Alt+=. Общая сумма составит $12250.

1. 
2. Создайте столбец Cumulative Amount (накопительная сумма). Начнем с первого значения $3750 в ячейке B3. Каждое значение опирается на значение предыдущей ячейки. В ячейке C4 наберите =C3+В4 и нажмите Enter.
3. Чтобы автоматически заполнить оставшиеся ячейки столбца, дважды кликните по маркеру автозаполнения.
4. Далее, создайте столбец Cumulative % (накопительный процент). Для заполнения этого столбца можно использовать сумму диапазона Amount и значения из столбца Cumulative Amount. В строке формул для ячейки D3 введите =C3/$B$9 и нажмите Enter. Символ $ создаёт абсолютную ссылку таким образом, что значение суммы (ссылка на ячейку B9) не изменяется при копировании формулы вниз.
5. Дважды кликните по маркеру автозаполнения, чтобы заполнить столбец формулой, либо нажмите на маркер и протяните его по столбцу данных.
6. Теперь всё готово, чтобы приступить к построению диаграммы Парето!

Часть вторая: Строим диаграмму Парето в Excel

1. Выделите данные (в нашем примере – ячейки от A2 по D8).
2. Нажмите Alt+F1 на клавиатуре, чтобы автоматически создать диаграмму из выбранных данных.
3. Щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы и в появившемся меню нажмите Выбрать данные (Select Data). Появится диалоговое окно Выбор источника данных (Select Data Source). Выберите строку Cumulative Amount и нажмите Удалить (Remove). Затем ОК.
4. Кликните по графику и при помощи клавиш со стрелками на клавиатуре перемещайтесь между его элементами. Когда окажется выделенным ряд данных Cumulative %, который сейчас совпадает с осью категорий (горизонтальная ось), кликните по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Изменить тип диаграммы для ряда (Change Chart Series Type). Сейчас этот ряд данных увидеть трудно, но возможно.
5. Появится диалоговое окно Изменение типа диаграммы (Change Chart Type), выберите линейный график.
6. Итак, мы получили гистограмму и плоский линейный график вдоль горизонтальной оси. Для того, чтобы показать рельеф линейного графика, нам потребуется ещё одна вертикальная ось.
7. Щелкните правой кнопкой мыши по ряду Cumulative % и в появившемся меню нажмите Формат ряда данных (Format Data Series). Появится одноименное диалоговое окно.
8. В разделе Параметры ряда (Series Options) выберите По вспомогательной оси (Secondary Axis) и нажмите кнопку Закрыть (Close).
9. Появится ось процентов, а диаграмма превратится в полноценную диаграмму Парето! Теперь можно делать выводы: основную часть расходов составляют плата за обучение (Training Fees), оборудование (Hardware) и канцтовары (Office supplies).

Имея под рукой пошаговую инструкцию по настройке и созданию диаграммы Парето в Excel, попробуйте испытать её в деле. Применив анализ по методу Парето, можно определить наиболее существенные проблемы и сделать значительный шаг к их решению.

A Pareto Chart is a type of chart that contains both, a line chart and a bar chart where the cumulative total is represented by the line chart. They are generally used to find the defects to prioritize, in order to observe the greatest overall improvement. The chart is named for the Pareto principle, which, in turn, derives its name from the noted Italian economist, Vilfredo Pareto.

How to Create Pareto Chart?

This section focuses on discussing two types of Pareto chart:

1. Static Pareto Chart.
2. Dynamic Pareto Chart.

Let’s start discussing each type of Pareto chart in detail.

1. Static Pareto Chart: A static Pareto Chart is a simple chart that shows all the data and there exists no option for the user to view data corresponding to particular values. Below are the steps to create a static Pareto chart:

Step 1: Creating the data table of an e-commerce retailer’s user complaints.

Note: Arrange the data in descending order if it isn’t.

Step 2: Create another Column under C and title it as Cumulative Percentage. Then, select the first box under this column and paste the following formula and apply it to all corresponding cells.

=SUM($B$2:B2)/SUM($B$2:$B$10)*100

The result will look something like this:

Step 3: Select the entire dataset and go to Insert. Find 2D Clustered Chart under the Column Charts section:

Step 4: Click on it. The following chart will appear:

Step 5: Select all the red bars by clicking any red bar once. Then, right-click and select Change Series Chart Type.

Step 6: From Line, select the simple Line Chart and hit Enter.

Step 7: Select the Line Chart and right-click on it and select Format Data Series and make the following changes and click Close.

Step 8: Right-click on the Right-hand side Axis and select Format Axis and make the following changes:

The Static Pareto Chart is ready.

2. Dynamic Pareto Chart: Let’s see how to create a Dynamic Pareto Chart where the user can adjust the values and see the results for those values respectively.

Step 1: Make the following new columns and rows alongside your existing data.

Step 2: Go to Developer –> Insert from the ribbon menu. If the Developer Tab is not visible, simply right-click on any of the Items from the ribbon, e.g., Insert, View, Home, etc. and select Customize Ribbon. Then, find a checkbox with Developer and check it.

Step 3: From Form Controls, select Scroll Bar and click anywhere on your worksheet.

Step 4: Resize it to make it a horizontal scroll bar that would look something like this:

Step 5: Right-click on this bar and select Format Control.

Step 6: Go to cell B12 and enter the formula =B14 there. Then, select the B13 cell and enter:

=IFERROR(INDEX($C$2:$C$10,IFERROR(MATCH($B$12,$C$2:$C$10,1),0)+1),1)

Step 7: In cell D2, enter the following and apply it to the entire column.

=IF($B$13>=C2,B2,NA())

Similarly, for cell E2, 

=IF($B$13<C2,B2,NA())

The final result will be as follows:

Step 8: Select the entire Data from Column A, C, D, and E and go to Insert –> Charts –> 2D Column Charts –> Clustered Column.

Step 10: Now, select all the blue bars by clicking on any of the blue bars once. Then, right-click and select Change Series Chart Type.

Step 11: From Line, select the simple Line Chart and hit Enter. Then, right-click on the Right-hand side Axis and select Format Axis and make the following changes-

The Dynamic Pareto Chart is ready.