Форматировать заголовок таблицы excel

Название документа – это, скажем так, его визитная карточка. То же самое можно сказать и о таблицах Excel. Ведь куда приятнее и комфортнее воспринимать информацию, если она правильно и логично оформлена, особенно, когда речь идет о большом объеме данных. Давайте разберемся, как составить заголовки таким образом, чтобы сделать таблицу более привлекательной и понятной для восприятия.

Суть заголовка

Одним из основных факторов, позволяющих заголовку раскрывать тематику конкретной таблицы и в достаточной мере описывать содержащуюся в ней информацию, является его смысловой посыл. Необходимо, чтобы название говорило о сути содержимого таблицы, и в краткой форме давало пользователю точное понимание, о чем идет речь в ней.

Однако, в этой статье мы не будет останавливаться на смысловой составляющей заголовка, а поговорим о конкретном алгоритме его создания.

Шаг 1. Определяемся с местом заголовка

Для того, чтобы озаглавить таблицу, необходимо сначала определиться с местом для расположения заголовка.

1. Если верхняя граница таблицы расположена сразу на первой строке книги, то нужно сместить ее на некоторое количество строк вниз, исходя из предполагаемого размера заголовка. Кликаем правой кнопкой мыши по любой ячейке первой строки и в открывшемся меню щелкаем по функции “Вставить…”.
2. После этого на экране появится небольшое вспомогательное окно, которое позволяет выбрать, что конкретно нужно вставить. Поскольку нам нужно добавить строки, соответственно, ставим отметку напротив опции “строку” и кликаем OK.
3. Над таблицей появится новая пустая строка. Однако, при добавлении всего одной строки, между заголовком и самой таблицей будет совсем немного свободного места, из-за чего он не будет особо выделяться на общем фоне, что не так хорошо. И поскольку наша задача – отобразить заглавный текст так, чтобы он был хорошо виден и читаем, вставляем еще 1-2 строки. Для этого в только что добавленной пустой строке также правой кнопкой мыши кликаем по любом элементу и в контекстном меню выбираем пункт “Вставить…”.
4. Снова выбираем вставку строки и щелкаем OK.
5. В случае необходимости аналогичным образом можно добавить столько строк, сколько нужно.

Если вам показалось, что добавление строк таким образом – слишком затянутый процесс, то есть метод, который позволяет ускорить это процесс. С его помощью можно одним действием вставить несколько строк и расположить их над таблицей. Для этого нужно придерживаться следующего алгоритма действий:

1. В верхней части таблицы выделяем диапазон ячеек по вертикали, содержащий столько строк, сколько мы планируем добавить сверху. Затем правой кнопкой мыши кликаем по любому элементу выделенной области и в открывшемся контекстном меню выбираем функцию “Вставить…”.
2. Снова откроется вспомогательное окно, предлагающее на выбор опции вставки. Выбираем “строку” и нажимаем OK.
3. Над таблицей появится необходимое количество новых пустых строчек.

Кроме этого есть еще один метод добавления новых строк.

1. В верхней части таблицы выделяем диапазон ячеек по вертикали, который будет соответствовать количеству новых строк, которое мы планируем добавить. Затем переключаемся во вкладку “Главная”, кликаем по треугольной пиктограмме с правой стороны от кнопки “Вставить” (в разделе “Ячейки”). Из появившегося перечня выбираем функцию “Вставить строки на лист”.
2. Перед таблицей добавятся новые строки и их количество соответствует числу строк в выделенном ранее диапазоне.

Итак, подготовительный этап пройден, можно двигаться дальше.

Шаг 2. Вводим текст и выравниваем его

Теперь пора заняться, непосредственно, самим заголовком таблицы. Как ранее было сказано, мы не будем затрагивать информационную и смысловую составляющую, вместо этого лучше сфокусируем внимание на технических аспектах.

1. Для начала выбираем любую ячейку (в пределах границ табличной части документа) в только что добавленных новых строках и пишем туда желаемый текст.
   • если перед таблицей 2 пустые строки, предпочтение стоит отдавать первой.
   • если перед таблицей 3 строки, выбрать лучше среднюю (в нашем случае).
2. Теперь нужно выровнять заголовок по центру таблицы, чтобы он стал более заметным и информативным. Выделяем все ячейки строки, в которую мы только что добавили заголовок, причем, правая и левая границы выделенной области должны полностью совпадать с границами самой таблицы и не выходить за их пределы. Затем переключаемся во вкладку “Главная” и кликаем по кнопке “Объединить и поместить в центре” (раздел “Выравнивание”).
3. Все выделенные ячейки объединились в одну широкую ячейку, а сам заголовок расположился в ней по центру.

Давайте рассмотрим еще один метод, пользуясь которым можно объединять ячейки в одну единую. На его реализацию нужно потратить немного больше времени, но все же, знать его будет не лишним.

1. Выделяем все ячейки строки, содержащей заголовок (в пределах границ таблицы). Кликаем правой кнопкой мыши по любому месту выделенной области и в открывшемся контекстном меню щелкаем по строке “Формат ячеек…”.
2. Откроется окно форматирования, в котором переключаемся во вкладку “Выравнивание”. В параметрах отображения ставим флажок напротив опции “Объединение ячеек”. В настройках выравнивания по горизонтали раскрываем перечень доступных вариантов (щелкнув по текущему) и выбираем “По центру”. Подтверждаем выполненные действия нажатием кнопки OK.
3. Ячейки, находящиеся в выделенной области, объединяться в одну, а заголовок разместится по центру нового элемента.

Стоит заметить, что в определенных ситуациях процедура объединения ячеек не рекомендуется. К примеру, при работе с “умными” таблицами этим методом лучше не пользоваться. Также, есть ситуации, в которых данная процедура может нарушить структурную целостность таблицы или изменить первоначальный вид.

Как же тогда пользователю добиться расположения заголовка по центру таблицы, но при этом, не прибегать к объединению ячеек? Выход есть, и для реализации поставленной задачи необходимо выполнить следующий порядок действий:

1. Выделяем строку с заглавным текстом, таким же образом, как и в предыдущих примерах. Кликаем по выделенной области и выбираем в появившемся меню опцию “Формат ячеек…”.
2. В окне форматирования настраиваем выравнивание по горизонтали “по центру выделения” (список раскрывается щелчком по текущему варианту). Нажимаем OK, чтобы подтвердить совершенные действия.
3. Наименование расположилось по центру таблицы без слияния ячеек. Также обратите внимание, что хоть заголовок и разместился посередине, его фактический адрес (ячейка, содержащая текст) не изменился.

Шаг 3. Форматируем текст

Теперь можно перейти к форматированию текста заголовка. Наша цель – добиться того, чтобы текст выглядел довольно броско, информативно и при этом, достаточно привлекательно. Внести соответствующие настройки нам помогут специальные инструменты, расположенные на ленте программы.

1. Для начала кликаем по ячейке с заголовком. Выбрать нужно именно ту, в которой фактически находится текст. Понять это достаточно просто – достаточно взглянуть на строку формул.
   • если в строке формул отображается текст заголовка, то все в порядке, мы выбрали правильную ячейку.
   • если после выделения ячейки строка формул останется пустой, это означает, что в выбранной ячейке нужного нам названия нет.
   • в определенных случаях может быт так, что при выделении, на первый взгляд, пустой ячейки, в строке формул отображается введенный ранее текст. Это говорит о том, что ранее в этом диапазоне было применено выравнивание по центру выделения, из-за чего визуально мы видим заголовок по центру, хотя фактически он находится всего лишь в одной ячейке.
2. Теперь, когда мы определились с тем, какую ячейку отметить, можно сделать текст заголовка полужирным, чтобы он выделялся на фоне остальной информации на листе. Для этого кликаем по кнопке со значением «Ж» (раздел “Шрифт”, вкладка “Главная”). Вместо этого также можно воспользоваться горячими клавишами Ctrl+B.
3. Для увеличения размера заголовка снова выделяем ячейку, содержащую текст,  затем в поле “Размер шрифта” щелкаем по треугольной пиктограмме с правой стороны от текущего размера. Откроется список, в котором можно выбрать тот размер, который будет оптимально смотреться вместе с текущей таблицей.Вместо того, чтобы раскрывать список с размерами, можно его прописать вручную. Для этого кликаем по полю с текущим значением, удаляем его, пишем свое и нажимаем Enter на клавиатуре.
4. Кроме этого, есть возможность изменения типов самого шрифта, вместо стандартного можно выбрать более оригинальный и интересный вариант. Как обычно, выделяем ячейку, содержащую текст. И в том же разделе, который позволяет настроить размер шрифта, также нажимаем на небольшой треугольник, правда, теперь на тот, что расположен с правой стороны от поля “Шрифт”. После этого откроется список всех доступных вариантов. Выбираем наиболее уместный и щелкаем по нему. Обращаем ваше внимание на то, что изменение шрифта может повлечь за собой изменение восприятия информации. Стоит учесть, что некоторые шрифты неуместны в документах определенной тематики.

Примечание: На самом деле, заниматься форматированием текста можно практически бесконечно. Программа Эксель позволяет применять к тексту курсив, менять его цвет, использовать подчеркивание, применять заливку и т. д. Но, как правило, вполне достаточно использования наиболее простых, но при этом, популярных инструментов форматирования.

Шаг 4. Закрепляем заголовок

Довольно часто в случае с большими таблицами нужно сделать так, чтобы текст заголовка был все время на виду даже после прокрутки таблицы до самой нижней строки. В программе есть функция, которая может помочь зафиксировать необходимую строку с названием таблицы, чтобы она всегда оставалась на виду.

1. Если заголовок расположен только в одной первой строке листа, процесс его фиксации достаточно прост. Переключаемся во вкладку “Вид”, нажимаем кнопку “Закрепить области”, в появившемся перечне выбираем функцию “Закрепить верхнюю строку”.
2. В результате, строка с названием таблицы будет зафиксирована в самом верху листа и никуда не денется при пролистывании документа вниз.

Однако, не во всех случаях заголовок размещен именно в самой верхней строчке листа. Ранее мы уже рассматривали пример, в котором он может занимать вторую строку (из трех). Кроме того, стоит заметить, что гораздо удобней работать с документом, когда не только заголовок, но и сама шапка таблицы зафиксированы и постоянно находятся в области видимости. Благодаря этому пользователь может намного быстрее и безошибочнее соотносить данные строк и столбцов. Для того, чтобы зафиксировать более одной строки, следует действуем немного по-другому:

1. Выделяем ячейку, которая расположена слева под областью, которую планируется закрепить. В нашем случае мы будем фиксировать текст заголовка вместе с шапкой таблиц, а значит ставим курсор на ячейку A5. Выделив нужную ячейку, нажимаем на кнопку “Закрепить области” (вкладка “Вид”), и из предложенного перечня на этот раз выбираем функцию “Закрепить области”.
2. После этого произойдет фиксация всех строк, расположившихся выше выбранной нами ячейки.

Примечание: Если необходимо зафиксировать только само название, выбираем ячейку слева, которая располагается сразу же под строкой, содержащей название. Дальше действуем так же, как было описано выше.

Шаг 5. Размещаем заголовок на всех листах при печати

Достаточно часто, когда таблица занимает больше одной страницы, требуется распечатка заголовка (и шапки, в том числе) на каждом листе. В Excel существуют инструменты, с помощью которых можно выполнить эту задачу. При этом сам текст заголовка не нужно прописывать на каждой странице отдельно.

Итак, воспользуемся так называемыми “сквозными строками”.

1. Для начала переключаемся во вкладку “Разметка”. Затем в разделе “Параметры страницы нажимаем на кнопку “Печатать заголовки”.
2. Появится вспомогательное окно с параметрами страницы, в котором переключаемся во вкладку “Лист”. Здесь кликаем по области ввода информации рядом с надписью “сквозные строки”, далее щелкаем по любой ячейке, находящейся в строке, содержащей заголовок (курсор при этом должен иметь вид стрелки, направленной горизонтально вправо). Если все сделано правильно, то адрес всей строки отобразится в выбранном текстовом поле. Осталось подтвердить операцию нажатием кнопки OK.Примечание: вместо одной строки можно выбрать несколько, охватив и шапку таблицы, если это требуется.
3. Для проверки правильности отображения заголовка при печати переходим в меню “Файл”.
4. Выбираем пункт “Печать” в перечне слева. С правой стороны можно увидеть область, в которой отображается постраничный предварительный просмотр документа в том виде, в каком мы его увидим после распечатки. Как и положено, на первой странице присутствует заголовок таблицы.Далее пролистываем оставшиеся страницы, чтобы проверить, отображается ли заголовок на них, для чего воспользуемся полосой прокрутки. Также можно кликнуть по области предпросмотра и далее крутить колесо мыши, чтобы листать страницы. Помимо этого, внизу области предпросмотра есть небольшое поле, в котором указаны номера страниц и стрелки вправо-влево. Для прокрутки листов можно воспользоваться этим полем, вписав нужный номер и нажав Enter, либо щелкая по стрелкам в нужном направлении.
5. Так мы можем убедиться в том, что и на последующих страницах текст заголовка отображен в верхней части страницы. Это значит, что после распечатки, он также будет присутствовать на всех листах.

Заключение

Итак, мы только что пошагово рассмотрели, как правильно составлять и оформлять заголовки таблиц в Excel. Предложенный алгоритм не является строгим и единственным, поэтому по усмотрению пользователя он может быть изменен. Однако, в данной статье описаны основные шаги в этом направлении с подчеркиванием ряда ключевых моментов, на которые стоит обратить внимание. При этом, существует достаточно большое количество пользовательских решений, позволяющих создавать и форматировать название таблицы другими методами, и многое в данном случае зависит от фантазии, творческого потенциала и умений самого человека.

Одним из самых важных процессов при работе в программе Excel является форматирование. С его помощью не только оформляется внешний вид таблицы, но и задается указание того, как программе воспринимать данные, расположенные в конкретной ячейке или диапазоне. Без понимания принципов работы данного инструмента нельзя хорошо освоить эту программу. Давайте подробно выясним, что же представляет собой форматирование в Экселе и как им следует пользоваться.

Урок: Как форматировать таблицы в Microsoft Word

Форматирование таблиц

Форматирование – это целый комплекс мер регулировки визуального содержимого таблиц и расчетных данных. В данную область входит изменение огромного количества параметров: размер, тип и цвет шрифта, величина ячеек, заливка, границы, формат данных, выравнивание и много другое. Подробнее об этих свойствах мы поговорим ниже.

Автоформатирование

К любому диапазону листа с данными можно применить автоматическое форматирование. Программа отформатирует указанную область как таблицу и присвоит ему ряд предустановленных свойств.

1. Выделяем диапазон ячеек или таблицу.



2. Находясь во вкладке «Главная» кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу». Данная кнопка размещена на ленте в блоке инструментов «Стили». После этого открывается большой список стилей с предустановленными свойствами, которые пользователь может выбрать на свое усмотрение. Достаточно просто кликнуть по подходящему варианту.



3. Затем открывается небольшое окно, в котором нужно подтвердить правильность введенных координат диапазона. Если вы выявили, что они введены не верно, то тут же можно произвести изменения. Очень важно обратить внимание на параметр «Таблица с заголовками». Если в вашей таблице есть заголовки (а в подавляющем большинстве случаев так и есть), то напротив этого параметра должна стоять галочка. В обратном случае её нужно убрать. Когда все настройки завершены, жмем на кнопку «OK».

После этого, таблица будет иметь выбранный формат. Но его можно всегда отредактировать с помощью более точных инструментов форматирования.

Переход к форматированию

Пользователей не во всех случаях удовлетворяет тот набор характеристик, который представлен в автоформатировании. В этом случае, есть возможность отформатировать таблицу вручную с помощью специальных инструментов.

Перейти к форматированию таблиц, то есть, к изменению их внешнего вида, можно через контекстное меню или выполнив действия с помощью инструментов на ленте.

Для того, чтобы перейти к возможности форматирования через контекстное меню, нужно выполнить следующие действия.

1. Выделяем ячейку или диапазон таблицы, который хотим отформатировать. Кликаем по нему правой кнопкой мыши. Открывается контекстное меню. Выбираем в нем пункт «Формат ячеек…».



2. После этого открывается окно формата ячеек, где можно производить различные виды форматирования.

Инструменты форматирования на ленте находятся в различных вкладках, но больше всего их во вкладке «Главная». Для того, чтобы ими воспользоваться, нужно выделить соответствующий элемент на листе, а затем нажать на кнопку инструмента на ленте.

Форматирование данных

Одним из самых важных видов форматирования является формат типа данных. Это обусловлено тем, что он определяет не столько внешний вид отображаемой информации, сколько указывает программе, как её обрабатывать. Эксель совсем по разному производит обработку числовых, текстовых, денежных значений, форматов даты и времени. Отформатировать тип данных выделенного диапазона можно как через контекстное меню, так и с помощью инструмента на ленте.

Если вы откроете окно «Формат ячеек» чрез контекстное меню, то нужные настройки будут располагаться во вкладке «Число» в блоке параметров «Числовые форматы». Собственно, это единственный блок в данной вкладке. Тут производится выбор одного из форматов данных:

• Числовой;
• Текстовый;
• Время;
• Дата;
• Денежный;
• Общий и т.д.

После того, как выбор произведен, нужно нажать на кнопку «OK».

Кроме того, для некоторых параметров доступны дополнительные настройки. Например, для числового формата в правой части окна можно установить, сколько знаков после запятой будет отображаться у дробных чисел и показывать ли разделитель между разрядами в числах.

Для параметра «Дата» доступна возможность установить, в каком виде дата будет выводиться на экран (только числами, числами и наименованиями месяцев и т.д.).

Аналогичные настройки имеются и у формата «Время».

Если выбрать пункт «Все форматы», то в одном списке будут показаны все доступные подтипы форматирования данных.

Если вы хотите отформатировать данные через ленту, то находясь во вкладке «Главная», нужно кликнуть по выпадающему списку, расположенному в блоке инструментов «Число». После этого раскрывается перечень основных форматов. Правда, он все-таки менее подробный, чем в ранее описанном варианте.

Впрочем, если вы хотите более точно произвести форматирование, то в этом списке нужно кликнуть по пункту «Другие числовые форматы…». Откроется уже знакомое нам окно «Формат ячеек» с полным перечнем изменения настроек.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

Выравнивание

Целый блок инструментов представлен во вкладке «Выравнивание» в окне «Формат ячеек».

Путем установки птички около соответствующего параметра можно объединять выделенные ячейки, производить автоподбор ширины и переносить текст по словам, если он не вмещается в границы ячейки.

Кроме того, в этой же вкладке можно позиционировать текст внутри ячейки по горизонтали и вертикали.

В параметре «Ориентация» производится настройка угла расположения текста в ячейке таблицы.

Блок инструментов «Выравнивание» имеется так же на ленте во вкладке «Главная». Там представлены все те же возможности, что и в окне «Формат ячеек», но в более усеченном варианте.

Шрифт

Во вкладке «Шрифт» окна форматирования имеются широкие возможности по настройке шрифта выделенного диапазона. К этим возможностям относятся изменение следующих параметров:

• тип шрифта;
• начертание (курсив, полужирный, обычный)
• размер;
• цвет;
• видоизменение (подстрочный, надстрочный, зачеркнутый).

На ленте тоже имеется блок инструментов с аналогичными возможностями, который также называется «Шрифт».

Граница

Во вкладке «Граница» окна форматирования можно настроить тип линии и её цвет. Тут же определяется, какой граница будет: внутренней или внешней. Можно вообще убрать границу, даже если она уже имеется в таблице.

А вот на ленте нет отдельного блока инструментов для настроек границы. Для этих целей во вкладке «Главная» выделена только одна кнопка, которая располагается в группе инструментов «Шрифт».

Заливка

Во вкладке «Заливка» окна форматирования можно производить настройку цвета ячеек таблицы. Дополнительно можно устанавливать узоры.

На ленте, как и для предыдущей функции для заливки выделена всего одна кнопка. Она также размещается в блоке инструментов «Шрифт».

Если представленных стандартных цветов вам не хватает и вы хотите добавить оригинальности в окраску таблицы, тогда следует перейти по пункту «Другие цвета…».

После этого открывается окно, предназначенное для более точного подбора цветов и оттенков.

Защита

В Экселе даже защита относится к области форматирования. В окне «Формат ячеек» имеется вкладка с одноименным названием. В ней можно обозначить, будет ли защищаться от изменений выделенный диапазон или нет, в случае установки блокировки листа. Тут же можно включить скрытие формул.

На ленте аналогичные функции можно увидеть после клика по кнопке «Формат», которая расположена во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Ячейки». Как видим, появляется список, в котором имеется группа настроек «Защита». Причем тут можно не только настроить поведение ячейки в случае блокировки, как это было в окне форматирования, но и сразу заблокировать лист, кликнув по пункту «Защитить лист…». Так что это один из тех редких случаев, когда группа настроек форматирования на ленте имеет более обширный функционал, чем аналогичная вкладка в окне «Формат ячеек».

.
Урок: Как защитить ячейку от изменений в Excel

Как видим, программа Excel обладает очень широким функционалом по форматированию таблиц. При этом, можно воспользоваться несколькими вариантами стилей с предустановленными свойствами. Также можно произвести более точные настройки при помощи целого набора инструментов в окне «Формат ячеек» и на ленте. За редким исключением в окне форматирования представлены более широкие возможности изменения формата, чем на ленте.

В Excel доступно множество готовых стилей таблиц, которые можно использовать для быстрого форматирования таблицы. Если вам не подходят существующие стили, вы можете создать и применить собственный стиль таблицы. Хотя удалять можно только пользовательские стили, вы можете отменить любой стиль таблицы, чтобы он к ней больше не применялся.

Форматирование таблиц можно дополнительно настраивать, задавая параметры экспресс-стилей для элементов таблиц, например строк заголовков и итогов, первого и последнего столбцов, чередующихся строк и столбцов, а также параметры автофильтра.

Примечание: Снимки экрана в этой статье получены в Excel 2016. Если вы используете другую версию, интерфейс может немного отличаться, но функции будут такими же.

Выбор стиля таблицы

Если в книге есть диапазон данных, не отформатированный как таблица, Excel автоматически преобразует его в таблицу, когда вы выберете ее стиль. Вы также можете изменить формат существующей таблицы, выбрав другой вариант.

1. Выделите любую ячейку таблицы или диапазон ячеек, который вы хотите отформатировать как таблицу.

2. На вкладке Главная выберите Форматировать как таблицу.

   

3. Выберите нужный стиль.

Примечания: 

• Автопросмотр: при форматировании диапазона данных или таблицы в Excel вы сможете автоматически просматривать, как будет выглядеть выбранный стиль, который будет применен только после нажатии клавиши ВВОД или щелчка мышью. Вы можете выбирать разные форматы таблицы с помощью мыши или клавиш со стрелками.

• При выборе команды Форматировать как таблицу диапазон данных автоматически преобразуется в таблицу. Если использовать таблицу для работы с данными больше не нужно, ее можно преобразовать назад в обычный диапазон, сохранив при этом примененные стили таблицы. Дополнительные сведения см. в статье Преобразование таблицы Excel в диапазон данных.

В Excel в Интернете можно применять параметры стиля таблицы для форматирование элементов таблицы.

Выбор параметров для форматирования элементов таблицы

Для таблиц можно включить и отключить различные параметры, связанные со стилем. Для этого выполните указанные ниже действия.

1. Выделите ячейки таблицы.

2. На вкладке Конструктор таблиц в области Параметры стиляпроверьте или сберем один из следующих параметров:

   • Строка заголовков — применение или отмена форматирования первой строки таблицы.

   • Строка итогов — быстрое добавление строки с результатами функции промежуточного итога, (например СУММ, СРЗНАЧ, СЧЁТ, МИН или МАКС), которую можно выбрать в раскрывающемся списке. Скрытые строки можно как включать в вычисления, так и нет.

   • Чередующиеся строки. Отображает нечетные и четные строки с чередующимся затенением для удобства чтения.

   • Первый столбец — применение или отмена форматирования первого столбца таблицы.

   • Последний столбец — применение или отмена форматирования последнего столбца таблицы.

   • Чередующиеся столбцы. Отображает нечетные и четные столбцы с чередующимся затенением для удобства чтения.

   • Кнопка фильтра — включение и отключение автофильтра.

Опубликовано 21 Окт 2014
Рубрика: Справочник Excel | 16 комментариев

Перед отправкой на печать или на экран проектора страниц MS Excel для придания им красивого и презентабельного вида следует выполнить форматирование. Делается это с целью повышения информативности данных, то есть для облегчения восприятия информации всеми пользователями.

Форматирование таблиц в Excel – это:

1. Установка формата чисел.

2. Настройка типа, вида, размера и цвета используемых шрифтов.

3. Установка необходимых размеров строк и столбцов.

4. Объединение (если необходимо) групп ячеек.

5. Добавление соответствующих внешних границ и цветов заливки для диапазонов ячеек.

6. Выполнение выравнивания записей относительно границ ячеек.

7. Защита записей от случайных изменений.

Многие из этих действий (но не все) выполняются при помощи кнопок панели инструментов MS Excel «Форматирование» и знакомы всем, даже начинающим пользователям. У меня, например, панель «Форматирование» выглядит так, как на скриншоте, расположенном ниже.

Если щелкнуть мышью по стрелке, расположенной на сером фоне, на правом конце панели, то можно добавить новые или отключить существующие кнопки, то есть настроить панель так, как вам удобно.

Можно (а часто и нужно) заняться настройкой панели, посмотреть и выбрать варианты, но сегодня речь немного о другом. Я расскажу об одном варианте, который часто сам использую. Он не какой-то особенный, просто один из тысячи возможных вариантов форматирования таблиц в Excel. Начинающие пользователи MS Excel могут просто его повторить и, поняв логику и последовательность действий, выбрать свой путь решения этой задачи.

Пример форматирования таблицы.

Создавая таблицу в Excel, наполняя ее данными и формулами, не отвлекайтесь на внешний вид!!! Сделайте таблицу, проверьте правильность формул и только потом займитесь ее форматированием! При таком подходе вы потратите гораздо меньше времени, наделаете меньше ошибок и избежите многих повторных манипуляций.

Предположим, вы создали таблицу для расчета массы прямоугольных заготовок из стального листа.

1. Форматируем заголовок таблицы.

1.1. Выделяем область A1…E1, нажимаем на кнопку «Объединить и поместить в центре» на панели «Форматирование». Ячейки объединились в одну, текст заголовка расположился по центру.

1.2. Выбираем шрифт — «Arial», размер – «16», «Полужирный», «Подчеркнутый», цвет шрифта – «Фиолетовый».

2. Форматируем заголовки столбцов.

2.1. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».

2.2. Выделяем ячейки A7 и B7, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».

2.3. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl» и выделяем ячейки A7 и B7 – в результате имеем две выделенные объединенные ячейки.

2.4. Выбираем шрифт — «Arial Black», размер – «12», выравнивание – «По левому краю», цвет шрифта – «Лиловый».

2.5. Выделяем диапазон C2…E2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl», выделяем область C7…E7.

2.6. Выбираем шрифт — «Arial Black», размер – «8», выравнивание – «По центру», цвет шрифта – «Лиловый».

2.7. Для уменьшения горизонтального размера таблицы расположим надписи в ячейках C2, C7, E2, E7 в двух строках. Для этого в ячейке C2 в слове «Обозначения» после буквы «а» ставим знак переноса «-» и нажимаем на клавиатуре сочетание клавиш «Alt» и «Enter». Вторая часть слова — «чения» — осталась в той же ячейке, но расположилась на строке ниже. Аналогично поступаем с записями в ячейках C7, E2, E7.

3. Форматируем записи.

3.1. Выделяем записи исходных данных и результата расчетов — диапазон A3…E6 и диапазон A8…E8.

3.2. Выбираем шрифт — «Arial», «11», «Полужирный», «По центру», «Синий».

3.3. Выделяем диапазон B3…B6 и ячейку B8 и выравниваем «По левому краю».

3.4. Выделяем диапазон A8…E8, изменяем цвет шрифта на «Красный».

3.5. Выделяем диапазон D3…D6 и делаем щелчок правой кнопки мыши. В выпавшем контекстном меню выбираем «Формат ячеек…». В открывшемся окне «Формат ячеек» настраиваем числовой формат исходных данных.

3.6. Выделяем ячейку D8 и так же, как в предыдущем пункте через окно «Формат ячеек» настраиваем числовой формат результата расчета, установив три знака после запятой.

Окно «Формат ячеек» содержит шесть вкладок, позволяющих выполнить множество действий по изменению внешнего вида содержимого ячеек. Ряд команд доступны только из этого окна и вы не выполните их с помощью кнопок панели «Форматирование».

4. Устанавливаем размеры строк и столбцов.

Устанавливаем курсор мыши на заголовок столбца «A» вблизи с границей столбца «B». Как только курсор мыши примет вид креста состоящего из вертикальной линии и горизонтальной разнонаправленной стрелки делаем двойной щелчок левой кнопкой. Ширина столбца «A» стала по размеру равной максимальной записи в столбце – 15 пиксель.

Пощелкав по всем столбцам и строкам таблицы, получим приемлемые размеры. Если необходимо, то можно установить ширину столбца или высоту строки вручную. Для этого после принятия курсором мыши вида креста нужно нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее нажатой, передвинуть границу в желаемом направлении. Я в примере увеличил ширину столбца «A» вручную до размера 21 пиксель.

5. Оформляем границы.

5.1. Выделяем область A2…E8 и нажимаем на кнопку панели «Все границы» и следом, не снимая выделения, нажимаем на кнопку «Толстая внешняя граница».

5.2. Выделяем ячейки A2…E2 и нажимаем на кнопку панели «Форматирование» «Толстая внешняя граница». Аналогично обрамляем диапазон A7…E7.

6. Выполняем заливку диапазонов цветом.

6.1. Выделяем область D3…D6, выбираем цвет заливки — «Светло-бирюзовый». В таких ячейках хранятся исходные данные.

6.2. Выделяем ячейку D8, выбираем цвет заливки — «Светло-желтый». В этой ячейке выводится результат расчетов.

7. Выполняем защиту формул от случайных изменений.

7.1. Выделяем ячейку D8, щелкаем правой кнопкой мыши, выбираем в выпавшем окне «Формат ячеек» вкладку «Защита» и устанавливаем галочку напротив надписи «Защищаемая ячейка».

7.2. Переходим в главное меню MS Excel и выполняем: «Сервис» — «Защита» — «Защитить лист». Пароль можно не ставить. Ячейка от случайных изменений защищена. Защита от злоумышленников – это другая тема.

На этом примере мы подробно рассмотрели, как можно выполнить форматирование таблиц в Excel. Результат – на рисунке внизу.

Внешний вид таблицы существенно изменился. Сравните с начальным вариантом. Возможно, таблица излишне пестрит красками, сочетание которых – безвкусица. Но то, что информация теперь легче воспринимается – это, я думаю, бесспорно.

В развитие темы рекомендую посмотреть статьи об условном форматировании и о простой цветовой гамме в Excel.

Другие статьи автора блога

На главную

Статьи с близкой тематикой

Отзывы

Заголовок — важная составляющая каждой таблицы в Microsoft Office Excel. Правильно подобранное название позволяет быстро ориентироваться по таблице, выделять существенные моменты и т.д. В данной статье будет представлен подробный алгоритм составления заголовков в Эксель.

Суть заголовка

Это так называемый смысловой посыл, который дает пользователю конкретную информацию о содержании того или иного столбца таблицы, раскрывает его тематику, назначение. Заголовок должен быть емким, кратким, информативным, качественно раскрывать суть написанного.

Обратите внимание! Название заголовка выбирается на основе сведений, содержащихся в столбце таблицы. Это одно слово или словосочетание, подводящее итог всего написанного.

Шаг 1. Определяемся с местом заголовка

После составления таблицы пользователь должен определить расположение названия, для которого на рабочем листе создается отдельное место следующим образом:

• Если таблица начинается с начала листа, с первой строчки, то для размещения заголовка потребуется освободить эту строку. Для этого необходимо поставить курсор в первую строчку любого столбика и нажать ПКМ.
• В окне контекстного типа следует выбрать вариант «Вставить», нажав по слову ЛКМ.

• После выполнения вышеуказанных манипуляций на экране монитора должно отобразиться меню «Добавление ячеек» с единственным разделом «Добавить». Здесь нужно поставить тумблер на «Строку» и кликнуть по «ОК».

• Теперь построенная таблица сдвинется на одну строку вниз, а сверху останется пустая строчка. Чтобы разграничить заголовок и табличку, необходимо освободить еще одну строку. Так название будет выделяться.

• Кликнуть ПКМ по любому месту первой строчки, которая была добавлена.
• В контекстном меню аналогичным образом нажать по слову «Вставить».
• В следующем окошке выбрать вариант «Строку» и щелкнуть по «ОК». После выполнения таких действий добавится еще одна строчка сверху таблицы.

Важно! Рассмотренным выше способом можно добавить несколько строк на усмотрение пользователя.

Добавление строк можно сделать за один раз. Это ускорит процесс освобождения места под заголовок, сэкономит время. Процесс выполняется по алгоритму:

• Сверху табличного массива выделить несколько строк во всех столбцах. Причем количество добавляемых строчек должно соответствовать числу выделенных вертикальных ячеек.
• Кликнуть ПКМ по выделенной ячейке.
• В меню контекстного типа щелкнуть по слову «Вставить».
• В знакомом меню еще раз указать на пункт «Строку», поставив тумблер напротив него, а затем щелкнуть по «ОК».

• Убедиться, что над таблицей добавилось нужное количество строчек.

Также существует альтернативный метод вставки строчек над табличным массивом. Данный способ предполагает соблюдение простых действий:

• Аналогичным образом сверху таблички выделить нужное количество элементов.
• Переключиться на раздел «Главная» в верхнем интерфейсе программы Microsoft Excel. Эта вкладка присутствует по всех версиях программного обеспечения.
• Нажать по кнопке «Вставить» и выбрать вариант «Строки на лист».

• Проверить результат. Должны появиться пустые строчки сверху.

Дополнительная информация! При необходимости пустые строчки можно объединить между собой для размещения заголовка для всей таблицы.

 Шаг 2. Вводим текст и выравниваем его

Теперь необходимо придумать наименование таблицы и записать его в подготовленных строчкaх. Название придумывается на основе представленных в табличке сведений. Подробно останавливаться на этом вопросе в рамках данной статьи нецелесообразно. Лучше обратить внимание на методы составления названия, его размещения. Текст для названия вводится следующим образом:

• Кликнуть ЛКМ по любой из ранее созданных строчек сверху массива.
• Вписать соответствующие слова в строку. Это и будет содержание заголовка.
• Расположить прописанное название посередине строчек для улучшения внешнего вида. Для этого сначала надо выделить все ячейки сверху рабочего листа, где прописано наименование.

• Переключиться на раздел «Главная» сверху Excel.
• В разделе «Выравнивание» щелкнуть по кнопочке «Объединить ячейки», а затем кликнуть по «Поместить в центр».
• Убедиться, что оставленные под заголовок строчки объединились в одну, а название расположено по центру.

Иногда в Excel после объединения ячеек таблица съезжает в ту или иную сторону, а общая презентабельность документа теряется. Чтобы справиться с этой проблемой, необходимо выполнить следующие действия:

• Выделить ЛКМ диапазон ячеек, в котором расположен заголовок.
• По выделенным элемента щелкнуть ПКМ.
• В контекстном меню кликнуть один раз по строчке «Формат ячеек…»

• В появившемся окне переключиться на вкладку «Выравнивание», расположенную сверху.
• В разделе «По горизонтали» выбрать вариант «По центру выделения» и нажать на «ОК». Теперь заголовок будет находиться по центру, но строчки останутся не объединены.

Обратите внимание! При желании цвет заголовка можно изменить, выбрав соответствующую заливку из списка стандартных в Эксель.

Шаг 3. Форматируем текст

Чтобы название таблицы сразу бросалось в глаза пользователям, его необходимо отформатировать. Форматирование заголовка выполняется по следующей схеме:

• Кликнуть ЛКМ по ячейке, в которой располагается название таблички, чтобы выделить ее. Если после такого клика строка для написания формул будет пустой, то значит заголовок фактически находится в другом месте. Иногда приходится проверять несколько ячеек, чтобы по строке формул понять, в какой из них в действительности отображено название.

• Теперь заголовок не помешает выделить жирным. Для этого надо перейти во вкладку «Главная» и щелкнуть по кнопке «Полужирный».

• Для повышения эстетичности можно увеличить размер заголовка. Во вкладке «Главная» стоит выбрать соответствующий шрифт и оптимальный размер для него. Здесь все зависит от собственных предпочтений пользователя ПК.

При необходимости заголовок можно выделить подчеркиванием, курсивом, применяя стандартные элементы форматирования Excel.

Шаг 4. Закрепляем заголовок

В некоторых ситуациях пользователям хочется, чтобы их заголовок всегда оставался на виду по мере прокручивания таблицы вниз. Этого эффекта возможно добиться, закрепив строку с названием. Для простоты рекомендуется выполнять действия по инструкции:

• Выделить заголовок ЛКМ.
• Переключиться в раздел «Вид» в верхнем интерфейсе программы.
• Развернуть подраздел «Закрепить области», кликнув по стрелочке справа.
• Нажать по варианту «Закрепить верхнюю строку», если заголовок находится на первой строчке рабочего листа.
• Проверить, что по мере опускания листа название табличного массива всегда отображается на экране.

Важно! В Microsoft Office Excel также возможно закрепить шапку таблички.

Для закрепления названий столбцов таблицы необходимо проделать следующие действия:

• Выделить ЛКМ названия первой строки таблички, которая располагается сразу после шапки.
• Аналогичным образом переключиться на вкладку «Вид» и кликнуть по кнопке «Закрепить области».
• В контекстном меню щелкнуть по такой же позиции «Закрепить области».
• Удостовериться, что шапка массива закреплена так же, как и заголовок.

Шаг 5. Размещаем заголовок на всех листах при печати

Созданную в Excel табличку с данными обычно распечатывают для дальнейшего использования. При печати часто требуется, чтобы заголовок таблицы был на каждом распечатанном листке. В Excel такую возможность реализовать можно с помощью стандартных инструментов, встроенных в программное обеспечение. Причем название табличного массива потребуется ввести только один раз, а далее оно автоматически продублируется на всех листах. Чтобы заголовок распечатывался на каждой странице, нужно проделать следующие манипуляции:

• Переключиться во вкладку «Разметка» сверху интерфейса Excel.
• В графе «Параметры страницы» кликнуть по кнопке «Печатать заголовки».

• Откроется небольшое окошко, в котором надо будет перейти в раздел «Лист».
• Поставить курсор мышки в поле «Сквозные строки».
• Нажать ЛКМ по любой ячейке, в которой находится заголовок таблички. После этого в поле «Сквозные строки» должен отобразиться фактический адрес выбранной ячейки.
• Нажать по «ОК» внизу окна для завершения действия.

• Проверить отображение названия таблицы при ее печати. Для этого сначала необходимо кликнуть по слову «Файл», расположенному в левом верхнем углу Microsoft Office Excel.
• В контекстном меню щелкнуть по слову «Печать». Откроется небольшое по размерам окошко, в правой части которого будет отображаться предварительный просмотр текущего документа. Сверху листа должен быть прописан заголовок.

• Проверить наличие заголовка на других страничках документа, нажимая на стрелочку «Вправо» под листом текущего просмотра.

Дополнительная информация! В поле выбора листа можно поставить вручную номер нужной странички, после чего нажать на «Enter» с клавиатуры для ее отображения.

Заголовок таблицы с повтором

В более ранних версиях Microsoft Office Excel существует другой способ, позволяющий сделать повтор табличной шапки на каждой последующей странице. Данный метод заключается в выполнении следующего алгоритма:

• Полностью выделить заголовок таблицы ЛКМ.
• Переместиться в раздел «Макет», расположенный сверху интерфейса программы.
• Нажать на кнопку «Данные».
• Кликнуть по подразделу «Повторить строки» заголовков один раз ЛКМ.
• Удостовериться, что заголовок повторяется на каждом листке документа.

У данного метода повтора названия есть один существенный недостаток. Название, которое появилось на следующих страницах, невозможно будет отформатировать, выделить цветом, курсивом и т.д. Форматированию подлежит только исходное наименование, находящееся вначале документа.

Таблица с пронумерованными заголовками

Чтобы название таблички, столбцов нумеровалось на каждом листе, необходимо:

• Вставить пустую строку после названия. Для этого во вкладке «Макет» нужно нажать на кнопку «Вставить сверху».
• Теперь во вставленной строчке надо пронумеровать ячейки, переключаясь между ними с помощью кнопки «Tab».
• Разбить основную таблицу на несколько составных частей. Здесь пользователю потребуется перейти в раздел «Макет», развернуть вкладку «Объединение» и нажать на кнопку «Разделить таблицу».

• В первой пронумерованной строчке нужно написать заголовок таблички.
• Выделить шапку массива, переключиться в панель быстрого доступа и поставить галочку напротив поля «Абзац- не отрывать от следующего».
• Выделить символ конца абзаца и присвоить ему размер «1ПТ». Теперь заголовки табличного массива должны быть пронумерованы.

Заключение

Таким образом, наименование таблиц в Microsoft Excel — важная составляющая оформления, повышающая презентабельность всей работы. Основные шаги составления заголовков в Эксель были описаны выше. С изложенной информацией необходимо внимательно ознакомиться во избежание ошибок.