Форматирование ячеек в ms excel 2010 реферат

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Microsoft
Excel (также иногда называется Microsoft Office
Excel)
— программа для работы с электронными
таблицами, созданная корпорацией
Microsoft для Microsoft Windows, Windows
NT
и Mac
OS.
Она предоставляет возможности
экономико-статистических расчетов,
графические инструменты и, за исключением
Excel
2008 под Mac
OS
X,
язык макропрограммирования VBA
(Visual
Basic
для приложений). Microsoft
Excel
входит в состав Microsoft
Office
и на сегодняшний день Excel
является одним из наиболее популярных
приложений в мире.

1.
Столбцы и строки

Стандартная
ширина столбцов не всегда подходит для
столбцов на рабочем листе.

Например,
ширину столбцов необходимо изменять
при следующих условиях:

• ширина
  недостаточна, чтобы показать текст без
  усечения;

• ширина
  недостаточна, чтобы показать цифровую
  информацию (в этом случае ячейку будут
  заполнять символы # # # #);

• ширина
  слишком большая для данной таблицы, и
  ее необходимо сократить.

Если
ширина столбца слишком маленькая, данные
не теряются; они просто не показываются
полностью.

Ширина
столбца и групп столбцов может быть
изменена при использовании команд
Формат,
Столбец.

Форматирование
столбца:

1. Выделите
   столбцы для форматирования.

2. Выберите
   в меню команду Формат, и затем требуемую
   операцию (табл. 1).

Таблица
1. Форматирование столбца

Продолжение
табл. 2

Изменение
ширины столбцов с помощью мыши:

1. Выделите
   столбцы для изменения ширину.

2. Переместите
   указатель мыши на правую границу одного
   из выбранных столбцов в область
   заголовков столбцов. Указатель мыши
   изменится на двунаправленную стрелку.

3. Перетащите
   правую границу столбца на новое место.
   Ширина колонки будет показана в поле
   всплывающей подсказки в ходе этого
   процесса.

Для
автоподбора ширины столбца щелкните
дважды по правой границе столбца.

Высота
выбранных строк может быть изменена
для того, чтобы обеспечить увеличенное
расстояние между линиями.

Высота
строк, автоматически присваиваемая
Excel, базируется на размере наибольшего
шрифта, находящегося в строке. Автоматически
рассчитанная высота строки приблизительно
на 25 % больше, чем размер шрифта в пунктах
(1/72 дюйма).

Форматирование
строк:

1. Выделите
   необходимые строки.

2. Выберите
   Формат, Строка и требуемые операции
   (табл. 2).

Таблица
2. Форматирование строки

Продолжение
табл. 2

Высоту
строки также можно изменить с помощью
мыши. Перетащите нижнюю границу строки
на новое место. Высота строки будет
показана в поле всплывающей подсказки
в ходе этого процесса.

Для
автоподбора высоты строки щелкните
дважды по нижней границе строки.

2.
Форматирование ячеек

Содержимое
ячеек таблицы может быть отформатировано
для улучшения внешнего вида таблицы на
рабочем листе. Все опции форматирования
ячеек могут быть найдены в окне диалога
команды Ячейки в меню Формат . Кроме
того, некоторые кнопки доступны в панели
инструментов Форматирование для быстрого
применения наиболее общих текстовых и
цифровых форматов.

Рис.
1. Диалоговое окно «Формат ячеек»

Параметры
форматирования диалогового окна Формат
ячеек (Рис. 1.) разделены закладками и
представлены в табл. 3.

Таблица
3. Закладки диалогового окна Формат
ячеек

3.
Форматирование чисел

Данные
в таблицах Excel могут быть представлены
в различных числовых форматах, в
зависимости от того, какие вычисления
требуется произвести (рис.2).

Рис.
2. Закладка Число

В
поле Числовые
форматы
представлен список форматов. Можно
задать нужное число знаков после запятой
и выбрать способ представления
отрицательных чисел в соответствующих
полях.

Существует
разница между тем, что ячейка «реально»
содержит, и способом показа ее содержимого.
Строка формул показывает неформатированное
содержимое, в то время как ячейка
показывает форматированную версию.
Поле Образец
показывает выбранное форматирование.

При
работе с новой таблицей по Умолчанию
установлен цифровой формат Общий ,
который показывает числа без определенного
форматирования (т.е. 145123; 0,37; 31 и т. д.).

Ввод
некоторых символов автоматически
установит нужное форматирование.
Например; ввод 40 р. или 5 % в ячейку
автоматически установит денежный или
процентный формат введенных данных
соответственно.

Форматирование
может также выполняться при введении
значений на рабочий лист.

1. Выделите
   область ячеек для ввода.

2. Нажмите
   кнопку на
   панели Форматирование.

3. Введите
   данные в ячейки. Все последующие
   значения, введенные в ячейки выделенной
   области, будут представлены в денежном
   формате.

3.
Выравнивание данных в ячейке

Для
установки новых значений выравнивания
или изменения значений принятых по
умолчанию могут использоваться опции
закладки Выравнивание
в окне диалога Формат,
Ячейки
(рис. 3).

Изменения
будут применены для всех выбранных
ячеек, областей рабочего листа. По
умолчанию выравнивание текста, введенного
в ячейку, осуществляется по левому краю,
а цифры выравниваются вправо.

Опции
выравниваний по горизонтали и по
вертикали определяют положение текста
в ячейке. Для изменения направления
текста требуется повернуть стрелку со
словом Надпись
в поле Ориентация.

Если
текст в ячейке состоит из нескольких
слов, для удобства чтения задайте опцию
Переносить
по словам.

Рис.
3. Закладка Выравнивание

4.
Центрирование текста по столбцам

Содержимое
ячейки может быть выровнено по столбцам
в выбранной области. Эта возможность
используется для центрирования заголовков
на рабочем листе. В этом случае текст
должен находиться в самой левой ячейке
выделенной области.

1. Введите
   текст заголовка листа.

2. Выделите
   несколько соседних ячеек (по размеру
   таблицы).

3. Нажмите
   кнопку Объединить
   и поместить в центре
   — на
   панели Форматирование.

5.
Установка шрифтов и их атрибутов

Задание
полужирного, курсивного или подчеркнутого
написания. Выделите
фрагмент текста и нажмите одну из клавиш
Ж
(полужирный), К (курсив), Ч (подчеркнутый),
расположенные на панели Стандартная.

Отмена
полужирного, курсивного или подчеркнутого
написания. Выделите фрагмент текста и
нажмите одну из клавиш Ж,
К, Ч,
которая к моменту отмены находится в
нажатом состоянии.

Задание
цвета шрифта.
Выделите фрагмент текста, нажмите
указатель справа от кнопки А на панели
Рисование. В открывшемся меню щелкните
на квадратике нужного цвета. Если штрих
под кнопкой А уже имеет нужный цвет, то
можно щелкнуть на этой кнопке, не открывая
меню красок окна диалога

Смена
типа и размера шрифта. Выделите
фрагмент и воспользуйтесь соответствующими
кнопками панели Форматирование.

Выравнивание
текста по ширине страницы.
Выделите фрагмент или установите
клавиатурный курсор на абзац. Нажмите
одну из клавиш выравнивания панели
Форматирование:

• по
  центру (строки будут центрированы
  относительно средней линии страницы
  с учетом абзаца; рекомендуется для
  центрирования заголовков),

• по
  левому или правому краям страницы
  (текст поджат к заданному краю) или

• по
  ширине (текст равномерно распределяется
  по заданной ширине абзаца; выравнивание
  производится за счет автоматической
  вставки дополнительных пробелов между
  словами; рекомендуемый режим выравнивания
  ).

Для
установки новых значений выравнивания
или изменения значений принятых по
умолчанию могут использоваться опции
закладки Шрифт
в окне диалога Формат,
Ячейки
(рис. 4).

Рис.
4. Закладка Шрифт

6.
Границы и вид ячейки или области

Рамки
могут применяться для ячейки или
выделенной области. Опции рамок могут
быть установлены при использовании
закладки Граница (рис. 5).

Рис.
5. Закладка Граница

Некоторые
из доступных стилей рамок представлены
в поле Тип
линии.

1. Выделите
   ячейки для форматирования.

2. Откройте
   панель диалога Формат, Ячейки и выберите
   закладку Граница.

3. Выберите
   стороны для ячеек, в которых будет
   установлена рамка.

4. Выберите
   Тип и цвет линии.

5. Нажмите
   ОК .

Внешний
вид ячеек может быть улучшен при
заполнении их цветом и/или узором. Цвета
и узоры (включая цвет узора) могут быть
установлены при использовании закладки
Вид
окна диалога Формат,
Ячейки.

Выбранная
заливка и узор показываются в поле
Образец.

7.
Защита ячеек

Защита
полезна в таблицах, содержащих сложные
формулы и заранее заданные константы.
В Excel используется двухуровневая система
защиты. В рабочем листе каждая ячейка
по умолчанию заблокирована, но, если
защита листа выключена, данные можно
вводить во все ячейки.

Закладка
Защита
содержит опции Защищаемая
ячейка и Скрыть формулы.
(рис. 6)

Чтобы
запретить изменение ячеек листа для
сохранения формул или данных, следует
разблокировать ячейки для ввода и
установить защиту листа.

1. Выделите
   и разблокируйте все ячейки, которые
   потребуется изменять после защиты
   листа, сняв опцию Защищаемая ячейка.

2. Скройте
   все формулы, которые не должны быть
   видимы, установив опцию Скрыть формулы.

3. В
   меню Сервис выберите команду Защита,
   а затем команду Защитить лист.

Чтобы
никто другой не смог снять защиту с
листа, введите пароль, но учтите, что
при утере пароля получить доступ к
защищенным элементам листа будет
невозможно.

Рис.
6. Закладка Защита

8.
Условное форматирование

Для
выделения результатов вычисления,
отвечающих определенным условиям,
используются условные форматы. (рис. 7)

Рис.
7. Условное форматирование

Например,
при расчете заработной платы можно
выделить ячейки с суммой, лежащей в
диапазоне от 0 до 1000 рублей, красным
цветом. Если значение ячейки изменилось
и больше не соответствует заданному
условию, Microsoft Excel временно скроет
форматы, выделяющие это свойство.

Задайте
Condition (Условие), при котором к содержимому
ячеек будет применен специальный формат
и определите необходимое форматирование,
кликнув на клавише Format (Формат) . При
необходимости можно добавить еще одно
условие, щелкнув на клавише Add (А также):
условный формат может содержать до трех
условий.

9.
Создание и использование стилей
форматирования

В
Excel предусмотрена возможность сохранения
проделанной работы в виде стиля, который
можно будет повторно использовать
сколько угодно раз. (рис.

Рис.
8. Стиль

Для
создания стиля проделайте следующее:

• Выделите
  ячейку с форматированием, которое Вы
  хотели бы сохранить.

• Из
  меню Format (Формат) выберите пункт Style
  (Стиль). В появившемся диалоговом окне
  задайте имя стиля и укажите те элементы
  форматирования, которые следует
  сохранить.

• Щелкните
  на кнопках Add (Добавить), OK

Заключение

Форматирования
это способ работы с ячейкой таблицы,
для изменения ее внешнего вида. Они
помогают представлять информацию в
таблице удобным и практичным способом.
Условное форматирование действительно
достойно применения в таблицах. Оно
делает отображение данных наглядными
при объединении с возможностью
автоматической проверки данных Excel.
Более того, оно значительно облегчает
пользование таблицей.

Список
использованных источников

1. Информатика:
   Учебник. – 3-е перераб. изд. /Под ред.
   Н.В. Макаровой. – И74 М.: Финансы и
   статистика, 2007 г. – 768 стр.

2. Информатика.
   Базовый курс. 2-е издание /Под ред. С.В.
   Симоновича. – СПб.: Питер, 2007 г. – 640 стр.

• Формат ячеек.
• Добавление и удаление элементов таблицы.
• Форматы строк, столбцов и листов.
• Форматирование диапазона в стиле таблицы.
• Условное форматирование.
• Использование стиля.
• Создание списка.

Вид таблицы, а также правильность работы имеющихся в ней формул и ссылок в значительной степени определяются форматом составляющих ее ячеек. К понятию «формат ячеек» относится целый комплекс параметров (число ячеек, выравнивание, шрифт, рамка, узоры, защита), изменяя любой из них, вы создаете новый набор параметров форматирования. Такой набор называется стилем. Вы можете создавать собственные стили и добавлять их в список стилей MS Excel под указанными вами именами. В дальнейшем, для того чтобы применить всю совокупность заданных вами параметров форматирования к одной ячейке или выделенному (заданному) диапазону ячеек, вам достаточно будет обратиться к созданному стилю по его имени (см. раздел «Использование стиля»).

Формат ячеек

Прежде чем определять и изменять стили, давайте рассмотрим средство настройки формата ячеек — диалоговое окно Формат ячеек (рис. 4.1), которое вызывается щелчком на кнопке вызова окна настройки форматирования (в правом нижнем углу панелей Шрифт, Выравнивание и Число вкладки Главная) или нажатием сочетания клавиш Ctrl+1 (единица на цифровой клавиатуре).

Рис. 4.1. Числовые форматы ячеек

В этом окне шесть вкладок. Рассмотрим подробно каждую из них.

Число

Вкладка Число позволяет настроить формат числа, в котором будет отображаться содержимое ячейки на экране. В списке Числовые форматы вы можете выбрать нужный вам формат числа и произвести более тонкую настройку параметров его отображения. Например, если для текущей ячейки выбрать в списке Числовые форматы формат отображения даты, то в списке Тип вы можете выбрать, как именно будет отображаться дата (рис. 4.2).

Подобным образом вы можете настроить практически любой из предлагаемых числовых форматов ячеек. Кроме того, вы можете задать собственный формат отображения данных в ячейке. Для этого нужно в списке Числовые форматы выбрать пункт (все форматы), а в списке Тип — один из предложенных типов, который вы можете отредактировать в соответствующем поле (рис. 4.3).

Рис. 4.2. Выбор формата представления даты

Рис. 4.3. Создание собственного формата

При редактировании формата нужно использовать специальную форму записи, определенную в Excel для кодирования форматов отображения. Эта форма предусматривает, что вы можете ввести до четырех полей форматирования. У каждого поля свое назначение, если оно присутствует в коде формата, то служит для отображения только своего типа записей (рис. 4.4).

Рис. 4.4. Шаблон для задания пользовательского формата

Между собой поля разделяются точкой с запятой. Например, код для задания пользовательского формата может выглядеть следующим образом:

[Синий]0;[Зеленый]0;[Красный]0;”Получите вашу “@

Как отобразятся данные в ячейке, для которой мы задали такой формат? Это иллюстрирует табл. 4.1.

таблица 4.1. Применение числовых форматов

Таким образом, задавая формат ячеек, мы можем в широких пределах манипулировать отображением вводимого значения. Для форматирования чисел используются три шаблона: 0, # и ?.

• Шаблон # используют тогда, когда нужно полностью скрыть отображение незначащих нулей.
• Шаблон 0 позволяет отобразить незначащие нули, указывая тем самым количество знаков после запятой.
• Шаблон ? полезен, когда необходимо выровнять положение десятичной запятой или символа деления, соответственно, в десятичных и правильных дробях.

Примеры применения этих шаблонов иллюстрирует табл. 4.2.

таблица 4.2. Шаблоны числовых форматов

Как уже упоминалось, вы можете использовать в кодах формата наименования цветов. К сожалению, эти цвета нельзя задавать произвольным образом (как бы было красиво, «золотисто-зеленый в серебряную полоску»), их можно выбрать в списке со следующими пунктами: Черный, Голубой, Розовый, Белый, Синий, Зеленый, Красный, Желтый.

Цветовые возможности Excel не ограничиваются заданием разных цветов для положительных, отрицательных и нулевых значений. Вы можете применять цветовое выделение для того, чтобы обозначить превышение или достижение некоторого значения. Это делается введением в код формата условных цветовых обозначений, например, следующая строка задает красный цвет для всех чисел, больших ста:

[Красный][>100];

Однако если вы попробуете воспользоваться приведенным примером, то обнаружите, что все числа, меньшие или равные ста, просто исчезли. Для того чтобы они отображались цветом, выбранным по умолчанию (обычно черным), строка форматирования должна выглядеть так:

[Красный][>100];[<=100];

Если вы захотите задать определенный (в данном случае синий) цвет для отображения остальных чисел, строка форматирования должна выглядеть следующим образом: [Красный][>100]; [Синий] [<=100];

Для того чтобы в ячейке число отображалось в виде даты и времени, следует применять специальные коды форматов, перечисленные в табл. 4.3. таблица 4.3. Шаблоны даты и времени

Различные обозначения денежных форматов включены в список стандартных форматов Excel, в котором вы можете выбрать нужный

(рис. 4.5).

Рис. 4.5. Денежные форматы

Иногда возникает необходимость ввести условные обозначения валют, отличных от обозначений русского рубля, доллара и евро, входящих в стандартный список. В этом случае нужно нажать клавишу Alt и, не отпуская ее, ввести на цифровой клавиатуре следующие последовательности цифр для соответствующих символов:

• 0162 — для $;
• 0163 — для £;  0165 — для ¥.

Для отображения процентов достаточно добавить знак % к формату числа. Это приводит к автоматическому умножению числа на 100. Включение пробелов позволяет уменьшать разрядность. Применение знака % иллюстрирует табл. 4.4.

таблица 4.4. Задание процентов в кодах формата числа

Научным (инженерным) называют формат, при котором применяется экспоненциальная нотация числа, то есть запись со знаком E. Каким образом знак E включается в шаблон и как это влияет на отображение различных чисел, показано в табл. 4.5.

таблица 4.5. Отображение чисел в экспоненциальном формате

Часто необходимо не только отобразить в ячейке какое-то число, но и снабдить его комментариями. Текст комментариев располагается в коде формата в любом месте и должен быть взят в прямые парные кавычки, например:

“Это отрицательные значения:”

При вводе комментариев в строку кода формата нужно не забывать, что эта строка ограничена по размеру. Если вы превысите допустимую длину строки в 255 символов, то на экран будет выведено сообщение об ошибке и строка не будет принята.

Упражнение

Чтобы лучше освоить коды формата, выполним упражнение.

1. Выделите любую ячейку в таблице. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+1. В появившемся окне настройки формата перейдите на вкладку Число.
2. В списке Числовые форматы выберите пункт (все форматы).
3. В поле ввода кода формата справа введите следующее значение и щелкните на кнопке OK (если вы не допустили ошибок при вводе, строка формата будет принята):

[Красный][>100]”больше ста будут красными:”#;[Синий][<0]”меньше нуля будут синими:”-#;[Зеленый]”остальные будут зелеными :”#;

1. Введите в ячейку, для которой вы только что задали формат, число 102 и нажмите клавишу Enter. В ячейке должно отобразиться следующее сообщение красного цвета: больше ста будут красными:102
2. Введите в эту же ячейку число –22 и нажмите клавишу Enter. В ячейке должно отобразиться следующее сообщение синего цвета: меньше нуля будут синими:-22
3. Введите в эту же ячейку число 33 и нажмите клавишу Enter. В ячейке должно отобразиться следующее сообщение зеленого цвета: остальные будут зелеными:33
4. Введите в эту же ячейку число 0 и нажмите клавишу Enter. В ячейке должно отобразиться следующее сообщение зеленого цвета: остальные будут зелеными:

«А где же нуль?» — удивитесь вы. Я предлагаю вам самостоятельно определить, почему при таком задании формата нуль не отображается, а также выяснить, как сделать так, чтобы он отображался. Сведений, которые вы уже получили в этой главе, вполне достаточно для решения задачи. Если битва с загадочным нулем окажется вам не по силам, то загляните в конец этой главы, там вы найдете ответ.

Выравнивание

Элементы управления вкладки Выравнивание позволяют гибко манипулировать положением текста в ячейках (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Выравнивание ячеек

В области Выравнивание можно управлять горизонтальным и вертикальным выравниванием текста в ячейке. В раскрывающемся списке По горизонтали доступны перечисленные ниже значения.

• По левому краю (отступ) — содержимое ячейки прижимается к ле-

вому краю ячейки, при этом, устанавливая значение в поле Отступ, можно выбрать, будет содержимое прижато прямо к краю ячейки, или между левым краем ячейки и содержимым останется некоторое свободное пространство.

• По правому краю — содержимое ячейки прижимается к правому краю ячейки.
• По центру — содержимое ячейки располагается на одинаковом расстоянии от левого и правого краев ячейки, по ее центру.
• По значению — программа Excel по умолчанию сама определяет тип выравнивания в зависимости от того, к какому типу относится содержимое ячейки (так, текст выравнивается по правому краю, числа — по левому, а логические значения и сообщения об ошибках — по центру).
• С заполнением — на экране будет отображена только та часть текста, которая не превышает горизонтального размера ячейки, остальная часть будет скрыта (рис. 4.7).

Рис. 4.7. Выравнивание с заполнением

• По ширине — при выборе этого режима выравнивания Excel запол-

няет всю ширину ячейки, стараясь отобразить надпись целиком, а когда надпись достигает края ячейки, она переносится на следующую строку, которая также отображается (при этом высота ячейки увеличивается). Если надпись состоит из нескольких слов, перенос осуществляется по словам (рис. 4.8). Если такой перенос осуществить невозможно (например, когда в ячейку вводится длинное слово), Excel осуществляет посимвольный перенос в том месте, где запись достигает края ячейки (рис. 4.9).

Рис. 4.8.

Перенос по словам

Рис. 4.9.

Перенос по символам

• По центру выделения — если выделена только та ячейка, в которую был выполнен ввод, то надпись выравнивается по центру ячейки (рис. 4.10). Если же, помимо ячейки, куда вводится текст, была выделена еще ячейка или диапазон ячеек, то надпись выравнивается относительно общего центра выделения (рис. 4.11).

Рис. 4.10. Выравнивание по центру ячейки

Рис. 4.11. Выравнивание относительно общего центра выделения

ПРИМеЧАНИе

Обратите внимание, что слово «Антистатический», которое было введено в самую первую ячейку выделенного диапазона, после выбора режима По центру выделения оказалось вне этой ячейки.

Флажки в группе Отображение позволяют управлять дополнительными параметрами формата отображения текста в ячейке.

• Переносить по словам — в случае, когда у вас в ячейке выбрано вырав-

нивание по правому краю, по левому краю или по центру, а текст не умещается в ячейке, установка этого флажка позволяет осуществить вывод текста в несколько строк. Естественно, высота ячейки при этом увеличивается, зато текст отображается полностью (рис. 4.12).

Рис. 4.12.

Перенос по словам

• Автоподбор ширины — этот флажок очень удобно устанавливать в том случае, когда вы не можете изменить горизонтальный размер ячейки, а вводимый текст оказался больше на один-два символа. Установка этого флажка приводит к автоматическому изменению размера шрифта, так чтобы содержимое ячейки поместилось полностью в ее горизонтальных границах. Попытка вместить в ячейку текст, значительно превышающий горизонтальные размеры ячейки, приведет к тому, что символы станут столь мелкими, что будут нечитабельны. На рис. 4.13 вы видите содержимое ячейки до применения автоподбора, а на рис. 4.14 — после него.

Рис. 4.13. Содержимое ячейки до Рис. 4.14. Содержимое ячейки после автоматического подбора ширины автоматического подбора ширины

• Объединение ячеек — в случае установки этого флажка текст, не

помещающийся в одной ячейке, распространяется на другие, расположенные рядом. При этом ячейки, на которые распространяется текст, автоматически сливаются с исходной, образуя одну ячейку (рис. 4.15).

Элементы управления в области Ориентация позволяют расположить текст в ячейке не только горизонтально, но и вертикально, а также наклонить его практически под любым углом (рис. 4.16).

Рис. 4.15. Объединение ячеек Рис. 4.16. Элементы управления ориентацией текста

1. В поле предварительного просмотра и ручного поворота текста вы можете отслеживать, как будет выглядеть текст, наклоненный на тот или иной угол.
2. «Ухватившись» мышью за красную точку, вы можете перетащить эту точку вверх или вниз, тем самым повернув текст на некоторый угол.
3. Щелчком в этом поле вы можете сразу придать тексту вертикальную ориентацию.
4. Если же вам нужно установить угол наклона с точностью до градуса, используйте поле со счетчиками.

Шрифт

На вкладке Шрифт находятся стандартные инструменты настройки шрифта, при помощи которых можно выбрать шрифт, его вид, размер, цвет и начертание. Стоит сделать одно замечание: когда вы выделяете ячейку, то установленные параметры шрифта будут применены ко всему тексту внутри ячейки (или диапазона ячеек, если вы его выделили). Если же вы хотите изменить параметры шрифта для части текста в ячейке, то вам нужно сначала войти в режим редактирования (двойным щелчком на ячейке), выделить часть текста, которую вы хотите изменить, и затем уже вызвать окно настройки формата нажатием сочетания клавиш Ctrl+1.

Граница

Вкладка Граница окна настройки формата позволяет настроить обрамление ячеек в выделенном диапазоне или одиночной ячейки

(рис. 4.17).

В области Все расположены три кнопки:

• Нет — убирает все границы в выделенном диапазоне.
• Внешние — устанавливает все внешние границы, обрамляющие выделенный диапазон (рис. 4.18).
• Внутренние — включает границы, разделяющие ячейки внутри вы-

деленного диапазона (рис. 4.19). При выделении одной ячейки эта кнопка недоступна.

Кнопки Внешние и Внутренние функционируют независимо друг от друга, и вы можете для одного и того же диапазона ячеек установить как внешние, так и внутренние границы.

Элементы управления в области Отдельные позволяют включать и выключать отдельные элементы в обрамлении: вертикальные, горизонтальные и диагональные линии. Включение и выключение требуемых линий можно производить как щелчком на кнопках, обрамляющих зону предварительного просмотра, так и щелчками мыши внутри самой зоны. Результат включения всех доступных линий в выделенном диапазоне размером 2 на 3 ячейки иллюстрирует рис. 4.20.

Рис. 4.17. Вкладка Граница окна настройки формата ячейки

Рис. 4.18. Внешние границы ячеек Рис. 4.19. Внутренние границы ячеек

Рис. 4.20. Включение в диапазон всех доступных элементов обрамления

В области Линия можно задать толщину и тип линии обрамления, а также ее цвет. Необходимые толщина и тип выбираются в списке Тип линии, а цвет — в раскрывающемся списке Цвет.

Вид

На вкладке Вид окна настройки формата вы можете задать цвет, которым будут залиты ячейки в выделенном диапазоне, а также узор, который будет служить подложкой для этих ячеек. Примеры четырех различных узоров приведены на рис. 4.21, на самом деле доступных узоров в палитре гораздо больше.

Рис. 4.21. Примеры узоров

Защита

Защита ячеек применяется, чтобы предотвратить изменение значений в них или редактирование содержащихся в ячейках формул. Вкладка Защита позволяет также скрыть от просмотра формулы, содержащиеся в ячейках, позволяя видеть в ячейке только значение, полученное в результате вычисления формулы. По умолчанию защита устанавливается на все ячейки вновь создаваемой таблицы Excel.

Обратите внимание, что установка флажков Защищаемая ячейка и Скрыть формулы на вкладке Защита окна настройки формата не включает защиту ячеек сразу. После установки этих флажков необходимо открыть контекстное меню листа (щелчком на ярлычке с именем листа в нижней части экрана) и выбрать команду Защитить лист. Лист может быть при этом дополнительно защищен паролем.

ВНИМАНИе

Защищая лист паролем, помните, что забытый пароль надежно защитит лист не только от других, но и от вас. Поэтому не используйте защиту паролем без крайней необходимости.

Добавление и удаление элементов таблицы

Добавление и удаление элементов таблицы

Элементами таблицы (листа) являются ячейки, строки и столбцы. Добавление этих элементов производится с помощью группы инструментов Ячейки вкладки Главная, соответственно, командами ЯчейкиВставитьВставить ячейки, ЯчейкиВставитьВставить строки на лист и ЯчейкиВставитьВставить столбцы на лист.

В простейшем случае, когда вы не выделяли в таблице диапазон ячеек, команда ЯчейкиВставитьВставить столбцы на лист добавит к таблице один столбец, а команда ЯчейкиВставитьВставить строки на лист — одну строку. При этом столбец, в котором находится текущая ячейка, будет сдвинут со всем своим содержимым вправо, а новый столбец окажется на его месте. Соответственно, при добавлении строки, строка, в которой находится текущая ячейка, будет сдвинута со всем своим содержимым вниз, и новая строка окажется на ее месте.

Если в таблице выделен диапазон ячеек, то к таблице будет добавлено столько же столбцов (строк), сколько выделено в диапазоне. Весь выделенный диапазон будет перемещен в соответствии с выбранной командой либо вправо, либо вниз.

Если вы выбрали команду ЯчейкиВставитьВставить ячейки, то на экран будет выведено окно Добавление ячеек, с помощью которого требуется уточнить, куда следует сдвигать выделенный диапазон, вправо или вниз (рис. 4.22).

Рис. 4.22. Добавление ячеек

Добавлено будет столько же ячеек, сколько находится в выделенном диапазоне. В случае если выделенным диапазоном являются отдельные столбцы или отдельные строки, после выбора команды ЯчейкиВставитьВставить ячейки окно Добавление ячеек на экране не появится, а добавлены будут, соответственно, либо столбцы, либо строки.

Форматы строк, столбцов и листов

До сих пор мы очень подробно рассматривали вопросы форматирования отдельных ячеек и выделенных диапазонов ячеек. Однако некоторые параметры форматирования невозможно задать для одной ячейки или для нескольких ячеек, они могут быть применены только к столбцу или к строке в целом. К таким параметрам относятся высота ячейки, которая может быть только общей для всей строки, а также ширина ячейки, которая может быть задана лишь для столбца в целом. Оба этих параметра задаются на вкладке Главная с помощью группы инструментов Ячейки, соответственно, командами ЯчейкиФорматВысота строки и ЯчейкиФорматШирина столбца. Обе эти команды требуют ввести числовое значение. Однако если для высоты строки это значение задается в точках, то для ширины столбца — в количестве символов шрифта наибольшего размера, заданного в ячейках столбца. Если вы устанавливали ширину столбца или высоту строки, заранее завысив эти значения (или, наоборот, вводили значения, для которых размер ячейки оказался мал), то после заполнения соответствующих ячеек можно выполнить операцию автоматического подбора ширины столбца и высоты строки. Сделать это можно двумя способами. Первый способ — выбрать команду ЯчейкиФорматАвтоподбор высоты строки или ЯчейкиФорматАвтоподбор ширины столбца. Второй способ — установить указатель мыши на границу, отделяющую столбцы друг от друга в заголовке столбца, и дважды щелкнуть на ней. Такую же операцию можно проделать и со строкой. Для столбца в группе инструментов Ячейки есть еще команда ЯчейкиФорматШирина по умолчанию, позволяющая задать столбцу ту ширину, которая принята по умолчанию для всех ячеек во вновь создаваемых листах.

Частным случаем изменения ширины столбца и высоты строки является скрытие строки и столбца. В этом случае их ширина (высота) оказывается равной нулю, а сам столбец или строка становятся невидимыми в таблице. Скрыть столбец или строку можно, выбрав команду ЯчейкиФорматСкрыть или отобразитьСкрыть строки или ЯчейкиФорматСкрыть или отобразитьСкрыть столбцы. Обратная скрытию операция может производиться двумя способами. Первый способ — это выбрать команду ЯчейкиФорматСкрыть или отобразитьОтобразить строки или ЯчейкиФорматСкрыть или отобразитьОтобразить столбцы. Эти команды выводят на экран список всех скрытых строк или столбцов на текущем листе. Выбрав в списке нужный столбец или строку, нужно щелкнуть на кнопке OK, и выбранный элемент появится на экране. Второй способ заключается

Форматирование диапазона в стиле таблицы

в одновременном выделении элементов, находящихся справа и слева от скрытого столбца (или сверху и снизу от скрытой строки), и задании для них ширины (высоты). Дело в том, что скрытый столбец (строку) можно легко обнаружить по разрывам в нумерации. Например, скрыв столбец C, мы увидим на экране картину, показанную на рис. 4.23.

Рис. 4.23. Скрытый столбец легко обнаруживается

Как видите, сразу за столбцом B следует столбец D, и, таким образом, скрытие столбца или строки не проходит бесследно.

Форматирование диапазона в стиле таблицы

Задание параметров форматирования ячеек, строк и столбцов — увлекательное занятие для тех, кто любит повозиться с компьютером. Но для людей, которые видят в Excel программу, позволяющую быстро получить практический результат, для форматирования предлагается богатый набор разнообразных шаблонов. Этот набор доступен по команде Форматировать как таблицу из группы инструментов Стили (рис. 4.24).

Рис. 4.24. Готовые шаблоны в палитре Форматировать как таблицу

Для того чтобы задать параметры форматирования, предварительно нужно выделить диапазон ячеек, который вы хотите оформить в виде таблицы. Окно выбора стилей форматирования, когда вы открываете его впервые, доставит вам огромное удовольствие: по мере перемещения указателя мыши по образцам стилей «на лету» меняется вид выбранного диапазона.

После того как вы выберете нужный вам стиль, автоматически активизируется вкладка Конструктор, которая будет появляться на ленте инструментов каждый раз, когда вы выделите созданную таблицу на листе Excel (рис. 4.25).

Рис. 4.25. Конструктор таблиц

Возможность настройки дополнительных параметров форматирования на вкладке Конструктор (обратите внимание в первую очередь на группу инструментов Параметры стилей таблиц) позволяет еще более гибко использовать табличные шаблоны.

Условное форматирование

Условное форматирование — мощный механизм, при помощи которого вы можете менять внешний вид отдельных ячеек и диапазонов ячеек в зависимости от того, выполняется или нет заданное вами условие (соответствует ли заданному условию значение в той или иной ячейке). Сфера применения условного форматирования весьма широка: от индикации достижения определенных физических или экономических показателей до напоминания о наступлении даты именин вашей тещи.

Условное форматирование применяется к одной ячейке или к выделенному диапазону ячеек и настраивается из группы инструментов Стили при помощи команд подменю Условное форматирование (рис. 4.26).

Процедура задания параметров условного форматирования состоит из двух шагов: сначала задается условие в ячейке, при котором ячейка должна быть отформатирована стилем, отличным от текущего, а затем задается сам новый стиль. Хочу еще раз напомнить — условное форматирование применяется только к выделенному на момент задания условий диапазону ячеек.

Условное форматирование

Рис. 4.26. Меню условного форматирования

Ниже перечислены команды меню условного форматирования.

• Подменю Правила выделения ячеек:
  • Больше — задание значения, при превышении которого применяется условное форматирование;
  • Меньше — условное форматирование применяется к ячейкам, значение которых меньше заданного;
  • Между — условное форматирование применяется к ячейкам, значение которых попадает между двумя заданными значениями;
  • Равно — условное форматирование применяется к ячейкам, значение которых равно заданному;
  • Текст содержит — условное форматирование применяется к ячейкам, текст в которых содержит заданное значение;
  • Дата — условное форматирование применяется к ячейкам, содержащим даты, соответствующие заданной дате;
  • Повторяющиеся значения — условное форматирование применя-

ется к ячейкам, значение которых повторяется (или, наоборот, уникально).

• Подменю Правила отбора первых и последних значений:
  • 10 первых элементов — условное форматирование применяется к заданному количеству первых ячеек;
  • Первые 10% — условное форматирование применяется к ячейкам, содержащим первые 10 % от общего диапазона значений;
  • 10 последних элементов — условное форматирование применяется

к заданному количеству последних ячеек;

• Последние 10% — условное форматирование применяется к ячейкам, содержащим последние 10 % от общего диапазона значений;
• Выше среднего — условное форматирование применяется к ячейкам, значение которых выше среднего по выделенному диапазону;
• Ниже среднего — условное форматирование применяется к ячейкам, значение которых ниже среднего по выделенному диапазону.

Рис. 4.27. Условное форматирование в виде гистограммы

• Команды подменю Цветовые шкалы служат для отображения значений внутри диапазона в виде различных цветовых шкал (одинаковые значения отображаются одинаковыми цветами).
• Команды подменю Наборы значков дают возможность выводить значения внутри диапазона в виде различных значков (рис. 4.28).

Рис. 4.28. Условное форматирование при помощи значков

• Команды Создать правило, Удалить правила, Управление правилами позволяют задать сложные сочетающие в себе несколько условий правила форматирования и управлять их списком.

ВНИМАНИе

При задании условного форматирования нужно стараться избегать пересекающихся условий. В случае же, когда избежать этого не удается, нужно учитывать, что при выполнении сразу двух пересекающихся условий применяются те параметры форматирования, условие для которых задано первым.

Использование стиля

Использование стиля

Стиль — это набор параметров форматирования, который вы сами устанавливаете, присваиваете ему имя и затем можете, пользуясь этим именем, вызвать и применить к ячейке или выделенному диапазону ячеек.

Создать собственный стиль или применить один из имеющихся стилей можно из группы инструментов Стили при помощи палитры Стили ячеек (рис. 4.29).

Рис. 4.29. Палитра настройки стиля

Так же как и в случае с форматами таблиц, перемещение указателя мыши по образцам стилей в этой палитре тут же отражается на выделенном диапазоне ячеек на листе Excel.

Упражнение

Попробуем создать собственный стиль.

1. Для того чтобы создать собственный стиль, выберите команду Создать стиль ячейки в нижней части палитры. На экран будет выведено окно настройки стиля.
2. Щелкните в поле Имя стиля, удалите надпись, которая там есть, и впишите туда новое имя стиля. Это может быть совершенно произвольное имя.
3. Щелкните на кнопке Формат, чтобы открыть окно Формат ячеек (см. рис. 4.1). Задайте весь набор параметров форматирования, который вы хотели бы включить в новый стиль.
4. Вернувшись в основное окно Стиль, в группе флажков Стиль включает (по примеру) сбросьте флажки рядом с именами тех атрибутов стиля, на которые новый созданный стиль влиять не должен.
5. Завершив настройку параметров, щелкните на кнопке OK.
6. Новый стиль появится в верхней части палитры выбора стилей.

Создание списка

Списком в Excel называют набор строк таблицы, содержащий связанные данные, причем в каждом столбце могут находиться только однотипные данные. Например, списком можно считать перечень адресов и номеров телефонов клиентов, если имена, адреса и телефоны клиентов находятся в отдельных столбцах. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы — в качестве полей. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

Упражнение

Для того чтобы получить практические навыки форматирования ячеек и создания простых таблиц, создадим в качестве примера список участников совещания.

1. Начиная с ячейки A1 и двигаясь вправо, введите последовательно заголовки для полей составляемого списка: №п/п, Фамилия И.О., Отдел, Должность, Подпись.
2. Заполните ячейки первого столбца (A2…A7) номерами от 1 до 6.
3. Заполните ячейки второго столбца (B2…B7) именами участников: Иванов И.И., Петров П.П., Сидоров С.С., Зайцев И.Н., Волков В.Б., Медведев Н.И.
4. Заполните ячейки третьего столбца (C2…C7) номерами отделов: 28, 29, 15, 31, 32, 34.
5. Заполните ячейки следующего столбца (D2…D7) перечнем долж-

ностей: зав. отдела, глав. спец., зав. отдела, вед. констр., зав. отдела, инженер. То, что у вас должно было получиться на этом этапе, пока нельзя нести на подпись главному инженеру, да и вообще лучше никому не показывать (рис. 4.30).

1. На вкладке Вид панели инструментов Режимы просмотра книги выберите команду Разметка страницы. Снова перейдите на вкладку

Создание списка

Рис. 4.30. Заготовка будущего списка

Вид, выбрав на этот раз команду Обычный. Это нужно для того, чтобы на странице отобразилась область печати, соответствующая установленному на вашем принтере типу бумаги (скорее всего, это будет формат А4).

1. В ячейке B8 наберите Всего:, а в ячейке D8 — 6 человек.
2. Выделите диапазон ячеек A1…E8 и задайте для выделенного диапазона размер шрифта 18 пунктов.
3. Выделите строку 1 (заголовок таблицы) и задайте для нее полужирное начертание.
4. Выделите столбцы A…E и на вкладке Главная в панели инструментов Ячейки выберите команду ФорматАвтоподбор ширины столбца. Таблица должна уложиться по ширине точно в диапазон печати.
5. Выделите диапазон ячеек C2…C7 и задайте для них выравнивание по центру.
6. Выделите ячейки A1…E8 и задайте для них внешние и внутренние границы.
7. Выделите ячейки A8…E8 и задайте для них только внешние границы.
8. Выделите ячейки A1…E8. Взявшись мышью за нижнюю границу выделенного диапазона, перетащите весь фрагмент вниз так, чтобы последняя строка таблицы имела номер 16.
9. Выделите строку 3, выберите для нее шрифт Times New Roman Cyr полужирного начертания размером 16.
10. В ячейку B3 введите строку: Список участников совещания у главного инженера. Выделите диапазон ячеек B3…D3. Нажав сочетание клавиш Ctrl+1, выведите на экран окно Формат ячеек, перейдите на вкладку Выравнивание и в раскрывающемся списке По горизонтали выберите пункт По центру выделения.
11. Щелкните на инструменте предварительного просмотра и посмотрите, как будет выглядеть таблица при выводе на печать.
12. Поэкспериментируйте с созданным списком (не забудьте, что для этого его надо выделить) при помощи палитры Форматировать как таблицу.

ПРИМеЧАНИе

Как я и обещал, в конце главы сообщаю, что делать с «пропавшим» нулевым значением из первого упражнения этой главы. Дело в том, что знак # в коде формата подавляет вывод нуля. Если вы хотите, чтобы нуль отображался, то последний раздел кодов формата нужно записать в следующем виде:

[Зеленый]”остальные будут зелеными :”0;

Форматирование ячеек – это одно из основных отличий Excel от калькулятора. Форматированный текст и ячейки могут привлечь внимание к определенным частям электронной таблицы, сделав их визуально более заметными и более легкими для понимания. В Excel существует много инструментов для форматирования ячейки. Наиболее часто используемые команды форматирования находятся на ленте.

ВЫРАВНИВАНИЕ ТЕКСТА

По умолчанию любой текст, введенный на рабочий лист Excel, выравнивается по левому нижнему краю ячейки, а числа по правому нижнему краю. Изменение выравнивания текста позволяет выбрать, каким образом будет отображаться содержимое в ячейке, что позволит улучшить восприятие текста. Существует 6 разных выравниваний:

1. Выровнять по левому краю: содержимое выравнивается по левому краю.

2. Выровнять по центру: содержимое ячейки выравнивается по центру.

3. Выровнять по правому краю: содержимое выравнивается по правой границе ячейки.

4. Выровнять по верхнему краю: содержимое выравнивает по верхнему краю.

5. Выровнять по середине: содержимое выравнивается по середине.

6. Выровнять по нижнему краю: содержимое выравнивается по нижней границе ячейки.

НАСТРОЙКА ШРИФТА

Excel располагает большим набором инструментов по настройке шрифта. Можно свободно увеличивать и уменьшать размер шрифта, изменять цвет, гарнитуру и начертание. Настройка шрифта способна улучшить вид и восприятие книги таким образом, чтобы привлечь внимание к определенным разделам и облегчить чтение и понимание содержимого книги.

ИЗМЕНЕНИЕ ШРИФТА

Excel располагает множеством шрифтов, которые можно использовать для оформления текста. Чтобы изменить шрифт нужно:

1. Выделить нужные ячейки.

2. Кликнуть по стрелке выпадающего меню команды «шрифт» на вкладке «Главная». Появится выпадающее меню.

3. Навести курсор мыши на разные шрифты. В выделенных ячейках будет интерактивно меняться шрифт текста. Выбрать нужный шрифт.

ИЗМЕНЕНИЕ РАЗМЕРА ШРИФТА

Чтобы изменить размер шрифта нужно:

1. Выделить нужные ячейки.

2. Кликнуть по стрелке выпадающего меню команды «размер шрифта» на вкладке «Главная». Появится выпадающее меню.

3. Навести курсор мыши на разные размеры шрифта. В выделенных ячейках будет интерактивно меняться размером шрифта. Выбрать нужный размер шрифта.

ИЗМЕНЕНИЕ ЦВЕТА ШРИФТА

Чтобы изменить цвет шрифта нужно:

1. Выделить нужные ячейки.

2. Кликнуть на стрелке выпадающего меню рядом с командой «Цвет текста» на вкладке «Главная». Появится меню «Цвет текста».

3. Навести курсор мыши на разные цвета. На листе будет интерактивно меняться цвет текста выделенных ячеек. Выбрать нужный цвет.

ЧИСЛОВОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ

Microsoft Excel позволяет применять к числам множество самых различных числовых форматов. Используя форматирование, можно изменять внешний вид чисел без изменения самих значений.

Применение числового форматирования

Чтобы применить числовое форматирование в excel нужно:

1. Выделить ячейки, к которым требуется применить числовой формат.

2. На вкладке «Главная» нажать на стрелку рядом с полем «Числовой формат». Появится выпадающее меню.

3. Выбрать нужный формат.

4. Числовое форматирование в выбранных ячейках изменится. Для некоторых форматов можно использовать команды Увеличить или Уменьшить разрядность, чтобы изменить количество выводимых десятичных знаков.

Обзор числовых форматов

1. Общий – это формат любой ячейки по умолчанию. Когда ввести в ячейку число, Excel предложит наиболее подходящий по его мнению формат числа. Например, если ввести «1-7», то в ячейке отобразится число в формате Краткий формат даты, «1/7/2017».

2. Числовой форматирует числа в вид с десятичными разрядами. Например, если ввести в ячейку «6», то в ячейке отобразится число «6.00».

3. Денежный форматирует числа в вид с отображением символа валюты.

4. Финансовый форматирует числа в вид сходный с «Денежным форматом», но дополнительно выравнивает символы валют и десятичные разряды в столбцах. Этот формат сделает легче чтение длинных финансовых списков.

5. Краткий формат даты форматирует числа в вид M/Д/ГГГГ. Например, запись Август 8, 2017 будет представлена как «8/8/2017».

6. Длинный формат даты форматирует числа в вид День недели, Месяц ДД, ГГГГ. Например, «Понедельник, Август 01, 2017».

7. Время форматирует числа в вид ЧЧ/MM/СС и подпись AM или PM. Например, «10:25:00 AM».

8. Процентный форматирует числа в вид с десятичными разрядами и знаком процента. Например, если ввести в ячейку «0.45», то в ней отобразится «45.00%».

9. Дробный форматирует числа в вид дробей с косой чертой. Например, если ввести в ячейку «1/7», то в ячейке отобразится «1/7». Если ввести в ячейку с форматом Общий «1/7», то в ячейке отобразится «7-Jan».

10. Экспоненциальный форматирует числа в экспоненциальную запись. Например, если ввеcти в ячейку «140000», то в ячейке отобразится «1.40E+05». По умолчанию Excel будет использовать экспоненциальный формат для ячейки, если в нее записано очень большое целое число.

11. Текстовый форматирует числа как текст, то есть в ячейке все будет отображено именно так, как это ввести. Excel по умолчанию использует этот формат для ячеек, содержащих и числа и текст.

ДРУГИЕ ЧИСЛОВЫЕ ФОРМАТЫ

Можно без труда настроить любой формат в разделе «Другие числовые форматы». Excel подскажет какой лучше выбрать числовой формат для разных нужд.

Добавление границ в ячейки

Границы ячеек позволяют создать четкие и определенные границы разделов листа Excel. Чтобы добавить границы нужно:

1. Выделите ячейки, к которым необходимо добавить границы.

2. На вкладке «Главная» нажать на стрелку рядом с командой «Границы». Появится выпадающее меню с различными типами границ. Выбрать необходимый тип.

Также можно рисовать и стирать границы, изменять вид линий и их цвет с помощью инструментов из раздела «Нарисовать границы» в нижней части раскрывающегося меню.

Добавление цвета заливки

Чтобы добавить цвет заливки в лист Excel нужно:

1. Выделить ячейки, к которым необходимо добавить заливку.

2. На вкладке «Главная» нажать на стрелку рядом с командой «Цвет заливки». Появится меню с цветовой палитрой.

3. Выбрать необходимый цвет заливки. При наведении курсора на различные варианты цвета можно увидеть, как меняется фон выделенных ячеек.

СТИЛИ ЯЧЕЕК В EXCEL

Можно воспользоваться готовыми стилями ячеек. Применение стилей в Excel — это быстрый способ добавить профессиональное форматирование любым областям книги. Чтобы применить готовые стили ячеек нужно:

1. Выделить ячейки, которые необходимо изменить.

2. На вкладке «Главная» нажать команду «Стили ячеек», а затем в раскрывающемся меню выбрать подходящий стиль.

Содержание

1    Основы работы в программе Excel

1.1     Ввод данных

1.2     Формат ячеек

1.3     Обрамление

1.4     Автоформат, условное
форматирование

1.5     Ввод формул

1.6     Суммирование и другие
функции

1.7     Сортировка

1.8     Работа с листами –
переименование, вставка, удаление, копирование

2    Расширенные возможности Excel

2.1     Графики

2.2     Настройка параметров
страницы

2.3     Перенос в Word и обратно

2.4     Условное форматирование
и Фильтрация

2.5     Структурные таблицы

2.6     Поиск, Замена и
Макросы

2.7     Собственные функции и
Visual Basic

июнь 2004г.

Основы работы в программе Excel

Программа Microsoft Excel
– входит в пакет программ Microsoft Office и предназначена
для создания электронных таблиц, вычислений в них и создания диаграмм. Как и в
программе Microsoft Word в программе Excel можно создавать обычные текстовые документы, бланки, прайс-листы,
проводить сортировку, отбор и группировку данных, анализировать и т.п.

1.1     
Ввод данных

В программе Excel
существует несколько типов данных:

• текстовый
• графический
• числовой

Числовой в свою очередь состоит из

• Числовой (целые числа и числа с дробной
  частью)
• Денежный (после числа указывается
  обозначение валюты)
• Процентный (20% = 0,02 )
• Дата и время

(число дней начиная
от 01.01.1900г – это целая часть, время – дробная часть)

При вводе данных Excel
автоматически пытается распознать тип:

пример текста ;    12;    1.2 или 1,2 ;    
123р. ;  18%;       27/05/04  или 27.05.04;

Для изменения типа значения выделите нужные
ячейки (белым крестиком) и откройте Формат-Ячейки… и откройте закладку Число.
Выберите нужный формат и нажмите кнопку ОК

Программа Excel округляет
числовые данные. Для отображения нужного количества чисел после запятой нажмите
кнопку  —
для увеличения числа цифр после запятой или  — для уменьшения числа цифр после запятой.

Для выравнивания значения по горизонтали служат
кнопки, аналогичные кнопкам программы Word:

Для определения параметров текста (шрифта) –
воспользуйтесь кнопками

·        
Для установки разделителей необходимо:

открыть Пуск-Настройка-Панель
управления  и выбрать Языки и стандарты

на закладке Числа выбрать Разделитель
целой и дробной части    , или  .

на закладке Дата выбрать Разделитель
компонентов даты  . или / или  –

• Для продолжения значений (арифметическая
  прогрессия) используется механизм автопродолжения.
  

Для
продолжения значений необходимо выделить 2 ячейки (компьютер рассчитывает
разность значений), после этого подвести курсор мыши в нижний угол этих ячеек
(курсор становится черным крестиком ) и, удерживая левую кнопку мыши – потянуть
вниз.

Автопродолжение
действует для всех типов данных. При этом числа и даты – увеличиваются (или
уменьшаются), а текст – повторяется!

Так, например, можно быстро создать список
товаров с номером (см. рис. справа)

1.2      Формат ячеек

Для изменения типа значения ячейки
предназначены кнопки:

 — денежный формат,  — процентный,  — числовой.

Для любых выделенных ячеек в главном меню Формат
выберите пункт Ячейки… В открывшемся окне можно полностью настроить все
свойства ячеек:

• тип – число, дата, денежный,
• Выравнивание – по горизонтали и по вертикали;
• Шрифт — размер и цвет текста,
• Границы — обрамление ячеек
• Вид — цвет ячеек…

Это же окно можно вызвать нажатием правой
кнопки мыши и выбором Формат ячеек…

1.3     
Обрамление

Для изменения
обрамления, цвета заливки и цвета текста выделенных ячеек предназначены кнопки:
  

Для более сложного
обрамления необходимо открыть  главное меню Формат, выбрать пункт Ячейки…
на закладке Границы – определить цвет и тип линий обрамления. После
этого выбрать границы – внешние и/или внутренние и нажать кнопку ОК

1.4     
Автоформат, условное форматирование

Для автоматического
оформления таблиц в программе Excel необходимо нажать на
одну из ячеек таблицы и открыть главное меню Формат пункт Автоформат.

В открывшемся окне
выбрать тип оформления таблицы и нажать кнопку ОК

1.5     
Ввод формул

Выполнение расчетов в таблицах Excel осуществляется при помощи формул.

Для создания
формулы, которая будет вычисляться для каждой строки таблицы, необходимо в
пустой ячейке ввести знак = после этого нажать на ячейку первого числа
(вместо чисел появляется адрес ячейки!), после этого  ввести на клавиатуре
действие (+,-,*,/) и нажать на вторую ячейку.

После нажатия на клавишу [Enter] или [Tab] в ячейке появится вычисленное
значение.

Формулы, как и
данные, можно продолжать при помощи автопродолжения

Для некоторых вычислений требуется
использовать фиксированную строку или столбец, для этого в формуле используется
знак $. Например для таблицы умножения в ячейке F4 необходимо исправить
формулу на =$B4*F$2, т.е. зафиксировать первый столбец B  и первую строку таблицы 2

Если для всей таблицы используется единая
константа то необходимо фиксировать и столбец и строку, т.е. в формулах использовать
$J$2

Например, в таблице товаров вычислить налог,
значение которого может меняться см. рис.

1.6     
Суммирование и другие функции

Для суммирования по
столбцу или строке достаточно нажать кнопку:

при этом появляется пунктирная рамка,
показывающая ячейки, которые будут просуммированы. Для изменения области
суммирования достаточно выделить нужные ячейки и нажать клавишу [Enter]

            Для вызова других функций нажмите
кнопку ,
расположенную рядом с

При этом появится окно выбора функций.

Все функции разбиты по категориям.

Наиболее полезными являются

«10 недавно использовавшихся» — это те
функции, которые Вы используете

«Математические» — это функция СУММ(), 
ОКРУГЛ(), ЦЕЛОЕ(), SIN(), COS()…

«Статистические» —  это среднее СРЗНАЧ(),
отклонение от среднего СТАНДОТКЛОН()

 «Дата и время» — работа с датами, функции
ТДАТА() – выдают текущую дату или  текущее время в зависимости от формата ячейки.

1.7     
Сортировка

Для сортировка таблицы по одному из столбцов
достаточно нажать на ячейку столбца, по которому Вы хотите сделать сортировку
(Выделять столбец не нужно!)

и нажать кнопку:  — для сортировки по алфавиту (по
возрастинию)

или кнопку:  — для сортировки против алфавита (по убыванию)

см. также п.2.4

1.8     
Работа с листами – переименование, вставка,
удаление, копирование

В отличии от программы Word, в программе Excel существует несколько листов,
обычно они выглядят как закладки внизу экрана Лист1,Лист2, Лист3

Каждый из листов представляет собой плоскость,
размером 256 столбцов и 65 536 строк  Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес
(как на шахматной доске) A1, F3, G8….

            Для изменения формата отображения
– нумерация по строкам и по строчкам необходимо открыть главное меню Сервис
выбрать пункт Параметры закладка Общие включить флажок Стиль
ссылок R1C1. Соответственно для нумерации ячеек в стиле A1, F3, G8 необходимо открыть главное меню Сервис
выбрать пункт Параметры закладка Общие и выключить флажок Стиль
ссылок R1C1.

            Для изменения названия листа
достаточно дважды щелкнуть на закладку, например Лист1, при этом
название «почернеет», после этого введите новое название и нажмите клавишу [Enter]                    

Удаление листа  — Правка –Удалить лист

            Добавление нового листа
осуществляется из главного меню Вставка – Лист

Если Вы хотите сделать новый лист очень
похожий на уже готовый – то можно сделать копию листа.

Для этого перейдите
на готовый лист, с которого Вы хотите сделать копию и откройте главное меню Правка-Переместить/скопировать
лист.

В открывшемся окне включите флажок Создать
копию и нажмите кнопку ОК

2       Расширенные возможности Excel

2.1     
Графики

В программе Excel можно
создавать красивые графики и диаграммы на основе таблиц.

Для этого в таблице необходимо выделить нужные
столбцы (выделить первый столбец, затем, удерживая клавишу [Ctrl] выделить следующий столбец) После этого достаточно нажать кнопку  или главное меню Вставка
– Диаграмма. При этом открывается мастер создания диаграмм, который состоит
из четырех шагов. На первом шаге определяется тип диаграммы: обычно это Гистограмма,
График или Круговая. После выбора типа диаграммы нажмите Далее>>

На втором шаге показывает предварительный вид
Вашей диаграммы.

Если на этом
шаге ничего не показывает, значит Вы не сделали выделение нужных столбцов.
Нажмите кнопку  в
конце стоки Диапазон  и сделайте выделение столбцов.

На третьем шаге
определяются основные параметры диаграммы: Заголовок, Оси, Линии сетки, Легенда
(подписи при наличии нескольких рядов), подписи данных.

Выберите нужные параметры и нажмите Далее>>
 

На последнем шаге
выберите размещение диаграммы (на отдельном листе или на имеющемся, радом с
таблицей) нажмите Готово

2.2     
Настройка параметров страницы

В отличие от программы Word в программе Excel не видно печатной страницы. Для
того, чтобы увидеть страницу достаточно нажать кнопку  или открыть главное меню Файл-Предварительный
просмотр. В отрывшемся окне можно нажать кнопку Страница для
настройки полей, ориентации страницы и процента отображения таблицы на листе
бумаги.

Для печати больших
таблиц для отображения заголовка таблицы на каждой странице необходимо открыть
главное меню Файл-Параметры страницы и на закладке Лист
установить способ нумерации страниц, а также в строчке сквозные строки
установить диапазон строк шапки таблицы (см. рис)

После этого можно
нажать кнопку Просмотр

2.3     
Перенос в Word и обратно

Готовую таблицу (с
формулами и расчетами) можно перенести в программу Word,
например, в готовый документ вставить информацию о закупке товара.

Для вставки из Excel в Word необходимо сначала выделить ячейки таблицы
в программе Excel (белым крестиком, удерживая левую кнопку
мыши выделить все нужные ячейки), затем выполнить копирование. Для этого
достаточно нажать кнопку

После этого нужно открыть программу Word или готовый документ Word. И в открывшемся окне
программы поместить текстовый курсор (нажать в нужном месте) и нажать кнопку

Также можно
переносить и диаграмму из Excel в программу Word, однако! при вставке диаграммы вставляется весь документ Excel.

Копирование
других элементов осуществляется прямым копированием видимых элементов в буфер
обмена при нажатии на клавишу [Print Screen]
или для копирования активного окна – [Alt]+ [Print
Screen]. После этого можно вставлять это изображение,
нажатием на кнопку или выбором Правка-Вставить. Желательно
предварительно вырезать только нужный элемент, для этого откройте программу Paint:

Пуск-Программы-Стандартные – Paint

Выберите главное меню Правка и пункт
 вствить. После этого нажмите кнопку  и выделите нужный
элемент. Скопируйте его в буфер обмена: Правка – копировать. После этого
можно переходить в программу Excel или Word и вставлять, нажатием на кнопку

2.4      Условное форматирование и Фильтрация

Условное форматирование позволяет
выделить нужные данные другим цветом. Например, все суммы более 10 000р.
оформить красным цветом.

Для этого
необходимо:

• выделить столбец (или нужные ячейки)
• Выбрать главное меню Формат – Условное
  форматирование
• определить условие, например больше   10 000
• Нажать на кнопку Формат… в окне
  Условного форматирования
• Определить цвет, стиль шрифта, на закладке Вид
  — определить цвет фона.
• нажать ОК в этом окне
• Аналогично можно определить еще два условия,
  нажатием на кнопку А также>>
• Окончательно нажать в окне Условного
  форматирования кнопку ОК

Фильтрация очень похожа на Условное
форматирование, однако при выборе по условию нескольких строк — только они
и отображаются при выводе на печать.

Для осуществления
фильтрации данных необходимо открыть главное меню Данные-Фильтр и
выбрать пункт Автофильтр. При этом в заголовке таблицы появляются кнопки
выбора из списка. При выборе можно отобразить только первые 10 (минимальные или
максимальные) по конкретному значению или по условию (например, сумма больше
1000р.).

            Для данных, выбранных при помощи
фильтрации, при нажатии на  появляется специальная функция
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ()  и суммирование осуществляется только по выбранным
данным!

Фильтрация особенно
полезна для больших таблиц и прайс-листов, когда Вам требуется найти нужный
набор товаров и распечатать полученные данные.

2.5     
Структурные таблицы

Структурные таблицы
встречаются достаточно часто, например, список организаций, а в каждой из них –
фамилия и телефон директора, главного бухгалтера и т.д. Иногда возникает
необходимость просмотра (и печати) только итоговых результатов, а не всех
данных. Для этого также можно использовать структуру таблицы.

Для создания
структуры необходимо выделить те строки, которые Вы хотите не отображать и
после этого открыть главное меню Данные – Группа и структура выбрать Группировать…
после этого слева от нумерации строк появится значок свертки  В результате можно
просматривать (и распечатать) только итоговые данные. (см. рис.)

2.6     
Поиск, Замена и Макросы

В большом документе
Excel можно осуществлять поиск информации. Для этого
откройте главное меню Правка – Найти или нажмите кнопку

Для замены в
документе одного выражения на другое – воспользуйтесь функцией замены. Откройте
главное меню Правка – Заменить введите исходную фразу и фразу для
замены. Нажмите кнопку Заменить или Заменить все

Если Вы часто делаете какую-то
последовательность операций, то можно облегчить себе этот труд – записав эту
последовательность как Макрос и вызывать ее одним нажатием!

Для этого откройте
главное меню Сервис – Макрос… – Начать запись…

после этого
выберите комбинацию клавиш для запуска макроса, например, [Ctrl+Ф]

сделайте всю
последовательность действий и остановите запись макроса нажатием на кнопку ÿ

2.7     
Собственные функции и Visual Basic

Некоторые функции отсутствуют в программе Excel, и это не беда. Любую, даже очень сложную функцию, Вы можете сделать
сами! Для этого предназначен Редактор Visual Basic.

Откройте главное меню Сервис – Макрос — 
Редактор Visual Basic…

Для каждого листа документа Excel Вы можете создать свою функцию и использовать ее.

В
некоторых случаях удобнее сделать макрос, а затем его редактировать!

Function НазваниеФункции(перем1 as integer; перем2
as string) as string

<действия>

End Function

Для того, чтобы при следующем включении все
функции и макросы работали — откройте главное меню Сервис – Макрос — 
Безопасность   — установите уровень – Средний.