Форматирование ячеек в excel по словам

В этой статье вы найдете множество быстрых способов как сделать условное форматирование строк, столбцов и отдельных ячеек в MS Excel 2016, 2013 и 2010. Мы рассмотрим, как можно применить различное оформление к данным, которые соответствуют определенным критериям. Это может помочь указать на наиболее важную информацию в ваших электронных таблицах.

Всем известно, что изменить фон ячейки легко. Это можно совершить, просто нажав кнопку «Цвет заливки». Но что, если вы хотите изменить оформление вашей таблицы при выполнении какого-то условия? Более того, что, если вам нужно, чтобы он изменялся автоматически при внесении изменений в таблицу? Условное форматирование для этого является действительно мощной и полезной функцией. Далее в этой статье вы найдете ответы на эти вопросы и прочтете несколько полезных советов, которые помогут выбрать правильный метод условного форматирования для каждой конкретной задачи.

В то же время изменение внешнего вида в связи с содержанием текущей либо какой-то иной ячейки либо от иных условий часто считается одной из самых сложных и непонятных функций, особенно для новичков. Если вас тоже пугает эта функция, не бойтесь! На самом деле, она очень удобна и проста в использовании, и вы убедитесь в этом всего за 5 минут после прочтения этого руководства. А теперь взгляните, сколько всего мы можем сделать!

Кроме того, если вы будете использовать форматирование по условию, то имейте в виду, что оно имеет более высокий приоритет по сравнению с обычным оформлением вручную, которое вы можете сделать через меню Главная – Формат.

Вы можете применить условное форматирование к одной или нескольким позициям, строкам, столбцам или всей таблице на основе их содержимого или при выполнении какого-то другого условия. Это делается путем создания правил (условий), в которых вы определяете, когда и как следует изменить вид выбранных клеток таблицы.

Где находится форматирование по условию в Excel?

Это очень просто: на вкладке «Главная», а в более старых версиях — группа «Стили».

Эта функция включает в себя стандартный набор заранее определенных правил и инструментов. Но главное, у пользователя есть возможность самому придумать и настроить необходимый алгоритм закраски и выделения, используя свои формулы.

Теперь, когда вы знаете, как активировать функцию условного форматирования в Excel, давайте продолжим и посмотрим, какие у вас есть варианты форматирования и как вы можете создавать свои собственные правила.

Как автоматически изменить цвет при помощи условного форматирования?

Чтобы по-настоящему использовать возможности условного формата в Excel, вы должны научиться создавать различные типы правил.

Правила условного форматирования определяют 2 ключевых момента:

• К каким ячейкам должно применяться условное форматирование,
• Какие условия должны быть выполнены.

Я покажу вам, как применить условное форматирование в Excel 2016, потому что это, кажется, самая популярная версия в наши дни. Однако оно практически не отличается от форматирования в версиях 2007, 2013 и 2010. Поэтому у вас не возникнет проблем с выделением цветом нужной информации независимо от того, какая версия установлена ​​на вашем компьютере.

Задача: у вас есть таблица или диапазон данных, и вы хотите изменить фон ячеек на основе их содержания. Кроме того, вы хотите, чтобы он менялся динамически, отражая изменения данных.

Решение: Предположим, у вас в таблице — данные о продажах шоколада различным покупателям. Необходимо в таблице Excel закрасить цветом клетки с количеством следующим образом: менее 100 единиц товара – красным, 100 и более – зелёным.

Итак, вот что вы делаете шаг за шагом:

Способ 1 — Используем стандартные возможности.

Самый простой способ — воспользоваться стандартными правилами выделения ячеек. Эти заготовки включают в себя самые простые и распространенные случаи. Но сначала выберите таблицу или диапазон, где вы хотите изменить фон ячеек. Мы взяли $D$2:$D$21.

Перейдите на вкладку «Главная» и выберите

(1) > «Правила выделения ячеек» (2) > «Меньше» (3). В более ранних версиях программы нужное нам меню располагается в группе «Стили».

Конечно, можно использовать любой другой тип правил, который больше подходит для ваших данных, например:

• Значение больше, меньше или равно.
• Выделить текст, содержащий определённые слова или символы.
• Выделить дубликаты.
• Форматирование конкретных дат.

В диалоговом окне укажите, что числа должны быть меньше 100, также выберите вариант выделения.

В первом поле задается условие, а во втором указывают, каким образом отформатировать полученный результат. Обратите внимание, выбрать можно цвет фона и текста из предложенных в списке. Но если хочется применить иные оттенки – сделать это можно, перейдя в «Пользовательский формат».

В результате клетки таблицы с количеством меньше 100 окрасились в красный цвет.

Приступаем к созданию второго правила. С этой же областью таблицы проделайте те же операции, только выберите на третьем шаге пункт «Больше».

В результате получим нужную нам раскраску.

Это самый простой вариант заливки ячеек.

С помощью использованных нами «Правил выделения ячеек»:

• находят в таблице числа, которые больше определенного;
• выбирают те, которые меньше определенного;
• указывают на числа, находящиеся в пределах нужного интервала;
• определяют равные какому-то числу;
• помечают в выбранных текстовых полях только те, которые необходимы;
• отмечают столбцы и числа за нужную дату;
• находят повторяющиеся текст или числа;
• придумывают прочие правила.

Способ 2 — Как самому создать правило форматирования?

Тот же результат мы можем получить и чуть иначе. Если ни одно из готовых правил форматирования не отвечает вашим потребностям, вы можете создать новое с нуля. Для этого вновь перейдите на вкладку «Главная» и выберите (1 на рисунке) > «Создать правило» (2).

Затем выберите пункт «Форматировать только ячейки, которые содержат» (3). Чуть ниже укажите, что число должно быть меньше (4) цифры «100» (5).

И далее укажите, как это все должно выглядеть. Нажмите кнопку «Формат» (6).

Выберите «красный» на открывшейся вкладке «Заливка».

Нажмите «ОК».

При создании правила в окне « Формат ячеек» переключайтесь между вкладками « Шрифт» , « Граница» и « Заливка», чтобы выбрать стиль шрифта, стиль рамки и цвет фона соответственно. На вкладках Шрифт и Заливка вы сразу увидите предварительный просмотр вашего пользовательского формата.
Когда закончите, нажмите кнопку ОК в нижней части окна.

Подсказка:
Если вам нужно больше цветов фона или шрифта, чем предусмотрено в стандартной палитре, нажмите кнопку «Другие цвета…» на вкладках «Заливка» и «Шрифт»..
Если вы хотите применить градиент цвета фона , нажмите кнопку «Способы заливки» и выберите нужные параметры.
Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно и проверить, правильно ли применяется условное форматирование к вашим данным.

Повторите все то же самое еще раз, только измените условие: цифра должна быть больше или равна 100. И новый цвет условного форматирования, конечно же, выберите сейчас зеленый.

Способ 3 — Применяем собственную формулу в правиле условного форматирования.

И, наконец, третий способ – самый сложный, но зато самый универсальный и с большими возможностями. Чуть ранее мы создали правила форматирования, указав определенные числа, дату либо текст. Однако в некоторых случаях имеет смысл основывать условие на значении определенной ячейки. Преимущество этого подхода состоит в том, что в зависимости от того, как значение этой ячейки изменится в будущем, ваше условное форматирование будет корректироваться автоматически и отражать изменение данных.

Вновь перейдите на вкладку «Главная», (в старых версиях программы — в группу «Стили») и выберите (1) > «Создать правило» (2).

Затем выберите пункт «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек» (3). Теперь нужно указать диапазон, в котором мы хотим что-то выделить. Для этого нажмите на пиктограмму со стрелкой вверх (4) и укажите мышкой начало диапазона – D2. Следите за тем, чтобы ссылка не была абсолютной (можно для этого использовать F4).  И в конце просто допишите условие: “<100” (5), как это показано на рисунке.

Осталось только определить новые правила форматирования. Нажмите кнопку «Формат» (6).

Выберите красный на вкладке «Заливка».

Повторите создание условия еще раз, только выражение запишите D2>=100 и выберите зеленый.

Вы спросите: «А зачем все так сложно, если есть более простой вариант?» Дело в том, что использование формулы – более универсальный подход, который мы в дальнейшем будем еще неоднократно применять.

Итак, цель достигнута: фон выбранных ячеек изменяется от их наполнения.

Совет: вы можете использовать тот же метод не только для закраски, но и для изменения оформления шрифта. Для этого просто перейдите на вкладку «Шрифт» в диалоговом окне «Формат», которое мы обсуждали на шаге 6, и выберите предпочитаемый вариант оформления.

Условное форматирование Excel по значению ячейки.

В обоих предыдущих примерах мы создали правила форматирования, прямо указав числа — ограничения. Но чаще всего следует создавать критерий форматирования на основе значений ячеек. Как это сделать? Предположим, в таблице записаны ежемесячные продажи нескольких товаров. Нужно выделить цветом те цифры в декабре, которые были больше январских, в начале года.

Выделяем область для применения условного форматирования М2:М16 и затем выбираем пункт «Создать правило». В описании правила запишем выражение:

=M2>B2

Обратите внимание, что здесь используются относительные ссылки, чтобы программа могла последовательно перебрать все ячейки указанной ей области, и при этом каждой ячейке из столбца М соответствовала ячейка из столбца В, расположенная в той же строке и относящаяся к тому же самому товару.

Отображение выделенных ячеек настройте так же, как мы это рассматривали ранее.

Как видно на рисунке, созданное нами правило условного форматирования работает правильно и выделяет декабрьские продажи тех товаров, которые выросли по сравнению с январём.

Использование абсолютных и относительных ссылок в правилах.

Для того, чтобы было проще изменять условия выделения определенных значений в таблице Эксель, запишем некоторые параметры отбора в специально отведённые для этого ячейки.

Задача: выделить в таблице заказы с количеством менее 50 и более 100 ед.

Наши ограничения записываем в D1 и D2. Далее создаем первое правило условного форматирования для диапазона E5:E24.

=E5>$D$2

Абсолютная ссылка на D2 означает, что каждая из ячеек нашего диапазона сравнения должна сравниваться именно с D2. А относительная ссылка на первую ячейку нашей выделенной области E5 предписывает программе начать именно с этой позиции и последовательно двигаться вниз по столбцу, сравнивая количество с пороговым значением 100.

Как обычно, выбираем цвет заливки в случае выполнения условия.

Аналогичным образом для E5:E24 создаем второе правило

=E5<$D$1

В результате часть столбца окрасится зелёным, часть — жёлтым, а количество между 50 и 100 останется неокрашенным.

А теперь давайте усложним задачу — закрасим цветом не отдельные ячейки, а строки таблицы целиком. Для этого нам всего лишь понадобится изменить несколько ссылок в наших правилах.

Прежде всего, заново обозначим диапазон условного форматирования. Теперь это будет $A$5:$G$24.

В правило форматирования внесем небольшое изменение:

=$E5>$D$2

Как видите, у нас появилась абсолютная ссылка на столбец E. А на строку ссылка осталась относительной, без знака $. Для программы это означает, что нужно использовать данные строки целиком, и окрасить ее тоже всю, а не отдельную ячейку.

Аналогично второе условие мы меняем с E5<$D$1 на $E5<$D$1.

В то же время ссылка на D2 так и остается абсолютной, поскольку условие записано именно в этой ячейке. В результате получаем «полосатую» таблицу, где цветом выделены уже целые строки. И вся хитрость заключается в грамотном использовании абсолютных ссылок в правилах.

Вывод. Давайте постараемся запомнить несложные принципы использования ссылок в правилах:

• если сравниваются попарно 2 столбца, то используют относительные ссылки (M2>B2).
• если значения в столбце сопоставляются с определённой ячейкой, то на нее обязательно должна быть абсолютная ссылка ($D$1).
• когда нужно закрасить по условию строку целиком, то ссылка на эту строку должна быть относительной ($E5)
• когда нужно закрасить столбец целиком, то ссылка на него должна быть относительной (E$5)

Как использовать в правилах ссылку на соседние листы?

В последних версиях начиная с 2010 года, в формулах условия вы можете спокойно использовать ссылки на данные с других листов. Делается это точно так же, как и в обычных формулах.

В более ранних версиях программы – 2007 и 2003, это ограничение можно легко обойти, использовав именованные диапазоны. Вы просто присваиваете определенные имена диапазонам на текущем или на соседних листах, а затем используете эти имена в функциях.

В частности, вместо

=ЕСЛИ(‘Formatting (Лист2)’!$E$2:$E$21>5000;1;0)

можно работать по формуле

=ЕСЛИ(продажи>5000;1;0)

Как вы понимаете, диапазон ‘Formatting (Лист2)’!$E$2:$E$21 получил имя «продажи» и теперь к нему можно обратиться из любого места вашей рабочей книги.

Приоритет выполнения правил — это важно!

При использовании условного форматирования в Excel вы не ограничены только одним правилом на ячейку. Вы можете применять столько правил, сколько требует логика вашего проекта. В том случае, если в вашей таблице используется несколько правил, то важно, в каком порядке они выполняются.

Если выбрать меню «Управление правилами» и указать там «Текущий лист», то вы увидите список имеющихся правил.

В этой таблице мы хотим выделить желтым цветом предстоящие в недалёком будущем отгрузки, а вот те из них, которые должны произойти сегодня или завтра, обозначить красным. Ведь к ним должно быть повышенное внимание и их нужно срочно выполнить.

Сначала создадим первое условие:

=$E5>$C$2

Как видим, сюда попадают все строки, в которых дата отгрузки больше текущей даты, записанной в ячейке C2.

Затем создаем второе условие, которое как бы будет являться подмножеством первого. Выделяем только ячейки, в которых ИЛИ дата отгрузки равна текущей $E$5=$C$2, ИЛИ дата отгрузки больше текущей на 1 день $E5-$C$2=1. Если хотя бы одно из этих требований выполняется, то строка будет закрашена красным.

=ИЛИ($E5-$C$2=1;$E$5=$C$2)

Важно! Правила, расположенные выше в списке, имеют более высокий приоритет (1 и 2 на рисунке вверху). Новые правила всегда добавляются в начало списка и по этой причине имеют более высокий приоритет. Результат их работы не может быть изменен действием предшествующих правил, расположенных ниже.

Однако, порядок выполнения всегда можно изменить в этом же окне при помощи стрелок «Вверх» и «Вниз» (3).

Как редактировать условное форматирование?

Для того, чтобы изменить ранее созданное условие, нужно в первую очередь посмотреть, какие условия мы применяем к таблице и далее просто выбрать нужное правило. Последовательность действий та же, что мы рассмотрели чуть выше. Но на всякий случай еще раз повторю ее на скриншоте: нам нужен раздел «Управление правилами», затем указать, что рассматриваем текущий лист.

При нажатии иконки «Изменить…» мы попадаем в уже знакомое нам меню создания правила. Только все поля там уже заполнены текущими значениями. Остается только изменить то, что необходимо, и нажать «Ок».

А если забыл, где какие правила создавал?

В виду того, что этот способ имеет приоритет над обычным оформлением, вы можете получить внешний вид таблицы не совсем таким, как ожидали. Особенно, если забудете, где и какие правила создавали. Итак, как нам быстро найти в таблице все ячейки с условным форматированием?

Один их простых способов обнаружить такие нестандартные места таблицы – использовать меню Главная – Найти и выделить – …… в последних версиях Excel. Или же Главная – Редактирование – Найти и выделить – … в более ранних версиях.

Но в результате вы просто увидите те области таблицы, в которых применено условное форматирование. И не более того. Какие именно там условия изменения оформления — пока неизвестно. В любом случае вам, скорее всего, придется копать глубже и разбираться, какие же условия там применены.

Поэтому лучше всего просто выберите раздел «Управление правилами» — текущий лист. Этот процесс мы уже дважды описывали в предыдущих разделах, поэтому, думаю, проблем здесь не возникнет.

Вы увидите все созданные вами правила, а также приоритет их выполнения. Напомним, что наивысший приоритет имеют правила, находящиеся в начале списка: чем выше, тем важнее. Также указаны области, к которым применяются созданные форматы. Думаю, здесь разобраться будет совершенно несложно.

Как можно скопировать условное форматирование?

Вот несколько способов  для копирования правил.

Копировать формат по образцу

Можно скопировать так же, как и обычный формат.

На вкладке «Главная» в самом начале ленты расположена группа «Буфер обмена». В ней вы видите пиктограмму кисти  – формат по образцу (в разных версия выглядит по-разному, но называется одинаково). Клик по ней копирует не только формат выделенных ячеек, но и условия для него, если таковые имеются. Следующим действием необходимо выделить те ячейки, в которые данное оформление необходимо перенести.

Имейте в виду, что описанный способ перенесет абсолютно все форматы, в том числе и установленные вручную.

Копирование через вставку.

Альтернативным вариантом дублировать формат является специальный способ вставки.

Скопируйте ячейки с нужным условным форматом любым привычным для вас способом. Выделите диапазон, на который требуется перенести формат (можете выделить и не смежные, зажав клавишу CTRL), а затем по щелчку правой кнопки мыши выберите пункт «Специальная вставка…». Тогда программа отобразит окно, где потребуется установить переключатель на точке «форматы», после чего нажать «OK».

Управление правилами.

Можно воспользоваться диспетчером правил.

Пройдите по следующему пути: -> «Управление правилами…».

Из раскрывающего списка «Показать правила…» выберите пункт «Этот лист». Вы сможете увидеть все правила, которые действуют на текущем листе.

В столбце списка правил «Применяется к» указаны диапазоны, на которые распространяется каждое правило. Допишите в это поле через точку с запятой нужные адреса ячеек, чтобы применить и к ним ранее созданные условия.

Данный способ более трудоемкий, чем предыдущие два. Но его прелесть в том, что он позволяет распространять только нужные правила. Это особенно полезно тогда, когда к копируемым ячейкам применяется несколько условий одновременно, а скопировать нужно только одно из них.

Как убрать условное форматирование?

Эта операция такая же несложная, как и создание правила. Выберите , и затем – «Удалить правила». Вам будет предложено либо удаление из выделенного диапазона данных, либо вовсе всех правил на листе. Но имейте в виду, что при этом вы удалите всё, что было ранее создано. А ведь, возможно, что-то вы хотели бы сохранить.

Поэтому существует и более тонкий инструмент, которым мы рекомендовали бы пользоваться и для редактирования, и для их удаления.

Используйте последний пункт выпадающего меню: «Управление правилами».

Здесь вы видите все правила на текущем листе, к каким диапазонам они относятся и что делают. Поэтому гораздо проще выбрать определенное правило и удалить его.

Либо изменить, если в этом есть необходимость.

Почему не работает?

Если вы не получаете ожидаемого результата, то в первую очередь следует убедиться, верно ли работает созданное вами правило условного форматирования. Для этого вы можете скопировать формулу из правила в любую пустую ячейку и посмотреть, какой результат будет получен. Если вы форматируете по условию целый столбец цифр, то выберите пустое место справа от вашей таблицы.

Если результатом выполнения формулы-условия будет ИСТИНА, значит, должно быть применено условное форматирование. Естественно, если ЛОЖЬ, то — нет. Давайте вернемся в одной из наших задач и выполним такую отладку правил форматирования.

В столбец I скопируем формулу первого условия, в K — второго. Зацепите мышкой правый нижний уголок ячейки с формулой и протащите ее вниз на всю высоту таблицы. Получим полную картину для каждой из ячеек нашего диапазона. Как видите, ИСТИНА и ЛОЖЬ точно соответствуют закраске столбца K, который мы, собственно, и проверяли. В I2 мы получили ИСТИНА, поэтому цвет — зелёный. В J9 ответ также положительный, поэтому цвет — желтый. И так далее.

Если формула сложная, можно разбить ее на части и применить тот же метод отладки.

Надеемся, что вы нашли ответы на интересующие вас вопросы по условному форматированию в нашей инструкции.

Тем не менее, если всё же что-то не получается или не работает – пишите в комментариях ниже. Мы постараемся вам ответить либо даже сделаем отдельный материал, посвященный вашей проблеме.

Удачи!

Еще полезные примеры и советы: