Форматирование в текстовых редакторах excel

Одним из самых важных процессов при работе в программе Excel является форматирование. С его помощью не только оформляется внешний вид таблицы, но и задается указание того, как программе воспринимать данные, расположенные в конкретной ячейке или диапазоне. Без понимания принципов работы данного инструмента нельзя хорошо освоить эту программу. Давайте подробно выясним, что же представляет собой форматирование в Экселе и как им следует пользоваться.

Урок: Как форматировать таблицы в Microsoft Word

Форматирование таблиц

Форматирование – это целый комплекс мер регулировки визуального содержимого таблиц и расчетных данных. В данную область входит изменение огромного количества параметров: размер, тип и цвет шрифта, величина ячеек, заливка, границы, формат данных, выравнивание и много другое. Подробнее об этих свойствах мы поговорим ниже.

Автоформатирование

К любому диапазону листа с данными можно применить автоматическое форматирование. Программа отформатирует указанную область как таблицу и присвоит ему ряд предустановленных свойств.

1. Выделяем диапазон ячеек или таблицу.



2. Находясь во вкладке «Главная» кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу». Данная кнопка размещена на ленте в блоке инструментов «Стили». После этого открывается большой список стилей с предустановленными свойствами, которые пользователь может выбрать на свое усмотрение. Достаточно просто кликнуть по подходящему варианту.



3. Затем открывается небольшое окно, в котором нужно подтвердить правильность введенных координат диапазона. Если вы выявили, что они введены не верно, то тут же можно произвести изменения. Очень важно обратить внимание на параметр «Таблица с заголовками». Если в вашей таблице есть заголовки (а в подавляющем большинстве случаев так и есть), то напротив этого параметра должна стоять галочка. В обратном случае её нужно убрать. Когда все настройки завершены, жмем на кнопку «OK».

После этого, таблица будет иметь выбранный формат. Но его можно всегда отредактировать с помощью более точных инструментов форматирования.

Переход к форматированию

Пользователей не во всех случаях удовлетворяет тот набор характеристик, который представлен в автоформатировании. В этом случае, есть возможность отформатировать таблицу вручную с помощью специальных инструментов.

Перейти к форматированию таблиц, то есть, к изменению их внешнего вида, можно через контекстное меню или выполнив действия с помощью инструментов на ленте.

Для того, чтобы перейти к возможности форматирования через контекстное меню, нужно выполнить следующие действия.

1. Выделяем ячейку или диапазон таблицы, который хотим отформатировать. Кликаем по нему правой кнопкой мыши. Открывается контекстное меню. Выбираем в нем пункт «Формат ячеек…».



2. После этого открывается окно формата ячеек, где можно производить различные виды форматирования.

Инструменты форматирования на ленте находятся в различных вкладках, но больше всего их во вкладке «Главная». Для того, чтобы ими воспользоваться, нужно выделить соответствующий элемент на листе, а затем нажать на кнопку инструмента на ленте.

Форматирование данных

Одним из самых важных видов форматирования является формат типа данных. Это обусловлено тем, что он определяет не столько внешний вид отображаемой информации, сколько указывает программе, как её обрабатывать. Эксель совсем по разному производит обработку числовых, текстовых, денежных значений, форматов даты и времени. Отформатировать тип данных выделенного диапазона можно как через контекстное меню, так и с помощью инструмента на ленте.

Если вы откроете окно «Формат ячеек» чрез контекстное меню, то нужные настройки будут располагаться во вкладке «Число» в блоке параметров «Числовые форматы». Собственно, это единственный блок в данной вкладке. Тут производится выбор одного из форматов данных:

• Числовой;
• Текстовый;
• Время;
• Дата;
• Денежный;
• Общий и т.д.

После того, как выбор произведен, нужно нажать на кнопку «OK».

Кроме того, для некоторых параметров доступны дополнительные настройки. Например, для числового формата в правой части окна можно установить, сколько знаков после запятой будет отображаться у дробных чисел и показывать ли разделитель между разрядами в числах.

Для параметра «Дата» доступна возможность установить, в каком виде дата будет выводиться на экран (только числами, числами и наименованиями месяцев и т.д.).

Аналогичные настройки имеются и у формата «Время».

Если выбрать пункт «Все форматы», то в одном списке будут показаны все доступные подтипы форматирования данных.

Если вы хотите отформатировать данные через ленту, то находясь во вкладке «Главная», нужно кликнуть по выпадающему списку, расположенному в блоке инструментов «Число». После этого раскрывается перечень основных форматов. Правда, он все-таки менее подробный, чем в ранее описанном варианте.

Впрочем, если вы хотите более точно произвести форматирование, то в этом списке нужно кликнуть по пункту «Другие числовые форматы…». Откроется уже знакомое нам окно «Формат ячеек» с полным перечнем изменения настроек.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

Выравнивание

Целый блок инструментов представлен во вкладке «Выравнивание» в окне «Формат ячеек».

Путем установки птички около соответствующего параметра можно объединять выделенные ячейки, производить автоподбор ширины и переносить текст по словам, если он не вмещается в границы ячейки.

Кроме того, в этой же вкладке можно позиционировать текст внутри ячейки по горизонтали и вертикали.

В параметре «Ориентация» производится настройка угла расположения текста в ячейке таблицы.

Блок инструментов «Выравнивание» имеется так же на ленте во вкладке «Главная». Там представлены все те же возможности, что и в окне «Формат ячеек», но в более усеченном варианте.

Шрифт

Во вкладке «Шрифт» окна форматирования имеются широкие возможности по настройке шрифта выделенного диапазона. К этим возможностям относятся изменение следующих параметров:

• тип шрифта;
• начертание (курсив, полужирный, обычный)
• размер;
• цвет;
• видоизменение (подстрочный, надстрочный, зачеркнутый).

На ленте тоже имеется блок инструментов с аналогичными возможностями, который также называется «Шрифт».

Граница

Во вкладке «Граница» окна форматирования можно настроить тип линии и её цвет. Тут же определяется, какой граница будет: внутренней или внешней. Можно вообще убрать границу, даже если она уже имеется в таблице.

А вот на ленте нет отдельного блока инструментов для настроек границы. Для этих целей во вкладке «Главная» выделена только одна кнопка, которая располагается в группе инструментов «Шрифт».

Заливка

Во вкладке «Заливка» окна форматирования можно производить настройку цвета ячеек таблицы. Дополнительно можно устанавливать узоры.

На ленте, как и для предыдущей функции для заливки выделена всего одна кнопка. Она также размещается в блоке инструментов «Шрифт».

Если представленных стандартных цветов вам не хватает и вы хотите добавить оригинальности в окраску таблицы, тогда следует перейти по пункту «Другие цвета…».

После этого открывается окно, предназначенное для более точного подбора цветов и оттенков.

Защита

В Экселе даже защита относится к области форматирования. В окне «Формат ячеек» имеется вкладка с одноименным названием. В ней можно обозначить, будет ли защищаться от изменений выделенный диапазон или нет, в случае установки блокировки листа. Тут же можно включить скрытие формул.

На ленте аналогичные функции можно увидеть после клика по кнопке «Формат», которая расположена во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Ячейки». Как видим, появляется список, в котором имеется группа настроек «Защита». Причем тут можно не только настроить поведение ячейки в случае блокировки, как это было в окне форматирования, но и сразу заблокировать лист, кликнув по пункту «Защитить лист…». Так что это один из тех редких случаев, когда группа настроек форматирования на ленте имеет более обширный функционал, чем аналогичная вкладка в окне «Формат ячеек».

.
Урок: Как защитить ячейку от изменений в Excel

Как видим, программа Excel обладает очень широким функционалом по форматированию таблиц. При этом, можно воспользоваться несколькими вариантами стилей с предустановленными свойствами. Также можно произвести более точные настройки при помощи целого набора инструментов в окне «Формат ячеек» и на ленте. За редким исключением в окне форматирования представлены более широкие возможности изменения формата, чем на ленте.

Как и в любом текстовом редакторе, в программе Excel присутствует возможность форматирования текста разными способами. При необходимости вы можете сделать его дизайнерским, декоративным, перевернутым и любым другим. Для того чтобы правильно обрабатывать текст в Excel, вам необходимо иметь навыки работы с некоторыми инструментами.

Простое форматирование: изменение направления, цвета и размера

Имея конкретную надпись или короткий текст, можно поиграть с его настройками в Excel. Для этого используйте некоторые инструменты, следуя инструкции ниже.

1. Открываем Excel и проводим вставку текста, если он еще не прописан в ячейках. Далее переходим на вкладку «Вставка» и в нужной нам ячейке кликаем правой кнопкой мыши один раз. Перед вами всплывает меню в виде списка. Здесь выбираете пункт «Специальная вставка».

1. Открывается следующее окно, где нажимаем «Вставить как» и выбраем «Текст». Затем нажимаете кнопку «ОК», чтобы выбранные действия сохранились. Как мы видим текст успешно перенесен в выбранную ячейку.

1. Теперь попробуем преобразовать этот текст в декоративный и сменить его направление. Для этого переходим снова во вкладку «Вставка», копируем исходный текст из ячейки и нажимаем на кнопку «Надпись».

1. Выбираем нужное место на листе и кликаем мышью. Перед вами открывается небольшое окошко, в которое вставляем скопированный текст путем нажатия CRTL+V. Здесь вы можете увеличить масштаб заданной рамки или сделать текст перевернутым при помощи соответствующих инструментов.

1. Мы можем сменить структуру надписи и ее текст. Для этого перейдем в активную вкладку «Формат», выберем блок «Стили WordArt», после чего кликнем на «Контур текста». Здесь выберете нужный оттенок из существующей палитры.

Используем мастер форматирования

1. Чтобы приступить к смене направления текста, необходимо сделать клик правой кнопкой мыши на объекте со вставленной надписью. Перед вами откроется меню, в котором, выберите пункт исходя из требований: или «Формат фигуры», или «Размер и свойства».

1. Перед вами справа откроется диалоговое окно мастера, в котором собраны самые популярные утилиты для работы со вставленным текстом и фигурами. Здесь можно выбрать для надписей различные стили шрифтов, задать направление и объем.

Используя встроенный мастер обработки текстовой информации, вы сможете сделать привлекательный заголовок для разного рода документов. Из таблиц Excel удобно переводят надписи к видеофайлам.

Как перенести текст в Эксель

Вы наверняка замечали, что при записи текста в приложении Excel происходит его занесение строго в одну линию, а если вы используете перенос текста посредством кнопки ENTER, то во время печати он может отображаться некорректно. Чтобы избежать таких сложностей, предлагаем вам следующий вариант решения проблемы.

1. Выделим наш текст. Для этого зайдите в строку формул и протяните мышью от начала до конца. Или же сделайте это непосредственно, где размещается запись. Если не отображаются кнопки инструментов, значит просто нажмите на ячейку, в которой начинается текст.

1. После чего переходите на вкладку «Главная» и нажимайте на кнопку «Перенести текст». Теперь вся ваша запись отображается в формате с множеством строчек или в виде столбика.

Также работа с текстом осуществляется посредством специальной функции — читайте подробнее в Справочнике Студворк.

Тест по теме «Как работать с текстом в Excel: основные положения и инструкции»

Ввод данных

Табличный процессор Excel имеет определенные достоинства по сравнению
с текстовым процессором Word с точки зрения ввода данных в ячейки
таблицы. В Excel реализован ряд способов автоматизации ввода данных, что
делает его достаточно «интеллектуальным» программным средством. 

Одним из таких способов является возможность автоматической нумерации
строк и столбцов таблицы. Для этого надо пронумеровать только первые
две ячейки столбца или строки и скопировать их содержимое протяжкой
мышью за маркер на остальные ячейки столбца или строки.

Другим средством автоматизации ввода данных является автозаполнение
ячеек столбца при работе со списками. Достаточно часто встречаются
таблицы, в столбцах которых имеются повторяющиеся данные, например,
фамилии сотрудников. Если некоторая фамилия была введена в столбце, то
при вводе первой буквы этой фамилии в очередную ячейку этого же столбца
происходит автоматическое заполнение ячейки остальными буквами фамилии.
Пример показан на рисунке.

Если в столбце имеются несколько фамилий у которых первые буквы
совпадают, автозаполнение начинается с первой отличающейся буквы.
Например, в столбце кроме фамилии Иванов имеется фамилия Иволгин. В
этом случае при вводе в очередную ячейку букв «Ив» автозаполнения не
будет. При вводе третьей буквы «а» ячейка будет заполнена фамилией
«Иванов». Если же третьей буквой будет «о», то ячейка будет заполнена
фамилией «Иволгин».

Общие принципы форматирования

Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования.
Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и
большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора
Word. Среди новых следует отметить инструмент «Объединить и поместить в
центре» и кнопки для задания денежного и некоторых числовых форматов.

Операции выделения

Выделение отдельной прямоугольной области таблицы выполняется либо
протяжкой указателя мыши, либо клавишами со стрелками при удержании
клавиши Shift. При этом среди выделенных одна ячейка является активной –
цвет ее заливки остается белым. Если выполнить щелчок мышью по
отдельной ячейке, она будет одновременно выделенной и активной.

Для выделения нескольких несмежных прямоугольных областей следует
удерживать нажатой клавишу Ctrl. При этом активной будет только одна
ячейка, как показано на рисунке.

Операции копирования и перемещения

Операции копирования и перемещения можно выполнить протяжкой мыши за
границу выделенной области. При удержании клавиши Ctrl будет выполняться
копирование, без нее – перемещение.
Для копирования формул в правом нижнем углу выделенной области имеется специальный маркер (см. раздел «Формулы и их запись»).

Форматирование текстовой информации

Текстовый процессор Word специализирован для работы с текстами.
Поэтому он имеет более широкий набор инструментов для форматирования
текста, чем табличный процессор Excel. Тем не менее, Excel имеет
достаточно средств для подготовки и печати профессионально оформленных
документов.

Ввод коротких текстов (записей, заголовков и т.д.), чаще всего,
требует двух видов форматирования: выравнивания по горизонтали и
выравнивания по вертикали. Эти операции выполняются через меню Формат/Ячейки… .

В окне «Формат ячейки» нужный способ выравнивания устанавливается на
вкладке «Выравнивание» в соответствующих полях со списком. На этой же
вкладке имеются другие важные настройки:

• флажок «переносить по словам» – для переноса на новую строку слов, разделенных пробелом (широко используется в заголовках);
• группа полей «Ориентация» – для расположения текста вертикально или с наклоном;
• поле «отступ» – для задания отступов слева (единица измерения —
  символ).

Если некоторые тексты имеют длину, превышающую ширину одной ячейки,
следует предварительно объединить эти ячейки. Пример показан на рисунке
(ячейки B2:D2).

По умолчанию для ячеек установлен режим «Общий». Это означает, что
Excel определяет тип данных, вводимых в ячейку, автоматически. Это может
приводить к нежелательным результатам. Например, запись 02.03.03 может
быть преобразована в 02.03.2003, поскольку Excel распознает ее как дату,
а запись 02835 будет преобразована в 2835, поскольку Excel распознает
ее как число. В обоих случаях, если необходимо точно воспроизвести
данные, следует установить текстовый формат ячейки. Форматы ячеек
выбираются из списка на вкладке «Число» окна «Формат ячеек».

Для записи больших текстов, состоящих из одного или нескольких
абзацев, желательно соблюдать основные правила форматирования текстов,
принятые в текстовом процессоре Word: не выравнивать текст пробелами и
не оформлять абзац как набор строк, расположенных в отдельных ячейках. 

Замечание. Следует учитывать,
что нажатие клавиши Enter приводит к завершению ввода текста в текущую
ячейку, а не к переходу к новому абзацу. Для формирования нового абзаца в
пределах текущей ячейки следует нажимать Alt+Enter.

Учитывая особенности Excel, можно руководствоваться следующими правилами записи больших текстов:

• определить область листа, которую будет занимать текст и, либо
  «растянуть» ячейку, либо объединить несколько ячеек для его записи
  (второе применяется чаще);
• установить для выбранной области режим «переносить по словам»;
• ввести текст, нажимая в конце абзацев Alt+Enter;
• отрегулировать высоту области, содержащей текст.

Замечание. В отличие от Word, минимальная
высота строки таблицы не ограничивается размером шрифта. Высоту строки
можно уменьшить так, что часть текста будет скрыта или уменьшить до
нуля.

Форматирование числовой информации

Основными операциями форматирования чисел являются: задание
количества знаков в десятичной части; выравнивание по правому краю и
отступ справа. Числа выравниваются по правому краю по умолчанию, однако в
некоторых случаях для этой цели можно использовать соответствующую
кнопку на стандартной панели инструментов. Количество знаков в
десятичной части числа задается на вкладке «Число» окна «Формат ячейки».
При выборе числового формата «Числовой» окно принимает вид, показанный
на рисунке.

Для выравнивания чисел по правому краю с заданием отступа справа
необходимо выбрать числовой формат «Денежный» или «Финансовый», в
которых предусмотрен отступ справа. Если же требуется задать отступ
справа для числового формата «Числовой» или других, следует добавить
достаточно узкий пустой столбец справа от столбца с числами, убрав между
ними обрамление.