Форматирование содержимого таблицы в word

Зачастую, просто создать шаблонную таблицу в MS Word недостаточно. Так, в большинстве случаев требуется задать для нее определенный стиль, размер, а также ряд других параметров. Говоря проще, созданную таблицу нужно отформатировать, а сделать это в Ворде можно несколькими способами.

Урок: Форматирование текста в Word

Использование встроенных стилей, доступных в текстовом редакторе от Майкрософт, позволяет задавать формат для всей таблицы целиком или ее отдельных элементов. Также, в Ворде присутствует возможность предварительного просмотра форматированной таблицы, благодаря чему всегда можно увидеть, как она будет выглядеть в том или ином стиле.

Урок: Функция предварительного просмотра в Word

Использование стилей

Стандартный вид таблицы мало кого может устроить, поэтому для его изменения в Ворде имеется большой набор стилей. Все они расположены на панели быстрого доступа во вкладке «Конструктор», в группе инструментов «Стили таблиц». Для отображения этой вкладки дважды кликните по таблице левой кнопкой мышки.

Урок: Как в Word создать таблицу

В окне, представленном в группе инструментов «Стили таблиц», вы можете выбрать подходящий стиль для оформления таблицы. Чтобы увидеть все доступные стили, нажмите кнопку «Больше» , расположенную в правом нижнем углу.

В группе инструментов «Параметры стиля таблицы» снимите или установите галочки напротив параметров, которые требуется скрыть или отобразить в выбранном стиле таблицы.

Вы также можете создать собственный стиль таблицы или изменить уже существующий. Для этого выберите соответствующий параметр в меню окна «Больше».

Внесите необходимые изменения в открывшемся окне, настройте необходимые параметры и сохраните собственный стиль.

Добавление рамок

Вид стандартных границ (рамок) таблицы тоже можно изменить, настроить так, как вы посчитаете нужным.

Добавление границ

1. Перейдите во вкладку «Макет» (основной раздел «Работа с таблицами»)

2. В группе инструментов «Таблица» нажмите кнопку «Выделить», выберите в выпадающем меню пункт «Выделить таблицу».

3. Перейдите во вкладку «Конструктор», которая тоже расположена в разделе «Работа с таблицами».

4. Нажмите кнопку «Границы», расположенную в группе «Обрамление», выполните необходимое действие:

Добавление границ для отдельных ячеек

Если это необходимо, вы всегда можете добавить границы для отдельных ячеек. Для этого нужно выполнить следующие манипуляции:

1. Во вкладке «Главная» в группе инструментов «Абзац» нажмите кнопку «Отобразить все знаки».

2. Выделите необходимые ячейки и перейдите ко вкладке «Конструктор».

3. В группе «Обрамление» в меню кнопки «Границы» выберите подходящий стиль.

4. Отключите режим отображение всех знаков, повторно нажав на кнопку в группе «Абзац» (вкладка «Главная»).

Удаление всех или отдельных границ

Помимо добавления рамок (границ) для всей таблицы или отдельных ее ячеек, в Ворде также можно выполнить и противоположное — сделать все границы в таблице невидимыми или же скрыть границы отдельных ячеек. О том, как это сделать, вы можете прочесть в нашей инструкции.

Урок: Как в Word скрыть границы таблицы

Скрытие и отображение сетки

Если вы скрыли границы таблицы, она, в определенной степени, станет невидимой. То есть, все данные будут находиться на своих местах, в своих ячейках, но разделяющие их линии отображаться не будут. Во многих случаях в таблице со скрытыми границами все же нужен какой-то «ориентир» для удобства работы. Таковым выступает сетка — этот элемент повторяет линии границ, отображается он только на экране, но не выводится на печать.

Отображение и скрытие сетки

1. Дважды кликните по таблице, чтобы выделить ее и открыть основной раздел «Работа с таблицами».

2. Перейдите ко вкладке «Макет», расположенную в этом разделе.

3. В группе «Таблица» нажмите кнопку «Отобразить сетку».

Совет: Для скрытия сетки повторно нажмите на эту кнопку.

Урок: Как в Ворде отобразить сетку

Добавление столбцов, строк ячеек

Далеко не всегда количество строк, столбцов и ячеек в созданной таблице должно оставаться фиксированным. Иногда возникает необходимость увеличить таблицу, добавив в нее строку, столбец или ячейку, что довольно просто сделать.

Добавление ячейки

1. Кликните по ячейке сверху или справа от того места, куда требуется добавить новую.

2. Перейдите ко вкладке «Макет» («Работа с таблицами») и откройте диалоговое окно «Строки и столбцы» (небольшая стрелка в правом нижнем углу).

3. Выберите подходящий параметр для добавления ячейки.

Добавление столбца

1. Кликните по той ячейке столбца, которая расположена слева или справа от места, куда требуется добавить столбец.

2. Во вкладке «Макет», что находится в разделе «Работа с таблицами», выполните требуемое действие с помощью инструментов группы «Столбцы и строки»:

• Нажмите «Вставить слева» для вставки столбца слева от выделенной ячейки;
• Нажмите «Вставить справа» для вставки столбца справа от выделенной ячейки.

Добавление строки

Для добавления строки в таблицу воспользуйтесь инструкцией, описанной в нашем материале.

Урок: Как в Word вставить строку в таблицу

Удаление строк, столбцов, ячеек

Если это необходимо, вы всегда можете удалить ячейку, строку или столбец в таблице. Для этого необходимо выполнить несколько простых манипуляций:

1. Выделите фрагмент таблицы, который нужно удалить:

• Для выделения ячейки кликните по ее левому краю;
• Для выделения строки кликните по ее левой границе;

• Для выделения столбца кликните по его верхней границе.

2. Перейдите во вкладку «Макет» (Работа с таблицами).

3. В группе «Строки и столбцы» нажмите на кнопку «Удалить» и выберите подходящую команду для удаления необходимого фрагмента таблицы:

• Удалить строки;
• Удалить столбцы;
• Удалить ячейки.

Объединение и разбиение ячеек

Ячейки созданной таблицы при необходимости всегда можно объединить или, наоборот, разделить. Более детальную инструкцию касательно того, как это сделать, вы найдете в нашей статье.

Урок: Как в Ворд объединить ячейки

Выравнивание и перемещение таблицы

При необходимости, вы всегда можете выровнять размеры всей таблицы, отдельных ее строк, столбцов и ячеек. Также, вы можете выровнять текстовые и числовые данные, содержащиеся внутри таблицы. При необходимости, таблицу можно перемещать по странице или документу, также ее можно переместить в другой файл или программу. О том, как все это сделать, читайте в наших статьях.

Урок по работе с Ворд:
Как выровнять таблицу
Как изменить размеры таблицы и ее элементов
Как переместить таблицу

Повторение заголовка таблицы на страницах документа

Если таблица, с которой вы работаете, длинная, занимает две и более страниц, в местах принудительного разрыва страницы ее приходится разбивать на части. Как вариант, можно сделать на второй и всех последующих страницах пояснительную надпись типа «Продолжение таблицы на стр. 1». О том, как это сделать, вы можете прочесть в нашей статье.

Урок: Как в Word сделать перенос таблицы

Однако, куда более удобно в случае работы с большой таблицей будет сделать повторение шапки на каждой странице документа. Детальная инструкция о создании такой «переносной» шапки таблицы описана в нашей статье.

Урок: Как в Ворд сделать автоматическую шапку таблицы

Повторяющиеся заголовки будут отображаться в режиме разметки а также в распечатанном документе.

Урок: Печать документов в Word

Управление разбиением таблицы

Как уже было сказано выше, слишком длинные таблицы приходится разбивать на части с помощью автоматических разрывов страниц. В случае, если разрыв страницы окажется на длинной строке, часть строки будет автоматически перенесена на следующую страницу документа.

Тем не менее, данные, которые содержатся в большой таблице, необходимо представлять наглядно, в понятном каждому пользователю виде. Для этого следует выполнить определенные манипуляции, которые будут отображаться не только в электронной версии документа, но и в его распечатанной копии.

Печать всей строки на одной странице

1. Кликните в любом месте таблицы.

2. Перейдите во вкладку «Макет» раздела «Работа с таблицами».

3. Нажмите кнопку «Свойства», расположенную в группе «Таблицы».

4. Перейдите в открывшемся окне во вкладку «Строка», снимите там галочку напротив пункта «Разрешить перенос строк на следующую страницу», нажмите «ОК» для закрытия окна.

Создание принудительного разрыва таблицы на страницах

1. Выделите строку таблицы, которая должна быть напечатана на следующей странице документа.

2. Нажмите клавиши «CTRL+ENTER» — эта команда добавлять разрыв страницы.

Урок: Как сделать разрыв страницы в Word

На этом можно и закончить, так как в данной статье мы детально рассказали о том, что представляет собой форматирование таблиц в Ворде и как его выполнить. Продолжайте осваивать безграничные возможности этой программы, а мы сделаем все возможное для того, чтобы этот процесс для вас упростить.

Принято считать, что Word предназначен для работы с текстом, а Excel ориентирован на создание таблиц. Но это не совсем справедливое утверждение.

Функционал Word достаточно обширен. Это позволяет работать через него и с таблицами. Пользователь может создать таблицу, отредактировать её и оформить на своё усмотрение.

Всего существует несколько способов создания таблиц, которые доступны в программе Word.

Способы создания таблиц

Создавая тот или иной контент в виде текста, часто его необходимо дополнить наглядными таблицами. Их содержание сейчас не имеет значения. Пока главное разобраться в том, как сделать таблицы в программе Word и что для этого потребуется.

Как уже говорилось ранее, Word достаточно функциональный инструмент. Потому тут предусмотрено сразу 6 вариантов того, как можно создавать таблицы в Word. Их нужно рассмотреть отдельно.

Стандартный метод

Это наиболее простой и классический способ, как вставить таблицу и отобразить её в Word. Нюанс в том, что размеры ограничены. Это может быть от 1 на 1 до 10 на 8 столбцов и строк.

Если же нужно добавить больше тех или иных компонентов, тогда придётся воспользоваться представленными далее методами.

В случае с классическим методом, чтобы создать таблицу в текстовом редакторе Word, потребуется следующая пошаговая инструкция:

Всё, теперь вы знаете, как добавить необходимую таблицу, доступную в Word. Но поскольку она ограничена в количестве столбцов и строк, этот вариант подходит не всегда.

Таблица с заданной шириной

Отличительной особенностью этого способа является то, что здесь можно начертить таблицу в редакторе Word, используя любое число столбцов и строк.

Если вы не знаете, как нарисовать нужную таблицу в Word этим методом, тогда взгляните на инструкцию:

Вот и всё. Работа сделана. Но это далеко не последний способ добавления. Стоит рассмотреть альтернативные варианты.

Рисование

Ещё Word позволяет вставить необходимую пользователю таблицу в документ путём её рисования.

В этом случае на помощь приходит специальный встроенный инструмент. Ничего сложного. Многие юзеры используют этот метод, когда требуется создать таблицу определённой конфигурации. Смысл заключается в том, чтобы:

Так карандаш деактивируется, и можно будет продолжить обычное редактирование.

Если какие-то линии окажутся лишними, для их удаления простой воспользуйтесь ластиком.

Вставка из Excel

Пакет Microsoft Office не просто универсальный, но ещё и тесно взаимосвязан друг с другом. Это позволяет использовать возможности одного инструмента в рамках другого приложения.

Наглядным примером выступает возможность вставлять таблицы Excel непосредственно в текстовый редактор Word. Причём будут предоставлены все его базовые возможности в виде добавления функций, листов, форматирование и многое другое.

Причём сделать это предельно просто. Нужно открыть вкладку «Вставка», и кликнуть по кнопке «Таблица». Далее выбрать пункт «Таблица Excel».

Преобразование текста

Удивительно то, что многие юзеры, достаточно давно использующие текстовый редактор Word, не знают о наличии такой функции как преобразование текста в таблицу.

А ведь это достаточно простой в использовании инструмент. Чтобы им воспользоваться, нужно сделать следующее:

СОВЕТ. Перед преобразованием в таблицу напечатанного текста рекомендуется воспользоваться табуляцией (кнопка Tab), чтобы разбить текст.

Предварительная разбивка позволяет программе правильно определить нужное число компонентов таблицы. То есть строк и столбцов. Строками будут выделенные абзацы, а в раздел со столбцами попадёт текст, который пользователь разделил с помощью табуляции.

Экспресс-таблица

Последним, но не менее часто используемым вариантом, является применение инструмента в виде экспресс-таблицы. Это коллекция готовых шаблонов, которая позволяет буквально в несколько кликов добавить нужную и подходящую по своим параметрам таблицу.

Чтобы сделать это, нужно открыть вкладку «Вставка», оттуда перейти в раздел «Таблица», и кликнуть по пункту «Экспресс-таблицы». Откроется соответствующий список шаблонов, из которого пользователь уже сможет выбрать наиболее подходящий вариант.

Очень актуальный инструмент для тех, кто часто работает с таблицами в текстовом редакторе, и использует при этом определённые конфигурации. Можно сохранить копию такой таблицы, и в последующем использовать её для работы с другим текстом. Каждый раз заново создавать конструкцию не придётся.

Чтобы добавить свой вариант в число шаблонов, нужно левой кнопкой выделить таблицу, после чего нажать на кнопку сохранения выделенного фрагмента в коллекцию. Эта команда располагается как раз под списком базовых шаблонов.

Редактирование

Важно понимать, что после добавления таблица вряд ли будет иметь тот вид, который в итоге потребуется пользователю. Часто приходится что-то добавлять, удалять, объединять и разбивать на отдельные ячейки.

Для всего этого нужны навыки редактирования таблиц. Освоить их не сложно. К тому же, функционал приложения Word достаточно обширный, но одновременно с этим понятный.

Как добавить столбцы и строки

Если при заполнении конструкции оказалось, что количества созданных столбцов или строк не хватает, не обязательно всё удалять, и создавать таблицу заново.

Можно просто добавить недостающие фрагменты. Причём способов доступно сразу несколько:

Если нужно добавить сразу несколько компонентов к таблице, тогда перед применением одного из представленных методов выделите требуемое число строк или столбцов, используя для этого левую кнопку мышки.

Как удалить столбцы или строки

Бывает и так, что нужно избавиться от лишних фрагментов ранее уже созданной таблицы. Это также не сложная для выполнения задача.

Чтобы сделать это, необходимо:

• нажать по ячейке столбца или строки, от которых требуется избавиться;
• перейти во вкладку «Макет»;
• нажать на кнопку «Удаление»;
  
• выбрать один из вариантов, которые предложит программа.

Либо воспользуйтесь тем же ластиком. Но его лучше применять тогда, когда таблицу ещё не начали заполнять текстом.

Как объединить ячейки

Имея в распоряжении несколько ячеек, порой из них нужно сделать один сплошной блок таблицы. Для объединения требуется сделать следующее:

• выделить нужное число ячеек путём зажатия левой кнопки мышки;
• нажать по выделенной области правой кнопкой;
• выбрать пункт «Объединить ячейки»;
  
• либо воспользоваться той же функцией через вкладку «Макет».

Ластик тоже стирает границы между ячейками, и тем самым объединяет их содержимое. Но с ластиком стоит работать аккуратнее, чтобы не нарушить структуру таблицы, сохранить её аккуратный внешний вид.

Как сделать разбивку ячеек

Такая процедура проводится в тех случаях, когда нужно создать дополнительные столбцы или строки на основе уже ранее созданных ячеек.

Сделать это не сложно. Инструкция имеет следующий вид:

Как вариант, можно воспользоваться карандашом. Но тогда придётся дополнительно оформлять таблицу, чтобы придать ей нужный внешний вид. Потому представленный выше метод обычно работает лучше.

Оформление таблиц

Таблица создана и отредактирована. Но её внешний вид может не соответствовать ожиданиям и требованиям пользователя. Требуется добавить какие-то элементы оформления.

В этом помогут инструменты, доступные во вкладке под названием «Конструктор». Тут есть сразу несколько полезных функций, направленных на улучшение внешнего вида таблиц и их персонализацию.

Функция заливки

Такой инструмент как «Заливка» нужен для того, чтобы поменять цвет в разных ячейках. За счёт этого визуально группируется информация в таблице, данные становятся наглядными, можно расставить акценты.

Для добавления или изменения цвета следует выделить нужные ячейки с помощью левой кнопки мышки, после чего нажать на «Заливка». Этот инструмент находится в категории «Конструктор» на панели инструментов.

Далее уже пользователь выбирает нужный цвет. По такому принципу залить можно все компоненты таблицы, либо выделить только самые основные.

Стиль

С помощью стилей можно поменять оформление таблицы. Для этого в программе Word предусмотрены предустановленные шаблоны.

Пользователю открывается возможность подобрать подходящий вариант, доступный в коллекции текстового редактора, после чего внести в него соответствующие необходимые изменения.

Чтобы найти эти шаблоны, достаточно перейти во вкладку «Конструктор», а затем выбрать группу «Стили таблиц».

Изменение ширины и высоты ячеек

В ячейках таблиц далеко не всегда содержится одинаковый объём информации. Потому их нужно отредактировать и оформить так, чтобы они смотрелись максимально органично и красиво. При этом выполняли свои прямые функции.

Чтобы поменять ширину или высоту для ячеек, можно воспользоваться вкладкой «Макет».

Тут инструкция будет иметь следующий вид:

• выделите необходимые ячейки левой кнопкой мышки;
• откройте вкладку «Макет»;
• задайте новые значения в соответствующих полях (Ширина и Высота).

Ещё менять размеры ячеек можно вручную. Для этого следует подвести курсор к краю ячейки, и потянуть её в необходимую сторону.

Но при ручном редактировании может нарушиться структура всей таблицы. Потому слишком увлекаться этим методом не рекомендуется.

Границы

Ещё пользователь программы Word при работе с таблицами может откорректировать оформление их границ.

Для этого выбирается соответствующий стиль для границ. Находится он во вкладке «Конструктор» в группе инструментов под названием «Обрамление». Затем с помощью инструмента «Перо» прочерчиваются требуемые линии.

Чтобы отменить действие, если что-то не понравилось, нажмите на комбинацию кнопок Ctrl и Z. Когда будет закончено рисование, следует нажать на Esc.

Используя встроенные возможности текстового редактора Microsoft Word, можно создавать таблицы, редактировать их, оформлять на своё усмотрение.

Весь функционал хорошо продуман. У каждого инструмента есть своё чёткое и понятное место в соответствующих группах и разделах. Потому нужно совсем немного времени, чтобы освоиться и научиться полноценно работать с таблицами.

Будет справедливо сказать, что не всем и не всегда удобно работать с табличным редактором в лице Excel. Да, в плане таблиц он ещё более функциональный, и открывает перед пользователями дополнительные возможности. Но если основной упор делается на текст, и его часть нужно вставить в таблицу, здесь функций и опций Word будет более чем достаточно.

Основными рабочими инструментами при редактировании, создании и оформлении таблиц являются вкладки «Макет» и «Конструктор». Если их внимательно изучить и разобраться в функциях каждого элемента, можно будет быстро создавать самые сложные конструкции таблиц.

Не зря программа Word считается лучшим текстовым редактором. Причём не только для компьютеров и ноутбуков, работающих на базе операционных систем Windows. У конкурирующих ОС есть свои аналоги для Word. Но почему-то многие юзеры, работая даже с другими операционками, всё равно стремятся установить себе пакет Microsoft Office.

Часто ли вы работаете с таблицами в программе Word? Насколько функциональным и удобным считаете это приложение? Какие недостатки вы видите в Word и где им следует доработать свои инструменты?

Делитесь своим мнением, давайте советы новичкам. Расскажите о каких-то лайфхаках, связанных с таблицами и программой Word.

Подписывайтесь, комментируйте, задавайте вопросы и рассказывайте своим друзьям о нашем проекте!

Необходимость иллюстрирования текстового материала при помощи таблиц возникает достаточно часто. Поэтому среди инструментов Microsoft Word есть удобный редактор таблиц, позволяющий создавать их и адаптировать под самые разные задачи.

Алгоритм создания таблиц

Рассмотрим процесс создания таблицы пошагово на примере инструментов из пакета MS Word 2010. Итак, нужно выполнить несложную последовательность действий:

• переходим на вкладку Вставка основного меню;
• нажимаем Таблица – Вставить таблицу;
• в открывшемся окне Вставка таблицы указываем необходимое количество строк и столбцов.

Быстрая вставка

Функционал немного урезан, но значительно экономит время, если вы вставляете небольшую табличку.

Перевод текста в табличную форму

Можно преобразовать в табличную форму и уже набранный в MS Word текст. Для этого его необходимо выделить и воспользоваться все той же кнопкой Таблица из вкладки Вставка. При этом распределять компоненты текста по ячейкам Word будет, ориентируясь на определенный символ – разделитель. Например, если в качестве разделителя установлен Знак абзаца, то каждый абзац выделенного текста будет перенесен в отдельную строку таблицы.

Очевидно, что при таком автоматическом распределении по ячейкам таблица может принять совершенно не тот вид, какой хотелось бы. В таком случае нужно:

• отменить последнее действие (вставку таблицы) при помощи сочетания клавиш Ctrl+Z или стрелки на панели быстрого доступа;
• вновь открыть инструмент Таблица, но выбрать на этот раз пункт Преобразовать в таблицу;
• в открывшемся окне выбрать нужный разделитель из числа перечисленных или нажать Другой и указать свой вариант вручную;
• в этом же окне можно при необходимости изменить количество столбцов и выбрать один из вариантов их ширины.

Шаг 1

Шаг 2

Результат
В нашем примере в качестве разделителя был указана запятая. Таким образом, каждое слово и число было помещено в отдельную ячейку таблицы

Форматирование таблицы в MS Word

Созданную таблицу можно редактировать, а также применять к ней различные варианты оформления:

• изменять ширину и высоту ячейки, колонки, строки, а также общую ширину и высоту таблицы;
• добавлять и удалять ячейки, столбцы и строки;
• копировать готовую таблицу в MS Excel;
• объединять и разделять ячейки;
• менять оформление ячеек: толщину границ, цвет заливки, шрифт, выравнивание текста и т.д.

Разберем несколько пунктов подробнее.

1. Изменение ширины и высоты ячеек, строк, столбцов.

Чтобы поменять, например, высоту строки, нужно навести курсор на нижнюю линию границы. Когда вместо курсора появится значок с двумя стрелками, будет достаточно нажать левую кнопку мыши и потянуть границу в нужном направлении. Этот способ применим для увеличения и уменьшения любых параметров строк и столбцов.

Если нужно изменить одну конкретную ячейку, не затрагивая остальные, то ее сначала необходимо выделить. Для этого подведите курсор к левой границе ячейки до появления черной стрелки (рис. 4). Затем нажмите левую кнопку мыши, и ячейка выделится. Дальнейшие действия будут такими же, как для столбцов и строк.

Размеры строк, столбцов и ячеек также можно менять с помощью движков на горизонтальной и вертикальной линейках.

1. Редактирование и перемещение всей таблицы.

При наведении курсора на таблицу появляются два квадрата: один маленький и пустой расположен в правом нижнем углу, второй – немного больше и с крестиком – в левом верхнем. Потянув за первый из них можно менять ширину и высоту таблицы в целом. Нажав на квадрат с крестиком и удерживая его, можно перемещать таблицу по всему документу.

1. Изменение параметра Автоподбор ширины столбцов.

Если при введении текста в ячейку ее граница отодвигается, значит для параметра Автоподбор ширины столбцов установлено значение По содержимому. Чтобы его изменить, достаточно нажать правой кнопкой мыши на таблице, найти в списке соответствующий параметр и выбрать Фиксированную ширину столбца.

1. Копирование таблицы в MS Excel.

Для переноса таблицы нужно ее выделить в Word, нажать правую кнопку мыши и выбрать Копировать либо использовать сочетание Ctrl+C. Затем открываем Excel, ставим курсор на пустую ячейку, снова нажимаем правую кнопку мыши, а затем – Вставить (либо Ctrl+V).

1. Дизайн таблицы в MS Word.

Программа имеет неплохой набор стандартных вариантов оформления. Чтобы ими воспользоваться, нужно перейти на вкладку Конструктор и подобать наиболее подходящий стиль для своей таблицы.

MS Word предлагает достаточно широкие возможности для создания, редактирования и оформления таблиц. Остается только решить, какой из инструментов удобнее и лучше всего подходит лично вам для создания качественного визуального ряда к текстам.

Если требуемая таблица уже существует в Excel, а вам нужно перенести ее в Word и редактировать уже там, воспользуйтесь инструкцией из нашего Справочника.

On Microsoft Word, tables are essential formatting tools. Microsoft Office has made it easier to create and format basic tables in Microsoft Word for Office 365, Word 2019, Word 2016, and Word 2013.

We haven’t covered tables as much as we would have liked to. It’s time to correct that, as the number of people asking questions on how to format tables properly is piling up. Maybe these eight table tips can be an appetizer. You just cannot create beautiful Microsoft Word documents by cutting corners on tables—here’s how to format tables in Word.

By the way, it’s possible to get a free copy of Microsoft Word, should you need one.

1. How to Make a Table in Microsoft Word

Using tables, and even changing them on the fly according to the data, has become far easier in the newer versions of Word such as Microsoft Word 2019 and Office 365. Intuitive Microsoft Word table formatting features give you finer (and quicker) control over how a table looks. But first head to the Ribbon > Insert > Table > Insert Table for making your first table.

It gives you five options for creating your first table.

The quickest way to start is with Quick Tables. The built-in designs save you from the lack of design skills. You can modify the designs by adding your own rows and columns or deleting the ones you don’t need.

Another quick way to create a table in Word is the Insert Control feature. You can create a new column or row with one click. Hover the mouse over a table. A bar appears right outside your table between two existing columns or rows. Click on it when it appears, and a new column or row will be inserted at that position.

When you want to move or order a row around, use the combination of Alt+Shift+Up Arrow and Alt+Shift+Down Arrow to order the row up or down. Move contiguous rows by selecting them all first.

How to Use Table Properties to Position Your Table on the Page

If your tables are overlapping in Word, or you want to stop them from overlaying your text, then you need to learn how to position your tables on the page using the Table Properties feature.

Right-click on the table and select Table Properties from the context menu. The Table Properties dialog box is for precise control over the data and its display. Control the size, alignment, and indentation of the table.

By default, Word aligns a table on the left. If you want to center a table on the page, select the Table tab. Click on Alignment > Center.

The Indent from left figure controls the distance of the table from the left margin.

Position the table according to the text around it for a visually aesthetic look. Wrap text around tables by dragging it by the handle. The text wrapping changes automatically from None to Around. From the Table Positioning dialog box, you can set the Distance from surrounding text for each side of the table.

Select Move with Text if the text is directly related to the table data. The table is vertically aligned to the related paragraph around it. If the table data applies to the whole document, you can keep the option unchecked.

You can also control the tables with Microsoft Word keyboard shortcuts.

2. Use the Ruler

If you’re looking for an easy way to make tables look good in Word, then sizing tables and positioning them accurately is an art in itself. If you need precise measurements to size your rows and columns—use the ruler.

Hover the mouse over a border. When the double-arrow pointer appears, click the border and hold down the ALT key. Move the rows and columns to fit your measurements.

3. Convert Text to Table (and Vice Versa)

Tabular data gives information in its structure. It would have been frustrating if Word didn’t have something to handle non-tabular data. You can convert data to tables instantly from the Insert Table command.

Select the text. Go to Ribbon > Insert > Table > Insert Table.

Microsoft Word determines the required number of rows and columns by considering the text separators and then auto-fits the contents. The Convert Text to Table dialog box allows you more control if the previous operation doesn’t work out right. You can also choose how to fit the contents of the table on the page.

You can specify how Microsoft Word should separate the data into rows and columns. Paragraph, tabs, commas, or any other delimiting character. This allows you to easily import non-tabular data from CSV files or plain TXT files and convert them into formatted tables. Remember, you can also import data from Microsoft Word into an Excel spreadsheet.

Convert Table to Text

Engineer the reverse process if someone asks you to send them files with comma-separated values or any other delineator. Select the entire table by clicking the “move” handle above the table.

Go to Ribbon > Table Tools > Layout > In the Data Group, click Convert to Text.

Simple text can be boring. When you have the chance, convert your table of data to a more visual chart instead with one of the underused features in Microsoft Word.

4. Auto-Fill Column Numbers

Microsoft Excel makes auto-filling a sequence of numbers very easy. Microsoft Word does not, and you may have to resort to a manual job. There is a simpler way.

Create a new column for the serial numbers if it does not exist. Select this column by positioning the mouse over the column.

With the column selected, go to Home > Paragraph > Click the Numbering button for inserting a numbered list.

A number sequence is inserted in the column automatically.

5. Freeze Those Tables!

Microsoft Word tables change their dimension to accommodate new data. There may be times when you do not want the table to change size at all, even when new data is inserted. That is—“freeze” the size of cells.

The first step is to specify a fixed size for the cells. Go to Table Properties > Row > Enter a value in the Specify height box. For Row height is select Exactly from the dropdown.

Now, select the Table tab > click the Options button > uncheck the Automatically Resize to Fit Contents check box.

Click OK twice to exit the Table Properties dialog box.

This also solves the problem of inserting an image into a cell without the cell expanding to accommodate the image. If the image is bigger than the available space in the cell, it gets cropped to fit within the cell.

6. Change Rows Into Columns in a Table

There are situations where you have to change rows into columns and columns into rows. One possible scenario is where the number of columns exceeds the page margin. Switching columns around to rows and vice-versa is called transposition.

The bad news is that Word does not have an inbuilt method for handling this yet. Microsoft suggests that you copy-paste your table into Microsoft Excel and use its Transpose command. The transposed table can now be copy-pasted back into Microsoft Word.

Data shows how easy it is in Excel with this short tutorial on switching rows into columns. Also, take the help of Microsoft’s Support Page if you run into a problem using the Transpose command.

7. Paste Perfect Excel Tables Into Gmail

You will find a use for this simple workaround. By default, Gmail does not retain the spreadsheet format when you paste from Microsoft Excel. To email tabular data without sending it as a separate attachment, use Microsoft Word as a bridge.

Select and copy-paste the Microsoft Excel table to a Microsoft Word document with the source formatting. Now, copy-paste from Microsoft Word to Gmail. As you can see from the screenshot, the problem is solved. You might have to tweak the more heavily formatted tables slightly, but most of the formatting is retained.

8. Reuse Your Tables to Save Time

You can save a lot of time by re-using tables in your professional Microsoft Word documents. Save empty table formats and insert new data when required. With this quick save, you won’t have to recreate the layout from scratch for new data.

Select a table. Go to Ribbon > Insert > Text group > click Quick Parts > Save Selection to Quick Part Gallery.

After you save a selection to the Quick Part Gallery, you can reuse the selection by clicking Quick Parts and choosing the selection from the gallery.

Use the Building Blocks Organizer to preview any table you created. You can also edit properties and delete the tables from here.

Do Microsoft Word Tables Confuse You?

These tips aren’t enough to cover the scope of formatting tables in Word. I haven’t talked about the role of the Design tab in creating eye-catching tables. That is a topic in itself. But it is one of the lesser areas to get confused over thanks to the visual help in that tab.

Working with tables in Word can be extremely rewarding. While tables are one common area between Microsoft Word and Excel, Microsoft Excel is more for power managing tabular data. Nonetheless, learning how to format tables well in both applications is an essential Microsoft Office skill. Use them at every opportunity.