Форматирование расчеты в excel

Практические примеры по форматированию данных Excel различных типов при сложных вычислениях и расчетах.

Изменение форматов ячеек в таблицах с данными

Как в Excel выделить ячейки цветом по условию.
Практический пример использования автоматического выделения цветом ячеек по условиям пользователя с определенной сложностью, для анализа таблиц по данным отчетов.

Условное форматирование из сводной таблицы Excel.
Практическое использование в у слоновом форматировании данных сводной таблицы в качестве параметров в критериях условий при создании и настройки правил.

Как выбрать суммы по условию в Excel.
Автоматическое форматирование таблиц по условию выбора определенных сумм. Пример выборки сумм с помощью формулы в условном форматировании.

Добавление шкалы гистограммы в ячейку Excel.
Возможности условного форматирования для создания гистограмм в ячейках таблицы. Пример практического использования столбцов гистограммы для ячеек столбца.

Правила работы с цветовыми шкалами Excel.
Пример использования цветовых шкал для комфортного визуального анализа таблиц с большим объемом данных. Как сделать шкалу цветовой температуры значений для ячеек таблицы?



Смотря на сухие цифры таблиц, трудно с первого взгляда уловить общую картину, которую они представляют. Но, в программе Microsoft Excel имеется инструмент графической визуализации, с помощью которого можно наглядно представить данные, содержащиеся в таблицах. Это позволяет более легко и быстро усвоить информацию. Данный инструмент называется условным форматированием. Давайте разберемся, как использовать условное форматирование в программе Microsoft Excel.

Простейшие варианты условного форматирования

Для того, чтобы произвести форматирование определенной области ячеек, нужно выделить эту область (чаще всего столбец), и находясь во вкладке «Главная», кликнуть по кнопке «Условное форматирование», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Стили».

После этого, открывается меню условного форматирования. Тут представляется три основных вида форматирования:

• Гистограммы;
• Цифровые шкалы;
• Значки.

Для того, чтобы произвести условное форматирование в виде гистограммы, выделяем столбец с данными, и кликаем по соответствующему пункту меню. Как видим, представляется на выбор несколько видов гистограмм с градиентной и сплошной заливкой. Выберете ту, которая, на ваш взгляд, больше всего соответствует стилю и содержанию таблицы.

Как видим, гистограммы появились в выделенных ячейках столбца. Чем большее числовое значение в ячейках, тем гистограмма длиннее. Кроме того, в версиях Excel 2010, 2013 и 2016 годов, имеется возможность корректного отображения отрицательных значений в гистограмме. А вот, у версии 2007 года такой возможности нет.

При использовании вместо гистограммы цветовой шкалы, также существует возможность выбрать различные варианты данного инструмента. При этом, как правило, чем большее значение расположено в ячейке, тем насыщеннее цвет шкалы.

Наиболее интересным и сложным инструментом среди данного набора функций форматирования являются значки. Существует четыре основные группы значков: направления, фигуры, индикаторы и оценки. Каждый выбранный пользователем вариант предполагает использование разных значков при оценке содержимого ячейки. Вся выделенная область сканируется Excel, и все значения ячеек разделяются на части, согласно величинам, указанным в них. К самым большим величинам применяются значки зеленого цвета, к величинам среднего диапазона – желтого, и величины, располагающиеся в самой меньшей трети – помечаются значками красного цвета.

При выборе стрелок, в качестве значков, кроме цветового оформления, используется ещё сигнализирование в виде направлений. Так, стрелка, повернутая указателем вверх, применяется к большим величинам, влево – к средним, вниз – к малым. При использовании фигур, кругом помечаются самые большие величины, треугольником – средние, ромбом – малые.

Правила выделения ячеек

По умолчанию, используется правило, при котором все ячейки выделенного фрагмента обозначаются определенным цветом или значком, согласно расположенным в них величинам. Но, используя меню, о котором мы уже говорили выше, можно применять и другие правила обозначения.

Кликаем по пункту меню «Правила выделения ячеек». Как видим, существует семь основных правил:

• Больше;
• Меньше;
• Равно;
• Между;
• Дата;
• Повторяющиеся значения.

Рассмотрим применение этих действий на примерах. Выделим диапазон ячеек, и кликнем по пункту «Больше…».

Открывается окно, в котором нужно установить, значения больше какого числа будут выделяться. Делается это в поле «Форматировать ячейки, которые больше». По умолчанию, сюда автоматически вписывается среднее значение диапазона, но можно установить любое другое, либо же указать адрес ячейки, в которой содержится это число. Последний вариант подойдёт для динамических таблиц, данные в которых постоянно изменяются, или для ячейки, где применяется формула. Мы для примера установили значение в 20000.

В следующем поле, нужно определиться, как будут выделяться ячейки: светло-красная заливка и темно-красный цвет (по умолчанию); желтая заливка и темно-желтый текст; красный текст, и т.д. Кроме того, существует пользовательский формат.

При переходе на этот пункт, открывается окно, в котором можно редактировать выделения, практически, как угодно, применяя различные варианты шрифта, заливки, и границы.

После того, как мы определились, со значениями в окне настройки правил выделения, жмём на кнопку «OK».

Как видим, ячейки выделены, согласно установленному правилу.

По такому же принципу выделяются значения при применении правил «Меньше», «Между» и «Равно». Только в первом случае, выделяются ячейки меньше значения, установленного вами; во втором случае, устанавливается интервал чисел, ячейки с которыми будут выделяться; в третьем случае задаётся конкретное число, а выделяться будут ячейки только содержащие его.

Правило выделения «Текст содержит», главным образом, применяется к ячейкам текстового формата. В окне установки правила следует указать слово, часть слова, или последовательный набор слов, при нахождении которых, соответствующие ячейки будут выделяться, установленным вами способом.

Правило «Дата» применяется к ячейкам, которые содержат значения в формате даты. При этом, в настройках можно установить выделение ячеек по тому, когда произошло или произойдёт событие: сегодня, вчера, завтра, за последние 7 дней, и т.д.

Применив правило «Повторяющиеся значения» можно настроить выделение ячеек, согласно соответствию размещенных в них данных одному из критериев: повторяющиеся это данные или уникальные.

Правила отбора первых и последних значений

Кроме того, в меню условного форматирования имеется ещё один интересный пункт – «Правила отбора первых и последних значений». Тут можно установить выделение только самых больших или самых маленьких значений в диапазоне ячеек. При этом, можно использовать отбор, как по порядковым величинам, так и по процентным. Существуют следующие критерии отбора, которые указаны в соответствующих пунктах меню:

• Первые 10 элементов;
• Первые 10%;
• Последние 10 элементов;
• Последние 10%;
• Выше среднего;
• Ниже среднего.

Но, после того, как вы кликнули по соответствующему пункту, можно немного изменить правила. Открывается окно, в котором производится выбор типа выделения, а также, при желании, можно установить другую границу отбора. Например, мы, перейдя по пункту «Первые 10 элементов», в открывшемся окне, в поле «Форматировать первые ячейки» заменили число 10 на 7. Таким образом, после нажатия на кнопку «OK», будут выделяться не 10 самых больших значений, а только 7.

Создание правил

Выше мы говорили о правилах, которые уже установлены в программе Excel, и пользователь может просто выбрать любое из них. Но, кроме того, при желании, пользователь может создавать свои правила.

Для этого, нужно нажать в любом подразделе меню условного форматирования на пункт «Другие правила…», расположенный в самом низу списка». Или же кликнуть по пункту «Создать правило…», который расположен в нижней части основного меню условного форматирования.

Открывается окно, где нужно выбрать один из шести типов правил:

1. Форматировать все ячейки на основании их значений;
2. Форматировать только ячейки, которые содержат;
3. Форматировать только первые и последние значения;
4. Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего;
5. Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения;
6. Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.

Согласно выбранному типу правил, в нижней части окна нужно настроить изменение описания правил, установив величины, интервалы и другие значения, о которых мы уже говорили ниже. Только в данном случае, установка этих значений будет более гибкая. Тут же задаётся, при помощи изменения шрифта, границ и заливки, как именно будет выглядеть выделение. После того, как все настройки выполнены, нужно нажать на кнопку «OK», для сохранения проведенных изменений.

Управление правилами

В программе Excel можно применять сразу несколько правил к одному и тому же диапазону ячеек, но отображаться на экране будет только последнее введенное правило. Для того, чтобы регламентировать выполнение различных правил относительно определенного диапазона ячеек, нужно выделить этот диапазон, и в основном меню условного форматирования перейти по пункту управление правилами.

Открывается окно, где представлены все правила, которые относятся к выделенному диапазону ячеек. Правила применяются сверху вниз, так как они размещены в списке. Таким образом, если правила противоречат друг другу, то по факту на экране отображается выполнение только самого последнего из них.

Чтобы поменять правила местами, существуют кнопки в виде стрелок направленных вверх и вниз. Для того, чтобы правило отображалось на экране, нужно его выделить, и нажать на кнопку в виде стрелки направленной вниз, пока правило не займет самую последнюю строчу в списке.

Есть и другой вариант. Нужно установить галочку в колонке с наименованием «Остановить, если истина» напротив нужного нам правила. Таким образом, перебирая правила сверху вниз, программа остановится именно на правиле, около которого стоит данная пометка, и не будет опускаться ниже, а значит, именно это правило будет фактически выполнятся.

В этом же окне имеются кнопки создания и изменения выделенного правила. После нажатия на эти кнопки, запускаются окна создания и изменения правил, о которых мы уже вели речь выше.

Для того, чтобы удалить правило, нужно его выделить, и нажать на кнопку «Удалить правило».

Кроме того, можно удалить правила и через основное меню условного форматирования. Для этого, кликаем по пункту «Удалить правила». Открывается подменю, где можно выбрать один из вариантов удаления: либо удалить правила только на выделенном диапазоне ячеек, либо удалить абсолютно все правила, которые имеются на открытом листе Excel.

Как видим, условное форматирование является очень мощным инструментом для визуализации данных в таблице. С его помощью, можно настроить таблицу таким образом, что общая информация на ней будет усваиваться пользователем с первого взгляда. Кроме того, условное форматирование придаёт большую эстетическую привлекательность документу.

Хитрости »

27 Август 2013              327216 просмотров

---

Сборник формул для условного форматирования

В данной статье собран список формул, которые можно использовать в условном форматировании ячеек, заданным при помощи формулы:

• Excel 2003: Формат(Format)—Условное форматирование(Conditional formatting)— формула;
• Excel 2007-2010: вкладка Главная(Home)—Условное форматирование(Conditional formatting)—Создать правило(New rule)—Использовать формулу для определения форматируемых ячеек(Use a formula to determine which cells to format)

Подробнее об условном форматировании можно прочитать в статье: Основные понятия условного форматирования и как его создать

Все условия приведены для диапазона A1:A20. Это означает, что для корректного выполнения условия необходимо выделить диапазон A1:A20(столбцов может быть больше), начиная с ячейки A1, после чего назначить условие.
Если выделять необходимо не с первой строки, а скажем, с 4-ой, то и выделить надо будет диапазон A4:A20 и в формуле для условия указывать в качестве критерия первую ячейку выделенного диапазона — A4.

Если необходимо выделять форматированием не только конкретную ячейку, удовлетворяющую условию, а всю строку таблицы на основе ячейки одного столбца, то перед установкой правила необходимо выделить всю таблицу, строки которой необходимо форматировать, а ссылку на столбец с критерием закрепить:
=$A1=МАКС($A$1:$A$20)
при выделенном диапазоне A1:F20(диапазон применения условного форматирования), будет выделена строка A7:F7, если в ячейке A7 будет максимальное число.

Так же можно применять не к конкретно одному столбцу, а к полностью диапазону. Но в этом случае надо знать принцип смещения ссылок в формулах, чтобы условия применялись именно к нужным ячейкам. Например, если задать условие для диапазона B1:D10 в виде формулы: =B1<A1, то цветом будут выделены ячейки столбца B, если значение ячейки столбца А в той же строке меньше(B1<A1, B3<A3). При этом если ячейки столбца D меньше ячеек столбца C в той же строке — они тоже будут выделены(D1<C1, D5<C5).

---

 

ЧИСЛОВЫЕ ЗНАЧЕНИЯ
1. Выделение ячеек с числами:
   =ЕЧИСЛО(A1)
2. Выделение ячеек с числами, но не учитывая нули:
   =И(ЕЧИСЛО(A1);A1<>0)
3. Выделение строк со значением больше 0:
   =A1>0
4. Выделение строк со значением в диапазоне от 3 до 10:
   =И(A1>=3;A1<=10)
5. Выделение в диапазоне $A$1:$A$20 ячейки с максимальным значением:
   =A1=МАКС($A$1:$A$20)
6. Выделение в диапазоне $A$1:$A$20 ячейки с минимальным значением:
   =И(ЕЧИСЛО(A1);A1=МИН($A$1:$A$20))
7. Выделение в диапазоне $A$1:$A$20 ячейки со вторым по величине числом. Т.е. из чисел 1,2,3,4,5,6,7 будет выделено число 6:
   =A1=НАИБОЛЬШИЙ($A$1:$A$20;2)

 
ТЕКСТОВЫЕ ЗНАЧЕНИЯ

8. Выделение ячеек с любым текстом:
   =ЕТЕКСТ(A1)
9. Выделение ячеек с текстом Итог:
   =A1=»Итог»
10. Выделение ячеек, содержащих текст Итог:
    =СЧЁТЕСЛИ(A1;»*итог*»)
    =НЕ(ЕОШ(ПОИСК(«итог»;A1)))
11. Выделение ячеек, не содержащих текст Итог:
    =СЧЁТЕСЛИ(A1;»*итог*»)=0
    =ЕОШ(ПОИСК(«итог»;A1))
12. Выделение ячеек, текст которых начинается со слова Итог:
    =ЛЕВСИМВ(A1;4)=»Итог»
13. Выделение ячеек, текст которых заканчивается на слово Итог:
    =ПРАВСИМВ(A1;4)=»Итог»

 
ДАТА / ВРЕМЯ

14. Выделение текущей даты:
    =A1=СЕГОДНЯ()
15. Выделение ячейки с датой, больше текущей:
    =A1>СЕГОДНЯ()
16. Выделение ячейки с датой, которая наступит через неделю:
    =A1=СЕГОДНЯ()+7
17. Выделение ячеек с датами текущего месяца(любого года):
    =МЕСЯЦ(A1)=МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ())
18. Выделение ячеек с датами текущего месяца текущего года:
    =И(МЕСЯЦ(A1)=МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ());ГОД(A1)=ГОД(СЕГОДНЯ()))
    или
    =ТЕКСТ(A1;»ГГГГММ»)=ТЕКСТ(СЕГОДНЯ();»ГГГГММ»)
19. Выделение ячеек с выходными днями:
    =ДЕНЬНЕД(A1;2)>5
20. Выделение ячеек с будними днями:
    =ДЕНЬНЕД(A1;2)<6
21. Выделение ячеек, входящих в указанный период(промежуток) дат:
    =И($A1>ДАТА(2015;9;1);$A1<ДАТА(2015;10;1))

 
ДРУГИЕ

22. Выделение различий в ячейках по условию:
    =A1<>$B1
23. Выделение ячейки, если ячейка следующего столбца(B) этой же строки меньше:
    =A1>B1
24. Выделение строк цветом через одну:
    =ОСТАТ(СТРОКА();2)
25. Выделение строк цветом, если значение ячейки столбца A присутствует в диапазоне $F$1:$H$5000:
    =СЧЁТЕСЛИ($F$1:$H$5000;A1)
26. Выделение строк цветом, если значение ячейки столбца A отсутствует в диапазоне $F$1:$H$5000:
    =СЧЁТЕСЛИ($F$1:$H$5000;A1)=0
27. Выделение цветом ячейки, если её значение в диапазоне A1:A20 второе по счету:
    =СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A1;A1 )=2
28. Выделение ячеек, содержащих ошибки (#ЗНАЧ!; #Н/Д; #ССЫЛКА! и т.п.). Помимо просто выявления ячеек с ошибками можно применять, когда необходимо скрыть ошибочные значения в ячейках(назначив цвет шрифта таким же, как и цвет заливки):
    =ЕОШИБКА(A)
29. Выделение непустых ячеек в столбце A:
    =$A1<>»»

---

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

---

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика

Условное форматирование – один из самых полезных инструментов EXCEL. Умение им пользоваться может сэкономить пользователю много времени и сил.

Начнем изучение

Условного форматирования

с проверки числовых значений на

больше /меньше /равно /между

в сравнении с числовыми константами.

Эти правила используются довольно часто, поэтому в EXCEL 2007 они вынесены в отдельное меню

Правила выделения ячеек

.

Эти правила также же доступны через меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило, Форматировать только ячейки, которые содержат .

Рассмотрим несколько задач:

СРАВНЕНИЕ С ПОСТОЯННЫМ ЗНАЧЕНИЕМ (КОНСТАНТОЙ)

Задача1

. Сравним значения из диапазона

A1:D1

с числом 4.

• введем в диапазон
  
  A1:D1
  
  значения
  
  1, 3, 5, 7
  
• выделим этот диапазон;
• применим к выделенному диапазону
  
  Условное форматирование
  
  на значение
  
  Меньше
  
  ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила выделения ячеек/ Меньше );
• в левом поле появившегося окна введем 4 – сразу же увидим результат применения
  
  Условного форматирования
  
  .
• Нажмем ОК.

Результат можно увидеть в файле примера на листе

Задача1

.

СРАВНЕНИЕ СО ЗНАЧЕНИЕМ В ЯЧЕЙКЕ (АБСОЛЮТНАЯ ССЫЛКА)

Чуть усложним предыдущую задачу: вместо ввода в качестве критерия непосредственно значения (4), введем ссылку на ячейку, в которой содержится значение 4.

Задача2

. Сравним значения из диапазона

A1:D1

с числом из ячейки

А2

.

• введем в ячейку
  
  А2
  
  число 4;
• выделим диапазон
  
  A1:D1
  
  ;
• применим к выделенному диапазону
  
  Условное форматирование
  
  на значение
  
  Меньше
  
  ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила выделения ячеек/ Меньше );
• в левом поле появившегося окна введем ссылку на ячейку
  
  A2
  
  нажав на кнопочку, расположенную в правой части окна (EXCEL по умолчанию использует

  абсолютную

  ссылку
  
  $А$2
  
  ).

Нажмите ОК.

В результате, все значения из выделенного диапазона

A

1:

D

1

будут сравниваться с одной ячейкой

$А$2

. Те значения из

A

1:

D

1

, которые меньше

A

2

будут выделены заливкой фона ячейки.

Результат можно увидеть в файле примера на листе

Задача2

.

Чтобы увидеть как настроено правило форматирования, которое Вы только что создали, нажмите

Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами

; затем дважды кликните на правиле или нажмите кнопку

Изменить правило

. В результате увидите диалоговое окно, показанное ниже.

ПОПАРНОЕ СРАВНЕНИЕ СТРОК/ СТОЛБЦОВ (ОТНОСИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ)

Теперь будем производить

попарное сравнение

значений в строках 1 и 2.

Задача3

. Сравнить значения ячеек диапазона

A

1:

D

1

со значениями из ячеек диапазона

A

2:

D

2

. Для этого будем использовать

относительную

ссылку.

• введем в ячейки диапазона
  
  A
  
  2:
  
  D
  
  2
  
  числовые значения (можно считать их критериями);
• выделим диапазон
  
  A
  
  1:
  
  D
  
  1
  
  ;
• применим к выделенному диапазону
  
  Условное форматирование
  
  на значение
  
  Меньше
  
  ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила выделения ячеек/ Меньше )
• в левом поле появившегося окна введем относительную ссылку на ячейку
  
  A
  
  2
  
  (т.е. просто
  
  А2
  
  или смешанную ссылку
  
  А$2
  
  ). Убедитесь, что знак $ отсутствует перед названием столбца А.

Теперь каждое значение в строке

1

будет сравниваться с соответствующим ему значением из строки

2

в том же столбце! Выделены будут значения 1 и 5, т.к. они меньше соответственно 2 и 6, расположенных в строке 2.

Результат можно увидеть в файле примера на листе

Задача3

.

Внимание!

В случае использования относительных ссылок в правилах

Условного форматирования

необходимо следить, какая ячейка является активной в момент вызова инструмента

Условное форматирование

.

Примечание-отступление : О важности фиксирования активной ячейки при создании правил Условного форматирования с относительными ссылками

При создании относительных ссылок в правилах

Условного форматирования

, они «привязываются» к ячейке, которая является

активной

в момент вызова инструмента

Условное форматирование.

СОВЕТ

: Чтобы узнать адрес активной ячейки (она всегда одна на листе) можно посмотреть в поле

Имя

(находится слева от

Строки формул

). В задаче 3, после выделения диапазона

A1:D1

(клавиша мыши должна быть отпущена), в

поле Имя

, там будет отображен адрес активной ячейки

A1

или

D

1

. Почему возможно 2 вырианта и в чем разница для правил условного форматирования?

Посмотрим внимательно на второй шаг решения предыдущей задачи3 — выделение диапазона

A

1:

D

1

. Указанный диапазон можно выделить двумя способами: выделить ячейку

А1

, затем, не отпуская клавиши мыши, выделить весь диапазон, двигаясь вправо к

D1

; либо, выделить ячейку

D1

, затем, не отпуская клавиши мыши, выделить весь диапазон, двигаясь влево к

А1

. Разница между этими двумя способами принципиальная: в первом случае, после завершения выделения диапазона, активной ячейкой будет

А1

, а во втором

D

1

!

Теперь посмотрим как это влияет на правило условного форматирования с относительной ссылкой.

Если мы выделили диапазон первым способом, то, введя в правило

Условного форматирования

относительную ссылку на ячейку

А2

, мы тем самым сказали EXCEL сравнивать значение активной ячейки

А1

со значением в

А2

. Т.к. правило распространяется на диапазон

A

1:

D

1

, то

B

1

будет сравниваться с

В2

и т.д. Задача будет корректно решена.

Если при создании правила

Условного форматирования

активной была ячейка

D1

, то именно ее значение будет сравниваться со значением ячейки

А2

. А значение из

A

1

будет теперь сравниваться со значением из ячейки

XFB2

(не найдя ячеек левее

A

2

, EXCEL выберет самую последнюю ячейку

XFD

для

С1

, затем предпоследнюю для

B

1

и, наконец

XFB2

для

А1

). Убедиться в этом можно, посмотрев созданное правило:

• выделите ячейку
  
  A1
  
  ;
• нажмите
  
  Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами
  
  ;
• теперь видно, что применительно к диапазону
  
  $A$1:$D$1
  
  применяется правило
  
  Значение ячейки
  <
  
  XFB2
  
  (или <
  
  XFB$2
  
  ).

EXCEL отображает правило форматирования (

Значение ячейки
) применительно к активной ячейке, т.е. к

A1

. Правильно примененное правило, в нашем случае, выглядит так:

ВЫДЕЛЕНИЕ СТРОК

В статьях

Чрезстрочное выделение таблиц с помощью Условного форматирования

,

Выделение строк таблицы в зависимости от условия в ячейке

и

Выделение в таблице групп однотипных данных

показано как настроить форматирование диапазонов ячеек (например, строк таблицы) в зависимости от значения одной из ячеек в строке.

ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК С ТЕКСТОМ

В разделе

Условное Форматирование Текстовых значений

приведен ряд специализированных статей о выделении условным форматированием ячеек содержащих текст:

• 
  совпадение значения ячейки с текстовым критерием (точное совпадение, содержится, начинается или заканчивается)
  
• 
  ячейка выделяется если искомое слово присутствует в текстовой строке (фразе)
  
• 
  поиск в таблице сразу нескольких слов (из списка)
  

Основная статья —

Выделение ячеек c ТЕКСТом с применением Условного форматирования в MS EXCEL

ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК С ЧИСЛАМИ

В разделе

Условное Форматирование Числовых значений

приведен ряд специализированных статей о выделении условным форматированием ячеек содержащих числа.

ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК С ДАТАМИ

В разделе

Условное Форматирование Дат

приведен ряд статей о выделении условным форматированием ячеек содержащих даты.

ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК С ПОВТОРАМИ

В разделе

Условное форматирование EXCEL

приведен ряд статей о выделении условным форматированием ячеек содержащих повторы, уникальные значения, неповторяющие значения. В этом же разделе приведены также статьи о выделении ячеек с ошибками и другие примеры.

ПРИМЕНЕНИЕ НЕСКОЛЬКИХ ПРАВИЛ

Часто требуется выделить значения или даже отдельные строки в зависимости от того диапазона, которому принадлежит значение. Например, если Число меньше 0, то его нужно выделить красным фоном, если больше — то зеленым. О таком примере можно прочитать в статье

Выделение Условным форматированием Чисел принадлежащих различным диапазонам

.

ПРИОРИТЕТ ПРАВИЛ

Для проверки примененных к диапазону правил используйте

Диспетчер правил условного форматирования

( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами ).

Когда к одной ячейке применяются два или более правил

Условного форматирования

, приоритет обработки определяется порядком их перечисления в

Диспетчере правил условного форматирования

. Правило, расположенное в списке выше, имеет более высокий приоритет, чем правило, расположенное в списке ниже. Новые правила всегда добавляются в начало списка и поэтому обладают более высоким приоритетом, однако порядок правил можно изменить в диалоговом окне при помощи кнопок со стрелками

Вверх

и

Вниз

.

Например, в ячейке находится число 9 и к ней применено два правила

Значение ячейки >6

(задан формат: красный фон) и

Значение ячейки >7

(задан формат: зеленый фон), см. рисунок выше. Т.к. правило

Значение ячейки >6

(задан формат: красный фон) располагается выше, то оно имеет более высокий приоритет, и поэтому ячейка со значением 9 будет иметь красный фон. На

Флажок Остановить, если истина

можно не обращать внимание, он устанавливается для обеспечения обратной совместимости с предыдущими версиями EXCEL, не поддерживающими одновременное применение нескольких правил условного форматирования. Хотя его можно использовать для отмены одного или нескольких правил при одновременном использовании нескольких правил, установленных для диапазона (когда между правилами нет конфликта). Подробнее можно

]]>
прочитать здесь

]]> .

Если к диапазону ячеек применимо правило форматирования, то оно обладает приоритетом над форматированием вручную. Форматирование вручную можно выполнить при помощи команды Формат из группы Ячейки на вкладке Главная . При удалении правила условного форматирования форматирование вручную остается.

УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ и ФОРМАТ ЯЧЕЕК

Условное форматирование не изменяет примененный к данной ячейке Формат (вкладка Главная группа Шрифт, или нажать

CTRL+SHIFT+F

). Например, если в Формате ячейки установлена красная заливка ячейки, и сработало правило Условного форматирования, согласно которого заливкая этой ячейки должна быть желтой, то заливка Условного форматирования «победит» — ячейка будет выделены желтым. Хотя заливка Условного форматирования наносится поверх заливки Формата ячейки, она не изменяет (не отменяет ее), а ее просто не видно.

Через Формат ячеек можно задать

пользовательский формат ячейки

, который достаточно гибок и иногда даже удобнее, чем Условное форматирование. Подробнее см. статью

Пользовательский ЧИСЛОвой формат в MS EXCEL (через Формат ячеек)

.

ОТЛАДКА ПРАВИЛ УСЛОВНОГО ФОРМАТИРОВАНИЯ

Чтобы проверить правильно ли выполняется правила Условного форматирования, скопируйте формулу из правила в любую пустую ячейку (например, в ячейку справа от ячейки с Условным форматированием). Если формула вернет ИСТИНА, то правило сработало, если ЛОЖЬ, то условие не выполнено и форматирование ячейки не должно быть изменено.

Вернемся к задаче 3 (см. выше раздел об относительных ссылках). В строке 4 напишем формулу из правила условного форматирования =A1

В тех столбцах, где результат формулы равен ИСТИНА, условное форматирование будет применено, а где ЛОЖЬ — нет.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ В ПРАВИЛАХ ССЫЛОК НА ДРУГИЕ ЛИСТЫ

До MS Excel 2010 для правил

Условного форматирования

нельзя было напрямую использовать ссылки на другие листы или книги. Обойти это ограничение можно было с помощью использования

имен

. Если в

Условном форматирования

нужно сделать, например, ссылку на ячейку

А2

другого листа, то нужно сначала определить

имя

для этой ячейки, а затем сослаться на это

имя

в правиле

Условного форматирования

. Как это реализовано См. файл примера на листе

Ссылка с другого листа

.

ПОИСК ЯЧЕЕК С УСЛОВНЫМ ФОРМАТИРОВАНИЕМ

• 
  на вкладке
  
  Главная
  
  в группе
  
  Редактирование
  
  щелкните стрелку рядом с командой
  
  Найти
  
  и выделить
  
  ,
  
• 
  выберите в списке пункт
  
  Условное форматирование
  
  .
  

Будут выделены все ячейки для которых заданы правила Условного форматирования.

ДРУГИЕ ПРЕДОПРЕДЕЛЕННЫЕ ПРАВИЛА

В меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила выделения ячеек разработчиками EXCEL созданы разнообразные правила форматирования.

Чтобы заново не изобретать велосипед, посмотрим на некоторые их них внимательнее.

• 
  Текст содержит…
  
  Приведем пример. Пусть в ячейке имеется слово
  
  Дрель
  
  . Выделим ячейку и применим правило
  
  Текст содержит
  
  …Если в качестве критерия запишем
  
  ре
  
  (выделить слова, в которых содержится слог
  
  ре
  
  ), то слово
  
  Дрель
  
  будет выделено.
  

Теперь посмотрим на только что созданное правило через меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами…

Как видно из рисунка выше,

Условное форматирование

можно настроить выделять не только ячейки,

содержащие

определенный текст, но и

не содержащие

,

начинающиеся с

и

заканчивающиеся на

определенный текст. Кроме того, в случае условий

содержит

и

не содержит

возможно применение

подстановочных знаков ? и *

.

Пусть снова в ячейке имеется слово

Дрель

. Выделим ячейку и применим правило

Текст содержит

… Если в качестве критерия запишем

р?,

то слово

Дрель

будет выделено. Критерий означает: выделить слова, в которых содержатся слога

ре, ра, ре и т.д.

Надо понимать, что также будут выделены слова с фразами

р2, рм, рQ

, т.к. знак ? означает любой символ. Если в качестве критерия запишем

??????

(выделить слова, в которых не менее 6 букв), то, соответственно, слово

Дрель

не будет выделено. Можно, конечно подобного результата добиться с помощью формул с функциями ПСТР() , ЛЕВСИМВ() , ДЛСТР() , но этот подход, согласитесь, быстрее.

• 
  Повторяющиеся значения…
  
  Это правило позволяет быстро настроить
  
  Условное форматирование
  
  для отображения

  уникальных

  и повторяющихся значений. Под уникальным значением
  
  Условное форматирование
  
  подразумевает неповторяющееся значение, т.е. значение которое встречается единственный раз в диапазоне, к которому применено правило. Чтобы выделить уникальные значения (т.е. все значения без их повторов), то см.

  эту статью

  .
  

• 
  Дата…
  
  На рисунке ниже приведены критерии отбора этого правила. Для того, чтобы добиться такого же результата с помощью формул потребуется гораздо больше времени.
  

• 
  Значение ячейки.
  
  Это правило доступно через меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило . В появившемся окне выбрать пункт
  
  форматировать ячейки, которые содержат.
  
  Выбор опций позволит выполнить большинство задач, связанных с выделением числовых значений.
  

Советую также обратить внимание на следующие правила из меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила отбора первых и последних значений.

• 
  Последние 10 элементов
  
  .
  

Задача4

. Пусть имеется 21 значение, для удобства

отсортированных по возрастанию

. Применим правило

Последние 10 элементов

и установим, чтобы было выделено 3 значения (элемента). См. файл примера , лист

Задача4

.

Слова «Последние 3 значения» означают 3 наименьших значения. Если в списке есть повторы, то будут выделены все соответствующие повторы. Например, в нашем случае 3-м наименьшим является третье сверху значение 10. Т.к. в списке есть еще повторы 10 (их всего 6), то будут выделены и они.

Соответственно, правила, примененные к нашему списку: «Последнее 1 значение», «Последние 2 значения», … «Последние 6 значений» будут приводить к одинаковому результату — выделению 6 значений равных 10.

К сожалению, в правило нельзя ввести ссылку на ячейку, содержащую количество значений, можно ввести только значение от 1 до 1000.

Применение правила «Последние 7 значений» приведет к выделению дополнительно всех значений равных 11, .т.к. 7-м минимальным значением является первое сверху значение 11.

Аналогично можно создать правило для выделения нужно количества наибольших значений, применив правило

Первые 10 элементов

.

• 
  Последние 10%
  

Рассмотрим другое родственное правило

Последние 10%

.

Обратите внимание, что на картинке выше не установлена галочка «% от выделенного диапазона». Эта галочка устанавливается либо в ручную или при применении правила

Последние 10%

.

В этом правиле задается процент наименьших значений от общего количества значений в списке. Например, задав 20% последних, будет выделено 20% наименьших значений.

Попробуем задать 20% последних в нашем списке из 21 значения: будет выделено шесть значений 10 (См. файл примера , лист

Задача4)

. 10 — минимальное значение в списке, поэтому в любом случае будут выделены все его повторы.

Задавая проценты от 1 до 33% получим, что выделение не изменится. Почему? Задав, например, 33%, получим, что необходимо выделить 6,93 значения. Т.к. можно выделить только целое количество значений, Условное форматирование округляет до целого, отбрасывая дробную часть. А вот при 34% уже нужно выделить 7,14 значений, т.е. 7, а с учетом повторов следующего за 10-ю значения 11, будет выделено 6+3=9 значений.

ПРАВИЛА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ФОРМУЛ

Создание правил форматирования на основе формул ограничено только фантазией пользователя. Здесь рассмотрим только один пример, остальные примеры использования

Условного форматирования

можно найти в этих статьях:

Условное форматирование Дат

;

Условное форматирование Чисел

;

Условное форматирование Текстовых значений

;

другие задачи

.

Предположим, что необходимо выделять ячейки, содержащие ошибочные значения:

• 
  Выделите ячейки, к которым нужно применить
  
  Условное форматирование
  
  (пусть это ячейка
  
  А1
  
  ).
  
• 
  Вызовите инструмент
  
  Условное форматирование
  
  ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило )
  
• 
  Выберите
  
  Использовать формулу для определения форматируемых ячеек
  

• 
  В поле «
  
  Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной
  
  » введите =ЕОШ(A1) – если хотим, чтобы выделялись ячейки, содержащие ошибочные значения, т.е. будут выделены
  
  #ЗНАЧ!, #ССЫЛКА!, #ДЕЛ/0!, #ЧИСЛО!, #ИМЯ?
  
  или
  
  #ПУСТО!
  
  (кроме #Н/Д)
  
• 
  Выберите требуемый формат, например, красный цвет заливки.
  

Того же результата можно добиться по другому:

• 
  Вызовите инструмент
  
  Условное форматирование
  
  ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Создать правило )
  
• 
  Выделите пункт
  
  Форматировать только ячейки, которые содержат
  
  ;
  
• 
  В разделе
  
  Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие:
  
  в самом левом выпадающем списке выбрать
  
  Ошибки.
  

СОВЕТ

:

Отметить все ячейки, содержащие ошибочные значения можно также с помощью инструмента

Выделение группы ячеек

.