Форматирование отрицательных чисел в excel

Отрицательные числа можно отображать с помощью знака «минус», скобок или посредством применения красного цвета (со скобками или без них).

1. Выделите ячейку или диапазон ячеек, к которым вы хотите применить стиль отрицательных чисел.

2. В Windows нажмите клавиши CTRL+1. Если вы используете Компьютер Mac, нажмите +1

3. В поле Категория выберите число или валюту.

4. В разделе Отрицательные числа выберите вариант для отрицательных чисел.

Где находится параметр скобок? Если вы не видите скобки для отрицательных чисел, это может быть связано с настройками операционной системы. Узнайте, как исправить эту проблему.

См. также

Создание и удаление пользовательских числовых форматов

В процессе работы с большим объемом числовых данных в таблицах очень удобно различать цветами положительные и отрицательные значения. Таким образом таблица приобретает более чит<абельным вид для легкого восприятия информации.

Как в Excel выделить красным отрицательные значения

Перед тем как выделить цветом отрицательные значения в Excel, для примера создадим пока еще не отформатированную таблицу с отрицательными числами.

Чтобы присвоить разные цвета положительным и отрицательным значениям:

1. Выделите диапазон ячеек C2:C8 столбца «Сумма выручки».
2. На панели «ГЛАВНАЯ» выберите инструмент «Условное форматирование»-«Правила выделения ячеек»-«Больше».



3. В левом поле «Форматировать ячейки, которые БОЛЬШЕ:» введите значение 0, а в правом выпадающем списке выберите опцию: «Зеленая заливка и темно-зеленый текст». И нажмите Ок.



4. Не снимая выделения с ячеек диапазона C2:C8, на панели «ГЛАВНАЯ» выберите инструмент «Условное форматирование»-«Правила выделения ячеек»-«Меньше».



5. В появившемся окне снова в левом поле введите значение 0, а в правом выпадающим списке на этот раз укажите Светло-красная заливка и темно-красный цвет.

Все еще не снимая выделения с ячеек C2:C8 выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Управление правилами». Ваше окно с разным условным форматированием (для одного и того же диапазона C2:C8) должно выглядеть так:

Теперь ячейки, содержащие положительные и отрицательные числа, имеют разные цветовые форматы оформления:

Принцип выделения цветом отрицательных и положительных числовых значений:

Значение каждой ячейки проверено в соответствии с первым критерием, а потом с другим. Оба условия можно выразить формулой:

Введите данную формулу в ячейку D2, а потом скопируйте ее в остальные ячейки диапазона D2:D8.

Формула проверила соответствие оформления ячеек с критериями и наглядно отобразила принцип действия автоматического выделения цветом данных.



Как выделить строку с отрицательным значением в Excel

Достаточно часто нужно выделить цветом целую строку, а не только ячейку в зависимости от того какое значение содержит эта же ячейка. Для решения данной задачи нельзя использовать упрощенные правила выделения ячеек. Следует использовать формулы в условном форматировании с правильной адресацией ссылок на ячейки.

Рассмотрим, как выделить строку в Excel цветом автоматически:

1. Удалим ранее созданное условное форматирование: «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Удалить правила»-«Удалить правила со всего листа».



2. Выделите диапазон ячеек A2:D8 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Условное форматирование»-«Создать правило».



3. В разделе данного окна «Выберите тип правила:» выберите опцию «Использовать формулу для определения форматированных ячеек».



4. В поле ввода введите формулу: =$C2<0 (обратите внимание на смешанную ссылку).
5. Щелкните по кнопке «Формат» и в паявшемся окне перейдите на вкладку «Шрифт», в разделе «Цвет:» выберите красный. После на всех открытых окнах нажмите «ОК».

Результат действия формулы с условным форматированием, которая сделала таблицу еще более читабельной.

Примечание. Таким же самым образом можно присвоить диапазону A2:D8 новое правило для выделения строк на против ячеек с положительным значением другим цветом. Только нужно указать другую формулу: =$C2>0 и задать другой желаемый формат.

Полезный совет! При редактировании формул в поле окна «Создания правила форматирования» не используйте стрелки на клавиатуре для перемещения клавиатурного курсора. Это приведет к перемещению по ячейкам курсора Excel для автоматического заполнения ссылками в аргументах формулы. Если же Вы хотите использовать стрелки клавиатуры для редактирования, то сначала нажмите клавишу F2 (она работает как переключатель между режимами редактирования и автозаполнения аргументов).

Разбор принципа действия автоматического выделения строк красным цветом с отрицательным значением:

Если нужно выделить цветом целую строку таблицы в, которой находится ячейка (определенного столбца) с отрицательным числовым значением следует использовать соответственные смешанные адреса ссылок в аргументах формулы. Первое действие, которое мы выполнили при решении данной задачи – это выделение всего диапазона A2:D8. Это значит, что каждая ячейка данного диапазона будет проверена на соответствие с условиями правил форматирования относительно определенного столбца, на который формула ссылается абсолютной ссылкой =$C. Это значит, что формула будет выполнятся, учитывая значения только в определенном столбце $C. Перед номером строки отсутствует символ $ это значит, что формат распространяется и на другие ячейки вдоль конкретной строки.

Если вы, например, делаете отчеты по прибыли компании, вам может понадобиться подсвечивать отрицательные значения, чтобы они были ярко видны. Например, красным цветом.

Сейчас я продемонстрирую вам, как можно это сделать.

Подсвечиваем отрицательные числа с помощью функции «Условное форматирование»

Первое, что мы рассмотрим — «Условное форматирование».

«Условное форматирование» проверяет значение, находящееся в ячейке, если оно меньше чем 0, то помечает эту ячейку

Пошаговая инструкция:

1. Выделите диапазон ячеек, в котором вы хотите подсветить ячейки с отрицательным значением;

• Щелкните «Главная» -> «Условное форматирование» -> «Правила выделения ячеек» -> «Меньше…»;

• В открывшемся окошке укажите «0»;

• Подтвердите.

Итак, все ячейки с отрицательными значениями будут подсвечены.

А также не забывайте, что функция «Условное форматирование» делает перерасчет каждый раз, когда вы открываете файл Excel. То есть, если появятся новые отрицательные значения, в том же диапазоне, который вы выделяли, при открытии файла, они тоже подсветятся.

Подсвечиваем отрицательные числа с помощью функции «Формат ячеек»

Для этих же целей, мы можем использовать функцию «Формат ячеек».

Давайте подробнее посмотрим как это работает.

В результате мы получим тоже самое, что и на картинке ниже:

Пошаговая инструкция:

• Выделите диапазон ячеек, в котором вы хотите подсветить ячейки с отрицательным значением;
• Щелкните «Главная» и в разделе «Число» нажмите на стрелочку, идущую вниз. Она выделена на картинке:

• В списке «Числовые форматы» выберите «Числовой», далее вы увидите отрицательные числа, выделенные красным. Щелкните на них.

• Подтвердите.

Итак, теперь в конце каждого числа будут добавлены его сотые доли (например, 7,00) и отрицательные числа будут подсвечены красным цветом.

Подсвечиваем отрицательные числа с помощью функции «Формат ячеек» и указанием собственного формата

С помощью той же функции «Формат ячеек» можно создать собственный формат и помечать отрицательные значения используя его.

Пошаговая инструкция:

1. Выделите диапазон ячеек, в котором вы хотите подсветить ячейки с отрицательным значением;
2. Щелкните «Главная» и в разделе «Число» нажмите на стрелочку, идущую вниз. Она выделена на картинке:

• В списке «Числовые форматы», выберите «(все форматы)» и в поле «Тип» напишите следующее: Основной;[Красный]-Основной.

• Подтвердите.

Итак, мы получили следующее:

В Excel есть 4 типа данных. Положительные и отрицательные числа, нули и текст.

С помощью этого способа, вы можете указать формат отображения для каждого типа данных в Excel (разделяя их символом “;”).

Типы данных идут подряд. Чтобы вам было понятнее, я приведу пример:

Если мы напишем «Основной;Основной;Основной;Основной», то положительные и отрицательные числа, нули и текст будут в формате «Основной».

Но если мы укажем 0.00;-0.00;0.00;Основной, то положительные и отрицательные числа будут показаны с сотыми долями, ноль будет указан как 0.00, а текст будут в формате «Основной» .

Итак, вы можете создать собственный формат для всех типов данных.

Но если вы укажете не четыре типа, а 1, 2 или 3:

• Если указан только 1: например, вы просто указали «Основной» и все. В таком случае все типы данных будут в общем формате.

• Если вы укажете 2: Первый аргумент относится к положительным числам и нулям, а второй к отрицательным. Текст останется в «Основном» формате.

• Если укажете 3: первый аргумент относится к положительным числам, второй к отрицательным, третий к нулям. Ну, а текст остается в «Основном» формате.

Форматирование чисел в Excel используется для изменения внешнего вида числа или значения в ячейке на листе.

Форматирование чисел прикрепляется к ячейке, а не к значению в ячейке. Другими словами, форматирование чисел не меняет фактическое число в ячейке, а только то, как оно выглядит.

Например, применение форматирования валюты, процентов или чисел к данным отображается только в ячейке, в которой находится число. Нажав на эту ячейку, вы увидите простое неформатированное число в строке формул над рабочим листом.

Инструкции в этой статье относятся к Excel 2016, 2013, 2010, Excel для Mac и Excel 365/Online.

Форматирование чисел в обзоре Excel

Формат по умолчанию для ячеек, содержащих все данные, – это стиль Общие . Этот стиль не имеет определенного формата и по умолчанию отображает числа без знаков доллара или запятых, а смешанные числа – числа, содержащие дробный компонент – не ограничиваются определенным количеством десятичных знаков.

Форматирование чисел может быть применено к отдельной ячейке, целым столбцам или строкам, выбранному диапазону ячеек или всей рабочей таблице.

Отрицательное форматирование чисел

По умолчанию отрицательные числа идентифицируются с использованием отрицательного знака или тире (-) слева от номера. В Excel есть несколько других параметров формата для отображения отрицательных чисел, расположенных в диалоговом окне Формат ячеек . Они включают:

• красный текст
• круглые скобки
• круглые скобки и красный текст

Отображение отрицательных чисел красным цветом облегчает их поиск, особенно если они являются результатами формул, которые может быть трудно отследить на большом листе.

Скобки часто используются для облегчения идентификации отрицательных чисел для данных, которые должны быть напечатаны в черно-белом варианте.

Изменение форматирования отрицательного числа в диалоговом окне «Формат ячеек»

1. Выделите данные для форматирования
2. Нажмите на вкладку Главная на ленте.
3. Нажмите кнопку запуска диалогового окна – небольшая стрелка, указывающая вниз, в правом нижнем углу группы значков Число на ленте, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек .
4. Нажмите Число в разделе Категория диалогового окна.
5. Выберите параметр для отображения отрицательных чисел – красный, скобки или красный и скобки
6. Нажмите ОК , чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться на лист
7. Отрицательные значения в выбранных данных теперь должны быть отформатированы с выбранными параметрами

Форматирование чисел как дробей в Excel

Используйте формат Дробь , чтобы отображать числа в виде действительных дробей, а не десятичных дробей. Как указано в столбце Описание на изображении выше, доступны следующие варианты фракций:

• Отображение десятичных дробей в виде дроби, состоящей из одной, двух или трех цифр, в знаменательной части числа.
• Отображение десятичных дробей в виде часто используемых дробей, таких как половина и четверть.

Формат первый, данные второй

Обычно лучше всего применять формат дроби к ячейкам перед вводом данных, чтобы избежать неожиданных результатов.

Например, если дроби с числителями от одного до 12, например 1/2 или 12/64, будут введены в ячейки в формате Общий , числа будут заменены на даты, например:

• 1/2 будет возвращено 2 января
• 12/64 будет возвращено как январь-64 (январь 1964 г.)

Кроме того, дроби с числителями, превышающими 12, будут преобразованы в текст и могут вызвать проблемы при использовании в вычислениях.

Форматировать числа как дроби в диалоговом окне «Формат ячеек»

1. Выделите ячейки, которые будут отформатированы как дроби
2. Нажмите на вкладку Главная на ленте.
3. Нажмите кнопку запуска диалогового окна – небольшая стрелка, указывающая вниз, в правом нижнем углу группы значков Число на ленте, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек .
4. Нажмите Фракция в разделе Категория диалогового окна, чтобы отобразить список доступных форматов фракций в правой части диалогового окна.
5. Выберите формат для отображения десятичных чисел в виде дробей из списка
6. Нажмите ОК , чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться на лист
7. Десятичные числа, введенные в форматированный диапазон, должны отображаться в виде дроби

Форматирование специальных номеров в Excel

Если вы используете Excel для хранения идентификационных номеров – например, почтовых индексов или телефонных номеров – вы можете обнаружить, что номер изменяется или отображается с неожиданными результатами.

По умолчанию все ячейки на листе Excel используют формат Общие , а характеристики этого формата включают:

• ведущие нули в числах удаляются,
• числа с более чем 11 цифрами преобразуются в научные (или экспоненциальные) обозначения.

Аналогично, формат Number ограничен отображением чисел длиной до 15 цифр. Любые цифры, превышающие этот предел, округляются до нуля.

Чтобы избежать проблем со специальными номерами, можно использовать две опции в зависимости от того, какой тип номера хранится на листе:

• Категория формата Специальный в диалоговом окне Формат ячеек .
• Форматирование чисел как текста.

Чтобы обеспечить правильное отображение специальных номеров при вводе, отформатируйте ячейку или ячейки, используя один из двух приведенных ниже форматов, прежде чем вводить число.

Специальная категория формата

Категория Специальная в диалоговом окне Формат ячеек автоматически применяет специальное форматирование к таким числам, как:

• Номер телефона – заключает в скобки первые три цифры 10-значного номера и разделяет оставшиеся семь цифр на две группы, разделенные дефисом. Например: (800) 555-1212
• Номер социального страхования – разделяет девятизначные номера на группы по три, два и четыре, разделенные дефисами. Например: 555-00-9999
• Почтовый индекс – сохраняет начальные нули в числах, которые удаляются в обычных числовых форматах. Например: 00987
• Почтовый индекс + 4 : разделяет девятизначные числа на группы по пять цифр и четыре, разделенные дефисом. Также сохраняются любые ведущие нули. Пример: 00987-5555

Чувствительный к локали

В раскрывающемся списке под Локаль можно настроить форматирование специальных номеров, соответствующих конкретным странам. Например, если Язык изменен на английский (Канада), доступны следующие варианты: Номер телефона и Номер социального страхования которые обычно используются специальные номера для этой страны.

Использование специального форматирования для чисел в диалоговом окне Формат ячеек

1. Выделите ячейки, которые будут отформатированы как дроби
2. Нажмите на вкладку Главная на ленте.
3. Нажмите кнопку запуска диалогового окна – небольшая стрелка, указывающая вниз, в правом нижнем углу группы значков Число на ленте, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек .
4. Нажмите Специальные в разделе Категория диалогового окна, чтобы отобразить список доступных специальных форматов в правой части диалогового окна.
5. При необходимости нажмите Язык , чтобы изменить местоположение.
6. Выберите один из вариантов формата для отображения специальных номеров из списка
7. Нажмите ОК , чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться на лист
8. Соответствующие числа, введенные в отформатированный диапазон, должны отображаться в соответствии с выбранным специальным форматом.

Форматирование чисел как текста в Excel

Чтобы обеспечить правильное отображение длинных чисел, таких как 16-значные номера кредитных карт и номеров банковских карт, при вводе отформатируйте ячейку или ячейки в формате Текст , предпочтительно перед вводом данных.

По умолчанию все ячейки на листе Excel используют формат Общие , и одной из характеристик этого формата является то, что числа с более чем 11 цифрами преобразуются в научную (или экспоненциальную) запись – как показано в ячейка A2 на изображении выше.

Аналогично, формат Number ограничен отображением чисел длиной до 15 цифр. Любые цифры, превышающие этот предел, округляются до нуля.

В приведенной выше ячейке A3 номер 1234567891234567 изменяется на 123456789123450, если для ячейки задано форматирование чисел.

Использование текстовых данных в формулах и функциях

И наоборот, когда используется форматирование текста – ячейка A4 выше – то же число отображается правильно, и, поскольку ограничение на число символов в ячейке для текстового формата составляет 1024, это, вероятно, только иррациональные числа, такие как Pi (Π) и Phi (Φ). это не может быть отображено во всей их полноте.

Помимо того, что число остается идентичным тому, как оно было введено, числа, отформатированные в виде текста, все еще могут использоваться в формулах с использованием основных математических операций – таких как сложение и вычитание, как показано в ячейке A8 выше.

Однако их нельзя использовать в расчетах с некоторыми функциями Excel, такими как SUM и AVERAGE, поскольку ячейки, содержащие данные, обрабатываются как пустые и возвращают:

• Результат с нуля для СУММ – ячейка А9.
• Значение ошибки # DIV/0! для СРЕДНЕГО – ячейка А10.

Шаги по форматированию ячейки для текста

Как и в других форматах, важно отформатировать ячейку для текстовых данных перед вводом числа, в противном случае это будет зависеть от текущего форматирования ячейки.

1. Нажмите на ячейку или выберите диапазон ячеек, которые вы хотите преобразовать в текстовый формат
2. Нажмите на вкладку Главная на ленте.
3. Нажмите стрелку вниз рядом с полем Числовой формат , в котором по умолчанию отображается Общие , чтобы открыть раскрывающееся меню параметров формата.
4. Прокрутите до конца меню и выберите параметр Текст . Нет дополнительных опций для текстового формата

Текст слева, цифры справа

Визуальная подсказка, которая поможет вам определить формат ячейки, – посмотреть на выравнивание данных.

По умолчанию в Excel текстовые данные выровнены слева в ячейке, а числовые данные – справа. Если выравнивание по умолчанию для диапазона, отформатированного как текст, не было изменено, числа, введенные в этот диапазон, должны отображаться с левой стороны ячеек, как показано в ячейке C5 на изображении выше.

Кроме того, как показано в ячейках А4-А7, числа, отформатированные в виде текста, также будут отображать маленький зеленый треугольник в верхнем левом углу ячейки, указывая на то, что данные могут быть отформатированы неправильно.