Форматирование цветовой шкалой в excel это что

Цветовые шкалы в Excel предназначены для заполнения ячеек соответствующим фоном цвет которого зависит от значения этих же ячеек. Очередная новая опция в условном форматировании Excel. Чтобы продемонстрировать правила работы с цветовыми шкалами Excel, мы будем использовать показательную небольшую таблицу.

Цветовые шкалы Excel и условное форматирование

Чтобы быстро освоить правила работы с цветовыми шкалами Excel, мы будем использовать условное форматирование основано на цветовых шкалах. Выделите диапазон ячеек D1:D12. Далее выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирования»-«Цветовые шкалы». Из предлагаемой галереи готовых стилей выберите шкалу «Зеленый-желтый-красный».

Уже при наведении мышки на соответствующий стиль шкалы, Excel автоматически подсвечивает цветами диапазон ячеек для предварительного просмотра. А после щелчка левой кнопкой мышки, ячейкам сразу присваиваются новые форматы.

Таким образом используя всего одно правило условного форматирования, ячейкам автоматически присваивается несколько цветов в одном и том же диапазоне. Наибольшие числовые значения выделились зеленым цветом, наименьшие – красным, а средние – желтым.



Для редактирования правила шкалы цветов:

1. Выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Управление правилами».



2. В появившемся окне «Диспетчер правил условного форматирования» выберите правило «Шкала цветов» и нажмите на кнопку «Изменить правило».



3. Появится окно «Изменение правила форматирования», в котором уже выбрана опция «Форматировать все ячейки на основании их значений». А в выпадающем списке «Стиль формата:» уже выбрано значение «Трехцветная шкала». Для настойки шкалы пользователю предоставляется целый ряд параметров. Можно указать значение его тип и цвет для максимума минимума или среднего.
4. Измените значение на 0 для параметра «Среднее», а из выпадающего списка «Тип:» укажите для него «Число». И нажмите ОК на всех открытых окнах.



5. Все ячейки, значения которых меньше минимального значения установленного в параметрах шкалы, будут одинаково отформатированы таким же цветом, как минимальное. Аналогично будут форматироваться ячейки со значениями выше максимального. Поэтому важно внимательно настраивать параметры, а лучше без уважительной причины их не менять. Ведь это может привести к тому, что шкала будет не полной, или будет много существенно разных значений, выделенных одинаковым цветом.

В результате у нас образовалась шкала цветовой температуры значений для ячеек таблицы Excel.

Сама таблица изменила способ заполнения диапазона ячеек разными цветами в соответствии с нашими настройками критериев.

Условное форматирование в Microsoft Excel – одна из базовых функций, управление которой должны освоить все пользователи, создающие или редактирующие электронные таблицы. С помощью условного форматирования вы можете менять оформление ячеек в зависимости от находящихся в них данных. Это может быть подсветка определенных значений, выделение только некоторых или цветной градиент, переходящий от меньшего к большему числу. Настраивается все это вручную, о чем и пойдет речь далее.

Правила выделения ячеек

«Правила выделения ячеек» отвечают за выделение только тех ячеек, которые соответствуют условию. Условие выбирает сам юзер, как и его диапазон.

1. Выделите группу ячеек, к которой хотите применить правило, разверните меню «Условное форматирование» и наведите курсор на «Правила выделения ячеек». Названия всех правил соответствуют их действию. Например, при выборе «Больше» правило затронет только те клетки, значение в которых будет больше указанного. Точно так же работают и остальные варианты.

2. После выбора укажите само число, от которого и должно отталкиваться правило.

3. Затем разверните список с вариантами подсветок и выберите подходящую. Если среди них нет подходящего цвета, всегда можно нажать на «Пользовательский формат» и выбрать другую заливку или цвет текста.

4. Как только изменения вступают в силу, вы сразу же видите результат условного форматирования. При этом правило имеет динамический режим работы, то есть при изменении значения в ячейке изменится и ее подсветка (если она подпадает под действие правила).

5. Если в меню выбора типа правила указать вариант «Другие правила», откроется новое окно, в котором вы можете более детально разобраться с форматированием, выбрать подходящий тип и задать условие. При этом ниже сразу же отобразится образец, от которого стоит отталкиваться при настройке.

С этим правилом все понятно – оно выделяет только конкретные ячейки из списка, попадающие под заданное пользователем условие. Удобно, когда нужно найти в диапазоне определенные числа, дату или текст.

Правила отбора первых и последних значений

Все числа в выбранном диапазоне ячеек имеют последовательность по возрастанию, которая и используется при выборе правила отбора первых и последних значений. Так, вы можете подсвечивать только самые большие или маленькие числа, те, которые выше либо ниже среднего, или попадающие под 10%. 

1. Для этого в том же меню условного форматирования наведите курсор на второе правило и ознакомьтесь с его типами. В предыдущем абзаце я уже перечислил их все, поэтому вам остается выбрать только подходящее. Уточню, что под «Первые 10 элементов» подразумевается не их порядок в таблице, а сам результат, записанный в ячейке.

2. Хоть правила и называются «Первые 10…», «Последние 10…», количество ячеек для форматирования вы выбираете самостоятельно, указывая подходящий номер в счетчике. После этого нужно развернуть список с вариантами оформления и выбрать среди них подходящий.

3. Я настроил подсветку первых шести элементов, а это значит, что теперь в моем диапазоне будут подсвечены первые 6 самых больших чисел.

4. Вариант «Выше среднего» или «Ниже среднего» не имеет дополнительных настроек, поскольку среднее число из диапазона определяется автоматически. Вам остается выбрать только стиль форматирования.

5. Как видно на следующем изображении, программа сама определила, какие значения выше среднего в диапазоне, и подсветила их выбранным мною цветом.

Применяйте данные типы правил, когда нужно выделить максимальные значения в диапазоне, минимальные или только те, которые превышают среднее число. При финансовых операциях или при учете склада такой стиль условного форматирования будет особенно полезен.

Гистограммы

Рассмотрим следующее правило под названием «Гистограммы». Оно имеет два разных типа, обеспечивающих градиентную или сплошную заливку. Гистограммы появятся на всех ячейках, но их размер напрямую будет зависеть от величины значения в диапазоне.

1. Наведите курсор на правило «Гистограммы» и выберите подходящий тип оформления. По умолчанию предлагается 12 вариантов.

2. Никаких дополнительных настроек это правило не имеет, поэтому после применения вы сразу видите сформированные гистограммы – от минимального к максимальному значению диапазона.

3. Если выбрать вариант «Другое правило», то вы самостоятельно сможете настроить, какие значения стоит задеть и какую заливку к ним применить. Настройки интуитивно понятны, поэтому не стесняйтесь и экспериментируйте с различными стилями оформления.

Цветовые шкалы

По своему действию тип условного форматирования «Цветовые шкалы» имеет некоторые сходства с предыдущим правилом, однако обеспечивает совершенно другое оформление ячеек. Шкалы формируются из разных цветов и по градиенту можно быстро найти минимальное и максимальное значение в диапазоне.

1. Откройте список всех типов цветовых шкал и выберите среди них подходящий цветовой градиент.

2. После его применения вы сразу увидите результат. Я выбрал тип условного форматирования – от зеленого к красному цвету. Зеленым подсвечиваются минимальные значения, а красным – максимальные. Соответственно, чем выше число, тем краснее будет цвет, начиная от классического зеленого и переходя к салатовому, желтому и так далее.

3. На предложенных градиентах варианты оформления не заканчиваются. Вы можете открыть уже знакомое окно с другими правилами, самостоятельно выбрать шкалу и цвета для нее.

Наборы значков

Последний тип правил условного форматирования, довольно интересный в плане визуального оформления, связан с добавлением значков для диапазона значений. Например, если число больше среднего, появится зеленая стрелка вверх, а если меньше – красная вниз. Есть критерии оценок в виде шкал, круговых диаграмм и звездочек. Все это позволяет определить динамику роста и узнать другую полезную информацию в таблице.

1. Откройте наборы значков и ознакомьтесь со всеми доступными. Присутствуют различные направляющие в виде стрелок, фигуры разных цветов, индикаторы и оценки.

2. Настроек для этого правила по умолчанию нет, поэтому при выборе значки сразу же появляются в своих клетках. Я выбрал шкалу с несколькими делениями, которые заполняются в зависимости от величины значения в текущем диапазоне. Вы же можете протестировать абсолютно все наборы значков.

3. В окне настройки данного правила обязательно укажите тип, а затем выберите любой из типов значков и условия, при которых они будут появляться. Это позволит игнорировать некоторые значения, которые вы бы не хотели подсвечивать.

Создание своего правила

Окно создания правил условного форматирования уже фигурировало в предыдущих разделах статьи, однако затрагивались только определенные типы. Сейчас вкратце рассмотрим то, как осуществляется создание правила с нуля.

1. Разверните «Условное форматирование» и выберите «Создать правило».

2. Выберите из списка тип правила под ваши условия. Для этого достаточно ознакомиться с его описанием, чтобы найти подходящее.

3. Затем посмотрите на второй блок с настройками и настройте само условие форматирования. Например, можно указать значение между конкретными числами. 

4. Для определенных типов форматирования поддерживаются настройки шкалы, градиентов и гистограмм точно в таком же виде, как это было рассмотрено выше.

5. Примените свое правило и посмотрите, как теперь отображаются выбранные ячейки. Измените значения в некоторых из них для проверки динамики. В любой момент можно вернуться к настройкам и поменять тип условного форматирования.

Подводя итоги, следует отметить, что условное форматирование в Excel – крайне удобная функция, при помощи которой достигается желаемый вид диапазона ячеек с наглядной демонстрацией выбранного условия. Обязательно используйте эту возможность при оформлении таблицы, создавая свои правила или применяя уже существующие.

Смотря на сухие цифры таблиц, трудно с первого взгляда уловить общую картину, которую они представляют. Но, в программе Microsoft Excel имеется инструмент графической визуализации, с помощью которого можно наглядно представить данные, содержащиеся в таблицах. Это позволяет более легко и быстро усвоить информацию. Данный инструмент называется условным форматированием. Давайте разберемся, как использовать условное форматирование в программе Microsoft Excel.

Простейшие варианты условного форматирования

Для того, чтобы произвести форматирование определенной области ячеек, нужно выделить эту область (чаще всего столбец), и находясь во вкладке «Главная», кликнуть по кнопке «Условное форматирование», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Стили».

После этого, открывается меню условного форматирования. Тут представляется три основных вида форматирования:

• Гистограммы;
• Цифровые шкалы;
• Значки.

Для того, чтобы произвести условное форматирование в виде гистограммы, выделяем столбец с данными, и кликаем по соответствующему пункту меню. Как видим, представляется на выбор несколько видов гистограмм с градиентной и сплошной заливкой. Выберете ту, которая, на ваш взгляд, больше всего соответствует стилю и содержанию таблицы.

Как видим, гистограммы появились в выделенных ячейках столбца. Чем большее числовое значение в ячейках, тем гистограмма длиннее. Кроме того, в версиях Excel 2010, 2013 и 2016 годов, имеется возможность корректного отображения отрицательных значений в гистограмме. А вот, у версии 2007 года такой возможности нет.

При использовании вместо гистограммы цветовой шкалы, также существует возможность выбрать различные варианты данного инструмента. При этом, как правило, чем большее значение расположено в ячейке, тем насыщеннее цвет шкалы.

Наиболее интересным и сложным инструментом среди данного набора функций форматирования являются значки. Существует четыре основные группы значков: направления, фигуры, индикаторы и оценки. Каждый выбранный пользователем вариант предполагает использование разных значков при оценке содержимого ячейки. Вся выделенная область сканируется Excel, и все значения ячеек разделяются на части, согласно величинам, указанным в них. К самым большим величинам применяются значки зеленого цвета, к величинам среднего диапазона – желтого, и величины, располагающиеся в самой меньшей трети – помечаются значками красного цвета.

При выборе стрелок, в качестве значков, кроме цветового оформления, используется ещё сигнализирование в виде направлений. Так, стрелка, повернутая указателем вверх, применяется к большим величинам, влево – к средним, вниз – к малым. При использовании фигур, кругом помечаются самые большие величины, треугольником – средние, ромбом – малые.

Правила выделения ячеек

По умолчанию, используется правило, при котором все ячейки выделенного фрагмента обозначаются определенным цветом или значком, согласно расположенным в них величинам. Но, используя меню, о котором мы уже говорили выше, можно применять и другие правила обозначения.

Кликаем по пункту меню «Правила выделения ячеек». Как видим, существует семь основных правил:

• Больше;
• Меньше;
• Равно;
• Между;
• Дата;
• Повторяющиеся значения.

Рассмотрим применение этих действий на примерах. Выделим диапазон ячеек, и кликнем по пункту «Больше…».

Открывается окно, в котором нужно установить, значения больше какого числа будут выделяться. Делается это в поле «Форматировать ячейки, которые больше». По умолчанию, сюда автоматически вписывается среднее значение диапазона, но можно установить любое другое, либо же указать адрес ячейки, в которой содержится это число. Последний вариант подойдёт для динамических таблиц, данные в которых постоянно изменяются, или для ячейки, где применяется формула. Мы для примера установили значение в 20000.

В следующем поле, нужно определиться, как будут выделяться ячейки: светло-красная заливка и темно-красный цвет (по умолчанию); желтая заливка и темно-желтый текст; красный текст, и т.д. Кроме того, существует пользовательский формат.

При переходе на этот пункт, открывается окно, в котором можно редактировать выделения, практически, как угодно, применяя различные варианты шрифта, заливки, и границы.

После того, как мы определились, со значениями в окне настройки правил выделения, жмём на кнопку «OK».

Как видим, ячейки выделены, согласно установленному правилу.

По такому же принципу выделяются значения при применении правил «Меньше», «Между» и «Равно». Только в первом случае, выделяются ячейки меньше значения, установленного вами; во втором случае, устанавливается интервал чисел, ячейки с которыми будут выделяться; в третьем случае задаётся конкретное число, а выделяться будут ячейки только содержащие его.

Правило выделения «Текст содержит», главным образом, применяется к ячейкам текстового формата. В окне установки правила следует указать слово, часть слова, или последовательный набор слов, при нахождении которых, соответствующие ячейки будут выделяться, установленным вами способом.

Правило «Дата» применяется к ячейкам, которые содержат значения в формате даты. При этом, в настройках можно установить выделение ячеек по тому, когда произошло или произойдёт событие: сегодня, вчера, завтра, за последние 7 дней, и т.д.

Применив правило «Повторяющиеся значения» можно настроить выделение ячеек, согласно соответствию размещенных в них данных одному из критериев: повторяющиеся это данные или уникальные.

Правила отбора первых и последних значений

Кроме того, в меню условного форматирования имеется ещё один интересный пункт – «Правила отбора первых и последних значений». Тут можно установить выделение только самых больших или самых маленьких значений в диапазоне ячеек. При этом, можно использовать отбор, как по порядковым величинам, так и по процентным. Существуют следующие критерии отбора, которые указаны в соответствующих пунктах меню:

• Первые 10 элементов;
• Первые 10%;
• Последние 10 элементов;
• Последние 10%;
• Выше среднего;
• Ниже среднего.

Но, после того, как вы кликнули по соответствующему пункту, можно немного изменить правила. Открывается окно, в котором производится выбор типа выделения, а также, при желании, можно установить другую границу отбора. Например, мы, перейдя по пункту «Первые 10 элементов», в открывшемся окне, в поле «Форматировать первые ячейки» заменили число 10 на 7. Таким образом, после нажатия на кнопку «OK», будут выделяться не 10 самых больших значений, а только 7.

Создание правил

Выше мы говорили о правилах, которые уже установлены в программе Excel, и пользователь может просто выбрать любое из них. Но, кроме того, при желании, пользователь может создавать свои правила.

Для этого, нужно нажать в любом подразделе меню условного форматирования на пункт «Другие правила…», расположенный в самом низу списка». Или же кликнуть по пункту «Создать правило…», который расположен в нижней части основного меню условного форматирования.

Открывается окно, где нужно выбрать один из шести типов правил:

1. Форматировать все ячейки на основании их значений;
2. Форматировать только ячейки, которые содержат;
3. Форматировать только первые и последние значения;
4. Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего;
5. Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения;
6. Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.

Согласно выбранному типу правил, в нижней части окна нужно настроить изменение описания правил, установив величины, интервалы и другие значения, о которых мы уже говорили ниже. Только в данном случае, установка этих значений будет более гибкая. Тут же задаётся, при помощи изменения шрифта, границ и заливки, как именно будет выглядеть выделение. После того, как все настройки выполнены, нужно нажать на кнопку «OK», для сохранения проведенных изменений.

Управление правилами

В программе Excel можно применять сразу несколько правил к одному и тому же диапазону ячеек, но отображаться на экране будет только последнее введенное правило. Для того, чтобы регламентировать выполнение различных правил относительно определенного диапазона ячеек, нужно выделить этот диапазон, и в основном меню условного форматирования перейти по пункту управление правилами.

Открывается окно, где представлены все правила, которые относятся к выделенному диапазону ячеек. Правила применяются сверху вниз, так как они размещены в списке. Таким образом, если правила противоречат друг другу, то по факту на экране отображается выполнение только самого последнего из них.

Чтобы поменять правила местами, существуют кнопки в виде стрелок направленных вверх и вниз. Для того, чтобы правило отображалось на экране, нужно его выделить, и нажать на кнопку в виде стрелки направленной вниз, пока правило не займет самую последнюю строчу в списке.

Есть и другой вариант. Нужно установить галочку в колонке с наименованием «Остановить, если истина» напротив нужного нам правила. Таким образом, перебирая правила сверху вниз, программа остановится именно на правиле, около которого стоит данная пометка, и не будет опускаться ниже, а значит, именно это правило будет фактически выполнятся.

В этом же окне имеются кнопки создания и изменения выделенного правила. После нажатия на эти кнопки, запускаются окна создания и изменения правил, о которых мы уже вели речь выше.

Для того, чтобы удалить правило, нужно его выделить, и нажать на кнопку «Удалить правило».

Кроме того, можно удалить правила и через основное меню условного форматирования. Для этого, кликаем по пункту «Удалить правила». Открывается подменю, где можно выбрать один из вариантов удаления: либо удалить правила только на выделенном диапазоне ячеек, либо удалить абсолютно все правила, которые имеются на открытом листе Excel.

Как видим, условное форматирование является очень мощным инструментом для визуализации данных в таблице. С его помощью, можно настроить таблицу таким образом, что общая информация на ней будет усваиваться пользователем с первого взгляда. Кроме того, условное форматирование придаёт большую эстетическую привлекательность документу.