Программа Microsoft Excel или просто Excel – это табличный редактор, редактор таблиц, который входит в состав офисного пакета Microsoft Office. Кроме того, в этот пакет входит также текстовый редактор Microsoft Word, либо просто Word. В обеих программах – Excel и Word – есть инструменты для работы с таблицами. Давайте разберемся, что у этих инструментов общего и в чем между ними принципиальная разница.
Содержание:
1. Таблицы в Word и в Excel
2. Зачем нужны таблицы
3. Создаем таблицу в Word
4. Выделяем и переносим часть таблицы в Ворде
5. Вытаскиваем текст из таблицы в Ворде
6. Ограничения в использовании таблиц Word
7. Заглянем в электронные таблицы Excel
8. Ввод текста и номера телефона с «+» в Excel
9. Пример: Сцепить текст в Excel
10. Что такое формулы в Excel
11. Как сцепить текст в Excel с пробелами
12. Что же лучше: Word или Excel?
Таблицы есть в Word и в Excel
С помощью программы Excel легко и удобно создавать таблицы самой различной степени сложности – от простейших таблиц до сложнейших баз данных с огромным количеством связанных между собой данных: цифр, выражений, формул, слов, описаний и т.п.
Excel по-русски звучит как «эксель», кто-то ставит ударение на первый слог, кто-то на второй – по большому счету нет особой разницы и нет «правильного» произношения этого слова.
В других операционных системах (не Windows) тоже есть либо аналоги Excel. По большому счету так никто и не смог сделать табличный редактор лучше, чем сделала компания Microsoft. Хотя ввиду очень больших возможностей, заложенных в программу Excel, пользователям компьютеров, особенно начинающим пользователям, порой трудно даже начать работу с экселем, не говоря уже об углубленном изучении и применении Excel на практике.
Однако с таблицами может работать и широко распространенный текстовый редактор Microsoft Word. Так чем же отличаются ворд и эксель при работе с таблицами? Зачем нам предоставлены возможности работать с таблицами сразу в двух разных редакторах? Зачем нужен отдельно табличный редактор Excel, если с помощью Word тоже можно создавать и редактировать таблицы?
Так давайте попробуем разобраться, что же это такое – Word и Excel при работе с таблицами.
Зачем нужны таблицы
Таблицы. Зачем они вообще нужны? Можно по-разному выражать свои мысли, давать различные описания тех или иных событий, явлений. В первую очередь стараются это сделать словами, текстом. Это понятно. Для ввода текстов, для редактирования текстов можно успешно пользоваться программой от Microsoft – это текстовый редактор MS Word. (Напомню, MS – это сокращение MicroSoft).
Но в тех случаях, когда нужно показать какую-либо связь между разными событиями, явлениями, данными, удобным способом выражения мыслей становится таблица.
Таблица – это набор строк и столбцов. Располагая данные в отдельных клетках таблицы, мы с одной стороны как бы разделяем данные «по своим местам», с другой стороны мы как бы показываем некую связь между этими данными.
Например, если попробовать создать список учеников класса: фамилия ученика, имя, отчество, номер его мобильного телефона, дата рождения и т.п., то сделать это простым текстом не совсем удобно. Неудобно будет пользоваться в дальнейшем подобным списком:
- Иванов Иван Сергеевич 24.03.2005 +7 111 1234569
- Петрова Юлия Степановна 16.06.2005 +7 111 1234574
- и т.д.
Попробуйте выделить из такого списка, скажем, только даты рождения или номера телефонов, или фамилии? Да, посмотреть на этот список можно, почти все сразу понятно без объяснений. Но, повторюсь, пользоваться отдельными данными из такого списка будет сложно.
Вот тут на помощь может прийти таблица.
Как создать таблицу в Word
Прежде чем запускать специально созданный для работы с таблицами редактор Excel с его непростыми, скажем прямо, таблицами, вспомним про то, что и в текстовом редакторе Microsoft Word тоже есть таблицы. Поэтому для начала нужно попробовать создать таблицу в Word.
Для представленного выше списка из 2-х учеников потребуется создать в редакторе MS Word таблицу из 3-х строк (учеников у нас в списке пока двое, а самую первую строку таблицы мы используем для заголовков столбцов), и из 5-и столбцов для ввода в них следующих данных:
- фамилия ученика
- имя ученика
- отчество ученика
- дата рождения ученика
- телефон ученика.
Приступаем. Откроем текстовый редактор Ворд. Введем в первой строке заголовок нашей таблицы, например, «Список учащихся 8В класса».
- Затем поставим курсор на вторую строку,
- откроем вкладку «Вставка» (1 на рис. 1),
- кликнем по иконке «Таблица» (2 на рис. 1) и
- выберем строку меню «Вставить таблицу» (3 на рис. 1).
Рис. 1 (кликните по рисунку для увеличения). Создание новой таблицы в редакторе Word.
В открывшемся служебном окне «Вставка таблицы»
- указываем «Число столбцов» 5 (1 на рис. 2) и
- «Число строк» 3 (2 на рис. 2) ,
- далее жмем на кнопку «ОК» (3 на рис. 2).
Рис. 2. Описание вставляемой таблицы (указание числа столбцов и строк) в редакторе Ворд.
Таблица успешно вставляется и имеет вид, как показано на рис. 3.
Рис. 3 (кликните по рисунку для увеличения). Вставленная пока еще пустая таблица из 3-х строк и 5-и столбцов в редакторе Microsoft Word.
После чего заполняем таблицу: заносим данные во все клеточки таблицы. В первую строку вводим заголовки таблицы, размещаем их по центру, и выделяем полужирным шрифтом.
В оставшиеся 2 строки таблицы заносим данные ученика по фамилии Иванов и ученицы по фамилии Петрова (рис. 4).
Рис. 4 (кликните по рисунку для увеличения). Заполненная таблица, сделанная в редакторе Ворд.
Теперь данные размещены в таблице. Это не только красивее, чем просто список, но еще и удобно. В первой колонке таблицы теперь стоят только фамилии учеников, во второй – имена, в третьей – отчества и так далее.
Как выделить и перенести часть таблицы в Ворде
Данные в таблице у нас теперь, как говорят, структурированы. А значит, их легко найти, выделить, куда-то перенести отдельно.
Скажем, нам нужны только фамилии учеников. Выделяем данные из первого столбца таблицы. Для этого помещаем курсор мышки в клетку, которая будет второй по вертикали в первой колонке таблицы – на фамилию «Иванов». Нажимаем на левую кнопку мышки и, не отпуская ее, перемещаем курсор мышки в третью строку таблицы. То есть как бы «проводим» мышкой по клеткам таблицы, где занесены фамилии учеников. Результат такого выделения показан на рис. 5.
Рис. 5 (кликните по рисунку для увеличения). Выделение одной колонки таблицы в редакторе MS Word.
Затем копируем эти данные в буфер обмена (клик мышкой на кнопку «Копировать» — 1 на рис. 6).
Рис. 6 (кликните по рисунку для увеличения). Копирование выделенной части таблицы в буфер обмена в редакторе Microsoft Word.
После копирования части таблицы в буфер обмена давайте установим курсор под таблицей не прямо на следующей строке, а через одну строку (выделено синим цветом – 1 на рис. 7), и кликнем по кнопке «Вставить» (2 на рис. 7).
Рис. 7 (кликните по рисунку для увеличения). Подготовка к вставке части таблицы в другое место текста в редакторе Word.
Часть таблицы, а именно – фамилии учеников – вставится ниже под основной таблицей (рис. 8).
Рис. 8 (кликните по рисунку для увеличения). Часть таблицы (фамилии учеников) воспроизведена в другом месте текста в редакторе Ворд.
Как вытащить текст из таблицы в Ворде
Теперь с той частью таблицы, куда вынесены только фамилии учеников, можно отдельно что-либо делать, не затрагивая основную таблицу. Например, давайте «вытащим» эти 2 фамилии из таблицы, сделаем фамилии не в виде таблицы, а в виде обычного текста. Данная процедура называется «преобразование таблицы в текст».
Зачем нужно преобразовывать табличные данные в текст? Скажем, чтобы эти фамилии куда-то вставить, в другой текст. Пока данные стоят в клетках таблицы, они находятся как бы на своих местах, то есть, данные «привязаны» к месту. А чтобы данные «отвязать», преобразуем таблицу в текст. После этого данные уже не будут жестко стоять на своих позициях в таблице, их можно будет перетаскивать, делать с данными таблицы все, что можно делать с обычными текстами.
Чтобы вытащить текст из таблицы в Ворде:
- нужно сначала выделить таблицу. Для этого проведем слева от нее курсором мышки при нажатой левой кнопке – таблица «посинеет», это показано цифрой 1 на рис. 9.
- А затем на вкладке «Макет» (2 на рис. 9) нужно кликнуть по пункту меню «Преобразовать в текст» (3 на рис. 9).
Рис. 9 (кликните по рисунку для увеличения). Подготовка к преобразованию таблицы с фамилиями учеников в текст в редакторе Word.
В служебном окне «Преобразование текста», которое появится после выбора пункта меню «Преобразовать в текст», нужно будет подтвердить параметры, предложенные по умолчанию. То есть, нужно будет кликнуть по кнопке «ОК» в окне «Преобразовать текст», больше ничего в этом окне не меняя (рис. 10)
Рис. 10. Подтверждение параметров преобразования таблицы в текст в редакторе Microsoft Word.
Результатом такой последовательности действий станет таблица, преобразованная в текст. То есть вместо таблицы с двумя фамилиями 2-х учеников получился текст на 2-х строках: в первой строке будет стоять фамилия первого ученика, во второй строке – фамилия второго ученика (рис. 11).
Рис. 11 (кликните по рисунку для увеличения). Табличные данные преобразованы в обычный текст, пригодный для последующего редактирования в Ворде.
Показанный пример демонстрирует, как можно использовать данные из таблиц в редакторе Word. Понятно, что это далеко не полный перечень всех возможностей. И таких возможностей огромное число, все не пересказать.
Ограничения в применении таблиц в Ворде
В текстовом редакторе Word имеются огромные возможности по созданию и редактированию таблиц. Невозможно в рамках данной статьи даже на 5% показать все имеющиеся возможности. Но все-таки у таблиц в текстовом редакторе есть существенные ограничения.
Например, нам нужна таблица с большим числом колонок. Предположим, для списка наших учеников нам нужны не только их фамилия, имя, отчество, дата рождения и телефон, но и данные родителей (ФИО, телефон), адрес места жительства, сведения об успеваемости ученика по различным предметам и т.п. Это больше 15-и колонок получается!
И как это будет выглядеть в табличном виде текстового редактора Ворд? Смотрим на рис. 12, там приведены 2 вида пустых не заполненных таблиц: с 15-ю и с 30-ю колонками. Неужели в такие маленькие по ширине колонки можно что-то записать, а потом еще и прочитать?!
Рис. 12 (кликните по рисунку для увеличения). Вид пустых таблиц с 15-ю и 30-ю колонками в текстовом редакторе Microsoft Word.
А если строк в таблице будет, скажем, пятьсот или тысяча? Даже не хочется такой рисунок делать, слишком большим он будет, не поместится в статью.
И дело не только в размерах. Дело еще и в том, как обработать такой большой массив информации? Да никак – вот ответ. Вручную это сделать не представляется возможным. А сделать это автоматически – нет для этого специальных средств в Ворде, или эти средства довольно ограничены по своим возможностям.
В редакторе Word таблицы применяются не для обработки данных, хоть выше и показаны некоторые приемы по «вытаскиванию» и обработке отдельных клеточек таблиц. В текстовом редакторе таблицы применяются «для красоты», для удобного и приятного воспроизведения и восприятия размещенной информации, для наглядности.
А как только встает задача обработки данных из таблиц, поиска информации в таблицах, преобразования информации, занесенной в табличную форму – тут уже без табличного редактора Excel трудно будет обойтись.
Первый взгляд на электронные таблицы Excel
Именно табличный редактор Excel был создан не только для записи информации в табличном виде, но и для обработки этой информации максимально удобными способами. Поэтому таблицы Excel называют также умными, либо электронными. Давайте рассмотрим некоторые примеры.
Для начала откроем редактор Excel. Перед нами будет пустая таблица, иначе называемая в экселе «лист». То есть мы видим пустой лист, который уже изначально выглядит как таблица с колонками и строками (рис. 13).
Рис. 13. Пустой лист таблицы Excel.
На пустом листе каждая строка таблицы имеет свой номер – это цифры от 1 до 7 (1 на рис. 13). Также видно, что колонки таблицы имеют имена (не цифры) – это латинские буквы от A до G (на рисунке немного «проглядывает» колонка с именем H) (2 на рис. 13). Соответственно, каждая клетка такой таблицы имеет свое уникальное имя. Например, клетка, где сейчас стоит курсор (он выглядит как прямоугольник, величиной с клетку) именуется B2.
Пытливый читатель скажет, мол, эка невидаль, таблица размером 7 на 7, а говорили про огромные по размеру таблицы. Соглашусь, но не совсем. Мы сейчас видим только часть пустого листа Excel. Достаточно подвигать вправо-влево горизонтальный движок (3 на рис. 13) или вверх-вниз вертикальный движок (4 на рис. 13), как перед нами появятся остальные клетки (строки, столбцы) таблицы. Фактически, мы имеем дело с бесконечной таблицей! Попробуйте «долистать» до ее границы! Получилось?!
Ввод текста в Excel
Давайте заполним пустой лист, то есть, занесем в него данные. Какие? Да тех же 2-х учеников для начала, именно тех, кого мы уже заносили в таблицу в текстовом редакторе Word.
Данные вводятся следующим образом. Курсор (прямоугольник, размером с клетку таблицы) устанавливаем на нужную клетку таблицы с помощью клика левой кнопкой мышки. Затем с помощью клавиатуры вводим данные, предназначенные для выделенной (обозначенной) клеточки таблицы.
Курсор на рис. 13 у нас стоит на клеточке B2. Вот именно в эту клетку введем фамилию «Иванов», фамилию первого ученика. Получится следующая картинка (рис. 14).
Рис. 14. Ввод данных в клетку B2 таблицы Excel.
Затем нажмем на клавишу «Enter», завершая этим нажатием ввод данных. Курсор автоматически переместится на клетку, расположенную ниже – на клетку B3 таблицы Excel. В эту клеточку мы вводим фамилию второго ученика «Петрова». И опять нажимаем на «Enter», завершая тем самым ввод данных в клетку таблицы (рис. 15).
Рис. 15. Итоги ввода данных в клетки таблицы B2 и B3 в электронных таблицах Excel.
И теперь аналогично заполняем клетки таблицы C2, C3, D2, D3, E2, E3, F2, F3.
Ввод номера телефона со знаком «+» в Excel
Некоторые трудности испытаем при вводе номеров телефонов. Если в начале клетки ввести знак «+», то Эксель воспринимает его как символ сложения, поэтому итоги ввода будут искажены. Чтобы этого не произошло, нам надо указать редактору Excel, что мы не собираемся ничего складывать. Нам нужно просто ввести данные, «как они есть».
Для указания, что любые данные нужно вводить без искажений, просто как текст, тогда перед плюсом (или перед любым другим первым символом) нужно ввести знак апострофа «’». Этот знак находится там же, где клавиша с русской буквой «э», но только для ввода апострофа нужно клавиатуру переключить на английский язык, на английскую раскладку.
В итоге, если постараться, получится следующая таблица с введенными в нее данными на 2-х учеников (рис. 16):
Рис. 16. Таблица Excel с введенными в нее данными на 2-х учеников.
На этом «тяжкий», ручной труд по заполнению таблицы, в общем-то, завершен. Это, повторюсь, самая трудная и долгая часть – ввести исходные данные. Кстати, данные можно вводить не вручную, а из того же текстового редактора Word путем копирования таблицы Word в буфер обмена и заполнения таблицы в табличном редакторе Excel. Но пока остановимся на том, что у нас получилось – на ручном вводе данных.
Для пытливых читателей также могу предложить ввести данные в клетки B1, C1, D1, E1 и F1 – это будут заголовки столбцов таблицы. Затем эти клетки можно выделить, продвинув по ним курсор мышки (клетки станут синими), и затем сделать в этих клетках шрифт полужирным, чтобы получились настоящие заголовки (рис. 17).
Рис. 17. Таблица экселя с заголовками столбцов и с введенными в нее данными на 2-х учеников.
Кто не смог ввести данные в заголовке таблицы или не смог выделить их полужирным шрифтом, не страшно. Нам для дальнейшего изучения возможностей экселя заголовки столбцов не нужны, они нужны лишь «для красоты», не более того.
Пример, как сцепить текст в Excel
Вот теперь, когда таблица с данными на 2-х учеников у нас заполнена, давайте посмотрим, как введенные данные можно обрабатывать, используя практически неограниченные возможности электронных таблиц Excel.
Для этого поместим курсор (прямоугольник, размером с клетку таблицы), скажем в клетку B5 созданной таблицы. Здесь мы и будем «экспериментировать».
Для начала давайте попробуем в эту клетку B5 записать, скажем, фамилию, имя и отчество ученика по фамилии «Иванов». Для этого нам нужно сделать так, чтобы в клетку B5 автоматически, я подчеркиваю, не вручную, а автоматически, записались данные сразу из 3-х клеток таблицы: B2, С2 и D2. Значит, нам надо указать экселю именно такое правило: запиши в клетку B5 сначала данные из клетки B2, затем присоедини к результату данные из клетки C2, и затем добавь данные из клетки D2.
По-русски команда понятная. Но Excel не понимает русский, как, впрочем, и английский, китайский, японский и прочие языки. Эксель понимает свои команды, заложенные в нем. Нам же нужно знать эти команды, и уметь их применять. Вообще-то это и называется «программирование».
Функция СЦЕПИТЬ ячейки в Excel
Итак, займемся немного программированием в Excel. Чтобы задать вышеназванную команду, нам потребуется применить функцию СЦЕПИТЬ. Эта функция экселя позволяет сцепить, соединить данные из нескольких клеточек таблицы. В рассматриваемом варианте выглядит данная функция следующим образом: СЦЕПИТЬ(B2;C2;D2). Интуитивно понятно, не так ли? В скобках сразу после наименования функции СЦЕПИТЬ (без пробела после слова СЦЕПИТЬ – это важно!) перечислены клетки таблицы, которые нужно соединить.
Давайте так и запишем в клетку B5 (рис. 18). При записи нужно следить, чтобы СЦЕПИТЬ было написано на русской клавиатуре русскими буквами, а вот перечень клеток, подлежащих сцеплению, был написан английскими буквами, так как клетки именуются латинскими (английскими) буквами и цифрами.
Рис. 18. Введенная функция СЦЕПИТЬ в клетку B5 таблицы MS Excel.
Что такое формулы в Excel на примере СЦЕПИТЬ
Ну и что? Ведь ничего не произошло. Функцию мы ввели, а где результат? Дело в том, что функция сама по себе не работает, функцию нужно подставить в формулу. Работают формулы.
Формулы в Excel обычно начинаются со знака равенства, со знака «=» (без кавычек, разумеется). Это как при вводе номера телефона в клеточки F2 и F3 нам пришлось вводить символ апострофа «’», чтобы пояснить, что вводить нужно так, как написано. Так и тут, при вводе функции нужно перед функцией поставить знак равенства, подсказав тем самым Excel, что мы намерены ввести не просто данные в клетку таблицы, а формулу.
Добавим знак равенства перед словом СЦЕПИТЬ (без пробелов). Для этого поставим курсор экселя в клетку B5, кликнем один раз левой кнопкой мышки по клетке B5, установим указатель мышки перед буквой «С» слова СЦЕПИТЬ (для чего снова кликнем, причем, два раза по левой кнопке мышки, оставив курсор на клетке B5, и переместим появившийся знак курсора для ввода текста перед буквой «С»). И тут перед «С» введем знак равенства, знак «=» без кавычек (рис. 19).
Рис. 19. Формула, начинающаяся со знака равенства, введенная в клетку B5 Excel
Теперь четко видно, что введена формула. Откуда это ясно? Потому что клетки таблицы, на которые ссылается формула, по периметру окрасились в разные цвета (синий, зеленый, фиолетовый). А в самой формуле ссылки на клетки таблицы тоже окрасились ровно в такие же цвета. Наглядно, не правда ли?
Осталось нажать на клавишу «Enter», завершая таким образом ввод формулы в клетку B5. Нажимаем «Enter», и теперь видим в клетке B5 не формулу с функцией, а уже результат выполнения формулы (рис. 20). Мы видим фамилию, имя и отчество ученика вместе и рядом!
Рис. 20. Результат выполнения введенной в клетку B5 формулы «Сцепить».
Как сцепить текст в Excel с пробелами
Итак, мы смогли соединить в одной клетке таблицы эксель данные сразу из трех клеток таблицы. Все, конечно, хорошо, если бы не мелочь. У нас нет пробелов между фамилией ученика, его именем и отчеством. Все напечаталось слитно. Это не очень здорово.
Нужно как-то исправить введенную формулу и функцию. Чтобы получить результат «ИвановИванСергеевич» мы сцепили данные из клеток B2, C2 и D2. А нужно было сцепить B2 с символом пробела (в экселе вводимые символы нужно брать в кавычки, то есть пробел будет выглядеть в формуле как “ “ – знак пробела, который заключен между кавычками). Затем нужно всю эту конструкцию сцепить с клеточкой C2, снова «прицепить» пробел, и опять все это соединить с данными из клетки D2.
«Правильная» формула должны выглядеть следующим образом: =СЦЕПИТЬ(B2;” “;C2;” “;D2)
Как исправить введенную ранее формулу в клетке B5? Для этого имеется два варианта, как минимум:
- двойной клик левой кнопкой мышки по клетке B5, и тогда откроется возможность исправить формулу прямо в клетке B5 – этот вариант реже применяется в редакторе таблиц Excel;
- либо одинарный клик по клетке B5, установка курсора мышки в строку для редактирования формулы (1 на рис. 21) и редактирование формулы в этой строке – данный вариант гораздо чаще применяется пользователями электронных таблиц эксель.
Рис. 21. Исправление в эксельной формуле, введенной в клетку B5.
После внесения исправлений в формуле нажимаем клавишу «Enter». Получаем желаемый результат (рис. 22). Это, конечно, если в формуле не были допущены синтаксические (орфографические) ошибки, если все символы формулы стоят на своих местах. Иначе, формулу нужно править до получения конечного результата.
Рис. 22. Окончательный результат в клетке B5 таблицы после исправления формулы в табличном редакторе Excel.
Поначалу не сразу удается с первого раза ввести правильную формулу. Но отчаиваться не нужно, все приходит с опытом.
Огромные возможности обработки данных в Экселе
Функция СЦЕПИТЬ – это лишь одна из огромного множества функций Экселя. В результате обработки данных, занесенных в нашу небольшую, учебную таблицу, мы можем получить самые разные результаты (1 на рис. 23).
Рис. 23. Некоторые примеры обработки данных учебной таблицы в редакторе Microsoft Excel.
Как сделать подобное, какими нужно (можно) пользоваться формулами и функциями? Об этом подробнее рассмотрим в другой статье.
Что лучше подходит для работы с таблицами: Word или Excel
Какой вывод можно сделать по поводу возможностей Word и Excel для работы с таблицами? Текстовый редактор Word выигрывает перед табличным редактором Excel во внешнем виде (таблички получаются красивыми сразу без особого труда). Однако Ворд проигрывает Экселю в тех возможностях, которые требуются для обработки табличной информации.
У Excel имеются поистине неограниченные возможности переработки табличных данных с помощью замечательных формул и многочисленных функций по обработке таблиц.
Дополнительные материалы:
1. Как убрать рамку вокруг текста и все остальное форматирование
2. Основные понятия Excel и поиск данных в таблице с использованием функции ВПР
3. Как сделать гиперссылку в Word?
Получайте новые статьи по компьютерной грамотности на ваш почтовый ящик:
Необходимо подтвердить подписку в своей почте. Спасибо!
Среди множества программ и платформ, которые софтверный гигант Microsoft предлагает нам прямо сейчас, есть некоторые, которые более популярны и успешны, чем другие. Так обстоит дело, например, с Windows 10 или приложениями, составляющими пакет. Офисы .
Фактически, в этих строках мы собираемся сосредоточиться на двух наиболее часто используемых решениях в мире за многие годы. Как вы знаете, когда мы говорим о типичном офисном пакете кабинета, мы конкретно говорим об Office. Это мощный пакет для повышения производительности, который включает в себя ряд программы и решения. Они отвечают за удовлетворение потребностей большинства тех .
Office, пакет для повышения производительности для всех типов пользователей
Более того, можно сказать, что программы, входящие в вышеупомянутый офисный пакет, способны работать во всех типах сред. Таким образом, эти приложения широко используются в офисах, ле учреждения обучение или в домах многих людей по всему миру. В зависимости от индивидуальных потребностей пользователи могут выбрать тот или иной вид работы с помощью соответствующего приложения.
Но если есть два, которые можно было бы считать наиболее распространенными и использовать в общих чертах, то они Word и Excel. Это правда, что, например, в случае необходимости создать мультимедийную презентацию, можно использовать, например, PowerPoint. Не говоря уже о других широко используемых платформах, таких как Outlook, OneDrive, Skype или OneNote. Но если есть что-то, что обычно характеризует Office, то это Word и Excel.
Как большинство из вас, возможно, уже знает не понаслышке, первая из упомянутых нами программ — это мощный текстовый процессор. В то же время Excel — это приложение, которое сосредоточен на работа с помощью цифровые данные. Однако, главным образом из-за своей функциональности, обе программы идут намного дальше. Оба имеют большое количество функций, которые были добавлены с годами и с обновлениями. Все это распределено по различным меню и подменю, которые можно найти в соответствующих пользовательских интерфейсах.
Однако, во многом из-за того, что он широко используется во всем мире, иногда, особенно менее опытные пользователи, путают эти два решения.
Когда лучше всего использовать Microsoft Word
Это правда, что Слово и Excel две программы, которые, как мы уже упоминали, являются частью Пакет офисных программ от гиганта программное обеспечение . Однако каждое из этих двух решений ориентировано на определенный тип использования. Также следует признать, что две программы имеют общие функции, сочетания клавиш, интерфейсы и т. Д. что может вызвать у некоторых путаницу.
Однако, несмотря на все это, начиная работу, мы должны четко понимать, какое приложение поможет нам лучше всего в данный момент. Начнем с Word, универсального многозадачного текстового процессора, в котором есть множество функции и предметы для использования. Однако, несмотря на все, что предлагает программа, на самом деле и, как говорится, основное внимание уделяется обработке текста. Верно, что здесь мы можем реализовать массивы, графика , фотографии, уравнения, видео , И т.д.
Но мы должны помнить, что все, что мы упоминаем, является не более чем элементами, которые служат для обогащения или поддержки центральной работы. И это не что иное, как текст, который мы пишем или редактируем из вышеупомянутой программы. Для всего этого Word сам предлагает нам всевозможные функции, которые позволят нам работать со словами, абзацами и страницами, которые мы генерируем отсюда.
Мы также должны помнить, что благодаря шаблоны, которые Word предлагает нам , мы можем создавать любые документы, даже с из конструкций изумительный. Но, несмотря на все это, должно быть очень ясно, что это, по сути, приложение, ориентированное на обработку текста.
Ситуации, в которых предпочтительнее Microsoft Excel
Скажем, это программа, в которой, как и в предыдущем случае, вы можете писать и редактировать текстовые документы. Однако, во многом из-за пользовательского интерфейса, этот тип использования в данном случае далеко не самый подходящий. Те из вас, кто когда-либо работал или хотя бы имел доступ к Excel, знают, что его интерфейс полностью покрыт мелкими ячейками. Здесь вы можете ввести все виды данных, включая вышеупомянутые тексты, так как они могут быть изменены.
Однако, несмотря на все это, эта программа была разработана таким образом, чтобы мы могли лучше всего работать с цифровыми данными. Итак, мы можем выполнять все виды числовых операций благодаря функциям и формулам, которые мы можем использовать в программе. Таким образом, этот интерфейс, разделенный на тысячи ячеек, облегчает использование и размещение всех видов числовых значений. Здесь, как и в предыдущем случае, вы также можете использовать среди других элементов графику или фотографии. Однако в текстах их следует рассматривать как элементы, дополняющие числа, формулы и операции, которые обычно объединяют листы Excel.
Также следует учитывать, что это программа, подходящая для всех типов пользователей и учетных записей. Под этим мы подразумеваем то, что с его помощью можно выполнять простые вычисления или даже вести учет для всего бизнеса. Конечно, его использование на продвинутом уровне непросто, как, например, могло произойти с ранее представленным случаем Word. А у нас в Excel много формул и функции , каждый со своей структурой и форматом.
Итак, как можно видеть, хотя это обе офисные программы, их использование хорошо дифференцировано, хотя некоторые пользователи продолжают их сбивать с толку. Короче говоря, если мы хотим работать с текстами, как в их создании, так и в их издание , Word — это наиболее распространенное предложение. Однако в том случае, если мы собираемся сосредоточиться на работе с числами, счета , формулы и т. д. Excel — это то, что вы ищете.
Время на прочтение
7 мин
Количество просмотров 49K
Статья от 19 февраля 2008 года
На прошлой неделе Microsoft опубликовала спецификации форматов бинарных файлов для Office. Эти форматы выглядят безумно. Формат файла Excel 97-2003 представляет собой 349-страничный файл PDF. И это ещё не всё! В документе содержится такой комментарий:
Каждый лист [workbook] в Excel хранится в составном файле.
Видите ли, файлы Excel 97-2003 – это составные документы OLE, которые в свою очередь представляют собой некое подобие файловой системы в одном файле. Чтобы в этом разобраться, нужно прочитать 9 страниц документации. А сами спецификации больше похоже на структуры данных в С, чем на то, что мы привыкли называть спецификациями. Это иерархическая система файлов.
Если вы подумали, что почитаете эти форматы и за выходные набросаете утилитку для экспорта вордовских документов в свой блог, или создающую экселевские таблички на основе ваших персональных финансовых данных, то сложность и длина этих спецификаций должны были отбить у вас всю охоту. Нормальный программист решит, что формат бинарников из Office:
- сделан запутанным специально
- придуман каким-то страдающим от старческого маразма представителем кибернетической расы боргов
- создан безумно плохими программистами
- не может быть правильно создан или прочитан
И ошибётся. Если покопаться, то можно показать, как и почему эти форматы стали такими сложными, почему они не имеют ничего общего с плохим программированием, и что можно с этим сделать.
Первое, что нужно понять – цели у разработчиков форматов бинарников кардинально отличались от целей разработчиков, допустим, HTML.
Они должны были очень быстро работать на очень старых компьютерах. Во времена первых версий Excel для Windows 1 мегабайт памяти был не редкостью, а работать достаточно комфортно программа должна была на процессорах 80386 с частотой 20 МГц. Множество оптимизаций сделано для ускорения открытия и сохранения файлов:
- Это форматы бинарных файлов, поэтому загрузка записи обычно означает копирование последовательности байтов с диска в память, в которой появляется структура данных С. Не происходит никакого разбора или лексического анализа данных, так как это в разы медленнее простого копирования.
- Формат файлов запутан в нужных местах для ускорения типичных операций. К примеру, у Excel 95 и 97 была функция «простого сохранения», которая использовалась в качестве ускоренного варианта документа OLE, полная версия которого была не слишком быстрой для повсеместного использования. У Word было нечто подобное под названием «быстрое сохранение». Для быстрого сохранения длинных документов 14 раз из 15 все изменения просто добавлялись в конец файла, а весь файл не перезаписывался с нуля. Для жёстких дисков того времени это означало, что можно было успеть сохранить документ, допустим, за 1 секунду вместо 30. Также это означало, что удалённые части документа всё ещё хранились в файле – а людям, как оказалось, это не было нужно.
Они были разработаны с прицелом на библиотеки. Если вам нужно было написать функцию импорта бинарника с нуля, вам нужно было поддерживать вещи вроде Windows Metafile Format (для рисования) и OLE Compound Storage. При работе под Windows для них есть библиотеки, поэтому поддержка таких функций была тривиальным делом. Но если писать всё с нуля, всё пришлось бы делать самому.
У Office была поддержка составных документов, к примеру, можно было включить электронную таблицу в файл Word. Идеальный парсер Word должен был суметь сделать что-то умное с включённой таблицей.
Они не разрабатывались для использования в других приложениях. Довольно разумное на тот момент предположение заключалось в том, что формат Word будет писать и читать только программа Word. Поэтому когда программист из команды разработчиков Word принимал решение о смене формата файла, его волновали лишь а) скорость работы и б) минимальное количество строк в коде Word. Идеи вещей типа SGML и HTML, заменяемых, открытых и стандартизированных форматов, не были популярными, пока интернет не сделал такие вещи практичными. Этот момент пришёл через 10 лет после разработки форматов файлов Office. Всегда предполагалось использование программ для экспорта и импорта. У Word есть поддержка формата для простого обмена документами по имени RTF, существовавшего почти с самого начала.
Им нужно было отразить всю сложность приложений. Каждую галочку, каждую возможность форматирования и каждую функцию Microsoft Office необходимо было хранить в файлах. Поэтому для создания идеального клона Word, читающего его файлы, нужно было реализовать все его функции. Если вы создаёте программу для работы с текстом – конкурента Word, которая должна уметь загружать его файлы, у вас может занять немного времени сама загрузка указанных в файле опций. Но реальное отображение их всех на странице – это задача более сложная. А если её не решить, то ваши клиенты откроют вордовский файл в вашем клоне, и всё форматирование может поломаться.
Им нужно было отражать историю развития программ. Множество сложных вещей в форматах – это старые, сложные, ненужные и редко используемые функции. Они присутствуют там лишь для обратной совместимости и потому, что для разработчиков ничего не стоит оставить код в покое. Но чтобы тщательно выполнить работу разборки или записи этих файлов, вам придётся повторить всю эту работу, что была проделана в Microsoft за 15 лет. В текущие версии Word и Excel вложены тысячи человеко-часов работы, и для клонирования этих программ вам придётся вложить свои тысячи человеко-часов. Формат файла – это просто краткое обобщение всех поддерживаемых приложением функций.
Просто для примера разберём одну возможность подробнее. Лист Excel – это набор разных записей BIFF. Рассмотрим самую первую запись в спецификации – это запись под именем 1904.
В спецификации об этой записи написано весьма туманно. Просто написано, что «запись 1904 показывает, используется ли система дат 1904». Классический пример бесполезной спецификации. Если бы вы были разработчиком, и наткнулись бы на такое «объяснение», вы бы весьма оправданно пришли к заключению, что Microsoft что-то скрывает. Такое описание недостаточно само по себе, вам нужно искать дополнительную информацию. Я поясню: существует два типа листов Excel. В одних даты начинаются с 1/1/1900 (в них же ошибка високосного года специально создана для совместимости с форматом 1-2-3), в других – с 1/1/1904. Excel поддерживает оба варианта – поскольку первая его версия, для Mac, использовала второй вариант, который был системным, а Excel для Windows должен был иметь возможность импортировать файлы 1-2-3, использовавшие даты с 1/1/1900. Уже на этом месте можно расплакаться.
Оба типа файлов, 1900 и 1904, встречаются в изобилии в дикой природе, в зависимости от того, пришли они с Mac или Windows. Автоматическая конвертация дат может привести к ошибкам, поэтому Excel сам тип файла не меняет. Для разборки файлов Excel приходится работать с обоими. А это значит, что вам не просто нужно загрузить этот бит из файла, но ещё и переписать весь код разбора и показа дат, чтобы обрабатывать оба варианта. Это работа на несколько дней.
Работая над клоном Excel вы встретите множество таких скрытых деталей по работе с датами. Когда Excel преобразовывает числа в даты? Как работает форматирование? Почему 1/31 интерпретируется как 31 января текущего года, а 1/50 – как первое января 1950? Все эти детали нельзя описать без того, чтобы получившееся описание не сравнялось по объёму с исходниками Excel.
И это только одна из сотен BIFF-записей, и одна из простейших. Большинство из них настолько сложные, что могут заставить взрослого программиста рыдать.
Единственное возможное решение будет следующим. Конечно, Microsoft оказала большую услугу, опубликовав форматы файлов, но импортировать их или сохранять в них от этого легче не будет. Это безумно сложные приложения, и вы не можете просто реализовать 20% самых популярных функций и рассчитывать, что 80% остальных людей будут счастливы. Спецификации бинарников в лучшем случае сохранят вам пару минут при реверс-инжиниринге сложной системы.
Но я обещал рассказать, что с этим делать. Почти всем популярным приложениям не нужно заниматься чтением и записью бинарников от Office. Есть две альтернативы: дать Office работать самому, или использовать более простые форматы файлов.
Пусть Office работает сам. У Word и Excel есть весьма полные модели объектов, доступные через COM Automation, благодаря чему в программе можно сделать всё. Во многих случаях лучше повторно использовать код из Office вместо попыток написать его заново. Примеры:
- У вас есть веб-приложение, которому нужно вывести файлы Word в формате PDF. Я бы сделал это так: несколько строк на Word VBA загружают файл и сохраняют его в PDF через встроенный в Word 2007 механизм. Этот код можно вызывать напрямую, даже из ASP или ASP.NET, работающего под IIS. Первый запуск Word займёт несколько секунд. В последствии Word будет находиться в памяти под управлением COM-системы. Для обычных веб-приложений такая система работает довольно быстро.
- Та же задача под Linux. Купите один сервер Windows 2003, установите на него лицензионный Word, и настройте простой веб-сервис. Работы на полдня, с применением C# и ASP.NET
- Та же задача но с возможностью масштабирования. Настройте балансировку нагрузки перед любым необходимым количеством коробок из второго шага. Никакого программирования не потребуется.
Такой подход сработает со всеми распространёнными задачами, связанными с Office. К примеру:
- Открытие листа Excel, сохранение некоторых данных в ячейках, подсчёт и выдача результата.
- Использования Excel для создания графиков в формате GIF
- Вытаскивание любой информации из файла Excel без разбора форматов файлов
- Преобразование файла Excel в CSV (другой подход – использовать драйверы Excel ODBC и забирать данные через SQL-запросы)
- Редактирование документов Word
- Заполнение форм в Word
- Преобразование файлов между разными форматами, которые поддерживает Office (существуют возможности импортирования десятков форматов текстовых процессоров и электронных таблиц).
Во всех этих случаях есть возможность объяснить объектам Office, что они работают не в интерактивном режиме, так что им не надо обновлять экран и запрашивать ввод пользователя. На этом пути есть несколько подводных камней, и он официально не поддерживается Microsoft, так что перед началом работы прочтите соответствующий материал.
Используйте форматы попроще. Если вам просто нужно программно создать документы для Office, почти всегда есть формат получше, который затем можно свободно открыть в Word или Excel.
- Для создания табличных данных и использования их в Excel используйте CSV.
- CSV не поддерживает вычисления, так что для их использования возьмите формат WK1, доставшийся от Lotus 1-2-3. Он гораздо проще, чем у Excel, и открывается им на раз.
- Если вам ну очень надо создавать нативные файлы Excel, возьмите очень старую его версию. 3.0 – хороший выбор, там не было составных документов. Сохраните в Excel 3.0 минимальный файл только с теми функциями, которые вам необходимы, и используйте его как пример минимальной BIFF-записи.
- Для документов Word используйте HTML
- Если вам очень надо создать файл для Word с модным форматированием, проще всего создать RTF. Всё, что умеет Word, можно написать в RTF, но этот формат текстовый, так что в нём что-то можно поменять руками и он будет работать. Вы можете создать красиво отформатированный файл в Word, сохранить в RTF и использовать простую замену текста.
В общем, если вы не пытаетесь создать конкурента для Office, который может читать и писать все файлы из Office (для чего вам потребуются тысячи часов работы), то попытки чтения или записи в его бинарные файлы окажутся самым затратным способом для любой задачи, которая у вас есть.
Содержание
- Чем примечателен «Word»?
- Что можно сказать об «Excel»?
- Чем отличаются «Excel» и «Word» друг от друга и какая среди этих программ в «Microsoft Office» лучше?
- Ввод числовых данных
- Введение даты и времени
- Маркер заполнения
- 4. Редактирование данных
- Выделение ячейки
- Копирование данных
- Перетаскивание данных
- Перемещение данных
- 5. Завершение работы.
- Microsoft Excel – это популярная офисная программа из линейки Microsoft Office.
- Что собой представляет программа Microsoft Excel?
- Что из себя представляет программа Excel
Чем примечателен «Word»?
«Microsoft Word»
«Microsoft Word» является текстовым редактором, который на сегодняшний день превосходит все аналогичные программы для составления текста. Программа поможет вам создать текст, отредактировать его по вашему вкусу и сохранить на компьютере для дальнейшего чтения. Причем, режим чтения здесь можно устанавливать дополнительно, тем самым исключать возможность исправлять или удалять информацию.
Так что же именно можно написать с помощью «Word»? С помощью «Word» вы создадите любые статьи, научные доклады, заметки, списки (таблицы, прайс-листы), а также сможете читать скачанные электронные книги (вместе с иллюстрациями) или просматривать качественные изображения.
Редактор «Word» используют самые разные люди от простых пользователей ПК до ученых и бизнесменов. В документе «Word» текст удобно редактируется: делайте любые красные строки, выравнивайте текст по шаблону, создавайте документ строго в соответствии с требованиями делопроизводства. В итоге, полученный документ можно распечатать на принтере и использовать везде, где вам необходимо.
Трудно описать все возможности программы в одном маленьком обзоре. Мы еще не сказали про возможность нумеровать страницы, если вы составляете большие тексты или пишете книгу. Если вы хотите придать шрифту красивый стиль, изменить его размеры, написать курсивом, выделить заголовки и подзаголовки – то пожалуйста! Вам нужно построить схему или диаграмму? Нет проблем! Редактор «Word» поможет вам во всем этом.
Что можно сказать об «Excel»?
«Microsoft Excel»
«Microsoft Excel» является многофункциональным и универсальным табличным редактором, хотя составление и редактирование таблиц – это еще не единственные его возможности. «Excel» действительно будет полезен самым продвинутым пользователям – с его помощью вы будете создавать базы данных, осуществлять сложные вычисления, делать различные прогнозы и анализы. Программа значительно упростит и ускорит вашу работу, а также расширит возможности для предпринимаемых действий.
В общем, программа «Excel» подойдет для ведения:
- Бухгалтерского учета
- Экономической и финансовой аналитики
- Научной деятельности различного рода
- Исследований: социологических, маркетинговых и прочих
- Деятельности в банковской сфере
- Копирайтинга и рерайтинга в Интернете
- Базы данных
Если вы менеджер или сотрудник офиса (тем более со стажем), то для работы в «Excel» и осуществления каких-либо вышеуказанных задач вам потребуются лишь базовые знания по владению данным табличным редактором. Что касается простых пользователей компьютеров, то здесь, конечно, необходимо быть более «продвинутыми», нежели все обычные пользователи. Но во втором случае человек не потратит свое время зря, а наоборот, только заложит фундамент для своего будущего трудоустройства.
Чем отличаются «Excel» и «Word» друг от друга и какая среди этих программ в «Microsoft Office» лучше?
Что лучше «Excel» или «Word»?
Итак, мы подошли к самому главному – к сравнению двух редакторов: «Excel» и «Word». Судя по тому, что мы узнали выше, отличия в них имеются.
«Word» — редактор, в котором вы имеете возможность составлять преимущественно тексты. Вы будете работать над текстом, используя все возможности редактирования при этом: отступы, сноски, заголовки, подзаголовки, стиль шрифта, нумерацию страниц и так далее. Создавать таблицы здесь, конечно, тоже можно, но не на таком профессиональном уровне, как в «Excel».
«Excel», в свою очередь, является профессиональным инструментом для составления таблиц и всего, что с ними связано. Что лучше «Excel» и «Word» — вопрос не корректный. Эти программы специализируются каждая на своем.
Обе они очень полезны для работы в своей сфере деятельности. И обе эти программы требуют определенных навыков и знаний для их использования, хотя кому-то будет проще и полезнее освоить что-то свое. Но, в целом, оба этих редактора в комплексе никогда не помешают вам, если вы бизнесмен, ученый, сотрудник офиса, бухгалтер, копирайтер и т.д.
>Практическая работа №1 Знакомство с Microsoft Excel
Для создания таблицы и дальнейшего её использования вы должны уметь вводить данные в ячейки. Существует несколько типов данных применяемых для работы в Excel:
-
текстовые;
-
числовые;
-
даты;
-
времени;
-
формулы;
-
функции;
Текстовые данные могут содержать практически любые символы. По умолчанию вводимый в ячейку текст выравнивается по левому краю.
Чтобы ввести текст, выполните следующие действия:
-
Щелкните на ячейке, в которую вы собираетесь вводить текст.
-
Наберите его. Текст появляется в ячейке и строке формул.
-
Нажмите Enter.
-
Если вы сделали ошибку, щелкните на строке формул и отредактируйте текст.
Ввод числовых данных
Числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы + – E e ( ) . , $ % /
Чтобы ввести числовые данные, сделайте следующее:
-
Активизируйте необходимую ячейку.
-
Введите данные. Используя числовой формат, для введения отрицательного числа поставьте перед ним минус или заключите его в скобки. При введении дробей пользуйтесь либо десятичной дробью (0,…), либо натуральной (например, 1/2).
-
Нажмите Enter. Введенное число автоматически выравнивается по правому краю. Вводимые цифры отображаются в строке формул и в активной ячейке. Мигающая вертикальная черта, которая появляется в строке формул и в активной ячейке, называется точкой вставки (insertion point).
Введение даты и времени
Подобные данные вводятся в самых различных форматах (чтобы увидеть форматы в которых может выводиться дата и время выберите вкладку Главная и вызовите в группе Число диалоговое окно Формат ячеек, на вкладке Число в области Числовые форматы выберите Дата или Время). Когда вы вводите дату в одном из форматов, она преобразуется в целое число, соответствующее этой дате, отсчитанной от 1 января 1900 года. Хотя вы не видите этих целых чисел, они используются Excel для выполнения дальнейших вычислений, производимых с датами.
Чтобы правильно ввести дату и время, соблюдайте следующие инструкции.
-
Щёлкните на интересующей вас ячейке.
-
Наберите данные в понравившемся вам формате. Из специальных символов используйте только дефис (-), косую черту (/), для времени – двоеточие (:).
-
Нажмите Enter. Дата или время выровняются по правому краю.
Маркер заполнения
Обратите внимание на вид указателя мыши, который представляет собой белый толстый крестик. В нижнем правом углу выделенной ячейки имеется маленький черный квадратик, который называется маркером заполнения. Если навести на него указателем мыши то последний примет вид черного тонкого крестика. Потянув мышью за маркер заполнения, например, вниз, можно скопировать содержание в свободную ячейку или во все ячейки столбца, на которые протяните рамочку.
Маркер заполнения позволяет заполнять ячейки таблицы по определенной закономерности. Например, можно заполнить ряд чисел в порядке возрастания или убывания. Элементом заполнения может быть не только число, но и текст. Для этого достаточно выделить две соседние ячейки, указывающие закономерность заполнения, и потянуть маркер заполнения в нужном направлении.
4. Редактирование данных
После введения данных пользователь можете исправить их в самой ячейке и в строке формул.
Чтобы отредактировать данные сделайте следующее:
-
Выделите необходимую ячейку.
-
Щёлкните в строке формул или нажмите клавишу F2 или дважды щёлкните в этой же ячейке. Таким образом, ячейка переходит в режим редактирования (в строке состояния появляется надпись Правка).
-
Нажмите клавиши ß или àдля перемещения курсора по тексту содержимого ячейки. Для удаления расположенного слева от курсора символа используйте клавишу Backspace, а для символа расположенного справа, клавишу Delete. Затем введите недостающие данные.
-
Н
ажмите клавишу Enter или щёлкните на соответствующей кнопке, расположенной в строке формул для введения в ячейку набранных данных. -
Е
сли вы передумали и не хотите вводить или сохранять исправления, щёлкните на кнопке Отмена в строке формул или нажмите клавишу Esc.
ажмите клавишу Enter или щёлкните на соответствующей кнопке, расположенной в строке формул для введения в ячейку набранных данных.
сли вы передумали и не хотите вводить или сохранять исправления, щёлкните на кнопке Отмена в строке формул или нажмите клавишу Esc.Выделение ячейки
Прежде чем копировать, перемещать или удалять данные в ячейках, нужно вначале их выделить и только, потом выполнять необходимые операции.
Для выделения одной ячейки просто щёлкните на ней.
Чтобы выделить группу (диапазон) соседних ячеек, щёлкните в левом, верхнем углу группы и, не отпуская кнопки мыши, перетащите её указатель в правый нижний угол, а затем отпустите кнопку.
Копирование данных
При копировании и перемещении данные, с которыми выполняются эти операции, размещаются временно в области памяти, называемой буфер обмена, что позволяет копировать данные в другие области листа, на другой лист или рабочую книгу. При копировании данные остаются в ячейке-источнике и размещаются в указанной вами ячейке-приёмнике.
Копирование данных проводится следующим образом.
-
Выделите ячейку (ячейки), содержимое которой необходимо копировать.
-
Щёлкните на кнопке Копировать, расположенной в группе Буфер обмена на вкладке Главная. При этом содержимое ячейки (ячеек) скопируется в буфер обмена.
-
Выделите первую ячейку, в которую будут копироваться данные, (чтобы скопировать данные на лист другой рабочей книги, перейдите к ней, когда выйдете из текущей книги.)
-
Щёлкните на кнопке Вставить, расположенной в группе Буфер обмена на вкладке Главная. Данные появятся в выбранной вами ячейке.
Одни и те же данные можно копировать в различные области, многократно повторяя операцию Вставить.
Перетаскивание данных
Быстрее можно копировать данные, просто перетаскивая их с помощью мыши. Выделите ячейки, которые необходимо копировать, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, а затем перетащите рамку выделенного диапазона ячеек в нужное место. После того как вы отпустите кнопку мыши, данные скопируются. (Если вы забыли нажать клавишу Ctrl при перетаскивании, то данные не скопируются, а переместятся.) Чтобы вставить данные между указанными ячейками, при перетаскивании удерживайте нажатыми клавиши Ctrl+Shift.
Перемещение данных
Операция перемещения данных очень похожа на копирование. Различие лишь в том, что в первом случае данные удаляются из ячейки-источника, а во втором — остаются.
Перемещение данных выполняется следующим образом:
-
Выделите интересующие вас ячейки.
-
Щёлкните на кнопке Вырезать.
-
Выделите первую ячейку, в которую хотите переместить данные. Для перемещения данных на другой рабочий лист просто перейдите на него.
-
Щёлкните на кнопке Вставить.
5. Завершение работы.
Для того чтобы завершить работу с Excel необходимо выполнить следующие действия:
-
либо щёлкнуть на кнопке
в верхнем правом углу окна программы; -
либо выбрать Файл→ Выход.
-
либо открыть системное меню нажав на кнопку
, расположенную в левом верхнем углу окна программы и выбрать Закрыть; -
либо нажать сочетание клавиш Alt+F4
в верхнем правом углу окна программы;
, расположенную в левом верхнем углу окна программы и выбрать Закрыть;-
В папке Мои документы создайте папку со своим именем (если она еще не создана).
-
Запустите Microsoft Excel.
-
Выполните задания приведенные ниже.
Задание 1.
-
В ячейку А1 введите число 5, в ячейке А2 число 2.
-
Выделите ячейки А1 и А2, потяните Маркер заполнения вниз до ячейки А10. Запишите в тетрадь что получилось.
-
В ячейке В2 наберите слово «январь», потяните маркер заполнения вправо до ячейки К2. Запишите в тетрадь что получилось.
-
Создайте собственный список, например список состоящий из фамилий учащихся вашего класса (создание собственных списков: Excel 2010 — Файл→Параметры→Дополнительно→группа Общие→ Изменить списки, Excel 2003 — Сервис→Параметры→Списки: элементы списка вводятся в столбик).
-
В любой ячейке наберите любую фамилию из вашего списка и потяните за маркер заполнения. Запишите в тетрадь что получилось?
Задание 2.
-
Введите в ячейку В1 число 5 и в ячейку С1 число -2.
-
Выделите ячейку D1 и нажмите на знак = в Строке формул.
-
Теперь наберите в ней следующую формулу: =(4*B1-C1)/2 (НЕ ВВОДИТЕ АДРЕСА ЯЧЕЕК В ФОРМУЛУ ВРУЧНУЮ!!! Для того чтобы адрес ячйки появился в формул просто щелкните на соответствующей ячейке)
-
Перемести курсор на любую другую ячейку. Запишите в тетрадь что содержаться в ячейке D1.
-
Выделите ячейку В1 и наберите другое число, например 3. Перемести курсор на любую другую ячейку. Запишите в тетрадь что произошло с содержимым ячейки D1.
-
Чтобы просмотреть формулу, которая находится в ячейке, необходимо выделить ту ячейке в которую вводилась формула. Формула появится в Строке формул. Выделите ячейку с числом 7. Запишите в тетрадь что отображается в Строке формул.
Задание 3.
Excel позволяет автоматически просуммировать содержание сразу нескольких ячеек. Для того чтобы просуммировать числа в столбце или строке из нескольких ячеек необходимо:
-
выделить ячейку, в которой вычисляется сумма, щелкнуть мышью по кнопке Автосумма
на Главная→Редактирование (Excel 2003 по кнопке Автосумма на Стандартной панели инструментов): -
выделить нужный интервал ячеек, содержащих числа (это и будет областью суммирования);
-
Если необходимо просуммировать содержимое прямоугольного блока ячеек, то следует выполнить следующие действия:
-
выделить ту ячейку, в которую нужно будет поместить результат;
-
нажать мышью на пиктограмму суммирования;
-
выделить прямоугольный блок ячеек с числами, которые требуется просуммировать;
-
нажать клавишу Enter.
на Главная→Редактирование (Excel 2003 по кнопке Автосумма Если в области суммирования в одной из ячеек окажется текст, или ячейка окажется пустой, то Excel пропустит эти ячейки, а просуммирует только числа.
Выполните задание.
-
Наберите в ячейках столбца Е числа 24, 15, 55, 34, 98.
-
Выделите ячейку под последним числом и нажмите мышью на пиктограмму суммирования.
-
Сумма чисел этих ячеек должна появится в выделенной ячейке.
Задание 4
На Листе2 создайте таблицу «Расходы предприятия за квартал» согласно алгоритму!!!
Алгоритм выполнения задания
Ввод названия таблицы
-
В ячейку А1 введите название таблицы. Выделите диапазон А1:F1 и на пиктограмме
(объединить и поместить в центре) на Главная→Выравнивание (Excel 2003 на панели Форматирование).
(объединить и поместить в центре) на Главная→Выравнивание (Excel 2003 на панели Форматирование).Ввод и оформление шапки
-
Выделите диапазон А2:F2, выберите Главная→ Выравнивание→ Диалоговое окно «Формат ячеек» (Excel 2003 команду Формат→Ячейки→ вкладка Выравнивание) и установите флажок переносить по словам для размещения текста в несколько строк. Выберите варианты вертикального и горизонтального выравнивания по центру. Завершите работу в окне кнопкою ОК.
-
Введите в каждую ячейку текст соответствующего заголовка столбца. Если текст выглядит не так, как на рисунке, измените размеры ячеек. При заполнении ячеек B2, C2, D2 достаточно ввести текст в ячейку B2, а, затем воспользовавшись маркером автозаполнения автоматически заполнить следующие ячейки.
Ввод и оформление боковика
-
Выделите диапазон А3:А7, выберите Главная→ Выравнивание→ Диалоговое окно «Формат ячеек» (Excel 2003 команду Формат→Ячейки→ вкладка Выравнивание) и установите флажок переносить по словам для размещения текста в несколько строк. Выберите варианты вертикального выравнивания – по центру, горизонтального – по левому краю. Завершите работу в окне кнопкой ОК
-
Введите в каждую ячейку текст соответствующего названия строки
Ввод данных
-
Выделите диапазон В3:F7, выберите Главная→Число→Диалоговое окно «Формат ячеек» (Excel 2003 команду Формат→Ячейки→ вкладка Число) и установите для выделенных ячеек денежный формат с двумя десятичными знаками, обозначение денежной единицы – р.
-
Введите числа (дробную часть числа, пробелы и наименование денежной единицы вводить не нужно!).
-
Выполните повторное сохранение.
Завершение оформления таблицы
Чтобы заголовок, шапка и боковик таблицы отличались от данных, выберите для них соответствующий шрифт, размер и начертание. Выделите таблицу и выполните ее обрамление, выберите команду Главная→Ячейки→Формат→Формат ячеек→Вкладка Граница (Excel 2003 Формат→Ячейки→вкладка Граница), можно сделать заливку ячеек (вкладка Заливка)
Вычисления в таблице
Выполните задание 4
-
В ячейку Е3 введите формулу для вычисления среднемесячной суммы расходов на гос.налоги.
-
Выполните групповое заполнение ячеек Е3:Е6 формулой, для этого навести указатель мыши в нижний правый угол ячейки. Курсор примет вид черного крестика и протянуть его до последней ячейки диапазона.
-
В ячейку F3 введите формулу для вычисления суммы расходов на государственные налоги за квартал.
-
Выполните групповое заполнение формулой ячеек F3: F6
-
В ячейках B7:D7, F7 получите суммарные расходы по месяцам и за квартал.
-
Переименуйте Лист 2 в Расходы предприятия за квартал (щелчок правой кнопкой мыши на листе Лист2, выбрать пункт Переименовать).
-
Выполните повторное сохранение рабочей книги.
-
Перейдите на Лист 3, назовите его Крупнейшие озера мира (аналогично п.6)
-
Создайте таблицу «Крупнейшие озера мира»
-
Найти глубину самого мелкого озера, площадь самого обширного озера и среднюю высоту озер над уровнем моря.
Чтобы воспользоваться встроенными функциями необходимо выбрать Формулы → Библиотека функций → кнопка 
(Excel 2003 панель инструментов Стандартная или в строке формул щелкнуть на значке 
) и выбрать соответствующую функцию:
-
Для нахождения минимальной глубины нужно щелкнуть по ячейке С10 и выбрать функцию МИН
-
Для нахождения максимальной площади нужно щелкнуть по ячейке В11 и выбрать функцию МАКС
-
Для нахождения средней высоты над уровнем моря нужно щелкнуть по ячейке D12 и выбрать функцию СРЗНАЧ.
-
Сохраните таблицу в своей папке с именем Озера.xls.
-
Завершите работу с Microsoft Excel.
Microsoft Excel – это популярная офисная программа из линейки Microsoft Office.
Microsoft Excel необходим для составления разнообразных таблиц, графиков и диаграмм, а также для проведения математических расчетов (вычисление, умножение, расчет простых и сложных функций и т.д.).
В первую очередь Microsoft Excel удобен для экономистов и бухгалтеров, потому что позволяет создавать отчеты (таблицы) и производить даже сложные арифметические расчеты. Microsoft Excel можно назвать автоматическим калькулятором с множеством функций и возможностей. Для того чтобы пользоваться данной программой, Вам не обязательно быть гением и изучать все ее возможности. Мы научимся базовым знаниям работы в данной программе и рассмотрим, как в ней производятся различные вычисления.
Microsoft Excel
Что собой представляет программа Microsoft Excel?
Одна огромная таблица, которую можно очертить и внести в нее необходимые данные. Используя функции программы по назначению, Вы сможете в одной – двух ячейках произвести сложный расчет.
Большинство людей ошибочно думает, что основная функция Microsoft Excel – создание таблиц. Это вовсе не так. Не стоит судить о книге по обложке. Основная функция программы Microsoft Excel – произведение математических вычислений.
Microsoft Excel несколько отличается от своего собрата из этого же пакета документов – Word-а. Если в ворде все просто и понятно, то в Excel перед нами появляется размеченный на ячейки лист. Первоначально для работы пользователю доступна одна книга, содержащая три листа. Новые листы можно добавлять, а также редактировать и удалять уже существующие.
На пересечении строки и столбца располагается ячейка, в ней-то Вы и будете печатать. Для того чтобы начать печатать в Excel, кликните в любую ячейку левой кнопкой мышки два раза, и можете начать вводить нужную информацию.
Увы, отдельно скачать Microsoft Excel нельзя. Только в составе пакета Microsoft Office, который доступен по .
Что из себя представляет программа Excel
Программа Microsoft Excel представляет из себя большую таблицу, в которую можно вносить данные, то есть печатать слова и цифры. Также, используя функции этой программы, можно производить с цифрами разные манипуляции (складывать, вычитать, умножать, делить и многое другое).
Многие думают, что Excel – это только таблицы. То есть они убеждены, что все таблицы на компьютере составляются только в этой программе. Это не совсем верно.
Да, действительно, Excel представляет из себя таблицу. Но эта программа нужна, в первую очередь, для вычислений. Если требуется не только расчертить таблицу со словами и цифрами, но еще и произвести с цифрами какие-либо действия (сложить, умножить, вычислить процент и т.д), то тогда Вам нужно воспользоваться программой Microsoft Excel. А если же Вам нужно составить таблицу без вычислений, то есть ввести уже готовые данные, то быстрее и удобнее это сделать в программе Microsoft Word.
Если сравнивать программу Microsoft Excel с программой Microsoft Word, то Excel, конечно, сложнее. И лучше начинать работать в этой программе после того, как освоите Word. Чтобы изучить Excel досконально, потребуется немало времени. Но, как показывает практика, большинству для работы нужно всего-то «научиться считать». То есть прочитать и проработать два-три урока этого раздела.
Таблицы Word и Excel во многом схожи. Но есть различия, которые приводят к печальным последствиям. Рассмотрим подробнее, чем отличаются таблицы Word и Excel.
По окончании этого урока вы сможете:
- Копировать и вставлять таблицы из Word в Excel и наоборот
- Рассказать об отличиях таблицы Word в Excel
- Приводить таблицу Word в порядок перед копированием её в Excel
Шаг 1. Копируем таблицу из Word в Excel
Шаг 2. Копируем таблицу из Excel в Word
В этом видео я обратилась к уроку 56 , где я рассказала, как сделать таблицу по умолчанию. Если мы копируем одну таблицу, то с ней можно поработать индивидуально, а если мы копируем 5 таблиц? Я давала такой совет: сохраните параметры таблицы по умолчанию в шаблоне Normal.
2. Отличия таблиц Word и Excel
Огромное преимущество Word – это работа с непечатаемыми символами. К сожалению, в Excel непечатаемые символы присутствуют в неявном виде. На уроке «Excel 22. Размер ячеек» я показала как сделать в Excel искусственный перенос текста на новую строчку:
Для этого необходимо поставить курсор в нужное место и нажать Alt+Enter на клавиатуре.
Шаг 1. Скопируем таблицу в Excel и вставим в Word:
В общем ничего страшного: ненужные непечатаемые символы в Word мы можем всегда убрать командой «Замена». А вот при копировании таблицы из в Excel нас подстерегают неожиданности.
Я создала таблицу в Word с такими особенностями:
- Создание новой строки разрывом (Shift+Enter) 2 раза
- Создание новой строки Enter (строго говоря мы создали не новую строку, а новый абзац)
- Несовпадение вертикальных границ (я сделала несовпадение заметным, но часто несовпадения бывают такими мизерными, с первого взгляда не заметишь).
Шаг 2. Скопируем таблицу из Word в Excel:
- Разрыв строки приводит к созданию новых ячеек (количество разрывов строки в Word = количество ячеек + 1 в Excel)
- Символ конца абзаца приводит к созданию новых ячеек (количество символов конца абзаца в Word = количество ячеек + 1 в Excel)
- Несовпадения вертикальных границ в таблице Word приводит к созданию новых ячеек (тут уж непредсказуемо). Ячейка с минусом – это объединённая ячейка D2:E2, а ячейка с минусом – ячейка F2.
Опять-таки можно побороться с этим вручную, но объединение двух и более ячеек с содержимым приводит к потере содержимого. В объединенной ячейке сохраняется только значение из верхней левой ячейки диапазона. Остальные значения будут потеряны:
А вот результат:
Образовалась объединённая ячейка. Осталось содержимое только верхней левой ячейки.
Так что работа по исправлению таблицы предстоит немаленькая.
3. Таблица Word в порядок перед копированием её в Excel
Шаг 1. Как убрать несовпадения вертикальных границ смотрите урок 54 https://prooffice24.ru/the-stamp-of-approval/
Шаг 2. Как удалить символы конца абзаца и разрывы страниц смотрите уроки
- Урок 57 https://prooffice24.ru/table-in-the-text/
- Урок 63 https://prooffice24.ru/the-text-in-the-format-txt/
- Урок 65 https://prooffice24.ru/replacing-characters/
Теперь вы сможете:
- Копировать и вставлять таблицы из Word в Excel и наоборот
- Рассказать об отличиях таблицы Word в Excel
- Приводить таблицу Word в порядок перед копированием её в Excel
Я написала этот урок, потому что ко мне неоднократно обращались с этой проблемой.