Format setting in excel

Application examples of formatting Excel data of various types for computationally intensive calculations.

Changing of cells format in data tables

format-painter-table-layoutFormat Painter in Excel for table layout.
Multiple copies of table cell formats on multiple sheets using the Format Painter tool. Copying the width of columns and rows of a sheet.

cell-format-working-sum-functionInfluence of the cell format on working of the SUM function.
The possible errors in the summation, where there is a comma instead of a dot. Quick search of incorrect fractional numbers. Automatic assignment of the cell formats with the SUMM function.

transfer-data-tableTransfer of data from one Excel table to another one.
You can transfer table data within one sheet, as well as to another sheet or to another file. In this case, you can copy either the entire table, or its individual values, properties or parameters.



Home / Advanced Excel / Auto Format Option

Formatting is a tedious task. It’s really hard to format your data whenever you present it to someone. But, this is the only thing that makes your data more meaning full, and easy to consume.

It would be great if you have an option that you can use to format your data without spending much time. So, when it comes to Excel, you have an amazing option that can help you to format your data in no time.

Its name is AUTO FORMAT. In auto-format, you have several pre-designed formats which you can apply to your data instantly.

All you have to do just select a format and click OK to apply. It’s simple and easy. In all the pre-designed formats you have all the important components of formatting, like:

  • Number Formatting
  • Borders
  • Fonts Style
  • Patterns and Background Color
  • Text Alignment
  • Column and Row size

In this post, you will learn about this amazing option that can help you to save a ton of time in the coming days.

Quick Note: It’s one of those Excel Tricks that can help to get better at Basic Excel Skills. So, let’s get started…

Where to Find AUTO FORMAT Option?

If you check Excel 2003 version, the auto- format option is there on the menu. But, with the release of 2007 with ribbon this option is not available in any of the tabs.

That doesn’t mean you can’t use it in earlier versions. It’s still there, but hidden. So, to use it in Excel versions like 2007, 2010, 2013, and 2016 you need to add it to your Excel’s quick access toolbar. It’s a one-time setup so you don’t have to do it again and again.

Add Auto Format on Quick Access Toolbar

To add the auto format to your quick access toolbar please follow these steps.

  • First of all, go to your quick access toolbar and click on the small down arrow from the endpoint of the toolbar.
click drop down to activate auto format in excel
  • And, when you click on it, you will get a drop-down menu.
click more commands to activate auto format in excel
  • From this menu, click on “More Commands”.
click more commands to activate auto format in excel
  • Once you click on it, it will open “Customize the Quick Access Toolbar” in the excel options.
  • From here, click on the “Choose commands from” drop-down and select “Commands Not in the Ribbon”.
select commands not in the ribbon to add auto format in excel quick access toolbar
  • After that, come to the list of commands you have right below this drop-down.
  • And, select the “Auto Format” option and add it to the quick access toolbar.
select from auto format command in excel to add to quick access tool bar
  • Click OK.
auto format button in excel quick access toolbar

Now, you have the auto-format icon in your quick access toolbar.

How to use Auto Format?

Applying formats with an auto-format option is super simple. Let’s say you want to format below data table.

data table to use auto format in excel

Download this file from here to follow along and follow the below steps to format the table.

  • Select any of the cells from your data.
select any cell from data to apply formatting with auto format in excel
  • Go to the quick access toolbar and click on the auto-format button.
click on auto format buttton to add formatting on data table
  • Now, you have a window, where you have different data formats.
  • Select one of them and click OK.
select format and click ok to apply formatting with auto format in excel
  • Once you click OK, it will instantly apply your chosen format to the data.
formatted table with auto format in excel

How to Modify a Format in Auto Format

As I mentioned above, all the formats in the auto format are a combination of 6 different components. And you can also add or remove these components from each format before applying them.

Let’s say, you want to add formatting to the below data table but without changing its font style and column width. You need to apply formatting using the below steps.

  • Select your data and click on the auto-format button.
  • Select a format to apply and click on the “Options” button.
  • From options, un-tick “Font” and “Width/Height”.
modify format in auto format in excel
  • And, click OK.
format without font style and width with auto format

Now, both of the components are not there in your formatting.

Removing Formatting

Well, to remove formatting from data the best way is to use a shortcut key Alt + H + E + F. But you can also use the auto format option to remove formatting from your data.

  • Select your entire data and open auto format.
  • Go to the last in the format list where you have a “None” format.
remove format with auto format
  • Select it and click OK.

Important Points

  1. The auto-format is not able to recognize if you already have some formatting on your data. It will ignore and apply new formatting as per the format you have selected.
  2. You need at least 2 cells to apply formatting with the auto-format option.

More Formulas

  • Formulas in Conditional Formatting
  • Apply Accounting Number Format in Excel
  • Print Excel Gridlines (Remove, Shortcut, & Change Color)
  • Add Page Number in Excel
  • Apply Comma Style in Excel
  • Apply Strikethrough in Excel
  • Highlight Blank Cells in Excel
  • Make Negative Numbers Red in Excel
  • Cell Style (Title, Calculation, Total, Headings…) in Excel
  • Change Date Format in Excel
  • Highlight Alternate Rows in Excel with Color Shade
  • Use Icon Sets in Excel (Conditional Formatting)
  • Change Border Color in Excel
  • Clear Formatting in Excel
  • Copy Formatting in Excel
  • Best Fonts for Microsoft Excel
  • Hide Zero Values in Excel

⇠ Back to Advanced Excel Tutorials


Formatting

Excel has many ways to format and style a spreadsheet.

Why format and style your spreadsheet?

  • Make it easier to read and understand
  • Make it more delicate

Styling is about changing the looks of cells, such as changing colors, font, font sizes, borders, number formats, and so on.

The most used styling functions are:

  • Colors
  • Fonts
  • Borders
  • Number formats
  • Grids

There are two ways to access the styling commands in Excel:

  1. The Ribbon
  2. Formatting menu, by right clicking cells

Read more about the Ribbon in the Excel overview chapter.


Styling Commands in Ribbon

The Ribbon can be expanded by clicking the arrow/caret-down icon on the right side. This gives access to more commands:



Styling Commands, Right Clicking Cells

You can also right-click on any cell to style it:

Styling commands can be accessed from both views.


Chapter summary

Formatting is used to make spreadsheets more readable. There are many ways to add styles. The most common ones are; Color, Font, Number format and Grids.


This tutorial about cell format types in Excel is an essential part of your learning of Excel and will definitely do a lot of good to you in your future use of this software, as a lot of tasks in Excel sheets are based on cells format, as well as several errors are due to a bad implementation of it.

A good comprehension of the cell format types will build your knowledge on a solid basis to master Excel basics and will considerably save you time and effort when any related issue occurs.

A- Introduction

Excel software formats the cells depending on what type of information they contain.

To update the format of the highlighted cell, go to the “Home” tab of the ribbon and click, in the “Number” group of commands on the “Number Format” drop-down list.

Format of the selected cell in Excel

The drop-down list allows the selection to be changed.

Number format drop-down list in Excel

Cell formatting options in the “Number Format” drop-down list are:

  • General
  • Number
  • Currency
  • Accounting
  • Short Date
  • Long Date
  • Time
  • Percentage
  • Fraction
  • Scientific
  • Text
  • And the “More Number Formats” option.

Clicking the “More Number Formats” option brings up additional options for formatting cells, including the ability to do special and custom formatting options.

These options are discussed in detail in the below sections.

Cell format types in Excel are: General, Number, Currency, Accounting, Date, Time, Percentage, Fraction, Scientific, Text, Special (Zip Code, Zip Code + 4, Phone Number, Social Security Number), and Custom. You can get them from the “Number Format” drop-down list in the “Home” tab, or from the launcher arrow below it.

I will detail each one of them in the following sections:

1- General format

By default, cells are formatted as “General”, which could store any type of information. The General format means that no specific format is applied to the selected cell.

When information is typed into a cell, the cell format may change automatically. For example, if I enter “4/4/19” into a cell and press enter, then highlight the cell to view details about it, the cell format will be listed as “Date” instead of “General”.

Excel automatically formats dates
Excel automatically formats dates

Similarly, we can update a cell’s format before or after entering data to adjust the way the data appears. Changing the format of a cell to “Currency” will make it so information entered is displayed as a dollar amount.

Currency format of a cell in Excel
Currency format of a cell in Excel

Typing a number into this cell and pressing enter will not just show that number, but will instead format it accordingly.

Before pressing enter, Excel shows the value which was typed: “4”.

Entering data in already formatted cell in Excel
Entering data in an already formatted cell in Excel

After pressing enter, the value is updated based on the formatting type selected.

Data formatted as currency in Excel
Data formatted as currency in Excel

Don’t let the format type showed in the illustration at the drop-down list confusing you; it is reflecting the cell below (i.e. E4), since we validated by an Enter.

2- Number format

Cells formatted as numbers behave differently than general formatted cells. By default, when a number is entered, or when a cell is formatted as a number already, the alignment of the information within the cell will be on the right instead of on the left. This makes it easier to read a list of numbers such as the below.

Numbers in Excel aligned by default to the right
Numbers in Excel aligned by default to the right

Note in the above screenshot that since we didn’t choose the “Number” format for our cells, they still have a “General” one. They are numbers for Excel (meaning, we can do calculations on them), but they didn’t have yet the number format and its formatting aspects:

You can set the formatting options for Excel numbers in the “Format Cells” dialog box.

To do that, select the cell or the range of cells you want to set the formatting options for their numbers, and go to the “Home” tab of the ribbon, then in the “Number” group of commands, click on the launcher of the dialog box (the arrow on the right-down side of the group).

Launcher of the "cell format" dialog box in Excel
Launcher of the “Format Cells” dialog box in Excel

Excel opens the “Format Cells” dialog box in its “Number” tab. Click in the “Category” pane on “Number”.

Number formatting in "Format Cells" dialog box - Excel
Number formatting in “Format Cells” dialog box – Excel
  • In this dialog box, you can decide how many decimal places to display by updating options in the “Decimal places” field.

Note that this feature is also available in the “Home” tab of the ribbon where you can go to the “Number” group of commands and click the Increase Decimal Increase decimal command in Excel or Decrease Decimal Decrease decimal command in Excel buttons.

Here is the result of consecutive increasing of decimal places on our example of data (1 decimal; 2 decimals; and 3 decimals):

Increase decimal in Excel
Increase decimal in Excel
  • You can also decide if commas should be shown in the display as a thousand separator, by updating the “Use 1000 Separator (,)” option in the “Format Cells” dialog box.

This feature is also available in the “Home” tab of the ribbon by clicking the “Comma Style” button Comma style button in Excel in the “Number” group of commands.

Note that using the Comma Style button will automatically set the format to Accounting.

Apply the thousand separator on numbers in Excel
Apply the thousand separator on numbers in Excel
  • Another option from the Format Cells dialog box is to decide how negative numbers should display by using the “Negative numbers” field.

There are four options for displaying negative
numbers.

  1. Display
    negative numbers with a negative sign before the number.
  2. Display
    negative numbers in red.
  3. Display
    negative numbers in parentheses.
  4. Display
    negative numbers in red and in parentheses.
Formats of negative numbers in Excel

3- Currency format

Cells formatted as currency have a currency symbol such as a dollar sign $ immediately to the left of the number in the cell, and contain two numbers after the decimal by default.

The alignment of numbers in currency formatted cells will be on the right for readability.

Excel numbers formatted with currency type

Currency formatting options are similar to
number formatting options, apart from the currency symbol display.

  • As with regular number formatting, you can decide, in the “Format Cells” dialog box, how many decimal places to display by updating the field “Decimal places”.
Excel currency format in format cells dialog box

You can also find this feature in the “Home” tab of the ribbon, by going to the “Number” group of commands and clicking the Increase Decimal Increase decimal command in Excel or Decrease Decimal Decrease decimal command in Excel.

Increase and decrease decimals for currency numbers in Excel
  • You can also decide what currency symbol should be shown in the display by updating the “Symbol” field in the “Format Cells” dialog box.
  • As with regular number formatting, you can also decide how negative numbers should display by updating the “Negative numbers” field in the “Format Cells” dialog box.

There are four
options for displaying negative numbers.

  1. Display
    negative numbers with a negative sign before the number.
  2. Display
    negative numbers in red.
  3. Display
    negative numbers in parentheses.
  4. Display
    negative numbers in red and in parentheses.

4- Accounting format

Like with the currency format, cells formatted as accounting have a currency symbol such as a dollar sign $; however, this symbol is to the far left of the cell, while the alignment of numbers in the cell is on the right. Accounting numbers contain two numbers after the decimal by default.

Accounting vs Currency format in Excel

Clicking the “Accounting Number Format” button Accounting number format button in Excel in the “Number” group of commands of the “Home” tab, will quickly format a cell or cells as Accounting.

The down arrow to the right of the Accounting Number Format button allows selection between common symbols used for accounting, including English (dollar sign), English (pound), Euro, Chinese, and French symbols.

Accounting formats in Excel
Accounting formats in Excel

Accounting formatting options in the “Format Cells” dialog box (“Home” tab of the ribbon, in the “Number” group of commands, click on the launcher of the “Number Format” dialog box), are similar to number and currency formatting options.

Accounting format options in Excel
  • You can decide how many decimal places to display by updating its option in the “Format Cells” dialog box.

As mentioned before in this tutorial, this feature is also available directly in the “Home” tab of the ribbon by clicking the Increase Decimal Increase decimal command in Excel or Decrease Decimal Decrease decimal command in Excel buttons in the “Number” group of commands.

  • You can also decide in the “Format Cells” dialog box, what currency symbol should be shown in the display by using the “Symbol” drop-down list.
    This dropdown gives a much broader list of options than the “Accounting Number Format” option in the “Home” tab of the ribbon.

Note that with the Accounting formatting option, negative numbers display in parentheses by default. There are not options to change this.

Negative accounting numbers in Excel

5- Date format

There are options for “Short Date” and “Long Date” in the “Number Format” dropdown list of the “Home” tab.

Date format in Excel

Short date shows the date with slashes separating month, day, and year. The order of the month and day may vary depending on your computer’s location settings.

Long date shows the date with the day of the week, month, day, and year separated by commas.

More options for formatting dates are available in the “Format Cells” dialog box (accessible by clicking in the “Number Format” dropdown list of the “Home” tab and choosing the “More Number Formats” option at the bottom).

Date formatting options in Excel
  • You can choose from a long list of available date formats.
  • You can update the location settings used for formatting the date. This will alter the list of format options in the above list and will adjust the display and potentially the order of the elements (day, month, year) within the date.
    Note the below example when we switch from English (United States) format to English (United Kingdom) format.
play changes with location

6- Time format

Cells formatted as time display the time of
day. The default time display is based on your computer’s location settings.

Time formatting options are available in the “Format Cells” dialog box (accessible by choosing the “More Number Formats” option at the bottom of the “Number Format” dropdown list in the “Home” tab of the ribbon).

Time formatting options in Excel
  • You can choose from a long list of available time formats.
  • You can update the location settings used for formatting the time. This will alter the list of format options in the above list and will adjust the display.

7- Percentage format

Cells formatted as percentage display a percent sign to the right of the number. You can change the format of a cell to a percentage using the “Number Format” dropdown list, or by clicking the “Percent Style” button Percent style button in Excel. Both options are accessible from the “Home” tab of the ribbon, in the “Number” group of commands.

Note that updating a number to a percentage
will expect that the number already contains the decimal. For example:

A cell containing the value 0.08, as a percentage, will show 8%.

A cell containing the value 8, as a percentage, will show 800%.

Percentage formatting options are available in the “Format Cells” dialog box, accessible by clicking on “More Number Formats” of the “Number Format” dropdown list in the “Home” tab of the ribbon.

Percentage formatting options in Excel

8- Fraction format

Cells formatted as a fraction display with a slash
symbol separating the numerator and denominator.

Fraction formatting options are available in the “Format Cells” dialog box, accessible by clicking in the “Home” tab of the ribbon, on “More Number Formats” of the “Number Format” dropdown list.

Fraction formatting options in Excel
  • Note that
    when selecting the format to use for a fraction, Excel will round to the
    nearest fraction where the formatting criteria can be met.

As an example, if the
formatting option selected is “Up to one digit”, entering a fraction with two
digits will cause rounding to occur. For example, with the setting of “Up to
one digit”,

If we enter a value of 7/16, the value displayed will be 4/9, as converting to 9ths was the option with only one digit which required the least amount of rounding.

For another example, if the formatting option selected is “As quarters”, entering a fraction that cannot be expressed in quarters (divisible by four) will also cause rounding to occur.

If we enter a value of 5/8, the value displayed will be 3/4. Excel rounded up to 6/8, or 3/4, which was the closest option divisible by four.

Fraction value display in Excel depends on fraction type chosen
  • Also note
    that for the formatting options with “Up to x digits”, Excel will always round
    down to the lowest exact equivalent fraction when possible.

For example, if we enter a value of 2/4 with one of these formatting options active, the value displayed will be 1/2, as this is the mathematical equivalent. This behavior will not take place for formatting options “As…”, since these specifically determine what the denominator should be.

  • Fractions listed as more than a whole (meaning the numerator is a higher number than the denominator), such as 7/4 will automatically be adjusted into a whole number and a fraction 13/4, where the fraction follows the formatting rules selected.

9- Scientific format

Scientific format, otherwise known as
Exponential Notation, allows very large and small numbers to be accurately
represented within a cell, even when the size of the cell cannot accommodate
the size of the numbers.

The way exponential notation works is to theoretically place a decimal in a spot that would make the number shorter, then describe where to move that decimal to return to the original number.

Examples with large numbers, where the decimal is moved to the left:

Scientific format with decimal moved to the left

For the number 300 to be expressed in
exponential notation, Excel moves the decimal from after the whole number
300.00 to between the 3 and the 00. This is typed out as E+02 since the decimal
was moved two places to the left. The other examples are similar, where the
decimal was moved 6 and 12 places to the left.

Examples with small numbers, where the decimal is moved to the right:

Scientific format with decimal moved to the right

For the number 0.2 to be expressed in
exponential notation, Excel moves the decimal to create a whole number 2. This
is typed out as E-01 since the decimal was moved one place to the right. The
other examples are similar, where the decimal was moved 4 and 10 places to the
right.

Scientific formatting options are listed in the “Format Cells” dialog box, accessible by going to the “Home” tab of the ribbon, and clicking the “More Number Formats” option of the “Number Format” dropdown list.

Scientific format in Excel

The only option available is to alter the
number of decimal places shown in the number prior to the scientific notation.

For example, for the value 11.43 formatted with the scientific format, if we change the Decimal places from 2 to 1, the display will change as follows.

Two decimals: at in Excel with 2 decimal places 

One decimal:  Scientific format in Excel with 1 decimal place  

10- Text format

Cells can be formatted as Text through the
“Number Format” dropdown list, in the “Number” group of commands of the “Home”
tab.

Using the Text format in Excel allows values to be entered as they are, without Excel changing them per the above formatting rules.

In general, when entering a text in a cell, you won’t need to set its type to “Text”, as the default format type “General” is sufficient in most cases.

This may be useful when you want to display numbers with leading zeros, want to have spaces before or after numbers or letters, or when you want to display symbols that Excel normally uses for formulas.

Below are examples of some fields formatted as Text.

Examples of cells formatted as text in Excel

Note that when a number is formatted as Text, Excel will display a symbol showing that there could be a possible error Excel shows error symbol with number formatted as text.

Clicking the cell, then clicking the pop-up icon will show what the error may be and offer suggestions for resolution.

Error of Excel number formatted as text

11- Special format

Special format offers four options in the “Format Cells” dialog box, accessible by going to the “Home” tab of the ribbon, and clicking the launcher arrow in the “Number” group of commands.

Special format in Excel
  • Zip Code

When less than five numbers are entered in Zip
Code format, leading zeros will be added to bring the total to five numbers.

When more than five numbers are entered in Zip Code format, all numbers will be displayed, even though this does not meet the format criteria.

Zip code in Excel
  • Zip Code + 4

Zip Code + 4 format automatically creates a
dash symbol before the last four numbers in the zip code.

When less than nine numbers are entered in Zip
Code + 4 format, leading zeros will be added to bring the total to nine
numbers.

When more than nine numbers are entered in Zip Code + 4 format, extra numbers are displayed prior to the dash symbol .

Zip code + 4 in Excel
  • Phone Number

Phone Number format automatically creates a
dash
before the last four numbers in the phone number. This format also adds
parentheses ( ) around the area code when an area code is entered.

When less than the expected number of digits
are entered in Phone Number format, only the entered digits will be displayed,
starting from the end of the phone number, as shown on the third and fourth
lines, below.

When more than the expected number of digits
are entered in Phone Number format, extra numbers are displayed within the area
code parentheses.

Note that Phone Number format in Excel does not handle the number 1 before an area code. This entry would be treated like any other extra number.

Phone number in Excel
  • Social Security Number

Social Security Number format automatically
creates a dash before the last four numbers in the social security number
and a dash before the last six numbers in the social security number.

When less than nine numbers are entered in
Social Security Number format, leading zeros will be added to bring the total
to nine numbers.

When more than nine numbers are entered in Social Security Number format, extra numbers are displayed prior to the first dash .

Social security number in Excel

12- Custom format

Custom formats can be used or added through the
“Format Cells” dialog box, accessible from the “Number” group of commands in
the “Home” tab of the ribbon by clicking the “Number Format” launcher arrow.

This can be useful if the above formatting options do not work for your needs. Custom number formats can be created or updated by typing into the “Type” field of the “Format Cells” dialog box.

When creating a new custom format, be sure to use an existing custom format that you are okay with changing.

Custom format in Excel

Custom number formats are separated, at
maximum, into four parts separated by semicolons ; .

  • Part 1: How
    to handle positive number values
  • Part 2: How
    to handle negative number values
  • Part 3: How
    to handle zero number values
  • Part 4: How
    to handle text values

Note that if fewer parts are included in the custom format coding, Excel will determine how best to merge the above options: As an example, if two parts are listed, positive and zero values will be grouped.

Note that Excel may update the formatting of some fields to Custom automatically depending on what actions are taken on the field.

C- Common issues caused by wrong cell format types in Excel

1- Common issues due to wrong cell format types in Excel

The most common problems you may encounter with a wrong cell format type in Excel are of 3 types:
– Getting a wrong value.
– Getting an error.
– Formula displayed as-is and not calculated.

Let’s illustrate these 3 cases with some examples:

  • Getting a wrong value

This may occur when you enter a value in an already formatted cell with an inappropriate format type, or when you apply a different format to a cell already containing a value.

The following table details some examples:

Wrong values due to wrong cell format in Excel

Wrong values due to wrong cell format in Excel
  • Getting an error

This occurs when you enter a text preceded with a symbol of a dash, or plus, or equal, as an element of a list.

Error of a text recognized as formula in Excel
Error of a text recognized as a formula in Excel

Excel wrongly interprets the text as a formula and show the error “The formula contains unrecognized text”.

  • Formula displayed as-is and not calculated

In the following example, we tried to calculate the total of prices from cell B2 to B6 using the Excel SUM function, but Excel doesn’t calculate our formula and just displayed it as-is.

Excel formula displayed as is and not calculated

The source of the problem is that the result cell, B7, was previously formatted as text before entering the formula.

2- How to correct wrong cell format type issues in Excel

To correct cell format type issues in Excel, apply the right format in the “Number Format” drop-down list, and sometimes, you’ll also need to re-enter the content of the cell. For cells with formulas displayed as text, choose the “General” format, then double click in the cell and press Enter.

Jeff Golden photo

Jeff Golden is an experienced IT specialist and web publisher that has worked in the IT industry since 2010, with a focus on Office applications.

On this website, Jeff shares his insights and expertise on the different Office applications, especially Word and Excel.

Skip to content

7 способов поменять формат ячеек в Excel

Мы рассмотрим, какие форматы данных используются в Excel.  Кроме того, расскажем, как можно быстро изменять внешний вид ячеек самыми различными способами.

Когда дело доходит до форматирования ячеек в Excel, большинство пользователей знают, как применять основные текстовые и числовые форматы. Но знаете ли вы, как отобразить необходимое количество десятичных знаков или определенный символ валюты, и как применить экспоненциальный или финансовый формат? А знаете ли вы, какие комбинации клавиш в Excel позволяют одним щелчком применить желаемое оформление? Почему Excel сам изменяет формат ячеек и как с этим бороться?

Итак, вот о чём мы сегодня поговорим:

  • Что такое формат ячейки
  • Способы настройки формата ячеек
  • Как настроить параметры текста
  • Комбинации клавиш для быстрого изменения формата
  • Почему Excel не меняет формат ячейки?
  • Как бороться с автоматическим форматированием?
  • 4 способа копирования форматов
  • Как создать и работать со стилями форматирования

Что такое формат данных в Excel?

По умолчанию все ячейки на листах Microsoft Excel имеют формат «Общий». При этом все, что вы вводите в них, обычно остается как есть (но не всегда).

В некоторых случаях Excel может отображать значение не именно так, как вы его ввели, хотя формат установлен как Общий. Например, если вы вводите большое число в узком столбце, Excel может отобразить его в научном формате, например, 4.7E + 08. Но если вы посмотрите в строке формул, вы увидите исходное число, которое вы ввели (470000000).

Бывают ситуации, когда Excel может автоматически изменить вид ваших данных в зависимости от значения, которое вы записали. Например, если вы введете 4/1/2021 или 1/4, Excel будет рассматривать это как дату и соответствующим образом изменит формат записи.

Самый простой способ проверить формат, примененный к определенной ячейке, – выбрать ее и посмотреть на поле Числовой формат на вкладке Главная:

Важно помнить, что форматирование в Excel изменяет только внешний вид или визуальное представление содержимого, но не само значение.

Например, если у вас есть число 0,6691, и вы настроите так, чтобы отображалось только 2 десятичных знака, то оно будет отображаться как 0,67. Но реальное значение не изменится, и Excel будет использовать 0,6691 во всех расчетах.

Точно так же вы можете изменить отображение значений даты и времени так, как вам нужно. Но Excel сохранит исходное значение (целое число для даты и десятичный остаток для времени) и будет использовать их во всех функциях даты и времени и других формулах.

Чтобы увидеть настоящее значение, скрытое за числовым форматом, выберите ячейку и посмотрите на строку формул:

Как настроить формат ячейки в Excel

Когда вы хотите изменить внешний вид числа или даты, отобразить границы ячеек, изменить выравнивание и направление текста или внести какие-либо другие изменения, диалоговое окно «Формат ячеек» является основной функцией, которую следует использовать. И поскольку это наиболее часто используемый инструмент для изменения представления данных в Excel, Microsoft сделала ее доступной множеством способов.

4 способа открыть диалоговое окно «Формат ячеек».

Чтобы изменить оформление данных в определенной позиции или диапазоне в Excel, прежде всего выберите то, вид чего вы хотите изменить. А затем выполните одно из следующих четырёх действий:

  1. Нажмите комбинацию Ctrl + 1.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши (или нажмите Shift + F10) и выберите нужный пункт во всплывающем меню.

3. Щелкните стрелку запуска диалогового окна в правом нижнем углу группы Число.

4. На вкладке «Главная» в группе «Ячейки» нажмите кнопку «Формат», а затем выберите «Формат ячеек».

Появится диалоговое окно, и вы сможете поменять отображение выбранных ячеек, используя различные параметры на любой из шести вкладок.

6 вкладок диалогового окна «Формат ячеек».

Эти вкладки содержат различные параметры оформления. Расскажем о них подробнее.

Числовой формат.

Вкладка «Число» — применение определенного порядка отображения к числовым значениям.

Используйте эту вкладку, чтобы изменить формат для числа, даты, валюты, времени, процента, дроби, экспоненциального представления, финансовых данных или текста. Для каждого вида данных доступны свои параметры.

Для чисел вы можете поменять следующие параметры:

  • Сколько десятичных знаков отображать.
  • Показать или скрыть разделитель тысяч.
  • Особый вид для отрицательных чисел.

По умолчанию числовой формат Excel выравнивает значения вправо.

Денежный и финансовый.

Денежный формат позволяет настроить следующие три параметра:

  • Количество отображаемых десятичных знаков,
  • Используемый символ валюты,
  • Как будут выглядеть отрицательные числа.

Финансовый формат позволяет настроить только первые 2 параметра из перечисленных выше.

Разница между ними также заключается в следующем:

  • Денежный помещает символ валюты непосредственно перед первой цифрой.
  • В финансовом выравнивается символ валюты слева и значения справа, нули отображаются как прочерк.

Другие особенности этих двух похожих форматов мы подробно рассмотрели в этой статье.

Дата и время.

Microsoft Excel предоставляет множество предустановленных форматов даты и времени для разных языков:

Дополнительные сведения и подробные инструкции о том, как создать собственное представление даты и времени в Excel, см. в следующих разделах: Формат даты в Excel.

Процент.

Как легко догадаться, он отображает значение со знаком процента. Единственный параметр, который здесь можно изменить, – это количество десятичных знаков.

Чтобы быстро применить процентный формат без десятичных знаков, используйте комбинацию клавиш Ctrl + Shift +% .

Дополнительные сведения см. в разделе Как отображать проценты в Excel .

Дробь.

Здесь вам нужно выбирать из нескольких вариантов представления дроби:

Экспоненциальный формат

Экспоненциальный (научный) формат представляет собой компактный способ отображения очень больших или очень малых чисел. Его обычно используют математики, инженеры и ученые.

Например, вместо 0,0000000012 вы можете написать 1,2 x 10 -9. И если вы примените его к числу 0,0000000012, то получите 1,2E-09.

Единственный параметр, который вы можете здесь установить, – это количество десятичных знаков:

Чтобы быстро применить его с двумя знаками после запятой по умолчанию, нажмите на клавиатуре Ctrl + Shift + ^ .

Текст.

Если ячейка отформатирована как текст, Excel будет рассматривать её содержимое как текстовую строку, даже если там записаны число или дата. По умолчанию текстовое представление выравнивает значения по левому краю. 

Помните, что текстовый формат, применяемый к числам или датам, не позволяет использовать их в математических функциях и вычислениях Excel. Числовые значения, отформатированные как текст, выделяются маленьким зеленым треугольником в верхнем левом углу ячейки. Этот треугольник показывает, что в этой позиции что-то не так. 

И если ваша, казалось бы, правильная формула Excel не работает или возвращает неправильный результат, то первое, что нужно проверить, – имеются ли числа, отформатированные как текст.

Чтобы исправить текстовые числа, недостаточно поменять формат на «Общий» или «Число». Самый простой способ преобразовать текст в число – выбрать проблемные позиции мышкой, затем щелкнуть появившийся треугольник, и выбрать опцию «Преобразовать в число» во всплывающем меню. Некоторые другие методы описаны в статье  Как преобразовать цифры в текстовом формате в числа.

Специальный формат

Позволяет отображать числа в виде, обычном для почтовых индексов, номеров телефонов и табельных номеров:

Пользовательский формат

Если ни один из встроенных форматов не отображает данные так, как вы хотите, вы можете создать своё собственное представление для чисел, дат и времени. Вы сможете сделать это, изменив один из предопределенных форматов, близкий к желаемому результату, или же используя специальные символы форматирования в ваших собственных выражениях. 

В следующей статье мы предоставим подробные инструкции и примеры для создания пользовательского числового формата в Excel.

Вкладка «Выравнивание» — изменение выравнивания, положения и направления

Как следует из названия, эта вкладка позволяет изменять выравнивание текста. Кроме того, тут имеется ряд других опций, в том числе:

  1. Выровнять содержимое по горизонтали, вертикали или по центру. Кроме того, вы можете центрировать значение по выделению (отличная альтернатива слиянию ячеек!). Или делать отступ от любого края.
  2. Разбить текст на несколько строк в зависимости от ширины столбца и содержимого.
  3. Сжать по размеру — этот параметр автоматически уменьшает видимый размер шрифта, чтобы все данные помещались в столбце без переноса. Реальный установленный размер шрифта не изменяется.
  4. Объединить две или более ячеек в одну.
  5. Изменить направление текста. Значение по умолчанию — Контекст, но вы можете изменить его на Справа налево или Слева направо.
  6. Измените ориентацию текста. При вводе положительного числа в поле «Градусы» содержимое поворачивается из нижнего левого угла в верхний правый, а при отрицательном градусе выполняется поворот из верхнего левого угла в нижний правый. Этот параметр может быть недоступен, если ранее были выбраны другие параметры выравнивания.

На скриншоте показаны настройки вкладки «Выравнивание» по умолчанию:

Вкладка «Шрифт» — изменение типа, цвета и стиля шрифта

Используйте её, чтобы изменить тип, цвет, размер, стиль, эффекты и другие элементы шрифта:

Думаю, здесь всё интуитивно понятно – всё как в текстовом редакторе.

Вкладка «Граница» — создание границ ячеек разных стилей.

Используйте её, чтобы создать рамку вокруг выбранных ячеек в цвете и стиле по вашему выбору. Если вы не хотите удалять существующую границу, выберите «Нет».

Совет. Чтобы скрыть линии сетки в определенном диапазоне ячеек, вы можете применить белые границы (внешние и внутренние) к выбранным позициям, как показано на скриншоте ниже:

Вкладка «Заливка» — изменение цвета фона.

Вы можете закрашивать ячейки различными цветами, узорами, применять специальные эффекты заливки.

Вкладка Защита — заблокировать и скрыть ячейки

Используйте параметры защиты, чтобы заблокировать или скрыть определенные ячейки при защите рабочего листа. 

Как настроить текст?

Разберем несколько способов того, как можно настроить текст, чтобы сделать таблицы с данными максимально читаемыми.

Как изменить шрифт.

Разберем несколько способов изменения шрифта:

  1. Способ первый. Выделяем ячейку, переходим в раздел «Главная» и выбираем элемент «Шрифт». Открывается список, в котором каждый пользователь сможет подобрать для себя подходящий шрифт.

  1. Способ второй. Выделяем ячейку, жмем на ней правой кнопкой мыши. Отображается контекстное меню, а рядом с ним небольшое окошко, позволяющее установить шрифт.

  1. Способ третий. При помощи комбинации клавиш Ctrl+1 вызываем уже знакомое нам окно. В нём выбираем раздел «Шрифт» и проводим все необходимые настройки. Про это мы уже рассказывали чуть выше.

Выбираем способы начертания.

Полужирные, курсивные и подчеркнутые начертания используются для выделения важной информации в таблицах. Чтобы изменить начертание всей ячейки, нужно нажать на нее левой кнопкой мыши. Для изменения только части ячейки нужно два раза кликнуть по ней, а затем отдельно выделить желаемую часть текста, с которой и будем работать. После выделения изменяем начертание одним из следующих методов:

  1. При помощи комбинации клавиш:
  • Ctrl+B – полужирное;
  • Ctrl+I – курсивное;
  • Ctrl+U – подчеркнутое;
  • Ctrl+5 – перечеркнутое;
  • Ctrl+= – подстрочное;
  • Ctrl+Shift++ – надстрочный.
  1. При помощи инструментов, находящихся в разделе «Шрифт» вкладки «Главная».
  2. Используя окошко «Формат ячеек». Здесь можно выставить нужные настройки в разделах «Видоизменение» и «Начертание» (подробнее см. выше)

Выравнивание текста.

Способ выравнивания текста можно установить следующими методами:

  • Заходим в раздел «Выравнивание» вкладки «Главная». Здесь при помощи иконок можно установить способ выравнивания данных.
  • В окошке «Формат ячеек» переходим в соответствующий раздел. Здесь тоже можно выбрать все нужные опции.

Параметры форматирования ячеек на ленте.

Как вы только что убедились, диалоговое окно «Форматирование ячеек» предоставляет большое количество возможностей. Для нашего удобства на ленте также доступны наиболее часто используемые инструменты.

Чтобы быстро применить один из форматов Excel с настройками по умолчанию, сделайте следующее:

  • Выделите ячейку или диапазон, вид которых вы хотите изменить.
  • Щелкните маленькую стрелку рядом с полем Формат числа на вкладке Главная в группе Число и выберите нужный вам:

Параметры финансового формата на ленте.

Группа Число предоставляет некоторые из наиболее часто используемых параметров для отображения финансовой информации:

  • Чтобы применить числовой формат с символом валюты по умолчанию, выберите ячейку и нажмите значок со знаком $.
  • Чтобы выбрать другой символ валюты, щелкните стрелку рядом со значком доллара и выберите нужную валюту из списка. Если вы хотите использовать какой-либо другой символ валюты, нажмите «Другие финансовые форматы» в конце списка, откроется диалоговое окно с дополнительными параметрами.

  • Чтобы использовать разделитель тысяч, нажмите значок с нулями 000.
  • Чтобы отобразить больше или меньше десятичных знаков, используйте иконки «Увеличить разрядность» или «Уменьшить разрядность» соответственно. Это можно применить для финансового формата, а также для числового, процентного и денежного.

Другие параметры форматирования на ленте.

На вкладке «Главная» имеется еще несколько параметров – изменение границ ячеек, цветов заливки и шрифта, выравнивания. Например, чтобы быстро добавить границы, щелкните стрелку рядом с кнопкой Границы в группе Шрифт и выберите желаемый макет, цвет и стиль:

Вновь видим, что одно и тоже можно сделать несколькими способами – ведь про оформление границ мы уже говорили выше.

Быстрые клавиши для изменения формата данных в Excel.

Если вы внимательно изучили предыдущие разделы этого руководства, вы уже знаете большинство сочетаний клавиш форматирования Excel. В таблице ниже мы их обобщим:

Клавиши Применяемый формат
Ctrl + Shift + ~ Общий числовой формат
Ctrl + Shift +! Число с разделителем тысяч, двумя десятичными разрядами и знаком минус (-) для отрицательных значений
Ctrl + Shift + $ Валюта с двумя десятичными знаками и отрицательными числами, отображаемыми в скобках.
Ctrl + Shift +% Проценты без десятичных знаков
Ctrl + Shift + ^ Экспоненциальный (научный) с двумя десятичными знаками
Ctrl + Shift + # Дата (дд-ммм-гг)
Ctrl + Shift + @ Время (чч: мм: сс)

Почему не работает форматирование?

Если после изменения одного из числовых форматов Excel в ячейке появляется несколько хеш-символов (######), то обычно это происходит по одной из следующих причин:

  • Ячейка недостаточно широка для отображения данных в выбранном представлении. Чтобы исправить это, чаще всего всё, что вам нужно сделать — это увеличить ширину столбца, перетащив мышкой его правую границу. Или же просто дважды щелкните правую границу, чтобы автоматически изменить его размер, который сам подстроится под наибольшее значение в столбце.
  • Ячейка содержит отрицательную дату или дату вне поддерживаемого диапазона дат (с 01.01.1900 по 31.12.9999).

Чтобы различать эти два случая, наведите указатель мыши на знаки решетки. Если там какое-то допустимое значение, которое слишком велико, чтобы поместиться в ячейку, Excel отобразит всплывающую подсказку с реальным значением. Если указана неверная дата, вы получите уведомление о проблеме.

И второй случай, который достаточно часто встречается. Excel не меняет формат ячейки. Точнее, он меняет, но представление данных остаётся прежним.

Вы пытаетесь изменить представление даты, но ничего не происходит. Причина в том, что у вас дата записана в виде текста. Если вы будете пытаться формат для чисел применить к тексту, то ничего не произойдет. Как превратить текст в настоящую дату — читайте здесь.

Как избежать автоматического форматирования данных в Excel?

Excel — полезная программа, когда у вас есть стандартные задачи и стандартные данные. Если вы захотите пойти своим нестандартным путем, может появиться некоторое разочарование. Особенно, когда у нас большие наборы данных. Я столкнулся с одной из таких проблем, когда работал с задачами наших клиентов в Excel.

Удивительно, но это оказалось довольно распространенной проблемой: мы вводим цифры вместе с тире или косой чертой, и Excel тут же решает, что это дата. И сразу изменяет формат, не спрашивая вас.

Итак, если вы хотите найти ответ на вопрос: «Можно ли отменить автоматическое форматирование?», то ответ, к сожалению, «Нет». Но есть несколько способов справиться с таким навязчивым поведением программы.

Предварительное форматирование ячеек перед вводом данных.

Это действительно довольно простое решение, если вы только вводите данные в свою таблицу. Самый быстрый способ — следующий:

  • Выберите диапазон, в котором у вас будут особые данные. Это может быть столбец или диапазон. Вы даже можете выбрать весь рабочий лист (нажмите Ctrl + A, чтобы сделать это сразу)
  • Щелкните правой кнопкой мыши выбранное и используйте пункт «Форматировать ячейки…». Или просто нажмите Ctrl + 1.
  • Выберите текст в списке категорий на вкладке «Число».
  • Нажмите ОК

Это то, что нужно: всё, что вы вводите в этот столбец или рабочий лист, сохранит свой исходный вид: будь то 1–4 или мар-5. Оно рассматривается как текст, выровнено по левому краю, вот и все.

Совет: вы можете автоматизировать эту задачу как в масштабе листа, так и в масштабе ячейки. Некоторые профи на форумах предлагают создать шаблон рабочего листа, который можно использовать в любое время:

  • Отформатируйте лист как текст, следуя шагам выше;
  • Сохранить как… — тип файла шаблона Excel. Теперь каждый раз, когда вам нужен рабочий лист в текстовом формате, вы можете использовать его в своих личных шаблонах и создать из него новый лист.

Если вам нужны ячейки с текстовым форматированием — создайте собственный стиль ячеек в разделе «Стили» на вкладке «Главная». Создав один раз, вы можете быстро применить его к выбранному диапазону ячеек и ввести данные.

Ввод данных в виде текста.

Другой способ запретить Excel автоматически менять формат ячеек — ввести апостроф (‘) перед вводимым вами значением. По сути, эта операция делает то же самое – жёстко определяет ваши данные как текст.

Копирование форматов в Excel.

После того, как вы приложили много усилий для расчета таблицы, вы обычно хотите добавить несколько штрихов, чтобы она выглядела красиво и презентабельно. Независимо от того, создаете ли вы отчет для своего головного офиса или сводный рабочий лист для руководства, правильное оформление — это то, что выделяет важные данные и более эффективно передает соответствующую информацию.

К счастью, в Microsoft Excel есть удивительно простой способ скопировать форматирование, которое часто упускают из виду. Как вы, наверное, догадались, я говорю об инструменте «Формат по образцу», который позволяет очень легко применить параметры отображения одной ячейки к другой.

Далее в этом руководстве вы найдете наиболее эффективные способы его использования и изучите несколько других методов для копирования форматирования в ваших таблицах.

Формат по образцу.

Он работает, копируя офорление одной ячейки и применяя его к другим.

Всего за пару щелчков мышью вы сможете изменить большую часть параметров внешнего вида, в том числе:

  • Вид числа (общий, процентный, денежный и т. д.),
  • Начертание, размер и цвет шрифта,
  • Характеристики шрифта, такие как полужирный, курсив и подчеркивание,
  • Цвет заливки (цвет фона),
  • Выравнивание текста, направление и ориентация,
  • Границы ячеек.

Во всех версиях Excel кнопка вызова этой функции находится на вкладке «Главная» в группе «Буфер обмена», рядом с кнопкой «Вставить» :

Чтобы скопировать форматирование ячеек, сделайте следующее:

  1. Выделите ячейку с тем оформлением, которое вы хотите скопировать.
  2. На вкладке «Главная» в группе «Буфер обмена» нажмите кнопку «Формат по образцу». Указатель мышки превратится в кисть.
  3. Кликните мышкой туда, где вы хотите применить это.

Готово! Целевая ячейка теперь выглядит по-новому.

Если вам нужно изменить оформление более чем одной ячейки, нажатие на каждую из них по отдельности будет утомительным и трудоемким. Следующие советы помогут ускорить процесс.

1. Как скопировать форматирование в диапазон ячеек.

Чтобы скопировать в несколько соседних ячеек, выберите образец с желаемыми параметрами, нажмите кнопку «Формат по образцу», а затем протащите курсор кисти по ячейкам, которые вы хотите оформить.

2. Как скопировать формат в несмежные ячейки.

Чтобы скопировать в несмежные ячейки, дважды нажмите кнопку «Формат по образцу», а не один раз. Это «заблокирует» кисть, и скопированные параметры будут применяться ко всем позициям и диапазонам, которые вы щелкаете кисточкой, пока вы не нажмете клавишу Esc или же еще раз эту кнопку.

3. Как скопировать форматирование одного столбца в другой столбец построчно.

Чтобы быстро скопировать внешний вид всего столбца, выберите его заголовок, щелкните на кнопку с кисточкой, а затем кликните заголовок целевого столбца.

Новое оформление применяется к целевому столбцу построчно, включая ширину.
Таким же образом вы можете скопировать формат строки. Для этого щелкните заголовок строки-образца, нажмите на кисточку, а затем щелкните заголовок целевой строки.

Думаю, вы согласитесь, что это делает копирование формата настолько простым, насколько это возможно. Однако, как это часто бывает с Microsoft Excel, есть несколько способов выполнить любое действие. 

Вот еще два метода.

Использование маркера заполнения.

Мы часто используем маркер заполнения для копирования формул или автоматического заполнения ячеек данными. Но знаете ли вы, что он также может копировать форматы Excel всего за несколько кликов? Вот как:

  1. Установите вид первой ячейки так, как это необходимо.
  2. Выберите эту правильно отформатированную ячейку и наведите указатель мыши на маркер заполнения (небольшой квадрат в правом нижнем углу). При этом курсор изменится с белого креста выбора на черный крестик.
  3. Удерживайте и перетащите маркер над ячейками, к которым вы хотите применить форматирование.
    Это также скопирует значение первой из них в остальные. Но не беспокойтесь об этом, мы отменим это на следующем шаге.
  4. Отпустите маркер заполнения, щелкните раскрывающееся меню и выберите Заполнить только форматы:

Это оно! Значения ячеек возвращаются к исходным, и желаемый внешний вид применяется к нужным ячейкам в столбце.

Специальная вставка.

Предыдущие два инструмента отлично работают с небольшими областями данных. Но как скопировать формат определенной ячейки на весь столбец или строку, чтобы он применялся абсолютно ко всем позициям, включая пустые? Решение заключается в использовании опции «Форматы» в инструменте «Специальная вставка».

  1. Выберите ячейку с желаемым форматом и нажмите Ctrl + C, чтобы копировать её полностью в буфер обмена.
  2. Выделите весь столбец или строку, которую хотите отформатировать, щелкнув ее заголовок.
  3. Кликните на выделенном правой кнопкой мыши и выберите «Специальная вставка».
  4. В появившемся диалоговом окне нажмите «Форматы», а затем — « ОК» .

Либо выберите параметр «Форматирование» в том же всплывающем меню: 

«Найти и выделить».

Инструмент «Найти и выделить» может искать не только значения, но и форматы. С его помощью также можно быстро менять вид вашей таблицы. Особенно это хорошо тогда, когда ячейки, которые нужно изменить, разбросаны по всему рабочему листу и вручную выделить их все будет довольно проблематично.

Предположим, в нашей таблице нужно заменить финансовый формат на денежный. И руками кликать кисточкой на каждую клетку будет очень долго. Да ещё и обязательно что-то пропустишь…

Итак, давайте рассмотрим небольшой пример. У нас есть образец в A1. Точно таким же образом мы хотим оформить все ячейки с форматом «Общий».

На ленте активируем инструмент «Найти и выделить» – «Заменить». Не вводим никаких значений для поиска, а используем кнопку «Формат» – «Выбрать формат из ячейки»

На скриншоте ниже вы можете наблюдать весь этот процесс.

После выбора исходного формата, в поле «Заменить на» можно выбрать новый, которым можно заменить исходный. Как видите, процедура в целом та же, что и при замене одних значений другими. 

Клавиши для копирования форматирования в Excel.

К сожалению, Microsoft Excel не предоставляет ни одной комбинации клавиш, которую можно было бы использовать для копирования форматов ячеек. Однако это можно сделать с помощью последовательности команд. Итак, если вы предпочитаете большую часть времени работать с клавиатуры, вы можете скопировать формат в Excel одним из следующих способов.

Клавиши для формата по образцу.

Вместо того, чтобы нажимать кнопку на ленте, сделайте следующее:

  1. Выделите ячейку, содержащую нужный формат.
  2. Нажмите Alt, H, F, P.
  3. Щелкните цель, к которой вы хотите применить форматирование.

Обратите внимание, что эти клавиши следует нажимать одну за другой, а не все сразу:

  • Alt активирует сочетания клавиш для команд ленты.
  • H выбирает вкладку «Главная» на ленте.
  • Нажатие F а затем — P, активирует кисть.

Клавиши специального форматирования.

Еще один быстрый способ скопировать формат в Excel — использовать сочетание клавиш для Специальной вставки > Форматы :

  1. Выберите ячейку, которую используем как образец.
  2. Используйте Ctrl + C чтобы скопировать ее в буфер обмена.
  3. Выберите, где будем менять оформление.
  4. Нажмите Shift + F10, S, R, а затем щелкните Войти.

Если кто-то все еще использует Excel 2007, нажмите Shift + F10, S, T, ввод.

Эта последовательность клавиш выполняет следующее:

  • Shift + F10 отображает контекстное меню.
  • комбинация Shift + S выбирает команду «Специальная вставка».
  • Shift + R выбирает для вставки только форматирование.

Это самые быстрые способы скопировать форматирование в Excel. 

Работа со стилями форматирования ячеек Excel

Использование стилей позволяет значительно ускорить процесс оформления таблицы и придать ей красивый внешний вид.

Основная цель использования стилей – автоматизация работы с данными. Используя стиль, можно быстро оформить выделенный диапазон. Для вас уже создано большое количество интегрированных готовых стилей. Как ими пользоваться – разберём пошагово:

  1. Выделяем необходимую ячейку или диапазон.
  2. Переходим на вкладку «Главная», находим на ленте раздел «Стили ячеек».
  1. Нажимаем, и на экране появляется библиотека готовых стилей.
  2. Кликаем на понравившийся стиль. Стиль применился к ячейке. Если просто навести мышку на предлагаемый стиль, но не нажимать на него, то можно предварительно посмотреть прямо на рабочем листе, как он будет выглядеть.

Как создать или изменить стиль?

Часто пользователям недостаточно готовых стилей, и они прибегают к разработке собственных. Сделать свой уникальный стиль можно следующим образом:

  1. Выделяем любую ячейку и устанавливаем в ней все необходимые параметры. Это будет наш образец для создания нового стиля.
  2. Переходим в раздел «Главная» в блок «Стили ячеек». Кликаем «Создать …». Открылось окошко под названием «Стиль».
  3. Вводим любое имя.
  4. Выставляем все необходимые параметры, которые вы желаете включить.
  5. Кликаем «ОК».
  6. Теперь в библиотеку стилей добавился ваш новый уникальный, который можно использовать в этом документе.

Готовые стили, располагающиеся в библиотеке, можно самостоятельно изменять:

  1. Переходим в раздел «Стили ячеек».
  2. Жмем правой кнопкой мыши по стилю, который желаем отредактировать, и кликаем «Изменить».
  3. В открывшемся окошке кликаем «Формат», далее – «Формат ячеек» настраиваем уже знакомые нам опции. После проведения всех манипуляций кликаем «ОК».
  4. Снова нажимаем «ОК», чтобы закрыть. Редактирование завершено.

Перенос стилей в другую книгу.

Вот последовательность действий:

  1. Отрываем документ, в котором находятся созданные стили.
  2. Также открываем другой документ, в который желаем их перенести.
  3. В исходном документе переходим во вкладку «Главная» и находим раздел «Стили».
  4. Кликаем «Объединить». Появилось окошко «Объединение».
  5. В нем видим список всех открытых документов. Выбираем тот из них, в который хотим перенести созданный стиль и кликаем кнопку «ОК». Готово!

Итак, теперь вы владеете основными навыками, чтобы настроить формат ячеек в Excel. Но если вы случайно установили неудачный вид – это не проблема! Наша следующая статья научит вас, как его очистить :)

Благодарю вас за чтение и надеюсь вновь увидеть вас в нашем блоге!

Формат времени в Excel Вы узнаете об особенностях формата времени Excel, как записать его в часах, минутах или секундах, как перевести в число или текст, а также о том, как добавить время с помощью…
как форматировать Google таблицу Как сделать пользовательский числовой формат в Excel В этом руководстве объясняются основы форматирования чисел в Excel и предоставляется подробное руководство по созданию настраиваемого пользователем формата. Вы узнаете, как отображать нужное количество десятичных знаков, изменять выравнивание или цвет шрифта,…
Как удалить формат ячеек в Excel В этом коротком руководстве показано несколько быстрых способов очистки форматирования в Excel и объясняется, как удалить форматы в выбранных ячейках. Самый очевидный способ сделать часть информации более заметной — это…
8 способов разделить ячейку Excel на две или несколько Как разделить ячейку в Excel? С помощью функции «Текст по столбцам», мгновенного заполнения, формул или вставив в нее фигуру. В этом руководстве описаны все варианты, которые помогут вам выбрать технику, наиболее подходящую…

Содержание

  • Основные виды форматирования и их изменение
    • Способ 1: контекстное меню
    • Способ 2: блок инструментов «Число» на ленте
    • Способ 3: блок инструментов «Ячейки»
    • Способ 4: горячие клавиши
  • Вопросы и ответы

Формат ячеек в Microsoft Excel

Формат ячейки в программе Эксель задает не просто внешний вид отображения данных, но и указывает самой программе, как именно их следует обрабатывать: как текст, как числа, как дату и т.д. Поэтому очень важно правильно установить данную характеристику диапазона, в который будут вноситься данные. В обратном случае, все вычисления будут просто некорректными. Давайте выясним, как изменить формат ячеек в Microsoft Excel.

Урок: Форматирование текста в Microsoft Word

Основные виды форматирования и их изменение

Сразу определим, какие форматы ячеек существуют. Программа предлагает выбрать один из следующих основных видов форматирования:

  • Общий;
  • Денежный;
  • Числовой;
  • Финансовый;
  • Текстовый;
  • Дата;
  • Время;
  • Дробный;
  • Процентный;
  • Дополнительный.

Кроме того, существует разделение на более мелкие структурные единицы вышеуказанных вариантов. Например, форматы даты и времени имеют несколько подвидов (ДД.ММ.ГГ., ДД.месяц.ГГ, ДД.М, Ч.ММ PM, ЧЧ.ММ и др.).

Изменить форматирование ячеек в Excel можно сразу несколькими способами. О них мы подробно поговорим ниже.

Способ 1: контекстное меню

Самый популярный способ изменения форматов диапазона данных – это использование контекстного меню.

  1. Выделяем ячейки, которые нужно соответствующим образом отформатировать. Выполняем клик правой кнопкой мыши. Вследствие этого открывается контекстный список действий. Нужно остановить выбор на пункте «Формат ячеек…».
  2. Переход к формату ячеек в Microsoft Excel

  3. Активируется окно форматирования. Выполняем переход во вкладку «Число», если окно было открыто в другом месте. Именно в блоке параметров «Числовые форматы» находятся все те варианты изменения характеристик, о которых шел разговор выше. Выбираем пункт, который соответствует данным, находящимся в выбранном диапазоне. При необходимости в правой части окна определяем подвид данных. Жмем на кнопку «OK».

Изменение формата ячеек в Microsoft Excel

После этих действий формат ячеек изменен.

Способ 2: блок инструментов «Число» на ленте

Форматирование также можно изменить, используя инструменты, находящиеся на ленте. Этот способ выполняется даже быстрее предыдущего.

  1. Переходим во вкладку «Главная». При этом, нужно выделить соответствующие ячейки на листе, а в блоке настроек «Число» на ленте открыть поле выбора.
  2. Переход к изменению  формата ячеек на ленте в Microsoft Excel

  3. Просто производим выбор нужного варианта. Диапазон сразу же после этого изменит своё форматирование.
  4. Выбор формата ячеек на ленте в Microsoft Excel

  5. Но в указанном списке представлены только основные форматы. Если вы хотите более точно указать форматирование, то следует выбрать пункт «Другие числовые форматы».
  6. Переход к другим числовым форматам в Microsoft Excel

  7. После данных действий, откроется окно форматирования диапазона, о котором уже шёл разговор выше. Пользователь может выбрать тут любой из основных или дополнительных форматов данных.

Окно формата ячеек в Microsoft Excel

Lumpics.ru

Способ 3: блок инструментов «Ячейки»

Ещё одним вариантом настройки данной характеристики диапазона является использования инструмента в блоке настроек «Ячейки».

  1. Выделяем диапазон на листе, который следует отформатировать. Располагаясь во вкладке «Главная», кликаем по значку «Формат», который находится в группе инструментов «Ячейки». В открывшемся списке действий выбираем пункт «Формат ячеек…».
  2. Переход из ленты к форматированию ячеек в Microsoft Excel

  3. После этого активируется уже хорошо знакомое нам окно форматирования. Все дальнейшие действия точно такие же, как уже было описано выше.

Способ 4: горячие клавиши

И наконец, окно форматирования диапазона можно вызвать при помощи так называемых горячих клавиш. Для этого нужно предварительно выделить изменяемую область на листе, а затем набрать на клавиатуре комбинацию Ctrl+1. После этого, откроется стандартное окно форматирования. Изменяем характеристики так же, как об этом было уже сказано выше.

Окно формата ячеек в Microsoft Excel

Кроме того, отдельные комбинации горячих клавиш позволяют менять формат ячеек после выделения диапазона даже без вызова специального окна:

  • Ctrl+Shift+- — общий формат;
  • Ctrl+Shift+1 — числа с разделителем;
  • Ctrl+Shift+2 — времени (часы.минуты);
  • Ctrl+Shift+3 — даты (ДД.ММ.ГГ);
  • Ctrl+Shift+4 – денежный;
  • Ctrl+Shift+5 – процентный;
  • Ctrl+Shift+6 — формат О.ООЕ+00.

Урок: Горячие клавиши в Экселе

Как видим, существует сразу несколько способов отформатировать области листа Excel. Эту процедуру можно совершить, воспользовавшись инструментами на ленте, вызовом окна форматирования или горячими клавишами. Каждый пользователь сам решает, какой вариант для него является наиболее удобным в решении конкретно поставленных задач, ведь в одних случаях достаточно применения общих форматов, а в других — требуется точное указание характеристик по подвидам.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Для того, чтобы программа Эксель правильно идентифицировала данные в ячейках таблицы, что особо актуально при работе с формулами и функциями, пользователь должен определиться и указать, какие значения в них содержатся: текстовые, числовые, денежные и т.д. В противном случае, вероятнее всего, будут ошибки. Итак, давайте посмотрим, каким образом можно задавать и изменять формат ячеек в Excel.

  • Виды форматов ячеек

  • Метод 1: через контекстное меню

  • Метод 2: применение инструментов на лене

    • Блок “Число”

    • Блок “Ячейки”

  • Метод 3: использование горячих клавиш

  • Заключение

Виды форматов ячеек

Для начала перечислим основные форматы ячеек, которые доступны в табличном редакторе:

Форматы ячеек в Excel

  • Общий;
  • Числовой;
  • Денежный;
  • Финансовый;
  • Дата;
  • Время;
  • Процентный;
  • Дробный;
  • Экспоненциальный;
  • Текстовый;
  • Дополнительный.

Примечание: для большинства из перечисленных форматов можно настроить вид отображения данных (например, “Дата”). Ненастраиваемыми являются форматы: Общий и Текстовый.

Настройка формата ячеек в Эксель

Давайте теперь перейдем, непосредственно, к методами изменения формата ячеек.

Данный метод является самым распространенным среди пользователей. Вот что мы делаем:

  1. Щелкаем правой кнопкой мыши по ячейке, формат которой требуется задать/изменить, и в появившемся списке команд выбираем “Формат ячеек”.Переход в окно форматирования ячеек через контекстное меню в ExcelЕсли данное действие требуется выполнить для диапазона ячеек, сначала любым удобным способом выделяем его, после чего, также, правой кнопкой мыши кликаем по любому месту внутри выделенной области и выбираем нужный пункт.Переход в окно форматирования ячеек через контекстное меню в Эксель
  2. На экране отобразится окно “Формат ячеек”. Автоматически должна быть выбрана вкладка “Число” (если по каким-то причинам этого не произошло, переключаемся в нее). В перечне слева определяемся с форматом, после чего справа задаем детальные параметры (если предлагаются). По готовности щелкаем OK.Выбор числового формата ячеек в Эксель
  3. В результате нам удалось сменить формат ячеек (в нашем случае – числовой, с разделителем разрядов, две цифры после запятой).Диапазон ячеек с числовым форматом в Excel

Метод 2: применение инструментов на лене

На ленту программы Excel разработчики вынесли самые популярные функции и команды, в т.ч., здесь есть кнопки для изменения формата ячеек.

Блок “Число”

  1. Выбрав ячейку или выделив определенный диапазон во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” щелкаем по стрелке вниз рядом с текущим форматом.Выбор формата ячейки на ленте программы Эксель
  2. Раскроется список вариантов (можно прокручивать вверх-вниз), среди которых выбираем нужный.Выбор формата ячейки на ленте программы ExcelПримечание: Данный способ позволяет выбрать только форматы в их базовом виде. Для их более детальной настройки нам нужны “Другие числовые форматы”.Переход в окно форматирования ячеек через ленту программы ExcelВ результате, перед нами появится то же самое окно форматирования, которое мы уже рассмотрели в первом методе.Окно форматирования ячеек в Эксель

Блок “Ячейки”

  1. Производим выделение требуемой ячейки/диапазона и в главной вкладке в блоке инструментов “Ячейки” щелкаем по кнопке “Формат”.Изменение формата ячеек с помощью кнопок на ленте программы Excel
  2. В появившемся списке кликаем по строке “Формат ячеек”.Переход в окно форматирования ячеек через ленту программы Эксель
  3. И снова откроется окно форматирования, в котором мы можем выполнить требуемые настройки.

Метод 3: использование горячих клавиш

Комбинации клавиш позволяют пользователям быстрее выполнять популярные команды или запускать распространенные функции. Для смены формата ячеек также предусмотрено отдельное сочетание.

  1. Как и в методах выше, для начала выделяем ячейку или диапазон.Выделенный диапазон ячеек в Эксель
  2. Затем нажимаем клавиши Ctrl+1.Горячие клавиши для изменения формата ячейки в Excel
  3. Откроется уже хорошо знакомое окно, где можно выбрать тип данных и настроить их отображение.

Примечание: Чаще всего, комбинации Ctrl+1 достаточно. Для тех, кто еще больше хочет ускорить работу, предусмотрены следующие горячие клавиши, позволяющие выбрать формат (основной вид) без открытия соответствующего окна:

  • Ctrl+Shift+1 – числовой (с разделителем и двумя цифрами после запятой);
  • Ctrl+Shift+4 – дата (ДД.ММ.ГГГГ);
  • Ctrl+Shift+5 – процентный (без десятичных знаков);
  • Ctrl+Shift+6 – время (Часы:Минуты).

Заключение

Таким образом, изменение формата ячеек в Эксель – процедура, которую можно выполнить разными способами. Каждый пользователь может выбрать для себя тот, который покажется наиболее удобным и быстрым.

It may seem like an insignificant matter, but getting your Office applications set up properly before you start working is a smart move. Think about all the times you have had to change formatting options on existing workbooks and tally up that time — it adds up.

excel

Three tips that will help you to reset Excel’s default formatting. Set them once, and never again.

#1: Setting Formatting Options for Workbooks

Excel does not offer many options that allow you to set formatting defaults for your workbooks. However, you can work around this by modifying the formatting in a blank workbook, then saving it as the default template.

  1. Open Excel to a blank workbook.
  2. Format the blank file with all options desired. For example, set margins, cell color formats, or set up a header or footer. Make sure to remove any values you entered in cells to test formatting unless you want them to appear in every blank workbook.
  3. Once your changes are made, click on the File tab and choose Save As.
  4. From the “Files of type” drop-down list, select “Excel Template (*.xltx)” and change the file name to “Book.”
  1. Set the “Save in” location to theXLSTART folder. This folder is typicallylocated in a path similar to C:Program Files/Microsoft Office/Office14/XLSTART.
    • The quickest way to find its location is to use the Immediate window in the Visual Basic Editor (VBE), as follows:
    • Press [Alt]+[F11] to launch the VBE.
    • If the Immediate window isn’t visible, press [Ctrl]+g.
    • In the Immediate window, type ? application. StartupPath and press Enter.
      VBA will display the path to XLStart.
    • XLSTART_PATH
  2. Click Save.
  3. Quit and re-open Excel. The blank workbook should contain the formatting you previously set.

#2: Changing the Default Font for New Workbooks

We all have our quirks; that’s what makes us unique. One of these things can be the font you choose as your default. To change the default font used in new workbooks in Excel, follow these steps:

  1. Click on the File tab.
  2. Select Options at the bottom left.
  3. Under General options there is a section for “When creating new workbooks.”
  4. Here you can select the option to change the font and font size for all new workbooks.
  5. Click OK.
  6. Close and re-open Excel.

After you restart Excel, any new workbook you create will be set for the new font properties you selected. Note that existing workbooks will not be affected.

#3: Setting Formatting Options for Workbooks

Why does Excel always open up with three blank worksheets? If you’ve found yourself continually deleting those extra two, stop already. Excel offers a way for you to specify the defaults for new workbooks, which includes number of worksheets. Follow the steps below:

  1. Click on the File tab and choose Excel Options.
  2. In the General group, navigate to the section titled “When creating new workbooks.”
  3. You can change the number of sheets created in a new workbook by changing the “Include this many sheets” option.
  4. Click OK after making your selections.
  5. Close and re-open Excel.

Excel will use your options from now on when creating a new workbook, saving you time when setting up each new file.

Have any Excel or general Office tips to share? Post them in the comments section.

Also Read

  • Advanced Formatting Tricks for Excel users
  • Excel Tips for Creating Stylish Spreadsheets
  • Excel 2013: Conditional Formatting

Resources: Excel Formatting


Courtesy: vitalyst.com

Related

Like this post? Please share to your friends:
  • Formatting icon in word
  • Format references in word
  • Formatting from excel to word
  • Format picture in excel
  • Formatting font in excel