Format from excel to word

Сконвертируйте ваши xls-файлы в doc онлайн и бесплатно

Is this article up to date?

You can easily convert your EXCEL files to WORD with this online tool. Furthermore, the Online PDF Converter offers many more features. Just select the files, which you want to merge, edit, unlock or convert. Supported formats Depending on your files you can set many options (most of them can be combined!) — You can select particular pages, rotate PDF pages, reorder pages, split files and much more (just have a look at the buttons right of the selected file) — A PDF protection for printing, copying and editing is removed automatically (without password). For read-protected PDF files the correct password is required. — Many other options can be defined, like header/footer, layout and compression. Please report all problems and bugs in the Feedback-Section to improve the quality of the converter. Thank you!

Excel to Word

Excel to Word Online

Excel to Word Converter transforms Excel spreadsheets to Word format. This handy online service extracts tabular data from an Excel file and converts it to Word document.

Excel and Word are the the de facto standard in office work. Due to the high demand for both formats, we often need to convert Excel spreadsheets to Word and vice versa.

Convert Excel to Word Online

Office suites usually do not provide the easy way to convert Excel to Word. We made this free service so that you can solve such an issue quickly and efficiently.

Excel to Word Converter Online

Convert Excel to Word online with high speed. During the conversion process, your Excel spreadsheet will be exported to Word format. Try it and see for yourself the highest quality of Excel conversion.

Содержание

• Конвертируем файлы Excel в Word
  • Способ 1: Ручное копирование
  • Способ 2: Сторонние программы
  • Способ 3: Онлайн-сервисы
• Вопросы и ответы

Бывают случаи, когда файлы Excel требуется преобразовать в формат Word, например, если на основе табличного документа нужно составить письмо. К сожалению, просто конвертировать один документ в другой через пункт меню «Сохранить как…» не получится, поскольку эти файлы обладают совершенно разной структурой. Давайте разберемся, какие существуют способы преобразования формата Excel в Word.

Есть сразу несколько методов осуществить задуманное. В этом поможет стороннее ПО, но всегда есть возможность ручного переноса данных. Рассмотрим все варианты по порядку.

Способ 1: Ручное копирование

Один из самых простых способов конвертировать содержимое файла Excel в Word – это просто его скопировать и вставить данные.

1. Открываем файл в программе Microsoft Excel и выделяем то содержимое, которое хотим перенести в Word. Правым кликом мыши по этому содержимому вызываем контекстное меню и щелкаем в нем по пункту «Копировать». Как вариант, также можно нажать по кнопке на ленте с точно таким же названием или задействовать сочетание клавиш Ctrl + С.



2. После этого запускаем Microsoft Word. Кликаем по листу правой кнопкой мыши и в появившемся меню через параметры вставки выбираем пункт «Сохранить условное форматирование».



3. Скопированные данные будут вставлены.

Недостаток этого способа заключается в том, что не всегда преобразование выполняется корректно, особенно при наличии формул. Кроме того, данные на листе Excel должны быть не шире, чем страница Ворда, иначе они просто не влезут.

Способ 2: Сторонние программы

Существует также вариант преобразования файлов из Эксель в Ворд с помощью специальных программ. В этом случае открывать сами программы вообще не обязательно. Одним из самых известных вариантов для преобразования документов из Excel в Word является приложение Abex Excel to Word Converter. Оно полностью сохраняет исходное форматирование данных и структуру таблиц при конвертировании, поддерживает пакетную конвертацию. Единственное неудобство в использовании для отечественного пользователя состоит в том, что интерфейс у программы англоязычный, без возможности русификации. Впрочем, его функциональность очень простая и интуитивно понятная, так что в нем без проблем разберется даже пользователь с минимальными знаниями английского языка.

Скачать Abex Excel to Word Converter с официального сайта

1. Устанавливаем и запускаем Abex Excel to Word Converter. Жмем на кнопку «Add Files» («Добавить файлы»).



2. Открывается окно, где нужно выбрать файл Excel, который мы собираемся конвертировать. При необходимости таким образом можно добавлять сразу несколько файлов.



3. Затем в нижней части окна программы выбираем один из четырех форматов, в который будет преобразован файл. Это DOC (Microsoft Word 97-2003), DOCX, DOCM, RTF.



4. В группе настроек «Output setting» установите, в какой директории будет сохраняться результат. Когда переключатель выставлен в позицию «Save target file(s) in source folder», сохранение производится в ту же директорию, где размещен исходник.



5. Если же вам необходимо другое место сохранения, тогда установите переключатель в позицию «Customize». По умолчанию при этом сохранение будет производиться в папку «Output», размещенную в корневой директории на диске C. Для выбора собственного места хранения жмите на кнопку с изображением многоточия, которая располагается справа от поля, указывающего адрес директории.



6. Откроется окно, где укажите папку на жестком диске или съемном носителе. После того, как директория обозначена, жмите на «OK».





7. Чтобы указать более точные настройки конвертирования, кликните по «Options» на панели инструментов. В подавляющем большинстве случаев хватает и тех параметров, о которых мы сказали выше.



8. Когда все настройки выполнены, жмем на «Convert», размещенную на панели инструментов справа от «Options».



9. Выполняется процедура преобразования. После ее завершения вы сможете открыть готовый файл через Word и работать с ним уже в этой программе.

Способ 3: Онлайн-сервисы

Если же вы не желаете устанавливать программное обеспечение специально для осуществления этой процедуры, есть вариант воспользоваться специальными онлайн-сервисами. Принцип работы всех подобных конвертеров примерно одинаковый, мы опишем его на примере сервиса CoolUtils.

Перейти на официальный сайт CoolUtils

1. Используя ссылку выше, откройте страницу сайта, позволяющую выполнить онлайн-конвертирование файлов Excel. В этом разделе имеется возможность преобразовать их в следующие форматы: PDF, HTML, JPEG, TXT, TIFF, а также DOC. В блоке «Загрузите файл» жмем на «BROWSE».



2. Открывается окно, в котором выберите файл в формате Excel и кликните по кнопке «Открыть».



3. На этапе «Настройте опции» указываем формат, в который нужно конвертировать файл. В нашем случае это формат DOC.



4. В разделе «Получить файл» осталось нажать на «Скачать конвертированный файл».

Документ будет загружен на компьютер стандартным инструментом, который установлен в вашем браузере. DOC-файл можно открывать и редактировать в программе Microsoft Word.

Как видим, существует несколько возможностей конвертирования данных из Excel в Word. Первый из них предполагает простой перенос содержимого из одной программы в другую методом копирования. Два других представляют собой полноценное конвертирование файлов с помощью сторонней программы или онлайн-сервиса.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Microsoft Excel и Word — популярные программы, предназначенные для ввода и обработки информации. В текстовом редакторе удобно редактировать инструкции, а в Excel легко работать с таблицами. Однако очень часто возникает необходимость переноса ячеек и их содержимого в документ Word. Как это сделать? Эта статья поможет вам ответить на этот вопрос.

Как перевести документ Excel в Word

Способ 1

1. Откройте электронную таблицу, сохраненную в Excel.

   Открытие электронной таблицы, сохраненной в Excel

2. Используйте мышь, чтобы выделить информацию, которую вы хотите передать в текстовый редактор.

   С помощью мыши выделите информацию, которую необходимо перенести в документ текстового редактора

3. Щелкните правой кнопкой мыши выбранную область. В открывшемся диалоговом окне щелкните строку «Копировать».

   Щелкните правой кнопкой мыши выбранную область, выберите «Копировать»

4. Откройте редактор MS Word.

   Откройте программу MS Word
5. Щелкните правой кнопкой мыши пустой лист.

   Щелкните правой кнопкой мыши пустой лист

6. В открывшемся интерфейсе найдите строку «Параметры вставки».

   В появившемся интерфейсе находим строку «Параметры вставки»

7. Наведите указатель мыши на один из значков в разделе «Параметры клея». Выбирайте лучший вариант среди предложенных.

   Наведите курсор на один из значков в разделе «Параметры вставки» и выберите лучший вариант

Значки «Использовать целевые стили» и «Связать и использовать целевые стили» позволяют пользователю просматривать информацию в текстовом редакторе, как она была представлена ​​в Excel.

Значок «Изображение» в Word вставляет таблицы в качестве иллюстраций. Однако возможность изменять содержимое ячеек в этом изображении уже будет потеряна.

Примечание! Чтобы быстро вставить таблицу Excel в документ Word, вы можете использовать клавиши «Shift + Insert» и «Ctrl + V».

• «Shift + Insert»;

  Чтобы быстро вставить документ в Word, нажмите комбинацию клавиш «Shift + Insert»

• «Ctrl + V».

  Чтобы быстро вставить документ в Word, нажмите комбинацию клавиш «Ctrl + V»

Однако в документе текстового редактора Word будет отображаться только содержимое ячейки, но на этот раз без таблицы.

Способ 2

1. Откройте редактор MS Word.

   Откройте программу MS Word
2. На панели инструментов щелкните вкладку «Вставка».

   На панели инструментов нажмите вкладку «Вставка»

3. В группе «Таблицы» щелкните одноименный значок. Откроется контекстное меню этой группы.

   В группе «Таблицы» щелкните одноименный значок

4. В выделенном окне найдите строку «Таблица Excel». Нажмите здесь.

   В выделенном окне выберите строку «Таблица Excel»

5. Откройте документ в MS Excel.

   Открытие электронной таблицы, сохраненной в Excel

6. Выделите мышью данные, которые хотите перенести в документ Word.

   С помощью мыши выделите информацию, которую необходимо перенести в документ текстового редактора

7. Щелкните правой кнопкой мыши выбранную таблицу. Скопируйте содержимое ячеек, щелкнув строку «Копировать» в »диалоговом окне».

   Щелкните правой кнопкой мыши выбранную область, выберите «Копировать»

8. Запомните номер ячейки, которая находится в верхнем левом углу таблицы.

   Запомните номер первой ячейки в таблице

9. На панели задач щелкните открытый документ в MS Word.

   На панели задач нажмите на документ, открытый в MS Word

10. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, в которую вы хотите вставить содержимое электронной таблицы Excel.

    Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, в которую вы хотите вставить содержимое электронной таблицы Excel

11. В открывшемся диалоговом окне щелкните значок «Вставить».

    Нажмите «Вставить»
12. Отредактируйте таблицу и ее содержимое с помощью инструментов форматирования текстового редактора.

    Таблица Excel в документе Word редактируется с использованием форматирования текстового редактора

Способ 3

1. Откройте документ в MS Excel.

   Открытие электронной таблицы, сохраненной в Excel

2. Запомните количество столбцов и строк в таблице, которое необходимо перенести в документ редактора Word.

   Запоминаем количество столбцов и строк таблицы, которые необходимо перенести в документ Word

3. Откройте редактор MS Word.

   Откройте программу MS Word

4. На панели инструментов найдите вкладку Вставка. Нажмите здесь.

   На панели инструментов нажмите вкладку «Вставка»

5. Щелкните значок «Таблица», расположенный в одноименной группе, вызывая при этом дополнительное меню.

   В группе «Таблицы» щелкните одноименный значок

6. В развернутом дополнительном списке щелкните строку «Вставить таблицу».

   В открывшемся диалоге нажмите на строку «Вставить таблицу»

7. В новом открытом интерфейсе укажите количество строк и столбцов. После настройки параметров нажмите «ОК».

   В открывшемся новом интерфейсе укажите количество строк и столбцов, нажмите «ОК»

8. На панели задач щелкните открытый документ в MS Excel.

   На панели задач щелкните документ, открытый в MS Excel
9. Выберите таблицу, которую хотите перенести в документ редактора Word.

   Выберите таблицу для переноса в документ Word

10. Щелкните выделенные ячейки правой кнопкой мыши. В появившемся диалоговом окне щелкните строку «Копировать».

    Щелкните правой кнопкой мыши выбранную область, выберите «Копировать»

11. Вернитесь к открытому документу текстового редактора.

    Вернуться к открытому документу в текстовом редакторе

12. Выделите мышкой таблицу, созданную в документе MS Word.

    Выделите мышью таблицу, созданную в документе MS Word

13. Щелкните устройство правой кнопкой мыши в любой ячейке.

    Щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку

14. В открытом интерфейсе щелкните значок «Заменить содержимое ячейки».

    Щелкните значок «Заменить содержимое ячейки»

Для редактирования таблицы, перенесенной в документ текстового редактора, вы можете использовать инструменты форматирования MS Word.

Вы можете редактировать таблицу с помощью инструментов форматирования MS Word

Примечание! Вышеупомянутые методы не позволяют вставлять таблицы Excel вместе с формулами.

Видео — Как перенести таблицу из Excel в Word

Способ 4

1. Откройте электронную таблицу в MS Excel.

   Открытие электронной таблицы, сохраненной в Excel

2. Выделите стол мышью.

   Выделите стол мышкой

3. Щелкните устройство в таблице правой кнопкой мыши. В диалоговом окне щелкните строку «Копировать».

   Щелкните правой кнопкой мыши выбранную область, выберите «Копировать»

4. Откройте текстовый редактор.

   Откройте программу MS Word

5. Зайдите и щелкните вкладку «Главная».

   Перейдите на вкладку «Главная»

6. В разделе «Буфер обмена» найдите значок «Вставить».

   В группе «Буфер обмена» находим значок «Вставить»

7. Щелкните стрелку под значком «Вставить».

   Щелкните стрелку, расположенную под кнопкой «Вставить»

8. Найдите строку «Специальная вставка» и щелкните по ней.

   В открывшемся окне выберите строку «Специальная вставка», нажмите на нее

9. В появившемся окне выберите фразу «Лист (объект) Microsoft Excel)».

   Щелкните строку «Лист (объект) Microsoft Excel)»

10. Подтвердите свои действия, нажав кнопку «ОК».

    Нажмите кнопку «ОК»

Примечание! В интерфейсе специальной вставки слева есть опции «Вставить» и «Связать».

• для представления таблицы в MS Word в виде стандартной документации установите флажок рядом с фразой «Вставить»;

  Нажмите на пункт «Вставить»
• чтобы изменить данные, доступные в текстовом редакторе, выберите строку «Ссылка».

  Ставим галочку на пункт «Подключить»

Таким образом, данные Word будут связаны с информацией, содержащейся в ячейках документа Excel.

При необходимости обновление данных возможно через главное меню в редакторе Word. Это требует:

1. Щелкните правой кнопкой мыши таблицу в MS Word.

   Щелкните правой кнопкой мыши таблицу в MS Word

2. Найдите в появившемся диалоговом окне строку «Обновить ссылку» и щелкните по ней.

   Найдите в появившемся диалоговом окне строку «Обновить ссылку» и щелкните по ней

В результате, если данные были изменены в документе Excel, такие же изменения появятся на листе Word.

Также узнайте несколько эффективных способов из новой статьи — «Как перевести Excel в Word».

Видео — Связывание данных таблиц Excel и документов Word

В некоторых ситуациях, у пользователей возникает вопрос, как перенести Excel в Word для того, чтобы вставить данные из табличного редактора в текстовый документ. К сожалению, нет простого ответа на вопрос о том, как Эксель перевести в Ворд, потому что не получится сохранить файл из одного формата в другой формат.

В Microsoft Excel, в основном, используется два типа форматов файлов: «.xlsx» (современный формат) и «.xls» (использовался в версиях Excel 1997-2003). Документы Microsoft Word имеют два основных формата файлов: «.docx» (современный формат) и «.doc» (использовался в версиях Word 1997-2003).

Между собой форматы «XLSX», «XLS» или «DOCX», «DOC» никак не связаны из-за разной структуры, поэтому напрямую сохранить файл одного формата в другом формате не получится. Нам придется переносить документ Excel в Word вручную или воспользоваться помощью программ или онлайн сервисов для конвертации файлов.

Сейчас мы разберемся, как вставить Эксель в Ворд разными способами. В этой статье вы найдете инструкции для переноса данных из Excel в Word: вручную (копирование содержимого файла Excel для последующей вставки в документ Word), и конвертированием файла Excel в Word в программе или на онлайн сервисе.

Как таблицу в Экселе перенести в Ворд — 1 способ

Сначала рассмотрим самый простой способ, как перенести таблицу из Excel в Word вручную: простым копированием содержимого файла. При этом способе мы скопируем содержимое листа Excel, а затем вставим его в документ Word.

Выполните следующие действия:

1. Откройте книгу Excel.
2. На открытом листе Excel выделите диапазон содержимого, который нужно перенести в документ Ворд.
3. Щелкните правой кнопкой мыши внутри выделенной таблицы, в контекстном меню выберите «Копировать». Другой вариант для копирования: нажмите на клавиши «Ctrl» + «C».

1. Откройте документ Word.
2. Щелкните правой кнопкой мыши внутри документа, в контекстном меню в пункте «Параметры вставки:» выберите вариант: «Сохранить исходное форматирование». Другой способ для вставки: кликните мышью в открытом документа Word, а затем нажмите на клавиши «Ctrl» + «V».

При выборе варианта вставки в Word, можно использовать другие способы сохранения таблицы:

• Использовать стили конечного фрагмента — используется стиль таблицы Word.
• Связать и сохранить исходное форматирование — таблица Excel будет связана с документом Word, при изменении данных в исходной таблице Эксель, спросят ваше согласие на изменение связанного содержимого в таблице Ворд.
• Связать и использовать конечные стили — таблица Excel и документ Word будут связаны, при изменении в таблице Excel поменяется содержимое таблицы в Word, будет использован стиль таблицы Word.
• Рисунок — таблица вставится в документ в качестве изображения.
• Сохранить только текст — после копирования каждая строка будет находится в отдельном абзаце, а столбцы разделены пробелами.

При наведении курсора мыши к одному из возможных вариантов вставки, на странице отобразится стиль вставляемой таблицы. Вы можете выбрать самый подходящий вариант.

При использовании данного способа мы сможем отредактировать скопированную таблицу в Word. Можно изменить содержимое таблицы: изменить данные, форматирование, ширину и высоту, шрифт и т. д.

Из минусов этого способа можно отметить то, что если данные на листе Excel занимают больше места, чем на листе Word, то вся таблица не поместится по ширине (особенно это станет заметно при представлении «Разметка страницы»).

Как вставить таблицу Эксель в Ворд — 2 способ

В этом способе мы вставим содержимое таблицы Excel в документ Word, в котором отрыта пустая таблица Excel.

Пройдите следующие шаги:

1. В окне программы MS Word войдите во вкладку «Вставка», в группе «Таблицы» нажмите на стрелку внизу кнопки «Таблица».
2. В меню «Вставка таблицы» выберите «Таблица Excel».

1. В окне документа Word откроется пустая таблица Excel.

1. Откройте книгу MS Excel.
2. Выделите содержимое таблицы на листе Excel.
3. В меню «Главная» кликните на значок «Копировать», который находится в группе «Буфер обмена».

1. В окне программы Word нажмите на кнопку «Вставить».
2. Таблица Excel открыта в окне программы Word.

Если таблица не помещается по ширине документа, то можно уменьшить ширину. Для просмотра невидимых областей таблицы используйте колесики прокрутки.

После изменения данных, сохраните документ Word на компьютере. В сохраненном документе форматирование таблицы будет в стиле Word.

Как вставить Excel в Word — 3 способ

Следующий способ предполагает вставку таблицы или другого содержимого из листа Excel на страницу документа Word в качестве графического объекта. Следовательно, изменить содержимое таблицы уже не получится.

Проделайте следующие действия:

1. В окне программы Excel выделите таблицу.

1. В меню «Главная», в группе «Буфер обмена» нажмите на треугольничек на кнопке «Копировать».
2. В открывшемся меню выберите пункт «Копировать как рисунок…».

1. В окне «Копировать как рисунок» нужно выбрать параметры копирования изображения.

1. Откройте страницу документа Word в меню «Главная», а затем нажмите на кнопку «Вставить», находящуюся в группе «Буфер обмена».

При необходимости, изображение таблицы можно увеличить до нужного размера. Если при копировании был выбран векторный формат, то качество картинки не поменяется. При увеличении изображения в растровом формате качество рисунка станет хуже.

Уменьшение ширины таблицы Excel после вставки в документ Word

Часто бывает, что таблица не помещается по ширине листа документа Word. Если ширина таблицы не очень большая, то таблицу можно слегка модифицировать:

1. Выделите вставленную таблицу Excel в документе Word.
2. Откройте меню «Макет».
3. В группе «Размер ячейки» нажмите на кнопку «Автоподбор», выберите пункт «Автоподбор по содержимому».

Таблица уменьшилась до требуемого размера и поместилась на странице документа.

Как Excel перевести в Word в программе — 4 способ

Сейчас я расскажу, как вставит таблицу из Excel в Word с помощью программы ABBYY FineReader. Программа ABBYY FineReader предназначена для оптического распознавания символов, приложение переводит изображения документов или PDF файлы в редактируемые форматы.

ABBYY FineReader — платная программа на русском языке от российского разработчика. Компания ABBYY — один из мировых лидеров в своей нише программного обеспечения.

Для конвертирования файла из формата Excel в формат Word, необходимо сделать следующее:

1. Запустите программу ABBYY FineReader на компьютере.
2. В окне программы в разделе «Просмотр и редактирование PDF-документов» нажмите на кнопку «Открыть PDF-документ» (да-да, именно так).

1. В окне Проводника на нижней панели вместо «PDF-файлы» выберите «Все файлы».
2. Выберите на ПК документ Excel, нажмите на кнопку «Открыть».
3. Программа выполнит распознавание файла, а затем откроет его содержимое в окне «Новый — ABBYY FineReader».

1. Нажмите на стрелку кнопки «Сохранить копию документа», а контекстном меню выберите «Документ Microsoft Word».

1. В окне Проводника присвойте имя новому документу, нажмите на кнопку «Сохранить».
2. После выполнения конвертирования, на Рабочем столе откроется окно программы Word со вставленной таблицей из книги Excel.

Таблицу после конвертирования в документ Ворд можно редактировать.

Как конвертировать Excel в Word онлайн — 5 способ

Сейчас мы разберемся, как таблицу из Excel перебросить в Word с помощью онлайн сервиса. Мы воспользуемся услугами бесплатного онлайн сервиса CoolUtils.com, на котором можно конвертировать файлы различных форматов между собой.

Преобразование Excel в Word онлайн проходит в следующем порядке:

1. Войдите на страницу сервиса CoolUtils.com для загрузки на онлайн сервис файла Excel.
2. Нажмите на кнопку «Browse» для выбора файла на своем компьютере. Эта кнопка станет активной после включения в браузере Adobe Flash Player.
3. В пункте «Настройте опции», в настройке «Конвертировать в» выберите формат «Doc».
4. В пункте «Получить файл» нажмите на кнопку «Скачать конвертированный файл».

Откройте скачанный файл в программе Word, посмотрите на результат преобразования формата и внешний вид таблицы.

Если нужно, отредактируйте файл, а затем сохраните его в формате Word.

Выводы статьи

Если пользователь не знает, как скопировать содержимое из Экселя в Ворд, существует несколько способов решить эту проблему. Прямого сохранения между форматами не существует. Пользователь может скопировать таблицу Excel в документ Word вручную несколькими способами, воспользоваться программой или онлайн сервисом для конвертирования файла в другой формат.

When working with data in Excel, you would often have a need to copy some tables from Excel into an MS Word document.

While there is no built-in option in Excel to convert an entire Excel file to Word, you can easily copy and paste the data from an Excel document to Word.

In this tutorial, I will show you multiple ways to copy data from an Excel Worksheet into a Word document.

Copy Paste Excel Table as Plain Text in MS Word

If all you want is to copy and paste a table from Excel to Word, you can do that with a simple copy paste.

It allows you to get the static table in Word, where you can then format it (and change it if you want).

The downside of this method is that in case there are any formulas in the data, that won’t work. And since this is static table, any changes you make in Excel will not get reflected in the table you copied to Word.

But in most cases, this is exactly what you want.

Let’s see how to do this.

Suppose you have a dataset as shown below and you want to copy this data from Excel and insert it into Word.

Below are the steps to do this:

1. Select the data in Excel that you want to copy to Word
2. Right-click and then click on Copy (or use the keyboard shortcut Control + C in Windows or Command + C in Mac)

1. Open the Word document where you want to insert this data
2. Place the cursor where you want this data in the Word document
3. Go to the Home tab in Word and click on Paste (or use the keyboard shortcut Control + V)

The above steps would copy the data from Excel and paste it as a static table in the Word document.

Once you have the table in Word, you can format and work with it just like any other table that you insert in Word.

A couple of things to note when using this method:

• If there are any formulas in the table in Excel, they won’t be copied. In my example, I have the formulas in the Total row, but when copied to Word, these are static values. If you make any changes to any data, you will have to manually adjust the formula values as well
• If you don’t want to get copy the formatting from Excel and would rather want to use the formatting of the Word document, you can use the option Use Destination Style option. It shows up when you click on the Paste Options icon after you have pasted the table in Word.

Embed Excel Table into Word (as a Linked Object)

In the above method, we copied the data from Excel and inserted it as a static table into Word.

Another option that you can use is to copy and paste the table into a Word document and keep the two tables linked.

This way, if you make any changes in the Excel table that you copied, you will see that these are reflected in real-time in the table in Word as well.

This is quite useful when there is a possibility that you may have to update the data in Excel and it would also need to be updated in Word. By having the linked table, you only need to make changes in Excel data and these would automatically get reflected in the table you copied to Word.

Let me show you how this works.

Suppose you have a table as shown below and you want to copy it from Excel to MS Word and keep this linked.

Below are the steps to do this:

1. Select the data in Excel that you want to copy to Word
2. Right-click and then click on Copy (or use the keyboard shortcut Control + C)
3. Open the Word document where you want to insert this data
4. Place the cursor where you want this data in the Word document
5. Go to the Home tab in Word and click on Paste drop-down (click on the small inverted arrow below the Paste Special icon)

1. In the options that show up, click on Paste Special

1. In the Paste Special dialog box, select the ‘Paste link’ option

1. Select Microsoft Excel Worksheet Object from the listed options

1. Click OK

The above steps would insert the copied table in Word, where it’s still linked to the original table in Excel.

Now, if you go and make any changes in the table in Excel, you will see that the same is reflected in the table in Word (in real-time).

If for some reason your data doesn’t update in real-time, right-click on the table and click on the ‘Update Link’ option

Here are some things you need to know about this method:

• Since the two files are linked to each other, you will have to keep these together. If you’re sending the Word file to someone, you will also have to send them the Excel file, or the link would be broken and the data in Word would not update.
• Whenever the Word file opens, it will check for any updates in the Excel table. This works even if the Excel file is closed.

This method is best suited for situations where you have a large Excel file that has a lot of calculations/data/dashboards. By using this method, you can only copy a small part of the Excel file, while still being able to update the table when values change in Excel.

Embed Excel Table into Word

This is a really useful feature that MS Word offers. It allows you to embed an Excel document as a part of the Word document.

In the above method, I showed you how to keep the Excel and Word files together and keep them linked.

In this section, I will show you how to embed the Excel file within the Word document, so you won’t have to keep both the files (and only keep the Word file).

In layman terms, it’s as if you can open and work on an Excel worksheet from within the Word Document.

Let me show you what I mean.

Suppose you have a table in Excel as shown below that you want to copy to Word.

Below are the steps to insert this as an Embedded Excel object in Word:

1. Select the data in Excel that you want to copy to Word
2. Right-click and then click on Copy (or use the keyboard shortcut Control + C)
3. Open the Word document where you want to insert this data
4. Place the cursor where you want this data in the Word document
5. Go to the Home tab in Word and click on Paste drop-down (click on the small inverted arrow below the Paste Special icon)

1. In the options that show up, click on Paste Special

1. In the Paste Special dialog box, make sure the ‘Paste’ option is selected

1. Select Microsoft Excel Worksheet Object from the listed options

1. Click OK

The above steps would insert the copied data from Excel to MS Word.

But what actually happnes in the backend in MS Word is that it creates a new Excel file (which is a part of the Word document itself) and shows you the table from that file.

If you double click on the table, you will notice that it opens the Excel file (from within the Word document). You get to see the familiar Excel interface while still being in the Word document.

You can make any change and also use functionality such as conditional formatting, and that would be reflected in the table. Also, any formulas you have in place would continue to work.

The biggest benefit of using this method is that you don’t have to worry about two separate files. Unlike the previous method, in this method, the Excel file is a part of the Word document.

So, if you save the Word file or share it with someone else, the Excel file would remain with it and the data would remain intact.

On the downside, if you use multiple such tables or if the data is large, it will lead to a heavy Word document (as it has to also bear the weight of the embedded Excel file).

Copy Excel Table as a Satic Image

If you’re preparing a report and all you want is a really easy way to show some table (without any need to change the data), you can insert that data as an image.

Doing this is really easy and images are also easier to manage in Word (such as placement and resizing).

With copying an images, you also have an option to link the image to the table in Excel. This way, if you make any changes in Excel table, it would be reflected in the table image in Word.

Inserting Copied Table as a Static Image in Word

Suppose you have a table as shown below in Excel:

Below are the steps to copy this table and insert it as an image in MS Word:

1. Select the data in Excel that you want to copy to Word
2. Right-click and then click on Copy (or use the keyboard shortcut Control + C)
3. Open the Word document where you want to insert this data
4. Place the cursor where you want this data in the Word document
5. Go to the Home tab in Word and click on Paste drop-down (click on the small inverted arrow below the Paste Special icon)
6. In the options that show up, click on Paste Special

1. In the Paste Special dialog box, make sure the ‘Paste’ option is selected

1. Select ‘Picture’ from the listed options

1. Click OK

The above steps would insert an image of the table in the Word document.

This is just like any other image and you can resize and format it.

Inserting Copied Table as a Linked Image in Word

If you like the flexibility of managing images in Word, and still want the table to be connected to the original Excel file, you can do that as well.

Suppose you have a table as shown below in Excel:

Below are the steps to copy this table and insert it as a linked image in MS Word:

1. Select the table in Excel
2. Right-click and then click on Copy (or use the keyboard shortcut Control + C)
3. Open the Word document where you want to insert this data
4. Place the cursor where you want this data in the Word document
5. Go to the Home tab in Word and click on Paste Special

1. In the Paste Special dialog box, select the ‘Paste Link’ option

1. Select ‘Picture’ from the listed options

1. Click OK

The above steps would again give you an image that you can easily resize and format.

But since this is linked to the original table in Excel, if you make any changes in the original table, these would also be reflected in the image.

Also, remember that since this image is linked to the original data, if you plan to share this Word document with someone else, you should also share the Excel File (in case you want the link to remain as is)

In case the excel file is not available or the name is changed, the image would be just like any other regular image.

So these are some of the ways you can use to copy a table for Excel and insert it into Word. In most cases, I prefer copying and pasting Excel tables as images, as these are easier to manage. In some cases, I also prefer the embed method which allows me to open the Excel file from within Word itself.

I hope you found this tutorial useful!

Other Excel tutorials you may also like:

• How to Save Excel Charts as Images (save as PNG, JPG, BMP)
• Microsoft Excel Won’t Open – How to Fix it! (6 Possible Solutions)
• How to Quickly Copy Chart (Graph) Format in Excel
• How to Copy Conditional Formatting to Another Cell in Excel
• How to Copy and Paste Formulas in Excel without Changing Cell References
• Copy and Paste Multiple Cells in Excel (Adjacent & Non-Adjacent)

Maintenance Alert: Saturday, April 15th, 7:00pm-9:00pm CT. During this time, the shopping cart and information requests will be unavailable.

How to Transfer Data from Excel to Word Automatically

Categories: Excel®
Tags: Export Excel Spreadsheets to Word

Excel lives up to its name when crunching numbers or organizing data. However, when you want to convey ideas beyond the table or graph, you will almost certainly turn to Word or PowerPoint. In the examples below, we are going to look at several different ways you can export, or incorporate, spreadsheets into your Word documents.

SAVE $10 AND TRAIN ON THIS TOPIC TODAY

Find out the Variety of Options to Transfer Data

To follow using our example, download ExportWorksheetsToWord.xlsx. You will need a blank Word document open. This feature applies to Excel/Word 2010 and later versions. Images were taken using Excel 2013 on Windows 7.

Solution One: Copy/Paste

The simplest way to display Excel data in a Word document is to use Copy/Paste.

1. Open the destination Word document.
2. In the source Excel spreadsheet, select the data you want to copy then hit CTRL-C.
3. In the destination Word document, place the cursor where you want the data, then hit CTRL-V.

1. The default paste will use the Keep Source Formatting (A) paste option. This preserves any formatting you have done in Excel and pastes the data into Word as a table using that same formatting. As you can see, you may need to clean up your table after the paste to make it look correct in the new document.
2. To change the paste option, click the Ctrl dropdown option in the bottom right corner of your new table after pasting and select a new option. Other Paste options include:
   Use Destination Styles (B) – This will paste the data into Word as a table and adapt the display elements into the same formatting as the Word document. Use this to make your fonts and colors consistent in the destination without having to edit in Excel beforehand.Copy as Picture (C) – This will paste the data range as a Word image object. You will be able to resize and edit the image as you would any other picture, but you will not be able to edit the data. The paste will use the original Excel formatting to generate the picture.Keep Text Only (D) – This will paste the data contained within each cell as individual lines of text in the Word document. Data in columns will be separated by a tab, rows will appear as individual paragraphs.

Hint! If you frequently use a paste option that is not Keep Source Formatting, you can click the Set Default Paste link and change the default settings in the Cut, copy and paste section of Word Options.

 

Solution Two: Insert Excel Object

Copy/Paste brings Excel tables or Worksheet data into the Word document by changing it to a Word table or text. Inserting your workbook as an Excel object embeds a mini-version of Excel itself into the middle of your Word document. This Excel object can include multiple sheets, filters and many of Excel’s features.

1. Click the Insert tab the destination Word document, then select Object from the Insert Embedded Object dropdown button.

1. Select the Create from File tab, then browse to the workbook you wish to embed.
2. Choose whether you wish the object to be linked or not:
   1. A linked object will automatically update in the destination Word document if the source Excel spreadsheet is changed.
   2. An object that is not linked will not be updated automatically in the Word document if the source is changed.
3. Click OK to complete the embed.

If your object is not linked, you can edit the data directly – including formulas – from within Word. Double-click on the table and make changes as you would in Excel. If the object is linked, then clicking on the table will open the Excel window.

Solution Three: Insert a Blank Excel Table

If you will be creating or entering your data table from scratch within Word, but want the functionality of an Excel spreadsheet, you can embed a blank Excel spreadsheet and work just as you would in Excel.

1. Click the Insert tab, then select Excel Spreadsheet from the Table dropdown menu.
2. Double-click on the worksheet. The Excel ribbon will appear and you will be able to add your data, insert formulas and filter and display the data as if you were working directly in Excel.
3. Click outside the spreadsheet pane or hit Escape to continue editing your Word document.

Learn Excel Basics (Or Go Beyond the Basics) With Courses From Pryor Learning

Would you like to add the line “proficient in Excel” to your resume? Or perhaps you already have your dream job but would like to be more efficient and valuable to your employer. Then, consider enrolling in or downloading one of Pryor Learning’s Excel courses.

Microsoft Excel Basics

This one-day seminar is perfect for beginning or intermediate Excel users.

During this course, learn the basics of producing spreadsheets that communicate. You’ll learn to master an array of Excel formulas and functions that will put useful data at your fingertips. You’ll learn how to edit your worksheet – including how to transfer Excel table to Word. We’ll even teach you simple macros that will help you increase your productivity.

Microsoft Excel: Beyond the Basics

You may already be proficient in Excel, but you would like to learn how to use this program at a more advanced level. If so, consider enrolling in Microsoft Excel: Beyond the Basics, a one-day seminar offered live online.

Here’s the agenda for this course:

• Setup and Editing Success
• Formulas and Functions That Cut Work Down to Size
• How to Make the Most of Macros
• Data Exchange with Other Applications
• The Power of Tables, Databases, and Lists

If you’ve shopped around for technical training, you know that it often comes with a hefty price tag. However, this full-day advanced course is only $149. You won’t find any other technical school offering such affordable, high-value training.

60 Minutes of Excel Secrets

Learn hidden Excel tips and tricks from this helpful one-hour webinar. Besides learning how to transfer data from Excel to Word automatically, you’ll learn how to customize your Excel environment to increase your efficiency.

In addition, you’ll learn how to create time-saving macros and organize your spreadsheet to access the data you need. In short, this hour-long session will teach you how to better customize, organize, and format your spreadsheets.

Excel Dashboard 101

Managers, analysts, and others who spend their time looking at spreadsheet data will benefit from Excel Dashboard 101. This course is for you if you have always thought there would be a better way to view and analyze your business data.

You can download this one-hour webinar today to learn how to make your data more visually appealing and, thus – easier to understand.

You’ll learn to set up a navigational menu and move through the dashboard using only links. In addition, you’ll learn how to do the following:

• Create a key performance indicator stoplight graph
• Create a key performance indicator graph using conditional formatting
• Create a completion percentage graph
• Arrange multiple graphs on a dashboard
• And more!

Microsoft Excel Made Easy

This article has already shown you options on how to transfer Excel to Word. Imagine how more efficient you would be at creating, organizing, and analyzing spreadsheets with an hour-long course called Microsoft Excel Made Easy.

This downloadable course offered by Pryor Learning will help you discover the data analysis tools available in Excel that will make it easy to achieve your information goals. In addition, the information will be presented clearly by a professional instructor – not a frustrated IT person with very little patience dealing with someone who doesn’t have a computer science degree.

This course covers Excel 2010 – as well as previous versions. You’ll learn how to utilize old worksheets and modify new ones to be accessible to everyone.

Depend on Pryor Learning for Quality Software Training

Pryor Learning offers software training for beginning, intermediate, and advanced users. Besides providing training in Excel, Pryor Learning also has courses to help you with QuickBooks, Outlook, PowerPoint, and Word.

Are you a leader of your organization? Then, schedule in-person training for your entire staff to improve the efficiency and effectiveness of your employees. We offer a wide range of courses – including time management seminars that would be helpful to everyone.

Pryor Learning offers several different learning options. While we pioneered the one-day seminar during the 1970s, we have changed with the times. As a result, we currently provide 9,000 live and online training options in various helpful subjects – from software training to personal development training to OSHA and workplace safety training.

To become more proficient at Excel, click on one of the courses highlighted in this article. Or consider purchasing an annual pass to access all of Pryor Learning’s great content.

PRYOR+ 7-DAYS OF FREE TRAINING

---

Courses in Customer Service, Excel, HR, Leadership,
OSHA and more. No credit card. No commitment. Individuals and teams.